Modern Office Administration For Executive Secretary and Executive Administration

MODERN OFFICE ADMINISTRATION

www.valueconsulttraining.com 021 7919 8730

ORGANISASI DAN MANAJEMEN

KANTOR MODERN


An office is generally a room or other area in which people work, but may also denote a position within an organization with specific duties attached to it (see officer, office-holder, official)


http://en.wikipedia.org/wiki/Room_%28architecture%29

http://en.wikipedia.org/wiki/Employment

http://en.wikipedia.org/wiki/Organization

http://en.wikipedia.org/wiki/Officer_%28disambiguation%29

http://en.wikipedia.org/wiki/Office-holder



http://en.wikipedia.org/wiki/Official

OFFICE MANAGEMENT

Organizing and administering the activities that normally occur in any day-to-day business office environment. An office manager is one who has the administrative responsibilities of office management.

Mengelola berbagai aktivitas kantor yang berhubungan dengan pihak luar (eksternal) maupun dengan pihak dalam (internal) secara efektif dan efisien


FUNGSI KANTOR

RECEIVING INFORMATION Menerima berbagai informasi dalam bentuk ; surat, telepon,faktur, email, faxcimili dan lain-lain

RECORDING INFORMATION Menyimpan informasi untuk kebutuhan manajemen , misal ;Laporan keuangan, dokumen hasil negosiasi dan lain-lain

PREPARING AND ARRANGING INFORMATION Mengolah informasi dan menyiapkan informasi, misal ; laporan statistik perusahaan, laporan keuangan dan lain-lain

DISTRIBUTE INFORMATION Menyebarkan atau membagi informasi dalam bentuk ; surat, pengumuman,laporan-laporan dan lain-lain

SAFEGUARDING ASSETS Melindungi asset perusahaan yang berbentuk informasi


Office Manual Record Management Office System Time Management

Telephone Courtesy Inter-Office RelationsMeeting Arrangement

OFFICE MANAGEMENT SYSTEM

Managerial Leadership

Organizing Communicating


TUGAS-TUGAS TEAM ADMINISTRASI

BERDASARKAN KEGIATAN

A. TUGAS SEHARI-HARI

Pekerjaan yang sudah merupakan job description sehari-hari yang dilaksanakan tanpa menunggu perintah atasanmisal ; Pengetikan, mengatur file, melakukan dan menerima teleponKorespondensi dll

B. TUGAS BERDASARKAN PERMINTAAN ATAU PERINTAH

Tugas berdasarkan permintaan atasan, misal ; menyiapkan danmenyelangggarakan rapat, mengatur jadual perjalanan.

C. TUGAS BERDASARKAN KREATIVITAS

Tugas berdasarkan inisiatif/kreatifitas, misal : Membuat formulir penerimaan telepon, mengumpulkan artikel, mengirim ucapan selamat.


A. TUGAS ADMINISTRASI DAN PERKANTORANMisal : Mengelola surat menyurat, fillng, mengetik, melengkapi peralatan kantor

B. TUGAS KOMUNIKASIMisal : Menelpon dan menerima telepon, melayani tamu atasan, menyusun jadual perjanjian.

C. TUGAS YANG BERKAITAN DENGAN KEUANGANMisal : Mengelola petty cash

D. TUGAS PUBLIC RELATIONMisal : mengirim ucapan selamat kepada relasi, memberikan penjelasan kepadayang membutuhkan

E. TUGAS INSIDENTILMisaL : mempersiapkan rapat, mempersiapkan pidato atasan, mempersiapkan perjalanan dinas atasan

BERDASARKAN JENIS TUGAS

TUGAS-TUGAS TEAM ADMINISTRASI


SEKRETARIS TEAM ADMISTRASI

- MELAYANI KEBUTUHAN 1 ATAU 2 ATASAN,PALING BANYAK 3

- SIFAT PEKERJAANLEBIH KE KETRAMPILAN

- MELAYANI KEBUTUHAN KANTOR

- SIFAT PEKERJAANLEBIH KE ADMINISTRASI danPELAYANAN KANTOR


PENGETAHUAN/WAWASAN YANG HARUS DIMILIKI OLEH ANGGOTA TEAM ADMINISTRASI

1. VISI DAN MISI PERUSAHAAN2. KEGIATAN DAN OPERASI PERUSAHAAN3. BIDANG BISNIS PERUSAHAAN4. PERATURAN YANG MENYANGKUT KEGIATAN

PERUSAHAAN ATAU PEKERJAAN ATASAN5. PRINCIPAL PERUSAHAAN (BILA ADA)6. PENGETAHUAN UMUM


Profil Trainer

Drs. Elyus Lanin, M. Si.

Alumnus Universitas Indonesia, yang mendalami Ilmu Komunikasi di PascaSarjana UI ini tertarik dan terjun di bidang Manajemen sebagai Konsultan / Fasilitator Trainingsejak tahun 1984.Beberapa perusahaan yang pernah dan masihmenggunakan jasanya antara lainadalah Bank Indonesia, BCA, PT. Indosat Tbk, Pertamina, PT.SMART Tbk, PT. Freeport, PT.HM Sampoerna , Indomobil, Pt Kertas Karft Aceh, PT. Unilever Indonesia, PT. Timah Tbk,RCTI, PT. Samudra Indonesia, BAPPENAS, Bank Mandiri dan lain-lain.


Terima Kasih


Modern Office Administration For Executive Secretary and Executive Administration

Presentations & Public Speaking