Modern Digitaal Documentbeheer ECM; een nieuw tijdperk
Modern Digitaal Documentbeheer
ECM; een nieuw tijdperk
Het raakt in ieder geval ons vakgebied!
◦ ICT, DIV/IM of combi?
◦ 3 K’s
◦ Get an opinion!
Enterprise Content Management richt zich op
het organisatiebreed beheren van stromen
van (on-)gestructureerde informatie
Enterprise Content Management richt zich op het organisatiebreed beheren van stromen van (on-) gestructureerde informatie
VoorbeeldenHet beheren van een website van een overheidsinstantieDe registratie en afhandeling schademeldingen binnen
een verzekeringsmaatschappijDe produktregistratie van een pharmaceutisch bedrijfHet beheren van de dossiers in een baggerbedrijf
Organisatie verticaal ingericht/georganiseerd:◦ Lijnmanagement◦ Applicaties◦ Taakafhandeling
DIV niet geïntegreerd in procesgang
Sluit niet aan bij wens om procesgericht te willen werken
Documenten op veel plaatsen beheerd
Geen centraal documentbeheer ◦ Volledig? Actueel? Betrouwbaar?
ECM functionaliteiten ten dienste en aansluitend bij de eisen en wensen van de diverse gebruikers (afdelingen) en dus processen
Bieden van/kiezen voor specifieke ECM-deeloplossingen (afdelings-of gebruikersspecifiek)
Integratie met de bedrijfsapplicaties:◦ opslaan, zoeken en beheer van kenmerken, tonen van
electronische formulieren)
Afstemming met en deelname van betrokkenen
Kansen
• Volledige proces-inbedding
• Versterking klantgerichtheid
• Integrale digitalisering
Sterktes
• Alle informatie overal en altijd toegankelijk
• On-line beschikbaarheid (archief overbodig?)
• Veel functionaliteit onder 1 kap
Zwaktes
• Weinig eenduidigheid over WAT/WAAR
• Nog weinig draagvlak (positie ECM vs
traditionals)
• Optimaal gebruik systeem
Dreigingen
• geen integratie met andere „document-
omgevingen‟
• Te moeilijk !!! ECM = last i.p.v. “lust”
Koesteren! Verbeteren!
Uitbuiten! Voorkomen!
Is het wel een systeem of verzameling van systemen …. OF ..
Is het een specifiek automatiseringsdomein …..
OF..
Is het een gewoon een nieuw ‘containerbegrip‘ voor het zich als maar verbredende vakgebied ?
Is ECM dus een nieuwe platform-definitie voor modern informatiebeheer?
Van alles veel!!
◦ Veel definities, systemen, vaktermen, maar ook
◦ Veel overlap, doublure en dus verwarring
Maakt keuze niet gemakkelijk
Hoe door de bomen het bos te vinden??
Zoek/ bepaal/ stel vast :
Welke functies men wil uitvoeren
Welke bedrijfsprocessen men wil ondersteunen
Welke/ Hoe en waarom de gebruikers ermee willen werken
Wat de huidige stand van zaken in uw organisatie is
◦ Wat te verbeteren als je niet weet wat je nu doet!!
Inderdaad oude wijn in nieuwe zakken?
Of toch iets nieuws?
Herijking van bestaande domeinen/systemen
Nieuwe structuur die aansluit bij de vraag naar modern informatiebeheer?
Aangevuld met nieuwerwetse domeinen ◦ DRM, Collaboration, WCM
Hierdoor integrale benadering van IM mogelijk!!
Verschillen
Vraagstukken
Van desktop naar portaal Van infra- naar infostructuur Van product- naar platformkeuze Van key-users naar alle users Van DMS/ECM naar EIM
balie
papier
faxtelefoon
Papieren archief
Gescande documenten
Electronischedocumenten
Webformulieren
Documenten uit externe applicaties
Fileshares, databases, papier archief
PDA
Gescande documenten
Electronische documenten
Webformulieren
Documenten uit externe applicaties
Wiki’s
Voice-mail
Chat
On linefacturen
Waarin verschilt dit van traditioneel informatiebeheer?
Welke nieuwe vraagstukken roept dit op?
Is een document nog wel een document?
Is content altijd een document?
Wat willen we met een ECM beheren?
Hoe gaan we om met procesinformatie?
Wat te doen met mail, beeld, webloket, portals, dossiervorming, interactie…..?
BEELD
Gisteravond is de vriend van de
buurvrouw tijdens een
ontsnappingspoging via het dak
uitgegleden en nu lekt mijn
dakgoot. Zoals u kunt zien is
reparatie dringend nodig! Hoe
laat kunt u iemand sturen?
GELUID
Wat als hier stond € 59,9?
Modern Informatiebeheer
Multimediaal informatiebeheer roept nieuwe vragen op:
◦ Raadplegen, versiebeheer, distributie, redactie
◦ Kenmerken, presentatie, hw-eisen
◦ Reproductie (bewijslast)
◦ Duurzaamheid
◦ Authenticatie
◦ Digitale handtekening
◦ Etc
Bijvoorbeeld: reproductie en presentatie
Kenmerken zijn onwrikbaar met elkaar verbonden.
hardwaresoftware
computerbestand