Proposta de Prestação de Serviços FGV Projetos Nº xxx/xx Estruturação dos Escritórios de Processos e Projetos do Ministério da Fazenda MINISTÉRIO DA FAZENDA 09 de dezembro de 2013 Modelo de Governança e Operacionalização da Inovação de Gestão no Ministério da Fazenda Versão 2.0
90
Embed
Modelo de Governança e Operacionalização da Inovação de ... · ... representantes da FGV e representantes da consultoria Intelit Processos ... finalidades, metas, diretrizes
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Proposta de Prestação de Serviços FGV Projetos Nº xxx/xx
�
Estruturação dos Escritórios de Processos e Projetos do Ministério da Fazenda
MINISTÉRIO DA FAZENDA
09 de dezembro de 2013
Modelo de Governança e Operacionalização da Inovação de Gestão no Ministério da Fazenda
Versão 2.0
MINISTÉRIO DA FAZENDA
Ficha Técnica
Programa de Modernização Integrada
Projeto:
Ministro da Fazenda
Secretário Executivo
Subsecretária de Gestão Estratégica
Coordenador e O rganizador
Equipe da SGE
Coautores: Membros da Rede de Inovação e do Grupo Técnico
do Ministério da Fazenda
Governança e Operacionalização da Inovação de
� Gabinete do Ministro;
� Secretaria Executiva;
� Órgãos Específicos Singulares:
o Escola de Administração Fazendária
o Procuradoria
o Secretaria da Receita Federal do Brasil
o Secretaria de Acompanhamento Econômico
o Secretaria de Assuntos Internacionais
o Secretaria de Política Econômica
o Secre
MINISTÉRIO DA FAZENDA
Programa de Modernização Integrada do Ministério da Fazenda
Estruturação dos Escritórios de Processos e Projetos
no contexto do Ministério da Fazenda
Inovação da Gestão
Guido Mantega
Dyogo Henrique de Oliveira
Subsecretária de Gestão Estratégica Juliêta Verleun
rganizador Técnico Fernando Nascimento Barbosa
Elisângela Carvalho da Silva
Fábio Jacinto Barreto de Souza
Goudim Alvarenga Carneiro
Viviane Bittencourt Moreira
embros da Rede de Inovação e do Grupo Técnico que representaram os
Ministério da Fazenda participantes do PMIMF na construção coletiva
Operacionalização da Inovação de Gestão no Ministério da Fazenda
Gabinete do Ministro;
Secretaria Executiva;
Órgãos Específicos Singulares:
Escola de Administração Fazendária – ESAF;
Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional – PGFN;
Secretaria da Receita Federal do Brasil – RFB;
Secretaria de Acompanhamento Econômico – SEAE;
Secretaria de Assuntos Internacionais – SAIN;
Secretaria de Política Econômica – SPE; e
Secretaria do Tesouro Nacional – STN.
2
do Ministério da Fazenda - PMIMF
dos Escritórios de Processos e Projetos
no contexto do Ministério da Fazenda : Frente Rede de
Dyogo Henrique de Oliveira
Barbosa
Elisângela Carvalho da Silva
Fábio Jacinto Barreto de Souza
Goudim Alvarenga Carneiro
Bittencourt Moreira
que representaram os órgãos
na construção coletiva deste “Modelo de
Gestão no Ministério da Fazenda”:
PGFN;
SEAE;
MINISTÉRIO DA FAZENDA
� Órgãos Colegiados:
o Conselho Administrativo de Recursos Fiscais
o Conselho de Controle de Atividades Financeiras
o Conselho Nacional de Política Fazendária
MINISTÉRIO DA FAZENDA
Órgãos Colegiados:
Conselho Administrativo de Recursos Fiscais – CARF;
Conselho de Controle de Atividades Financeiras –
Conselho Nacional de Política Fazendária – CONFAZ
3
CARF;
– COAF; e
CONFAZ.
MINISTÉRIO DA FAZENDA
O Modelo de Governança e Operacionalização da Inovação de Gestão no Ministério da
Fazenda é um dos instrumentos concebidos no
Integrada do Ministério da Fazenda (PMIMF) e consolida um conjunto
práticas relativas à gestão de projetos, gestão de portfólio de projetos e gestão de processos.
A primeira versão deste Modelo de
conjunto de pesquisas e estudos das melhores práticas em gestão de projetos, portfólio e
processos dentro e fora do MF. Colaboraram diretamente com aquele trabalho: a equipe da
Secretaria de Gestão Estr
FGV e representantes dos órgãos do MF alcançados pelo PMIMF.
Esta é a segunda versão do Modelo de Governança da Inovação de Gestão no Ministério da
Fazenda, elaborada a partir de um trabalho
equipes da SGE, Membros da Rede de Interface e o Grupo Técnico representando os diversos
órgãos alcançados pelo PMIMF, representantes da FGV e representantes da consultoria Intelit
Processos Inteligentes. Este do
métodos, como também das sugestões que foram encaminhadas para o
Projetos e de Processos da SGE, refletindo o amadurecimento do Ministério da Fazenda em
gerenciar seus projetos, por
Este trabalho não seria possível sem o patrocínio da Alta Administração do MF, que
disponibilizou os meios para a sua realização, dando assim um passo importante rumo à
profissionalização da gestão na instituição.
Juliêta Alida Garcia Verleun
Subsecretária de Gestão Estratégica
MINISTÉRIO DA FAZENDA
APRESENTAÇÃO
O Modelo de Governança e Operacionalização da Inovação de Gestão no Ministério da
Fazenda é um dos instrumentos concebidos no âmbito do Programa de Modernização
Integrada do Ministério da Fazenda (PMIMF) e consolida um conjunto de
práticas relativas à gestão de projetos, gestão de portfólio de projetos e gestão de processos.
A primeira versão deste Modelo de Governança, publicada em 12/04/2012, foi fruto de um
conjunto de pesquisas e estudos das melhores práticas em gestão de projetos, portfólio e
processos dentro e fora do MF. Colaboraram diretamente com aquele trabalho: a equipe da
Secretaria de Gestão Estratégica (SGE) do MF, profissionais da Fundação Getúlio Vargas
FGV e representantes dos órgãos do MF alcançados pelo PMIMF.
Esta é a segunda versão do Modelo de Governança da Inovação de Gestão no Ministério da
Fazenda, elaborada a partir de um trabalho de construção coletiva do qual participaram
equipes da SGE, Membros da Rede de Interface e o Grupo Técnico representando os diversos
órgãos alcançados pelo PMIMF, representantes da FGV e representantes da consultoria Intelit
. Este documento é resultado da necessidade natural de evolução dos
métodos, como também das sugestões que foram encaminhadas para o
da SGE, refletindo o amadurecimento do Ministério da Fazenda em
gerenciar seus projetos, portfólios e processos.
Este trabalho não seria possível sem o patrocínio da Alta Administração do MF, que
disponibilizou os meios para a sua realização, dando assim um passo importante rumo à
profissionalização da gestão na instituição.
ia Verleun
Subsecretária de Gestão Estratégica
4
O Modelo de Governança e Operacionalização da Inovação de Gestão no Ministério da
âmbito do Programa de Modernização
de métodos, processos e
práticas relativas à gestão de projetos, gestão de portfólio de projetos e gestão de processos.
Governança, publicada em 12/04/2012, foi fruto de um
conjunto de pesquisas e estudos das melhores práticas em gestão de projetos, portfólio e
processos dentro e fora do MF. Colaboraram diretamente com aquele trabalho: a equipe da
atégica (SGE) do MF, profissionais da Fundação Getúlio Vargas –
Esta é a segunda versão do Modelo de Governança da Inovação de Gestão no Ministério da
de construção coletiva do qual participaram
equipes da SGE, Membros da Rede de Interface e o Grupo Técnico representando os diversos
órgãos alcançados pelo PMIMF, representantes da FGV e representantes da consultoria Intelit
cumento é resultado da necessidade natural de evolução dos
métodos, como também das sugestões que foram encaminhadas para os Escritórios de
da SGE, refletindo o amadurecimento do Ministério da Fazenda em
Este trabalho não seria possível sem o patrocínio da Alta Administração do MF, que
disponibilizou os meios para a sua realização, dando assim um passo importante rumo à
MINISTÉRIO DA FAZENDA
Sumário
1. GLOSSÁRIO ................................
2. INTRODUÇÃO ................................
3. INTERLOCUTORES
4. MODELO DE GOVERNANÇA
4.1 Premissas e diretrizes de implementação
4.2 Modelo de relacionamento
4.3 Configuração da tipologia de escritório
4.4 Cadeia de Valor para inovação da gestão4.4.1 Macroprocessos envolvidos no perfil do escritório coordenador4.4.2 Macroprocesso envolvido no perfil de 4.4.3 Macroprocessos envolvidos no Perfil de escritório colaborador
5. METODOLOGIA DE GESTÃ
5.1 Regras, Orientações e Premissas Metodológicas
5.2 Etapas de Operacionalização da MGProc5.2.1 Etapa 1 - Mapeamento da Cadeia de Valor5.2.2 Etapa 2 - Detalhamento e análise dos processos5.2.3 Instrumentos de Apoio à Operacionalizaçã
INTERLOCUTORES – PAPÉIS E RESPONSABILIDADES ................................
MODELO DE GOVERNANÇA ................................................................
Premissas e diretrizes de implementação ................................................................
Modelo de relacionamento ................................................................................................
Configuração da tipologia de escritório ................................................................
Cadeia de Valor para inovação da gestão ................................................................Macroprocessos envolvidos no perfil do escritório coordenador ................................Macroprocesso envolvido no perfil de escritório regulador ................................Macroprocessos envolvidos no Perfil de escritório colaborador ................................
METODOLOGIA DE GESTÃO DE PROCESSOS ................................
Regras, Orientações e Premissas Metodológicas ................................
Etapas de Operacionalização da MGProc ................................................................Mapeamento da Cadeia de Valor ................................................................Detalhamento e análise dos processos ................................
Instrumentos de Apoio à Operacionalização da Metodologia ................................
METODOLOGIA DE GESTÃO DE PROJETOS ................................
METODOLOGIA DE GESTÃO DE PORTFÓLIO - ÓRGÃO ................................
Etapas da MGPort/Órgão ................................................................................................................................................................................................................................................................................................
Modelo de Relacionamento entre os Envolvidos no Desenvolvimento da Estratégia, ilustrado
Relacionamento entre os responsáveis pela implement ação da estratégia no que tange a projetos
Comitê Gestor de Mudança
Líder do PEC
ReportaReportaReportaReporta
Apoio técnico e metodológicoApoio técnico e metodológicoApoio técnico e metodológicoApoio técnico e metodológico
AcionaAcionaAcionaAciona
Facilitador
AcionaAcionaAcionaAcionaApoiaApoiaApoiaApoia
MINISTÉRIO DA FAZENDA
4-3 - Relacionamento entre os responsáveis pela
As figuras 4-2 e 4-3 contêm, além dos representantes da Rede de Inovação da Gestão já
explicitados no Capítulo 3, os seguintes papéis:
� Escritório de Projetos/Processos da SGE:
evoluções nas metodologias de projetos e processos constantes no Modelo de
Governança, responsável também por disseminar o uso destas metodologias,
consolidar e reportar informações do portfólio dos projetos estratégicos
processos corporativ
exercer função de Escritório de Apoio aos órgão
� Escritório de Apoio:
processos constantes no modelo de governança e disseminar o uso das mesmas
no âmbito de seus órgãos, respeitando sua cultura e estrutura organizacional.
4.3 Configuração da tipologia de escritório
É possível estabelecer a tipologia de escritórios desde que se reconheça que, na realidade,
alguns tipos convivem no mesmo ambiente. Podemos configurá
CEG
Representante da SE ou do Escritório de Processos da SGE
Informações Informações Informações Informações de cada de cada de cada de cada processo processo processo processo corporativocorporativocorporativocorporativo
Informações de Informações de Informações de Informações de monitoramento monitoramento monitoramento monitoramento dos processos dos processos dos processos dos processos corporativoscorporativoscorporativoscorporativos
MINISTÉRIO DA FAZENDA
Relacionamento entre os responsáveis pela implementação da estratégia no que tange a processo s
contêm, além dos representantes da Rede de Inovação da Gestão já
, os seguintes papéis:
Escritório de Projetos/Processos da SGE: responsável por propor re
evoluções nas metodologias de projetos e processos constantes no Modelo de
Governança, responsável também por disseminar o uso destas metodologias,
consolidar e reportar informações do portfólio dos projetos estratégicos
processos corporativos do MF. Quando necessário, mediante prévio acordo,
exercer função de Escritório de Apoio aos órgãos.
Escritório de Apoio: contribui para a evolução das metodologias de projetos e
processos constantes no modelo de governança e disseminar o uso das mesmas
no âmbito de seus órgãos, respeitando sua cultura e estrutura organizacional.
Configuração da tipologia de escritório
É possível estabelecer a tipologia de escritórios desde que se reconheça que, na realidade,
alguns tipos convivem no mesmo ambiente. Podemos configurá-la a partir da funcionalidade e
CEG
Autoridade Superior do Órgão
Escritório de Apoio (Processos)
DefineDefineDefineDefine
AcionaAcionaAcionaAciona
EscolheEscolheEscolheEscolhe
ReportaReportaReportaReporta
ReportaReportaReportaReporta
Apoio técnico e Apoio técnico e Apoio técnico e Apoio técnico e metodológicometodológicometodológicometodológico
Informações Informações Informações Informações
17
implementação da estratégia no que tange a processo s
contêm, além dos representantes da Rede de Inovação da Gestão já
responsável por propor revisões e
evoluções nas metodologias de projetos e processos constantes no Modelo de
Governança, responsável também por disseminar o uso destas metodologias,
consolidar e reportar informações do portfólio dos projetos estratégicos e dos
mediante prévio acordo,
contribui para a evolução das metodologias de projetos e
processos constantes no modelo de governança e disseminar o uso das mesmas
no âmbito de seus órgãos, respeitando sua cultura e estrutura organizacional.
É possível estabelecer a tipologia de escritórios desde que se reconheça que, na realidade,
la a partir da funcionalidade e
Comitê Gestor de Cadeia de Valor
Corporativa do MF
Superior do Órgão
Líder/Gestor do Processo
Corporativo do MF
EscolheEscolheEscolheEscolhe
Apoio técnico e Apoio técnico e Apoio técnico e Apoio técnico e
ReportaReportaReportaReporta
AcionaAcionaAcionaAciona
MINISTÉRIO DA FAZENDA
dos múltiplos perfis que o escritório pode assumir. Assim, são considerad
possíveis:
� Perfil Coordenador
quanto à materialização das estratégias nos processos/projetos e na gestão do
portfólio de projetos.
� Perfil Regulador:
orientações acordadas nas reuniões da Rede de Inovação ou aquelas definidas
pela própria unidade.
� Perfil Colaborador:
conhecimento, pessoas e outros recursos necessários à execução
4.4 Cadeia de Valor para inovação da gestão
O diagrama a seguir mostra a
Ministério da Fazenda. Representa o conjunto de macroprocessos necessários à
operacionalização dos esc
A natureza da tarefa de cada escritório poderá apontar para a demanda de mais de um dos
perfis aqui apresentados. Assim, caberá a cada órgão definir o(s) perfil(s) do escritório,
analisando a característica do órgão que irá atender. Desta escolha resultará o conjunto de
macroprocessos que devem ser operacionalizados pelo escritório.
MINISTÉRIO DA FAZENDA
dos múltiplos perfis que o escritório pode assumir. Assim, são considerad
Perfil Coordenador : age no sentido de viabilizar a interface com a direção
quanto à materialização das estratégias nos processos/projetos e na gestão do
portfólio de projetos.
Perfil Regulador: age no sentido de garantir que as a
orientações acordadas nas reuniões da Rede de Inovação ou aquelas definidas
pela própria unidade.
Perfil Colaborador: age no sentido de apoiar iniciativas de inovação aportando
conhecimento, pessoas e outros recursos necessários à execução
Cadeia de Valor para inovação da gestão
O diagrama a seguir mostra a Cadeia de Valor voltada às iniciativas de inovação da gestão no
Ministério da Fazenda. Representa o conjunto de macroprocessos necessários à
operacionalização dos escritórios de processos e projetos, de acordo com o perfil do escritório.
A natureza da tarefa de cada escritório poderá apontar para a demanda de mais de um dos
perfis aqui apresentados. Assim, caberá a cada órgão definir o(s) perfil(s) do escritório,
sando a característica do órgão que irá atender. Desta escolha resultará o conjunto de
macroprocessos que devem ser operacionalizados pelo escritório.
18
dos múltiplos perfis que o escritório pode assumir. Assim, são considerados como perfis
: age no sentido de viabilizar a interface com a direção
quanto à materialização das estratégias nos processos/projetos e na gestão do
age no sentido de garantir que as ações obedecem às
orientações acordadas nas reuniões da Rede de Inovação ou aquelas definidas
age no sentido de apoiar iniciativas de inovação aportando
conhecimento, pessoas e outros recursos necessários à execução da iniciativa.
voltada às iniciativas de inovação da gestão no
Ministério da Fazenda. Representa o conjunto de macroprocessos necessários à
ritórios de processos e projetos, de acordo com o perfil do escritório.
A natureza da tarefa de cada escritório poderá apontar para a demanda de mais de um dos
perfis aqui apresentados. Assim, caberá a cada órgão definir o(s) perfil(s) do escritório,
sando a característica do órgão que irá atender. Desta escolha resultará o conjunto de
MINISTÉRIO DA FAZENDA
4
4.4.1 Macroprocessos envolvidos no perfil do escritório
coordenador
� Articulação da estratégia
identificação da demanda de projetos necessários à implementação
das unidades do MF. Inclui a construção e a manutenção da visão macro (
Valor) da unidade, atrelada à
inovação corporativa para a sua unidade. Promove a articulação com o proce
mudança em competências, inovações estruturais, regimento interno, atribuições,
gestão da informação e gestão de pessoas.
� Gestão de portfólio de projetos
priorização e manutenção da carteira de projetos, inclu
MINISTÉRIO DA FAZENDA
4-4 - Cadeia de Valor para a inovação da Gestão no MF
Macroprocessos envolvidos no perfil do escritório
coordenador
Articulação da estratégia : compreende os macroprocessos envolvidos no suporte à
identificação da demanda de projetos necessários à implementação
das unidades do MF. Inclui a construção e a manutenção da visão macro (
) da unidade, atrelada à Cadeia de Valor do MF e a tradução do entendimento de
inovação corporativa para a sua unidade. Promove a articulação com o proce
mudança em competências, inovações estruturais, regimento interno, atribuições,
gestão da informação e gestão de pessoas.
Gestão de portfólio de projetos : correspondem aos processos de seleção,
priorização e manutenção da carteira de projetos, incluindo aqueles voltados para as
19
Cadeia de Valor para a inovação da Gestão no MF
Macroprocessos envolvidos no perfil do escritório
: compreende os macroprocessos envolvidos no suporte à
identificação da demanda de projetos necessários à implementação das estratégias
das unidades do MF. Inclui a construção e a manutenção da visão macro (Cadeia de
do MF e a tradução do entendimento de
inovação corporativa para a sua unidade. Promove a articulação com o processo de
mudança em competências, inovações estruturais, regimento interno, atribuições,
aos processos de seleção,
indo aqueles voltados para as
MINISTÉRIO DA FAZENDA
melhorias e a inovação. Inclui a formalização da definição do líder do processo e do
gerente do projeto, com base em dec
� Desenvolvimento de maturidade de gestão de processo s e projetos
os processos envolvidos no acompanhamento da maturidade dos diversos órgãos
bem como a definição e implementação das estratégias de evolução na gestão por
processos e projetos. Promove políticas de certificação, visando o reconhecimento e a
meritocracia em gestão de processos.
4.4.2 Macroprocesso envolvido no perfil de escritório reg ulador
� Regulação de diretrizes, métodos e ferramentas
para estabelecer diretrizes e compatibilizar métodos e ferramentas. Acorda as
diretrizes para contratação (terceirização) para os escritórios.
4.4.3 Macroprocessos envolvidos no Perfil de escritório
colaborador
� Criação e disseminação da cultura de gestão de proc essos e projetos
compreende os processos envolvidos no planejamento de capacitação, se
e promoção de eventos voltados a internalização da cultura de gestão de processos e
projetos.
� Suporte ao mapeamento/análise dos processos e à ges tão de projetos/portfólio
compreende os processos envolvidos no suporte técnico e metodológico ao
mapeamento, análise e definição dos indicadores de processos e na gestão de
projetos e portfólio, de acordo com as normas, métodos e ferramentas estabelecidas
pela governança.
� Acompanhamento da implementação e dos resultados da s mudanças e dos
projetos : compreende os processos necessários ao acompanhamento da
implementação dos projetos e das mudanças identificadas como necessárias na
análise dos processos. Inclui também o acompanhamento da efetividade (resultados
obtidos) nos projetos e mudanças.
MINISTÉRIO DA FAZENDA
melhorias e a inovação. Inclui a formalização da definição do líder do processo e do
gerente do projeto, com base em decisão tomada pelos Patrocinador
Desenvolvimento de maturidade de gestão de processo s e projetos
os processos envolvidos no acompanhamento da maturidade dos diversos órgãos
bem como a definição e implementação das estratégias de evolução na gestão por
processos e projetos. Promove políticas de certificação, visando o reconhecimento e a
ritocracia em gestão de processos.
Macroprocesso envolvido no perfil de escritório reg ulador
Regulação de diretrizes, métodos e ferramentas : compreende os processos
para estabelecer diretrizes e compatibilizar métodos e ferramentas. Acorda as
para contratação (terceirização) para os escritórios.
Macroprocessos envolvidos no Perfil de escritório
colaborador
Criação e disseminação da cultura de gestão de proc essos e projetos
compreende os processos envolvidos no planejamento de capacitação, se
e promoção de eventos voltados a internalização da cultura de gestão de processos e
Suporte ao mapeamento/análise dos processos e à ges tão de projetos/portfólio
compreende os processos envolvidos no suporte técnico e metodológico ao
mapeamento, análise e definição dos indicadores de processos e na gestão de
projetos e portfólio, de acordo com as normas, métodos e ferramentas estabelecidas
Acompanhamento da implementação e dos resultados da s mudanças e dos
ompreende os processos necessários ao acompanhamento da
implementação dos projetos e das mudanças identificadas como necessárias na
análise dos processos. Inclui também o acompanhamento da efetividade (resultados
obtidos) nos projetos e mudanças.
20
melhorias e a inovação. Inclui a formalização da definição do líder do processo e do
Patrocinadores.
Desenvolvimento de maturidade de gestão de processo s e projetos : compreende
os processos envolvidos no acompanhamento da maturidade dos diversos órgãos
bem como a definição e implementação das estratégias de evolução na gestão por
processos e projetos. Promove políticas de certificação, visando o reconhecimento e a
Macroprocesso envolvido no perfil de escritório reg ulador
: compreende os processos
para estabelecer diretrizes e compatibilizar métodos e ferramentas. Acorda as
para contratação (terceirização) para os escritórios.
Macroprocessos envolvidos no Perfil de escritório
Criação e disseminação da cultura de gestão de proc essos e projetos :
compreende os processos envolvidos no planejamento de capacitação, sensibilização
e promoção de eventos voltados a internalização da cultura de gestão de processos e
Suporte ao mapeamento/análise dos processos e à ges tão de projetos/portfólio :
compreende os processos envolvidos no suporte técnico e metodológico ao
mapeamento, análise e definição dos indicadores de processos e na gestão de
projetos e portfólio, de acordo com as normas, métodos e ferramentas estabelecidas
Acompanhamento da implementação e dos resultados da s mudanças e dos
ompreende os processos necessários ao acompanhamento da
implementação dos projetos e das mudanças identificadas como necessárias na
análise dos processos. Inclui também o acompanhamento da efetividade (resultados
MINISTÉRIO DA FAZENDA
� Manutençã o do registro e divulgação de aprendizagem dos proc essos e
projetos : compreende os processos envolvidos na identificação de inovações,
experiências e boas práticas que podem ser utilizadas como referência para outros
projetos/iniciativas. Inclui a manutenç
divulgação da aprendizagem com os processos e projetos.
MINISTÉRIO DA FAZENDA
o do registro e divulgação de aprendizagem dos proc essos e
: compreende os processos envolvidos na identificação de inovações,
experiências e boas práticas que podem ser utilizadas como referência para outros
projetos/iniciativas. Inclui a manutenção do repositório de modelos de referência e
divulgação da aprendizagem com os processos e projetos.
21
o do registro e divulgação de aprendizagem dos proc essos e
: compreende os processos envolvidos na identificação de inovações,
experiências e boas práticas que podem ser utilizadas como referência para outros
ão do repositório de modelos de referência e
MINISTÉRIO DA FAZENDA
5. Metodologia de Gestão de Processos
5.1 Regras, Orientações e Premissas Metodológicas
� A Missão organizacional e as estratégias corporativas são âncora de análise
para alinhamento dos macroprocessos que compõem a
� A Cadeia de Valor Integrada
mantida pela SE, em conjunto com os ór
� A Cadeia de Valor
respectivos órgãos, com participação dos órgãos com os quais tem interface;
� A Cadeia de Valor
processos e atividades d
� A construção da
identificar os macroprocessos em dois grupos: finalísticos e de suporte;
� Os processos de suporte, quando mapeados, devem utilizar notação
padronizada, identificando
executor, marco legal, insumos e produtos de informação associados às
atividades;
� A Cadeia de Valor
corporativos do Ministério e dos Órgãos devem s
mantido pela SE;
� O mapeamento do processo deve contemplar as sugestões de mudança
passiveis de serem implementadas em até seis meses;
� O software
desenho e a descriçã
como o desenho e descrição do fluxo de atividades na notação padronizada;
� O software
navegação pela hierarquia dos processos (da visão dos m
visão dos fluxos de atividades);
MINISTÉRIO DA FAZENDA
Metodologia de Gestão de Processos
Regras, Orientações e Premissas Metodológicas
A Missão organizacional e as estratégias corporativas são âncora de análise
para alinhamento dos macroprocessos que compõem a Cadeia de Valor
Cadeia de Valor Integrada do Ministério da Fazenda deve ser construída e
mantida pela SE, em conjunto com os órgãos;
Cadeia de Valor de cada órgão/unidade deve ser construída e mantida pelos
respectivos órgãos, com participação dos órgãos com os quais tem interface;
Cadeia de Valor deve ser detalhada em diversos níveis
processos e atividades dos processos;
A construção da Cadeia de Valor deve ser realizada de maneira
identificar os macroprocessos em dois grupos: finalísticos e de suporte;
Os processos de suporte, quando mapeados, devem utilizar notação
padronizada, identificando, no mínimo, softwares de apoio, perfil/função do
executor, marco legal, insumos e produtos de informação associados às
Cadeia de Valor do Ministério, a Cadeia de Valor dos Órgãos e os processos
corporativos do Ministério e dos Órgãos devem ser consolidados em repositório
mantido pela SE;
O mapeamento do processo deve contemplar as sugestões de mudança
passiveis de serem implementadas em até seis meses;
a ser utilizado para modelagem de processos deve permitir o
desenho e a descrição da Cadeia de Valor nos diversos níveis de detalhe, bem
como o desenho e descrição do fluxo de atividades na notação padronizada;
a ser utilizado na modelagem dos processos deve permitir a
navegação pela hierarquia dos processos (da visão dos m
visão dos fluxos de atividades);
22
Regras, Orientações e Premissas Metodológicas
A Missão organizacional e as estratégias corporativas são âncora de análise
Cadeia de Valor;
do Ministério da Fazenda deve ser construída e
de cada órgão/unidade deve ser construída e mantida pelos
respectivos órgãos, com participação dos órgãos com os quais tem interface;
deve ser detalhada em diversos níveis - macroprocessos,
deve ser realizada de maneira top down e deve
identificar os macroprocessos em dois grupos: finalísticos e de suporte;
Os processos de suporte, quando mapeados, devem utilizar notação
de apoio, perfil/função do
executor, marco legal, insumos e produtos de informação associados às
dos Órgãos e os processos
er consolidados em repositório
O mapeamento do processo deve contemplar as sugestões de mudança
a ser utilizado para modelagem de processos deve permitir o
o da Cadeia de Valor nos diversos níveis de detalhe, bem
como o desenho e descrição do fluxo de atividades na notação padronizada;
a ser utilizado na modelagem dos processos deve permitir a
navegação pela hierarquia dos processos (da visão dos macroprocessos até a
MINISTÉRIO DA FAZENDA
� A terceirização de serviços relativos a processos, caso ocorra, deve pressupor a
transferência de tecnologia de gestão por processo para o cliente; e
� As lições aprendidas durante o processo de mapeamento
como lições aprendidas do projeto do qual faz parte.
MINISTÉRIO DA FAZENDA
A terceirização de serviços relativos a processos, caso ocorra, deve pressupor a
transferência de tecnologia de gestão por processo para o cliente; e
As lições aprendidas durante o processo de mapeamento
como lições aprendidas do projeto do qual faz parte.
23
A terceirização de serviços relativos a processos, caso ocorra, deve pressupor a
transferência de tecnologia de gestão por processo para o cliente; e
As lições aprendidas durante o processo de mapeamento ficarão registradas
MINISTÉRIO DA FAZENDA
5.2 Etapas de Operacionalização
5.2.1 Etapa 1 -
A cadeia de macroprocessos representa as interações que o processo realiza, ou seja,
nessa etapa são coletadas as informações sobre os processos de trabalho e
identificadas as variáveis essenciais.
A construção da Cadeia de Valor
documentos, mapeamentos anteriores, na identificação das estratégias corporativas
e/ou setoriais e pesquisa junto às áreas envolvidas em cada macroprocesso quanto à
forma de agir. Com base na coleta e nas pesquisas são identific
grandes etapas necessárias para a produção dos produtos e serviços.
O mapeamento da Cadeia de Valor
setorial. A depender da dimensão considerada, diferentes variáveis serão pesquisadas.
Para fins desta metodologia, considera
Fazenda, seus órgãos específicos singulares, órgãos colegiados, Secretaria Executiva
e Gabinete do Ministro.
Considera-se dimensão setorial as unidades pertencentes aos órgãos que
dimensão organizacional.
� São algumas variáveis a serem pesquisadas:
o Missão;
Mapeamento da cadeia de valor
em diversos níveis
Mapeamento da situação atual do
Processo
MINISTÉRIO DA FAZENDA
Etapas de Operacionalização da MGProc
5-1 - Metodologia de Gestão de Processos - MGProc
- Mapeamento da Cadeia de Valor
A cadeia de macroprocessos representa as interações que o processo realiza, ou seja,
nessa etapa são coletadas as informações sobre os processos de trabalho e
identificadas as variáveis essenciais.
Cadeia de Valor pode ocorrer com base na coleta de informações em
documentos, mapeamentos anteriores, na identificação das estratégias corporativas
e/ou setoriais e pesquisa junto às áreas envolvidas em cada macroprocesso quanto à
Com base na coleta e nas pesquisas são identific
grandes etapas necessárias para a produção dos produtos e serviços.
Cadeia de Valor pode ocorrer nas dimensões organizacional e
setorial. A depender da dimensão considerada, diferentes variáveis serão pesquisadas.
ins desta metodologia, considera-se dimensão organizacional o Ministério da
Fazenda, seus órgãos específicos singulares, órgãos colegiados, Secretaria Executiva
se dimensão setorial as unidades pertencentes aos órgãos que
dimensão organizacional.
São algumas variáveis a serem pesquisadas:
Mapeamento da situação atual do
Processo
Análise e Diagnóstico do
Processo
Redesenho do Processo
Implementação do Processo
Detalhamento e análise dos processos
24
Cadeia de Valor
A cadeia de macroprocessos representa as interações que o processo realiza, ou seja,
nessa etapa são coletadas as informações sobre os processos de trabalho e
na coleta de informações em
documentos, mapeamentos anteriores, na identificação das estratégias corporativas
e/ou setoriais e pesquisa junto às áreas envolvidas em cada macroprocesso quanto à
Com base na coleta e nas pesquisas são identificadas e agrupadas as
grandes etapas necessárias para a produção dos produtos e serviços.
pode ocorrer nas dimensões organizacional e
setorial. A depender da dimensão considerada, diferentes variáveis serão pesquisadas.
se dimensão organizacional o Ministério da
Fazenda, seus órgãos específicos singulares, órgãos colegiados, Secretaria Executiva
se dimensão setorial as unidades pertencentes aos órgãos que compõem a
Implementação do Processo
Monitoramento do Processo
MINISTÉRIO DA FAZENDA
o Referencias relevantes do histórico da organização (legislações, normas,
relatórios de prestação de contas, regimentos internos etc.);
o Expectativas de futuro;
o Estratégi
o Estratégias operacionais (setorial);
o Público alvo;
o Produtos/serviços;
o Linhas genéricas de oportunidades de melhorias e suas medições.
o Interfaces.
� Informações obtidas na etapa:
o Grandes etapas na produção dos produtos e serviços;
o Clientes internos e externos;
o Interfaces (entre processos)
o Produtos e serviços;
o Objetivos do órgão/setor; e
o Expectativas de mudanças e oportunidades de melhorias identificadas na
fase de mapeamento da
� Resultados obtidos na etapa
o Mapeament
estratégias, em diversos níveis/camadas de detalhamento.
Para apoiar a construção da
Sondagem de Contexto Organizacional/Setorial para
Macroprocessos.
Depois de construída a
detalhamento e análise dos processos.
MINISTÉRIO DA FAZENDA
Referencias relevantes do histórico da organização (legislações, normas,
relatórios de prestação de contas, regimentos internos etc.);
Expectativas de futuro;
Estratégias organizacionais;
Estratégias operacionais (setorial);
Público alvo;
Produtos/serviços;
Linhas genéricas de oportunidades de melhorias e suas medições.
Interfaces.
Informações obtidas na etapa:
Grandes etapas na produção dos produtos e serviços;
Clientes internos e externos;
Interfaces (entre processos)
Produtos e serviços;
Objetivos do órgão/setor; e
Expectativas de mudanças e oportunidades de melhorias identificadas na
fase de mapeamento da Cadeia de Valor.
Resultados obtidos na etapa
Mapeamento da visão macro de processos (Cadeia de Valor
estratégias, em diversos níveis/camadas de detalhamento.
Para apoiar a construção da Cadeia de Valor, sugere-se a utilização do
Sondagem de Contexto Organizacional/Setorial para Construção da Cadeia de
Depois de construída a Cadeia de Valor em diversos níveis, o próximo passo é o
detalhamento e análise dos processos.
25
Referencias relevantes do histórico da organização (legislações, normas,
relatórios de prestação de contas, regimentos internos etc.);
Linhas genéricas de oportunidades de melhorias e suas medições.
Grandes etapas na produção dos produtos e serviços;
Expectativas de mudanças e oportunidades de melhorias identificadas na
Cadeia de Valor) contemplando
estratégias, em diversos níveis/camadas de detalhamento.
se a utilização do Instrumento I -
Construção da Cadeia de
em diversos níveis, o próximo passo é o
MINISTÉRIO DA FAZENDA
5.2.2 Etapa 2 -
Esta etapa consiste na representação gráfica e de
cada processo. Compreende as subetapas realizadas para o
desenvolvimento/elaboração dos produtos/serviços, considerando a identificação e o
planejamento das melhorias de curto, médio e longo prazos e a incorporação das
melhorias imediatas de curto prazo. Abaixo seguem as subetapas:
� Mapeamento da situação atual do processo;
� Análise e diagnóstico do processo;
� Redesenho do processo;
� Implementação do processo; e
� Monitoramento do processo.
Para operacionalização desta etapa, podem ser realizadas reuniões, oficinas,
entrevistas com líderes/gestores e executores do processo, dentre outras técnicas
cabíveis.
5.2.2.1. Subetapa 1: Mapeamento da situação atual d o processo
Consiste no levantamento de informações em relação à situação atual do processo (AS
IS). As informações mínimas que devem ser levantadas são:
� Objetivo do processo;
� Gestor do processo;
� Fornecedor(es);
� Insumo(s);
� Identificação e detalhamento das atividades realizadas;
� Produto(s)/Serviço(s) do processo;
� Cliente(s);
� Interface(s) (integração com outras áreas);
� Sistema(s) e material(is) utilizado(s);
� Legislação/regulamentação aplicada;
MINISTÉRIO DA FAZENDA
- Detalhamento e análise dos processos
Esta etapa consiste na representação gráfica e descritiva das atividades que compõem
cada processo. Compreende as subetapas realizadas para o
desenvolvimento/elaboração dos produtos/serviços, considerando a identificação e o
planejamento das melhorias de curto, médio e longo prazos e a incorporação das
elhorias imediatas de curto prazo. Abaixo seguem as subetapas:
Mapeamento da situação atual do processo;
Análise e diagnóstico do processo;
Redesenho do processo;
Implementação do processo; e
Monitoramento do processo.
Para operacionalização desta etapa, podem ser realizadas reuniões, oficinas,
entrevistas com líderes/gestores e executores do processo, dentre outras técnicas
5.2.2.1. Subetapa 1: Mapeamento da situação atual d o processo
levantamento de informações em relação à situação atual do processo (AS
IS). As informações mínimas que devem ser levantadas são:
Objetivo do processo;
Gestor do processo;
Fornecedor(es);
Identificação e detalhamento das atividades realizadas;
Produto(s)/Serviço(s) do processo;
Interface(s) (integração com outras áreas);
Sistema(s) e material(is) utilizado(s);
Legislação/regulamentação aplicada;
26
Detalhamento e análise dos processos
scritiva das atividades que compõem
cada processo. Compreende as subetapas realizadas para o
desenvolvimento/elaboração dos produtos/serviços, considerando a identificação e o
planejamento das melhorias de curto, médio e longo prazos e a incorporação das
elhorias imediatas de curto prazo. Abaixo seguem as subetapas:
Para operacionalização desta etapa, podem ser realizadas reuniões, oficinas,
entrevistas com líderes/gestores e executores do processo, dentre outras técnicas
5.2.2.1. Subetapa 1: Mapeamento da situação atual d o processo
levantamento de informações em relação à situação atual do processo (AS
MINISTÉRIO DA FAZENDA
� Desafio(s)/problema(s) relacionado(s); e
� Sugestão(ões) de melhoria/oportunidade(s) de m
� Resultados obtidos na subetapa:
o Modelo AS IS do processo (fluxo)
Para o mapeamento da situação atual do processo, sugere
Instrumento II – Detalhamento do Processo
5.2.2.2. Subetapa 2: Análise e diagnóstico do proce sso
Consiste na análise e avaliação das informações levantadas referentes à situação atual
do processo, com vistas à priorização de oportunidades de melhoria (soluções
propostas) na execução das atividades.
Uma vez priorizadas, as soluções propostas são classi
prazos quanto à implementação.
� Resultados obtidos na subetapa:
o Análise do conjunto das informações levantadas para subsidiar o redesenho
do processo; e
o Identificação e priorização das ações possíveis (oportunidades de melh
para atuar na execução das atividades do processo.
Para a subetapa de análise e diagnóstico do processo sugere
seguintes instrumentos:
� Instrumento III
� Instrumento IV
5.2.2.3. Subetapa 3
MINISTÉRIO DA FAZENDA
Desafio(s)/problema(s) relacionado(s); e
Sugestão(ões) de melhoria/oportunidade(s) de melhoria.
Resultados obtidos na subetapa:
Modelo AS IS do processo (fluxo)
Para o mapeamento da situação atual do processo, sugere
Detalhamento do Processo .
5.2.2.2. Subetapa 2: Análise e diagnóstico do proce sso
Consiste na análise e avaliação das informações levantadas referentes à situação atual
do processo, com vistas à priorização de oportunidades de melhoria (soluções
propostas) na execução das atividades.
Uma vez priorizadas, as soluções propostas são classificadas em curto, médio e longo
prazos quanto à implementação.
Resultados obtidos na subetapa:
Análise do conjunto das informações levantadas para subsidiar o redesenho
do processo; e
Identificação e priorização das ações possíveis (oportunidades de melh
para atuar na execução das atividades do processo.
Para a subetapa de análise e diagnóstico do processo sugere
Instrumento III – Matriz de Causalidade ; e
Instrumento IV – Planilha de Oportunidades de Melhoria.
5.2.2.3. Subetapa 3 - Redesenho do processo
27
elhoria.
Para o mapeamento da situação atual do processo, sugere-se a utilização do
Consiste na análise e avaliação das informações levantadas referentes à situação atual
do processo, com vistas à priorização de oportunidades de melhoria (soluções
ficadas em curto, médio e longo
Análise do conjunto das informações levantadas para subsidiar o redesenho
Identificação e priorização das ações possíveis (oportunidades de melhoria)
para atuar na execução das atividades do processo.
Para a subetapa de análise e diagnóstico do processo sugere-se a utilização dos
Melhoria.
MINISTÉRIO DA FAZENDA
Consiste em, a partir da análise e diagnóstico do processo, gerar um novo modelo (TO
BE) de funcionamento agregando valor e corrigindo disfunções, considerando as
melhorias propostas e priorizadas.
Nesta subetapa, podem ser definidos os indicadores com o objetivo de mensurar e
avaliar o processo.
Caso haja a definição de indicadores, para a sua delimitação e aplicação sugere
considerar, no mínimo, as seguintes informações:
� Nome do indicador;
� Tipo de indicador (eficiência e eficácia);
� Objetivo do indicador;
� Periodicidade de cálculo;
� Responsável pela geração e divulgação;
� Fórmula de cálculo;
� Intervalo de validade (Metas do processo acordadas com seus líderes/gestores);
� Variáveis que permitem o cálcu
� Definir onde e como as variáveis serão capturadas (origem).
� Resultados obtidos na subetapa:
o Modelo TO BE do processo (fluxo).
Em caso de definição de indicadores do processo sugere
Instrumento V – Quadro de Indicadores de Processos
5.2.2.4. Subetapa 4
É o momento em que as atividades do modelo TO BE passarão a ser executadas de
acordo com as novas normas e padrões estabelecidos, ou seja, com as melhorias
propostas e priorizadas nas subetapas anteriores.
Nesta subetapa, pode ser elaborado o Plano de Imp
considera, no mínimo, as seguintes informações:
� Soluções propostas (oportunidade de melhoria) e priorizadas;
MINISTÉRIO DA FAZENDA
Consiste em, a partir da análise e diagnóstico do processo, gerar um novo modelo (TO
BE) de funcionamento agregando valor e corrigindo disfunções, considerando as
melhorias propostas e priorizadas.
Nesta subetapa, podem ser definidos os indicadores com o objetivo de mensurar e
Caso haja a definição de indicadores, para a sua delimitação e aplicação sugere
considerar, no mínimo, as seguintes informações:
Nome do indicador;
de indicador (eficiência e eficácia);
Objetivo do indicador;
Periodicidade de cálculo;
Responsável pela geração e divulgação;
Fórmula de cálculo;
Intervalo de validade (Metas do processo acordadas com seus líderes/gestores);
Variáveis que permitem o cálculo; e
Definir onde e como as variáveis serão capturadas (origem).
Resultados obtidos na subetapa:
Modelo TO BE do processo (fluxo).
Em caso de definição de indicadores do processo sugere
Quadro de Indicadores de Processos
5.2.2.4. Subetapa 4 - Implementação do processo
É o momento em que as atividades do modelo TO BE passarão a ser executadas de
acordo com as novas normas e padrões estabelecidos, ou seja, com as melhorias
propostas e priorizadas nas subetapas anteriores.
Nesta subetapa, pode ser elaborado o Plano de Implementação do Processo que
considera, no mínimo, as seguintes informações:
Soluções propostas (oportunidade de melhoria) e priorizadas;
28
Consiste em, a partir da análise e diagnóstico do processo, gerar um novo modelo (TO
BE) de funcionamento agregando valor e corrigindo disfunções, considerando as
Nesta subetapa, podem ser definidos os indicadores com o objetivo de mensurar e
Caso haja a definição de indicadores, para a sua delimitação e aplicação sugere-se
Intervalo de validade (Metas do processo acordadas com seus líderes/gestores);
Definir onde e como as variáveis serão capturadas (origem).
Em caso de definição de indicadores do processo sugere-se a utilização do
É o momento em que as atividades do modelo TO BE passarão a ser executadas de
acordo com as novas normas e padrões estabelecidos, ou seja, com as melhorias
lementação do Processo que
Soluções propostas (oportunidade de melhoria) e priorizadas;
MINISTÉRIO DA FAZENDA
� Atividades a serem executadas para implementar cada uma das soluções
propostas;
� Prazo para implementação (curto, médio e
� Data de início;
� Data limite para conclusão; e
� Responsável.
O plano de implementação busca orientar as principais etapas necessárias para o
planejamento e controle da implementação de melhoria de processos ou novos
processos organizacionai
Com o plano em execução, realiza
processo redesenhado, por meio de reuniões periódicas de ponto de controle para
aferição da execução do plano.
� Resultados obtidos na subetapa:
o Processo redesenhado (modelo TO BE) implementado.
Para a subetapa de implementação do processo, sugere
instrumentos:
� Instrumento VI
� Instrumento VII
Processo.
Após a implementação do novo processo (modelo TO BE), sugere
desse processo.
5.2.2.5. Subetapa 5: Monitoramento do processo
O monitoramento do novo processo (TO BE implementado) deve ser um trabalho
contínuo, com vistas a identificar possíveis problemas apresentados, tais como
situações não detectadas no decorrer da implementação, falhas de entendimento do
MINISTÉRIO DA FAZENDA
Atividades a serem executadas para implementar cada uma das soluções
Prazo para implementação (curto, médio e longo prazos);
Data de início;
Data limite para conclusão; e
Responsável.
O plano de implementação busca orientar as principais etapas necessárias para o
planejamento e controle da implementação de melhoria de processos ou novos
processos organizacionais.
Com o plano em execução, realiza-se o acompanhamento da implementação do
processo redesenhado, por meio de reuniões periódicas de ponto de controle para
aferição da execução do plano.
Resultados obtidos na subetapa:
Processo redesenhado (modelo TO BE) implementado.
Para a subetapa de implementação do processo, sugere-se a utilização dos seguintes
Instrumento VI – Plano de Implementação do Processo; e
Instrumento VII – Registro de Acompanhamento da Impl
Após a implementação do novo processo (modelo TO BE), sugere
5.2.2.5. Subetapa 5: Monitoramento do processo
O monitoramento do novo processo (TO BE implementado) deve ser um trabalho
com vistas a identificar possíveis problemas apresentados, tais como
situações não detectadas no decorrer da implementação, falhas de entendimento do
29
Atividades a serem executadas para implementar cada uma das soluções
longo prazos);
O plano de implementação busca orientar as principais etapas necessárias para o
planejamento e controle da implementação de melhoria de processos ou novos
se o acompanhamento da implementação do
processo redesenhado, por meio de reuniões periódicas de ponto de controle para
Processo redesenhado (modelo TO BE) implementado.
se a utilização dos seguintes
Plano de Implementação do Processo; e
Registro de Acompanhamento da Impl ementação do
Após a implementação do novo processo (modelo TO BE), sugere-se o monitoramento
O monitoramento do novo processo (TO BE implementado) deve ser um trabalho
com vistas a identificar possíveis problemas apresentados, tais como
situações não detectadas no decorrer da implementação, falhas de entendimento do
MINISTÉRIO DA FAZENDA
novo processo pela equipe de trabalho ou necessidade de modificações decorrentes de
alterações na legislação etc.
Os instrumentos sugeridos (I a VII) são meros exemplos de como aplicar as etapas
descritas nesta metodologia. Sua utilização, portanto, não é obrigatória.
Os projetos de modernização e inovação podem considerar uma ou todas as etapas
descritas, em função da necessidade e da disponibilidade de recurso.
MINISTÉRIO DA FAZENDA
novo processo pela equipe de trabalho ou necessidade de modificações decorrentes de
ão etc.
Os instrumentos sugeridos (I a VII) são meros exemplos de como aplicar as etapas
descritas nesta metodologia. Sua utilização, portanto, não é obrigatória.
Os projetos de modernização e inovação podem considerar uma ou todas as etapas
em função da necessidade e da disponibilidade de recurso.
30
novo processo pela equipe de trabalho ou necessidade de modificações decorrentes de
Os instrumentos sugeridos (I a VII) são meros exemplos de como aplicar as etapas
descritas nesta metodologia. Sua utilização, portanto, não é obrigatória.
Os projetos de modernização e inovação podem considerar uma ou todas as etapas
em função da necessidade e da disponibilidade de recurso.
MINISTÉRIO DA FAZENDA
5.2.3 Instrumentos de Apoio à Operacionalização da Metodo logia
Instrumento I - Construção da Cadeia de
Órgão/Setor:
Objetivo (razão de existir do órgão ou setor; qual sua missão):
Grandes etapas executadas para a produção dos produtos/serviços
(processos e subprocessos)
Produtos/serviços
Instrumentos de Apoio à Operacionalização da Metodo logia
Construção da Cadeia de Macroprocessos ( Sondagem de Contexto Organizacional/Setorial
(razão de existir do órgão ou setor; qual sua missão):
Produtos/serviços Clientes internos
Clientes externos
31
Sondagem de Contexto Organizacional/Setorial )
Interfaces
(entre processos)
Breve descrição do produto
MINISTÉRIO DA FAZENDA
Instrumento II
(*) Processo: (conjunto definido de atividades ou comportamentos executados por humanos ou máquinas para alcançar uma ou mais metas)
(*) Objetivo do processo: (seu processo visa produzir o quê?)
O que precisa saber fazer: (Conhecimentos e habilidades necessárias para a execução do processo)
Produto/Serviço do processo:
(*) Fornecedor
(pessoa, unidades
organizacionais e
qualquer outro tipo
de entidade que
forneça os insumos
para executar uma
atividade).
(*) Insumo
(o que é preciso para
executar a atividade?
Quais as informações,
recursos e/ou materiais
são entradas para a
atividade? O que entra
para que seja
processada? “O que
vem?”).
(*) Atividade
(as atividades
correspondem a “o quê”
é feito “o quê” é feito e
descrito no Atributo
Nome e “como” é feito
no Atributo Descrição da
Atividade).
(o detalhamento das atividades
corresponde às ações de “como”
feito durante a atividade. “Como” é
feito é descrito no Atributo
Descrição da Atividade. “Atividade
e Detalhamento da atividade”
deve seguir o padrão de iniciar a
frase com o verbo no infinitivo).
(*) Desafios/problemas relacionados (O que impede o seu trabalho de ser feito ainda melhor?
(*) Sugestões de melhoria/oportunidades de melhoria (O que ajudaria você a fazer o seu trabalho melhor?)
(*) Campo Obrigatório
Instrumento II - Detalhamento do processo
comportamentos executados por humanos ou máquinas para alcançar uma ou mais metas)
(*) Líder/Gestor do Processo:
do processo e pela prestação de con
(Conhecimentos e habilidades necessárias para a execução do processo) Nome e cargo dos executores do processo:
(*) Detalhamento da atividade
(o detalhamento das atividades
corresponde às ações de “como” é
feito durante a atividade. “Como” é
feito é descrito no Atributo
Descrição da Atividade. “Atividade
e Detalhamento da atividade”
deve seguir o padrão de iniciar a
frase com o verbo no infinitivo).
Produto da Atividade
(o que é produzido
com a minha
tarefa? O que é
gerado? “O que
sai?”).
(*) Cliente
(pessoa, unidades
organizacionais e
qualquer outro tipo
de entidade que
recebe o produto).
(*) Integração com outras
(transferência de
controle,
comunicação com
clientes internos e
externos).
(O que impede o seu trabalho de ser feito ainda melhor?)
(O que ajudaria você a fazer o seu trabalho melhor?)
32
(*) Líder/Gestor do Processo: (responsável pelo desenho e desempenho final
do processo e pela prestação de contas sobre sua execução)
Nome e cargo dos executores do processo:
(*) Integração com outras
áreas
(transferência de
controle,
comunicação com
clientes internos e
externos).
(*) Sistemas utilizados
(Softwares
utilizados)
(*) Legislações/
Regulamentações
(qual legislação dá
suporte à execução da
sua atividade? Lei,
Decretos, Portarias, IN
etc.)
MINISTÉRIO DA FAZENDA
1
2
3
N
Ico
Ica-Ico
Ica - Índice de causalidadeIco - Índice de consequência
PR
OB
LEM
AS
TABELA DE VERIFICAÇÃO DE CAUSALIDADE ENTRE OS PROBL EMAS
1 2 3 N
0 0 0
0 0 0
PROBLEMAS
TABELA DE VERIFICAÇÃO DE CAUSALIDADE ENTRE OS PROBL EMAS
Instrumento III - Matriz de Causalidade
33
Ica
0
0
0
0
0
0
MINISTÉRIO DA FAZENDA
Apoio do Instrumento III – Matriz de Causalidade
Aplicação:
Passo a passo :
Os problemas plotados acima da diagonal são causais;Os problemas plotados abaixo da diagonal são consequência daqueles plotados acima da diagonal;Os problemas plotados em cima da diagonal podem ser causais ou consequências, devendo ser avaliados a cada resultado de implantação.
A causalidade é a relação de causa e efeito que pode ser identificada entre os problemas e tem como objetivo identificar em um elenco de problemas percebidos quais deles guardam relação de dependência com outros problemas e qual é a dimensão desta dependência.
Para preencher o quadro, deve-se questionar cada um dos problemas sobre a sua capacidade de gerar o outro problema descrito. Cada vez que a reposta for sim, marque-se o quadro com um “X”. Na coluna soma no fim de cada linha deve ser indicada a quantidade de vezes em que a resposta foi sim. A última linha do quadro também deve ser preenchida com a quantidade de sins para cada problema (coluna).
O resultado das somas nas linhas representa quantos problemas são gerados por aquele descrito na linha e o resultado da soma nas colunas representa quantos problemas são geradores daquele descrito na coluna.
Quando uma soma de linha é igual a zero, significa que o problema não foi envolvido na construção de nenhum outro. Quando uma soma de coluna é igual a zero, significa que o problema não foi elaborado com base em nenhum outro.
Passo 2 – Em um plano definido por eixos ortogonais, plotam-se os valores (X e Y) de cada problema, traçando-se uma diagonal de 45º a partir da origem dos eixos: X – soma da coluna e Y – soma da linha.
Passo 1 - montar a lista de problemas em um diagrama de causa e efeito e verificar se cada um dos problemas pode ser gerado a partir dos demais (matriz de causalidade).
Matriz de Causalidade
Os problemas plotados abaixo da diagonal são consequência daqueles plotados acima da diagonal;Os problemas plotados em cima da diagonal podem ser causais ou consequências, devendo ser avaliados a cada resultado de implantação.
A causalidade é a relação de causa e efeito que pode ser identificada entre os problemas e tem como objetivo identificar em um elenco de problemas percebidos quais deles guardam relação de dependência com outros problemas e qual é a dimensão desta dependência.
Para preencher o quadro, deve-se questionar cada um dos problemas sobre a sua capacidade de gerar o outro problema descrito. Cada vez que a reposta for sim, marque-se o quadro com um “X”. Na coluna soma no fim de cada linha deve ser indicada a quantidade de vezes em que a resposta foi sim. A última linha do quadro também deve ser preenchida com a quantidade de sins para cada problema (coluna).
O resultado das somas nas linhas representa quantos problemas são gerados por aquele descrito na linha e o resultado da soma nas colunas representa quantos
Quando uma soma de linha é igual a zero, significa que o problema não foi envolvido na construção de nenhum outro. Quando uma soma de coluna é igual a zero, significa que o problema não foi elaborado com base em nenhum outro.
– Em um plano definido por eixos ortogonais, plotam-se os valores (X e Y) de cada problema, traçando-se uma diagonal de 45º a partir da origem dos eixos:
- montar a lista de problemas em um diagrama de causa e efeito e verificar se cada um dos problemas pode ser gerado a partir dos demais (matriz de
34
Os problemas plotados em cima da diagonal podem ser causais ou consequências, devendo ser avaliados a cada resultado de implantação.
A causalidade é a relação de causa e efeito que pode ser identificada entre os problemas e tem como objetivo identificar em um elenco de problemas percebidos
Para preencher o quadro, deve-se questionar cada um dos problemas sobre a sua capacidade de gerar o outro problema descrito. Cada vez que a reposta for sim, marque-se o quadro com um “X”. Na coluna soma no fim de cada linha deve ser indicada a quantidade de vezes em que a resposta foi sim. A última linha do quadro
O resultado das somas nas linhas representa quantos problemas são gerados por aquele descrito na linha e o resultado da soma nas colunas representa quantos
Quando uma soma de linha é igual a zero, significa que o problema não foi envolvido na construção de nenhum outro. Quando uma soma de coluna é igual a zero,
– Em um plano definido por eixos ortogonais, plotam-se os valores (X e Y) de cada problema, traçando-se uma diagonal de 45º a partir da origem dos eixos:
- montar a lista de problemas em um diagrama de causa e efeito e verificar se cada um dos problemas pode ser gerado a partir dos demais (matriz de
MINISTÉRIO DA FAZENDA
Apoio do Instrumento III – Matriz de Causalidade (continuação)
A identificação dos problemas “causa” pode ser feita por meio de modelagem, seleção, escolha democrática etc, a critério da organização. O uso da ferramenta "Matriz de Casualidade" permite uma leitura mais estruturada do conjunto da problemática e torna o levantamento de vulnerabilidades mais objetivo.
Matriz de Causalidade (continuação)
A identificação dos problemas “causa” pode ser feita por meio de modelagem, seleção, escolha democrática etc, a critério da organização. O uso da ferramenta "Matriz de Casualidade" permite uma leitura mais estruturada do conjunto da problemática e torna o levantamento de vulnerabilidades mais objetivo.
35
A identificação dos problemas “causa” pode ser feita por meio de modelagem, seleção, escolha democrática etc, a critério da organização. O uso da ferramenta "Matriz de Casualidade" permite uma leitura mais estruturada do conjunto da problemática e torna o levantamento de vulnerabilidades mais objetivo.
MINISTÉRIO DA FAZENDA
O desafio e/ou problema- o fato em si (com evidência
da causa)
Os males ou impactos negativos que o problema
causa
Insu
mos
/Inf
orm
açõe
s
(*) Campo obrigatório 0
Instrumento IV - Planilha de Oportunidades de Melho ria
Problemas e/ou desafios identificados e impactos causados
Categorização de desafio
Sugestão de ferramenta para categorização de proble ma
Insu
mos
/Inf
orm
açõe
s
Fer
ram
enta
s
Pes
soas
Pap
eis/
Res
pons
abili
dade
Nor
mas
Infra
estru
tura
Det
erm
inaç
ão d
e A
utor
idad
e S
uper
ior
Det
erm
inaç
ão L
egal
Rec
omen
daçã
o de
Órg
ão d
e C
ontro
le
Açã
o em
est
ágio
de
evol
ução
Total (*) Soluções propostas (oportunidades de
0
0
0
0
0
0
0
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Instrumento IV - Planilha de Oportunidades de Melho ria
Processo: << nome do processo >>
Oportunidades de
Categorização de desafio e/ou problema
Priorizacao
Sugestão de ferramenta para categorização de proble ma e priorização de soluções
36
(*) Soluções propostas (oportunidades de
melhioria)
Cur
to p
razo
Méd
io P
razo
Long
o P
razo
Total
Oportunidades de Melhoria
(*) Prazo para implementação
da Solução
MINISTÉRIO DA FAZENDA
Apoio do Instrumento IV – Planilha de Oportunidades de Melhoria
Sugestão para Categorização de Desafios/Problemas
Categorias de Desafios/Problemas
Insumo/informação Falta ou imprecisãodesenvolva a atividade, sem o qual não é possível realizá-la
Ferramentas Inexistência de sistemacontrole, agilizemetc.
Pessoas A estrutura de pessoasde capacitação/treinamento,dos trabalhos, faltaetc.
Papéis/Responsabilidades É a falta de definiçãofornecedores (internosfoco no core da área e impacto no tempo das atividades.
Normas São as regrasservidores. O nãoestabelecimentoproblemas de normas.
Infraestrutura Falta de equipamentosdas atividades.
Planilha de Oportunidades de Melhoria
Sugestão para Categorização de Desafios/Problemas
Definição
imprecisão de informação/documento/material necessário para que sedesenvolva a atividade, sem o qual não é possível realizá-la
sistema de informática ou outras ferramentas que auxiliem noagilizem o trabalho operacional, organizem e integrem as informações,
pessoas não atende as necessidades da área. Falta de açõescapacitação/treinamento, da área ou outras, gerando falta de entendimento
falta de conhecimento técnico para a realização das atividades,
definição das responsabilidades e papéis da área e seus(internos e/ou externos), gerando acúmulo de trabalho, falta de
foco no core da área e impacto no tempo das atividades. políticas internas que definem a conduta das áreas e dos
não cumprimento de prazos definidos em norma ou o nãode prazo nas normas existentes também são considerados
problemas de normas.equipamentos ou recursos materiais/logísticos para a efetiva realização
37
MINISTÉRIO DA FAZENDA
Apoio do Instrumento IV – Planilha de Oportunidades de Melhoria (continuação)
Sugestão para priorização de oportunidades de melho rias a serem implementadas
Para responder a tais questões a ferramenta leva em consideração três variáveis e suas respectivas pontuações:♦ Determinação de Autoridade Superior - pontuação 4♦ Determinação Legal - pontuação 3♦ Recomendação de Órgão de Controle - pontuação 2♦ Ação em estágio de evolução - pontuação 1
Utilização da ferramenta que foi adaptada para definir prioridades, dadas diversas alternativas de ação (oportunidade de melhoria): esta ferramenta responde racionalmente às questões: O que devemos fazer primeiro? Por onde devemos começar?
As propostas de soluções/oportunidades de melhoria são ranqueadas/ordenadas conforme a pontuação total em ordem decrescente, ou seja, quanto maior a pontuação total da ação, mais prioritária ela será.
Planilha de Oportunidades de Melhoria (continuação) Sugestão para priorização de oportunidades de melho rias a serem implementadas
Para responder a tais questões a ferramenta leva em consideração três variáveis e suas respectivas pontuações:- pontuação 4 - pontuação 3 - pontuação 2- pontuação 1
Utilização da ferramenta que foi adaptada para definir prioridades, dadas diversas alternativas de ação (oportunidade de melhoria): esta ferramenta responde racionalmente às questões: O que devemos fazer primeiro? Por onde devemos começar?
As propostas de soluções/oportunidades de melhoria são ranqueadas/ordenadas conforme a pontuação total em ordem decrescente, ou seja, quanto maior a
38
Utilização da ferramenta que foi adaptada para definir prioridades, dadas diversas alternativas de ação (oportunidade de melhoria): esta ferramenta responde
As propostas de soluções/oportunidades de melhoria são ranqueadas/ordenadas conforme a pontuação total em ordem decrescente, ou seja, quanto maior a
MINISTÉRIO DA FAZENDA
INDICADOR TIPO
(eficiência e eficácia)
PROCESSO ASSOCIADO(processo ou subprocesso ao qual o indicador está associado)
OBJETIVO DO INDICADOR
(o que se pretende medir)
(disponível ou indisponível)
Indicador do Processo Nome do Processo
Indicador do Processo Nome do Processo
Indicador do Processo Nome do Processo
Indicador do Processo Nome do Processo
INSTRUMENTO V - QUADRO DE INDICADORES DE PROCESSOS
Indicador Eficiência:Eficiência é o meio de fazer um processo correto, de boa qualidade, em
curto prazo, com o menor numero de erros.
Indicador Eficácia:
Eficácia está ligada ao objetivo em si, seria a relação entre os resultados
almejados e os previstos, e também o processo de atingimento das
metas propostas, aproveitando as oportunidades oferecidas.
Tipo de Indicador
STATUS(disponível ou indisponível)
PERIODICIDADE DE CÁLCULO(quando deve
ser feita a medição)
RESPONSÁVEL (quem faz a medição)
FÓRMULA DE CÁLCULO
(equação que produz a leitura)
INTERVALO DE VALIDADE/METAS (valores de referência e ações correspondentes
acordadas com os donos dos processos)
VARIÁVEIS QUE
(cada variável ao
fórmula deve ser representada por
INSTRUMENTO V - QUADRO DE INDICADORES DE PROCESSOS
Eficiência é o meio de fazer um processo correto, de boa qualidade, em
curto prazo, com o menor numero de erros.
Eficácia está ligada ao objetivo em si, seria a relação entre os resultados
almejados e os previstos, e também o processo de atingimento das
metas propostas, aproveitando as oportunidades oferecidas.
Tipo de Indicador
39
VARIÁVEIS QUE PERMITEM O
CÁLCULO(cada variável ao
compor uma fórmula deve ser representada por
um valor)
UNIDADE DE MEDIDA(moeda,
porcentagem etc.)
ORIGEM DA COLETA (onde e como as
variáveis poderão ser capturados )
MINISTÉRIO DA FAZENDA
O desafio e/ou problema
Soluções propostas (oportunidade de melhoria) e pri orizadas
1 (O que ajudaria você a fazer o seu trabalho melhor?)
Informações identificas na Planilha de Oportunidad es de Melhoria
(O que impede o seu trabalho de ser feito ainda melhor?)
Implementação curto prazo até 6 meses
Implementação médio prazo de 6 meses até 2 anos
Implementação longo prazo a partir de 2 anos
Prazos para implementação
Soluções propostas (oportunidade de melhoria) e pri orizadas Data de Início
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Instrumento VI – Plano de Implementação do Process o
IMPLEMENTAÇÃO
Atividades a serem executadas
Informações identificas na Planilha de Oportunidad es de Melhoria
40
Data de InícioData lim ite de
conclusão
Prazo para implementação (curto, médio e longo prazos)
Responsável
MINISTÉRIO DA FAZENDA
Data da reunião de ponto de controle: Horário:
Participantes:
Soluções descritas no Plano de Implementação do Processo
Soluções propostas e priorizadas
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Instrumento VII – Registro de Acompanhamento da Imp lementação do Processo.
Atividades a serem executadas para implentação do processo
Instrumento VII – Registro de Acompanhamento da Imp lementação do Processo.
Data limite de conclusão
ResponsávelExecutores envolvidos
Status (no prazo, não iniciado,
atrasado)Observação
Atividades a serem executadas para implentação
41
Encaminhamentos (outras possíveis soluções, plano d e contingenciamento etc)
MINISTÉRIO DA FAZENDA
6. Metodologia de Gestão de Projetos
A partir de oficinas realizadas nos períodos de 07 de agosto de 2011 e 09 de março de 2012, com
a equipe de inovação, foram definidos os requisitos mínimos da Metodologia de Gestão de
Projetos – MGP/MF, que devem ser utilizados pelos P
projetos no âmbito dos órgãos componentes do MF.
A MGP/MF divide-se nas seguintes etapas: Iniciação, Planejamento, Execução, Controle e
Encerramento.
� Iniciação: define e autoriza o projeto por meio da “Proposta de Projeto”.
� Planejamento: detalha a forma como o trabalho deve ser desenvolvido e orienta
todo o gerenciamento do projeto por meio do “Plano de Gerenciamento de Projeto”.
� Execução: integra pessoas e outros recursos para realizar o Plano de
Gerenciamento de Projeto.
� Controle: mede e monitora regularmente o progresso para identificar variações em
relação ao plano de gerenciamento do projeto, de forma que possam ser tomadas
ações corretivas quando necessário para atender aos objetivos do projeto.
Principais documentos: “Relatório de
Mudança”.
� Encerramento: formaliza as entregas parciais e o encerramento do projeto por meio
de “Termos de Encerramento”. Registra o aprendizado obtido durante a realização
do projeto por meio do “Registro de Liçõ
MINISTÉRIO DA FAZENDA
Metodologia de Gestão de Projetos
partir de oficinas realizadas nos períodos de 07 de agosto de 2011 e 09 de março de 2012, com
a equipe de inovação, foram definidos os requisitos mínimos da Metodologia de Gestão de
MGP/MF, que devem ser utilizados pelos PECs, e servem de refer
projetos no âmbito dos órgãos componentes do MF.
se nas seguintes etapas: Iniciação, Planejamento, Execução, Controle e
Iniciação: define e autoriza o projeto por meio da “Proposta de Projeto”.
: detalha a forma como o trabalho deve ser desenvolvido e orienta
todo o gerenciamento do projeto por meio do “Plano de Gerenciamento de Projeto”.
Execução: integra pessoas e outros recursos para realizar o Plano de
Gerenciamento de Projeto.
e monitora regularmente o progresso para identificar variações em
relação ao plano de gerenciamento do projeto, de forma que possam ser tomadas
ações corretivas quando necessário para atender aos objetivos do projeto.
Principais documentos: “Relatório de Monitoramento do Projeto” e “Solicitação de
Encerramento: formaliza as entregas parciais e o encerramento do projeto por meio
de “Termos de Encerramento”. Registra o aprendizado obtido durante a realização
do projeto por meio do “Registro de Lições Aprendidas”.
42
partir de oficinas realizadas nos períodos de 07 de agosto de 2011 e 09 de março de 2012, com
a equipe de inovação, foram definidos os requisitos mínimos da Metodologia de Gestão de
s, e servem de referência para demais
se nas seguintes etapas: Iniciação, Planejamento, Execução, Controle e
Iniciação: define e autoriza o projeto por meio da “Proposta de Projeto”.
: detalha a forma como o trabalho deve ser desenvolvido e orienta
todo o gerenciamento do projeto por meio do “Plano de Gerenciamento de Projeto”.
Execução: integra pessoas e outros recursos para realizar o Plano de
e monitora regularmente o progresso para identificar variações em
relação ao plano de gerenciamento do projeto, de forma que possam ser tomadas
ações corretivas quando necessário para atender aos objetivos do projeto.
Monitoramento do Projeto” e “Solicitação de
Encerramento: formaliza as entregas parciais e o encerramento do projeto por meio
de “Termos de Encerramento”. Registra o aprendizado obtido durante a realização
MINISTÉRIO DA FAZENDA
6.1 Etapas da MGP/MF
Cada etapa é desenvolvida por meio da realização das seguintes atividades:
6.1.1 Iniciação
� Elaborar a Proposta de Projeto
conforme artefato “1A
formalmente o projeto e autorizar o seu início.
deve ser elaborada em conjunto com as equipes dos(as) órgãos/áreas
envolvidos(as) no projeto e com o apoio metodológico do Escritório de Projetos do
órgão ou da SGE.
� Avaliar Proposta de Projeto
Patrocinador(es) e, quando houver necessidade, devolvida para ajustes.
Inic
iaçã
oP
lan
eja
me
nto
Exe
cuçã
oC
on
tro
leE
nce
rra
me
nto
MINISTÉRIO DA FAZENDA
Etapas da MGP/MF
6-1 – Etapas da MGP/MF
Cada etapa é desenvolvida por meio da realização das seguintes atividades:
Elaborar a Proposta de Projeto : a proposta de projeto deve ser elaborada,
conforme artefato “1A - Proposta de Projeto”. Esse documento deve registrar
formalmente o projeto e autorizar o seu início. Preferencialmente, essa proposta
deve ser elaborada em conjunto com as equipes dos(as) órgãos/áreas
lvidos(as) no projeto e com o apoio metodológico do Escritório de Projetos do
Avaliar Proposta de Projeto : a proposta deve ser avaliada pelo(s)
e, quando houver necessidade, devolvida para ajustes.
43
Cada etapa é desenvolvida por meio da realização das seguintes atividades:
projeto deve ser elaborada,
Proposta de Projeto”. Esse documento deve registrar
Preferencialmente, essa proposta
deve ser elaborada em conjunto com as equipes dos(as) órgãos/áreas
lvidos(as) no projeto e com o apoio metodológico do Escritório de Projetos do
: a proposta deve ser avaliada pelo(s)
e, quando houver necessidade, devolvida para ajustes.
MINISTÉRIO DA FAZENDA
� Aprovar/Autorizar Propo
assinada pelo(s)
aprovação. O documento aprovado autoriza o início do projeto.
� Divulgar a Proposta de Projeto
6.1.2 Planejamento
� Elaborar/Atualizar Plano de Gerenciamento de Projet o:
ser formada a Equipe de Projeto e, quando couber, definido Comitê Gestor de
Mudança. Nesta atividade, o Líder de Projeto com a equipe e apoio metodológico
do Escritório de Projetos do órgão ou da SGE, deverá elaborar/atualizar o plano de
gerenciamento de projeto conforme o artefato “1B
Projeto”. A primeira versão deste plano deve ser apresentada pelo Líder de Projeto
e aprovada pelo(s)
aprovação da Proposta de Projeto. A prorrogação deste prazo será permitida desde
que devidamente justificada e autorizada pelo(s)
Gerenciamento de Projeto dev
vida do projeto. Durante da a “Realização do Acompanhamento do Portfólio” (ver
MGPort-PEC/MF), encaminhamentos também poderão gerar um novo
versionamento.
� Divulgar o Plano de Gerenciamento de Projeto:
internamente o “Plano de Gerenciamento do Projeto”.
6.1.3 Execução
� Executar o Plano de Gerenciamento de Projeto:
recursos para realizar o “Plano de Gerenciamento de Projeto”. Nessa fase, é
importante desenvolver a eq
e a interação de membros da equipe para aprimorar o desempenho do projeto. A
MGP/MF não prevê artefato para esta etapa.
6.1.4 Controle
MINISTÉRIO DA FAZENDA
Aprovar/Autorizar Propo sta de Projeto : a proposta de projeto deve ser validada e
assinada pelo(s) Patrocinador(es) e encaminhada ao CEG para ciência e
aprovação. O documento aprovado autoriza o início do projeto.
Divulgar a Proposta de Projeto : comunicar formalmente o início do
Planejamento
Elaborar/Atualizar Plano de Gerenciamento de Projet o: Neste momento deve
ser formada a Equipe de Projeto e, quando couber, definido Comitê Gestor de
Mudança. Nesta atividade, o Líder de Projeto com a equipe e apoio metodológico
Escritório de Projetos do órgão ou da SGE, deverá elaborar/atualizar o plano de
gerenciamento de projeto conforme o artefato “1B - Plano de Gerenciamento de
A primeira versão deste plano deve ser apresentada pelo Líder de Projeto
s) Patrocinador(es) no prazo de 45 dias corridos a partir da data de
aprovação da Proposta de Projeto. A prorrogação deste prazo será permitida desde
que devidamente justificada e autorizada pelo(s) Patrocinador
Gerenciamento de Projeto deve ser revisado e versionado durante todo o ciclo de
. Durante da a “Realização do Acompanhamento do Portfólio” (ver
PEC/MF), encaminhamentos também poderão gerar um novo
Divulgar o Plano de Gerenciamento de Projeto: pub
Plano de Gerenciamento do Projeto”.
Executar o Plano de Gerenciamento de Projeto: integrar pessoas e outros
recursos para realizar o “Plano de Gerenciamento de Projeto”. Nessa fase, é
importante desenvolver a equipe do projeto, de forma a melhorar as competências
e a interação de membros da equipe para aprimorar o desempenho do projeto. A
MGP/MF não prevê artefato para esta etapa.
44
: a proposta de projeto deve ser validada e
(es) e encaminhada ao CEG para ciência e
aprovação. O documento aprovado autoriza o início do projeto.
: comunicar formalmente o início do projeto.
Neste momento deve
ser formada a Equipe de Projeto e, quando couber, definido Comitê Gestor de
Mudança. Nesta atividade, o Líder de Projeto com a equipe e apoio metodológico
Escritório de Projetos do órgão ou da SGE, deverá elaborar/atualizar o plano de
Plano de Gerenciamento de
A primeira versão deste plano deve ser apresentada pelo Líder de Projeto
(es) no prazo de 45 dias corridos a partir da data de
aprovação da Proposta de Projeto. A prorrogação deste prazo será permitida desde
Patrocinador(es). O Plano de
e ser revisado e versionado durante todo o ciclo de
. Durante da a “Realização do Acompanhamento do Portfólio” (ver
PEC/MF), encaminhamentos também poderão gerar um novo
publicar e comunicar
integrar pessoas e outros
recursos para realizar o “Plano de Gerenciamento de Projeto”. Nessa fase, é
uipe do projeto, de forma a melhorar as competências
e a interação de membros da equipe para aprimorar o desempenho do projeto. A
MINISTÉRIO DA FAZENDA
� Elaborar Relatório de Monitoramento:
deverá elaborar o “Relatório de Monitoramento” com o apoio metodológico do
Escritório de Projetos, visando reportar o andamento do mesmo em termos de
escopo, tempo e custos, alertar sobre os principais riscos, relatar as entregas
realizadas no período, j
encaminhamentos e monitorar os existentes. O “Relatório de Monitoramento” deve
ser apresentado até o dia 05 do mês
� Apresentar/Divulgar Relatório de Monitoramento do P rojeto:
e comunicar aos envolvidos, de forma a dar conhecimento sobre o andamento do
projeto.
� Elaborar/Ajustar Solicitação de Mudança:
deverá elaborar a “Solicitação de Mudança”, que visa informar a
mudanças com impactos significativos de escopo, prazo e/ou custo no âmbito
global do projeto. Este artefato também deve ser utilizado para solicitar modificação
na situação do projeto, a saber: a) Cancelamento: descontinuidade definitiva; b)
Suspensão: descontinuidade temporária; c) Exclusão: retirada do projeto da carteira
de projetos estratégicos do MF, pode ou não continuar em execução dentro do
órgão. No caso de "Suspensão", juntamente com a justificativa deverá constar a
previsão de retomada.
� Avaliar Solicitação de Mudança:
Comitê Gestor de Mudança e no caso da ausência deste, pelo(s)
do projeto. O aceite ou não da mudança deve ser declarado e justificado.
Solicitação de Mud
de Projeto.
6.1.5 Encerramento
� Elaborar/Ajustar Termo de Encerramento
conjunto com sua equipe deve elaborar o “
consiste em informar as etapas/produtos concluídos, o local em que a
documentação e avaliação correspondente encontram
documento deve ser assinado pelo Líder de Projeto e pelo(s)
formalizando o término da etapa/produto ou do projeto.
� Avaliar Termo de Encerramento:
produtos/serviços entregues, o documento deve ser avaliado e aprovado (assinado)
MINISTÉRIO DA FAZENDA
Elaborar Relatório de Monitoramento: nesta atividade, a Equipe de Projet
deverá elaborar o “Relatório de Monitoramento” com o apoio metodológico do
Escritório de Projetos, visando reportar o andamento do mesmo em termos de
escopo, tempo e custos, alertar sobre os principais riscos, relatar as entregas
realizadas no período, justificar eventuais pendências, registrar novos
encaminhamentos e monitorar os existentes. O “Relatório de Monitoramento” deve
ser apresentado até o dia 05 do mês subsequente.
Apresentar/Divulgar Relatório de Monitoramento do P rojeto:
e comunicar aos envolvidos, de forma a dar conhecimento sobre o andamento do
Elaborar/Ajustar Solicitação de Mudança: nesta atividade, o Líder de Projeto
deverá elaborar a “Solicitação de Mudança”, que visa informar a
mudanças com impactos significativos de escopo, prazo e/ou custo no âmbito
global do projeto. Este artefato também deve ser utilizado para solicitar modificação
na situação do projeto, a saber: a) Cancelamento: descontinuidade definitiva; b)
são: descontinuidade temporária; c) Exclusão: retirada do projeto da carteira
de projetos estratégicos do MF, pode ou não continuar em execução dentro do
órgão. No caso de "Suspensão", juntamente com a justificativa deverá constar a
previsão de retomada.
Avaliar Solicitação de Mudança: a solicitação de mudança deve ser avaliada pelo
Comitê Gestor de Mudança e no caso da ausência deste, pelo(s)
do projeto. O aceite ou não da mudança deve ser declarado e justificado.
Solicitação de Mudança aprovada deverá ser atualizado o Plano de Gerenciamento
Encerramento
Elaborar/Ajustar Termo de Encerramento : nesta atividade, o Líder de Projeto em
conjunto com sua equipe deve elaborar o “1E - Termo de Encerramento” que
consiste em informar as etapas/produtos concluídos, o local em que a
documentação e avaliação correspondente encontram-se armazenadas. O
documento deve ser assinado pelo Líder de Projeto e pelo(s)
término da etapa/produto ou do projeto.
Avaliar Termo de Encerramento: após a verificação da conformidade dos
produtos/serviços entregues, o documento deve ser avaliado e aprovado (assinado)
45
nesta atividade, a Equipe de Projeto
deverá elaborar o “Relatório de Monitoramento” com o apoio metodológico do
Escritório de Projetos, visando reportar o andamento do mesmo em termos de
escopo, tempo e custos, alertar sobre os principais riscos, relatar as entregas
ustificar eventuais pendências, registrar novos
encaminhamentos e monitorar os existentes. O “Relatório de Monitoramento” deve
Apresentar/Divulgar Relatório de Monitoramento do P rojeto: publicar o relatório
e comunicar aos envolvidos, de forma a dar conhecimento sobre o andamento do
nesta atividade, o Líder de Projeto
deverá elaborar a “Solicitação de Mudança”, que visa informar a necessidade de
mudanças com impactos significativos de escopo, prazo e/ou custo no âmbito
global do projeto. Este artefato também deve ser utilizado para solicitar modificação
na situação do projeto, a saber: a) Cancelamento: descontinuidade definitiva; b)
são: descontinuidade temporária; c) Exclusão: retirada do projeto da carteira
de projetos estratégicos do MF, pode ou não continuar em execução dentro do
órgão. No caso de "Suspensão", juntamente com a justificativa deverá constar a
a solicitação de mudança deve ser avaliada pelo
Comitê Gestor de Mudança e no caso da ausência deste, pelo(s) Patrocinador(es)
do projeto. O aceite ou não da mudança deve ser declarado e justificado. Com a
ança aprovada deverá ser atualizado o Plano de Gerenciamento
: nesta atividade, o Líder de Projeto em
Termo de Encerramento” que
consiste em informar as etapas/produtos concluídos, o local em que a
se armazenadas. O
documento deve ser assinado pelo Líder de Projeto e pelo(s) Patrocinador(es),
após a verificação da conformidade dos
produtos/serviços entregues, o documento deve ser avaliado e aprovado (assinado)
MINISTÉRIO DA FAZENDA
pelo(s) Patrocinador
ajustes.
� Divulgar o Termo de Encerramento
etapa/produto ou projeto.
� Elaborar Relatório de Lições Aprendidas:
projeto irão elaborar o “Relatório de Lições Aprendi
aprendidas deve ser feito ao longo de todo o ciclo de vida do projeto e consolidado
no encerramento do mesmo. Toda vez que for identificada uma lição aprendida em
um projeto, esta deve ser registrada para que sirva futuramente c
consulta para a própria equipe do projeto ou para outras equipes de projetos
similares.
� Divulgar Relatório de Lições Aprendidas:
envio, de forma a dar conhecimento das lições aprendidas no projeto.
MINISTÉRIO DA FAZENDA
Patrocinador(es) e, quando necessário, devolvido ao Líd
Divulgar o Termo de Encerramento : comunicar formalmente o encerramento da
etapa/produto ou projeto.
Elaborar Relatório de Lições Aprendidas: nesta atividade, os envolvidos no
projeto irão elaborar o “Relatório de Lições Aprendidas”. O registro das lições
aprendidas deve ser feito ao longo de todo o ciclo de vida do projeto e consolidado
no encerramento do mesmo. Toda vez que for identificada uma lição aprendida em
um projeto, esta deve ser registrada para que sirva futuramente c
consulta para a própria equipe do projeto ou para outras equipes de projetos
Divulgar Relatório de Lições Aprendidas: consiste na publicação do relatório e
envio, de forma a dar conhecimento das lições aprendidas no projeto.
46
(es) e, quando necessário, devolvido ao Líder de Projeto para
: comunicar formalmente o encerramento da
nesta atividade, os envolvidos no
das”. O registro das lições
aprendidas deve ser feito ao longo de todo o ciclo de vida do projeto e consolidado
no encerramento do mesmo. Toda vez que for identificada uma lição aprendida em
um projeto, esta deve ser registrada para que sirva futuramente como fonte de
consulta para a própria equipe do projeto ou para outras equipes de projetos
consiste na publicação do relatório e
envio, de forma a dar conhecimento das lições aprendidas no projeto.
(*) campos obrigatórios
MINISTÉRIO DA FAZENDA
6.2 Artefatos da MGP/MF
1A
1. Diretriz(es)/Objetivo(s) Estratégicos [Relacionar a(s) diretriz/objetivo(s) estratégico(s) que será(ão)
Diretriz/Objetivo principal (*) Diretriz/Objetivo secundário
2. Justificativa (*)
[Deve-se justificar a necessidade do produto ou
cenário a ser melhorado e o problema a ser resolvido. Declarar a origem da necessidade do
projeto.]
3. Resultados Esperados (*)[Não são os produtos, mas os benefícios esperados com a execução do projeto, ress
efetivo impacto na(s) diretriz(es)/objetivo(s).]
4. Escopo do Projeto a. Propósito (Objetivo) (*)
[É a representação formal daquilo que se quer atingir com o término de um projeto, é normalmente
definido por verbos de ação e é facilmente mensurável e
identificar o produto único do projeto, ser claro, definido e concreto.]
b. Objetivos Específicos (*)
[O produto único do projeto deve ser dividido em etapas ou subprodutos menores para que o
projeto seja mais facilmente gerenciado. Os objetivos específicos são uma declaração de intenção
específica do projeto e representam as etapas ou os subprodutos que c
MINISTÉRIO DA FAZENDA
Artefatos da MGP/MF
A - Proposta de Projeto
<nome do projeto>
Diretriz(es)/Objetivo(s) Estratégicos
[Relacionar a(s) diretriz/objetivo(s) estratégico(s) que será(ão) sensibilizado(s) com o projeto]
se justificar a necessidade do produto ou serviço a ser gerado pelo projeto, descrevendo o
cenário a ser melhorado e o problema a ser resolvido. Declarar a origem da necessidade do
Resultados Esperados (*) [Não são os produtos, mas os benefícios esperados com a execução do projeto, ress
efetivo impacto na(s) diretriz(es)/objetivo(s).]
Propósito (Objetivo) (*)
[É a representação formal daquilo que se quer atingir com o término de um projeto, é normalmente
definido por verbos de ação e é facilmente mensurável e controlável. O propósito do projeto deve
identificar o produto único do projeto, ser claro, definido e concreto.]
Objetivos Específicos (*)
[O produto único do projeto deve ser dividido em etapas ou subprodutos menores para que o
projeto seja mais facilmente gerenciado. Os objetivos específicos são uma declaração de intenção
específica do projeto e representam as etapas ou os subprodutos que compõem o objetivo geral
47
sensibilizado(s) com o projeto]
Impacto (baixo, médio, alto) (*)
serviço a ser gerado pelo projeto, descrevendo o
cenário a ser melhorado e o problema a ser resolvido. Declarar a origem da necessidade do
[Não são os produtos, mas os benefícios esperados com a execução do projeto, ressaltando o
[É a representação formal daquilo que se quer atingir com o término de um projeto, é normalmente
controlável. O propósito do projeto deve
[O produto único do projeto deve ser dividido em etapas ou subprodutos menores para que o
projeto seja mais facilmente gerenciado. Os objetivos específicos são uma declaração de intenção
ompõem o objetivo geral
(*) campos obrigatórios
MINISTÉRIO DA FAZENDA
do projeto. O alcance dos objetivos específicos deve levar à obtenção do produto único definido
no propósito.]
5. Não escopo [Explicitar o que não será desenvolvido no âmbito do projeto.]
1. Premissas [São suposições que, para efeito d
Premissas afetam todos os aspectos de planejamento do projeto. Dessa forma, a não
concretização destas são riscos a serem tratados pelo projeto, conforme mais adiante será visto.]
2. Restrições [Restrição é o estado, a qualidade ou o sentido de estar restrito a uma determinada ação ou
inatividade. As restrições são fatores que limitarão as opções da equipe de gerência do projeto.
Por exemplo, um orçamento pré
opções da equipe com relação a escopo, pessoal, prazo. Quando um projeto é desenvolvido sob
contrato, as cláusulas contratuais serão geralmente restrições.]
3. Identificação dos Riscos Preliminares[Listar os riscos preliminares do pro
ocorrer, provocará um efeito positivo ou negativo nos objetivos do projeto. Observar que toda
premissa gera pelo menos um risco.]
4. Estimativa Preliminar de Prazos e Custos (*)
ITENS ANO 1[Serviços de TI] [Diárias/Passagens] [Consultoria] [Aquisições] [Outros itens, produtos/serviços]
TOTAL
5. Responsáveis pelo Projeto(*)[Identifica o(s) Patrocinador(es), Facilitador(es), Líder de Projeto.]
• Patrocinador: responsável por garantir recursos, resolver conflitos e viabilizar o PEC para
que ele cumpra seus objetivos, responde pelos resultados do projeto junto ao CEG.
Responsável por orientar o Grupo de Interface na indicação dos Facilitadores do se
MINISTÉRIO DA FAZENDA
do projeto. O alcance dos objetivos específicos deve levar à obtenção do produto único definido
[Explicitar o que não será desenvolvido no âmbito do projeto.]
[São suposições que, para efeito de planejamento, são consideradas verdadeiras, reais ou certas.
Premissas afetam todos os aspectos de planejamento do projeto. Dessa forma, a não
concretização destas são riscos a serem tratados pelo projeto, conforme mais adiante será visto.]
[Restrição é o estado, a qualidade ou o sentido de estar restrito a uma determinada ação ou
inatividade. As restrições são fatores que limitarão as opções da equipe de gerência do projeto.
Por exemplo, um orçamento pré-definido é uma restrição que na maioria das vezes limita as
opções da equipe com relação a escopo, pessoal, prazo. Quando um projeto é desenvolvido sob
contrato, as cláusulas contratuais serão geralmente restrições.]
Identificação dos Riscos Preliminares [Listar os riscos preliminares do projeto. Riscos é um evento ou uma condição incerta que, se
ocorrer, provocará um efeito positivo ou negativo nos objetivos do projeto. Observar que toda
premissa gera pelo menos um risco.]
Estimativa Preliminar de Prazos e Custos (*)
ANO 1 ANO 2 ANO N
Responsáveis pelo Projeto(*) (es), Facilitador(es), Líder de Projeto.]
: responsável por garantir recursos, resolver conflitos e viabilizar o PEC para
que ele cumpra seus objetivos, responde pelos resultados do projeto junto ao CEG.
Responsável por orientar o Grupo de Interface na indicação dos Facilitadores do se
48
do projeto. O alcance dos objetivos específicos deve levar à obtenção do produto único definido
e planejamento, são consideradas verdadeiras, reais ou certas.
Premissas afetam todos os aspectos de planejamento do projeto. Dessa forma, a não
concretização destas são riscos a serem tratados pelo projeto, conforme mais adiante será visto.]
[Restrição é o estado, a qualidade ou o sentido de estar restrito a uma determinada ação ou
inatividade. As restrições são fatores que limitarão as opções da equipe de gerência do projeto.
ia das vezes limita as
opções da equipe com relação a escopo, pessoal, prazo. Quando um projeto é desenvolvido sob
jeto. Riscos é um evento ou uma condição incerta que, se
ocorrer, provocará um efeito positivo ou negativo nos objetivos do projeto. Observar que toda
TOTAL
: responsável por garantir recursos, resolver conflitos e viabilizar o PEC para
que ele cumpra seus objetivos, responde pelos resultados do projeto junto ao CEG.
Responsável por orientar o Grupo de Interface na indicação dos Facilitadores do seu
(*) campos obrigatórios
MINISTÉRIO DA FAZENDA
órgão. O projeto poderá ter mais de um
estabeleça parceria entre os órgãos na execução do projeto
• Líder do Projeto: é indicado pelo
do PEC, referenciado pela metodologia de gestão de projetos acordada pelo CEG. É de
responsabilidade do Líder de Projeto a apresentação de dados/informação (por meio
eletrônico) conforme previsto no Modelo de Governança;
• Facilitador: indicado pelo representante do Grupo de Int
orientação do Patrocinador
pelos recursos (humanos, financeiros, materiais, etc.) necessá
projeto.
Líder Proposto (*)
Órgão (*) Patrocinador (*)
Órgão / Patrocinador (*)
MINISTÉRIO DA FAZENDA
órgão. O projeto poderá ter mais de um Patrocinador, especialmente nos casos em que
estabeleça parceria entre os órgãos na execução do projeto;
Líder do Projeto: é indicado pelo Patrocinador como responsável pela gestão da execução
pela metodologia de gestão de projetos acordada pelo CEG. É de
responsabilidade do Líder de Projeto a apresentação de dados/informação (por meio
eletrônico) conforme previsto no Modelo de Governança;
Facilitador: indicado pelo representante do Grupo de Interface dentro do órgão, a partir da
Patrocinador, para fazer a interface entre o Líder de Projeto e o responsável
pelos recursos (humanos, financeiros, materiais, etc.) necessários para a execução do
Facilitador
Data (*)
49
, especialmente nos casos em que
como responsável pela gestão da execução
pela metodologia de gestão de projetos acordada pelo CEG. É de
responsabilidade do Líder de Projeto a apresentação de dados/informação (por meio
erface dentro do órgão, a partir da
, para fazer a interface entre o Líder de Projeto e o responsável
rios para a execução do
Assinatura (*)
(*) campos obrigatórios
MINISTÉRIO DA FAZENDA
1B - Plano de Gerenciamento de Projeto
1. Diretrizes estratégicas e indicadores relacionados (*)[Relacionar a(s) diretriz(es) e o(s) indicador(es) do planejamento estratégico que será(ão)
sensibilizado(s) com o projeto e uma sucinta descrição da forma em que o projeto irá impactar
esta(s) diretriz(es) e o indicador(es).]
Diretriz/Objetivo
principal
Indicador
Diretriz/Objetivo
secundário
Indicador
2. Envolvidos (*) a. Órgãos(s)/área(s) envolvido(s)
[Relacionar o(s) órgãos(s)/área(s) envolvido(s) que participará(ão) no desenvolvimento do
projeto.]
b. Interessados (*) [Relacionar o(s) órgão(s)/área(s) interessado(s)
projeto.]
3. Justificativa (*) [Deve-se justificar a necessidade do produto ou serviço a ser gerado pelo projeto, descrevendo o
cenário a ser melhorado e o problema a ser resolvido.
projeto.]
´
4. Resultados e sperados (*)
MINISTÉRIO DA FAZENDA
Plano de Gerenciamento de Projeto<nome do projeto>
Diretrizes estratégicas e indicadores relacionados (*) es) e o(s) indicador(es) do planejamento estratégico que será(ão)
sensibilizado(s) com o projeto e uma sucinta descrição da forma em que o projeto irá impactar
esta(s) diretriz(es) e o indicador(es).]
Indicador Descrição
Indicador Descrição
Órgãos(s)/área(s) envolvido(s) [Relacionar o(s) órgãos(s)/área(s) envolvido(s) que participará(ão) no desenvolvimento do
órgão(s)/área(s) interessado(s) na entrega do(s) produto(s)/serviço(s) do
se justificar a necessidade do produto ou serviço a ser gerado pelo projeto, descrevendo o
cenário a ser melhorado e o problema a ser resolvido. Declarar a origem da necessidade do
sperados (*)
50
Plano de Gerenciamento de Projeto
es) e o(s) indicador(es) do planejamento estratégico que será(ão)
sensibilizado(s) com o projeto e uma sucinta descrição da forma em que o projeto irá impactar
Descrição
Descrição
[Relacionar o(s) órgãos(s)/área(s) envolvido(s) que participará(ão) no desenvolvimento do
na entrega do(s) produto(s)/serviço(s) do
se justificar a necessidade do produto ou serviço a ser gerado pelo projeto, descrevendo o
Declarar a origem da necessidade do
(*) campos obrigatórios
MINISTÉRIO DA FAZENDA
[Não são os produtos, mas os benefícios esperados com a execução do projeto, ressaltando o
efetivo impacto na(s) diretriz(es).]
5. Escopo do Projeto
a. Propósito (Objetivo) (*)
[É a representação formal daquilo que se quer atingir com o término de um projeto, é normalmente
definido por verbos de ação e é facilmente mensurável e controlável. O propósito do projeto deve
identificar o produto único do projeto, ser claro, definido e concreto
b. Objetivos Específicos (*)
[O produto único do projeto deve ser dividido em subprodutos menores para que o projeto seja
mais facilmente gerenciado. Os objetivos específicos são uma declaração de intenção específica
do projeto e representam os subprodutos que compõem o objetivo geral do projeto. O alcance dos
objetivos específicos deve levar à obtenção do produto único definido no propósito.]
c. Estrutura Analítica do Projeto
[Elaborar a EAP, por meio da técnica de decomposição, dividi
em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis. Deve ser elaborada a partir do objetivo
geral e dos objetivos específicos. Pode ser apresentada de forma gráfica ou analítica.]
d. Resumo dos Produtos (*)
[Fazer uma breve descrição dos produtos do projeto, como um dicionário das principais entregas
identificadas na EAP.]
Produto
6. Não escopo [Explicitar o que não será desenvolvido no âmbito do projeto.]
MINISTÉRIO DA FAZENDA
[Não são os produtos, mas os benefícios esperados com a execução do projeto, ressaltando o
impacto na(s) diretriz(es).]
Propósito (Objetivo) (*)
resentação formal daquilo que se quer atingir com o término de um projeto, é normalmente
definido por verbos de ação e é facilmente mensurável e controlável. O propósito do projeto deve
identificar o produto único do projeto, ser claro, definido e concreto.]
Objetivos Específicos (*)
[O produto único do projeto deve ser dividido em subprodutos menores para que o projeto seja
mais facilmente gerenciado. Os objetivos específicos são uma declaração de intenção específica
subprodutos que compõem o objetivo geral do projeto. O alcance dos
objetivos específicos deve levar à obtenção do produto único definido no propósito.]
Estrutura Analítica do Projeto – EAP (*)
[Elaborar a EAP, por meio da técnica de decomposição, dividindo as principais entregas do projeto
em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis. Deve ser elaborada a partir do objetivo
geral e dos objetivos específicos. Pode ser apresentada de forma gráfica ou analítica.]
Resumo dos Produtos (*)
a breve descrição dos produtos do projeto, como um dicionário das principais entregas
Descrição
[Explicitar o que não será desenvolvido no âmbito do projeto.]
51
[Não são os produtos, mas os benefícios esperados com a execução do projeto, ressaltando o
resentação formal daquilo que se quer atingir com o término de um projeto, é normalmente
definido por verbos de ação e é facilmente mensurável e controlável. O propósito do projeto deve
[O produto único do projeto deve ser dividido em subprodutos menores para que o projeto seja
mais facilmente gerenciado. Os objetivos específicos são uma declaração de intenção específica
subprodutos que compõem o objetivo geral do projeto. O alcance dos
objetivos específicos deve levar à obtenção do produto único definido no propósito.]
ndo as principais entregas do projeto
em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis. Deve ser elaborada a partir do objetivo
geral e dos objetivos específicos. Pode ser apresentada de forma gráfica ou analítica.]
a breve descrição dos produtos do projeto, como um dicionário das principais entregas
Prazo
(*) campos obrigatórios
MINISTÉRIO DA FAZENDA
7. Mapeamento de processo[Incluir explicação sobre a realização ou não de mapeamento dos processos necessários para o
desenvolvimento do projeto.]
8. Premissas (*) [São suposições que, para efeito de planejamento, são consideradas verdadeiras, reais ou certas.
Premissas afetam todos os aspectos de planejamento do projeto. Dessa forma, a não
concretização destas são riscos a serem tratados pelo projeto.]
9. Restrições [Restrição é o estado, a qualidade ou o sentido de estar restrito a uma determinada ação ou
inatividade. As restrições são fatores que limitarão as opções da equipe de gerência do projeto.
Por exemplo, um orçamento pré
opções da equipe com relação a escopo, pessoal, prazo. Quando um projeto é desenvolvido sob
contrato, as cláusulas contratuais serão geralmente restrições.]
10. Cronograma e estimativa de custos (*)[Elaborar o cronograma do projeto, a partir da definição das atividades (baseadas na EAP), da
duração, do sequenciamento, das restrições e dos recursos neces
cronograma deve conter informações de custos. Deve ser elaborado em ferramenta de gestão de
cronograma]
11. Equipe de projeto [Define a equipe necessária para o desenvolvimento do projeto. Orienta
Anexo 1 – Equipe de Projeto -
projeto: nome ou cargo do participante da equipe, órgão, o papel a ser desempenhado no projeto,
a frequência necessária para o projeto, o nível de disponibilidade, início e fim d
Estas informações poderão ser alteradas conforme o andamento do projeto.]
MINISTÉRIO DA FAZENDA
Mapeamento de processo [Incluir explicação sobre a realização ou não de mapeamento dos processos necessários para o
[São suposições que, para efeito de planejamento, são consideradas verdadeiras, reais ou certas.
os aspectos de planejamento do projeto. Dessa forma, a não
concretização destas são riscos a serem tratados pelo projeto.]
[Restrição é o estado, a qualidade ou o sentido de estar restrito a uma determinada ação ou
ão fatores que limitarão as opções da equipe de gerência do projeto.
Por exemplo, um orçamento pré-definido é uma restrição que na maioria das vezes limita as
opções da equipe com relação a escopo, pessoal, prazo. Quando um projeto é desenvolvido sob
ato, as cláusulas contratuais serão geralmente restrições.]
Cronograma e estimativa de custos (*) [Elaborar o cronograma do projeto, a partir da definição das atividades (baseadas na EAP), da
duração, do sequenciamento, das restrições e dos recursos necessários ao projeto. Este
cronograma deve conter informações de custos. Deve ser elaborado em ferramenta de gestão de
[Define a equipe necessária para o desenvolvimento do projeto. Orienta-se o uso da
para listar as informações dos recursos humanos envolvidos no
projeto: nome ou cargo do participante da equipe, órgão, o papel a ser desempenhado no projeto,
a frequência necessária para o projeto, o nível de disponibilidade, início e fim d
Estas informações poderão ser alteradas conforme o andamento do projeto.]
52
[Incluir explicação sobre a realização ou não de mapeamento dos processos necessários para o
[São suposições que, para efeito de planejamento, são consideradas verdadeiras, reais ou certas.
os aspectos de planejamento do projeto. Dessa forma, a não
[Restrição é o estado, a qualidade ou o sentido de estar restrito a uma determinada ação ou
ão fatores que limitarão as opções da equipe de gerência do projeto.
definido é uma restrição que na maioria das vezes limita as
opções da equipe com relação a escopo, pessoal, prazo. Quando um projeto é desenvolvido sob
[Elaborar o cronograma do projeto, a partir da definição das atividades (baseadas na EAP), da
sários ao projeto. Este
cronograma deve conter informações de custos. Deve ser elaborado em ferramenta de gestão de
se o uso da planilha -
para listar as informações dos recursos humanos envolvidos no
projeto: nome ou cargo do participante da equipe, órgão, o papel a ser desempenhado no projeto,
a frequência necessária para o projeto, o nível de disponibilidade, início e fim da disponibilidade.
Estas informações poderão ser alteradas conforme o andamento do projeto.]
(*) campos obrigatórios
MINISTÉRIO DA FAZENDA
12. Gerenciamento de riscos (*)[Recomenda-se o uso da planilha
sobre o seu preenchimento].
13. Matriz de Comunicação
[Define todas as regras e responsabilidades cabíveis as funções de
Gerente de Projeto. Quem distribui as responsabilidades é o
delegadas ao Líder do Projeto.]
Órgão/Área (*) Nome/Cargo (*)
Total de Participantes
Tipo Categoria RiscosData
efetivação
MINISTÉRIO DA FAZENDA
Gerenciamento de riscos (*) se o uso da planilha Anexo 2 – Matriz de Riscos. Esta planilha contém informações
Matriz de Comunicação [Define todas as regras e responsabilidades cabíveis as funções de Patrocinador
Gerente de Projeto. Quem distribui as responsabilidades é o Patrocinador do Projeto podendo ser
Papel (*) Email Frequência (*)
Anexo 1 - Equipe de Projeto<nome do projeto>
Causas AlertasAções
(mitigação e contorno)Responsável
Anexo 2 - Matriz de Riscos<nome do projeto>
53
Matriz de Riscos. Esta planilha contém informações
Patrocinador, Facilitador e
do Projeto podendo ser
Frequência (*) Nível Início Fim
0
Responsável Probabilidade Impacto Severidade
0
0
(*) campos obrigatórios
MINISTÉRIO DA FAZENDA
O q
uê
Quem
Comitê Gestor de Mudança
Equipe
Escritório de Apoio
Escritório de Projetos SGE/MF
Patrocinadores
Represente da SE
Facilitadores
Líder de Projeto/Suplente
Pro
post
a de
Pro
jeto
Pla
no d
e G
eren
ciam
ento
de
Pro
jeto
MINISTÉRIO DA FAZENDA
Comunicação em ReuniãoE-mailFerramenta de GestãoMemorandoOutros (informar)Comunicação em ReuniãoFerramenta de GestãoE-mailMemorandoOutros (informar)Comunicação em ReuniãoE-mailFerramenta de GestãoMemorandoOutros (informar)Comunicação em ReuniãoFerramenta de GestãoE-mailMemorandoOutros (informar)Comunicação em ReuniãoE-mailFerramenta de GestãoMemorandoOutros (informar)Comunicação em ReuniãoFerramenta de GestãoE-mailMemorandoOutros (informar)Comunicação em ReuniãoE-mailFerramenta de GestãoMemorandoOutros (informar)Comunicação em ReuniãoFerramenta de GestãoE-mailMemorandoOutros (informar)
<nome do projeto>
Rel
atór
io d
e L
içõe
s A
pren
dida
s
Anexo 3 - Matriz de Comunicação
Pla
no d
e G
eren
ciam
ento
de
Pro
jeto
Reg
istr
o de
Reu
nião
Rel
atór
io d
e M
onito
ram
ento
Sol
icita
ção
de M
udan
ça
Ter
mo
de E
ncer
ram
ento
54
Comunicação em ReuniãoE-mailFerramenta de GestãoMemorandoOutros (informar)Comunicação em ReuniãoFerramenta de GestãoE-mailMemorandoOutros (informar)Comunicação em ReuniãoE-mailFerramenta de GestãoMemorandoOutros (informar)Comunicação em ReuniãoFerramenta de GestãoE-mailMemorandoOutros (informar)Comunicação em ReuniãoE-mailFerramenta de GestãoMemorandoOutros (informar)Comunicação em ReuniãoFerramenta de GestãoE-mailMemorandoOutros (informar)Comunicação em ReuniãoE-mailFerramenta de GestãoMemorandoOutros (informar)Comunicação em ReuniãoFerramenta de GestãoE-mailMemorandoOutros (informar)
De que forma
(*) campos obrigatórios
MINISTÉRIO DA FAZENDA
14. Matriz de Responsabilidades[O Líder de Projeto deve trabalhar em conjunto com sua equipe na elaboração dos artefatos da
MGP/MF. Uma vez aprovada a primeira versão, o mesmo poderá delegar a atualização destes
artefatos aos integrantes da equipe de projeto.]
O q
uê
Quem
Comitê Gestor de Mudança
Patrocinadores
Líder de Projeto/Suplente
Escritório de Projetos SGE/MF
Facilitadores
Represente da SE
Escritório de Apoio
Equipe
Pro
post
a de
Pro
jeto
MINISTÉRIO DA FAZENDA
de Responsabilidades [O Líder de Projeto deve trabalhar em conjunto com sua equipe na elaboração dos artefatos da
MGP/MF. Uma vez aprovada a primeira versão, o mesmo poderá delegar a atualização destes
<nome do projeto>Anexo 4 - Matriz de Responsabilidades
Sol
icita
ção
de M
udan
ça
Ter
mo
de E
ncer
ram
ento
Rel
atór
io d
e L
içõe
s A
pren
dida
s
Responsabilidade
Rel
atór
io d
e M
onito
ram
ento
Pro
post
a de
Pro
jeto
Pla
no d
e G
eren
ciam
ento
de
Pro
jeto
Reg
istr
o de
Reu
nião
55
[O Líder de Projeto deve trabalhar em conjunto com sua equipe na elaboração dos artefatos da
MGP/MF. Uma vez aprovada a primeira versão, o mesmo poderá delegar a atualização destes
Responsabilidade
(*) campos obrigatórios
MINISTÉRIO DA FAZENDA
15. Responsáveis pelo p rojeto (*)
• Patrocinador: responsável por garantir recursos, resolver conflitos e viabilizar o PEC para
que ele cumpra seus objetivos, responde pelos resultados do projeto junto ao CEG.
Responsável por orientar o Grupo de Interface na indicação dos Facilitadores do seu
órgão. O projeto poderá ter mais de um
estabeleça parceria entre os órgãos na execução do projeto
• Facilitador: indicado pelo representante do Grupo de Interface dentro do órgão, a partir da
orientação do Patrocinador
pelos recursos (humanos, financeiros, materiais, etc.) necessários para a execução do
projeto;
• Comitê Gestor de Mudança: órgão colegiado composto por representantes de diversos
órgãos do MF, conforme disposto em Portaria, responsáveis pela aprovação final e
monitoramento das iniciativas de modernização da gestão.
recomendado para os projetos com alto grau de transversalidade
participam;
• Líder do Projeto: é indicado pelo
do PEC, referenciado pela metodologia de gestão de projetos acordada pelo CEG. É de
ResponsávelResponsável pela atualização
(nomeado pelo responsável pela elaboração)
Anexo 4 - Regras de Responsabilidades - Elaboração/ Atualização de Artefatos da MGP/MF
MINISTÉRIO DA FAZENDA
rojeto (*)
: responsável por garantir recursos, resolver conflitos e viabilizar o PEC para
que ele cumpra seus objetivos, responde pelos resultados do projeto junto ao CEG.
Responsável por orientar o Grupo de Interface na indicação dos Facilitadores do seu
rojeto poderá ter mais de um Patrocinador, especialmente nos casos em que
estabeleça parceria entre os órgãos na execução do projeto;
Facilitador: indicado pelo representante do Grupo de Interface dentro do órgão, a partir da
Patrocinador, para fazer a interface entre o Líder de Projeto e o responsável
pelos recursos (humanos, financeiros, materiais, etc.) necessários para a execução do
Comitê Gestor de Mudança: órgão colegiado composto por representantes de diversos
forme disposto em Portaria, responsáveis pela aprovação final e
monitoramento das iniciativas de modernização da gestão. Não é obrigatório, porém é
recomendado para os projetos com alto grau de transversalidade
to: é indicado pelo Patrocinador como responsável pela gestão da execução
do PEC, referenciado pela metodologia de gestão de projetos acordada pelo CEG. É de
Responsável pela atualização (nomeado pelo responsável pela
elaboração)Descrição
[Elaborar a proposta de PEC][Elaborar o Plano de Gerenciamento de Projeto][Elaborar/Atualizar a EAP][Elaborar/Atualizar o cronograma do projeto][Elaborar o Relatório de Monitoramento Mensal][Elaborar/Atualizar a Planilha de Riscos][Autorizar todas as fases do Projeto][Garantir os recursos do Projeto][Garantir o alinhamento dos benefícios do Projeto com os objetivos estratégicos da Instituição][Autorizar mudanças com impacto de até <XX%> no escopo, custo ou prazo do projeto][Autorizar mudanças com impacto de mais de <xx%> no escopo, custo ou prazo do projeto][Auxiliar na disponibilização de informações][Facilitar o relacionamento entre o Projeto e as diversas áreas da Instituição contribuindo para a resolução de conflitos][Gerenciar o Projeto][Dirimir os conflitos no âmbito do Projeto][Apresentar periodicamente relatório de status do Projeto][Garantir que os produtos sejam entregues com a qualidade, custo e tempo estimados][Validar os produtos dentro dos prazos acordados por meio de termo de aceite, a fim de não provocar impactos na seqüência dos trabalhos][Manter atualizada e disponível toda a documentação do projeto para fins de auditoria][Realização de reuniões mensais para o acompanhamento e controle da execução do projeto com a equipe][Manter o alinhamento do projeto com seus objetivos][Apoiar o preenchimento do relatório de monitoramento][Apoiar na elaboração dos artefatos][Apoiar na elaboração da EAP][Apoiar na elaboração do Cronograma][Apoiar na Elaboração da Planilha de Riscos][Outros]
Anexo 4 - Regras de Responsabilidades - Elaboração/ Atualização de Artefatos da MGP/MF
<nome do projeto>
56
: responsável por garantir recursos, resolver conflitos e viabilizar o PEC para
que ele cumpra seus objetivos, responde pelos resultados do projeto junto ao CEG.
Responsável por orientar o Grupo de Interface na indicação dos Facilitadores do seu
, especialmente nos casos em que
Facilitador: indicado pelo representante do Grupo de Interface dentro do órgão, a partir da
ra fazer a interface entre o Líder de Projeto e o responsável
pelos recursos (humanos, financeiros, materiais, etc.) necessários para a execução do
Comitê Gestor de Mudança: órgão colegiado composto por representantes de diversos
forme disposto em Portaria, responsáveis pela aprovação final e
Não é obrigatório, porém é
recomendado para os projetos com alto grau de transversalidade onde vários órgãos
como responsável pela gestão da execução
do PEC, referenciado pela metodologia de gestão de projetos acordada pelo CEG. É de
[Garantir o alinhamento dos benefícios do Projeto com os objetivos estratégicos da Instituição][Autorizar mudanças com impacto de até <XX%> no escopo, custo ou prazo do projeto][Autorizar mudanças com impacto de mais de <xx%> no escopo, custo ou prazo do projeto]
[Facilitar o relacionamento entre o Projeto e as diversas áreas da Instituição contribuindo para a
[Apresentar periodicamente relatório de status do Projeto][Garantir que os produtos sejam entregues com a qualidade, custo e tempo estimados][Validar os produtos dentro dos prazos acordados por meio de termo de aceite, a fim de não
[Manter atualizada e disponível toda a documentação do projeto para fins de auditoria][Realização de reuniões mensais para o acompanhamento e controle da execução do projeto
Anexo 4 - Regras de Responsabilidades - Elaboração/ Atualização de Artefatos da MGP/MF
(*) campos obrigatórios
MINISTÉRIO DA FAZENDA
responsabilidade do Líder de Projeto a apresentação de dados/informação (por meio
eletrônico) conforme previsto no Modelo de Governança;
• Líder do Projeto Suplente: pessoa delegada pelo Líder do Projeto para substituir e auxiliar
o Líder do Projeto.
Órgão (*) Patrocinador (*)
Líder do Projeto (*):
Líder Suplente do Projeto (*):
Órgão / Patrocinador
[Obrigatória(s) a(s) assinatura do(s)
Incluir campo para o versionamento
Versão
MINISTÉRIO DA FAZENDA
responsabilidade do Líder de Projeto a apresentação de dados/informação (por meio
orme previsto no Modelo de Governança;
Líder do Projeto Suplente: pessoa delegada pelo Líder do Projeto para substituir e auxiliar
(*) Facilitador (*) Comitê Gestor de Mudança
Patrocinador (*) Data (*) Assinatura
[Obrigatória(s) a(s) assinatura do(s) Patrocinador(es) para a primeira versão do Plano.]
versionamento
Histórico Responsável
57
responsabilidade do Líder de Projeto a apresentação de dados/informação (por meio
Líder do Projeto Suplente: pessoa delegada pelo Líder do Projeto para substituir e auxiliar
Comitê Gestor de Mudança
Assinatura (*)
(es) para a primeira versão do Plano.]
Responsável
(*) campos obrigatórios
MINISTÉRIO DA FAZENDA
1C - Relatório de Monitoramento do Projeto
1. Órgão patrocinador: 2. Nome do líder do projeto:
3. Período de a valiação (*):
a. Data inicial: [Indicar o período inicial de avaliação do relatório]b. Data final: [Indicar o período final de avaliação do relatório]
4. Etapa(s) atual(ais): [iniciação/planejamento/execução/controle/encerramento): permitir mais de uma opção, deixar o controle já preenchido. Incluir campo para múltiplas escolhas]
5. Entregas (*):
a. Alguma entrega concluída (produto ou serviçob. Quais são essas entregas?
6. Cronograma (*):
a. Cronograma atualizadoavaliação do relatório e planejamento das ações do próximo período)
b. Alteração de cronograma?c. Grau da alteração do executado em relação ao planejado
( ) baixa - baixo até 10%( ) média - entre 10% a 25%( ) alto - acima de 25%
d. Variação de cronograma (em dias): e. Motivo:
[Descrever as causas/justificativas das alterações do cronograma físico.]
7. Custos (*):
a. Cronograma de custos atualizado (período de avaliação do relatório e planejamento das ações do próximo período)
b. Alteração dos custos? ( ) sim ( ) não c. Grau da alteração:
( ) baixa - baixo até 10%( ) média - entre 10% a 25%( ) alto - acima de 25%
d. Variação de custo (em R$):
MINISTÉRIO DA FAZENDA
Relatório de Monitoramento do Projeto<nome do projeto>
Nome do líder do projeto:
valiação (*):
[Indicar o período inicial de avaliação do relatório] [Indicar o período final de avaliação do relatório]
[iniciação/planejamento/execução/controle/encerramento): permitir mais de uma opção, deixar o controle já preenchido. Incluir campo para múltiplas escolhas]
ga concluída (produto ou serviço)? ( ) Sim ( ) Não Quais são essas entregas?
Cronograma atualizado (incluindo informações das ações realizadas no período de avaliação do relatório e planejamento das ações do próximo período)Alteração de cronograma? ( ) sim ( ) não Grau da alteração do executado em relação ao planejado:
baixo até 10% entre 10% a 25%
acima de 25% Variação de cronograma (em dias):
[Descrever as causas/justificativas das alterações do cronograma físico.]
Cronograma de custos atualizado (incluindo informações dos custos despendidosperíodo de avaliação do relatório e planejamento das ações do próximo período)
? ( ) sim ( ) não
baixo até 10% entre 10% a 25%
acima de 25% (em R$):
58
Relatório de Monitoramento do Projeto
[iniciação/planejamento/execução/controle/encerramento): permitir mais de uma opção, deixar
(incluindo informações das ações realizadas no período de avaliação do relatório e planejamento das ações do próximo período)
[Descrever as causas/justificativas das alterações do cronograma físico.]
incluindo informações dos custos despendidos no período de avaliação do relatório e planejamento das ações do próximo período)
(*) campos obrigatórios
MINISTÉRIO DA FAZENDA
e. Motivo:
[Descrever as causas/justificativas das alterações do cronograma financeiro.]
8. Riscos (*): [Atualizar a planilha dos riscos efetivados, não efetivados, novos riscos e/ou pontos críticos no período de avaliação, seus impactos no projeto. Listar os principagerenciados para o próximo período de avaliação.]
9. Análise global da situação do projeto[informar e justificar o risco global do projeto de acordo com a visão do líder de projeto e, caso necessário, destacar a necessidade de intervenção do explicitadas as tendências positivas e/ou negativas do projeto]
a. Situação atual: (b. Tendência de desempenho:c. Sob controle? (
[Sob controle “Sim”, indica que não necessita de apoio superior e “Não”, indica que necessita de apoio superior para retomar o controle do Projeto]
10. Encaminhamentos [Indicar providências necessárias ao bom andamento do projeto. Observar se as ações relacionadas ao monitoramento dos riscos foram devidamente registradas. Incluir data para solução e responsável, monitorando os encaminhamentos pendentes.]
MINISTÉRIO DA FAZENDA
[Descrever as causas/justificativas das alterações do cronograma financeiro.]
[Atualizar a planilha dos riscos efetivados, não efetivados, novos riscos e/ou pontos críticos no período de avaliação, seus impactos no projeto. Listar os principais itens que precisam ser gerenciados para o próximo período de avaliação.]
Análise global da situação do projeto [informar e justificar o risco global do projeto de acordo com a visão do líder de projeto e, caso
necessidade de intervenção do Patrocinador. Também devem ser explicitadas as tendências positivas e/ou negativas do projeto]
[Sob controle “Sim”, indica que não necessita de apoio superior e “Não”, indica que necessita de apoio superior para retomar o controle do Projeto]
necessárias ao bom andamento do projeto. Observar se as ações relacionadas ao monitoramento dos riscos foram devidamente registradas. Incluir data para solução e responsável, monitorando os encaminhamentos pendentes.]
59
[Descrever as causas/justificativas das alterações do cronograma financeiro.]
[Atualizar a planilha dos riscos efetivados, não efetivados, novos riscos e/ou pontos críticos no is itens que precisam ser
[informar e justificar o risco global do projeto de acordo com a visão do líder de projeto e, caso . Também devem ser
�
[Sob controle “Sim”, indica que não necessita de apoio superior e “Não”, indica que necessita
necessárias ao bom andamento do projeto. Observar se as ações relacionadas ao monitoramento dos riscos foram devidamente registradas. Incluir data para
(*) campos obrigatórios
MINISTÉRIO DA FAZENDA
1D - Formulário de Solicitação de Mudança
Solicitado por (*): [identificar o responsável pela solicitação da mudança]
Categoria (*): ( ) escopo ( ) prazo ( ) custo
Descrição da mudança (*): [explicitar a mudança proposta] Justificativa da mudança (*): [identificar a necessidade da mudança, o porquê da mudança] Nível de impacto para o projeto (*):( ) baixo <10% ( ) médio 10% a 25% Impacto da mudança para o projeto (*): custo, qualidade e riscos do projeto]
<Os quadros abaixo devem ser preenchidos pelo Comitê Gestor de Mudança do Projeto, definido
no Plano de Gerenciamento do Projeto ou pelo(s)
Gestor de Mudança>
Aprovação (*): ( ) Sim ( ) Não Responsável pela aprovação (*):( ) Patrocinador(es) ( ) Comitê Justificativa (*): [explicitar os motivos pela aprovação ou não da mudança]
MINISTÉRIO DA FAZENDA
Formulário de Solicitação de Mudança<nome do projeto>
[identificar o responsável pela Data da solicitação (*):
) custo ( ) outros______________
[explicitar a mudança proposta]
[identificar a necessidade da mudança, o porquê da mudança]
Nível de impacto para o projeto (*): 10% a 25% ( ) alto acima de 25%
Impacto da mudança para o projeto (*): [identificar o efeito da mudança no escopo, tempo, custo, qualidade e riscos do projeto]
<local>, <mês> de <ano>
<Assinatura do Solicitante(*) > Nome e Papel no P
< Assinatura do Líder de Projeto (*)Nome do Líder de Projeto
<Os quadros abaixo devem ser preenchidos pelo Comitê Gestor de Mudança do Projeto, definido
no Plano de Gerenciamento do Projeto ou pelo(s) Patrocinador(es) caso não
Responsável pela aprovação (*): ) Comitê
[explicitar os motivos pela aprovação ou não da mudança]
<local>, <mês>
60
Formulário de Solicitação de Mudança
Data da solicitação (*):
[identificar a necessidade da mudança, o porquê da mudança]
[identificar o efeito da mudança no escopo, tempo,
<local>, <mês> de <ano>
<Assinatura do Solicitante(*) >
Nome e Papel no Projeto
Assinatura do Líder de Projeto (*) > Nome do Líder de Projeto
<Os quadros abaixo devem ser preenchidos pelo Comitê Gestor de Mudança do Projeto, definido
(es) caso não exista o Comitê
[explicitar os motivos pela aprovação ou não da mudança]
<local>, <mês> de <ano>
(*) campos obrigatórios
MINISTÉRIO DA FAZENDA
Órgão/Patrocinador/Comitê (*)
MINISTÉRIO DA FAZENDA
Data (*) Assinatura
61
Assinatura (*)
(*) campos obrigatórios
MINISTÉRIO DA FAZENDA
1E - Termo de Encerramento da Etapa/Projeto<nome da etapa ou projeto>
1. Introdução
Este relatório tem como objetivo encerrar formalmente:
( ) Etapa/Produto
Motivo do e ncerramento (*):
( ) Concluído (
2. Avaliação dos produtos concluídos (*)
Produto(s) Avaliação
[Nome do
produto]
[realizar avaliação dos
resultados]
3. Manutenção do produto/serviço (*)
A manutenção do produto/serviço passa a ser de responsabilidade da
a sua documentação está disponível no
projeto].
MINISTÉRIO DA FAZENDA
Termo de Encerramento da Etapa/Projeto<nome da etapa ou projeto>
Este relatório tem como objetivo encerrar formalmente:
( ) Projeto
ncerramento (*):
) Cancelado
Avaliação dos produtos concluídos (*)
Observação
[realizar avaliação dos
resultados]
[Registrar qualquer observação considerada
relevante para o entendimento da avaliação.
No caso de impossibilidade de avaliação dos
resultados, quando do término do projeto,
indicar proposta futura para mensuração dos
resultados. Importante tamb
observações quanto ao cumprimento do
cronograma, atrasos, motivos dos atrasos,
etc.]
Manutenção do produto/serviço (*)
A manutenção do produto/serviço passa a ser de responsabilidade da [área, órgão, pessoa]
a sua documentação está disponível no [indicar local de armazenamento das informações do
62
Termo de Encerramento da Etapa/Projeto
[Registrar qualquer observação considerada
relevante para o entendimento da avaliação.
No caso de impossibilidade de avaliação dos
resultados, quando do término do projeto,
indicar proposta futura para mensuração dos
resultados. Importante também incluir
observações quanto ao cumprimento do
cronograma, atrasos, motivos dos atrasos,
[área, órgão, pessoa] e toda
[indicar local de armazenamento das informações do
(*) campos obrigatórios
MINISTÉRIO DA FAZENDA
4. Declaração de encerramento (*)
Declara-se que etapa/produto/projeto
os produtos previstos foram concluídos de acordo com avaliação constante do item 2 deste
relatório.
_______________________ de _________________de ______(*)
___________________________________________
Órgão/Patrocinador
MINISTÉRIO DA FAZENDA
Declaração de encerramento (*)
se que etapa/produto/projeto [nome etapa, produto e/ou projeto] foi encerrada e que todos
istos foram concluídos de acordo com avaliação constante do item 2 deste
_______________________ de _________________de ______(*)
___________________________________________ [Nome do Líder]
Líder do Projeto (*)
Data Assinatura
63
foi encerrada e que todos
istos foram concluídos de acordo com avaliação constante do item 2 deste
_______________________ de _________________de ______(*)
Assinatura
(*) campos obrigatórios
MINISTÉRIO DA FAZENDA
1F
1. Encerramento de: ( ) Etapa/Produto: ( ) Projeto
5. Detalhamento
Tipo Contextualização Assunto
[Aprendizado prático] [Descrição detalhada da situação ou motivo que originou o aprendizado.
[Contratação externa] [Descrição da ação que foi adotada para resolver ou minimizar o problema.
[Estratégias de sucesso, decisões eficientes, pontos fortes...]
2. Principais dificuldades encontradas durante o pr ojeto:
Este relatório tem como objetivo apresentar parte das discussões/reflexões a respeito das lições aprendidas durante o desenvolvimento do Projeto planejamento, execução, controle e comunicação do referido projeto.
F - Relatório de Lições Aprendidas <nome da etapa ou projeto>
( ) Projeto
Ação adotada Impacto Principais dificuldades Aspectos positivos
[Descrição da ação que foi adotada para resolver ou minimizar o problema.
[Descrição do impacto (positivo ou negativo) que a ação tomada teve sobre o projeto. Mencionar se o problema foi minimizado, resolvido ou agravado.
Este relatório tem como objetivo apresentar parte das discussões/reflexões a respeito das lições aprendidas durante o desenvolvimento do Projeto <Nome do Projeto>. As reflexões do grupo tiveram como foco os processos de gestão,
64
Aspectos positivos Aprendizados obtidos
[Descrever qual foi o aprendizado que a equipe de gerenciamento de projetos adquiriu.
. As reflexões do grupo tiveram como foco os processos de gestão,
(*) campos obrigatórios
MINISTÉRIO DA FAZENDA
G
Data (*):
Início:
Objetivo (*):
Participantes (Nome) (*)
Desenvolvimento (*): [Relacionar os assuntos discutidos na reunião.]
Encaminhamentos:
[Listar os encaminhamentos definidos, identificando data para a realização e responsáveis. Este é
um importante instrumento para a coordenação de ações entre os envolvidos na reunião e deve
estar coerente com o planejamento do projeto.]
Encaminhamento
MINISTÉRIO DA FAZENDA
G - Registro de Reunião
Início: Fim: Projeto (*):
Participantes (Nome) (*) Área (*) Telefone (*)
[Relacionar os assuntos discutidos na reunião.]
definidos, identificando data para a realização e responsáveis. Este é
um importante instrumento para a coordenação de ações entre os envolvidos na reunião e deve
estar coerente com o planejamento do projeto.]
Responsável
65
Nº.
Telefone (*) Assinatura
definidos, identificando data para a realização e responsáveis. Este é
um importante instrumento para a coordenação de ações entre os envolvidos na reunião e deve
Responsável Prazo
MINISTÉRIO DA FAZENDA
7. Metodologia de Gestão de Portfólio
A partir da oficina realizada em 21 de março de 2012 com a equipe de inovação, foram definidos
os requisitos mínimos da Metodologia de Gestão de Portfólio
respeito aos PECs. No período de 05 de novembro a 14 novembro foram reali
discussões preliminares da versão atual, q
A MGPort-PEC/MF divide-
monitoramento/avaliação/revisão.
� Definição : conjunto de atividades que visam estruturar
estratégias do Ministério da Fazenda. As atividades de identificação, categorização,
avaliação, seleção e priorização são realizadas no processo de Planejamento
Estratégico do MF, por isso não são detalhadas neste documento.
� Execução : conjunto de atividades que visam gerenciar a execução dos projetos
estratégicos corporativos (PEC
� Monitoramento/avaliação/revisão
PECs constantes do portfólio do
monitoramento dos riscos e avaliação de eventuais mudanças, de forma a assegurar
que o portfólio está sendo realizado com o objetivo de alcançar as estratégias do
Ministério.
MINISTÉRIO DA FAZENDA
Metodologia de Gestão de Portfólio – PEC
A partir da oficina realizada em 21 de março de 2012 com a equipe de inovação, foram definidos
os requisitos mínimos da Metodologia de Gestão de Portfólio – MGPort-
s. No período de 05 de novembro a 14 novembro foram reali
discussões preliminares da versão atual, que deve ser utilizada pelos PECs.
-se nas seguintes etapas: definição, execução e
monitoramento/avaliação/revisão.
: conjunto de atividades que visam estruturar o alinhamento dos projetos às
estratégias do Ministério da Fazenda. As atividades de identificação, categorização,
avaliação, seleção e priorização são realizadas no processo de Planejamento
Estratégico do MF, por isso não são detalhadas neste documento.
: conjunto de atividades que visam gerenciar a execução dos projetos
estratégicos corporativos (PECs) autorizados na etapa de definição.
Monitoramento/avaliação/revisão : conjunto de atividades que visam acompanhar os
PECs constantes do portfólio do MF, por meio de indicadores de desempenho,
monitoramento dos riscos e avaliação de eventuais mudanças, de forma a assegurar
que o portfólio está sendo realizado com o objetivo de alcançar as estratégias do
66
A partir da oficina realizada em 21 de março de 2012 com a equipe de inovação, foram definidos
-PEC/MF, no que diz
s. No período de 05 de novembro a 14 novembro foram realizadas oficinas para
se nas seguintes etapas: definição, execução e
o alinhamento dos projetos às
estratégias do Ministério da Fazenda. As atividades de identificação, categorização,
avaliação, seleção e priorização são realizadas no processo de Planejamento
: conjunto de atividades que visam gerenciar a execução dos projetos
s) autorizados na etapa de definição.
: conjunto de atividades que visam acompanhar os
MF, por meio de indicadores de desempenho,
monitoramento dos riscos e avaliação de eventuais mudanças, de forma a assegurar
que o portfólio está sendo realizado com o objetivo de alcançar as estratégias do
MINISTÉRIO DA FAZENDA
7.1 Etapas da MGPort
Cada etapa é desenvolvida por meio da realização das seguintes atividades:
7.1.1 Definição
� Autorizar carteira de projetos:
estratégicos corporativos
Fazenda. Nesta atividade, poderão ocorrer suspensão e cancelamento de projetos.
� Divulgar carteira de projetos:
estratégicos corporativos, utilizando o artefato “2C
Exe
cuçã
oD
efi
niç
ão
Mo
nit
ora
me
nto
/Ava
lia
ção
/Re
vis
ão
MINISTÉRIO DA FAZENDA
Etapas da MGPort -PEC/MF
7-1 - Etapas na MGPort-PEC/MF
Cada etapa é desenvolvida por meio da realização das seguintes atividades:
Autorizar carteira de projetos: identificar, alocar recursos e autorizar os projetos
estratégicos corporativos – PECs a serem executados pelos órgãos do Ministério da
Fazenda. Nesta atividade, poderão ocorrer suspensão e cancelamento de projetos.
Divulgar carteira de projetos: comunicar formalmente a lista atualizada de projetos
estratégicos corporativos, utilizando o artefato “2C – Lista de Projetos Autorizados”.
67
Cada etapa é desenvolvida por meio da realização das seguintes atividades:
identificar, alocar recursos e autorizar os projetos
a serem executados pelos órgãos do Ministério da
Fazenda. Nesta atividade, poderão ocorrer suspensão e cancelamento de projetos.
ar formalmente a lista atualizada de projetos
Lista de Projetos Autorizados”.
MINISTÉRIO DA FAZENDA
7.1.2 Execução
� Gestão dos Projetos conforme MGP/MF:
Metodologia de Gestão de Projetos do
7.1.3 Monitoramento/avaliação/revisão
O monitoramento é executado mensalmente e, a cada trimestre, o portfólio é avaliado de
forma a verificar quais ações devem ser tomadas para garantir o desempenho do mesmo. A
cada semestre é realizada a revisão do portfólio para verificar o desempenho e a aderência
às diretrizes estratégicas, podendo inclusive promover ajustes no Planejamento Estratégico
� Mensal
� Consolidar/divulgar informações no Painel Executivo :
“Relatório de Monitoramento do Projeto”, submete ao
Secretaria Executiva (SGE), que
realiza a divulgação aos envolvidos.
� Trimestral � Consolidar Painel Executivo:
(SGE/Apoio) e o Grupo de Interface ajusta
instrumento de avaliação do Painel Executivo a fim de
para comparar os PECs
avaliam os PECs do Portfólio para que o Escritório de Projetos da SGE possa consolidar
as informações do “Painel Executivo” e demais documentos.
� Realizar reunião de acompanhamento do portfólio:
juntamente com os Escritórios de
Patrocinadores se reúnem para avaliar o desempenho das carteiras de projeto em
relação as metas estabelecidas pelo planejamento estratégico.
será o de deliberar sobre a carteira, traçar orientações a Equipe de Projeto e dar os
encaminhamentos necessários para a condução do portfólio. Caso necessário, deve
sinalizar o cancelamento, exclusão ou suspensão de projetos.
MINISTÉRIO DA FAZENDA
Gestão dos Projetos conforme MGP/MF: Segue as atividades detalhadas na
Metodologia de Gestão de Projetos do Ministério da Fazenda (MGP/MF).
Monitoramento/avaliação/revisão
O monitoramento é executado mensalmente e, a cada trimestre, o portfólio é avaliado de
forma a verificar quais ações devem ser tomadas para garantir o desempenho do mesmo. A
realizada a revisão do portfólio para verificar o desempenho e a aderência
às diretrizes estratégicas, podendo inclusive promover ajustes no Planejamento Estratégico
Consolidar/divulgar informações no Painel Executivo : a Equipe de Projeto elabor
“Relatório de Monitoramento do Projeto”, submete ao Escritório de
Secretaria Executiva (SGE), que consolida as informações, gera o
realiza a divulgação aos envolvidos.
Consolidar Painel Executivo: se houver necessidade, o Escritório de Projetos
(SGE/Apoio) e o Grupo de Interface ajustam os critérios de ponderação para calibrar o
instrumento de avaliação do Painel Executivo a fim de balancear/equalizar as medidas
para comparar os PECs. O Escritório de Projetos com a validação do(s)
avaliam os PECs do Portfólio para que o Escritório de Projetos da SGE possa consolidar
as informações do “Painel Executivo” e demais documentos.
Realizar reunião de acompanhamento do portfólio: o Escritório de
scritórios de Projetos de Apoio dos órgãos, líderes de projeto e
es se reúnem para avaliar o desempenho das carteiras de projeto em
metas estabelecidas pelo planejamento estratégico. O objetivo da reunião
será o de deliberar sobre a carteira, traçar orientações a Equipe de Projeto e dar os
encaminhamentos necessários para a condução do portfólio. Caso necessário, deve
ncelamento, exclusão ou suspensão de projetos.
68
Segue as atividades detalhadas na
Ministério da Fazenda (MGP/MF).
O monitoramento é executado mensalmente e, a cada trimestre, o portfólio é avaliado de
forma a verificar quais ações devem ser tomadas para garantir o desempenho do mesmo. A
realizada a revisão do portfólio para verificar o desempenho e a aderência
às diretrizes estratégicas, podendo inclusive promover ajustes no Planejamento Estratégico.
a Equipe de Projeto elabora o
scritório de Projetos da
consolida as informações, gera o “Painel Executivo” e
Escritório de Projetos
os critérios de ponderação para calibrar o
/equalizar as medidas
. O Escritório de Projetos com a validação do(s) Patrocinador(es)
avaliam os PECs do Portfólio para que o Escritório de Projetos da SGE possa consolidar
scritório de Projetos da SGE,
s órgãos, líderes de projeto e
es se reúnem para avaliar o desempenho das carteiras de projeto em
O objetivo da reunião
será o de deliberar sobre a carteira, traçar orientações a Equipe de Projeto e dar os
encaminhamentos necessários para a condução do portfólio. Caso necessário, deve-se
MINISTÉRIO DA FAZENDA
� Avaliar necessidade de reunião extraordinária do CE G:
acompanhamento do portfólio de projetos do órgão e com base nas informações do
“Painel Executivo”, se solicitado pelo(s)
convocação de uma reunião extraordinária com CEG, no sentido de deliberar sobre
questões não resolvidas nos fóruns
que podem impactar nas diretrizes traçadas pelo Planejamento
� Semestral
� Consolidar alterações da carteira de projetos:
consolida as informações (1A
Painel Executivo) e demais encaminhamentos dos
relatório “2E - Requisição de Mudanças do Portfólio” a ser apresentado na reunião de
alinhamento de projetos entre SGE e
� Realizar reunião de alinhamento do portfólio:
desempenho dos projet
realiza reuniões específicas com cada
que podem impactar no portfólio de projetos de cada órgão.
� Preparar reunião do CEG:
Estratégico de Gestão
tomadas as decisões pertinentes.
� Avaliar necessidade de revisão do Planejamento Estr atégico:
decisões da reunião do CEG, a SGE ava
revisão do Planejamento Estratégico.
MINISTÉRIO DA FAZENDA
Avaliar necessidade de reunião extraordinária do CE G:
acompanhamento do portfólio de projetos do órgão e com base nas informações do
“Painel Executivo”, se solicitado pelo(s) Patrocinador(es), busca(m) o apoio da SGE para
convocação de uma reunião extraordinária com CEG, no sentido de deliberar sobre
questões não resolvidas nos fóruns anteriores, mas consideradas críticas e relevantes
que podem impactar nas diretrizes traçadas pelo Planejamento Estratégico.
Consolidar alterações da carteira de projetos: o Escritório de P
consolida as informações (1A - Proposta de Projeto, 1D - Solicitação de Mudança e 2D
Painel Executivo) e demais encaminhamentos dos Escritórios de
Requisição de Mudanças do Portfólio” a ser apresentado na reunião de
alinhamento de projetos entre SGE e Patrocinadores.
Realizar reunião de alinhamento do portfólio: de posse das informações sobre o
jetos e dos encaminhamentos, o Escritório de P
reuniões específicas com cada Patrocinador para avaliar as questões críticas e
que podem impactar no portfólio de projetos de cada órgão.
Preparar reunião do CEG: a Secretaria Executiva (SGE) prepara a reunião do
Estratégico de Gestão (CEG), quando serão analisados os impactos das mudanças e
tomadas as decisões pertinentes.
Avaliar necessidade de revisão do Planejamento Estr atégico:
decisões da reunião do CEG, a SGE avalia e da o encaminhamento requerido para a
revisão do Planejamento Estratégico.
69
Avaliar necessidade de reunião extraordinária do CE G: após reunião de
acompanhamento do portfólio de projetos do órgão e com base nas informações do
busca(m) o apoio da SGE para
convocação de uma reunião extraordinária com CEG, no sentido de deliberar sobre
anteriores, mas consideradas críticas e relevantes
Estratégico.
o Escritório de Projetos da SGE
Solicitação de Mudança e 2D -
scritórios de Apoio e prepara o
Requisição de Mudanças do Portfólio” a ser apresentado na reunião de
de posse das informações sobre o
os e dos encaminhamentos, o Escritório de Projetos da SGE
para avaliar as questões críticas e
E) prepara a reunião do Comitê
(CEG), quando serão analisados os impactos das mudanças e
Avaliar necessidade de revisão do Planejamento Estr atégico: com base nas
Cada etapa é desenvolvida por meio da realização das seguintes atividades:
Criar uma lista de projetos candidatos, com
categorias relevantes para o
definidas pela instituição. Estas categorias serão utilizadas como
Aplicar critérios de avaliação de forma a verificar as
dos projetos e permitir a medição da contribuição de cada
projeto aos objetivos estratégicos. A partir disso, deve-se selecionar um
subconjunto de projetos que deverão seguir para a priorização.
portfólio.
Priorização Balanceamento Autorização
3B 3B 3C
Templates
3A – Planilha Descritiva dos Projetos3B – Matriz com Critérios de Priorização3C – Lista de Projetos Aprovados1C - Relatório de Monitoramento3E – Painel de Controle
Envolvidos
PA– PatrocinadorEP - Escritório de ProjetosGP - Gestor do Portfólio
EP, GP EP, GP EP, GP
MINISTÉRIO DA FAZENDA
� Balanceamento:
médio e longo prazo, entre outros) e rever a lista de projetos priorizados, de
forma a identificar aqueles que apresentem o melhor potencial para apoiar e
propor o alcance dos objetivos estratégicos.
� Autorização: Identificar e alocar recursos e autorizar os projetos a serem
executados pela organização. Nesta atividade, projetos podem ser também
suspensos e cancelados.
8.1.2 Execução
Nessa etapa há o gerenciamento de
autorizados. As atividades seguem a Metodologia de Gerenciamento de Projetos do
Ministério da Fazenda (MGP
8.1.3 Monitoramento
� Monitoramento e controle do portfólio:
portfólio, por meio de uso de indicadores de desempenho e monitoramento dos
riscos e revisar a prioridade dos projetos.
� Monitoramento das mudanças na estratégia:
no plano estratégico da organização de forma a analisar necessidade/r
critérios de avaliação e priorização do portfólio.
� Tomada de decisão/revisão de prioridades:
adição, cancelamento de projetos, realizar recomendações aos líderes de
projetos e propor mudanças no processo de gestão d
MINISTÉRIO DA FAZENDA
Balanceamento: Avaliar objetivos conflitantes (risco x retorno, metas de curto,
médio e longo prazo, entre outros) e rever a lista de projetos priorizados, de
forma a identificar aqueles que apresentem o melhor potencial para apoiar e
lcance dos objetivos estratégicos.
Identificar e alocar recursos e autorizar os projetos a serem
executados pela organização. Nesta atividade, projetos podem ser também
suspensos e cancelados.
Execução
Nessa etapa há o gerenciamento de atividades para execução dos projetos/programas
autorizados. As atividades seguem a Metodologia de Gerenciamento de Projetos do
Ministério da Fazenda (MGP-MF).
Monitoramento
Monitoramento e controle do portfólio: Acompanhar os projetos constantes do
fólio, por meio de uso de indicadores de desempenho e monitoramento dos
riscos e revisar a prioridade dos projetos.
Monitoramento das mudanças na estratégia: Monitorar possíveis mudanças
no plano estratégico da organização de forma a analisar necessidade/r
critérios de avaliação e priorização do portfólio.
Tomada de decisão/revisão de prioridades: Decidir quanto à continuidade,
adição, cancelamento de projetos, realizar recomendações aos líderes de
projetos e propor mudanças no processo de gestão de portfólio.
85
Avaliar objetivos conflitantes (risco x retorno, metas de curto,
médio e longo prazo, entre outros) e rever a lista de projetos priorizados, de
forma a identificar aqueles que apresentem o melhor potencial para apoiar e
Identificar e alocar recursos e autorizar os projetos a serem
executados pela organização. Nesta atividade, projetos podem ser também
atividades para execução dos projetos/programas
autorizados. As atividades seguem a Metodologia de Gerenciamento de Projetos do
Acompanhar os projetos constantes do
fólio, por meio de uso de indicadores de desempenho e monitoramento dos
Monitorar possíveis mudanças
no plano estratégico da organização de forma a analisar necessidade/revisar os
Decidir quanto à continuidade,
adição, cancelamento de projetos, realizar recomendações aos líderes de
e portfólio.
MINISTÉRIO DA FAZENDA
8.2 Artefatos MGPort/Órgão
3A –
Planilha Descritiva dos Projetos
86
MINISTÉRIO DA FAZENDA
3B – Matriz com Critérios de Priorização
Matriz com Critérios de Priorização
87
MINISTÉRIO DA FAZENDA
3C –
Ordem Lista de Projetos
Projeto 1
Projeto 2
Projeto 3
(...)
– Lista de Projetos Autorizados
Classificação da Priorização Cesta Data Autorização