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La fattura con Excel
03:06AM
In questo articolo proponiamo la realizzazione di un modello per
creare le fatture o, pi semplicemente, delle note pro forma.
Ripasseremo cos tante funzionalit utili di Microsoft Excel, come la
ricerca in file diversi, le aree di stampa e la protezione delle
celle.Iniziamo il lavoro di questo articolo dal fileFattura,
visibile infigura 1, che potete trovare sulbooksite del librodai
cui tratto questo articolo.Il file contiene gi la struttura della
fattura. Inoltre, usando la tecnica degli intervalli dinamici,
nella cella G11 abbiamo inserito un elenco con i possibili tipi di
pagamento (questi sono stati, a loro volta, inseriti nel
foglioTipiPagamento). Anche nelle celle D17:D32 abbiamo creato un
elenco per scegliere tre possibili aliquote IVA (4%, 10% e 21%).In
questa prima fase, ci occuperemo essenzialmente di lavorare nelle
righe dalla 17 in gi. Le righe precedenti, infatti, dovranno essere
compilate dallutente che realizza la fattura o la nota (per la
verit, pi sotto, mostreremo come si possono automatizzare alcune di
queste operazioni).Ovviamente ci sono delle parti da compilare
anche nelle righe successive alla 17: bisogna inserire il codice
del prodotto, la descrizione, il suo prezzo unitario, la quantit,
laliquota IVA, lo sconto, eventuali costi di imballaggio (D38),
eventuali spese documentate (D37) ed eventuali spese non
documentate (D39). Ma gli altri valori verranno calcolati in base
ad alcune formule che andremo ad approntare.
Figura 1: il file FatturaCome prima, semplice operazione, ci
occupiamo di inserire nella colonna H la formula che calcola il
prezzo totale di ogni riga. La formula da usare questa:
=B17*G17-(B17*G17*E17)
Questa formula calcola il prezzo, moltiplicando la quantit di
pezzi (B17) richiesti di un dato prodotto per il suo prezzo
unitario (G17); a questo si toglie poi lo sconto, che a sua volta
si calcola moltiplicando il prezzo totale (B17*G17) per la
percentuale di sconto (E17). Una volta inserita la formula,
trascinatela fino alla cella H32.A questo punto viene il difficile.
Dobbiamo calcolare limporto totale della merce cui si applica lIVA
del 21%, quello della merce con IVA al 10% e quello della merce con
IVA al 4%.Per farlo abbiamo bisogno di colonne di appoggio che poi,
naturalmente, nasconderemo. Lavoriamo alla destra della struttura
della fattura. A partire dalla cella J16 scriviamo le etichette
IMPORTI AL 21%, IMPORTI AL 10%, IMPORTI AL 4%, come visibile
infigura 2. Nelle celle al di sotto di ciascuna etichetta
riporteremo limporto totale della riga in base al tipo di aliquota
IVA da applicare.
Figura 2: le colonne di appoggio per il calcolo dell'importo
complessivo cui applicare ciascuna aliquota IVACominciamo a
scrivere le formule che ci servono. In J2 la formula da usare :
=SE(D17=21%;H17;0)
Se lIVA memorizzata nella colonna D pari al 21%, allora
riportiamo qui limporto totale della riga, cio il valore di H17,
altrimenti scriviamo 0.Trascinate la formula fino a J32. Ora
passiamo alle celle K17 e L17. Le formule da usare sono,
rispettivamente:
=SE(D17=10%;H17;0)
e:
=SE(D17=4%;H17;0)
Trascinate anche queste formule fino alla riga 32.A questo punto
la colonna J contiene tutti gli importi cui va applicata lIVA del
21%, la colonna K quelli a cui va applicata lIVA del 10% e la
colonna L quelli cui va applicata lIVA del 4%.Baster fare la somma
dei valori di ciascuna colonna per scoprire qual limporto totale
cui si deve applicare ciascuna aliquota IVA. Lo facciamo nelle
celle J34, K34 e L34. In J34 scriviamo =SOMMA(J17:J32), in K34
=SOMMA(K17:K32) e in L34 =SOMMA(L17:L32).Adesso dobbiamo calcolare
la porzione delle spese di imballo (che lutente dovr scrivere in
D38) cui va applicata ciascuna aliquota IVA (questa porzione in
rapporto al totale complessivo, per ogni aliquota).Faremo questo
calcolo nella riga 36. Prima, per, in M34 calcoliamo limporto
complessivo indipendentemente dal tipo di aliquota. La formula da
usare SOMMA(J34:L34).A questo punto, in J36 scriviamo:
=J34/$M$34*$D$38
Ricordiamo che i valori assoluti servono per poter liberamente
trascinare la funzione nelle celle K36 e L36.La prima parte di
questa funzione, J34 (totale importo al 21%) /$M$34 (importo
complessivo), calcola qual la percentuale dellimporto totale cui si
applica lIVA al 21%. La seconda parte della formula, *$D$38,
moltiplica la percentuale trovata per le spese di imballaggio.
NotaNon preoccupatevi se ottenete come risultato di queste
formule l'errore#DIV/O!. Questo avviene perch non ci sono dati e
nella cella M34 c' il valore O. La divisione per O genera sempre un
errore. Pi avanti in questo articolo vedremo come tenere nascosti
questi errori "temporanei".
Ora possiamo riportare i valori calcolati nella riga 34 e nella
riga 36 nello schema della fattura, in particolare nelle celle A34,
C34 e D34.In A34 la formula =J34+J36 (in pratica, limporto cui
applicare lIVA del 21% e la porzione di spese di imballaggio cui
applicare la stessa IVA). In C34 =K34+K36 e in D34 =L34+L36.Ora che
sappiamo qual il totale cui va applicata ciascuna aliquota IVA
possiamo finalmente calcolare lIVA da pagare per ogni aliquota. Lo
facciamo nella riga 36. Ecco le formule per le celle A36, C36 e
D36:
A36=A34*21%
C36=C34*10%
D36=D34*4%
Non ci resta che sommare questi valori per scoprire quanta lIVA
complessiva. Lo facciamo in A38 (=A36+C36+D36).A questo punto
possiamo anche calcolare il totale complessivo della fattura. Lo
scriveremo in H36. La formula da usare :
=A38+M34+D37+D38+D39
La formula somma il totale dellIVA che abbiamo appena calcolato
(A38) con limporto totale che avevamo calcolato in M34; a questi
aggiunge poi le spese di imballo (D38) e le spese documentate (D37)
e non (D39).
Stampare la fatturaLa nostra fattura finita (pi avanti
nell'articolo proporremo alcuni abbellimenti, ma la sostanza c
tutta). Passiamo a stamparla.Naturalmente, in stampa dobbiamo
nascondere le colonne di appoggio J, K, L e M. Ci sono diversi
sistemi per farlo, ma quello pi semplice quello di definire unarea
di stampa.
NotaUn altro sistema rapido per non stampare le colonne J, K, L
e M quello di nasconderle. Dopo averle selezionate per intero, con
Excel 2007-2010, nella schedaHomedel gruppoCelle, aprite il menu
del pulsanteFormatoe sceglieteNascondi e scopriNascondi colonne.
Per scoprire le colonne nascoste, selezionate le colonne ai lati di
quelle nascoste, poi ripetete la procedura per scegliere la
voceScopri.
In pratica, unarea di stampa un intervallo di celle che lutente
sceglie di stampare escludendo tutte le altre celle del foglio di
lavoro. Vediamo subito come farlo. Selezionate le celle da stampare
(A1:H39) nel nostro esempio. Poi, con Excel 2007-2010, portatevi
alla schedaLayout di paginae, nel gruppoImposta pagina, aprite il
menu del pulsanteArea di stampae scegliete la voceArea di stampa.Se
provate lanteprima di stampa, vi accorgerete che verr stampata solo
la porzione di foglio impostata come area di stampa. La struttura
della fattura, comunque, non viene stampata su ununica pagina,
perch troppo larga per essere stampata su un foglio A4 in
verticale. In Excel 2007-2010 potete rendervene conto anche
lavorando in visualizzazione Layout di pagina: una nuova
visualizzazione, introdotta proprio con questa versione di Excel,
che permette di vedere, mentre si lavora, il foglio di lavoro nel
modo pi simile a come apparir in stampa, come visibile infigura
3.
Figura 3: la visualizzazione Layout di paginaPer attivare la
visualizzazioneLayout di paginaoccorre portarsi alla
schedaVisualizza, quindi nel gruppoVisualizzazioni cartella di
lavoro(il primo a sinistra) si deve premere il pulsanteLayout di
pagina.
NotaPer tornare alla visualizzazione normale basta premere il
pulsanteNormale, sempre nel gruppoVisualizzazioni cartella di
lavorodella schedaVisualizza.
Da questa visualizzazione, portandosi alla schedaLayout di
paginadella barra multifunzione, molto facile ridurre le
proporzioni della pagina in modo da adattarla alla dimensione di un
foglio A4. Ci sono diverse possibilit.Per esempio, possibile
ridurre gradualmente il valore mostrato nella casellaProporzionidel
gruppoAdatta alla paginafino a quando tutta la struttura della
fattura non visibile in un solo foglio (in questo caso occorre
arrivare all85% delle dimensioni originali). Oppure, possibile
lasciare inalterato il valore delle proporzioni e scegliere 1
pagina dagli elenchi a discesaLarghezzaeAltezza, sempre nel
gruppoAdatta alla pagina.In questo modo sar Excel a ridimensionare
il contenuto del foglio quel tanto che basta perch si adatti al
foglio A4.La visualizzazioneLayout di paginapermette anche di
aggiungere velocemente le intestazioni e i pi di pagina al foglio.
Nel caso della fattura, nellintestazione si potr mettere il logo
della ditta e nel pi di pagina i dati fiscali.Lintestazione e il pi
di pagina, come nelle precedenti versioni di Excel, sono divisi in
tre blocchi: basta fare clic su di essi per poter cominciare a
lavorare e inserire il contenuto, come mostrato infigura 4.
Figura 4: inserire unintestazione di pagina con Excel
2007-2010Centrare nella pagina con Excel 2007-2010Dovete fare clic
sullattivatore di finestra di dialogo, visibile infigura 5, del
gruppoImposta pagina, nella schedaLayout di pagina, per aprire la
finestra di dialogoImposta pagina.
Figura 5: aprire la finestra di dialogo Imposta pagina in Excel
2007-2010A questo punto potete procedere a centrare il contenuto da
stampare rispetto al foglio sia in orizzontale sia in
verticale.
Nascondere gli errori temporaneiAdesso che abbiamo visto come
gestire al meglio le stampe della nostra fattura o nota pro forma,
torniamo al foglio Excel per apportare alcune migliorie.Abbiamo
visto che, finch non si inseriscono dei prezzi, il foglio di lavoro
mostra degli errori, dovuti a una divisione per zero (li si vede,
per esempio nellafigura 3).Abbiamo gi spiegato come questi errori
non siano un problema. Infatti, appena si comincia a compilare la
fattura essi scompaiono. Un utente, per, potrebbe apparire
disorientato e qualcuno potrebbe trovarli brutti.Visto che
nasconderli molto rapido, perch non farlo?Dobbiamo ricorrere alla
formattazione condizionale. Per fare pi in fretta, conviene
selezionare tutto il foglio facendo clic sul quadratino allincrocio
dei righelli. Attivate poi la formattazione condizionale, e
scegliete di utilizzare una formula per selezionare le celle da
formattare, come visibile nellafigura 6.La formula da usare :
=VAL.ERRORE(A1)=VERO
NotaRicordate sempre che, quando si imposta una formattazione
condizionale con una formula per un gruppo di celle, la formula va
scritta come se valesse solo per la prima cella dellintervallo. Per
maggiori informazioni sulla formattazione condizionale consultate
l'articolo "La formattazione condizionale in Excel 2010".
Figura 6: applicare la formattazione condizionale per nascondere
gli erroriUna volta impostata la formula, scegliete il colore
bianco per il carattere delle celle da formattare: in questo modo,
tutte le celle che contengono un errore useranno un carattere
bianco, quindi non visibile. Lerrore, dunque, non viene eliminato,
ma reso invisibile.
Recuperare i dati da un file esternoUnaltra miglioria che
potremmo apportare al nostro file consiste nellimpostare un sistema
per recuperare i dati dei clienti, o quelli relativi ai prodotti,
da un file esterno. Immaginiamo di avere in un file esterno,
chiamatoProdotticome quello visibile infigura 7, lelenco dei nostri
prodotti. Potremmo fare in modo che, quando lutente scrive nella
colonna A della fattura il codice di un prodotto, automaticamente
si completino le colonne C con la descrizione e G col prezzo. Voi,
quindi, potrete procedere allo stesso modo per recuperare i dati
del cliente e riportarli nelle prime righe della fattura.
Figura 7: il file ProdottiPer fare questo useremo la funzione
CERCA.VERT (si trova fra le funzioni diRicerca e riferimento), che
permette di ricercare un valore contenuto nella prima colonna di
una tabella e di restituire un valore che si trova nella stessa
riga della tabella, ma in unaltra colonna.In pratica, possiamo
chiedere a Excel di ricercare nel file Prodotti il codice prodotto
che abbiamo scritto nel file della fattura, quindi di scrivere la
descrizione e il prezzo corrispondenti nelle colonne C e G del file
della fattura.La funzione CERCA.VERT richiede tre paramenti
obbligatori:
Valore: richiede il valore noto che stiamo cercando, in questo
caso il codice del prodotto che si trova nella cella D2;
Matrice_tabella: la tabella di ricerca, cio la tabella dei
prodotti. Il valore noto deve sempre essere posto nella colonna pi
a sinistra della tabella di ricerca. Per evitare problemi di
aggiornamento dei riferimenti, se si trascina la formula, conviene
sempre assegnare un nome a questa tabella e usare il nome come
argomento della funzione
Indice: la colonna della tabella di ricerca che contiene il
valore da riportare. La colonna va indicata non con la sua lettera,
ma col numero corrispondente. Nel nostro caso, la descrizione del
prodotto, per esempi, si trova nella colonna B, ossia la seconda
(2) colonna della tabella di ricerca.
Il quarto argomento della funzioneIntervallo facoltativo, ma non
per questo meno importante. Questo argomento pu assumere valore
VERO o FALSO. Nel primo caso, la funzione CERCA.VERT esegue una
ricerca approssimativa, ossia restituisce il valore successivo pi
grande che sia minore di valore a quello ricercato. Nel secondo
caso, CERCA.VERT trover una corrispondenza esatta. Se non
specifichiamo nulla, Excel assume che il valore per largomento
Intervallo sia VERO. Per il nostro tipo di ricerca, invece, ci
occorre una ricerca esatta, quindi dovremo indicare il valore
FALSO.Dopo tutte queste spiegazioni teoriche passiamo
allapplicazione pratica, che render tutto pi chiaro.Per prima cosa,
conviene assegnare un nome alla tabella di ricerca, cio alle celle
piene del fileProdotti.Selezionate dunque le celle piene del
fileProdotti(A1:D107) e assegnate loro il nomeProdotti.Questa volta
non possiamo creare un intervallo dinamico, perch altrimenti
saremmo obbligati a tenere aperto il fileProdottiquando compiliamo
la fattura. Un intervallo dinamico, infatti, viene generato al volo
da Excel e non esiste quando il file chiuso.
NotaSe volete comunque usare un intervallo dinamico e aprire
sempre il file Prodotti, lintervallo dinamico da creare un po
diverso da quelli che abbiamo usato finora, perch composto da pi
colonne e non da una sola. Per definire lintervallo, infatti,
bisogna usare la formula:
=SCARTO(perline!$A$1;0;0;CONTA.VALORI(perline!$A:$A);CONTA.
VALORI(perline!$1:$1))
NotaLa novit consiste nel fatto che dobbiamo usare la funzione
CONTA. VALORI anche per determinare la larghezza dellintervallo da
creare (CONTA.VALORI(perline!$1:$1)) e non solo la sua altezza.
Insomma, si tratta di contare anche le celle piene della riga 1 (o
di una riga qualsiasi, visto che sono tutte uguali) e non solo
quelle della colonna A.
Una volta definito lintervallo chiudete pure il fileProdottie
tornate alla vostra fattura. Per vedere il risultato delle funzioni
che ora andremo a scrivere, provate a scrivere A15, il codice di
uno dei prodotti del file Prodotti, in A17.Siamo pronti a ricavare
automaticamente la descrizione del prodotto con codice A15 in
B17.Fate clic in B17 e avviate linserimento della funzione
CERCA.VERT. Se volte usare la finestraArgomenti funzione,fatelo
come nellafigura 8.
Figura 8: gli argomenti per la funzione CERCA.VERTSe preferite
scrivere la formula, di seguito ve la proponiamo per intero:
=CERCA.VERT(A17;C:\Percorso\Prodotti.xlsx!prodotti;2;FALSO)
dove Percorso il percorso del fileProdottie prodotti il nome
dellintervallo che abbiamo definito.Naturalmente, 2 indica che
dobbiamo riportare il valore della seconda colonna della tabella di
ricerca.A questo punto possiamo riproporre la funzione di ricerca
nella colonna G della fattura per recuperare il prezzo del
prodotto. Questa volta la formula da scrivere in G17 :
=CERCA.VERT(A17;C:\Percorso\Prodotti.xlsx!prodotti;3;FALSO)
Trascinate le funzioni verso il basso. Ora, quando scriverete il
codice di un prodotto, esso verr automaticamente recuperato dal
fileProdottianche se questo chiuso.Quando riaprirete il
fileFattura, Excel rilever che il file accede ai dati esterni e vi
chieder come gestirli, come visibile nellefigure 9e10.
Figura 9: Excel 2007 indica che il file accede a dati
esterni
Figura 10: Excel 2010 indica che il file accede a dati esterniIn
entrambi i casi occorre confermare luso di dati esterni. Nella
finestra di Excel 2010, visibile nellafigura 13, premete il
pulsanteAggiorna, mentre con Excel 2007 dovete premere il
pulsanteOpzioni, quindi nella nuova finestra selezionate
lopzioneAttivacontenuto e premeteOK.
Proteggere le celle in cui non si deve scrivereDato che abbiamo
fatto tanta fatica ad arrivare fin qui, potrebbe essere utile
impedire le modifiche, anche accidentali, alle celle che contengono
le formule. Di fatto, in questo file, lutente deve lavorare solo
nelle celle A1:H15, A17:B32, D17:F32 e D37:D39. Tutte le altre o
sono vuote o vengono calcolate con formule.Potremmo quindi bloccare
le modifiche nelle celle che contengono le formule e permettere
allutente di lavorare solo nelle altre.Vediamo come farlo.
Innanzitutto, bene ricordare che, perch una cella possa essere resa
immodificabile, occorre che la si definisca come Bloccata. Per
impostazione predefinita, tutte le celle del foglio di lavoro sono
bloccate.Per verificarlo, selezionate una qualsiasi delle celle (o
tutte le celle) del foglio di lavoro, quindi aprite la
finestraFormato celle(con Excel 2007-2010 schedaHome, gruppoCelle,
menu del pulsanteFormato, voceFormato celle) e portatevi alla
schedaProtezione, visibile infigura 11.
Figura 11: la scheda Protezione della finestra Formato
celleVedrete che per tutte le celle del foglio selezionata
lopzioneBloccata. Occorre, eventualmente, sbloccare le celle che
volete rimangano modificabili anche dopo che stata impostata la
protezione.Noi abbiamo bisogno di sbloccare tutte le celle e quindi
di bloccare solo quelle che contengono delle formule.Cominciamo
sbloccando tutte le celle: fate clic sul pulsanteSeleziona tutto,
allincrocio dei righelli, e aprite la finestraFormato cellealla
schedaProtezione. Deselezionate lopzioneBloccata, poi chiudete la
finestra. A questo punto ci serve un sistema per selezionare
automaticamente tutte le celle che contengono delle formule. Ecco
come fare. Per prima cosa occorre selezionare il foglio di lavoro
per intero facendo clic sul quadrato allincrocio tra le
intestazioni delle righe e delle colonne. Una volta selezionato il
foglio, con Excel 2007-2010 portatevi nella schedaHomedella barra
multifunzione e, nel gruppoSeleziona e trova, aprite il menu del
pulsanteTrova e seleziona. Qui scegliete la voceFormule.A questo
punto, Excel vi mostrer tutte le celle che contengono delle formule
selezionate, come visibile infigura 12.
Figura 12: le celle che contengono delle formule sono state
selezionateAprite di nuovo la finestraFormato cellealla
schedaProtezione, vista infigura 11, e selezionate
lopzioneBloccata.
NotaSe si seleziona anche lopzioneNascostale celle non solo non
saranno modificabili, ma la formula non sar nemmeno visibile.
Quando farete clic su di esse la barra della formula rimarr
vuota.
Ora tutte le celle che contengono formule nel foglio di lavoro
risulteranno bloccate e nascoste.Perch il blocco abbia effetto
bisogna chiedere a Excel di impostare la protezione per il foglio
di lavoro.Con Excel 2007-2010 portatevi alla schedaHomee, nel
gruppoCelle, aprite il menu del pulsanteFormatoe scegliete la
voceProteggi foglio.Excel vi mostrer la finestraProteggi foglio,
visibile infigura 13.
Figura 13: la finestra Proteggi foglioQui dovete, innanzi tutto,
scegliere quale tipo di operazioni permettere sulle celle
bloccate.Per impostazione predefinita, possibile solo
selezionarle.Potete eventualmente selezionare altre opzioni per
permettere altre operazioni sulle celle bloccate. Se lo desiderate,
potete anche inserire una password.Una volta che avete definito
tutte le impostazioni, premete il pulsanteOK. Se avete impostato
una password, vi verr richiesto di digitarla nuovamente.Se ora
cercate di modificare le celle bloccate, Excel vi avviser con un
apposito messaggio. La protezione pu essere rimossa in qualsiasi
momento. Con Excel 2007-2010 portatevi alla schedaHomee, nel
gruppoCelle, aprite il menu del pulsanteFormatoe scegliete la
voceRimuovi protezione foglio. Se avete impostato una password vi
verr chiesto di fornirla per poter procedere con la rimozione della
protezione.
Il libro
Problemi e soluzioni con Excel 2a edizioneAlle volte le
conoscenze teoriche non bastano, ma necessario vedere applicate le
nozioni alla pratica quotidiana. proprio ci che si prefigge questo
libro: mostrare soluzioni pratiche ai problemi pi comuni. Il libro
propone diversi esempi pratici e casi reali che possono presentarsi
nel lavoro con Microsoft Excel (versioni 2003, 2007, 2010) e che
potrebbero mettere in difficolt lutente. Ad ogni problema proposto
si fa seguire la possibile soluzione. Da questa carrellata il
lettore potr trovare spunto per la soluzione dei suoi problemi
concreti di ogni giorno. File di esempi ed esercizi disponibili
online (booksite).
LautoreAlessandra Salvaggio titolare di uno studio di consulenza
informatica che si occupa di pubblicazioni, formazione e web
authoring. Da anni tiene corsi di informatica presso centri di
formazione professionale, scuole e aziende. Collabora con riviste
di informatica e grafica. Per Edizioni FAG autrice di manuali di
scrittura, formulari e varie guide su MS Office, macro e VBA.
Configurarea unei foi de calculI.1 Configurarea unui nou dosar
de calcul.Deschideti un nou dosar de calcul In bara cu instrumente
Standard, efectuati clic pe butonulNew.
Salvati noul dosar de calcul1. In bara cu instrumente Standard,
executati clic pe butonulSave. Se deschide fereastra de dialogSave
As.
2. In casetaSave Inalegeti caleaF:\Excel\Cursanti3. In fereastra
deschisa scrieti numele fisierului:Factura ITC.urmat de numele dvs,
pentru a va putea deosebi fisierul cu care lucrati de fisierele
altora
4. Executati clic pe butonulSave.
Eliminati foile de calcul inutileIn mod normal, dosarul de
calcul contine trei foi: Sheet 1, Sheet 2, Sheet 3. Pentru a mai
descongestiona dosarul, stergeti foile inutile ulterior puteti sa
adaugati altele daca este necesar.1. Executati clic pe eticheta
Sheet2, tineti apasata tasta SHIFT si executati clic pe eticheta
Sheet3. Foile de calculSheet2siSheet3sunt selectate.
2. Folositi butonul drept al mouse-ului pentru a executa clic pe
una dintre etichetele selectate. Apare un meniu flotant .
3. Executati clic pe Delete. Se deschide o fereastra cu un mesaj
unde trebuie sa confirmati stergerea foilor de calcul.
4. Faceti clic peOK. Foile in plus sunt eliminate.
Redenumiti o foaie de calculNumele unei foi este important. El
este folosit in formule si poate fi antetul prestabilit pentru
pagina tiparita. In acest exemplu vom redenumi foaia cu
numeleFactura.1. Executati dublu clic pe etichetaSheet1.
2. ScrietiFacturasi apasati ENTER.
I.2 Construirea unui sablon (document Template)Modelul de
factura va fi un formular standard, pe care personalul
departamentului de vanzari al firmeiIsland Tea & Coffeeil va
putea completa, tipari si expedia prin posta sau fax.Vom construi
factura prin introducerea etichetelor si aranjarea lor in foaie. In
continuare se vor adauga formule asa incat calculele sa fie
efectuate automat si, in final, veti aplica formatari pentru a
conferi sablonului un aspect profesionist.Introducerea
datelorIntroducerea etichetelor cu informatii despre clientiVeti
crea etichete pentru celulele in care se introduc informatii despre
clienti.1. In celula A1 scrietiNume Clientdupa care apasati
ENTER.
2. In celula I1 scrietiData, dupa care apasati ENTER.
3. In celula A2 scrietiAdresa, dupa care apasati ENTER.
4. In celula A3 scrietiOras, dupa care apasati ENTER.
5. In celula D3 scrietiTara, dupa care apasati ENTER.
6. In celula G3 scrietiCod, dupa care apasati ENTER.
7. In celula A5 scrietiTelefon, dupa care apasati ENTER.
Introducerea etichetelor pentru informatii referitoare la
comenzi.In continuare veti eticheta informatiile despre comenzi.1.
In celula A8 scrietiCant(Cantitate), dupa care apasati ENTER.
2. In celula B8 scrietiDescriere, dupa care apasati ENTER.
3. In celula I8 scrietiPret, dupa care apasati ENTER.
4. In celula J8 scrietiTotal, dupa care apasati ENTER.
Introducerea etichetelor pentru zona subtotalurilor si a
totalului.In acest exercitiu veti introduce etichete pentru zona
totalului si subtotalului.1. In celula I23 scrietiSubtotal, dupa
care apasati ENTER.
2. In celula I24 scrietiTransport, dupa care apasati ENTER.
3. In celula I25 scrietiTVA, dupa care apasati ENTER.
Introduceti o formula de incheiere. In celula A29
scrietiMultumim pentru oportunitate!, dupa care apasati ENTER.
Aranjarea etichetelorIn exercitiile ce urmeaza veti alinia
etichetele si veti stabili latimile coloanelor, astfel incat
structura facturii dvs. sa utilizeze cat mai eficient suprafata
foii.Aliniati articolele de textIn mod normal, Excel aliniaza
textul la marginea din stanga a celulelor. Puteti modifica aceasta
aliniere.1. Selectati domeniul de celule A1:A5, dupa care executati
clic pe butonulAlign Rightdin bara de formatare. Datele din
celulele respective cor fi aliniate la dreapta.
2. Selectati celulele I23:I26 si executati clic pe butonulAlign
Rightdin bara de formatare.
3. Selectati celula D3, tineti apasata tasta CTRL si selectati
celulele G3 si I1, dupa care executati clic pe butonulAlign
Rightdin bara de formatare.
4. Selectati celula A8, tineti apasata tasta CTRL si selectati
celulele I8 si J8, dupa care faceti clic pe butonul de
aliniereCenter.
5. Selectati celulele de la B8 la H8, dupa care executati clic
pe butonulMerge and Centerdin bara cu instrumente de formatare.
Continutul celulei B8 este centrat pe spatiul tuturor celulelor
selectate.
Stabiliti latimea coloanelorIn continuare veti stabili latimile
coloanelor in vederea utilizarii optime a suprafetei paginii.1.
Trageti cu mouse-ul de marginea din dreapta a antetului coloanei A
pana cand continutul celulei A1 incape in celula.
2. Trageti marginea din dreapta a fiecarei coloane pentru a
modifica manual latimea, astfel:
Coloana LatimeB 16C 2D 5E 5F 2G 3H 123. Folositi butonul drept
al mouse-ului pentru a executa clic pe coloana I. Aceasta coloana
este selectata si apare un meniu flotant.
4. Executati clic pe Column Width (latimea coloanei)
5. Scrieti 12, dupa care executati clic pe Ok. Latimea coloanei
e stabilita la valoarea 12.
6. Repetati etapele 3-5 pentru a modifica latimea coloanei
J.
7. In bara cu instrumente faceti clic pe butonulSave.
I.3 Documentarea sablonului pentru alti utilizatori.Factura pe
care o creati va putea fi utilizata de mai multi agenti de vanzari.
Puteti asigura utilizarea corecta a acesteia prin adaugarea unor
instructiuni utile si a unor reguli de validare a datelor in foaia
de calcul. Validarea datelor poate preveni introducerea unor date
incorecte (de exemplu, introducerea de text intr-o celula in care
trebuie introduse numere) sau poate sa permita introducerea
oricarui tip de date, afisand insa un mesaj de eroare in cazul
scrierii unui tip de date necorespunzator. Aceasta facilitate va
permite sa pastrati controlul asupra introducerii datelor.Adaugati
un comentariuO metoda simpla de a introduce data curenta intr-o
celula este sa apasati tastele CTRL+; si apoi ENTER. Puteti ajuta
utilizatorul formularului furnizandu-le aceasta informatie sub
forma unui comentariu. In continuare veti adauga un comentariu unei
celule ce va contine data calendaristica.1. Selectati celula
J1.
2. In meniulInsert, executati clic peComment. In foaia de calcul
apare o caseta de comentariu cu chenarul hasurat, continand numele
dvs. de utilizator.
3. Scrieti instructiuneaApasati CTRL+; pentru a introduce data
curentadupa care executati clic in afara casetei de comentariu.
Comentariul este introdus in celula. Puteti citi noul comentariu
mentinand indicatorul mouse-ului deasupra celulei respective. O
celula cu comentariu are un mic triunghi rosu in coltul din
dreapta-sus.
Controlarea inregistrarilor prin validarea datelor.Uneori
corectitudinea datelor introduse intr-o celula este esentiala. De
exemplu, firma Island Tea & Coffee vinde produsele la kilogram,
cantitatea minima comandata dintr-un sortiment fiind de 10 kg. Va
puteti asigura ca intr-o factura cantitatile respecta aceste
cerinte adaugand validarea datelor pentru celulele din coloanaCant.
In acest exercitiu veti adauga validarea datelor pentru
celuleleCant.1. Selectati celulele intre A9 si A22
2. In meniulData, executati clic peValidation. Se deschide
fereastra de dialogData Validation.3. Deschideti lista
derulantaAllow, dupa care alegeti optiuneaWhole Number(numar
intreg).
4. Deschideti lista derulantaData, dupa care alegetiGreater Than
Or Equal To(mai mare sau egal cu)
5. In casetaMinimumscrieti 10.
6. Executati clic pe etichetaError Alert, si apare sectiuneaData
Validation. Asigurati-va ca in casetaStyleapareStop.
7. In casetaTitlescrietiValoare inacceptabila, dupa care, in
casetaError Message, scrietiTrebuie sa introduceti un numar intreg
mai mare sau egal cu 10.
8. Executati clic pe OK.
9. Selectati celula A6, scrieti 9 dupa care apasati ENTER. Este
afisat un mesaj de eroare continand textul pe care l-ati introdus
in fereastra de dialogData Validation.
10. Executati clic peRetry, scrieti 10 dupa care apasati
ENTER.
11. Selectati celula A16, dupa care apasati DELETE pentru a
sterge continutul celulei.
12. Salvati ceea ce ati lucrat pana acum.
Adaugarea unei imagini grafice la foaia de calculO metoda de a
imbunatati aspectul este de a adauga emblema companiei la
factura.1. Folositi butonul drept al mouse-ului pentru a efectua
clic pe antetul liniei 1. Linia este selectata si apare un meniu
flotant.
2. Din meniul flotant, efectuati clic peInsert. In partea
superioara a foii de calcul, deasupra liniei selectate, este
inserata o noua linie.
3. Selectati celula A1.
4. In meniulInsert,, alegetiPicture, apoi clic peFrom File. Se
deschide fereastraInsert Picture.
5. In casetaLook In, cautati directorulF:\Excel\Profesorapoi
faceti dublu clic pe fisierulLogo. Emblema firmei Island Tea &
Coffee este lipita de foaia de calcul. Marcajele acesteia de pe
laturi va va indica faptul ca imaginea este selectata si ca o
puteti muta sau redimensiona.
6. Folositi butonul drept al mouse-ului pentru a executa clic pe
imagine, dupa care executati clic peFormat Picturedin meniul
flotant.
7. Executati clic pe etichetaProperties,selectati
checkbox-ulDont Move Or Size With Cells, apoi faceti clic pe
OK.
8. Deplasati sageata mouse-ului intre anteturile liniilor 1 si 2
pana cand aceasta devine o sageata cu doua capete, apoi trageti in
jos marginea antetului pana cand inaltimea liniei o depaseste pe
cea a imaginii (aprox. 110).
9. Salvati ceea ce ati lucrat.
i4n6nxII. Scrierea formulelorIn continuare veti invata sa
scrieti formule in Excel, adaugandu-le facturii anterioare, ce
urmeaza sa devina sablon. Veti adauga formule pentru calcularea
automata a numarului total de articole, a subtotalurilor, a taxelor
de vanzare si a costului total. De asemenea, veti invata sa
denumiti celulele si sa scrieti formule folosind aceste nume si
etichete.Adaugati date fictive pentru a testa formuleleAtunci cand
scrieti o formula, e bine sa verificati daca este scrisa bine
verificand corectitudinea rezultatului pe niste date fictive.1.
Selectati celula A10
2. Scrieti20, apasati TAB, scrietiCeai Lipton, dupa care apasati
ENTER.
3. Repetati pasul 2 pentru a introduce o comanda de 30 kg din
sortimentulCeai Gold, respectiv o comanda de 100 kg deCafea
Jacobs.
4. Selectati celula I10
5. Scrieti 4.85, apoi apasati ENTER.
6. Repetati pasul 5 pentru a introduce pretul per kilogram al
sortimentului Ceai Gold (10.15) respectiv al sortimentului Cafea
Jacobs (5.25)
Scrieti o formula care sa calculeze pretul total al unui
articolPentru scrierea formulei trebuie sa inmultiti pretul unui
articol cu cantitatea sa.1. Selectati celula J10
2. Scrieti =, executati clic pe celula A10, scrieti*, executati
clic pe celula I10, apoi apasati ENTER.
Copiati formula in alte celule folosind caracteristica
AutoFillToate celulele din coloanaTotaltrebuie sa utilizeze formula
pe care ati scris-o. Copierea celulelor una cate una cere timp,
insa tehnicaAutoFillva permite sa faceti acelasi lucru mai simplu
si mai repede. Ea va permite sa copiati formula intr-un domeniu de
celule alaturate, ajustand automat adresele celulelor, astfel incat
rezultatele noilor formule sa fie corecte. In exercitiul de mai jos
veti folosi tehnicaAutoFillpentru a copia rapid formula creata in
exercitiul anterior in o serie de alte formule.1. Selectati celula
J10.
2. Deplasati indicatorul mouse-ului deasupra micii casute
negre,marcajul de umplere(Fill Handle), situata in coltul din
dreapta-jos al celulei active, pana cand indicatorul se transforma
intr-o cruce neagra.3. Trageti marcajul de umplere in jos pana la
celula J23 inclusiv, dupa care eliberati butonul mouse-ului.
Formula este copiata in celulele de la J11 la J23. Celulele
intre J13 si J23 afiseaza zerouri deoarece programul Excel
interpreteaza celulele goale de la A13 la A23 si de la I13 la I23
ca avand valoarea zero.Adaugati o formula SUM pentru a calcula o
suma totalaIn continuare veti scrie o formula care va insuma
preturile totale ale articolelor comandate. Pentru scrierea rapida
veti folosi instrumentulAutoSum.1. Selectati celula J24
2. In bara cu instrumente standard, efectuati clic pe
butonulAutoSumInstrumentul AutoSum insereaza o formula care
utilizeaza functia Sum, afiseaza un chenar miscator in jurul
domeniului pe care doriti sa-l insumati si insereaza adresa
domeniului in formula dvs. In cazul de fata, domeniul selectat de
catre program (J10:J23) este corect.3. Apasati ENTER. In celula
destinata subtotalului, apare rezultatul formulei SUM, care este
926.5.
Calculati taxa de vanzareFirma Island Tea & Coffee percepe o
taxa de 7% din valoarea tuturor comenzilor si doriti ca factura sa
calculeze automat aceasta taxa. In acest exercitiu, veti scrie o
formula care sa calculeze taxa de vanzare pe baza celulei care
contine subtotalul.1. Selectati celula J26
2. Scrieti=, executati clic pe celula J24, scrieti*.07, dupa
care apasati ENTER. Formula taxei este introdusa in celula.
3. Salvati ceea ce ati lucrat
Utilizarea numelor si etichetelor pentru mai buna intelegere a
formulelorAtunci cand cititi o formula, nu este evident care sunt
marimile si valorile ce intervin in formula. Pentru a identifica
precis celulele si domeniile de celule, le puteti atribuinume, pe
care apoi sa le folositi in locul adreselor, la scrierea
formulelor. De exemplu, formule =A16*I16 nu va spune prea multe,
dar formula =Pret*Cantitateva fi inteleasa imediat.In continuare
veti denumi cateva dintre celulele facturii, dupa care veti scrie
formule folosind noile denumiri.Denumiti celulele pe care urmeaza
sa le folositi in formuleVeti denumi in continuare
celuleleSubtotal, Transport, TVA.1. Selectati domeniul de la I24 la
J26.
Acest domeniu contine eticheteleSubtotal, TransportsiTVA, precum
si celulele in care sunt afisate datele corespunzatoare. Aveti
grija sa selectati atat celulele care contin etichetele, cat si
cele care contin datele.2. In meniulInsert, alegeti comandaName,
apoiCreate. Se deschide fereastraCreate Names(creaza nume).
Caseta de validareLeft Columneste selectata, deoarece programul
Excel recunoaste ca etichetele sunt situate in coloana stanga a
domeniului selectat.3. Executati clic peOK.
Celulele de la J24 la J26 sunt denumite cu etichetele din
celulele de la I24 la I26.4. In bara de formule, executati clic pe
sageata orientata in jos din lista derulantaName Box. Se afiseaza
denumirile pe care le-ati creat.
5. Executati clic peSubtotal.
Scrieti o formula folosind numele celulelorMai departe, veti
scrie in celulaTotalo formula care va insuma celulele
nominalizate.1. Selectati celula J27 si scrieti=. ListaName Boxeste
inlocuita de listaFunctions.
2. In listaFunctions, executati clic pe SUM.
Se afiseaza paleta de formule, care va ajuta sa scrieti formula
SUM. CasetaNumber1este evidentiata.3. Executati clic pe celula J24,
numitaSubtotal. Numele celulei este inserat in casetaNumber 1.
4. Apasati TAB, executati clic pe celula J25 (numitaTransport),
apasati TAB, dupa care executati clic pe celula J26 (numitaTVA).
Numele celulelor sunt inserate in paleta de formule
5. Executati clic peOK. Formula SUM este introdusa in
celulaTotal. Acum este simplu sa identificati celulele care
intervin in calcule deoarece le puteti citi numele in formula.
Folositi etichete in cadrul formulelorAtunci cand aveti etichete
de identificare in apropiere, puteti sa le folositi in cadrul
formulelor in locul adreselor si al denumirii celulelor. Utilizarea
etichetelor este o metoda mai rapida decat folosirea numelor,
deoarece nu mai este necesara parcurgerea etapelor suplimentare pe
care le implica denumirea celulelor. Exista totusi situatii in care
folosirea numelor este mai eficienta. De exemplu, daca trebuie sa
introduceti intr-o formula eticheta unui domeniu de celule, veti fi
nevoiti sa trageti intregul domeniu; in schimb, daca domeniul are
un nume, ii puteti insera numele, pur si simplu. De asemenea,
puteti sa denumiti un domeniu de celule nealaturate, pe care insa
nu-l puteti eticheta.In foaia de calculFactura ITC, programul Excel
recunoaste automat etichetele coloanelorCantsiPret. In momentul in
care introduceti o eticheta in formula, Excel stie ce celula sa
foloseasca in calcule. In acest exercitiu, veti rescrie formula
pentru pretul total utilizand etichete.1. In celula J10,
scrieti=Cant*Pretsi apasati ENTER.
Noua formula de lucru cu etichete este mai clara decat vechea
formula care utiliza adresele celulelor; in plus, daca schimbati
eticheta din foaia de calcul, (de exemplu,
inlocuitiCantcuCantitatein celula A10), formula se modifica automat
pentru a folosi noua eticheta.2. Folositi
caracteristicaAutoFillpentru a copia noua formula in celulele de la
J11 la J23.
3. Salvati ceea ce ati lucrat.
Calcularea unui cost specificSa presupuneti ca doriti sa
automatizati calcularea taxei de expeditie corespunzatoare unei
comenzi, astfel incat sa nu fie necesar sa o calculati manual
pentru fiecare factura. In acest exemplu veti scrie o formula care
calculeaza greutatea totala a comenzii (in coloanaCant), dupa care
aplica o taxa de expeditie redusa in cazul comenzilor care depasesc
50 de kilograme si o taxa mai ridicata pentru comenzile ce depasesc
50 kg.Pentru a scrie formula corect, va trebui sa folositi o
functieIF(functie logica ce evalueaza daca un enunt matematic este
adevarat sau fals). In cazul in care enuntul este adevarat,
formulaIFreturneaza o anumita valoare; daca enuntul este fals,
functiaIFreturneaza o alta valoare.Exemplu:=IF (A3