Mälardalens högskola den 19 januari 2007 - kb.se · 2007-06-26 · Processorienterat arbetssätt på bibliotek Mälardalens högskola den 19 januari 2007 Christine Lindmark BIBSAM

www.kb.se/bibsam

Processorienterat arbetssätt på bibliotek

Mälardalens högskola den 19 januari 2007

Christine LindmarkBIBSAM

KB

www.kb.se/bibsam

1. Vad är en process? Exempel från olika bibliotek

2. Hur gör man? Hur börjar man?

3. Processledning – hur går det till?

www.kb.se/bibsam

Vad är en process?

”En process är en kedja av aktiviteter som i ett återkommande flöde skapar värde för en kund.”

Olof Renthzog; Processorientering

Exempel

www.kb.se/bibsam

KartläggningAnalys

MedarbetareKund

Ständig förbättring

www.kb.se/bibsam

Kartläggning

• Vilka är processens kunder / användare? • Var börjar och slutar processen?• Vilka är processens aktörer?

www.kb.se/bibsam

4.Sortera till hyllor

KUND Återlämnar lån Boken tillgänglig ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. 1. Nej Plan 2,3,4-vagn ÅTERLÄMNING Tömma lådan 3.Sortera Avregistrera lån Enklare stöldskydd/ Påmagnetisera ommärkning? Plan 5-vagn

Ja Till KL,fjärrlån,………………………………………… Tilkat, filialer

2. Stöldskydd/ommärkning Till bokvård 5.låna ut till lagning/märkning 9. Felvagn Köbok 6. Köhylla till återlämning

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… BOKUPPSÄTTNING 7.Köra upp vagn till uppsättningsrum 8.Sortera till hyllor fel 10.Sortera till vagnar 18.Sätta upp rätt 16 Sortera till vagnar och köra ner dem 17. Finsortera Till magasin ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… BOKVÅRD 11. Köra ner vagn till 12.Laga 14. Återlämna 15.Sortera till vagnar bokvård 13.Märka Stöldskyddsmärka

www.kb.se/bibsam

Arbetsprocessen Fjärrutlån – som den såg ut i juni 2000

1. Beställningen tas emot via brev/ e-post / fax / Libris 2. Beställningsbunten sorteras

3. Om bok: beställningsbunten läggs i lådan för att beläggas senare

4. Om tskr: beställningsbunten läggs i lådan för senare hämtning

5. Om bok: beställningsbunten beläggs

6. Om bok: beställningsbunten läggs i låda för att senare hämtas / returneras / remitteras

7. Beställningsbunten remitteras / returneras

8. Om plan 5 hämtning: beställningsbunten sorteras för hämtning

9. Beställningsbunten hämtas i magasinet / på plan 4 / på plan 5

10. Om bok: hämtade böcker sorteras upp på hylla för utlån

11. Om bok: bokbunten lånas ut

12. Om tskr: hämtade tidskrifter sorteras på hylla för kopiering

13. Om tskr: tidskrifter för kopiering hämtas till plan 4 för kopiering

14. Om tskr: tidksriftshögen kopieras

15. Om tskrkopia: tidskriftskopiorna sorteras

16. Om tskrkopia: kopiehögen registreras

17. Om tskrkopia: kopiehögen bokförs

18. Om tskrkopia: följesedel skrivs ut

19. Om tskrkopia: kopiehögen kuverteras

20. Om tskrkopia: kopiehögen adresseras

21. Om tskrkopia: kopiehögen läggs i utgående post

22. Om bok: utlånad bok läggs på vagn för att skickas iväg

23. Om bok: vagnen hämtas och körs ner i vaktmästeriet

24. Om tskrkopia: kopiehögen hämtas och körs ner i vaktmästeriet

www.kb.se/bibsam

Processkarta. Fjärrutlån. Beställning

inkommer

Sortera beställningar

Tidskrifter Böcker

Belägga bokbeställningar

Sortera beställningar i låda

Returnera Remittera

Hämta tidskrifter Hämta böcker

Sortera tidskrifter för kopiering

Sortera böcker för utlån

Kopiera Låna ut

Fakturera Adressera

Frankera

Skicka

www.kb.se/bibsam

Processen ”att arbeta i LIBRIS samkatalog”

START Katalogpost ska skapas manuellt eller maskinellt i samkatalogen LIBRIS

AKTIVITET Behov av regler

AKTIVITET Behov av teknik

BESLUT Post skapas åtgärdas eller accepteras som den är

SLUT Bestånd har tillgängliggjorts i LIBRIS samkatalog


www.kb.se/bibsam

Processen ”att arbeta i LIBRIS samkatalog”






SB

BUS

NB

LIBRIS avdd

Libris ledngrp

KATRÅD

INTERNATIONELLA AKTÖRER

KB


LIRIS avd

www.kb.se/bibsam

Kartläggning, fortsättning

• Finns det en processägare? • Vilket tekniskt stöd har processen? Vem är systemägare respektive

systemförvaltare?• Vilka kommunikationsvägar finns inom, till och från processen?• Vilka beslutsvägar och beslutsforum finns i anknytning till processen?

www.kb.se/bibsam

CL


Processen ”att arbeta i LIBRIS samkatalog” Med aktörernas informationskanaler inritade

LIBRISBIBLIOTEKEN





SB

BUS

NB

LIBRIS- avdelningen

Libris ledngrp KATRÅD

INTERNATIONELLA AKTÖRER

KB


LIBRIS Avd

Proto- koll

Libris-katalogisering

Libris-nytt

Auktoritets-praxis Svenska ämnesord

Marc 21-listan

KRS Protokoll E-resurser

SÄNDlistor

KAT

KLASS

SAB Beslut om ändringar TillämpningsanvisningarSpecial

gruppen för katalogfrågors nätverslista

Protokoll

Så här gör vi i KB

Katalogiserings-praxis

www.kb.se/bibsam

Analys

• Vilka aktiviteter i processen har ett direkt värde för kunden?

www.kb.se/bibsam

Start: Bokbeställning kommer in VÄRDESKAPANDE TID V1: M1: Sortera beställningar VB2 MB2: Beställningsbunten läggs i låda för att Beläggas senare VB3 MB3: Beställningsbunten beläggs VB4 MB4: Beställningsbunten är belagd och läggs i låda VB5 MB7: Sorteras för hämtning För att hämtas/returneras/remitteras V6: V7 VB8 M5: Returneras M6: Remitteras M8 Hämtas VB9 MB9: Hämtade böcker sorteras på hylla VB10 MB10: Bokbunten lånas ut VB11 MB11: Utlånad bok läggs på vagn VB12 MB12: Vagn hämtas och körs

ner till vaktmästeriet VB13:

MB13: Böckerna paketeras VB14 MB14: Böckerna frankeras VB15 MB15: Bokpaketen skickas

www.kb.se/bibsam

Analys av processen, fortsättning

• Tid• Kompetens• Kostnad• Tekniskt stöd• Kommunikation• Beslut

www.kb.se/bibsam

1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006

VISIONER

LÖFTEN

FÖRSLAG

BESLUT

TILLÄMPNING

RESULTAT

11

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

15

16

17

18

19

20

14

21

22

23

24

E-resurser 2006-09-21

www.kb.se/bibsam

Förbättring eller redesign?

• Ständig förbättring, uppföljning• Redesign• Av medarbetarna• För kunden

www.kb.se/bibsam

Huvudprocess eller delprocess?

• Huvudprocess - nära kopplad till organisationens kärnverksamhet • Delprocess - del av en huvudprocess• Stödprocess – förser huvudprocesserna med nödvändigt stöd

Exempel

www.kb.se/bibsam

1. Vad är en process? Exempel från bibliotek



www.kb.se/bibsam

Hur gör man?Var börjar man?

• I ett verksamhetsperspektiv: i en frågeställning, i ett problem• Delprocesser• I ett ledningsperspektiv• Huvudprocesser• Från delprocesser till huvudprocesser• Från huvudprocesser till delprocesser

www.kb.se/bibsam

Verksamhetsperspektivet

• Problem: böcker som inte står på sin plats i hyllan fastän de borde göra det

• Processgrupp• Processägare• Nyckelpersoner• Rutiner• Kartläggning• Analys: vad är en saknad bok?• Tidsåtgång och återkoppling• Tekniskt stöd• Kompetens• Kommunikation• Beslut• Processägarens mandat

www.kb.se/bibsam

sss KUND LÅNE/INFODISK LÅNE LITTERATURFÖRSÖRJNING

1.Anmälan inkommer

2.Ta utskrift Anteckna data

3.Lägga i låda Info/Hjärtkam-maren

4.Samla in utskrifter

5.Kontrollera I katalogen

5.Leta efter boken

6.Boken återfinns

8.Boken återfinns ej

9.Utskrift sätts i pärm

7.Boken återlämnas

15.Boken tillgänglig

10.Leta efter boken (2)

11.Boken återfinns

12.Boken återlämnas

13.Boken återfinns ej

14.Överlämna till litteratur- försörjning

www.kb.se/bibsam

Ledningsperspektivet

• Vilka är huvudprocesserna?• Utgångspunkt i organisationens mål och uppdrag• Diskussioner inom hela organisationen • Förankring i arbetssätt och tänkesätt• Förståelse för huvudprocesserna

www.kb.se/bibsam

Kartläggning av huvudprocesser

• Varför existerar processen?– Uppdrag, kunder, kundvärde, övergripande processgränser

• Hur fungerar processen?– Delprocesser, stödprocesser, kundsamverkan, kritiska framgångsfaktorer

• Hur förbättras processen?– Mål, förbättringsaktiviteter, återkoppling till kunder, mätetal

www.kb.se/bibsam

Ledning av huvudprocesser

• Huvudprocessägare och processgrupper tillsätts• Huvudprocessägarens mandat tydliggörs• Delprocesser kartläggs successivt• Delprocessägare och delprocessgrupper tillsätts om behov finns

www.kb.se/bibsam




www.kb.se/bibsam

Processägarens uppdrag

• Överblick över hela processen• Leder processgruppen• Leder förbättringsarbetet

www.kb.se/bibsam

Processägarens mandat

• I en organisation med låg grad av processinriktning?• I en matrisorganisation?• I en organisation med hög grad av processinriktning?• Funktionernas inflytande över organisationen

www.kb.se/bibsam

Funktionsinriktad organisation

Lån Information Förvärv Katalogisering

www.kb.se/bibsam

Organisation med viss processinriktning


www.kb.se/bibsam

Matrisorganisation


www.kb.se/bibsam

Hög processinriktning


www.kb.se/bibsam

Processägarens mandat i en organisation med viss processinriktning


Ledning

Processforum

Kund

www.kb.se/bibsam

Processägarens mandat i en matrisorganisation


Ledning

Processforum

Kund

www.kb.se/bibsam

Processägarens mandat i en processorganisation


Ledning Kund

www.kb.se/bibsam

Processledning

• I en organisation med låg processinriktning– organisationen leds genom funktionerna

• I en matrisorganisation – organisationen leds både genom funktioner och genom processer

• I en organisation med hög processinriktning – organisationen leds genom processerna

www.kb.se/bibsam




www.kb.se/bibsam

Processorienterat arbetssätt

• Tar mycket tid i början!• Ger stor utväxling om man har tålamod!

www.kb.se/bibsam

http://www.kb.se

Mälardalens högskola den 19 januari 2007 - kb.se · 2007-06-26 · Processorienterat arbetssätt på bibliotek Mälardalens högskola den 19 januari 2007 Christine Lindmark BIBSAM

Documents