Miten säätelen aivojeni kuormitusta ajan paineessa

Miten säätelenaivojeni kuormitusta

ajan paineessa?12.3.2015

Esimiehen ajankäytön hallinta osana laadukasta johtamista

Teppo Valtonen

Aivot ja työ -tutkimuskeskus, Työterveyslaitos

© Teppo Valtonen, Brain·Work Research Centre, FIOH

Esityksen rakenne1. Nykyaikainen työ

2. Työn vaatimukset

3. Ihmisen tiedonkäsittely

4. Ajan paine Työn järjestelyt

5. Hallinnan keinoja

6. Ehdotukset

7. Yhteenveto

1. NYKYAIKAINEN TYÖ

© Teppo Valtonen, Brain·Work Research Centre, FIOHBy Pfree2014 (Own work), CC BY-SA 4.0, via Wikimedia Commons

By Exploringlife (Own work) [CC BY-SA 4.0, via Wikimedia Commons

By Cpl. Rashaun X. James [Public domain], via Wikimedia CommonsMartin Terber, 2007, CC BY 2.0, via Flickr

Ponsse Ergo 8w


Nykyaikainen työ

● Automaatio kehittyy

● Yhteydet lisääntyvät

● Saatavilla olevan tiedon jamenetelmien määrä kasvaa

Automaatio kehittyy


Kone voittaa Jeopardyn

IBM: Watson


Algoritmit käyvät kauppaa

"NYSE" by Kevin Hutchinson, CC BY 2.0 via Wikimedia Commons


Autot ajavat itse

"Google's Lexus RX 450h Self-Driving Car" by Steve Jurvetson derivative work:Mariordo - Driving_Google_Self-Driving_Car.jpg, CC BY 2.0 via Wikimedia Commons


Algoritmit säveltävät

Edwards, 2011, Communications of the ACM, Algorithmic Composition: Computational Thinking in Music

[Using algorithmic music composition techniques,]the composer is able to stand back and developcompositional material en masse, applying

procedures and assessing, rejecting, accepting, orfurther processing results of an often-surprising

nature. Algorithmic composition techniques clearlyfurther individual musical and compositional

development through computer programming-enabledvoyages of musical discovery.


Tietokoneet kirjoittavat

Steven Levy, 2012, Wired, Can an Algorithm Write a Better News Story Than a Human Reporter?

I asked Kristian Hammond,what percentage of news

would be writtenby computers

in 15 years.

“More than 90 percent.”

Yhteydet lisääntyvät


0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13

Mobile cellular subscriptions (per 100 people)

Langaton liittymä kaikilla?

The World Bank


0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13

Fixed broadband Internet subscribers (per 100 people)

Laajakaistaa lisää

The World Bank


Verkko leviää kaikkialle

"Drone filmando show" by Henrique Boney, CC BY-SA 4.0 via Wikimedia CommonsFlicker User: iLighter, CC-BY-2.0 via Wikimedia Commons

internet.org


© Teppo Valtonen, Brain·Work Research Centre, FIOH Opte.org: 3D VRML maps of the Internet

Saatavilla olevantiedon ja menetelmien

määrä kasvaa


0

100

200

300

400

500

600

2004 2005 2006 2007 2008

Server capacity, transactions per minute, billions

Serverikapasiteetti kasvaa

Short et al., 2011, How Much Information? 2010


0

200 000

400 000

600 000

800 000

1 000 000

1 200 000

1 400 000

Number of apps in the Apple App Store

Sovellukset lisääntyvät

Statista, 2014


Nykyaikainen työ

● Automaatio kehittyy

● Yhteydet lisääntyvät

● Saatavilla olevan tiedon jamenetelmien määrä kasvaa

2. TYÖN VAATIMUKSET

© Teppo Valtonen, Brain·Work Research Centre, FIOH Yerkes ja Dodson, 1908, CC0, Wikimedia Commons


Työn vaatimukset

● Uuden oppiminen korostuu

● Viestinnän ja yhteistyön merkitys kasvaa

● Tarve sietää epämääräisyyttä lisääntyy

Uuden oppiminenkorostuu


Työssä pitää oppia uutta

European Working Conditions Survey, 2010

0 %

10 %

20 %

30 %

40 %

50 %

60 %

70 %

80 %

90 %

100 %

Suomi EU27

Työhön kuuluu uusien asioiden oppimista,ylemmät toimihenkilöt

Kyllä Ei


Työtehtävät monimutkaisia


0 %

10 %

20 %

30 %

40 %

50 %

60 %

70 %

80 %

90 %

100 %

Suomi EU27

Työhön kuuluu monimutkaisia tehtäviä,ylemmät toimihenkilöt

Kyllä Ei


Rutiinityö vähenee

Albanesi et al., 2013, Is Job Polarization Holding Back the Labor Market?

Viestinnän ja yhteistyönmerkitys kasvaa


Palveluala kasvaa

Duarte ja Restuccia, 2010, The role of structural transformation in aggregate productivity


Palveluala vaatii osaamista

ETLA, 2012, Uutta arvoa palveluista

”Korkeimman tulotason maissapalveluiden osuus

bruttokansantuotteesta on jokolme neljäsosaa.”

”Suomessayli puolet palvelusektorin työntekijöistä

toimiivaativissa asiantuntija- ja johtamistehtävissä –

palvelut ovat pikemminkinkorkeiden osaamisvaatimusten ala”


Monta tehtävää yhtäaikaa

Työ ja terveys Suomessa 2012

36

36

20

8

Johtajista eri työryhmässä kuukausittain

1 työryhmä 2–3 työryhmää 4–5 työryhmää 6 tai enemmän

64 % johtajistatyöskentelee2 tai useammassatyöryhmässäkuukausittain


Uusia yhteistyön muotoja

Fold.it: Folded up Streptococcal Protein Puzzle

Tarvesietää epämääräisyyttä

lisääntyy


Työtavat muuttuvat


0 %

10 %

20 %

30 %

40 %

50 %

60 %

70 %

80 %

90 %

100 %

Suomi EU27

Työprosessimuutoksia viim. 3kk,ylemmät toimihenkilöt

Kyllä Ei


Organisointi muuttuu


0 %

10 %

20 %

30 %

40 %

50 %

60 %

70 %

80 %

90 %

100 %

Suomi EU27

Organisaatiorakennemuutoksia viim. 1v,ylemmät toimihenkilöt

Kyllä Ei


Yksinyrittäjyys lisääntyy

Tilastokeskus, 2015

90

100

110

120

130

140

150

2000 2005 2010 2014

Palkansaajat ja yrittäjät, 2000 = 100 %

Yrittäjät* Työnantajayrittäjät* Yksinyrittäjät* Palkansaajat Työlliset

* pl. maa-, metsä- ja kalatalous

Yksinyrittäjät*

Yrittäjät*


Työn vaatimukset

● Uuden oppiminen korostuu

● Yhteistyön merkitys kasvaa

● Tarve sietää epämääräisyyttä lisääntyy

3. IHMISEN TIEDONKÄSITTELY


Tiedonkäsittelyn kaavio

Virpi Kalakoski, Lauri Ahonen

Käsittelytyömuistissa

Aisti-informaatio

(valikoituutarkkaavuuden ja

ärsykkeenominaisuuksienvaikutuksesta)

Tiedontallentuminensäilömuistiin

Tiedon hakeminensäilömuistista

HAVAITSEMINENTARKKAAVAISUUS

TYÖMUISTIOPPIMINEN

SÄILÖMUISTI

Säilömuisti


Tiedonkäsittelyn totuus?

Hagmann P, Cammoun L, Gigandet X, Meuli R, Honey CJ, Wedeen VJ, Sporns O, 2008,CC BY 3.0, via Wikimedia Commons

● [aivoverkko]


Ihmisen tiedonkäsittely

● Huomion ohjaaminen

● Muisti ja oppiminen

● Päätöksenteko

Huomion ohjaaminen


Huomiota voi ohjata

http://www.theinvisiblegorilla.comhttp://www.youtube.com/watch?v=IGQmdoK_ZfY


Monitekeminen huonontaa?

Ophir et al., 2009, Cognitive Control In Media Multitaskers


Monitekeminen tuhoaa?

Loh and Kanai, 2014,Higher Media Multi-Tasking Activity Is Associated with Smaller Gray-Matter Density in the Anterior Cingulate Cortex


Monitekeminen tappaa?

Ajon aikana kolariin tai sen uhkaan joutumisentodennäköisyyttä voi kasvattaa

● lukeminen yli 200 %

● syöminen 57 %

● kädessä pidettävään laitteeseen puhuminen taisellaisen kuunteleminen 30 %

Klauer et al., 2006, The Impact of Driver Inattention On Near-Crash/Crash Risk

Muisti ja oppiminen


Työmuisti on rajallinen

Ma et al., 2014, Changing concepts of working memory


Työmuisti häiriintyy helposti

Hongisto, 2005, A model predicting the effect of speech of varying intelligibility on work performance


Tauotus parantaa oppimista

Cepeda, 2012,Using Spacing to Enhance Diverse Forms of Learning: Review of Recent Research and Implications for Instruction

Päätöksenteko


Suurin haaste

Drucker, 1999, Knowledge-Worker Productivity: The Biggest Challenge

“What is the task?”


Univaje haittaa päätöksiä

Harrison, 1999, One Night of Sleep Loss Impairs Innovative Thinking and Flexible Decision Making


Kielteinen kaappaa uupuneen

Sokka et al., 2014, Alterations in attention capture to auditory emotional stimuli in job burnout


Ihmisen tiedonkäsittely

● Huomion ohjaaminen

● Muisti ja oppiminen

● Päätöksenteko

4. TYÖN JÄRJESTELYT


Tuote C•Tuoteomistaja C

Tuote B•Tuoteomistaja B

Tuote A•Tuoteomistaja A

Hallitus•Puheenjohtaja

Pääjohtaja

MyyntiA

MyyntiB

MyyntiC

KehitysA

KehitysB

KehitysC

ValmistusA

ValmistusB

ValmistusC


Työn järjestelyt

● Vaikutusmahdollisuudet

● Menetelmät

● Työnjako

Vaikutusmahdollisuudet


Vaikutusmahdollisuudet

“flexibility in working patterns

which gives the worker more choice or control

is likely to have positive effects on

health and wellbeing”

Joyce et al., 2010, Flexible working conditions and their effects on employee health and wellbeing

Menetelmät


Toimimattomuus hukkaa aikaa

FlowIT, 2014: alustavia tuloksia

4,2 h/vko (~10 %)


Toimimattomuus on kallista

FlowIT, 2014: alustavia tuloksia

Valtiosektorin työntekijöitä (2012) 81 687Osuus henkilöistä, jotka kokee hukkaa x 0,60Valtiosektorin työn kustannus, €/h (2012) x 37,50Tehollinen työaika, h/v x 1 500Hukan osuus x 0,10

Valtiosektorilla yhteensä 276 M€/v

Työnjako


Asiantuntija tukipalveluna?Ydintehtävän ulkopuolinen työ,kuten matkalaskut ja ohjelmien asennus,lisää kognitiivisia virheitä japäällekkäisten tehtävien aiheuttamia haasteita

● Unohdetaan mitä on sovittu

● Unohdetaan onko saattanut tehtävän loppuun

● Yritetään tehdä liian montaa tehtävääsamanaikaisesti

● Vaihdellaan sattumanvaraisesti tehtävästä toiseen

● On vaikea päättää mikä tehtävä olisi tärkein

FlowIT, alustavia tuloksia


Työn järjestelyt

● Vaikutusmahdollisuudet

● Menetelmät

● Työnjako

5. HALLINNAN KEINOJA


1. Kokeile haluamaasitekniikkaa

2. Mittaa tuloksia3. Päätä hyödyllisyydestä


Hallinnan keinoja

● Terveelliset elintavat

● Personal Information Management (PIM)

● Mittaaminen

Terveelliset elintavat


Ravinto

“Eat food.

Not too much.

Mostly plants.”

Michael Pollan, 2007, NYT, Unhappy meals


Liikunta

“Physical activity strongly influencesbrain functions, including

cognition, learning and memoryand their pathological counter-part, such as

cognitive decline in aging.”

Lista ja Sorretino, 2010, Biological Mechanisms of Physical Activity in Preventing Cognitive Decline


Lepo

“In man, sleep disruption alters almostall behavioral and neurocognitive domains

studied to date”

McCoy ja Strecker, 2011, The cognitive cost of sleep lost

Personal InformationManagement


Kalenteri


Muisti- ja tehtävälistat

Trello.com, Any.do, Google Keep,diskdepot.co.uk, CC BY-SA 3.0, Wikimedia Commons


Digitaaliset viestintäalustat

@ twitter


Uusi viesti!

@ twitter


Ilmoitukset pois

@ twitter

Mittaaminen


Quantified Self

“The Quantified Self is a movement to incorporatetechnology into data acquisition on aspects of a

person's daily life in terms of inputs (e.g. foodconsumed, quality of surrounding air), states (e.g.

mood, arousal, blood oxygen levels), andperformance (mental and physical).”

Wikipedia (korostukset listätty)


Mittausta tehty aina

By MCSN Mark Hays, Public domain via Wikimedia CommonsBy Hopalongsdad / Lynn Hill, CC-BY-SA-2.0 via Wikimedia Commons

By User: S Sepp, CC-BY-SA-3.0 via Wikimedia Commons


Päällepuettavat yleistyvät

Glogger, 1996,CC BY-SA 3.0, Wikimedia Commons


Kaikenlaista voi mitata

Stephen Wolfram, 2012, The Personal Analytics of My Life

näppäinpainallukset

tiedostojen muokkausajat


Hallinnan keinoja

● Terveelliset elintavat

● Personal Information Management (PIM)

● Mittaaminen

6. EHDOTUKSET

© Teppo Valtonen, Brain·Work Research Centre, FIOHJumilla, 2013, CC BY 2.0, Flickr


Ehdotukset

1. Nuku

2. Suunnittele

3. Sovi

Nuku


Univaje heikentää suoritusta

Haavisto et al., 2010,Sleep restriction for the duration of a work week impairs multitasking performance


Arviointikyky heikkenee

Sallinen et al. 2013, Effects of cumulative sleep restriction on self-perceptions while multitasking

Pre-estimate

Post-estimate

Performance

4 tuntia unta yössä


Tunne ei vastaa suoriutumista

Haavisto, 2010,Sleep restriction for the duration of a work week impairs multitasking performance


Nokoset auttaa muistia

van der Helm et al., 2011, Sleep-Dependent Facilitation of Episodic Memory Details


Mittaa unta

Beddit, Emfit

Suunnittele


Zeigarnik-vaikutus● Keskeytynyt tehtävä pysyy päättynyttä tehtävää

paremmin muistissa ja mahdollisesti häiritseemyöhempiä tehtäviä päättyneitä enemmän● keskeytys myöhemmässä vaiheessa

muistetaan paremmin● verrattuna ulkoisesti motivoituneihin,

sisäisesti motivoituneetmuistavat keskeytyneet tehtävät paremmin

● toisiinsa liittymättömät keskeytyneet tehtävät muistetaanparemmin

● väsyneenä valmiiksi tehdyt tehtävätmuistetaan levänneinä keskeytyneitä paremmin

● ajan saatossa, ero muistamisessa pienenee

Zeigarnik, 1927, On finished and unfinished tasks


Suunnittelu auttaa

Masicampo ja Baumeister, 2011, Consider it done!


Suunnittele päivittäinMaanantaisin● Viikkosuunnittelu 30 min● Päivän kertaus 5 min

Tiistaista torstaihin● Päiväsuunnittelu 10 min● Päivän kertaus 5 min

Perjantaisin● Päiväsuunnittelu 10 min● Viikon kertaus 30 min

Sunnuntaisin● Maanantain valmistelu 10 min


Päivän kertaus

● Kolme asiaa, jotka sujuivat hyvin

● Syy miksi asia sujui hyvin

Seligman, 2011, Flourish, What-went-well Exercise, ss. 33 – 35

Sovi


Yhteiset käytännöt● Tiimin käytännöt

● Projektin käytännöt

● Tukitoiminnot

● Johtamiskäytännöt

● Asiakkaat

● Toimittajat

● Kumppanit


Ehdotukset

1. Nuku

2. Suunnittele

3. Sovi

7. YHTEENVETO


1. Nykyaikainen työ1. Automaatio kehittyy2. Yhteydet lisääntyvät3. Saatavilla olevan tiedon ja

menetelmien määrä kasvaa

2. Työn vaatimukset1. Uuden oppiminen korostuu2. Yhteistyön merkitys kasvaa3. Epämääräisyys lisääntyy

3. Ihmisen tiedonkäsittely1. Huomion ohjaaminen2. Muisti ja oppiminen3. Päätöksenteko

4. Työn järjestelyt1. Vaikutusmahdollisuudet2. Menetelmät3. Työnjako

5. Hallinnan keinoja1. Terveelliset elintavat2. PIM3. Mittaaminen

6. Ehdotukset1. Nuku2. Suunnittel3. Sovi


Kiitos ajan käytöstä!teppo. valtonen (at) ttl. fi

Miten säätelen aivojeni kuormitusta ajan paineessa

Self Improvement