Microsoft Word 2013 - Consensis€¦ · Word 2013 Words miljö 10 2 Words miljö Det mest uppenbara i Word 2013 är det nya utseendet med flikar, grupper, kommandon och dialogruteikoner

Microsoft Word 2013

Boken behandlar grunderna i Word.

Till vänster finns en meny med länk till innehållsförteckningen som är ”klickbar”.

Klicka på Tillbaka för att hoppa till föregående vy. Klicka på Sök för att söka på ett ord.

Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen och får ej helt eller delvis mångfaldigas!

© Consensis AB Tel 021–444 01 93 00 www.consensis.se

Artikelnummer 9601 ISBN 978-91-85030-25-5

Reklamtryckeriet i Köping 2013

Word 2013

3

Innehåll 1 Inledning 9

2 Words miljö 10 2.1 Starta Word - skapa/redigera dokument 11 2.2 Fliken Arkiv 11

Tillbaka till arbetsläge 11 Info 12

2.3 Verktygsfältet Snabbåtkomst 12 2.4 Flikar, grupper, kommandon och

dialogruteikoner 13 Flikar 13 Grupper 13 Kommandon 13 Dialogruteikon 13 Visa/dölja menyflikar 14

2.5 Statusfältet 14 Dokumentvyer – Utskriftslayout och läsläge 15 Objektzoomning i läsläget 15 Reglaget Zoom 15

2.6 Visa och dölja avsnitt i text 15 2.7 Återuppta läsning/redigering 16 2.8 Dynamisk förhandsgranskning 16 2.9 Verktygsfältet Mini 16 2.10 Alternativknappar 17 2.11 Arbeta med högerklick 17

3 Markera text 19 3.1 Markera med mus 19 3.2 Markera med tangentbordet 19 3.3 Använda markeringskolumnen 19

Markera objekt 21 3.4 Sammanhållen och splittad markering 21

Sammanhållen markering (kontinuerlig) 21 Splittad markering (diskontinuerlig) 21

Word 2013

4

4 Skapa nytt dokument 23 4.1 Skapa en tomt dokument 23 4.2 Skapa dokument baserat på en mall 23 4.3 Öppna befintligt dokument 24 4.4 Spara dokument 24

Kompatibelt med tidigare versioner 25

5 Skriva in text på rätt sätt 26 5.1 Använda formatmallar – ett måste 26 5.2 Arbeta enklare med tangentbordskommandon 27 5.3 Radbrytning 27 5.4 Hålla samman text - hårda blanksteg och

bindestreck 27 5.5 Alltid göra dynamiska hänvisningar 28 5.6 Stavningskontroll 28

Röd, vågig understrykning 28 Andra språk 29 Starta stavningskontroll 29 Översättning 29

5.7 Avstavning 30 Starta avstavning 30

5.8 Avstava manuellt – mjuka bindestreck 31 Infoga mjukt bindestreck 31 Visa mjukt bindestreck 31

5.9 Kombinationstecken – ü é à ô ñ 31 5.10 Infoga symboler 31 5.11 Växla gemener - versaler 33

6 Navigera 34 6.1 Komprimera/expandera kapitel/avsnitt 34 6.2 Flytta kapitel/avsnitt 35 6.3 Visa och dölja avsnitt i texten 35

7 Formatera text och stycken 36 7.1 Teckenformat 36 7.2 Styckeformat 36 7.3 Punktlista, Numrerad lista och Flernivålista 37

Word 2013

5

7.4 Hämta format 38 Låsa funktionen Hämta format 39

8 Färger och teman 40 8.1 Färger 40 8.2 Teman 40 8.3 Dokumentformatering 40 8.4 Styckeavstånd 41

9 Tabbar och indrag 42 9.1 Infoga olika sorters tabbar 42 9.2 Indrag 43

10 Tabeller 44 10.1 Tabellens delar 44

Dolda tecken i tabellen 45 10.2 Infoga tabell 45 10.3 Tabellverktyg – Design och Layout 46

Rita tabell 47 Redigera tabell med ritverktyg 47 Radera cellgräns 48

10.4 Att skriva i tabellen 48 10.5 Att markera i tabellen 48 10.6 Radhöjd och kolumnbredd 49

Anpassa kolumnbredd efter text 49 Fördela höjd/bredd 50

10.7 Infoga rader och kolumner 50 10.8 Ta bort rader och kolumner 51 10.9 Hindra att en rad delas över en sidbrytning 51 10.10 Justering 52 10.11 Stödlinjer 52 10.12 Tabbar och indrag i en tabell 53 10.13 Upprepa radrubriker 53

Tillgänglighet för synskadade 54

11 Klipp ut, kopiera och klistra in 55 11.1 Klistra in special 55

Word 2013

6

11.2 Korrigera format 56

12 Sidhuvud och sidfot 58 12.1 Infoga sidhuvud och sidfot 58 12.2 Sidnumrering 59 12.3 Annorlunda förstasida 60

13 Innehållsförteckning 62 13.1 Uppdatera

innehållsförteckningen/figurförteckning 63

14 Beskrivning – tabell, figur etc 65 14.1 Infoga beskrivning 65 14.2 Uppdatera beskrivningar 66 14.3 Infoga figur/tabell/formelförteckning 67

Uppdatera förteckningar 68

15 Korsreferens - hänvisning 69 15.1 Infoga korsreferens 69

Hyperlänk 70 På sidan – ovan/nedan 71 Fotnot 71

16 Fotnot 72 16.1 Infoga fotnot 73 16.2 Ändra inställningar 73 16.3 Redigera fotnot 74 16.4 Flera likadana fotnoter 74 16.5 Radera fotnoter 74

17 Avsnitt 75 17.1 Nästa sida 75 17.2 Löpande 75 17.3 Jämn sida eller Udda sida 75 17.4 Infoga avsnittsbrytning 76 17.5 Ta bort avsnittsbrytning 76

Word 2013

7

18 Sidlayout - utskriftsformat 77 18.1 Ändra marginaler 77 18.2 Liggande sidlayout 78 18.3 Sidbrytning 78

19 Infoga bilder 80 19.1 Infoga bild från fil 80 19.2 Infoga bild från Internet - Onlinebilder 81 19.3 Infoga skärmbild 82 19.4 Ändra storlek på bild 82 19.5 Flytta bilden – fri placering 83 19.6 Rotera bild 84 19.7 Ange bildtext för skärmläsare (talsyntes) 84 19.8 Komprimera bild 85

20 Infoga grafiska objekt 86 20.1 Rita objekt 86 20.2 Diagram 87

Organisationens egna diagramtyper 88 Redigera Diagram 89 Byta diagramtyp 89

20.3 SmartArt 90 Bilder i SmartArt 91 Text i SmartArt 91 Redigera SmartArt 92

21 Spåra ändringar - granska 93 21.1 Aktivera/inaktivera Spåra ändringar 93

Visa om funktionen är aktiverad 93 21.2 Visa ändringar 94 21.3 Bläddra mellan ändringar 95 21.4 Acceptera/ignorera ändring – säkerställa att alla

ändringar är borta 95 Acceptera enstaka eller alla ändringar 95

21.5 Varna om det finns ändringar i dokumentet 95

Word 2013

8

21.6 Kommentarer 96 Infoga kommentar 96 Redigera kommentar 97 Ta bort kommentar 97 Ta bort alla kommentarer 97

22 Data från andra program 98 22.1 Infoga kalkyl eller diagram från Excel 98 22.2 Infoga bild från PowerPoint 99

23 Tangentbordskommandon 101

Word 2013 Inledning

9

1 Inledning Handboken är tänkt att användas som en uppslagsbok, till exempel när du ska utföra en speciell funktion.

Flikar, grupper och kommandon/knappar är markerade med fet stil. När inget annat anges ska du alltid använda vänster musknapp för klick.

Exempel: ”Välj START, Redigering, Markera.” det vill säga klicka på fliken Start, gruppen Redigering och kommandot Markera eller ”Klicka på Markera.”

Tangenter är skrivna med versaler och fet stil, till exempel ENTER.

När två eller flera tangenter ska tryckas ned samtidigt skrivs de ihop med ett plustecken, till exempel SKIFT+ENTER.

Olika moment i funktioner är skrivna i punktform till exempel:

1 Markera texten.

2 Välj START, Urklipp, Klistra in, Klistra in special.

Word 2013 Words miljö

10

2 Words miljö Det mest uppenbara i Word 2013 är det nya utseendet med flikar, grupper, kommandon och dialogruteikoner samt nytt filformat.

När du arbetar i kompatibilitetsläge (dokumentet har formatet 97-2003 eller är skapat med Word 2007) kan du inte utnyttja en del nya funktioner i Word. Vissa funktioner har då de gamla dialogrutorna som du känner igen.

Om du arbetar i 2013-läge (dokumentet har formatet 2013, till exempel när du startat ett nytt dokument och ännu inte sparat det) har du tillgång till nya funktioner och vissa dialogrutor och menyer har nytt utseende.

Snabbåtkomst Menyfliksområde

Statusrad Dokumentvyer Zoom-reglage

Word 2013 Words miljö

11

2.1 Starta Word - skapa/redigera dokument När du startar Word möts du av detta fönster. För att skapa ett nytt dokument baserat på en egen mall klickar du på valet DELAD. Då visas organisationen mallar, se nedan.

För att arbeta med ett befintligt dokument klickar du på valet Öppna andra dokument. De senaste visas också i en lista.

2.2 Fliken Arkiv Menyfliksområdet innehåller de kommandon som används för att arbeta i ett dokument, medan fliken Arkiv visar kommandon som du använder för att göra något med ett dokument.

Här hanterar du dina dokument och relaterad information om dem – skapa och spara dokument, ange alternativ etc.

Tillbaka till arbetsläge För att komma tillbaka till arbetsläget när du valt fliken Arkiv ska du klicka på kommandot Pil längst upp till vänster.

Word 2013 Words miljö

12

Info Valet Info visar olika kommandon, egenskaper och metadata beroende på dokumentets tillstånd och var det sparas.

2.3 Verktygsfältet Snabbåtkomst Längst upp till vänster finns verktygsfältet Snabbåtkomst. Genom att klicka på listpilen längst till höger på verktygsfältet kan du välja vilka kommandon du vill visa.

Ett enkelt sätt att lägga till kommandon är att högerklicka på kommandot och i menyn som visas välja Lägg till i verktygs-fältet Snabbåtkomst.

Word 2013 Skriva in text på rätt sätt

26

Dialogruteikon

5 Skriva in text på rätt sätt När man skriver in text ska man göra det på ett sätt som minimerar redigering i efterhand samt låter Words funktioner göra en del av arbetet, automatisk innehållsförteckning, automatisk formatering av text, automatisk numrering av fotnoter och tabellrubriker etc.

5.1 Använda formatmallar – ett måste Att använda formatmallar är ett måste för att funktioner som innehållsförteckning, hänvisningar etc. ska fungera. Det är även en hjälp att formatera texten.

Vilka format som är tillgängliga syns i gruppen Format. Du kan också välja att visa åtgärdsfönstret Format genom att klicka på dialogruteikonen i gruppen Format.

Gör så här för att använda en formatmall:

1 Placera markören i det stycke du vill formatera (eller markera flera stycken).

2 Välj formatmall i gruppen Format eller i åtgärdsfönstret Format.

Word 2013 Skriva in text på rätt sätt

27

5.2 Arbeta enklare med tangentbordskommandon Det är snabbare att arbeta med tangentbordskommandon och du skonar din arm om du arbetar mindre med musen. Du kan läsa om de vanligaste på sidan 101.

5.3 Radbrytning Det är viktigt att inte trycka på tangenten ENTER vid varje radslut när man skriver en löpande text. Låt Word bryta raderna. Radernas längd anpassas till dokumentets marginaler och eventuella indrag. När texten sedan redigeras anpassas automatiskt radbrytningarna.

Om du vill bryta en rad, men inte skapa ett nytt stycke, använder du tangentkombinationen SKIFT+ENTER. En manuell radbrytning skapas. Det innebär att den nya raden hör till samma stycke som tidigare rad. Om du har kommandot Visa alla ¶ i gruppen Stycke intryckt ser du radbrytningen som en pil som pekar till vänster.

En styckebrytning (ENTER) ser ut som ett spegelvänt P.

Visa alla¶

Ny rad

Nytt stycke

5.4 Hålla samman text - hårda blanksteg och bindestreck Ibland kan de automatiska radbrytningarna hamna så att de felaktigt delar ett uttryck om uttrycket innehåller blanksteg eller bindestreck (till exempel förkortningar och datum), se exempel på nästa sida.

Så här kan det bli vid en förkortning: t ex

Eller kanske en summa med tusentalsavskiljare: 2 000 kr

Man ska använda sig av hårda blanksteg eller bindestreck för att se till att uttryck inte delas.

Word 2013 Tabeller

44

10 Tabeller En tabell kan liknas med ett rutnät. Varje ruta kallas cell och i cellerna kan du skriva in text och lägga in bilder. Innehållet i varje enskild cell behandlas som ett eget stycke och kan alltså formateras på samma sätt som ett vanligt stycke med indrag, tabbar och formatmallar.

10.1 Tabellens delar När man arbetar med tabeller finns det vissa beteckningar som kan vara bra att känna till.

En cell är den minsta delen i en tabell.

En rad är de celler som ligger bredvid varandra.

De celler som ligger rakt under varandra kallas för en kolumn.

Gränsen mellan cellerna kallas för Kolumngräns, Radgräns eller Cellgräns beroende på sammanhanget.

Radgräns

Cell

Rad

Kolumn Kolumngräns

Word 2013 Tabeller

45

Dolda tecken i tabellen I tabeller finns, i likhet med ett vanligt stycke, även dolda tecken.

Cellslutstecknet är motsvarigheten till stycketecknet i en vanlig text och Radslutstecknet visar var varje rad slutar.

För att dessa tecken ska vara synliga måste kommandot Visa alla ¶ vara intryckt.

För att Flytthandtaget och Storlekshandtaget ska visas måste du hålla muspekaren över tabellen.

10.2 Infoga tabell Infoga en tabell med lämpligt antal rader och kolumner genom att:

1 Välj fliken INFOGA, gruppen Tabeller och kommandot Tabell. Menyn Infoga tabell visas.

2 Här kan du markera hur många kolumner och cellrader du önskar genom att dra med musen över det antal kolumner och cellrader du önskar.

Flytthandtag

Cellslutstecken

Radslutstecken

Storlekshandtag

Word 2013 Infoga bilder

80

19 Infoga bilder Funktionen Infoga bilder finns i gruppen Illustrationer på fliken INFOGA.

19.1 Infoga bild från fil 1 Välj INFOGA, Illustrationer, Bilder.

2 Dialogrutan Infoga bild visas. Markera den bild du vill infoga.

3 Klicka på knappen Infoga.

Hur du ändrar storlek och flyttar bilden kan du läsa om nedan.

Word 2013 Infoga bilder

81

19.2 Infoga bild från Internet - Onlinebilder På Internet finns bilder som du kan infoga i dina dokument. I första hand kanske Clip Art-bilder som är tillåtna att ladda ned ur copyright-synpunkt. Gör så här:

1 Välj Infoga, Illustrationer, Onlinebilder.

2 I dialogrutan kan du välja om du vill söka Clip Art-bilder

eller använda Bing som är en sökmotor för internet. Ange vad du söker efter i fältet och klicka på ”förstoringsglaset” i fältet.

3 Nu visas resultatet av sökningen. Vill du granska bilden innan du infogar den så kan du klicka på förstoringsglaset i bildens nedre högra hörn.

4 Markera den bild du vill infoga och klicka på knappen

Infoga.

Word 2013 Infoga bilder

82

19.3 Infoga skärmbild Du kan snabbt och enkelt lägga till en skärmbild i en Office-fil. Den här funktionen är tillgänglig i Microsoft Excel, Outlook, PowerPoint och Word, och du kan använda den för att ta en bild av hela eller delar av fönstren som är öppna på datorn. Gör så här:

1 Klicka på kommandot Skärmbild i gruppen Illustrationer på fliken INFOGA.

Tillgängliga fönster visas och när du klickar på ett fönster infogas det i ditt dokument.

Du kan också använda verktyget Skärmurklipp för att markera en del av fönstret.

Endast fönster som inte har minimerats och visas som en knapp i Aktivitetsfältet kan fångas.

19.4 Ändra storlek på bild 1 Markera bilden genom att klicka

på den. Nu visas handtagen.

2 För muspekaren över ett handtag. Muspekaren ändrar utseende och du kan dra i handtaget. Bäst är att dra i hörnhandtagen, bilden ändras då proportionellt.

Word 2013 Tangentbordskommandon

101

23 Tangentbordskommandon Du skonar din arm och du kan utföra uppgifter snabbare om du använder kortkommandon, det vill säga en eller flera tangenter som trycks ned och som motsvarar ett kommando. Om du till exempel trycker på CTRL+F blir den markerade texten fet, vilket är samma sak som att klicka på kommandot Fet i gruppen Tecken.

Särskilt användbart är till exempel Spara eller Kopiera text och Klistra in text. Uppdatera behöver du göra då och då för att inne-hållsförteckning, fotnoter, beskrivningar etc ska vara korrekt numrerade.

För att Tryck på

Bindestreck och blanksteg

Skapa ett hårt blanksteg CTRL+SKIFT+BLANKSTEG

Skapa ett hårt bindestreck CTRL+SKIFT+BINDESTRECK

Infoga ett mjukt bindestreck CTRL+BINDESTRECK

Teckenformatering

Göra bokstäver feta CTRL+F

Göra bokstäver kursiva CTRL+K

Göra bokstäver understrukna CTRL+U

Växla skiftläge (A/a) CTRL+F3

Word 2013 Tangentbordskommandon

102

För att Tryck på

Klippa ut – kopiera – klistra in

Kopiera markerad text eller objekt CTRL+C

Klippa ut markerad text eller objekt

CTRL+X

Klistra in texten eller objektet CTRL+V

Brytningar

Infoga en styckebrytning ENTER

Infoga en radbrytning SKIFT+ENTER

Infoga en sidbrytning CTRL+ENTER

Infoga en spaltbrytning CTRL+SKIFT+ENTER

Spara

Spara aktivt dokument CTRL+S

Uppdatera

Uppdatera markerade fält F9

Gå till

Gå till en sida, ett bokmärke, en fotnot, en tabell, en kommentar, en bild eller en annan plats

CTRL+G

Hoppa till nästa klicka-och-skriv-fält

F11

Word 2013 Tangentbordskommandon

103

För att Tryck på

Ångra

Ångra den senaste åtgärden CTRL+Z

Flytta markören

Flytta ett tecken åt höger HÖGERPIL

Flytta ett tecken åt vänster VÄNSTERPIL

Flytta till slutet av en rad END

Flytta till början av en rad HOME

En rad nedåt NEDPIL

En rad uppåt UPPIL

Flytta ett ord åt höger CTRL+HÖGERPIL

Flytta ett ord åt vänster CTRL+VÄNSTERPIL

Till slutet av ett stycke CTRL+NEDPIL

Till början av ett stycke CTRL+UPPIL

Flytta till början av ett dokument CTRL+HOME

Flytta till slutet av ett dokument CTRL+END