Microsoft Project - tutorial

1

Programi MS Project

Microsoft Office Project është program për menaxhim i cili na

mundëson krijimin e orarit të projektit dhe shpërndarjen e përgjegjësive.

Karakteristikë e këtij programi është se punët në këtë program kryhen

përmes Udhëzuesit të projektit ( Project Guide ) , “Smart tags” - ave dhe

magjistarëve ( Wizards )

Microsoft Office Project i cili mundëson që të arrijmë këto punë :

• përcjelljen e të gjitha të dhënave në lidhje me aktivitetet e punës,

kohëzgjatjen e tyre si dhe resurset qe i kemi vënë në program

• prezantimin vizual të planit të projektit

• radhitjen e detyrave dhe të resurseve sipas kërkesave tona

• komunikim të sigurt me bartësit e përgjegjësive – rreziqeve duke

mbajtur kontrollin e duhur për projekt.

Dritarja e programit ,, Microsoft Project ”

Rreshti i emërimit

Dritarja e projektit

Dritarja Gantt Chart

Project Guide

Dritarja për planifikim

2

Dritarja e programit përbëhet nga :

• Rreshti i emërtimit të programit në kuadër të cilit ndodhet emërtimi i

projektit si dhe tre butonat për manipulim me dritare.

• Dritarja e projektit e cila përfshinë tërë hapësirën nën rreshtin e emërtimit

të dritares së programit. Dritarja e programit dhe dritarja e projektit janë

dy dritare të cilat mund të jenë të ndara.

• Rreshti i menyve kryesore ,, Menu Bar ” përmes të cilave na bëhet e

mundur dhënia e instruksioneve programit.

• Tulbari standard i cili mundëson qasje në detyrat më të shpeshta.

• Tulbari Formating i cili mundëson formatime të ndryshme në program.

• Tulbari Project Guide ( Udhëzuesi i projektit ) mundëson krijimin e

projektit, detyrave, përcjelljen dhe krijimin e raportit. Ky tulbar përmban

pesë butona përmes të cilëve na ofrohen opsione dhe udhëzime të

ndryshme rreth krijimit të projektit.

1. Butoni Hide/show Project Guide - shfaq apo fshehë kornizën

e udhëzimeve për krijimin e projektit.

2. Butoni Tasks – me zgjedhjen e këtij butoni hapet dritarja që

përmban udhëzime të cilat na ndihmojnë krijimin e listës së

aktiviteteve të punës dhe orarit të tyre.

3. Butoni Resources – me zgjedhjen e këtij butoni na bëhet e

mundur krijimi i resurseve, ndarja e detyrave dhe shfaqja e

projektit në qendrën Project

4. Butoni Track - me zgjedhjen e këtij butoni na bëhet e mundur

incizimi i skicës themelore, vendosja e mënyrës së përcjelljes,

vënia e informatave për përcjellje dhe lajmërimi i për progresin

e projektit

5. Butoni Report - me zgjedhjen e këtij butoni shfaqet korniza e

anshme e cila na ndihmon për raportimin mbi projektin tonë

dhe rregullimin e pamjes së raportit.

3

• Fusha Wiew apo shiriti Wiew bar - është një shirit vertikal dhe

përmban ikona të dukjeve të ndryshme të planit të projektit tonë. Si

pamje e paracaktuar është pamja Gantt Chart

• Korniza e detyrave ( Task Pane ) e cila përmban dy zona:

-Office Online me anë të cilit kemi mundësi të lidhemi me

MS Office Online

-Open ku shihen katër projektet në të cilat është punuar së fundi në

kompjuter

• Fusha për vënie të tekstit e cila përmban dy butona

-butoni për mohim apo anulim ( cancel )

-butoni për vënie apo pohim

• Fleta e punës ( Work Sheet ) Fleta e punës përbëhet nga dy pjesë :

-Dritarja për planifikim e cila përbëhet nga tetë kolona

-kolona për numërimin e detyrave

-kolona për informata

-kolona për emërimin e aktiviteteve të punës Task Pane

-kolona për kohëzgjatjen e aktiviteteve të punës Duration

-kolona për të treguar kohën e fillimit të aktiviteteve Start -kolona për të treguar kohën e mbarimit të aktiviteteve Finish

-kolona Predecessors paraqet aktivitetin e punës fillimi apo

mbarimi i të cilit përcakton fillimin apo mbarimin e të një apo më

shumë aktiviteteve të punës

-kolona për emërimin e resurseve Resource Name

-Dritarja Gantt Chart apo dritarja në të cilën paraqiten diagramet gjatësia e

të cilëve tregon kohëzgjatjen e aktiviteteve. Fillimi i diagramit paraqet kohën

e fillimit të aktiviteteve ndërsa fundi kohën e përfundimit të aktiviteteve.

4

Krijimi i projektit të ri

Si hap i parë gjatë analizës për përpilimin e një plani dinamik për një

projekt është përcaktimi i aktiviteteve të punës - regjistri i aktiviteteve, me

çka fillon edhe krijimi i projektit të ri. Në dritaren e programit, në dritaren

për planifikim, në kolonën Task Name bëhet shënimi i detyrave elementare

– regjistrohen aktivitetet e punës.

Në kolonat tjera programi jep propozimet e veta për kohëzgjatjen e secilit

aktivitet ( 1 ditë ), datën e fillimit dhe të mbarimit të aktiviteteve ndërsa në

dritaren Gantt Chart tenton të krijoj simbole grafike që paraqesin

diagramet. Këto diagrame dihet se paraqesin kohëzgjatjen e aktiviteteve

Si që është cekë edhe më herët punët në programin MS Project kryhen

përmes udhëzuesit të projektit, prandaj për të filluar punën me aktivitete, në

tulbarin Project Guide zgjedhim butonin Task

5

Me zgjedhjen e këtij butoni në anën e majtë të dritares hapet dritarja e cila

përmban njëmbëdhjete hiperlinka. Duke klikuar mbi ndonjërin nga ata

hapen dritare të reja të cilat japin udhëzime për të kompletuar hapin e filluar.

Define the project - Definimi i projektit

Me zgjedhjen e këtij hiperlinku në ekran hapet dritarja e magjistarit

Define the Project e cila përmban tre hapa. Në hapin e parë na ofrohet

mundësia për përcaktimin e datës së fillimit të punëve – projektit. Në

kalendarin i cili ndodhet në këtë dritare zgjedhim datën e fillimit të punëve.

Data e caktuar për fillimin e projektit është e rrethuar me ngjyrë të kaltër,

ndërsa data e rrethuar me ngjyrë të kuqe është data aktuale.

6

Në hapin e dytë përcaktojmë mundësinë se a do të lidhemi me server

gjatë punës me projektin tonë apo jo.

Ndërsa në hapin e fundit bëjmë ruajtjen e zgjedhjeve të përcaktuara në

hapat e më hershëm.

Define general working times - Definimi i kohës së

përgjithshme të punës

7

Me zgjedhjen e hiperlinkut Define general working times, hapet

dritarja e magjistarit Project Working Times të cilën duhet ndjekur pesë

hapa deri në kompletimin e tij. Në hapin e parë të magjistarit bëjmë

zgjedhjen e kalendarit. Programi ofron tre modele të kalendarëve, ndërsa në

anën e djathtë të dritares paraqitet orari i punës i ngjyrosur me ngjyrë të

kaltër.

Në hapin e dytë të magjistarit përcaktojmë ditët e punës si dhe orët e

përgjithshme të punës gjatë ditëve të punës.

Në hapin e tretë të magjistarit duke klikuar mbi linkun

Change Working Time... hapet dritarja me të njëjtin emër në të cilën

përcaktojmë ditët e veçanta të pushimit të cilat mund të jenë festa të

ndryshme apo diç tjetër. Ditët e caktuara si ditë pushimi në dritaren Gantt

8

paraqiten të hijezuara sikurse edhe dita e diele që është vendosë si ditë

pushimi.

Në hapin e katërt të magjistarit përcaktojmë numrin e tërësishëm

orëve të punës gjatë një dite, numrin e orëve të punës gjatë javës si dhe

numrin ditëve të punës për një muaj.

Në hapin e pestë bëhet ruajtja e zgjedhjeve të bëra në hapat e më

hershëm. Tani dritarja e projektit tonë duket kështu:

List the tasks in the project - Shënimi i detyrave në projekt

Tani bëjmë një kompletim më detaj të projektit duke bërë renditjen e

aktiviteteve. Në kolonën Duration shënojmë kohëzgjatjen e secilit aktivitet,

9

po ashtu na bëhet e mundur te importojmë ndonjë detyrë nga Excel-i,

mundë të shënojmë ndonjë detyrë si detyrë kyçe në projekt me ç’rast pran

detyrës do të shfaqet simboli :

Organize tasks to phases - Organizimi i projektit në faza

Dihet se aktivitetet mundë të përfshijnë në vete nën aktivitete të tjera

me zgjedhjen e hiperlinkut Organize tasks to phases hapet dritarja e

magjistarit Organize tasks e cila përmban tre butona.

Për të krijuar një rresht të ri në fletën e punës, së pari zgjedhim vendin

ku do ta kemi rreshtin e ri pastaj klikojmë butonin e parë.

Për të rregulluar hierarkinë e aktiviteteve janë butonat Indent dhe

Outdent. Nëse dëshirojmë që një apo më tepër aktivitete të përfshihen nga

10

një aktivitet së pari i zgjedhim aktivitetet të cilat do të jenë të përfshira,

pastaj duke klikuar në butonin Indent aktivitetet e zgjedhura do të jenë për

një nivel më poshtë, pra janë nënaktivitete.

Si veprim i kundërt me këtë komandë është komanda Outdent. Nëse

dëshirojmë qe të ngritim nivelin e hierarkisë së aktiviteteve klikojmë butonin

Outdent pasi të kemi zgjedhë detyrën të cilën do ta kthejmë në pozicionin e

më hershëm.

Tani projekti jonë duket si në figurën e më poshtme.

Schedule tasks -Lidhja e detyrave

Me anën e këtij hiperlinku bëhet lidhja e aktiviteteve se kur duhet të

filloj apo mbaroj njëri aktivitet varësisht nga fillimi apo mbarimi i aktivitetit

tjetër. Me zgjedhjen e hiperlinkut Schedule Tasks hapet dritarja e

magjistarit me të njëjtin emër.

11

Tani për të krijuar një lidhje në mes të dy apo më tepër aktiviteteve, së

pari zgjedhim aktivitetet, pastaj klikojmë mbi opsionet e ofruara. Nëse

dëshirojmë që aktiviteti i dytë të filloj pasi të kryhet aktiviteti i parë,

zgjedhim opsionin

pra kemi lidhjen fund – fillim

Nëse dëshirojmë që detyra e dytë të filloj kur të filloj detyra e parë, pra të

krijojmë lidhje fillim –fillim zgjedhim opsionin e dytë

Nëse dëshirojmë që aktiviteti i dytë të përfundoj kur të përfundoj aktiviteti i

parë, të krijojmë lidhje fund – fund zgjedhim opsionin e tretë

Ndërsa për lidhjet e krijuara në mënyrë të gabuar apo për të shkëput lidhjen

e krijuar zgjedhim opsionin e fundit

Link to or attach more task information-Krijimi i hiperlidhjes

apo shënimi i informatës për detyra

Nëse dëshirojmë që rreth ndonjë detyre-aktiviteti të punës të

përfshijmë më tepër informata, atë e krijojmë duke e zghedhur hiperlinkun

Link to or attach more task information, tani hapet dritarja e magjistarit

Add Information,

12

Nëse klikojmë në linkun Add a note... hapet dritarja Task Information

Në këtë dritare shënojmë informatat, vërejtjet apo ndonjë sugjerim për

aktivitetin e zgjedhur më parë.

Tani në kolonën e informatave para emrit të aktivitetit shfaqet simboli i cili

tregon se aktiviteti përmban shënime, ndërsa projekti duket si në figurën në

vazhdim :

13

Add columns of custom information-Shtimi i kolonave të informatave të rëndomta

Me zgjedhjen e hiperlinkut Add columns of custom information hapet

dritarja Add columns e cila mundëson shtimin e ndonjë kolone me

informata të veçanta.

Set deadlines and constrain task- Caktimi i afatit të fundit dhe kufizimi i detyrave

14

Nëse kemi afatin e kufizuar të kryerjes së punimeve apo aktivitetit të

caktuar programi ofron mundësinë që të caktojmë afatin e fundit përmes

dritares së magjistarit Deadlines and Constraints

Në zonën Set a deadline ( Cakto afatin e fundit) caktojmë kohën e

fundit për kryerjen e aktivitetit të zgjedhur më parë.

Në zonën Constrain a task ( Kufizimi i detyrave ) programi si opsion të

cilin propozon është As Soon As Possible por ne mund të zgjedhim njërin

nga opsionet e ofruara si dhe në fushën më poshtë mund të përcaktojmë

datën e dëshiruar të kufizimit të aktiviteteve.

sa më vonë që është e mundur

sa më herët që është e mundur

mbaro jo më herët se

mbaro jo më vonë se

duhet të mbaroj më

duhet të filoj më

fillo jo më herët se

fillo jo më vonë se

Koha e fundit për kryerjen e punëve për aktivitetet, në program është

shënuar me një shigjetë vertikale kjo mundë të shihet edhe nga figura e më

poshtme:

15

Pra ” punimi i themeleve ” është aktivitet i cili zgjatë tetë ditë ndërsa

rezerva e lirë për kryerjen e tij është gjashtë ditë siç shihet edhe nga figura –

afati i fundit për kryerjen e këtij aktiviteti është data 15 shkurt.

Resources - Resurset

Organizimi i ndërtimit realizohet duke përpunuar resurset

organizative. Resurset organizative janë ato elemente të proceseve të

16

ndërtimit që shfrytëzohen për kryerjen e punëve. Këto resurse janë : fuqia

punëtore, mekanizimi, materiali, mjetet financiare dhe informatat.

Punën me resurse e fillojmë duke e zgjedhur tulbarin Resources me ç’rast

hapet dritarja e cila përmban 7 hiperlinka përmes të cilëve bëjmë

organizimin e tyre.

Specify people and equipment for the project-Specifikimi i njerëzve dhe pajisjeve për projekt

Me zgjedhjen e këtij hiperlinku hapet dritarja Specify Resources në të

cilën ndodhen katër opsione për mënyrën e futjes së resurseve në projekt.

Zgjedhim opsionin e fundit Enter resources manually, ndërsa në dritaren

në të djathtë në kolonën Resource Name shënojmë resurset të cilat do të i

shfrytëzojmë për realizimin e projektit. Në kolonën Standard Rate

shënojmë çmimin për secilin resurs, po ashtu kemi mundësi të fusim edhe

shënime të tjera për resurset si p. sh. Email adresën.

17

Specify the booking types for resources - Specifikimi i llojeve të shënimeve për resurse

Resurset e shënuara në projekt mund të i vendosim si resurse të

propozuara (Propose resources) dhe si resurse të angazhuara (Commit resorces). Me zgjedhjen e hiperlinkut Specify the booking types for resources hapet dritarja me emrin Resource booking types. Së pari

zgjedhim resurset e pastaj kryejmë vendosjen e tyre.

18

Define working times for resources-përcaktimi i orarit të punës për resurset

Tani mund të përcaktojmë orarin e punës veçanërisht për secilin

resurs, për ditë të veçanta apo për orë të veçanta të punës që ndryshojnë nga

orari i përgjithshëm i punës së projektit. Duke e zgjedhë hiperlinkun

Define additional calendars hapet dritarja Resource Working Time e cila

përmban pesë hapa. Me zgjedhjen e linkut define additional calendars

hapet dritarja në të cilën mund të bëjmë ndryshimin e orarit të punës.

Procedura më tutje është e njëjtë sikurse kemi vepruar me detyrat.

Assign people and equipment to tasks-Caktimi i njerëzve dhe pajisjeve për detyra

Duhet të ceket se kur kryejmë caktimin e resurseve programi

shfrytëzon të gjitha informatat që i kemi dhënë në lidhje me detyrat dhe

resurset për të llogaritë informacionet rreth projektit si orarin e fillimit të

aktiviteteve, përfundimit dhe kohëzgjatjes së tyre. Me zgjedhjen hiperlinkut

Assign people and equipment to tasks nga tulbari Project Guide, hapet

dritarja e magjistarit Assign Resources e cila përmban katër zona:

19

Duke klikuar në hiperlinkun Assign resources... në zonën Assign Resources dialog në ekran hapet pamja Gantt Chart së bashku me kornizën

për dialog :

Në dritaren e planit të projektit bëjmë zgjedhjen e detyrës ndërsa në dritaren

Assign Resources përcaktojmë resurset të cilat do të kryejnë punën e

zgjedhur. Me mbylljen e dritares zgjedhja e resurseve kryhet dhe ato shfaqen

në dritaren Gantt Chart, pran Gantt diagrameve.

20

Nëse dëshirojmë të shohim vetitë e ndonjërës detyrë pas zgjedhjes së

saj duke klikuar në opsionin e fundit Edit task or assignment information në fletën e punës hapet pamje e përbërë nga dy dritare. Në dritaren e sipërme

janë të dhënat për detyra ndërsa në dritaren e poshtme shihen të dhëna të

ndryshme për detyrën e zgjedhur, ku edhe mund të bëhen ndryshime.

Link to or attach more resource information-Lidhja apo

bashkëngjitja e më shumë informatave për resurse

21

Nëse dëshirojmë të i bashkëngjisim më shumë informata për resurse,

këtë e bëjmë me aktivizimin e hiperlinkut Link to or attach more resource information me çrast hapet dritarja Add information , për ta specifikuar

ndonjë shënim për resurse të caktuara zgjedhim hiperlinkun Add a note me

ç’rast hapet dritarja për dialog në të cilën mund të shënojmë karakteristika,

vërejtje apo diç tjetër për resursin e zgjedhur

Pran resurseve për të cilat janë futë shënime shfaqet simboli i shënimit

.

TRACK-PËRCJELLJA

Përcjellja është aktivitet me të cilin është i ngarkuar udhëheqësi i

projektit me qëllim të mirëvajtjes së punëve. Përcjelljen e punëve me

22

programin MS Project e bëjmë nga tulbari Project Guide, me aktivizimin e

butonit Track (Përcjellja) hapet dritarja me të njëjtin emërtim e cila

përmban tetë hiperlinka:

Save a baseline plan to compare with later version - Ruajtja e planit bazik për ta krahasuar me versionin e më vonshëm

Plani bazë është pika krahasuese me të cilën do ta bëjmë progresin e

punëve të projektit. Ruajtjen e planit e bëjmë duke e zgjedhur hiperlinkun

Save a baseline plan to compare with later version me ç’rast hapet

dritarja e magjistarit Save a Baseline

Duke klikuar në butonin Save Baseline në ekran shfaqet data e ruajtjes së

projektit bazë

Ruajtja e planeve bazë bëhet për të treguar gjendjen e projektit në

kohën e caktuar si dhe për të i krahasuar me gjendjen e aktuale të projektit.

Zakonisht plani i parë bazë ruhet menjëherë pas kryerjes së planifikimit të

23

projektit dhe para se të filloj përcjellja e punëve të kryera në projekt. Ne

mund të ruajmë deri në 10 plane bazë gjatë rrjedhës së projektit për të parë

ndryshimet e bëra në projekt gjatë kësaj kohe.

Prepare to track the progress of your project - Përgatitja për përcjellje progresit në projektin tuaj

Me anën e këtij hiperlinku bëjmë përgatitjen për përcjelljen e

mirëvajtjes së projektit. Duke e aktivizuar këtë hiperlink hapet dritarja e

magjistarit Setup Tracking në të cilin kemi mundësinë që t’i lejojmë apo jo

që rezultatet e përparimit të projektit t’i vënë edhe punëtorët apo personat të

tjerë, si dhe të zgjedhim mënyrën e përcjellës së projektit, nga tre mundësitë

e ofruara zgjedhim njërën.

Icorporate progress information into the project-Përfshirja e informatave në projekt

Me zgjedhjen e këtij hiperlinku hapet dritarja e magjistarit

Icorporate progress ecila përmban dy zona. Në pjesën e parë mund ta

ndryshojmë datën e gjendjes aktuale, ndërsa në pjesën e dytë programi jepë

shënime rreth përfshirjes së informatave në projekt.

Në kolonën Work programi llogaritë numrin e orëve të punës qe

nevojiten për kryerjen e atij aktiviteti duke u bazuar në numrin e punëtorëve

të angazhuar për kryerjen e atij aktiviteti

Në kolonën Actual work të tabelës në të djathtë, shënojmë vlerën e

punëve që janë kryer për secilën detyrë. Programi automatikisht do ta

llogaris vlersimet e punës që kanë mbetur.

Gjithashtu punën e mbetur mund ta caktojmë drejtpërdrejt duke i

dhënë vlerat në kolonën Remainin Work. Kjo do të ndikoj në kohëzgjatjen

e aktivitetit e jo në punët që tashmë janë kryer.

24

Check the progress of the project-Kontrolli i progresit në projekt

Me zgjedhjene e hiperlinkut Check the progress of the project hapet

dritarja e magjistarit Check Progress e cila përmbanë tre zona.

, Kur kontrollojmë progresin e projektit, programi shfaqë gjendjen e tij

sipas datës aktuale, pra datën në të cilën bëjmë kontrollimin e progresit te

projektit. Në zonën Check status kemi mundësi ta ndërrojmë datën e

gjendjes nëse është e nevojshme. Datën të cilën e zgjedhim do të ndikoj në

treguesit e progresit të aktiviteteve. Programi do të përcaktoj aktivitetet të

cilat janë vonuar dukë u bazuar në progresin e tyre sipas gjendjes së datës të

cilën e kemi dhënë. Në këtë fazë të projektit pran aktiviteteve shfaqet njëri

25

nga tre indikatorët të cilët na ndihmojnë për të vërejtur më lehtë gjendjen e

projektit.

Pran aktiviteteve të cilat kanë përfunduar shfaqet treguesi apo indikatori

Pran aktiviteteve të cilat janë duke u kryer sipas orarit shfaqet treguesi

Pran aktiviteteve të cila janë vonuar shfaqet treguesi

Këto mund të duken edhe nga figura e më poshtme.

Po ashtu, për të pas një pamje më të qartë gjatë kontrollit të progresit

të projektit mund të aplikojmë filtra të ndryshëm. Filtrat lejojnë që të

shfaqen vetëm aktivitetet e veçanta që dëshirojmë të përqendrohemi në ato.

Grupimi apo filtrimi i aktiviteteve sipas karakteristikave të tyre ndryshon

përkohësisht pamjen e të dhënave të projektit. Në zonën Apply a filter, për

fillim programi ofron vetëm disa prej tyre, por nëse këta nuk mjaftojnë apo

dëshirojmë të kemi më tepër filtra ata i gjejmë duke e zgjedhë hiperlinkun

More filters...

Të gjitha detyrat

Detyrat e përfunduara

Detyrat në zhvillim

Detyrat e vonuara

Detyrat kritike

Detyrat e ardhshme

Detyrat e pa filluara

26

Nëse aplikojmë ndonjërin nga filtrat e më sipërm p.sh. le tw aplikojmë

filtrin Future Task në pamjen në të djathtë shfaqen vetëm aktivitetet e

ardhshme të cilat ende nuk kanë filluar dhe projekti do të duket kështu, si në

figurën më poshtë:

Po ashtu në zonë Aply a group mund të aplikojmë grupe të ndryshme

të cilat na i ofron programi për të paraqitur e pamjen e dëshiruar. Programi i

ofron vetëm disa prej tyre.

Nuk ka grup

Gjendja e detyrës

Intervalet e bazuara në datën e fillimit

Intervalet e bazuara në datën e mbarimit

Por nëse është e nevojshme mund të aplikojmë edhe më tepër duke klikuar

në linkun More groups... hapet dritarja me të njëjtin emër. Në këtë kornizë

mund të zgjedhim filtra tjerë jo vetëm për detyra por edhe për resurse. Filtrat

mund të zbatohen në të gjitha detyrat apo resurset apo vetëm në një detyrë

apo resurs veçanërisht.

27

Duke zgjedhë ndonjërin nga filtrat dukja e projektit do të jetë si më poshtë

p.sh. nëse e zgjedhim filtrin Status Task

Make changes to the project- Kryerja e ndryshimeve në

projekt

Për arsye se ndërtimi është lëmi e cila zhvillohet nën ndikimin e

shumë faktorëve të ndryshëm sepse në të shumtën e rasteve kryhet në

ambient të hapur, pra është i nënshtruar kushteve klimatike, vonesa të

ndryshme të materialeve etj. rrjedhë se kemi ndërprerje në punë. Pra mund të

paraqitet nevoja për ndryshimin e orarit të projektit Kryerjen e ndryshimeve

në projekt e bëjmë përmes hiperlinkut Make changes to the project me

ç’rast hapet dritarja e magjistarit Change Project ku jepen sqarime mbi

mundësitë e ndryshimit të projektit, ndërsa dritarja në të djathtë paraqet

resurset e caktuara për secilën detyrë.

28

Me hapjen e kësaj dritareje kolonat tw cilat paraqiten dhe qw kemi mundësi

tw bwjmw ndryshime janë Duration, Work dhe Assignment Units

• Duration – kohëzgjatja është koha e duhur që të kryhet një

detyrë. Kohëzgjatja llogaritet duke u bazuar në kohëzgjatjen e

gjithë resurseve të angazhuara në detyrë

• Work – Puna është ora e personit apo angazhimi qe nevojitet të

kryhet një detyrë. Puna totale është angazhimi i duhur që të

plotësohet detyra

• Assignment unit – njësia e barazimit paraqet përqindjen e

kohës së resursit të angazhuar në detyrë

Report – Raporti Punën me resurse e kryejmë përmes tulbarit Project Guide, me zgjedhjen e

butonit Report, ai bëhet aktiv dhe hapet dritarja me të njëjtin emërtim e cila

përmban 12 hiperlinka të magjistarëve për veprime të ndryshme.

29

Select a view or report - Zgjedhja e pamjes apo raportit

Me zgjedhjen e hiperlinkut Select a view or report, hapet dritarja

Views and Reports

Në këtë dritare ofrohen dy mundësi. Opsioni i parë është rreth

mënyrës së shfaqjes apo analizës së informatave të projektit. Me zgjedhjen e

këtij opsioni në dritare ofrohen mundësitë për të krijuar pamje të ndryshme

të projektit.

30

Nëse në menynë Select a view zgjedhim pamjen Detail Gantt dhe klikojmë

butonin Apply this view projekti jonë do të duket kështu,

Pra aktivitetet të cilat paraqesin rrugën kritike janë të shënuara me ngjyrë të

kuqe ndërsa aktivitetet që kanë rezervë të lirë dhe aktivitetet të cilat janë

përfunduar janë të shënuara me ngjyrë të kaltër.

Nëse e zgjedhim opsionin e dytë Print a project report dritarja merr

formën si në figurën në vazhdim:

31

Nëse klikojmë në likun Display Reports hapet dritarja për dialog:

Në këtë dritare zgjedhim llojin e raportit që nevojitet p.sh. nëse zgjedhim

opsionin Overview do të hapet kornizë tjetër për dialog

32

Këtu zgjedhim ndonjërin nga këto opsione, duke klikuar në butonin Select shfaqet pamja e faqes së raportit e gatshme përshtypje.

Change the content or order information in a view–Ndryshimi

i përmbajtjes apo radhitjes së informatave në pamje

33

Për të ndryshuar përmbajtjen apo radhitjen e informatave klikojmë

hiperlinkun Change the content or order information in a view me ç’rast

hapet dritarja Change Content or Order e cila përmban tre zona për

rregullimin e përmbajtjes së projektit:

Në zonën Apply a filter kemi mundësi të bëjmë grupimin e detyrave

sipas nevojave tona që dëshirojmë ta prezantojmë raportin për projektin

tonë. P.sh. nëse dëshirojmë ta prezantojmë rrugën kritike të projektit,

zgjedhim filtrin Critical ndërsa në fletën e punës shfaqen vetëm aktivitetet

të cilat paraqesin rrugën kritike, që shihet edhe nga figura

Në zonën Apply a group mund të bëjmë grupimin e aktiviteteve dhe të

shikojmë informatat për secilin grup. Nëse hapim menynë në këtë zonë do të

shfaqen opsionet të cilat përmban ajo meny.

34

Nëse radhitjen e bëjmë sipas opsionit Constraint Type ( tipit të kufizuar) do

të kemi këtë pamje të projektit.

Po ashtu edhe në zonën Sort by mund të bëjmë zgjedhjen sipas opsioneve në

menynë përkatëse.

Nëse bëjmë zgjedhjen sipas opsionit Start do të kemi këtë pamje të

projektit:

Change the look or content of the Gantt Chart – Ndryshimi i pamjes apo përmbajtjes së Gantt Chart

35

Me aktivizimin e këtij hiperlinku në ekran hapet dritarja Format Gantt në të

cilën na ofrohen katër opsione për formatizimin e diagrameve.

Për ta rregulluar pamjen e diagrameve me anën e magjistarit Gantt Chart zgjedhim opsionin Use the Gantt Chart Wizard, pastaj klikojmë në

opsionin Start the Gant Chart Wizard... hapet dritarja për dialog Gantt Chart Wizard e cila përmban disa hapa ku ofrohen opsione të

ndryshme mbi ndryshimin e pamjes së diagrameve

36

Për të ndryshuar shkallën kohore zgjedhim opsionin Change the Timescale

Nëse klikojmë mbi linkun Format Timescale... hapet dritarja e magjistarit

për dialog Timascale

Kjo dritare përmban katër fletë:

Top Tier - rreshti i lartë. Në këtë fletë mund të bëjmë formatizimin e rreshtit

të sipërm.

Middle Tier – rreshti i mesëm. Në këtë fletë mund të bëjmë formatizimin e

rreshtit të mesëm.

Bottom Tier – rreshti i poshtëm. Në këtë fletë mund të bëjmë formatizimin

e rreshtit të poshtëm

Nonworking Time – koha jashtë punës në këtë fletë rregullojmë dukjen e

prapavijës gjatë kohës së pushimit.

37

Për të ndryshuar dukjen e apo përmbajtjen e vijave në Gantt Chart zgjedhim opsionin Change the appearance of Gantt bars

Klikojmë mbi linkun Format Bar... me këtë rast hapet dritarja Format Bar

e cila përmaban dy fleta. Në fletën Bar Shape kemi mundësi të ndryshme

për rregullimin e dukje se vijave Gantt, ndërsa në fletën Bar Text kemi

mundësi për zgjedhjen e pozitës së tekstit nëse do ta përdorim pran

diagrameve.

38

Print current view as a report - Shtypja e pamjes aktuale si raport

Me zgjedhjen e këtij hiperlinku hapet dritarja Print Current View në

zonën Specify number of pages na ofrohen dy opsione :

One page dhe

Multiple pages ,

Si dhe butonin për dukjen e faqes ashtu si do të duket në letër Print Preview

dhe butonin Print i cili dërgon në printimin e projektit.

Në hapin e dytë me një klik mbi hiperlinkun Save and go to step 2 hapet

dritarja Modify sizing options në të cilën na ofrohen pesë opsione

Rendi i të dhënave të shkallës kohore

Kolonat

Detyrat që shfaqen

Madhësia e fontit

Zumi i shkallës kohore

39

Në hapin e tretë hapet dritarja Set header, footer or legend, zgjedhim

opsionin të cilin dëshirojmë ta kemi në letër

Në hapin e katërt hapet dritarja e magjistarit Set ther options

Modifikimi i gjerësisë së margjinave

Shtype kolonën e parë në të gjitha faqet

Shtyp shënimet

Shtyp fletët e zbrazëta

Shtyp vetëm kolonën e majtë të faqeve

Konfiguroni ndarjen manuale të faqeve

40

Ndërsa tani mbete vetëm shtypja e projektit me modifikimet të cilat i kemi

bërë në hapat e më hershëm. Tani me dhënien e komandës për printim duke

klikuar mbi butonin Print hapet dritarja me të njëjtin emërtim, pas

zgjedhjeve të caktuara në këtë faqe klikojmë në butonin OK raporti do të

shtypet në letër.

Compare progress against baseline work – Krahasimi i progresit me punën fillestare

Me zgjedhjen e këtij hiperlinku hapet dritarja e magjistarit Copare progress në të cilën shihen nga dy vija për secilën detyrë, vija e poshtme

tregon datat e fillimit dhe të përfundimit të punëve ashtu si e kemi

planifikuar, ndërsa vija e sipërme tregon datat e fillimit dhe të përfundimit të

punëve sipas orarit të planifikuar.

41

Progresi aktual lajmërohet në përqindje me anë të vlerës ndërsa detyrat

kritike shfaqen me ngjyrë të kuqe siç mund të shihet edhe nga figura e më

poshtme:

42

See the project’s critical tasks – Shiko detyrat kritike të projektit

Nëse dëshirojmë të shikojmë aktivitetet të cilat paraqesin rrugën kritike në

projekt atëherë zgjedhim hiperlinkun See the project’s critical taks me

ç’rast hapet dritarja Critical Path ( Rruga kritike )

Rruga kritike- paraqet aktivitetet prej të cilave varet data e

përfundimit të projektit, pra aktivitetet të cilat përcaktojnë datën e

përfundimit të projektit. Në dritaren Gantt detyrat të cilat janë në shtegun

kritik shfaqen me ngjyrë të kuqe (Red bars)

43

See how resources’ time is allocated – Shikimi se si është shpërndarë koha e resurseve

Me zgjedhjen e hiperlinkut See how resources’ time is allocated hapet

dritarja Resource Allocation

Pamja në anën e djathtë i tregon resurset , angazhimet e tyre në detyra, si dhe

orarin e tyre që kanë për ta përfunduar për secilën detyrë .Në këtë dritare

mund të zgjedhim një resurs apo një angazhim në panelin e sipërm dhe të i

shikojmë detajet për të në pamjen Gantt në pjesën e poshtme .

Resurset e mbi angazhuara lajmërohen me simbolin ? dhe numri i saktë i

orëve të mbi ngarkuara lajmërohen me ngjyrë të kuqe.