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MI-CONT-001 CONTABILIDAD AUTOMÁTICA Y CONEXIÓN CONTABLE

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MI-CONT-001 Contabilidad Automática y Conexión Contable

Versión 2800

Edición 01


Prohibida la reproducción total o parcial de este documento. Versión 2800

Fecha de Emisión 07/Junio/2006 Elaboró Leopoldo Hernández López Valido Carlos Villanueva Quevedo


INDICE

1. INTRODUCCIÓN_________________________________________________________________ 5

1.1 OBJETIVO _______________________________________________________________________ 5

2. MÓDULOS DEL SISTEMA RELACIONADOS CON EL DE CONTABILIDAD ____________ 6

3. INFORMACIÓN Y/ O CATÁLOGOS REQUERIDOS __________________________________ 7

3.1 INFORMACIÓN REQUERIDA _________________________________________________________ 7 3.2 CATÁLOGOS Y/ O CUENTAS REQUERIDAS ______________________________________________ 7

4. CONFIGURACIÓN DE LA CONTABILIDAD AUTOMÁTICA __________________________ 8

4.1 CONFIGURACIÓN GENERAL ________________________________________________________ 8 4.2 CONFIGURACIÓN DEL MÓDULO ____________________________________________________ 11 4.3 CONFIGURACIÓN DE LA PÓLIZA ____________________________________________________ 15 4.4 AUTOMATIZACIÓN DE CUENTAS CONTABLES _________________________________________ 21 4.5. GENERALIZADORES PARA IMPORTES DEL DEBE Y HABER _______________________________ 22 4.6 VENTAJAS DE LA CONTABILIDAD AUTOMÁTICA _______________________________________ 25

5. CONFIGURACIÓN DE LA CONEXIÓN CONTABLE ________________________________ 29

5.1 ACTIVAR CONEXIÓN CONTABLE EN CONFIGURACIÓN GENERAL _________________________ 29 5.2 HABILITAR CONEXIÓN CONTABLE EN MÓDULOS ______________________________________ 31 5.3 CONFIGURACIÓN DE LA PÓLIZA POR CONEXIÓN CONTABLE_____________________________ 32 5.4 EJEMPLO DE LA PÓLIZA POR CONEXIÓN CONTABLE.___________________________________ 35

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CÓDIGO: FECHA DE EMISIÓN: FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN: No. De REVISIÓN: HOJA:

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1. Introducción Considerando que la Contabilidad es una técnica que tiene como finalidad apoyar los procesos de la Administración y de la Economía de una organización empresarial, registrando, clasificando y sintetizando en forma significativa y expresar en dinero las operaciones de la empresa, para que la información procesada sirva a los Ejecutivos en la toma de decisiones. El presente documento le explicará lo necesario para efectuar la configuración de la contabilidad en Intelisis a manera de dar solución a las necesidades del área financiera. Cabe mencionar que la capacidad de adaptación y flexibilidad del módulo de Contabilidad que dispone Intelisis, le permite amoldarse a cualquier modelo de negocio. Para ello, cuenta, con las siguientes opciones de parametrización:

• Contabilidad Automática, y • Conexión contable.

Las opciones permiten automatizar el trabajo contable, por lo que cuando se configura correctamente, al final el área financiera enfocara más tiempo al análisis de información y toma de decisiones, ya que la captura o el registro contable se reducirá considerablemente, al generarse automáticamente y en forma transparente al usuario. ¿Que es la Contabilidad Automática y la Conexión Contable de INTELISIS? Contabilidad automática: es una herramienta del sistema que genera pólizas automáticas a partir de cualquier proceso administrativo de la empresa (Compras, ventas, gastos, etc.), tomando en cuenta para su automatización los conceptos, cuentas, catálogos, agrupaciones de catálogos y clasificaciones, siempre y cuando la póliza sea activada. Conexión contable: es un procedimiento automatizado muy poderoso, el cual obtiene información de cualquier módulo para llevarlo y procesarlo en el módulo de Contabilidad, utilizando el editor de expresiones y resolviendo contabilidad compleja de las organizaciones.

1.1 Objetivo

• Proporcionar la información necesaria, para configurar el módulo contable de INTELISIS, para que el sistema automáticamente genere el registro contable de las operaciones.

• Ser utilizado a manera de consulta para resolver las inquietudes a lo largo del

proceso de configuración de la contabilidad.

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2. Módulos del sistema relacionados con el de Contabilidad Los gran mayoría de los módulos del ERP- Intelisis se encuentran totalmente integrados entre si, y pueden configurarse de tal manera que generen automáticamente transferencias contables de todos sus movimientos al módulo de Contabilidad. El módulo de Contabilidad esta dirigido al registro y constante actualización de la información contable relacionada con las actividades propias de la empresa. Reúne y permite conciliar todos los detalles contables de las operaciones realizadas en el resto de los módulos. El diagrama siguiente muestra como interactúan los módulos del sistema y el módulo contable

Tesorería y Caja

Producción

Gastos y Punto de

Venta

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3. Información y/ o Catálogos Requeridos

3.1 Información requerida El módulo de Contabilidad requiere que se de el alta de la siguiente información para que opere correctamente:

• Empresa: Registrar la empresa en la cual se va a trabajar.

• Sucursales: En el caso de que lleguen a utilizarse se tienen que dar de alta las sucursales de la empresa.

• Usuarios: Definir los usuarios autorizados para ingresar al sistema.

• Tipos de Movimientos: Definir los movimientos que se contabilizarán.

• Conceptos: Dar de alta los conceptos de los movimientos. Los conceptos en Nómina, Gastos y Cuentas por Pagar representan las partidas (ITEMS) que permiten ordenar e identificar sistemáticamente la aplicación de los movimientos que se generen en sus respectivos Módulos. Son indispensables para llevar el control y registro contable de cada movimiento, ya que generalmente estos se relacionan a una Cuenta Contable.

• Monedas: Registrar las divisas que manejara la empresa (pesos, dólares, marcos, etc.), aunque es recomendable que por efectos de fluctuación de las divisas extranjeras siempre se lleve la contabilidad en moneda nacional (pesos).

• Conocimientos Contables.

3.2 Catálogos y/ o cuentas requeridas Los catálogos del sistema se agrupan en el menú Cuentas del sistema, en ellos se dan de alta, baja o efectúan modificaciones a la información de proveedores, personal, almacenes, centros de costos, clientes, etc. Las Cuentas requeridas por los movimientos e indispensables para la ejecución de operaciones en Intelisis son los siguientes:

• Clientes,

• Proveedores,

• Agentes,

• Artículos,

• Cuentas de dinero,

• Conceptos,

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• Conceptos de gastos.

• Centro de costos,

• Estaciones de trabajo,

• UEN’s,

• Centros de trabajo,

• Cuentas contables

Para dar de alta las cuentas de los catálogos antes mencionados consulte el MI- MC- CTA-2800 Manual de Cuentas.

4. Configuración de la Contabilidad Automática

4.1 Configuración General Como ya se menciono antes la Contabilidad Automática es una opción de la configuración de Intelisis, que permite generar las pólizas contables de los movimientos del sistema (Compras, Ventas, Gastos, Activos Fijos, Inventarios, Tesorería, etc.). Ya que se dispone de la información anterior se debe configurar la póliza contable, de acuerdo a los siguientes pasos. 1.- Ingresa a la ruta de acceso siguiente

Ruta de Acceso Paso 1 Ir al Menú principal / Configurar/Empresas

2.- En la pantalla Abrir-Empresas selecciona el nombre de la empresa en cual se esta trabajando y oprime el botón Abrir.

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3.- Intelisis mostrara la pantalla de mantenimiento a Empresas, allí ingresa al menú <Edición/ Configuración General>.

4.- En la pantalla de la Configuración General, da clic en la ficha [CONTABILIDAD] y activa la casilla de la opción ‘Contabilidad Automática’, enseguida presiona el botón .

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5.- Intelisis mostrara los siguientes check al activar la Contabilidad Automática, los que de acuerdo a su funcionalidad, se deben habilitar en caso de que las necesidades contables de la empresa lo requieran.

OPCIONES FUNCIONALIDAD

Desglosar Póliza por Concepto (Gastos)

Le indica al sistema que al efectuar el registro contable de movimientos, desglose el concepto de gasto en el detalle de la póliza.

Considerar la Clasificación a Nivel del Concepto (Gastos)

Permite que el sistema considere la clasificación contable a nivel del concepto de gastos.

Contabilizar Partidas sin Importe

Permite al sistema generara el registro contable de los movimientos aun cuando existan gastos sin importe o sea igual a cero.

Cancelar Mismo Mes (Fecha Emisión)

Indica al sistema que permita la cancelación de las pólizas contables, si la fecha de cancelación corresponde al mes donde se genero la póliza.

Contabilizar Nómina en Base a sucursal Trabajo del Personal (Requiere Contabilidad/ Pólizas Multi Sucursales)

Habilita la contabilización de la nómina basado en las sucursales de trabajo del personal, para que esta opción se aplique correctamente deben configurarse pólizas contables de nómina por cada sucursal de trabajo.

Activar opción ‘Contabilidad Automática’

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4.2 Configuración del Módulo También es importante parametrizar el módulo de Contabilidad en la configuración de módulos. 1.- Ingresa a la ruta de acceso siguiente

Ruta de Acceso Paso 1 Ir al Menú principal / Configurar/Empresas/ Edición/ Configuración

de Modulos Paso 2 Seleccionar la ficha Contabilidad

2.- Estable los parámetros de la configuración con base en el ejemplo y descripción siguiente, al terminar dar clic en .

Descripción de opciones


Moneda establece la moneda en la que se efectuará el registro contable de las operaciones de la empresa en la base de datos. Las monedas se dan de alta en la ruta <menú Configurar/ Generales/ Monedas>

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Paralelo Otra Moneda Permite indicar otra divisa diferente en la cual se desea llevar una contabilidad paralela a la principal

Paralelo Otra Moneda Automático

Al activar este check la contabilidad paralela en la moneda que se especifique, se emitirá en automático.

Tabla INPC Indica el nombre de la tabla que contiene la información correspondiente al Índice Nacional de Precios al Consumidor, cuyos datos son de vital importancia para realizar determinadas operaciones contables, como la reevaluación de los inventarios, activo fijo, etc.

Tabla ISAN

Establece el nombre de la tabla que contiene la información correspondiente al ISAN, cuyos datos son de vital importancia para realizar el caculo de este Impuesto que se aplicará en la compra/ venta de un auto nuevo.

Tolerancia Redondeo Indica el límite de tolerancia para la generación de redondeo en la moneda.

Formato Cuenta Permite establecer la nomenclatura que obligatoriamente deberá usarse en el alta de las cuentas contables en el catálogo correspondiente. Algunos de los formatos que se pueden establecer en el sistema son: Tipo teléfono “999-999”, ó tipo # de parte; “>AAA-000”, etc.

Símbolo Significado

> Todos los caracteres que continúan se capturarán en mayúsculas hasta que aparezca el símbolo < .

< Todos los caracteres que continúan se capturarán en minúsculas hasta que aparezca el símbolo > .

A Requiere caracteres alfanuméricos y numéricos A-Z y 0-9.

0 Requiere un número.

9 Acepta un número (opcionales)

Verificar Posición de la Cuenta

Al activar esta opción, el sistema verifica que la posición de la cuenta y/ o subcuenta corresponda a la relación de las cuentas contables, ya que las claves de las cuentas representan la estructura de la contabilidad. Una subcuenta está definida correctamente si mantiene iguales los dígitos precedentes del nivel anterior y/o de la cuenta acumulativa a la que pertenece.

Por Ejemplo: Cuenta 125-00-000 Subcuenta 125-14-000

Auxiliar 125-14-325

Cuenta Cierre (por Omisión)

Permite especificar la cuenta contable a utilizar por omisión al generar una póliza de cierre en el módulo de Contabilidad.

Verificar IVA Cuando se activa el sistema verifica que el IVA aplicado en los movimientos coincida con el IVA configurado para los módulos

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correspondientes.

Permitir Cancelación/ Desafectación Póliza con Origen de Otros Módulos

Al habilitar esta opción el módulo de Contabilidad permitirá desafectar o cancelar pólizas emitidas, aún cuando su origen haya sido ocasionado por otros módulos (CXP, Compras, Gastos, Tesorería, etc.)

Centros de Costos Muestra en la ficha de la configuración los check de los módulos de: Inventarios, Gastos, Compras, Ventas, Tesorería, CXC y CXP, y al habilitar la casilla de un módulo el sistema permitirá utilizar o manejar centros de costos dentro del módulo activado.

Formato Centros Costos

En este campo se define una nomenclatura para la claves de los Centros de Costos.

Afectar el Presupuesto con Movimientos (Pólizas)

Al activar esta opción el sistema afectara el presupuesto del ejercicio correspondiente, por medio de las pólizas contables generadas en el sistema.

Nivel Presupuesto Permite establecer el nivel de afectación del presupuesto, mediante las pólizas contables, ya sea nivel detalle o nivel mayor.

Cuenta Contable a Nivel Cliente

Habilita el campo “Cuenta Contable” en la carpeta [Otros] de la pantalla Clientes (ruta: Menú Cuentas/ Clientes/ Clientes/ Abrir el registro del Cliente/ seleccionar carpeta Otros) para relacionar una cuenta contable por cliente, de tal manera que se configure una póliza que genere el registro contable de la operación a nivel Clientes.

Cuenta Contable a Nivel Proveedor

Habilita el campo “Cuenta Contable” en la carpeta [Otros Datos] de la pantalla Proveedores (ruta: Menú principal Cuentas/ Proveedor/ Proveedor/ Abrir el registro de un Proveedor/ seleccionar carpeta Otros Datos) para relacionar una cuenta contable por proveedor, de tal manera que se configure una póliza para generar el registro contable de la operación a nivel proveedores

Cuenta Contable a Nivel Personal

Habilita el campo “Cuenta Contable” en la carpeta [Otros Datos] de la pantalla del Personal (ruta: Menú principal Cuentas/ Personal/ Personal/ Abrir el registro de un Empleado/ seleccionar carpeta Otros Datos) para establecer una cuenta contable, de tal manera que se configure una póliza para generar el registro contable de la operación a nivel personal

Cuenta Contable a Nivel Cuenta Dinero

Habilita el campo “Cuenta Contable” en la pantalla Cuentas de Dinero (ruta: Menú principal Cuentas/ Cuentas de Dinero/ Cuentas de Dinero/ Abrir los datos de una Cuenta) para relacionarla con una cuenta contable, de tal manera que se configure una póliza para generar el registro contable de la operación a nivel cuenta de dinero, al efectuar movimientos.

Cuenta Contable a Nivel Almacén

Habilita el campo “Cuenta Contable” en la pantalla donde se configuran los datos de almacén (ruta: Menú principal Cuentas/ Almacenes) para ligar el almacén con la cuenta contable, de tal manera que se configure una póliza para generar el registro contable de la operación a nivel almacén, al efectuar movimientos.

Cuenta Contable a Nivel Forma de Pago

Habilita el campo “Cuenta Contable” en la pantalla donde se dan de alta las formas de pago (ruta <menú Configurar/ Generales/ Formas de Pago)

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para ligar cada forma de pago/ cobro con la cuenta contable que le corresponda, de tal manera que al efectuar movimientos con ellas, por estar relacionadas a una cuenta, se genere el registro contable de la operación.

Cuenta Contable a Nivel Artículo

Habilita el campo “Cuenta Contable” en la ficha “Otros Datos” del Catálogo de Artículos (ruta: Menú principal Cuentas/ Artículos/ Artículos/ Abrir Artículo/ seleccionar ficha Otros Datos) para ligar un Artículo con la cuenta contable que le corresponda, de tal manera que al efectuar movimientos con los artículos, por estar ligado a una cuenta, se genere el registro contable de la operación.

Pólizas Multi Sucursales

Se selecciona si se requiere que el sistema permita configurar pólizas contables para cada sucursal de la empresa.

Pólizas con Artículos Al activar este check se habilita la opción ‘Incluir Artículos’ en la pantalla donde se editan las pólizas contables, de la contabilidad automática, ver imagen siguiente.

Al activar el check en una póliza de cierto movimiento, cuando se genere el registro de la póliza, desplegara la columna [artículo], mostrando las claves de los artículos afectados.

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4.3 Configuración de la Póliza 1.- Ingresa a la siguiente ruta, para desplegar la pantalla de configuración de la Póliza Contable.

Ruta de Acceso Paso 1 Ir al Menú principal / Configurar/Contabilidad Automática Paso 2 Seleccionar el Módulo donde se editara la póliza. Para efectos de

ejemplo se ingreso a Ventas.

2.- El sistema muestra la pantalla Contabilidad Automática – [X], con el listado de claves de afectación correspondientes a los movimientos que integran el módulo seleccionado (en este ejemplo se ingreso a Ventas).

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Campos/ columnas que integran la pantalla:

CAMPO FUNCIONALIDAD

Folio: Número asignado en el sistema a cada movimiento.

Clave: Es la clave de afectación que indica al sistema el comportamiento que tendrá el movimiento.

Nombre(por omisión) Nombre del movimiento.

Descripción: Campo libre para registrar la principal funcionalidad del Movimiento.

Tipo Póliza: Permite indicar el tipo de póliza que se creará: Diario, Ingresos, Egresos etc. También se conocen de la siguiente manera:

1. Póliza de diario. 2. Póliza de entrada de caja, (póliza de ingreso). 3. Póliza de salida de caja (póliza de egreso).

* Pólizas de caja: las pólizas de caja están destinadas a registrar las operaciones de caja, es decir, aquellas que dan lugar a un movimiento de fondos en efectivo, ya sea como entrada o como salida de dinero. * Pólizas de diario: las pólizas de diario servirán para registrar todas las demás operaciones que, al efectuarse, no implique movimientos de fondos en efectivo, sino que afecten a otros valores de activo, pasivo o resultados, distintos al numerario.

Estatus Contabilizar:

Indica con ayuda del asistente el estatus del movimiento, cuando tiene que generarse la póliza. Se recomienda indicarle al sistema que las pólizas deben generarse cuando el movimiento se concluya.

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También los siguientes iconos conforman la pantalla de la contabilidad

Muestra la siguiente pantalla:

Permite configurar una póliza contable por cada movimiento nombrado distintamente uno del otro, pero que utilizan la misma clave de afectación.

Despliega la pantalla para editar las pólizas contables del movimiento:

Una póliza por omisión funciona para todos los movimientos con la misma clave de afectación.

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3.- Para crear la póliza en la pantalla Contabilidad Automática – [X] se posiciona el cursor

sobre el Movimiento que se contabilizará y oprime el icono . 4.- Se genera la póliza como se aprecia en la imagen y descripción siguiente.

Póliza de Venta, clave de afectación es: VTAS.F Factura

Parámetros de la póliza de ejemplo.

CAMPOS Nombre (Partida) Debe Haber Cuenta Contable Cuenta por Omisión Clientes Importe Total Por omisión cuenta donde se

registraran los cargos de la partida: 103-01-000

Ventas Importe

Por omisión Cuenta de abono de la partida: 400-01-006

IVA por pagar Impuesto Por omisión 204- 01-000 Costo de Ventas Costo Por omisión 500-01-000 Inventarios costo Por omisión 104-01-000

Descripción de Campos de la ventana ‘Póliza’

CAMPO FUNCIONALIDAD

Nombre En este campo se indica el nombre de la partida de la póliza; ventas, inventario, IVA por pagar, gastos de operación, etc.

Indica la clave del movimiento

Elimina una partida del asiento contable

Permite iniciar una partida del asiento

contable

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Condición Se utiliza en Ventas y condiciona una Venta Normal o Venta Mostrador

Debe Cuando la cuenta/ partida es de naturaleza DEUDORA/ EGRESOS, genera un cargo, indicando en este campo la forma de llevarlo a cabo; costo, ultimo costo, descuentos, etc.

Haber Si la cuenta/ partida es de naturaleza ACREEDORA/INGRESOS genera un abono, indicando en este campo la forma en que se llevara a cabo: costo, ultimo costo, utilidades, etc.

Cuenta Contable Se indica el tipo de cuenta contable que se afectará. Cuando se establece la opción ‘Por omisión’ el sistema siempre cargara/ abonara a la cuenta que se indique en el campo ‘Cuenta (por omisión)’ En el caso de indicar la opción ‘contacto, concepto, almacén, etc.’, debe relacionarse una cuenta por concepto, almacén, contacto (cliente/ proveedor). La relación se efectúa en el catálogo correspondiente.

Cuenta (por omisión)

Indica una cuenta fija del catalogo de Cuentas, donde se registrarán los cargos y/o abonos.

Omitir Concepto No toma en cuenta el concepto de los registros contables.

Omitir Centro de Costos:

Al activar este check el sistema no considera los Centros de Costos Indicados, en los movimientos.

Es importante mencionar que cada póliza contable tiene que definirse por el Consultor en coordinación con el Contador de la empresa, para saber sus necesidades y con base en la información proporcionada, establecer los parámetros correctos, ya que cada empresa registra las operaciones de manera diferente, aun cuando el objetivo o finalidad de la contabilidad es el mismo.

5.- Presiona el icono . Configuradas las pólizas contables el sistema generara en paralelo a los movimientos su póliza respectiva. Continuando con el ejemplo, ingresa al módulo de ventas <Menú Procesos/ Ventas> y genera una Factura.

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Ingresa al Menú Ver/Posición del Movimiento,.

El sistema muestra la Póliza generada del movimiento Factura. Como se aprecia en la pantalla anterior Intelisis, genera la póliza de venta configurada al concluir la factura en el módulo contable.

Posición del movimiento

Póliza de venta, para

visualizarla dar clic secundario del Mouse y elegir ‘Examinar’

del menú contextual.

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4.4 Automatización de Cuentas Contables

La generalización de una cuenta contable puede ser por:

OPCIONES DISPONIBLES DESCRIPCIÓN

Por Omisión Esta opción se utiliza cuando desea registrar en una cuenta fija, por ejemplo el IVA Acreditable y/o IVA por pagar.

Tipo Contacto Se utilizan para agrupar a sub tipos y asignar diferentes cuentas contables.

Rama Contacto Son estructuras personalizadas que el usuario crea de acuerdo a sus necesidades. La rama se utiliza en los siguientes catálogos del sistema: Clientes, proveedores, almacenes, cuentas de dinero, proyectos y en los centros de costos es configurable. Una rama seria Clientes Nacionales y otra Clientes Extranjeros, con cuentas contables para cada una de ellas.

Retención contacto

Esta función sirve para utilizar la cuenta de retenciones que se carga en cada cliente, proveedor y personal.

Contacto Se utiliza para contabilizar por Cliente, Proveedor, Acreedor, etc. Es decir se crea una cuenta por cada contacto y la relación se indica dentro del catálogo correspondiente.

Opciones para indicar la forma en que se afectara la cuenta

contable de la partida

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Almacén /AF Se utiliza para registrar a la cuenta del almacén elegido. Para ello debe crearse la cuenta y ligarse con el almacén en el catálogo correspondiente.

Rama Artículo Configura las cuentas contables por ramas de artículos; Perecederos, Herramientas, frutas y legumbres, etc.

Artículo Registra contablemente a la cuenta del artículo elegido.

Categoría AF Registra la contabilidad por categoría de activos fijos. Para ello se relaciona la categoría del activo con su cuenta contable.

Categoría AF Fiscal Asigna una cuenta fiscal en función de cada categoría de activos fijos.

Clasificación Son agrupadores que muestran la estructura contable en los módulos de Ventas, Gastos y Atención. Gastos de Venta, Gastos de operación, etc.

Tabla %: Asigna la cuenta correspondiente según % de IVA.

Cuenta dinámica Da de alta de manera automática una cuenta auxiliar en el catálogo de cuentas contables.

Concepto Registra contablemente a la cuenta del concepto indicado. Es común el registro por concepto en las dependencias gubernamentales.

4.5. Generalizadores para importes del debe y haber MODULO CAMPO FUNCIONALIDAD

Costo Selecciona el costo configurado por empresa o artículo.

Ajuste Costo Diferencia que se genera de las entradas y salidas del inventario dependiendo del tipo de costo.

Ventas

Costo UEPS Utiliza el costo Últimas Entradas Primeras Salidas.

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MODULO CAMPO FUNCIONALIDAD

Costo PEPS Utiliza el costo Primeras Entradas Primeras Salidas.

Ultimo Costo Utiliza el último costo de la entrada al inventario.

Precio Lista Contabiliza la partida a precio de venta (S.Detallista)

Costo Actividad Contabiliza el costo por actividad.

Importe Bruto Es el importe antes de dev. reb. o descuentos.

Descuentos Refleja los descuentos globales de la partida.

Comisiones Refleja las comisiones de la partida.

Impuesto 1 Importe IVA (10%, 15%).

Impuesto 2 Importe IEPS. Ventas, Compras

Impuesto 3 Importe del impuesto adicional.

Total Impuesto 1 Total del importe IVA.

Total Impuesto 2 Total del importe IEPS. Ventas, Compras, Tesorería, CxC

Total Impuesto 3 Total del importe impuesto adicional.

Ventas/Tesorería Importe El importe antes de IVA.

Importe Subtotal de la partida.

Impuestos Importe de IVA de la partida.

Importe Total Importe total de la partida.

IVA Fiscal IVA fiscal de CXC o de CXP.

IEPS Fiscal IEPS fiscal de CXC o de CXP.

Interés Bruto I.B.= ((% Tasa Interés/100)/Días Año)* (Días de Vencimiento)* (Importe de Inversión ))

Interés Neto I.N.= (I.B.) – ((I.B.) * (% Retención ISR/100))

Tesorería

Interés Retención Importe de la retención del interés.


Ajuste Costo Diferencia del precio que tiene la sucursal origen y el precio que tiene la sucursal destino.

Costo UEPS Utiliza el costo Últimas Entradas Primeras Salidas.

Costo PEPS Utiliza el costo Primeras Entradas Primeras Salidas.

Ultimo Costo Utiliza el último costo de la entrada al inventario.

Compras

Precio Lista Contabiliza la partida a precio de venta (S. Detallista).

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Importe Bruto El importe antes de las devoluciones, rebajas o descuentos.

Descuentos Refleja los descuentos globales del movimiento.

Gastos/Retención IVA

Importe retención IVA de gastos diversos.

Gastos/Retención ISR

Importe retención ISR de gastos diversos.

Gastos/Retención 3 Importe retención adicional de los gastos diversos.

Gastos

Gastos/Impuestos Importe de impuestos de gastos diversos.

Incremento Refleja el aumento en los precios. Precios y Costos

Decremento Refleja la baja en los precios.

Vales Importe Refleja el importe de la partida.

Retenciones Refleja las retenciones de la partida.

Impuestos Refleja el importe de los impuestos de la partida. Comisiones y

Destajos Importe Total Importe + Impuestos

Depreciación Refleja la suma de depreciación acumulada la partida.

Act. Capital Refleja la suma de la actualización del activo. Activos Fijos

Act. Depreciación Refleja la suma de la actualización de la depreciación.

Diferencia Cambiaria

Contrapartida de la ganancia o pérdida cambiaria.

Utilidad Cambiaria Refleja el importe de la ganancia cambiaria.

Pérdida Cambiaria Refleja el importe de la pérdida cambiaria.

IVA dif. cambiaria Refleja el importe del IVA por diferencia cambiaria.

IEPS dif. cambiaria Refleja el importe del IEPS por diferencia cambiaria.

Saldo a Favor Refleja el importe a favor de los clientes.

CxC, CxP

Redondeo Refleja los importes por redondeo de importes.


Ajuste Costo Diferencia que se genera de las entradas y salidas del inventario dependiendo del tipo de costo.

Precio Lista Contabiliza la partida a precio de venta (S. Detallista).

Inventarios

Ajuste Precio Lista Diferencia de precios entre sucursales del detallista.

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Precio Es el importe de las partidas a precio de venta.

Importe Es el importe antes de deducciones.

Importe Neto Es el importe después de Deducciones

Importe CxP Es el importe de las CXP de la nómina.

Importe Tesorería Es el importe a pagar a cada empleado.

Importe Percepciones

Es el importe de cada una de las percepciones.

Importe Deducciones

Es el importe de cada una de las deducciones.

Nómina

Importe Estadística Es el importe de los acumulados de la nómina.

4.6 Ventajas de la Contabilidad Automática

1. Permite personalizar el nombre de las pólizas contables, para identificar rápidamente los movimientos que afectan la Contabilidad.

Póliza de diario, personalizada con el nombre de Venta.

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2. Indicar en la póliza los artículos que se compraron o vendieron.

Se indica al movimiento el tipo

de póliza que generara.

En contabilidad el nombre de las pólizas permitirá identificar su origen. En

este caso fue una Venta.

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3. Consolidación de empresas es decir, ver las pólizas y los estados financieros de todas las empresas dadas de alta en la misma base de datos.

4. Permite realizar el cuadre contable ingresando a la siguiente ruta Menú principal

Herramientas / Contabilidad /Cuadre Contable

5. Exploradores de saldos o con reportes de auxiliares que verifican en detalle la integración de los saldos operativos.

6. Generación de reportes y estados financieros.

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7. Reportes Fiscales. El sistema permite la Actualización de los Activos de la empresa incorporando dicha actualización a los estados financieros básicos. A través de esta herramienta se puede realizar la emisión y consulta de los siguientes reportes fiscales:

Actualización de Activo Fijo

Reexpresar el costo histórico del activo fijo a pesos de poder adquisitivo general al cierre del ejercicio mediante la aplicación de factores de ajuste derivados del Índice Nacional de Precios al Consumidor publicado por el Banco de México.

Actualización de la Depreciación

La depreciación del ejercicio deberá basarse en: el valor actualizado, vida probable, congruencia sistema depreciación en costos históricos y valor actualizado en tasas, procedimientos y vidas probables.

Actualización del capital Social

Actualización del Capital Social, se deberá de aplicar los índices Generales de Precios para reestablecer el poder adquisitivo del capital aportado por los accionistas.

Actualización de Activos Monetarios

Son aquellas cantidades cuyo valor representa derechos u obligaciones sobre valores nominales de dinero independientemente de los cambios en el nivel general de precios. Es decir, es igual al entregar o recibir dinero sin considerar los efectos de la inflación. Por ejemplo: el efectivo, las cuentas por cobrar que representan cantidades fijas en efectivo, valuadas en pesos corrientes, y por lo tanto, estas partidas no necesitarán de ninguna corrección.

Actualización Resultado del Ejercicio

Se muestra el costo de lo vendido con valores de reposición, principalmente de las materias primas que se han consumido.

Actualización Venta del Activo Fijo

El objetivo de la actualización es relacionar el precio de venta con el costo que tendría al momento de la misma.

Ventas por tasa Presenta las ventas de acuerdo al porcentaje aplicado.

Principales Clientes

Muestra la relación de Clientes cuya compra anual es igual o mayor a los $50 000.

Principales Proveedores

Muestra la relación de Clientes cuya venta anual es igual o mayor a los $50 000.

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5. Configuración de la Conexión Contable

5.1 Activar Conexión Contable en Configuración General Para poder hacer uso de la Conexión Contable, es necesario configurar el sistema para obtener su uso correcto: 1.- Ingresa a la ruta de acceso siguiente

Ruta de Acceso Paso 1 Ir al Menú principal / Configurar/Empresas

2.- En la pantalla Abrir-Empresas selecciona el nombre de la empresa en cual se esta trabajando y oprime el botón Abrir.

3.- Intelisis mostrara la pantalla de mantenimiento a Empresas, allí ingresa al menú <Edición/ Configuración General>.

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4.- En la pantalla de la Configuración General, da clic en la ficha [CONTABILIDAD] y activa la casilla de la opción ‘Conexión Contable’, enseguida presiona el botón .

5.- Intelisis mostrara los siguientes check, los que de acuerdo a la funcionalidad descrita enseguida, se deben encender si las necesidades contables de la empresa lo requieran.


Afectar Póliza Al activar la casilla, el sistema afecta automáticamente las pólizas contables que emite el sistema paralelamente a los movimientos. De no

Activar opción ‘Conexión Contable’

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activar la opción, Intelisis, solo generara las pólizas en estatus sin afectar, por lo que para concluirlas el usuario correspondiente deberá ingresar al módulo de Contabilidad para afectarlas una por una.

Cancelar Mismo Mes (Fecha Emisión)

Indica al sistema que permita la cancelación de las pólizas contables, si la fecha de cancelación corresponde al mes donde se genero la póliza.

Esperar Liberación Tesorería (Cobros/ Pagos/ Gastos)

Al habilitar esta opción, se generará la póliza del Cobro/Pago/Gasto hasta que se realice el Cheque o Depósito del mismo (esto sirve para contabilizar el Cobro/Pago/Gasto y tener a la mano el número de cheque o depósito que generó este Movimiento).

Contabilizar Facturas Pendientes desde Estatus Pendiente

Permite que el sistema contabilice toda la facturación que se emita en Intelisis aun cuando se encuentren en estatus pendiente.

Movimientos Específicos (al generar pólizas en lote)

Esta opción del menú activa el icono “Conexión contable - movimientos específicos” para definir los movimientos que se contabilizaran al generar pólizas en lotes.

Empresa Contabilidad Define la empresa en caso de existir varias dadas de alta, aquella que llevara el control contable.

5.2 Habilitar Conexión Contable en Módulos 1.- Ingresar al <Menú Configuración /Empresas /Abrir Empresa de Trabajo/ Ingresar al menú Edición/ seleccionar ‘Opciones Módulos’>.

2.- Seleccionar los módulos que requieren la conexión contable, en indicar el tipo de conexión que se utilizará.

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Las opciones para la ‘Conexión Contable’ permiten definir si se efectuará por Movimiento, es decir, a cada Movimiento una Póliza o por Día, indicando que se elaborará una Póliza por todos los movimientos del día

5.3 Configuración de la Póliza por Conexión Contable 1.- Ingresa a la siguiente ruta, para desplegar la pantalla de configuración de la Póliza Contable.

Ruta de Acceso Paso 1 Ir al Menú principal / Configurar/Conexión Contable/ Generador de

Pólizas Paso 2 En la pantalla [Abrir- tipos de movimientos] Seleccionar la ficha del

Módulo donde se editara la póliza y presionar [Nuevo]. Para efectos de ejemplo se ingreso a Gastos (GAS).

En esta pantalla se agrupa la conexión contable por módulos, Para modificar, editar o cambiar una póliza selecciona la que desee y se oprime Abrir.

Habilitar la conexión contable requerida

por el módulo

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Si se desea crear un Nuevo Tipo, similar a uno existente, se selecciona y se oprime Copiar, de esa manera se podrá modificar solo lo necesario 2.- El sistema muestra la pantalla [Generador de Pólizas] en la cual se dan de alta las Pólizas correspondientes a cada Movimiento por Módulo.

Campos/ columnas que integran la pantalla:

CAMPO FUNCIONALIDAD

Módulo Campo que indica el módulo en el que se configura la póliza contable.

Movimiento Con respecto al módulo definido en el campo anterior, permite indicar el movimiento al que aplicará la póliza.

Empresa Campo que indica si incluye este tipo de conexión a todas las Empresas o a una en particular.

Tipo Póliza Indicar el Tipo de Póliza que va a generar el movimiento. Por Ejemplo: ‘Diario’ ‘Ingresos’ ‘Egresos’ ‘Cierre‘

Si no se captura correctamente el nombre de la póliza a generar, no se realiza la Conexión Contable, o bien, si se genera, no se podrá afectar ya que no hay un movimiento con ese nombre.

Por ejemplo: ‘Ingreso’ ‘Egreso’

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Concepto Se indica a través de una expresión, que el concepto de la póliza será el mismo que el que aparece en el movimiento original. -(Módulo).Concepto. Por ejemplo: Compra.Concepto para el Módulo de Compras, Venta.Concepto para el Módulo de Ventas.

Referencia Se indica a través de una expresión, que la referencia de la póliza será el mismo que el que aparece en el movimiento original. -(Módulo).Referencia. Por ejemplo: Compra.Referencia para el Módulo de Compras, Venta.Referencia para el Módulo de Ventas.

Proyecto Se indica a través de una expresión, que el proyecto de la póliza será el mismo que el que aparece en el movimiento original. -(Módulo).Proyecto.

Por ejemplo: Compra.Proyecto para el Módulo de Compras, Venta.Proyecto para el Módulo de Ventas.

Observaciones: Se indica a través de una expresión, que el proyecto de la póliza sea el mismo al que aparece en el movimiento original. -(Módulo).Observaciones. Por ejemplo: Compra.Observaciones para el Módulo de Compras, Venta.Observaciones para el Módulo de Ventas.

Estatus Permite definir el estatus de la poliza.

Moneda Origen: Con ésta expresión, se realiza la conexión contable con la moneda origen correspondiente en la operación. -(Módulo).Moneda. Por ejemplo: GastoT.Moneda para el Módulo de Gastos, Venta.Moneda para el Módulo de Ventas.

Tipo Cambio Origen:

Con ésta expresión, se realiza la conexión contable con el tipo de cambio correspondiente al momento de la operación. -(Módulo).TipoCambio. Por ejemplo: Gasto.TipoCambio para el Módulo de Gastos, Venta.TipoCambio para el Módulo de Ventas.

Condición Se utiliza esta opción si se desea tomar una decisión sobre el usar una cuenta contable cuando se tienen más de 2 opciones.

Cuenta En este campo se indica la Cuenta Contable que debe asociarse a esa partida de la Póliza o la expresión que convenga. Si se desea consultar las Cuentas Contables, es necesario oprimir en el menú Ver y la opción Catálogo de Cuentas.

Centro Costos Indicar el Centro de Costos correspondiente a la Cuenta Contable a utilizar (opcional).

Concepto Indicar el Concepto por el cual se afecta la Cuenta Contable (opcional). Por

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omisión, arrastra el concepto del encabezado de la póliza pero es modificable.

Debe Se indica la expresión adecuada para el registro del Debe en la Póliza.

Haber Se indica la expresión adecuada para que se registre el Haber en la Póliza.

Orden En este campo se puede especificar el Orden en el que debe aparecer cada partida de la póliza.

Una vez Campo que indica si esta partida debe aparecer solo una vez o no (no es obligatorio).

Afectar Presupuesto

En el caso de las Dependencias Gubernamentales que ejercen recursos con base en presupuesto, en este campo se especifica si la partida debe afectar (disminuir o incrementar) el presupuesto de la cuenta contable.

Nota: En los campos en los que se coloque una expresión que solamente incluya texto, debe estar definido entre comilla simple. Por ejemplo: ‘Egresos’, ‘10-01-001’, ‘Ventas del Día’, etc.

3.- Al finalizar la configuración de las pólizas, se podrán realizar los movimientos y el sistema emitirá automáticamente el registro contable.

5.4 Ejemplo de la Póliza por Conexión Contable. 1. Se realiza el movimiento en el Módulo de Gastos (previa configuración de su póliza) y se

afecta.

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2.- Concluido el movimiento por medio del menú <Ver/ Posición del Movimiento> se puede visualizar la póliza contable generada.

Movimiento

Póliza configurada, para

visualizarla dar clic secundario del Mouse y elegir ‘Examinar’

del menú contextual.

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