I. Astfel, cuvntul proiect provine din latinescul projectus i
conform Dicionarului Explicativ al Limbii Romne are mai multe
nelesuri, pentru noi fiind interesante urmtoarele: plan sau intenie
de a ntreprinde ceva, de a organiza, de a face un lucru; prima form
a unui plan (economic, social, financiar, etc.) care urmeaz s fie
discutat i aprobat pentru a primi un caracter oficial i a fi pus n
aplicare.n materialul editat de Fundaia pentru Dezvoltarea Societii
- Centrul pentru Dezvoltarea Organizaiilor Neguvernamentale -
pentru conceptul de proiect sunt date urmtoarele nelesuri:1. Gndire
anticipativ orientat ctre un scop, avnd n vedere producerea unei
schimbri, percepute ca favorabil pentru cel ce intenioneaz s o
produc.2. Documentaie tehnic i financiar, riguros alctuit, pe baza
creia se poate realiza un sistem oarecare cu caracteristici i
niveluri de performan predeterminate i cu riscuri limitate.3.
Proiect = activitate care are un nceput i un sfrit, este planificat
i controlat i are drept scop o schimbare.II. Pentru cuvntul
management care provine de englezescul management Dicionarul
Explicativ al Limbii Romne reine urmtoarele sensuri: activitatea i
arta de a conduce, ansamblul activitilor de organizare, de
conducere i de gestiune a ntreprinderilor, tiina i tehnica
organizrii i conducerii unei ntreprinderi.
n literatura de specialitate managementul este definit ca
meseria care const n a conduce, ntr-un context dat, un grup de
oameni cu scopul de a atinge n comun obiective conforme finalitilor
organizaiei de apartenen De aici se pot trage cel puin 5
concluzii:1. Managementul este o meserie: deci o activitate practic
ce regrupeaz un ansamblu de experiene, cunotine tehnice i
relaionale. Nu este vorba aici nici de un proces abstract, nici de
teorie.2. Aceast meserie const n a conduce. A conduce trebuie
perceput ca un termen generic pentru a desemna diferite stiluri de
management care sunt posibile.3. Meseria n cauz se exercit ntr-un
context dat; este vorba aici de mediul economic, politic, social,
tipul de cultur dominant, mentalitile, tradiiile ce determin
apariia unor constrngeri/oportuniti specifice.4. Managementul
presupune totodat a conduce un grup de oameni; nu trebuie deci
confundat managementul cu simplul fapt de a avea un grup de oameni
n subordine.5. Managementul vizeaz atingerea n comun a unor
obiective conforme cu finalitile organizaiei.
Mai general se poate defini managementul de proiect ca
activitatea ce are drept scop conducerea realizrii unui plan. Din
aceast definiie pot fi trase trei concluzii:1. Managementul de
proiect este o activitate cu un scop specific2. Managementul de
proiect se refer la conducerea activitii de realizare a unui
plan.3. Managementul de proiect se desfoar n timp din momentul n
care este nceput activitatea de elaborare a planului care urmeaz a
fi realizat i ine pn n momentul realizrii evalurii finale vis-a-vis
de activitile derulate i de succesul/impactul proiectului.
O alt definiie la care subscriem are n vedere faptul c
managementul proiectelor: este procesul prin care managerul
proiectului planific i controleaz etapele i activitile proiectului
i resursele pe care organizaia le pune la dispoziia
proiectului.
CE ESTE UN PROIECT ? Un grup de activiti interdependente,
ntreprinse ntr-o succesiune logic, ntr-un interval limitat de timp,
pentru obinerea unor rezultate bine precizate, necesare pt. a
satisface obiective clare.
Un alt termen des folosit n acest domeniu este fundraising, un
echivalent al su n limba romn ar fi strngere de fonduri,
nelegndu-se prin acesta activitatea de strngere de fonduri necesar
pentru a implementa un proiect. n perioada actual amploarea
activitilor de fundraising a crescut foarte mult i chiar se poate
spune c este una dintre cele mai importante activiti desfurate de
un manager de proiect.
Cerere de finanare este formularul care trebuie completat pentru
a obine o finanare nerambursabil. Nu exist un document standard de
acest fel acestea difer n funcie de finanator n parte. De obicei,
cererea de finanare este unul dintre documentele din pachetul
informativ ce se acord celor care sunt interesai de
finanri.Finanator persoana sau organizaia care acord finanare
proiectului elaborat de ctre o organizaie sau o
comunitate.Contribuie local reprezint aportul persoanei/organizaiei
sau al comunitii care elaboreaz i gestioneaz proiectul. Aceast
contribuie poate fi n bani i atunci spunem c este o contribuie
local/proprie financiar sau poate consta din folosina bunurilor i
aportul n munc al solicitantului proiectului i atunci vorbim de
contribuie n natur.Program - reprezint un cadru instituional care
sprijin proiecte ce converg spre un obiectiv general. Prin
concluzie putem spune c mai multe proiecte formeaz un program.
II. Management de proiecte
n literatura de specialitate activitatea de management de
proiect este mprit n patru etape/faze: concepia planificarea
implementarea ncheiere/evaluare
II.1. ConcepiaPrima etap n cadrul activitii de management de
proiect const din clarificarea ideii care va sta la baza propunerii
de proiect. Aici la acest punct trebuie definit Ce vrem s facem? Cu
cine vrem s lucrm? Cum vrem s facem? De ce resurse avem nevoie?
Este necesar ca n aceast etap s acionm n concordan cu strategia
organizaiei sau a comunitii pe care o reprezentm. n caz contrar se
poate vorbi despre un proiect punctual care nu se ncadreaz n
strategia organizaional, ci vine n ntmpinarea unei nevoi de moment
identificate la nivelul organizaiei sau a comunitii sau ca rspuns a
unei posibiliti de finanare.Concepia reprezint deci etapa n care se
identific necesitile i se estimeaz resursele disponibile. n funcie
de acestea se stabilesc proiectele care trebuie elaborate i
obiectivele ce trebuie urmrite.
II. 2. PlanificareaA doua faz a activitilor n cadrul
managementului de proiect este planificarea. n cadrul acestei etape
se ia decizia privind abordarea organizaional ce va fi adoptat i se
trece la elaborarea proiectului i transpunerea acestuia pe
structura cererii de finanare dac exist un asemenea document. Dup
ce n etapa precedent am identificat proiectele necesare ncepem
activitatea de fundraising. Una dintre cele mai rspndite metode de
acordare a unui sprijin pentru proiectele noastre este tehnica
acordrii de finanare pe baza cererii de finanare.nfiinare de
birouri, are 15 documente cum ar fi:-Ghidul Solicitantului,-Cererea
de finanare,-Formularul de buget,-Matricea logic a
proiectului,-Prezentarea ratelor privind diurnele,-Modelul de
contract ce va fi completat ntre finanator i beneficiar,-Model de
CV,-Declaraia de imparialitate,-Rolul asociaiei naionale a
BCC.-Lista oraelor unde exist BCC,-Condiii generale,-Proceduri
pentru contractare,-Cererea de plat,-Identificare financiar,-Manual
de identitate vizual.Dup consultarea citirea cu atenie - a
pachetului informativ pasul urmtor const din completarea
formularului de finanare. CEREREA DE FINANTAREn cele ce urmeaz vom
ncerca s prezentm pe scurt modul de elaborare al fiecrui element al
unei cereri de finanare. Primul element ce trebuie s se regseasc n
orice cerere de finanare este titlul proiectului i denumirea
beneficiarului proiectului.Din acest scop cei care evalueaz
proiectul pot s trag urmtoarele concluzii:-este un proiect de
dezvoltare rural i,-prin acest proiect se propune mbuntirea calitii
resurselor umane implicate n procesul dezvoltrii rurale.Un alt
element care se regsete n cererile de finanare n mod obligatoriu
este/sunt obiectivul/obiectivele proiectului.n ultima parte a
cererii de finanare trebuie demonstrat modalitatea de continuare a
proiectului dup terminarea finanrii solicitate.
Bugetul de cheltuieli al unui proiect va fi elaborat pe mai
multe coloane din care s reias unitatea de msur folosit, numrul
acestor uniti, costul cu aceste uniti, costul total i n final,
defalcat contribuia solicitantului i contribuia solicitat prin
aceast cerere.
Principalele capitole din orice buget sunt urmtoarele:a) resurse
umane aici intr costurile privind salariile, diurnele att cele ale
personalului implicat n proiect (coordonator de proiect,
asistent/asisteni de proiect), ct i ale personalului auxiliar
(secretar, contabil) sau ale specialitilor (lectori, consultani).b)
transport la aceast categorie sunt incluse cheltuielile de
transport necesare pentru buna desfurare a proiectului.c)
cheltuieli cu echipamentele aici se introduc costurile necesare cu
cumprarea sau nchirierea echipamentelor. Este vorba de
echipamentele care sunt necesare n derularea proiectului, prin
urmare aceste echipamente deriv din caracterul acestuia.d) costuri
de birou se refer n principal la cheltuielile necesare cu
ntreinerea biroului. Se pot include aici cheltuieli ce vizeaz att
chiria birourilor, ntreinerea acestora, costuri cu asigurarea
serviciilor (internet, telefon, fax), consumabile.e) alte
cheltuieli pot fi introduse la aceast categorie i se refer la
cheltuielile privind publicaiile, evaluarea proiectului,
organizarea unor evenimente (conferine, seminarii).
n cadrul literaturii de specialitate funciei de planificare a
bugetului i se atribuie urmtoarele caracteristici:1.Bugetul
cuantific activiti adic le confer valoare n bani.2.Bugetele
dirijeaz cheltuielile astfel nct resursele s fie cheltuite numai
pentru activiti care sprijin obiectivele proiectului.3.Bugetele
identific ce resurse sunt necesare i cnd sunt solicitate4.Bugetele
permit examinarea obiectivelor i activitilor unui proiect din punct
de vedere al costului lor actual5.Bugetele clarific relaia dintre
cheltuielile directe necesare derulrii proiectului i cheltuielile
de susinere sau administrative (chirie, personal de specialitate,
etc.)6.Un buget realist i actualizat permite evaluarea financiar a
proiectului.
Paii care trebuie parcuri n elaborarea unui buget pentru o
cerere de finanare sunt urmtorii:-stabilirea perioadei de lucru
pentru fiecare etap i pentru proiectul n ansamblu-realizarea
estimrilor pentru toate costurile-estimarea valorii
cheltuielilor-estimarea veniturilor-justificarea cheltuielilor prin
intermediu bugetului narativ.
II.3 Implementarea proiectuluiPn acum au fost prezentate modul
de concepere i elaborarea proiectelor care sunt necesare
organizaiei/ comunitii pe care o reprezentm. A treia etap n evoluia
oricrui proiect const din implementarea acestuia. Activitile
manageriale corespunztoare celei de-a treia etape n existena unui
proiect constau din utilizarea resurselor materiale i umane n
conformitate cu planul de activiti stabilit pentru ndeplinirea
dezideratelor propuse n etapele anterioare. Prin urmare putem spune
c n aceast etap putem identifica cinci mari tipuri de activiti
manageriale:-managementul activitilor,-managementul
financiar,-managementul resurselor umane,-relaia cu
finanatorul/finanatorii,-relaia cu beneficiarii.
A)Managementul activitilor. Una dintre primele reguli pentru
managerul de proiect const din cunoaterea cu exactitate a
proiectului pe care l conduce. Implicit din acest lucru reiese c
acesta cunoate cu exactitate activitile pe care urmeaz s le
implementeze n cadrul proiectului. Rolul principal pe care l are
managerul de proiect este coordonarea echipei de proiect pentru
realizarea activitilor prevzute.B)Managementul financiar. O alt
component a activitii managerului de proiect const din managementul
financiar folosit n perioada implementrii. i aici activitatea ncepe
din momentul elaborrii proiectului cnd se stabilete necesarul de
resurse i disponibilul de resurse. Prin resurse necesare se nelege
att cele care vor fi atrase prin proiect ct i contribuia proprie a
solicitantului. n aceast situaia managerului de proiect i rmn dou
posibiliti: prima este obinerea cotei 0 de TVA, a doua este pltirea
n avans a acestei taxe i recuperarea ulterioar a acestuia. Primul
pas n asigurarea managementului financiar de succes este
participarea coordonatorului de proiect la elaborarea bugetului sau
cunoaterea foarte bine a acestuia. Urmtorul pas este reprezentat de
cunoaterea cu exactitate a procedurilor financiare aplicate de ctre
finanator.
C)Managementul resurselor umane. Activitatea de management de
proiect presupune coordonarea unei echipe de lucru. De aici deriv o
serie de provocri la adresa coordonatorului. Elementele pe care
orice manager de proiect trebuie s le trateze cu maxim seriozitate
sunt reprezentate de:-detalierea sarcinilor avute pentru fiecare
membru al echipei de proiect,-evaluarea periodic a rezultatelor
obinute de fiecare membru al echipei,-motivarea
personalului,-cointeresarea profesional i financiar a membrilor
echipei de proiect.
D)Relaia cu finanatorii. Este una dintre prioritile avute de
ctre managerul de proiect. Existena unei bune relaii de colaborare
cu finanatorul poate ajuta la rezolvarea multora dintre problemele
care se ivesc pe parcursul implementrii. Stabilirea de relaii
personale ntre staff-ul propriu i cel al finanatorului este o
iniiativ necesar.
E)Relaia cu beneficiarii. Beneficiarii, sau n limbaj de
managementul proiectelor- grupul int , trebuie consultai despre
utilitatea proiectului pe tot parcursul derulrii. Motivul pentru
care este elaborat un proiect se refer la apariia unei necesiti la
nivelul grupului int iar proiectul vine n ntmpinarea acestor
nevoi.
II. 4. Evaluarea/sfritul proiectuluin aceast etap din viaa unui
proiect se ncheie angajamentele avute cu finanatorii i se face
evaluarea financiar legat de utilitatea proiectului. n aceast etap
cea mai important activitate ce revine managerului de proiect este
legat de realizarea raportului final financiar i a celui narativ.O
alt activitate ce va fi realizat n aceast etap se refer la
stabilirea modalitilor prin care proiectul va fi continuat
ulterior.Tot aici se realizeaz evaluarea proiectului. Evaluare
reprezint emiterea de judeci asupra urmtoarelor aspecte:-dac s-au
atins obiectivele urmrite prin proiect,-dac resursele (umane,
financiare) au fost bine folosite, -dac calitatea activitilor a
fost corespunztoare.
Pentru a avea o evaluare eficient este nevoie de ndeplinirea a 3
cerine eseniale:-obiectivele proiectului s fie clare echipei de
proiect de la bun nceput,-monitorizarea trebuie s se efectueze pe
parcursul ntregului proiect, iar informaiile trebuie culese i
prelucrate cu grij,-rezultatele evalurii trebuie s produc schimbri
la nivelul abordrii organizaionale.
Activitatea propriu-zis de evaluare este realizat n trei etape
distincte:1.pre-evaluare: este realizat planificare activitii de
evaluare. Se stabilete De ce se face? Pentru cine se face? Ce este
evaluat? De ctre cine este realizat? Planul de aciune al
evalurii.2.implementarea evalurii: se colecteaz informaiile pe baza
crora se face evaluarea, se analizeaz acestea i se prezint
rezultatele.3.post-evaluare: se obine acordul asupra recomandrilor
care reies din evaluare.
III. Fundraisingn cadrul procesului de management de proiect o
activitate cu o nsemntate deosebit este reprezentat de fundraising
atragerea fondurilor prin intermediul proiectelor.
Pentru asigurarea succesului unei campanii de atragere de
fonduri trebuie ndeplinite anumite condiii: existena unui proiect
scris solicitarea unei donaii baz de date cu posibili finanatori
alocarea de timp pentru atragerea fondurilor alocarea de bani
pentru atragerea fondurilor existena unei echipe specializate n
atragerea fondurilor.
n literatura de specialitate s-au identificat zece pai necesari
pentru a putea asigura succesul unei campanii de fundraising. Aceti
pai sunt urmtorii:-Cunoaterea principiilor de baz ale
marketing-ului-Cunoaterea climatului general n care se desfoar
atragerea de fonduri.-Elaborarea proiectului pentru care se solicit
finanarea.-Implicarea ntregii echipe n cadrul activitii.-Efectuarea
unui studiu de pia.-Alegerea planului de lucru.-Studierea
potenialilor finanatori-Comunicarea i implementarea planului de
lucru-Solicitarea finanrii-Rennoirea solicitrii.
1. Cunoaterea principiilor de baz ale marketing-uluiO abordare
profesional a procesului de atragere a fondurilor ncepe prin a
contientiza c relaia donator-beneficiar este reciproc. Finanatorul
are dreptul de a primi ceva n schimbul donaiei sale. n concluzie,
trebuie prezentat n aa fel cererea noastr nct finanatorul s
contientizeze avantajul su prin participarea la finanarea acestui
proiect.
2. Cunoaterea climatului general n care se desfoar atragerea de
fondurintr-o activate de fundraising este bine s se porneasc de la
o cunoatere n detaliu att a factorilor interni care aparin de
organizaia reprezentat, ct i a factorilor externi acesteia. Printre
factorii interni menionm disponibilitatea organizaiei de a atrage
fonduri, echipa care ne st la dispoziie, sistemul de management
aplicat, planificarea strategic la nivel organizaional. Printre
factorii externi care influeneaz activitatea de atragere de fonduri
putem aminti: cadrul legal, fiscal, indici demografici. Dac nu se
ine cont de toate aceste elemente interne sau externe organizaiei
riscm s periclitm ansele strategiei de fundraising adoptate.
3. Elaborarea proiectului pentru care se solicit finanareNici un
finanator nu va accepta s acorde sprijin pentru o organizaie dac
inteniile acestuia nu vor fi prezentate n detaliu. Modul cel mai
indicat de prezentare a conceptului pentru care solicitm finanare
este proiectul ale crui elemente au fost tratate distinct n prima
parte a acestui material. Elementele care trebuie s se regseasc
obligatoriu sunt scopul, obiectivul/le i activitile pentru care se
solicit finanarea.
4. Implicarea ntregii echipe n cadrul activitiiActivitatea de
management de proiect n general i cea de fundraising n special se
bazeaz pe munca n echip. Se poate spune c acestea reprezint o
activitate n care implicarea fiecrui membru al echipei, ncepnd cu
structura de conducere i continund cu personalul executiv, este
necesar i util.
5. Efectuarea unui studiu de piaPrin studiu de pia nu nelegem
efectuarea unei cercetri economice ci, ne referim la faptul c
posibilii finanatori pentru proiectele pe care le elaborm pot
proveni din medii diferite. n aceast etap se trec n revist aceti
posibili finanatori care pot fi: agenii guvernamentale, firme
private, regii autonome, fundaii, asociaii, cultele religioase i
chiar persoane fizice.
6. Alegerea planului de lucrun aceast etap se stabilesc
modalitile de abordare ale fiecrui finanator n parte i se decide
dac se vor solicita banii pentru ntregul proiect/program sau numai
o co-finanare pentru o activitate distinct. Printre strategiile de
abordare se numr solicitrile directe, cererile de finanare,
evenimentele speciale, cererile de sponsorizare.
7. Studierea potenialilor finanatoriPentru identificarea
finanatorilor poteniali este nevoie de un studiu de pia care s
identifice cei mai interesani finanatori. Se poate chiar propune
celor care desfoar asemenea activiti alctuirea unei baze de date cu
finanatorii care ofer sprijin n domeniile de interes. Pentru reuita
unui proiect/program se sugereaz stabilirea unor relaii
personalizate ntre membrii celor dou echipe (solicitant
finanator).
8. Comunicarea i implementarea planului de lucruOdat realizat
planul de lucru privind contactarea finanatorului/finanatorilor, se
trece la implementarea acestuia. n aceast etap o foarte mare
importan i se acord procesului de comunicare, precum si modalitilor
de eficientizare ale procesului n sine. Comunicarea se realizeaz
ntre solicitant i finanator, dar i ntre solicitant i beneficiar (n
cazul n care acetia nu coincid) i ntre solicitant i parteneri.
Orice probleme ce pot aprea n cadrul relaiilor de comunicare pot
afecta n mod direct succesul campaniei de strngere de fonduri.
9. Solicitarea finanriiToate etapele menionate mai sus fiind
parcurse nu ne rmne altceva de fcut dect solicitarea finanrii.
Trebuie s se aib n vedere ca documentaia care va fi pus la
dispoziia finanatorului s conin toate informaiile necesare i s
corespund cerinelor formulate de acesta.
10. Rennoirea solicitriin momentul n care iniiem o nou campanie
de atragere de fonduri trebuie acordat o atenie deosebit
finanatorilor care au mai sprijinit organizaia pe care o
reprezentm. ansele de a obine o nou finanare sunt foarte mari,
firete n condiiile n care precedentele colaborri s-au desfurat fr a
ntmpina probleme (ne gndim aici la incapacitatea de a derula
proiectul sau, i mai ru la deturnare de fonduri). i din punctul de
vedere al finanatorului este mult mai comod i sigur colaborarea cu
un solicitant cu care s-au stabilit deja contacte.
III.1 Rolul structurii organizaionale n atragerea de fonduri
Aceast noiune de grad intern de pregtire cuprinde mai multe
elemente ale vieii organizaionale: structura de conducere
managementul financiar sistemele de management al informaiei
resursele umane
a)Structura de conducere: Chiar dac nu este implicat n mod
direct n activitatea de strngere a fondurilor, rolul personalului
de conducere este esenial: implicarea n elaborarea planului de
atragere a fondurilor (mpreun cu angajaii organizaiei i eventualii
consultani). Prin aceast implicare structura de conducere
legitimizeaz orice solicitare de fonduri eliminnd de la bun nceput
semnele de ntrebare legate de posibilele deturnri de fonduri (deloc
de neglijat ntr-o societate marcat de suspiciune i scindare).b.
Managementul financiar Alturi de relaiile externe, managementul
financiar reprezint componenta cea mai puternic legat de
activitatea de atragere a fondurilor ajutnd organizaia n atingerea
misiunilor ei. Respectarea legilor n vigoare, planificarea i
controlul resurselor financiare duc la eficientizarea activitii
organizaiei. Un management financiar bun indic de cele mai multe
ori o organizaie solid. O organizaie cu un management financiar
eficient i poate estima cu uurin costurile pentru diferite
activiti, poate elabora un buget anual care reprezint punctul de
plecare pentru activitile de atragere a fondurilor.c. Sistemele de
management al informaiei Activitile de atragere a fondurilor implic
luarea deciziilor pe baza existenei unor informaii complete i
complexe: bugete anuale precedente bugete pe diferite categorii de
cheltuieli sau proiecte rapoarte ctre diferii finanatori informaii
diverse despre finanatori liste de coresponden, baze de date cu
finanatori, etcd. Personalul implicat in atragerea fondurilor n mod
ideal toi cei implicai ntr-o organizaie sunt implicai i n atragerea
fondurilor. Cu toate acestea, necesitatea coordonrii ntregului
proces este esenial. Dac n organizaiile dezvoltate exista un
fundraiser sau development officer n cele mici sau aflate la nceput
coordonarea acestui efort este preluat de ceilali componeni ai
organizaiei.
III. 2 Clasificarea surselor de finantaren funcie de localizarea
geografic a finanatorului se pot distinge dou categorii majore:
Surse interne de finanare Surse externe de finanaren funcie de
localizarea geografic a ariei de sprijin distingem proiecte:
Interne Externe Mixte (internaionale).
Tipuri de finanatori:-Fundaiile individuale sau familiale sunt
nfiinate prin contribuia unor filantropi individuali sau a unor
familii care de cele mai multe ori exercit o influen foarte
puternic, direct sau indirect asupra distribuirii fondurilor. Multe
din aceste fundaii sunt stabilite printr-o motenire important, la
care apoi pot contribui i ceilali membri ai familiei.-Fundaiile
corporaiilor sunt nfiinate de ctre firmele mari, contribuiile
anuale fiind dependente de profitul firmei. De cele mai multe ori
directorul executiv este unul din angajaii companiei care poate
avea i alte ndatoriri n domeniul relaiilor publice sau comunitare.
Exemple: IBM Foundation, AT&T Foundation, Mitsubishi Electronic
America Foundation, Sega Foundation.-Fundaiile comunitare sunt
nfiinate prin contribuia unor numeroase persoane fizice i juridice
dintr-o anumit comunitate (localizat geografic) i care i limiteaz
sprijinul financiar la acea comunitate. Cu toate c cererile de
finanare sunt aprobate de comitetul de evaluare al fundaiei, muli
finanatori i menin un anumit control asupra fondurilor pe care le
pun la dispoziie. Exemple: Healthy City Foundation (Polonia), Bay
Area Foundation (San Francisco), Fund for the City of New
York.-Fundaiile mixte i obin fondurile att de la bugetul de stat,
ct i din surse particulare sau comerciale. Domeniile n care ele
acord finanare trebuie s fie de interes foarte larg, cu un
beneficiu public evident, dat fiind faptul c o parte din bani vin
practic de la contribuabili. Exemple: National Science Foundation
(Statele Unite), International Research Exchange Network, German
Marshall Fund of the United States, Centrul Regional pentru
Protectia Mediului (REC).-Ageniile guvernamentale utilizeaz fonduri
provenite de la bugetele de stat, deci n final de la contribuabil.
Dezavantajul const n faptul c modul de accesare poate fi uneori
dificil i birocratic, scopurile lor avnd uneori i un determinism
politic. ntreg procesul, de la naintarea cererii i pn la finanare,
poate dura mai mult de un an. Printre avantaje se numr faptul c
fondurile de care dispun sunt foarte mari i au n vedere finanarea
unor domenii destul de diverse. Exemple: British Know How Fund,
Programul PHARE, Agentia Statelor Unite pentru Dezvoltare
Internationala (USAID).-Programele internaionale sunt orientate
spre finanarea unui anumit domeniu la nivel internaional. n general
au aceleai avantaje i dezavantaje ca i cele ale ageniilor
guvernamentale, avnd n vedere c sursa banilor este guvernamental
(de la guvernele naionale). Exemple: Danube Environmental Program,
Black Sea Environmental Program, Center for Development and
Population Activities.-Programele guvernamentale se adreseaz unor
probleme deosebite la nivel naional. Astfel poate fi abordat
reintegrarea omerilor, situaia copiilor, probleme de mediu,
tineretul, etc. n general aceste programe sunt gndite pentru a
putea fi uor accesate de ctre organizaiile
neguvernamentale.-Asociaiile religioase pot i ele finana diferite
tipuri de proiecte. Fie c este vorba de asociaii ale unor culte,
fie c este vorba de o anumit biseric ele pot fi surse de finanare
importante n domenii ca serviciile sociale, protecia mediului,
grupuri defavorizate, minoriti. Exemple: AIDROM, Biserica
Luteran.-Alte instituii pot pune i ele la dispoziie diferite
programe de finanare. Aici poate fi vorba de instituii de nvmnt sau
cercetare, instituii din domeniul culturii sau artei. Exemplu:
Granturile Academiei Romne.-Organizaiile neguvernamentale reprezint
uneori un sponsor deloc de neglijat. Exista ONG-uri dezvoltate care
colecteaz fonduri pe care apoi le doneaz pentru proiecte mai mici.
Finanarea se face de cele mai multe ori n aceleai domenii de
activitate cu al organizaiei donatoare, sumele putnd varia de la
civa dolari pn la zeci de mii de dolari. Exemple: World Wide Fund
for Nature, Friends of the Earth, International Womens
Association-Firmele constituie un finanator deosebit de important.
Ele pot asigura fondurile necesare pentru bugetul de baz, pentru
investiii sau echipamente. Este mult mai uor s se obin sponsorizri
de la firme ca fonduri nerestricionate, dect obinerea lor de la o
fundaie sau un program de finanare naional sau internaional. n plus
nu trebuie neglijate nici donaiile n bunuri sau servicii pe care le
pot face diferite firme.-Persoanele particulare ntr-un numr mare
pot asigura sume substaniale. Principala metod de accesare a
acestei surse de finanare o reprezint solicitrile directe.
III. 3 Elemente de planificare a unei campanii de atragere a
fondurilorO abordare profesional pentru colectarea de fonduri
implic o bun pregtire, pentru aceasta fiind esenial: existena unui
plan strategic al solicitantului existenta unui buget detaliat al
solicitantului
n crearea unei strategii de obinere a fondurilor trebuie luate n
calcul urmtoarele cinci elemente:-Posibilitatea de aciune pe termen
lung-Existena unor surse de finanare variate care asigur
stabilitate proiectelor derulate-Cunoaterea ciclul financiar al
instituiilor finanatoare-Alocarea optim a fondurilor-Modalitate
eficient de atragere a fondurilor.
III. 4. Metode de atragere a fondurilorPentru activitatea
facilitatorilor comunitari se pot identifica trei metode principale
de atragere a fondurilor:-prin intermediul cererilor de
finanare-prin metoda direct mail (solicitare direct),-prin
organizarea de evenimente speciale.
Finanarea prin intermediul cererilor de finanare: Cererile sau
propunerile de finanare sunt adresate unei organizaii finanatoare
care poate fi o fundaie, o asociaie, un program guvernamental sau
internaional. De cele mai multe ori o cerere de finanare este
destinat finanrii unui program/proiect/activitate, pentru
achiziionarea unor bunuri, operaiunilor curente sau dezvoltrii unei
organizaii/comuniti.
Principalii pai care trebuie parcuri n elaborarea unei cereri de
finanare sunt:-identificarea subiectului pentru care se cere
finanarea-planificarea activitilor i bugetului-identificarea
surselor de finanare-scrierea propunerii de finanare.
Tipuri de evenimente speciale-Baluri/Dineuri/Petreceri:
Organizarea unor astfel de evenimente, ntr-o atmosfer relaxant, cu
persoane care pot oferi ajutor i sprijin, reprezint un real ctig
pentru organizaia/comunitatea respectiv identificnd astfel surse
noi de finanare.-Bazaruri/Tombole/Licitaii: O alt modalitate de
atragere de noi fonduri este reprezentat de organizarea unor
evenimente de tip tombole sau licitaii, n care originalitatea i
spiritul comercial dintr-o organizaie pot atrage dup sine persoane
importante interesate n a contribui financiar sau logistic n
promovarea obiectivelor respectivei
organizaii.-Spectacole/Concerte: n acest domeniu se poate spune c
s-a ncercat aproape totul i c aproape totul merge dac este bine
organizat. De la spectacole cu deinui i pn la concertele de
binefacere cu participarea unor vedete cu o publicitate
corespunztoare evenimentului, ansele de reuit sunt asigurate.
Ce nseamn Metoda Cadrului Logic (LFA)Metoda Cadrului Logic sau
LFA (logical framework approach) este un instrument de planificare
i management folosit pentru proiectele de dezvoltare. Aceast metod
a fost adoptat pentru prima oar ca instrument de planificare pentru
activitile de dezvoltare desfurate peste ocean de ctre USAID, la
nceputul anilor 70. Toate Programele de finanare PHARE ale Uniunii
Europene folosesc aceast metodologie n analiza proiectelor. Metoda
Cadrului Logic sintetizeaz ntr-un format standard:-ce ncearc s
realizeze proiectul;-cum i propune s fac asta; -ce elemente sunt
necesare pentru ca succesul proiectului s fie asigurat; -metodele
prin care se poate msura evoluia proiectului;-eventualele probleme
care pot s apar.
De ce se folosete Metoda Cadrului Logic ?LFA este un instrument
extrem de folositor, att pentru planificarea ct i pentru
monitorizarea unui proiect. Ea ajut n parcurgerea unui proces util
de gndire, impunnd disciplina de a fi specific i clar n privina a
ceea ce se dorete a se realiza i cum, dar mai ales n privina
sublinierii elementelor de care depinde succesul proiectului i a
echipei de management.
n prima faz de elaborare a Matricei Logice trebuie pregtit un
rezumat al proiectului. Aceasta presupune s:-defineti Obiectivul
general la care contribuie proiectul: este cel pe care doreti s-l
realizezi cu ajutorul proiectului, adesea n combinaie cu
alii.-defineti Obiectivul care trebuie ndeplinit de ctre proiect:
se refer la scopul proiectul. El rezum impactul pe care crezi c-l
va avea proiectul. Ar putea descrie cum se va schimba lumea
(situaia) ca urmare a obinerii rezultatelor proiectului.-defineti
Rezultatele pentru atingerea acestui obiectiv-defineti Activitile
pentru obinerea fiecrui rezultat: Activitile definesc CUM va lucra
echipa la proiect. La modul general ar trebui s descrise pe scurt
ntre 3 i 7 activiti care trebuie realizate pentru a obine fiecare
Rezultat propus pentru ndeplinirea obiectivului. Asigur suficiente
detalii pentru a defini strategia de realizare a fiecrei Activiti,
i pentru a asigura baza pentru analiza proiectului (Grafic de
lucru, graficul activitilor, grafic Gantt).- verifici logica pe
vertical cu testul Dac/Atunci: Structura Matricei Logice este bazat
pe conceptul Cauz i Efect. Dac se ntmpl ceva sau se obine ceva,
atunci altceva va rezulta.Prin definiie, fiecare proiect descris de
o Matrice Logic se bazeaz pe efectul logic Dac/Atunci sau
Cauz-Efect.- defineti Supoziiile pentru fiecare nivel:-defineti
Indicatorii de Verificare a Obiectivelor (IVO) pentru Obiectivul
general, apoi pentru Obiectivul proiectului, apoi pentru Rezultate,
apoi pentru nivelul Activitilor;-defineti Mijloacele de Verificare
(MV).-aloci costuri pentru Activiti: pregteti Bugetul
Proiectului;-verific Matricea Logic folosind Lista de Verificare a
Proiectului (Concepiei);-revizuiete concepia Matricei Logice n
lumina experienei precedente .
Supoziiile pot descrie condiii naturale importante, cum ar fi
ploi cu debite de 20 l/m.p. ntre lunile Mai i Octombrie. Pot fi
factori umani cum ar fi lipsa grevelor pe perioada nceperii
proiectului, aprobarea bugetului la timp, dorina fermierilor de a
ncerca metode noi, dorina fermierilor de a utiliza un nou mecanism
de credit.
Greeli frecvente n ntocmirea proiectelorCererile sunt respinse
dac: Punctajul obinut este mai mic dect minimul prevzut n Ghidul
Solicitantului; n urma analizei financiare, sunt eliminate unele
costuri, iar rezultatul este un buget total mai mic dect suma minim
admis.
Lista principalelor motive de respingere a proiectelor cuprinde:
Nerespectarea criteriilor de eligibilitate i conformitate
administrativ; Solicitant, partener sau proiect neeligibil;
Capacitate operaional i financiar sczut; Proiect nerelevant;
Proiect de slab calitate din punct de vedere tehnic si
financiar.
Nerespectarea criteriilor de eligibilitate i conformitate
administrativ:Aproximativ 40% din propuneri sunt respinse din cauza
neateniei sau a nerespectrii unor reguli simple, de baz. Printre
motive, pot fi menionate: -Documentaie incomplet; -Cereri scrise de
mn i nu dactilografiate.Exemple: Dac lipsesc documente, tampile,
semnturi, dac bugetul este exprimat ntr-o alt moned dect cea
menionat n Ghid.
O alt serie de propuneri sunt respinse dac: -Solicitanii nu
ntrunesc condiiile stipulate n Ghid (de exemplu au datorii la stat,
sunt organizaii care nu au menionate n statut activitile propuse,
nu activeaz nici ei nici partenerii lor in regiunea prevzut pentru
proiect, sau sunt instituii care, potrivit Ghidului, nu pot
solicita finanare);-Partenerii nu i au sediul n Romnia i nici n
statele UE, Phare (Bulgaria), Albania, FRY Macedonia,
Bosnia-Heregovina, Croaia i Serbia-Muntenegru sau
Turcia;-Solicitanii au ncercat s influeneze comisia de evaluare n
timpul licitaiei; -Proiectele prezentate nu se refer exclusiv la
schema de Dezvoltarea Resurselor Umane, dei prezint, poate, i
activiti n acest domeniu;-Proiectele sunt prevzute s aib loc ntr-o
alt regiune dect cea n care este depus cererea de finanare;
-Propunerea depete durata maxim permis; -Suma solicitat este mai
mare dect suma maxim permis; -Solicitantul o firm de profit a mai
primit n ultimii trei ani finanri nerambursabile directe, care
nsumeaz 100.000 de Euro. Reglementarea Phare nu permite firmelor s
acceseze nsumat peste acest plafon.
Sunt depunctate cererile dac: -Solicitanii nu au surse de
finanare stabile i suficiente pentru desfurarea
activitii;-Solicitanii nu au experiena i competena profesional
necesare finalizrii cu succes a proiectului propus;-Solicitanii nu
dau dovad de un management financiar sntos n utilizarea eficient a
banilor.
Proiect nerelevant:Un proiect nerelevant nu nseamn neaprat un
proiect lipsit de importan. Un proiect este considerat nerelevant
daca obine mai puin de punctajul minim pentru seciunea Relevan: -nu
a reuit s conving evaluatorii ca activitile propuse vor contribui
la realizarea obiectivelor programului;-activitile propuse nu sunt
relevante pentru nevoile de pe piaa creia i se adreseaz
proiectul;-dac nu definete clar nevoile grupurilor-int i ale
beneficiarilor finali i nu explic n ce msur proiectul su rezolv o
parte din aceste nevoi.
Proiect de slab calitate din punct de vedere tehnic i
financiar:Un proiect ar putea fi depunctat i, n competiie cu alte
propuneri mai bune, va fi respins dac: -metodologia de lucru las de
dorit (activitile descrise sunt considerate nerealiste, planul
general al proiectului nu este coerent, indicatorii propui nu sunt
verificabili n mod obiectiv);-proiectul este considerat drept
lipsit de durabilitate (nu conine diseminarea informaiilor, exist
dubii n legtur cu capacitatea organizaiei de a-i pstra structura
dup ncheierea proiectului);-bugetul este nerealist, conine costuri
neeligibile sau este mult prea mare n comparaie cu rezultatele
estimate ale proiectului.
Cele mai frecvente greseli in conceperea unui proiect, dintre
acestea sunt:-Cereri scrise de mn i nu dactilografiate. -Lipsa unor
semnturi, tampile, date. Cnd se lucreaz contra timp, este fireasc
omiterea unei semnturi, a unei date pe un document, sau a numertrii
paginilor proiectului, aa cum se cere.-Lipsa unor documente
solicitate. n cazul documentelor n format Excel, trebuie verificat
dac s-au completat toate paginile existente, nu numai pe cea care
apare automat la deschiderea documentului. -Moneda n care este
exprimat bugetul. -Instituia nu se ocup cu activiti de tipul celor
descrise in proiect. -Solicitantul sau unul din parteneri nu este
nici persoan juridic romn i nici dintr-o ar eligibil. -Suma
solicitat este mai mare dect suma maxim admis sau mai mic dect suma
minim alocat prin program. Este o distincie clar ntre bugetul
proiectului i suma solicitat. Bugetul proiectului include att
contribuia proprie ct i suma solicitat ca finanare. -Procentajele
au fost calculate greit. De exemplu, dac solicitantul trebuie s
contribuie cu finanare n proporie de minim 20%, o cofinanare de
19,99% va duce la respingerea proiectului. Comisia de evaluare va
lua n considerare procentul care rezult din raportul ntre bugetul
proiectului i aportul solicitantului. -Calcularea costurilor duce
la o sum diferit de suma total a proiectului. Bugetul trebuie
verificat de mai multe ori, pentru a elimina posibilitatea
strecurrii unor astfel de greeli. -Durata proiectului depete durata
maxim admis prin ghid. Greeala poate aprea i atunci proiectul
pentru care se solicit finanare este o component a unui proiect mai
amplu, care are o durat mai mare de durata maxim
admis.-Beneficiarii i grupul int nu au fost stabilii clar.
-Solicitantul a prezentat prea succint experiena pe care o are n
domeniu, nu a explicat detaliat ce resurse deine, gndindu-se c, dac
este o instituie cunoscut, toat lumea a auzit de capacitatea sa.
-Metodologia proiectului este slab punctat atunci cnd activitile
prevzute nu contribuie la ndeplinirea obiectivelor propuse,
rezultatele estimate nu pot fi msurate sau evaluate, grupurile int
nu au legtur cu activitile, atribuiile din proiect nu sunt descrise
clar i nici mprite realist ntre membrii echipei sau ntre
organizaiile partenere. n acest caz, avem de-a face cu un proiect
care nu a fost bine gndit i planificat. -Solicitantul nu i propune
s identifice posibiliti realiste de continuare a activitilor i dup
ncheierea finanrii i nu explic impactul proiectului pe termen
mediu. Bugetul nu este clar, sau include costuri nejustificat de
mari in raport cu preul pieei. -Bugetul nu acoper toate activitile
propuse, ceea ce poate pune n pericol realizarea proiectului.