Metodyki zarządzania projektami

Metodyki zarządzania projektami

International Competence Baseline (IPMA)

1

2

ICB jest zbiorem wytycznych, kierunkujących rozwój project management a nie metodyką, dającą konkretne rozwiązania

3

KompetencjeTechniczne Behawioralne Kontekstowe

InteresariuszeWymagania i celeRyzykoJakośćOrganizacja projektuPraca zespołowaRozwiązywania problemówStruktury projektuZakres i produkty cząstkoweZasoby KosztyZamówienia i kontraktyZmianyKontrola i raportyDokumentacjaKomunikacja

PrzywództwoZaangażowanieSamokontrolaAsertywnośćOdprężanieOtwartośćKreatywnośćZorientowanie na wynikiSprawnośćKonsultowanieNegocjowanieKonflikty i kryzysyWiarygodnośćDocenianie wartościEtyka

Orientacja na projektyOrientacja na programyOrientacja na portfeleWdrażanie systemu zarządzaniaStałe struktury organizacjiDziałalność gospodarczaSystemy produkty, technologieZarządzania zasobami ludzkimiZdrowie, ochrona, bezpieczeństwo, środowiskoFinansePrawo

Techniczne

Behawioralne

Kontekstowe

4

Trzy grupy kompetencji

5

Oko kompetencji

Zarządzanie interesariuszami

Wymagania i cele Organizacja projektu Ryzyko Jakość Organizacja projektu Praca zespołowa Rozwiązywanie problemów Zakres i produkty

cząstkowe

6

Kompetencje techniczne

Zasoby Koszty Zamówienia i kontrakty Zmiany Kontrola i raporty Dokumentacja Komunikacja

Przywództwo Zaangażowanie Samokontrola Asertywność Odprężanie Otwartość Kreatywność Zorientowanie na wyniki

7

Kompetencje behawioralne

Sprawność

Konsultowanie

Negocjowanie

Konflikty i kryzysy

Wiarygodność

Docenianie wartości

Etyka

Orientacja na projekty Orientacja na programy Orientacja na portfele Wdrażanie systemu

zarządzania Stałe struktury organizacji Działalność gospodarcza Zarządzanie zasobami

ludzkimi

8

Kompetencje kontekstowe

Zdrowie, ochrona, bezpieczeństwo, środowisko

Finanse Prawo

Podsumowanie

9

10

Rozpoczynanie

Planowanie

Sterowanie

Zakończenie

idea inicjującaMapa interesariuszy

Work-shop

Hierarchia celów

Etapy/kamienie mil.

Techniki kreatywne

Karta projektu (1)

Plan zarządzania proj. (2)

Uzasadnienie biznesowe (3)Plan zarządzania zmianą

Plan komunikacjiKomitet sterujący

Kierownik projektuSPP, CPM, PERT

Macierz RAM

Techniki budżetowania

Spotkania projektowe

Techniki kreatywne

Uaktualnienia (1)(2)(3)

Plan etapu/projektu

Dokumentacja techniczna

Budżet, harmonogram

Plan sterowania

Analizy trendu

EVA

Postęp (50-50, 0-100, [%])


Check-list

Raporty postępu

Protokoły odb. produktów

Raport podsumowujący

Protokoły przekazania

Formalne zamknięcie

Re

jes

tr r

yzy

k

ZmianaŻądanie zmiany

Akceptacja

Odrzucenie

11

Rozpoczynanie

Planowanie

Sterowanie

Zakończenie


Work-shop

Hierarchia celów

Etapy/kamienie mil.

Techniki kreatywne

Karta projektu (1)





Macierz RAM



Techniki kreatywne


Plan etapu/projektu



Plan sterowania

Analizy trendu

EVA

Postęp (50-50, 0-100, [%])


Check-list

Raporty postępu





Re

jes

tr r

yzy

k


Akceptacja

Odrzucenie

Organizacja i etapowanie projektu

12

Etapy i cykl życia projektu

13

Etap projektu – skończony przedział czasowy przebiegu projektu, który w swej treści różni się od pozostałych przedziałów


14

Cykl życia projektu jest sekwencją etapów, przez które projektu musi przejść od momentu otwarcia do zamknięcia


15

Przejścia między etapami są definiowane jako kamienie milowe to kluczowe wydarzenia, w których należy podjąć odpowiednią decyzję

Ogólny model cyklu projektowego

16

Rozpoczynanie

Planowanie

Wykonanie

Zamykanie

Rozp

ocz

ynanie

Rozpoczynanie

Planowanie

Wykonanie

Zamykanie

Zam

yka

nie

mile stone mile stone

17

Praca zespołowa

Cel: Podział projektu na etapy wraz z podaniem kamieni milowych każdego z nich

Organizacja koncertu charytatywnego w Łodzi z udziałem gwiazd

Zespół: 4-5 osób

Czas: 20 min przygotowanie, 10 min prezentacja

Zamówienia i kontrakty

18

Prowadzi się w celu uzyskania najlepszego stosunku wartości do ceny od dostawców wyrobów i usług wykorzystywanych w projekcie

Swym zakresem obejmuje:◦ sformalizowanie prac wykonywanych przez

dostawców◦ precyzyjne określenie oczekiwań w stosunku do

tych organizacji◦ kontrolę odbiorów◦ określenie zobowiązań każdej ze stron

19

Zarządzanie zamówieniami

Zwykle zarządzaniem zamówieniami zajmuje się zespół zakupów i dostaw (np. dział zamówień, dział zakupów itp.) będący w stałych strukturach organizacji

Zadania zespołu zakupów przy współpracy z PM:◦ ustalenie potencjalnych dostawców◦ uzyskanie ofert cenowych◦ przygotowanie przetargów◦ wybór dostawcy◦ negocjacje umów długoterminowych

20

Zarządzanie zamówieniami

Kontrakt to wiążąca w świetle prawa umowa pomiędzy dwiema lub więcej stronami, przewidująca wykonanie pracy lub dostarczenie wyrobów bądź usług zgodnie z określonymi warunkami

Zarządzanie kontraktami to kontrola formalizacji kontraktu przed podpisaniem oraz zarządzanie nim w czasie realizacji

Konieczne jest współdziałanie PM z działem prawnym

21

Zarządzanie kontraktami

22

Praca zespołowa

Cel: Sprecyzowanie potrzeb, które będą realizowane w drodze zamówień – przygotować dokument „Zapotrzebowanie na materiały i usługi” określając jego zakres i treść

Zespół: 4-5 osób


Zmiany

23

Zmiany spowodowane są nieprzewidzianymi wydarzeniami

Zmiany mogą dotyczyć:◦ specyfikacji projektu◦ warunków kontraktu

Problemami wynikającymi ze zmian są:◦ błędy jakości (oczekiwania są błędnie zdefiniowane

lub w ogóle nie zostały zdefiniowane◦ opóźnienia ostatecznych terminów◦ dodatkowe koszty

24

Zarządzanie zmianami

Zmiany są nie do uniknięcia, są naturalne Ograniczyć liczbę zmian można poprzez

odpowiednio ostrożne przygotowanie i planowanie projektu

Analiza konsekwencji co do jakości, kosztów czy terminów, planowanie i kontrola każdej wprowadzanej zmiany może minimalizować konsekwencje

25


Proces zarządzania zmianami powinien być uzgodniony ze wszystkimi istotnymi interesariuszami na początku projektu

Proces zarządzania zmianami powinien być formalny, aktywny i wyprzedzający, tj. przewidujący potrzebę zmiany

26


Zarządzanie zmianą to:◦ określanie◦ opisywanie◦ klasyfikowanie◦ ocenianie◦ akceptacja bądź odrzucenie zmiany◦ wdrożenie zmiany

27


28

Praca zespołowa

Cel: Opracowanie planu procesu zarządzania zmianą dla projektu „Plac zabaw”

Zespół: 4-5 osób


Informacje i dokumentacja

29

Modelowanie, gromadzenie, wybieranie, przechowywanie, wyszukiwanie danych dotyczących projektu

Kierowanie odpowiednich informacji do właściwych osób/interesariuszy

Każdy interesariusz otrzymuje te informacje, których potrzebuje, w odpowiedniej formie, pozwalającej na podejmowanie działań, których się oczekuje

30

Zarządzanie informacjami

Określa rodzaje dokumentów potrzebnych w projekcie, w taki sposób aby każdy dokument w pełni służył celowi, dla którego został opracowany

System precyzuje:◦ informacje zawarte w dokumencie◦ formę tych informacji (opis, grafika, kody itp.)◦ postać dokumentu (wydruk, format pliku itp.)

31

System dokumentacji

Dokumentacja obejmuje zebrane podczas projektu:◦ dane◦ informacje◦ wiedzę oraz doświadczenie

W szczególności te dotyczące:◦ konfiguracji (produkty i ich wymagania)◦ zamian w projekcie◦ zarządzania projektem

32

System dokumentacji

Rozpoczynanie

33

Dobre rozpoczęcie jest podstawą udanego przeprowadzenia projektu

Cechy etapu rozpoczynania:◦ niepewność◦ informacje o charakterze wstępnym lub całkowity

brak informacji◦ nieprecyzyjne wymagania interesariuszy i

nierealistyczne oczekiwania ◦ narzucone terminy nierealne

34

Rozpoczynanie

Narzędzia etapu rozpoczynania projektu:

◦ karta projektu

◦ plan zarządzania projektem (master plan)

◦ warsztat rozpoczynający projekt

35

Rozpoczynanie

Narzędzia etapu rozpoczynania projektu:

◦ karta projektu

◦ plan zarządzania projektem (master plan)

◦ warsztat rozpoczynający projekt

36

Rozpoczynanie

Zamykanie

37

Proces zamykania dotyczy zakończenia przedsięwzięcia lub etapu następującego po dostarczeniu rezultatów projektu

Każdy etap powinien być formalnie zamknięty, oceniony i udokumentowany

W przypadku zamykania etapu należy wziąć pod uwagę:◦ opracowanie i ocenę planu kolejnego etapu◦ aktualizację planu projektu◦ przekazanie podjęcia decyzji na właściwy poziom

38

Zamykanie

W przypadku zamykania etapu należy wziąć pod uwagę:

◦ opracowanie i ocenę planu kolejnego etapu

◦ aktualizację planu projektu

◦ przekazanie podjęcia decyzji na właściwy poziom

39

Zamykanie

Zamykając projekt oparty na formalnym kontrakcie bierze się pod uwagę:◦ przekazanie odpowiedzialności na rzecz

właściciela◦ rozpoczęcie okresu gwarancyjnego◦ końcowe płatności wymagające wystawienia

faktur

Formalne zwolnienie członków zespołu z pełnionych przez nich ról

40

Zamykanie

Podsumowanie

41

42

Rozpoczynanie

Planowanie

Sterowanie

Zakończenie


Work-shop

Hierarchia celów

Etapy/kamienie mil.

Techniki kreatywne

Karta projektu (1)





Macierz RAM



Techniki kreatywne


Plan etapu/projektu



Plan sterowania

Analizy trendu

EVA

Postęp (50-50, 0-100, [%])


Check-list

Raporty postępu





Re

jes

tr r

yzy

k


Akceptacja

Odrzucenie

Metodyki zarządzania projektami

Documents