-
1
Axa prioritar 2
Domeniul major de intervenie 2.1
Titlul proiectului: SIMPRACT - Tranziia de la coal la viaa activ
prin practic i crearea de
ntreprinderi simulate
Contract nr. POSDRU/160/2.1/S/138113
METODOLOGIE NTREPRINDERI SIMULATE
Activitatea 4. DESFURAREA ACTIVITILOR DE TIP NTREPRINDERE
SIMULAT
-
2
CUPRINS
I. INTRODUCERE
...............................................................................................................................................
3
II. DEFINIIA NTREPRINDERII SIMULATE
..................................................................................................
5
III. OBIECTIVE
.......................................................................................................................................................
6
IV. REZULTATE
PRECONIZATE.......................................................................................................................
7
V. STANDARDE MINIMALE PENTRU NFIINAREA UNEI NTREPRINDERI
SIMULATE ................... 7
VI. BUGETUL DE
TIMP........................................................................................................................................
8
VII. CONINUTURI TEMATICE APLICATE I APROFUNDATE INTERDISCIPLINAR
N CADRUL
UNEI NTREPRINDERI SIMULATE
...................................................................................................................
9
VIII. CADRUL LEGAL AL NFIINRII I FUNCIONRII NTREPRINDERII
SIMULATE ................. 10
IX. NFIINAREA UNEI NTREPRINDERI SIMULATE
................................................................................
12
X. ETAPELE DERULRII ACTIVITILOR NTREPRINDERILOR SIMULATE N
CADRUL
SIMPRACT
...........................................................................................................................................................
16
XI. DESCRIEREA FIRMEI SIMULATE
............................................................................................................
19
XI.1.
Organigram..........................................................................................................................................
19
XI.2. Descrierea
departamentelor..............................................................................................................
19
XI.2.1. Departament de resurse umane
...............................................................................................
20
XI.2.2. Departament comercial
..............................................................................................................
20
XI.2.3. Departament financiar - contabilitate
.....................................................................................
22
XI.2.4. Departament tehnic -
producie................................................................................................
22
XI.2.5. Departament de cercetare - dezvoltare
..................................................................................
23
XI.3. Posturile de lucru din cadrul ntreprinderii simulate
.................................................................
23
XI.4. Descrierea activitilor departamentului
comercial....................................................................
65
XI.5. Descrierea activitilor departamentului financiar
contabilitate ............................................. 83
XII. RECOMANDRI PRIVIND INTEGRAREA UNOR METODE MANAGERIALE I
INSTRUMENTE
SOFTWARE N METODOLOGIA ROCT
......................................................................................................
118
BIBLIOGRAFIE..................................................................................................................................................
120
-
3
I. INTRODUCERE Obiectivul general al proiectului SIMPRACT l
constituie: facilitarea tranziiei
de la coal la viaa activ a 7000 de studeni nmatriculai n
sistemul naional
de nvmnt printr-o serie de activiti de consiliere, orientare
profesional i
aciuni cu caracter inovator care vor conduce la dezvoltarea de
competene
antreprenoriale i aptitudini de munc necesare inseriei acestora
pe piaa muncii.
2250 dintre studentii beneficiari ai serviciilor de orientare i
consiliere profesional
vor participa la activiti ale ntreprinderilor simulate i vor
aprofunda abilitile
practice n domeniul antreprenorial.
Proiectul presupune participarea studenilor la activiti ale
ntreprinderilor
simulate organizate la nivel regional, naional i european,
contribuind astfel la
dezvoltarea abilitilor antreprenoriale ale acestora i la crearea
viitoarei generaii de
tineri intreprinztori.
Studenii cuprini n activiti tip ntreprindere simulat vor fi mai
bine pregtii
pentru a rspunde cerinelor pieei muncii i ale viitorilor
angajatori, dar i pentru a
aborda antreprenoriatul ca i alternativ de carier. Corelarea
deficitar a sistemului
de educaie i formare profesional cu dinamica pieei muncii
reprezint un obstacol
n calea dobndirii i pstrrii unui loc de munc i reprezint una
dintre principalele
cauze ale omajului de lung durat n rndul tinerilor.
Proiectul se adreseaz uneia dintre cele mai importante nevoi ale
grupului
int i anume aceea de a avea un loc de munc. Prin intermediul
proiectului se
furnizeaz toate premizele asigurrii inseriei profesionale a
grupului int, deoarece
-
4
membrii grupului int i vor dezvolta capacitatea de a face
alegeri realiste i
adaptate pieei muncii n ceea ce privete construirea unei cariere
profesionale.
Pe termen lung, beneficiile generate de proiect vizeaz oferirea
unui trai
decent pentru membrii grupului int, posibiliti de dezvoltare n
carier sau de
abordare a antreprenoriatului ca i alternativ n carier. De
asemenea, un loc de
munc asigur tinerilor o surs de venit i un trai decent,
procedndu-se astfel la
eliminarea riscului de excluziune social a generaiilor
viitoare.
Prin intermediul activitilor de tip ntreprindere simulat vor fi
nfiinate n
cadrul universitilor partenere n proiect 25 de ntreprinderi
simulate, respectnd
procedura ROCT, n cadrul crora vor fi implicai cte 750 de
studeni n fiecare
semestru (30 de pesoane/ntreprindere simulat). La finalul
fiecarui semestru va fi
iniiat procedura de preluare a celor 25 de ntreprinderi simulate
de ali studeni.
ntreprinderile simulate create i vor desfura activitatea conform
metodologiei
ROCT i vor relaiona cu alte ntreprinderi simulate att din ar ct
i din strintate.
Sub coordonarea cadrului didactic, 2250 de studeni vor
desfura
minimum 4 ore de activitate practic pe sptmn n cadrul
intreprinderilor
simulate.
n fiecare din cele trei semestre va fi organizat un trg la care
vor participa
cele 25 ntreprinderi create i minim 300 membri ai grupului int i
la care vor fi
invitai: universiti care i vor prezenta ofertele educaionale,
reprezentani ai
companiilor private i ai instituiilor publice cu rol n susinerea
i dezvoltarea
antreprenoriatului n rndul tinerilor, mass-media etc.
-
5
n cadrul trgurilor vor fi premiai reprezentani ai celor mai
performante 3
ntreprinderi n fiecare semestru, fiind acordate premii n bani
astfel: premiul I va fi de
1500 lei pentru fiecare persoan din ntreprinderea simulat
premiat, premiul II -
1000 lei pentru fiecare persoan din ntreprinderea simulat
premiat i premiul III
500 lei pentru fiecare persoan din ntreprinderea simulat premiat
(n total pe
parcursul proiectului vor fi premiate 270 de persoane). De
asemenea, cele 9
ntreprinderi simulate premiate vor fi sprijinite pentru a
participa fiecare cu cte 3
reprezentani la cte un trg european al ntreprinderilor
simulate.
II. DEFINIIA NTREPRINDERII SIMULATE
ntreprinderea simulat este o metod interactiv de nvare care
vizeaz
dezvoltarea spiritului antreprenorial, prin integrarea i
aplicarea interdisciplinar a
cunotinelor care asigur condiii pentru aprofundarea practic a
competenelor
dobndite de studeni n pregtirea profesional. Scopul acestei
metode didactice
este dezvoltarea competenelor de afaceri ale studenilor, prin
simularea proceselor
i a activitilor care au loc ntr-o firma real i relaiile acesteia
cu alte firme i
instituii.
ntreprinderea simulat faciliteaz nvarea i dezvoltarea
cunotinelor
economice i juridice necesare ntr-o firm real, formnd aptitudini
i competene
care pot fi aplicate n toate domeniile economice i n toate
poziiile din cadrul unei
ntreprinderi.
-
6
III. OBIECTIVE
Obiectivul general al nvarii prin ntreprinderea simulat l
reprezint
dezvoltarea spiritului antreprenorial, prin:
Familiarizarea studenilor cu activitile specifice unei firme
reale;
Simularea proceselor economice specifice mediului real de
afaceri;
Perfecionarea limbajului de afaceri;
Oferirea unor cunotine i informaii concrete despre
funcionarea
mecanismelor economiei de pia, importana educaiei n realizarea
unei cariere
i impactul economiei asupra viitorului tinerilor;
ncurajarea spiritului competiional, al calitii i al
responsabilitii;
Dezvoltarea de competene, aptitudini i atitudini necesare
unui
ntreprinzator dinamic:
- Creativitate;
- Competitivitate;
- Gndire critic;
- Gndire analitic;
- Creativitate;
- Rezolvare de probleme;
- Luare de decizii;
- Asumarea responsabilitii;
- Lucrul n echip;
- Iniiativ;
- Adaptabilitate;
-
7
- Perseveren;
- Auto-organizare i auto-evaluare a resurselor individuale,
- Flexibilitate
- etc.
IV. REZULTATE PRECONIZATE Implementarea conceptului de
ntreprindere simulat i propune crearea
modelului de ntreprinzator dinamic, capabil s dezvolte un nou
proces de producie,
s aduc pe pia un nou produs sau serviciu sau s descopere o nou
cale de
distribuie.
Rezultatele preconizate n urma aplicrii acestei metode sunt:
Creterea gradului de inserie pe piaa muncii a absolvenilor;
Reducerea perioadei de acomodare la locul de munc;
O mai bun adaptabilitate la schimbarea locului de munc;
Cunoaterea proceselor specifice unei companii;
Flexibilitate;
V. STANDARDE MINIMALE PENTRU NFIINAREA UNEI NTREPRINDERI
SIMULATE
Numrul de studeni dintr-o ntreprindere simulat: este determinat
n funcie
de modul cum este organizat ntreprinderea Simulat. Fiecare
departament/
compartiment al ntreprinderii trebuie sa fie format (cuprind)
minim o persoan.
-
8
O sal dotat cu:
Dulap cu rafturi;
Minim 8 calculatoare legate n reea, conexiune internet, 1
telefon, 1
fax, multifunctional, 15 mese, 30 scaune, videoproiector,
soft-uri.
Este necesar ca studenii s aiba cunotine economice de baz,
cunotine
de limbi strine, cunotine de informatic, s aib noiuni de
contabilitate primar
etc.
Anul de studiu n care se introduce, n funcie de profil:
Economic ncepnd cu anul 3 sau master
Tehnic ncepnd cu anul 4 sau master
Turism/servicii ncepnd c+u anul 3 sau master
Stiinte sociale ncepnd cu anul 3 sau master
Stiinta Mediului ncepnd cu anul 3 sau master
Socio-Umane i Stiinte ale comunicarii ncepnd cu anul 3 sau
master
Durata unei ntreprinderi simulate, conform Metodologiei ROCT: 1
an
universitar/1 semestru/ 3 luni.
VI. BUGETUL DE TIMP
Sub coordonarea cadrului didactic studenii vor desfura minimum 4
ore de
activitate practic pe sptmn, n funcie de planurile de nvmnt
existente.
-
9
VII. CONINUTURI TEMATICE APLICATE I APROFUNDATE INTERDISCIPLINAR
N CADRUL UNEI NTREPRINDERI SIMULATE
Economia ntreprinderii;
Tehnologia Informaiei;
Tehnologii asistate de calculator;
Studiul calitatii produselor i serviciilor;
Drept i legislaie;
Limbi strine;
Limbaj de afaceri;
Contabilitate;
Evidena operativ;
Corespondena comercial;
Birotic i secretariat;
Marketing;
Relaii internaionale;
Studii/afaceri europene;
Analiz i evaluare de politici publice;
Afaceri publice;
etc.
Exersarea repetat a diferitelor situaii determin aplicarea
cunotinelor
asimilate i formarea comportamentelor profesionale, de
comunicare i sociale
necesare ntr-un sistem al economiei de pia.
-
10
VIII. CADRUL LEGAL AL NFIINRII I FUNCIONRII NTREPRINDERII
SIMULATE
n Romnia ntreprinderile simulate sunt integrate reelei naionale
a firmelor
de exerciiu/ ntreprinderilor simulate coordonate de ROCT -
Centrala Reelei
Firmelor de Exerciiu/ ntreprinderilor Simulate din Romnia
(Romnian
Coordination Centre of Training Firms), care funcioneaz n
concordan cu
prevederile OMECT nr. 5109 din 25.08.2008.
ROCT este departament al Centrului Naional de Dezvoltare a
nvmntului Profesional i Tehnic i are urmatoarele atribuii:
nregistreaz firmele de exerciiu/ ntreprinderile simulate din
nvmntul
preuniversitar i superior din Romnia, conform procedurilor de
inregistrare
ale unei firme reale.
Coordoneaz activitatea reelei naionale a firmelor de
exerciiu/
ntreprinderilor simulate din Romnia, prin:
Simularea activitilor desfurate de Camera de Comer i Industrie
a
Romniei i Registrul Comerului;
Simularea activitilor bncii virtuale pentru activiti de
decontare
interne i internaionale;
Simularea activitilor referitoare la plata asigurrilor sociale i
de
sntate, a impozitelor i taxelor, conform legislaiei n
vigoare;
Organizarea de activiti n scopul formrii cadrelor didactice cu
privire
la firmele de exerciiu / ntreprinderile simulate;
Organizarea i participarea la manifestri i proiecte
internaionale
legate de activitatea firmelor de exerciiu/ ntreprinderilor
simulate;
Dezvoltarea de parteneriate cu agenii economici;
-
11
Elaborarea materialelor didactice pentru firmele de
exerciiu/
ntreprinderile simulate;
Diseminarea informaiilor cu privire la oportunitile de
parteneriat pe
piaa internaional a firmelor de exercitiu/ ntreprinderilor
simulate de
afaceri din ar i strinatate;
Reprezint firmele de exerciiu/ ntreprinderile simulate din
reeaua
internaional EUROPEN;
Monitorizeaz i evalueaz activitatea firmelor de exercitiu/
ntreprinderilor simulate din reeaua national.
Informeaza Ministerul Educaiei Naionale cu privire la
activitatea
desfurat.
ROCT asigur toate activitatile care simuleaz mediul extern al
unei
ntreprinderi reale.
ROCT este o structur unic la nivel naional, fiind afiliat,
ncepnd cu anul
colar/ universitar 2008/2009 la EUROPEN
(EUROpean Practice Enterprises Network) Reeaua internaional a
firmelor de
exerciiu/ ntreprinderilor simulate.
Datele de contact ale Centralei Reelei Firmelor de Exerciiu/
ntreprinderilor
Simulate din Romnia:
Adresa: Timioara, Str. Corbului, nr. 7/C, Jud. Timis, Cod
postal: 300239
E-mail: [email protected]
Tel. +40 256 270 238
Web: www.roct.ro
Persoana de contact: inspector de specialitate Cristina Avram,
tel. mobil:
0745.181883
-
12
Coordonarea metodologic pentru ntreprinderile simulate este
asigurat i de
ctre Compartimentul de asisten pentru ntreprinderi simulate din
nvmntul
superior, care funcioneaz n cadrul Catedrei de Management i
Ingineria
Sistemelor, Facultatea de Construcii de Maini din cadrul
Universitii Tehnice din
Cluj-Napoca.
Date de contact ale Compartimentului de asisten pentru
ntreprinderi
simulate din nvmntul superior:
Universitatea Tehnic din Cluj-Napoca, Facultatea de Construcii
de Maini,
Catedra: Management i Ingineria Sistemelor
Adresa: B-dul Muncii nr. 103-105, Cluj-Napoca, Romnia
Telefon: +40 264 415 484;
Persoana de contact: As Univ. Filip Daniel, tel:
0749.042.915
IX. NFIINAREA UNEI NTREPRINDERI SIMULATE
nregistrarea firmelor de exerciiu i a ntreprinderilor simulate n
baza de
date a Centralei ROCT se face ONLINE. Paii ce trebuie urmai
pentru constituirea unei ntreprinderi simulate sunt prezentai
mai jos:
1. Rezervarea denumirii ntreprinderii simulate
nainte de alegerea unei denumiri este indicat s consultai
seciunea Reeaua
IS pentru a verifica disponibilitatea denumirii ntreprinderii
simulate. Denumirea unei
ntreprinderi simulate poate conine cuvinte sau expresii ce se
regsesc n denumirea
unei alte ntreprinderi, dar nu poate fi identic.
-
13
Urmeaz completarea documentului Cerere de rezervare denumire, n
care
se nscriu 3 denumiri n ordinea preferinelor. Reprezentanii
ntreprinderii simulate ce
urmeaz a fi nfiinat vor trimite prin e-mail documentul completat
la
adresa [email protected].
2. nregistrarea ntreprinderii simulate pe platforma roct.ro
Utilizarea platformei roct.ro necesit crearea unui cont pentru
noua
ntreprindere simulat, cont ce va fi folosit ulterior pentru
nregistrarea tranzaciilor,
comunicarea cu celelalte ntreprinderi simulate, descrcarea
documentelor necesare
n colaborarea cu celelalte ntreprinderi simulate i alte activiti
specifice.
Paii pentru nregistrarea ntreprinderii simulate pe roct.ro sunt
urmtorii:
Reprezentanii ntreprinderii simulate acceseaz n browser
adresa www.roct.ro;
n partea superioar a paginii se apas link-ul Cont nou;
n noua pagin afiat se bifeaz opiunea Firm de exerciiu. Este
afiat Formularul de nregistrare
n pagina formularului de nregistrare se completeaz cmpurile
astfel:
- Denumirea: denumirea unic a ntreprinderii simulate, precedat
de IS
i urmat de abrevierea formei de organizare (SRL sau SA)
- Email: email-ul oficial al ntreprinderii simulate (reprezint i
numele de
utilizator pentru autentificare pe site)
- Parola: parola pentru autentificare pe site
- Repet parola: confirmarea parolei
- CAEN: codul i denumirea obiectului (obiectelor) de
activitate
- Jude: judeul n care este localizat unitatea de nvmnt
- Ora: oraul n care este localizat unitatea de nvmnt
-
14
- Scoal: unitatea de nvmnt. Adresa unitii de nvmnt se
completeaz automat.
- Telefon: telefonul unitii de nvmnt
- Fax: faxul unitii de nvmnt
- Website: site-ul firmei
- Capital social: capitalul social de pornire
- Pri sociale/aciuni: numrul de pri sociale/aciuni
- Profesor coordonator: profesorul coordonator al firmei
- Email: email-ul profesorului coordonator
- Telefon: telefonul profesorului coordonator
- Asociat i administrator: administratorul firmei
- Asociat: asociatul/asociaii firmei
Dup completarea datelor n formular utilizatorul apas butonul
nregistreaz
firm nou.
n acest moment datele din formularul de nregistrare sunt
transmise ctre
centrala ROCT, firma fiind nregistrat n sistem cu starea
Inactiv.
3. Completarea documentelor necesare pentru validarea
ntreprinderii simulate
Pentru ca noua ntreprindere s devin activ att pe platforma
roct.ro ct i n
programul ntreprinderea simulat, este necesar completarea
documentelor de
mai jos, verificarea acestora mpreun cu profesorul coordonator i
transmiterea lor,
scanate i prin email, la adresa [email protected].
Formularele pot fi
descrcate din seciunea ntreprinderi simulate Documente
Formulare
pentru constituirea ntreprinderii simulate.
Cerere rezervare denumire
Formular de nregistrare n baza de date IS
-
15
Act constitutiv IS
Cerere de eliberare a cazierului fiscal IS
Cerere autorizare a funcionrii IS
Contract de nchiriere IS
Declaraie privind autorizarea funcionrii IS
Declaraie IS
Formular pentru deschidere de cont IS
Specimen de semnturi IS
4. Validarea ntreprinderii simulate i primirea documentelor
oficiale
Pe baza documentelor transmise de ctre ntreprinderea simulat,
ROCT
elibereaz documente ce vor fi transmise acesteia. Din acest
moment ntreprinderea
simulat ncepe s funcioneze alturi de celelalte ntreprinderi
simulate, avnd
posibilitatea s realizeze tranzacii virtuale i s participe la
trguri naionale i
internaionale desfurate n Romnia sau n alte ri.
Documentele eliberate de ctre ROCT sunt:
Certificat de nregistrare (document opozabil terilor);
Explicaii simbolizare: Certificat de nregistrare;
Certificat constatator;
Chitana pentru taxa rezervare denumire;
Chitana pentru cheltuieli de constituire;
Cazier fiscal.
-
16
X. ETAPELE DERULRII ACTIVITILOR NTREPRINDERILOR SIMULATE N
CADRUL SIMPRACT Etapa 1. nfiinarea ntreprinderii simulate:
a. Stabilirea coordonatelor noii firme prin precizarea:
obiectului de activitate,
denumirii,
formei juridice,
capitalului social,
b. Desemnarea managerului general;
c. Completarea documentelor de constituire conform cerinelor
ROCT
(www.roct.ro):
rezervarea denumirii ntreprinderilor simulate;
nregistrarea ntreprinderii simulate pe platforma roct.ro
(reprezentanii
ntreprinderii simulate acceseaz n browser adresa www.roct.ro; n
partea
superioar a paginii se apas link-ul Cont nou; se bifeaz
opiunea
Companie. n noua pagin afiat se bifeaz opiunea ntreprindere
simulat. Se completeaz cmpurile din Formularul de nregistrare.
Dup
completarea datelor n formular utilizatorul apas butonul
nregistreaz firm
nou);
d. Completarea documentelor necesare pentru validarea
ntreprinderii
simulate
Formularele pot fi descrcate din seciunea ntreprinderi
simulate
Documente Formulare pentru constituirea ntreprinderii
simulate:
Cerere rezervare denumire
-
17
Formular de nregistrare n baza de date IS
Act constitutiv IS
Cerere de eliberare a cazierului fiscal IS
Cerere autorizare a funcionrii IS
Contract de nchiriere IS
Declaraie privind autorizarea funcionrii IS
Declaraie IS
Formular pentru deschidere de cont IS
Specimen de semnturi IS
e. Validarea ntreprinderii simulate i primirea documentelor
oficiale de la
ROCT:
Certificat de nregistrare (document opozabil terilor);
Explicaii simbolizare: Certificat de nregistrare;
Certificat constatator;
Chitana pentru taxa rezervare denumire;
Chitana pentru cheltuieli de constituire;
Cazier fiscal;
Etapa 2. Simularea procedurii de angajare pentru posturile din
ntreprinderea
simulat prin completarea urmtoarelor documente:
CV
Scrisoare de intenie
Recomandare
Cerere de angajare
-
18
Ghid de interviu
Dosar de angajare (Copie dup actele de identitate ale
angajatului:
buletin/carte de identitate, Cererea de angajare, CV ul,
Scrisoarea de
intenie, Recomandarea, Decizia de angajare, Procesul verbal
ncheiat
de comisia de interviu, Contractul individual de munc,
Adeverin
medical, Fisa postului)
Fia de instruire la angajare privind snatatea i securitatea n
munc
Etapa 3. nsuirea de ctre angajai a fiei postului.
Etapa 4. Derularea relaiilor dintre ntreprinderea simulat i ROCT
are n
vedere cu prioritate:
consultarea peridic a site-ului www.roct.ro;
ntiinarea Centralei ROCT cu privire la orice modificri
juridice
intervenite n cadrul ntreprinderii simulate;
transmiterea la ROCT lunar a instrumentelor de plat, arhivate,
pe
adresa [email protected];
realizarea a cel puin unei tranzacii economice naionale pe
lun;
contactarea a cel puin trei ntreprinderi simulate din strinatate
pe
parcursul unui an universitar i realizarea de tranzacii
economice
internaionale cu acestea;
respectarea procedurilor de nscriere la trguri naionale i
internaionale conform precizrilor ROCT.
Etapa 5. Derularea tranzaciilor comerciale cu partenerii interni
i externi
potrivit abordrii ROCT
-
19
Etapa 6. Elaborarea i naintarea dosarului cu documentaia privind
derularea
simulrii.
XI. DESCRIEREA FIRMEI SIMULATE
XI.1. Organigram
XI.2. Descrierea departamentelor Manager general: coordoneaz
activitatea general a ntreprinderii simulate.
Secretariat: gestiunea potei i a protocolului, reprezint legtura
ntreprinderii
simulate cu exteriorul.
Jurist: gestioneaz speele juridice n care este implicat
ntreprinderea simulat.
Administrator reea: asigur funcionarea eficient a echipamentelor
informatice.
Secretariat Registratura gestiunea documentelor i a tuturor
informatiilor oficiale
care intra i ies din firma.
-
20
XI.2.1. Departament de resurse umane Activiti: gestionarea i
administrarea personalului ( angajari, contracte de
munca, salarii, plata contributiilor la buget, etc). Introduce
cursantul n structura
ntreprinderii n acord cu obiectivele stabilite;n curajeaz
spiritul de iniiativ i sensul
responsabilitilor cursanilor delegnd competene i responsabiliti;
nva pe
cursani tehnici de cercetare a locurilor de munc i de accesare a
acestora;
organizeaz n mod periodic reinstruirea studentilor.
Proceduri: procedura de angajare, procedura de evaluare,
procedura de
salarizare.
Posturi: DRU director resurse umane: coordonarea activitilor de
personal a
ntreprinderii simulate; P1 responsabil administrarea i gestiunea
personalului:
ntocmirea dosarului de angajare, a registrului de personal,
statului de funcii; P2
responsabil recompensare: ntocmirea statului de salarizare.
XI.2.2. Departament comercial Organigrama:
MANAGER
GENERAL
Departament comercial
Responsabil
Achiziii
funcionale
Responsabil
Achiziii
nefuncionale
Responsabil
Ofertare pe
piaa intern
Responsabil
Gestionare
comenzi
Responsabil
Facturare pe
piaa intern
Responsabil
Import
Responsabil
Export
Responsabil
Activitate
promoional
Responsabil
Cercetri de
marketing
-
21
Activiti: stabileste relatii comerciale privind aprovizionarea i
vanzarea cu
alte firme simulate, desfasurand activitati de marketing i de
control al magaziei
(gestiune clienti, ordonantarea comenzilor, facturare, studii de
piata, catalog de
produse, promovare, etc)
Proceduri: procedura de vnzri, procedura de achiziii funcionale,
procedura
de achiziii nefuncionale, procedura de import-export.
Posturi:
DC director comercial: coordonarea activitilor de
vnzare/cumprare pe piaa
intern i extern a ntreprinderii simulate, activitilor de
comunicare prin relaii
publice i promovare.
V1 responsabil ofertare pe piaa intern: ntocmirea ofertelor.
V2 responsabil gestionarea comenzilor interne: procesarea
comenzilor;
V3 responsabil facturare: ntocmirea facturii;
A1 responsabil achiziii funcionale: achiziionarea de la
furnizori de materii prime,
materiale necesare procesului de producie;
A2 responsabil achiziii nefuncionale: achiziionarea de la
furnizori de materiale
necesare funcionrii eficiente a ntreprinderii simulate;
I import: responsabil identificarea potenialilor furnizori de pe
piaa internaional i
tranzacionarea cu acetia;
E export: responsabil identificarea potenialilor cumprtori de pe
piaa
internaional i tranzacionarea cu acetia;
MK1 responsabil cercetri de marketing: elaborarea
chestionarelor, interpretarea i
analiza rspunsurilor la chestionare, realizarea bazei de date cu
clieni;
-
22
MK2 responsabil activitate promoional:realizarea de afie,
brouri, cataloage,
site, pagin Facebook;
M responsabil gestionare magazie: gestionare stocuri, recepia
mrfii.
XI.2.3. Departament financiar - contabilitate
Activiti: gestioneaza documentele relative la aspectele
contabile i
administrative pentru a obtine bilantul contabil (evidena
primar, registre jurnal,
gestionare conturi, raporturi cu bnci etc.).
Proceduri: procedura de gestionare a contabilitii ntreprinderii
simulate.
Posturi: C1 responsabil contabilitate financiar: contabilizeaz
achiziiile
funcionale i nefuncionale; contabilizeaz vnzrile interne i la
export;
contabilizeaz consumurile de utiliti. C2 responsabil
contabilitate de gestiune:
contabilizeaz cheltuielile cu salariile; contabilizeaz
achiziiile i vnzrile. T1
responsabil scaden i cas: gestioneaz registrele scadenare pentru
clieni i
furnizori; urmrete ncasarea la timp a sumelor; efectuiaz ncasri
i pli n
numerar. T2 responsabil banc i alte pli: gestioneaz conturile
bancare;
efectueaz pli; gestioneaz ncasrile.
XI.2.4. Departament tehnic - producie
Activiti: se ntocmete necesarul de materiale, stabilirea
tehnologiilor de
execuie a comenzilor, lansare n producie, controlul produciei,
etc (note de
recepie, fie de magazie, bonuri de consum, note de predare-
restituire, dispoziii de
livrare etc.)
-
23
Proceduri: procedura de producie specific fiecrei ramuri
industriale
(electrotehnic, textile, chimie, construcii masini).
Posturi: LUP - responsabil lansare i urmrire producie. PR -
responsabil
proiectare producie: proiecteaza produse noi i le modernizeaz pe
cele existente,
elaboreaz i modernizeaz tehnologii de fabricaie. AQ - asigurarea
calitii:
efectueaz controlul de calitate pe fluxul de fabricaie precum i
al produsului final.
XI.2.5. Departament de cercetare - dezvoltare Activiti: are ca
obiectiv principal, ntrirea capacitii de inovare a firmei n
scopul creterii competitivitii produselor pe care aceasta le
ofera pietei externe i
interne, continuarea eforturilor de modernizare din cadrul
serviciului tehnic i care se
refer la mbuntiri ale performanelor produselor dezvoltate aflate
n producia
curent;
Proceduri: procedura de producie specific fiecrei ramuri
industriale
(electrotehnic, textile, chimie, construcii maini).
Posturi: specifice domeniului de activitate;
XI.3. Posturile de lucru din cadrul ntreprinderii simulate
1. FIA POSTULUI MANAGER GENERAL (M)
Denumirea postului: Manager general
Poziia n COR: 121011
Departament: CONDUCERE
Obiectivul postului:
- Definirea i formularea politicii economico-sociale a
organizaiei;
-
24
- Reprezentarea organizaiei n relaiile cu tere persoane fizice
sau juridice n
conformitate cu mputernicirea acordat de A.G.A.;
- Conducerea, organizarea i asigurarea funcionrii firmei cu
eficien maxim
prin elaborarea strategiilor de dezvoltare, identificarea
oportunitilor,
angajarea resurselor financiare, tehnologice i umane
necesare.
- Coordoneaz activitatea directorilor i managerilor pe funciuni:
producie,
vnzri i marketing, tehnic, financiar-contabil, resurse
umane;
INTEGRAREA N STRUCTURA ORGANIZATORIC:
- Poziia postului n organigram:
postul imediat superior: Consiliul de Administraie (CA);
postul inferior: director general adjunct;
subordonri: - are n subordine: consilier juridic, director
economic,
director de vnzri i marketing, director resurse umane,
director
tehnic, director logistic, director producie;
- Relaii:
ierarhice: consiliul de administraie;
funcionale: cu directorii de departamente (aprob proceduri
de
organizare i derulare a principalelor procese la nivel de
firm:
contractare, vnzri, aprovizionare, etc);
de reprezentare: reprezint firma fa de organele de control
autorizate,
n relaia cu furnizorii, clienii, persoanele/organizaiile din ar
i din
strintate cu care intr n contact n interes de serviciu;
RESPONSABILITI I SARCINI
-
25
- Stabilete obiectivele generale ale firmei n concordan cu
strategia
elaborat de consiliul de administraie:
1. Stabilete anual, mpreun cu directorii de departamente,
obiectivele generale
de dezvoltare;
2. Comunic fiecrui director obiectivele generale i specifice
previzionate pentru
fiecare departament i urmrete ca acestea s fie comunicate
personalului
din cadrul fiecrui departament;
3. Monitorizeaz trimestrial/ semestrial/anual gradul de
realizare a obiectivelor;
4. Stabilete obiective personale (indicatori de performana) i
pentru top-
management n strict concordan cu obiectivele firmei;
- Aprob bugetul de venituri i cheltuieli (BCV) i rectificrile
acestuia:
1. Particip la elaborarea anual a bugetului de venituri i
cheltuieli, analizeaz
propunerile naintate, opereaz coreciile necesare i aprob bugetul
final;
2. Aprob sistemul de raportare folosit pentru urmrirea realizrii
BVC;
- Identific oportuniti de afaceri:
1. Monitorizeaz piaa i identific tendinele de dezvoltare;
2. Analizeaz oportunitile/constrngerile de ordin legislativ,
financiar,
tehnologic i social din mediul de afaceri al firmei;
3. Identific modaliti de dezvoltare a serviciilor oferite de
firm n concordan
cu tendinele pieei;
4. Identific i atrage resursele necesare pentru implementarea
noilor idei de
afaceri;
- Reprezint firma n relaiile protocolare cu furnizorii, clienii
i alte
organizaii cu impact real/potenial asupra rezultatelor
firmei:
1. Asigur o bun imagine a firmei pe pia;
-
26
2. Identificarea oportunitilor de investiie i obinere de
profit;
3. Particip la ntlniri de afaceri cu furnizori, clieni,
organisme financiare i
instituii guvernamentale din ar i din strintate;
4. Dezvolt relaii pozitive cu persoane-cheie n vederea ntririi
poziiei firmei;
- Asigur managementul firmei:
1. Elaborarea proiectului de buget i a proiectului de achiziii
tehnologice n
vederea satisfacerii dezideratelor de rentabilitate i
competitivitate pe pia ale
organizaiei;
2. Reprezint organizaia n relaiile cu tere persoane fizice sau
juridice n
conformitate cu mputernicirea acordat de A.G.A;
3. Negociaz contractul colectiv de munc i contractele
individuale de munc,
supervizeaz elaborarea i implementarea Regulamentului intern al
firmei;
4. Gestionarea i gospodrirea patrimoniului organizaiei n
interesul acesteia;
5. Urmrirea ndeplinirii condiiilor igienico-sanitare, de
protecie a muncii, de
prevenire i stingere a incendiilor, prevzute de reglementrile i
normele
legislative n vigoare;
6. Preocuparea pentru conservarea i dezvoltarea bazei materiale
a organizaiei;
7. Supervizarea aplicrii corecte a codului muncii i a
reglementrilor legislative
privind operaiunile financiar-contabile (apelarea la serviciile
de consultan i
consiliere ale consultantului juridic i ale directorului
economic);
8. Efectuarea de investigaii periodice cu privire la calitatea
muncii prestate n
cadrul organizaiei (avizarea evalurilor individuale anuale);
9. Controlul i supervizarea activitii departamentelor de
producie, de vnzri i
marketing, economic, tehnic, resurse umane;
10. Urmrirea aplicrii acurate a deciziilor luate i evaluarea
efectelor acesteia;
-
27
11. Asumarea responsabilitii pentru deciziile eronate sau
nefondate, prin
suportarea, dup caz, a unor penaliti bneti;
12. Asigurarea implicrii n activitatea organizaional a propriei
persoane, ct i a
personalului din subordine prin crearea unui cadru propice
dezvoltrii
personale i a unui climat stimulativ al performanelor.
13. Comunic managementului valorile i obiectivele strategice ale
firmei;
14. Stabilete obiectivele managerilor din subordine,
termenele-limit i
modalitile de msurare a gradului de realizare a
obiectivelor;
15. Aprob procedurile de interes general ale firmei
(aprovizionare, vnzare,
distribuie, financiare, resurse umane);
16. Particip la elaborarea i implementarea sistemelor de
raportare i a
sistemului de calitate - ISO 9001;
17. Dezvolt mijloace de motivare a personalului din
subordine;
18. Asigur un climat de comunicare i ncurajare a iniiativei care
s contribuie la
atingerea obiectivelor stabilite;
19. Identific nevoile de recrutare i particip la selecia,
integrarea i dezvoltarea
managementului firmei;
20. Particip la programele de elaborare i actualizare a fielor
de post ale
managerilor din subordine;
21. Evalueaz periodic activitatea managerilor din subordine;
22. Negociaz i conciliaz situaiile conflictuale aprute n
relaiile interpersonale;
23. Aprob planificarea concediilor de odihn pentru angajaii din
subordine;
24. Asigur respectarea normelor interne de funcionare de ctre
personalul din
subordine;
25. Stabilete msuri de eficientizare a activitii personalului
din subordine;
-
28
- Asigur reeaua de relaii necesar dezvoltrii activitii
firmei:
1. Evalueaz potenialul furnizorilor i al clienilor;
2. Stabilete posibile ci de colaborare i decide asupra
parteneriatelor
strategice;
3. Elaboreaz planul de afaceri anual i monitorizeaz ncadrarea n
parametrii
acestuia;
4. Dezvolt relaii pozitive cu personalul firmei n vederea
motivrii i a creterii
gradului de implicare n activitatea firmei;
5. Orice alt sarcina trasat de Consiliul de Administraie n
funcie de
necesitile organizaionale;
PREGTIRE I EXPERIENA
Studii:
de baz: studii superioare de profil economic;
cursuri speciale: marketing, vnzri, management
organizaional,
management financiar, operare PC - Office, Power Point, limb
strin, time
management, self management, team management etc.
Aptitudini:
cunotine i deprinderi:
1. Cunotine de management organizaional, financiar, vnzri;
2. Cunoaterea n profunzime a pieei locale de afaceri;
3. Cunoaterea legislaiei n domeniu;
4. Cunoaterea unei limbi de circulaie internaional - limba
englez - la un
nivel mediu - avansat (scris, citit, vorbit);
5. stpnirea unor tehnici i instrumente financiar-contabile;
cerine aptitudinale:
-
29
1. nivel de inteligen general peste medie (capacitate de sintez
i de analiz,
judecat rapid);
2. aptitudine general de nvare;
3. aptitudini de comunicare;
4. aptitudini de calcul;
5. aptitudinea de a lucra cu documente;
6. planificare i organizare a operaiilor i activitilor;
7. abiliti de negociere;
8. acordare i transmitere de informaii;
9. vocabular bogat;
10. atenie selectiv, concentrat i distributiv;
cerine comportamentale:
1. capaciti persuasive;
2. capacitate de coordonare;
3. responsabilitate personal;
4. capacitate de planificare i organizare;
5. eficien personal;
6. spirit de echip;
7. comportament etic/integritate;
RESPONSABILITI:
n raport cu alte persoane (angajai, subordonai) dar i
clieni:
1. este responsabil de respectarea obligaiilor firmei fa de
furnizori, clieni,
organele financiare i organismele guvernamentale;
2. asigurarea drepturilor bneti ale personalului angajat al
firmei conform
clauzelor contractuale i legislaiei muncii;
-
30
3. ndeplinirea la termen i n conformitate cu dispoziiile legale
a obligaiilor fa
de bnci, furnizori i clieni;
4. rspunde de calitatea managementului firmei;
5. rspunde de folosirea eficient a resurselor firmei;
n raport cu aparatura pe care o utilizeaz:
1. utilizeaz cu responsabilitate aparatura din dotare, fr
abuzuri;
n raport cu produsele muncii:
1. contiinciozitate vis-a-vis de sarcinile pe care le are de
ndeplinit;
2. pstreaz confidenialitatea rezultatelor obinute i a
informaiilor pe care le
deine privitor la problematica organizaiei; sunt confideniale
urmtoarele
informaii: situaia financiar a organizaiei, dezbaterile din
cadrul consiliilor de
administraie, structura i coninutul bncii de date cu clienii
cheie ai firmei;
n raport cu securitatea muncii dar i cu regulamentul intern:
1. respect normele de securitate impuse de organizaie;
2. respect normele interne stipulate n regulamentul intern al
organizaiei,
contractul colectiv de munc i drepturile i obligaiile ce decurg
din contractul
individual de munc;
privind relaiile cu colegii de munc, subordonai:
1. menine relaii colegiale i colaboreaz cu colegii;
2. d dovad de politee n relaiile cu clienii;
3. menine relaii corecte/ impariale cu subordonaii;
Clauz de confidenialitate:
managerul general se angajeaz s nu discute cu persoane din
afara
organizaiei sau cu persoane din cadrul organizaiei care nu sunt
implicate n
-
31
executarea sarcinilor de serviciu informaiile confideniale
referitoare la situaia
organizaiei n a cror posesie intr;
sunt confideniale urmtoarele informaii: situaia financiar a
organizaiei,
dezbaterile din cadrul consiliilor de administraie, structura i
coninutul bncii
de date cu clienii cheie ai firmei;
managerul general se oblig s respectate confidenialitatea
informaiilor mai
sus menionate pe toat durata contractului individual de munc
ncheiat ntre
persoana sa i organizaie i pe o perioad de 1 an de la ncheierea
acestui
contract;
n cazul n care managerul general, cu intenie sau din culp,
divulg informaii, date
sau documente confideniale se oblig s despgubeasc societatea
corespunztor
prejudiciilor pe care i le-a produs;
2.FIA POSTULUI DIRECTOR ECONOMIC (D-EC)
Denumirea postului: Director economic
Pozitia n COR: 244106, 1222
Departament: financiar-contabil
Obiectivul postului: Elaborarea i implementarea politicilor
economice n scopul
eficientizrii economice a societii n condiiile respectrii
legislaiei n vigoare;
Integrarea n structura organizatorica:
- Poziia postului n organigram:
postul imediat superior: Manager general
postul inferior: contabil ef/ contabil
subordonri: are n subordine personalul din cadrul
departamentului
economic;
-
32
- Relaii:
ierarhice: manager general
funcionale directorii i personalul cu funcie de execuie din
cadrul
companiei (stabilete, prin proceduri i indicaii metodologice,
cum
trebuie executate operaiunile legate de politica
economico-financiar a
firmei; se asigur i urmrete realizarea acestora la nivel de
firm);
de reprezentare: reprezint firma fa de organele de control
de
specialitate n relaia cu bncile/alte instituii financiare;
RESPONSABILITI I SARCINI
Asigur buna gestionare a patrimoniului societii
- Asigur condiiile necesare pentru ntocmirea documentelor
justificative privind
operaiile patrimoniale;
- Asigur controlul operaiunilor patrimoniale efectuate la
nivelul firmei,
procedeele de prelucrare utilizate, precum i exactitatea datelor
contabile
furnizate;
- Organizeaz inventarierea patrimoniului i valorificarea
rezultatelor
inventarierii;
- Asigur disponibilitile necesare i meninerea n permanen a
capacitii de
plat a societii;
- Asigur plata la termen a sumelor ce sunt obligaia firmei fa de
bugetul de
stat, alte obligaii fa de teri;
- Asigur efectuarea corect i la timp a calculului privind
drepturile salariale ale
personalului firmei;
-
33
- Asigur desfurarea ritmic a operaiunilor de decontare cu
furnizorii i
beneficiarii;
- Asigur relaia cu bncile i alte instituii financiare, solicit
bncii credite
suplimentare;
- Propune msuri concrete i eficiente pentru nlturarea unor
situaii
nefavorabile din punct de vedere economic;
- Desfoar activitate de documentare n probleme
economico-financiare;
Asigur respectarea legislaiei fiscale la nivel de firm:
- Se documenteaz la zi cu privire la legislaia din domeniul
financiar-contabil i
asigur desfurarea activitii financiar-contabile n conformitate
cu legislaia
de specialitate;
- Asigur respectarea regulilor de ntocmire a bilanului
contabil;
- Asigur pstrarea documentelor justificative, a registrelor i a
bilanurilor
contabile;
- Urmrete respectarea legislaiei fiscale;
- Urmrete constituirea fondurilor i utilizarea acestora cu
respectarea
dispoziiilor legale;
- Exercit controlul financiar preventiv privind legalitatea
operaiunilor;
ntocmete bugetul general al societii, informeaz i face propuneri
de
corecie:
- Realizeaz proiectul de buget semestrial i anual, defalcat;
-
34
- Analizeaz indicatorii de afaceri i i exprim punctul de vedere
n legtur cu
acetia;
- Sprijin departamentele firmei n analiza indicatorilor
proprii;
Raporteaz rezultatele financiare ale firmei:
- Asigur nregistrarea sistematic i cronologic, prelucrarea,
publicarea i
pstrarea informaiilor cu privire la situaia patrimonial i la
rezultatele
economice ale firmei, att pentru necesitile proprii, ct i n
relaiile cu ceilali
ageni economici: clieni, furnizori, bnci, organele
financiar-fiscale, acionari;
- Asigur ntocmirea tuturor raportrilor solicitate de organele
administraiei
financiare i de control, bancare, statistice;
- Prezint directorului general adjunct rapoarte coninnd
rezultatele financiare
ale firmei;
Elaboreaz i implementeaz sistemul general de eviden a
gestiunii
firmei:
- Stabilete proceduri de lucru generale sau specifice care s
asigure evidena
de gestiune;
- Stabilete principiile de organizare a sistemului
informaional;
Conduce i organizeaz activitatea departamentului financiar -
contabilitate:
-
35
- Stabilete sarcinile salariailor din subordine i prioritile n
executarea
acestor sarcini;
- Particip la programele de elaborare i actualizare a fielor de
post ale
salariailor din subordine;
- Evalueaz periodic activitatea salariailor din subordine;
- Negociaz i conciliaz situaiile conflictuale aprute n relaiile
interpersonale
din cadrul departamentului economic;
- Propune recompensarea/sancionarea personalului din subordine
conform
normativelor interne;
- Aprob planificarea concediilor de odihn pentru angajaii din
subordine;
- Asigur respectarea normelor interne de funcionare de ctre
personalul din
subordine;
- Orice alte sarcini n funcie de necesitile departamentale/
organizaionale n
limitele de competen ale postului ocupat;
PREGTIRE I EXPERIENA
Studii:
de baz: studii superioare n domeniul tiinelor economice,
financiar -
contabil;
cursuri speciale: cursuri de legislaie financiar, management
financiar,
management organizaional, operare PC, cunoaterea unei limbi de
circulaie
international
Aptitudini:
cunotine i deprinderi:
1. cunotine solide de legislaie financiar - contabil;
-
36
2. cunotine solide de contabilitate;
3. cunotine solide de operare Pc: Word, Excell, Power Point;
4. cunotine de gestiune;
5. cunotine de operare soft-uri contabile;
6. cunotine operaiuni import-export i vamale;
cerine aptitudinale:
1. nivel de inteligen general mediu - superior (capacitate de
sintez i de
analiz, judecat rapid, gndire logic, memorie dezvoltat);
aptitudini speciale:
1. capacitate de a nelege mesajul verbal, scris;
2. memorie dezvoltat, capacitate de a reine informaii;
3. uurin n exprimare;
4. atenie concentrat i distributiv;
5. aptitudini de calcul;
6. aptitudini de a lucra cu documente;
7. deprinderi de a redacta rapoarte;
8. deprinderi de cercetare i investigaie;
cerine comportamentale:
1. rezisten la stres;
2. abiliti de negociere, consultan i conciliere;
3. integrare n colectiv (sociabilitate);
4. meninerea unei atmosfere colegiale n relaiile de munc;
5. echilibru emoional;
6. volum ridicat de cunotine teoretice i practice;
7. profil etic/integritate;
-
37
8. eficien profesional;
9. receptivitate la solicitrile profesionale (capacitate de
mobilizare personal
pentru finalizarea ntr-un timp ct mai operativ a sarcinilor ce-i
revin);
10. abiliti de coordonare, planificare i organizare;
11. flexibilitate n gndire;
12. rezisten la efort intelectual prelungit;
RESPONSABILITI:
n raport cu alte persoane (angajai, subordonai) dar i
clieni:
1. gestionarea eficient a patrimoniului societii;
2. reprezint interesele societii la ntlnirile care au ca obiect
problemele
economice-financiare ale firmei;
n raport cu aparatura pe care o utilizeaz:
2. utilizeaz cu responsabilitate aparatura din dotare, fr
abuzuri;
n raport cu produsele muncii:
1. contiinciozitate n raport cu sarcinile care-i revin;
2. rspunde de calitatea activitii financiar contabile i de
corectitudinea
analizelor economice;
3. rspunde de meninerea capacitii de plat a societii;
4. rspunde de efectuarea corect i la timp a calculului
drepturilor bneti ale
personalului angajat al firmei;
5. ndeplinirea la termen i n conformitate cu dispoziiile legale
a obligaiilor fa
de bnci;
6. ntocmirea lunar i n mod corect a bilanului contabil;
7. respectarea disciplinei financiar-valutare;
-
38
8. rspunde de calitatea raportrilor i a informrilor realizate de
departamentul
economic;
9. elaborarea i comunicarea la nivelul firmei a procedurilor de
lucru n probleme
de gestiune a patrimoniului;
10. rspunde de organizarea inventarierii patrimoniului;
n raport cu securitatea muncii dar i cu regulamentul intern:
1. respect normele de securitate a muncii, precum i cele de
P.S.I.;
2. respect normele interne stipulate n R.I., Contract Colectiv
de Munc,
Contract Individual de Munc, precum i confidenialitate
informaiilor cu care
intr n contact i care sunt eseniale pentru organizaie
privind relaiile cu colegii de munc, subordonai:
4. menine relaii colegiale i colaboreaz cu colegii;
5. menine relaii corecte/ impariale cu subordonaii;
EXPERIEN:
N SPECIALITATE: minim 5 ani
PE POST: preferabil 2 ani
3. FIA POSTULUI SPECIALIST SECRETARIAT ASISTENT MANAGER
(AM)
Tip de atribuii: Funcia de secretar presupune omniprezena ei la
diferite activiti
organizate de conducere, consemnarea lucrrilor respective,
preluarea, plasarea i
arhivarea documentelor rezultate, etc.
SARCINILE POSTULUI:
preia i transmite mesaje,
-
39
redacteaz corespondena simpl,
expediaz corespondena,
primete vizitatorii,
organizeaz edine, conferine,
organizeaz agenda managerului,
are cunotine de contabilitate (Stocuri),
particip la ntlnirile de afaceri,
traduce din i n limbi strine,
ine Registrul intrrilor i Registrul ieirilor n care consemneaz
toate
documentele ieite respectiv intrate n ntreprindere.
4. FIA POSTULUI SPECIALIST EVIDEN PERSONAL (P)
Tip de atribuii:
- gestioneaz personalul;
- elaboreaz ROF, ROI, Protecia muncii
B. GESTIONARE PERSONAL
- ine legtura cu oficiul forei de munc;
- Gestioneaz posturile vacante;
- Elaboreaz i actualizeaz fiele de post cu condiiile necesare
pentru
ocuparea fiecrei funcii n parte stabilit conform COR
(Clasificarea
Ocupaiilor din Romnia);
- Asigur anunarea la AJOFM a locurilor vacante, precum i n pres,
n incinta
ntreprinderii i stabilete data concursului;
- Organizeaz i particip la concursul pentru ocuparea posturilor
vacante;
- ntocmete dosarul personal de ncadrare care cuprinde:
-
40
- cerere de ncadrare;
- curriculum vitae;
- talon de control medical la ncadrarea n munc
- fia de control medical la ncadrarea n munc;
- comunicare cu privire la ncadrarea n munc;
- fia personal;
- cartea de munc
- Elaboreaz CCM (Contractul colectiv de munc) i CIM (Contractul
individual
de munc) pe care le supune aprobrii M;
- Urmrete i rspunde de activitatea de stimulare a personalului,
prin premii i
sancionarea persoanelor, conform normelor legale i prevederilor
CCM i
CIM;
- Introduce i actualizeaz datele legate de personal n programul
de salarii;
- Completeaz la zi carnetele de munc ale salariailor;
C. ELABORARE ROF, ROI, PROTECIA MUNCII
- ntocmete Regulamentul de organizare i funcionare (ROF);
- ntocmete Regulamentul de ordine interioar (ROI);
- ntocmete evidena fielor de protecia muncii, completeaz fiele
de
protecia muncii;
- Realizeaz instructaje de protecia muncii.
5. FIA POSTULUI SPECIALIST SALARIZARE (S)
Tip de atribuii:
- gestioneaz prezena personalului
- ntocmete statul de plat al salariilor
A. GESTIONEAZ PREZENA PERSONALULUI
-
41
- Preia zilnic condica de prezen de la AM o verific i o
ndosariaz;
- Verific i centralizeaz datele privind prezena personalului i
nregistreaz
aceste date n programul de salarii;
- Gestioneaz concediile medicale i concediile de odihn;
B. NTOCMETE STATUL DE PLAT A SALARIILOR
- Introduce n programul de salarii datele necesare ntocmirii
Statul de plat
lunar:
- salariului de baz;
- sporuri;
- adaosuri;
- reineri salariale ctre stat: impozit pe salariu, CASS, pensie
suplimentar,
omaj
- alte reineri: cotizaii, rate, popriri, penalizri, chirii,
amenzi, pensie alimentar,
sanciuni;
- Pred la CIP centralizatorul de salarii pentru plata salariilor
ctre angajai;
- ntocmete i pred la CIP declaraiile obligatorii lunare pentru
efectuarea
plilor ctre stat;
- Elibereaz adeverine salariailor pentru diferite scopuri;
6. FIA POSTULUI - SPECIALIST MARKETING (MK)
Tip de atribuii:
- cercetri de marketing
- activitate promoional
A. CERCETARI DE MARKETING
- Elaboreaz catalogul de produse al firmei;
-
42
- Elaboreaz chestionare pentru analiza activitii firmei i le
trimite la GPF pentru
a nsoi produsele vndute sau la GMP pentru analize legate de
materii prime i
furnizori;
- Primete chestionarele i le prelucreaz;
- Elaboreaz rapoarte de sintez;
- Face propuneri pentru introducerea unor noi produse n
fabricaie pe care le
nainteaz Managerului i acesta mai departe Adunrii generale a
asociailor.
- Consult periodic rapoartele privind situaia vnzrilor realizeaz
analize pe baza
acestora, pe care le prezint Managerului;
- Efectueaz previzionri ale vnzrilor i le transmite la AP;
- Realizeaz statistici cu vnzrile pe clieni, regiuni,
produse;
- Stabilete pe baza rezultatelor cercetrilor aplicative
intervale de pre psihologic
i le transmite la D.
B. ACTIVITATEA PROMOIONAL
- Stabilete, pe baza rezultatelor cercetrilor aplicative,
mediile, canalele i
mesajele publicitare pentru piaa int;
- Emite cereri de ofert pentru aciuni publicitare i le transmite
furnizorilor de
astfel de servicii;
- Primete i analizeaz ofertele de la furnizorii de servicii de
marketing;
- Trimite cereri de ofert ctre poteniali furnizori, decide
ofertele acceptate, i le
transmite la AP pentru ntocmirea comenzilor;
- Transmite oferte de produse ctre poteniali clieni, primete
rspunsurile i/sau
comenzile le analizeaz i pe cele acceptate le transmite la
D;
- Realizeaz materiale publicitare.
7. FIA POSTULUI - SPECIALIST APROVIZIONARE (AP)
-
43
Tip de atribuii:
- aprovizionri funcionale curente necesare produciei
- realizare aprovizionri nefuncionale,
A. APROVIZIONRI FUNCIONALE
- Colaboreaz cu MK n ceea ce privete evaluarea pieei actuale sau
poteniale i
funcie de acestea stabilete sursele de aprovizionare care s
asigure calitatea
materialelor n cantitile necesare;
- Introduce datele furnizorilor i ine evidena acestora (adresa ,
nr. telefon , etc.)
folosind programul de gestiune;
- Particip la aciunea de evaluare i selectare a
furnizorilor;
- ntocmete Planul de aprovizionare pe baza Necesarului de
producie ntocmit de
LUP;
- Emite comenzile de aprovizionare conform Planului de
aprovizionare i le trimite
furnizorilor;
- Primete acceptarea sau refuzul comenzilor din partea
furnizorilor;
- Urmrete realizarea comenzilor de aprovizionare innd n permanen
evidena
comenzilor lansate, comenzilor n lucru i a comenzilor
ncheiate;
- Arhiveaz toate aceste documente;
- Definete n programul de gestiune materiile prime i materialele
precum i
grupele acestora;
- Stabilete stocurile de siguran pentru materii prime i
materiale;
- ntocmete periodic situaia aprovizionrilor pe care o confrunt
cu documentele
primare arhivate;
B. APROVIZIONRI NEFUNCIONALE
-
44
- Primete de la celelalte departamente Necesar (Decizii) de
aprovizionat;
- Caut furnizorii i ntocmete Comenzile de aprovizionare;
- Trimite comenzile ntocmite furnizorilor;
- Primete acceptarea sau refuzul comenzilor din partea
furnizorilor;
- Urmrete realizarea comenzilor lansate;
- ntocmete periodic situaia aprovizionrilor pe care o confrunt
cu documentele
primare arhivate;
8. FIA POSTULUI - SPECIALIST DESFACERE (D)
Tip de atribuii:
- verificarea i acceptarea comenzilor;
- rezolvarea comenzilor;
- meninerea legturii cu clienii;
A. VERIFICAREA I ACCEPTAREA COMENZILOR
- Primete cererile de ofert din partea clienilor. Verific dac
acestea se
ncadreaz n obiectul de activitate i nomenclatorul firmei
(catalogul de
produse).
- Formuleaz rspunsul ctre client n cazul refuzului;
- n cazul acceptrii trimite clientului Oferta de produse;
- Negociaz, primete, verific i accept comenzile ferme ale
furnizorilor pe care
le va nregistra n programul de gestiune;
- Va emite Confirmarea de comand ctre clieni;
B. REZOLVAREA COMENZILOR
-
45
- Zilnic consult comenzile n lucru i le rezolv n mod secvenial,
respectnd data
livrrii indicate de client;
- Verific disponibilitatea produselor, consultnd stocul
acestora;
- Dac produsele sunt disponibile emite Dispoziia de livrare ctre
GPF;
- Dac produsele nu sunt disponibile se semnaleaz lipsa acestora
la PUR;
- Urmrete rezolvarea comenzilor de la clieni innd n permanen
evidena
comenzilor primite, comenzilor acceptate i a comenzilor
ncheiate;
- ntocmete periodic situaia vnzrilor pe care o confrunt cu
documentele
primare arhivate;
9. FIA POSTULUI SPECIALIST GESTIUNE MATERII PRIME (GMP)
Tip de atribuii:
- gestionarea intrrilor de materii prime i materiale;
- gestionarea ieirilor;
-efectuarea periodic a inventarului;
-organizarea gestiunilor;
A. GESTIONAREA INTRRILOR
- Primete materiile prime i materialele;
- Organizeaz i efectueaz recepia acestora;
- nregistreaz factura de ntrare i ntocmete NIR-ul conform
rezultatelor
recepiei;
- Exemplarul din factur i un exemplar din NIR le trimite la
contabilitate pentru
nregistrare i arhivare;
-
46
- Un exemplar al NIR-ului l arhiveaz ca document justificativ al
operrii intrrii
n stoc;
- Opereaz ntrrile prin transferuri ntre gestiuni prin
nregistrarea/ntocmirea
documentului Bon de transfer ntre gestiuni;
B. GESTIONAREA IEIRILOR
- Primete de la PUR Bonurile de consum, elibereaz materiile
prime i
materialele din stoc pe baza lor dup care trimite un exemplar la
contabilitate
pentru nregistrare i arhivare;
- Opereaz ieirile prin transferuri ntre gestiuni prin
nregistrarea/ntocmirea
documentului Transfer ntre gestiuni dup care trimite un exemplar
la
contabilitate pentru nregistrare i arhivare;
C. EFECTUAREA PERIODIC A INVENTARULUI
- Efectuarea inventarului lunar mpreun cu contabilul pentru
confruntarea
stocurilor scriptice cu cele faptice;
- n cazul constatrii de diferene, ntocmirea Procesului verbal de
constatare
diferene;
- Stabilirea cauzelor lipsei/plusului i a imputrilor precum i
persoanele crora
li se imput lipsa;
- ntocmirea lunar a Balanei stocurilor;
D. ORGANIZAREA GESTIUNILOR
- Stabilirea numrului de gestiuni, denumirea acestora i
definirea lor n
programul de gestiune;
- Actualizeaz datele despre materiile prime i materialele aflate
n gestiune;
- Gestionarea claselor de echivalen;
10. FIA POSTULUI SPECIALIST GESTIUNE PODUSE FINITE (GPF)
-
47
Tip de atribuii:
- gestionarea intrrilor de produse finite;
- gestionarea ieirilor de produse finite;
-efectuarea periodic a inventarului;
-organizarea gestiunilor;
A. GESTIONAREA INTRRILOR
- Primete produsele finite din atelierele de fabricaie pe baza
Bonului (notei) de
predare a produselor finite;
- Opereaz intrrile n Fia de magazie;
- Opereaz ntrrile prin transferuri ntre gestiuni prin
nregistrarea/ntocmirea
documentului Bon de transfer ntre gestiuni;
B. GESTIONAREA IEIRILOR
- Elibereaz produsele finite din gestiune pe baza Dispoziiilor
de livrare primite;
- ntocmete factura sau dup caz Avizul de nsoire;
- Opereaz ieirile n Fia de magazie;
- Pred documentele justificative la contabilitate pentru
nregistrarea n
contabilitate;
- Opereaz ieirile prin transferuri ntre gestiuni prin
nregistrarea/ntocmirea
documentului Bon de transfer ntre gestiuni;
C. EFECTUAREA PERIODIC A INVENTARULUI
- Efectuarea inventarului lunar mpreun cu contabilul pentru
confruntarea
stocurilor scriptice cu cele faptice;
- n cazul constatrii de diferene, ntocmirea Procesului verbal de
constatare
diferene;
-
48
- Stabilirea cauzelor lipsei/plusului i a imputrilor precum i
persoanele crora
li se imput lipsa;
- ntocmirea lunar a Balanei stocurilor;
D. ORGANIZAREA GESTIUNILOR
- Stabilirea numrului de gestiuni, denumirea acestora i
definirea lor n
programul de gestiune;
- Actualizeaz datele despre produsele finite aflate n
gestiune;
11. FIA POSTULUI SPECIALIST CONTABILITATE (C)
Tip de atribuii:
- Asigur evidena contabil a stocurilor, a relaiilor cu terii, i
evidena veniturilor i
cheltuielilor
- ntocmete i verific situaiile i rapoartele
financiar-contabile
- Organizeaz periodic i particip la inventarierea
patrimoniului;
A. EVIDENA CONTABIL
- Contabilizeaz facturile emise ctre clieni;
- nregistreaz facturi de servicii prestate de furnizori;
- nregistreaz intrrile de materii prime i materiale n baza
documentelor
primite de la GMP (Facturi, Avize de nsoire i NIR-uri);
- nregistreaz oricare alt operaie/tranzacie efectuat n firm care
afecteaz
patrimoniul acesteia;
- Realizeaz operaiile de nchidere de lun;
B. RAPOARTE FINANCIAR CONTABILE
- ntocmete Registrele obligatorii: Registrul jurnal i Registrul
Cartea mare;
- ntocmete Jurnalul de vnzri i Jurnalul de cumprri;
-
49
- ntocmete Balana de verificare lunar;
- ntocmete declaraiile obligatorii: Ex: Decontul TVA;
- ntocmete periodic o serie ntreag de rapoarte cum ar fi: Lista
facturilor
emise i nencasate, Balana de verificare pentru clieni, Balana de
verificare
pentru furnizori, etc.
C. ORGANIZAREA I PARTICIPAREA LA INVENTARIEREA PATRIMONIULUI
- Iniiaz i organizeaz activitatea de inventariere conform
cadrului legal;
- Asigur ntocmirea tuturor documentelor legate de
inventariere;
- Opereaz n contabilitate diferenele (plus/minus) gsite la
inventariere;
12. FIA POSTULUI SPECIALIST CONTABILITATEA NCASRILOR I
PLILOR (CIP)
Tip de atribuii:
- Realizeaz ncasrile i plile
- Contabilizeaz operaiunile de ncasare i plat
A. REALIZAREA NCASRILOR I PLILOR
- ntocmete corect i la zi chitanele pentru sumele ncasate de la
clieni la
vnzarea cu plata pe loc n numerar;
- ntocmete Ordinele de plat;
- Ridic zilnic de la banc Extrasul de cont i contabilizeaz
ncasrile i plile
cuprinse pe acesta;
- Elibereaz numerar din casierie numai pe baza unei Dispoziiei
de plat
semnat de contabilul sef/ manager;
- Rspunde de depunerea integral a numerarului ncasat n fiecare
zi la banc,
n contul ntreprinderii;
-
50
- Respect plafonul de cas, plafonul de pli/zi i ncasarea
maxim/client/zi,
conform legislaiei n vigoare;
B. CONTABILIZAREA NCASRILOR I PLILOR
- ntocmete zilnic Registrul de cas i opereaz n contabilitate
ncasrile i
plile efectuate prin cas;
- Pred zilnic la contabilitate primul exemplar din Registrul de
cas mpreun cu
celelalte documente de cas pentru verificare i ulterior
arhivare;
- Contabilzeaz ncasrile i plile efectuate prin banc n Registrul
de banc
dup care pred extrasul de cont la contabilitate pentru
verificare i arhivare;
MODELE DE FIE DE POST PENTRU DEPARTAMENTUL COMERCIAL
1. FIA POSTULUI
1. Denumirea postului: Specialist Ofertare pe piaa
intern(V1)
2. Relaii:
a) ierarhice: este subordonat directorului comercial;
b) funcionale: cu S.
3. Atribuii:
a) gestioneaz cererea de ofert intern;
b) ntocmete oferta.
4. Descrierea activitilor:
a) primete cererea de ofert(COF) de la secretariat(S) i:
- o analizeaz;
- o semneaz pe verso;
- o nregistreaz n registrul cererilor de ofert (RCOF-V1);
-
51
- o ndosariaz n dosarul cererilor de ofert (DCOF-V1).
b) ntocmete oferta (OF) ntr-o form tipizat intern, care trebuie
s conin:
- codul produsului;
- denumirea produsului;
- descrierea produsului;
- preul unitar;
- cantitatea i valoarea total;
- termenul de livrare;
- modul de transport;
- modul de plat;
- discount.
c) O semneaz pe verso i o nregistreaz n registrul de oferte
emise(ROFE-
V1);
d) O introduce ntr-un plic, scrie adresa cumprtorului pe plic
(NU se lipete
plicul !) i l pred la S pentru expediere la client.
e)Primete de la MK1 un raport cu privire la intervalul de pre
psihologic ( IPP),
l analizeaz, l semneaz pe verso i l ndosariaz n dosarul de
cereri de ofert
(DCOF-V1).
2. FIA POSTULUI
1. Denumirea postului: Specialist gestionarea comenzilor
interne(V2).
2. Relaii:
a) ierarhice: este subordonat directorului comercial;
a) funcionale, cu: S, A1,A2, M, V3.
3. Atribuii:
-
52
a) primirea i verificarea comenzilor;
b) confirmarea comenzilor;
c) emiterea cererilor de achiziie/aprovizionare.
4. Descrierea activitilor:
a) primete comanda(COM) de la secretariat(S) i:
- o verific din punct de vedere calitativ(o compar cu cererea
de
ofert);
- o semneaz pe verso;
- o nregistreaz n registrul comenzilor intrate(RCI-V2);
b) primete n fiecare diminea situaia stocurilor de la magazie(M)
i:
- o semneaz pe verso;
- o analizeaz;
- o ndosariaz n dosarul de eviden a stocurilor(DES-V2);
- acioneaz astfel:
conform cu pct. c - dac exist stoc pentru produsul
solicitat;
conform cu pct. d - dac nu exist stoc pentru produsul
soolicitat;
c) - ntocmete confirmarea de comand(CCOM) n 2(dou)
exemplare,
le semneaz pe verso i procedeaz astfel:
- un exemplar l introduce ntr-un plic(plicul Nu se lipete !),
scrie adresa
cumprtorului i l trimite la S pentru expediere;
- ndosariaz cellalt exemplar n dosarul de comenzi n
lucru(DCL-V2);
- emite dispoziia de livrare (DL) n 3(trei) exemplare, le
semneaz pe verso, le
nregistreaz n RCI V2, apoi trimite 2(dou) exemplare la V3 pentru
facturare i
ndosariaz un exemplar n DCL-V2.
- ndosariaz COM n DCL V2;
-
53
- primete de la V3: CCOM trimis anterior; exemplarul F3 din
factur(verde);
- verific documentele primite de la V3, le semneaz pe verso i le
ndosariaz
mpreun cu COM n DCL-V2.
d) - emite cererea de achiziie (CA) n 2(dou)exemplare,le semneaz
pe
verso i apoi trimite un exemplar ctre A1 sau A2, iar cellalt
exemplar l ndosariaz
n dosarul de comenzi nerezolvate (DCN V2);
- ndosariaz COM n DCN-V2;
- dup achiziionarea produsului solicitat, se procedeaz conform
pct. c.
3. FIA POSTULUI
1. Denumirea postului: Specialist facturare(V3).
2. Relaii:
a) ierarhice: este subordonat directorului comercial;
b) funcionale, cu: S, M, T1.
3. Atribuii:
a) ntocmirea facturilor interne i externe;
b) ntocmirea avizului de nsoirea mrfii;
c) ntocmirea scrisorii de transport.
4. Descrierea activitilor:
a) primete confirmarea de comand(CCOM) i dispoziia de livrare
(DL) de la V2 i:
- le verific;
- le semneaz pe verso;
- le utilizeaz pentru ntocmirea documentelor de la punctele
b,c,d i apoi trimite DL
la M.
-
54
b) completeaz factura(F) n 3(trei) exemplare: albastru (F1), rou
(F2), verde (F3) i
le semneaz pe verso;
c) completeaz avizul de nsoire a mrfii(AVM), n 3(trei)
exemplare, le semneaz
pe verso, dup care acestea vor avea aceleai trasee ca i cele
trei facturi;
d) completeaz scrisoarea de transport(ST), 1(unu)ex. i o semneaz
pe verso;
e) introduce ntr-un plic F1, un exemplar din AVIM i ST, scrie
adresa
cumprtorului(plicul NU se lipete !) i transmite plicul la S
pentru expediere;
f) transmite F3, CCOM i un exemplar din AVIM la V2;
g) transmite F2 i un exemplar din AVIM la C1.
4. FIA POSTULUI
1. Denumirea postului: Specialist achiziii funcionale
interne(A1).
2. Relaii:
a) ierarhice: este subordonat directorului comercial;
b) funcionale cu: S, C1, C2, M, V2.
3. Atribuii:
a) ntocmete cererile de ofert;
b) gestioneaz comenzile de aprovizionat;
c) cerceteaz piaa furnizorilor.
4. Descrierea activitilor:
a) primete n fiecare zi, la prima or, situaia stocurilor (STOC)
de la
magazie(M) i:
- o analizeaz;
- o semneaz pe verso;
- o ndosariaz n dosarul de eviden a stocurilor(DES-A1);
-
55
b) primete cererea de achiziie(CA) de la V2 i:
- o analizeaz;
- o compar cu stocul existent;
- o semneaz pe verso;
- o ndosariaz n dosarul cererilor de achiziie(DCA-A1);
c) decide asupra necesarului de aprovizionare;
d) ntocmete cererea de ofert(COF) n 3(trei) exemplare, pentru 3
furnizori
diferii i:
- semneaz pe verso toate exemplarele;
- nregistreaz cele 3 ex. n registrul cererilor de
ofert(RCOF-A1);
- introduce cele 3 ex. n 3 plicuri;
- scrie pe fiecare plic adresa furnizorului(NU se lipete nici un
plic !);
- trimite cele 3 plicuri la secretariat(S) pentru expediere.
e) primete de la S cele 3(trei) oferte i:
- analizeaz concordana ntre COF i OF;
- semneaz pe verso cele 3 ex. din OF;
- decide asupra furnizorului;
- ndosariaz cele 3 ex. din OF n dosarul de oferte(DOF-A1).
f) ntocmete comanda(COM) n 2(dou)exemplare i:
- le semneaz pe verso;
- le nregistreaz n registrul de comenzi n lucru (RCL-A1);
- transmite un ex. din COM la S, ntr-un plic pe care scrie
adresa
furnizorului(plicul NU se lipete !);
- ndosariaz al doilea exemplar din COM n dosarul de comenzi
emise(DCE-A1).
-
56
g) primete de la S confirmarea de comand(CCOM), 1ex. i:
- o analizeaz;
- o semneaz pe verso;
- o ndosariaz n dosarul confirmrilor de comand(DCCOM-A1).
h) primete de la S cte un ex. din:
- factur (F1);
- aviz de nsoire a mrfii(AVIM);
- scrisoare de transport (ST);
dup care:
- analizeaz concordana dintre COM i documentele primite
anterior;
- semneaz pe verso fiecare document;
- opereaz n registrul de comenzi n lucru(RCL-A1) la comanda
respesctiv.
i) ntocmete nota de intrare - recepie(NIR), 1ex. i:
- semneaz NIR pe verso;
- transmite NIR i avizul de nsoire a mrfii (AVIM) la M.
j) transmite factura i scrisoarea de transport (F1 i ST) la
contabilitate(C1).
k) primete de la MK1 previziunea vnzrilor (PREV), o analizeaz ,
o
semneaz pe verso i o ndosariaz n dosarul pentru previziunea
vnzrilor (
DPREV).
5. FIA POSTULUI
1. Denumirea postului: Specialist achiziii nefuncionale
interne(A2).
2. Relaii:
-
57
a) ierarhice: este subordonat directorului comercial;
b) funcionale, cu: S, C1, V2.
3. Atribuii:
a) ntocmete cererile de ofert;
b) gestioneaz comenzile de aprovizionat;
c) cerceteaz piaa furnizorilor de mrfuri nefuncionale.
4. Descrierea activitilor:
a) primete cererea de achiziie (CA) de la V2 i:
- o analizeaz;
- o semneaz pe verso;
- o ndosariaz n dosarul cererilor de achiziie(DCA-A2).
b) ntocmete comanda(COM) n 2 (dou) exemplare i:
- le semneaz pe verso;
- le nregistreaz n registrul de comenzi n lucru(RCL-A2);
- transmite un exemplar din COM la S, ntr-un plic pe care a
scris
adresa furnizorului (plicul NU se lipete !);
- ndosariaz cellalt exemplar n dosarul de comenzi
emise(DCE-A2).
c) primete de la S cte 1ex. din:
- factur(F1);
- avizul de nsoire a mrfii(AVM);
- scrisoarea de transport(ST);
dup care:
- analizeaz conformitatea dintre aceste acte i COM;
- semneaz F1 AVM i ST pe verso;
-
58
- opereaz ( nregistreaz)n RCL-A2;
- ndosariaz AVM n DCE-A2.
d) transmite F1 i ST la contabilitate(C1).
6. FIA POSTULUI
1.Denumirea postului: Specialist cercetri de marketing (MK1)
2.Relaii:
a. ierarhice: este subordonat efului compartimentului
comercial;
b. funcionale: cu S, M, MK2, A1, C2, V1.
3.Atribuii:
a.Elaboreaz i prelucreaz chestionare;
b.Elaboreaz i prelucreaz sinteze statistice n vederea stabilirii
politicii de
promovare ;
c.Realizeaz previziunea vnzrilor.
4.Descrierea activitii:
a) Elaboreaz chestionare ( CHE) , pe baza unui model;
b) Multiplic chestionarele, le semneaz pe verso i le transmite
la M, pentru a
nsoi produsele vndute sau la S pentru alte tipuri de
cercetri;
c) Primete de la S chestionarele completate i le prelucreaz, le
semneaz pe
verso dup care le ndosariaz n dosarul cu chestionare (DCHE);
d) Elaboreaz un raport sintez (RS) n dou exemplare, transmite RS
la director
pentru fundamentarea politicii promoionale, precum i la MK2;
e) Primete de la C2 situaia vnzrilor pe clieni (SV), o
analizeaz, o semneaz
pe verso i o transmite la MK2, dup ce a realizat PREV;
-
59
f) Realizeaz previziunea vnzrilor (PREV) pe baza lui SV, n dou
exemplare,
le semneaz pe verso i le transmite la A1 i la director;
g) Realizeaz o baz de date cu clienii firmei ( BDCF) n registrul
pentru clieni
(RCLI);
h) Elaboreaz statistici cu vnzrile pe clieni, regiuni, produse (
STV) , le
semneaz pe verso i le ndosariaz n dosarul pentru statistici (
DSTV);
i) Pe baza STV ntocmete situaia privind fundamentarea politicii
promoionale
(SPOL), n dou exemplare, le semneaz pe verso i le transmite la
MK2 i la
director;
j) Stabilete pe baza cercetrilor aplicative intervalul de pre
psihologic (IPP), l
semneaz pe verso i l transmite la V1.
7. FIA POSTULUI
1.Denumirea postului: Specialist activitate promoional (
MK2)
2.Relaii:
a. ierarhice: este subordonat efului compartimentului
comercial;
b. funcionale: cu S, M, MK1.
3.Atribuii:
a.Stabilete politica de promovare a produselor;
b.Gestioneaz ofertele publicitare interne i externe;
c.Realizeaz materiale publicitare.
4.Descrierea activitii:
a) Primete de la MK1 situaia privind fundamentarea politicii
promoionale(SPOL) i situaia privind vnzrile pe clieni (SV), pe
baza crora
stabilete proiectul de buget i politica de promovare ( POLPR) n
dou
-
60
exemplare, le semneaz pe verso, ndosariaz un exemplar n dosarul
pentru
politicile de promovare (DPOLPR) i transmite cellalt exemplar la
director;
b) Primete de la director situaia privind bugetul aprobat pentru
activitile
promoionale (BUGPOL) i stabilete, pe baza cercetrii aplicative
canalele,
mediile i mesajele publicitare pe piaa int, le semneaz pe verso
i
BUGPOL n DPOLPR;
c) Emite cereri de ofert pentru aciuni publicitare ( COFPUB) ,
le semneaz pe
verso, le nregistreazn registrul cererilor de ofert publicitare
(RCOFPUB-
MK2), le introduce n plicuri pe care a scris adresele respective
(plicurile Nu se
lipesc !) i le transmite la S;
d) Primete de la S ofertele publicitare (OFpub) - de la
furnizorii de servicii
publicitare, le analizeaz, le semneaz pe verso i le ndosariaz n
dosarul
de oferte publicitare (DOFPUB MK2);
e) Decide, eventual mpreun cu directorul, oferta ce va fi
acceptat, emite
comanda (COMPUB) n 2(dou)ex., le semneaz pe verso, o nregistreaz
n
registrul de comenzi publicitare (RCOMPUB MK2), ndosariaz un
exemplar
n dosarul pentru comenzi publicitare(DCOMPUB) MK2) i transmite
la S
cellalt exemplar ntr-un plic pe care a scris adresa ofertantului
(plicul NU se
lipete !), pentru expediere;
f) Realizeaz materiale publicitare ( MP) - cataloage de produs
(CP), prospecte
(P) etc. pe care le multiplic, le semneaz pe verso i le
transmite pentru a
nsoi marfa (la S sau M);
g) Realizeaz le semneaz pe verso i le transmite la S sau M.
8. FIA POSTULUI
-
61
1.Denumirea postului: Specialist export (E)
2.Relaii:
a. ierarhice: este subordonat efului compartimentului
comercial;
b. funcionale: cu S
3. Atribuii:
a. Traduce n limba romn corespondena strin pentru export;
b. Traduce n limba strin documentele care nsoesc marfa pentru
export;
c. Completeaz documentaia pentru export.
d. Emite oferte pentru export.
e. ncheie contracte, particip la negocieri i licitaii.
4. Descrierea activitii:
Completeaz n limba englez:
a) Factura extern (INVOICE ), n n exemplare, le semneaz pe verso
i apoi: 1
exemplar se ndosariaz n dosarul de export (DEXP), 1 exemplar
se
transmite la C, iar celelalte sunt transmise la S pentru
expediere,;
b) Lista de coletaj (PACKING LIST) , n 2 (dou) exemplare, le
semneaz pe
verso i apoi: 1 exemplar se ndosariaz n DEXP, iar cellalt se
transmite la
S;
c) Certificatul de origine (EUR 1), n 2(dou) exemplare, le
semneaz pe verso i
apoi: 1 exemplar se ndosariaz n DEXP, iar un exemplar nsoete
marfa;
d) Scrisoarea de trsur (documentul de transport )( CMR), n
2(dou)
exemplare, le semneaz pe verso i apoi: 1 exemplar se ndosariaz
n
DEXP, iar 1 exemplar nsoete marfa i se ntoarce tampilat de
la
beneficiarul mrfii, ndosariindu-se apoi n DEXP;
-
62
e) Declaraia de ncasare valutar (DIV), n 4(patru) exemplare, le
semneaz pe
verso i apoi procedeaz n conformitate cu indicaiile de pe
verso;
f) Declaraia vamal (DV), n 2(dou) exemplare, le semneaz pe verso
i apoi:
1 exemplar se ndosariaz n DEXP, iar cellalt exemplar nsoete
marfa;
g) Primete valoarea n lei a facturii de la C1. ntocmete factura
n lei n mai
multe exemplare,astfel:
-1 exemplar pentru T1;
-1 exemplar pentru C1;
-1 exemplar se ndosariaz la Export (titularul de contract).
9. FIA POSTULUI
1.Denumirea postului: Specialist import (I)
2.Relaii:
a. ierarhice: este subordonat efului compartimentului
comercial;
b. funcionale: cu S
3.Atribuii:
a. Gestioneaz ofertele de la exportatori;
b. Gestioneaz comenzile de import;
c. Traduce documentele necesare n procesul de import.
4.Descrierea activitii:
a) ntocmete cereri de ofert (COF) pentru mai muli furnizori
poteniali; le
nregistreaz n registrul de cereri de ofert (RCOF-I), le semneaz
pe verso
i le transmite, n plic cu adres (plicul nu se lipete !) la S
pentru expediere;
-
63
b) Primete oferta (of) de la furnizori, o traduce i alege,
mpreun cu directorul,
oferta cea mai avantajoas, o semneaz pe verso i o ndosariaz n
dosarul
pentru import (DIMP);
c) Emite comanda (cOM) n 2(dou) exemplare, respectnd indicatorii
stabilii la
pre, condiii de ambalare, transport, o nregistreaz n registrul
de comenzi
emise (RCOM-I), le semneaz pe verso, un exemplar l ndosariaz n
DIMP,
iar cellalt exemplar l pune ntr-un plic pe care scrie adresa
furnizorului (plicul
Nu se lipete !) i l transmite la S;
d) Completeaza Dispoziia de plat valutar extern n 2(dou)
exemplare, le
semneaz pe verso, un exemplar l ndosariaz n DIMP, iar cellalt
exemplar
l trimite la banc;
e) Transportatorul care aduce marfa nmneaz importatorului
urmtoarele
documente: Factura extern (Invoice); Scrisoarea de
trsur/Documentul de
transport (CMR); Lista de coletaj (Packing List); Certificatul
de origine (EUR
1), eventual !
tampileaza CMR n csua Recepia marfii, face o copie a CMR
tampilat, o
semneaz pe verso, semneaz pe verso i celelalte documente primite
i apoi le
ndosariaz n DIMP;
nmneaz transportatorului (oferului !) CMR-ul original;
Completeaz Declaraia vamal de import (DV) n 2 (dou) ex., dup
care un
exemplar se ndosariaz n DIMP, iar un ex. se pred la vam, unde se
tampileaz
liber de vam.
Un exemplar din factur merge la magazie. Se calculeaz valoarea n
lei a facturii.
f) ntocmete NIR n 3 exemplare ,astfel:un exemplar i factura (n
lei) merg la
C2; un exemplar (TVA) la C1; un exemplar se arhiveaz la
import);
-
64
10. FIA POSTULUI
1. Denumirea postului: Specialist gestionare magazie (M)
2. Relaii:
a) ierarhice: este subordonat directorului comercial;
b) funcionale: cu S, A1, V2, C2.
3. Atribuii:
a) Gestioneaz cantitativ i valoric mrfurile din magazie;
b) Urmrete stocurile.
4. Descrierea activitii:
a) ntocmete zilnic, la prima or, Situaia stocurilor zilnice
(STOC), n dou
exemplare, le semneaz pe verso i le transmite la V2 i A1.
b) Primete de la A1 Nota de Intrare Recepie (NIR) i Avizul de
nsoire a
mrfii(AVIM),le nregistreaz n Fia de magazie (FM) i n Registrul
de
magazie (RM) i le transmite la C2 pentru contabilizare.
c) Primete de la V3 2(dou) exemplare din Dispoziia de livrare
(DL), o
nregistreaz n fia de magazie(FM) i n registrul de magazie
(RM).
Observaie: operaia are semnificaia livrrii mrfii.
d) ndosariaz 19(un) exemplar DL n dosarul DDL-M, iar un exemplar
se
transmite la C2.
e) AVIM rmne la M unde se ndosariaz n DAVIM-M (dosar pentru
AVIM).
-
65
XI.4. Descrierea activitilor departamentului comercial 1
Marketing MK
2 Aprovizionare AP
3 Desfacere D
4 Gestiune materii prime GMP
5 Gestiune produse finite GPF
Activitile desfurate n cadrul departamentului comercial
sunt:
- Activitatea de aprovizionare
- Activitatea de ntocmire i urmrire comenzi
- Activitatea de desfacere
- Activiti legate de operaiuni interne
1. Activitatea de aprovizionare
AP emite Cereri de oferte ctre potenialii furnizori identificai,
le nregistreaz
n Registrul de cereri de ofert emise (RCOF), transmite aceste
cereri fie prin pot
electronic partenerilor fie le transmite n plic cu adres la AM
(Asistent Manager).
Acesta le nregistreaz n Registrul de intrare-ieire RIE i se ocup
de expedierea
lor. Se primete oferta de la partener care poate fi primit fie
prin pot electronic fie
prin pot tradiional. n cazul din urm, AM nregistreaz oferta n
Registrul de
intrri/ieiri i o transmite la AP. Acesta verific gradul de
conformitate cu Cererea
de ofert, analizeaz oferta i cu alte oferte primite de la ali
parteneri, decide asupra
furnizorului, arhiveaz ofertele i emite Comanda (COM) n 2
exemplare. Un
exemplar l arhiveaz n Registrul comenzi n lucru (RCL) i un
exemplar este
-
66
trimis fie prin pot electronic furnizorului fie transmis la AM s
se ocupe de
transmiterea lui. AM nregistreaz Comanda n RIE i o expediaz la
furnizor.
De la furnizor se primete Confirmarea de comand (CCOM) fie prin
pot
electronic fie prin pot tradiional, se transmite la AP care o
arhiveaz n RCL.
GMP va primi Factura, sau Avizul de nsoire dup caz, va recepiona
marfa
mpreun cu comisia de recepie din care obligatoriu trebuie s fac
parte i un
delegat din partea furnizorului i ntocmete Nota de recepie i
constatare diferene
n 2 exemplare sau n 3 atunci cnd se constat diferene la recepie.
Exemplarul 1
rmne la gestiune i pe baza lui GMP opereaz intrarea n Fia de
magazie (FM) a
reperelor intrate. Exemplarul 2 mpreun cu Factura sau Avizul de
nsoire dup caz
se trimit la C (Contabilitate) pentru nregistrarea intrrii din
punct de vedere contabil.
Dup nregistrare, Factura cu NIR-ul ataat este trimis la CIP
(Contabilitatea
ncasrilor i plilor) pentru urmrirea ncasrii facturii.