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DIAGRAMAS DE FLUJO METODOLOGIA PARA SU DESARROLLO

Diagramar es representar gráficamente

hechos, situaciones, movimientos o

relaciones de todo tipo por medio de

Símbolos

Un diagrama de flujo es una representación

esquemática o "dibujo" que muestra todos

los pasos o actividades de un proceso

Lo realiza un analista de sistema o un equipo de trabajo, cuando están diseñando un procedimiento para:

Entender y ponerse de acuerdo más fácilmente acerca de lo que es el proceso en términos de sus actividades y puntos de decisión.

Determinar cómo realmente funciona el proceso.

Determinar cómo debería funcionar el proceso.

Permite mostrar y comunicar efectivamente el flujo de procesos complejos.

¿PARA QUÉ SIRVEN LOS DIAGRAMAS DE FLUJO?

También muestra un esquema global del proceso permitiéndole al analista o al equipo hacer las siguientes preguntas para cada actividad:

¿Puede simplificarse?

¿Puede reorganizarse?

¿Puede combinarse?

¿Puede eliminarse?

Son útiles como medios para verificar si el proceso "según se ha redactado", fluye en una secuencia lógica, y para asegurar que se han considerado todos los pasos o actividades requeridos del proceso y que no se han "dejado algunos pendientes".

¿PARA QUÉ SIRVEN LOS DIAGRAMAS DE FLUJO?

Inicialmente, La gerencia debe definir equipos participantes para la construcción de diagramas.

Estos Equipos deberán incluir a personal de las áreas implicadas en el proceso a estudiar:

El número no debe ser superior a 5 participantes

Preparar la sesión de trabajo: El lugar, pizarra, lápices, papeles, etc...

PREPARACIÓN PREVIA

PASO 1: Clarificar el OBJETIVO y escribirlo de forma visible.

Permite definir claramente ¿Por Qué emplearemos un Diagrama de Flujo y el resultado Esperado al término de la Sesión de Trabajo?.

Ejemplo:

OBJETIVO:

ESTABLECER UN PROCESO DE ATENCION DE RECLAMOS.

PREPARACIÓN

PASO 2: Definir Claramente Dónde Comienza el Proceso y Dónde Termina.

Los integrantes del equipo deben estar de acuerdo en cuanto al nivel de detalles que deben mostrar en el diagrama de proceso para comprender claramente el proceso e identificar las áreas problemáticas.

El diagrama de proceso puede ser un Macrodiagrama de proceso simple en el que se muestre solo la suficiente información para comprender el flujo general del proceso o podría ser detallado y mostrar cada acción finita y punto de decisión. El equipo puede comenzar con un Macro diagrama de proceso y luego añadir detalles mas tarde o sólo donde es necesario.

PROCESOINGRESO RECLAMO ACCION PREVENTIVA

PREPARACIÓN

PASO 3: Determinar los Pasos del Proceso.

Elaborar una lista de todas las actividades principales, introducciones, resultados y decisiones empleando papeles tipo post, desde el principio hasta el final.

Puede emplearse la herramienta de gestión “Tormenta de Ideas “ para lograr la generación creativa de ideas.

Registrar el Reclamo

Investigar Asigna el Reclamo

PREPARACIÓN

PASO 4: Establezca una Secuencia de los Pasos

Ordene los pasos en el orden en que son efectuados.

No dibuje flechas todavía. Registrar el Reclamo

Investigar

Asigna el Reclamo

PREPARACIÓN

PASO 6: Verifique si el Diagrama de Proceso está Completo.

Los símbolos están usados correctamente?

Los pasos del Proceso (Introducciones, resultados, acciones, decisiones, esperas / demoras) están identificados claramente?

Asegúrese de que cada camino lo lleva hacia otro paso, ya sea que vaya hacia adelante o hacia atrás.

Verifique que cada conector tenga un punto correspondiente en otro lugar del diagrama de proceso o en otra página del diagrama.

Valide un programa del proceso con personas que no pertenezcan al equipo y que lleven a cabo las acciones del proceso. Señale las añadiduras o sustracciones que estas recomiendan. traiga las recomendaciones al equipo a fin de analizar e incorporar el diagrama de proceso final.

PREPARACIÓN

PASO 7 Para Finalizar Conteste Si:

¿El proceso está funcionando de la manera que debe?

¿Las personas están siguiendo el proceso según el diagrama?

¿Existen complejidades o redundancias obvias que puedan ser reducidas o eliminadas?

¿En Qué se diferencia el proceso actual del Proceso ideal?

Dibuje un diagrama de proceso ideal para: Comparar los dos ( el actual y el ideal ) identificando las discrepancias y mejoras.

PREPARACIÓN

La principal causa de deficiencia en la interpretación de los Diagramas de Flujo es que éste NO REFLEJA LA REALIDAD debido a:

Se representa el proceso ideal tal y como debería ser realizado y NO LA PRÁCTICA HABITUAL de aquellos que lo ejecutan.

Los miembros del grupo de trabajo DESCONOCEN realmente como opera el proceso.

Se utilizan Diagramas de Flujo de procesos OBSOLETOS o que NO han sido revisados después de producirse cambios en los procesos.

PROBLEMAS Y DEFICIENCIAS EN UN FLUJOGRAMA

Mantenga Diagrama de Proceso Simples, usando los símbolos básicos que se acaban de mencionar. A medida que su experiencia crece, use otros símbolos mas gráficos para representar los pasos.

Sea uniforme en cuanto al nivel de detalle mostrado.

Recuerde que un Micro diagrama de procesos muestra pequeños detalles.

Nombre cada paso del proceso usando palabras que resulten comprensibles para todo el mundo.

Añada flechas para mostrar la dirección del flujo de los pasos en el proceso.

Dibujar el proceso con exactitud disponiendo el flujo principal siempre de arriba abajo o de izquierda a derecha.

No se olvide de identificar su trabajo. Incluya el título de proceso, la flecha en que se hizo el diagrama y los nombres de los integrantes del equipo.

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