METODE KONVERSI SISTEM INFORMASIlabkomsb.staff.ipb.ac.id/files/2017/02/MAKALAH... · MAKALAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN METODE KONVERSI SISTEM INFORMASI Oleh: Taufik Triadi K25161106

MAKALAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

METODE KONVERSI SISTEM INFORMASI

Oleh:

Taufik Triadi K25161106

Untuk memenuhi salah satu persyaratan kurikuler pada Program Studi

Magister Manajemen dan Bisnis Sekolah Bisnis Institut Pertanian Bogor

PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS SEKOLAH BISNIS

INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR

2016

i

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas

kelimpahan rahmat, nikmat dan hidayah-Nya penulis dapat menyelesaikan proposal

ini yang berjudul “METODE KONVERSI SISTEM INFORMASI” sebagai salah satu

syarat dalam mata kuliah Sistem Informasi Manajemen

Penulis mengucapkan terima kasih atas dukungan dan bantuan dalam

penyusunan proposal ini, antara lain:

1. Allah Swt.

2. Kedua Orang Tua saya dan kakak saya yang saya cintai

3. Teman-teman E62 yang dicintai telah memberikan motivasi dan semangat

kepada penulis dalam penyusunan makalah ini .

Penulis menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna dan tak

luput dari kesalahan.Oleh karena itu, penulis sangat mengharapkan kritik dan saran

yang membangun.

Bogor, 17 Februari 2017

Taufik Triadi

ii

DAFTAR ISI

Halaman

Kata Pengantar ..................................................................................... i

Daftar isi ................................................................................................ ii

Daftar gambar ....................................................................................... iii

BAB I. PENDAHULUAN ..................................................................... 1

A. Latar belakang ............................................................................ 1

B. Tujuan ......................................................................................... 2

C. Metodologi .................................................................................. 3

BAB II. Tinjauan Pustaka ...................................................................... 4

2.1. Sistem Informasi ....................................................................... 4

2.2 Konversi Sistem ....................................................................... 6

2.3 SDLC (Software Development Life Cycle) ................................ 6

2.3.1 Siklus hidup sistem (SLC) ................................................ 8

2.3.2 Metodologi SDLC ............................................................ 9

2.3.3 Tahapan SDLC ................................................................ 9

2.3.4 Aktifitas SDLC ................................................................. 12

BAB III. Pembahasan ............................................................................ 16

3.1 Strategi Konversi Sistem ........................................................... 16

3.2. Kendala Implementasi Konversi Sistem Informasi ................... 20

BAB III. Penutup .................................................................................... 24

4.1 Kesimpulan ............................................................................... 24

4.2 Saran ........................................................................................ 24

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................ 25

iii

Daftar Gambar

Halaman

Gambar 1. Komponen Sistem Informasi ............................................... 4

Gambar 2. Alur Metodologi SDLC ................................................................. 9

Gambar 3. Alur Aktifitas SDLC ........................................................................ 13

Gambar 4. Metode Konversi Langsung .................................................. 17

Gambar 5. Metode Konversi Paralel ..................................................... 17

Gambar 6. Metode Konversi Bertahap .................................................. 18

Gambar 7. Metode Konversi Pilot ......................................................... 20

Gambar 8. Perbandingan Metode Konversi Sistem Informasi ............... 20

1

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perubahan dalam dunia teknologi informasi berjalan begitu cepat. Kompetisi

berlangsung sangat ketat, sehingga muncul istilah hyper competition, siapa yang

tidak mau berubah akan tertinggal. Sistem usang sudah selayaknya diganti dengan

yang baru, agar dapat menopang kinerja operasional organisasi/perusahaan yang

kian cepat dan kompleks. Bahkan jikalau bisa diagendakan dan dianggarkan secara

rutin agar dapat mendorong terciptanya pertumbuhan yang berkelanjutan

(sustainable growth).

Penggunaan teknologi informasi memang memiliki banyak manfaat bagi

perusahaan, namun hal ini tidak menutup kemungkinan dapat mengakibatkan efek

sebaliknya kepada perusahaan akibat pemilihan teknologi yang tidak tepat guna.

Pengguna, dalam kasus ini berarti perusahaan dan organisasi, dituntut bersikap

bijaksana dalam memilih teknologi apa yang akan digunakan untuk perusahaan

mereka. Konversi sistem lama ke sistem baru tentunya tak terelakkan. Namun hal ini

bukan sesuatu yang mudah. Pada kenyataannya, dalam implementasi sistem

informasi dari manual ke otomatis banyak menemui kendala di berbagai

perusahaan. Salah satunya adalah karena karyawan sebagai penggunanya (end

users) kurang mampu beradaptasi dalam menjalankan fungsi sistem informasi

tersebut dikarenakan mereka sudah lama menggunakan sistem manajemen manual.

Dibutuhkan persiapan dan perencanaan yang matang oleh perusahaan agar hasil

dari sistem yang baru tersebut dapat sepenuhnya mendukung aktivitas dan

meningkatkan produktifitas perusahaan. Biasanya cara yang dilakukan oleh

perusahaan untuk mengatasi hal ini adalah melakukan pelatihan (training) kepada

para karyawannya dengan cara memakai jasa pihak lain atau vendor teknologi

informasi (TI) yang sudah berpengalaman di bidangnya.

Konversi sistem telah menjadi hal yang lumrah terjadi bagi organisasi atau

perusahaan yang ingin terus berkembang. Sistem lama jika sudah kalah cepat

geraknya dengan lingkungan usaha yang terjadi, maka tak ada alasan untuk

2

menunda perubahan sistem ini. Namun konversi tersebut tidak dapat dijalankan

dengan sembarangan. Banyak faktor yang harus dipertimbangkan, demi menjaga

keberlangsungan operasional usaha. Bentuk-bentuk konversi sistem informasi ini

harus disesuaikan dengan karakter bisnis dan harapan di masa depan. Dengan

begitu, diharapkan perubahan atau transisi tidak menimbulkan down system atau

turbulensi kinerja operasional dan harapan akan adanya perbaikan dan peningkatan

value organisasi dapat tercapai.

Dalam makalah ini akan diuraikan lebih jauh mengenai metode konversi sistem

informasi pada suatu perusahaan disertai dengan kendala yang mungkin dihadapi

dan solusi untuk mengatasi kendala tersebut.

B. Tujuan

Penulisan tugas ini bertujuan

1. Mengetahui dan memahami metode konversi sistem informasi yang dapat

dilakukan pada suatu perusahaan.

2. Membahas fungsi konversi sistem dalam perusahaan.

3. Menganalisa keunggulan dari masing-masing metode konversi sistem

informasi, data apa saja yang diperlukan baik internal maupun eksternal.

Bagaimana keberhasilan perusahaan atau organisasi menggunakan sistem

penerapan metode konversi dalam mengidentifikasi potensi pasar dengan

menggunakan data yang didapat dari berbagai sumber, analisis, dan proses

pengambilan keputusan.

4. Memberikan saran pengembangan agar perusahaan atau industri agar lebih

baik lagi dalam transformasi paradigma sistem informasinya ke masa

depannya.

3

C. Metodologi

Penulisan Penyusunan makalah ini menggunakan beberapa tahapan yang

dipilih penulis yaitu:

1. Pengumpulan data dan informasi terkait metode konversi sistem

informasi.

2. Studi literatur berdasarkan buku dan jurnal ilmiah sebagai landasan teori

penulisan makalah.

3. Identifikasi dan analisis yang dilakukan oleh sistem sehingga diperoleh

hasil yang berguna dalam membantu proses pengambilan keputusan.

4. Identifikasi kelebihan dan kelemahan dari masing-masing metode

konversi sistem informasi.

4

BAB II

Tinjauan Pustakan

2.1. Sistem Informasi

Menurut James A. O’Brien (2006), Sistem informasi dapat merupakan

kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, jaringan

komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan

menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Sistem informasi merupakan

tanggungjawab dari seluruh komponen organisasi. Sistem informasi juga dapat

berperan dalam bisnis menejemen dan untuk pengambilan keputusan serta

memungkinkan suatu bisnis dapat berkembang. Termasuk dalam komponen sistem

informasi adalah perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), prosedur,

orang, basis data (database) dan jaringan komputer dan komunikasi data.

Komponen sistem informasi tersebut digambarkan sebagai berikut :

Gambar 1. Komponen Sistem Informasi

5

Sistem informasi seyogyanya mendukung strategi bisnis organisasi, proses

bisnis, struktur dan budaya organisasi dalam meningkatkan nilai bisnis dari

organisasi khususnya dalam lingkungan bisnis yang dinamis (Silver, M,. Lyne

Markus and Cynthia M.B., 1995). Fungsi sistem informasi setidaknya mencakup; 1)

mendukung kesuksesan berbagai fungsi utama bisnis seperti akuntansi, finance,

manajemen operasi, pemasaran dan manajemen sumberdaya manusian, 2)

kontributor utama dalam mendukung efisiensi kegiatan operasional, produktivitas

dan moral SDM, pemberian layanan prima pada customer dan

kepuasan customer, 3) sumber informasi utama bagi manajer dalam mendukung

proses pengambilan keputusan yang efektif, 4) bagian yang penting dari upaya

pengembangan produk dan jasa yang kompetitif, sehingga dapat memberikan

keunggulan kompetitif bagi organisasi dalam persaingan global, 5) bagian utama

dari sumberdaya organisasi dan biayanya dalam menjalankan bisnis, sehingga

memerlukan pengelolaan sumberdaya yang prima dan 6) kesempatan

pengembangan karier yang dinamis dan menantang bagi jutaan pria dan wanita.

Oleh karena itu terdapat 4 (empat) komponen utama dalam mengatur sistem

informasi yaitu :

1. Teknologi yang menyediakan infrastruktur elektronik dan informasi untuk

perusahaan.

2. Pekerja informasi dalam suatu perusahaan yang menjalankan teknologi

informasi untuk mencapai tujuan perusahaan.

3. Fungsi pengembangan dan pengiriman sistem yang mendukung teknologi

dan user untuk bekerjasama.

4. Manajemen fungsi sistem informasi yaitu seluruh tanggung jawab dalam

memanfaatkan teknologi informasi untuk meningkatkan performance pekerja

dan perusahaan.

6

2.2. Konversi Sistem

Menurut Riyanti dalam riyanti.staff.gunadarma.ac.id menyebutkan bahwa,

konversi sistem merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoperasikan IT

dalam rangka menggantikan sistem yang lama atau proses pengubahan dari sistem

lama ke sistem baru. Menurut artikata.com, konversi adalah perubahan dari satu

sistem pengetahuan ke sistem yang lain; perubahan pemilikan atas suatu benda,

tanah, dan sebagainya; perubahan dari satu bentuk (rupa dan sebagainya) ke

bentuk (rupa dan sebagainya) yang lain.

Saat ini, implementasi sistem informasi baru bagi banyak organisasi sering

melibatkan penggantian software, database, dan sistem yang lama. Salah satu

aktivitas implementasi yang paling penting yang dibutuhkan ketika meng-

install software baru disebut konversi data. Misalnya, penginstalan paket software

yang baru dapat memerlukan konversi elemen data di database yang dipengaruhi

oleh aplikasi yang baru ke dalam format data yang baru. Aktivitas konversi data

lainnya yang biasanya dibutuhkan mencakup koreksi data yang tidak tepat,

penyaringan data yang tidak diinginkan, konsolidasi data dari beberapa database,

dan pengaturan data ke dalam format data yang baru, seperti database, datamart,

dan gudang data. proses konversi data yang baik merupakan hal yang penting

karena data yang diformat atau disusun dengan tidak tepat sering dilaporkan

sebagai salah satu penyebab utama dari kegagalan dalam implementasi sistem baru

(O’Brien, 2005).

2.3 SDLC (Software Development Life Cycle)

SDLC (Systems Development Life Cycle, Siklus Hidup Pengembangan Sistem)

atau Systems Life Cycle (Siklus Hidup Sistem), dalam rekayasa sistem dan

rekayasa perangkat lunak, adalah proses pembuatan dan pengubahan sistem serta

model dan metodologi yang digunakan untuk mengembangkan sistem-sistem

tersebut. Konsep ini umumnya merujuk pada sistem komputer atau informasi. SDLC

juga merupakan pola yang diambil untuk mengembangkan sistem perangkat lunak,

yang terdiri dari tahap-tahap:

• rencana(planning),

• analisis (analysis),

7

• desain (design),

• implementasi (implementation),

• uji coba (testing) dan

• pengelolaan (maintenance).

Dalam rekayasa perangkat lunak angsyat Ä, konsep SDLC mendasari berbagai

jenis metodologi pengembangan perangkat lunak. Metodologi-metodologi ini

membentuk suatu kerangka kerja untuk perencanaan dan pengendalian pembuatan

sistem informasi, yaitu proses pengembangan perangkat lunak. Terdapat 3 jenis

metode siklus hidup sistem yang paling banyak digunakan, yakni: siklus hidup

sistem tradisional (traditional system life cycle), siklus hidup menggunakan

prototyping (life cycle using prototyping), dan siklus hidup sistem orientasi objek

(object-oriented system life cycle).

Salah satu hal dasar dalam rekayasa perangkat lunak adalah daur hidup

perangkat lunak (software development life cycle), yang mendeksripsikan aktifitas

yang terjadi mulai dari pembentukan konsep awal suatu sistem hingga tahap

implementasi sistem dan pemeliharaannya.

Isu interaksi manusia dan komputer yang menyangkut daya guna sistem

interaktif relevan dengan seluruh aktifitas pada SDLC. Sehingga software

engineering untuk sistem interaktif bukan semata-mata menambahkan sebuah

tahapan pada SDLC, namun lebih pada melibatkan teknik yang berada sepanjang

SDLC itu.

Software development life cycle adalah suatu usaha untuk mengidentifikasi

aktifitas yang terjadi selama pengembangan sebuah perangkat lunak. Aktifitas ini

kemudian diurutkan sesuai dengan waktu pelaksanaannya pada proyek

pengembangan manapun dan diaplikasikan teknik yang tepat pada setiap

aktifitasnya.

Pada SDLC, kita memperhatikan dua buah pihak, yaitu pelanggan/klien

(customer) yang akan menggunakan produk dan desainer/perancang sistem yang

menghasilkan produk. Kadang penting untuk membedakan customer yang

memberikan kerja atau menjadi klien bagi desainer sistem, dengan customer yang

merupakan user yang benar-benar akan menjalankan sistem.

8

2.3.1 Siklus hidup sistem (SLC)

adalah metodologi yang digunakan untuk menggambarkan proses untuk

membangun sistem informasi , dimaksudkan untuk mengembangkan sistem

informasi dalam cara yang sangat disengaja, terstruktur dan teratur, mengulangi

setiap tahap siklus hidup . Pengembangan sistem siklus hidup, menurut Elliott &

Strachan & Radford (2004), “berasal pada tahun 1960, untuk mengembangkan skala

besar fungsional sistem bisnis di zaman skala besar konglomerat bisnis . Sistem

informasi kegiatan berkisar berat pengolahan data dan angka-angka rutinitas “.

Beberapa kerangka kerja pengembangan sistem telah sebagian didasarkan

pada SDLC, seperti analisis sistem terstruktur dan metode desain (SSADM)

diproduksi untuk pemerintah Inggris Kantor Pemerintah Commerce pada 1980-an.

Sejak saat itu, menurut Elliott (2004), “pendekatan siklus kehidupan tradisional untuk

pengembangan sistem telah semakin digantikan dengan alternatif pendekatan dan

kerangka kerja, yang berusaha mengatasi beberapa kekurangan yang melekat pada

SDLC tradisional”.

SDLC adalah proses yang digunakan oleh analis sistem untuk

mengembangkan sistem informasi , termasuk persyaratan, validasi kepemilikan

(stakeholder), pelatihan, dan pengguna. Setiap SDLC harus menghasilkan sistem

berkualitas tinggi yang memenuhi atau melebihi harapan pelanggan, mencapai

selesai dalam waktu dan perkiraan biaya, bekerja secara efektif dan efisien di saat

ini dan direncanakan Teknologi Informasi infrastruktur , dan murah untuk

mempertahankan dan biaya-efektif untuk meningkatkan. sistem komputer yang

kompleks dan sering (terutama dengan munculnya baru-baru arsitektur berorientasi

layanan ) link beberapa sistem tradisional berpotensi disediakan oleh vendor

perangkat lunak yang berbeda. Untuk mengelola tingkat kompleksitas, sejumlah

model SDLC atau metodologi telah diciptakan, seperti ” air terjun “;” spiral “;” Agile

pengembangan perangkat lunak “;” prototipe cepat “;” incremental “; dan”

sinkronisasi dan menstabilkan “.

Model SDLC dapat dijelaskan sepanjang spektrum gesit untuk iteratif untuk

berurut. metodologi Agile , seperti XP dan scrum , fokus pada proses ringan yang

memungkinkan untuk perubahan yang cepat di sepanjang siklus pengembangan.

Iteratif metodologi, seperti kesatuan proses rasional dan dinamis pengembangan

sistem metode , fokus pada lingkup proyek terbatas dan memperluas atau

memperbaiki produk oleh beberapa iterasi. Sequential atau besar-desain-up-depan

9

(BDUF) model, seperti Air Terjun , fokus pada perencanaan lengkap dan benar

untuk membimbing proyek-proyek besar dan risiko untuk hasil yang sukses dan

dapat diprediks. Model-model lain, seperti Pembangunan Anamorphic , cenderung

fokus pada bentuk pembangunan yang dipandu oleh ruang lingkup proyek dan

iterasi pengembangan fitur adaptif.

Dalam manajemen proyek proyek dapat didefinisikan baik dengan siklus hidup

proyek (PLC) dan SDLC, selama kegiatan yang sedikit berbeda terjadi. Menurut

Taylor (2004) “siklus hidup proyek mencakup semua kegiatan proyek , sedangkan

siklus hidup pengembangan sistem berfokus pada produk menyadari persyaratan “.

2.3.2 Metodologi SDLC

Struktur metodologi SDLC dalam pengembangan sistem informasi berbasis

Web. Metode SDLC (Sistem Devlopment life Cycle) berfokus pada metode dan

teknisi yang digunakan.

Gambar 2. Alur Metodologi SDLC

2.3.3 Tahapan SDLC

SDLC terdiri dari beberapa tahapan-tahapan berdasarkan analisa kebutuhan

yang ada . Dimulai dari analisa kebutuhan perangkat lunak akan dibuat terlebih

dahulu desain dari kebutuhan tersebut untuk mempermudah dalam pengerjaannya.

10

Kemudian segala kebutuhan tersebut di implementasikan dengan dua tahap yaitu

tahap analisa dan tahap evaluasi (User Acceptance Test). Setelah melakukan

implementasi, maka proses tersebut akan dikembalikan kembali ke dalam tahap

desain untuk pengembangan kembali perangkat lunak ke versi yang terbaru.

Tahap – tahap SDLC dalam pembangunan sistem informasi Web :

1. Planing

Plaining (perencanaan) adalah feasibility dan wawancara , observasi,

Quesener. Jika pada tahap Feasibility hasilnya baik maka langsung ketahap

investigasi dan diberi form kepada client untuk mencatat kebutuhan client. Dalam

sistem investigasi, dapat berupa wawancara, kuosiener atau observation. Dalam

tahap ini hal yang pertama dilakukan adalah memberikan form ke user yang

digunakan untuk mengetahui permintaan user.

2. Analisa o Analisa Teknologi. Menganalisis teknologi apa yang digunakan

pemilik desain Web seperti menggunakan desain grafis maka memerlukan teknologi

seperti Adobe Photoshop, Macromedia Flash, Memerlukan data penyimpanan

secara informasi produk, Dreamweaver. Informasi Berita digunakan database seeprti

Mysql, MSAccess.

o Analisa informasi. Mengenai informasi data yang akan menjadi data tetap

dan data dinamis, kategori informasi data tetap adalah : profile perusahaan, visi dan

misi, sejarah perusahaan, latar belakang perusahaan. Informasi dinamis adalah

informasi yang selalu berubah dalam setiap periodik dapat setiap hari atau setiap

jam. Informasi dinamis dalam sistem ini adalah :

1. Informasi persediaan ( stock ) produk

2. Informasi Harga Produk dan diskon

3. Informasi Artikel, tips dan trik

4. Informasi dari masing keunggulan Produk atau produk yang sedang trend o

Analisa User. Mengkatogorikan user yang digunakan dalam sistem informasiWeb.

User yang sudah memahami dan yang belum memahami.

11

o Analisa Biaya dan Resiko. Dalam tahap ini diperhitungkan biaya yang akan

dikeluarkan seperti biaya maintenance ( membayar domain ke ISP) atau biaya kirim

ke user. Resiko yang terjadi adalah tidak sampainya produk ke user atau penipuan

dari user.

Dalam tahap analisa menggunakan metoda prototype yang akan dilakukan

iterasi oleh user, dan penggunaan dokumen disetiap iterasi untuk memudahkan

dalam pengembangan kemajuan yang telah dilakukan oleh user. Prototype adalah

proses membangun sebuah sistem dalam sebuah model. Dalam pengertian sistem

informasi prototype digunakan untuk membantu sistem desain yang akan dibangun

sistem informasi secara intitusi dan mudah diubah untuk end user, prototype

merupakan bagian dari proses iterative phase analisa dari metodologi SDLC.

Keuntungan dari Prototipe

• Mengurangi waktu dalam pengembangan sistem

• Mengurangi dan efisiensi dalam biaya.

• Kebutuhan user akan dipenuhi disini, karena dengan proses iterasi semua

kebutuhan user akan diketahui semua dengan adanya feedback dari user.

• Dengan adanya feedback dari user, secara iterasi kebutuhan akan

kedepannya dapat direncanakan, selain itu user dan developer dapat

mengetahui project secara jelas dan tepat.

Kekurangan dari Prototipe

• Hasil analisa tidak detail karena hanya mengenai pembahasan yang sedang

difokuskan dengan user. Tidak ketahap selanjutnya.

• Pengembang menjadi berfokuskan pada prototype yang telah dibuat.

• Pengembangan sistem dapat menjadi lama dalam penyelesainnya

• User akan terlalu mengharapkan sistem yang sama yang ada di prototype

3. Desain o Desain Informasi.

Dalam tahap ini dimodelkan informasi link dari setiap halaman, jika dalam

sistem tersebut terdapat database maka digunakan tahap development dan

database disain..

o Desain Grafis. Dalam tahap ini disesuaikan dari warna, layout, gambar dan

graphic.

12

o Database Application

o Model Development Database Design PHP Library Development. Tahap

untuk memodelkan seluruh peruses yang ada,seperti peruses penyimpanan

data,update artikel, dan menampilkan data dari database.

4. Implementasi o Penulisan Program dan Instalasi.

Merupakan tahap penulisan program yang telah dianalisis dan diesain semua

maka perogeram yang digunakan adalah PHP dan database yang digunakan MySql

o Desain Review. Dalam tahap ini tidak hanya menguji desain yang digunakan

namun menguji semua sistem yang telah diterapkan seperti tidak ada lokasi lingk,

image yang salah, pengujian sistem seperti penyimpanan data, update artikel dan

lain-lain.

o Pemilihan Sumber daya Hardware dan Software. Dalam tahap ini software

dan hardware digunakan untuk Web server.

o Pengujian Web dan Dokumen Web. Menguji Web dengan berbagai

teknologi browser yang ada, serta pemeriksaan dokumen Web. Dan dalam

memeriksa documen terdapat beberapa hal yang diperhatikan :

• Akurasi atau ketepatan dokumen

• Authority Web, document yang telah diterbitkan dalam web

• Objective informasi

• Currency, keterangan perubahan dan update link mengenai tanggal dan

informasi.

2.3.4 Aktifitas SDLC

Aktifitas pada SDLC direpresentasikan pada gambar 4.1. Bagan ini dikenal

sebagai model waterfall karena mengikuti bentuk air terjun dengan satu aktifitas

menuju ke aktifitas berikutnya.

a. Requirement Specification

Disebut juga sebagai tahap spesifikasi kebutuhan user, dimana desainer

sistem mengumpulkan kebutuhan secara lengkap kemudian dianalisis dan

didefinisikan kebutuhan mana yang harus dipenuhi oleh program yg akan dibangun.

13

Pada tahap ini, desainer sistem harus berkomunikasi dengan client. Desainer

sistem atau sistem analis harus melakukan pmeriksaan terhadap kebijakan dan

prosedur pengolahan data dan sistem informasi yang berlaku saat ini atau disebut

dengan istilah present system. Dengan mengetahui sasaran sistem yang

sebenarnya, dan memahami bagaimana sistem yang lama bekerja, maka seorang

sistem analis dengan mudah bisa membuat sebuah konsep tentang sistem baru

yang akan dikerjakan.

Gambar 3. Alur Aktifitas SDLC

b. Architectural Design

Pada tahap design, sistem analis berkosentrasi pada bagaimana sistem

dibangun, dengan memperhatikan langkah-langkah berikut :

• Mendefinisikan tujuan sistem, tidak hanya berdasarkan informasi dari user,

tetapi juga berupa analisa dari abstraksi dan karakteristik keseluruhan kebutuhan

informasi sistem.

14

• Membangun sebuah model konseptual, berupa gambaran sistem secara

keseluruhan yang menggambarkan satuan fungsional sebagai unit sistem.

• Menerapkan kendala-kendala organisasi

• Mendefinisikan aktifitas pemrosesan data

• Menyiapkan proposal sistem desain

c. Coding (pengkodean)

Desain program diterjemahkan ke dalam kode-kode dengan menggunakan

bahasa pemrograman yang sudah ditentukan. Setelah coding, setiap komponen diuji

untuk memverifikasi apakah sudah berjalan dengan benar.

d. Integrasi dan testing

Dilakukan dengan mengoperasikan program dengan memproses data

sehingga kesalahan dapat diketahui seawal mungkin. Pengujian dilakukan dengan

teliti, mula-mula perunit sampai berbagai unit secara komprehensif, kemudian

dilakukan pengujian tes penerimaan dengan client untuk memastikan sistem yang

dibuat memenuhi kebutuhan mereka.

e. Training & implementasi

Karena tujuan sistem yang baru adalah untuk mengganti prosedur - prosedur

lama, maka pelatihan kepada user yang akan menggunakan sistem merupakan hal

penting.

Setelah pelatihan selesai dilakukan konversi (peralihan) dari sistem lama ke

sistem yang baru, mungkin perlu menulis program khusus untuk menukar file - file

yang ada menjadi file-file yang baru atau membuat file - file dari catatan manual .

Ada beberapa cara konversi ke sistem yang baru:

1. Konversi langsung yaitu sistem yang lama secara sekaligus diganti dengan

sistem yang baru.

2. Konversi pararel dengan cara sistem baru dan lama dijalankan secara

bersamaan untuk beberapa waktu, sehingga jika sistem baru mengalami gangguan

sistem lama dapat mengkompensasi.

3. Konversi bertahap adalah peralihan ke sistem yang baru dilakukan bagian

per bagian.

15

4. Konversi pilot studi: mirip konversi bertahap, sistem baru diimplementasikan

dibidang tertentu dalam organisasi, setelah berhasil baru diimplementasikan

dibidang yang lain .

Akhirnya bila seluruh tahap diatas selesai sistem baru mulai dipasang /

diimpementasikan.

f. Operasi & maintenance

Setelah pemasangan dan organisasi disesuaikan dengan perubahan -

perubahan yang ditimbulkan oleh sistem baru, maka tahap operasional dimulai.

Pada tahap ini perlu dilakukan pemeliharaan terhadap sistem serta peningkatan

mutu sistem agar sesuai dengan kebutuhan organisasi. Sehingga perlu adanya

perubahan dan peningkatan terhadap sistem, tidak masuk akal untuk mengatakan

bahwa sebuah sistem informasi berbasis komputer telah selesai, sistem tersebut

akan terus berkembang selama daur hidupnya, jika pada kenyataannya ia berhasil.

Maintenance melibatkan koreksi terhadap kesalahan/error yang ditemui pada

system setelah direlease dan segera dilakukan perbaikan terhadap system.

Pemeliharaan sistem merupakan aktifitas untuk mengadaptasikan sistem

dengan tantangan - tantangan baru. Sistem yang terancang baik pada umumnya

cukup fleksibel dan terbuka pada perubahan-perubahan kecil yang sesuai dengan

perkembangan kebutuhan organisasi. Perubahan besar dilakukan jika sistem sudah

tidak efisien lagi, sehingga dalam hal ini diperlukan daur baru pengembangan sistem

informasi.

16

BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Strategi Konversi Sistem

James A. O’Brien (2006) mengatakan bahwa operasi awal dari sistem bisnis

yang baru, dapat menjadi tugas yang sulit. Hal ini biasanya memerlukan proses

konversi (convertion) dari penggunaan sistem yang ada saat ini ke operasi aplikasi

yang baru atau yang lebih baik. Pada saat menganalisis konversi sistem perlu

dipertimbangkan pendekatan konversi yang paling bagus untuk dilakukan. Teknik

konversi sistem yang dapat digunakan untuk mengimplementasikan sistem yang

baru yaitu :

1. Konversi Langsung (Direct Conversion/Plunge Strategy)

Konversi yang dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan

menggantikan dengan sistem yang baru. Konversi ini langsung

mengimplementasikan sistem dan memutus serta meninggalkan sama sekali sistem

yang lama. Syarat dapat diimplementasikan sistem ini adalah sistem baru

merupakan bagian kecil saja dari seluruh sistem dan sistem tersebut tidak

menggantikan sistem lain.

Pendekatan atau cara konversi ini akan bermanfaat apabila :

1. Sistem tersebut tidak mengganti sistem lain

2. Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai

3. Sistem yang baru bersifat kecil atau sederhana atau keduanya

4. Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama, dan

perbandingan antara sistem-sistem tersebut tidak berarti.

Kelebihan dari penggunaaan konversi langsung yaitu biaya yang dikeluarkan

relatif tidak mahal. Sedangkan kelemahannya yaitu mempunyai resiko kegagalan

yang tinggi. Apabila konversi langsung akan digunakan, aktivitas-aktivitas pengujian

dan pelatihan yang dibahas sebelumnya akan mengambil peran yang sangat

penting.

17

Gambar 4. Metode Konversi Langsung

2. Konversi Paralel (Parallel Conversion)

Konversi Paralel adalah suatu pendekatan dimana baik sistem lama dan baru

beroperasi secara serentak untuk beberapa periode waktu. Pada konversi ini, sistem

baru dan sistem lama sama-sama dijalankan. Setelah melalui masa tertentu, jika

sistem baru telah bisa diterima untuk menggantikan sistem lama, maka sistem lama

segera dihentikan. Cara seperti ini merupakan pendekatan yang paling aman, tetapi

membutuhkan biaya yang paling mahal, karena pemakai harus menjalankan dua

sistem sekaligus.

Ketika proses konversi suatu sistem baru melibatkan operasi paralel, maka

orang-orang pengembangan sistem harus merencanakan untuk melakukan

peninjauan berkala dengan personel operasi dan pemakai untuk mengetahui kinerja

sistem tersebut. Mereka harus menentukan tanggal atau waktu penerimaan dalam

tempo yang wajar dan memutus sistem lama. Kelebihan dari penggunaan sistem

konversi separalel yaitu dapat memberikan derajat proteksi yang tinggi kepada

organisasi dari kegagalan sistem baru. Sedangkan kelemahannya

adalah besarnya biaya untuk penduplikasian fasilitas-fasilitas dan biaya personel

yang memelihara sistem rangkap tersebut.

Gambar 5. Metode Konversi Paralel

18

3. Konversi Bertahap (Phased Conversion)

Konversi dilakukan secara bertahap dengan menggantikan suatu bagian dari

sistem lama dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut

akan diganti kembali dengan yang lama. Apabila tidak terjadi masalah, modul-modul

baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama. Dengan

pendekatan seperti ini, akhirnya semua sistem lama akan tergantikan oleh sistem

baru. Cara seperti ini lebih aman daripada melakukan konversi langsung.

Dengan metode phased conversion, sistem baru diimplementasikan beberapa

kali, dan secara perlahan menggantikan sistem lama. la menghindarkan dari risiko

yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang banyak

kepada pemakai untuk mengasimilasi perubahan. Untuk menggunakan

metode phased conversion, sistem harus disegmentasi.

Contoh :

Aktivitas pengumpulan data baru diimplementasikan, dan

mekanisme interface dengan sistem lama dikembangkan. Interface ini

memungkinkan sistem lama beroperasi dengan data input baru. Kemudian aktivitas-

aktivitas akses database baru, penyimpanan, dan pemanggilan diimplementasikan.

Sekali lagi, mekanisme interface dengan sistem lama dikembangkan. Segmen lain

dari sistem baru tersebut di-instal sampai keseluruhan sistem diimplementasikan.

Gambar 6. Metode Konversi Bertahap

Kelebihan menggunakan metode konversi bertahap yaitu kecepatan

perubahan dalam organisasi tertentu bisa diminimisasi, dan sumber-sumber

pemrosesan data dapat diperoleh sedikit demi sedikit selama periode waktu yang

19

luas. Konversi bertahap dapat menghindarkan risiko yang diakibatkan oleh konversi

langsung dan memberikan waktu yang agak longgar kepada pemakai untuk

beradaptasi terhadap perubahan. Sedangkan kelemahan dari metode konversi

bertahap yaitu keperluan biaya yang harus diadakan untuk

mengembangkan interface temporer dengan sistem lama, daya terapnya terbatas,

dan terjadi kemunduran semangat di organisasi, sebab orang-orang tidak pernah

merasa menyelesaikan sistem.

4. Konversi Pilot (Pilot Conversion)

Pendekatan ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada

lokasi tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor (lokasi dipilih berdasarkan

pertimbangan tertentu). Apabila konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas

ke tempat-tempat yang lain. Ini merupakan pendekatan dengan biaya dan risiko

yang rendah. Dengan metode Konversi Pilot, hanya sebagian dari organisasilah

yang mencoba mengembangkan sistem baru. Kalau metode phase-in

mensegmentasi sistem, sedangkan metode pilot mensegmentasi organisasi. Jenis

konversi pilot terdiri dari Direct Pilot Cut Over, dan Phased in Over.

Contoh :

Salah satu kantor cabang atau pabrik, misalnya bisa berfungsi sebagai kelinci

percobaan atau tempat pengujian alfa atau beta berfungsi untuk tempat versi sistem

baru yang bekerja. Sebelum sistem baru diimplementasikan ke seluruh organisasi,

sistem pilot harus membuktikan diri di tempat pengujian tersebut. Metode konversi

ini lebih sedikit beresiko dibandingkan dengan metode langsung, dan lebih murah

dibandingkan dengan metode paralel.

Segala kesalahan dapat dilokalisir dan dikoreksi sebelum implementasi lebih

jauh dilakukan. Apabila sistem baru melibatkan prosedur baru dan perubahan yang

drastis dalam hal perangkat lunaknya, metode pilot ini akan lebih cocok digunakan.

Selain berfungsi sebagai tempat pengujian (test site), sistem pilot juga digunakan

untuk melatih pemakai seluruh organisasi dalam menghadapi

lingkungan “live” (hidup atau sebenarnya) sebelum sistem tersebut

diimplementasikan di lokasi mereka sendiri.

20

Gambar 7. Metode Konversi Pilot

Berdasarkan karakteristik masing-masing metode maka dapat dibuat gambar

perbandingan setiap metode seperti berikut ini:

Gambar 8. Perbandingan Metode Konversi Sistem Informasi

3.2. Kendala Implementasi Konversi Sistem Informasi

Konversi sistem informasi yang lama menjadi sistem informasi baru bisa

berhasil dan juga bisa gagal. Hal itu dipengaruhi oleh stakeholder yang terlibat

21

dalam pembuatan dan implementasi sistem informasi tersebut. Misalnya dalam

pembuatan sistem informasi berupa ERP. Ada beberapa hal yang menjadi penyebab

utama kegagalan proyek ERP. Dalam hampir semua kasus, para manajer bisnis dan

ahli TI dari perusahaan ini meremehkan kerumitan perencanaan, pengembangan,

dan pelatihan yang dibutuhkan untuk bersiap-siap menghadapi sistem ERP baru

yang akan secara radikal mengubah proses bisnis dan sistem informasi mereka.

Kegagalan untuk melibatkan para karyawan yang terkena dampak dalam tahap

perencanaan dan pengembangan serta program manajemen perubahan, atau

mencoba untuk melakukan terlalu banyak hal dengan cara yang terlalu cepat pada

proses konversi, adalah penyebab-penyebab umum dari kegagalan proyek ERP.

Pelatihan yang tidak memadai dalam berbagai tugas pekerjaan baru yang

dibutuhkan oleh sistem ERP, dan kegagalan konversi data dan pengujian yang

cukup atas data, adalah penyebab lain dari kegagalan. Dalam banyak kasus,

kegagalan ERP juga disebabkan karena perusahaan atau manajemen TI terlalu

mempercayai berbagai pernyataan yang diberikan para penjual software ERP atau

bantuan dari perusahaan konsultan prestisius yang dipekerjakan untuk memimpin

implementasi tersebut.

Pengalihan sistem informasi dari sistem yang lama ke sistem yang baru dapat

berakibat fatal, terjadi karena:

1. Belum siapnya sumber daya untuk mengaplikasikan sistem yang baru.

2. Sistem baru sudah terpasang, namun terdapat kesalahan prosedur dalam

pelaksanaanya, sehingga perubahan tidak dapat terjadi. Sehingga

keberadaan sistem baru justru mempersulit kinerja yang sudah ada.

3. Perencanaan dan aplikasi sistem Informasi tidak memiliki arah dan tahapan

yang baik.

4. Tidak ada komunikasi yang baik di antara vendor sebagai penyedia TI

dengan perusahaan sebagai pengguna, sehingga sistem baru yang terbentuk

menjadi tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna.

5. Perusahaan memandang perubahan teknologi merupakan hal yang harus

dilakukan agar perusahaan tidak ketinggalan zaman. Namun sebenarnya

perusahaan tidak membutuhkan teknologi tersebut.

6. Level kematangan perusahaan terhadap TI masih rendah.

22

7. Fenomena ini terjadi karena dengan adanya perubahan dari sistem lama ke

sistem baru maka akan terjadi keadaan dimana karyawan menghadapi masa

transisi yaitu keharusan menjalani adaptasi yang dapat berupa adaptasi

teknikal (skill, kompetensi, proses kerja), kultural (perilaku, mind set,

komitmen) dan politikal (munculnya isu efisiensi

karyawan/PHK,sponsorship/dukungan top management). Dengan adanya

ketiga hal ini maka terjadi saling tuding di dalam organisasi, dimana

manajemen puncak menyalahkan bawahan yang bertanggung jawab,

konsultan, vendor bahkan terkadang peranti TI itu sendiri.

Langkah-langkah preventif yang dilakukan agar kesalahan alih sistem informasi

dapat dihindari:

1. Lihat kembali dan koreksi visi yang ingin di bangun, pelajari implementasi apa

yang belum maksimal dan latih sumber daya manusia agar mampu

mengoptimalkan peranti yang sudah dibeli. Hal ini hanya akan mungkin untuk

dilaksanakan apabila pimpinan perusahaan mengetahui tentang TI/sedikit

tentang TI, sehingga dia paham apa yang ingin dicapai perusahaannya

dengan mengaplikasikan TI ini.

2. Harus menciptakan sinergisme diantara subsistem-subsistem yang

mendukung pengoperasian sistem sehingga akan terjadi kerjasama secara

terintegrasi diantara subsistem-subsistem ini. Asumsi hanya akan tercapai

apabila para perancang sistem ini mengetahui masalah-masalah

informasi apa yang ada di perusahaan dan yang harus segera di selesaikan.

Biasanya para perancang sistem ini akan mulai pada tingkat perusahaan,

selanjutnya turun ke tingkat-tingkat sistem.

3. Para perancang Sistem Informasi harus menyadari bagaimana rasa takut di

pihak pegawai maupun manajer dapat mempengaruhi keberhasilan atau

kegagalan proyek pengembangan dan sistem operasional. Manajemen

perusahaan, dibantu oleh spesialis informasi, dapat mengurangi ketakutan ini

dan dampaknya yang merugikan dengan mengambil empat langkah berikut :

1. Menggunakan komputer sebagai suatu cara mencapai

peningkatan pekerjaan (job enhancement) dengan memberikan

pada komputer tugas yang berulang dan membosankan, serta

23

memberikan pada pegawai tugas yang menantang \kemampuan

mereka.

2. Menggunakan komunikasi awal untuk membuat pegawai terus

menyadari maksud perusahaan. Pengumuman oleh pihak

manajemen puncak pada awal tahap analisis dan penerapan

dari siklus hidup sistem merupakan contoh strategi ini.

3. Membangun hubungan kepercayaan antara pegawai,

spesialisasi informasi dan manajemen. Hubungan tersebut

tercapai dengan sikap jujur mengenai dampak-dampak dari

sistem komputer dan dengan berpegang pada janji. Komunikasi

formal dan penyertaan pemakai pada tim proyek mengarah

pada tercapainya kepercayaan.

4. Menyelaraskan kebutuhan pegawai dengan tujuan perusahaan.

Pertama, identifikasi kebutuhan pegawai, kemudian memotivasi

pegawai dengan menunjukkan pada mereka bahwa bekerja

menuju tujuan perusahaan juga membantu mereka memenuhi

kebutuhan mereka.

24

BAB IV

PENUTUP

4. 1. KESIMPULAN

Tahap implementasi pada sebuah sistem informasi merupakan tahap di mana

sistem yang telah dirancang pada tahap sebelumnya diterapkan, baik berupa

perangkat keras maupun perangkat lunak yang digunakan. Dengan penerapan

sistem yang dirancang, hasilnya dapat dioperasikan dan digunakan secara optimal

sesuai kebutuhan. Tahap konversi sistem bersifat urgen di mana walaupun sistem

telah didesain dan digunakan dengan baik, kesuksesan sistem informasi tergantung

dari seberapa baik konversi sistem yang dilakukan.

Dalam pemilihan pendekatan konversi implementasi sistem informasi

manajemen, harus menentukan sendiri strategi konversi yang mana yang cocok

diterapkan pada perusahaan, karena setiap perusahaan adalah unik dan memiliki

kemampuan dan keterbatasan yang tidak sama. Strategi mengurangi resiko

kegagalan yang terjadi saat pengalihan atau konversi sistem yang dapat dilakukan

yaitu: Konversi Langsung (Direct Conversion/Plunge Strategy), Konversi Paralel

(Parallel Conversion), Konversi Bertahap (Phased Conversion), Konversi Pilot (Pilot

Conversion).

4.2. SARAN

Dari pemaparan diatas, penulis menyarankan sebaiknya perusahaan jika

memilih metode konversi sistem harus disesuaikan dengan :

1. Kebutuhan perusahaan.

2. Kondisi/skill tenaga kerjanya yang berhubungan dengan sistem Informasi

3. Dokumentasi harus baik karena sistem jika Dokumentasi kurang baik hasilnya

juga tidak maksmimal, jadi perlu adanya komitment seluruh management dan

karyawan yang selalu berkesinambungan dan profesional dalam mendukung

keberhasilan konversi sistem.

25

4. Setiap karyawan harus dilatih secara berkesinambungan agar dapat

melakukan input data dengan benar agar data yang didapatkan benar-benar

maksimal dan benar.

5. Kalkulasi efisiensi biaya dan efektivitas waktu dalam proses konversi sistem

tentu tetap menjadi pertimbangan utama untuk optimalisasi benefit

perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang

26

DAFTAR PUSTAKA

O’Brien, J. 2005. Pengantar Sistem Informasi: Perspektif Bisnis dan Manajerial.

Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Sudono, A.S. 2010. Penyebab Kegagalan IT Project. http://itkelinik.com/?p=113.

(Februari 2017)

http://bubun54e.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2015/01/10/metode-konversi-sistem-

informasi/ (Februari 2017)

http://library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2HTML/2012100693IFBab2001/

(Februari 2017)