MERANCANG DAN MEMBANGUN SISTEM INFORMASI BENGKEL …repository.amikom.ac.id/files/Publikasi_10.02.7843, 10.02.7844.pdf · ganti bodi mobil. Zenith Motor termasuk bengkel besar dengan

MERANCANG DAN MEMBANGUN SISTEM INFORMASI BENGKEL ZENITH MOTOR YOGYAKARTA

Naskah Publikasi

diajukan oleh:

Evi Fibriyani 10.02.7843

Karisma 10.02.7844

kepada: SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA

2013

DESIGN AND BUILD INFORMATION SYSTEMS REPAIR ZENITH MOTOR YOGYAKARTA

MERANCANG DAN MEMBANGUN SISTEM INFORMASI BENGKEL ZENITH MOTOR

YOGYAKARTA

Evi Fibriyani Karisma

Akhmad Dahlan Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Information system, is an application made as solutions from manual

system weaknesses. As the effects of the development of computer technology,

data-based information system, an option many parties in order to support its

business performance. General system information is created by combining two

major software where one as a software interface and the other to create and

store the database, such as Microsoft Visual Basic with SQL Server, Java with

SQL Server, and others. But it could have been added other software as such

support, Cristal Report, Skin framework in which the goal is to make the system

the information better, and are more multipurpose.

The application and use of the database-based information system will

greatly assist users in getting the results of a report from the performance of its

business with very little risk of errors and redundancies of data. The working

principle of the computer exceeds the working speed of the human brain are also

really helped us in getting information and reports more quickly and precisely.

Meanwhile, the creation of information systems applications workshop

zenith motor uses a Microsoft Visual Basic 6.0. as a programming language and

Microsoft SQL Server 2008 to create the database. This information system

application can perform the data entry process, processing data, and output data

in the form of sales and transaction reporting service in the form of a hardcopy

and softcopy is easy, accurate, efficient and automatic system of calculation.

Key words: Information System, Visual Basic 6.0., and SQL 2008.

1. PENDAHULUAN

Zenith Motor merupakan usaha bidang reparasi kendaraan bermotor. Bengkel

yang beralamat lengkap di Jl. Tegal Mlati No. 69, RT. 03 RW. 19 Sinduadi Jombor-

Sleman Yogyakarta ini menawarkan jasa pembenahan dan perawatan mesin,

pengecatan body mobil dan perbaikan-perbaikan lain akibat kecelakaan atau sekedar

ganti bodi mobil. Zenith Motor termasuk bengkel besar dengan jumlah karyawan banyak

yang terbagi atas beberapa bagian pekerjaan. Berbagai barang keperluan operasional

bengkel dipasok oleh beberapa supplier.

Dilihat dari hal tersebut, maka tugas dan pekerjaan karyawan yang bekerja di

bagian adminstrasi dan pengadaan barang cukup komplek. Ini sangat berpengaruh

terhadap kualitas kinerja karyawan tersebut dengan sistem bengkel yang berjalan saat

ini. Karena pencatatan terhadap data barang, data karyawan dan data pelanggan bersifat

manual sehingga akan sulit bagi mereka dalam melakukan pendataan dan menyusun

laporan untuk pimpinan. Hal ini terjadi karena catatan gampang rusak, hilang atau terjadi

pencatatan ganda. Selain itu pencatatan manual juga membutuhkan waktu yang lebih

lama dan kemungkinan terjadinya kesalahan perhitungan, pencatatan sangat rentan dan

keamanan data juga kurang terjamin.

2. LANDASAN TEORI

2.1. Pengertian Sistem

Sistem adalah seperangkat unsur-unsur yang terdiri dari manusia, mesin atau

alat dan prosedur serta konsep-konsep yang dihimpun menjadi satu untuk mencapai

maksud dan tujuan yang sama.

Berikut beberapa definisi sistem yang lain menurut para ahli:

M.J. Alexander sistem adalah suatu group dari elemen-elemen baik yang

berbentuk fisik maupun non-fisik yang menunjukkan suatu kumpulan saling berhubungan

diantaranya dan berinteraksi bersama-sama menuju satu atau lebih tujuan, sasaran atau

akhir dari sebuah sistem.1

1 Teguh Wahyono, Sistem Informasi (Konsep Dasar, Analisis Desain dan Implementasi), hal. 12

2.2. Pengertian Informasi

Informasi merupakan sebuah tatanan yang terdiri atas sejumlah komponen

fungsional (dengan tugas/fungsi khusus) yang saling berhubungan dan secara bersama-

sama bertujuan untuk memenuhi suatu proses/pekerjaan tertentu.

Gordon B. Davis mengatakan informasi adalah data yang telah diolah menjadi

bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata, berupa nilai yang dapat dipahami di

dalam keputusan sekarang atau masa depan.2

2.3. Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi dapat didefiniskan sebagai suatu sistem yang dibuat oleh

manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu

tujuan yaitu menyajikan informasi. Atau disebut pula sabagai sekumpulan prosedur

organisasi yang pada saat dilaksanakan dan memberikan informasi bagi pengambilan

dan/atau untuk mengendalikan informasi.

3. TINJAUAN PUSTAKA

3.1. Tinjauan Umum

3.1.1. Sejarah Umum Zenith Motor

Bengkel Zenith Motor dibangun oleh Bapak Heri Winarto, SE. MM, pada tahun

1994 yang beralamat lengkap di Jalan Tegal Mlati Nomor 69 Jombor RT 03 RW 19

Sinduadi Mlati Sleman Yogyakarta. Bapak Heri yang sebelumnya berprofesi sebagai

pegawai bank ini memutuskan keluar dari pekerjaannya setelah menikah dengan teman

seprofesinya di bank tempat beliau bekerja dikarenakan kebijakan yang berlaku di bank

tersebut.

Dalam bidang usahanya, Bengkel Zenith Motor yang merupakan bengkel mobil

ini tidak menilik pasar spesial, maksudnya bahwa Bengkel Zenith Motor menerima

permintaan perbaikan berbagai jenis kendaraan baik produk Eropa seperti VolkWegen,

Mercedes, BMW, produk Asia seperti Honda, Suzuki, Audi, Hyundai dan produk dari

Amerika seperti Kia, Peugeot.

2 Hanif Al Fatta, Op. Cit, hal. 9

Selain itu, Bengkel Zenith Motor juga merupakan bengkel yang bekerja sama

dengan beberapa perusahaan asuransi di Indonesia paling lama di Yogyakarta. Hal ini

tentu memiliki nilai positif dan juga nilai negatif. Nilai positifnya yaitu Bengkel Zenith

Motor selalu mendapatkan pelanggan, sementara nilai negatifnya yaitu Bengkel Zenith

Motor harus benar-benar ahli dalam pengelolaan sirkulasi keuangan.

Pada saat ini, Bengkel Zenith Motor memiliki karyawan berjumlah sekitar 20

karyawan dengan beberapa bagian pekerjaan dengan sistem kerja harian dan struktur

organisasi bersifat hierarki. Dalam perekrutan karyawan lebih bersifat kekeluargaan

dalam arti tidak mengedepankan tingkat pendidikan dan tidak menggunakan sistem

kontrak kerja seperti yang biasanya berlaku di bengkel-bengkel resmi terutama bengkel-

bengkel motor.

3.1.2. Visi dan Bengkel Misi Zenith Motor

Sementara itu yang menjadi Visi Bengkel Zenith Motor adalah:

“Menjadi Yang Terdepan”

Misi Bengkel Zenith Motor adalah:

“Kalahkan Semua Pesaing”

3.1.3. Tujuan Zenith Motor

- Menjadi bengkel yang memberikan jasa pelayanan dan hasil pelayanan

terbaik dan memuaskan.

- Mengalahkan semua pesaing adalah dalam konteks yang positif, yaitu dengan

memiliki kelebihan-kelebihan dari segi pelayanan sehingga pelanggan

memilih Bengkel Zenith Motor sebagai mitranya.

- Menjadi bengkel yang pertama kali dipikirkan oleh seseorang yang ingin

memperbaiki kendaraannya.

- Menjadi bengkel yang resmi bekerja sama dengan perusahaan asuransi.

- Menciptakan lapangan pekerjaan.

- Mendapatkan keuntungan dengan tetap mengutamakan kualitas pelayanan

yang baik.

- Ikut terlibat dalam kegiatan perekonomian Indonesia.

3.1.4. Service atau Pelayanan

1) Body Repair

Adalah perbaikan mobil yang berkaitan dengan body mobil yang mengalami

kerusakan, misalnya penyok-penyok akibat kecelakaan atau benturan yang keras,

penggantian roda, jok mobil, kaca mobil dan lain-lain.

2) Oven Paint

Adalah jenis servis mobil yang berkaitan dengan pengecatan atau penggantian

interface atau warna mobil baik karena goresan yang sifatnya tidak terlalu berat atau

sekedar mengganti warnanya dengan menggunakan oven. Oven paint ini biasanya untuk

jenis cat yang proses pengeringanya lama.

3) Air Conditioner

Servis jenis ini berkaitan dengan pemasangan atau perbaikan ac mobil.

4) Engine

Pada servis mesin, Bengkel Zenith motor selain melakukan pengecekan dengan

sistem manual juga dengan sistem komputer. Sistem electric unit control ini adalah

proses pengecekan mesin di mana proses dilakukan dengan sistem komputer dan

permasalahan mesin akan teridentifikasi dengan melalui kode-kode tertentu.

5) Power Steering

Power steering ini membantu pengemudi untuk mempermudah memutar roda

dan ringan saat membelok. Power steering terbagi menjadi dua macam yaitu sistem

fluida dan sistem electric. Sistem fluida menggunakan minyak power steering untuk

menggerakan steering box. Sistem electric menggunakan motor untuk menggerakan

steering box.

6) Matic

Bengkel Zenith motor selain melayani perbaikan kendaraan dengan jenis mesin

manual, juga melayani perbaikan kendaraan dengan mesin matic.

3.1.5. Struktur Organisasi

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Bengkel Zenith Motor

4. PEMBAHASAN

4.1. Perancangan Sistem

Membuat sebuah aplikasi atau sistem terlebih dahulu harus dipahami apa tujuan

pembuatan sistem itu sendiri, karena hal tersebut merupakan pedoman dalam

perancangan dan pembuatan sebuah sistem. Secara umum pembuatan sebuah sistem

bertujuan untuk mendukung kegiatan suatu perusahaan atau organisasi dengan memberi

kemudahan pengolahan data, memperoleh informasi, kemudahan kegiatan transaksi dan

sebagainya.

4.2. Gambaran Umum Sistem Baru

Sistem informasi yang akan dibuat dan untuk kemudian diterapkan di Bengkel

Zenith Motor nantinya harus mampu melakukan input data, proses data, dan output data

baik berupa softcopy maupun hardcopy baik data pelanggan, data karyawan maupun

data transaksi pelayanan jasa dan proses input dilakukan melalui keyboard.

Supervisor Engine

Heriyanto

Supervisor Body

Repair

Purnomo

Karyawan Karyawan Karyawan Karyawan Karyawan Karyawan

Pimpinan

Heri Winarto, SE,

MM

Manager Umum

Andi Krismawan, SE

Admin

Supervisor

Muhammad Rofi’i

4.3. Perancangan Proses

Perancangan proses merupakan cara formal untuk menggambarkan bagaimana

bisnis beroperasi. Mengilustrasikan aktivitas-aktivitas yang dilakukan dan bagaimana

cara berpindah diantara aktivitas-aktivitas itu. Ada banyak cara untuk mempresentasikan

perancangan proses.

a. Diagram Konteks

Gambar 4.1 Diagram Konteks

Admin

Manajemen

Pelanggan

Dt_Produk&Layanan

Dt_Karyawan Dt_User&Admin Dt_Supplier

Dt_Transaksi Dt_Pelanggan Dt_Pegadaan

Lap. Transaksi

Lap. Dt_Produk Lap. Dt_Karyawan Lap. Dt_Pengadaan

Nota

SISTEM INFORMASI BENGKEL

ZENITH

User

Dt_Transaksi Dt_Pelanggan

b. Data Flow Diagram

Gambar 4.2 Data Flow Diagram (DFD)

Gambar 4.2 Data Flow Digram Level 1

B_Kode

NoFak

S_Kode

S_Nota

P

B_Kode

Admin

Data

Supplier Data

Pembelian Data

Produk&Layanan

Data

Karyawan

Data

Pelanggan

Data

Service

Data

Admin&User

Simpan

Supplier

Simpan Pembelian

Simpan

Produk&Layanan

Simpan

Karyawan

Simpan Pelanggan

Simpan Service

Simpan

Admin&User

S

D

2

Supplier

F

D

3

Pembeli

an

D

4

Produk&

Layanan

K

D

5 Karyawan

C

D

6 Pelanggan

T

D7 Service D

1

Admin&

User

C K

2.2

Olah Data

Supplier

2.3

Olah Data

Pembelian

2.4

Olah Data

Produk&Layanan

2.5

Olah Data

Karyawan

2.6

Olah Data

Pelanggan

2.7

Olah Data

Service

2.1

Olah Data

Admin&User

2.8 Proses Transaksi Pembelian menambah stok

produk

2.9

Proses Transaksi Service

Simpan Pembelian

Simpan Trans. Service

D

8

Pembelian D

9

DetailSer

vice

2.10

Pembuatan Laporan

Pembelian

DetailService

Admin&User

Pelanggan Manajemen

Lap.Pembelian

Lap. Trans. Service

Lap. Stok

Lap. Data Admin&User

Lap. Data Karyawan dll

Nota/kwitansi

4.4. Manual Program

1) Form Login

Gambar 4.3 Menu Login Admin dan User

Menu login admin dan user/petugas tersebut yang berisi username dan password

untuk dapat memasuki form utama dan memiliki hak akses menggunakan aplikasi.

2) Form Menu Utama

Gambar 4.4 Menu Utama

Menu utama merupakan tempat untuk mengetahui sub-sub menu yang ada di

dalam program. Form utama berisi menu File, Data, Transaksi, Laporan dan About.

3) Form Produk dan Layanan

Gambar 4.5 Form Input Data Produk dan Layanan

Form Data Produk dan Layanan ini berisi data stok produk dan layanan dan rincian

harga produk dan layanan yang dibeli dari supplier. Form ini berhubungan dengan form

supplier ,form DetailBeli dan form Detail_Service.

4) Form Transaksi

Gambar 4.6 Form Tansaksi

Form transaksi service ini untuk Kalkulasi biaya transaksi jika melibatkan

barang, maka harga barang akan mengikuti harga dari supplier tetapi akan ditambah

dengan biaya jasa service yang besarannya sudah ditentukan.

5) Kwitansi

Gambar 4.7 Kwitansi

Kwitansi ini untuk memberikan bukti pembayaran pada pelnggan mengenai total

biaya yang dibayarkan dari transaksi service yang telah di lakukan.

5. PENUTUP

5.1. Kesimpulan

Penelitian ini menganalisis sebuah sistem bengkel lama yang masih manual untuk

selanjutnya merancang dan membangun menjadi sistem informasi bengkel dengan

tujuan jangka panjang setelah penggunaan adalah meningkatkan kualitas pelayanan

sehingga berdampak posistif baik untuk pemilik bengkel, karyawan maupun pelanggan.

Selain itu, sistem informasi ini juga membantu pihak pemilik untuk melakukan

pengecekan dan mengetahui perkembangan usahanya.

Sebelum pembuatan sistem informasi bengkel ini, terlebih dahulu telah dilakukan

kegiatan analisis terhadap sistem lama yang sedang berjalan saat ini. Tujuan dari fase

analisis adalah memahami dengan sebenar-benarnya kebutuhan dari sistem baru dan

membuat atau membuat sebuah sistem yang mewadahi kebutuhan tersebut, atau

memutuskan bahwa sebenarnya pembuatan sistem baru dibutuhkan atau tidak

dibutuhkan.

Berdasarkan hasil analisis dan penelitian pada sistem sebelumnya, maka

disepakati untuk dibangunnya sebuah sistem baru yang lebih multifungsi sehingga

membantu kemudahan kinerja berbagai pihak yang memiliki kepentingan di Bengkel

Zenith Motor tersebut.

Sistem informasi ini menggunakan teknologi komputer yang sedang mengalami

perkembangan sangat cepat, yaitu dengan memanfaatkan Micrososft Visual Basic 6.0.,

sebagai bahasa pemrograman dan Micrososft SQL Server 2008 sebagai aplikasi

membuat database. Mengingat harga software tersebut termasuk mahal maka disepakati

penggunaan aplikasi yang berlisensi publik sehingga software yang dipakai walaupun

bukan asli tetapi layak secara hukum.

5.2. Saran

Berhubung sistem informasi ini bukan merupakan pengembangan dan

permasalahan sistem lama masih sangat luas, sehingga sistem informasi ini masih

banyak kekurangan. Oleh karena itu kritik maupun saran dari berbagai pihak sangat

diharapkan guna perbaikan.

Saran-saran yang perlu guna pengembangan sistem informasi bengkel ini antara

lain:

1. Disarankan Bengkel Zenith Motor mempekerjakan administrator yang ahli dan

menguasai pemrograman terutama Microsoft SQL Server dan Microsoft Visual

Basic 6.0. karena Sistem Informasi ini masih membutuhkan pengembangan dari

orang yang ahli.

2. Pihak Bengkel Zenith Motor harus lebih mengetahui permasalahan bisnisnya

sehubungan dengan sistem informasi yang dibutuhkan.

3. Pihak Bengkel Zenith Motor harus lebih terbuka terhadap kebutuhan sistem

informasi yang dibutuhkan.

4. Sistem informasi ini masih sangat sederhana jika dilihat dari kompleksitas

Bengkel Zenith Motor, sehingga bagi para pembaca diharapkan supaya dapat

mengembangkan dan menyempurnakannya.

DAFTAR PUSTAKA

Alam, M. Agus J. Pemrograman Database dengan Visual Basic. PT Elex Media

Komputindo, Jakarta, 2006.

Arief, M. Rudyanto. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan

Microsoft SQL Server 2000. Edisi 1. Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 2006.

Hanif Al Fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing

Perusahaan dan Organisasi Modern. Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 2010.

Kadir, Abdul. Pengenalan Sistem Informasi. Edisi 1. Penerbit Andi Offset, Yogyakarta,

2003.

Kristanto, Andi. Perancangan Sistem Informasi Dan Aplikasinya. Edisi 1. Penerbit Gaya

Media, Yogyakarta, 2003.

Kusrini. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Edisi 1. Penerbit Andi Offset,

Yogyakarta, 2007.

Nugroho, Aryo. Belajar Sendiri Mengimplementasikan SQL Server 2008. Penerbit PT

Elex Media Komputindo, Jakarta, 2008.

Oetomo, Budi Sutedjo Dharma. Perencanaan dan Pembangunan Sistem Informasi. Edisi

1. Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 2002.

Sidharta, Lani. Sistem Informasi Bisnis: Pengantar Sistem Iinformasi Bisnis. Penerbit Elex

Media Komputindo, Jakarta, 1995.

Sunyoto, Andi. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Mocrosoft SQL. Edisi

1. Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 2007.

Utami, Ema dan Sukrisno. Mengoptimalkan Query pada Ms. SQL Server: Create Report

Without Programming. Edisi 1. Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 2008.

Wahyono, Teguh. Sistem Informasi: Konsep Dasar, Analisis Desain dan Implementasi, Edisi 1, Penerbit Graha Ilmu, Yogyakarta, 2004.