Menu dasar MS Word 2003

Topik yang Dibahas : Jenis-Jenis Menu Menu Utama dalam Microsoft Word Menggunakan ToolBar

3

37

3.1 Jenis-Jenis Menu

Sebuah menu pada prinsipnya adalah suatu daftar atau sederetan teks yang menggambar perintah-perintah tertentu untuk dieksekusi oleh program komputer. Dari segi bentuk tampilannya, menu dapat dibedakan menjadi menu pulldown, menu cascading dan menu pop up.

Menu Pulldown adalah menu yang muncul dalam susunan vertical (ke atas dan kebawah) setelah mengklik suatu tombol yang memiliki menu. Susunan menu pulldown bisa dari bawah ke atas, maupun sebaliknya, tergantung letak tombol yang memiliki menu tersebut.

Umpamanya tombol Start pada windows desktop, memliki menu pulldown yang tersusun dari bawah ke atas, karena tombol tersebut berada di bawah. Sedangkan menu-menu utama dalam microsoft word tersusun dari atas ke bawah karena menu utama tersebut berada di atas

.

Gambar 3.1 (a) Menu Pulldown tersusun ke atas (b) menu pulldown ke bawah

Cascading menu adalah menu yang muncul dalam susunan horizontal (melintang). Biasanya cascading menu merupakan sub menu dari suatu menu pulldown. Seperti sub menu cascading yang muncul setelah mengklik Toolbar pada menu view, seperti tampak pada gambar berikut :

Gambar 3.2 Menu Cascading dalam menu View --> Toolbars

Menu Pulldown ke atas karena tombol berada di bawah

Menu Pulldown ke bawahkarena tombol berada di atas

38

Berbeda dengan dua jenis menu sebelumnya yang diaktifkan melalui klik kiri atau dengan menyorot tombol yang memiliki menu, menu Pop Up diaktifkan melalui klik kanan pada lokasi-lokasi yang mengandung menu.

Lokasi kilk kanan untuk menu Pop Up relatif jauh lebih luas dibanding, kilk kiri yang mengandung menu pulldown dan cascading. Bahkan ditempat-tempat kosong tanpa tombol/ikon pun, menu pop up bisa dimunculkan. Umpamanya menu pop up yang mencul dari daerah kosong pada kertas kerja Microsoft word, sebagaimana tampak dalam gambar berikut :

Gambar 3.3 Menu Pop Up dari wilayah kosong MS.Word

Menu-menu yang muncul akibat klik kanan (menu Pop Up) sangat variatif, tergantung tempat atau lokasi yang diklik. Coba klik kanan di berbagai tempat berbeda, semisal di salah satu menu bar, di scrool bar, di taskbar dan tempat-tempat lain, perhatikan jenis menu yang muncul.

Gambar 3.4Menu Pop Up dari

(a) Menu Bar (b) Scrool Bar

39

3.2 Menu Utama Microsoft Word

Yang dimaksud dengan menu Utama dalam Microsoft Word adalah 9 (sembilan) menu yang berada di Menu Bar. Masing-masingnya memiliki sub menu yang berbentuk pulldown. Hampir semua aktifitas dan teknik operasi Microsoft Word dapat diakses melalui menu utama ini.

Gambar 3.5 Sembilan Menu Utama Microsoft Word dalam MenuBar

A. Menu File

Menu File adalah menu yang digunakan untuk mengelola pemberkasan atau dokumentasi, seperti membuka dokumen baru, menyimpan dokumen, mengatur setting halaman, mencetak dokumen dan lain sebagainya. Sub menu atau menu fulldown yang terdapat dalam menu file bisa bervariasi, tergantung Operating System dan versi Microsoft Office yang digunakan. Namun setidak nya terdapat 14 sub menu yang selalu tersedia, yakni :

1. New2. Open3. Close4. Save dan Save As5. Save As Web Page6. Search7. Version8. Print Preview dan Web Page Preview9. Page Setup10. Print11. Sent To12. Properties13. Nama-nama file yang baru dibuka14. Exit

Dalam gambar 3.6 tentang sub menu file di sebelah ini, terdapat sub menu Permission. Sub menu ini tidak akan ditemukan secara default, melainkan hanya muncul jika user menggunakan pasword untuk dokumen-dokumen tertentu, sehingga pengguna yang bukan author diharuskan mengisikan pasword untuk membuka dokumen yang bersangkutan.

Fungsi masing-masing sub menu dapat dilihat dalam tabel 3.1 berikut : Gambar 3.5 Menu dan Sub Menu File

40

Tabel 3.1 Sub Menu File dan fungsinya

No Menu Fungsi

01 New Membuat dokumen baru02 Open Membuka dokumen yang tersimpan03 Close Menutup dokumen yang sedang aktif04 Save dan Save As Menyimpan dokumen. Save As dapat pula

digunakan untuk menggandakan dokumen yakni menyimpan dokumen dengan nama lain yang baru.

05 Save As Web Page Menyimpan dokumen dalam format web06 Search Mencari karakter di dalam dokumen07 Version Menjadikan dokumen lebih dari satu versi08 Print Preview dan

Web Page PreviewMelihat tampilan akhir dokumen untuk dicetak (print) dan untuk ditampilkan di halaman web

09 Page Setup Mengatur konfigurasi halaman10 Print Mencetak dokumen11 Sent To Mengirim dokumen via e-mail/internet12 Properties Melihat attribut dan keterangan dokumen13 Nama-nama file

yang baru dibukaMengaktifkan dokumen yang dipilih. Biasanya di bagian ini ditampilkan empat nama file terakhir

14 Exit Menutup dan sekaligus mengakhiri sesi Word

B. Menu Edit

Gambar 3.6 Menu dan Sub Menu Edit

Menu Edit merupakan menu yang menyediakan fasilitas untuk proses pengolahan dan perbaikan dokumen (editing). seperti menyalin, memotong, mencari dan mengganti teks dalam dokumen. Menu Edit terdiri dari 15 sub menu yang meliputi Undo / Can't Undo, Redo, Cut, Copy, Paste, Paste Special, Paste as Hyperlink, Clear, Select All, Find, Replace, Go To, Links dan Objek. Sub menu Clear memiliki cascading menu. Yakni Formats dan Contents.Keterangan mengenai nama dan fungsi sub menu dalam menu Edit dapat dilihat pada Gambar 3.6 dan Tabel 3.2

41

Tabel 3.2 Sub Menu Edit dan fungsinya

No Menu Fungsi

01 Undo membatalkan perintah terakhir02 Redo Mengembalikan perintah yang dibatalkan03 Cut Menggunting dokumen untuk dipindahkan04 Copy Menyalin dokumen untuk digandakan05 Office Clipboard Melihat isi papan kliping Office06 Paste Menempelkan isi papan kliping Office dari hasil

guntingan (Cut) maupun penyalinan (Copy)07 Paste Special Melakukan penempelan dengan opsi tentu08 Paste as Hyperlink Melakukan penempelan sebagai teks hyperlink09 Clear Menghapus pengaturan (format) atau menghapus

karakter yang diblok (Contents)10 Select All Memblok semua karakter dalam dokumen11 Find Mencari karakter dalam dokumen12 Replace Mengganti karakter dalam dokumen13 Go To Menuju suatu tempat dalam dokumen14 Links. . . Mengedit link penghubung ke dokumen lain15 Object Mengedit object-object dalam dokumen

C. Menu View

Menu View berguna untuk mengatur tampilan dokumen atau tampilan komponen Microsoft Word.

Sama dengan menu file, jumlah sub menu View juga bervariasi tergantung OS dan versi Office yang dipakai.

Secara Default terdapat 13 Sub menu yang berada dalam menu View,

ditambah satu sub menu yang memilikicascading, yakni Toolbars.

Sub menu dalam menu View adalahNormal, Web Layout, Print Layout, Outlines, Task Pane, Toolbars, Ruler, Dokument Map, Thubnails, Header dan Footer, Footnotes, Markup, Full Screen dan Zoom..

Gambar 3.7 Menu dan Sub Menu View

42

Tabel 3.3 Sub Menu View dan fungsinya

No Menu Fungsi

01 Normal Tampilan dokumen dalam bentuk catatan biasa02 Web Layout Menampilkan dokumen dalam bentuk halaman web03 Print Layout Tampilan dokumen per lembar kertas kerja04 Out Line Tampilan dokumen dalam bentuk kerangka tulisan05 Task Pane Menampilkan dialog bantuan Task Pane06 Toolbars Menampilkan dan menyembunyikan toolbars07 Ruller Menampilkan dan menyembunyikan Ruller08 Document Map Menampilkan peta dokumen09 Thubnails Menampilkan / menyembunyikan thubnails10 Header and Footer Menambahkan catatan atas dan bawah dokumen11 Markup Menelusuri riwayat perubahan dokumen12 Full Screen Menampilkan dokumen sepenuh layar13 Zoom Mengatur ukuran tampilan dokumen

D. Menu Insert

Menu Insert berguna untuk menyisipkan suatu objek seperti gambar, frame, tabel, hyperlink, karakter khusus, animasi, audio dan video, serta beberapa jenis objek lainnya ke dalam sebuah dokumen. Terdapat 14 sub menu dalam menu Insert, yaitu Break, Page Number, Date and Time, Auto Text, Field, Symbol, Reference, Pictures, Diagram, Text Box, File, Object, Borkmark dan Hyperlink. Dalam menu Insert juga terdapat 3 cascading menu, yaitu Autotext, Reference dan Picture. Lebih jauh lagi, 7 (tujuh) sub menu dari Autotext, juga memiliki cascading menu sebagaimana tampak dalam gambar 3.8 (b) :

Gambar 3.8 (a) Menu Insert dengan cascading Reference dan Picture, (b) Cascading dalam Sub Menu Autotext

43

Tabel 3.4 Sub Menu Insert dan fungsinya

No Menu Fungsi

01 Break Menyisipkan pemisah halaman, kolom, dll02 Page Numbers Menyisipkan Nomor Halaman03 Date And Times Menyisipkan Tanggal dan Waktu04 Auto Text Menyisipkan text tersimpan secara otomatis05 Field Menyisipkan field dari berbagai data06 Symbol Menyisipkan karakter simbolik07 Reference Menyisipkan referensi dokumen08 Picture Menyisipkan gambar, word art, Clip art dll09 Diagram Menyisipkan diagram10 Text Box Menyisipkan kotak teks khusus11 File Menyisipkan data dari dokumen lain12 Object Menyisipkan aplikasi lain13 Boorkmark Menyisipkan Boorkmark 14 Hyperlink Menyisipkan Link dengan dokumen lain

E. Menu Format

E. Menu Format

Tabel 3.1 5Sub Menu Format dan fungsinya

No Menu Fungsi

44

01 Font... Pengaturan Huruf02 Paragraph. .. Pengaturan Paragraf 03 Bullets and Numbering Pengaturan Bullet dan penomoran 04 Border and Shading... Pengaturan Garis dan pewarnaan cell 05 Columns. .. Pengaturan setting koran06 Tabs.. Pengaturan posisi dan ukuran Tabulasi07 Drop Cap Pengaturan Huruf Pertama Paragraf08 Text Direction Pengaturan Arah pengetikan Karakter09 Change Case Pengaturan kapitalisasi teks10 Background. .. Pemilihan Latar belakang dokumen11 Theme... Pemilihan theme otomatis 12 Frames... Mebuat dokumen menjadi berkotak-kotak13 Auto Format.. Memilih format dokumen secara otomatis14 Style and Formatting Menetapkan format yang sering digunakan15 Reveal Formatting Penetapan ulang format tertentu16 Object Pengaturan Object yang diblok

F. Menu Tools

Kata "Tools" pada Menu Bar erat kaitannya dengan kata "ToolBar" yang menjadi salah satu bagian penting jendela Microsoft Word. Paling tidak, dalam menu Tools inilah aktifasi kontrol toolbar dijalankan . Selain itu, menu Tools lebih difokuskan untuk mengolah atau memanipulasi dokumen yang telah selesai diketik, seperti memeriksa ejaan dan tata bahasa, melakukan pemilihan bahasa, mengaktifkan perbaikan otomatis dan lain sebagainya.

Menu Tools merupakan kumpulan alat bantu perbaikan dokumen yang lebih difokuskan pada saat dokumen telah selesai dibuat. Umpamanya untuk mengecek ejaan dan tata bahasa (English), melakukan otomatisasi perbaikan kesalahan pengetikan serta pemilihan bahasa.Secara default, menu tools memiliki 1sub menu, yakni Spelling and grammar,

Gambar 3.10 Menu dan Sub Menu Format

Tabel 3.5 Sub Menu Format dan fungsinya

45

F. Menu Table

Sesuai namanya, menu Table adalah menu untuk membuat dan mengatur tabel.

Menu ini terdiri dari 15 sub menu, yaitu Draw Table, Insert, Delete, Select, Merge Cells, Split Cells, Split Table, Table AutoFormat, Autofit, Heading Rows repeat, Convert, Sort, Formula, Show Gridlines dan Table Properties.

46

Dalam menu Table ada 5 cascading menu, yaitu pada Insert, Delete, Select, Autofit dan Convert.

Gambar 3.11 Menu dan Sub Menu FormatTable

7TableNo Menu Fungsi

01 Draw Table Membuat Table secara manual02 Insert Menampilkan dialog Penyisipan Table03 Delete Menghapus bagian-bagian table04 Select Menandai/memblock bagian-bagian table05 Merge cells Menggabung sel-sel dalam table06 Split Cells Memecah sel menjadi banyak sel07 Split Table Memecah table menjadi banyak table08 Table Autoformat Menggunakan format table otomatis09 Autofit Automatisasi Pengelolaan table dari sisi

penataan ruang dan garis10 Heading Rows

Repeatmenetapkan baris yang selalu dicetak di awal halaman semisal judul kolom

11 Convert Konfersi table menjadi teks dan sebaliknya12 Short Mengurut isi table atas kriteria tertentu13 Formula Menggunakan rumus dalam table14 Show Gridlines Menampilkan/menyembunyikan grid15 Table Properties Menampilkan dialog properti table

F. Menu Window

Menu Window merupakan menu untuk mengatur tampilan jendela-jendela dokumen yang sedang terbuka. Nama-nama dokumen tersebut ditampilkan di bawah sub menu Window. Tanda ceklist pada nama dokumen menunjukkan dokumen yang sedang aktif. Sub menu ini dapat dimanfaatkan untuk berpindah antar dokumen.

Selain nama-nama dokumen yang terbuka, terdapat tiga sub menu dalam menu Window, yaitu New Window, Arrange All dan Split.

Sub Menu New Window berfungsi untuk menampilkan dokumen yang sedang aktif dalam jendela baru dengan isi dokumen sebelumnya. Perubahan pada jendela baru tersebut, otomatis juga merubah isi dokumen aslinya,

Gambar 3.11 Menu dan Sub Menu FormatTable

47

sampai dilakukan penyimpanan. Barulah kedua dokumen benar-benar berdiri sendiri.

9. 9. Menu Help Menu HelpMenu Help bermanfaat untuk menampilkan fasilitas bantuan atau informasi mengenai OpenOffice.org. Terdapat 6 buah sub menu dalam menu Help, meliputi OpenOffice.org Help, What's this?, Get Help Online, Translate This Application, Report a Bug, dan About OpenOffice.org.

48