Mengelola Bahan Baku

7/22/2019 Mengelola Bahan Baku

1/28

Mengelola Bahan

Baku/Material

Dr. Firman Pribadi


2/28

Pendahuluan

Di sebagaian besar RS, termasukpersediaan (supplies) dan farmasi(obat2an) adalah biaya non tenaga kerja

terbesar dalam anggaran (budget) operasidan karenanya membutuhkan perhatiankhusus.

Manajemen bahan baku yang tepat dapat

mempunyai pengaruh yang signifikan padabiaya operasi dan karenanya berdampakpada pendapatan bersih organisasi


3/28

Definisi Bahan Baku dan

Manajemen Persediaan

Manajemen Bahan Baku didefinisikan secara

lebih luas dibandingkan dengan manajamen

persediaan, yaitu

Manajemen Bahan Baku adalah manajemen

dan kontrol persediaan, jasa, dan peralatan

(equipment dari akuisisi hingga disposisi)

Manajemen Persediaan: manajemen dan

kontrol persediaan atau item yang mempunyai

umur kemanfaat harapan kurang dari 12 bulan

(Suver, Neumann, dan Boles 1992)


4/28

RS mengklasifikasikan BB menjadi dua

kelompok, yaitu

1. Perawatan pasien: medical supplies, surgical

supplies, obat2an, linen, dsb

2. Administrasi: houskeeping supplies, office

supplies dan persediaan lain yang tidak

digunakan secara langsung bagi perawatan

pasien

Tujuan dari manajemen Bahan baku/ Material

adalah untuk:

meminimalkan biaya total terkait dengan

bahan baku

menjamin ketepatan Bahan Baku baik secara

kualitas maupun kuantitas


5/28

Pentingnya Manajemen

Bahan BakuMengapa Penting:

1. RS harus mempunyai persediaan dalamjumlah jenis dan jumlah yang tepat untukperawatan pasien

Jenis yang tepat dari persediaan dapatditentukan oleh manajer bahan baku/pembelian atas masukan dari komitepengguna

Jumlah tepat dari persediaan hal yang sulituntuk diproyeksikan karena 3 alasan yaitu:

Waktu,

Ketidakpastian dan

Diskontinuitas


6/28

Waktu

Adanya lag time antara pemesanan

dan penerimaan persediaan.


7/28

Ketidakpastian

Permintaan akan persediaanbiasanya akan berfluktuasi baik dalamvolume maupun ragam pasien

Untuk menghadapi ketidakpastian inimanajer bahan baku/pembelian dapatmeminta/menemui masing manajer

departemen untuk menentukankebutuhan aktual yang dipandangpenting


8/28

Diskontinuitas

Diskontinuitas berarti bahwa proses

persediaan telah terhenti (disrupted),

mungkin karena model baru daripenawaran atau kesalahan pengantaran,

maka RS harus mempunyai stok di

tangan untuk kontinuitas proses

perawatan pasien


9/28

Biaya

Alasan kedua pentingnya manajemen

bahan baku adalah Biaya, karena:

persediaan seperti piutang yang merupakan

aset yang tidak produktif/bertumbuhtidak

mendatangkan incomefakta menunjukan

piutang dan persediaan akan hilang nilainya

sejalan dengan waktu (piutang yang terlalu

lama menjadi bad debt, dan persediaanakan expired)


10/28

Penilaian Persediaan

Ada 4 metode yang biasa digunakan

untuk menilai persediaan:

1. FIFO: item pertama yang masuk kedalam

persediaan adalah item pertama yang

dikeluarkan dari persediaan. FIFO

menghasilkan persediaan item terbaru.

Total biaya persediaan ditentukan dengan

mengali biaya per unit dari item terbarudalam persediaan dengan jumlah unit

dalam persediaan


11/28

LIFO: item terakhir yang masuk

kedalam persediaan adalah item

pertama yang dikeluarkan dari

persediaan. LIFO menghasilkanpersediaan dari item terlama. Total

biaya dari dari persediaan ditentukan

dengan mengali biaya unit dari item

terlama dalam persediaan dengan

jumlah unit dalam persediaan


12/28

Weighted average: Menentukan biaya

rata-rata item dalam persediaan dankemudian megalikan biaya rata-ratadengan jumlah unit dalam persediaan

Identifikasi Khusus/specific

identification: menentukan biaya aktual dari masing-

masing item dalam persediaan.

Idenifikasi khusus digunakan ketikapersedian mudah untuk diidentifikasidan ketika biaya dari masing-masingitem persediaan tinggi.


13/28

Manajemen Persediaan

Untuk meminimalkan biaya persediaan totalmanajer bahan baku harus mempunyaipemahaman yang baik mengenai biaya

persediaan Biaya persediaan direfleksikan dalam isu-

isu berikut:

Berapa banyak item yang di pesan (order)

untuk setiap pemesanan Kapan memesan item

Berapa biaya dari item


14/28

Purchasing Cost (Biaya

Pembelian)

Purchasing Cost (PD) adalah totalbiaya yang dibayarkan kepada vendoruntuk item tertentu dalam periodeakuntansi (1 tahun)

Purchasing cost (PD) didapatkandengan mengalikan harga item

perunit (P) dengan permintaan (D)(yaitu: jumlah tahunan dari item yangdigunakan)


15/28

Ordering Cost (Biaya Pemesanan)

Biaya pesan adalah biaya

administratif yang dikaitkan dengan

pesanan untuk item persediaan. Total Biaya Pesan:

(D/Q) O

(D/Q) O = Jumlah pesanan per tahundikali dengan biaya pesan per

pesanan.


16/28

Carrying Cost (biaya Simpan

sering)

Carrying cost adalah biaya menyimpan(Holding) persediaan item

Carrying cost termasuk opportunity cost

yang sedikitnya sama dengan biaya rata-rata menyimpan persediaan ([P][Q/2],didapatkan dengan mengali harga dari item[P] dengan rata-rata jumlah item dalam

persediaan Q/2, dikali dengan suku bunga(I) yang didapatkan perusahaan dariinvestasi


17/28

Opportunity Cost = IP Q/2

Carrying cost juga memasukan biayamenyimpan (Holding Cost) termasuk biaya

gudang, keamanan dan jaminan item dalam

persediaan. Dan biaya ini didapatkan

dengan mengali biaya menyimpan perunit(H) dengan kuantitas yang di pesan (Q) =

HQ

Karenanya Carrying cost didapat dengan

menambah biaya menyimpan (holding cost)dan opportunity cost

Carrying Cost = HQ + IP Q/2


18/28

Biaya kekurangan Stok

(Stock-Out Cost)

Stock-out cost (S) adalah biaya yang terkaitdengan kekurangan persediaan yangdimiliki untuk memenuhi permintaan.

Yang termasuk stock-out cost ini adalahpurchasing cost dan ordering cost yangdikaitkan dengan pesanan mendadak (tiba-tiba), dan intangible cost dari kerugian

goodwill diantara staf medik dan pasien. Stock out cost ini didapatkan dengan basis

kasus per kasus.


19/28

Biaya Kelebihan Stock

(Overstock Cost)

Biaya yang dikaitkan dengankepemilikan persediaan yang lebihdari cukup (overstock) untukmemenuhi permintaan.

Yang termasuk overstock cost iniadalah carrying cost dikaitkan dengan

item yang berlebih untuk periodeakuntansi tambahan hingga RSmenggunakan item ini.


20/28

Total Biaya (Total Cost)

Formula total biaya menghasilkanbiaya minimal persediaan untukperiode 1 tahun. formulanya:

Total Cost = PD + (D/Q) O +(HQ+IP[Q/2]) + S + L

dimana:

PD = Purchasing Cost

(D/Q) O = Total Ordering Cost

(HQ+IP[Q/2]) = Carrying Cost

S = Stock-Out Cost

L = Overstock Cost


21/28

Economic Order Quantity

dan Reorder Point

EOQ atau Qcadalah kuantitas item yangharus di pesan pada satu waktu untukmendapatkan total biaya persediaan yang

minimal EOQ adalah usaha untuk menghitung

berapa tingkat persediaan yang optimal.Karena persediaan yang terlalu besar akan

memakan terlalu banyak biaya dan jikaterlalu kecil akan menimbulkan stock-outcost (intangible cost dari goodwill RS)


22/28

Formula EOQ:

dimana D = Annual Demand (total kebutuhan per

periode atau per tahun) O = Order Cost (Biaya pemesanan)

P = Price (Harga dari Item)

H = Holding Cost (biaya memegang/menyimpan)

I = Interest (Tingkat Bunga)

Dengan Asumsi Permintaan tetep dan konstan dalam satu

tahun

Lead time untuk pesan konstan

Tidak ada Stock-Out atau Overstock

HIP

DO

QC 2

2


23/28

Perhitungan reorder point (RP)membutuhkan pengetahuan tentang lagtime dalam menerima pesanan, atau

berapa hari yang dibutuhkan antarapemesanan item dengan menerima item.Reorder point dalam unit adalah permintaandalam lag time dan reorder point dalam hariadalah lag time

Menentukan reorder point dibawah kondisiketidakpastian RS perlu mengetahui biayayang dikaitkan dengan stock-out danoverstock. Dengan mengali stock-out costatau overstock cost dengan probabilitas

terjadinya.(probabilitas dihitungberdasarkan historis)


24/28

Metode ABC

Metode ini menggolongkan persediaanberdasarkan nilai dan kuantitas,seperti berikut:

Kelas A: mencakup hanya 10% daritotal kuantitas, tapi mencakup 50%dari total nilai persediaan

Kelas B: mencakup 30% dari total

kuantitas, tapi mencakup 30% daritotal nilai persediaan

Kelas C: mencakup 60% dari totalkuantitas, tapi mencakup 20% dari

total persediaan


25/28

Just In Time

Tujuannya adalah meminimalkantingkat persediaan, jika dapat hinggake titik nol.

Di Jepang populer dengan sistemKambandalam sistem ini bahanbaku yang dibutuhkan datang hanyabeberapa jam sebelum digunakan

atau masuk ke proses produksikonsekuensinya suplier harus beradadekat dengan RS atau pabrik danmembutuhkan koordinasi yang tinggi

antara RS dengan suplier


26/28

Sistem Pengendalian

Dengan Komputer

Dalam sistem ini komputer mencatatpersediaan awal, dan jika terjadipenjualan komputer secara otomatismencatat dan memperbaharui posisipersediaanjika persediaanmencapai batas tertentu komputerakan secara otomatis memesanbahan baku ke supliercontohpengguna Wal-Mart


27/28

Material Requirement

Planning

Sistem ini merupakan pengembangansistem komputer, dalam sistem inisistem produksi dan persediaandikoordinasikan dengan kebutuhanproduksi. Komputer akanmengkoordinasikan aktivitas produksiuntuk menghasilkan skedul produksidan kapan kebutuhan bahan produksitertentu datang


28/28

Mengevaluasi kinerja

Persediaan

Rasio yang digunakan untuk

mengevaluasi kinerja persediaan

adalah perputaran persediaan(inventory Turnover) yaitu:

Total Pendapatan Operasi

Persediaan

Mengelola Bahan Baku

Documents