Definisi: Persediaan merupakan simpanan material yang berupa
bahan mentah, barangdalam proses dan barang jadi.Inventory meliputi
semua barang yang dimiliki perusahaan pada saat tertentu,
dengantujuan untuk dijual kembali atau dikomsumsikan dalam siklus
operasi normal perusahaansebagai barang yang dimiliki untuk dijual
atau diasumsikan untuk dimasa yang akan datang.Menurut Koher,Eric
L.A. Inventory adalah : " Bahan baku dan penolong, barangjadi dan
barang dalam proses produksi dana barang-barang yang tersedia, yang
dimilikidalam perjalanan dalam tempat penyimpanan atau
konsinyasikan kepada pihak lain padaakhir periode".Secara umum
pengertian Inventory adalah merupakan suatu aset yang ada
dalambentuk barang-barang yang dimiliki untuk dijual dalam operasi
perusahaan maupunbarang-barang yang sedang di dalam proses
pembuatan.Klasifikasi InventoriAda beberapa macam klasifikasi
inventori, menurut Dobler at al, ada beberapa klasifikasi inventori
yang digunakan oleh perusahaan, antara lain [3]: Inventori
ProduksiYang termasuk dalam klasifikasi invetori produksi adalah
bahan baku dan bahan-bahan lain yang digunakan dalam proses
produksi dan merupakan bagin dari produk. Inventori MRO
(Maintaintenance, Repair, and Operating supplies)Yang termasuk
dalam katagori ini adalah barang-barang yang digunakan dalam proses
produksi namun tidak merupakan bagian dari produk. Inventori
In-ProcessYang termasuk dalam katagori inventori ini adalah produk
setengah jadi. Produk yang termasuk dalam katagori inventori ini
bisa ditemukan dalam berbagai proses produksi. Inventori
Finished-goodsSemua produk jadi yang siap untuk dipasarkan termasuk
dalam katagori inventori finished goods. Persediaan bahan baku
adalah barang-barang berwujud yang dimiliki dengan tujuan untuk
diproses menjadi barang jadi. Persediaan barang dagangan adalah
barang-barang yang dibeli dan dimiliki oleh perusahaan dagang untuk
dijual kembali. Salah satu perlunya inventory dilaksanakan dengan
baik yaitu mengetahui secara pasti harga pokok dari barang-barang
dagangan yang terjual. Disamping itu untuk menjamin lancarnya arus
lintas barang maka perlu diadakan pencatatan terhadap segala
penerimaan barang yang berasal dari supplier,barang yang dipesan
oleh langganan, barang yang terjual, barang yang dikembalikan oleh
langganan dan penyesuaian-penyesuaian (adjusment) terhadap
barang.Alasan Memiliki PersediaanSecara umum alasan untuk memiliki
persediaan adalah sebagai berikut :1. Untuk menyeimbangkan biaya
pemesanan atau persiapan dan biaya penyimpanan.2. Untuk memenuhi
permintaan pelanggan, misalnya menepati tanggal pengiriman.3. Untuk
menghindari penutupan fasilitas manufaktur akibat :a. Kerusakan
mesinb. Kerusakan komponenc. Tidak tersedianya komponend.
Pengiriman komponen yang terlambat4. Untuk menyanggah proses
produksi yang tidak dapat diandalkan.5. Untuk memanfaatkan diskon6.
Untuk menghadapi kenaikan harga di masa yang akan
datang.Pengendalian persediaan: aktivitas mempertahankan jumlah
persediaan pada tingkat yang dikehendaki. Pada produk barang,
pengendalian persediaan ditekankan pada pengendalian material. Pada
produk jasa, pengendalian diutamakan sedikit pada material dan
banyak pada jasa pasokan karena konsumsi sering kali bersamaan
dengan pengadaan jasa sehingga tidak memerlukan persediaan.Akibat
kelebihan persediaan:Beban bunga meningkatBiaya penyimpanan dan
pemeliharaanResiko rusakKualitas menurun.Akibat kekurangan
persediaan:Proses produksi tergangguAda kapasitas mesin yang tidak
terpakaiPesanan tidak dapat terpenuhi.Jenis jenis persediaan :Bahan
mentahBarang dalam prosesBarang jadiSafety stockMerupakan
persediaan minimal yang harus ada agar perusahaan dapat berjalan
normal. Semakin besar safery stock maka perusahaan kemungkinan
khabisan persedian akna semakin kecil.Safety stock adalah istilah
yang digunakan oleh spesialis persediaan untuk menggambarkan
tingkat stok tambahan yang dipertahankan di bawah siklus saham
untuk penyangga terhadap tockouts. Safety Stock (juga disebut
Buffer Stock) ada untuk menghadapi ketidakpastian dalam penawaran
dan permintaan. Safety stock didefinisikan sebagai unit tambahan
persediaan dibawa sebagai perlindungan terhadap kemungkinan
stockouts (kekurangan bahan baku atau kemasan). Dengan memiliki
jumlah yang memadai safety stock di tangan, sebuah perusahaan dapat
memenuhi permintaan penjualan yang melebihi perkiraan permintaan
mereka tanpa mengubah rencana produksi mereka.
Economic Order Quantity (EOQ)Model Economic Order Quantity atau
Economic Lot Size (ELS) adalah salah satu teknik pengendalian
persediaan yang paling tua dan yang paling dikenalsecara luas.
Model ini dapat digunakan baik untuk barang-barang yang
dibelimaupun yang diproduksi sendiri. Model EOQ adalah nama yang
digunakan untukbarang-barang yang dibeli, sedangkan ELS digunakan
untuk barang-barang yangdiproduksi sendiri (Handoko, 2008).Model
ini mudah digunakan namun harus dapat memenuhi beberapa
asumsiseperti (Heizer dan Render, 2006):1. Pemintaan diketahui,
tetap dan bebas.2. Waktu tunggu yaitu waktu antara pemesanan dan
penerimaan pesanan diketahui dan konstan.3. Penerimaan persediaan
bersifat instan dan selesai seluruhnya. Dalam katalain, persediaan
dari sebuah pesanan datang dalam satu kelompok padasuatu waktu.4.
Tidak tersedia diskon kuantitas.5. Biaya variabel hanya biaya untuk
menyiapkan atau melakukan pemesanan (biaya penyetelan) dan biaya
menyimpan persediaan dalam waktu tertentu (biaya penyimpanan atau
membawa).6. Kehabisan persediaan (kekurangan persediaan) dapat
sepenuhnya dihindarijika pemesanan dilakukan pada waktu yang
tepat.
Sistem Pengendalian Persediaan Bahan Baku pada PT Petrokimia
Gresik
Perhitungan jumlah persediaan bahan baku yang digunakan oleh
perusahaan dilakukan secara periodik yaitu setiap awal bulan.
Setiap awal bulan sebelum perusahaan akan melakukan produksi,
perusahaan melakukan perhitungan persediaan akhir. Pencatatan
administrasi persediaan dilakukan setiap ada mutasi bahan baku
sebagai akibat adanya pembelian maupun pemakaian bahan baku
tersebut. Bahan baku yang digunakan oleh perusahaan perlu dilakukan
pengawasan kualitas terhadap bahan baku terscbut. Pengawasan
kualitas bahan baku dilakukan ketika bahan baku tersebut datang ke
perusahaan dan sebelum digunakan dalam proses produksi. Bagian yang
bertugas dalam mengawasi kualitas bahan baku adalah PT Sucofindo
(perusahaan yang ditunjuk oleh PT Petrokimia untuk mengawasi
kualitas bahan baku) dan bagian dari PT Petrokimia Gresik itu
sendiri.Waktu tunggu yang diperlukan perusahaan (lead time) untuk
menerima pesanan bahan baku adalah bervariasi. Untuk bahan baku
phosphate rock memerlukan waktu 10 hari untuk perjalanan kapal dari
Cina ke Gresik, jadi total lead time yar:.g diperiukan dari
pemesanan hingga bahan baku datang adalah 1 bulan. Sedangkan bahan
baku asam fosfat memerlukan waktu 30 hari dalam perjalanan kapal,
jadi total lead time yang diperlukan adalah 2 bulan. Sedangkan
untuk asam sulfat hanya memerlukan waktu 1 hari. Pemakaian bahan
baku yang dilaksanakan perusahaan dilakukan dengan sistem FIFO
(first in first out). Pada sistem ini yang pertama kali masuk
gudang, maka yang pertama kali digunakan untuk produksi. Akan
tetapi pada kenyataannya tidak dapat berjalan sesuai dengan harapan
perusahaan. Karena jika telah masuk gudang akan sulit dilakukan
pengawasan bahan baku, mana yang pertama kali masuk dan mana yang
terakhir kali masuk. Hal itu dikarenakan bentuk atau wujud dari
bahan baku tersebut.
Tabel 1. Banyaknya Jumlah Pemesanan, Kuantitas Pemesanan dan
Persediaan Rata-rata yang digunakan oleh Perusahaan, Tahun 2003
Angka-angka pada Tabel, selama periode Januari-Desember 2003 PT
Petrokimia Gresik melakukan pemesanan untuk bahan baku phosphate
rock sebanyak sembilan kali dengan jumlah pesanan 700,000 ton,
kuantitas per pesanan bervariasi antara 40,000-70,000 ton.
Pemesanan untuk bahan baku asam fosfat dilakukan sebayak tiga kali
dengan jumlah pesanan sebanyak 257,000 ton, dengan kuantitas
pemesanan bervariasi antara 20,000-40,000 ton. Sedangkan untuk bah
an baku asam sulfat frekuensi pemesanannya sebanyak dua belas kali,
dengan kuantitas per pesanan berkisar antara 5,000-15,000 ton.
Biaya persediaan yang dihasilkan akibat metode yang digunakan
perusahaan untuk masingmasing bahan baku tersebut.
Tabel 2. Biaya Persediaan Bahan Baku Berdasarkan Kebijakan PT
Petrokimia Gresik Tahun 2003Berdasarkan Tabel 2 di atas, biaya
pemesanan phosphate rock adalah paling besar dibandingkan dengan
bahan baku lain. Biaya pemesanan paling rendah adalah bahan baku
asam sulfat dibandingkan dengan bahan baku lainnya. Sedangkan untuk
biaya penyimpanan phosphate rock lebih rendah dibandingkan dengan
biaya penyimpanan asam fosfat. Biaya penyimpanan yang paling rendah
adalah biaya penyimpanan asam sulfat. Berdasarkan biaya persediaan
yang dikeluarkan perusahaan, untuk bahan baku phosphate rock adalah
USS2,142,000. Sedangkan untuk bahan baku asam fosfat biaya
persediaannya adalah US$ 3,840,000 dan biaya persediaan untuk asam
suifat adalah USS 1,188,000.
A. Pengendalian Biaya Persediaan Bahan Baku dengan Metode
Material Requirement Planning teknik Lotfor LotMetode pengendalian
persediaan bahan baku lot for lot, menghendaki jumlah pemesanan
tepat sebesar kebutuhan bersih dalam suatu periode. Besarnya
pemesanan tersebut diharapkan 'mernenuhi kebutuhan bahan baku guna
lancarnya suatu proses produksi. Pada akhir periode 2002,
perusahaan memiliki persediaan akhir untuk masing-masing bahan
baku, yang dapat digunakan sebagai persediaan awal pada tahun 2003.
Dengan menggunakan metode tersebut, dapat dilakukan perencanaan
pemesanan bahan baku sebesar kebutuhan bersih, yaitu kebutuhan
kotor dikurangi dengan persediaan di tangan.Bahan baku phosphate
rock, pacta bulan Januari 2003 mempunyar persediaan di tang an
sebesar 56,332 ton sedangkan yang dibutuhkan adalah sebesar G6,000
ton. Sehingga perusahaan harus melakukan perencanaan pemesanan
sebesar 9,668 ton pada bulan Desember 2002. Pada bulan Februari
2003 perusahaan membutuhkan bahan baku phosphate rock sebesar
50,000 ton, maka perusahaan dapat melakukan pemesanan bahan baku
tersebut pada bulan Januari 2003 sebesar kebutuhan kotor tersebut.
Pada bulan Januari 2003, bahanbaku asam fosfat mempunyai persediaan
di tangan sebesar 26,649 ton, sedangkan perusahaan membutuhkan
bahan baku asam fosfat sebesar 16,000 ton. Sehingga perusahaan
tidak periu melakukan pemesanan bahan bahan baku lagi. Pada bulan
Januari 2003, persediaan akhirnya menjadi 10,649 ton, maka jumlah
tersebut tidak cukup untuk memenuhi kebutuhan bahan baku dalam
proses produksi. Perusahaan perlu melakukan pemesanan bahan baku
sebesar3,3 51 ton, dan dapat dilakukan pemesanan pada bulan
Desember 2002.Sedangkan untuk bahan baku asam sulfat, memiliki
persediaan akhir pada periode 2002 sebesar 10,695 ton. Persediaan
akhir tersebut dapat memenuhi kebutuhan bahan baku dalam proses
produksi Januari 2003. Pada periode Februari 2003, persediaan di
tangan menjadi 3,695 ton, sehingga tidak dapat memenuhi kebutuhan
bahan baku. Maka perusahaan perlu melakukan pemesanan bahan baku
sebesar 2,305 ton dan dilakukan pada bulan Februari2003. Banyaknya
Pemesanan, kuantitas pesanan dan persediaan rata-rata dengan
menggunakan metode MRP teknik lot/or lot.Berdasarkan perhitungan
dengan menggunakan metode material requirement planning teknik
lot/or lot, pemesanan untuk bahan baku phosphate rock dilakukan
sebanyak dua belas kali dengan jumlah pemesanan sebesar 634.668
ton. Kuantitas pemesanan sangat bervariasi yaitu sebesar
9,668-65,000 ton. Sedangkan untuk bahan baku asam fosfat, pemesanan
bahan baku dilakukan sebanyak sebelas kali dalarn jumlah pemesanan
sebesar 230.351 ton. Pemesanan dilakukan dalam jumlah berbeda-beda
antara 3.351-28.000 ton. Pernesanan bahan baku asarn sulfat dalam
periode 2003 dapat dilakukan sebesar sebelas kalidengan jumlah 101,
105 ton. Kuantitas pemesanan sangat berbeda-beda antara
2,305-12,000 ton. Dalam perhitungan dengan metode tersebut, rnaka
akan timbul biaya persediaan seperti pada Tabel 3.Berdasarkan Tabel
3 dapat diketahui jurnlah biaya penyimpanan untuk bahan baku
phosphate rock tidak sarna dengan nol. Hal ini dikarenakan pada
bahan baku phosphate rock rnerniliki persediaan di tangan. Walaupun
pada teknik lot for lot perusahaan dapat rnernesan bahan baku
sebesar kebutuhan bersih. Akan tetapi, bahan baku tiba di
perusahaan pada awal bulan dan habis di akhir bulan, sehingga dalam
satu bulan tersebut perusahaan rnemiliki persediaan di tangan.
Biaya persediaan untuk bahan baku asam fosfat sebesar US$
5,704,000. Biaya persediaan tersebut terdiri dari biaya pemesanan
sebesar US$ 3,520,000 dan biaya penyimpanan dengan jumlah US$
2,184,800. Sedangkan untuk bahan baku asam sulfat, biaya
persediaannya sebesar US$ 871,800. Biaya tersebut terdiri dari
biaya pemesanan sebesar US$ 759,000 dan US$ 112,800 untuk biaya
penyimpanan.
Tabel 3. Biaya Persediaan Bahan Baku dengan Metode Material
Requirement Planning teknik Lot For Lot
Tabel 4. Banyaknya Pemesanan, Kuantitas Pesanan, dan Persediaan
Rata-rata Metode MRP teknik Lot For Lot
B. Pengendalian Biaya Persediaan Metode Material Requirement
Planning Teknik Economic Order Quantity (EOQ)Teknik EOQ, pesanan
dilakukan berdasarkan jumlah kelipatan EOQ dan lebih besar dari
kebutuhan EOQ. Untuk mendapatkan hasil dari EOQ, maka digunakan
rumus ,dengan C adalah biaya pernesanan per pesanan, R adalah
jumlah pemakaian bahan baku dalam setahun, dan H adalah biaya
penyimpanan per unit per tahun.Persediaan awal pada bulan Januari
2003, untuk bahan baku phosphate rock adalah 56.332 tOG. Jumlah
tersebut tidak dapat memenuhi kebutuhan pemakaian dalarn bulan
Januari, maka diperlukan pemesanan bahan baku tersebut sebanyak
jumlah EOQ yaitu 65.400 ton. Pelaksanaan pemesanan dapat dilakukan
pada bulan Desember 2002. Dengan jumlah seperti itu maka akan ada
persediaan di tangan untuk bulan Februari 2003 yaitu sebanyak
55.732 ton. Sehingga pada bulan Februari 2003 tidak perlu dilakukan
pemesanan terhadapbahan baku itu, karena telah cukup untuk memenuhi
permintaan bahan baku. Bahan baku asam fosfat, memiliki persediaan
awal untuk bulan Januari 2003 sebesar 26.649 ton. Jumlah tersebut
cukup untuk memenuhi permintaan bahan baku untuk bulan Januari
2003, sehingga tidak perlu dilakukan pemesanan bahan baku. Pada
bulan Februari 2003, asam fosfat yang tersedia hanya sebesar 10.649
ton, maka perIu dilakukan pemesanan bahan baku tersebut dengan
jumlah 29.300 ton. Pelaksanaan pemesanan dapat dilakukan pada bulan
Desember 2002. Sedangkan untuk bahan baku asam sulfat, persediaan
awal sebesar 10.695 ton. Jumlah tersebut dapat memenuhi permintaan
pemakaian bahan baku untuk bulan januari yaitu sebesar 7.000 ton.
Maka untuk bulan Februari, persediaan ditangan menjadi 3.695 ton.
Jumlah tersebut tidak dapat memenuhi permintaan pemakaian bahan
baku yaitu sebesar 6.000 ton. Untuk memenuhi perrnintaan tersebut,
perlu ilakukan pernesanan bahan baku sebesar 25.350 ton.
Pelaksanaan pesanan tersebut dapat dilakukan pada bulan Februari
2003.Berdasarkan perhitungan dengan menggunakan rnetode material
requirement planning teknik economic order quantify, dapat
diketahui bahwa untuk bahan baku phosphate rock rnemiliki jumlah
EOQ sebesar 65.400 ton. Pemesanan bahan baku tersebut dapat
dilakukan sebanyak sepuluh kali, dengan jumlah total pemesanan
sebesar 654.000 ton. Jumlah EOQ untuk bahan baku asam fosfat adalah
29.269 ton. Dengan jumlah tersebut, pemesanan bahan baku untuk asam
fosfat dapat dilakukan sebanyak delapan kali, dengan total pesanan
sebesar 234.400 ton. Bahan baku asam sulfat, rnemiliki jumlah EOQ
sebesar25.354 ton. Pemesanan bahan baku asam sulfat dalam periode
2003 dilakukan sebanyak empat kali, dengan jumlah 101.400 ton.
Berdasarkan tabel 6, biaya persediaan untuk bahan baku phosphate
rock sebesar US$ 2,150,000. Biaya tersebut terdiri dari biaya
pemesanan dengan jumlah US$ 1,100,000 dan US$ 1,050,000 untuk biaya
penyimpanan. Bahan baku asarn fosfat memiliki biaya persediaan
sebesar US$ 3,830,304. Biaya itu terdiri dari US$ 2,560,000 untuk
biaya pemesanan dan US$ 1,270,304 untuk biaya penyirnpanan.
Sedangkan biaya persediaan bahan haku asam sulfat sebesar US$
406,240. Biaya persediaan tersebut berasal dari US$ 276,000 untuk
biaya pemesanan dan biaya penyimpanan sebesar LJS$ 130,240.
Tabel 5. Biaya Persediaan Bahan Baku dengan Metode Material
Requirement Planning teknik Economic Order Quantity (EOQ) pada PT
Petrokimia Gresik Tahun 2003
Tabel 6. Banyaknya Pemesanan, Kuantitas Pesanan, dan Persediaan
Rata-rataMetode MRP teknik EOQ
C. Pengendalian Biaya Persediaan Metode Material Requirement
Planning Teknik Part Period Balancing (PPB)Jumlah pesanan pada
teknik PPB dilakukan sesuai dengan kebutuhan kotor pada suatu
periode yang digabungkan. Penggabungan tersebut dilakukan pada
gabungan peri ode yang berurutan yang memiliki nilai kumulatif
bagian periode yang mendekati nilai Economic Part Periode (EPP).
Gabungan periode yang dipilih adalah bagian kumulatif bagian
periodenya yang lebih besar dan paling dekat dengan nilai EPP.
Untuk mendapatkan nilai EPP, dapat digunakan rumus: EPP = C/H, C
adalah biaya pesan per pesanan dan H adalah biaya penyimpanan per
unit per periode. Sedangkan nilai kumulatif bagian periode dihitung
dengan cara mengalikan persediaan ekstra yang ditanggung dengan
peri ode yang ditanggung. Banyaknya jumlah pemesanan, kuantitas
pesanan dan persediaan rata-rata dengan menggunakan metode material
requirement planning teknik part periode balancing dapat dilihat
dari berdasarkan rumus di atas, nilai EPP untuk bahan baku
phosphate rock adalah 36.667 ton. Periode yang digabungkan adalah
Januari dengan Februari, Maret dengan April, Mei dengan Juni, Juli
dengan Agustus, September dengan Oktober, dan November dengan
Desember. Sehingga frekuensi pemesanan dilakukan enam kali, dengan
jumlah pesanan 643.668 ton. Bahan baku asam fosfat, memiliki nilai
EPP sebesar 20.000 ton. Periode yang dapat digabungkan adalah
Februari sampai dengan Maret, April sampai dengan Mei, Juni sampai
dengan Juli, Agustus sampai dengan September, Oktober sampai dengan
November, dan Desember. Pemesanan terhadap asam fosfat dapat
dilakukan sebanyak enam kali dalam periode 2003, dengan jumlah
total pemesanan 230.351 ton. Sedangkan untuk asam sulfat memiliki
EPP sebesar 34.500 ton. Bulan Februari sampai dengan April, Mei
sampai dengan Juli, Agustus sampai dengan Oktober, dan November
sampai dengan Desember adalah periodeperiode yang dapat
digabungkan. Sehingga dapat diketahui banyak pemesanan yang dapat
dilakukan adalah empat kali dengan jumlah pemesanan 101.105 ton.
Perhitungan tersebut, dapat diketahui biaya persediaan yang timbul
dapat dilihat dalam Tabel 8.Tabel 8 menunjukkan bahwa biaya
persediaan untuk phosphate rock adalah US$ 1,216,500. Biaya
persediaan tersebut terdiri dari biaya pemesanan sebesar US$
660,000 dan biaya penyimpanan sebesar US$ 556,500. Asarn fosfat
memiliki biaya persediaan sebesar US$ 2,845,192. Biaya tersebut
diperoleh dari US$ 1,920,000 untuk biaya pemesanan dan US$ 925,192
untuk biaya penyimpanan. Sedangkan biaya pesediaan untuk asam
sulfat adalab US$ 374,795. Biaya tersebut terdiri dari US$ 276,000
untuk biaya pemesanan dan US$ 98,795 untuk biaya penyirnpanan.
Tabel 7. Banyaknya Pemesanan, Kuantitas Pesanan, dan Persediaan
Rata-rataMetode MRP Teknik PPB
Tabel 8. Biaya Persediaan Bahan Baku dengan Metode Material
Requirement Planning Teknik Part Periode Balancing (PPB) pada PT
Petrokimia Gresik, Tahun 2003.