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Memoria:

Proyecto Implementación del

Sistema de Código de Barras en

el Sector Público

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Seminario:

Proyecto de implementación del Sistema de Código de Barras en el Sector Público: en la eficiencia de la optimización de recursos

17 de Abril, 2013

Programa de la Actividad

Hora Actividad

8:00 Registro de participantes y entrega de materiales

8:15 Bienvenida e inauguración a cargo de los organizadores

Sr. Guillermo Varela, Director Ejecutivo Asociación GS1 Costa Rica Sra. Mayela Cubillo Mora, Directora de CICAP

8:30 Conferencia: qué es, cómo funciona y para qué sirve La utilización del Código de barras en el mundo y Costa Rica El Código de Barras: Principios para su utilización Los beneficios y la aplicación del Código de Barras y otras herramientas GS1 en las organizaciones

Expositor: MBA. Guillermo Varela, Director Ejecutivo Asociación GS1 Costa Rica

9:45 Desayuno 10:30 Panel: Casos de Éxito de los Estándares GS1 en la Administración Pública: TSE,

ICE y CCSS Moderador: M. Sc. Eduardo Bravo, Consultor Asociado CICAP

Panelistas:

• Lic. María Auxiliadora Protti Quesada: Caso Tribunal Supremo de elecciones: Manejo de material electoral con tecnología RFID.

• Ing. Miguel Antonio Salas Araya: Caso Caja Costarricense del Seguro Social: Sector Salud: Fabricas de Producción y Almacén.

• Lic. Jorge Carranza Vargas: Caso Instituto Costarricense de Electricidad. Automatización de almacenes con código de barras.

11:30 Conferencia de Cierre: Trazabilidad y los Sistemas de Gestión de la Calidad

Expositor: Expositor: Ing. Bernal Picado Argüello, Consultor/Asociado CICAP

12:30 Cierre y entrega de certificados

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Contenido

Conferencia Inaugural: ¿Qué es, cómo funciona y para qué sirve? .................................................... 4

Panel: Casos de Éxito de los Estándares GS1 en la Administración Pública: TSE, ICE y CCSS ............. 7

Manejo de material electoral con tecnología RFID. ........................................................................ 7

Sector Salud: Fabricas de Producción y Almacén ............................................................................ 8

Automatización de almacenes con código de barras. ..................................................................... 8

Conferencia de Cierre: Trazabilidad y los Sistemas de Gestión de la Calidad ................................... 10

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Presentación

El presente documento pretende dar a conocer sobre los sobre los beneficios y retos de la utilización del código de barras y otros estándares GS1 para aumentar la competitividad en el sector público costarricense y las organizaciones de la economía social, por medio de la implementación de las estándares internacionales y mejores prácticas, permitiendo reducir costos y aportando mayor valor a todos los participantes de la cadena de abastecimiento.

El seminario fue realizado el 17 de abril del 2013 en las instalaciones del Centro de Investigación y Capacitación de la Administración Pública (CICAP).

Dicha actividad se realizó con la colaboración del Centro de Investigación y Capacitación de la Administración Pública (CICAP) de la Universidad de Costa Rica y la Asociación GS1 Costa Rica.

La actividad se llevó a cabo con la colaboración de la Sra. Mayela Cubillo Mora, Directora CICAP; Sr. Guillermo Varela, Director Ejecutivo Asociación GS1 Costa Rica; Sr. Eduardo Bravo, Consultor Asociado CICAP; Sra. María Auxiliadora Protti Quesada, representante del Tribunal Supremo de Elecciones; Sr. Miguel Antonio Salas Araya, representante Caja Costarricense del Seguro Social, Sr. Jorge Carranza Vargas, representante del Instituto Costarricense de Electricidad y Sr. Rafael E. Chinchilla, Consultor Asociado CICAP.

La organización de la actividad estuvo cargo de Esteban Mora, Profesor-Investigador de la Universidad de Costa Rica; Carlos Montero, Gestor de proyectos Diseño y Desarrollo del CICAP y Marianela Sánchez, Ejecutiva de Eventos y Capacitaciones de la Asociación GS1 Costa Rica.

Redactado por:

Marianella Araya Araya

Directora de Desarrollo de Negocios, GS1 Costa Rica

Editado por:

Carlos Montero Corrales

Gestor de Proyectos de Diseño y Desarrollo, CICAP-UCR

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Conferencia Inaugural: ¿Qué es, cómo funciona y para qué sirve?

Expositor

Sr. Guillermo Varela, Director Ejecutivo Asociación GS1 Costa Rica Hace 40 años, los líderes de la industria se reunieron para crear una forma única para la identificación de productos, naciendo así lo que hoy en día conocemos como Código de Barras GS1. Lo que comenzó como una herramienta para acelerar el proceso de pago en las cajas de los supermercados, se ha convertido hoy en una herramienta capaz de facilitar procesos en un almacén, inventarios, trazabilidad y otros procesos como lo es el manejo de material electoral. Los estándares GS1 se han extendido aún más y con el paso del tiempo se han desarrollado diversas soluciones, acorde a las necesidades de las diversas industrias y comercios, convirtiéndose así en un estándar abierto y multisectorial. Y es que el sistema de codificación GS1 funciona como una cédula de identidad para la identificación, sin embargo su uso no termina ahí, este también puede ser utilizado para la identificación de personal, localizaciones, paletas de mercadería, cajas, bultos, activos (fijos y retornables), entre otros.

Fuente: Varela, G. (2013). Conferencia Inaugural: ¿Qué es, cómo funciona y para qué sirve? Seminario: Proyecto de implementación del Sistema de Código de Barras en el Sector Público: en la eficiencia de la optimización de recursos. Asociación Internacional GS Uno Costa Rica. Centro de Investigación y Capacitación en Administración Pública, Universidad de Costa Rica.

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Fuente: Varela, G. (2013). Conferencia Inaugural: ¿Qué es, cómo funciona y para qué sirve? Seminario: Proyecto de implementación del Sistema de Código de Barras en el Sector Público: en la eficiencia de la optimización de recursos. Asociación Internacional GS Uno Costa Rica. Centro de Investigación y Capacitación en Administración Pública, Universidad de Costa Rica.

Fuente: Varela, G. (2013). Conferencia Inaugural: ¿Qué es, cómo funciona y para qué sirve? Seminario: Proyecto de implementación del Sistema de Código de Barras en el Sector Público: en la eficiencia de la optimización de recursos. Asociación Internacional GS Uno Costa Rica. Centro de Investigación y Capacitación en Administración Pública, Universidad de Costa Rica.

Los cuales debidamente administrados en los sistemas de información permiten tener un flujo de información importante para la toma de decisiones y el control de las diversas actividades que se realizan en una organización del cualquier tamaño e índole. GS1 a nivel con base a las necesidades de las distintas industrias y comercios ha desarrollado una serie estándares para solucionar esos requerimientos, dentro de los estándares desarrollados se pueden mencionar:

• GTIN 13: Estándar para identificar artículo que compra el consumidor final en un punto de venta (productos en góndola).

• GTIN 14: Estándar de identificación para la unidad de distribución (cajas o bultos) que señala el producto y la cantidad de unidades de consumo agrupadas, no facilita información adicional para la trazabilidad

• GS1 128: Estándar de identificación complementario del GTIN que permite mediante códigos de barras concatenados la identificación

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de información logística, como números de lote, fechas de vencimiento, entre otros.

• GS1 Datamatrix: Estándar de identificación que permite mediante códigos de barras concatenados la identificación de información logística, como números de lote, fechas de vencimiento, entre otros, sin embargo este es un código bidimensional, que en menor espacio almacena más datos.

• Código Electrónico de Productos “EPC”: Nuevo estándar global de identificación, que utiliza un chip para guardar los datos, mismos que son leídos por antenas vía radiofrecuencia, es un número único y estándar mundial para cada unidad física.

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Panel: Casos de Éxito de los Estándares GS1 en la Administración Pública: TSE, ICE y CCSS

Moderador

M. Sc. Eduardo Bravo, Consultor/Asociado CICAP

Panelistas

Lic. María Auxiliadora Protti Quesada: Caso Tribunal Supremo de elecciones

Ing. Miguel Antonio Salas Araya: Caso Caja Costarricense del Seguro Social

Lic. Jorge Carranza Vargas: Caso Instituto Costarricense de Electricidad

Día a día las organizaciones buscan cómo optimizar sus procesos con el fin de obtener ahorros en tiempo y dinero, además de la generación de indicadores de gestión que les permitan cumplir con requisitos requeridos acorde a su gestión.

Y es que por más de 19 años la Asociación GS1 Costa Rica ha promovido tanto en instituciones públicas y privadas que estás implemente las mejores prácticas logísticas.

Manejo de material electoral con tecnología RFID. Lic. María Auxiliadora Protti Quesada, Tribunal Supremo de Elecciones (TSE).

En septiembre del 2009, es emitido un nuevo código electoral el cual en su artículo 247, establece un plazo para la interposición de demandas de nulidades de tres días a partir del recibo de la documentación electoral en el TSE.

En el territorio nacional se establecen alrededor de 7000 juntas receptoras de votos por lo que la noche de las elecciones a eso de las 7:30 p.m – 8:00 a.m. si inicia el recibo del material y el proceso tiene un pico a eso de las 11:00 p.m. – 2:00 a.m. donde aproximadamente 100 personas realizan la descarga de camiones con ese material.

Sin embargo en ese punto y acorde al código electoral si debían anotar la entrada de cada bolsa de material una a una, con el número de mesa, lugar de procedencia y hora de ingreso momento desde el cual empieza a correr el plazo para las impugnaciones, el proceso de volvía completamente manual y engorroso por lo que el TSE no hubiera podido cumplir plazo establecido.

A partir de lo anterior el TSE inicio la búsqueda de soluciones para poder automatizar el proceso y de esta forma agilizar la salida y recibo del material electoral, en donde la Asociación GS Uno le asesoró acerca de las soluciones disponibles, a partir de ahí se evaluó la factibilidad el proyecto, se capacitó a los involucrados en el proyecto y se realizaron las pruebas correspondientes

La solución idónea fue el uso de un Chip llamado Código Electrónico de Productos “EPC” que captura la información vía Radiofrecuencia.

Con el uso del chip se asoció cada bolsa (tula) de material electoral a una junta de votos específica, en donde se registró el nombre de la junta, el distrito electoral, el distrito administrativo, cantón y la provincia, con lo cual pudieron asegurar la hora de entrada del material electoral de cada una de las juntas de votos desde la misma noche de las elecciones hasta el día jueves que se recibe el material de la última junta.

En el proyecto se tuvieron que evaluar una serie de aspectos importantes como el manejo de bases de datos, la inversión, el equipo que debían comprar y las especificaciones técnicas del mismo, la resistencia del chip a utilizar (golpes y agua), entre otros, sin embargo lo más importante radico en la búsqueda de información, el apoyo técnico y el impacto en la democracia.

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Para el 2014 se espera que ya no solamente la bolsa de material electoral (tula) sea la que lleve el “EPC” sino que también lo porte el padrón electoral, además esta misma tecnología será utilizada para identificar los expedientes del programa de financiamiento de partidos políticos, los cuales normalmente son cajas con documentos que se deben archivar y folear, al tratarse material muy sensible su manejo debe ser muy estricto por lo que cada folder será etiquetado con un EPC.

Sector Salud: Fabricas de Producción y Almacén Ing. Miguel Antonio Salas Araya, Caja Costarricense de Seguro Social

La CCSS almacena y distribuye insumos médicos y medicamentos a través de los 3 centros de distribución que posee, su distribución es de aproximadamente ¢128.000.000.000 por año, tienen un inventario permanente de ¢36.000.000.000 y presupuesto de operación de ¢3.900.000.000.

Actualmente los insumos y medicamentos se reciben codificados, identifican unidad de consumo, unidad de distribución y han llegado hasta el GS1-128, el cual les permite manejar números de lote, fechas de vencimiento y números de orden de compra y su objetivo es llegar al GS1 Datamatrix para luego llegar al consultorio médico y los pacientes.

Con el proyecto la CCSS buscaba automatizar los alistos y despachos de los pedidos de los centros médicos, la toma de inventarios, el registro y monitoreo de la trazabilidad de los productos y la automatización del inventario por lote y vencimiento.

Dentro de los principales retos a los que se enfrentaros fueron el definir un estándar mundial para la identificación de los productos, lograr que los proveedores entendieran que la identificación con código de barras no era un costo adicional, sino que le permitía a ellos y a la CCSS tener un identificación para el registro de los distintos procesos de almacenamiento y además el cambio en la cultura interna en donde los procesos de automatizaron y se dejó de hacer registros en papel.

En el proceso previo a la implementación del proyecto la CCSS busco en el mercado las diversas soluciones que pudiesen utilizar, en donde asesorados por la Asociación GS1 Costa Rica lograron definir el estándar internacional a utilizar dado que la CCSS compra en cualquier parte del mundo, este fue solicitado para proveedores extranjeros, costarricenses y a los internos, ya que cuenta con laboratorios propios, fábrica de ropa y una imprenta.

Finalmente la CCSS con el proyecto logró tener una mayor calidad de la información, la mejora de los procesos de alisto, automatización de los procesos y además con el mismo recurso humano lograron hacerse cargo de la administración total del almacenamiento, que por 4 años fue subcontrataron el servicio.

Automatización de almacenes con código de barras. Lic. Jorge Carranza Vargas, Instituto Costarricense de Electricidad.

El ICE cuenta con un gran volumen de inventarios, en donde tienen productos de todo tipo, repuestos de maquinarias, centrales telefónicas, insumos, entre otros.

En el proceso de almacenamiento que poseía el ICE anteriormente las ubicaciones eran fijas, por lo que al recibir un ingreso si este no cabía en el espacio disponible, se tenía que correr todos los materiales e identificaciones a otros espacios, ya que todos los ítems del ingreso debían colocarse juntos, lo cual era un trabajo que tomaba su tiempo, además de que realizaban la rotulación con marcador y si se trataban de productos nuevos debían hacer colillas a máquina para poder identificarlo.

Por otro lado en el proceso de alisto se imprimía un documento que indicaba donde estaba ubicado el material, lo cual acarreaba un gasto significativo, además de que la

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toma física de inventario se realizaba mediante la impresión de listas de más de 9.000 items.

En el proceso la institución tuvo una serie de etapas necesarias para llegar a la codificación de cada uno de los ítems, el primero de ellos fue el loteo el cual constaba de identificar los lotes de todos los ingresos de material y equipos que ingresaban al almacén, los cuales pueden hacer ingresos totales o parciales y cada uno genera un número de lote distinto.

La siguiente etapa fue la del mapeo de las ubicaciones, en la cual se tiene estantería, piso y patio; y cada una de ellas se identificó e ingreso en el sistema de información, para luego ya proceder con la codificación de material con el fin de simplificar los procesos.

El movimiento de ítems es ahora de forma dinámica, de forma tal que los ítems se pueden colocar en varias ubicaciones y vía sistema se registran los movimientos con lo que fácilmente se saben en qué lugar están los materiales, además ya no requieren hacer las consultas en la computadora sino que utilizan terminales móviles (hand helds), las cuales están interconectadas con el sistema y estás guían al persona hacía los ubicaciones (haciéndolo con las rutas más cortas) y los ítems que deben alistar.

Además se agilizó la toma física de inventarios, en los conteos cíclicos, generan un reporte de todos los movimientos que se hacen por día, semana y mes y sobre estos se hacen este tipo de inventario, además realizan inventarios anuales de los cerca de 12.000 items y en ambos casos han mejorado la exactitud de los mismos. La toma física es realiza con el uso de los hand helps y pueden establecer áreas específicas (rango de ubicaciones) donde se realizarán el inventario.

La primera etapa del proyecto fue en el almacén del Pavas, luego realizaron una pasantía de compañeros de otros almacenes para que conocieran el proceso, para luego proceder a la implementación en el resto de los almacenes, teniendo hoy en día el 100% bajo el sistema de codificación bajo estándares GS1.

Dentro de los principales retos enfrentados fue el tema cultural del personal que labora en los almacenes, el presupuesto requerido para el proyecto y la conexión con los sistemas informáticos.

Por otro lado con el proyecto obtuvieron diversos beneficios tales como: Ahorros de tiempo de hasta un 40% en la toma de inventarios, 42% en el alisto de pedido y 85% en movilizaciones de materiales de un lugar a otro, reducción del acomodo de materiales, exactitud de inventarios, la reducción de papel, incremento en el análisis de inventarios, mayor capacidad de almacenamiento (donde hay lugar ahí se acomoda), visibilidad y disponibilidad de materiales, reduce las curvas de aprendizaje y la estética del almacén.

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Conferencia de Cierre: Trazabilidad y los Sistemas de Gestión de la Calidad

Expositor

Ing. Bernal Picado Argüello, Consultor/Asociado CICAP

Cualquier empresa o institución tiene un sistema de gestión, si está certificado o no, esto dependerá de otros factores, sin embargo, todas tienen una manera de dirigir sus recuros para el logro de determinados objetivos.

Entre las principales razones para implementar un Sistema de Gestión Empresarial son se mencionan las siguientes:

Fuente: Picado, B. (2013). Conferencia de Cierre: Trazabilidad y los Sistemas de Gestión de la Calidad Seminario: Proyecto de implementación del Sistema de Código de Barras en el Sector Público: en la eficiencia de la optimización de recursos. Centro de Investigación y Capacitación en Administración Pública, Universidad de Costa Rica.

Hacer más con menos, este es el lema en la época actual en donde la escasez de recursos es una condicionante para las organizaciones. Todo sistema de gestión basa su accionar en Procesos, en donde la trazabilidad es el enlace que permite engranar el funcionamiento de la organización. En el sector público costarricense la norma más común certificable es la norma ISO9001:2008 sobre Sistemas de Gestión de la Calidad.

Fuente: Picado, B. (2013). Conferencia de Cierre: Trazabilidad y los Sistemas de Gestión de la Calidad Seminario: Proyecto de implementación del Sistema de Código de Barras en el Sector Público: en la

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eficiencia de la optimización de recursos. Centro de Investigación y Capacitación en Administración Pública, Universidad de Costa Rica.

La trazabilidad se convierte en un elemento de vital importancia para visibilizar el flujo y la calidad de la materia prima, insumos o productos que requiere una organización para funcionar. A raíz de condiciones de salubridad mundial en el 1998-1999 en Europa y en Norteamérica el tema de trazabilidad se posiciona en la gestión de la cadena de abastecimiento.