36 TEKST WIM DAN HOF BEELD ELiSABETH EGON VIEBRE WAAROM MOEILIJK DOEN ALS HET MAKKELIJK KAN? PILOT BIEDT INZICHT IN KOSTEN EN BATEN VAN REDACTIONELE AUTOMATISERING Gepassioneerd, maar niet altijd even efficiënt: dat kenmerkt de productie in veel kleine tot middelgrote uitgeverijen. Redactionele automatisering is' de weg waarlangs redacteuren, vormgevers en commerciële medewerkers effectiever kunnen samenwerken. Dat scheelt kosten, en daarmee is de vitaliteit van veel uitgeverijen gediend. Het Stimuleringsfonds voor de Pers financiert daarom een pilotproject redactionele automatisering dat momenteel draait bij de Gay Krant, het Katholiek Nieuwsblad en de Groene Amster- dammer. "Dit project heeft ons aan het denken gezet", aldus Henk Krol van de Gay Krant. et dilemma in de gehele uitgeefwereld is genoeg- zaam hekend: met print wordt vooralsnog de bulk van het geld verdiend, maar teruglopende inkom- sten nopen tot lwsten- besparing en doelmatig werken. Ondertussen moet er worden geïnvesteerd in nieuwe media. Redactionele automatise- ring kan aan die doelmatigheid bijdragen en ruimte creëren voor innovatie. Overigens doen de Gay Krant, Katholiek Nieuwsblad en de Groene Amsterdammer het behoorlijk goed, mede dankzij een trouwe, overtuigde achter- ban. Maar ook hier zijn de werkwijzen toe aan nieuwe impulsen. Het Stimuleringsfonds voor de Pers beoogt het behoud van een pluriforme pers, waarin dus ook de talrijke kleinere uitgeverijen en hun titels kunnen blijven voortbestaan. De drie uitgeverijen van bovengenoemde media waren direct overtuigd van het nut om aan de pilot redactionele automatisering mee te doen (zie de drie kaders). Eind september bevond het project zich in het stadium waarin zij de ge- wenste graad van redactionele automatisering hadden bepaald; ze stonden op het punt om een systeemleverancier te kiezen. Begin 2011 zal het project zijn afgerond en kan de eindba- lans worden opgemaakt. Leerpunten tot nu toe Het traject tot nu toe heeft over redactionele automatisering echter al de nodige leerpun- ten opgeleverd waarmee kleine tot middel- grote uitgevers hun voordeel kunnen doen. We spraken daarover met Patrick Swart. Hij is partner bij GEA Consultancy, het adviesbu- reau dat in opdracht van het Stimulerings- fonds de drie uitgeverijen in het pilotproject GROENE AMSTERDAMMER: SNELHEID EN ACTUALITEIT VERBETEREN De redactionele organisatie van De Groene is volgens GEA 'traditioneel, maar doeltreffend'. Via redactio- nele automatisering is nog wel iets te winnen aan efficiëntie, maar snelheid en actualiteit zijn veel belang- rijkere redenen voor De Groene om hiertoe te besluiten. Door een gestructureerde invoer en opmaak is automatische conversie naar POF en XML mogelijk. Hierdoor kan content sneller en eenvoudiger op inter- net en in online toepassingen, zoals de iPad, worden aangeboden. De uitgever overweegt nog om daar- naast een digitale plank en workflow in te zetten in het redactionele proces. Uitgever Teun Gautier werkt sinds anderhalf jaar bij De Groene Amsterdammer. "De Groene heeft een om- zetprobleem, geen kostenprobleem. De titel is in het verleden wat onder geëxploiteerd. Er is heel veel ruim- te op allerlei vlakken. Waarom wij via redactionele automatisering sneller' online willen publiceren? De Groe- ne Amsterdammer is meer dan een blad. Wij willen het podium zijn voor de intellectuele, maatschappelijke voorhoede. Daartoe willen we onze bereikbaarheid vergroten, tot en met een iPad en sociale media aan toe. Op dat extra bereik willen we in een later stadium kapitaliseren." Uitgever leun Gautier, Groene Amsterdammer
4
Embed
Mediafact Oktober 2010 Artikel Redactionele Automatisering O
PILOT: Het Katholiek Nieuwsblad, De Groene Amsterdammer en Gaykrant vertellen over hun ervaring met redactiesystemen, redactionele professionalisering en hoe je als kleine of middelgrote uitgever een efficiencyslag kan maken
Welcome message from author
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
1;13·Wij[·lm.=t,'lîi·JM~i!M;II@ 36 TEKST WIM DANHOFBEELD ELiSABETH EGON VIEBRE
WAAROM MOEILIJK DOENALS HET MAKKELIJK KAN?PILOT BIEDT INZICHT IN KOSTEN EN BATEN VAN REDACTIONELE AUTOMATISERING
Gepassioneerd, maar niet altijd even efficiënt: dat kenmerkt de productie in veel kleine tot middelgroteuitgeverijen. Redactionele automatisering is' de weg waarlangs redacteuren, vormgevers en commerciëlemedewerkers effectiever kunnen samenwerken. Dat scheelt kosten, en daarmee is de vitaliteit van veeluitgeverijen gediend. Het Stimuleringsfonds voor de Pers financiert daarom een pilotproject redactioneleautomatisering dat momenteel draait bij de Gay Krant, het Katholiek Nieuwsblad en de Groene Amsterdammer. "Dit project heeft ons aan het denken gezet", aldus Henk Krol van de Gay Krant.
et dilemma in de geheleuitgeefwereld is genoegzaam hekend: met printwordt vooralsnog de bulkvan het geld verdiend,maar teruglopende inkomsten nopen tot lwstenbesparing en doelmatigwerken. Ondertussen moeter worden geïnvesteerd
in nieuwe media. Redactionele automatisering kan aan die doelmatigheid bijdragen enruimte creëren voor innovatie. Overigens doende Gay Krant, Katholiek Nieuwsblad en de
Groene Amsterdammer het behoorlijk goed,mede dankzij een trouwe, overtuigde achterban. Maar ook hier zijn de werkwijzen toe aannieuwe impulsen.Het Stimuleringsfonds voor de Pers beoogt hetbehoud van een pluriforme pers, waarin dusook de talrijke kleinere uitgeverijen en huntitels kunnen blijven voortbestaan. De drieuitgeverijen van bovengenoemde media warendirect overtuigd van het nut om aan de pilotredactionele automatisering mee te doen (ziede drie kaders). Eind september bevond hetproject zich in het stadium waarin zij de gewenste graad van redactionele automatisering
hadden bepaald; ze stonden op het punt omeen systeemleverancier te kiezen. Begin 2011zal het project zijn afgerond en kan de eindbalans worden opgemaakt.
Leerpunten tot nu toeHet traject tot nu toe heeft over redactioneleautomatisering echter al de nodige leerpunten opgeleverd waarmee kleine tot middelgrote uitgevers hun voordeel kunnen doen.We spraken daarover met Patrick Swart. Hij ispartner bij GEA Consultancy, het adviesbureau dat in opdracht van het Stimuleringsfonds de drie uitgeverijen in het pilotproject
GROENE AMSTERDAMMER: SNELHEID EN ACTUALITEIT VERBETERENDe redactionele organisatie van De Groene is volgens GEA 'traditioneel, maar doeltreffend'. Via redactionele automatisering is nog wel iets te winnen aan efficiëntie, maar snelheid en actualiteit zijn veel belangrijkere redenen voor De Groene om hiertoe te besluiten. Door een gestructureerde invoer en opmaak isautomatische conversie naar POF en XML mogelijk. Hierdoor kan content sneller en eenvoudiger op internet en in online toepassingen, zoals de iPad, worden aangeboden. De uitgever overweegt nog om daarnaast een digitale plank en workflow in te zetten in het redactionele proces.
Uitgever Teun Gautier werkt sinds anderhalf jaar bij De Groene Amsterdammer. "De Groene heeft een omzetprobleem, geen kostenprobleem. De titel is in het verleden wat onder geëxploiteerd. Er is heel veel ruimte op allerlei vlakken. Waarom wij via redactionele automatisering sneller' online willen publiceren? De Groene Amsterdammer is meer dan een blad. Wij willen het podium zijn voor de intellectuele, maatschappelijkevoorhoede. Daartoe willen we onze bereikbaarheid vergroten, tot en met een iPad en sociale media aantoe. Op dat extra bereik willen we in een later stadium kapitaliseren." Uitgever leun Gautier, Groene Amsterdammer
mediafacts 0512010
De casus Katl10liek NieuwsbladKijken we naar de drie titels uit de pilot redactionele automatisering, dan blijkt datvooral het Katholiek Nieuwsblad hoge besparingen kan realiseren door de aanschaf van
getoetst op basis van de werkelijke productie
kosten van clie titels clie tot redactionele automatisering waren overgegaan. Daaruit bleekdat onze inschattingen strookten met de werkelijkheid. "
baar en daar kun je op sturen. Je signaleertbijvoorbeeld snel wanneer advertenties te laatworden aangeleverd. ""Wat betreft de businesscase voor redactionele automatisering weten we dat een integrale workflowoplossing vanaf een jaarlijkseproductie van 1000 tot 1400 pagina's lonendis. Dat is gebaseerd op de ervaringskennis vanGEA. Wij hebben in de loop der jaren op basisvan 250 titels een benchmark ontwikkeld.Achteraf hebben we clie benchmark uitvoerig
Oude werkwijzenOok de werkwijze van het Katholiek Nieuwsblad bleek een stuk efficiënter te kUImen,terwijl het vervaarcligingsproces bij De Groene Amsterdammer als "traclitioneel, maardoeltreffend" werd beoordeeld. Het productieproces van vooral de Gay Krant en het
Katholiek Nieuwsblad is volgens PatrickSwart exemplarisch voor hoe het er in veeluitgeverijen aan toe gaat: de planningshorizon is vooral gericht op de volgende uitgave.Men is minder bezig met het vervaardigings
proces over eclities heen. Redacteuren leveren via meerdere kanalen platte tekst enfoto's aan bij de stuclio. Tijdens het opmaak
proces wordt door de redactie veelvuldigover de schouder meegekeken. Ook wordenheel wat kantoorrneters afgelegd voor decontactmomenten die nodig zijn om advertenties in de opmaak in te voegen. Door eengebreIl aan inzicht en overzicht moeten deopmaakte artikelen niet zelden worden aangepast om de puzzel van de volgende uitgaveopnieuw passend te krijgen. Swart vat hetals volgt samen: "Ieder doet zijn eigen dinggoed en zorgvuldig, maar het ketendenkenontbreekt. Vervolgens is overvloedige afstemming noodzakelijk en vinden activiteitenvooral volgtijdelijk in plaats van synchroonplaats. Dat hoeft echt niet meer."
Een rekensomMaar hoe lost redactionele automatisering ditprobleem dan op, en wanneer wegen de kosten daarvan op tegen de baten? Swart: "Doorredactionele automatisering maak je de planning, taken, acties en status van een uitgave,dus van kopij, beeld en advertenties, online enreal-time inzichtelijk. Je weet wie wanneerwat doet. Alle productiefacetten worden tast-
begeleidt. "Bij de Gay Krant, het KatholiekNieuwsblad en De Groene Amsterdammerhebben we alle facetten van de productie
tastbaar en meetbaar gemaakt. Technischgezien kun je alle processen van de totstandkoming van een krant of magazine automatiseren: redactie, opmaak en de advertentieac
quisitie. Maar niet altijd is er een businesscase voor zo'n integrale workflowoplossing.Zo is bij de Gay Krant de berekende vastepaginaprijs - voor het opmaken en drukgereedopleveren van het bestand - extreem laag; erkan geen systeem tegenop. Toch heeft de Gay
Krant voor een integrale oplossing gekozenomdat de huidige werkwijze ongeschikt is omook in de toekomst te kunnen voldoen aan dehoge efficiencyeisen clie de markt afdwingt.Temeer omdat de Gay Krant een groeidoelstelling heeft. "
GAY KRANT: "GEA HEEFT ONS DOORELKAAR GESCHUD"De Gay Krant zit midden in het selectietrajectvoor een leverancier die in eerste instantie eenredactioneel systeem biedt voor de redactie ende opmakers. Daarnaast zoekt de Gay Krantnaar een systeem dat content via meerderekanalen kan uitleveren. Naar het web, de iPaden mobiel. Op termijn zal ook het advertentiebeheer op dit systeem moeten aansluiten.
Hoofdredacteur Henk Krol: "We waren altijd zodruk met de volgende uitgave bezig, dat wenooit de tijd namen om na te gaan of we welverstandig bezig waren. De medewerkers zijnenorm gepassioneerd en betrokken. Dat commitment vergoelijkt veel procesmatige fouten.Maar begin dit jaar vonden we de tijd rijp omkritisch naar onze werkwijze te kijken. Preciesop dat moment kwam het het pilotproject redactionele automatisering langs. We haaktengraag aan. In deze pilot werden alle omslachtigheden in ons redactionele proces feilloosblootgelegd. GEA heeft ons door elkaar geschud, en we zijn daar waanzinnig mee geholpen. Naast het besluit om werkwijzen te automatiseren heeft het pilotproject ook kleinere,maar wezenlijke veranderingen teweeg gebracht. Zo komen we eens in de twee wekenbij elkaar voor een redactievergadering. Daarinbespreken we de volgende uitgaven plenair, inplaats van in talrijke bilateraaltjes. Iedereenweet daardoor beter waar hij aan toe is."
Overigens draait de Gay Krant volgens Krolweer op volle toeren na een moeilijk 2009. "Wezijn van een glossy weer een krant geworden.De lezer staat weer centraal, en niet de adverteerder. Omdat de inhoud van de Gay Krant ditjaar zo'n boost heeft gekregen, is de neerslachtige stemming van 2009 omgeslagennaar een positieve dynamiek. De adverteerders merken dat en willen daar weer bij horen.We hadden nog nooit zo'n goede advertentiebezetting als nul"
een integrale workflowoplossing. PatrickSwart: "Door interviews met zeven betrokkenen is de huidige situatie van de productievan het Katholiek Nieuwsblad en twee verwante media in kaart gebracht. Denk naastde redactionele werkwijze aan zaken als paginaomvang, frequentie, oplage en papierformaat. In de huidige situatie worden opmaaken advertentieacquisitie uitbesteed en wordteindredactie gedaan door een eindredacteur,een externe corrector en in sommige gevallenook nog de hoofdredacteur; een luxe. Er isverder geen inzicht Ïll het digitale archief,sprake van gescheiden print- en webproductie en geen inzicht in bewaarde beelden.Belangrijkste conclusie was dat de opmaakkosten varieerden van 40 tot 82 euro per pagina. Het betreft de kosten voor opmaak enoplevering van drukgereed product, dus exclusief de kosten voor beeld en redactie. Volgens de GEA Benchmark zouden deze kostenmaxin1aal op 30 tot 40 euro per pagina mogenliggen. "
Gegeven deze cijfers en een jaarlijkse paginaomvang van 1460 heeft het KatholiekNieuwsblad volgens GEA baat bij een integrale workflowoplossing, en hiervoor is inmiddels gekozen. De aanschaf- en implementatiekosten hiervan worden volgens de berekeningen binnen een jaar volledig terugverdiend. De paginaprijs van het KatholiekNieuwsblad daalt hierdoor van 62 naar 30euro. Het zijn vooral de externe dtp-kostenwaarop volgens GEA jaarlijks enorm kanworden bespaard (86.000 euro). Dit kan mededoordat het Katholiek Nieuwsblad een vormgeving kent die zich goed leent voor semiautomatische opmaak; slechts 10% van depagina's wordt volledig vrij opgemaakt; deandere 90 % is (tamelijk) eenvoudig te automatiseren. Hierdoor verandert het productieproces in grote lijnen als volgt:
1. Inzet van een digitale plank voor overzichtvan de plaatsing van advertenties en redactionele artikelen, beeld en de bijbehorendevoortgang levert een besparing op in afstemming tussen de disciplines redactie,opmaak en advertentieacquisitie (circa30%);
2. Semi geautomatiseerde opmaak (inzet In
CopylIndesign) voor het opmaken van pagina's met slechts beperkte inzet van eendtp-er of vormgever levert een aanzienlijkebesparing op in tijd en kosten, namelijkrespectievelijk 50% en 86.000 euro;
3. Gebruik van een asset managementsysteemvoor het beheren van tekst en beeldmateriaal en hergebruik van tekst en beeld.
De investering in deze geïntegreerde workflowoplossing heeft GEA ingeschat op 15.000euro, onder te verdelen in:
5.000 euro voor het maken van zogenoemdetemplates voor de rubrieken en vormgevingspagina's waarin teksten en beelden(semi-)automatisch invloeien.10.000 euro voor de in1plementatie van eensysteem (Saas) en een stuk training.Dit is exclusief de jaarlijkse kosten van eenSaas oplossing (Software as a service).
Wel of niet investeren?Zijn andere (kleinere) uitgeverijen die een dergelijke redactionele automatiserÏllg overwegenhiermee klaar? Nee: in deze pilot werd de projectbegeleiding door GEA vergoed door hetStin1uleJingsfonds voor de Pers. In een normalesituatie betekent dit volgens Patrick Swart eenextra investering van rond 10.000 euro. "Datbedrag schrikt zeker in deze tijd veel kleinereuitgeverijen af om überhaupt onderzoek te doennaar de mogelijkl1eid van redactionele automatisering. Daarom is in het kader van dit pilotproject het volgende meegenomen: er is een oplossing ontwikkeld waarbij uitgeverijen die redactionele automatisering overwegen 2.400 eurobetalen voor het vaststellen van de businesscase. Daaruit blijkt of en hoeveel euro metverschillende automatiseringsgraden zou worden bespaard, en wat de terugverdientijd is.Kiest men daadwerkelijk voor een variant, dankan voor aanvullende projectbegeleiding worden gekozen. De meeste kleinere uitgeverijenzullen die begeleiding dan ook weer externmoeten inhuren. Automatiseer je uiteindelijkniet, dan ben je dus maximaal 2.400 euro kwijten je weet in ieder geval waar je met je uitgeefproces staat ten opzichte van de benchmark".
Groene Amsterdammer en Gay KrantHoewel bij de andere twee partijen uit het pilotproject de businesscase voor een volledig enintegraal redactioneel workflowsysteem minderevident of zelfs discutabel was, kozen respectievelijk de Gay Krant en de Groene Amsterdammer hier toch voor. Dat is opmerkelijk. Dereden is dat de oplossingen volgens de directeuren van beide uitgeverijen leiden tot eenmeer overzichtelijke werkwijze. Belangrijkervindt men dat de kwaliteit van het werk hierdoor wordt verhoogd, dan de vraag of en wanneer de investering wordt terugverdiend. Bovendien biedt een integrale automatiseringsoplossing tools voor de ontsluiting van contentnaar niet alleen papier, maar ook de onlinekanalen. Dat laatste was voor met name deGroene Amsterdammer belangrijk vanwege dean1bitie om binnen afzienbare tijd ook op deiPad uit te komen.
mediafacts 05 I 2010
Media Facts belde Gay Krant, Katholiel{
Nieuwsblad en de Groene Amsterdammer voor
een reactie. In de kaders staan de bevindin
gen, maar over één ding waren de drie partijen
het roerend eens. In geen van de drie gevallen
wil men vasthouden aan de huidige, traditio
nele werloojze. Dat gegeven zou andere tradi
tioneel werkende uitgeverijen moeten aanzet
ten om op zijn minst de mogelijkheid van re
dactionele automatisering te toetsen. •
39 1;!3IBiji[.j~i3!€I"IU.lM'''@l3i!l@
Noot: Michiel de Klein en Andre Knol van GEA
hebben de drie uitgevers in dit pilotproject
begeleid. Patrick Swart is partner bij GEA enprojectleider van deze pilot.
KATHOLIEK NIEUWSBLAD: "MEDEWERKERS RUSTIG LATEN WENNEN"Het Katholiek Nieuwsblad kiest voor een nieuwe fullservice leverancier. Deze leverancier moet in staat
zijn om dtp/opmaakdiensten te bieden voor de opmaak van de pagina's. Daarnaast moet het bedrijf on
dersteunende technologie bieden in de vorm van een redactioneelopmaaksysteem dat de redactie bij
het KN efficiënter moet laten werken.
Directeur Jeroen Goosen: "Katholiek Nieuwsblad komt wekelijks in een oplage van 12.000 exemplaren uit,
en daarnaast produceren we Inspiratie Magazine en Arnulfus Post. De pilot bevestigde dat er veel inefflcien
cy in de huidige workflow zit. De businesscase voor redactionele automatisering was dan ook overtuigend.
Toch begroot ik in het eerste gebruiksjaal' van het nieuwe systeem nog geen kostenbesparingen. Daarna re
ken ik erop dat hierdoor de jaarlijkse vaste kosten met 2% dalen, ofwel 50.000 euro. Draagvlak op de werk
vloer en een zorgvuldige implementatie prevaleren in 2011. Onze medewerkers moeten hierin zorgvuldig
worden ondersteund. Dat kost tijd en aandacht. Daarom zullen we tijdelijk ook meer freelancers inhuren,
want de productie gaat door. Uit ervaring weet ik dat je de impact van nieuwe werkwijzen op medewerkers
nooit mag onderschatten. Wat zij vinden van de veranderingen? De vlag ging niet uit, begrip was er wel. Na
een bezoek aan een collega-uitgeverij met geautomatiseerde workflow is er al enig enthousiasme ontstaan."
advertentie
De meest efficiënteweg voor de internationale distributievan kranten entijdschriften.