“MED P ROGRAMME ” Z ERO C O (2) Z ERO EMISSION CO MMUNITIES A CTION P LAN D ESCRIPTION K ICK O FF M EETING J UNE 17° 18° 2010.

“MED PROGRAMME”

ZEROCO(2)

ZERO EMISSION COMMUNITIES 

 ACTION PLAN DESCRIPTION 

KICK OFF MEETING

JUNE 17° 18° 2010 

WP O Preparation of the application

Period: January 7th 2009 – February 1st 2010 

Partner in charge: Legambiente Onlus

Overall Component Budget: 25,687.00 €

0.1 Pre-proposal Application

The Province of Massa Carrara, in January 2009 had appointed a work group composed by experts of Legambiente, one of the most skilled structures national-wide in the field of energy efficiency policies, to draw up a project idea, applicable on the 2nd MED call, aimed at solving the problem of energy efficiency policy in small local communities. 

The work group had developed  the project draft and had shared  it with  some of  the most experienced structures in the field of Energy in Med area. Once  structured  the  partnership,  the  work  group  had  leaded  the  planning  process designing the project work plan and overall budget, taking part in MED official meeting and applying the pre-proposal. Period: January 7th 2009 – March 13th 2009  Partner in charge: Legambiente OnlusOverall Budget for Action: 9,000.00 €

Output: 1 Pre application (Description of project idea, overall description of objective, expected results, actions, partnership and provisional budget)

0.2 Final Proposal Application

The  work  group  restarts  its  work  in  November  2009.Each  partner  has  selected  pilot Municipalities  according  to  common  criteria:  inhabitants,  average  income,  location  in  a protected area, interest in the project. As foreseen in pre application involved municipalities will be 3 in GR and IT and 2 in Spain, whereas  in  Portugal  6  municipalities  had  expressed  their  interest  in  hosting  pilot interventions, so the envisaged fund for each one had decrease from 60,000 to 30.000. This will guarantee if the model could achieve the same result with less public capitals.  Despite of the  increasing of  interventions,  form 10 to 14, the foreseen budget  in CO4 has been decrease of around 115.000 of ERDF and clear explained, according with JTS remarks. Period: November 2nd 2009 – February 1st 2010Partner in charge: Legambiente OnlusOverall Budget for Action: 16,687.00 €

Output: 1 Final Proposal Application (Final Proposal Application with the required annexes. The  Final  application  describes  in  details  general  and  specific  objective,  results,  actions, deliverables, partnership and provisional budget.) 

WP1 Communication and capitalisation

Period: June 1st 2010 – May 31st 2012 

Partner in charge: Legambiente ONLUS 

Overall Component Budget: 256,825.56 €

1.1 Communication of project activities and results

Throughout the project will be planned and implemented communication actions in  order  to  inform  stakeholders  regarding  project  activities  and  transfer  project results. The envisaged communication media will be: 

Project Website in English with translation in project partners’ languages with the following areas: Project, News, Showcase area, Links, Events, Press Room;  Communication  material:  100.000  Leaflets,  20.000  in  each  project  languages (EN/IT/ES/GR/PT), with general  information on project’s themes, 1000 Posters to be  used  during  projects  main  events,  100.000  flyers  20.000  in  each  project languages, with user-friendly  information concerning: Public Private Partnership, Zero Emission Communities, Energy Behaviors

Period: June 1st 2010 – May 31st 2012  Partner in charge: Legambiente ONLUS  Partner involved : all  Overall Budget for Action: 140,575.34 €

OutputProject Website

Description: Website will be realized in English with translation in project partners’ languages with the following areas: Project, News, Showcase area, Links, Events, Press Room. Legambiente will be in charge of Graphic design, editing and upload of the website.

Communication material

Description

1. 100.000 Leaflets: 20.000 in each project languages. They contain general information on the project. Target audience 100.000 stakeholders. Their graphic design is in charge of Legambiente, their production on Legambiente (IT+EN), CRES, AER, AREANATejo

2. 1.000 Posters 200 in each project languages. They will be used during projects main events. Their graphic design is in charge of Legambiente, their production on Legambiente(IT+EN), CRES, AER, AREANATejo

3. 100.000 flyers: 20.000 in each project with user-friendly information on: PPP, Zero Emission Communities, Energy Behaviours Their graphic design is in charge of Legambiente, their production on Legambiente (IT+EN), CRES, AER, AREANATejo. Target audience 100.000 stakeholder

1.2 Capitalization of project results

The Project results, summarized in the final project Manual, will be spread to local, regional and national policy makers trough a set of targeted actions. In each territory will be organized: 

1 seminar addressed to local planners where the mayors of pilot municipalities will share their experience with their peers, at least 4 face-to-face meeting addressed to other pilot area mayors interested in joining in PPP, 

1 ad hoc workshop for policy makers of over-municipal level (municipalities associations, provinces et similia NUTS III) aimed at spreading project model, 

1 National conference addressed to regional and national politicians aimed at supporting introductions of supporting measures for zero emission policies in small municipalities   Period: December 1st 2011 – May 31st 2012  Partner in charge: Massa Carrara Province   Partner involved : all  Overall Budget for Action: 116,250.22 €

Output

4 seminar addressed to local planners:  1 seminar in each country aimed at informing at least 20 mayors  on  the  project.  Organization  cost  (room  rental,  catering,  etc) will  be  incurred  by technical  partners:  Legambiente, CRES,   AER, AREANATejo. Management will  be  in  charge of local administration

16 face-to-face meeting: At least 4 meetings in each country aimed at favoring the joining of at least 4 further municipalities in PPP and the adoption of Zero emission policy after project end. They will be managed jointly by local administration and technical partner

  4  ad  hoc workshop:  1 workshops  per  country  aimed  at  transferring  the methodology  to  at least 15  local public administrations. Organization cost will be  incurred by technical partners: Legambiente, CRES, AER, AREANATejo. Management will be in charge of local administration

  4  National  conference:  1  conference  per  country  to  60  stakeholders.  The  Italian  one  will correspond with final international event.  Organization cost is in charge of technical partners: Legambiente, CRES, AER, AREANATejo.  Management is in charge of local administration

Partners: Legambiente, CRES, AER, AREANATejo

WP 2 Project management

Period: June 1st 2010 – May 31st 2012 

Partner in charge: Massa Carrara Province  

Budget:  280,043.20 €

2.1 Decision Making Process

Decision making process will  be  carried out by  the  Steering Committee  (SC).  SC will  be  composed by  representatives of  each partner  and  leaded by  the Project Coordinator  appointed  by  Applicant  and  responsible  for  project  overall organization.    The  SC will  adopt  the  “Executive  project manual”  which  stresses internal  rules  for  processing  projects'  tasks.  The  SC will  be  in  charge  of  project executive planning and managerial issues.  The SC will meet every six months. The applicant will be in charge of  transferring to the  JTS decisions and requests brought  up  in  SC meetings  and  to  develop  the  Activity  Reports  which  includes information on operations’ progress  and consistencybetween the objectives envisaged and the objectives achieved. Period: June 1st 2010 – May 31st 2012 Partner in charge: Massa Carrara Province  Partner involved : all Overall Budget for Action: 133,851.04 €

5 project meetings reports:  Project secretariat will be  in  charge  of  draw  up  and  send  to  the  project partners  the  report  of  each  meeting  with  the description  of  main  issues  tackled  and  decision taken

5 activities report:  Narrative reports will be carried out  under  the  responsibility  of  coordinator  and according  with  the  information  sent  by  partners’ project  managers.  Reports  will  be  presented  and validated by SC

Output

2.2 Administrative and Financial Management

The Financial Management of  the Project will be coordinated by  the Financial Manager  supported  by  a  Project  Secretariat.  The  Financial  manager  will  be responsible  for  the  accounts,  financial  reporting,  and  internal  handling  of  the ERDF funds and national cofinancing. 

He will implement the project accounting system: controlling the consistency of partners’  expenses  with  the  foreseen  activities,  collecting  all  the  partners’ financial  reports,  presenting  to  the  JTS  the  financial  reports  containing  a retrospective  accounting  of  expenditure  paid  out  during  the  reporting  period and, once received the refunds from the Certifying Authority, pay the partners.

Period: June 1st 2010 – May 31st 2012  Partner in charge: Massa Carrara Province   Partner involved : all  Overall Budget for Action: 122,192.16 €

Output

5  financial  report:  Financial  reports  including  external audits  as  requested  by  MA  will  be  carried  out  under the  responsibility  of  Financial Manager  and  according with  the  data  provided  by  partners’  financial responsibles.  Reports will  be  presented  and  validated by SC

2.3 Monitoring & evaluation system

The  Applicant  will  appoint  a  person  in  charge  of  M&ES.  The  appointed  person  will design and implement a monitoring and evaluation system aimed at supporting Project coordinator in: 

Monitoring  the  achievement  of  the  objectives  of  the  project  on  the  basis  of output and result indicators suggested in the Implementation Guide

Assessing the level of effectiveness and efficiency of the project implementation according  with  the  planned  time  scheduling,  budgetary  programming,  ratio cost/benefit

Evaluating the quality of the organization, of the management and coordination

He  will  be  also  in  charge  of  developing  “Executive  project  manual”  which  will  be adopted during the first project meeting

Period: June 1st 2010 – May 31st 2012  Partner in charge: Massa Carrara Province   Overall Budget for Action: 24,000.00 €

WP 3 Development of PPP Scheme for ZeroEmission communities creation

Period: June 1st 2010 – December 31st 2010 

Partner in charge: CRES

Budget:  80,885.50 €

3.1 Collection and compared analysis of PPPs models and best practices

 The first step will be the set up of a transnational board composed by experts appointed by all partners in charge of the methodology designing.  First of all they will be engaged in the collection and compared analysis of existing models and best practices: the analysis will take into account publications and different sources of information treating PPPs models and their evolution. A milestone will be the “Guidelines for successful Public–Private Partnerships” published by EU Commission, Directorate General Regional Policy, in March 2003.  The activities will proceed to the collection and analysis of case studies and best practices concerning the application of  PPP scheme to the management of public interventions in the field of energy   Period: June 1st 2010 – August 31st 2010 Partner in charge: AREANATejo Partner involved : CRES, AER,  AREANATejo, Kyoto Club Service Overall Budget for Action: 28,465.65 €

Output

1 PPP best practice survey: The survey is a working paper of around 15 pages carried out under the responsibility of AREANATejo. It will be available on electronic format on the project website

3.2 PPP scheme Model designing

According with the information merged from the compared analysis, the transnational board will be in charge of the methodology designing of a PPP overall scheme aimed at leading each partner throughout the pilot phase in PPP setting up. 

The PPP overall scheme will delve deeper into major issues such as: legal form, capital, accounting standard, financial obligations, security interests, concession, control-ling, works and infrastructure, subcontracting, liability with respect to users and third parties, performance guarantees and insurance, changes in conditions, exempting impediments, force majeure.

The Methodology will be summarized in a guideline uploaded on the website and make available for all partners. Period: August 2nd 2010 - December 31st 2010  Partner in charge: CRES Partner involved: AER, AREANATejo, Kyoto Club Service  Overall Budget for Action: 52,419.85 €

Output

1  Guideline  on  PPP  setting  up  and management: The guideline is a working paper of  around  30  pages  carried  out  under  the responsibility  of  CRES.    It  will  be  available  on electronic format on the project website

WP4 Pilot application assessment and fine tuning of the PPP scheme

Period: December 1st 2010 - February 29th 2012

Partner in charge: Energy Agency of Ribera (AER)

Budget:  872,835.31 €

4.1 Sustainable Energy Action Plans (SEAP) designing

In  each  involved  national  area,  technical  partner  will  draw  up  a  plan  for  each involved  municipality.  SEAP  will  be  carried  out  according  with  the  SEAP template developed by the Covenant of Mayors Office and will concern:  Long term vision and overall strategy specifying the overall CO2 emission target 

foreseen,  the  priority  areas  of  action,  the  attribution  of  staff  and  financial capacities;

Key  results  of  the  Baseline  Emission  Inventory  indicating  the  current  level  of energy consumption and identifying the principal sources of CO2 emissions;

Key elements of  the SEAP defining the short and  long term measures set up to put  the  overall  strategy  into  action,  together  with  time  frames,  assigned responsibilities and allocated budgets

 Period: December 1st 2010 - March 31st 2011 Partner in charge: Energy Agency of Ribera (AER)Partner involved: all Overall Budget for Action:  103,037.50 €

Output

14 Sustainable Energy Action Plans: The plan is made  according  with  Covenant  Template.  14 SEAP will be designed and formally adopted: 6 in  PT,  3  in  IT,  3  in  GR,  2  in  ES.  SEAPs  will  be available  on  electronic  format  on  the  project and municipalities website

4.2 PPP Set up

According  with  the  guidelines  developed  in  Component  3  in  each  involved national  area  will  be  set  up  a  PPP  among  local  public  institutions,  (provinces, municipalities  association,  municipalities)  and  public  and  private  technical partners  (Energy  Agencies,  ESCO,  investors,  banks  and  credit  institutes) consistent with each Local/Regional/National regulatory framework.  In  each  PPP  contract  scheme  will  be  detailed:  risk  allocation,  components  of service, duration, ownership of assets; treatment of human resources; roles and responsibilities of partners; profit and cost sharing provisions.  The Local PPPs have the task to start up and carry on the SEAP, also after project end, leading involved municipalities towards the goal of Zero emissions Period: March 1st 2011 – May 31st 2011 Partner in charge: CRES Partner involved: all  Overall Budget for Action:  36,892.65 €

Output

4  Public-Private  Partnership  contract  scheme: In  each  country  will  be  designed  a  contract scheme which will  be  signed by  all  the public and  private  actors  involved  in  the  PPP,  aimed at regulating their rights and obligations

4.3 Sustainable Energy Action Plans implementation

Once established, each PPP will start up SEAPs. It will be individuated a first set of interventions  regarding one or more of  issues  tackled by plan: built environment, municipal  infrastructure (district heating, public  lighting, smart grids),land use and urban  planning,  decentralised  RES,  waste  management,  public  and  private transport policies and urban mobility; therefore will be arranged the procurement procedures to acquire the needed durable goods (photovoltaic panel, heat pump…) consumable (led lamps, glasses) services (installation and maintenance). 

Finally  PPP  will  monitor  the  realization  of  the  intervention  and  plan  the reinvestment of funds deriving from economic saving for further realization of SEAP after project end.  Period: May 2nd 2011 – February 29th 2012  Partner in charge: Energy Agency of Ribera (AER) Partner involved: all except Legambiente  Overall Budget for Action:  703,392.66 €

Output

14  Set  of  structural  intervention:  In  each municipality  will  be  realized  structural interventions aimed at reducing energy waste and producing  energy  from  RES,  acquiring  durable goods(photovoltaic  panel,  heat    pump) consumable  (led  lamps,  glasses)  services (installation and maintenance)

4.4 PPP scheme effectiveness and pertinence assessment

Throughout PPP  implementation will be carried out an  in  itinere monitoring action aimed at analysing the effectiveness and the pertinence of the model in the different political, institutional and social framework.  Each Technical partner will be in charge to carry out this action in its own pilot area. The  data  merged  from  the  pilot  experiences,  with  the  suggested  amendments  to increase  the effectiveness of  the model  in each different  territorial  framework, will be summarized in the Final Project Manual.  This  Manual  wants  to  be  a  useful  guide  which  could  lead  the  local  policy  maker towards  the  creation of  Zero Emission  communities  through  the  creation of Public Private Partnership.

Period: March 1st 2011 - February 29th 2012 Partner in charge: CRES Partner involved: AER, AREANATejo, Kyoto Club Service  Overall Budget for Action:  29,512.50 €

Output

1  Final  Project  Manual:  It  will  be  a  manual targeted on local public administration at regional National  and  local  level  of  around  60  pages available on electronic format on project website. It will be spread during the capitalization actions. CRES will be in charge of coordinating the work of the  other  technical  partner  involved  and  of  the presentation  of  the  Manual  to  the  Steering Committee.

WP5 Designing and application of a Energy Awareness Action Plan (EAAP)

Period: June 1st 2010 – 31st 2012 May

Partner in charge: Legambiente Onlus

Budget:  355,137.74 €

5.1 Designing of Energy Awareness Action Plan guidelines

Sustainable Energy Action Plans should be presented and debated by the civil society. SEAPs with a high degree of citizen participation are the most likely to get continuity in the  long-term  and  to  succeed  in  attaining  their  objectives.  For  this  reason transnational  board  (ref  2.1)  will  draw  up  general  guidelines  aimed  at  identifying  a common framework of awareness, education and consensus building action.  The Guidelines will set common targets, themes and communication media which will lead the designing of the Local Awareness & Consensus Building Strategy.  Furthermore the Board will have the task to guarantee the overall coordination of the national  and  transnational  awareness  action which will  be  implemented  throughout the project pilot phase (Comp 3) Period: June 1st 2010 – November 30th 2010 Partner in charge: Legambiente Onlus Partner involved: CRES, AER, AREANATejo, Kyoto Club Services srl Overall Budget for Action:  17,272.50 €

Output

1 Energy Awareness Action Plan guidelines: The guideline  is a working paper of around 30  pages  carried  out  under  the responsibility  of  Legambiente.  It  will  be available  on  electronic  format  on  the project website

5.2 Local Awareness & Consensus Building Actions

According  to  the  guidelines  partners  will  have  in  charge  the  identification  of local  Awareness  &  Consensus  Building  Actions.  The  actions  will  concern: awareness events addressed to citizens-consumers aimed at  illustrating energy responsible  in  purchase  and daily  behavior;  extra-scholastic  labs  addressed  to primary schools pupils; workshops for  local entrepreneurs aimed at  illustrating energy efficiency policy in business. In details, in each national territory will be organized: events addressed to citizen consumers  in shopping areas targeted at  least 

on 1000 people;  labs addressed at least to 80 pupils of the local schools,  workshops addressed to 40 entrepreneurs.

Period: November 1st 2010 - May 31st 2012  Partner in charge: Legambiente Onlus Overall Budget for Action:  216,218.30 €

Output

12 Events addressed to citizen consumers: 3 events will be organised in IT and GR / 2  in ES / 4  in PT. Organization cost (room rental, catering, etc)  and  management  will  be  in  charge  of  technical  partners: KyotoClub, CRES, AER, AREANATejo

16 Labs addressed to pupils: 4 labs will be organised in IT and GR /3 in ES  /  5  in  PT.  Organization  cost  (didactic  material,  rooms  rental, consumable) and management will be  in charge of  technical partners Legambiente, CRES, AER, AREANATejo

8 Workshop addressed to entrepreneurs: 2 in each territory, addressed to 20 entrepreneurs Organization cost (room rental, catering, etc) and management will be  in charge of technical partners: KyotoClub, CRES, AER, AREANATejo.

5.3 Transnational Road campaign

Simultaneously  with  the  local  awareness  actions,  will  be  carry  out  a transnational  road  campaign,  named  Climate  Caravan,  organised  with sustainable means of transport which bring in the 9 steps of its itinerary thematic  labs,  expositions  and  performances  aimed  at  delve  into  the following  issues:  European  energy  policies,  Renewable  Energy  Sources (RES)  Rational  Use  of  Energy  (RUE),  Climate  Change,  Zero  Emission Communities, sustainable mobility, waste management. The  itinerary  starts  from Portugal  and will  cross  at  least  Spain,  France, Italy and will end in Greece for more than 3.000 km across the MED area. The foreseen target audience is around 10,000 people 

Period: March 1st 2011 – March 31st 2012  Partner in charge: Legambiente Onlus Overall Budget for Action:  121,646.94 €