Material unidad 2

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Asignatura: Análisis de Sistemas. Docente: Julio Castillo UNIDAD II: Análisis de los requerimientos de información y el uso del análisis OBJETIVO: Conocer las herramientas para determinar requerimientos de sistemas y el análisis de los mismos

Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos: Según Fidias G Arias (2006) Define a las técnicas de recolección de datos “Son las distintas formas o maneras de obtener la información. Son ejemplos de técnicas; la observación directa, la encuesta es sus modalidades oral o escrita (cuestionario), la entrevista, el análisis documental, análisis de contenido, etc.” (P. 111).

Recopilación de información: métodos interactivos.

Existen métodos que nos permiten tener acceso, a la recopilación de información necesaria para saber o identificar problemas dentro de una organización. Es importante identificar cuáles son esos métodos y como aplicarlos. A continuación explicaremos unos de los más comunes y su forma de ser empleados.

La Entrevista es la interacción entre dos personas, el entrevistador (quien hace las preguntas) y el entrevistado (quien responde).

Los Tipos de Entrevista son: La de Investigación, la de Ventas, de Selección, de Concertación de Objetivos, la de Evaluación de Desempeño.

La Etapas de la Entrevista: 1. Apertura 2. Desarrollo 3. Cierre

Las Características de un buen entrevistador: 1. Debe estar interesado en escuchar a la gente. 2. No debe prejuzgar a las personas 3. Debe motivar al entrevistado a dar respuestas a las pregunta 4. Debe mantener una distancia emocional con el entrevistado. 5. Debe tener flexibilidad.

PARA ENTREVISTAS CORTAS

Haga preguntas concretas Haga un gran número de preguntas Pida disculpas pero no deje que el candidato se explaye en las respuestas.

PARA ENTREVISTAS LARGAS

Pida opinión al candidato sobre temas próximos a su trabajo a desarrollar. Proponga supuestos al candidato Retome temas de los que no converso suficientemente.

C O N S E J O S:

1. Estar relajado 2. Motivado y entusiasmado 3. Guardar una clara postura ética: No decir cosas comprometedoras a hechos que no podamos cumplir,

si mantenemos esta postura no confundiremos la entrevista de selección con una charla amistosa. 4. Tomar pocas notas pero buenas: Cuando un entrevistador no levanta los ojos del papel y no cesa de

escribir en toda la entrevista el candidato tiene la sensación de hallarse ante el siquiatra. Mantiene al entrevistado pendiente de las notas y no a responder bien.

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Consiste de 6 pasos: 1. Determinar la(s) personas(s) a entrevistar – Es necesario entrevistar personas de diferentes niveles de

la organización y que estén involucradas directa o indirectamente con el sistema. Se puede escoger a las personas usando el organigrama, o se puede considerar cualquier estructura informal que exista en la organización.

2. Establecer los objetivos de la entrevista – Primero se determinan las áreas o niveles gerenciales que nos pueden proveer información general y luego se lista los datos específicos que se necesitan obtener del nivel operacional. También se solicitan ideas, sugerencias y opiniones.

3. Prepararse para la entrevista – La preparación incluye acordar un día y hora para la entrevista, enviar recordatorio para confirmar la reunión, si hay que posponer la reunión, se debe establecer otra fecha y hora, mantener a los supervisores y gerentes enterados de la reunión, etc. Se deben preparar las preguntas que se realizarán. a) Preguntas abiertas – promueven respuestas espontáneas y no estructuradas. Se usan para

entender procesos grandes o para entender la opinión, actitud o sugerencias del entrevistado. Ej. ¿Cómo se realiza esta tarea? Las preguntas abiertas pueden ser: No estructuradas: son las que permiten que los que responden contesten libremente sus opiniones e ideas y las respuestas pueden variar de uno a otro. Es decir que este tipo de preguntas es difícil de tabular. Por Asociación de palabras: Se les pide una opinión sobre algo de la empresa y ellos responden lo primero que se les viene a la mente. Nos permite conocer cuál es la opinión o concepto que la persona tiene sobre algo. Complementación de oración: Se les empieza a poner una oración y se deja que los encuestados las completen según su opinión. Complementación de relato: Se les presenta un relato incompleto y se les pide a los que contestan que lo completen, es similar al anterior y sirven como una forma exploratoria para recopilar datos relevantes sobre procesos del sistema.

b) Preguntas cerradas – Limitan o restringen las respuestas. Se usan cuando se desea información detallada y específica o se necesita verificar datos. Ej. ¿Cuántas computadoras tiene el departamento? Las preguntas cerradas pueden ser: · Dicotómica. Son aquellas que ofrecen dos opciones solamente como si/no, cierto/ falso, acuerdo/desacuerdo. · Múltiple. Son aquellas que ofrecen tres o más opciones. · Escala Likert. Son las que se les pide al encuestado el grado de acuerdo o desacuerdo, clasificadas por niveles, puede incluirse de acuerdo, en desacuerdo, muy de acuerdo, totalmente en desacuerdo, etc. · Diferencial Semántico. Es aquel donde se colocan los dos extremos de la opinión y se deja espacio en el centro para que el encuestado represente la dirección de intensidad de sus sentimientos. Por ejemplo colocar útil a un extremo e inútil al otro para que él diga a cuál se aproxima más.

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· Orden de Rango. Es donde se le pide al encuestado que ordene según su opinión una lista de cosas. · Numérica: Donde le pedimos al encuestado que coloque valores numéricos en forma específica. Por ejemplo indicar tiempo de trabajo en la empresa, la edad, etc.

c) Preguntas con respuestas limitadas – Tipo de preguntas cerradas que provee respuestas limitadas o

escalas numéricas. Facilita la tabulación e interpretación de los resultados. Ej. En una escala de 1 (menor) a 10 (mayor), ¿cuál efectivo fue el adiestramiento?

Escalas: La escala nominal

Se utiliza únicamente para identificar diferentes categorías o alternativas de respuesta. La asignación de valores a las distintas respuestas se hace de forma arbitraria por lo que los mismos no encierran ningún significado. P1.- ¿Cuál de estas marcas de zumo de naranja ha probado? 1 Marca A 2 Marca B 3 Marca C 4 Ninguna de las tres

La escala ordinal Asigna diferentes valores a distintas respuestas con la intención de asignar un rango u orden. La diferencia entre los intervalos no tiene ningún significado. P2.- ¿Ordene de mayor a menor preferencia las siguientes marcas de zumo de naranja? 1 Alvalle 2 Don Simón 3 Zumosol 4 Minute Maid

La escala de intervalo Los números asociados a las distintas respuestas muestran un orden de las mismas y además la diferencia entre los valores de la escala es constante y posee un significado 1 Entre 70 y 89 pesetas 2 Entre 90 y 109 pesetas 3 Entre 110 y 129 pesetas 4 Entre 130 y 149 pesetas 5 150 o más pesetas

Problemas con el uso de Escalas:

Lenidad Se da cuando los encuestados contestan a la ligera y tienden a poner calificaciones muy altas o muy bajas, llegando a los extremos de la clasificación; por lo que se les llama jueces blandos.

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Para evitar el problema de lenidad, el analista debe colocar la categoría promedio más a la derecha o más a la izquierda del centro para que no vea solo un lado el encuestador y tenga más opciones para responder. Tendencia Central

Es cuando el encuestado tiende a irse a los puntos medios de sus respuestas, y es uno de los

errores más frecuentes que comete el evaluador para evitar el conflicto con su conciencia,

si no posee la información adecuada, si tiene dudas respecto a la calificación o porque no

pone mucha atención y esfuerzo al contestar.

Para mejorar este defecto, el analista debe colocar escalas con más puntos o hacer que las

diferencias sean más pequeñas a ambos extremos para que tenga opciones donde escoger.

Efecto De Halo

Es un problema que sucede cuando la impresión formada en una pregunta se traslada a la

siguiente pregunta.

Es la tendencia que tienen los encuestados a dejarse impresionar por la opinión que tienen

de algo o alguien y a veces ni leen las demás preguntas sino que tienden a contestar igual

que la respuesta anterior.

Para corregir este defecto deberá revisarse el tipo de preguntas que se colocan, que sean de

tópicos diferentes para que no tenga que responder igual que lo anterior.

4. Hacer la entrevista – Se debe comenzar presentándose, describiendo el proyecto y explicando los objetivos de la entrevista. Dé tiempo suficiente para que la persona responda cada pregunta tranquilamente. ESCUCHE CUIDADOSAMENTE, no se limite a escuchar solo lo que usted desea oír. Al final, revise las contestaciones, resumiéndolas frente al entrevistado, así él o ella podrá corregir cualquier dato si es necesario. Por último, indique cuál será la próxima acción que usted seguirá.

5. Documentar la entrevista – Durante la entrevista se debe escribir sólo lo necesario. Al terminar la entrevista, debe escribir la información obtenida lo antes posible (antes de 30 minutos). Luego, escriba un memo al entrevistado agradeciendo el tiempo que le dedicó y la cooperación. Incluya el día, la hora y la localización de la entrevista, así como los puntos principales discutidos.

6. Evaluar la entrevista – Trate de identificar posibles desviaciones, por ejemplo, una persona que trate de proteger su área puede dar información incompleta.

Entrevistas no exitosas: Hay varias razones para que la entrevista no tenga el éxito necesitado. Algunas pueden ser: malentendidos, conflictos entre las personalidades del entrevistado y el entrevistador, temor del entrevistado a dar toda la información, falta de cooperación del entrevistado, etc. ¿Qué hacer? Comuníquese con su supervisor, explíquele la situación. Si es necesario, comuníquese con el supervisor del entrevistado para que autorice realizar la entrevista a otro empleado.

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¿Qué métodos utiliza para mejorar la seguridad de los

datos corporativos?

¿Ha considerado otros métodos?

¿En general, ¿qué opina de la seguridad de los datos versus la

importancia del acceso a internet?

¿Hay algún artículo que sea exclusivo del sitio?

¿Qué artículos se podrán adquirir a

través del sitio web?

¿Cuáles son sus reacciones al

nuevo sistema?

Estructura de las encuestas: Pirámide:

Diamante: Combina las fortalezas de las dos estructuras anteriores, pero toma más tiempo para realizarse.

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Preguntas Abiertas Vs Preguntas Cerradas

LA ENTREVISTA: Teoría y práctica Análisis de Casos. Está a punto de salir de SureCheck Dairy después de un recorrido preliminar cuando otro miembro del equipo de análisis de sistemas le llama a la empresa de productos lácteos para decirle que no puede realizar su cita para entrevistarse con el gerente de la planta debido a que está enfermo. El gerente de la planta esta extremadamente ocupado, y se quiere conservar su entusiasmo ante el proyecto haciendo las cosas tal como fueron planeadas. Usted también se da cuenta que sin los datos de la entrevista iniciales será retrasado el resto de la recopilación de datos. Aunque usted no tiene preparadas las preguntas para la entrevista, toma la decisión de continuar y entrevistar al gerente de la planta al momento. Usted ha aprendido que SureCheck está interesado en procesar sus propios datos sobre cantidades y tipos de productos lácteos vendidos para que puedan usar esa información para controlar mejor la producción de su gran línea de productos (incluye leche entera descremada, de 2% y de 1%, mitad y mitad, queso cottage, yogur y novedades congeladas). Los gerentes de ventas están actualmente enviando sus cifras de ventas a las oficinas corporativas, que se encuentran a 600 millas de distancia, y el tiempo de retorno del procesamiento parece lento. Usted basará sus preguntas intuitivas sobre lo que ha encontrado en su visita. En los pocos minutos anteriores al inicio de la entrevista decide usar una estructura para ella: en forma de Embudo, de pirámide o de rombo. Justifique: ¿Porque procedería con la entrevista de estructura que ha seleccionado con base al contexto poco usual de la entrevista?

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Cuestionario – Se usan para obtener información de un gran número de personas. Los cuestionarios son documentos específicos que permiten al analista recoger la información y las opiniones que manifiestan las personas que los responden. Con ellos podemos recolectar datos sobre actitudes, creencias, comportamientos y características de las personas que trabajan en la organización a la cual estamos encuestando. A diferencia de las entrevistas, los cuestionarios nos ayudan cuando las personas a las que necesitamos preguntarles están muy dispersas o son demasiadas, no se les puede entrevistar personalmente. Los cuestionarios pueden ser de dos tipos: abiertos y cerrados. Sugerencias:

a. Haga un cuestionario breve y fácil de usar.

b. Provea instrucciones claras que respondan todas las posibles preguntas.

c. Organice las preguntas en un orden lógico, del tópico más sencillo al más complejo (de cerradas

a abiertas).

d. Use vocabulario y términos simples para evitar malentendidos.

e. No utilice preguntas que puedan sugerir la respuesta.

f. Limite el uso de preguntas abiertas, son difíciles para tabular.

g. Incluya una sección para comentarios.

h. Si es posible, pruebe el cuestionario primero en un grupo pequeño.

Métodos para aplicar el cuestionario El analista de sistemas tiene varias opciones para aplicar el cuestionario, y el método de administración es a menudo determinado por el estado de la empresa. Entre las opciones para aplicar el cuestionario se encuentran las siguientes: 1. Citar al mismo tiempo a todos los encuestados. 2. Entregar personalmente los cuestionarios en blanco y recogerlos cuando estén terminados. 3. Permitir a los encuestados que llenen el cuestionario por sí mismos en su trabajo y que lo dejen en una caja colocada en algún punto central. 4. Mandar por correo los cuestionarios a los empleados de las sucursales e indicarles una fecha límite, instrucciones y enviarles sobres con envío prepagado para que devuelvan los cuestionarios llenos. 5. Aplicar el cuestionario a través de correo electrónico o la Web.

Otras técnicas para buscar información:

Métodos No Intrusivos: 1. Revisión de documentación – se debe revisar la información existente para verificar cómo debe

trabajar el sistema. Como la documentación puede estar atrasada, se debe buscar copia de los

formularios y documentos que se usan en realidad.

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2. Observación – Ver el sistema en acción permite entender mejor el sistema y sus procesos. También

permite verificar la información obtenida mediante entrevista. Planifique su proceso de observación

preparando una lista de las tareas específicas que desea observar y las preguntas que desea realizar.

Tipos de Observación: a. Observar a una persona o actitud sin que el observado se dé cuenta y su interacción por aparte del

propio analista. Quizá esta alternativa tenga poca importancia para el análisis de sistemas, puesto que

resulta casi imposible reunir las condiciones necesarias.

b. Observar una operación sin intervenir para nada, pero estando la persona observada enteramente

consciente de la observación.

c. Observar y a la vez estar en contacto con las personas observas. La interacción puede consistir

simplemente en preguntar respecto a una tarea específica, pedir una explicación, etc.

OBSERVACION ESTRUCTURADA DEL AMBIENTE (STROBE): Confirma o niega la narración organizacional de entrevistas o cuestionarios. La observación es sistemática: 1. Sigue una metodología estándar y una clasificación estándar para el análisis de los elementos organizacionales que influencian la toma de decisiones. 2. Permite que otros analistas apliquen el mismo marco de trabajo analítico a la misma organización. 3. Limita el análisis a la organización como existe durante la etapa de su ciclo actual de vida. Elemento STROBE son 7: 1. Ubicación de la oficina. La ubicación de la oficia de un tomador de decisiones particular con respecto a las demás oficinas. 2. Ubicación del escritorio del tomador de decisiones. Proporciona pistas sobre el ejercicio de poder por el tomador de decisiones. 3. Equipo de oficina fijo. Se conforma de archiveros, libreros, etc. 4. Propiedades. Todo el equipo pequeño que se usa para procesar información (calculadoras, pantallas de video, lápices, etc.). 5. Revistas y periódicos del negocio. Estas revelan si el tomador de decisiones busca información externa o se apoya más en información interna. 6. Iluminación y color de la oficina. Nos indica la manera en que el tomador de decisiones recopila información. 7. Vestimenta usada por los tomadores de decisiones. El analista de sistemas puede obtener una comprensión de la credibilidad exhibida por los gerentes de la organización observando la vestimenta que usan en el trabajo.

Mediante el uso de STROBE el analista de sistemas puede obtener una mejor comprensión sobre la manera en que los gerentes recopilan, procesan, almacenan y usan información. 3. Muestreo – Cuando se estudia un sistema se debe obtener muestras o ejemplos de los documentos

usados, como reportes, resúmenes de quejas, pedidos de trabajo, etc. El objetivo principal es asegurar que

la muestra representa la población adecuadamente.

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Análisis De Documentos Cuantitativos En todas las empresas existen muchos documentos cuantitativos disponibles para su interpretación, y

entre ellos se incluyen informes usados para la toma de decisiones, informes de desempeño, registros y

una variedad de formularios. Todos estos documentos tienen un propósito y un público específicos a los

cuales van dirigidos.

Tales informes ayudan al tomador de decisiones a identificar fácilmente las tendencias.

Los informes de producción incluyen costos recientes, inventario actual, mano de obra reciente e

información de las instalaciones.

Informes de desempeño La mayoría de estos informes reflejan el desempeño real versus el desempeño

deseado. Una función importante de los informes de desempeño es evaluar la dimensión de la brecha

entre el desempeño real y el deseado.

Formularios de captura de datos Antes de que empiece a cambiar los flujos de información en la

organización, necesita entender el sistema actual.

Los formularios en blanco, junto con sus instrucciones de llenado y distribución, se pueden comparar con

los formularios contestados para averiguar si alguno de sus elementos de datos queda regularmente sin

respuesta.

Análisis De Los Documentos Cualitativos

Los documentos cualitativos incluyen mensajes de correo electrónico, memorandos, carteles en los

tableros de anuncios y en las áreas de trabajo, páginas Web, manuales de procedimientos y manuales de

políticas. Hay razón para ello.

Algunos lineamientos pueden ayudar a los analistas a seguir un enfoque sistemático en esta clase de

análisis:

1. Examine los documentos en busca de metáforas clave u orientadoras.

2. Busque una mentalidad de internos contra externos o de "nosotros contra ellos".

3. Liste los términos que caractericen lo bueno o lo malo y que aparezcan repetidamente en los

documentos.

4. Busque mensajes y gráficos significativos colocados en áreas comunes o en páginas Web.

5. Identifique el sentido del humor, si lo hay.

Manuales: Otros documentos cualitativos que el analista debe examinar son los manuales de la

organización, incluyendo los manuales de procedimientos de operación de las computadoras y los

manuales en línea.

Es IMPORTANTE recordar que en el muestreo es de mayor importancia el número absoluto que el

porcentaje de la población. Podemos obtener resultados satisfactorios con un muestreo de 20 personas

de 200 o con uno de 20 de 2, 000,000.

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4. Investigación – Puede incluir el proceso de revisar los “journals”, periódicos y libros para obtener

información; material técnico y datos sobre las tendencias y desarrollos de la industria. Se puede usar el

Internet para obtener información sobre suplidores y sus productos, servicios, etc.

5. Gráficas – Se pueden utilizar para observar tendencias dentro de los datos obtenidos.

¿Qué es un Prototipo? Es un modelo a escala o facsímil de lo real, pero no tan funcional para que equivalga a un producto final, ya que no lleva a cabo la totalidad de las funciones necesarias del sistema final, proporcionando una retroalimentación temprana por parte de los usuarios acerca del Sistema. Propósitos del Prototipo

En la fase de Análisis de un proyecto, su principal propósito es obtener y validar los requerimientos esenciales, manteniendo abiertas, las opciones de implementación. Esto implica que se debe tomar los comentarios de los usuarios, pero debemos regresar a sus objetivos para no perder la atención.

En la fase de Diseño, su propósito, basándose en los requerimientos previamente obtenidos, es mostrar las

ventanas, su navegación, interacción, controles y botones al usuario y obtener una retroalimentación que nos

permite mejorar el Diseño de Interfaz.

Características de los Prototipos

El proceso de desarrollo y empleo de prototipos tiene las siguientes características:

El prototipo es una aplicación que funciona

Los prototipos se crean con rapidez

Los prototipos evolucionan a través de un proceso iterativo

Los prototipos tienen un costo bajo de desarrollo

Información Obtenida con el uso del Prototipo

Reacciones Iniciales del Usuario: El profesional de Sistema por medio de la observación, evaluación y la

retroalimentación, obtendrá cómo reaccionan los usuarios al trabajar con el prototipo, y que tan

conveniente es el acoplamiento entre las necesidades y las características modeladas en el sistema. A

través de la recopilación de tales reacciones, el profesional, irá descubriendo nuevas perspectivas del

prototipo, incluso si los usuarios se encuentran satisfechos con él, o si habrá dificultades para vender o

implantar el sistema.

Sugerencias: Las sugerencias son el fruto de la relación de los usuarios con el prototipo, las sugerencias

aportadas por el usuario indican al profesional porque caminos dirigirse para refinar el prototipo,

modificarlo o depurarlo, de forma que satisfaga mejor las necesidades de los usuarios.

Innovaciones: Las innovaciones son aquellas características nuevas del sistema que no fueron

contempladas previamente a la interacción con el prototipo.

Prioridades: La información que se obtiene con el uso de prototipos permite al profesional establecer

prioridades y reorientar sus planes de una manera menos costosas y con un mínimo de contratiempo.

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Fines de los Prototipos

El prototipo es una aplicación que funciona. La finalidad del prototipo es probar varias suposiciones formuladas por analistas y usuarios con respecto a las características requeridas del sistema. Los prototipos se crean con rapidez, evolucionan a través de un proceso interactivo y tienen un bajo costo de desarrollo.

Objetivos de los Prototipos

a) aclarar los requerimientos de los usuarios b) verificar la factibilidad del diseño del sistema

Razones para emplear los Prototipos a) aumentar la productividad b) redesarrollo planificado c) entusiasmo de los usuarios respecto a los prototipos

Condiciones para aplicar Prototipos a) no conocer los requerimientos b) evaluar los requerimientos c) costos altos de inversión d) alto riesgo e) nueva tecnología

Etapas del Método con Prototipos 1- identificación de requerimientos conocidos 2- desarrollo de un modelo de trabajo 3- participación del usuario 4- revisión del prototipo 5- iteración del proceso de refinamiento

Nota: Las dos últimos etapas descriptas anteriormente se repiten varias veces hasta que estén usuarios y profesionales de sistema de acuerdo en que el prototipo ha evolucionado lo suficiente o que una iteración más no traerá beneficios adicionales. Estrategias para el Desarrollo de Prototipos Se puede desarrollar un prototipo para cada uno de los componentes de la aplicación Prototipos por Pantallas La interface entre el sistema y el usuario es la pantalla de visualización, esta es el vehiculo para presentar la información tal como ésta es proporcionada al sistema o como es recuperada de éste. Los prototipos de pantalla permite evaluar la posición de información sobre la pantalla, los encabezados, los botones, mensajes. Tambíen permite la reacción de los usuarios por la cantidad de información sobre la pantalla. La ceación de un prototipo de pantalla conduce a:

Que debe presentarse como información sobre la pantalla principal

Cuál pertence a una pantalla de detalle Prototipos para Procedimientos de Procesamientos Las funciones de procesamiento incluye entradas, cálculos, recuperar información y actividades de salidas. Como los datos pocas veces son ingresados de la forma correcta o en la secuencia válida, es por ello que la aplicación se diseña para asegurar la detección de errores. El objetivo es determinar si los procedimientos de aplicación fueron desarrollados adecuadamente.

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Prototipos de Funciones Básicas Para determinar los requerimientos de una aplicación no es necesario desarrollar todos los módulos del sistema, sino los básicos, son aquellos que forman el núcleo de la aplicación. Incluye las funciones primarias de la aplicación como edición y validación, y excluye las secundarias como el manejo de archivos que no forman parte del procesamiento esencial. Por ejemplo: Una aplicación de Reclamos de una venta, tendrá módulos de:

Recepción de la información de la venta que se reclama

Validación del número de factura

Recuperación de la venta

Generación de Nota de Crédito Y pueden omitirse por ejemplo:

La impresión de la Nota de Crédito

Registro de esta operación

Ventajas Y Desventajas De Un Prototipo. La elaboración de un prototipo puede tener varias VENTAJAS:

Ser fácilmente modificable.

Evitar sorpresas desagradables al destacar los requerimientos incompletos o inconsistentes y la falta de funcionalidad.

Reducir los costos de rediseño si los problemas se detectan pronto y cuando son fáciles de localizar. Sin embargo, también hay que tener en cuenta los RIESGOS que pueden representar:

Llevar a un número de cambios excesivo.

Hacer pensar a los usuarios que el producto final está prácticamente terminado.

Ignorar importantes características del modelo durante el desarrollo del prototipo, o alargarse el proceso de desarrollo en exceso si no se han establecido criterios para la terminación pertinente.