materi1 makalah

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pada dasarnya manusia merupakan mahkluk individu dan sekaligus mahkluk sosial

yang tidak dapat hidup sendiri-sendiri. Manusia hidup berkelompok baik dalam kelompok

besar maupun dalam kelompok kecil. Dalam kehidupan ini manusia perlu berinteraksi antar

sesama. Selain itu manusia adalah mahkluk Tuhan yang paling tinggi derajatnya, dimana kita

memiliki kemampuan untuk berpikir, bisa membedakan mana yang baik dan mana yang

buruk. Dengan kemampuan tersebut manusia seharusnya bisa mengelola kehidupan

sosialnya. Maka dari itu diperlukan sumber daya manusia yang berkualitas dan mempunyai

jiwa kepemimpinan. Dengan berjiwa pemimpin manusia akan dapat mengelola diri,

kelompok dan lingkungan dengan baik. Khususnya dalam penanggulangan masalah yang

relatif pelik dan sulit. Disinilah dituntut kearifan seorang pemimpin dalam mengambil

keputusan agar masalah dapat terselesaikan dengan baik. Karena pemimpin dapat

mempengaruhi moral dan kepuasan kerja, keamanan, kualitas kehidupan kerja dan terutama

tingkat prestasi suatu organisasi. Para pemimpin juga memainkan peranan kritis dalam

membantu kelompok , organisasi , atau masyarakat untuk mencapai tujuan mereka.

Kemampuan dan ketrampilan kepemimpinan dalam pengarahan adalah faktor penting

efektivitas manajer. Bila organisasi dapat mengidentifikasi kualitas-kualitas yang

berhubungan dengan kepemimpinan, kemampuan untuk menyeleksi pemimpin-pemimpin

efetif akan meningkat.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian diatas dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut:

1.2.1 Apa pengertian dari kepemimpinan?

1.2.2 Apa fungsi dan gaya kepemimpinan?

1.2.3 Bagaimana pendekatan sifat-sifat kepemimpinan?

1.2.4 Apa yang dimaksud dengan komunikasi dan negoisasi dalam organisasi?

1.2.5 Mengapa komunikasi efektif itu penting ?

1.2.6 Bagaimana proses komunikasi?

1.2.7 Apa hambatan komunikasi efektif dalam organisasi?

1.2.8 Apa yang dimaksud negoisasi untuk mengatasi konflik?

1

1.3 Tujuan

1.3.1 Untuk dapat mengetahui pengertian dari kepemimpinan.

1.3.2 Untuk dapat mengetahui fungsi dan gaya kepemimpinan.

1.3.3 Untuk dapat memahami pendekatan sifat-sifat kepemimpinan.

1.3.4 Untuk dapat mengetahui komunikasi dan negoisasi dalam organisasi.

1.3.5 Untuk dapat memahami pentingnya komunikasi.

1.3.6 Untuk dapat mengetahui proses komunikasi.

1.3.7 Untuk dapat mengetahui hambatan komunikasi efektif dalam organisasi

1.3.8 Untuk dapat mengetahui pengertian negoisasi untuk menghadapi konflik.

2

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Kepemimpinan

Kepemimpinan (leadership) menurut Stoner dapat didefinisikan sebagai suatu proses pengarahan dan pemberian pengaruh pada kegiatan-kegiatan dari sekelompok anggota yang saling berhubugan tugasnya. Ada tiga implikasi penting dari definisi tersebut :

Pertama, kepemimpinan menyangkut orang lain – bawahan atau pengikut. Kesediaan mereka untuk menerima pengarahan dari pemimpin, para anggota kelompok membantu menentukan status/kedudukan pemimpin dan membuat proses kepemimpinan dapat berjalan. Tanpa bawahan, semua kualitas kepemimpinan seorag manajer akan menjadi tidak relevan.

Kedua, kepemimpinan menyangkut suatu pembagian kekuasaan yang tidak seimbang di antara para pemimpin dan anggota kelompok. Para pemimpin mempunyai wewenang untuk mengarahkan berbagai kegiatan para anggota kelompok, tetapi para aggota kelompok tidak dapat mengarahkan kegiatan-kegiatan pemimpin secara langsung, meskipun dapat juga melalui sejumlah cara secara tidak langsung.

Ketiga, selain dapat memberikan pengarahan kepada para bawahan atau pengikut, pemimpin dapat juga mempergunakan pengaruh. Dengan kata lain, para pemimpin tidak hanya dapat memerintah bawahan apa yang harus dilakukan tetapi juga dapat mempengaruhi bagaimana bawahan melaksanakan perintahnya. Sebagai contoh, seorang manajer dapat mengarahkan seorang bawahan untuk melaksanakan suatu tugas tertentu, tetapi dia dapat juga mempengaruhi bawahan dalam menentukan cara bagaimana tugas itu dilaksanakan dengan tepat.

Kepemimpinan adalah bagian penting manajemen, tetapi tidak sama dengan manajemen. Kepemimpinan merupakan kemampuan yang dipunyai seseorang untuk mempengaruhi orang-orang lain agar bekerja mencapai tujuan dan sasaran. Manajemen mencakup kepemimpianan, tetapi juga mencakup fungsi-fungsi lain seperti perencanaan, pengorganisasian dan pengawasan.

2.2 Fungsi dan Gaya Kepemimpian

2.2.1 Fungsi Kepemimpinan

Agar kelompok berjalan dengan efektif, seorang pemimpin harus melaksanakan dua fungsi utama :

3

1) Fungsi-fungsi yang berhubungan dengan tugas (task-related) atau pemecahan masalah. Fungsi ini menyangkut pemberian saran penyelesaian, informasi dan pendapat.

2) Fungsi-fungsi pemeliharaan kelompok (“group-maintenance”) atau sosial. Fungsi ini mencakup segala sesuatu yang dapat membantu kelompok berjalan lebih lanacar, persetujuan dengan kelompok lain, penengahan perbedaan pendapat, dan sebagainya.

Dalam upaya mewujudkan kepemimpinan yang efektif, maka kepemimpinan tersebut harus dijalankan sesuai dengan fungsinya. Sehubungan dengan hal tersebut, menurut Hadari Nawawi (1995:74), fungsi kepemimpinan berhubungn langsung dengan situasi sosial dalam kehidupan kelompok masing-masing yang mengisyaratkan bahwa setiap pemimpin berada didalam, bukan berada diluar situasi itu . Pemimpin harus berusaha agar menjadi bagian didalam situasi sosial keiompok atau organisasinya. Fungsi kepemimpinan menurut Hadari Nawawi memiliki dua dimensi yaitu:

1) Dimensi yang berhubungan dengan tingkat kemampuan mengarahkan dalam tindakan atau aktifitas pemimpin, yang terlihat pada tanggapan orang-orang yang dipimpinnya.

2) Dimensi yang berkenaan dengan tingkat dukungan atau keterlibatan orang-orang yang dipimpin dalam melaksanakan tugas-tugas pokok kelompok atau organisasi, yang dijabarkan dan dimanifestasikan melalui keputusan-keputusan dan kebijakan pemimpin.

Sehubungan dengan kedua dimensi tersebut, menurut Hadari Nawawi, secara operasional dapat dibedakan lima fungsi pokok kepemimpinan, yaitu:

1. Fungsi Instruktif.Pemimpin berfungsi sebagai komunikator yang menentukan apa (isi perintah),

bagaimana (cara mengerjakan perintah), bilamana (waktu memulai, melaksanakan dan melaporkan hasilnya), dan dimana (tempat mengerjakan perintah) agar keputusan dapat diwujudkan secara efektif. Sehingga fungsi orang yang dipimpin hanyalah melaksanakan perintah.

2. Fungsi konsultatif.Pemimpin dapat menggunakan fungsi konsultatif sebagai komunikasi dua

arah. Hal tersebut digunakan manakala pemimpin dalam usaha menetapkan keputusan yang memerlukan bahan pertimbangan dan berkonsultasi dengan orang-orang yang dipimpinnya.

3. Fungsi Partisipasi.Dalam menjaiankan fungsi partisipasi pemimpin berusaha mengaktifkan

orang-orang yang dipimpinnya, baik dalam pengambilan keputusan maupun dalam melaksanakannya. Setiap anggota kelompok memperoleh kesempatan yang sama untuk berpartisipasi dalam melaksanakan kegiatan yang dijabarkan dari tugas-tugas pokok, sesuai dengan posisi masing-masing.

4. Fungsi DelegasiDalam menjalankan fungsi delegasi, pemimpin memberikan pelimpahan

wewenang membuat atau menetapkan keputusan. Fungsi delegasi sebenarnya adalah

4

kepercayaan sesorang pemimpin kepada orang yang diberi kepercayaan untuk pelimpahan wewenang dengan melaksanakannya secara bertanggungjawab. Fungsi pendelegasian ini, harus diwujudkan karena kemajuan dan perkembangan kelompok tidak mungkin diwujudkan oleh seorang pemimpin seorang diri.

5. Fungsi Pengendalian.Fungsi pengendalian berasumsi bahwa kepemimpinan yang efektif harus

mampu mengatur aktifitas anggotanya secara terarah dan dalam koordinasi yang efektif, sehingga memungkinkan tercapainya tujuan bersama secara maksimal. Dalam melaksanakan fungsi pengendalian, pemimpin dapat mewujudkan melalui kegiatan bimbingan, pengarahan, koordinasi, dan pengawasan.

Kemudian menurut Yuki (1998) fungsi kepemimpinan adalah usaha mempengaruhi dan mengarahkan karyawan untuk bekerja keras, memiliki semangat tinggi, dan memotivasi tinggi guna mencapai tujuan organisasi. Hal ini terutama terikat dengan fungsi mengatur hubungan antara individu atau kelompok dalam organisasi. Selain itu, fungsi pemimpin dalam mempengaruhi dan mengarahkan individu atau kelompok bertujuan untuk membantu organisasi bergerak kearah pencapaian sasaran. Dengan demikian, inti kepemimpinan bukan pertama-tama terletak pada kedudukannya daiam organisasi, melainkan bagaimana pemimpin melaksanakan fungsinya sebagai pemimpin. Fungsi kepemimpinan yang hakiki adalah

1. Selaku penentu arah yang akan ditempuh dalam usaha untuk pencapaian tujuan.2. Sebagai wakil dan juru bicara organisasi dalam hubungan dengan pihak luar.3. Sebagai komunikator yang efektif.4. Sebagai integrator yang efektif, rasional, objektif, dan netral.

2.2.2 Gaya-gaya Kepemimpinan

Para peneliti telah telah mengidentifikasi dua gaya kepemimpinan, yaitu :a. Gaya dengan orientasi tugas (task-oriented).

Manajer berorientasi tugas mengarahkan dan mengawasi bawahan secara tertutup untuk menjamin bahwa tugas dilaksanakan sesuai yang diinginkannya. Manajer dengan gaya kepemimpinan ini lebih memperhatikan pelaksanaan pekerjaan daripada pengembangan dan pertumbuhan karyawan.

b. Gaya dengan orientasi karyawan (employee-oriented)Manajer berorientasi karyawan mencoba untuk lebih memotivasi bawahan dibanding mengawasi mereka. Mereka mendorong para anggota kelompok untuk melaksanakan tugas-tugas dengan memberikan kesempatan kepada bawahan untuk berpartisipasi dalam pembuatan keputusan, menciptakan suasana persahabatan serta hubugan-hubungan salig mempercayai dan menghormati dengan para anggota kelompok.

2.3 Pendekatan Sifat-Sifat Kepemimpinan

Para teoritisi kesifatan adalah kelompok pertama bermaksud menjelaskan tentang aspek kepemimpinan. Mereka percaya bahwa para pemimpin memiliki ciri-ciri atau sifat-

5

sifat tertentu yang menyebabkan mereka dapat memimpin para pengikutnya. Daftar sifat ini dapat menjadi sangat panjang, tetapi cenderung mencakup energi, pandangan, pengetahuan dan kecerdasan, imajianasi, kepercayaan diri, integritas, kepandaian berbiacara, pengendalian dan keseimbangan mental maupun emosional , bentuk fisik, pergaulan sosial dan persahabatan, dorongan, antusiasme, berani, dan sebagainya.

2.3.1 Penelitian Awal Tentang Sifat-sifat Kepemimpinan

Usaha sistematik pertama yang dilakukan oleh para psikolog dan para peneliti lainnya untuk memahami kepemimpinan adalah mengidentifikasikan sifat-sifat pemimpinan. Sebagaian besar penelitian-penelitian awal tentang kepemimpinan ini bermaksud untuk 1) membandingkan sifat-sifat orang yang menjadi pemimpin dengan sifat-sifat yang menjadi pengikut (tidak menjadi pemimpin), dan 2) mengidentifikasikan ciri-ciri dan sifat-sifat yang dimiliki oleh para pemimpin efektif. Berbagi studi pembandingam sifat-sifat pemimpin dan bukan pemimpin sering menemukan bahwa pemimpin cenderung lebih tinggi, mempunyai tingkat kecerdasan lebih tinggi, lebih ramah dan lebih percaya diri daripada yang lain dan mempunyai kebutuhan akan kekuasaan lebih besar. Tetapi kombinasi sifat-sifat tertentu yang akan membedakan antara pemimpin atau calon pemimpin atau calon pemimpin dari pengikut, belum pernah ditemukan. Sehingga timbul anggapan para peneliti sifat-sifat kepemimpinan bahwa pemimpin dilahirkan, bukan dibuat, atau seseorang itu dilahirkan membawa atau tidak membawa sifat-sifat yang diperlukan bagi seorang pemimpin.

Penelitian-penelitian lain mencoba untuk membandingkan sifat pemimpin yang efektif dan tidak efektif. Berbagai sifat dipelajari untuk menentukan apakah hal-hal tersebut berhubungan dengan kepemimpinan efektif. Penelitian-penelitian yang pernah dilakukan belum pernah dapat menunujukkan bahwa sifat-sifat tertentu dapat membedakannya.

2.3.2 Penemuan-penemuan Lanjutan

Seorang peneliti , Edwin Ghiselli, dalam ilmiahnya telah menunjukkan sifat-sifat tertentu yang tampaknya penting untuk kepemimpinan efektif. Sifat-sifat tersebut adalah sebagai berikut :

1. Kemampuan dalam kedudukannya sebagai pengawas (supervisory ability) atau pelaksanaan fungsi-fungsi dasar manajemen , terutama pengarahan dan pengawasan pekerjaan orang lain.

2. Kebutuhan akan prestasi dalam pekerjaan, mencakup pencarian tanggung jawab dan keinginan sukses.

3. Kecerdasan, mencakup kebijakan, pemikiran kreatif dan daya pikir.4. Ketegasan (decisiveness), atau kemampuan untuk membut keputusan-keputusan dan

memecahkan masalah-masalah dengan cakap dan tepat.5. Kepercayaan diri, atau pendangan terhadap dirinya sebagai kemampuan untuk

menghadapi masalah.

6

6. Inisiatif, atau kemampuan untuk bertindak tidak tergantung, mengembangkan serangkaian kegiatan dan menemukan cara-cara baru atau inovasi.

Sedangkan Keith Davis mengikhtisar 4 (empat) ciri/sifat utama yang mempunyai pengaruh terhadap kesuksesan kepemimpianan organisasi :

1. Kecerdasan2. Kedewasaan dan keluasan hubungan sosial3. Motivasi diri dan dorongan berprestasi4. Sikap-sikap hubugan manusiawi

2.3.3 Keterbatasan Pendekatan Kesifatan

Ada banyak keterbatasan dalam pendekatan yang melihat sifat-sifat kepemimpinan. Sebagai contoh, telah banyak orang tahu tentang tokoh-tokoh seperti Napoleon, Alexander the Great, Abraham Loncoln, Soekarno, Mahatma Gandhi, Mao Tse-Tug, Adolf Hitler, Winston Churchill, Suharto, dan sebagainya, yang dalam berbagai hal berbeda satu dengan yang lain. Namun, tidak tampak sifat-sifat kepemimpinan yang ditemukan secara umum pada semua tokoh-tokoh tersebut. Dalam kenyataannya, banyak dari mereka, seperti Hitler dan Lincoln, mempunyai sifat-sifat yang berbeda. Ada juga berbagai kasus di mana seorang pemimpin sukses dalam suatu situasi tetapi tidak dalam di situasi lain. Akhirnya, walaupu semua sifat yang dikemukakan para peneliti dapat menjadi yang diinginkan ada dalam diri pemimpin , tetapi tidak satupun sifat yang secara absolut esensial.

2.4 Komunikasi dan Negosiasi dalam Organisasi

2.4.1 Pengertian Organisasi

Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang ke orang lain. Perpindahan pengertian tersebut melibatkan lebih dari sekedar kata-kata yang digunakan dalam percakapan, tetapi juga ekspresi wajah, intonasi, titik putus vokal dan sebagainya. Dan perpindahan yang efektif memerlukan tidak hanya transmisi data, tetapi bahwa seseorang mengirimkan berita dan menerimanya sangat tergantung pada ketrampilan-ketrampilan tertentu (membaca, menulis, mendengar, berbicara dan lain-lain) untuk membuat sukses pertukaran informasi.

Komunikasi, sebagai suatu proses dengan mana orang-orang bermaksud memberikan pengertian-pengertian melalui pengirigan berita secara simbolis, dapat menghubungkan para anggota berbagai satuan organisasi yang berbeda dan bidang yang berbeda pula, sehingga sering disebut rantai pertukaran informasi. Konsep ini mempunyai unsur-unsur :

1. Suatu kegiatan untuk membuat seseorang mengerti.

7

2. Suatu sarana pengaliran informasi.3. Suatu sistem bagi terjalinnya komunikasi diantara individu-individu.

Pandangan tradisional tentang komunikasi telah banyak diubah , oleh perkembangan teknologi, yaitu bahwa komunikasi tidak hanya terjadi antara dua atau lebih individu, tetapi mencakup juga komunikasi antara orang-orang dan mesin-mesin, dan bahkan anatara mesin dengan mesin lainnya.

2.4.2 Pengertian Negosiasi

Negosiasi adalah bentuk interaksi sosial yang berfungsi untuk mencapai kesepakatan diantara pihak-pihak yang mempunyai kepentingan yang berbeda.Negosiasi dilakukan karena pihak-pihak yang berkepentingan perlu membuat kesepakatan mengenai persoalan yang menuntut penyelesaian bersama.

2.5 Pentingnya Komunikasi Efektif

Komunikasi Efektif adalah komunikasi yang mampu menghasilkan perubahan sikap (attitude change) pada orang yang terlibat dalam komunikasi. Komunikasi Efektif adalah saling bertukar informasi, ide, kepercayaan, perasaan dan sikap antara dua orang atau kelompok yang hasilnya sesuai dengan harapan. Komunikasi yang efektif itu sangatlah penting , karena beberapa hal berikut ini :

1. Menyelesaikan masalah lebih cepat

Ketika didapati sebuah masalah maka biasanya selalu ada diskusi untuk menyelesaikan masalah tersebut. Apabila orang-orang yang terlibat tidak dapat saling berkomunikasi secara efektif, maka akan lebih susah untuk mengerti maksud dari pembicaraan. Dampaknya adalah lebih sulit untuk mencari akar permasalahan yang akhirnya membutuhkan waktu lebih lama untuk menemukan solusinya.

2. Meningkatkan produktivitas

Semakin besar perusahaan maka semakin kompleks pula struktur organisasinya dan cara komunikasi antar karyawan. Contoh dalam perusahaan teknologi apabila komunikasi antara project manager dengan anggota tim teknis yang lain tidak efektif, bayangkan saja berapa lama waktu tidak produktif yang harus dihabiskan hanya untuk membuat para teknisi mengerti apa yang dimaksud oleh project manager. Jadi semakin efektif komunikasinya maka semakin cepat orang lain mengerti apa yang dibicarakan sehingga eksekusi pun lebih cepat.

3. Hubungan kerjasama yang lebih baik

Suatu bisnis akan berkembang lebih cepat apabila terjalin kerjasama dengan pihak lain. Contoh katakanlah ada usaha toko roti yang ingin meningkatkan jumlah produksi per harinya. Pastinya untuk memenuhi kebutuhan bahan baku roti tersebut

8

apabila hanya membeli eceran seperti biasa pasti biaya yang dikeluarkan akan semakin mahal. Berbeda halnya apabila melakukan kerjasama dengan pemasok yang akhirnya mendapatkan harga spesial yang pastinya akan lebih menghemat pengeluaran.

4. Promosi lebih mudah

Bisnis yang berskala besar pasti memiliki bagian pemasaran khusus yang dapat bekerja penuh untuk memasarkan produk tersebut. Namun bukan berarti ketika kita ingin mendirikan startup sudah harus menyiapkan divisi pemasaran khusus apalagi jika modal dan sumber daya manusia yang kita miliki terbatas. Dengan memiliki kemampuan komunikasi yang efektif, kita dapat mengenalkan produk ke masyarakat lebih mudah karena mereka dapat langsung mengerti produk baru yang kita luncurkan.

5. Meningkatkan kesan profesional

Ketika kita berkomunikasi dengan orang lain secara efektif, maka orang tersebut akan nyaman selama berbicara dengan kita. Hal ini juga akan menimbulkan kesan bahwa kita orang yang profesional karena orang yang diajak bicara dapat mengerti maksud pembicaraan dengan mudah.

2.6 Proses Komunikasi

Suatu sistem komunikasi organisasi mencerminkan berbagai macam individu dengan latar belakang , pendidikan, kepercayaan, kebudayaan , kedaan jiwa , dan kebutuhan yang berbeda-beda.

2.6.1 Model Komunikasi Antar-Pribadi

Model proses komunikasi yang paling sederhana adalah sebagai berikut :

Model ini menunjukkan 3 (tiga unsur esensi komunikasi. Bila salah satu unsur hialng, komunikasi tidak dapat berlangsung. Sebagai contoh, seseorang dapat mengirimkan berita, tetapi bila tidak ada yang menerima atau mendengar, komunikasi tidak terjadi.

Meskipun modelnya sederhana, proses komunikasi adalah “telepon”, di mana pengirim menyampaikan suatu berita, tetapi penerima mungkin mendengar atau menerima berita bukan yang dimaksud pengirim.

Sumber (Source). Sumber atau pengirim berita memainkan langkah pertama dalam proses komunikasi. Sumber mengendalikan macam berita yang dikirim, susunan

9

PenerimaBeritaPengirim

yang digunakan, dan sering saluran melalui mana berita dikirimkan. Dalam organisasi, sumber merupakan pihak yang mempunyai kebutuhan dan keinginan untuk mengkomunikasikan sesuatu gagasan, pemikiran, informasi, dan sebagainya, kepada pihak lain. Pengubahan berita ke dalam sandi/kode (enconding). Langkah ke dua ini mengubah berita kedalam berbagai bentuk symbol-symbol verbal atau nonverbal yang mampu memindahkan pengertian, seperti kata-kata pencakapan atau tulisan, angka, gerakan, ataupun kegiatan.

Dari beberapa symbol yang tersedia, pengirim berita menyeleksi salah satu yang akan dapat memenuhi kebutuhan khusus. Pengirim berita seharusnya tidak hanya memikirkan apa yang akan dikatakan tetapi juga bagaimana hal itu akan disajikan agar pengaruh yang diinginkan dari penerima terpenuhi. Jadi, berita harus disesuaikan dengan tingkat pemahaman, kepentingan dan kebutuhan penerima untuk mencapai konsekuensi-konsekuensi yang diinginkan. Simbol-simbol harus diseleksi atas dasar pemahaman yang akan diperoleh dari pendengar atau pembaca. Kesamaan pengertian ini penting, karena ketidaksamaan pengertian akan menimbulkan salah komunikasi.

Pengiriman berita (transmitting the message). Langkah ketiga mencerminkan pilihan komunikator terhadap media atau “saluran distribusi”. Komunkasi lisan mungkin disampaikan melalui berbagai saluran-telepon, mesin pendikte, orang atau videotape. Hal ini mungkin dilakukan secara pribadi atau dalam pertemuan kelompok dengan banyak orang. Dalam kenyataannya, salah satu keputusan yang harus dibuat pengirim adalah dalam penentuan saluran yang tepat atau sesuai bagi pengirim berita tertentu.

Manfaaat komunikasi lisan, orang per orang, adalah kesempatan untuk berinteraksi antara sumber dan penerima, memungkinkan komunikasi nonverbal (gerakan tubuh, intonasi suara, dan lain-lain), di sampaikannya berita secara cepat, dan memungkinkan umpan balik diperoleh segera.

Sedangkan komunikasi tertulis dapat disampaikan melalui saluran-saluran seperti memo, surat, laporan, catatan, bulletin dewan direktur, manual perusahaan, dan surat kabar. Komunikasi tulisan mempunyai manfaat dalam hal penyediaan laporan atau dokumen untuk kepentingan di waktu mendatang.

Agar komunikasi lebih efisien dan efektif manajer perlu mempertimbangkan penentuan media atau saluran yang ada. Sebagai contoh, ucapan “selamat pagi” tidak perlu ditulis dalam bentuk memo, sebaliknya pemberian pesanan sebaiknya ditulis dengan bentuk memo.

Penerimaan berita. Langkah keempat adalah penerimaan berita oeh pihak penerima. Pada dasarnya, orang-orang menerima berita melalui ke lima pancaindera mereka, penglihatan, pendengaran, pengecapan, perabaaan dan penciuman. Pengiriman berita belum lengkap atau tidak terjadi bial suatu pihak belum menerima berita. anyak komunikasi penting gagal karena seseorang tidak pernah menerima berita.

10

Pegartian atau penterjemahan kembali berita (decoding). Langkah kelima proses komunikasi adalah decoding. Hal ini menyangkut pengartian simbol-simbol oleh penerima. Proses ini dipengaruhi oleh latar belakang, kebudayaan, pendidikan, lingkungan , praduga, dan gangguan di sekitarnya. Selalu ada kemungkinan bahwa berita dari sumber , ketika diartikan oleh penerima , akan menghasilkan pengertian yang jauh berbeda dengan yang dimaksud oleh pengirim. Jadi, penerima mempunyai tanggung jawab besar untuk efektivitas komunikasi, dalam hal komunikasi dua arah. Manajer dan bawahan dapat berperan baik sebagai sumber maupun penerima dalam suatu inrteraksi. Berbagai macam interaksi dapat dilakukan dengan ruang lingkup, tingkat kepntingan dan periode waktu yang berbeda-beda.

Umpan balik (feedback). Setelah berita diterima dan diterjemahkan, penerima mungkin menyampaikan berita balasan yang ditujukan kepada pengirim mula-mula atau orang lain. Jadi, komunikasi adalah proses yang berkesinambungan dan tak pernah berakhir. Seseorang berkomunikasi, penerima menanggapinya melalui komunikasi selanjutnya dengan pengirim atau orang lain, dan seterusnya. Tanggapan ini disebut umpan balik.

2.7 Hambatan Komunikasi Efektif dalam Organisasi

Komunikasi adalah vital, tetapi komunikasi sering tidak efektif dengan adanya kekuatan-kekuatan dari luar yang menghambatnya.

2.7.1 Hambatan-Hambatan Organisasional

Ada tiga hambatan organisasional, yaitu 1) tingkat hirarki, 2) wewenang manajerial, dan 3) spesialisasi.

Tingkat hirarki. Bila suatu organisasi tumbuh, strukturnya berkembang, akan menimbulkan erbagai masalah komunikasi. Karena berita harus melalui tingkatan tamabahan, yang memerlukan waktu yang lebih lama untuk mencapai tempat tujuan dan cenderung menjadi berkurang ketepatannya. Berita yang mengalir ke atas atau kebawah tingkatan-tingkatan organisasi akan melalui beberapa “filter”, dengan persepsi, motif, kebutuhan dan hubungannya sendiri. Setiap tingkatan dalam rantai komunikasi dapat menambah, mengurangi, mengubah, atau sama sekali berbeda dengan berita aslinya.

Wewenang Manajerial. Tanpa wewenang untuk membuat keputusan tidak mungkin manajer dapat mencapai tujuan degan efektif. Tanpa di lain pihak, pada kenyataannya bahwa seseorang yang mengendalikan orang lain juga menimbulkan hamatan-hambatan terhadap komunikasi. Banyak atasan merasa bahwa mereka tidak dapat sepenuhnya menerima berbagai masalah, kondisi, atau hasil yang dapat membuat mereka tampak lemah. Sebaliknya, banyak bawahan menghindari situasi di mana mereka harus mengungkapkan informasi yang dapat membuat mereka dalam kedudukan yang tidak menguntungkan. Sebagai hasilnya ada kesenjangan “leveling” antara atasan dan bawahan.

11

Spesialisasi. Meskipun spesialisasi adalah prinsip dasar organisasi, tetapi juga menciptakan masalah-masalah komunikasi, di mana hal ini cenderung memisahkan orang-orang, bahkan bila mereka bekerja saling berdekatan. Perbedaan fungsi, kepentingan dan istilah-istilah pekerjaan dapat membuat orang-orang merasa bahwa mereka hidup dalam dunia yang berbeda. Akibatnya dapat menghalangi perasaan memasyarakat, membuat sulit memahami, dan mendorong terjadinya kesalahan-kesalahan.

2.7.2 Hambatan-Hambatan Antar Pribadi

Manajer masih akan menghadapi kemungkinan bahwa berita-berita yang mereka kirim akan berubah atau menyimpang, bahkan bila hambatan-hambatan komunikasi organisasional tidak ada. Banyak kesalahan komunikasi disebabkan bukan oleh faktor-faktor organisasi, tetapi oleh masalah-masalah ketidaksempurnaan manusia dan bahasa. Manajer perlu memperhatikan hambatan-hambatan antarpribadi seperti persepsi selektif, status atau kedudukan komunikator, keadaan membela diri, menunjukkan bagaimana hambatan-hambatan tersebut mempengaruhi proses komunikasi.

Persepsi selektif. Persepsi adalah suatu proses yang menyeluruh dengan mana seseorang menyeeksi, mengorganisasikan, dan mengartikan segala sesuatu di lingkungannya. Segera setelah seseorang menerima sesuatu, akan mengorganisasikan menjadi berbagai tipe informasi yang berarti. Dalam hal ini pengalaman mengajarkan seseorang dengan reaksi tertentu , bila seseorang mendengar suara kreta api, maka dia mengharapkan akan melihat kreta api. Seorang karyawan menjadi “defensif” secara otomatis bila dipanggil atasannya. Dengan kata lain, pengharapan yang mengarahkan seseorang untuk melihat atau mendengar kejadian, orang, objek atau situasi adalah sesuatu yang dia ingin lihat atau dengar. Hal ini disebut perspektif selektif.

Manajer perlu memperlihatkan tiga aspek berikut sehubungan dengan perspektif selektif :

1. Penerima akan menginterpretasikan berita berdasarkan pengalaman diri dan bagaimana mereka telah belajar untuk menanggapi sesuatu.

2. Penerima akan menginterpretasikan berita dengan cara menolak setiap perubahan dalam struktur kepribadian yang kuat. Berita yang bertentangan dengan keyakinan sesseorang cenderung untuk ditolak.

3. Penerima akan cenderung mengelompokkan dan menyimpan karakteristik-karakteristik pengalaman mereka sehingga mereka dapat membuat pola-pola menyeluruh.

Pelajaran bagi manajer untuk memahami sebanyak mungkin tentang kerangka kesukaan, kebutuhan, motif, tujuan, tingkat bahasan, dan stereotip (proses penyusunan berita menjadi seperti sesuatu yang diharapkan) dari penerima, agar dapat mengkomunikasikan pengertian secara efektif.

12

Status Komunikator. Hambatan komunikasi lainnya adalah kecenderungan untuk menilai, mempertimbangkan dan membentuk pendapat atas dasar karakteristik-karakteristik pengirim, terutama kredibilitasnya. Kredibilitas didasarkan keahlian seseorang dalam bidang yang sedang dikomunikasikan dan tingkat kepercayaan seseorang bahwa orang tersebut akan mengkomunikasikan kebenaran.

Manajer harus dipandang bawahan mereka sebagai orang yang terpercaya dan dapat dipercaya. Kaau tidak, usahakan untuk memotivasi, mempengaruhi dan mengarahkan kegiatan-kegiatan bawahan akan sangat terhambat dari permulaan.

Keadaan membela diri. Perasaan pembelaan diri pada pengirim, penerima berita atau keduanya juga menimbulkan hambatan-hambatan komunikasi. Keadaan membela diri seseorang mengakibatkan ekspresi wajah, gerakan tubuh , dan pembicaraan tertentu, dan sebaliknya meningkatkan tingkat pembelaan di pihak lain. Jadi, akan timbul reaksi defensif. Keadaan ini membuat pendengar lebih berkonsentrasi pada apa yang akan dikatakan dan bukan pada apa yang sedang didengar. Sebagai contoh, bila seseorang karyawan terancam akan kehilangan kedudukannya, maka dapat kehilangan kemampuan untuk mengartikan berita secara tepat dengan memberi reaksi defersif atau mengartikan berita secara tepat dengan memberi reaksi defersif atau agresif.

Pendengaran lemah. Manajer perlu belajar untuk mendengar secara efektif agar mampu mengatasi hambatan ini. Berbagai kebiasaan seubungan dengan pendengaran lemah meliputi : 1) mendengar hanya permukaannya saja, dengan sedikit perhatian pada apa yang sedang dikatakan, 2) memberikan pengaruh, melalui baik perkataan atau tanda-tanda (seperti melihat jam, memandang langit, menunjukkan kegelisahan), 3) menunjukkan tanda-tanda kejengkelan atau kebosanan terhadap bahan pembicaraan dan 4) mendengar dengan tidak aktif.

Ketidak tepatan penggunaan bahasa. Salah satu kesalahan terbesar yang dibuat dalam komunikasi adalah anggapan bahwa pengertian terletak dalam kata-kata yang digunakan. Sebagai contoh perintah manajer untuk mengerjakan secepat mungkin bisa berarti satu jam, satu hari, atau satu minggu. Di samping itu, bahasa-bahasa non-verbal yang tidak konsisten, seperti nada suara, ekspresi wajah, dan sebagainya dapat menghambat komunikasi.

2.8 Negosiasi Untuk Mengatasi Konflik

Dalam suatu organisasi tentu akan mengalami sebuah konflik, baik yang berasal

dari faktor eksternal maupun faktor internal. Untuk mengatasi semua itu , para anggota

suatu organisasi harus memiliki rasa negosiasi. Negosiasi bermanfaat untuk mendapatkan

keefektifan dan efisiensi dalam mencapai tujuan, kesepakatan bersama yang saling

menguntungkan (simbiosis mutualisme), menjembatani perbedaan pandangan mereka

13

yang bernegosiasi sehingga mengurangi, bahkan dapat mencegah konflik, menyepakati

tujuan bersama, metode mencapai tujuan bersama yang belum jelas.Negosiasi terdiri atas

dua macam, yaitu:

1.      Kompetitif atau distributif adalah suatu negosiasi yang menghasilkan ada pihak

yang kalah dan ada pihak yang menang.

2.      Kooperatif atau integratif adalah negosiasi yang menghasilkan kemenangan

(keuntungan) untuk pihak-pihak yang bernegosiasi.

14

BAB III

KESIMPULAN

Manusia adalah mahkluk Tuhan yang paling tinggi derajatnya, dimana kita memiliki

kemampuan untuk berpikir. Dengan kemampuan tersebut manusia seharusnya bisa mengelola

kehidupan sosialnya. Maka dari itu diperlukan sumber daya manusia yang berkualitas dan

mempunyai jiwa kepemimpinan. Kepemimpinan merupakan kemampuan yang dipunyai

seseorang untuk mempengaruhi orang-orang lain agar bekerja mencapai tujuan dan sasaran.

Manajemen mencakup kepemimpianan, tetapi juga mencakup fungsi-fungsi lain seperti

perencanaan, pengorganisasian dan pengawasan. Dengan berjiwa pemimpin manusia akan

dapat mengelola diri, kelompok dan lingkungan dengan baik. Khususnya dalam

penanggulangan masalah yang relatif pelik dan sulit.

Dalam upaya mewujudkan kepemimpinan yang efektif, maka kepemimpinan tersebut

harus dijalankan sesuai dengan fungsinya. Untuk menjadi seorang pemimpin diperlukan

komunikasi, sebagai suatu proses dengan mana orang-orang bermaksud memberikan

pengertian-pengertian melalui pengirigan berita secara simbolis, dapat menghubungkan para

anggota berbagai satuan organisasi yang berbeda dan bidang yang berbeda pula,

15