PAPARAN APLIKASI TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK SESUAI PERMENPAN 006/2011 Di persiapkan oleh Dony Riyanto Grand Antares Hotel, Desember 2011
Dec 07, 2014
PAPARAN APLIKASI
TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK
SESUAI PERMENPAN 006/2011
Di persiapkan oleh Dony Riyanto
Grand Antares Hotel, Desember 2011
AGENDA
Pengenalan TNDE
Konsep Aplikasi
Poin-poin Penting
Persiapan Penggunaan Aplikasi
Penggunaan Aplikasi
Penutup
Pengenalan TNDE
TNDE = Tata Naskah Dinas Elektronik
TNDE adalah konsep/aturan yang digunakan untuk
membuat dan mengatur naskah dinas badan/SKPD
secara elektronik/komputerisasi
Pengenalan TNDE
Aplikasi TNDE adalah aplikasi komputer yang dikembangkan sesuai dengan “Pedoman UmumTata Naskah Dinas Elektronik” PERMENPAN no 006 tahun 2011
TNDE adalah bagian dari upaya pemerintah, khsususnya Kementrian Pendayagunaan AparaturNegara dan Reformasi Birokrasi, untukpenyelenggaraan kepemerintahan yang baik (good governance) dan pengembangan kepemerintahanberbasis elektronik (e-Government)
Pengenalan TNDE
Dasar dan kekuatan hukum:
UU ITE no 11/2008, yang mengakui keabsahan
dokumen elektronik.
UU no 43/2009 tentang Kearsipan
INPRES no 3/2003 tentang e-Government
PERMENPAN no 22/2008 tentang
Pedoman Umum Tata Naskah
Pengenalan TNDE
Aplikasi TNDE adalah aplikasi yang dikembangkan
di web (sama seperti web badan/SKPD)
Dalam dunia bisnis, konsep serupa sudah cukup
lama diterapkan, dengan istilah: Document
Management, Business Process Management, dsb.
Konsep Aplikasi TNDE
Aplikasi pilot-project TNDE yang dikembangkan adalah
sebuah sistem yang dikembangkan berbasis web yang
memungkinkan koordinasi yang terintegrasi antar bidang/sub-
bidang dalam badan, dalam melakukan pengelolaan naskah
dinas di lingkungan Balitbang
Konsep Aplikasi TNDE
Setelah dilakukan instalasi (hosting/setup), makasistem dapat diakses menggunakan browser padakomputer-komputer yang terhubung denganintranet/internet
Contoh akses URL:
http://TNDE.sumutprov.go.id/
http://balitbang.sumutprov.go.id/TNDE/
atau pada komputer lokal:
http://localhost/TNDE/
Konsep Aplikasi TNDE
Aplikasi TNDE terdiri dari halaman publik, halaman
user (Ka Badang/Bidang, staf) dan halaman admin
Informasi/dokumen
publikasi
Kepala Badan/Bidang
dan staf yang ditunjuk
Admin Web
Naskah Dinas
KomunikasiInternal
Nota DinasKeluar
Borang/template
Lihat borangberdasarkan
kategori
Hapus/nonaktifkan/update/tam
bah borang
Arsip
LihatBerdasarkan
Penerima
LihatBerdasarkan
Pengirim
LihatBerdasarkan
Tanggal
LihatBerdasarkan
Perihal
Ketik KataKuncinya
Nota dinas Baru
Upload naskahbaru untuk di
review
Daftar naskahkonsep utk di
review
(bisa orangnya, bisa unit)
Perbaiki di web Isi pesan koreksi/todolistdisertai checklist
Disetujui/approval (perintahprint/tanda tangan dan cap
basah)
Di Agendakan untukmendapat nomor surat
Link dari daftar review yang sudah disetujui, disertakan
attachment file scan yang sudahbertandatangan/cap
Nota DinasMasuk
Hardcopy? bilatidak rahasia,
di scan. Softcopy? diupload. Di agendakan
dengan menulisform. Suratmasuk dari
sistem TNDE? otomatis
teragendakan.
Di Buka(baca/cetak)
Apabila rahasia, dapatmembuat surat balasan
langsung (Mekanismenya?)
Disposisi(menulis form
disposisi)
Buat disposisi lanjutan, apabila akan di
disposisikan lagi (kebawahan)
Membaca Disposisi(membuat laporan
disposisi)
Apabila salah disposisi, dikembalikan dengan
keterangan
Membacalaporandisposisi
Apabila diperlukan, dapatmembuat balasan dari
laporan disposisi
Membuat konsep suratdari laporan/balasan
laporan disposisi
Arsip
KomunikasiEksternal
SURAT MASUK
SURAT KELUAR
Struktur fungsi
dalam TNDE
Konsep Aplikasi TNDE
Nota Dinas Keluar
Borang/template
Lihat borangberdasarkan
kategori
Hapus/nonaktifkan/update/tambah
borang
Arsip
Lihat BerdasarkanPenerima
Lihat BerdasarkanPengirim
Lihat BerdasarkanTanggal
Lihat BerdasarkanPerihal
Ketik KataKuncinya
Nota dinas Baru
Upload naskahbaru untuk di
review
Daftar naskahkonsep utk di
review
(bisa orangnya, bisa unit)
Perbaiki di web Isi pesan koreksi/todolistdisertai checklist
Disetujui/approval (perintahprint/tanda tangan dan cap
basah)
Di Agendakan untukmendapat nomor surat
Link dari daftar review yang sudahdisetujui, disertakan attachment file
scan yang sudahbertandatangan/cap
Struktur fungsi
dalam NoDin keluar
Konsep Aplikasi TNDE
Nota Dinas Masuk
Hardcopy? bila tidakrahasia, di scan.
Softcopy? di upload. Di agendakan denganmenulis form. Suratmasuk dari sistemTNDE? otomatisteragendakan.
Di Buka (baca/cetak)Apabila rahasia, dapat membuat surat
balasan langsung (Mekanismenya?)
Disposisi (menulis form disposisi)
Buat disposisi lanjutan, apabilaakan di disposisikan lagi (ke
bawahan)
Membaca Disposisi(membuat laporan disposisi)
Apabila salah disposisi, dikembalikandengan keterangan
Membaca laporandisposisi
Apabila diperlukan, dapat membuatbalasan dari laporan disposisi
Membuat konsep surat darilaporan/balasan laporan disposisi
Arsip
Struktur fungsi dalam
NoDin masuk
Konsep Aplikasi TNDE
Komunikasi Eksternal
SURAT MASUK
SURAT KELUAR
Struktur fungsi dalam
komunikasi eksternal
Konsep Aplikasi TNDE
Penggunaan Aplikasi
Poin-poin Penting
Aplikasi TNDE harus merupakan suatu sistem yang dibangun denganmemanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi yang bersifat legal.
Aplikasi TNDE yang dikembangkan bersifat legal karena memanfaatkan Apache Web Server sebagai server (hak cipta dan legalitas dapat dibaca dihttp://www.apache.org/licenses/). Untuk teknologi web programming menggunakan PHP (hak cipta dan legalitas dapat di baca dihttp://php.net/license/index.php). Instalasi di sistem operasi Windows® danLinux® menggunakan XAMPP. XAMP mengikuti lisen GNU Public License (dapatdibaca di http://www.apachefriends.org/en/xampp.html pada seksi License). Rincian legalitas GNU Public License dapat dibaca dihttp://www.gnu.org/licenses/licenses.html. Browser yang dapat digunakan untukmengakses aplikasi TNDE antara lain Mozilla Firefox dan Google Chrome. Legalitas masing-masing dapat dibaca di http://www.mozilla.org/MPL/ danhttp://code.google.com/chromium. Kedua browser tersebut juga dapat dijalankandi Linux IGOS yang di kembangkan oleh Pusat Penelitian Informatika Lembaga IlmuPengetahuan Indonesia (LIPI) atas inisiasi Kementerian Negara Riset dan Teknologi(Kemenristek). Untuk selanjutnya dapat dibaca di situs resmi IGOS di http://igos-nusantara.or.id.
Poin-poin Penting
Petugas dapat melakukan pemindaian (scanning) dokumen untuk melakukan penyimpanan dokumensecara elektronik.
Agenda Surat Keluar yang telah selesai akan disimpan dengan cara dilakukan pemindaian dokumen.
Dokumen yang berkaitan dengan Surat Masuk tersebut disimpan dalam aplikasi TNDE denganmenggunakan pemindaian dokumen untuk dokumen yang masuk secara fisik, atau upload file untukdokumen yang masuk dalam bentuk
salinan naskah elektronik (softcopy).
Apabila surat yang diterima sudah dalam bentuk salinan naskah elektronik (softcopy) atau merupakansurat yang bersifat Rahasia, pemindaian dokumen tidak diperlukan.
Ketiga hal diatas dan beberapa hal pendukung lainnya, mensyaratkan aplikasi TNDE harus mendukungpenyimpanan data hasil pemindaian, sesuai kondisi yang disyaratkan. Aplikasi TNDE yang dikembangkanini mendukung unggah file baik dapat bentuk gambar (image) dan maupun dokumen (doc, PDF, dansebagainya). Namun aplikasi antarmuka ke alat pemindai harus disediakan/disertakan beserta perangkatpemindai, atau menggunakan aplikasi pemindaian lain yang kompatibel dengan perangkat pemindaiantersebut. Standar teknologi aplikasi web terkini, belum mengizinkan untuk mengakses perangkat pemindaisecara langsung disebabkan karena pertimbangan keamanan dan lain hal. Lebih rinci mengenai desain, prinsip, arsitektur dan kapabilitas web dapat dibaca pada http://www.w3.org/standards/. Namundemikian, hal ini tidak menutup kemungkinan dapat dikembangkan aplikasi alternatif kedepan untukmemenuhi kebutuhan ini.
Poin-poin Penting
Proses melengkapi templat dengan data yang diperlukan dapat dilakukansecara langsung melalui aplikasi penyunting teks (text editor) yang disediakandi situs (web), tanpa harus membuka aplikasi lain.
Hal ini sudah diakomodasi oleh aplikasi TNDE dengan menggunakan pengaya(library/plug-ins) dari TinyMCE (di dapat dari http://www.tinymce.com/). Pengayaini disediakan secara terbuka-terbatas (dapat dibaca dihttp://www.tinymce.com/js/tinymce/jscripts/tiny_mce/license.txt). Secara umum, pengaya ini menggunakan teknologi JavaScript, yang memungkinkan sebuahhalaman web dapat mengelola sunting (editing) teks menyerupai paket aplikasiperkantoran (Office Application). Walaupun diciptakan sedemikian rupamenyerupai paket aplikasi perkantoran, perlu diingat bahwa, pengaya ini adalahberbasis web, yang tetap harus mengikuti prinsip dan arsitektur web, sehinggamemiliki keterbatasan seperti halnya aplikasi/pengaya web lainnya. Keterbatasanitu antara lain: tidak dapat melakukan penyimpanan dan membuka file secaralangsung (doc/docx/pdf), tidak dapat melakukan pencetakan secara langsung keperangkat pencetak (printer), dan lain sebagainya.
Poin-poin Penting
Jenis dan format templat naskah dinas yang tersedia terdiri darinaskah dinas berikut.
Naskah Dinas Arahan. Naskah Dinas Arahan di antaranya berisi; Peraturan,
Pedoman,
Petunjuk Pelaksanaan,
Instruksi,
Prosedur Tetap,
Surat Edaran,
Keputusan, dan
Surat PerintahlSurat Tugas
Naskah Dinas Korespondensi. Naskah Dinas Korespondensi meliputi Nota Dinas,
Memorandum,
Surat Dinas, dan
Surat Undangan.
Poin-poin Penting
Naskah Dinas Khusus. Naskah Dinas Khusus meliputi Surat Pe janjian,
Surat Kuasa,
Berita Acara,
Surat Keterangan,
Surat Pengantar, dan
Pengumurnan.
Laporan
Telaahan Staf
Formulir
Persiapan Penggunaan Aplikasi
Perangkat Keras Server (web server)
PC / Laptop yang memiliki Sistem Operasi dan Browser
Perangkat Lunak Aplikasi Server (khusus untuk server saja)
Aplikasi Web Browser (Opera, Mozilla, IE, Chrome)
Sumber Daya Manusia Operator (Staf Badan/Bidang/Sub-Bidang)
Pemberi otoritas naskah (Kepala Badan/Bidang/Sub-Bidang)
Admin Web
Persiapan Penggunaan Aplikasi
Penggunaan Aplikasi
1. User membuka browser dan mengakses alamat
TNDE
2. Halaman awal TNDE akan terbuka. Halaman awal
ini hanya menampilkan informasi yang bersifat
umum/publik
3. Untuk mulai menggunakan aplikasi TNDE, user
harus melakukan login
4. Admin akan terlebih dahulu mempersiapkan siapa
saja user yang berhak mengakses aplikasi TNDE
Penggunaan Aplikasi
Gambar 4.1 Halaman Awal
Gambar 4.2 Halaman Login
Penggunaan Aplikasi
5. Setelah melakukan login, maka user akan melihat
tampilan awal sebagai berikut:
Penggunaan Aplikasi
Berikut adalah susunan menu secara lengkap:
Penggunaan Aplikasi
Contoh skenario penggunaan:
Terdapat 3 user yang sudah terdaftar di sistemTNDE, yaitu:
A, sebagai Ka. Bid Pemerintahan dan Kemasyarakatan
B, sebagai Ka. Bid Ekonomi dan Pembangunan
C, sebagai staf Bid Ekonomi dan Pembangunan
B hendak membuat dan mengirimkankan nota dinaskepada A. Maka B memberi instruksi agar C membuat konsep naskah dengan mengacu padaborang yang tersedia
Penggunaan Aplikasi
Maka, langkah-langkahnya adalah sebagai
berikut:
1. C membuka sistem TNDE, dan melakukan login
2. C lalu memilih menu Borang
3. C melihat daftar borang
Penggunaan Aplikasi
C dapat membuka salah satu borang
atau menambahkan borang baru
Atau melakukan pengeditan terhadap borang
Penggunaan Aplikasi
Borang yang sudah dilihat, bisa dibuatkan menjadi
surat baru
Penggunaan Aplikasi
Sistem akan meminta C untuk mengisikan data-data
surat yang dibutuhkan. Antara lain: apakah bersifat
rahasia, siapa yang akan melakukan review, apa isi
pengantar surat
Penggunaan Aplikasi
Setelah mengisi data dengan benar, dan klik
tombol „Buat Surat‟, maka C siap untuk mengetik
surat sesuai borang yang dipilih:
Penggunaan Aplikasi
Setelah C selesai mengetik konsep naskah, maka
klik „Simpan‟
Selanjutnya C kembali ke halaman utama dan
menunggu naskah yang sudah dikerjakan di review
oleh B
Penggunaan Aplikasi
B kemudian melakukan login ke sistem TNDE, dan
melihat di halaman utama, daftar naskah baru
yang harus di review
Penggunaan Aplikasi
B lalu melihat naskah tersebut dengan meng-klik
„Lihat‟. Maka akan tampil daftar naskah yang harus
di setujui dan yang sudah disetujui
Penggunaan Aplikasi
B dapat melihat, meng-edit, menyetujui dan
membatalkan konsep naskah tersebut dengan
memilih link disebelah kanan masing-masing naskah
Apabila sudah
disetujui, maka status
naskah menjadi
„terkunci‟ sehingga
tidak bisa di edit oleh
orang lain
Penggunaan Aplikasi
Setelah naskah disetujui oleh B, maka C dapat
melihat daftar naskah yang telah disetujui.
C akan mencetak dan meminta tandatangan/cap
ke atasan
Penggunaan Aplikasi
Setelah surat diberi tandatangan dan cap,
dokumen kemudian di scan menjadi file jpg atau
C kemudian meng-agendakan surat keluar, dan
melampirkan file jpg/pdf tersebut
Penggunaan Aplikasi
Setelah mengagendakan surat, maka C melakukan
pengiriman. Surat yang sudah dikirim akan memiliki
status „terkirim‟
Penggunaan Aplikasi
Kemudian, pada saat A melakukan login ke sistem
TNDE, maka A akan melihat surat yang masuk
Berikutnya, A dapat membuat surat tanggapan,
dan/atau melakukan disposisi
Penutup
Hal-hal lain yang belum terangkum dalam
presentasi ini akan dilampirkan secara terpisah
Ada beberapa jenis naskah yang dapat dikerjakan
dengan sistem TNDE. Daftar tersebut dapat dilihat
di laporan teknis
Data/naskah/user dalam latihan ini hanya contoh.
Untuk simulai yang benar, akan kita gunakan
nama/jabatan/naskah yang sebenarnya.
Sekian dan terima kasih.
Penutup