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Master-Thesis
Aufbau eines Rechtsmanagements einer Gesundheitseinrichtung zur
Erfüllung der Anforderungen der ISO 50001
Verfasser/Verfasserin: Beta Vincetic, 1230 Wien, Gregorygasse
16A/2/3 Matr. Nr.: 1465395 Universitätslehrgang: Management für
Technik im Gesundheitswesen Anzahl der Wörter: 13.106 Abgabedatum:
10.01.2017
zur Erlangung des akademischen Grades Master of Science
am Zentrum für Management im Gesundheitswesen der
Donau-Universität Krems
Fachbetreuer/in DI Martin Krammer, MSc
Begutachter/Opponent Ass.- Prof. i.R. Dr. Albin Krczal, DUK bzw.
Begutachter (Opponent)
Ich versichere: 1. dass ich die Master-Thesis selbstständig
verfasst, andere als die angegebenen Quellen
und Hilfsmittel nicht benutzt und mich auch sonst keiner
unerlaubten Hilfe bedient habe. 2. dass ich dieses Master-Thesis
Thema bisher weder im In- noch im Ausland (einer
Beurteilerin/einem Beurteiler zur Begutachtung) in irgendeiner
Form als Prüfungsarbeit vorgelegt habe.
3. dass diese Arbeit mit der vom Begutachter beurteilten Arbeit
übereinstimmt.
Datum der Einreichung: 10.01.2017 Unterschrift
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II
Danksagung
An dieser Stelle möchte ich mich ganz herzlich bei all denen
bedanken, die mich
während meines Studiums und bei der Erstellung meiner
Masterthese unterstützt
haben.
Besonderer Dank gilt meiner Familie, die während meines Studiums
oft auf mich
verzichten musste und mir auch die Freiräume gegeben hat, die
ich gebraucht habe.
Sie haben mich mit viel Verständnis, Motivation und ihrer
grenzenlosen Geduld
unterstützt. Nur durch ihre Rücksichtnahme in den letzten beiden
Jahren ist ein
berufsbegleitendes Studium möglich gewesen.
Einen großen Dank an Herrn DI Martin Krammer, MSc, der mich
fachlich beim
Schreiben dieser Arbeit betreut hat und immer mit Rat und Tat
zur Seite gestanden
ist. Seine wertvollen Hinweise, die moralische Unterstützung und
das kritische
Hinterfragen haben einen großen Teil zur Vollendung dieser
Arbeit beigetragen.
Mein Dank gilt auch meinem Chef Ing. Mag. Armin-Rudolf Weinrath,
der mich in
dieser Zeit oft fachlich und moralisch unterstützt hat.
Ebenso möchte ich meinen Korrekturlesern danken, die sich für
mich und meine
Arbeit Zeit genommen haben und mich mit ihren Ratschlägen
tatkräftig unterstützt
haben.
Mein Dank gilt auch der Firma SANTESIS, technisches
Gebäudemanagement und
Service GmbH, die mich finanziell und zeitlich unterstützt
hat.
Und zuletzt gilt mein Dank meinen Eltern und Schwiegereltern,
die mich während
meines ganzen Studiums bei den Haushaltstätigkeiten und der
Kinderbetreuung
unterstützt haben.
-
III
Abstract
Die Uhr unserer Natur tickt unabänderlich. Unsere fossilen
Ressourcen werden
immer knapper und das Klima verschlechtert sich zunehmend. Wenn
die Menschheit
nicht anfängt umzulenken, drohen zahlreiche Katastrophen,
gefolgt von einem
Klimakollaps.
Nach unzähligen Klimakonferenzen, Vorträgen von Klimaexperten
und publizierter
Literatur, einigten sich die Mitgliedsstaaten der EU auf eine
Richtlinie, die eine
Senkung des Energieverbrauchs zum Ziel hat. Diese Richtlinie
wurde auf nationales
Recht umgesetzt. Die Einhaltung dieses Gesetzes ist für
Unternehmen zu einer
großen Herausforderung geworden. Dies führte zur folgenden
Forschungsfrage:
Wie kann eine Gesundheitseinrichtung sicherstellen, dass sie
alle relevanten
Normen, Vorschriften und Gesetze bezogen auf ein
Energiemanagementsystem (am
Beispiel ISO 50001) kennt und die daraus resultierenden
Verpflichtungen einhält?
Die für die Arbeit zusätzlich relevanten Fragen waren, welche
Werkzeuge geeignet
sind, um die oben angeführte Aufgabenstellung zu unterstützen
und wie die
Prozesse und die Verantwortlichkeiten gestaltet werden sollten,
um ein optimales
Ergebnis für ein Unternehmen zu erreichen.
Die Methodik setzte sich aus Literaturrecherche,
Expertenbefragungen und Vergleich
der Best Practice Beispiele zusammen. Die Befragungen der
Experten zeigten
deutlich, dass die Erfüllung der Rechtskonformität nicht klar
standardisiert und
abgegrenzt ist.
Um diese Forschungsfragen beantworten zu können, wurden in
dieser Arbeit zwei
Varianten zur Erfüllung der Rechtskonformität entwickelt und mit
ihren Vor- und
Nachteilen gegenübergestellt.
Um eine optimale Erfüllung der Rechtskonformität gewährleisten
zu können, wurde
die Variante mit der internen Besetzung empfohlen und mit den
Werkzeugen
erläutert.
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1
Inhaltsverzeichnis
1.
Einleitung................................................................................................................
4
1.1 Problemstellung
...................................................................................................
4
1.2 Forschungsfrage
..................................................................................................
5
1.3 Ziel der Arbeit
......................................................................................................
5
1.4 Methodik
..............................................................................................................
6
1.4.1 Theoretischer Teil – eingehende Literaturrecherche
......................................... 6
1.4.2 Empirischer Teil – Befragungen bzw. Interviews mit 11
Experten .................... 6
1.4.3 Literaturrecherche
.............................................................................................
6
2. Theoretischer Hintergrund
......................................................................................
8
2.1 Definitionen Normen und Gesetze
.......................................................................
8
2.1.1 Normen
..............................................................................................................
8
2.1.2 Gesetze
..............................................................................................................
8
2.2 Entstehung und Wirkung von Normen und Gesetzen
.......................................... 9
2.2.1 Nationale Normen
..............................................................................................
9
2.2.2 Europäische Normen
.........................................................................................
9
2.2.3 Internationale Normen
......................................................................................
10
2.2.4 Entstehung der Bundes- und Landesgesetze
.................................................. 11
2.2.4.1Bundesgesetze
..............................................................................................
11
2.2.4.2Landesgesetze
..............................................................................................
12
2.3 Energieeffizienzgesetz
.......................................................................................
12
2.3.1 Ausgangssituation
............................................................................................
12
2.3.2 ISO 50001
........................................................................................................
14
3. Rechtsmanagement Theorie
...............................................................................
21
3.1 Definitionen „Rechtsmanagement“ bzw. „Compliance Management“
................ 21
3.2 „Rechtsmanagement ist Chefsache“
.................................................................
23
3.3 Vergleich diverser Studien zum Thema Rechtsmanagement
............................ 23
4. Aufbau eines Rechtsmanagements in einer
Gesundheitseinrichtung ......... 25
-
2
4.1 Variante 1 – „Rechtsmanagement INTERN“ auf die
verantwortlichen Bereiche
delegieren
.................................................................................................................
26
4.2 Variante 2 – „Rechtsmanagement EXTERN“ (Outsourcing)
.............................. 36
5. Fallbeispiel Vinzenz Gruppe bzw. SANTESIS
..................................................... 44
5.1 Vinzenz Gruppe - Firmenportrait und geschichtliche
Entwicklung ..................... 44
5.2 Fallbeispiel SANTESIS, Technisches Gebäudemanagement und
Service GmbH
.....................................................................................................................
48
5.3 Rechtsmanagement der Firma SANTESIS – IST Zustand
................................ 49
5.3.1 Allgemein
.........................................................................................................
49
5.3.2 Fallbeispiel Linz – Share Point Lösung „Bescheidwesen“
............................... 51
5.3.3 Fazit „IST-Zustand“
..........................................................................................
52
5.4 Umsetzungsmöglichkeiten in der Vinzenz Gruppe bzw. SANTESIS
................. 52
6. Fazit „SOLL – Konzept“
........................................................................................
54
6.1 Funktionsbeschreibungen - „Die Prozessverantwortlichkeiten“
......................... 55
6.2 Prozesse
............................................................................................................
55
6.2.1 Information
.......................................................................................................
55
6.2.2 Kommunikation
................................................................................................
56
6.2.3 Dokumentation
................................................................................................
56
6.3 Werkzeuge
........................................................................................................
57
6.3.1 Das Rechtsregister
...........................................................................................
57
6.3.2 Schulungen zum Thema „Rechtsmanagement“
.............................................. 61
6.3.3 Share Point – „Rechtsmanagement“
...............................................................
61
6.3.4 CAFM – System „MT/BT-DATA“
......................................................................
61
7. Empirischer Teil: Auswertung und Darstellung von Fragebögen
zur Erfüllung der
Rechtskonformität am Beispiel der ISO 50001
.................................................... 62
7.1 Tabellarische Darstellung des Gesamtergebnisses
........................................... 64
7.2 Tabellarische Darstellung und Interpretation der einzelnen
Ergebnisse ............ 65
8. Zusammenfassung und Schlussfolgerung mit Zukunftsaspekten
......................... 73
8.1 Zusammenfassung allgemein
............................................................................
73
8.2 Reflexion
............................................................................................................
74
-
3
8.3 Zukunftsaspekte und Ausblick für die Vinzenz
Gruppe..................................... 74
-
4
1. Einleitung
1.1 Problemstellung
Durch die Verknappung bzw. Endlichkeit der natürlichen
Ressourcen nimmt die
Energieeffizienz in Unternehmen einen immer höheren Stellenwert
ein. Der Schutz
von Umwelt und Natur wird aus diesem Grund immer wichtiger. Je
mehr der
Umweltschutzgedanke in unserer Gesellschaft Platz einnimmt, umso
mehr Gesetze
und Normen werden eingeführt und die entsprechenden
Rahmenbedingungen für
Unternehmen werden komplexer.
Normen und Gesetze sind überall und allgegenwärtig. Sie
begleiten uns im Alltag,
geben Sicherheit im Straßenverkehr oder gewisse Standards in der
Qualität unserer
Lebensmittel vor usw. Ohne sie würde unsere Gesellschaft nicht
so gut funktionieren,
denn sie regeln viele unserer Abläufe, geben hohe Standards vor
und sichern die
Ressourcenschonung nachhaltig.
Die in den letzten Jahren immer größer werdende Normen- und
Gesetzesflut zu
kennen und einzuhalten, ist für Unternehmen, egal ob sie als
Personen oder
Kapitalgesellschaften geführt werden, eine große
Herausforderung. Die Fristen und
Pflichten, die die zuständigen Behörden vorschreiben, müssen vom
jeweiligen
Unternehmen herausgefiltert und entsprechend umgesetzt werden.
Unter
Umständen kann die Nichteinhaltung von gesetzlichen Vorgaben
strafrechtliche
Konsequenzen haben bzw. können Schadenersatzanforderungen
geltend gemacht
werden oder enorme Imageschäden entstehen.
Am 01. Jänner 2015 trat das Bundes - Energieeffizienzgesetz1 in
Kraft, das genaue
Ziele bis zum Jahr 2020 definiert hat.
„Mittelbar soll jedoch auch die Versorgungssicherheit durch
einen geringeren
Energieverbrauch verbessert, der Anteil erneuerbarer Energien im
Energiemix erhöht
und eine Reduktion von Treibhausgasemissionen erzielt
werden.“2
1 Langtitel: Bundesgesetz über die Steigerung der
Energieeffizienz bei Unternehmen und dem Bund
-
5
Nachhaltig bringt dieses Energieeffizienzgesetz den Unternehmen
viele Vorteile.3 Sie
sind aber gezwungen, neue Methoden, Werkzeuge und Prozesse
einzuführen, damit
sie am Markt bestehen können.
Um dieses Gesetz einzuhalten, sind Umstrukturierungen in den
Unternehmen
notwendig. Durch Maßnahmen, wie eine klare Aufgabenverteilung
(Organigramme)
und Strukturierung der Prozesse kann die Umsetzung des Gesetzes
innerhalb eines
Unternehmens nachhaltig gelebt werden.
1.2 Forschungsfrage
Wie kann eine Gesundheitseinrichtung sicherstellen, dass sie
alle relevanten
Normen, Vorschriften und Gesetze, bezogen auf ein
Energiemanagementsystem
(am Beispiel ISO 50001) kennt und die daraus resultierenden
Verpflichtungen
einhält?
Zusätzlich relevante Fragen:
Welche Werkzeuge sind geeignet, die oben angeführte
Aufgabenstellung zu
unterstützen?
Wie sollten die Prozesse und Verantwortlichkeiten gestaltet
werden, um ein
optimales Ergebnis zu erzielen?
1.3 Ziel der Arbeit
Das Hauptziel dieser Arbeit ist es, durch ausführliche
Literaturrecherche und
Auswertung der Ergebnisse der Befragungen ein Konzept
auszuarbeiten, welches
nachhaltig garantiert, dass alle Standards, Pflichten und
Fristen erkannt und
eingehalten werden.
Dies soll durch die Ergebnisse, die aus der Auswertung der
Interviews ausgearbeitet
werden, unterstrichen werden.
2 [online]
http://www.bmwfw.gv.at/EnergieUndBergbau/Energieeffizienz/Documents/Kerninhalte%20des%20EEFFG%20barrierefrei.pdf
[Zugriff am 15.05.2016] 3 Im Kapitel 2.3 wird auf das
Energieeffizienzgesetz näher eingegangen.
http://www.bmwfw.gv.at/EnergieUndBergbau/Energieeffizienz/Documents/Kerninhalte%20des%20EEFFG%20barrierefrei.pdfhttp://www.bmwfw.gv.at/EnergieUndBergbau/Energieeffizienz/Documents/Kerninhalte%20des%20EEFFG%20barrierefrei.pdf
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6
Dabei sollen die Struktur und Organisation des Rechtsmanagements
dargestellt, die
notwendigen Prozesse beschrieben und die verwendeten Werkzeuge
und
Instrumente vorgestellt werden.
1.4 Methodik
1.4.1 Theoretischer Teil – eingehende Literaturrecherche
Zu Beginn dieser Arbeit (Kap. 2) werden Normen und Gesetze im
Allgemeinen,
hinsichtlich ihrer Entstehung und Unterschiede beschrieben und
gegenübergestellt.
1.4.2 Empirischer Teil – Befragungen bzw. Interviews mit 11
Experten
Tabellarische Darstellung der Ergebnisse bzw. Relevanz und ihre
Interpretationen
Befragt wurden:
Experten aus den Branchen des Gesundheitswesens, der Industrie
und der
Normungsinstitute.
Qualifikationen der befragten Experten reichten von leitenden QM
Managern
bis zu technischen Leitern, Energiemanagern und Leitern der
Rechtsabteilungen.
1.4.3 Literaturrecherche
Im Zeitraum von Juli 2016 bis Oktober 2016 wurde in den
Datenbanken von
STATISTA und der Suchmaschine Google Scholar und Google Books
mittels
definierter Suchbegriffe eine Literaturrecherche durchgeführt.
Für die Recherche
wurden folgende Suchbegriffe verwendet: „Energiemanagement“,
„ISO 50001“,
„Rechtsmanagement“, „legal compliance“, „Rechtsregister“ und
„Rechtskataster“,
„Normen“, „Gesetze“ und viele mehr. Weiters wurde in den
Büchereien der FH Wien,
Hauptbücherei Wien, Bücherei der Donau Uni Krems und Bücherei
Uni Graz nach
geeigneter Literatur geforscht.
Für die Literatursuche der Best Practice Beispiele wurden
folgende Suchbegriffe
verwendet: „Best Practice“, „EMAS“, „ISO 50001“ usw. Bei den
Best Practice
-
7
Beispielen war es nicht wichtig, sich nur auf Energie oder auf
die ISO 50001 zu
fokussieren, weil sich die Empfehlungen und gute Erfahrungen der
Unternehmen
genauso auf die Erfüllung der Rechtskonformität der ISO 50001
umlegen lassen.
-
8
2. Theoretischer Hintergrund
In diesem Kapitel werden Normen und Gesetze einander
gegenübergestellt, um den
Unterschied zwischen diesen Begriffen bzw. deren
Überschneidungen zu zeigen.
2.1 Definitionen Normen und Gesetze
2.1.1 Normen
Normen sind anerkannte, unverbindliche Regeln bzw. Empfehlungen.
Das bedeutet,
dass ihre Anwendung freiwillig ist. Nur in Ausnahmefällen werden
Normen durch
Gesetze, Verordnungen und (privatrechtlich) Verträge
verbindlich.
Der Rechtswissenschaftler und Verfassungsexperte Hans Kelsen hat
den Begriff
„Norm“ folgend definiert: „Norm im allgemeinsten Sinne bedeutet,
dass etwas sein
soll. Man kann die Norm als den Sinn eines Willensaktes
kennzeichnen.“4
Der Vorteil oder Sinn von Normen ist: Sie sind gesichertes
Fachwissen und
dokumentieren den aktuellen Stand der Technik, Wissenschaft und
Gesellschaft.
Hohe Qualitätsstandards und Lebensqualität, Schutz vor Unfällen,
Stärken der
Wettbewerbsposition am Markt, globaler Marktzugang und sinnvolle
Planung von
Projekten sind nur einige Vorteile von einem breiten Spektrum an
Funktionen der
Normen.
2.1.2 Gesetze
Anders als Normen sind Gesetze verbindlich und werden vom
Gesetzgeber
entwickelt und vorgeschrieben. Nach der Wortherkunft bedeutet
„Gesetz“ etwas
„Gesetztes oder Festgelegtes“5. Im Allgemeinen regeln sie
menschliches Verhalten
und jede durch den Staat beschlossene, bindende Vorschrift. Es
gibt keine
eindeutige Übereinstimmung wie Gesetze definiert werden. Das
Gabler
Wirtschaftslexikon definiert ein Gesetz nach folgenden
Gesichtspunkten:
4 Walter (1999:20)
5 Vgl. [online] http://www.wissen.de/wortherkunft/gesetz
[Zugriff am 15.08.2016]
http://www.wissen.de/wortherkunft/gesetz
-
9
„1. Im formellen Sinn: Alle in einem förmlichen, meist in der
Verfassung vorgeschriebenen Gesetzgebungsverfahren von den
gesetzgebenden Körperschaften beschlossene Rechtsvorschriften. 2.
Im materiellen Sinn: Neben den Gesetzen im formellen Sinn auch
Rechtsverordnungen, Satzungen und das Gewohnheitsrecht.“6
„Nach § 9 ABGB behalten die Gesetze so lange ihre Kraft, bis sie
vom Gesetzgeber
abgeändert oder ausdrücklich aufgehoben werden“7. Sie werden
immer in der
ursprünglichen Fassung des Kundmachungsdatums widergegeben.
2.2 Entstehung und Wirkung von Normen und Gesetzen
2.2.1 Nationale Normen
Das österreichische Normungsinstitut mit Sitz in Wien wird durch
das neutrale und
unabhängige Dienstleistungsunternehmen ASI (englisch: Austrian
Standard Institute)
vertreten. Sein Wirkungsbereich umfasst die nationalen Normen
mit der Bezeichnung
ÖNORM.
2.2.2 Europäische Normen
CEN (englisch, European Committee for Standardization) ist eine
der drei
europäischen Normungsorganisationen, die für die Entwicklung der
europäischen
Normen auf allen Fachgebieten, außer für Telekommunikation und
Elektrotechnik,
zuständig ist. Diese europäische Normungsorganisation wird in
Österreich durch das
ASI vertreten.8
CENELEC (englisch, European Committee for Electrotechnical
Standardization) ist
das europäische Komitee für elektrotechnische Normung. Das
österreichische
Mitglied für Elektrotechnik ist das Österreichische
Elektrotechnische Komitee, aber
Normen und Normentwürfe werden durch das ASI angeboten. Das
CENELEC-
Komitee wurde 1972/73 durch die Zusammenschließung von CENEL
und
6 [online]
http://wirtschaftslexikon.gabler.de/Definition/gesetze.html#definition
[Zugriff am 06.08.2016]
7 [online]
http://www.jusline.at/index.php?cpid=ba688068a8c8a95352ed951ddb88783e&lawid=1&paid=9
[Zugriff am 06.08.2016] 8 Vgl. [online]
https://www.austrian-standards.at/infopedia-themencenter/infopedia-artikel/cen/
[Zugriff
am 15.08.2016]
http://wirtschaftslexikon.gabler.de/Definition/rechtsverordnungen.htmlhttp://wirtschaftslexikon.gabler.de/Definition/satzung.htmlhttp://wirtschaftslexikon.gabler.de/Definition/gewohnheitsrecht.htmlhttp://wirtschaftslexikon.gabler.de/Definition/gesetze.html#definitionhttp://www.jusline.at/index.php?cpid=ba688068a8c8a95352ed951ddb88783e&lawid=1&paid=9https://www.austrian-standards.at/infopedia-themencenter/infopedia-artikel/cen/
-
10
CENELECOM, gegründet. Mitglieder waren vorerst die EG- und EFTA
Staaten, eine
Osterweiterung wurde aber schon geplant. 9
ETSI (englisch, European Telecommunications Standards Institute)
ist das
europäische Komitee für die Entwicklung von Normen in der
Informations- und
Kommunikationstechnologie. 10
Das europäische Komitee für Entwicklung der Normen besteht aus
33 nationalen
Mitgliedern und hat seinen Sitz in Brüssel. Sein Wirkungsbereich
erstreckt sich
europaweit und die Normenbezeichnung ist EN.
2.2.3 Internationale Normen
Die ISO (englisch, International Organization for
Standardization) ist das
internationale Komitee für Normung und setzt sich mittlerweile
aus 162
Mitgliedsländern zusammen. Dieses Komitee wurde 1947 gegründet
und hat den
Sitz in Genf. Die Normbezeichnung ist ISO, stammt aus dem
griechischen Wort
“isos” und bedeutet “gleich”. Der Wirkungsbereich dieses
Komitees ist international.
2.2.3.1 Entstehung und Wirkung der nationalen Normen
Jede Person (private Personen, Behörden,
Interessensvertretungen), die auf einem
bestimmten Gebiet ausreichend Erfahrung und Fachkenntnis
besitzt, kann einen
schriftlichen Vorschlag an das jeweilige nationale
Normungsinstitut richten, um zu
bestehenden Normen oder Normentwürfen Stellung zu nehmen. Diese
Vorschläge
und Stellungnahmen werden anschließend vom
Fachnormenausschuss
ausgearbeitet und unter einstimmigem Beschluss ratifiziert.
Es bestehen auch zahlreiche Möglichkeiten, aktiv an Normungen
mitzuarbeiten.
Fachexperten können sich von ihren Unternehmen oder
Organisationen für die
Normungsarbeit nominieren lassen. Das Normungskomitee
entscheidet dann über
die Aufnahme, die kostenpflichtig ist. Die Mitwirkung der
Fachexperten an der
Normung bringt viele Vorteile mit sich. Einerseits entlastet es
den Gesetzgeber und
andererseits bringt es den Unternehmen viele Wettbewerbs- und
Wissensvorteile.
9 Vgl. [online]
https://www.ove.at/normung-oek/elektrotechnische-normung/historisches/
[Zugriff am
15.08.2016] 10
Vgl. [online]
https://www.austrian-standards.at/infopedia-themencenter/infopedia-artikel/elektrotechnik-telekommunikation/
[Zugriff am 15.08.2016]
https://de.wikipedia.org/wiki/Englische_Sprachehttps://www.ove.at/normung-oek/elektrotechnische-normung/historisches/https://www.austrian-standards.at/infopedia-themencenter/infopedia-artikel/elektrotechnik-telekommunikation/https://www.austrian-standards.at/infopedia-themencenter/infopedia-artikel/elektrotechnik-telekommunikation/
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11
Die Geltungsdauer der Normen richtet sich nach dem Bedarf der
jeweiligen Bereiche.
Mindestens alle drei Jahre werden die Normen von ihren Gremien
auf Gültigkeit
überprüft und bei Bedarf geändert. Besteht kein Änderungsbedarf,
ist der Standard
weiterhin aktuell und die Norm bleibt unverändert gültig.
Besteht ein Bedarf an
Änderung, können die Normen jederzeit geändert werden. In
manchen Bereichen
bestehen Normen schon seit Jahrzehnten unverändert.11
2.2.4 Entstehung der Bundes- und Landesgesetze
2.2.4.1 Bundesgesetze
Grundsätzlich kann in Österreich jede Person einen
Gesetzesvorschlag einbringen.
Die Voraussetzung dafür ist ein Volksbegehren (100.000
wahlberechtigte Stimmen
müssen im Parlament vorgelegt werden).
Im Regelfall wird ein Gesetzesvorschlag durch die Mitglieder des
Nationalrats, von
der Bundesregierung oder durch den Bundesrat eingebracht.
Nach dem Einlangen des Gesetzesantrages im Nationalrat werden
sie meistens an
den zuständigen Ausschuss zur Prüfung und Beratung geschickt. Im
Ausschuss
sitzen Abgeordnete, die sich mit ihren Fachexperten beraten, den
Gesetzesantrag
prüfen und nötigenfalls verbessern.
Nachdem der Ausschuss den Gesetzesantrag entweder abgelehnt hat
oder eine
Empfehlung abgegeben hat, wird der Gesetzesentwurf im Plenum des
Nationalrats
von allen Abgeordneten diskutiert. Am Ende entsteht ein
Gesetzesentwurf des
Nationalrates.
Im nächsten Schritt steht die Beratung vom Bundesrat an und am
Ende entsteht
entweder eine Zustimmung oder aufschiebendes Veto (Einspruch).
Kommt es zur
Zustimmung des Bundesrates, wird der Gesetzesbeschluss an
den
Bundespräsidenten zur Beurkundung weitergeleitet.
Abschließend unterschreiben der Bundespräsident und der
Bundeskanzler das neue
Gesetz und es wird im Bundesgesetzblatt veröffentlicht.12
11
Vgl. [online]
https://www.google.at/?gws_rd=ssl#q=normen+geltungsdauer [Zugriff
am 15.08.2016] 12
Vgl. [online]
https://www.demokratiewebstatt.at/wissen/alles-ueber-gesetze/wie-entsteht-ein-gesetz-fuer-oesterreich/
[Zugriff am 13.08.2016]
https://www.google.at/?gws_rd=ssl#q=normen+geltungsdauerhttps://www.demokratiewebstatt.at/wissen/alles-ueber-gesetze/wie-entsteht-ein-gesetz-fuer-oesterreich/https://www.demokratiewebstatt.at/wissen/alles-ueber-gesetze/wie-entsteht-ein-gesetz-fuer-oesterreich/
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12
2.2.4.2 Landesgesetze
Der Weg der Entstehung der Landesgesetze erfolgt im Groben
ähnlich wie bei den
Bundesgesetzen durch Anträge der Landesregierung in Form
einer
Regierungsvorlage oder Anträge des Landtages und in Form eines
Volksbegehrens.
„Manche Länder sehen ein Begutachtungsverfahren vor, ähnlich dem
der Bundesgesetzgebung. Dabei werden verschiedene Institutionen
ersucht, ihre Stellungnahme zum Gesetzesvorschlag abzugeben. Andere
Länder gehen dabei weiter und sehen ein Begutachtungsrecht der
Bürgerinnen und Bürger vor, z.B. das Burgenland.“13
Nach Beschlussfassung werden die Gesetze den Bestimmungen des
jeweiligen
Landesverfassungsgesetzes beurkundet, unterzeichnet und durch
den
Landeshauptmann im Landesgesetzblatt kundgemacht.14
2.3 Energieeffizienzgesetz
2.3.1 Ausgangssituation
Die Ressourcen an fossilen Energien werden immer knapper und in
Folge auch
teurer. Der Gehalt an Kohlendioxid in der Atmosphäre steigt
an.
„Ohne hier auf die physikalischen Grundlagen näher einzugehen,
sei festgehalten, dass durch die Antreibung dieses Treibhausgases
in der Luft das Gleichgewicht zwischen Energieeinstrahlung von der
Sonne und Energieabstrahlung in das Weltall gestört und in der
Folge der globale Wärmehaushalt unseres Planeten verändert
wird.“15
Es droht sowohl eine Klimakatastrophe (Klimaerwärmung und ihre
Folgen) als auch
ein Ansteigen möglicher Energieversorgungsprobleme, die durch
uns Menschen
verursacht werden, wenn wir nicht rechtzeitig einlenken.
Basierend auf der EU Richtlinie 2012/27/EU vom 25. Oktober 2012
trat in Österreich
am 01. Jänner 2015 das Energieeffizienzgesetz (genauer Wortlaut:
Bundes-
Effizienzgesetz EEffG) in Kraft.
13
[online]
https://www.help.gv.at/Portal.Node/hlpd/public/content/223/Seite.2230001.html
[Zugriff am 15.08.2016] 14
Vgl. [online]
https://www.help.gv.at/Portal.Node/hlpd/public/content/223/Seite.2230001.html
[Zugriff am 15.08.2016] 15
Kopetz (2010:22)
https://www.help.gv.at/Portal.Node/hlpd/public/content/223/Seite.2230001.htmlhttps://www.help.gv.at/Portal.Node/hlpd/public/content/223/Seite.2230001.html
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13
„Der Zweck dieses Gesetzes liegt in der Umsetzung der
Energieeffizienzrichtlinie
2012/27/EU als auch in der Erreichung der unionsrechtlich
vorgegebenen Zieltrias,
dem sog. "20-20-20 Ziel".16 Nach Paragraph 9 (neun) Punkt 3
(drei) können zufolge
mittlere (Unternehmen mit höchstens 249 Beschäftigten und mit
einem Umsatz von
höchstens 50 Millionen Euro oder einer Bilanzsumme von höchstens
43 Millionen
Euro, soweit sie nicht kleine Unternehmen sind17) und große
(Unternehmen, die nicht
kleine oder mittlere Unternehmen sind – ab 250 Beschäftigte18)
Unternehmen
entweder ein Energiemanagementsystem (ISO 50001) einführen oder
alle vier Jahre
ein externes Energieaudit (EN 16247) durchführen lassen.
Ziele dieses Gesetzes bis zum Jahr 2020:
Eine Reduktion von Treibhausgasen bzw. Emissionen
Die Energieeffizienz um 20 Prozent steigern
Den Anteil an erneuerbaren Energien im Energiemix erhöhen
Die Versorgungssicherheit verbessern und die Nachfrage an
Atomenergie
zurückzudrängen
Energiekosten in den Haushalten zu senken
Rund 6.400 neue Arbeitsplätze zu schaffen und die Wirtschaft
voranzutreiben
Der Begriff „Effizienz“ ist in der Literatur weit verbreitet und
bietet verschiedene
Definitionen. Die Wortherkunft wird aus dem lateinischen Wort
„efficiens“ abgeleitet.
Im Grunde ist es ein Begriff für Wirtschaftlichkeit und zugleich
Sparsamkeit an
Kosten, Zeit und Energie.19
16
[online]
http://www.bmwfw.gv.at/EnergieUndBergbau/Energieeffizienz/Documents/Kerninhalte%20des%20EEFFG.pdf
[Zugriff am 12.08.2016] 17
[online]
https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20008914
- §5 [Zugriff am 24.10.2016] 18
Vgl. [online]
https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20008914
- §5 [Zugriff am 24.10.2016] 19
Vgl. [online] http://www.duden.de/rechtschreibung/effizient
[Zugriff am 12.08.2016]
http://www.bmwfw.gv.at/EnergieUndBergbau/Energieeffizienz/Documents/Kerninhalte%20des%20EEFFG.pdfhttp://www.bmwfw.gv.at/EnergieUndBergbau/Energieeffizienz/Documents/Kerninhalte%20des%20EEFFG.pdfhttps://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20008914https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20008914https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20008914https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20008914http://www.duden.de/rechtschreibung/effizient
-
14
Abbildung 1: Effizienz (Quelle:
http://www.unterschied-zwischen.net/effizienz-und
effektivitat/ [Zugriff am 08.08.2016])
2.3.2 ISO 50001
Die EN ISO 50001 ist eine internationale Norm und sie ersetzt
die Norm EN
16001:2009.
„Diese internationale Norm legt die Anforderungen zur
Einführung, Verwirklichung, Aufrechterhaltung und Verbesserung
eines Energiemanagementsystems fest, mit dem Ziel, eine
Organisation in die Lage zu versetzen, durch einen systematischen
Ansatz eine kontinuierliche Verbesserung der energiebezogenen
Leistung, einschließlich der Energieeffizienz, des Energieeinsatzes
und des Energieverbrauchs, zu erzielen.“20
Dabei ist es nicht wichtig, welches Managementsystem die
Organisation anwendet,
aber auch nicht, welche energiebezogene Leistung der
Organisation verbessert
werden soll. Sie beinhaltet nur die Vorgaben zur Einführung
eines
Energiemanagementsystems und muss nicht der Öffentlichkeit
zugänglich gemacht
werden. Für eine positive Darstellung des Unternehmens wäre es
aber auf jeden Fall
sinnvoll.21
Abbildung 2 zeigt einen beispielhaften, schematischen Aufbau
eines
Energiemanagementsystems nach EN ISO 50001. Das EnMS soll den
Einsatz der
vorhandenen Potenziale zur Verbesserung der Energieeffizienz und
zur Senkung der
20
Austrian Standards Institute (Wien:2012) 21
Vgl. BMU (2012:16)
http://www.google.at/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&source=images&cd=&cad=rja&uact=8&ved=0ahUKEwjK2fvD_rHOAhUHuhQKHe59ArAQjRwIBw&url=http%3A%2F%2Fwww.unterschied-zwischen.net%2Feffizienz-und-effektivitat%2F&psig=AFQjCNEdtexykwX3qgFNA-jYZtHGwJDKwA&ust=1470751427696717http://www.google.at/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&source=images&cd=&cad=rja&uact=8&ved=0ahUKEwjK2fvD_rHOAhUHuhQKHe59ArAQjRwIBw&url=http%3A%2F%2Fwww.unterschied-zwischen.net%2Feffizienz-und-effektivitat%2F&psig=AFQjCNEdtexykwX3qgFNA-jYZtHGwJDKwA&ust=1470751427696717http://www.unterschied-zwischen.net/effizienz-und%20effektivitat/http://www.unterschied-zwischen.net/effizienz-und%20effektivitat/
-
15
Kosten aufzeigen und dokumentieren.22 Letztendlich sollen die
Ergebnisse zu
Empfehlungen führen, aus welchen Maßnahmen entwickelt und
Energie und Kosten
eingespart werden können.23
Abbildung 2: Für diese Norm verwendetes Modell eines
Energiemanagementsystems (Quelle: EN ISO 50001:2011 (D))
PDCA-Zyklus
Der PDCA-Zyklus, auch bezeichnet als Deming - Kreis, ist der
kontinuierliche
Verbesserungsprozess, auf dem die EN ISO 50001 basiert. Er wird
auch als
Problemlösungsprozess bezeichnet.24 Dieses Instrument zur
nachhaltigen
Verbesserung der Prozesse ist die Grundlage aller
Qualitätsmanagementsysteme. Er
ist der grundlegende Bestandteil der ISO DIN EN ISO 9000, ISO
14000, ISO/IEC
20000 und ISO/IEC 27001.
22
[online]
http://www.eor.de/fileadmin/downloads/2012/KMU-Beratertag_1_2012/03_Caria_Fechner_TUEV.pdf
[Zugriff am 15.09.2016] 23
[online]
http://www.eor.de/fileadmin/downloads/2012/KMU-Beratertag_1_2012/03_Caria_Fechner_TUEV.pdf
[Zugriff am 15.09.2016] 24
Vgl. Weigert (2004:68)
https://de.wikipedia.org/wiki/DIN_EN_ISO_9000https://de.wikipedia.org/wiki/ISO_14000https://de.wikipedia.org/wiki/ISO/IEC_20000https://de.wikipedia.org/wiki/ISO/IEC_20000https://de.wikipedia.org/wiki/ISO/IEC_27001http://www.eor.de/fileadmin/downloads/2012/KMU-Beratertag_1_2012/03_Caria_Fechner_TUEV.pdfhttp://www.eor.de/fileadmin/downloads/2012/KMU-Beratertag_1_2012/03_Caria_Fechner_TUEV.pdfhttp://www.eor.de/fileadmin/downloads/2012/KMU-Beratertag_1_2012/03_Caria_Fechner_TUEV.pdfhttp://www.eor.de/fileadmin/downloads/2012/KMU-Beratertag_1_2012/03_Caria_Fechner_TUEV.pdf
-
16
Abbildung 3: PDCA – Zyklus nach Deming (Quelle:
http://www.smart-qm-
borchert.de/was-ist-was.html [Zugriff am 08.08.2016])
Jeder dieser Buchstaben beschreibt eine Phase:
P-Plan (Planung): Dieser Buchstabe bezieht sich auf die Analyse
des IST-
Zustands/Problemursache und Entwicklung eines neuen Konzeptes
bzw.
Zielsetzung.25 Darunter fallen Aufgaben wie Datenerfassung,
Aufarbeitung &
Dokumentation, gesetzliche Vorschriften, Energieziele,
Energiemanagementprogramm und Aktionsplan.26
D-Do (Umsetzung): Beschreibt die Umsetzung festgelegter Methoden
und
Strategien27 und meint damit die Ressourcen, Sensibilisierung
und Training der
Mitarbeiter, Kommunikation, Dokumentation und Ablauflenkung der
Prozesse.
C-Check (Überprüfung): Die Überprüfung, ob die Umsetzung erfolgt
ist und welche
Ergebnisse dabei erzielt wurden.28 Beispiele hierfür könnten
sein: Überprüfung der
Dokumentation, Einhaltung von Rechtsvorschriften, Messung und
Überwachung und
interne Audits.
A-Act (Verbesserung): ob die Verbesserung erzielt wurde,
zukünftige Vorbeugungs-
und Korrekturmaßnahmen setzen.29 In dieser Phase wären die
typischen Beispiele
Überprüfung durch die Geschäftsleitung und
Verbesserungsmaßnahmen setzen.30
25
Vgl. Weigert (2004:69) 26
Vgl. Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz und
Reaktorsicherheit (2012:20) 27
Vgl. Weigert (2004:70) 28
Vgl. Weigert (2004:69) 29
Vgl. Weigert (2004:70) 30
Vgl. Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz und
Reaktorsicherheit (2012:20)
http://www.smart-qm-borchert.de/was-ist-was.htmlhttp://www.smart-qm-borchert.de/was-ist-was.htmlhttp://www.smart-qm-borchert.de/was-ist-was.htmlhttp://www.smart-qm-borchert.de/was-ist-was.html
-
17
Im Kapitel 5 wird auf die einzelnen Phasen der PDCA-Analyse in
Form eines
Fallbeispiels Vinzenz Gruppe näher eingegangen und auf die
technische Abteilung
angepasst.
Im Folgenden werden die Anforderungen der ISO 50001, fokussiert
auf die Erfüllung
der Rechtskonformität, dargestellt und anhand der drei gewählten
Beispiele aus der
Praxis interpretiert. Aus den Antworten der Experten wird des
Weiteren versucht, die
Relevanz der Gesetze und Empfehlungen mit direktem und
indirektem Bezug zur
Energie zur Aufnahme ins Rechtsregister abzugrenzen.
2.3.2.1 Anforderungen an ein Energiemanagementsystem31
Verantwortung des Managements
Stellenbeschreibung Energiemanagement
Energiepolitik
Rechtliche Vorschriften und andere Anforderungen
Energetische Bewertung
Energetische Ausgangsbasis
Energieleistungskennzahlen
Strategische und operative Energieziele sowie Aktionspläne
zum
Energiemanagement
Ad „Rechtliche Vorschriften und andere Anforderungen“
„Die Organisation muss geltende rechtliche Vorschriften und
andere Anforderungen, zu denen sich die Organisation bezüglich
ihres Energieeinsatzes, ihres Energieverbrauchs und ihrer
Energieeffizienz verpflichtet hat, ermitteln, umsetzen und Zugang
zu diesen haben.
Die Organisation muss bestimmen, wie diese Anforderungen auf
ihren Energieeinsatz, ihren Energieverbrauch und ihre
Energieeffizienz anzuwenden sind, und muss sicherstellen, dass
diese rechtlichen Vorschriften und andere Anforderungen, zu denen
sich die Organisation verpflichtet hat, bei Einführung,
Verwirklichung und Aufrechterhaltung des EnMS berücksichtigt
werden.
Rechtliche Vorschriften und andere Anforderungen sind in
festgelegten Zeitabständen zu überprüfen.“32
31
Vgl. DIN EN ISO 50001 (2011:11ff) 32
Energiemanagementsysteme – Anforderungen mit Anleitung zur
Anwendung (ISO 50001:2011); Deutsche Fassung EN ISO 50001:2011
(2011:13)
-
18
Die ISO 50001 fordert von Unternehmen die Einführung einer
Systematik, wodurch
die Einhaltung der Rechtsvorschriften jederzeit überprüft werden
kann. Die meisten
Unternehmen führen ein Rechtsregister in Form einer
Excel-Tabelle ein. Die Führung
dieses Rechtsregisters ist mit sehr hohem personellen und
zeitlichen Aufwand
verbunden, da es sehr viele gültige Rechtsnormen
berücksichtigt.33 Der Fokus liegt in
der Interpretierung der Relevanz der Pflichten und Empfehlungen.
Das
Rechtsregister soll für jeden Mitarbeiter verständlich bzw.
leicht handhabbar sein und
vor allem als gelebte Praxis im Unternehmen verankert sein.
Ob dabei eine Sammlung von Normen und Gesetzen mit nur direktem
Bezug zu
energierelevanten Themen oder auch zusätzlich eine Sammlung von
Normen und
Gesetzen, die einen indirekten Bezug zu Energie haben, ist nicht
genau definiert.
Anhand der nächsten drei Praxisbeispiele, die keinen direkten
Bezug zu Energie
haben, wird versucht zu erläutern, wieso es für ein Unternehmen
wichtig ist, dies zu
definieren. Im Kapitel A.4.2 Rechtliche Vorschriften und andere
Anforderungen
dieser Norm, sind einige Beispiele aufgezählt. Beispiele für
rechtliche Vorschriften
wie nationale Energieeinsparverordnungen und -gesetze wären
Gesetze und
Empfehlungen mit direktem Bezug zur Energie. Ob diese drei
gewählten Beispiele
aus der Praxis zu den anderen Anforderungen der Norm wie
freiwillige Prinzipien
oder Verhaltensregeln, freiwillige Programme und anderes
dazugehören, ist nicht
genau definiert. In der letzten Frage der Interviews wird
erläutert, wie gut diese
Normanforderungen von den Organisationen verstanden und erfüllt
werden und wie
die Berater und Auditoren die Abgrenzung gestalten würden.
Interpretation „der rechtlichen Vorschriften und anderer
Anforderungen“
anhand einiger Beispiele aus der Praxis
Die folgenden drei Beispiele haben in ihrem Normungs- bzw.
Gesetzestext keinen
direkten Bezug zur Energie, beeinflussen diese durch ihre
Vorgaben jedoch indirekt.
Die Frage ist, ob diese Normen und Gesetze in das Rechtsregister
für das ENMS
aufgenommen gehören bzw. wie die Abgrenzung zu Normen und
Gesetzen erfolgen
soll, die einen direkten Bezug zur Energie haben. Auf diese
Problemstellung wird
auch in Frage 7 der Interviews eingegangen.
33
Vgl. [online]
https://www.weka.de/fachbeitrag/rechtskataster-nach-din-en-iso-50001/
[Zugriff am 15.09.2016]
https://www.weka.de/fachbeitrag/rechtskataster-nach-din-en-iso-50001/
-
19
1. Beispiel: „H 6020 Lüftungstechnische Anlagen für medizinisch
genutzte
Räume: Projektierung, Errichtung, Betrieb, Instandhaltung,
technische und
hygienische Kontrollen“34: In dieser Norm geht es darum, wie
man
lüftungstechnische Anlagen für medizinisch genutzte Räume plant,
errichtet
und in Betrieb nimmt. Weiters werden technische und
hygienische
Anforderungen und die gesetzlichen, empfohlenen Überprüfungen in
dieser
Norm festgelegt. Diese Norm hat keine direkte Erwähnung von
Energieeffizienzmaßnahmen im Normungstext, ist aber trotzdem
energierelevant. Indirekt beeinflusst die Norm die
Energieeffizienz, da z.B.
Temperaturvorgaben für OP-Räume festgelegt sind, wobei die
Hygienerelevanz im Krankenhaus der Energierelevanz höher
gestellt ist.
2. Beispiel: „BGBl. II Nr. 304/200135 Trinkwasserverordnung,
ÖNORM B5019:
Hygienerelevante Planung, Ausführung, Betrieb, Überwachung und
Sanierung
von zentralen Trinkwasser-Erwärmungsanlagen“36. Die
nationale
Trinkwasserverordnung gibt die Qualität des Trinkwassers vor.
Sie schreibt
vor, dass das Trinkwasser ohne gesundheitsgefährdende
Verkeimungen beim
Endverbraucher ankommen muss. Diese Verordnung hat wie das
Beispiel H
6020 direkt nichts mit Energieeffizienz zu tun. Lediglich wenn
in den Befunden
Legionellen oder sonstige gesundheitsgefährdende mikrobielle
Belastungen
nachgewiesen werden, müssen Maßnahmen wie Heißwasserspülungen
in
den Leitungen durchgeführt werden. In diesem Fall beeinflusst
diese
Verordnung den Energieeinsatz negativ. Wie oft gespült werden
muss, hängt
von einigen Faktoren ab, ob das Gebäude neu gebaut wurde oder
sehr alt ist,
wie gut die Wasserzirkulation funktioniert, verwendetes
Leitungsmaterial der
Leitungen usw.
34
Titel der ÖNORM H6020 35
[online]
https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20001483
[Zugriff am 07.09.2016] 36
[online]
https://www.austrian-standards.at/infopedia-themencenter/infopedia-artikel/legionellen/
[Zugriff am 01.12.2016]
https://www.ris.bka.gv.at/Dokumente/BgblPdf/2001_304_2/2001_304_2.pdfhttps://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20001483https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20001483https://www.austrian-standards.at/infopedia-themencenter/infopedia-artikel/legionellen/
-
20
3. Beispiel: Lebensmittelsicherheits- und
Verbraucherschutzgesetz – LMSVG:
„Grundsätze und Anforderungen an Lebensmittel, Wasser für
den
menschlichen Gebrauch, Gebrauchsgegenstände und kosmetische
Mittel“37.
Dieses Bundesgesetz regelt die Anforderungen an Lebensmittel,
Wasser,
kosmetische Artikeln und Gebrauchsgegenstände der Unternehmer.
Die
Lagerung und Hygiene spielen hier eine wesentliche Rolle. Auch
bei diesem
Beispiel ist bezüglich der Energieeffizienz im BGBL nichts
festgehalten. Nur
indirekt hat dieses Bundesgesetz mit Energie zu tun, weil die
Lagerung für
gewisse Lebensmitteln vorgeschrieben ist, um die
Hygienevorschriften
einzuhalten.
37
[online]
https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20004546
[Zugriff am 01.12.2016]
https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20004546https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20004546
-
21
3. Rechtsmanagement Theorie
In diesem Kapitel werden die Begriffe Compliance und
Rechtsmanagement
vorgestellt und erläutert. Weiters werden Studien zum relevanten
Thema erläutert.
In der heutigen Zeit ist die Einführung eines Rechtsmanagements,
auch „Compliance
Management“ genannt, für jedes Unternehmen sehr empfehlenswert.
In diesem
Kapitel werden die Begriffe Rechtsmanagement und Compliance,
sowie die
relevanten Themen wie Motivation für die Einführung eines
Compliance-Systems,
Compliance-relevante Bereiche, Herausforderungen und Probleme
bei der
Umsetzung, Instrumente und Erfolge bei der Umsetzung und zuletzt
nach der
Unterstützung durch externe Unternehmen durch verschiedene
Studienvergleiche
erläutert und dargestellt.
3.1 Definitionen „Rechtsmanagement“ bzw. „Compliance
Management“
In der Fachliteratur wird hauptsächlich der Begriff „Compliance
Management“
anstelle von „Rechtsmanagement“ verwendet. Im Folgenden wird der
Begriff
Compliance Management und als Synonym für Rechtsmanagement
verwendet.
„Ziel eines Compliance-Managements sollte sein, eine
Compliance-Kultur im Unternehmen zu etablieren, also
Unternehmenskultur und Compliance-Bewusstsein zur Deckung zu
bringen und die Mitarbeiter vom Sinn rechtskonformen Handelns zu
überzeugen“38
In Österreich gibt es noch keine gesetzliche Definition des
Themas „Compliance“.
Die Wortherkunft kommt aus dem englischen „to comply“ und
bedeutet entsprechen.
Damit wird ein bestimmtes Wohlverhalten verstanden. 39 Dieser
Begriff bezieht sich
nur auf die Einhaltung oder Befolgung der Regeln und Gesetze und
ist somit sehr
allgemein. Er lässt sich auf alle Unternehmen und Bereiche einer
Organisation
anwenden und erfüllt je nach Branche andere Anforderungen.40 Im
Grunde wird aus
unternehmerischer Sicht Rechtsmanagement als ein Instrument zur
Haftungs- und
Risikovermeidung verwendet. Somit überschneidet sich das
Rechtsmanagement mit
38
Gogarn (2015:113) 39
Vgl. Lewisch (2012:16) 40
Vgl. Becker (2011:45)
-
22
dem Risikomanagement, weil in ihren Bereich auch die
Risikoerkennung und
Vermeidung fallen.
Das Institut der Wirtschaftsprüfer in Deutschland, definiert das
Wort Compliance wie
folgt: „Unter Compliance ist die Einhaltung von Regeln zu
verstehen (gesetzliche
Bestimmungen und unternehmensinterne Richtlinien).“41
Anders als das deutsche Institut der Wirtschaftsprüfer erwähnt
das österreichische
Corporate Governance Kodex den Begriff „Compliance“ nur im
Zusammenhang mit
der Emmitence-Compliance-Verordnung.42 Diese Verordnung regelt
die Weitergabe
der Informationen an Dritte und vermeidet den Missbrauch durch
Emittenten. Sie
bezieht sich auf die Börsengeschäfte im jeweiligen Land.
Unter den meisten „Compliance“ Begriffen wird in der Literatur
in erster Linie über
Corporate Compliance gesprochen und bezieht sich auf die
Geschenkannahme und
Korruption in den Organisationen.
Da sich die Normen und Gesetze ständig verändern, ist es ein
Ziel dieses Kapitels,
einheitliche Prozesse zu schaffen, um die Sicherheit zu haben,
gesetzliche Vorgaben
rechtzeitig zu erkennen und sie auch optimal einzuhalten.
Gesetzeswidrige Vorfälle
und normwidriges Verhalten werden nicht nur strafrechtlich
verfolgt, auch die
ethischen Grundsätze werden damit verletzt. Es kann dadurch
enormer Imageverlust
für das Unternehmen entstehen.
Positive PR-Wirkung auf Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter,
Öffentlichkeit
Kaum reparable Vertrauensschäden, wenn Verstöße in Presse
und
Öffentlichkeit berichtet und kommentiert werden
Frühwarnsystem zum rechtzeitigen Gegensteuern bei regel- und
normabweichendem Verhalten
Der Wert des Unternehmens wird nachhaltig erhöht
Verpflichtung auf Compliance in der gesamten Wertschöpfungskette
und
damit ggf. notwendige Voraussetzung der Teilnahme an Auftrags-
und
Vergabeverfahren43
Dies sind einige wichtige Gründe, die für die Einführung eines
Rechtsmanagements
in einem Unternehmen sprechen. Ebenso sollen die ständig
entstehenden und
41
Lewisch (2012:16) 42
Lewisch (2012:16) 43
Vgl. Depré (2011:12)
-
23
verbesserten Richtlinien dokumentiert und eingehalten, die
Mitarbeiter sensibilisiert,
motiviert und eingeschult werden.
3.2 „Rechtsmanagement ist Chefsache“
Das Rechtsmanagement ist Chefsache. Es funktioniert nur, wenn es
in der obersten
Führungsebene gelebt und ganz klar nach unten kommuniziert wird,
sonst ist das
Projekt „Rechtsmanagement“ zum Scheitern verurteilt. Ein
„sauberes Unternehmen“
ohne Ausnahmen sollte das Motto jedes Chefs sein.
Die Haftung in möglichen Streitfällen liegt bei der
Geschäftsführung. Es ist möglich,
diese Überwachungspflichten und operative Aufgaben an
„Vertrauenspersonen“ zu
delegieren, aber die Einhaltung der Normen, Richtlinien und
Gesetze ist und bleibt
Chefsache. 44
3.3 Vergleich diverser Studien zum Thema Rechtsmanagement
Die Studie „Compliance im Mittelstand“ von CBCI befasst sich mit
dem Thema
Rechtsmanagement in mittelständischen Unternehmen. Hier werden
nur die für die
Arbeit relevanten Fragen erläutert, da auch diese Studie den
Fokus auf „Criminal
Compliance“ gelegt hat. Befragt wurden Unternehmen, die eine
Mitarbeiteranzahl
von Null bis über 20.000 (zwanzigtausend) aufweisen. Die
Beteiligung der großen
Organisationen, auf die sich diese Arbeit bezieht, war bei 18
Prozent. Bezüglich
Branche, Größe, Mitarbeiteranzahl und Umsatz wiesen diese
Unternehmen eine sehr
hohe Heterogenität auf.45
Bei der Frage nach den „Compliance-relevanten Bereichen“ gaben
97 Prozent der
Unternehmen gesetzliche Anforderungen, 95 Prozent interne
Verhaltensstandards
und Richtlinien, 78 Prozent Werte- und Unternehmenskultur und 65
Prozent
freiwillige externe Standards an.46 Mit diesen Antworten wird
deutlich vor Augen
geführt, was oben schon erwähnt wurde, dass es keine eindeutige
Definition an die
Anforderungen ein Rechtsmanagement gibt, weil die Unternehmen
verschiedene
Sichtweisen haben.
44
Vgl. Depré (2011:14ff) 45
Vgl. CBCI (2011:10) 46
Vgl. CBCI (2011:10)
-
24
Als Beispiel für Probleme, die sich bei der Umsetzung ergaben,
gaben 48 Prozent
der Unternehmen das Entstehen einer „Compliance Bürokratie“, 42
Prozent
mangelndes Verständnis der Mitarbeiter, 35 Prozent Unklarheiten
bei der Festlegung
der Verantwortlichkeiten, 33 Prozent hohen Aufwand für den
Aufbau eines
Rechtsmanagement Systems, 32 Prozent mangelnde Kenntnis der
Anforderungen
und Regelungen und 27 Prozent hohe Kosten eines Rechtsmanagement
Systems
an.47
Bei der Frage nach den wichtigen Instrumenten bei der Umsetzung
gaben 97
Prozent der Befragten das Vorleben durch die Geschäftsleitung
an. In diesem Fall,
wie in diversen Literaturkapiteln kommt die Vorbildwirkung durch
den Vorgesetzten
bzw. Führungskraft besonders zur Geltung. Darauf folgen
Risikoanalyse,
Unternehmensleitbild, Schulungen und Seminare, schriftliche
Information, E-
Learning, Berichtswesen, usw.
In der für diese Arbeit letzten relevanten Frage nach der
Bedeutung von externen
Unterstützungen für die Einführung eines Rechtsmanagements haben
84 Prozent
die Prozessberatung (Risikoanalyse und Organisation), 77 Prozent
Prüfungen über
die Umsetzung eines Rechtsmanagement Systems, gefolgt von
Rechtsberatung mit
67 Prozent, interne Kommunikation mit 58 Prozent usw.
angegeben.48
47
Vgl. CBCI (2011:34) 48
Vgl. CBCI (2011:45)
-
25
4 Aufbau eines Rechtsmanagements in einer
Gesundheitseinrichtung
In diesem Kapitel werden zwei mögliche Varianten zum Thema
Aufbau eines
Rechtsmanagements in einer Gesundheitseinrichtung vorgestellt
und mit möglichen
Funktionsbeschreibungen tabellarisch dargestellt.
Der Aufbau und die Einführung eines Rechtsmanagements kann auf
den Best
Practice Beispielen anderer Unternehmen und Organisationen
basieren. Klare
Richtlinien, normative Vorgaben oder gar rechtliche
Rahmenbedingungen zum
Aufbau eines Rechtsmanagementsystems fehlen. Dieser wird
beeinflusst von
Faktoren wie Unternehmenskultur, Größe, Organisationen und
Branche. Anhand der
gewählten Best Practice Beispiele im Anhang wird ersichtlich,
dass es nur einen
Orientierungsrahmen gibt und keine genauen Vorgaben, wie der
Aufbau sein muss.
„Compliance-Maßnahmen als Aufsichtsmaßnahmen sind für das
jeweilige Unternehmen risikoadäquat einzuführen und hängen
ebenfalls von Unternehmensspezifika, wie etwa Branche und
Unternehmensgröße ab. Derzeit lässt sich auch vor diesem
Hintergrund nicht sagen, dass es bereits feste Standards bzw. eine
klare Best Practice gibt, welche Compliance-Maßnahmen einzuführen
und unter welchen Umständen diese als effizient einzustufen
sind“49.
Die Best Practice Beispiele, die für diese Arbeit verwendet
wurden, zeigen, dass die
Verantwortlichkeiten und Aufgaben zur Erfüllung der
Rechtsvorschriften in den
Unternehmen verschieden geregelt sind. Diese befinden sich im
Anhang und im
Quellenverzeichnis.
In den folgenden Beispielen werden Ratgeber auch von anderen
Rechtsmanagement Systemen als Inspiration für den Aufbau eines
eigenen
verwendet und auf die Bedürfnisse der eigenen Organisation
angepasst.
In der Vergangenheit hat sich bewährt, dass sich Einführungen
neuer Strukturen,
Anforderungen und Innovationen am besten als Projekt umsetzen
lassen. So lautet
auch in diesem Fallbeispiel die Empfehlung.
Deprè meint, dass es in der Einführungsphase des Projektes sehr
ratsam und
sinnvoll wäre, die Abteilung durch externe, erfahrene Experten
oder Berater
begleiten zu lassen:
49
Rosinus (2015:196)
-
26
„Die Einschaltung von Beratern macht Sinn, wenn es um die
Einführung eines Compliance-Systems geht, insbesondere bei der
umfassenden Evaluierung, wenn ein Compliance-Kodex verfasst werden
soll, sowie bei der nachfolgenden Kommunikation und intensiven
Schulung.“50
4.1 Variante 1 – „Rechtsmanagement INTERN“ auf die
verantwortlichen Bereiche delegieren
Abbildung 4: Variante Rechtsmanagement INTERN – Organigramm der
technischen
Organisation in der Vinzenz Gruppe auf das Energiemanagement
fokussiert (Quelle:
Eigene Darstellung)
Folgende Funktionsbeschreibungen bzw.
Prozessverantwortlichkeiten wurden
anhand der Vergleiche der Best Practice Beispiele und
Literaturhinweise
ausgearbeitet. Laut Sartor/Freiler-Waldburger zeigt die
Erfahrung, dass am Anfang
oft zu wenige Ressourcen zur Verfügung gestellt werden, und dass
sich ein
funktionierendes Rechtsmanagementsystem nicht nebenbei aufbauen
lässt.51
Hier soll aus wirtschaftlichen Gründen das „Rechtsmanagement
INTERN“ an
betroffene und bestehende Bereiche delegiert werden. Die Best
Practice Beispiele
50
Depré (2011:15) 51
Vgl. Sartor/Freiler-Waldburger (2015:37)
Recht GF/GL
Vinzenz Gruppe
Recht GF/GL
SANTESIS
TSB
Datenschutz-beauftragter
Energiemanager
Brandschutz-beauftragter
Arbeitssicherheit
Energiemanagement Team
Betriebsstätten Leitungen
Mitarbeiter
-
27
zeigen, dass es machbar ist, die Erfüllung der Regeln und
Gesetze an die
betroffenen Bereiche zu delegieren. Sartor/Freiler-Waldburger
meinen, dass es
besser ist, das Recht an eine eigene Rechtsabteilung zu
übertragen, es aber aus
wirtschaftlichen und finanziellen Ressourcenknappheit in der
Praxis meist an
bestehende Abteilungen übertragen wird.
4.1.1 Sollkonzept Position Geschäftsführung der Vinzenz
Gruppe
Tabelle 1: Sollkonzept Funktionen und Verantwortlichkeiten der
Geschäftsführung
Vinzenz Gruppe zum Thema Rechtsmanagement (Quelle: Eigene
Darstellung)
Position - Geschäftsführung
VG
Beschreibung von Aufgabenbereichen, Verantwortungen und
Befugnissen
1 Gesamtverantwortung
2 Bereitstellung der finanziellen, technischen, personellen und
anderen Ressourcen
3 Delegation der Aufgaben an SANTESIS zur Erfüllung der ISO
50001
4 Delegation der Teilverantwortung an SANTESIS zur Erfüllung der
ISO 50001
Grundsätzlich liegt die oberste Verantwortung für die Einhaltung
und Wirksamkeit der
EnMS bei der Geschäftsführung der VG. Energiemanagement ist eine
übergreifende
Aufgabe. Die Teilverantwortung und die Ausführung der Aufgaben
können an ihre
Mitarbeiter weiter delegiert werden, jedoch nicht die
Gesamtverantwortung. Das Top-
Management der VG stellt alle erforderlichen Ressourcen zur
Verfügung, die für die
Erfüllung notwendig sind.52
4.1.2 Sollkonzept Position Geschäftsführung Firma SANTESIS
Tabelle 2: Sollkonzept Funktionen und Verantwortlichkeiten der
Geschäftsführung
SANTESIS zum Thema Rechtsmanagement (Quelle: Eigene
Darstellung)
52
Vgl. VG Energiemanagement Handbuch gemäß ÖNORM EN ISO 50001
(2016:10)
-
28
Position –Geschäftsführung
SANTESIS
Beschreibung von Aufgabenbereichen, Verantwortungen und
Befugnissen
1 Werte- und Ziele bestimmen und Ansprechpartner nach Außen
2 Festlegung von Verfahren
3 Entscheidungen bei Unklarheiten der Vorgänge
4 Delegation der Aufgaben an Energiemanagement zur Erfüllung der
ISO 50001
5 Delegation der Teilverantwortung an Energiemanagement zur
Erfüllung der ISO 50001
6 Freigabe des erstellten Rechtsregisters zur Erfüllung der ISO
50001
7 Vorbildfunktion
8 Bereitstellung der finanziellen und zeitlichen Ressourcen an
Energiemanager
9 Unterstützung des Energiemanagers bei der Risikoanalyse
10 Unterstützung des Energiemanagers bei der Interpretation der
Gesetze und Empfehlungen
11 Unterstützung des Energiemanagers bei der Interpretation der
Gesetze und Empfehlungen
Werte und Ziele sind wichtigste Faktoren einer gut
funktionierenden Organisation.
Sie sind nicht beliebig austauschbar und müssen durch
„Übersetzung“ z.B. über
Standards und Verpflichtungen leb- und erlebbar gemacht werden.
Dies ist ganz klar
Aufgabe der Unternehmensleitung.
Um in einem Umsetzungsprozess die Mitarbeiter an Bord zu holen,
ist es wichtig,
einen Change Management Prozess zu planen und konsequent
umzusetzen. Die
mangelnde Akzeptanz der Mitarbeiter und ein schlechtes
Betriebsklima, wenn sich
die Mitarbeiter bedroht fühlen, stellen möglicherweise ein
Problem bei der Einführung
des Rechtsmanagements in einem Unternehmen dar. Der Erfolg der
Einführung
eines Projektes lässt sich in eine einfache Formel
übersetzen:
Erfolg= Qualität x Akzeptanz53
53
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Klare und leicht verständlich formulierte Ziele, Motivation und
Begeisterung, die von
oben gelebt werden, und Förderung der Mitarbeiter sind die
wesentlichen Aufgaben
des Topmanagements, um die Bereitwilligkeit unter den
Mitarbeitern, ein Vorhaben
oder Projekt zu unterstützen, zu erhöhen. Es ist vor allem am
Anfang wichtig,
Projektmarketing zu betreiben.
Weitere wichtige Aufgaben, die die Geschäftsführung zu erfüllen
hat, wären
Festlegung von Verfahren und Entscheidungen bei Unklarheiten der
Vorgänge.
Genauso wie bei der Geschäftsführung der Vinzenz Gruppe, lässt
sich auch hier ein
gewisser Teil der Verantwortung und Aufgaben an die Mitarbeiter
delegieren. Die
Gesamtverantwortung liegt aber auch hier bei der
Geschäftsführung und
Geschäftsleitung. In der technischen Organisation der Vinzenz
Gruppe ist die
Position des Energiebeauftragten an einen der vier
Geschäftsleiter vergeben.
-
30
4.1.3 Sollkonzept Position Energiemanager
Tabelle 3: Sollkonzept Funktionen und Verantwortlichkeiten des
Energiemanagers
SANTESIS zum Thema Rechtsmanagement (Quelle: Eigene
Darstellung)
Position - Energiemanager
Beschreibung von Aufgabenbereichen, Verantwortungen und
Befugnissen
1 Ansprechpartner nach Außen
2 Risikoanalyse
3 Schulung oder Weiterbildung zum Rechtsbeauftragten
4 Rechtspflichten herausfinden und interpretieren
5 Rechtsregister in Excel-Form erstellen
6
Über externe Anbieter Informationen über Gesetze und Normen
einholen und im Rahmen der im Quartal stattfindenden Besprechungen
mit dem Energiemanagement Team besprechen
7 Energiemanagement Team festlegen und die Aufgaben und
Verantwortlichkeiten klar definieren und festlegen
8 Termine für regelmäßige Treffen festlegen
9 Kommunikationsplattform einrichten
10 Unterstützung des Energiemanagement Teams
11 Planung der Schulungen und Sensibilisierung des
Energiemanagement Teams
12 Dokumentation, Pflege der Termine, Archivierung der
Dokumente
13 Regelmäßige Kontrollen und Überprüfungen über die Einhaltung
der Gesetze und Regeln
14 Laufende Verbesserungen in Schritten kommunizieren und
einfordern
Der Energiemanager erfüllt operative Aufgaben aus einer Mischung
zwischen
Organisation, Koordination und Kontrolle. Er ist auch
gleichzeitig mit der
Geschäftsleitung der Ansprechpartner nach außen.
Diese Aufgaben lassen sich auch an andere Mitarbeiter
delegieren, sollte der
Energiemanager zeitlich ausgelastet sein. Hier ist noch
anzumerken, dass sich die
Interpretation der Rechte und Pflichten besonders zu Beginn und
ohne die
notwendigen rechtlichen Vorkenntnisse als sehr aufwendig
gestalten kann. Aus
diesem Grund wird entweder eine Weiterbildung zum
Rechtsbeauftragten, die von
externen Experten angeboten werden, oder eine Begleitung durch
einen externen
-
31
Experten am Anfang empfohlen. Im Qualitätsmanagement Handbuch
der Firma
existiert eine Stellenbeschreibung zum Tätigkeitsbild des
Energiemanagers.
Im Rahmen einer Risikobewertung wäre es sehr ratsam, zusammen
mit dem
Energiemanagement Team die Risiken im Falle einer
Nichteinhaltung der Regeln
und Pflichten zu erfassen. „Zu bedenken gilt es aber, dass eine
Risikoerhebung in
den seltensten Fällen 100 Prozent der Risiken zutage fördern
wird.“54
Eine der drei goldenen Compliance-Regeln besagt, dass man bei
der
Risikobewertung auch die Abteilungen miteinbeziehen soll, die
tagtäglich damit zu
tun haben.55 Die vorhandenen Kompetenzen und Erfahrungen dieser
Bereiche
sollten nach Sartor/Freiler-Waldburger unbedingt genutzt werden,
da sie aufgrund
ihrer Tätigkeiten einen sehr breiten Fokus haben oder auf eine
sehr lange Historie
zurückblicken.56
Da die Geschäftsführung die größte Haftung trägt und als
Vorbildfunktion dienen
sollte, wäre es notwendig, sie über jeden „nötigen“ Vorgang zu
informieren sowie
regelmäßig Feedbacks über die eingeführten Schritte der
Einhaltung zu geben. „Die
gesamten Ziele lassen sich nur erreichen, wenn im Übrigen „das
System lernen
kann“; wenn es also entsprechende Feedback-Mechanismen
gibt“57.
Durch regelmäßige Treffen zwischen Geschäftsführung,
Energiemanager und
seinem festgelegtem Energiemanagement Team (Abfallbeauftragter
und
Umweltbeauftragter) gehört die Einhaltung der Regeln und Gesetze
zugewiesen und
delegiert. Die Aufgaben, Befugnisse und Verantwortungen gehören
klar definiert und
durch Leitlinien vom Energiemanager und der Geschäftsführung
verständlich
ausgearbeitet, damit sein Energiemanagement Team klare Vorgaben
hat und bei
Unklarheiten einen Ansprechpartner. Die Kommunikationsstruktur
spielt bei der
Einführung sowie bei der Umsetzung eine wesentliche Rolle.
Termine für regelmäßige Unterstützung des Energiemanagement
Teams,
Rückmeldungen, Schulungen, Kontrollen sowie Teambesprechungen
und die
Planung der Schulungen und Sensibilisierungen des
Energiemanagement Teams
54
Sartor/Freiler-Waldburger (2015:13) 55
Vgl. Sartor/Freiler-Waldburger (2015:15) 56
Vgl. Sartor/Freiler-Waldburger (2015:13) 57
Lewisch (2012:12)
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32
obliegen dem Energiemanager. Er sollte nach bereitgestellten
finanziellen und
zeitlichen Ressourcen die Schulungen selbst durchführen oder
durch externe
Anbieter je nach Thematik durchführen lassen.
Die Dokumentation, Pflege der Termine sowie Archivierungen der
Dokumente
kommen als Aufgaben hinzu. Die Dokumente sollten für jeden
Mitarbeiter als
Information zugänglich sein. Wie schon im Kapitel 5.3
IST-Zustand erwähnt, arbeitet
die Firma SANTESIS mit dem CAFM System namens MT/BT-DATA. In
diesem
System gäbe es die Möglichkeit, die Gesetze, Normen, Bescheide
oder
Verordnungen einzeln einzupflegen und mit Terminen und
Zuständigkeiten zu
versehen. In diesem CAFM-System besteht die Möglichkeit, offene
Termine
auszuwerten. Somit wäre eine Kontrollmöglichkeit vorhanden.
Genauso wie bei der
Geschäftsführung wäre es möglich, einige dieser Aufgaben und
Verantwortlichkeiten
an das Energiemanagement Team zu delegieren, wie oben
erwähnt.
Zusätzliche Möglichkeit:
Um sich den Zeitaufwand für die Interpretation der Gesetze und
Empfehlungen zu
sparen, gäbe es auch die Möglichkeit, das Rechtsregister durch
eine externe und
erfahrene Beratungsfirma erstellen zu lassen. In der heutigen
Zeit haben sich sehr
viele Unternehmen, die Juristen in den verschiedenen Bereichen
beschäftigen, auf
das Thema Rechtskonformität spezialisiert und können mit
kleinerem Aufwand die
wesentlichen Rechtsquellen aus der Gesamtheit die gesetzlichen
Vorschriften
herausfiltern und die daraus resultierenden Pflichten
darstellen.
-
33
4.1.4 Sollkonzept Position Energiemanagement-Team
Tabelle 4: Sollkonzept Funktionen und Verantwortlichkeiten des
Energiemanagement
Teams SANTESIS zum Thema Rechtsmanagement (Quelle: Eigene
Darstellung)
Position - Energiemanagement
Team
Beschreibung von Aufgabenbereichen, Verantwortungen und
Befugnissen
1 Unterstützung des Energiemanagers bei der Interpretation der
Gesetze und Empfehlungen
2 Betriebsstätten Leitungen schulen und sensibilisieren
3 Kontrolle und Aufsicht über die Einhaltung der gesetzlichen
Vorschriften
4 Unterstützung der Betriebsstätten Leiter und Mitarbeiter
5 Beratung der Betriebsstätten Leiter und Mitarbeiter
6 Laufende Verbesserungen kommunizieren und einfordern
Das Energiemanagement Team setzt sich aus dem Umweltbeauftragten
und
Abfallbeauftragten zusammen. Deren Aufgaben setzen sich aus
operativen und
informativen Funktionen zusammen.
Nachdem regelmäßige Treffen vom Energiemanager fixiert, die
Ziele,
Verantwortungen und Befugnisse gemeinsam ausgearbeitet wurden,
liegt es am
Bereichsverantwortlichen, selbst die Leitungen der
Betriebsstätten zu schulen und für
die eigene Thematik zu sensibilisieren. Auch die
Bereichsverantwortlichen haben die
Aufgabe zur Aufsicht und Kontrolle, ob die Empfehlungen und
Rechtsvorschriften
ordnungsgemäß eingehalten und dokumentiert wurden. Andererseits
haben sie auch
einen informativen Charakter, da sie den Leitern der
Betriebsstätten und den
Mitarbeitern zu Rat stehen sollen.
Die Abgrenzung zwischen Umwelt und Energie ist schwierig, da die
ISO 50001 zu
den jüngeren Normen gehört. Selbst die externen Berater und
Auditoren, die aus
dem Umweltmanagement Bereich kommen, verwechseln Umwelt- und
Energierecht
zum Teil. Diese Feststellung ist aus diversen Beobachtungen
entstanden.
-
34
4.1.5 Sollkonzept Position Betriebsstätten Leiter
Tabelle 5: Sollkonzept Funktionen und Verantwortlichkeiten der
Betriebsstätten Leiter
SANTESIS zum Thema Rechtsmanagement (Quelle: Eigene
Darstellung)
Position - Betriebsstätten
Leiter
Beschreibung von Aufgabenbereichen, Verantwortungen und
Befugnissen
1 Information an Mitarbeiter über die Einführung des
Rechtsmanagements
2 Einweisung bzw. Schulungen der Mitarbeiter
3 Klar formulierte Ziele, Aufgaben, Verantwortlichkeiten,
Befugnisse und Kompetenzen setzen
4 Verbesserungsvorschläge über die Einhaltung und Umsetzung von
allen Mitarbeitern einholen
5 Einbindung aller Mitarbeiter in die Prozesse
6 Rückmeldungen über die Einhaltung einholen
7 Kontrolle der Dokumentation
8 Laufende Verbesserungen kommunizieren und von den Mitarbeitern
einfordern
9 Mitarbeitermotivation
10 Rückmeldungen über die Einhaltung, Herausforderungen und
sonstiges an die zuständigen des Energiemanagement Teams
weiterleiten
Im Rahmen der monatlichen Teambesprechungen sollten alle
Mitarbeiter über die
gesetzlichen Änderungen, Einführungen informiert und
Verbesserungsvorschläge
über die Einhaltung und Umsetzung eingeholt werden. Letztendlich
sollten die
Informationen an das Energiemanagement Team weitergegeben
werden.
Weiter sollten klar formulierte Ziele in Schritten an die
Mitarbeiter gesetzt und in Form
der Teambesprechungen Rückmeldungen über die Umsetzung eingeholt
werden.
Die Motivation und Sensibilisierung der Mitarbeiter sind
wichtige Faktoren, da die
Mitarbeiter am Anfang sehr verunsichert sind. Durch regelmäßige
Termine für
Einweisungen bzw. Einschulungen sollten die Mitarbeiter
sensibilisiert werden.
Regelmäßige Termine für Überprüfungen über die Einhaltung der
Rechtspflichten
sollten gesetzt bzw. laufende Verbesserungen einfordert
werden.
-
35
4.1.6 Sollkonzept Position Mitarbeiter
Tabelle 6: Sollkonzept Funktionen und Verantwortlichkeiten der
Mitarbeiter
SANTESIS zum Thema Rechtsmanagement (Quelle: Eigene
Darstellung)
Position - Mitarbeiter
Beschreibung von Aufgabenbereichen, Verantwortungen und
Befugnissen
1 Aktive Mitarbeit bei der Umsetzung der Rechtspflichten
2 Rückmeldung an Betriebsstätten Leiter über die Umsetzung
3 Dokumentation, Archivierung, Pflege der Termine
Die Hauptaufgaben der Mitarbeiter wären eventuell die Umsetzung
der
Rechtspflichten und Empfehlungen, sowie Rückmeldungen über die
Einhaltung an
die Betriebsstätten Leiter. Die Dokumentation, Archivierung und
Pflege der Termine
kommen als Aufgaben hinzu.
In diesem Unterkapitel ist noch anzumerken, dass der Erfolg
eines
Rechtsmanagements von der Mitwirkung aller Mitarbeiter abhängt.
Aus diesem
Grund müssen sie motiviert und auf das Thema sensibilisiert
werden, ihr Wissen
weiter zu geben aber auch ihr Können anzuwenden.
Es ließen sich noch viele Funktionen und Aufgaben bis ins
kleinste Detail darstellen.
Darauf wird verzichtet, um den Rahmen dieser Arbeit nicht zu
sprengen und um die
Relevanz nicht aus den Augen zu verlieren. Das Ziel war,
einen
Orientierungsrahmen zu schaffen. Es können aber im Laufe der
Einführung neue
Aufgaben, Befugnisse und Verantwortungen definiert werden, um
sie so an die
Bedürfnisse der Organisation anzupassen.
Der Einschätzung der Autorin zufolge können sich folgende Vor-
und Nachteile durch
eine interne Besetzung ergeben.
Mögliche Vorteile:
Das Wissen bleibt im Unternehmen – so steigert sich der Wert
des
Unternehmens nachhaltig
-
36
Der Mitarbeiter kennt das Unternehmen bereits – somit
Zeiteinsparungspotenzial beim Kennenlernen des Unternehmens
Die Ablehnung und Angst kontrolliert zu werden, wird durch die
interne
Besetzung geringer als durch externe Experten
Mögliche Nachteile:
Förderung der sogenannten Betriebsblindheit – die Fehler bleiben
unerkannt
Höherer Ressourcenaufwand durch eigene Interpretation, da noch
keine
Erfahrungen im Recht
Höherer Aufwand der sich durch die Schulungen und
Weiterbildungen
ergeben könnte
In diesem Kapitel spielen die Zeitressourcen eine wesentliche
Rolle.
Implementierung von Prozessen und Strukturen erfordern eine
genaue Zeitplanung.
Erfahrungsgemäß dauert es einige Monate, strukturierte Prozesse
und
Anforderungen einzuführen. Empfehlenswert wäre es auch, die
Organisation in der
Einführungsphase durch externe, erfahrene Berater und Experten
begleiten zu
lassen, um die Vorteile ihrer Erfahrungen zu nutzen.
4.2 Variante 2 – „Rechtsmanagement EXTERN“ (Outsourcing)
In der zweiten Variante (Betreuung durch ein externes
Unternehmen oder Person)
wurden die Aufgaben und Verantwortlichkeiten in Anlehnung an
Best Practice
Beispiele und Fachliteratur erarbeitet. Da sich die Aufgaben
ausschließlich auf die
Beratung und Aufarbeitung des Energierechts beziehen,
unterscheiden sich die
Aufgaben der Geschäftsführung VG, Geschäftsführung SANTESIS,
Betriebsstätten
Leiter und Mitarbeiter kaum von den Aufgaben der ersten
Variante.
-
37
Abbildung 5: Variante externe Betreuung – Organigramm der
technischen
Organisation in der Vinzenz Gruppe auf das Energiemanagement
fokussiert (Quelle:
Eigene Darstellung)
4.2.1 Sollkonzept Position Geschäftsführung Vinzenz Gruppe
Tabelle 7: Sollkonzept Funktionen und Verantwortlichkeiten der
Geschäftsführung
Vinzenz Gruppe zum Thema Rechtsmanagement (Quelle: Eigene
Darstellung)
Position - Geschäftsführung
VG und VGS
Beschreibung von Aufgabenbereichen, Verantwortungen und
Befugnissen
1 Gesamtverantwortung
2 Bereitstellung der finanziellen, technischen, personellen und
anderen Ressourcen
3 Delegation der Aufgaben an SANTESIS zur Erfüllung der ISO
50001
4 Delegation der Teilverantwortung an SANTESIS zur Erfüllung der
ISO 50001
Recht GF/GL
Vinzenz Gruppe
Recht GF/GL
SANTESIS
TSB
Datenschutz-beauftragter
Energiemanager
Brandschutz-beauftragter
Arbeitssicherheit
Energiemanagement Team
Betriebsstätten Leitungen
Mitarbeiter
Externer Rechtsbeauftragter
-
38
Auch in dieser Variante liegt die oberste Verantwortung für die
Einhaltung und
Wirksamkeit der EnMS bei der Geschäftsführung der Vinzenz
Gruppe. Wie in der
Variante durch interne Besetzung, können auch in dieser nur die
Teilverantwortung
und die Ausführung der Aufgaben an ihre Mitarbeiter delegiert
werden, aber nicht die
Gesamtverantwortung. Das Top Management der Vinzenz Gruppe
stellt alle
erforderlichen Ressourcen zur Verfügung, die für die Erfüllung
notwendig sind. Dies
wurde im Vinzenz Gruppe Energiemanagement Handbuch gemäß ÖNORM
EN ISO
50001 festgehalten.
4.2.2 Sollkonzept Position Geschäftsführung Firma SANTESIS
Tabelle 8: Sollkonzept Funktionen und Verantwortlichkeiten der
Geschäftsführung
SANTESIS zum Thema Rechtsmanagement (Quelle: Eigene
Darstellung)
Position - Geschäftsführung
SANTESIS
Beschreibung von Aufgabenbereichen, Verantwortungen und
Befugnissen
1 Werte- und Ziele bestimmen
2 Festlegung von Verfahren
3 Entscheidungen bei Unklarheiten der Vorgänge
4 Delegation der Aufgaben an Energiemanagement zur Erfüllung der
ISO 50001
5 Delegation der Teilverantwortung an Energiemanagement zur
Erfüllung der ISO 50001
6 Freigabe des erstellten Rechtsregisters zur Erfüllung der ISO
50001
7 Vorbildfunktion
8 Bereitstellung der finanziellen und zeitlichen Ressourcen an
Energiemanager
9 Ansprechpartner für den externen Rechtsbeauftragten und
Energiemanager
10 Ansprechpartner nach Außen (mit Energiemanager)
11 Unterstützung des externen Rechtsbeauftragten in
verschiedenen Gelegenheiten
Auch in dieser Variante ist es besonders wichtig,
Produktmarketing von der
Geschäftsführung zu betreiben und zu unterstützen, um die
Mitarbeiter nicht zu
verunsichern. Widerstand und Ablehnung der Mitarbeiter sind in
jeder
-
39
Projekteinführung die wesentlichen Faktoren des Misserfolgs. Die
Geschäftsführung
und der Energiemanager sind je nach Bedarf die direkten
Ansprechpartner des
externen Rechtsbeauftragten und die Ansprechpartner nach
außen.
4.2.3 Sollkonzept Position Externer Rechtsbeauftragter
Tabelle 9: Sollkonzept Funktionen und Verantwortlichkeiten
externer
Rechtsbeauftragter zum Thema Rechtsmanagement (Quelle: Eigene
Darstellung)
Position - externer Rechts-
beauftragter
Beschreibung von Aufgabenbereichen, Verantwortungen und
Befugnissen
1 Teilverantwortung
2 Absolute Geheimhaltung und Datenschutz gegenüber Dritten
3 Gründliche Untersuchung des IST- Zustands, Datenanalyse und
Bewertung
4 Risikoanalyse
5 Gründliche Planung, nötige Vorbereitungen,
Potenzialschätzung
6 Planung der finanziellen und zeitlichen Ressourcen
7 Erstellung des Rechtsregisters
8 Darstellung der Pflichten in einer leicht verständlichen
Sprache
9 Regelmäßige Aktualisierung des Rechtsregisters
10 Abstimmung und Vergleich über die möglichen Prozesse und
Lösungsvorschläge
11 Beratung der Geschäftsführung und Energiemanagement über die
Verantwortlichkeiten und Aufgaben
12 Regelmäßige Schulungen der einzelnen Bereiche
13 Regelmäßige Überprüfungen und Kontrollen über die Einhaltung,
gegebenenfalls Verbesserungsvorschläge und Lösungen an die
Bereiche
14 Beratende Funktion in rechtlichen Fragen
Die Position externer Rechtsbeauftragter trägt zum Teil die
Verantwortung für die
Erfüllung der Rechtskonformität. Letztendlich liegt es an der
Firma SANTESIS ob
und wie die durch den externen Rechtsbeauftragten
vorgeschlagenen Maßnahmen
ausgeführt werden. Der externe Rechtsbeauftragte muss absolute
Geheimhaltungs-
und Datenschutzpflicht der Organisation gegenüber erfüllen.
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40
Anhand erhaltener Informationen erfolgen die Definition und die
Relevanz der
Gesetze und Normen auf die Vinzenz Gruppe. Die
Handlungspflichten werden
anhand der relevanten Rechtsquellen mit der Geschäftsführung und
dem
Energiemanager ausgearbeitet und die Pflichten in leicht
lesbarer und verständlicher
Form an die zuständigen Bereiche übergeben. Weiters hat der
externe Beauftragte
die Aufgabe, eine gründliche IST-Analyse und anschließend eine
Risikoanalyse
durchzuführen. Gründliche Planung, Beratung, eventuell
Schulungen in rechtlichen
Angelegenheiten und Kontrollen der Einhaltung sind weitere
Aufgaben, die den
externen Rechtsbeauftragten betreffen.
4.2.4 Sollkonzept Position Energiemanager
Tabelle 10: Sollkonzept Funktionen und Verantwortlichkeiten des
Energiemanagers
SANTESIS zum Thema Rechtsmanagement (Quelle: Eigene
Darstellung)
Position - Energiemanager
Beschreibung von Aufgabenbereichen, Verantwortungen und
Befugnissen
1 Ansprechpartner nach Außen
2 Unterstützung des Rechtsbeauftragten bei der Erfassung der
Daten für die IST-Analyse
3 Unterstützung des externen Rechtsbeauftragten bei der
Risikoanalyse
4
Nach der Übernahme des Rechtsregisters das Energiemanagement
Team festlegen und Aufgaben sowie Verantwortlichkeiten mit der
Geschäftsführung und dem Energiemanagement Team klar definieren und
festlegen
5 Regelmäßige Aktualisierung der Dokumentation über die
Erfüllung der Pflichten und Fristen
6 Termine für regelmäßige Treffen (einmal im Quartal)
festlegen
7 Kommunikationsplattform einrichten
8 Unterstützung des Energiemanagement Teams
9 Planung der Schulungen und Sensibilisierung des
Energiemanagement Teams
10 Dokumentation, Pflege der Termine, Archivierung der
Dokumente
11 Regelmäßige Kontrollen und Überprüfungen über die Einhaltung
der Gesetze und Regeln
12 Laufende Verbesserungen in Schritten kommunizieren und
einfordern
-
41
Durch die Besetzung der Rechtsabteilung durch einen externen
Rechtsbeauftragten
werden sowohl die Geschäftsführung als auch der Energiemanager
und das
Energiemanagement Team wesentlich entlastet.
4.2.5 Sollkonzept Position Energiemanagement Team
Tabelle 11: Sollkonzept Funktionen und Verantwortlichkeiten
des
Energiemanagement Teams SANTESIS zum Thema Rechtsmanagement
(Quelle:
Eigene Darstellung)
Position - Energiemanagement
Team
Beschreibung von Aufgabenbereichen, Verantwortungen und
Befugnissen
1 Unterstützung des Rechtsbeauftragten und der Geschäftsführung
zur Feststellung des IST-Zustandes
2 Unterstützung des Rechtsbeauftragten und der Geschäftsführung
bei der Abstimmung über Verantwortlichkeiten und Aufgaben
3 Klar formulierte Ziele in Schritten an die Betriebsstätten
Leiter setzen
4 Regelmäßige Treffen mit den Betriebsstätten Leitern zur
Beratung, Abstimmung, Dokumentation, Überprüfung der Einhaltung
festlegen
5 Schulung und Sensibilisierung der Betriebsstätten Leiter und
Mitarbeiter
6 Laufende Verbesserungen in Schritten kommunizieren und
einfordern
Um die Betriebsstätten Leiter nicht zu überfordern gehören die
Erfüllungs- und
Verbesserungsprozesse in Schritten gesetzt. Kleine Schritte
führen zu kleinen
Erfolgen. Die Erfolge sollte man vor allem am Anfang der
Teambesprechungen
präsentieren, damit die Mitarbeiter motivierter sind.
-
42
4.2.6 Sollkonzept Position Betriebsstätten Leiter
Tabelle 12: Sollkonzept Funktionen und Verantwortlichkeiten der
Betriebsstätten
Leiter SANTESIS zum Thema Rechtsmanagement (Quelle: Eigene
Darstellung)
Position - Betriebsstätten
Leiter
Beschreibung von Aufgabenbereichen, Verantwortungen und
Befugnissen
1 Information an Mitarbeiter über die Einführung des
Rechtsmanagements
2 Einweisung bzw. Schulungen der Mitarbeiter
3 Klar formulierte Ziele, Aufgaben, Verantwortlichkeiten,
Befugnisse und Kompetenzen setzen
4 Verbesserungsvorschläge über die Einhaltung und Umsetzung von
allen Mitarbeitern einholen
5 Einbindung aller Mitarbeiter in die Prozesse
6 Rückmeldungen über die Einhaltung einholen
7 Kontrolle der Dokumentation
8 Laufende Verbesserungen kommunizieren und von den Mitarbeitern
einfordern
9 Mitarbeitermotivation
10 Rückmeldungen über die Einhaltung, Herausforderungen und
sonstiges an die Zuständigen des Energiemanagement Teams
weiterleiten
Die Aufgaben, Verantwortungen und Befugnisse der Betriebsstätten
Leiter und
Mitarbeiter sind mit der Funktionsbeschreibung der ersten
Variante identisch. Somit
wird nicht näher darauf eingegangen.
4.2.7 Sollkonzept Position Mitarbeiter
Tabelle 13: Sollkonzept Funktionen und Verantwortlichkeiten der
Mitarbeiter
SANTESIS zum Thema Rechtsmanagement (Quelle: Eigene
Darstellung)
Position - Mitarbeiter
Beschreibung von Aufgabenbereichen, Verantwortungen und
Befugnissen
1 Aktive Mitarbeit bei der Umsetzung der Rechtspflichten
2 Rückmeldung an Betriebsstätten Leiter über die Umsetzung
3 Dokumentation, Archivierung, Pflege der Termine
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43
Es ließen sich noch viele Funktionen und Aufgaben bis ins