Marzo 2.015 THOMAS Proteo © Proyecto de Revisión y automatización del nuevo Almacén FASE I: Revisión diseño físico actual. FASE II: Instalación Sistema.

Marzo 2.015

THOMAS

Proteo©

Proyecto de Revisión y automatización del nuevo Almacén

FASE I: Revisión diseño físico actual.

FASE II: Instalación Sistema de Gestión de Almacenes PROTEO.

Erandio, 10 de Marzo 2.015

THOMAS

Sra. Julia Vivó

C/Juan Ramón Jiménez, 6

28100 Alcobendas

MADRID

Estimada Sra. Vivó:

Atendiendo a su solicitud y de acuerdo con las conversaciones mantenidas, nos es grato someter a su consideración nuestra propuesta preliminar de colaboración profesional para el desarrollo del Proyecto de “Revisión y automatización del nuevo Almacén” para THOMAS, de referencia ETOF1069-0315.V1.

Agradecemos sinceramente la oportunidad que nos brindan de ofrecerles nuestros servicios profesionales y quedamos a su disposición para cualquier aclaración o ampliación que necesiten sobre el contenido de esta propuesta.

Aprovechamos la oportunidad para saludarles.

Muy atentamente

Ignacio Giménez

EASYTECH

3ETOF1069-0315.V1 -

Contenido Introducción y Objetivos del Proyecto. Proyecto: Fase I: Revisión diseño físico actual. Proyecto: Fase II: Instalación PROTEO.

Proteo©o Otras funcionalidades.o Visualización y Gestión.o Explotación de datos.

o Relación Proteo© – Entorno de Gestión.

El Proyecto.• Alcance del suministro.• Organización.• Valoración económica.• Condiciones generales.• Mantenimiento y garantías.

ANEXO I: Referencias. ANEXO II: Formulario de Solicitud.

Contenido de la propuesta de Easytech.

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Diseño profesional de la nueva ubicación, asegurando que no hay omisiones, pequeños errores, olvidos, etc.

Introducción y Objetivos del Proyecto.

THOMAS es una empresa ubicada en Alcobendas (MADRID) dedicada a la comercialización de equipamiento productivo.

Para mejorar su servicio, está actualmente construyendo una nueva ubicación (Oficinas, Servicio al cliente y Almacén) en las cercanías, a la que espera trasladarse en las próximas semanas.

La presente oferta de EASYTECH propone asegurar el éxito de este traslado, mediante un proyecto que inluirá 2 FASES:

- FASE I: Revisión del diseño físico actual.

- FASE II: Automatización del Almacén mediante el Sistema PROTEO.

Los objetivos a conseguir con el proyecto son:

- En la FASE I,

Eliminación del papel y procesos manuales en la gestión del Almacén.

Mejora del servicio al cliente, mediante una gestión ágil y sin errores del ciclo de recepción, ubicación y expedición.

Seguimiento de los pedidos en tiempo real, incluyendo acceso remoto.

Integración del Sistema con el actual Sistema Informático Corporativo (ERP) de THOMAS, que es SAGE.

- En la FASE II,

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Proyecto - FASE I: Revisión Diseño Físico Almacén (I/II).

FASE I.1: Definición objetivos de negocio.

Se trata de priorizar los objetivos (en relación con el proyecto), y si es posible, cuantificarlos. Por ejemplo, optimizar y asegurar el plazo de entrega medio, minimizar los errores en expedición, optimización del espacio, reducción de plantilla, etc.

FASE I.2: Modelo operativo del ciclo logístico.

Durante esta etapa se revisará la situación actual y se acordarán unos procedimientos simplificados e integradores, en las sucesivas fases de Recepción, Ubicación y Expedición. También se especificará en esta tarea la estrategia de ubicación del material, el método o lógica de acceso, las zonas por familia, etc.

El resultado final será parcialmente representado en un prototipo de PROTEO, para facilitar la comprensión y discusión del modelo operativo.

FASE I.4: Plan de Acción.

Contendrá las conclusiones y un Plan de Trabajo para coordinar las eventuales modificaciones en el Almacén con la puesta en marcha del SGA PROTEO.

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-Las tareas involucradas en la FASE I: Revisión Diseño, son las siguientes:

FASE I.3: Revisión modelo físico actual del Almacén.

Una vez definida la operativa del ciclo logístico, en esta tarea se revisará el modelo de Almacén y oficinas físico diseñado actualmente en THOMAS, y se planteará (en su caso), modificaciones de cara a su eventual optimización logística.

Para ello, se aplicarán técnicas de LEAN MANUFACTURING, y participará personal especializado en Ingeniería de Procesos, con experiencia en Diseño de Almacenes y definición de medios de manipulación y transporte de materiales.

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Proyecto - FASE I: Revisión Diseño Físico Almacén (II/II).

- El plan de trabajo de la FASE I es el siguiente:

1 2 (semanas)

FASE I.1: Objetivos negocio

FASE I.2: Modelo Operativo

FASE I.3: Revisión física Almacén

FASE I.4: Plan de Acción

MODELO CAMBIOS

PROTOTIPO

El plazo estimado para la FASE I es de 2 semanas.

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PLAN DE ACCIÓN

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El objetivo de la FASE II es automatizar el ciclo logístico del material desde que es recepcionado hasta su Expedición. Para ello se utilizará principalmente un terminal portátil de radio-frecuencia, en el cual se visualizarán las entradas/salidas previstas, y se gestionarán leyendo las etiquetas.También se permitirá la visualización y operación de PROTEO desde un Ordenador (sea o no táctil) de Oficina.Los principales movimientos y funcionalidad a ejecutar en THOMAS son:

- Recepción y etiquetado del material con código de barras.

- Gestión (en su caso) de fases de Inspección y /o Esperas.

- Ubicación de los materiales con un criterio pre-configurado (fijo, caótico, mixto, por zonas, etc.).

- Expedición/ Salidas del material (incluyendo labores de picking, si es preciso) con el terminal.

- Generación Listas de Envío.

- Seguimiento visual de pedidos.

- Gestión de puntos de pedido.

- Optimización básica de recorridos.

- Movimientos manuales y seguimientos de expediciones.

- etc.

Proyecto - FASE II: Instalación de PROTEO.

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Movimientos manuales.

Se permitirán entradas y salidas manuales de material. Esto significa que no será obligatorio disponer de pedidos para dar las entradas y salidas (movimientos contra stock, por ejemplo). También podrá gestionarse material no etiquetado, o con distintos formatos y presentaciones.

Ajuste de Inventarios y Trazabilidad.El sistema PROTEO permitirá el ajuste de inventarios on-line con los terminales portátiles, para cualquier tipo de producto o zona del mismo.El sistema está preparado para efectuar un control completo de TRAZABILIDAD.

Proteo© - Otras funcionalidades.

Además de las operaciones estándar presentadas, PROTEO dispone de un amplio conjunto de prestaciones que permiten abordar la casuística industrial real en el ámbito de los almacenes, que en la práctica es amplia y variada. Otras funcionalidades incluidas serán:

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Proteo© opera en tiempo real, lo que permite la monitorización y análisis de la información de almacenes, en distintos niveles, y desde diferentes plataformas y/o usuarios.

1.- Visualización general situación almacenes desde dispositivos.

Proteo© - Visualización y Gestión.

Detalle e Información sobre las Existencias

Pantallas táctiles y Monitores

Ordenadores Oficina

Tabletas Teléfonos móviles

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Proteo© permitirá también la emisión de informes flexibles sobre datos de uso y ocupación de los Almacenes.

Proteo© - Explotación de datos.

Emisión de informes de evolución de las existencias por producto, cliente, fecha, niveles de rotación, etc.

Intervenciones desde el servidor, entradas, salidas, corrección de stocks, definición de almacenes auxiliares, ...

Proteo©

Consulta desde el servidor de stock por artículo, por almacén y por fecha.

Registro y consulta de movimientos.

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PROTEO dispone de un módulo específico (“Integración con ERP´s y Sistemas Externos”) que permite el intercambio de información con cualquier sistema conectado a la red corporativa.THOMAS dispone del Sistema ERP SAGE. PROTEO leerá de este sistema la información necesaria (Pedidos, Lista de Albaranes a preparar, etc.) y devolverá las cantidades ubicadas y expedidas.Se entiende que las tareas a realizar en el ERP SAGE serán responsabilidad de THOMAS contando con la colaboración de EASYTECH.A la fecha, PROTEO está funcionando con completo éxito, integrado con distintos ERP´s y Sistemas Externos en más de 60 clientes.

Proteo© - Relación con Entorno de Gestión.

Proteo©

Proteo© importará del Sistema de THOMAS datos relativos a las entradas y salidas prevista de materiales.

Proteo© enviará automáticamente al Sistema de THOMAS la información relativa a las recepciones completadas y a las entregas realizadas.Igualmente, se podrán transferir cualquier reporte de movimientos o situación de stock.

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El Proyecto: Alcance del Suministro.

Módulos Proteo© Servicio

Organización del proyecto.

Asignación de tareas, hitos y fechas de compromiso.

Instalación del Sistema.

Diseño inicial de la operativa de trabajo, la carga de datos maestros, la configuración del sistema para adecuarlo a la problemática de THOMAS, y la ejecución de ciclos en Oficinas y en Almacenes con los datos de prueba.

Formación a usuarios.

Formación en las oficinas de EASYTECH o ubicación equivalente y jornadas “in situ” en THOMAS, comprobando un ciclo inicial completo en almacenes.

Soporte y Seguimiento.

Fase opcional. Incluye asistencia telefónica, resolución de incidencias y envío de nuevas versiones de PROTEO.

- Almacenes.- Configuración y Maestros.- Integración con ERP y Sistemas Externos.- Informes y Gráficos Ejecutivos.

Dispositivos Hardware

- 1 Servidor (se entiende que THOMAS dispone de un ordenador disponible).

- 1 etiquetadora de código de barras.- 1 terminal radio-frecuencia - 2 antenas de radio-frecuencia (Access Points).

EASYTECH realizará el estudio de cobertura, la instalación y configuración de las antenas, pero THOMAS será responsable de extender el cable de red hasta las ACCESS POINTS.

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Equipo de Trabajo:

El Proyecto: Organización (1).

- Por parte de EASYTECH: un Responsable del Proyecto con dedicación puntual y un consultor operativo con una dedicación aproximada de doce jornadas para el conjunto del proyecto.

- Por parte de THOMAS: un Responsable ejecutivo en labores de supervisión y aprobación de hitos con dedicación esporádica, más un Responsable de Proyecto con conocimiento funcional de la empresa, el cual actuará como único interlocutor con EASYTECH. Su dedicación estimada durante la implantación será del 30% de su tiempo.

Se entiende que las tareas repetitivas auxiliares (etiquetado inicial, conteos si es necesarios, o introducción de algunos datos maestros) serán realizados por personal de THOMAS.

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El plan de trabajo orientativo (FASE II) es el siguiente:

El Proyecto: Organización (2).

El plazo del proyecto sería de 5 semanas. A partir de ese momento, la oferta incluye exclusivamente el soporte telefónico durante las 4 semanas siguientes.Al inicio del proyecto, se llevará a cabo la revisión y aprobación del plan de trabajo definido.Se efectuarán revisiones periódicas del grado de avance del proyecto para conocer el trabajo realizado hasta la fecha, confirmar el plan de trabajo a realizar en el próximo período. En caso de desviaciones significativas se plantearán alternativas y decisiones a tomar.

Id Nombre de tarea Duración

1 PROTEO© en THOMAS: Plan de Proyecto 5,1 sem.

2 A.- INSTALACIÓN 3,1 sem.

3 T1 - Revisión tareas 0,5 sem.

4 Distribución Plan de Trabajo 0,5 sem.

5 T2 - Configuración PROTEO y puesta en marcha 1 sem

6 Configuración y puesta en marcha 1 sem

7 T4 - Integración THOMAS 1,5 sem.

8 Integración ERP ==> PROTEO © 1,5 sem.

9 B.- IMPLANTACION 1,9 sem.

10 T5. - Formación 0,9 sem.

11 Puesta en marcha y formación 0,9 sem.

12 T6 - Explotación del sistema 0,6 sem.

13 Funcionamiento 0,6 sem.

S-1 S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7M-1 M1 M2

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El Proyecto: Valoración económica (1).

Al importe de los honorarios se añadirían los tributos (I.V.A.) que graven la prestación de nuestros servicios.

El presupuesto es el siguiente:

FASE I: Revisión diseño físico actual ……………… 3.100 € (+ IVA).

FASE II: Instalación SGA PROTEO ……………….. 11.700 € (+ IVA).

PROYECTO SOFTWARE IMPLANTACIÓN EQUIPOS DIETAS TOTAL

FASE I: Revisión física --- 2.800 € -- 300€ 3.100€

FASE II: Instalación PROTEO 4.000 € 4.000 € 2.800 € 900 € 11.700 €

El detalle es el siguiente:

EQUIPOS FASE II: PROTEO

TOTALCantidad Importe Unitario

SERVIDOR 1 1.800 € disponible

TERMINALES DE RADIO-FRECUENCIA 1 1.200 € 1.200 €

ANTENAS(incluye estudio cobertura, instalación y configuración).

2 800 € 1.600 €

TOTAL 2.800 €

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Facturación

La facturación y pago de nuestros honorarios se realizarán del siguiente modo:

FASE I: 50% al inicio y 50% a la finalización, pago contado.

FASE II: - Al inicio del proyecto 25%, pago contado.- A la recepción en THOMAS de los equipos 25%, pago contado.- A la instalación de PROTEO 25%, pago contado.- A la finalización 25%, pago a 30 días.

Los gastos de viaje están incluidos.

El Proyecto: Condiciones Generales (1).

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El proyecto definido se realizará de acuerdo con las condiciones generales que se expresan a continuación:

El Proyecto: Condiciones Generales (2).

- La buena realización y resultado de los trabajos puede estar relacionada con factores ajenos a la intervención, pero muy especialmente con la indispensable implicación de la Dirección y del personal de

THOMAS.

- EASYTECH en el día fijado para la iniciación de los trabajos desplazará a la empresa cliente al consultor designado para el asesoramiento durante la ejecución de los mismos, los cuales se determinarán en colaboración el equipo directivo de THOMAS.

- Todos los consultores de EASYTECH se obligan al secreto profesional y dada la confidencialidad de sus trabajos, el clientes les proporcionará un lugar adecuado para desarrollarlos, así como la asistencia y el material que precisen.

- La presente propuesta de colaboración profesional tiene una validez de tres meses.

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- La garantía del software se extiende durante 1 año.- La garantía del equipamiento hardware (si es adquirido a través de EASYTECH) se extiende durante 1 año

desde la fecha de compra.- La dirección y ejecución del proyecto se llevará a cabo por profesionales con más de siete años de experiencia

en proyectos de Control de Planta y de Gestión de Almacenes.

- Metodología propia de Gestión y Control de Proyectos de implantación de soluciones informáticas a niveles fabriles: PROFIT.

Basada en el desarrollo del programa europeo eXPERT, proyecto liderado por el ESI (European Software Institute) y participado por EASYTECH, coordina los principios de “eXtreme Programming (XP)” y del “Personal Software Process (PSP)” como garantía del cumplimiento de hitos y calendario del proyecto.

- El servicio de Mantenimiento incluye lo siguiente:

El Proyecto: Mantenimiento y Garantías.

Modalidad CaracterísticasBase (1.100 €/año) Eliminación On-line

Soporte On-lineNuevas versiones

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ANEXO I: Referencias cercanas de PROTEO.

Empresa Sector Logotipo Localidad

INDUSTRIAS GALARZA

Montaje Industrial

VIZCAYA

TABERVALL

Material escolar

VALENCIA

CEMENTOS ALFA

CementosCANTABRIA

TORNILLERIA DEBA

TornilleriaGIPUZKOA

NISSAN FORKLIFT

Bienes de Equipo

NAVARRA

UNIPAPEL Papel MADRIDINTECSA Troquelado ALAVAALCION PLASTICOS

Envases Plásticos

VALENCIA

BOMBAS ITUR

Bienes de Equipo

GIPUZKOA

INDUSTRIAL SAGARRA

Tubos de Cartón

GIRONA

Proteo© dispone de más de 60 instalaciones en toda España. Algunas referencias interesantes (por similitud) son:

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ANEXO III: Formulario de solicitud de pedido.

SOLICITUD DE PEDIDO

La Empresa ……………………………………………………………………………………………………………..

Ubicada en ………………………………………………………………………………………………………………

y CIF …………………………………………

solicita a la empresa EASYTECH SOFTWARE INDUSTRIAL, S.A., con domicilio social en

Avda. José Luis de Goyoaga, 32 – 1ª , Erandio (Bizkaia), y de CIF A95095865, el siguiente servicio:

Sistema de Gestión de Almacenes en Tiempo Real mediante el Sistema PROTEO©:

FASE I: Revisión ___________________________________ 3.100 € (+ IVA)

FASE II: Instalación PROTEO _________________________ 11.700 € (+ IVA)

Según las condiciones especificadas en la oferta ETOF1069-0315.V1 , que obra en poder de la empresa peticionaria.

En___________________________ a fecha _____________________________

(nombre, firma y sello)

NOTA: Firmar las 2 copias. Una permanecerá en poder de la empresa solicitante, y la otra envíese a :

EASYTECH SOFTWARE INDUSTRIAL, S.A.

Edificio Noray

Avda. José Luis de Goyoaga, 32 – 1ª Oficina 102

48950 Erandio (Bizkaia).

TLFO: 94 480 70 72

[email protected]