1. Abra o seu Outlook;2. Clique na Guia Pgina Inicial/ Novos
Itens/Reunio
3. Ir aparecer uma nova janela onde dever ser preenchido alguns
campos como: Para (os e-mails dos destinatrios da reunio), Assunto,
Data Inicial e Final e escreva o seu convite no corpo da
mensagem
4. Agora basta clicar no boto Enviar e todos os destinatrios iro
receber o convite da reunio.
Viso do calendrio do Outlook
Criando um compromissoEm primeiro lugar informe o assunto,
local, data e horrio de incio e fim. Tambm recomendado na opo de
contato que voc selecione a pessoa que est envolvida (cliente)
desta forma voc tem condies de saber quantas reunies ou encontros
voc teve com aquele cliente. Depois de informar todos esses dados
clique no boto assistente de agendamento.
Em assistente de agendamento possvel voc verificar a
disponibilidade de seus companheiros de equipe e recursos
necessrios exatamente no momento em que voc precisa. Veja que
inicialmente como apenas o meu usurio pertence ao compromisso o
Outlook me mostra como disponvel, ou seja, no possuo outro
compromisso neste horrio. Clicando no boto Adicionar Participantes
podemos convidar pessoas e adicionar recursos ao compromisso.
Nesta lista voc deve adicionar os participantes que so
NECESSRIOS, OPCIONAIS e RECURSOS. Participantes necessrios so
usurios com extrema necessidade de participar do compromisso,
usurios opcionais podem participar ou no. E Recursos? Podemos
exemplificar com os recursos necessrios utilizar em seu
compromisso. Voc deve querer reservar a sala de reunies e um
projetor multimdia para o compromisso ou mesmo reservar o carro da
empresa para se deslocar ao compromisso.
No horrio, participantes e recursos selecionados podemos
perceber que no existe restrio para utilizao, o compromisso pode
ser confirmado, em algumas ocasies voc pode identificar que os
participantes ou recursos j participam de outro compromisso, desta
forma o prprio Outlook pode sugerir outros horrios para participao
de todos.
Veja no exemplo abaixo um outro compromisso que tentei agendar e
fui informado pelo Outlook que o participante Rodrigo e o recurso
Sala de Reunio j estava em ocupado.