-
IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Fakturierung 1
1 Modul Fakturierung
1 Modul Fakturierung
.......................................................................................................
1
1.1 Voraussetzungen: Artikel oder Dienstleistungen
.................................................... 1
1.2 Artikel erfassen
.......................................................................................................
2
1.3 Bezugsschein oder Lieferschein erfassen
..............................................................
3
1.4 Eigentliche Fakturierung
.........................................................................................
7
1.5 Dokumente drucken
..............................................................................................
15
1.6 Verbuchen
............................................................................................................
16
1.7 Kontrollausdrucke
.................................................................................................
17
1.8 Rechnungsbeispiel mit Verrechnung
....................................................................
22
1.9 Abbildungsverzeichnis
..........................................................................................
26
1.1 Voraussetzungen: Artikel oder Dienstleistungen
Damit ein Artikel oder eine Rechnung fakturiert werden kann,
sind diese vorgngig als
Artikel oder Dienstleistung zu erfasse.
Achtung: Praxisgemss werden nur Artikel oder Dienstleistungen
fakturiert, deren bezugs-
oder Lieferscheine von den Bezgern visiert wurden. Sicherer
Ablauf und Verantwortlich-
keiten gemss Informationen im Unterricht sind einzuhalten.
Artikel oder Dienstleistungen sind von den Lehrpersonen oder vom
Klassenkassier nur
gegen Unterschrift auf dem Lieferschein oder Bezugsschein
ausgehndigt. Die Einhaltung
dieses Ablaufs ist auch Voraussetzung, dass wir von den
Lehrpersonen oder dem Klas-
senkassier Kreditorenrechnungen annehmen, verbuchen und ber die
Bank/Post auszah-
len
-
IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Fakturierung 2
1.2 Artikel erfassen
Artikel und Dienstleistungen werden im Modul Artikel
erfasst.
Achtung: Gleiche Betrge fr netto, brutto und Selbstkosten
Umsatzsteuercode: (5) steuerfrei
Abbildung 1: Erfassung Artikel/Dienstleistung
-
IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Fakturierung 3
1.3 Bezugsschein oder Lieferschein erfassen
Damit berhaupt fakturiert werden kann, ist als Vorgngerdokument
ein Bezugsschein oder Lieferschein zu erfassen und der dann als
Kopie mit der den Bezug besttigenden Unterzeichung retourniert wird
und dann als Beleg fr die Fakturierung ntzt.
Abbildung 2: Lieferschein / Bezugsschein erstellen
Einzugeben: Lieferart , unser Zeichen sind einzugeben. Als
Kommission wird die Klasse erfasst. da-nach sind die Artikel oder
Dienstleistungen einzugben.
Abbildung 3: Positionen zum Lieferschein eingeben
-
IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Fakturierung 4
Im Lieferschein/Artikelfenster kann mittels Men oder (F6)
zwischen Artikeln oder Dienst-leistungen umgeschaltet werden. Der
Artikel oder die Dienstleistung kann mit (F1) ausgewhlt werden.
Abbildung 4: Liefermenge
Nun ist noch die Menge einzugeben.
-
IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Fakturierung 5
Abbildung 5: Details und Ertagskonto
Als Ertagskonto sind folgende Konti whlbar: 6003 fr Artikel
(ohne MWST) 6004 fr Dienstleistungen (ohne MWST) Danach den Beleg
abspeichern lassen und Beleg als PDF drucken. Mit dem menpunkt
Belege drucken knnen Lieferscheine auch nachtrglich gedruckt
werden. Der Lieferschein/Bezugsschein ist vom bezger zu visieren.
Damit besttigt er den Bezug der Ware/Dienstleistung. Damit knnen
wir belegen, dass er die Ware/Dienstleistung be-zogen hat und knnen
den Beleg danach in der Fakturierung weiterverarbeiten.
-
IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Fakturierung 6
Abbildung 6: Bezugsschein/Lieferschein
-
IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Fakturierung 7
1.4 Eigentliche Fakturierung
Wenn der Lieferschein / Dienstleistungsbezugsschein
unterschrieben zurckgekommen ist, knnen die Bezge fakturiert
werden. Dabei knnen im ERPaas die Lieferscheine automatisch
bernommen werden. Schnellrechnungen (also Rechnung ohne
Vorgngerbeleg) sind auch mglich, aber nur empfehlenswert, wenn
gewichtige Grnde ein Nichteinhalten des ordentlichen
Prozessab-laufs erzwingen. Gemss Prozessablauf wird die
Faktzurierung ber Kundenbelege/Kundenbelege erfas-sen gestartet.
Als Beleg wird Rechnung ausgewhlt und dann als Vorgngerbeleg
Lieferschein ange-whlt.
Abbildung 7: Rechnung erfassen mit Vorgngerbeleg
-
IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Fakturierung 8
Dann wird der Debitor gewhlt. Mit F1 wird die Auswahlliste
sichtbar.
Nach dem die Adressse gewhlt wird das Fenster Allgemeine
Belegdaten angezeigt. Dort knnen mit F1 alle verarbeitbaren
Lieferscheine des jeweiligen Debitors angezeigt werden
Tabelleneinsicht: Belegdaten.
Abbildung 8: Kundenadresse bestimmen
-
IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Fakturierung 9
Der entspechende Beleg kann dann angeklickt und damit bernommen
werden.
Abbildung 9: Alle anwhlbaren Scheine des Kunden
Danach erscheint das mit den Daten vom Lieferschein bernommenen
Fakturafenster. Alle Daten knnen ohne Ergnzungen bernommen werden,
sofern der Lieferschein kor-rekt erstellt wurde. Als Ertagskonto
sind folgende Konti whlbar: 6003 fr Artikel (ohne MWST) 6004 fr
Dienstleistungen (ohne MWST)
Abbildung 10: Fakturafenster
-
IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Fakturierung 10
Mit > weiter wird dann werden die einzelnen
Artikel-/Dienstleistungspositionen aus dem
Lieferschein-/Bezugsschein im Faktura-Positionsfenster gezeigt:
Abbildung 11: Fakturapositionen
Der Beleg kann mit > Weiter abgespeichert werden. Spesen
knnen zustzlicht in Rech-nung gestellt werden.
-
IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Fakturierung 11
Nun kann die Rechnung direkt mit Vorauszahlungen verrechnet
werden. DasFenster Vorauszahlung/Gutschriften wird automatisch
angeboten, solange noch S-Guthaben vorhanden sind. Danach kann die
Vorauszahlungsposition gewhlt werden. Von diesem S-Guthaben werden
die Fakturapositionen abgezogen. Der Betrag muss unter
Verrechnunsbetrag eingegeben (aktiviert werden). Damit wird der
Betrag als Abzug eingetragen, solange noch gengend
Vorauszahlungmittel vorhanden sind. Falls das Guthaben zu klein
wre, wird der nicht gedeckte Teilbetrag als Debitorenschuld des S
verbucht.
Abbildung 12: Vorauszahlungen werden angeboten
Nun sind die Vorauszahlungspositionen fr die Verechnung zu
whlen
Abbildung 13: Verrechnungen ausgewhlt
Im obigen Beispiel werden 382.80 angerechnet, indem sie sogar
auf zwei Vorauszahlun-gen aufgeteilt werden.
-
IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Fakturierung 12
Danach sind die Daten auszugeben:
Abbildung 14: Ausgabeformulare
-
IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Fakturierung 13
Abbildung 15: Gedruckte Rechnung
Danach ist die Rechnung korrekt zu verbuchen:
-
IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Fakturierung 14
Danach schlgt ERPaaS die Verbuchung vor:
Abbildung 16: Verbuchung in OP und FIBU
Der Buchungstext ist dann noch zu erfassen und danach die
Dokumente als PDF zu dru-cken.
Abbildung 17: Buchungsinfos
-
IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Fakturierung 15
1.5 Dokumente drucken
Belege knnen nachtrglich mit dem Menpunkt Belege drucken
erstellt werden.
Abbildung 19: Fr den Druck Belegart festlegen
Abbildung 18: Ausdruck des Hauptbuchs
-
IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Fakturierung 16
1.6 Verbuchen
Damit die Offenposten und die FIBU ber die Schnittstellen die
Bewegungen richtig zeigen sind die Verbuchungen vorzunehmen. Die
Verbuchungen durch die Fakturierung wurde bereits im
Fakturierungsprozess vorge-nommen, sofern alles korrekt ablief.
Nachtrglich knnen aber die Verbuchungen wie folgt nachgeholt
werden. Diese Methode lohnt sich, um sicherzustellen, dass keine
Buchung offen ist.
Abbildung 20: Buchungsselektion
-
IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Fakturierung 17
1.7 Kontrollausdrucke
Debitoreneinzelkonto. Sowohl die Vorauszahlungen, als auch die
Bezge sind korrekt verbucht. Auf der Totalzeile (hier im
Printscreen nicht sichtbar) wird das Guthaben als Saldo
asugewiesen.
Abbildung 21: Debitoren Einzelkonto
-
IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Fakturierung 18
Abbildung 22: Bilanz
-
IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Fakturierung 19
Im Verkaufserls sind die beiden Ticketverkufe sichtbar. Der
Aufwand fehlt noch, da wir von der Lehrperson die Rechnung fr die
Tickets noch nicht erhalten und als Kreditor und
Dienstleistungsaufwand eingebucht haben.
Abbildung 23: Erfolgsrechnung
-
IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Fakturierung 20
Das Postkonto zeigt beide Vorauszahlungen. Die Vorauszahlungen
sind verbucht:
Abbildung 24: Postkonto
Das Debitorenkonto zeigt die beiden Leistungsbezge als Guthaben
der Klassenkasse.
Abbildung 25: Debitoren (Einzelkonto)
-
IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Fakturierung 21
Die Vorauszahlungen wurden ber das Postkonto auf das Konto
Anzahlungen von Kun-den verbucht.
Abbildung 26: Anzahlungen von Kunden
Die Verkufe der Dienstleistungen sind als Erfolg
ausgewiesen:
Abbildung 27: Ertragskonto
-
IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Fakturierung 22
1.8 Rechnungsbeispiel mit Verrechnung
Vorauszahlungen: CHF 800. Bezge, die nun damit verrechnet erden:
CHF 383.80 2 Bezge nicht verrechnet: CHF 76. Saldo zugunsten S: CHF
341.20 Achtung die Bewegungen sowohl im Modul Debitoren als auch in
der FIBU zu verbuchen.
Abbildung 28: Rechnung mit Verechnung der Anzahlung
-
IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Fakturierung 23
Abbildung 29: Hauptbuchauszug Faktura
Abbildung 30: Debitoreneinzelkonto
Im obigen Debitorenkonto sind die CHF 76.ausgewiesen, die noch
nicht verrechnet wurden. Zudem weist das Konto noch einen
Vorauszahlungsguthaben fr den S von CHF 417.20 aus. Gesamthaft hat
der S ein Guthaben von CHF 341.20 Das Guthaben ist jeweils auf der
Totalzeile als Saldo ersichtlich (hier im Printscreen nicht
sichtbar). Dies ist sehr praktisch fr die Debitorenkontrolle.
-
IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Fakturierung 24
Das Debitoreneinzelkonto zeigt nur noch Guthaben gegen S im
Betrag von CHF 76.--. Das sind die beiden Ticketbezge, die nicht
verrechnet wurden.
Abbildung 31: Debitoreneinzelkonto
Abbildung 32: Anzahlungen von Kunden
-
IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Fakturierung 25
-
IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Fakturierung 26
1.9 Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: Erfassung Artikel/Dienstleistung
.....................................................................
2
Abbildung 2: Lieferschein / Bezugsschein erstellen
............................................................. 3
Abbildung 3: Positionen zum Lieferschein eingeben
........................................................... 3
Abbildung 4: Liefermenge
....................................................................................................
4
Abbildung 5: Details und Ertagskonto
..................................................................................
5
Abbildung 6: Bezugsschein/Lieferschein
.............................................................................
6
Abbildung 7: Rechnung erfassen mit Vorgngerbeleg
......................................................... 7
Abbildung 8: Kundenadresse bestimmen
............................................................................
8
Abbildung 9: Alle anwhlbaren Scheine des Kunden
.......................................................... 9
Abbildung 10: Fakturafenster
...............................................................................................
9
Abbildung 11: Fakturapositionen
.......................................................................................
10
Abbildung 12: Vorauszahlungen werden angeboten
......................................................... 11
Abbildung 13: Verrechnungen ausgewhlt
........................................................................
11
Abbildung 14: Ausgabeformulare
.......................................................................................
12
Abbildung 15: Gedruckte Rechnung
..................................................................................
13
Abbildung 16: Verbuchung in OP und FIBU
.......................................................................
14
Abbildung 17: Buchungsinfos
............................................................................................
14
Abbildung 18: Ausdruck des Hauptbuchs
..........................................................................
15
Abbildung 19: Fr den Druck Belegart festlegen
...............................................................
15
Abbildung 20: Buchungsselektion
......................................................................................
16
Abbildung 21: Debitoren Einzelkonto
.................................................................................
17
Abbildung 22: Bilanz
..........................................................................................................
18
Abbildung 23: Erfolgsrechnung
..........................................................................................
19
Abbildung 24: Postkonto
....................................................................................................
20
Abbildung 25: Debitoren
(Einzelkonto)...............................................................................
20
Abbildung 26: Anzahlungen von Kunden
...........................................................................
21
Abbildung 27: Ertragskonto
................................................................................................
21
Abbildung 28: Rechnung mit Verechnung der
Anzahlung.................................................. 22
Abbildung 29: Hauptbuchauszug Faktura
..........................................................................
23
Abbildung 30: Debitoreneinzelkonto
..................................................................................
23
Abbildung 31: Debitoreneinzelkonto
..................................................................................
24
Abbildung 32: Anzahlungen von Kunden
...........................................................................
24