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IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Debitoren 1
1 Modul Debitorenmodul
1 Modul Debitorenmodul
...............................................................................................................................1
1.1 Debitoren erfassen
.............................................................................................................................3
1.2 Zahlungen (manuelle Eingnge) erfassen
..........................................................................................4
1.3 Vorauszahlungen erfassen
.................................................................................................................6
1.4 Debitoreneinzelkonto einsehen
.......................................................................................................
12
1.5 Auswirkungen der Bewegungen in der FIBU
...................................................................................
14
1.6 Grundstzliche berlegungen / Prozesse
.......................................................................................
16
1.6.1 Vorauszahlungsaufforderungen sind keine Rechnungen
........................................................ 16
1.6.2 Keine Rechnungen ohne visierte Vorgngerformulare
........................................................... 16
1.7 Rechnungen manuell mit Vorauszahlungen verrechenen
...............................................................
17
Abbildung 1: Debitoren
erfassen...............................................................................................................................................................
3 Abbildung 2: Debitoren offene Posten
.....................................................................................................
4 Abbildung 3: Debitoren Zahlkonto whlen
.................................................................................................
5 Abbildung 4: Debitoren Buchungen in OP und FIBU
......................................................................................
5 Abbildung 5: Men Vorauszahlungen whlen
.............................................................................................
6 Abbildung 6: Vorauszahlungsdaten
........................................................................................................
7 Abbildung 7: Steuerfrei!
....................................................................................................................
7 Abbildung 8: Zahlugnskonto
...............................................................................................................
8 Abbildung 9: FIBU Verbuchung der Zahlung
..............................................................................................
9 Abbildung 10: Buchungstext
.............................................................................................................
10 Abbildung 11: Buchungsvorgang und Hauptbuch
.......................................................................................
10 Abbildung 12: Ausdruck Hauptbuchjournal
..............................................................................................
11 Abbildung 13: Selektion Debitor fr Kontoeinsicht
.......................................................................................
12 Abbildung 14: Debitoreneinzelkonto
.....................................................................................................
13 Abbildung 15: Postkonto whlen
.........................................................................................................
14 Abbildung 16: Einblick Postkonto
........................................................................................................
15 Abbildung 17: Debitorenkonto (FIBU, nicht Einzelkonto)
................................................................................
15 Abbildung 18: Vorauszahlungen auf dem Konto Anzahlungen
..........................................................................
16 Abbildung 19: Kunde whlen
............................................................................................................
17 Abbildung 20: Anzeige aller offenen Posten des jeweiligen
Debitors
....................................................................
18 Abbildung 21: Verrechnungstext
.........................................................................................................
18 Abbildung 22: Verrechnungsfenster
.....................................................................................................
19 Abbildung 23: Gewhlte Verrechnung
...................................................................................................
20 Abbildung 24: Verrechnung in die FIBU verbuchen
......................................................................................
20 Abbildung 25: Hauptbuchauszug
........................................................................................................
21 Abbildung 26: Debitoreneinzelkonto mit Totalzeile
......................................................................................
22 Abbildung 27: Debitorenkonto (FIBU)
....................................................................................................
23 Abbildung 28: Vorauszahlungen auf dem Konto Anzahlungen
..........................................................................
23
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IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Debitoren 2
Prozess-
schritt
Aufgaben / Ttigkeiten / Ziele Kapitel Status
(erledigt/offen)
1 Kontrolle der Debitorenkonti
Adr.
1.3
2 - Gesamtbersicht gewinnen im Prozess
Rechnungen/Debitoreneinzelkonti/ Debtito
ren/FIBU/Zahlungen/ Debitoreneinzelkonti/
Debtitoren/FIBU
- Konkrete Fakturierungen vornehmen (Sprach-
aufenthalt Brest: Reisekosten und Aufenthalt)
- Konkrete Zahlungseingnge verbuche
(Sprachaufenthalt Brest: Reisekosten und
Aufenthalt)
Fakt.
1.1-1.4
Deb.
1.2
3 - Theorieblock Revision
4 - Debitoren Anzahlungen erfassen Deb.
1.3
5 - Debitorenkontrolle Deb.
1.4
Arbeitsschritte erledigt:
Datum:
Unterschriften Teammitglieder:
Controlling:
Datum:
Unterschriften
FEL: ______________________________ PLA:
______________________________
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IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Debitoren 3
1.1 Debitoren erfassen
ber den Menpunkt Debitorendaten bearbeiten knnen mittels
Adressen die S als Debitoren angemeldet werden. Es mssen also die
Adressen vorgngig bereits erfasst sein.
Abbildung 1: Debitoren erfassen
Bei den Debitorendaten sind zu erfassen: Debitorenkonto: 1050
Zahlungskonditionen: 30 Tage netto MWST-Code: 5 steuerfrei
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IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Debitoren 4
1.2 Zahlungen (manuelle Eingnge) erfassen
Beispiel: Der Debitor Planzer hat eine Zahlung von CHF 38.auf
das Postkonto geleistet. Unter 1 Debitoren-Zahlungseingnge, 1
manuelle Eingnge kann der Debitor (anlaog Adressmodul) aufgerufen
werden. Automatisch werden die offenen Posten des Debitors Planzer
angezeigt.
Abbildung 2: Debitoren offene Posten
Es knnen nur Zahlungen erfasst werden, wenn eine offene Position
vorliegt. Sonst ist ber Vorauszahlungen, Kap. 1.3, zu buchen.
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IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Debitoren 5
Nun kann die offene Position gewhlt werden. Es ffnen sich die
Fenster gemss nach-foglender Abbildung:
Abbildung 3: Debitoren Zahlkonto whlen
Im nachfolgend abgebildeten Fenster ist die Verbuchung in die
Offen-Posten (Debitoren-einzelkonti) und in die FIBU zu whlen.
Abbildung 4: Debitoren Buchungen in OP und FIBU
Danach sind Buchungen ins Hauptbuch eintragen zu lassen. Das
Hauptbuch kann als PDF-Dokument gedruckt werden.
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IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Debitoren 6
1.3 Vorauszahlungen erfassen
Beispiel: Serienbrief hat zur Vorauszahlung von CHF 680.--
aufgefordert. Die Zahlung ist nun ein-gegangen (Gutschriftsanzeige
Post/Bank) Unter dem Menpunkt
Debitoren-Zahlungseingnge/Vorauszahlungen kann mittels F1 die
Debitorenadresse gefunden werden. (Das Vorauszahlungkonto muss in
den Grunddaten erstellt worden sein.) Men: Vorauszahlungen
Abbildung 5: Men Vorauszahlungen whlen
ber die Adresse (suche mit F1) wird die Vorauszahlung
erfasst
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IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Debitoren 7
Nun sind Vorauszahlungsbetrag, Datum und Text einzugeben. Das
Vorauszahlungskonto sollte mit 2013 automatisch eingetragen sein,
wenn die Grundeinstellungen Sonstige Konti korrekt sind. Steuerfrei
und dann noch das Zahlungskonto erkennen
Abbildung 6: Vorauszahlungsdaten
Abbildung 7: Steuerfrei!
Der MWST-Code 05 Steuerfrei ist zu whlen.
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IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Debitoren 8
Nun ist das Zahlungskonto zu whlen und die Daten
abzuspeichern!
Abbildung 8: Zahlugnskonto
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IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Debitoren 9
Nun mssen die Zahlungen in die FIBU verbucht werden! Falls
dieser Prozessteil aus Versehen ausgelassen wrde, kann er auch
nachtrglich vorgenommen werden.
Abbildung 9: FIBU Verbuchung der Zahlung
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IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Debitoren 10
Mittels Schnittstelle wird die Zahlung nun in der FIBU und auch
im Debitoreneinzelkonto korrekt verbucht.
Abbildung 10: Buchungstext
Die Buchungen sind nun ins Hauptbuch einzutragen und das
Hauptbuch kann als PDF gedruckt werden.
Abbildung 11: Buchungsvorgang und Hauptbuch
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IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Debitoren 11
Abbildung 12: Ausdruck Hauptbuchjournal
Die PDF-Ausdrucke sind in der Dropbox abzulegen und mit
regelmssigen Backups zu sichern. Auch hier gelten die
Buchhaltungsvorgaben:
a) Ohne Beleg keine Buchung b) Fr alle Bewegungen werden
mindestens PDF-Dokumente erstellt, korrekt gespei-
chert und mittels Backup abgesichert. c) Die Dokumente sind
gemss Anleitungen der LP im Ordner abzulegen.
Nun sollten die Buchungen sowohl im einzelnen Debitorenkonto als
auch in der FIBU sichtbar sein:
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IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Debitoren 12
1.4 Debitoreneinzelkonto einsehen
ber den menpunkt Debitorenkonto/einzelner Kunde kann nun das
Debitorenkonto einesehen werden:
Abbildung 13: Selektion Debitor fr Kontoeinsicht
Die Wahlmglichkeiten sind auf Debitoren und Adressnummern zu
setzen. Beachte die vielfltigen Selektionsmglichkeiten, die bei
sehr vielen Geschftsfllen in der Praxis sehr hilfreich sind. Die
Selektionsmglichkeiten sind in allen Modulen und ber alle Menpunkte
gleich aufgebaut.
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IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Debitoren 13
Abbildung 14: Debitoreneinzelkonto
Das Debtorenkonto zeigt am 4.1.13 die Gutschrift der
Vorauszahlung. Man sieht zudem, dass am 3.1.13 bereits eine
Vorauszahlung von CHF 680. verbucht wurde und auch eine Belastung
von CHF 38.- gettigt wurde. Planzer Benno hat als noch ein Guthaben
von CHF 762.--. Das Guthaben ist jeweils auf der Totalzeile als
Saldo ersichtlich.
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IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Debitoren 14
1.5 Auswirkungen der Bewegungen in der FIBU
In der FIBU kontrollieren wir nun die folgenden Konti: 1020 Post
1050 Debitoren 2030 Vorauszahlungen Kunden
Abbildung 15: Postkonto whlen
Die Konto sind einfach zu selektieren und anzuzeigen. Ebenfalls
kann ein Bildschirm oder PDF-Ausdruck angefertigt werden:
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IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Debitoren 15
Abbildung 16: Einblick Postkonto
Das Postkonto zeigt beide berweisungen!
Abbildung 17: Debitorenkonto (FIBU, nicht Einzelkonto)
Im Debitorenkonto sehen wir fr die Kundenbelastung die Buchung.
Die Vorauszahlung hat in diesem Konto nichts verloren. Das
Debitoreneinzelkonto ist fhig die Positionen aus mehreren
FIBU-Konti korrekt anzuzeigen.
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IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Debitoren 16
Abbildung 18: Vorauszahlungen auf dem Konto Anzahlungen
Die Kundenanzahlungen sind im Konto 2013 sichtbar. Aus unserer
Sicht sind es ja Schul-den, die die Klassenkasse gegenber den
S/Eltern hat (Vorauszahlungen der S/Eltern). Wir geben ja keinen
Kredit!!
1.6 Grundstzliche berlegungen / Prozesse
1.6.1 Vorauszahlungsaufforderungen sind keine Rechnungen
Die Debitorenverwaltung fhren wir manuell, da wir mittels
Serienbriefen zu den Voraus-zahlungen auffordern. Weil wir fr die
Vorauszahlungen keine Rechnungen im System erstellen, fhren wir das
Mahnwesen nicht automatisch. Manuell kontrollieren wir aber den
Zahlugnseingang der Vorauszahlungen und mahnen gemss den im
Unterricht festgee-legten Mahnstufen strikte. Ziel: Kein
Debitoreneinzelkonto weist einen Minussaldo auf. Sobald die Saldo
abnehmen sind weitere, klassenweise oder Bezugsgruppenweise
Vo-rauszahlungen einzufordern.
1.6.2 Keine Rechnungen ohne visierte Vorgngerformulare
Es werden gelieferte Artikel oder bezogene Dienstleistungen in
Rechnung gestellt. Die Bezugsscheine oder Lieferscheine sind von
den Schlern zu visieren und werden von uns als Beweisstcke und
Buchungsbelege fr die Fakturierung genutzt.. (Es knnten Rechnungen
fr Aktonozahlungen erstellt werden. Dies macht aber nur fr
projektorientierte Positionen sind: Z.B. Sprachaufenthalte mit
Fremdwhrungsverrechnun-gen.)
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IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Debitoren 17
1.7 Rechnungen manuell mit Vorauszahlungen verrechenen
Im Modul Debtioren Debitorenzahlungseingnge/Manuelle Eingnge
kann der Schler ausgewhlt werden, fr den wir eine bezogene und
fakturierte Leistung/Artikel mit seinen Vorauszahlungen verrechnen
wollen. ber die Adressnummer wird der Debitor ausge-whlt.
Abbildung 19: Kunde whlen
.
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IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Debitoren 18
Dann werden die offenen Positionen gezeigt:
Abbildung 20: Anzeige aller offenen Posten des jeweiligen
Debitors
Die zu verrechnende Position ist zu whlen. Und dann ber das
kleine Men oder F2 das Verrechnungsfenster zu erzwingen:
Abbildung 21: Verrechnungstext
Mit der Weitertaste kommt man zum folgenden Fenster:
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IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Debitoren 19
Abbildung 22: Verrechnungsfenster
Auf der offenen Position mit der Tap-Taste das
Verrechnungsfenster erzwingen und dann dort die
Vorauszahlungsposition, mit der man verrechnen will, whlen (Hckchen
setzen):
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IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Debitoren 20
Abbildung 23: Gewhlte Verrechnung
Belege abspeichern lassen und danach verbuchen:
Abbildung 24: Verrechnung in die FIBU verbuchen
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IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Debitoren 21
Abbildung 25: Hauptbuchauszug
Die Positionen wurden richtig verbucht. Der Einzelkontoauszug
zeigt, dass von den Anzahlungen noch CHF 341.20 fr zuknftige
Verrechnungen zur Verfgung stehen. Siehe Saldo auf der Totalzeile
im nachfolgenden Einzeldebitorenkonto-Auszug.
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IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Debitoren 22
Abbildung 26: Debitoreneinzelkonto mit Totalzeile
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IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Debitoren 23
Das Debitorenkonto zeigt, dass keine Debitorenausstnde vorhanden
sind.
Abbildung 27: Debitorenkonto (FIBU)
Die Vorauszahlungsguthaben des S Planzer werden mit CHF 341.20
korrekt ausgewie-sen.
Abbildung 28: Vorauszahlungen auf dem Konto Anzahlungen