MANUEL DE PRISE EN MAIN - Freemarcsell.free.fr/mondisque/Dossiers PDF/manuel_demo_ Alfresco.pdfChacun des rôles est implémenté dans la démonstration en ligne, y compris les secrétaires

MANUEL DE PRISE EN MAIN

DEMONSTRATIONPARAPHEUR ELECTRONIQUE

http://demonstrations.adullact.org:8080/alfresco/

Septembre 2006

Nous proposons de jouer le parapheur au sein d'une mairie « exemple » comprenant les personnages suivants:

Liste des personnages login / mot de passe

Maire bma / secret

Secrétaire du Maire mpa / secret

Directeur Général des Services api / secret

Directeur Général des Services Techniques fch / secret

Secrétaire des services généraux ayv / secret

Comptable vma / secret

Responsable des espaces verts gno / secret

Responsable Informatique tbr / secret

La hiérarchie en place est ainsi représentée (important pour gérer les circuits du parapheur selon la hiérarchie)

Nous proposons de dérouler un scénario simple, faisant intervenir plusieurs acteurs dans cette mairie « exemple ».

Scénario     : utilisation standard avec circuit hiérarchique par défaut   

Le Responsable des Espaces Verts se connecte sur son parapheur avec son  identifiant (Nom d'utilisateur : gno / Mot de passe : secret).

Attention: la version béta en démonstration présente un défaut d'affichage à la 1ère utilisation: une vue technique ALFRESCO s'affiche au lieu de la vue PARAPHEUR. Il suffit   de   cliquer   sur   « Parapheurs »   dans   l'entete   du   pavé   « Parapheurs »   pour retrouver   la   vue   normale. Veuillez  nous   excuser   pour   ce désagrément   qui   sera   corrigé dans la version définitive.

Cliquez ici pour vous connecter à votre parapheur.

Cliquez ici pour obtenir la vue

normale

Le responsable des espaces verts crée un nouveau dossier afin de remplacer les arroseurs automatiques du rond point ''Charles De Gaulle'' qui ont été endommagés suite à un accident de voiture.

Il renseigne les informations ci­dessous afin de compléter son dossier :

Il charge le fichier qui constitue le dossier :

Un écran lui permet de confirmer l'enregistrement du document dans le dossier :

Cliquez ici pour passer à l'étape

suivante...

Cliquez sur valider afin d'insérer le fichier dans

votre dossier.

Cliquez ici pour passer à l'étape

suivante...

Cliquez ici pour créer un nouveau

dossier.

Il choisit le circuit hiérarchique par défaut  :­> Responsable des Espaces Verts  

­> Directeur Général des Services Techniques­> Directeur Général des Services 

­> Maire 

Un résumé  est proposé  à   l'agent afin qu'il  puisse vérifier  les informations saisies  lors de l'enregistrement du dossier.

Cliquez ici pour finir

l'enregistrement du dossier.

Remarque : Le nombre de dossier à transmettre est passé à 1 : l'enregistrement a bien été pris en compte

Remarque : Dans cet exemple, il n'y a aucune personne à notifier par mail.

Cliquez ici pour passer à l'étape

suivante...

Si l'on clique sur le nom du dossier à transmettre, il est à noter que de nouvelles options apparaissent :

NOTE : Pour  chaque acteur  qui  ouvre un dossier,   il   faut   remarquer   le  bouton  ''Option du dossier'' qui permet : 

• D'ajouter un pièce jointe,• D'ajouter des annotations publiques ou privées,• Visualiser les détails,• Visualiser les annotations.

 Le responsable des Espaces Verts envoie son dossier en cliquant sur l'icône ''Emettre''

Pour chaque acteur qui transmet un dossier, une fenêtre intermédiaire permet d'ajouter des annotations publiques ou privées. ( Rappel : les annotations privées ne sont visibles que par son successeur.

NOTE : • Un mail d'avertissement est envoyé au Directeur Général des Services Techniques 

(le suivant dans le circuit sélectionné) afin de lui signaler qu'un nouveau dossier est à la signature.

Le dossier qui était dans la corbeille Dossier à transmettre est maintenant dans la corbeille : Dossier Récupérable.

Cliquez ici pour envoyer le dossier.

Une corbeille d'information nous indique le nombre de Dossiers en cours de circuit.

Le droit de remord : Chaque acteur créateur d'un dossier peut exercer son droit de remord après avoir injecter son dossier dans le circuit, ceci à condition que son successeur dans la chaîne n'ait pas encore ouvert le dossier.

Le dossier revient alors dans la corbeille : Dossier à transmettre.

Cliquez ici pour exercer son droit

de remord.

Le responsable des Espaces Verts a terminé son travail pour le moment. Il sera averti lorsque son dossier aura bouclé son circuit. Ce dossier sera alors archivé.

En attendant, l'étape suivante consiste à changer de casquette et à se connecter en tant que Directeur Général des Services Techniques (login: fch / mot de passe: secret). NOTE : 

• en réalité, le DGST aurait reçu un Email l'avertissant qu'il a reçu un document à viser dans son parapheur.

Une fois connecté, le DGST verra, dans sa corbeille « à traiter », un document à valider puis à viser. Il ne lui reste qu'à transmettre le dossier à son successeur dans le circuit: le DGS...

Chacun des rôles est implémenté dans la démonstration en ligne, y compris les secrétaires qui n'ont qu'un pouvoir de consultation des dossiers (ne peuvent pas émettre ou transmettre un dossier).

Remarque: le base de données est régulièrement et automatiquement ré­initialisée. Toutes les manipulations effectuées sur le parapheur seront effacées: aucun risque de perturber le bon fonctionnement de la démonstration!

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