-
UNIUNEA EUROPEAN MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI I EGALITII DE
ANSE
AMPOSDRU
FONDUL SOCIAL EUROPEAN POS DRU 2007-2013
INSTRUMENTE STRUCTURALE 2007 - 2013
FONDUL SOCIAL EUROPEAN
PPRROOGGRRAAMMUULL OOPPEERRAAIIOONNAALL SSEECCTTOORRIIAALL
DDEEZZVVOOLLTTAARREEAA RREESSUURRSSEELLOORR UUMMAANNEE
22000077--22001133
CCCCII 22000077RROO005511PPOO000011
Manualul Operaional al Beneficiarilor
Iunie 2008
-
UNIUNEA EUROPEAN MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI I EGALITII DE
ANSE
AMPOSDRU
FONDUL SOCIAL EUROPEAN POS DRU 2007-2013
INSTRUMENTE STRUCTURALE 2007 - 2013
2
CUPRINS
INTRODUCERE
................................................................................................................................................................4
GLOSAR DE TERMENI
.................................................................................................................................................5
I. SISTEMUL DE IMPLEMENTARE I CONTROL AL POS DRU 2007-2013
...................................10
II. SCHEMA DE IMPLEMENTARE A PROIECTULUI
....................................................................................13
2.1 SCHEMA DE IMPLEMENTARE A PROIECTELOR STRATEGICE
.........................................................................13
III. OBLIGAIILE BENEFICIARULUI
...............................................................................................................23
3.1. OBLIGAIILE CONTRACTUALE ALE
BENEFICIARULUI..................................................................................23
3.2 ACHIZIII PUBLICE N CADRUL
PROIECTULUI...............................................................................................30
3.2.1.Cnd se aplic prevederile legislaiei privind achiziile
publice? ..............................30 3.2.2.Cnd nu se aplic
prevederile legislaiei privind achiziiile publice?
....................31 3.2.3. Roluri i responsabiliti
................................................................................................................32
3.2.4. Proceduri utilizate
..............................................................................................................................34
3.2.5. Etapele procesului de atribuire
..................................................................................................35
3.3. INFORMARE I
PUBLICITATE............................................................................................................................49
IV. NEREGULI
...............................................................................................................................................................51
V. MANAGEMENTUL FINANCIAR I MONITORIZAREA PROIECTULUI
.........................................53
5.1 ELIGIBILITATEA
CHELTUIELILOR......................................................................................................................53
5.1.1 Reguli de eligibilitate a cheltuielilor
.........................................................................................53
5.1.2 Cheltuieli
eligible..................................................................................................................................53
5.1.3 Cheltuieli ne-eligible
..........................................................................................................................54
5.1.4 Justificarea cheltuielilor
eligibile................................................................................................54
5.2 CONTURI BANCARE
..............................................................................................................................................71
5.2.1 Deschiderea conturilor bancare
..................................................................................................71
5.3 ACORDAREA PREFINANTARII/RAMBURSAREA
CHELTUIELILOR.................................................................71
5.3.1 Acordarea prefinantarii
....................................................................................................................71
5.3.2 Rambursarea cheltuielilor efectuate n cadrul proiectului
..........................................74
5.4 RECUPERAREA SUMELOR PLATITE NECORESPUNZATOR
...............................................................................80
5.5 CONTABILITATEA PROIECTULUI
.......................................................................................................................81
5.6 AUDITUL EXTERN AL PROIECTULUI
..................................................................................................................82
5.7 MONITORIZAREA
PROIECTELOR........................................................................................................................84
5.7.1. Raportul Tehnic
trimestrial...........................................................................................................85
5.7.2 Raportul
tehnico-financiar..............................................................................................................86
5.7.3. Raportul de monitorizare a sustenabilitii proiectului
(ex-post) ........................87 5.7.4. Vizitele de
monitorizare..................................................................................................................87
5.8. PERIOADA DE IMPLEMENTARE A
PROIECTULUI............................................................................................90
5.9. MODIFICAREA CONTRACTELOR
........................................................................................................................92
5.10. ARHIVAREA
.......................................................................................................................................................97
-
UNIUNEA EUROPEAN MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI I EGALITII DE
ANSE
AMPOSDRU
FONDUL SOCIAL EUROPEAN POS DRU 2007-2013
INSTRUMENTE STRUCTURALE 2007 - 2013
3
ABREVIERI
AA Autoritatea de Audit
ACIS Autoritatea pentru Coordonarea Instrumentelor
Structurale
ACP Autoritatea de Certificare i Plat
AM Autoritate de Management
AMPOSDRU Autoritatea de Management pentru Programul Operaional
Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane
ANOFM Agenia Naional pentru Ocuparea Forei de Munc
ANRMAP Autoritatea Naional pentru Reglementarea i Monitorizarea
Achiziiilor Publice
AP Axa Prioritar
AT Asisten Tehnic
CE Comisia European
CNDIPT Centrul Naional pentru Dezvoltarea nvmntului Profesional
i Tehnic
CSNR Cadrul Strategic Naional de Referin
DCA Dezvoltarea Capacitii Administrative
DMI Domeniu Major de Intervenie
DRU Dezvoltarea Resurselor Umane
FC Fondul de Coeziune
FEDR Fondul European pentru Dezvoltare Regional
FSE Fondul Social European
HG Hotrre de Guvern
MECT Ministerul Educaiei, Cercetrii i Tineretului
MEF Ministerul Economiei si Finanelor
MMFES Ministerul Muncii, Familiei si Egalitaii de anse
OI Organism Intermediar
ONG Organizaie NonGuvernamental
OUG Ordonan de Urgen a Guvernului
PND Planul Naional de Dezvoltare
PO Program Operaional
POAT Programul Operaional de Asisten Tehnic
POR Programul Operaional Regional
POS Programul Operaional Sectorial
POS CCE Programul Operational Sectorial pentru Creterea
Competivitii Economice
UE Uniunea European
-
UNIUNEA EUROPEAN MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI I EGALITII DE
ANSE
AMPOSDRU
FONDUL SOCIAL EUROPEAN POS DRU 2007-2013
INSTRUMENTE STRUCTURALE 2007 - 2013
4
INTRODUCERE
Manualul Operaional al Beneficiarilor se adreseaz tuturor
beneficiarilor de proiecte strategice sau de grant, finanate din
Fondul Social European n cadrul Programului Operaional Sectorial
Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013.
Se dorete ca acest manual s fie un instrument util, care s
contribuie la implementarea eficient i eficace a proiectelor
finanate n cadrul POS DRU.
Manualul este un document de lucru, elaborat n parteneriat de
ctre AMPOSDRU, care va fi actualizat pe parcursul implementrii
proiectelor.
Acest Manual este aplicabil tuturor proiectelor care primesc sau
au primit finanare nerambursabil din POS DRU. n acest sens, pe tot
parcursul acestui Manual vei regsi terminologia AMPOSDRU/OI
responsabil. n vederea stabilirii cu exactitate a instituiilor
responsabile pentru implementarea domeniului major de intervenie n
cadrul cruia ai depus proiectul, v rugm s consultai Anexa a
prezentului Manual.
Atenie!
Manualul va fi actualizat, dup caz, cu detalii privind
implementarea proiectelor, iar orice modificare adus acestui
document va fi postat pe pagina de internet a AMPOSDRU
www.fseromania.ro.
Regulile generale privind implementarea proiectului, pe care
dumneavoastr, n calitate
de beneficiar, trebuie s le respectai, nu vor fi modificate!
V DORIM SUCCES!
-
UNIUNEA EUROPEAN MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI I EGALITII DE
ANSE
AMPOSDRU
FONDUL SOCIAL EUROPEAN POS DRU 2007-2013
INSTRUMENTE STRUCTURALE 2007 - 2013
5
GLOSAR DE TERMENI Termen Definiie Surs
Ajutorul de stat
Orice msur de sprijin acordat de ctre stat sau de ctre unitile
administrative-teritoriale, din resursele de stat sau resurse ale
unitilor administrative-teritoriale ori de alte organisme care
administreaz surse ale statului sau ale colectivitilor locale,
indiferent de form, care distorsioneaz sau amenin s distorsioneze
concurena prin favorizarea anumitor ntreprinderi, a produciei
anumitor bunuri, a prestrii anumitor servicii sau care afecteaz
comerul dintre Romnia i statele membre ale Uniunii Europene, fiind
considerat incompatibil cu un mediu concurenial normal.
L 143/1999 republicata n MO nr. 744/2005
Audit public intern Activitatea funcional independent i
obiectiv, care d asigurri i consiliere conducerii pentru buna
administrare a veniturilor i cheltuielilor publice, perfecionnd
activitile entitii publice; ajut entitatea public s i ndeplineasc
obiectivele printr-o abordare sistematic i metodic, care evalueaz i
mbuntete eficiena i eficacitatea sistemului de conducere bazat pe
gestiunea riscului, a controlului i a proceselor de
administrare.
L 672/2002
Autoritate de certificare i plat
Structura organizatoric n cadrul Ministerului Finanelor Publice,
responsabil de certificarea sumelor cuprinse n declaraiile de
cheltuieli transmise la Comisia European i pentru primirea
fondurilor transferate Romniei din Fondul European de Dezvoltare
Regional, Fondul Social European i Fondul de Coeziune i asigurarea
transferului acestora ctre beneficiari, precum i a sumelor de
prefinanare i cofinanare aferente acestora din fonduri alocate de
la bugetul de stat.
OG nr. 29/2007
Autoritate de Management
Structura din cadrul unei autoriti publice centrale, responsabil
pentru gestionarea unui program operaional.
OG nr. 29/2007
Avans Sumele transferate de ctre beneficiar unui contractor, n
baza documentelor justificative, conform legii, n cadrul unui
proiect finanat din instrumente structurale.
OG nr. 29/2007
Ax Prioritar Una dintre prioritile strategiei unui program
operaional, coninnd un grup de operaiuni corelate i care au
obiective specifice msurabile.
Reg.(CE) Consiliului nr.1083/2006
Beneficiar Un operator, un organism sau o ntreprindere, din
domeniile public sau privat, responsabil pentru iniierea, sau
iniierea i implementarea operaiunilor. n cadrul shemelor de ajutor
de stat, n baza articolului 87 din Tratat, beneficiarii sunt
ntreprinderile publice sau private care realizeaz un proiect
individual i primesc ajutor public. Organismul, autoritatea,
instituia sau societatea comercial din sectorul public ori privat,
unitatea administrativ-teritorial, organismele prestatoare de
servicii publice i de utilitate public de interes local sau
judeean, responsabile pentru iniierea ori iniierea i implementarea
proiectelor aprobate spre finanare n cadrul unui program
operaional.
Reg. (CE) Consiliului nr. 1083/2006 OG nr. 29/2007
Beneficiar final Organismul sau societatea comercial cu capital
public ori privat, responsabil/ responsabil cu execuia proiectelor
sau a msurilor finanate.
HG nr. 497/2004
Cheltuial public Orice participare public la finanarea unor
operaiuni, provenit din bugetul statului, al autoritilor regionale
sau locale, din bugetul general al Comunitii Europene privind
Fondurile Structurale, Fondul de Coeziune, sau orice alt cheltuial
similar. Orice participare la finanarea unor operaiuni, provenind
din bugetul organismelor de drept public sau al asociaiilor formate
din una sau mai multe autoriti regionale, locale sau din organisme
de drept public, care acioneaz n conformitate cu Directiva
2004/18/CE a Parlamentului European i a Consiliului din 31 martie
2004, privind coordonarea procedurilor de atribuire a contractelor
de achiziii publice de lucrri, bunuri i servicii este considerat
cheltuial similar.
Reg.Consiliului (CE) nr. 1083/2006
Cheltuieli conexe proiectului
Cheltuielile care intervin n derularea proiectelor finanate din
instrumentele structurale, implementate de organisme, autoriti,
instituii sau societi comerciale din sectorul public, unitate
administrativ-teritorial, organisme prestatoare de servicii publice
i de utilitate public de interes local sau judeean, cheltuieli fr
de care proiectul nu poate fi implementat i care nu
OG nr. 29/2007
-
UNIUNEA EUROPEAN MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI I EGALITII DE
ANSE
AMPOSDRU
FONDUL SOCIAL EUROPEAN POS DRU 2007-2013
INSTRUMENTE STRUCTURALE 2007 - 2013
6
pot fi finanate din instrumente structurale. Cheltuieli
eligibile Cheltuielile realizate de ctre un beneficiar, aferente
proiectelor finanate n
cadrul programelor operaionale, care pot fi finanate att din
instrumente structurale, ct i din bugetul de stat i/sau contribuia
proprie a beneficiarului.
OG nr. 29/2007
Cheltuieli generale de administraie
Reprezint cheltuielile efectuate pentru funcionarea de ansamblu
a beneficiarului i care nu pot fi atribuite direct unei anumite
activiti din cadrul operaiunii. Lista tipurilor de cheltuieli
cuprinse n aceast categorie se elaboreaz de fiecare autoritate de
management i se aprob prin ordin comun al ministrului coordonator
al autoritii de management i al ministrului economiei i
finanelor.
HG nr.759/ 2007
Cheltuieli neeligibile
Cheltuielile inerente realizrii proiectelor finanate din
instrumente structurale n cadrul programelor operaionale, care nu
pot fi finanate din instrumentele structurale, conform
reglementrilor comunitare i naionale.
OG nr. 29/2007
Circuitul auditului Stabilirea fluxurilor informaiilor,
atribuiile i responsabilitile referitoare la acestea, precum i
arhivarea documentaiei justificative complete, pentru toate
stadiile desfurrii unei aciuni, care s permit totodat
reconstituirea operaiunilor de la suma total pn la detalii
individuale i invers
L 672/2002
Cofinanare Finanarea unui program, proiect, subproiect, obiectiv
i altele asemenea, parial prin credite bugetare, parial prin
finanarea provenit din surse externe.
L 500/2002
Cofinanare privat
Orice contribuie la finanarea cheltuielilor eligibile, alta dect
cea prevzut la lit. k), aferent proiectelor finanate n cadrul
programelor operaionale.
OG nr. 29/2007
Cofinanare public
Sumele alocate n bugetele prevzute la art. 1 alin. (2) din Legea
finanelor publice nr. 500/2002, cu modificrile ulterioare, i la
art. 1 alin. (2) din Legea nr. 273/2006 privind finanele publice
locale, respectiv n bugetele organismelor prestatoare de servicii
publice i de utilitate public de interes local sau judeean, dup
caz, pentru finanarea cheltuielilor eligibile aferente proiectelor
finanate n cadrul programelor operaionale.
OG nr. 29/2007
Constatarea existenei creanelor bugetare rezultate din
nereguli
Activitatea prin care se verific, se stabilete i se
individualizeaz obligaia de plat sub forma unui titlu de crean.
OG nr. 12/2007
Contract de achiziie public
Contractul care include i categoria contractului sectorial,
astfel cum este definit la art. 229 alin. (2), cu titlu oneros,
ncheiat n scris ntre una sau mai multe autoriti contractante, pe de
o parte, i unul sau mai muli operatori economici, pe de alt parte,
avnd ca obiect execuia de lucrri, furnizarea de produse sau
prestarea de servicii, n sensul prezentei ordonane de urgen.
OUG nr. 34/2006 (actualizat)
Contract de concesiune de lucrri publice
Contractul care are aceleai caracteristici casi contractul de
lucrri, cu deosebirea c n contrapartida lucrrilor executate
contractantul, n calitate de concesionar, primete din partea
autoritii contractante, n calitate de concedent, dreptul de a
exploata rezultatul lucrrilor pe o perioad determinat sau acest
drept nsotit de plata unei sume de bani prestabilite.
OUG nr. 34/2006 (actualizat)
Contract de concesiune de servicii
Contractul care are aceleai caracteristici ca i contractul de
servicii, cu deosebirea c n contrapartida serviciilor prestate
contractantul, n calitate de concesionar, primete din partea
autoritii contractante, n calitate de concedent, dreptul de a
exploata serviciile pe o perioad determinat sau acest drept nsotit
de plata unei sume de bani prestabilite.
OUG nr. 34/2006 (actualizat)
Contract de finanare
Reprezint documentul juridic prin care se acord asistena
financiar nerambursabil aferent unei operaiuni n scopul atingerii
obiectivelor axei prioritare dintr-un program operaional i care
stabilete drepturile i obligaiile prilor.
HG nr.759/ 2007
Contractant Ofertantul care a devenit, n condiiile legii, parte
ntr-un contract de achiziie public.
OUG nr. 34/2006 (actualizat)
Contribuia naional
Totalul sumelor cheltuite n cadrul implementrii programelor
operaionale, fiind format din cofinanarea public, cheltuielile
conexe i cheltuielile neeligibile.
OG nr. 29/2007
Control financiar preventiv
Activitatea prin care se verific legalitatea i regularitatea
operaiunilor efectuate pe seama fondurilor publice sau a
patrimoniului public, nainte de aprobarea acestora.
L nr. 84/2003
-
UNIUNEA EUROPEAN MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI I EGALITII DE
ANSE
AMPOSDRU
FONDUL SOCIAL EUROPEAN POS DRU 2007-2013
INSTRUMENTE STRUCTURALE 2007 - 2013
7
Control financiar public intern
ntregul sistem de control intern din sectorul public, format din
sistemele de control ale entitilor publice, ale altor structuri
abilitate de Guvern i dintr-o unitate central care este responsabil
de armonizarea i implementarea principiilor i standardelor de
control i audit.
L nr. 672/2002
Control intern Ansamblul formelor de control exercitate la
nivelul entitii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de
conducere n concordan cu obiectivele acesteia i cu reglementrile
legale, n vederea asigurrii administrrii fondurilor n mod economic,
eficient i eficace; acesta include, de asemenea, structurile
organizatorice, metodele i procedurile.
L nr. 84/2003
Creanele bugetare rezultate din nereguli
Sume de recuperat la bugetul general al Comunitatilor Europene
sau la bugetele administrate de acestea ori in numele lor, precum
i/sau la bugetele de cofinanare aferente, ca urmare a utilizrii
necorespunzatoare a fondurilor comunitare i a sumelor de
cofinantare aferente.
OG nr. 12/2007
Credit bugetar Suma aprobat prin buget, reprezentnd limita maxim
pn la care se pot ordonana i efectua pli n cursul anului bugetar
pentru angajamentele contractate n cursul exerciiului bugetar i/sau
din exerciii anterioare pentru aciuni multianuale, respectiv se pot
angaja, ordonana i efectua pli din buget pentru celelalte
aciuni.
L nr. 84/2003
Credit de angajament
Limita maxim a cheltuielilor ce pot fi angajate n timpul
exerciiului bugetar, n limitele aprobate.
L nr. 84/2003
Debite fa de bugetul Uniunii Europene
Sumele datorate bugetului Uniunii Europene ca urmare a
nerespectrii prevederilor legale comunitare sau a altor documente
ncheiate ori convenite ntre Comisia European i Guvernul
Romniei.
OG nr. 29/2007
Documentaie de atribuire
Documentaia ce cuprinde toate informaiile legate de obiectul
contractului de achiziie public i de procedura de atribuire a
acestuia, inclusiv caietul de sarcini sau, dup caz, documentaia
descriptiv.
OUG nr. 34/2006 (actualizat)
Eficacitate Gradul de ndeplinire a obiectivelor programate
pentru fiecare dintre activiti i raportul dintre efectul proiectat
i rezultatul efectiv al activitii respective.
L 84/2003
Eficien Maximizarea rezultatelor unei activiti n relaie cu
resursele utilizate. L 84/2003 Faliment Demersurile de
nesolvabilitate n accepiunea Articolului 2(a) din Regulamentul
Consiliului (CE) nr. 1346/2000. Reg. Comisiei (CE) nr.
1828/2006
Fondul European pentru Dezvoltare Regional (FEDR)
Fondul Structural care sprijin regiunile mai puin dezvoltate,
prin finanarea de investiii n sectorul productiv, infrastructur,
educaie, sntate, dezvoltare local i ntreprinderi mici i
mijlocii.
HG nr. 497/2004
Fondul Social European (FSE)
Fondul Structural destinat politicii sociale a Uniunii Europene,
care sprijin msuri de ocupare a forei de munc i de dezvoltare a
resurselor umane.
HG nr. 497/2004
Fonduri publice Sumele alocate din bugetul de stat, bugetele
locale, bugetul asigurrilor sociale de stat, bugetele fondurilor
speciale, bugetul trezoreriei statului, bugetele instituiilor
publice autonome, bugetele instituiilor publice finanate integral
sau parial din bugetul de stat, bugetul asigurrilor sociale de stat
i bugetele fondurilor speciale, dup caz, bugetele instituiilor
publice finanate integral din venituri proprii, bugetul fondurilor
provenite din credite externe contractate sau garantate de stat i
ale cror rambursare, dobnzi i alte costuri se asigur din fonduri
publice, bugetul fondurilor externe nerambursabile, credite externe
contractate sau garantate de autoritile administraiei publice
locale, mprumuturi interne contractate de autoritile administraiei
publice locale, precum i din bugetele instituiilor publice finanate
integral sau parial din bugetele locale.
L nr. 84/2003
Fondurile comunitare
Sume provenite din asistena financiar nerambursabil acordat
Romniei de Comunitatea. European
OG nr. 12/2007
Fondurile structurale (FS)
Instrumente financiare prin care Uniunea European acioneaz
pentru eliminarea disparitilor economice i sociale ntre regiuni, n
scopul realizrii coeziunii economice i sociale.
HG nr. 497/2004
Fraud Orice actiune sau omisiune intentionat n legatur cu
obinerea, utilizarea sau gestionarea fondurilor comunitare
provenind din bugetul general al Comunitatilor Europene sau din
bugetele administrate de acestea ori in numele lor, precum i/sau
din bugetele de cofinanare aferente, incriminat prin Codul penal,
Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea i sancionarea
faptelor de corupie, cu modificrile i completrile ulterioare,
OG nr. 12/2007
-
UNIUNEA EUROPEAN MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI I EGALITII DE
ANSE
AMPOSDRU
FONDUL SOCIAL EUROPEAN POS DRU 2007-2013
INSTRUMENTE STRUCTURALE 2007 - 2013
8
sau prin alte legi speciale. Instrumente structurale
Reprezint asistena financiar nerambursabil primit de Romnia, n
calitate de stat membru al Uniunii Europene, prin intermediul
Fondului European de Dezvoltare Regional (FEDR), Fondului Social
European (FSE) i Fondului de Coeziune (FC).
HG nr.759/ 2007
Lichidarea cheltuielilor
Faz n procesul execuiei bugetare n care se verific existena
angajamentelor, se determin sau se verific realitatea sumei
datorate, se verific condiiile de exigibilitate ale angajamentului,
pe baza documentelor justificative care s ateste operaiunile
respective.
L nr. 500/2002
Licitaie electronic
Procesul repetitiv realizat dup o prim evaluare complet a
ofertelor, n care ofertanii au posibilitatea, exclusiv prin
intermediul mijloacelor electronice, de a reduce preurile
prezentate i/sau de a imbunti alte elemente ale ofertei; evaluarea
final trebuie s se realizeze n mod automat prin mijloacele
electronice utilizate.
OUG nr. 34/2006 (actualizat)
Neregul Orice abatere de la legalitate, regularitate i
conformitate n raport cu prevederile memorandumurilor de finanare,
memorandumurilor de nelegere, acordurilor de finantare privind
fondurile comunitare i cofinanrile aferente, precum i cu
prevederile contractelor ncheiate n baza acestor
memorandumuri/acorduri, care printr-o cheltuial neeligibil
prejudiciaz bugetul general al Comunitilor Europene sau bugetele
administrate de acestea ori n numele lor i/sau bugetele din care
provine cofinanarea aferent. Orice nclcare a unei dispoziii a
dreptului comunitar care rezult dintr-un act sau dintr-o omisiune a
unui operator economic, care are sau ar putea avea ca efect un
prejudiciu la adresa bugetului general al Uniunii Europene, prin
angajarea unei cheltuieli nejustificate a bugetului general.
OG nr. 12/2007 Reg.Consiliului (CE) nr. 1083/2006
Operaiune Un proiect sau un grup de proiecte selecionat de ctre
autoritatea de gestionare a programului operaional n cauz sau sub
responsabilitatea acesteia din urm n conformitate cu criteriile
stabilite de comitetul de monitorizare i aplicat de unul sau mai
muli beneficiari n vederea realizrii obiectivelor axei prioritare
de care aparine.
Reg.Consiliului (CE) nr.1083/2006
Operator economic
Orice person fizic sau juridic sau orice alt entitate ce
particip la implementarea asistenei din partea Fondurilor, cu
excepia situaiei n care un Stat Membru i exercit prerogativele ca
autoritate public; Oricare furnizor de produse, prestator de
servicii ori executant de lucrri - persoan fizic/juridic, de drept
public sau privat, ori grup de astfel de persoane cu activitate n
domeniul care ofer n mod licit pe pia produse, servicii i/sau
execuie de lucrri.
Reg. Comisiei (CE) nr. 1828/2006 OUG nr. 34/2006
(actualizat)
Operatorul sistemului electronic de achiziii publice
Persoana juridic de drept public care asigur autoritilor
contractante suportul tehnic destinat aplicrii, prin mijloace
electronice, a procedurilor de atribuire.
OUG nr. 34/2006 (actualizat)
Ordonanarea cheltuielilor
Faz n procesul execuiei bugetare n care se confirm c livrrile de
bunuri i de servicii au fost efectuate sau alte creane au fost
verificate i c plata poate fi realizat.
L 500/2002
Organism Intermediar
Structura din sectorul public sau privat care ndeplinete
atribuii delegate de ctre Autoritatea de management vizavi de
relaia cu beneficiarii.
OG nr. 29/2007
Plata cheltuielilor Faz n procesul execuiei bugetare reprezentnd
actul final prin care instituia public achit obligaiile sale fa de
teri.
L nr. 500/2002
Plat direct Transferul sumelor reprezentnd prefinanare sau al
sumelor din instrumente structurale i al cofinanrii suportate din
surse de la bugetul de stat, direct de la Autoritatea de
certificare i plat la beneficiar.
OG nr. 29/2007
Plat indirect Transferul sumelor reprezentnd prefinanare sau al
sumelor din instrumente structurale i al cofinanrii suportate din
surse de la bugetul de stat, indirect de la Autoritatea de
certificare i plat la beneficiar, prin intermediul Unitii de
plat.
OG nr. 29/2007
Prefinanare Sumele transferate din bugetul de stat sau din
instrumente structurale ctre un beneficiar, cu excepia celor din
sectorul privat (dac prin acest transfer nu
OG nr. 29/2007
-
UNIUNEA EUROPEAN MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI I EGALITII DE
ANSE
AMPOSDRU
FONDUL SOCIAL EUROPEAN POS DRU 2007-2013
INSTRUMENTE STRUCTURALE 2007 - 2013
9
se intr sub incidena prevederilor legale cu privire la ajutorul
de stat) ori unei organizaii neguvernamentale - prin plat direct
sau prin plat indirect - pentru lichidarea angajamentelor de plat
fa de un contractor, n stadiul iniial de implementare a
proiectelor, n baza unui contract de finanare ncheiat ntre
beneficiar i Autoritatea de management/Organismul intermediar
responsabil/responsabil, n vederea asigurrii derulrii
corespunztoare a proiectelor.
Procedura de atribuire
Etapele ce trebuie parcurse de autoritatea contractant i de ctre
candidai/ofertani pentru ca acordul prtilor privind angajarea n
contractul de achiziie public s fie considerat valabil; procedurile
de atribuire sunt: licitaia deschis, licitaia restrans, dialogul
competitiv, negocierea, cererea de oferte, concursul de soluii.
OUG nr. 34/2006 (actualizat)
Program Operaional
Documentul de programare elaborat de Romnia i adoptat de Comisia
European, prin care este stabilit o strategie de dezvoltare
printr-un set de prioriti coerente pentru a cror realizare se face
apel la un fond sau, n cazul obiectivului de convergen, la Fondul
de coeziune i la Fondul european de dezvoltare regional.
OG nr.29/2007
Propunere financiar
Parte a ofertei ce cuprinde informaiile cu privire la pre,
tarif, alte condiii financiare i comerciale corespunztoare
satisfacerii cerinelor solicitate prin documentaia de
atribuire.
OUG nr. 34/2006 (actualizat)
Propunere tehnic Parte a ofertei elaborat pe baza cerinelor din
caietul de sarcini sau, dup caz, din documentaia descriptiv.
OUG nr. 34/2006 (actualizat)
Regiuni eligibile pentru ajutoarele de stat regionale
- regiunile n care PIB/locuitor este mai mic de 75% din media
Uniunii Europene [art. 87 alin. (3) lit. a) din Tratat]. -
regiunile n care sunt identificate probleme socio-economice n baza
indicatorilor naionali, propuse de Statele Membre [art. 87 alin.
(3) lit. c)]. - regiuni de tipul NUTS-II*3), cu o densitate a
populaiei situat sub 8 locuitori/km^2 sau regiunile geografice de
tipul NUTS-III, cu o densitate a populaiei situat sub 12,5
locuitori/km^2. *3) NUTS reprezint un sistem de clasificare
teritorial, instituit prin Regulamentul nr. 1059/2003, folosit de
EUROSTAT pentru culegerea datelor statistice. La nivelul 2 (NUTS
II) se regsesc i cele 8 regiuni de dezvoltare ale Romniei.
HG nr. 651/2006
Suspectare de fraud
Se refer la o neregul ce duce la iniierea de demersuri
administrative sau juridice la nivel naional, pentru a stabili
caracterul intenionat al comportamentului, n special existena
fraudei, aa cum se menioneaz la punctual a) al Articolului 1(1) din
Convenia redactat pe baza Articolului K.3 din Tratatul privind
Uniunea European, asupra intereselor financiare ale Comunitii
Europene.
Reg. (CE) nr. 1828/2006
Unitate de plat Structura din cadrul unei autoriti publice
centrale cu rol de Autoritate de management pentru un program
operaional, avnd responsabilitatea transferrii sumelor de
prefinanare, cofinanare alocate de la bugetul de stat, precum i a
sumelor din asistena financiar nerambursabil ctre beneficiari.
OG nr. 29/2007
Vocabularul comun al achiziiilor publice - CVP
Desemneaz nomenclatorul de referin aplicabil contractelor de
achiziie public, adoptat prin Regulamentul nr. 2.195/2002/CE al
Parlamentului European i al Consiliului privind vocabularul comun
al achiziiilor publice, publicat n Jurnalul Oficial al Uniunii
Europene nr. L 340 din 16 decembrie 2002, asigurnd corespondena cu
alte nomenclatoare existente.
OUG nr. 34/2006 (actualizat)
-
UNIUNEA EUROPEAN MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI I EGALITII DE
ANSE
AMPOSDRU
FONDUL SOCIAL EUROPEAN POS DRU 2007-2013
INSTRUMENTE STRUCTURALE 2007 - 2013
10
I. SISTEMUL DE IMPLEMENTARE I CONTROL AL POS DRU 2007-2013
Sistemul de implementare i verificare al POS DRU cuprinde
urmtoarele organizaii:
ORGANIZAIE RESPONSABILITI
BENEFICIAR persoanele juridice de drept public, de drept privat
cu sau fr scop patrimonial, care au obinut finanare prin POS DRU,
sunt responsbile n totalitate de implementarea proiectelor, n
conformitate cu prevederile contractului de finanare i cu
reglementrile comunitare i naionale n vigoare
AMPOSDRU gestionarea i implementarea POS DRU n conformitate cu
principiile managementului financiar riguros i a separrii clare a
funciilor.
prin Serviciile sale (vezi schema 1) va asigura implementarea
eficient i eficace a POS DRU
OI asigur monitorizarea corespunztoare a proiectelor, inclusiv
prin verificarea la faa locului i prin verificarea rapoartelor
tehnice de progres
primete cererile de rambursare de la beneficiari
efectueaz verificarea administrativ a cererilor de
rambursare
Autoritatea de Certificare i Plat
certificarea cheltuielilor, respectiv elaborarea i transmiterea
ctre Comisia European a declaraiilor de cheltuieli certificate i a
cererilor de plat n format electronic
primirea plilor de la Comisia European;
virarea fondurilor din Fondul Social European ctre Unitatea de
Plat din cadrul AMPOSDRU pentru proiectele finanate din POS DRU
Autoritatea de Audit auditul de sistem, verificri pe baz de
eantion i auditul final;
verificri i auditul extern pentru fondurile structurale;
verificri anuale ale sistemelor de management i control;
verificarea cheltuielilor eligibile declarate, pe baz de
-
UNIUNEA EUROPEAN MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI I EGALITII DE
ANSE
AMPOSDRU
FONDUL SOCIAL EUROPEAN POS DRU 2007-2013
INSTRUMENTE STRUCTURALE 2007 - 2013
11
eantion repezentativ;
efectuarea unor verificri adecvate n vederea emiterii
declaraiilor de nchidere la finalizarea msurilor i programelor;
verificarea existenei i corectitudinii cofinanrii naionale.
Curtea European de Audit
examinarea conturilor de cheltuieli i venituri ale CE
posibilitatea auditrii instituiilor care primesc fonduri
comunitare
Departamentul pentru Lupt Antifraud
asigur protecia intereselor financiare ale Uniunii Europene n
Romnia. Protecia intereselor financiare ale Uniunii Europene
presupune detectarea, combaterea i monitorizarea eficient a
fraudelor i a oricror alte fapte ilegale care au ca efect
utilizarea necorespunztoare a fondurilor comunitare i, implicit,
prejudicierea bugetului comunitar
controale la faa locului ale proiectelor finanate din fonduri
europene
coordonarea tuturor instituiilor naionale implicate n lupta
antifraud
cooperarea cu Oficiul European de Lupt Antifraud
Oficiul European de Lupt Antifraud
conduce investigaiile administrative antifraud
a proteja interesele financiare ale Uniunii Europene
a lupta mpotriva fraudei, a corupiei i a oricrei alte
nereguli
-
UNIUNEA EUROPEAN MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI I EGALITII DE
ANSE
AMPOSDRU
FONDUL SOCIAL EUROPEAN POS DRU 2007-2013
INSTRUMENTE STRUCTURALE 2007 - 2013
Relaia dumneavoastr, n calitate de beneficiar, cu instituiile
implicate n sistemul de implementare i verificare a POS DRU
2007-2013, este schematizat mai jos:
ACP MINISTERUL ECONOMIEI I
FINANELOR
AMPOSDRU
Autoritatea de Audit
Ministerul Muncii, Familiei si Egalitii de Sanse
ORGANISM INTERMEDIAR (NAIONAL)
Agenia Naional pentru Ocuparea Forei de Munc
8 ORGANISME INTERMEDIARE (REGIONALE)
M.M.F.E.S.
Curtea European de Audit
Oficiul European de Lupt Antifraud
ORGANISM INTERMEDIAR (NAIONAL)
MINISTERUL EDUCAIEI, CERCETRII I TINERETULUI
ORGANISME INTERMEDIARE
2 O. I. STABILITE PRIN LICITAIE PUBLIC
Departamentul de Lupt Antifraud
ORGANISM INTERMEDIAR (NAIONAL)
C.N.D.I.P.T.
BENEFICIAR BENEFICIAR
BENEFICIAR
BENEFICIAR
BENEFICIAR
-
n calitate de beneficiar, vei fi n permanent legtur cu
urmtoarele Servicii din cadrul AMPOSDRU:
(schema 1)
II. SCHEMA DE IMPLEMENTARE A PROIECTULUI
2.1 Schema de implementare a proiectelor strategice
AMPOSDRU
Serviciul Contractare i Monitorizare Proiecte responsabil de
contractarea i monitorizarea proiectelor
Serviciul de certificare a cheltuielilor - responsabil cu
verificarea cheltuielilor la nivelul AMPOSDRU i transmiterea
centralizatorului cererilor de rambursare a cheltuielilor ctre
Serviciul de Pli
Serviciul de Pli asigur transferul sumelor autorizate la plat
ctre beneficiari, transfer sumele recuperate de la beneficiari pe
surse de finanare.
Compartimentul Contabilitate - responsabil de contabilitatea
operaiunilor FSE
Compartiment Control Financiar Preventiv Propriu - responsabil
cu verificarea legalitii, regularitii i respectrii limitelor
bugetare pentru operaiunile FSE
Biroul Verificare Tehnic (ex-ante) - unitate de control al
calitii care avizeaz contractele semnate de AMPOSDRU
Compartimentul Antifraud i Nereguli - responsabil de controlul
antifraud, managementul neregulilor i verificarea cheltuielilor la
faa locului, pe baz de eantionare
Direcia de Audit- responsabil de auditul operaiunilor FSE
-
UNIUNEA EUROPEAN MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI I EGALITII DE
ANSE
AMPOSDRU
FONDUL SOCIAL EUROPEAN POS DRU 2007-2013
INSTRUMENTE STRUCTURALE 2007 - 2013
14
Data de ncepere a implementrii proiectelor strategice este data
precizat n Notificarea de demarare a proiectului emis de AMPOSDRU,
n maxim 30 (treizeci) de zile de la data semnrii contractului de
ctre reprezentantul legal al AMPOSDRU.
Atenie!
Dac data de ncepere a implementrii proiectelor nu coincide cu
data precizat n Notificarea de demarare a proiectului, trebuie s
notificai AMPOSDRU. Dac data de ncepere a implemetrii proiectelor
depete cu 3 (trei) luni data precizat n Notificarea de demarare
aproiectului, din motive imputabile dumneavoastr, contractul se
consider reziliat de drept.
n vederea implementrii activitilor prevzute de dumneavoastr n
cererea de finanare, putei solicita AMPOSDRU o prefinanare n
procent de 20% din valoarea total eligibil a contractului de
finanare pentru axele prioritare 1-5 i 40% pentru axa prioritar 6
din cadrul POS DRU.
Care sunt paii pe care trebuie s-i urmai n vederea solicitrii i
obinerii unei
prefinanri?
1. Deschidei n Sistemul Trezoreriei Statului un cont special
pentru proiect; n momentul deschiderii contului, unitatea
trezoreriei unde a fost deschis contul va emite o comunicare de
deschidere de cont, care va conine codul IBAN aferent contului
special al proiectului, numele beneficiarului, semntura i tampila
unitii emitente.
2. Constituii o garanie de returnare a prefinanrii, potrivit
formatului standard, stabilit n Anexa XX a prezentului Manual.
Constituirea garaniei de returnare a prefinanrii este o condiie
obligatorie pentru toate tipurile de beneficiari de proiecte
strategice! Instituiile publice (persoanele juridice de drept
public) au obligaia emiterii unui bilet la ordin pentru garantarea
plii prefinanrii!
3. Completai graficul estimativ de depunere al cererilor de
rambursare (model standard, anexa....)
4. naintai AMPOSDRU/OI responsabil, dup caz, cererea de
prefinanare (anexa..) semnat, datat i nregistrat n registrul de
coresponden intern, mpreun cu garania de returnare a prefinanrii,
comunicarea deschiderii de cont, graficul estimativ al depunerii
cererilor de rambursare.
-
UNIUNEA EUROPEAN MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI I EGALITII DE
ANSE
AMPOSDRU
FONDUL SOCIAL EUROPEAN POS DRU 2007-2013
INSTRUMENTE STRUCTURALE 2007 - 2013
15
5. AMPOSDRU/OI responsabil, dup caz, verific documentele
transmise de dumneavoastr n calitate de beneficiar n vederea
obinerii prefinanrii.
6. AMPOSDRU transfer prefinanarea n contul special al
proiectului n termen de maxim 15 (cincisprezece) zile de la data
depunerii cererii de prefinanare.
Cum se acord prefinanarea n cazul n care durata de implementare
a proiectului
este mai mare de 12 (doisprezece) luni?
n cazul n care durata de implementare a proiectului este mai
mare de 12 luni, prefinanarea se acord n trane anuale.
Pentru axele prioritare 1-5 valoarea tranelor anuale este n
cuantum de 30% din valoarea eligibil a contractului de finanare
aferent fiecrui an de implementare al proiectului stabilit n
bugetul proiectului. Suma total a tranelor anuale de prefinanare se
acord n procent de maximum 20% din valoarea eligibil a contractului
de finanare. O nou tran anual de prefinanare va putea fi acordat
dup recuperarea a cel puin 70% din trana anual de prefinanare
anterioar.
Pentru axa prioritar 6 valoarea tranelor anuale este n cuantum
de 40% din valoarea eligibil a contractului de finanare aferent
fiecrui an de implementare al proiectului stabilit n bugetul
proiectului. Suma total a tranelor anuale de prefinanare se acord n
procent de maximum 40% din valoarea eligibil a contractului de
finanare.
Deschidere cont
Comunicare deschidere cont BENEFICIAR TREZORERIE
AMPOSDRU/OI responsabil
cererea de prefinanare garania de returnare a prefinanrii
comunicarea deschiderii de cont graficul estimativ al depunerii
cererilor de rambursare
Transfer prefinanare
-
UNIUNEA EUROPEAN MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI I EGALITII DE
ANSE
AMPOSDRU
FONDUL SOCIAL EUROPEAN POS DRU 2007-2013
INSTRUMENTE STRUCTURALE 2007 - 2013
16
Atenie!
Suma acordat sub forma prefinanrii se va recupera integral i
progresiv, prin aplicarea unui procent din valoarea fiecrei cereri
de rambursare ntocmite de dumneavoastr, n calitate de beneficiar.
Recuperarea se va efectua ncepnd cu prima cerere de rambursare,
astfel nct suma aferent prefinanrii s se recupereze integral nainte
de ultima cerere de rambursare.
Cnd se ramburseaz cheltuielile?
Pentru axele prioritare 1-5 prima cerere de rambursare trebuie
transmis n momentul atingerii pragului de 25% din valoarea eligibil
a proiectului aprobat pentru primul an de implementare, dar nu mai
trziu de 6 (ase) luni de la data primirii prefinanrii.
Pentru axa prioritar 6 prima cerere de rambursare trebuie
transmis n momentul atingerii pragului de ..... % din valoarea
eligibil a proiectului aprobat pentru primul an de implementare,
dar nu mai trziu de 6 (ase) luni de la data primirii
prefinanrii.
Atenie!
n cazul nerespectrii termenelor de depunere a cererii de
rambursare prevzute mai sus, AMPOSDRU/OI responsabil pot dispune
rezilierea contractului, fapt care detemin restituirea prefinanrii
acordate.
Cum se ramburseaz cheltuielile?
n vederea rambursrii cheltuielilor, dumneavoastr, n calitate de
beneficiar, transmitei AMPOSDRU/OI responsabil cererea de
rambursare nsoit de raportul tehnico-financiar i documentele
justificative tehnice i financiare care atest cheltuielile angajate
i pltite. Cererea de rambursare a cheltuielilor i raportul
tehnico-financiar vor fi transmise ctre AMPOSDRU/OI responsabil,
conform formatelor standard prezentate n Anexa....
n calitate de beneficiar trebuie s transmitei AMPOSDRU/OI
responsabil, la sfritul fiecrui an de implementare al proiectului,
un certificat eliberat de ctre un auditor independent
-
UNIUNEA EUROPEAN MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI I EGALITII DE
ANSE
AMPOSDRU
FONDUL SOCIAL EUROPEAN POS DRU 2007-2013
INSTRUMENTE STRUCTURALE 2007 - 2013
17
autorizat n condiiile legii, sau n cazul instituiilor publice de
un auditor public independent i autorizat n condiiile legii.
Certificatul emis de auditor va atesta faptul c toate cheltuielile
declarate n cererile de rambursare, n baza crora se ntocmesc
situaiile financiare anuale sunt reale, corect nregistrate n
contabilitate i eligibile, n conformitate cu contractul de finanare
nerambursabil.
Atenie!
n momentul transmiterii unei cereri de rambursare, cheltuielile
declarate trebuie s fie angajate i pltite.
Dup primirea cererii de rambursare, n termen de 30 (treizeci) de
zile, AMPOSDRU/OI responsabil vor verifica realitatea, legalitatea
i conformitatea cheltuielilor declarate de dumneavoastr, att pe
baza documentaiei care nsoete carerea de rambursare, ct i prin
vizite la faa locului. Acest termen se poate susupenda n cazul n
care sunt necesare clarificri, documente sau informaii
suplimentare. n acest caz, dumneavoastr, n calitate de beneficiar,
suntei obligat s furnizai orice clarificare, document sau informaie
suplimentar n termen de 5 (cinci) zile de la primirea
solicitrii.
Termenul limit va curge din nou de la data la care AMPOSDRU/OI
responsabil a primit clarificrile, documentele sau informaiile
suplimentare solicitate.
AMPOSDRU va efectua plata cererii de rambursare n termen de
maxim 45 de zile de la data nregistrrii cererii de rambursare la
sediul AMPOSDRU/OI responsabil. Data plii se consider data debitrii
contului AMPOSDRU.
-
UNIUNEA EUROPEAN MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI I EGALITII DE
ANSE
AMPOSDRU
FONDUL SOCIAL EUROPEAN POS DRU 2007-2013
INSTRUMENTE STRUCTURALE 2007 - 2013
18
Fluxul documentelor
Fluxul rambursrii cheltuielilor
BENEFICIAR
AMPOSDRU/OI Cererea de rambursare+raportul
tehnico-financiar
30 zile pentru verificarea documentelor i vizite la faa
locului
CONT BENEFICIAR
45 zile plata cererii de rambursare
ACP
CE
Serviciul de Pli
-
UNIUNEA EUROPEAN MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI I EGALITII DE
ANSE
AMPOSDRU
FONDUL SOCIAL EUROPEAN POS DRU 2007-2013
INSTRUMENTE STRUCTURALE 2007 - 2013
Fluxul documentelor Fluxul prefinanrii
BENEFICIAR
AMPOSDRU
Solicitare prefinanare
NU
deschidere cont TREZORERIE
Comunicare deschidere cont
Garania de returnare a prefinanrii
Graficul estimativ de depundere a cererilor de rambursare
Cerere prefinanare
ACP
CE
Implementare activiti proiect
Implementare activiti proiect
Serviciul de certificare a cheltuielilor
Serviciul de pli
AMPOSDRU Semnare contract finanare
DA
-
20
Se consider un proiect cu durata de implementare de 3 (trei)
ani, care a obinut prefinanare.
Anul I luna 3 luna 6 luna 9 luna 12 25 % cheltuieli
OI Serviciul de Certificare a Cheltuielilor
Raport tehnic trimestrial
Raport tehnic trimestrial
OI
Raport tehnic trimestrial
OI
25 % cheltuieli
Serviciul de Certificare a Cheltuielilor
Raport tehnic trimestrial
OI
Raport audit
AMPOSDRU
Cerere rambursare
Raport tehnico-financiar
Documente justificative pentru cheltuieli
Cerere rambursare
Raport tehnico-financiar
Documente justificative pentru cheltuieli
-
21
Anul II luna 3 luna 6 luna 9 luna 12 25 % cheltuieli
OI Serviciul de Certificare
a Cheltuielilor
Raport tehnic trimestrial
Raport tehnic trimestrial
OI
Raport tehnic trimestrial
OI
25 % cheltuieli
Serviciul de Certificare a Cheltuielilor
Raport tehnic trimestrial
OI
Raport audit
AMPOSDRU
Cerere rambursare
Raport tehnico-financiar
Documente justificative pentru cheltuieli
Cerere rambursare
Raport tehnico-financiar
Documente justificative pentru cheltuieli
AMPOSDRU
Raport audit
-
22
Anul III luna 3 luna 6 luna 9 luna 12 25 % cheltuieli
OI Serviciul de Certificare
a Cheltuielilor
Raport tehnic trimestrial
Raport tehnic trimestrial
OI
Raport tehnic trimestrial
OI
Raport tehnic trimestrial
OI
Raport audit
AMPOSDRU
Cerere rambursare
Raport tehnico-financiar
Documente justificative pentru cheltuieli
Cererea de rambursare final
-
UNIUNEA EUROPEAN MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI I EGALITII DE
ANSE
AMPOSDRU
FONDUL SOCIAL EUROPEAN POS DRU 2007-2013
INSTRUMENTE STRUCTURALE 2007 - 2013
III. OBLIGAIILE BENEFICIARULUI
3.1. Obligaiile contractuale ale Beneficiarului
Care sunt obligaiile Beneficiarului?
n conformitate cu Articolul nr. 9 din contractul de finanare,
beneficiarul are urmtoarele obligaii:
(1) Beneficiarul trebuie s asigure managementul i implementarea
proiectului n concordan cu prevederile acestui contract, ale
legislaiei comunitare i naionale i cu instruciunile emise de
AMPOSDRU, cu maximum de profesionalism, eficien i n conformitate cu
cele mai bune practici n domeniu.
Implementarea proiectului trebuie s se desfoare n conformitate
cu:
1. prevederile contractului de finanare, inclusiv anexele
acestuia;
2. cadrul legislativ comunitar i naional;
3. instruciunile emise de AMPOSDRU dup semnarea contractului de
finanare.
Din punct de vedere tehnic i financiar, proiectul trebuie s i
ating toi indicatorii propui n cererea de finanare. n cazul n care
nu au fost atinse toate obiectivele i indicatorii asumai,
AMPOSDRU/OI responsabil poate decide diminuarea valorii finale a
plilor efectuate, proporional cu gradul de realizare al
obiectivelor v rugm s consultai n acest sens seciunile referitoare
la rambursarea cheltuielilor din prezentul Manual (Capitolul
5).
n consecin, beneficiarul trebuie s depun toate eforturile pentru
finalizarea cu succes a proiectului.
n cazul n care contractul de finanare este reziliat din culpa
Beneficiarului, respectiv beneficiarul nu respect punctele 1, 2 i 3
de mai sus, acesta va fi exclus de la participarea la alte cereri
de propuneri de proiecte i de la acordarea finanrii nerambursabile
pentru o perioad de 2 (doi) ani.
(2) Beneficiarul va fi singurul rspunztor n faa AMPOSDRU pentru
implementarea proiectului, att pentru aciunile sau inaciunile sale,
ct i ale partenerului/partenerilor. Schimbarea partenerilor n
cursul implementrii proiectului nu este permis.
Pe parcursul implementrii proiectului, beneficiarul nu poate
justifica nendeplinirea obligaiilor contractuale din cauza unuia
dintre partenerii implicai n proiect sau a unuia dintre
subcontractorii
-
24
si. Beneficiarul este singurul responsabil pentru implementarea
deplin tuturor activitilor proiectului.
De asemenea, orice depire a capitolelor bugetare din Bugetul
aprobat al proiectului va fi n responsabilitatea Beneficiarului i
va fi acoperit din alte surse dect contribuia proprie la
proiect.
La momentul depunerii cererii de finanare i semnrii Acordului de
Parteneriat, se consider c Beneficiarul a obinut confirmarea
implicrii partenerilor pentru derularea activitilor propuse, cel
puin pn la finalizarea proiectului. n plus, decizia de acordare a
finanrii a fost luat i pe baza evalurii capacitii operaionale i
financiare a consoriului ca ntreg i nu pentru fiecare membru n
parte. De aceea, beneficiarul nu poate solicita schimbarea
partenerilor n timpul implementrii proiectului.
(3) Beneficiarul are obligaia de a solicita punctul de vedere
oficial al AMPOSDRU/OI responsabil, cu privire la orice aspect
survenit n implementarea proiectului de natur s afecteze buna
implementare a acestuia, precum i n orice situaie n care apar
neclariti cu privire la clauzele contractului de finanare.
(4) Beneficiarul este obligat s respecte prevederile cuprinse n
cererea de finanare referitoare la asigurarea conformitii cu
politicile Uniunii Europene i naionale, n special cele privind
achiziiile publice, egalitatea de anse i nediscriminarea,
informarea i publicitatea, dezvoltarea durabil i ajutorul de stat,
acolo unde este cazul.
Respectarea articolului de mai sus se va verifica pe baza
rapoartelor tehnice trimestriale, a rapoartelor tehnico-financiare
i a documentelor justificative.
n cazul n care AMPOSDRU/OI responsabil consider c Beneficiarul
nu respect cadrul legislativ din articolul de mai sus, AMPOSDRU
poate lua decizia excluderii beneficiarului de la participarea la
alte cereri de propuneri de proiecte i de la acordarea finanrii
nerambursabile pentru o perioad de 2 (doi) ani.
(5) Beneficiarul are obligaia de a deschide un cont special de
proiect prin care va efectua toate plile aferente implementrii
proiectului, inclusiv plile efectuate din contribuia proprie.
n acest cont beneficiarul va primi sumele aferente prefinanrii
solicitate, dup caz, precum i sumele aferente rambursrii
cheltuielilor efectuate, n urma transmiterii cererilor de
rambursare (v rugm s consultai n acest sens seciunile specifice din
cadrul Capitolului 5 al prezentului Manual). Valoarea contribuiei
beneficiarului pentru proiect (2%, respectiv 5% din valoarea total
a cheltuielilor eligibile) trebuie evideniat pe parcursul
implementrii i pn la finalizarea proiectului prin acest cont. De
asemenea, din acest cont beneficiarul va efectua plata
cheltuielilor realizate n cadrul proiectului.
Orice cheltuial efectuat prin orice alt cont va fi considerat
neeligibil i nu va fi rambursat de AMPOSDRU. De asemenea,
solicitarea rambursrii unei cheltuieli efectuate prin orice alt
cont, n
-
25
afara contului special al proiectului, poate constitui neregul,
iar AMPOSDRU va iniia procedurile specifice n acest sens (v rugm s
consultai Capitolul 4 Nereguli din prezentul Manual).
(6) Beneficiarul va deschide contul special de proiect n
sistemul Trezoreriei Statului.
Deschiderea contului special pentru proiect este condiie
obligatorie pentru acordarea finanrii nerambursabile. n acest sens,
n conformitate cu prevederile legislaiei naionale n vigoare, n
calitate de Beneficiar, dup semnarea contractului de finanare, vei
deschide un cont la unitatea teritorial a Trezoreriei Statului.
Acest cont va fi utilizat numai pentru derularea activitilor
proiectului pentru care s-a primit finanare nerambursabil, n
conformitate cu detaliile precizate la articolul anterior. Pentru
informaii suplimentare v rugm s consultai seciunile privind plata
prefinanrii i rambursarea cheltuielilor din Capitolul 5 al
prezentului Manual.
(7) Beneficiarul este obligat s utilizeze fondurile din contul
special al proiectului exclusiv pentru plile necesare implementrii
activitilor proiectului, n conformitate cu Anexa 1 Cererea de
finanare (anex a contractului de finanare).
Fondurile existente n cadrul contului special al proiectului
sunt constituite din: valoarea aferent prefinanrii solicitate (dup
caz), valoarea aferent a cheltuielilor rambursate, valoarea aferent
contribuiei minime eligibile a beneficiarului (2%-5% din valoarea
total eligibil a proiectului, n funcie de tipul organizaiei
beneficiarului). Valoarea aferent prefinanrii i sumele rambursate
constituie finanarea nerambursabil acordat pentru proiect.
Fondurile existente n contul special al proiectului trebuie s
fie utilizate exclusiv pentru plata cheltuielilor efectuate pentru
proiect, prevzute n bugetul cererii de finanare i corespondente
activitilor proiectului prevzute n cererea de finanare.
Utilizarea acestor sume pentru orice alt cheltuial corespondent
unei activiti n afara proiectului reprezint o nclcare a acestui
articol i se va considera neregul, iar AMPOSDRU va iniia
procedurile specifice n acest sens (v rugm s consultai Capitolul 4
Nereguli din prezentul Manual).
(8) Beneficiarul trebuie s in o eviden contabil analitic a
proiectului, utiliznd conturi analitice distincte pentru
reflectarea tuturor operaiunilor referitoare la implementarea
proiectului, n conformitate cu dispoziiile legale.
Pentru detalii privind contabilitatea proiectului, v rugm s
consultai seciunile specifice prezentul Manual (Capitolul 5).
-
26
(9) n situaia n care implementarea proiectului presupune
achiziionarea de bunuri, servicii sau execuia de lucrri,
Beneficiarul are obligaia de a respecta prevederile legislaiei
naionale n vigoare n domeniul achiziiilor publice.
Respectarea prevederilor legislaiei naionale n vigoare privind
achiziiile publice constituie condiie obligatorie pentru primirea i
utilizarea finanrii nerambursabile din FSE prin POSDRU. Pentru
detalii privind modalitatea de efectuare a achiziiilor publice n
cadrul unui proiect finanat din POSDRU v rugm s consultai seciunea
2 Achiziii publice din prezentul capitol.
Nerespectarea prevederilor legislaiei naionale n vigoare privind
achiziiile publice constituie nclcare a prevederilor contractuale i
poate conduce la reducerea finanrii nerambursabile acordate i/sau
recuperarea tuturor fondurilor nerambursabile acordate pentru
proiect. n acest sens, AMPOSDRU poate lua decizia excluderii
beneficiarului de la participarea la alte cereri de propuneri de
proiecte i de la acordarea finanrii nerambursabile pentru o perioad
de 2 (doi) ani.
(10) Beneficiarul are obligaia de a notifica n scris AMPOSDRU/OI
responsabil, cu cel puin 15 (cincisprezece) zile nainte de data la
care dorete ca modificarea s produc efecte, n urmtoarele
situaii:
a) modificri intervenite n bugetul estimat al proiectului n
limita a 15% ntre capitole bugetare, cu excepia cheltuielilor
generale de administraie i a cheltuielilor de tip FEDR, cu
justificarea detaliat a motivelor care au condus la aceasta;
b) schimbarea adresei sediului social al beneficiarului;
c) schimbarea contului special deschis pentru proiect;
d) nlocuirea sau introducerea de membri n echipa de implementare
a proiectului;
e) nlocuirea reprezentantului legal;
f) nlocuirea auditorului.
Pentru detalii privind modificarea contractului prin notificare,
v rugm s consultai capitolul 5.10 Modificarea contractelor al
prezentului Manual.
(11) Orice notificare transmis de Beneficiar ctre AMPOSDRU/OI
responsabil, n conformitate cu art.9 A(10) va fi considerat valabil
numai dac a fost fcut n scris n conformitate cu Anexa 9 Notificare
pentru modificarea contractului, semnat de ctre reprezentantul
legal i tampilat corespunztor. Beneficiarul va considera
notificarea aprobat tacit dac n termen de 15 (cincisprezece) zile
de la data nregistrrii la sediul AMPOSDRU/OI responsabil, nu sunt
formulate obieciuni cu privire la modificarea solicitat.
(12) Beneficiarului are obligaia de a solicita ncheierea unui
act adiional, n conformitate cu Anexa 10 Act adiional n urmtoarele
situaii:
-
27
a) orice modificare intervenit n bugetul estimat al proiectului
care depete limita a 15% ntre capitole bugetare, cu excepia
cheltuielilor generale de administraie i a cheltuielilor de tip
FEDR, cu justificarea detaliat a motivelor care au condus la
aceasta;
b) modificarea planului de implementare a activitilor;
c) includerea de noi activiti eligibile care s contribuie la
atingerea rezultatelor i obiectivului specific al proiectului;
d) modificarea listei de achiziii publice aprobate iniial n
cadrul proiectului;
e) modificarea duratei de implementare a proiectului n
conformitate cu prevederile art.2(3).
Pentru detalii privind modificarea contractului prin act
adiional, v rugm s consultai capitolul 5.10 Modificarea
contractelor al prezentului Manual.
(13) Beneficiarul va solicita AMPOSDRU ncheierea unui act
adiional pentru aspectele menionate la art.9(12) cu cel puin 30
(treizeci) de zile nainte de data la care dorete ca modificarea s
produc efecte. Actul adiional va fi considerat valabil numai dac a
fost fcut n conformitate cu Anexa 10 Act adiional, semnat de ctre
reprezentantul legal i tampilat corespunztor. Un act adiional nu
poate avea scopul sau efectul de a produce schimbri n contract care
ar pune n discuie decizia de acordare a finanrii nerambursabile sau
care ar fi contrare principiului tratamentului egal al
solicitanilor.
Pentru detalii privind modificarea contractului prin act
adiional, v rugm s consultai capitolul 5.10 Modificarea
contractelor al prezentului Manual.
(14) n orice alt situaie care nu a fost enunat la art.9 A(10) i
art.9 A(12) beneficiarul are obligaia de a solicita AMPOSDRU/OI
responsabil, un punct de vedere oficial.
(15) Beneficiarul are obligaia de a raporta stadiul implementrii
proiectului prin transmiterea de rapoarte tehnice i financiare n
conformitate cu Anexa 11 Raport tehnico-financiar.
Pentru detalii, v rugm s consultai capitolul 5.7
Monitorizare.
(16) Beneficiarul are obligaia de a respecta prevederile
Directivei CE/95/46 privind protecia persoanelor fizice n ceea ce
privete prelucrarea datelor cu caracter personal i libera circulaie
a acestor date, transpus n legislaia naional prin Legea
nr.677/2001, precum i prevederile Directivei 2002/58/CE privind
prelucrarea datelor cu caracter personal i protecia vieii private n
sectorul comunicaiilor electronice, transpus n legislaia naional
prin Legea nr.506/2004. Beneficiarul va informa persoanele din
grupul int al proiectului despre obligativitatea sa de a furniza
datele lor personale, cu respectarea dispoziiilor legale menionate.
n acest sens,
-
28
participanii vor semna o declaraie prin care i dau acordul
privind utilizarea i publicarea datelor personale.
(17) Pe toat perioada de implementare a proiectului,
Beneficiarul va transmite [AMPOSDRU sau OI responsabil],la fiecare
3 (trei) luni, previziuni actualizate privind cheltuielile care
urmeaz a fi efectuate n trimestrul urmtor, n conformitate cu Anexa
14 Previziuni actualizate.
(18) Beneficiarul are obligaia de a pune la dispoziia [AMPOSDRU
sau OI responsabil], Autoritii de Certificare i Plat, Autoritii de
Audit, Departamentului de Lupt Anti-fraud, Comisiei Europene, Curii
Europene de Conturi i/sau oricrui alt organism abilitat s verifice
modul de utilizare a finanrii nerambursabile, la cerere i n termen,
documentele i/sau informaiile solicitate i s asigure toate
condiiile pentru efectuarea verificrilor la faa locului.
(19) n vederea efecturii verificrilor prevzute la art.9(18),
Beneficiarul se angajeaz s acorde dreptul de acces la locurile i
spaiile unde se implementeaz sau a fost implementat proiectul,
inclusiv acces la sistemele informatice i s pun la dispoziie
documentele solicitate privind gestiunea tehnic i financiar a
proiectului, att pe suport de hrtie, ct i n format electronic.
Documentele trebuie s fie uor accesibile i arhivate astfel nct s
permit verificarea lor. Beneficiarul este obligat s informeze
AMPOSDRU cu privire la locaia arhivrii documentelor, n termen de 3
(trei) zile de la trimiterea solicitrii.
(20) Beneficiarul are obligaia de a pstra toate documentele
originale, inclusiv documentele contabile, privind activitile i
cheltuielile eligibile n vederea asigurrii unei piste de audit
adecvate, n conformitate cu regulamentele comunitare i naionale.
Toate documentele vor fi pstrate pn la 31.12.2021 cu posibilitatea
prelungirii acestui termen pn la nchiderea oficial a POSDRU.
(21) Beneficiarul este obligat s declare pe proprie rspundere c
finanarea obinut pentru implementarea proiectului nu se suprapune
cu alte finanri primite din bugetul de stat sau alte bugete ale
Comunitii Europene, conform Anexei 12 Declaraie privind evitarea
dublei finanri.
(22) Beneficiarul se oblig s menin exploatarea i mentenana
echipamentelor achiziionate i lucrrilor efectuate n cadrul
Proiectului pe o perioad de cel puin 3 (trei) ani dup finalizarea
proiectului.
Pentru detalii, v rugm s consultai capitolul 5.8 Perioada de
implementare a proiectului.
-
29
(23) Beneficiarul i va asuma integral rspunderea pentru
prejudiciile cauzate terilor din culpa sa pe parcursul implementrii
Proiectului. AMPOSDRU va fi degrevat de orice responsabilitate
pentru prejudiciile cauzate terilor din culpa Beneficiarului.
(24) Beneficiarul va asigura n implementarea proiectului
respectarea prevederilor privind msurile de informare i
publicitate.
Pentru detalii, v rugm s consultai seciunea specific Informare i
publicitate a prezentului Manual.
-
30
3.2 Achiziii publice n cadrul proiectului
n situaiile n care implementarea proiectelor finanate n cadrul
POS DRU din FSE necesit ncheierea unor contracte de achiziii, n
calitate de beneficiar avei obligaia de a respecta prevederile
legislaiei n domeniul achiziiilor publice i s acordai contractul
ofertantului care asigur cea mai bun valoare pentru suma alocat, cu
alte cuvinte, cel mai bun raport pre-calitate cu respectarea
principiilor tratamentului egal, recunoaterii reciproce,
transparenei, proporionalitii, eficienei utilizrii fondurilor
publice i asumrii rspunderii.
AMPOSDRU i OI au resposabilitatea s efectueze verificri care s
acopere aspecte administrative, financiare, tehnice i fizice ale
operaiunilor selectate i aprobate. Verificrile operaiunilor includ
att verificri administrative ct i verificri la faa locului.
AMPOSDRU a elaborat prezenta seciune din manual pentru a pune la
dispoziia dumneavoastr un instrument de lucru prin care sunt
detaliate rolurile i responsabilitile fiecrei pri implicate n
procesul de implementare a proiectelor finanate de FSE prin POSDRU
i nu se substituie n nici o privin i sub nici o form prevederilor
legislaiei relevante aplicabile. n cazul unui conflict ntre
prevederile prezentei seciuni din ghid i dispoziiile legislaiei
relevante n materia achiziiilor publice, acestea din urm vor
prevala.
Aa cum s-a prevzut n contractul de finanare, n calitate de
beneficiar putei achiziiona bunuri/servicii/lucrri care trebuie s
contribuie la atingerea obiectivelor i rezultatelor estimate i s
fie furnizate/prestate/executate cu respectarea tuturor aspectelor
menionate n Ghidul Solicitantului aferent AP i DMI, precum i n
cererea de finanare (exemplu: caracteristici tehnice, numr de
uniti, costurile unitare i totale etc.).
n scopul achiziionrii bunurilor/serviciilor/lucrrilor prevzute n
bugetul proiectului, avei obligaia de a aplica i de a respecta
prevederile legislaiei n materia achiziiilor publice.
Cadrul legislativ aplicabil n materia achiziiilor publice este
prezentat n Anexa 3.2.1. a prezentului Manual.
Atenie!
Desfurarea procedurii de achiziie precum i derularea efectiv a
contractului de achiziie public, inclusiv plata
bunurilor/serviciilor/lucrrilor achiziionate trebuie s se ncadreze
n interiorul intervalului de timp prevzut n graficul activitilor
proiectului (cuprins n cererea de finanare anex a contractului de
finanare) i dup data menionat n Notificarea de demarare a
proiectului transmis Beneficiarului de ctre AMPOSRU.
Beneficiarii au obligaia s ia msurile i s ntreprind toate
diligenele necesare pentru ncadrarea n graficul de planificare a
activitilor proiectului.
3.2.1.Cnd se aplic prevederile legislaiei privind achiziile
publice?
-
31
Beneficiarul trebuie s aplice legislaia n materia achiziiilor
publice atunci cnd atribuie un contract de achiziie public prevzut
n cererea de finanare i n bugetul proiectului.
Referin: Ordonana de urgen nr.34/2006, art.8-10
Contractele de achiziie public pot fi:
contracte de furnizare (P);
contracte de servicii (S);
contracte de lucrri (L).
Tip contract Exemple1
Contract de furnizare
- consumabile birou (achiziia hrtiei de scris, toner pentru
copiator etc.);
- echipamente i bunuri (achiziia de mobilier, copiatoare,
calculatoare, imprimante etc.);
- combustibil;
- vehicul prin leasing, cu sau fr opiune de cumprare;
Contract de servicii
(vezi Anexa 2A i 2B din Ordonana de
urgen nr.34/2006)
- servicii de contabilitate, de audit financiar;
- servicii de arhitectur, servicii de inginerie specilizat
(achiziia de studii de fezabilitate i proiecte tehnice necesare
executrii lucrrilor de construcii prevzute n proiect);
- servicii de publicitate a proiectului (crearea, producerea
i/sau difuzarea de materiale de promovare prin intermediul
mijloacelor de informare n mas scrise, audiovizuale sau
electronice);
- servicii de administrare a cldirilor;
- contracte pentru transportul i cazarea persoanelor implicate n
proiect2.
Contract de lucrri - reabilitarea/modernizarea de cldiri;
- reabilitarea i modernizarea utilitilor.
3.2.2.Cnd nu se aplic prevederile legislaiei privind achiziiile
publice?
Beneficiarul nu va aplica legislaia n materia achiziiilor
publice pentru ncheierea urmtoarelor tipuri de contracte:
1 A se vedea i Ordinul MMFES/MEF nr.3/176 pentru stabilirea
regulilor de eligibilitate i a listei cheltuielilor eligibile n
cadrul operaiunilor finanate prin POS DRU 2007-2013 publicat n
Monitorul Oficial al Romniei nr. 86/2008, Partea I. 2 Sunt
considerate servicii din categoria celor incluse n anexa nr. 2B din
Ordonana de urgen nr.34/2006, iar obligaia de a aplica prevederile
acesteia se impune numai pentru contracte a cror valoare este mai
mare de 125.000 euro, fr TVA, i se limiteaz numai la respectarea
prevederilor art. 35-38 i art. 56.
-
32
a) contracte care au ca obiect nchirierea de cldiri existente,
alte bunuri imobile ori a drepturilor asupra acestora;
b) contracte care se refer la angajarea de for de munc,
respectiv contracte de munc3.
3.2.3. Roluri i responsabiliti
A) Rolul i responsabilitile AMPOSDRU
AMPOSDRU este responsabil n totalitate pentru gestionarea i
implementarea POSDRU n conformitate cu principiile managementului
financiar eficace i separrii clare a funciilor.
AM POS DRU, prin Serviciul Unitatea de Implementare a
Proiectului, are rolul de a verifica i ndruma Beneficiarii
proiectelor n procesul de achiziii publice efectuate pentru
implementarea proiectelor finanate din Fondul Social European prin
POSDRU.
n privina achiziiilor de bunuri/servicii/lucrri efectuate de
ctre Beneficiarii proiectelor de care este responsabil, AMPOSDRU
are urmtoarele responsabiliti:
s impun Beneficiarului, prin contractul de finanare pe care l
administreaz, aplicarea prevederilor Ordonanei de urgen nr.34/2006
pentru atribuirea contractelor de achiziie public incluse n bugetul
acestuia;
s asigure OI ndrumri metodologice pentru activitile de
verificare pe care acestea au obligaia i responsabilitatea s le
efectueze, potrivit acordurilor de delegare de funcii;
s verifice modul de efectuare a achiziiilor publice de ctre
Beneficiarul proiectului finanat din FSE prin POS DRU, pe baz de
eantion precum i n cadrul misiunilor de control;
s verifice, n proporie de 100%, prin intermediul Serviciului
Unitatea de Implementare a Proiectului, documentaiile elaborate i
naintate de Beneficiar pentru achiziiile prevzute n cadrul
proiectelor pe care le gestioneaz4, respectiv:
documentaia de atribuire; (DA)
documentaia de chemare la competiie; (DCC)
documentaia privind desfsurarea procedurii de atribuire;
(DPA)
s transmit rspunsuri cu caracter consultativ ctre Beneficiarii
proiectelor finanate de FSE prin POSDRU n cadrul AP/DMI pe care le
gestioneaz, utiliznd modelul din Anexa 3.2.3 n cel mai scurt timp
dar care nu trebuie sa depeasc 10 zile caledaristice n cazul DA i
DCC, respectiv 2 zile calendaristice n cazul DPA, coninnd:
fie comentarii/observaii privind aspectele constatate n cursul
efecturii verificrii documentelor prezentate n cazul n care
verificarea efectuat a evideniat nclcri sau eludri ale legislaiei
aplicabile;
3 n acest caz se vor aplica reglementrile naionale n materia
angajrii forei de munc (Legea nr.53/2006 Codul muncii). 4 A se
consulta n acest sens Anexa . a prezentului Manual.
-
33
fie meniunea fr observaii, n cazul n care verificarea efectuat
nu a evideniat nclcri sau eludri ale legislaiei aplicabile.
B) Rolul i responsabilitile OIPOSDRU
Pentru axele prioritare i domeniile majore de intervenie din
POSDRU a cror responsabilitate a implementare au fost desemnate
OIPOSDRU, acestea vnd rolul de a verifica i ndruma Beneficiarii n
procesul de achiziii publice efectuate pentru implementarea
proiectelor finanate de Fondul Social European prin POSDRU.
n privina achiziiilor de bunuri/servicii/lucrri efectuate de
ctre Beneficiarii proiectelor, OI au responsabilitatea verificrii,
n proporie de 100%, a documentaiilor de atribuire i de chemare la
competiie elaborate de ctre beneficiarii care efectueaz achiziii
publice n cadrul proiectelor pe care le implementeaz i a
transmiterii ctre acetia rspunsurilor cu caracter consultativ care
conin comentarii/observaii privind aspectele constatate n cursul
efecturii verificrii cu privire la nclcarea sau eludarea legislaiei
aplicabile.
n privina achiziiilor de bunuri/servicii/lucrri efectuate de
ctre Beneficiarii proiectelor de care este responsabil, OIPOSDRU
are urmtoarele responsabiliti:
s verifice n proporie de 100% documentaiile elaborate i naintate
de ctre Beneficiar pentru achiziiile prevzute n cadrul
proiectului:
documentaia de atribuire; (DA)
documentaia de chemare la competiie; (DCC)
documentaia privind desfsurarea procedurii de atribuire;
(DPA)
s transmit rspunsuri cu caracter consultativ ctre Beneficiar,
utiliznd Anexa 3.2.3, n cel mai scurt timp dar care nu trebuie s
depeasc 10 zile caledaristice n cazul DA i DCC, respectiv 2 zile
calendaristice n cadul DPA, coninnd:
fie comentarii/observaii privind aspectele constatate n cursul
efecturii verificrii documentelor prezentate n cazul n care
verificarea efectuat a evideniat nclcri sau eludri ale legislaiei
aplicabile;
fie meniunea fr observaii, n cazul n care verificarea efectuat
nu a evideniat nclcri sau eludri ale legislaiei aplicabile.
C) Rolul i responsabilitile Beneficiarului
n scopul achiziionrii bunurilor/serviciilor/lucrrilor prevzute n
bugetul proiectului (a se vedea n acest sens anexele contractului
de finantare), Beneficiarul are obligaia s aplice i s respecte
prevederile legislaiei naionale n materia achiziiilor publice.
n conformitate cu principiul asumrii rspunderii, stabilirea
circumstanelor de ncadrare pentru aplicarea fiecrei proceduri
prevzute de OUG nr.34/2006, inclusiv pentru cumprarea direct intr n
responsabilitatea exclusiv a beneficiarului.
-
34
Beneficiarii proiectelor finanate de FSE prin POSDRU au
urmtoarele responsabiliti:
s prezinte AM/OI responsabil, spre verificare, cu cel puin 20 de
zile nainte de data estimat pentru nceperea procedurii de
atribuire, utiliznd Anexa 3.2.4, urmtoarele documentaii:
documentaia de atribuire; (DA)
documentaia de chemare la competiie (DCC)
s asigure publicarea invitaiei/anunului de participare prevzut n
OUG nr.34/2006 n SEAP, n Monitorul Oficial al Romniei5 Partea a
VI-a Achiziii publice i n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene6,
dup caz;
s prezinte AM/OI responsabil, spre verificare, documentaia
privind derularea procedurii de atribuire (DCA), dup evaluarea
ofertelor primite n cadrul procedurii, de ctre comisia de evaluare
a ofertelor/persoana responsabil cu atribuirea contractului, i,
oricum, nainte de aprobarea de ctre conductorul Beneficiarului a
raportului de atribuire, utiliznd Anexa 3.2.4;
s asigure publicarea anunului de atribuire a contractului
prevzut n OUG nr.34/2006 n SEAP, n Monitorul Oficial al Romaniei
partea a VI-a Achiziii publice (dup 1 ianuarie 2008, publicarea n
Monitorul Oficial al Romaniei este facultativ) i n Jurnalul Oficial
al Uniunii Europene7, dup caz;
s semneze contractul de achiziie public cu ofertantul declarat
ctigtor n urma evalurii ofertelor primite i atribuirii contractului
de achiziie;
s ntocmeasc dosarul achiziiei publice, s-l pstreze att timp ct
contractul de achiziie public produce efecte juridice, dar n nici
nu caz mai puin de 3 ani care urmeaz nchiderii oficiale a POSDRU de
ctre Comisia European i s-l pun la dispoziia organelor de control
(a se consulta n acest sens seciunea specific Arhivarea din
prezentul Manual).
3.2.4. Proceduri utilizate
Care sunt procedurile pe care trebuie s le aplice Beneficiarul
proiectului atunci cnd
atribuie contractul de achizitie public i care sunt documentele
care trebuie ntocmite?
Bugetul proiectelor finanate de FSE prin POS DRU include costuri
care intr n sfera de aplicabilitate a prevederilor legale privind
achiziiile publice (costuri cu materialele consumabile, costuri cu
bunuri i echipamente, costuri cu publicitatea proiectelor
etc.).
5 Dup 1 ianuarie 2008, publicarea n M.Of. este facultativ OUG
nr. 34/2006, modificat de OUG nr.94/2007, art.299.
6 Publicarea anunului de participare n Jurnalul Oficial al
Uniunii Europene este obligatorie n cazul Beneficiarilor care sunt
autoriti contractante aa cum sunt definite la art.8 din OUG
nr.34/2006 iar valoarea estimat a contractelor care urmeaz s fie
atribuite este mai mare dect pragul valoric prevzut de art. 55
alin.(2). 7 Idem, art. 57 alin.(2) din OUG nr.34/2006.
-
35
Implicarea consilierului juridic, membru al echipei de
management a proiectului, cu cunostine temeinice n domeniul
achiziiilor publice, este esenial n procesul de atribuire a
contractelor de achiziie public desfurate de Beneficiar.
Proceduri de achiziie
Tip contract Achiziie directa
Cerere de
oferte
Licitaie deschis
Licitaie restrns
Referin legislaie
Contract de furnizare (P) Contract de servicii (S)
< 75.000
75.000
Valoarea
estim
at,
n euro,fr TVA
Contract de lucrri (L)
< 10.000
-
36
1. S stabileasc necesitile de achiziii n cadrul proiectului,
corepondena
produselor/serviciilor/lucrrilor cu codurile CPV i s estimeze
valoarea
contractului de achiziie public
Beneficiarul trebuie s stabileasc ce trebuie s achiziioneze
(caracteristici tehnice, cantitatea), cnd este necesar achiziia (n
strns relaie cu activitile prevzute n proiect), cum se face
achiziia (cumprare, nchiriere, leasing).
Beneficiarul va estima valoarea contractului de achiziie public
pe baza calculrii i nsumrii tuturor sumelor pltibile pentru
ndeplinirea contractului de furnizare/servicii/lucrri, fr TVA, lund
n considerare orice forme de opiuni i orice eventuale suplimentri
sau majorri ale valorii contractului. Valoarea estimat a
contractului de achiziie trebuie s fie valabil la data transmiterii
spre publicare a invitaiei de participare sau a anunului de
participare.
2. S aleag procedura de achiziie public n funcie de valoarea
estimat a
contractului de achiziie
Regula de atribuire a contractelor de achiziie public este
licitaia deschis sau licitaia restrns.
Excepii de la regul sunt:
- dialogul competitiv;
- negocierea cu/fr publicarea prealabil a unui anun de
participare;
- cererea de oferte.
Cererea de oferte se aplic numai n cazul n care valoarea estimat
pentru contractul respectiv se afl sub 75.000 euro, fr TVA, pentru
contractele de furnizare/servicii i 500.000 euro, fr TVA, pentru
contractele de lucrri.
Modalitile speciale de atribuire sunt:
- acordul-cadru;
- licitaia electronic;
- sistemul de achiziie dinamic.
n msura n care valoarea achiziiei de produse/servicii/lucrri,
estimat conform prevederilor OUG nr.34/2006, fr TVA, nu depete
echivalentul n lei a 10.000 euro, Beneficiarii au dreptul de a
achiziiona direct produsele/serviciile/lucrrile respective.
Referin:
OUG nr.34/2006, art. 19, 20, 25-32, 124, 142-169, Anexele 1, 2A
i 2B;
HG nr. 925/2006, art. 5;
Ghidul ANRMAP nr.155/2006 Capitolul IV;
Regulamentul (CE) nr. 2195 al Parlamentului European i al
Consiliului din 5 noiembrie 2002 privind Vocabularul Comun al
achiziiilor publice (CPV) modificat prin Regulamentul (CE) nr. 2151
al Comisiei din 16 decembrie 2003.
La alegerea unei anumite proceduri de achiziie public,
Beneficiarul va avea n vedere:
complexitatea contractului de achiziie public respectiv;
-
37
costurile implicate de atribuirea contractului respectiv;
nivelul de dezvoltare i concurena pe pia din domeniul achiziiei
respective pentru a se putea alege ntre licitaia deschis i licitaia
restrnsa;
constrngeri cum ar fi urgena, compatibilitatea cu produse.
Atentie!
n situaia n care obiectul contractului nglobeaz
produse/servicii/lucrri crora li se asociaz mai multe coduri CPV,
procedura de atribuire se alege n funcie de valoarea cumulat a
acestora (a se vedea Ghidul ANRMAP Capitolul 4, etapa 1, punctul
5).
n cazul alegerii unei proceduri alta dect licitaia deschis sau
licitaia restrns, Beneficiarul va ntocmi o not justificativ (vezi
art. 5 alin.(2) din H.G. nr.925/2006).
3. S stabileasc calendarul procedurii de atribuire
La elaborarea calendarului procedurii de atribuire, Beneficiarul
va avea n vedere:
ncadrarea n intervalul de timp prevzut n graficul activitilor
proiectului;
produsele/serviciile/lucrrile s fie furnizate/prestate/executate
n perioada de implementare a proiectului prevzut n contractul de
finanare i graficul activitilor;
respectarea termenelor prevzute n legislaia aplicabil ntre data
publicrii anunurilor i data stabilit pentru depunerea
ofertelor;
perioada de ateptare a eventualelor contestaii;
alte termene ce pot influena procedura.
Atenie!
Calendarul procedurii de achiziie publica se ataeaz la
documentaia de atribuire prezentat spre verificare AMPOSDRU/OI
responsabil.
Desfurarea procedurii de achiziie precum i derularea efectiv a
contractului de achiziie public, inclusiv plata
bunurilor/serviciilor/lucrrilor achiziionate trebuie s se ncadreze
n interiorul intervalului de timp prevzut n graficul activitilor
proiectului (cuprins n cererea de finanare anex a contractului de
finanare) i dup data menionat n Notificarea de demarare a
proiectului transmis Beneficiarului de ctre AMPOSDRU.
-
38
Documentele care trebuie ntocmite de beneficiar n aceast etap
sunt prezentate n Anexa 3.2.5. Aceste documente se vor ataa
documentaiei de atribuire naintat de Beneficiar, spre verificare,
AMPOSDRU/OI responsabil.
Etapa 2 Elaborarea documentaiei de atribuire (DA)
Beneficiarul trebuie:
1. S elaboreze caietul de sarcini
n caietul de sarcini, Beneficiarul va descrie obiectiv
produsele/serviciile/lucrrile (cerine, caracteristici tehnice etc.)
n raport cu necesitile de implementare ale proiectului.
2. S stabileasc cerinele minime de calificare i criteriile de
selecie a
ofertanilor/candidailor
Beneficiarul va stabili cerinele minime de calificare i
criteriile de selecie a ofertanilor/candidailor n funcie de
exigenele specifice contractului. Atunci cnd stabilete aceste
cerine, Beneficiarul va ntocmi o not justificativ pe care o va ataa
documentaiei de atribuire naintat spre verificare AMPOSDRU/OI
responsabil.
3. S stabileasc criteriul de atribuire a contractului de
achiziie
Criteriul de atribuire a contractului de achiziie poate fi
numai:
fie oferta cea mai avantajoas din punct de vedere economic,
fie, n mod exclusiv, preul cel mai sczut.
Atunci cnd stabileste criteriul de atribuire, Beneficiarul va
ntocmi o not justificativ pe care o va ataa documentaiei de
atribuire naintat spre verificare AMPOSDRU/OI responsabil.
4. S definitiveze Fia de date a achiziiei
Fia de date a achiziiei cuprinde cel puin urmtoarele informaii i
instruciuni:
autoritatea contractant (n cazul achiziiilor publice, n calitate
de Beneficiar avei rolul de autoritate contractant), n special cu
privire la adres inclusiv telefon, fax, e-mail persoane de contact,
mijloace de comunicare etc.;
adresa de unde se poate achiziiona, descrca documentaia de
atribuire;
activitatea autoritii contractante;
faptul c se achiziioneaz n numele altei autoriti (dac este
cazul);
modul de obinere de clarificri i alte informaii;
soluionarea litigiilor;
instituiile competente n soluionarea litigiilor (ex. Consiliul
Naional de Soluionare a Contestaiilor, inclusiv adresa, telefon,
fax, e-mail; Curtea de Apel);
obiectul contractului de achiziie public i durata acestuia;
modul n care se va finaliza procedura;
-
39
dup caz, acordul-cadru, durata acestuia, numrul de operatori,
valoarea minim i maxim a unui contract subsecvent;
existena loturilor i modul de abordare;
acceptarea/neacceptarea de oferte alternative;
codul CPV;
cantitatea produselor/serviciilor/lucrrilor;
garanii solicitate garania de participare la licitaie, garania
de bun execuie a contractului i perioada de valabilitate a
acestora;
perioada de valabilitate a ofertei;
procedura aplicat i dac aceasta are ca etap final licitaia
electronic;
cerinele minime de calificare, precum i documentele care urmeaz
s fie prezentate pentru dovedirea ndeplinirii criteriilor de
calificare i selecie, dac sunt solicitate;
data limit de depunere (or/zi/lun/an), locul de depunere i ce
alte formaliti trebuie ndeplinite n legtur cu participarea la
procedura de atribuire;
informaii privind modul de elaborare i prezentare a propunerii
tehnice i financiare;
informaii privind modul de elaborare i prezentare a ofertei;
informaii detaliate i complete privind criteriul de
atribuire;
clauze contractuale obligatorii i specifice.
5. S stabileasc formularele i modelele utilizate de ofertant n
cadrul ofertei sale.
Referin:
OUG nr.34/2006 art. 15, 35-38, 176-196, 197-199;
HG nr.925/2006, art. 8, 14, 15;
Ghidului ANRMAP nr.155/2006 capitolul IV, formularele nr. 10 A12
I.
Documentaia de atribuire se definitiveaz dup verificarea de ctre
AMPOSDRU/OI responsabil a claritii i veridicitii informaiilor
cuprinse n documentele componente i a respectrii cerinelor de
coninut i form prescrise prin formularele stabilite de legislaia
aplicabil.
Documentele care trebuie ntocmite de Beneficiar n aceast etap
sunt prezentate n Anexa 3.2.5 i reprezint prti componente ale
documentaiei de atribuire transmis spre verificare AMPOSDRU/OI
responsabil.
Etapa 3 ntocmirea anunului de participare/invitaiei de
participare (DCC)
n aceast etap, Beneficiarul trebuie:
-
40
1. S ntocmeasc anunul de participare/invitaia de participare
Pentru asigurarea transparenei procesului de atribuire a
contractelor de achiziie public, Beneficiarul proiectului va ntocmi
i publica invitaia de participare/anunul de participare. Valoare
estimat,
n euro fr TVA
Coninutul minimal al anunului de participare/invitaiei de
participare
conform legislaiei n vigoare P/S < 125.0008 L <
5.000.000
Vezi Anexa 1 din Hotararea Guvernului nr.925/2006.
Anunul de participare P/S 125.000 L 5.000.000
Vezi Anexa 3 din Ordonana de urgenta nr. 34/2006
Invitaia de participare P/S < 75.000 L < 500.000
Vezi Ordonanta de urgena nr.34/2006, art. 125 (2).
2. S respecte termenele minime pentru depunerea
candidaturilor/ofertelor,
calculate de la data transmiterii acestora spre publicare a
invitaiei de participare/anunului de participare
Termenele minime pentru depunerea candidaturilor/ofertelor
Valoare estimat, n euro fr TVA
SEAP9
Monitorul Oficial al Romniei Partea a VI-a
Achiziii publice
Jurnalul Oficial al Uniunii
Europene
Referine legislaie
P/S L
< 125.000 < 5.000.000
28 zile 1 zi,
dup publicarea anunului n SEAP
OUG
nr.34/2006 Art.76 (1) Licitaia
deschis P/S L
125.000 5.000.000
52 zile 1 zi,
dup publicarea anunului n SEAP
52 zile OUG
nr.34/2006 Art.75 (1)
Depunere candidaturi
16 zile
1 zi, dup publicarea anunului n SEAP
OUG
nr.34/2006 Art.84 P/S
L < 125.000
-
41
Important! Documentaia de chemare la competiie se definitiveaz
de Beneficiar dup verificarea de ctre AMPOSDRU/OI responsabil a
cl