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SUPERFARMA

Manual Técnico del Software

SOFTWARE COMPUTACIONAL PARA EL INVENTARIO EN FARMACIAS, ADOPTANDOSE A LAS NECESIDADES DE SU NEGOCIO.

Autores: Daniel González del Rio Diana Rivera Mario Navarro Daniela Marín SuperFarma® Software para la Salud E-mail: [email protected] www.manualinstalacionsuperfarma.com

MANUAL PRELIMINAR, PRIMERA VERSION

SUPERFARMA

INTRODUCCIÓN

El área Farmacéutica debe realizar anualmente cientos de despachos a diversos clientes y entidades, razón que motiva a este software que actualmente está siendo utilizado para evaluar y dar solución a dichos problemas.

Antiguamente los cálculos se realizaban de manera manual, generando fallas en el seguimiento de la mercancía y procesos de despacho que son fundamentales para el desarrollo del negocio farmacéutico, pero esta herramienta permitirá manejar de manera sistematizada todo su negocio ya que tienes a la mano una herramienta integra que administre fácilmente las cantidades de stock, la facturación, almacene sus clientes, todo en un mismo programa de inventario.

Software superfarma (SFAM), surge con la finalidad de dar solución a los problemas de facturación e inventario que presenta la farmacia bello horizonte; generando un ahorro de tiempo y costo en los procesos implementados.

Como antecedente a este aplicativo, en la farmacia bello horizonte se llevaba un control de forma manual de cada una de las actividades allí realizadas. Así que el control sobre la facturación de compra y venta de productos no era el más adecuado, por lo que generaba perdida en la documentación o error al momento de ingresar algún dato; y por parte del inventario el manejo sobre los stocks de cada producto era algo intuitivo de acuerdo a lo que el administrador creía conveniente comprar, provocando el desabastecimiento de algunos productos por desconocer su existencia real y por no saber su fecha de vencimiento.

SFAM contara con varios módulos de manera independiente proporcionando facilidad al momento de su uso. Después de introducir sus datos para acceder al sistema, el usuario tendrá a su disposición la pantalla inicial en la cual podrá seleccionar el modulo a utilizar; dentro de los cuales tiene la parte de facturación, inventario y registro de clientes.

Con este manual técnico se pretende orientar sobre los procesos que se llevan a cabo en el aplicativo; desglosando cada uno de los procedimientos allí presentes para la consecución de estos mismos.

Descargar SuperFarma para Windows

SuperFarma está diseñado para ser lo más intuitivo posible, por lo que después de una instalación rápida, podrá optimizar sus procesos de inventario en solo minutos.

SUPERFARMA

Objetivo General

Mejorar la calidad de los procesos de la farmacia bello horizonte para que se realice un control más eficiente de los productos farmacéuticos.

Identificación e interpretación de procesos

Estado inicial de proceso

Estado final de proceso (Resultado de valor)

Nombre del proceso

Usuario interno Usuario externo

Captura de factura para el despacho del producto

Registro del producto y precio

Facturación

Registro de factura: Permite la captación del número de despacho, el producto y el valor del mismo, para generar el documento legal

SUPERFARMA En la casilla cliente, se ingresa el nombre de la persona que compra el medicamento y queda registrado para futuras compras o eventos.

En la casilla vendido por, se ingresa el nombre de la persona a cargo de la venta, asesor quien vende el producto.

En la casilla valor, se ingresa el costo del medicamento a adquirir por parte del cliente. En la casilla efectivo, se registra el dinero con el cual el cliente compra el medicamento. Con el botón calcular se establecerá el cambio entre el valor del medicamento y el efectivo entregado por el cliente; el cual aparecerá en la casilla cambio. A su vez generara un código de factura y fecha de la respectiva venta. Botón guardar factura me permitirá almacena en la base de datos la factura. En la tabla inferior se podrá corroborar que todos los datos sean correctos.

Relación de procesos y procedimientos

INSUMOS TRANSFORMACION (PROCEDIMIENTOS)

RESULTADOS

Solicitud de elaboración de facturas

-Ingreso del código de factura -Ingreso fecha de venta -Ingreso nombre del cliente -Ingreso nombre del asesor -valor efectivo

RESULTADO DE VALOR Facturación

SUPERFARMA Nombre del Procedimiento

Expedición de facturas al cliente Objetivo Disminuir el tiempo e los procesos manuales y almacenar la información necesaria para el seguimiento de los ingresos brutos, además de controlar los registros de cada cliente Alcance Este módulo permite controlar mediante un código de facturación el valor vendido por el asesor además de la fecha y la identificación del cliente que compro Responsabilidades La responsabilidad latente de este módulo es controlar con el tiempo mínimo dichas operaciones, además de ello guardar un respaldo claro de los movimientos de la empresa para contribuir al desarrollo de la organización Definiciones Procedimiento: Es una sucesión cronológica de eventos que requieren de

campos específicos para continuar con las tareas posteriores llegando al fin.

Facturación: Documento mercantil que refleja toda la información de una

operación de compraventa. La información fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar en relación a existencias, bienes poseídos por una empresa para su venta en el curso ordinario de la explotación, o bien para su transformación o incorporación al proceso productivo.

Resultados Facturación: El resultado concreto es crear un documento que refleja, la constancia, la adquisición y entrega de un bien o servicio

SUPERFARMA

Estado inicial de proceso

Estado final de proceso (Resultado de valor)

Nombre del proceso

Usuario interno Usuario externo

Captura de inventario, control de productos

Registro del producto y cantidad

Inventario

Registro de Inventario: Permite ingresar los productos que se encuentran en la farmacia de esta manera llevar un control total de las entradas y salidas.

SUPERFARMA IDProducto, en este campo se ingresa el código del producto; y al presionar la tecla “enter” se podrá consultar la descripción del producto, el tipo del medicamento, la cantidad de este mismo y su precio; cada uno en sus respectivas casillas.

Descripción, en este campo se ingresa el nombre del producto.

Tipo producto, se establece si es píldoras, jarabe o inyecciones.

Cantidad, se ingresa el número de medicamento a comprar por parte de la administración.

Precio, se ingresa el valor unitario por cada producto.

Botón guardar, al presionar este botón se guardan los datos previamente almacenados, los cuales irán a la base de datos del sistema para llevar un correcto control del inventario.

Botón eliminar; después de realizar una consulta en el inventario se desea borrar los datos actuales, ya sea para hacer una nueva consulta, ingresar datos de forma manual o solo por tener las casillas en blanco; se presiona este botón.

SUPERFARMA Relación de procesos y procedimientos

INSUMOS TRANSFORMACION

(PROCEDIMIENTOS) RESULTADOS

Registro de Inventario

-Ingreso del código del producto -Descripción del producto -Ingreso tipo de producto -Ingreso cantidad de producto -Precio

RESULTADO DE VALOR Agregar Producto

Nombre del Procedimiento Agregar Productos al Inventario Objetivo Controlar los productos que entran y salen de la farmacia, con el fin de ahorrar tiempo y tener información precisa. Alcance Almacenar los productos de la farmacia ingresando el código, descripción, cantidad, tipo y precio del producto, con esta información en cualquier momento y de forma ágil se tiene conocimiento de las existencias.

SUPERFARMA Responsabilidades La responsabilidad de este módulo es mantener actualizado el inventario, garantizando que las entradas y salidas sean correctas y no se pierda información. Definiciones Inventario: Asiento de los bienes y demás cosas pertenecientes a una persona o

comunidad, hecho con orden y precisión. Producto: Un producto es cualquier cosa que se puede ofrecer a

un mercado para satisfacer un deseo o una necesidad Entradas: Producto que entra al almacén, actualiza el inventario aumentando las

existencias. Salidas: Producto que sale del almacén, el inventario se actualiza disminuyendo

las cantidades existentes. Resultados Inventario: El resultado se refleja en el control de las existencias de los productos, al tener actualizado las cantidades se toman decisiones ya sea para vender o para comprar, dependiendo del registro que haya en el sistema.

SUPERFARMA

Estado inicial de proceso

Estado final de proceso (Resultado de valor)

Nombre del proceso

Usuario interno Usuario externo

Captura de datos del cliente

Registro de los datos del cliente

Recepción datos Registro del cliente

Registro de cliente: Permite la captación de los datos básicos del cliente tales como la cedula, nombre, apellido, teléfono y dirección, agregándolos a la base de datos para posibles domicilios y regularidad de compra

Cedula: en este campo se ingresa la cedula del cliente; con la cual se podrá consultar los datos de él. Al presionar el botón “consultar” automáticamente se llenara los otros campos tales como nombre, apellidos, teléfono y dirección; dichos datos extraídos de la base de datos. Si es un cliente nuevo se procede a llenar los otros campos. Nombre: se ingresa los nombres del cliente. Apellido: se ingresa los apellidos del cliente. Teléfono: se ingresa el teléfono el cliente.

SUPERFARMA Dirección: se ingresa la dirección del cliente. Botón guardar: al presionar este botón se guardaran los datos del cliente en la base de datos. Ver Clientes: a partir de este botón se genera un reporte de los clientes almacenados en orden alfabético. Relación de procesos y procedimientos

Una vez identificados los procesos se deberán precisar los procedimientos que Se derivan de cada uno de ellos, los cuales serán documentados en el manual De procedimientos.

INSUMOS TRANSFORMACION (PROCEDIMIENTOS)

RESULTADOS

Solicitud ingreso cliente

-Ingreso cedula del cliente -Ingreso nombre del cliente -Ingreso apellido del cliente -Ingreso teléfono cliente -valor ingreso dirección cliente

RESULTADO DE VALOR Registro del cliente

SUPERFARMA Nombre del Procedimiento Registro de cliente Objetivo Disminuir el tiempo e los procesos manuales y almacenar la información necesaria para el seguimiento del consumo del cliente y datos relevantes para posibles pedidos Alcance Este módulo permite llevar un control de los datos básicos del cliente (cedula, nombre, apellido, teléfono, dirección) el cual se almacena en la base de datos para posibles controles Responsabilidades La responsabilidad latente de este módulo es controlar los clientes, para llevar un rastreo de sus compras mensuales y además poseer datos personales para el envió de promociones a sus hogares contribuyendo así al desarrollo de la organización Definiciones Cliente: Es quien accede a un producto o servicio. Resultados Facturación: El resultado concreto es crear un documento que refleja, la constancia, la adquisición y entrega de un bien o servicio

SUPERFARMA Referencias

ARTICULO 62. SISTEMA PARA ESTABLECER EL COSTO DE LOS ACTIVOS MOVIBLES ENAJENADOS. <Fuente original compilada: D.2053/74 Art. 21> El costo de la enajenación de los activos movibles debe establecerse con base en alguno de los siguientes sistemas: El juego de inventarios. El de inventarios permanentes o continuos. Cualquier otro sistema de reconocido valor técnico dentro de las prácticas contables, autorizado por la Dirección General de Impuestos Nacionales. El inventario de fin de año o período gravable es el inventario inicial del año o período gravable siguiente. PARAGRAFO. <Parágrafo adicionado por el artículo 2 de la Ley 174 de 1994. El nuevo texto es el siguiente Para los efectos de la determinación del impuesto sobre la renta, los contribuyentes que de acuerdo con el artículo 596 de este Estatuto están obligados a presentar su declaración tributaria firmada por Revisor Fiscal o Contador Público, deberán establecer el costo de la enajenación de los activos movibles por el sistema de inventarios permanentes o continuos, o por cualquier otro sistema de reconocido valor técnico dentro de las prácticas contables, autorizado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Los productos deben cumplir con las condiciones físicas y de conservación adecuada, según su naturaleza y lo escrito en la etiqueta, no se deben recibir productos deteriorados, y que no contengan la información de las leyes sanitarias

Almacenar los productos de acuerdo a la legislación sanitaria vigente y organización del establecimiento

LEY 1231 DE 2008 (julio 17) Diario Oficial No. 47.053 de 17 de julio de 2008 CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Por la cual se unifica la factura como título valor como mecanismo de financiación para el micro, pequeño y mediano empresario, y se dictan otras disposiciones.