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CONSEJO ECONÓMICO Y SOCIAL DEL ESTADO DE JALISCO PARA EL DESARROLLO Y LA COMPETITIVIDAD

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IINNFFOORRMMEE TTÉÉCCNNIICCOO


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Informe técnico

Durante el proceso de levantamiento en campo, que realizó Orienta–Agenda Pública para la

elaboración de los manuales de organización y de procesos para el Consejo Económico y

Social del Estado de Jalisco para la Competitividad y el Desarrollo (CESJAL), se detectaron

diversas áreas de oportunidad que de ser atendidas, podrían incrementar la eficiencia y la

eficacia de la organización, a la vez que la misión y los objetivos estipulados en la ley,

podrían cumplirse de manera satisfactoria.

Es por ello, que Orienta–Agenda Pública ofrece en este documento al CESJAL, una serie

de propuestas que pone a su consideración para que sean incorporadas en su normatividad

interna, así como en el desarrollo de su administración y gestión. Las propuestas se dividen

en dos rubros que se describen a continuación:

1. Propuestas de filosofía organizacional y plan estratégico.

2. Propuestas estructurales.

3. Propuestas administrativas.

4. Propuestas de perfiles de puestos.

1. Propuestas de filosofía organizacional y plan estratégico El CESJAL no cuenta con filosofía organizacional (misión, visión y valores) debidamente

definidas que orienten el rumbo trabajo que el Consejo desarrolla, asimismo, carece de un

proceso de planeación estratégica que marque el rumbo a seguir del personal y miembros

del Consejo, lo que trae consigo que las actividades que se desarrollan no tienen un

impacto político y social definido en el corto, mediano y largo plazo.

Durante el proceso de levantamiento se detectó la existencia de un documento denominado

Reestructuración administrativa que si bien es cierto es un buen esfuerzo para entender la

dinámica organizacional del CESJAL, no refleja en esencia una filosofía organizacional

compartida y aceptada corresponsablemente por los miembros y personal del Consejo lo

que conlleva a realizar esfuerzos laborales y de gestión que no tienen un impacto de corto,

mediano o largo plazo.


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Informe técnico

Además, no se refleja en el documento señalado, un proceso de planeación estratégica en

el que se identifiquen plenamente los objetivos estratégicos, objetivos específicos, líneas de

acción, estrategias, metas, así como indicadores de éxito, de desempeño y de impacto. 2. Propuestas estructurales

Las propuestas estructurales hacen referencia a cambios en la organización, a la necesidad

de creación de nuevas áreas y a la imperiosa necesidad de realizar las contrataciones de

las plazas vacantes.

2.1 Propuesta organigrama

El organigrama actual no define claramente los niveles de jerarquía, además de que existe

una disparidad entre los puestos y los nombres de los mismos, en algunos casos, no es

claro el nivel en el que se encuentran ubicados en la jerarquía. A grandes rasgos

presentamos dos propuestas, la primera corresponde a una adecuación del diseño gráfico

del organigrama y la segunda, a la modificación de algunos nombres de los puestos, Los

cuales se describen a continuación:


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Informe técnico

Organigrama estructural gráfica propuesto


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Informe técnico

Descripción de colores del Organigrama Estructural Grafica.

Rojo indica al área de trabajo colegiado.

La intensidad denota jerarquía.

Azul indica el área de estudios.

La intensidad denota jerarquía.

Naranja indica área administración


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Informe técnico

2.2 Cambios en el organigrama estructural con respecto a los puestos

Situación actual Propuesta

Dirección Técnica de Proyectos. Director de Proyectos: Eliminar la

palabra técnico.

Comunicación Social

Jefe de Comunicación Social: Designar como jefatura.

Comunicación Social Se recomienda crear Responsable la

Unidad de Trasparencia y acceso a la

Información que estaría bajo la

supervisión directa del Secretario

General. Como se muestra en la

propuesta grafica del organigrama.

Con el fin de delimitar claramente

responsabilidades.

Unidad de Compras, Contabilidad y Nómina.

Técnico de Compras, Contabilidad y Nómina: Designar como técnico

para dar homogeneidad al nivel de

técnicos en la estructura jerárquica.

2.3 Creación de nuevas áreas


Jefe de administración: Atiende

asuntos de recursos humanos. Técnico en recursos humanos:

Crear una nueva área y contratar al

personal especializado. Se dejo a

nivel de propuesta.


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Informe técnico

2.4 Contratación de personal en áreas vacantes


El CESJAL no está trabajando al

100%; se observa que existe una

serie de rezagos, deficiencias y tareas

prioritarias que no se están

realizando.

Contratar, a la brevedad posible, a

todo el personal que hace falta para

cubrir todas las áreas vacantes.

2.5 Elaboración de planeación estratégica


El CESJAL no cuenta con una

planeación estratégica (visión,

estrategias, metas, indicadores,

mecanismos de evaluación)

Elaborar un Plan institucional de

desarrollo (PDI), para que la

organización realice sus actividades

de una forma organizada, programada

y evaluada.

3. Propuestas administrativas

Las propuestas administrativas hacen referencia a la necesidad de atender requerimientos

internos, operativos y técnicos, para mejorar el desempeño de las funciones de las distintas

áreas del CESJAL.

Las modificaciones atienden al siguiente cuadro que muestra la forma en que se trabaja

actualmente en el CESJAL, y la propuesta emitida por la consultoría Orienta-Agenda

Pública con fines de mejorar el funcionamiento.


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Informe técnico

3.1 Presidente


La gestión del presidente del

CESJAL ha sido limitada, debido a

que cuenta con áreas vacantes que

nunca han sido cubiertas con el

personal necesario y adecuado. Por

otro parte, cuando se da una baja o

una renuncia, el proceso de

contratación es lento, lo cual se

refleja en la falta de respuesta y

cumplimento de la misión y de los

objetivos de la organización.

Establecer un proceso de

selección del personal más rápido y

efectivo.

Dar, a los miembros de la Mesa

Directiva y al Secretario General, la

posibilidad de presentar propuestas

para ocupar las vacantes.

Contratar a la brevedad posible el

personal que hace falta.

3.2 Mesa directiva


El presidente es la única persona

con la posibilidad de presentar las

propuestas de contratación.

Que la mesa directiva tenga la

posibilidad de presentar propuestas

de contratación, observando siempre

que sean los perfiles más adecuados

para el puesto vacante.


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Informe técnico

3.3 Secretario General


Todas las actividades de la

organización pasan por el Secretario

General, lo cual evidencia que este

puesto está sobrecargado de

responsabilidades, provocando un

excesivo burocratismo y lentitud de

los procesos y subprocesos.

Deslindar responsabilidades a los

subordinados, evitar burocratismo y

concentración de toma de decisiones

de todos los procesos y subprocesos.

Rediseñar al CESJAL.

4.4 Secretarios técnicos


Disparidad en los salarios; el del

sector empresarial gana menos.

Disparidad en las cargas de

trabajo

Falta de coordinación y unificación

de criterios entre secretarios técnicos

Revisar y unificar salarios de

acuerdo al puesto;

Asignar, en la medida de lo

posible, tareas a todos los secretarios.

Establecer una reunión mensual

de retroalimentación

3.5 Secretarios investigadores


Falta de apoyo por parte de

especialistas;

Carecen de la coordinación del

Director técnico de proyectos;

Contratar especialistas para

apoyar el trabajo de las comisiones;

Contratar al Director técnico de

proyectos.


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Informe técnico

Existe indefinición de quien es el

jefe del secretario investigador; el

contrato establece que debe

responder al secretario general y en la

práctica responde al presidente de la

comisión.

Establecer claramente a quien

debe responder el secretario

investigador

3.6 Técnico en actas y acuerdos


No existe una metodología para

procesar y sistematizar los acuerdos

tomados en las sesiones de los

órganos colegiados.

No hay programación previa de

las sesiones de Mesa Directiva

Elaborar una metodología para

sistematizar y ordenar los acuerdos;

Fijar un calendario de sesiones de

Mesa Directiva

3.7 Comunicación Social


El CESJAL carece de

instrumentos de comunicación social,

adicionales a la página web.

No se cuenta con el equipo

completo para realizar las funciones

de monitoreo de medios.

El CESJAL es poco conocido por

Que se publique una gaceta

impresa, para dar a conocer el trabajo

del CESJAL.

Que se adquiera un aparato de

grabación automática programable

para los noticieros de la noche y

contratar TV cable para monitorear las


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Informe técnico

la ciudadanía.

No existe una interrelación activa

con los medios de comunicación.

noticias que se emiten a través de

estos medios.

Realizar una campaña de

promoción del CESJAL, para dar a

conocer sus propósitos y su trabajo.

Dar mayor autonomía al área de

comunicación social para que pueda

realizar los contactos y gestiones

necesarias para posicionar al CESJAL

ante la opinión pública.

3.8 Vinculación Institucional y Ciudadana


No existe el personal que atienda

esta área.

Que se contrate a la brevedad, ya

que una de las funciones primordiales

del CESJAL es la vinculación e

interacción con otras instituciones y

actores.

3.9 Jefe de Administración


Existen algunos procedimientos y

actividades que no tienen los

controles y el seguimiento adecuado

Asignar a un responsable del

control del uso y mantenimiento

vehicular (con bitácora).

Implementar un software para el


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Informe técnico

control de llamadas telefónicas.

Implantar el pago de la nómina del

personal por medio de vía electrónica.

Elaborar la nómina con un

software adecuado (Nomipaq).

Programar las vacaciones para

evitar que las áreas queden

desprotegidas.

3.10 Multifuncionales


Ante la carencia de personal, los

multifuncionales realizan tareas que

corresponderían al jefe de área

jurídica y al técnico de proyectos;

El perfil de los multifuncionales

actuales, es por mucho superior al

que requiere esta área.

Contratar a los multifuncionales

para que realicen otras tareas de

acuerdo a su perfil, y contratar a

personal que pueda realizar las tareas

que deberían hacer los

multifuncionales.


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Informe técnico

3.11 Técnico de cómputo y telecomunicaciones


Aunque existen controles no se

aplican los para el manejo de equipo

de cómputo,

Aplicar controles para el préstamo

de equipo de cómputo y

telecomunicaciones y para el

mantenimiento del mismo; Si no hay

firma de resguardo al menos registrar

la salida y entrada de equipo.


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Respuesta a observaciones

Observación Respuesta

Manual de organización: no aparece la

figura de Técnico de Actas y Acuerdos

Se ha integrado la figura de Técnico de Actas

y Acuerdos.

En el Manual de Procesos solo se

especifica el puesto de asistente con las

actividades que desarrollo (Gaby

asistente A), se omiten las actividades

de Tere (asistente B).

Se ha integrado, definiendo dos tipos de

asistentes A y B, las actividades que

desempeña Tere están clasificadas como

Asistente B.

Viene mal escrito el nombre del

consejero Salvador Carrillo, aparece

como Saldavor Carrillo.

Se ha corregido el nombre en el directorio.

En el Manual de Organización aparece

que el archivo de las actas lo realiza

actas y acuerdos y es una actividad que

yo realizo.

Se ha modificado.

En el Manual de Organización no

aparecen especificado en el Flujograma

las actividades de las asistentes y en las

actividades de los multifuncionales,

agregaron las actividades de inventario

que realiza Tere, cuando dentro de ese

Flujograma los multifuncionales solo van

a hacer compras de los faltantes en el

inventario, todo lo demás lo realiza Tere.

Se ha integrado observación y pertinente

corrección.


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En el Manual de Organización: en el

organigrama estructural, por puestos y

plazas (índice 14) pág. 37 marca que

son 3 plazas ocupadas de los

multifuncionales, y lo correcto debería de

ser 2 plazas ocupadas.

Los multifuncionales se han contabilizado en

3, por que se ha incluido a la Sra. Mónica,

dentro del perfil, sus actividades están más

encaminadas a diversas tareas, limpieza,

servir café, etc. Hemos considerado que los

asistentes tienen perfil de secretarias.

(Multifuncional tipo B).

El puesto de Gaby.

Nos dimos a la tarea de especificar niveles en

cada puesto, y la Sra. Gaby esta

contabilizada en los procesos como asistente

A.

En el Manual de Organización: en el

cargo de jefe de administración (pág. 65

) en el 1er. Punto menciona que soy

intermediario y en el comité de

adquisiciones se menciona que soy el

coordinador; por lo tanto cual función

quedaría como la definitiva; aparte no se

menciona que si soy el encargado de

atender a la Asej en cuanto auditorias,

oficios etc.

Se ha atendido a las pertinentes

modificaciones.

En el Manual de Procesos: en la relación

de procesos y subprocesos (admón. De

recursos humanos pág. 31) en el punto

no. 7 se menciona que se recaban

firmas del contrato y se integra el

expediente del empleado marca que el

encargado debería de ser Sria. Gral. Y

jefe de administración, mi opinión es q el

A los que se refiere el proceso es al aspecto

general. La firma debe ser inspeccionada por

el jefe de administración, para recolectar los

documentos pertinentes, el área jurídica se

encarga básicamente del aspecto legal de la

elaboración de los contratos.


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encargado del Área jurídica debería ser

el responsable de recabar toda la

documentación del empleado a

contratar, así como la elaboración del

contrato debidamente firmado y pasarlo

al Área de administración ya con toda la

documentación completa para su archivo

y que pueda gestionar el alta en IMSS y

lo q reste q es lo q le correspondería al

Área administrativa.

En el Manual de Procesos: en la relación

de procesos y subprocesos (admón. De

recursos materiales pág. 34) se

menciona que el responsable del

proceso es el multifuncional y no creo

que deba de ser así de papelería la

responsable de todo el proceso sería el

asistente (Tere) y de los consumibles

(Sra. Mony).

Se ha hecho la corrección.

En el punto no. 12 “Estructura Orgánica”, página 34, en el 1.1.1.2 “Secretaría General” (SG) se

desprenden tres puntos o puestos,

independientes entre si, pero que

dependen directamente de SG, que son:

Técnico en Actas y Acuerdos,

Comunicación Social (CS) y finalmente

Vinculación Interinstitucional y

Ciudadana (VIC); sin embargo, en la

Se han separado, cada una de las funciones,

en el organigrama estructural, y en el

organigrama estructural grafico.


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página 36, punto no. 13 “Organigrama

Estructural Gráfico”, CS y VIC aparecen

como una misma área y no como dos

puestos distintos, esto, en un mismo

cuadro de color naranja, lo que

considero incorrecto e incongruente ya

que si primero en la página 34 lo

separan, no entiendo por qué en la

gráfica se expresan como una sola área

o puesto.

Además, si se revisa en la página 60, se

describe como un área a CS, y por

separado, en la página 63 aparece como

otra área la de VIC. Cada una con la

descripción de sus funciones.

Creo que es preciso que se defina si es

una sola área con dos puestos o cargos,

y especificar también como se llama el

área que alberga esos dos puestos, de

lo contrario, si, tal y como se describe en

el documento, son dos puestos distintos,

que se separen en los cuadros del

organigrama gráfico.

En el mismo tenor que lo anterior, hago la

observación de que sería bueno que

especificarán mejor el nombre de mi

puesto e incluso del área, ambos son

genéricos. Por lo menos el nombre claro

del puesto no creo que deba ser así, es

decir, ¿Qué carácter tiene el puesto o

Se han separado y la definición clara de cada

uno de los puestos se encuentra contenida

en la propuesta de Informe Técnico, en

donde se denomina a Comunicación Social

como Jefatura.


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cargo: asistente, auxiliar, técnico, jefe,

coordinador, gerente, encargado,

Titular…?

En la página 60, se describe que el Área

de Comunicación Social, tiene un puesto o

cargo que describe como: Comunicación Social y Titular de la Unidad de Transparencia. La observación aquí es la siguiente: Creo

que el área de CS no es precisamente la

que debe albergar a la Unidad de

Transparencia, ya que se nos ha

recomendado que la UTI sea un ente

independiente (que no obstante si puede

atender una misma persona que esté en

otro puesto, como en su caso sería el

jurídico); pues además, esta Unidad existe

por obligación de la Ley de Transparencia

de Jalisco, misma que estipula claramente

las funciones de la UTI y del Titular.

Entiendo que ahorita Comunicación Social

está atendiendo la UTI, pero creo que no

por este caso provisional, se debe plasmar

en el manual de organización, que esta

Unidad depende de un área de

Comunicación Social.

Se ha separado.

Además en el organigrama gráfico de la página 36, ni siquiera aparece la UTI, siendo además que según la página 30

Se ha incluido en el organigrama y separado.


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del manual de organización, uno de los Principios del CESJAL, es la Transparencia. Por otro lado, si en el gráfico del organigrama de la página 36 del manual, apareciera la UTI, entonces estaría todavía más grande y confuso el cuadro naranja, porque tendría CS, VIC y UTI, lo que no creo yo que sea correcto. Sugiero por lo tanto dejar por separado y con su respectiva descripción, a la UTI y al cargo o puesto de Titular de la UTI.

En las funciones específicas de mi puesto,

existen varios errores de redacción, ya

que hay puntos que son reiterativos y que

en sí, describen una misma función o

tarea, por ello puse en el documento las

modificaciones que considero más

correctas.

Se ha modificado.

En las páginas 63 y 64, en la descripción

de las Funciones específicas del puesto de Vinculación Interinstitucional y Ciudadana, el punto número 3, duplica una de las funciones de comunicación social ya que según dice, también hace

monitoreo y análisis de la cobertura mediática, lo que considero que

corresponde

Se ha modificado


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enteramente a Comunicación Social.

El proceso de los Encuentros Regionales no creo que pertenezca al área de Comunicación Social, sino a la Comisión de Federalismo o a Vinculación. Y es que Comunicación Social interviene pero sólo en la parte de medios de comunicación y/0 prensa, de los Encuentros Regionales. Creo que esto se debe corregir. (está en la página 40).

Se ha modificado.

En la página 43, dice que del “Proceso CS y VIC” se desprende un subproceso llamado “Rendición de Cuentas”. Observación: En ninguna parte del Manual de Organización se establece que el Área de Comunicación Social, tiene entre sus funciones, la responsabilidad directa de la Rendición de Cuentas del CESJAL y menos en cuestiones de Auditoría Superior; por ello, en principio creo que este proceso no puede desprenderse de esta área, sino más bien de Finanzas o Contraloría Interna. Además en todos los pasos que este subproceso enumera, nunca interviene CS.

Se ha modificado.


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Página 46, en el “Subproceso Solicitudes de Información” Pública, sólo mencionar que creo que lo más correcto sería que el Proceso en lugar de decir que proviene de CS, poner que proviene de la Unidad de Transparencia e Información (UTI) del CESJAL.

Se ha modificado.

Página 49, en el Proceso CS y VIC, Insisto en que no sé qué tan adecuado sea que un proceso sea un área, el subproceso otra y el responsable otra. Entiendo que hay procesos en los que nos relacionamos varias áreas para su cumplimiento, pero no creo que esta descripción o más bien conceptualización corresponda de forma correcta a representar un esquema de relación de un proceso entre áreas. Además, aquí tampoco, en todo el proceso, aparece actividad o intervención alguna de comunicación social, y en congruencia con ello, no me queda claro como puede citarse al área en el nombre del Proceso. Esto me parece extraño porque por ejemplo el proceso de la página 68, creo que todo viene mejor contextualizado y relacionado.

Se ha modificado.

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