Manuales Administrativos
Manuales AdministrativosConcepto:Son documentos que sirven como
medios de comunicacin y coordinacin que permiten registrar y
transmitir en forma ordenada y sistemtica, informacin de una
organizacin (antecedentes, legislacin, estructura, objetivos,
polticas, sistemas, procedimientos, etc.). As como las
instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el
mejor desempeo de sus tareas.
Objetivos De Los Manuales Administrativos Presentar una visin de
conjunto de la organizacin (individual, grupal o sectorial).
Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para
definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar
omisiones. Coadyuvar a la correcta realizacin de las labores
encomendadas al personal y propiciar la uniformidad del trabajo.
Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realizacin del trabajo, evitando la
repeticin de instrucciones y directrices. Agilizar el estudio de la
organizacin. Facilitar el reclutamiento, seleccin e integracin de
personal. Sistematizar la iniciativa, aprobacin, publicacin y
aplicacin de las modificaciones necesarias en la organizacin.
Determinar las responsabilidades de cada unidad y puesto en relacin
con el resto de la organizacin. Establecer claramente el grado de
autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerrquicos que
lo componen. Promover el aprovechamiento racional de los recursos
humanos, materiales, financieros y tecnolgicos disponibles.
Funcionar como medio de relacin y coordinacin con otras
organizaciones. Servir como vehculo de orientacin e informacin a
los proveedores de bienes, prestadores de servicios y usuarios o
clientes con los que interacta la organizacin.
Ventajas y Limitaciones de la Utilizacin de ManualesVentajas:
Son una fuente permanente de informacin sobre las prcticas
generales y sectoriales de la empresa. Son una herramienta de apoyo
en el entrenamiento y capacitacin de nuevos empleados. Logran y
mantienen un slido plan de organizacin. Aseguran que todos los
interesados tengan una adecuada comprensin del plan general y de
sus propios papeles y relaciones pertinentes. Determinan la
responsabilidad de cada puesto y su relacin con otros puestos de la
organizacin.
Limitaciones: Constituyen una herramienta, pero no la solucin
para todos los problemas administrativos que se puedan presentar.
Si no se actualizan permanentemente, pierden vigencia con rapidez.
Incluyen solo los aspectos formales de la organizacin dejando de
lado los informales, cuya vigencia e importancia para la vida de la
misma es notoria. Muchas compaas consideran que son demasiado
pequeas para necesitar un manual que describa asuntos que son
conocidos por todos los integrantes. Algunas consideran que son
demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y
conservarlo al da. Existe el temor de que pueda conducir a una
estricta reglamentacin y rigidez.
Necesidad de los ManualesSe necesita un manual cuando ocurren
algunas de las siguientes circunstancias:a) Muchas personas
desempeando actividades similares y complejas.b) Alta rotacin de
personal entre los puestos de trabajo.c) Trabajos muy
especializados y no repetitivos en los cuales, grupos de usuarios
deben manejar diseos complejos y casi siempre desconocidos para
ellos (tal como es el anlisis y diseos de sistemas).d) Grandes
flujos de informacin entre unidades administrativas o funcionales,
lo cual puede determinar la necesidad de estandarizar la captacin,
proceso y manejo de datos sobre todo cuando existen varios turnos
de trabajo.En la actualidad las organizaciones estn adoptando el
uso de manuales administrativos como medios para la satisfaccin de
distintos tipos de necesidades. Depende de estas necesidades cada
empresa adopta el tipo de manual que ms se adapte a sus
necesidades.
Estructura de un ManualLas partes principales de un manual
pueden ser las siguientes: Tabla de contenido Introduccin
Instrucciones para el uso del manual Cuerpo del manual Flujogramas
Glosario de trminos Conclusiones Recomendaciones AnexosImportancia
de los manualesLa importancia de los manuales radica en que ellos
explican de manera detallada los procedimientos dentro de una
organizacin; a travs de ellos logramos evitar grandes errores que
se suelen cometer dentro de las reas funcionales de la empresa.
Estos pueden detectar fallas que se presentan con regularidad,
evitando la duplicidad de funciones. Adems son de gran utilidad
cuando ingresan nuevas personas a la organizacin ya que le explican
todo lo relacionado con la misma, desde su resea histrica, haciendo
referencia a su estructura organizacional, hasta explicar los
procedimientos y tareas de determinado departamento.
Tipos de Manuales Administrativos
Entre los tipos de manuales ms utilizados se encuentran:1.-
Manuales de Organizacin2.- Manuales de Polticas3.- Manuales de
Normas y Procedimientos4.- Manuales para Especialistas5.- Manual
del empleado6.- Manual de contenido mltiple.7.- Manuales de
finazas8.- Manuales del sistema
1) Manual de OrganizacinEs la versin detallada por escrito de la
organizacin formal a travs de la descripcin de los objetivos,
funciones, autoridad, responsabilidad de los distintos puestos de
trabajo que componen su estructura. Estos manuales contienen
informacin detallada referente a los antecedentes, legislacin,
atribuciones, estructura orgnica, funciones organigramas, niveles
jerrquicos, grados de autoridad y responsabilidad, as como canales
de comunicacin y coordinacin de una organizacin. Tambin incluyen
una descripcin de puestos cuando el manual se refiere a una unidad
administrativa en particular.
Debe contener:1.- Identificacin Logotipo de la organizacin.
Nombre oficial de la organizacin. Ttulo y extensin (general o
especfico. Si es especfico debe indicarse el nombre de la unidad a
que se refiere). Lugar y fecha de elaboracin. Nmero de revisin (en
su caso). Unidades responsables de su elaboracin, revisin y
autorizacin. Clave de la forma: en primer trmino las siglas de la
organizacin; en segundo lugar, las siglas de la unidad
administrativa donde se utiliza la forma y por ltimo el nmero de la
forma. Entre las siglas y el nmero debe colocarse un guin o
diagonal.2.- ndice o Contenido Relacin de los captulos o apartados
que constituyen el cuerpo del documento.3.- Prlogo y/o Introduccin
Seccin en donde se explica qu es el manual, su estructura,
propsitos, mbito de aplicacin y la necesidad de mantenerlo vigente.
Puede contener un mensaje de alguna autoridad de la organizacin,
preferentemente del ms alto nivel jerrquico.4.- Antecedentes
Histricos Descripcin de la gnesis de la organizacin o del rea
descrita en el manual, en la que se indica su origen, evolucin y
cambios significativos registrados.5.- Legislacin o Base Legal Este
apartado, contiene una lista de ttulos de los principales
ordenamientos jurdicos que norman las actividades de la
organizacin, de los cuales se derivan sus atribuciones o
facultades. Es recomendable que las disposiciones legales sigan ste
orden jerrquico: constitucin, tratados, leyes, convenios,
reglamentos, decretos, acuerdos y circulares. Asimismo, en cada
caso debe respetarse la secuencia cronolgica de su expedicin (fecha
de publicacin en el Diario Oficial).
6.- Atribuciones Transcripcin textual y completa de las
facultades conferidas a la organizacin, de acuerdo con las
disposiciones jurdicas que fundamentan sus actividades. Para este
efecto, debe sealarse el ttulo completo del ordenamiento, captulo,
artculo o inciso (la cita debe hacerse entre comillas). 7.-
Estructura Orgnica Descripcin ordenada de las unidades
administrativas de una organizacin, en funcin de sus relaciones de
jerarqua.sta descripcin de la estructura orgnica, debe corresponder
con la representacin grfica en el organigrama, tanto en lo
referente al ttulo de las unidades administrativas, como a su nivel
jerrquico. Adems, es conveniente codificarla en forma tal que sea
posible visualizar claramente los niveles de jerarqua y las
relaciones de dependencia.8.- Organigrama Es la representacin
grfica de la estructura orgnica que muestra la composicin de las
unidades administrativas que la integran y sus respectivas
relaciones, niveles jerrquicos, canales formales d comunicacin,
lneas de autoridad, supervisin y asesora.9.- Funciones
Especificacin de las tareas inherentes a cada uno de los cargos y/o
unidades administrativas que forman parte de la estructura orgnica,
necesario para cumplir con las atribuciones de la organizacin. Es
conveniente que en la presentacin de las funciones se tomen en
cuenta los siguientes aspectos: Que los ttulos de las unidades
correspondan a los utilizados en la estructura orgnica. Que sigan
el orden establecido en la estructura. Que la redaccin se inicie
con el verbo en tiempo infinitivo.10.- Descripcin de Puestos Resea
del contenido bsico de los puestos que componen cada unidad
administrativa, el cual incluye la siguiente informacin:
Identificacin del Puesto (nombre, ubicacin, mbito de operacin, etc)
Relaciones de autoridad, donde se indican los puestos subordinados
y las facultades de decisin, as como las relaciones de lnea y
asesora. Funciones Generales y Especficas. Responsabilidades o
deberes. Relaciones de comunicacin con otras unidades de puestos
dentro de la organizacin, as como las que debe establecer
externamente. Especificaciones del puesto en cuanto a conocimiento,
experiencia, iniciativa y personalidad.
Estructura del Manual de OrganizacinContenido: Introduccin.
Instructivo de Uso. Tabla de contenido.CAPTULO I: Identificacin de
la Empresa (Razn Social, Actividad Econmica, Direccin, Tecnologa).
Resea Histrica.CAPTULO II: Objetivos generales y especficos de la
empresa. Misin. Visin. Valores.CAPTULO III: Organigrama general.
Funciones de las unidades organizativas. Descripciones de
cargos.GLOSARIO.ANEXOS.RECOMENDACIONES: a la empresa y a la
asignatura.BIBLIOGRAFA.
2) Manual de PolticasEs la descripcin detallada de los
lineamientos a ser seguidos por los ejecutivos en la forma de
decisiones para el logro de los objetivos, facilitando la
descentralizacin, al suministrar a los niveles intermedios los
lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones.
3) Manual de Normas y ProcedimientosEs la expresin analtica de
los procedimientos administrativos a travs de los cuales se
canaliza la actividad operativa de la empresa, como la enunciacin
de normas de funcionamiento bsicas a los cuales deber ajustarse los
miembros de la misma.Se detallan a continuacin los elementos
constitutivos de un manual de estas caractersticas:a) Normas de
procedimientos: es la relacin por escrito de la secuencia de los
procedimientos que constituyen la base de la organizacin, con la
indicacin de los distintos sectores a travs de los cuales los
mismos se desenvuelven.b) Formularios: son todos aquellos
documentos y comprobantes que circulan dentro de los circuitos
administrativos.c) Flujogramas: son los procedimientos descritos de
manera grafica, que se conocen tambin como diagramas de
procedimientos.Los manuales de normas y procedimientos en su
calidad de instrumentos administrativos, tienen por objeto:
Compilar en forma adecuada, secuencial y detallada las operaciones
a cargo de la organizacin, los puestos o unidades administrativas
que intervienen, precisando su participacin en dichas operaciones y
los formatos a utilizar para la realizacin de las actividades
institucionales agregadas en procedimientos. Uniformar y controlar
el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin.
Aumentar la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben
hacer y como deben hacerlo. Ayudar a la coordinacin del trabajo y
evitar la duplicidad de funciones.
Estructura del Manual de Normas Y ProcedimientosContenido:
Introduccin. Instructivo de Uso. Tabla de contenido.CAPTULO
I:SECCIN A: Identificacin de la Empresa (Razn Social, Actividad
Econmica, Direccin, Tecnologa). Resea Histrica.SECCIN B: Objetivos
generales y especficos de la empresa. Misin. Visin. Valores.SECCIN
C: Organigrama general. Funciones de las unidades organizativas.
Organigrama especfico del rea del manual. Descripciones de
cargos.SECCIN D: Objetivos del manual. Poltica de calidad de la
empresa.CAPTULO II: Normas generales del manual. Normas tcnicas del
manual.CAPTULO III: Objetivo del procedimiento. Norma tcnica del
procedimiento. Procedimiento (Playscript).
Flujograma.GLOSARIO.ANEXOS.RECOMENDACIONES: a la empresa y a la
asignatura.BIBLIOGRAFA.
4) Manual de Polticas, Normas y ProcedimientosEste manual
comprende los lineamientos que sirven de marco de referencia a la
organizacin. Adems, incluyen toda la informacin referente a la
organizacin (antecedentes, estructura orgnica, funciones,
organigramas, etc). Tambin, incluyen descripciones de cargos y
constituyen un instrumento tcnico que incorpora informacin
importante sobre el uso de recursos materiales y tecnolgicos para
el desarrollo de los procedimientos, las actividades y tareas
diarias.
Estructura del Manual de Polticas, Normas Y
ProcedimientosContenido: Introduccin. Instructivo de Uso. Tabla de
contenido.CAPTULO I:SECCIN A: Identificacin de la Empresa (Razn
Social, Actividad Econmica, Direccin, Tecnologa). Resea
Histrica.SECCIN B: Objetivos generales y especficos de la empresa.
Misin. Visin. Valores.SECCIN C: Organigrama general. Funciones de
las unidades organizativas. Organigrama especfico del rea del
manual. Descripciones de cargos.SECCIN D: Objetivos del manual.
Poltica de calidad de la empresa.CAPTULO II:SECCIN A: Objetivos del
rea. Poltica del rea. SECCIN B: Normas Generales.CAPTULO III:
Normas tcnicas. Procedimientos. Flujogramas. Objetivos del
procedimiento. Normas del procedimiento. Playscript.GLOSARIO DE
TRMINOS.ANEXOS.RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura.
BIBLIOGRAFA.5) Manual para EspecialistasEs aquel que agrupa normas,
pautas e instrucciones de aplicacin en forma especfica a
determinado tipo de actividades o tareas como por ejemplo: manual
del vendedor o compendio de la secretaria.La preparacin de este
tipo de manuales por parte de la misma empresa es recomendable
cuando el nmero de empleados que los utiliza es lo suficientemente
grande como para justificarlo.El objetivo bsico perseguido con su
preparacin, es el de entrenamiento y capacitacin de empleados, como
as servir tambin de elemento de consulta para la realizacin de las
tareas asignadas.
6) Manual del EmpleadoSu objetivo es lograr una rpida asimilacin
de personal nuevo (induccin) as como tambin para posterior
entrenamiento, este manual es especialmente til para niveles
intermedios u operativos.Se enuncian a continuacin algunas
informaciones que un manual de estas caractersticas debe contener:
Actividades desarrolladas por la empresa. Breve resea histrica.
Objetivos generales que se persiguen. Derechos y obligaciones de
los empleados en general. Normas de comportamiento bsicas y de
cumplimiento obligatorio para todo el personal. Servicios que la
empresa presta a sus empleados.
7) Manual de Contenido MltipleYa se ha visto que un manual puede
contener material de tipo diverso, lo que hace que los tipos
mencionados no resulten siempre bien definidos. La inmensa mayora
de los manuales de oficina parecen estar diseados intencionalmente
para varios fines, por ejemplo, en la preparacin de cualquier
manual de procedimientos existen dos requisitos indispensables para
asegurar su xito:a) manifestacin clara de las normas generales de
la empresa. b) Comprensin total de la organizacin bsica de la
misma.Es decir, de poco serviran las manifestaciones detalladas de
procedimientos si al mismo tiempo la organizacin y las normas
bsicas no son, claramente firmes y comprensibles.
8) Manuales de FinanzasLas responsabilidades del contralor y
tesorero exigen de ellos que den instrucciones numerosas y
especficas a todos aquellos que deben proteger en alguna forma los
bienes de la empresa, para asegurar la comprensin de sus deberes en
todos los niveles de la administracin.
9) Manuales del SistemaEl manual del sistema debe ser
desarrollado a medida que se desarrolla el sistema, y est
constituido por un grupo de manuales o partes y estructurado de la
siguiente manera: Objetivos del sistema, arquitectura de datos,
arquitectura fsica del sistema, ndice de componentes, etc.
10) Manual de CalidadEl Manual de CalidadDefine un manual de
calidad como un documento que enuncia la poltica de la calidad y
que describe el sistema de calidad de una organizacin. Este manual
puede estar relacionado con las actividades totales de una
organizacin o con una parte seleccionada de estas.Es importante que
los requisitos y el contenido del sistema de la calidad y del
manual de la calidad se estructuren de acuerdo con la norma que se
intenta satisfacer. Esta norma suministra los lineamientos para
desarrollar dichos manuales de calidadISO 9002El ISO 9002ISO son
las siglas en ingls de la Organizacin Internacional de
Estandarizacin, la cual se dedica a la creacin de estndares
internacionales voluntarios, en diversos mbitos como son: la
industria, la ciencia, la tecnologa y la economa.Las normas ISO
9000 son una serie de normas para el Aseguramiento de la Calidad,
que son aceptadas alrededor del mundo. Su importancia radica en
que, cuando se adquiere un producto o servicio de una empresa que
est registrada en ISO 9000, se tiene la seguridad (alta
probabilidad) de que la calidad que se est recibiendo ser como se
esperaba. Permite contar con la documentacin de todas las
actividades de la empresa, relativas a la calidad, por escrito.El
ISO 9002 es una de las diferentes formas de estas reglas, la cual
esta descrita como el modelo para el aseguramiento de la calidad en
produccin, instalacin y servicio.El ISO 9002 tiene una estrecha
relacin con los manuales, ya que en el momento de establecer una
norma o poltica en la organizacin, debemos tener presente que esta
se debe ajustar a los servicios o fines que esta preste, debemos
poseer una documentacin en base a los criterios de las normas del
ISO 9002. Para que al momento de establecerlas estas aseguren un
beneficio a la organizacin.
Introduccin
La necesidad de contar con un programa de revisin constante
sobre los sistemas, mtodos y procedimientos dentro de las
organizaciones, hace que se cree dentro de la empresa un rea
especializada en especificar esos pasos , es importante elaborar
entonces un manual que describa la actuacin individual o por
funciones, para lograr un control adecuado dentro de la empresa. En
el siguiente trabajo de investigacin explicaremos la funcin de
estos manuales, los tipos y su importancia dentro de las
organizaciones.
Conclusin
Puede decirse que la utilidad que tiene un manual administrativo
es mltiple, en virtud de ser un instrumento que permite el
funcionamiento interno con lo que respecta a la descripcin de
tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su
ejecucin, de tal manera, se puede afirmar que la necesidad de
elaborar manuales es un punto importante dentro de las grandes
organizaciones que se manejan de manera estructurada y que cumplen
con los pasos del proceso administrativo.
Bibliografa
Gmez Ceja, Guillermo (1994)PLANEACIN Y ORGANIZACIN DE
EMPRESAS(Octava Edicin)Ciudad: Naucalpan de Jurez (Edo.)
MxicoEditorial: McGraw Hill
Repblica Bolivariana de VenezuelaMinisterio de Educacin, Cultura
y DeportesColegio Universitario de Administracin y
MercadeoC.U.A.M
Organizacin y Mtodos
Realizado por:C.I.: 13.525.169 C.I.: 15.102.513C.I.:
15.398.742C.I.: 16.049.099C.I.: 15.382.071C.I.:
17.808.186Administracin de EmpresasSemestre: IISeccin: 03Turno:
Maana
Lacruz Yaneth Len Juan Mrquez Johana Padrn Susmaly Rivas Brenda
Torres AlneidisProf.: Oscar Tovar.
Repblica Bolivariana de VenezuelaMinisterio de Educacin, Cultura
y DeportesColegio Universitario de Administracin y
MercadeoC.U.A.M
Los Manuales Administrativos
Valencia, Abril 2002
ndicePg.INTRODUCCINConcepto de
Manual..............................................................................
10 Objetivos de los Manuales
Administrativos.......................................... 10
Ventajas y Limitaciones de Los Manuales
Administrativos.................. 10 Necesidad de los
Manuales....................................................................
10Estructura de Un
Manual.......................................................................
10Importancia de Los
Manuales................................................................
10Tipos De Manuales
Administrativos.....................................................
10ISO 9002 y su relacin con los Manuales
Administrativos....................................................................
10CONCLUSINBIBLIOGRAFA
Yaneth, ESTE TRABAJO YA EST LISTO LO NICO QUE LE FALTA ES LO QUE
TU VAS A PASAR.AGRADEZCO TU COLABORACIN DE NO CAMBIAR LAS LETRAS NI
LOS ESPACIOS, PORQUE EL PROFESOR EXIGE QUE SEAN HECHOS CON 1,5 DE
ESPACIOS Y LOS MRGENES 4,3,4,3 Y LA LETRA TAMAO 14. (ME LO DIJO
Anarelci, QUE BAJA PUNTOS A LOS TRABAJOS)SI DESEAS ALGUNA
INFORMACIN ADICIONAL PUEDES LLAMAR AL (0241)-878.50.28 O A WWW.
DALNEIDIS. COM