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e-Procurement Hera

MANUALE FORNITORI:

FUNZIONALITA’ DI

UPLOAD/DOWNLOAD EXCEL

Manuale Richieste d’Offerte – Aprile 2014

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Offerta - Upload / Download Excel• E’ possibile operare il download / upload del documento di Offerta per consentire una

più agevole indicazione dei prezzi nel caso siano presenti un cospicuo numero di posizioni.

• Tale funzionalità consiste, in fase di creazione e/o modifica dell’Offerta, nelle seguenti attività:� Download dell’Offerta creata in un file Excel tramite il pulsante “Esportare” (è necessario prima

aver salvato l’offerta tramite il pulsante “Salvare ” )� Inserimento dei dati nel file Excel scaricato� Upload del file Excel nel sistema tramite il pulsante “Importare”

Premere il pulsante “Salvare”

Alla pressione del pulsante “Esportare” si apre una finestra che consente il salvataggio in locale del file in formato .xls


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Offerta - Upload / Download Excel• Il file scaricato in locale ha il seguente layout:Schermata 1

Il formato file .xls riporta tutte le informazioni n ecessarie al fornitore coerentemente con quelle inserite all’ interno del Portale del sistema e-Procurement

Informazioni relative al riepilogo delle posizioni (continua nella slide successiva)

Riferimento al N° dell’Offerta a sistema

Indica il tipo di posizione: 1 – Materiale 2 – Prestazione di servizio

Dati interni di elaborazione del sistema


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Offerta - Upload / Download Excel• Schermata 2

• Una volta scaricato il file Excel in locale, il fornitore può avviare l’inserimento dei dati relativi alla propria offerta (analogamente a quelli modificabili via portale).

• In particolare, le colonne compilabili dall’utente sono:� Codice Prodotto Fornitore: il codice del prodotto offerto per la posizione corrispondente alla

riga di inserimento � Offerta del fornitore: il valore dell’offerta coerentemente con la Tipologia di offerta richiesta

(QUOT, SCPER, SCASS) per la posizione corrispondente alla riga di inserimento � Non disponibile: l’eventuale inserimento del valore “X” nella cella indica la volontà di non

presentare offerta per la posizione corrispondente alla riga di inserimento � Tempo di consegna: i giorni previsti per la consegna per la posizione corrispondente alla riga di

inserimento � Testo fornitore: eventuali testi che rappresentatno le “Osservazioni dell’Offerente” per la

posizione corrispondente alla riga di inserimento (limitati ad un max di 150 caratteri)

• In alcuni casi previsti dal buyer, è anche possibile modificare le quantità offerte nell’apposita colonna “Qta”. Nel caso in cui, invece, il fornitore modifichi tale dato, senza che sia prevista tale opzione dal buyer, tali modifiche saranno ignorate dal sistema.


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Offerta - Upload / Download Excel

• Esempio di file compilato, pronto per effettuare il caricamento (Upload) a sistema:

• Il file che è possibile importare nel sistema con le modifiche effettuate dal buyer deve essere rigorosamente in formato .xls.

• ATTENZIONE: Non è possibile operare più di un’operazione di download all’interno della stessa sessione, in quanto successive esportazioni del file sono consentite dal sistema nel solo formato *csv.

• Eventuali upload consecutivi possono essere operati solo sullo stesso file .xls di partenza esportato per la prima volta.

In rosso le colonne compilabili dal fornitore

N.B: Possono verificarsi eventuali anomalie per il formato della data trasformato dal programma Excel. Nella slide 1 3 sono descritte le attività da fare sul proprio PC per la risoluzione


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• Una volta effettuate le modifiche necessarie al file, è necessario salvare nuovamente il file in locale.

• Il sistema propone tre pop-up di conferma: è necessario confermare tutti i messaggi senza effettuare alcuna modifica al formato del file proposto.


Confermare tutti i messaggi del sistema

Sostituire il file scaricato con quello modificato


Manuale Richieste d’Offerte – Aprile 2014 7

• Per effettuare l’upload del file modificato, è necessario entrare in modifica della Richiesta d’Offerta a sistema.

• In tal modo si attiva il pulsante “Importare”. Premendo il pulsante, si apre una finestra che permette la scelta del file da caricare a sistema tramite il pulsante “Browse”:

• E’ necessario premere quindi il pulsante “Eseguire caricamento” per effettuare l’upload. Eventuali non conformità dell’operazione sono segnalate dal sistema tramite messaggi di errore (dovuti ad esempio ad un formato del file non conforme).

• Il sistema restituisce un messaggio di errore. Il messaggio viene in ogni caso ignorato successivamente dal sistema, e non impedisce pertanto il proseguimento dell’operazione.


Alla pressione del pulsante “Importare” si apre una finestra che consente il caricamento del file in formato .xls

Pulsante di navigazione

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• Nella schermata il file per cui è stato eseguito l’Upload (con dettaglio dei dati caricati per la posizione “test 1”).


Posizioni modificate


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• Particolari tipi di posizioni, come le gerarchie e le relative sottoposizioni, sono rappresentate nel file Excel come segue:� Outline: Tipo di posizione che individua una riga corrispondente alla “Macro – Posizione” della

gerarchia� Item: Tipo di posizione che individua tutte le righe corrispondenti alle sotto-posizioni della

gerarchia posizionate immediatamente di seguito alla posizione Outline.

• Nell’esempio il risultato del Download in un file Excel, con evidenza della Macro-Posizione della gerarchia (il campo N° Posizione per questa riga ha il valore “1-Outline”).



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• Nei casi previsti dal buyer, è inoltre possibile aggiungere nuove posizioni a quelle segnalate dal buyer (il tasto “Aggiungere nuovo” nel riepilogo posizioni è attivo).

• Anche attraverso la funzionalità di Download / Upload Excel, è possibile caricare in maniera rapida un numero elevato di posizioni, indicando per esse l’offerta puntuale ed altre informazioni.

• Per inserire nuove posizioni, è sufficiente quindi nel file Excel di origine, aggiungere tante righe quante sono le posizioni da inserire.

• E’ consigliabile quindi partire dalla copia di una riga esistente e procedere quindi per modifica.


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• In particolare, è possibile specificare:� Descrizione: descrizione libera breve della posizione che si desidera inserire� Tipo prod.: tipologia di prodotto (1 per Materiali, 2 per Prestazioni di Servizio)� Prodotto: codice di prodotto per materiali codificati � Cat.: codice della Categoria Mercelogica (generalmente come copia di quello della posizione

originale inserita dal buyer)� Codice Prodotto Forn. : il codice del prodotto offerto per la posizione corrispondente alla riga

di inserimento � Qta: quantità offerta� UdM: Unità di Misura� Tipologia di offerta: inserire il valore “QUOT”� Offerta del fornitore: il prezzo puntuale del fornitore (in questo caso il sistema infatti come

unica tipologia d’offerta possibile la QUOTAZIONE).� Unità di prezzo: Fattore di conversione (immettere almeno il valore 1)� Tempo di consegna: Giorni di consegna� Testo fornitore: eventuale testo di posizione del fornitore

• Attenzione! Per le nuove posizioni inserite non immettere alcun valore nel campo “N. Pos.“. Il sistema automaticamente assegna un nuovo numero di posizione per le righe inserite.


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• Nell’esempio, il file Excel caricato con evidenziate in giallo le colonne in cui è possibile inserire informazioni nelle nuove posizioni aggiunte dal fornitore.

• Attenzione: per le sole posizioni inserite dal fornitore di tipo “Prest. di servizio”, non è possibile inserire tramite la funzionalità di Upload/Download Excel la Data di Consegna. Tale valore puà comunque essere inserito via portale.

RISULTATO DELL’UPLOAD DEL FILE EXCEL NEL SISTEMA

Posizioni aggiunte dal fornitore


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Risoluzione delle anomalie per il formato della Dat a

• A causa delle impostazioni locali del PC, potrebbero riscontrarsi dei problemi in fase di download / upload dei campi di tipo Data (nello specifico “Data di consegna”).

• Per risolvere tali problemi, è sufficiente quindi modificare alcune impostazioni dell’utente locale coerentemente con quelle utilizzate dal sistema.

• In particolare:1. Entrare nel Pannello di Controllo � Impostazioni internazionali 2. Impostare per il formato Data GG MM AAAA, il separatore “.”, in maniera tale da visualizzare

sul proprio PC il formato data seguente:GG.MM.AAAA

• Una volta impostati tali valori, non si dovrebbe più riscontrare alcun tipo di anomali nell’Upload/Download in Excel del documento.


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