Manual usuario Editor

OJS 

Manual de usuario Editor  

Ingrese al sistema OJS  a través de www.publicaciones.urbe.edu. Coloque su nombre de usuario, contraseña y pulse sobre Ingreso. 

Accederá a una página de inicio en la cual puede empezar a ejercer sus roles: Gestor y Editor de revista. Visualizará los artículos que tiene por asignar, en revisión y en edición, junto con la posibilidad de realizar algunas acciones propias de su función, como crear un número o notificar a usuarios. 

Gestor de la revista 

Maneja todo el sistema de publicación; esto implica configurar la revista, inscribir a los miembros del comité editorial, correctores de texto y sintaxis, editores de contenido y árbitros. Además, puede crear nuevas secciones, editar las plantillas de correo electrónico que utiliza el sistema, y manejar las herramientas de lectura disponibles para la revista. 

Cómo iniciar el rol 

Al pulsar sobre el botón denominado Gestor de revista, encontrará  un menú de opciones para escoger, con las que podrá iniciar la gestión.  

A continuación se detallan cada una de las opciones: 

• Anuncios 

En el enlace denominado Anuncios tiene la posibilidad de destacar alguna información importante referente a la publicación,  como por ejemplo: dar a conocer las fechas de inicio y culminación de recepción de artículos.  

Cómo crear un anuncio 

Una vez que se hace clic en la opción de Anuncios, se abre una ventana que contiene información detallada sobre cada uno de los anuncios publicados en la revista. Seleccione hipervínculo denominado Crear nuevo anuncio, que aparece en la parte inferior izquierda.    

Visualizará varias cajas de texto en las que debe colocar: el nombre del anuncio, tipo, descripción y fecha de caducidad. Cuando haya introducido todos los datos, haga clic en Guardar, acción con la cual culmina el proceso. 

• Navegación de archivos  Contiene un  índice con el nombre de  los archivos cargados en  la revista; se especifica su tipo, fecha de modificación, tamaño y la posibilidad de descargarlos o borrarlos.   Cómo subir un archivo  Una vez que se hace clic en  la opción Navegación de archivos, se abre una ventana con toda la información del índice. Haga clic sobre el botón denominado Examinar, ubicado en la parte inferior izquierda.   

Aparecerá un cuadro en el que podrá elegir el archivo que desea subir. Seleccione el documento y haga clic en Abrir, inmediatamente notará que en la caja de texto se muestra la ruta del archivo adjunto, finalmente haga clic en Subir archivo, con lo que culmina el proceso. Para descargar o eliminar, simplemente seleccione la acción que desee realizar.  

• Secciones de la revista:   Contiene  información  sobre  cada  una  de  las  secciones  de  la  revista.  Se    especifica  su nombre y abreviatura.   Cómo crear una nueva sección  Una vez en Secciones de la revista, haga clic en el hipervínculo denominado Crear sección, ubicado en la parte inferior izquierda.   

Visualizará un formulario en el que debe indicar cada uno de los datos de la sección que desea crear. Pulse sobre cada caja de texto y digite la información requerida, cada vez que vaya a cambiar de caja  sobre ella. De igual manera, marque en las casillas la opción que desee, según sus preferencias. Puede seleccionar un  miembro de Comité Editorial pulsando sobre su nombre, definido previamente, y luego haga clic sobre el botón Añadir.  

Finalmente, guarde los cambios efectuados haciendo clic en el botón Guardar, con lo que culmina el proceso. Visualizará el título de la sección creada, su abreviatura y junto a ellas las acciones de editar  o borrar. Si no desea guardar los cambios haga clic en el botón Cancelar. 

• Formulario para revisión: 

El sistema le brinda la posibilidad de crear uno o varios formularios de revisión para ser utilizados por los árbitros, en vez del formulario por defecto, el cual consiste en dos cajas de texto, la primera "para Autor y Editor", y la segunda "para Editor". Pueden ser designados para una sección específica de la revista, los Editores tendrán la opción de seleccionar cuál formulario usar al asignar la revisión.  

Cómo crear un formulario 

Una vez que se hace clic en la opción Formularios para revisión, visualizará información detallada sobre cada uno de los formularios establecidos para la revista. Para añadir uno nuevo, haga clic en la opción denominada Crear formulario revisión, ubicada en la parte inferior izquierda. 

Visualizará varias cajas de texto en las que debe colocar información sobre el formulario que desea crear, como: el título y las instrucciones del mismo. Luego haga clic en Guardar. 

Volverá a la ventana anterior y aparecerá el nombre del formulario que acaba de crear. Haga clic en el botón denominado Previsualizar y luego en Elementos del formulario para definir cada uno de los componentes que desea incluir. Puede escoger entre las opciones: caja de texto de una palabra, de una línea, extendida, o las casillas de selección, según su preferencia.  

Una vez que haya incluido todos los elementos que desea, haga clic en Guardar. Para enviar el formulario a los árbitros debe seleccionar también la opción Activar, con lo que culmina el proceso. 

• Idiomas:  

En este enlace hallará los idiomas disponibles para leer la herramienta, elija el idioma local primario, que dominará el sitio: español. Además, tendrá la opción de elegir otros idiomas como el inglés. El autor debe suministrar el título y resumen del artículo en el idioma alternativo que fue escogido. Finalmente, guarde los cambios efectuados, haciendo clic en el botón Guardar, de lo contrario haga clic en el botón Cancelar. 

• Equipo de trabajo:   En  este  enlace  encontrará  dos  opciones:  una  en  la  que  el  sistema  genera  una  lista  de personas bajo el equipo editorial asignado, y otra en la que el Editor de la revista crea los cargos  del  equipo  editorial,  y  a  su  vez  registra  los  nombres  de  las  personas  para  cada cargo. En este caso, haga clic sobre el vínculo Crear título de posición, digite el título del cargo en la caja de texto y haga clic en Guardar, posteriormente visualizará el título creado y las acciones Editar, Miembros y Borrar.   

• Plantillas de correo electrónico:   Contiene cada una de los correos electrónicos que se envían durante el proceso editorial, visualizará su remitente, destinatario, asunto y la acciones Editar, Desactivar y Restaurar.   

Cómo crear una plantilla de correo electrónico  Haga clic sobre el vínculo Crear correo electrónico, ubicado en  la parte  inferior izquierda de  la  página,  inmediatamente  se  desplegará  un  formulario  en  el  cual  debe  colocar  la información solicitada. Cuando culmine haga clic en Guardar.  

Nota: Una vez creada la plantilla, se posee la opción de Editarla, Borrarla o Restaurarla. Si elige la opción RESTAURAR TODAS LAS PLANTILLAS, perderá la información de todos los correos creados hasta el momento para la revista. 

• Herramientas de lectura:  

Buscan asistir a los lectores de la revista, tanto expertos como novatos,  en la construcción del contexto para interpretar, evaluar y utilizar la investigación que están leyendo. Brindan acceso a  la información indizada de los contenidos, así como una descripción biográfica del autor.   

  En Configuración puede activar o desactivar las herramientas de lectura, así como definir cada uno de los elementos que desee que estén disponibles. Una vez que seleccione cada una de las opciones que considere pertinentes, guarde los cambios efectuados, haciendo clic en el botón Guardar.  

 • Configuración: 

En este enlace se definen cada uno de los parámetros por los cuales se rige la revista, se definen las secciones, la apariencia, y se agrega información relacionada con la publicación. 

Cómo configurar la revista 

Al seleccionar la opción Configuración, se abrirá una ventana en la que indican 5 pasos a seguir. En cada uno de los pasos debe llenar formularios, cajas de texto, añadir información, adjuntar archivos, entre otras acciones. En último lugar debe guardar o cancelar la información proporcionada, según su conveniencia. Puede llenar la información más importante y posteriormente agregar otros detalles. 

Paso 1. Detalles: 

1.1 Información general 

Esta sección provee detalles generales de la revista, incluyendo el nombre, abreviaturas y dirección. 

1.2 Contacto principal 

1.3 Contacto de soporte técnico 

1.4 Identificación por correo electrónico 

OJS hace uso extenso de las formas de correo electrónico interno. Esta firma aparecerá en la parte final de todos los correos enviados por el sistema. Usted también puede ingresar una dirección de rebote, donde se enviarán los correos que no se hayan podido entregar. 

Los siguientes formatos (1.5, 1.6, 1.7) añadirán la información requerida a la sección “Acerca de la revista”, del sitio web. 

1.5 Editor 

1.6 Patrocinadores 

Pueden añadirse haciendo clic en el botón Añadir patrocinador. 

1.7 Fuentes de financiamiento 

Pueden añadirse haciendo clic en el botón Añadir donante. 

1.8 Indexación en buscadores 

1.9 Historia de la revista 

Paso 2. Políticas de la revista: 

2.1 Temática y alcance de la revista: 

Los siguientes formatos añadirán la información requerida a la sección Acerca de la revista del sitio web. 

2.2. Revisión por pares, Políticas de revisión y Directrices de revisión: 

Esta sección permite elegir el mejor método de revisión por pares de la revista. El proceso de revisión está definido por defecto, sin embargo, se puede evitar este proceso interno de OJS y confiar en los procesos de revisión adjuntos al correo 

Seguidamente, visualizará las opciones de revisión. OJS permite la configuración de un gran número de opciones de revisión, incluyendo el tiempo que deben demorarse los pares evaluadores para completar su labor, enviar notificaciones a los árbitros, usar un sistema de evaluación (visible sólo para los editores) y configurar un acceso para los árbitros.  

2.3 Declaración de privacidad: aparecerá en  la sección Acerca de  la  revista de  la página web.  

2.4 Decisión del Editor: Si se selecciona esta opción, se le notifica al Autor la decisión del Editor con respecto a su artículo.   

2.5 Añadir elemento a Acerca de la revista: si desea añadir más información a la sección Acerca de la revista, le permite escribir el contenido.   

2.6 Archivado de la revista: LOCKSS es una fuente de solución para archivar las revistas en línea.  Para  asegurar  la  preservación  de  su  revista,  siga  los  pasos  subrayados  en  esta sección.  

  2.7 Lista de Árbitros potenciales: Permite hacer una búsqueda de los posibles árbitros de un artículo.   

  Paso 3. Ayuda de envíos:   3.1 Directrices para el autor: estas directrices aparecerán en la página Acerca de la revista.  

  Lista de comprobación de envío: al hacer un envío a la revista, se pedirá a los autores garantizar el cumplimiento de las condiciones que se encuentran en la lista de comprobación de envío. Los envíos de los autores no serán aceptados hasta que verifiquen que cumplen todas las condiciones. La lista de comprobación de envío puede editarse según las características de la revista, utilizando los botones Añadir elemento a la lista o Borrar.  

3.2 Nota de Copyright: aparecerá en la página Acerca de la revista.  

3.3 Conflicto de  intereses:  Las  revistas biomédicas normalmente exigen a  los autores declarar si puede existir algún conflicto de intereses en relación a los resultados de su investigación. 

3.4 En OJS los Autores pueden indexar sus envíos, pero los Editores pueden modificar esta información antes de la publicación.  

  3.5 Registrar revista para indexación: esta herramienta recopila los metadatos de cada elemento indexado en esta revista.  

  3.6 Notificación de envío de Autor: envía automáticamente un correo electrónico de recepción a los Autores (puede ser consultado y modificado en correos electrónicos).  

Paso 4. Gestión: 

4.1.  Opciones de acceso y seguridad: permiten establecer el acceso que los usuarios tienen al contenido de la revista y bajo qué condiciones, OJS proporciona una serie de opciones de seguridad que pueden usarse para restringir el acceso a algunas secciones de la revista. 

4.2.  Agenda de publicación: OJS permite establecer la agenda de publicación que más convenga para la revista. 

4.3. Identificación del contenido de la revista: permite etiquetar artículos y elementos de la revista con un número de identificación o cadena. 

4.4. Anuncios: en este apartado se pueden publicar anuncios para informar a los lectores de noticias y eventos. Estos aparecerán en la barra de navegación de la revista. 

4.5.  Corrector de estilo: muestra las instrucciones y lineamientos por lo que debe guiarse el corrector de estilo para ejercer su rol. 

4.6.  Editor de contenido: muestra las instrucciones y lineamientos por lo que debe guiarse el Editor de contenido para ejercer su rol. 

4.7.  Corrector de sintaxis: muestra las instrucciones y lineamientos por lo que debe guiarse el corrector de sintaxis para ejercer su rol. 

Paso 5. Apariencia: 

5.1. Cabecera de la página principal de la revista: permite agregar títulos e imágenes en la revista; con el fin de darle una apariencia e identidad propia. 

5.2. Contenido de la página principal: en este apartado se puede incluir información propia de la revista a la página principal, incluyendo una descripción, una imagen, la tabla de contenido del último número y algún material adicional. 

5.3. Cabecera de página: esta opción permite incluir un título diferente, imagen o logotipo en otras páginas distintas a la inicial. En muchos casos esta puede ser simplemente una versión más pequeña del logotipo de la página inicial. 

5.4. Pie de página: los pies de página se pueden adicionar a cada página de la revista. 

5.5. Barra de navegación: los vínculos de navegación más importantes son incluidos en la revista por defecto. Sin embargo, si existen elementos adicionales para incluir puede hacerlo utilizando el botón Añadir elemento. 

5.6. Apariencia de la revista: permite elegir un motivo de fondo para la revista y seleccionar componentes para la presentación. Se puede cargar una hoja de estilo, que tendrá prioridad sobre las otras opciones de aspecto. 

5.7. Información: se puede agregar información de interés para lectores, autores y 

bibliotecarios. Cada una de estas descripciones aparecerá en la página principal de la revista. 

5.8. Listas: permite indicar el número máximo de elementos que aparecerán en cada página de la revista. 

• Usuarios 

En la página de Gestor, en el apartado Usuarios, visualizará información relacionada con las personas asociadas a la revista, así como diferentes acciones a través de las cuales puede controlar sus roles. 

Cómo crear un nuevo usuario 

Pulse el hipervínculo denominado Crear nuevo usuario, se abrirá una ventana con varias cajas de texto, llene los espacios con la información solicitada y haga clic en el botón Guardar, con lo que culmina el proceso. 

• Roles 

En la página de Gestor, en el apartado Roles, visualizará información relacionada con cada uno de los roles creados para la revista. Al pulsar sobre alguno de ellos, se mostrará información detallada acerca de los usuarios que han sido asignados a ese rol, el cual se definió previamente al momento de crear el usuario.  

Editor de la revista 

Supervisa todo el proceso editorial y de publicación. Asigna envíos, los revisa y presta su asistencia si se presentan dificultades. Otras funciones del editor son: programar el horario de los envíos para la publicación, arreglar la tabla de contenido y publicar el número. Los archivos deben estar en tres formatos, PDF, WORD y HTML, a la hora de subirlos es importante tener en cuenta las siguientes recomendaciones: 1. El archivo no debe ser superior a 4 Megabytes. 2. El documento en HTML, debe tener sus hojas de estilo e imágenes ya que se deben anexar a la hora de subirlo. 

Cómo iniciar el rol 

Al pulsar sobre el botón denominado Editor de revista, encontrará  un menú de opciones para escoger, con las que podrá iniciar el proceso de edición. 

A continuación se detallan cada una de las opciones: 

• Crear número 

El primer paso a seguir en el proceso de edición es el de crear el número en el que se empezará a trabajar. Para ello, seleccione la opción Crear número, debajo del apartado Números. Visualizará varias casillas en las que debe indicar la información solicitada, cuando finalice haga clic en Guardar.   

Una vez que haya creado el número, proceda a asignar a un miembro de Comité editorial los artículos que desee incluir en él. Para ello, tenga en cuenta las siguientes explicaciones: 

• Envíos 

En Envíos se encuentra el vínculo de artículos Sin asignar, En revisión, En edición o en Archivos. Al hacer clic sobre alguno de ellos encontrará la información relacionada con los artículos existentes en cada ítem. 

Cómo asignar un artículo 

Seleccione Sin asignar y haga clic sobre el vínculo del título del artículo.  

Se desplegará la página de resumen, vaya a la sección de Envío, desde allí podrá realizar distintas acciones como: enviar un correo al autor; leer el archivo original del envío; agregar cualquier archivo; cambiar la sección en la cual aparecerá el artículo, entre otras. Seleccione los vínculos Añadir Comité editorial para asignar el envío. 

Se mostrará una lista con todos los usuarios, elija uno de ellos haciendo clic en Asignar. Esto generará automáticamente un mensaje de correo que informará  al usuario seleccionado sobre la decisión tomada en la asignación. 

Una vez que el artículo es asignado, deja de estar en la lista de envíos Sin asignar, y pasa a estar En revisión. El miembro de Comité editorial asignado es el encargado de revisarlo y decidir si acepta o no el artículo para continuar con el arbitraje y la corrección del mismo. 

Una vez finalizada la revisión, el artículo pasa a estar En edición, etapa en la cual se realiza la corrección de textos, la maquetación y la corrección de sintaxis. Para ello se envía correo electrónico a los encargados de dichas labores, con las instrucciones correspondientes. 

Una vez que se completa la edición, el artículo está listo para publicarse. Para ello, vaya a Números futuros. 

• Números futuros 

Muestra los artículos que están en cola para publicarse. Una vez que todos los artículos hayan culminado el proceso editorial, puede visualizarlos en esta sección y finalmente publicarlos haciendo clic en el botón denominado Publicar número.   

• Números anteriores 

En esta pantalla se pueden encontrar todos los artículos que se han publicado, con la opción de eliminarlos de la revista. 

• Notificar a usuarios 

Esta función le permite enviar un correo electrónico a los usuarios asociados a su revista.