Manual de Usuario - Ciclos Formativos – Matriculación para Modalidad de Libre Pág. 1 HEZKUNTZA, UNIBERTSITATE ETA IKERKETA SAILA DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN, UNIVERSIDADES E INVESTIGACIÓN Manual de Usuario – Ciclos Formativos – Matriculación para Modalidad de Libre
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12.1 LISTADO DE MATRICULAS ..................................................................................36 12.2 LISTADO DE CONVALIDACIONES ........................................................................37 12.3 LISTADO DE EXENCIONES...................................................................................38 12.4 LISTADO DE RECLAMACIONES ............................................................................39
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1. INTRODUCION
Este documento ha sido desarrollado con el objetivo de ser una guía de uso de la
aplicación Gestión Académica – Matrícula para los niveles de enseñanza de ciclos
formativos de grado medio y superior.
La impartición de ciclos formativos se realiza en cuatro modalidades diferentes,
completa, ikasi eta lan, parcial y libre. El proceso de matriculación es diferente
dependiendo de la modalidad.
En la modalidad de libre el proceso de matriculación tiene las siguientes
características:
Solo hay un periodo de matriculación.
El alumno puede matricularse de más de un ciclo formativo, en el mismo o distinto
centro, y dentro de cada ciclo de cualquiera de los módulos, siempre y cuando no se
matricule del mismo módulo más de una vez. Se debe realizar una matricula por
cada ciclo.
Para que la matricula quede formalizada el alumno/a además de entregar la
documentación obligatoria, debe abonar la tasa correspondiente. El resguardo de la
matrícula incluye una carta de pago, con la cual el alumno puede efectuar el pago
de tasas.
El único motivo de rechazo, a día de hoy, de una matricula por libre es no abonar la
tasa correspondiente.
Para que un alumno pueda matricularse por libre en un módulo, no puede estar
matriculado en dicho módulo en ninguna otra modalidad, ya sea presencial
completa, Ikasi eta lan o parcial.
Al finalizar el periodo de matriculación, las matrículas únicamente pueden ser
consultadas, excepto para servicios centrales que si pueden realizar modificaciones. A
partir de este momento, se abren los periodos para las peticiones de convalidación y
exención de módulos, así como de reclamaciones de Matriculas.
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2. BUSQUEDA DE MATRICULAS
El acceso desde la aplicación a la búsqueda de matrículas se realizará desde el punto de
menú Matrícula - Matrículas, llevando a la pantalla de selección de matrículas, donde se
podrá realizar un filtrado de estas.
Se podrán realizar búsquedas de matrículas por diversos criterios agrupados en los
apartados de datos del alumno, datos de la matrícula y datos del centro receptor. Esta
última agrupación de datos del centro receptor, está disponible al usuario siempre y
cuanto se trate de un usuario de servicios centrales o delegación.
Al pulsar Buscar se realizará la búsqueda de los elementos que coincidan con los
criterios introducidos. Se podrán utilizar los siguientes comodines en el nombre del
alumno, apellidos del alumno y denominación del centro para facilitar la búsqueda:
* (asterisco): Sustituye uno o varios caracteres, o ninguno si no existiese.
? (interrogación cerrada): Sustituye un solo carácter en una posición concreta
y específica.
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Una vez realizada la búsqueda, se muestra la lista de aquellas matrículas que cumplen
los criterios de búsqueda introducidos en la pantalla anterior.
A partir de las opciones “Añadir, Modificar, Borrar y Ver” se permitirá realizar la gestión
de matrículas.
En la gestión de matrículas se tendrá en cuenta los estados que pueden tener:
Pendiente documentación. Estado en el que queda una matrícula en caso de
no haber entregado, por parte del alumno, toda la documentación
obligatoria, o que la tasa seleccionada requiera de una documentación no
aportada.
Pendiente impresión. Estado en el que queda una matrícula en caso de estar
completada, pero pendiente de ser impresa.
Completa. Estado en el que queda una matricula una vez impreso el ejemplar
para el centro. Esta matrícula estará completa, pero pendiente de generar la
Carta de Pago.
Pendiente de Pago. Estado en el que queda una matricula en caso de haber
emitido la carta de pago, pero no haber realizado el pago de la misma.
Matriculado. Estado en el que queda una matricula una vez que ha sido
pagada y se ha verificado que el pago ha sido correcto.
Rechazada. Estado en el que queda una matrícula, que ha pasado al proceso
de pago, pero que este no se ha completado, bien por no haber sido pagada,
bien por haberse rechazado el pago.
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3. MATRICULA
El proceso de realizará en 4 pasos consecutivos, para pasar de un paso a otro se
dispondrá de las opciones de “Anterior” y “Siguiente”. Además de estas opciones en
todos los pasos de la matrícula se dispondrá de la funcionalidad de añadir una nueva
matrícula y de completar los datos personales del alumno, que permite acceder a los
datos del alumno para modificarlos.
El primer paso del proceso de creación de una nueva matrícula será seleccionar el
centro, nivel de enseñanza y la modalidad a la que pertenecerá la matrícula, en este
caso “Formación profesional” “Libre”. Si el usuario que está dando de alta la matricula
es un centro no se deberá seleccionar este.
Tras introducir el número de identificación para buscar al alumno, se enlazará con
el módulo de alumnos. En el resultado de esta búsqueda pueden darse tres
situaciones diferentes:
Si sólo se encuentra un alumno en el módulo de alumnos a partir de los datos
introducidos en la matrícula, se muestra esta misma pantalla de matrícula
con los datos del alumno encontrados.
Si se encuentra varios alumnos en el modulo de alumnos a partir de los datos
introducidos en la matrícula, se muestra la pantalla de resultados de
búsqueda del módulo de alumnos, de modo que el usuario pueda elegir el
que realmente desea.
Si no se encuentra ningún alumno que coincida con los valores introducidos
por el usuario, se muestra la pantalla de alta de alumno, de modo que el
usuario pueda dar de alta el nuevo alumno.
En cualquiera de las tres situaciones, una vez seleccionado el alumno se
completarán los datos de este propios de la matrícula.
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En el segundo paso del proceso de alta, el usuario podrá introducir el ciclo y los
módulos en los que el alumno se quiere matricular.
Para ello se seleccionará primeramente el ciclo en el que se quiere matricular.
Se deberá tener en cuenta que los ciclos que se podrán seleccionar, serán únicamente
los que los centros han ofertado anteriormente.
Cada matricula se corresponde con un ciclo formativo, si se detecta que el alumno ya
tiene una matricula para ese ciclo y el usuario que está intentando darla de alta es el
centro donde se realizó la matricula, se mostrará un aviso de cómo ya existe la
matricula y la opción de cargarla automáticamente si así se desea. Si es Servicios
centrales o la delegación a la que pertenece el centro y se sitúan en el centro que ha
dado de alta la matricula, también se dará la opción de cargarla. En caso contrario se
permitirá dar de alta la matricula.
Una vez seleccionados el ciclo, se cargará una tabla con los módulos de los que puede
matricularse el alumno. Cada módulo tiene un checkbox asociado que permite
matricularse de ese módulo. El alumno deberá seleccionar los que le interesen.
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Se comprobará que un alumno no se pueda matricular de ningún módulo, en el que
ya esté matriculado, además de verificar las siguientes incompatibilidades entre
módulos:
Si el ciclo comprende alguno los siguientes módulos, se tiene que seleccionar
Si el ciclo comprende alguno de los siguientes módulos, se tiene que
seleccionar uno y solo uno de ellos. Además si el ciclo se compone de
segunda lengua extranjera, entonces el idioma de la segunda lengua no
puede coincidir con el de la primera.
000009318 LENGUA DE LA COMUNIDAD: EUSKERA 000004017 LENGUA EXTRANJERA: ALEMAN 000004018 LENGUA EXTRANJERA: FRANCES 000004019 LENGUA EXTRANJERA: INGLES
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Si el ciclo comprende alguno de los siguientes módulos se tiene que
seleccionar uno y solo uno de ellos y además si el ciclo se compone de
lengua extranjera el idioma de la segunda lengua no puede coincidir con el
de la primera.
000004131 SEGUNDA LENGUA EXTRANJERA: ALEMAN 000004132 SEGUNDA LENGUA EXTRANJERA: FRANCES 000004133 SEGUNDA LENGUA EXTRANJERA: INGLES
Si el ciclo comprende alguno de los siguientes módulos se tiene que
seleccionar uno y solo uno de ellos y además si es el último curso del ciclo se
debe seleccionar al menos uno.
000004128 LENGUA EXTRANJERA EN COMERCIO INTERNACIONAL: FRANCES 000004129 LENGUA EXTRANJERA EN COMERCIO INTERNACIONAL: ALEMAN 000004130 LENGUA EXTRANJERA EN COMERCIO INTERNACIONAL: INGLES
En el tercer paso del proceso de alta de matrícula, el usuario podrá indicar la
documentación que aporta el alumno. Se realizarán las siguientes comprobaciones:
Se comprobará si se ha aportado toda la documentación obligatoria. En caso
contrario, la matrícula quedará en estado pendiente de documentación.
Si se han seleccionado documentos de reducción de tasas, el sistema validará
si la tasa seleccionada en la pestaña Pago es correcta, en caso contrario se
mostrará un mensaje de aviso y la matrícula quedará en estado pendiente de
documentación.
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Después de realizar las validaciones, el estado de la matrícula podrá ser por tanto
pendiente documentación o pendiente impresión. En cualquiera de los 2 casos se
permitirá el paso al cuarto y último paso del alta de matrícula, donde se procederá
al pago.
En el último paso del proceso de alta de matrícula, el usuario procederá a imprimir el
ejemplar para el centro y la carta de pago. Para poder imprimir la matricula se ha
debido de aportar en el paso anterior toda la documentación necesaria.
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Una vez aportada toda la documentación necesaria, e impreso el ejemplar para el
centro, se podrá generar la carta de pago y la matrícula quedará en estado
pendiente de pago.
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4. BUSQUEDA DE ALUMNOS
Desde el paso 1 del alta de matrícula se podrá seleccionar el alumno por su D.N.I., en
caso de no encontrarse, se procederá a su alta. En el buscador de alumnos se podrá
buscar al alumno en el sistema por otros criterios.
Al pulsar Buscar se realizará la búsqueda de los elementos que coincidan con los
criterios introducidos. Se podrán utilizar los siguientes comodines en el nombre del
alumno y apellidos del alumno para facilitar la búsqueda:
* (asterisco): Sustituye uno o varios caracteres, o ninguno si no existiese.
? (interrogación cerrada): Sustituye un solo carácter en una posición concreta
y específica.
Una vez realizada la búsqueda, se muestra la lista de aquellos alumnos que cumplen los
criterios de búsqueda introducidos en la pantalla anterior.
A partir de las opciones de “Añadir”, “Modificar”, “Ver” se permitirá realizar la gestión
de alumnos.
Con la opción “Imprimir” se visualizará en formato pdf la búsqueda realizada.
Con las opciones mediante “Seleccionar” y “Volver” se regresará a la pantalla de
matrícula desde la cual se ha llamado, bien con un alumno seleccionado o sin el.
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5. ALTA DE ALUMNOS
El proceso de alta de alta de alumnos se realizará en un solo paso, los datos de cada
alumno se encuentran agrupados en 3 pestañas.
En cada una de las pestañas, tendremos la opción “Continuar” para regresar a la
pantalla de matrícula desde la cual se ha llamado al módulo de alumnos.
También tendremos las opciones “Modificar” e “Imprimir” si estamos en modo consulta
y “Guardar”, “Cancelar” si estamos en modo modificación, que permitirán realizar el
mantenimiento de los alumnos.
5.1 DATOS GENERALES
A la hora de introducir los datos generales del alumno se deberá tener en cuenta los
campos obligatorios y los formatos correctos de D.N.I., fechas y teléfonos.
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5.2 DIRECCIONES
En la pestaña de direcciones se introducirán las posibles direcciones del alumno.
Mediante las opciones de “Añadir”, “Modificar”, “Borrar”,”Ver” se permitirá la gestión de
estas direcciones.
Importante destacar que según el tipo de residencia seleccionada los datos de esta son
distintos:
CAV tipificada o no tipificada:
Para introducir una dirección de este tipo, se puede realizar de dos formas, bien
buscando una dirección que ya está en el sistema, o bien introduciendo los datos de
la calle manualmente, en caso de no encontrase esta en el sistema.
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Estado:
Extranjero:
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5.3 FAMILIARES
Mediante las opciones “Añadir”, “Borrar” se permitirá la gestión de los familiares del
alumno.
Inicialmente se deberá añadir el familiar, para esto se podrá buscar a este en el
sistema, en caso de no encontrarse se procederá a su alta. Una vez seleccionado el
familiar se asignará el parentesco y se indicará si es tutor del alumno.
El proceso de búsqueda de familiares en el sistema será similar a la búsqueda de
alumnos.
Si se encuentra al familiar deseado se podrá volver a las pantalla de familiares del
alumno mediante la opción “Seleccionar”, también se podrá volver con la opción
“Volver” sin seleccionar ningún familiar. La gestión de los familiares se realizará con las