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INFORMACIN CUENTAME
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INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR
DIRECCIN DE PRIMERA INFANCIA
SISTEMA DE INFORMACIN CUNTAME
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1. OBJETIVO Describir de forma secuencial la funcionalidad y el
entorno del aplicativo implementado para el registro de informacin
de las diferentes modalidades de las direcciones de prevencin del
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar -ICBF, que permita el
registro de informacin de Representante Legal, Entidades
Contratistas, Contratos, Talento Humano, Unidades de Servicio,
Sedes Educativas, Estructura Paramtrica y Cargue de Archivos. 2.
ALCANCE El manual para el aplicativo CUNTAME inicia con la
descripcin del Sistema de Informacin, y finaliza con la descripcin
del registro de informacin en el mdulo de Cargue de Archivos.
3. DEFINICIONES
Archivo Plano: es un archivo compuesto nicamente por texto sin
formato, slo caracteres, carecen de informacin destinada a generar
formatos (negritas, subrayado, cursivas, tamao, etc.) y tipos de
letra (por ejemplo, Arial, Times, Courier, etc.)
Cdigo DANE: nmero nico de identificacin de cada uno de los
establecimientos educativos. El cdigo DANE para los nuevos
establecimientos educativos ser asignado por el Ministerio de
Educacin Nacional.
Contrato: es el vnculo jurdico que tiene el Instituto Colombiano
de Bienestar familiar con las Entidades Contratistas en donde se
establece la vigencia, el valor total del contrato y la cantidad de
cupo aprobados para la prestacin del servicio. Entidad
Administradora del Servicio - EAS: es una organizacin identificable
que realiza actividades econmicas, constituida por combinaciones de
recursos humanos, recursos naturales y capital, coordinados por un
Representante legal que toma decisiones encaminadas a la consecucin
de los fines para los cuales fue creada. La entidad puede ser una
persona natural o una persona jurdica, o una parte o combinacin de
ellas. Su objeto social contemple el fortalecimiento de la familia
y la niez para el mejoramiento de calidad de vida de los nios y
familias beneficiarios del Instituto Colombiano de Bienestar
Familiar. Grupo tnico: un grupo tnico es aquel que se diferencia en
el conjunto de la sociedad nacional o hegemnica por sus prcticas
socioculturales, las cuales pueden ser visibles a travs de sus
costumbres y tradiciones. Estas ltimas le permiten construir un
sentido de pertenencia con comunidad de origen. Los grupos tnicos
en Colombia estn conformados por los pueblos indgenas, los
afrocolombianos o afrodescendientes, los raizales y los rom.
Hogar comunitario: estos funcionan en casas particulares,
perteneciente a la familia de la madre cuidadora, quines son amas
de casa propuestas por los padres beneficiarios y lderes
http://es.wikipedia.org/wiki/Car%C3%A1cter_(inform%C3%A1tica)
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comunitarios, quienes tienen bajo su responsabilidad el cuidado
de y atencin de grupos de 10 a 12 nias o nios menores de 7 aos de
edad, Funciona de lunes a viernes en horario diurno, en una
vivienda familiar previamente seleccionada. Madre comunitaria:
mujeres que prestan sus servicios al Estado cuidando nios y nias
que pertenecen a los niveles 1, 2 y 3 del Sisben, bajo la
coordinacin de una organizacin comunitaria. Su labor la adelanta
bajo la supervisin del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
y, en el caso del Distrito Capital, tambin estn a cargo de las
madres vinculadas a las casas vecinales. MEN: Ministerio de
Educacin Nacional. Otro Si: es una adicin al contrato (en cupos o
valor) o una prrroga de tiempo en un contrato inicial. Reporte: es
un documento, generado por el Sistema, que presenta de manera
Estructurada y/o Resumida datos relevantes guardados o generados
por la misma aplicacin. Los reportes agrupan los datos de acuerdo a
una seleccin de bsqueda especificada. CUNTAME: aplicativo orientado
a apoyar la recoleccin de los servicios de las diferentes
modalidades de las direcciones de prevencin del ICBF. Sede
Educativa: toda instalacin fsica de un establecimiento educativo
identificada con direccin diferente. Talento Humano: grupo
interdisciplinario, encargado de la atencin de los nios y nias en
la Unidad de Servicio. Unidad de Servicio: es el punto donde son
atendidos los beneficiarios de todos los programas ofrecidos por el
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar; los responsables de
estas unidades de servicio son personas lderes en su comunidad. 4.
DESARROLLO
4.1 Sistema de Informacin CUNTAME
Qu es el aplicativo CUNTAME? El aplicativo CUNTAME est orientado
a apoyar la recoleccin de los servicios de las diferentes
modalidades de las direcciones de prevencin del ICBF, a travs del
cargue de informacin masiva en lnea correspondiente a los
beneficiarios y su caracterizacin que son atendidos por las
Unidades de Servicio contratadas para la nueva vigencia. Esta
informacin se
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registra por medio de la herramienta de recoleccin dispuesta en
el aplicativo para cada modalidad que es convertida a archivos
planos para su validacin, procesamiento y cargue. Qu informacin se
registra en el aplicativo?
Informacin del Representante Legal de la EC
Informacin de la Entidad Administradora del Servicio.
Informacin del Contrato
Informacin de Unidades de Servicio
Informacin de Talento Humano
Informacin de Beneficiarios
Informacin de Estructura Paramtrica
Mdulo para el Cargue de Archivos
Informacin de Sede Educativa
CONSIDERACIN GENERAL
El aplicativo se encuentra en funcionamiento en ambiente de
produccin en la ip http://RubOnline.icbf.gov.co
Para una mejor navegacin dentro del aplicativo, se sugiere
utilizar Internet Explorer como navegador.
Todos los campos que tienen un asterisco (*), son datos
obligatorios que deben ser ingresados para que el sistema permita
guardar la informacin correctamente.
Habilitar ventanas emergentes en el navegador seleccionado.
4.2 ICONOS DE NAVEGACIN
Comando Descripcin Modo de Operacin
Aplicar: este comando se utiliza para validar el
ingreso del usuario y contrasea del aplicativo.
Aplicar
Consultar: al pulsar sobre este icono permite al
usuario ejecutar consultas. El resultado
depender de los criterios de bsqueda
establecidos por el usuario, en cada uno de los
mdulos.
Consultar
http://rubonline.icbf.gov.co/
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Agregar: permite al usuario crear un nuevo
registro de informacin en el sistema, por
ejemplo: Ingresar una Entidad Administradora del
Servicio, agregar un Contrato, Beneficiario, etc.
Agregar
Editar: permite modificar la informacin de un
registro previamente creado en el sistema.
Editar
Guardar: permite guardar un registro por primera
vez o actualizar los cambios cuando se realice
una edicin.
Guardar
Eliminar: permite eliminar de manera
permanente un registro creado en el sistema.
Eliminar
Ir al Inicio: permite regresar al men inicio. Inicio
Ayuda: a travs de este comando podr
consultar ayuda sobre la pantalla que est
trabajando actualmente.
Ayuda
Cerrar Sesin: indica que el usuario puede
cerrar la sesin de trabajo y salir de forma
correcta del sistema.
Cerrar
Buscar: al pulsar sobre este icono permite al
usuario habilitar bsqueda de informacin
previamente registrada.
Buscar
Listar: permite aumentar o disminuir una
cantidad numrica
Listar
Calendario: permite seleccionar una fecha de
acuerdo al formato establecido en el aplicativo.
Calendario
Detalle: botn que permite visualizar el detalle de
La informacin registrada.
Detalle
Tabla 1. conos del sistema
4.3 INGRESO AL APLICATIVO Y REGISTRO DE INFORMACIN
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Para ingresar al aplicativo se debe escribir o registrar la
siguiente direccin en la barra de navegacin del navegador de
internet seleccionado:
http://RubOnline.icbf.gov.co Al digitar la direccin del
aplicativo el sistema visualiza la ventana que permite autenticarse
en el sistema con el usuario y contrasea correspondientes:
Imagen 1. Ingreso al aplicativo
Olvidaste tu clave
Cuando el usuario haya olvidado su clave de ingreso al
aplicativo, debe dar clic en la opcin Olvidaste tu clave que
aparece en la pantalla inicial del aplicativo. El Usuario y correo
electrnico solicitado debe ser el mimo que se ingres al momento de
crear el usuario y al cual le va a llegar la clave para el ingreso
al aplicativo.
Ingreso al aplicativo Para ingresar al aplicativo se debe
digitar el Usuario y Contrasea asignados. Una vez
digitado el usuario y contrasea se debe pulsar la tecla Enter o
dar clic en el cono , el sistema validar los datos proporcionados y
permitir ingresar al aplicativo para registrar, modificar o
consultar la informacin correspondiente. La pantalla inicial es la
siguiente:
http://rubonline.icbf.gov.co/
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Imagen 2. Pantalla inicio aplicativo
En el aplicativo se encuentran los mdulos de:
Seguridad: o Cambio de Clave o Usuario o Rol o Programa o Cargue
de Usuarios o Desbloquear Usuarios
CUNTAME: o Representante Legal: formulario para el registro de
informacin del Representante
Legal de la EAS o Entidad Administradora del Servicio:
formulario para agregar datos de la Entidad
Administradora del Servicio. o Contrato: formulario para
ingresar los datos del contrato. o Unidad de Servicio: formulario
para agregar informacin de la Unidad de Servicio. o Talento Humano:
formulario para registrar informacin de los integrantes de
grupo
Beneficiarios: permite realizar el registro de los diferentes
tipos de beneficiarios de Primer Infancia.
o Estructura Paramtrica: formulario para registrar Estructura
Paramtrica. o Cargue de Archivos: formulario para cargar archivos
planos masivamente.
Reportes
o El aplicativo permite exportar a Excel la informacin
registrada de Entidades Administradoras de Servicio, Contratos,
Unidades de Servicio y Talento Humano
o Consolidado de contratos por regional con vigencia y tipo de
vigencia
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o Contratos por Entidad Administradora de Servicio o Unidades de
Servicio por Contrato o Unidades de Servicio por Regional o
Beneficiarios por Unidades de Servicio o Contratos por Departamento
y Municipio o Unidades de Servicio o Talento Humano o Contratos por
Regional en una Vigencia o Informacin general del Contrato o
Talento Humano asociado a una Unidad de Servicio y
Contrato_Servicio o Talento Humano por Regional o Listado general
por toma (Salud y Nutricin)
4.3.1 Registro de informacin: Para realizar el registro de
informacin en el aplicativo se debe seguir el siguiente orden:
Representante Legal - Entidad Administradora del Servicio Contratos
Talento Humano - Unidad de Servicio - Beneficiarios. Una vez se
ingrese la informacin anterior, se puede proceder a registrar la
informacin Estructura Paramtrica y realizar el cargue masivo de
registros. Mdulo Representante Legal: permite registrar, modificar
y consultar la informacin del Representante Legal de la EAS. Para
iniciar el registro de informacin, se debe dar clic sobre el mdulo
denominado Representante Legal..
Imagen 3. Ingreso Representante Legal
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Al ingresar al mdulo Representante Legal se debe dar clic en la
opcin agregar ( ), que se encuentra en la parte superior derecha de
la pantalla. Se habilitarn los campos del formulario para su
registro. Diligenciamiento del formulario de Representante Legal:
El aplicativo carga el formulario para diligenciar los campos del
Representante Legal, los cuales se describen a continuacin:
Imagen 4. Formulario Representante Legal
Tipo Documento: dato obligatorio, seleccionar de la lista
desplegable de acuerdo a: C.C. Cdula de ciudadana, C.E. Cdula de
extranjera o PA. Pasaporte.
Nmero de documento: dato obligatorio, ingresar el nmero de
documento del representante Legal de la Entidad Administradora del
Servicio.
o C.C. Cdula de ciudadana: debe tener una longitud entre tres y
ocho dgitos y diez y once. Debe ser un valor numrico.
o C.E. Cdula de extranjera: debe tener una longitud entre tres
(3) y (6) seis dgitos. Debe ser un valor numrico.
o PA: Pasaporte: debe tener una longitud de menos de diecisiete
(17) dgitos. Puede ser un valor alfanumrico.
Primer Nombre: dato obligatorio, ingresar el primer nombre del
representante legal de la Entidad Administradora del Servicio.
Segundo Nombre: ingresar el segundo nombre del representante
legal de la Entidad Administradora del Servicio, si el nombre es
compuesto se debe registrar este campo.
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Primer apellido: dato obligatorio, ingresar el primer apellido
del representante legal de la Entidad Administradora del
Servicio.
Segundo Apellido: ingresar segundo apellido del representante
legal de la Entidad Administradora del Servicio. Si el
representante legal no cuenta con segundo apellido, se debe dejar
este campo en blanco.
Telfono: dato obligatorio, ingresar el nmero telefnico del
representante legal de la Entidad Administradora del Servicio. Este
campo debe tener 7 digito numricos.
Celular: digite el nmero de celular del representante legal de
la Entidad Administradora del Servicio. Debe tener una longitud de
diez dgitos.
Departamento de Residencia: seleccionar de la lista desplegable,
el departamento de residencia del representante legal de la Entidad
Administradora del Servicio.
Municipio de residencia: seleccionar de la lista desplegable, el
municipio de residencia del representante legal de la Entidad
Administradora del Servicio.
Zona de ubicacin: dato obligatorio, seleccionar de la lista
desplegable, la Zona de residencia del representante legal de la
Entidad Administradora del Servicio.
o Cabecera: se debe seleccionar si la residencia del
representante legal de la Entidad Administradora del Servicio se
encuentra ubicada en el casco urbano.
o Resto: se debe seleccionar si la residencia del representante
legal de la Entidad Administradora del Servicio se encuentra
ubicada en el rea rural.
Centro Poblado: seleccionar de la lista desplegable. Este campo
se habilita si en el campo Zona de ubicacin se ha seleccionado:
Cabecera.
Comunidad/Localidad: seleccionar de la lista desplegable. Este
campo se habilita si en el campo Zona de ubicacin se ha
seleccionado: Cabecera.
Barrio: seleccionar de la lista desplegable. Este campo se
habilita si en el campo Zona de ubicacin se ha seleccionado:
Cabecera.
Nombre zona resto: dato ingresado por el usuario. Digitar el
nombre de la Zona resto. Este campo se habilita si en el campo Zona
de ubicacin se ha seleccionado: Resto.
Direccin: seleccionar la zona de ubicacin del Representante
legal de la Entidad Administradora del Servicio (Rural o Urbana).
Al ubicarse sobre cada espacio de la direccin el aplicativo le
indicar que informacin debe ingresar.
o Urbana: se debe seleccionar si direccin se encuentra ubicada
en el casco urbano, y diligenciar la informacin correspondiente a
la direccin. Ejemplo: si la direccin a ingresar es CLL 72 A SUR NO
28D-84, se debe ingresar
de la siguiente manera:
Imagen 5. Ejemplo 1: direccin urbana
Si se desea eliminar la informacin registrada de la direccin, se
de pulsar sobre la opcin limpiar:
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Imagen 6. Borrar direccin
o Rural: se debe seleccionar si la direccin se encuentra ubicada
en el rea rural, y diligenciar la informacin correspondiente a la
direccin. Ejemplo:
Imagen 7. Direccin rural
Correo Electrnico: ingresar el correo electrnico del
Representante Legal, debe contar con el formato adecuado. Ejemplo:
[email protected]
Luego del diligenciamiento de la informacin en su totalidad, de
acuerdo a los campos del
formulario, se debe dar clic en el cono guardar ( ) ubicado en
la parte superior derecha de la pantalla. Si algn dato del
formulario no qued bien diligenciado, el sistema arroja una
observacin de color rojo al frente de cada casilla.
Imagen 8. Ejemplo mensaje dato mal diligenciado
Una vez se hayan ingresado correctamente los datos del
Representante Legal de la EAS,
se debe seleccionar el botn Guardar ( ). El sistema muestra un
mensaje donde indica que se han guardado correctamente datos. Si
este mensaje no aparece, se debe revisar el formulario, pues no se
ha diligenciado la informacin correctamente o completa.
Imagen 9. Alerta informacin guardada
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Modificar Representante Legal de la Entidad Administradora del
Servicio Posterior al registro de la informacin del representante
legal de la Entidad Administradora del Servicio, el sistema permite
realizar actualizaciones y modificaciones; para ello se
debe ingresar al mdulo de Representante Legal y dar clic en el
cono Consultar ( ), el cual se encuentra en la parte superior
derecha de la pantalla. Si se conoce algn dato del representante
legal, se pueden utilizar los diferentes criterios de bsqueda.
Imagen 10. Resultado de bsqueda de Representante Legal de la
Entidad Administradora del Servicio
Para ver el detalle del representante legal del listado, se debe
dar clic en el botn detalle
( ) el cual se encuentra a la izquierda. El sistema muestra la
informacin registrada del representante legal seleccionado en modo
No editable. En la parte superior derecha aparecen los botones de
Consultar, Agregar, Eliminar y Editar.
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Imagen 11. Eliminar y Editar Representante Legal
Eliminar Representante Legal ( ): permite eliminar el
representante legal de la Entidad Administradora del Servicio. El
representante legal no puede ser eliminado si se encuentra asociado
a una EAS.
Editar Entidad Administradora del Servicio ( ): permite editar
la informacin del representante legal de la Entidad Administradora
del Servicio. El sistema habilita el formulario para realizar los
cambios pertinentes, luego de realizar estos cambios se selecciona
la opcin Guardar.
Mdulo Entidad Administradora del servicio: permite registrar,
modificar y consultar la informacin de la Entidad Administradora
del Servicio. Para iniciar el registro de informacin de la Entidad
Administradora del Servicio, se debe dar clic sobre el mdulo
denominado Entidad Administradora del Servicio. Para registrar la
Entidad Administradora del Servicio, debe estar previamente creado
el Representante Legal.
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Imagen 12. Ingreso Entidad Administradora del Servicio
Al ingresar al mdulo Entidad Administradora del Servicio se debe
dar clic en la opcin
agregar ( ), que se encuentra en la parte superior derecha de la
pantalla. Se habilitarn los campos del formulario de Entidad
Administradora del Servicio para su registro, los cuales se
describen a continuacin:
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Imagen 13. Mdulo Administradora del Servicio
Nombre Entidad Administradora del Servicio: dato obligatorio,
digitar el nombre completo de la Entidad Administradora del
Servicio.
Tipo de Documento: dato obligatorio, seleccionar NIT o RUT, de
acuerdo al tipo de documento de la Entidad Administradora del
Servicio.
Nmero Identificacin: dato obligatorio, digitar el nmero de
documento de la Entidad Administradora del Servicio teniendo en
cuenta: o NIT: se deben ingresar nueve (9) dgitos. o RUT: debe ser
un valor entre tres (3) y diez (10) dgitos.
Dgito Verificacin: dato calculado automticamente por el
sistema.
Tipo Organizacin: seleccionar de la lista desplegable el tipo de
organizacin de la Entidad Administradora del Servicio. En esta
lista se encuentran las siguientes opciones: o Sociedad Limitada:
es una sociedad capitalista de carcter mercantil con
personalidad
jurdica, en la que el capital social est dividido en
participaciones sociales, integradas por las aportaciones de los
socios y valoradas econmicamente.
o Sociedad Annima: es aquella sociedad mercantil cuyos titulares
lo son en virtud de una participacin en el capital social a travs
de ttulos o acciones.
o Sociedad Annima Simplificada: La sociedad por acciones
simplificada es una sociedad de capitales cuya naturaleza ser
siempre comercial, independientemente de las
http://es.wikipedia.org/wiki/Sociedad_mercantilhttp://es.wikipedia.org/wiki/Capital_socialhttp://es.wikipedia.org/wiki/Acci%C3%B3n_(finanzas)
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actividades previstas en su objeto social. Para efectos
tributarios, la sociedad por acciones simplificada se regir por las
reglas aplicables a las sociedades annimas.
o Persona Natural: es una persona humana que ejerce derechos y
cumple obligaciones a ttulo personal.
o Organizacin Religiosa o Organizacin Extranjera o ONG:
organizacin no gubernamental, es una entidad de carcter privado,
con fines y
objetivos humanitarios y sociales definidos por sus integrantes.
o Fundacin: tipo de persona jurdica que se caracteriza por ser una
organizacin sin
nimo o fines de lucro. o Empresa Privada: la empresa es la
unidad econmico-social con fines de lucro, en la
que el capital, el trabajo y la direccin se coordinan para
llevar a cabo una produccin socialmente til, de acuerdo con las
exigencias del bien comn.
o Corporacin: es una asociacin de personas autorizadas para
actuar como una nica sociedad segn la ley, y que tenga derechos y
obligaciones distintos de los individuos que estn formando el
organismo.
o Cooperativa: una cooperativa es una asociacin autnoma de
personas que se han unido voluntariamente para formar una
organizacin democrtica cuya administracin y gestin debe llevarse a
cabo de la forma que acuerden los socios.
o Comandita Simple o Comandita Por Acciones o Caja De
Compensacin: empresa social de carcter privado, autnoma, vigilada
por el
Estado colombiano. o Asociacin: es una entidad formada por un
conjunto de asociados o socios para la
persecucin de un fin de forma estable, sin nimo de lucro y con
una gestin democrtica.
o Agremiaciones: es un conjunto de personas las cuales en su
calidad de socios buscan siempre un objetivo especfico creando
entidades sin nimo de lucro.
o Otro: se refiere a otro tipo de organizacin diferente a las
expuestas anteriormente
Departamento: dato obligatorio, seleccionar de la lista
desplegable el departamento de ubicacin de la Entidad
Administradora del Servicio.
Municipio: dato obligatorio, seleccionar de la lista
desplegable, el municipio de ubicacin de la Entidad Administradora
del Servicio. Esta lista depende de la seleccin del
departamento.
Direccin: seleccionar la zona de ubicacin de la Entidad
Administradora del Servicio (Rural o Urbana).
o Urbana: se debe seleccionar si direccin se encuentra ubicada
en el casco urbano, y diligenciar la informacin correspondiente a
la direccin. Ejemplo: si la direccin a ingresar es CLL 72 A SUR NO
28D-84, se debe ingresar
de la siguiente manera:
Imagen 14. Ejemplo 1: direccin urbana
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Si se desea eliminar la informacin registrada de la direccin, se
de pulsar sobre el link limpiar:
Imagen 15. Borrar direccin
o Rural: se debe seleccionar si la direccin se encuentra ubicada
en el rea rural, y diligenciar la informacin correspondiente a la
direccin. Ejemplo:
Imagen 16. Borrar direccin
Telfono: dato obligatorio, ingresar el nmero telefnico, teniendo
en cuenta que el primer nmero corresponde al indicativo. Este campo
debe tener una longitud de ocho (8) dgitos, el primer dgito
corresponde al indicativo, los siete (7) restantes corresponden al
nmero telefnico.
Fax: ingresar el nmero de Fax. Este campo debe tener una
longitud de siete (7) dgitos.
Correo Electrnico: dato obligatorio, ingresar el correo
electrnico institucional de la Entidad Administradora del Servicio,
debe contar con el formato adecuado ([email protected]).
Tipo Documento Contacto: dato obligatorio, seleccionar de la
lista desplegable de acuerdo a: C.C. Cdula de ciudadana, C.E. Cdula
de extranjera o PA. Pasaporte.
Nmero Documento Contacto: dato obligatorio, ingresar el nmero de
documento del Contacto de la Entidad Administradora del
Servicio.
o C.C. Cdula de ciudadana: debe tener una longitud entre tres y
ocho dgitos y diez y once. Debe ser un valor numrico.
o C.E. Cdula de extranjera: debe tener una longitud entre tres
(3) y (6) seis dgitos. Debe ser un valor numrico.
o PA: Pasaporte: debe tener una longitud de menos de diecisiete
(17) dgitos. Puede ser un valor alfanumrico.
Primer Nombre Contacto: dato obligatorio, digitar el primer
nombre del contacto de la Entidad Administradora del Servicio.
Segundo Nombre Contacto: digitar el segundo nombre del contacto
de la Entidad Administradora del Servicio.
Primer Apellido Contacto: dato obligatorio, digitar el primer
apellido del contacto de la Entidad Administradora del
Servicio.
Segundo Apellido Contacto: digitar el segundo apellido del
contacto de la Entidad
mailto:[email protected]
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Administradora del Servicio
Telfono Contacto: dato obligatorio, ingresar el nmero telefnico.
Este campo debe tener una longitud de siete (7) dgitos.
Correo Electrnico Contacto: dato obligatorio, ingresar el correo
electrnico del contacto de la Entidad Administradora del Servicio,
debe contar con el formato adecuado ([email protected]).
Cargo Contacto: seleccionar de la lista desplegable el cargo del
contacto de la Entidad Administradora del Servicio.
Sigla: digitar la sigla del nombre por el cual es conocida la
Entidad Administradora del Servicio
Ciiud: cdigo de actividad econmica segn tabla paramtrica de
CIIUD.
Rup: es un registro de creacin legal en el cual se inscriben las
personas naturales o jurdicas que aspiran a celebrar con entidades
estatales contratos, datos ingresados por el usuario.
Tipo Rgimen: seleccionar de la lista desplegable si la Entidad
Administradora del Servicio es de rgimen Comn o Simplificado.
Matrcula Mercantil: digitar el nmero de matrcula mercantil de la
Entidad Administradora del Servicio.
Pgina Web: digitar la direccin de la pgina Web de la Entidad
Administradora del Servicio.
Naturaleza Jurdica: seleccionar de la lista desplegable la
naturaleza jurdica de la Entidad Administradora del Servicio:
Mixta, Privada o Pblica.
Tamao Empresa: seleccionar de la lista desplegable el tamao de
la Entidad Administradora del Servicio: Grande, Mediana, Pequea o
Microempresa.
Representante Legal: dato obligatorio, se debe seleccionar el
representante legal registrado previamente en el Sistema. Para ello
se debe dar clic en el botn buscar
( ). El sistema muestra una ventana donde se debe buscar y
seleccionar el Representante Legal de la Entidad Administradora del
Servicio.
mailto:[email protected]
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Imagen 17. Buscar Representante Legal
Se debe dar clic en el cono Consultar ( ), el cual se encuentra
en la parte superior derecha de la pantalla. El sistema muestra la
informacin de Representante Legal registrados previamente, de
acuerdo a los criterios de bsqueda. Para seleccionar el
Representante Legal que est vinculado a la
Entidad Administradora del Servicio, se debe dar clic en el botn
detalle ( ) el cual se encuentra a la izquierda del listado.
Certificaciones de Calidad: seleccionar las certificaciones de
calidad con las que cuente la Entidad Administradora del Servicio,
y diligenciar el Estado, en caso de que en este estado se
seleccione la opcin certificada, se ingresa la Fecha de Expedicin y
Expiracin de la certificacin.
Imagen 18. Certificaciones de Calidad de la EC
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Una vez se hayan ingresado correctamente los datos de la EC, se
debe seleccionar el
botn Guardar ( ). El sistema muestra un mensaje donde indica que
se han guardado correctamente los datos.
Imagen 19. Alerta informacin guardada
Modificar Entidad Administradora del Servicio Posterior al
registro de la Entidad Administradora del Servicio, el sistema
permite realizar actualizaciones y modificaciones; para ello se
debe ingresar al mdulo de Entidad
Administradora del Servicio y dar clic en el cono Consultar ( ),
el cual se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla.
Si se conoce algn dato de la Entidad Administradora del Servicio,
se pueden utilizar los diferentes criterios de bsqueda.
Imagen 20. Criterios de bsqueda de Entidad Administradora del
Servicio
Para ver el detalle de una de las Entidad Administradora del
Servicio del listado, se debe
dar clic en el botn detalle ( ) el cual se encuentra a la
izquierda de cada una de las EC. El sistema muestra la informacin
registrada de la Entidad Administradora del Servicio seleccionada.
En la parte superior derecha aparecen los botones de Consultar,
Agregar, Eliminar y Editar.
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Imagen 21. Eliminar y Editar Entidad Administradora del
Servicio
Eliminar Entidad Administradora del Servicio ( ): permite
eliminar la Entidad Administradora del Servicio seleccionada. Esta
no puede ser eliminada si tiene Contratos asociados.
Editar Entidad Administradora del Servicio ( ): permite editar
la informacin de la Entidad Administradora del Servicio
seleccionada. El sistema habilita el formulario para ser editado.
Inactivar Entidad Administradora del Servicio: para inactivar una
Entidad Administradora del Servicio se debe ingresar a editar la
Entidad Administradora del Servicio. El sistema habilita los campos
Estado, Fecha Estado y Motivo Estado, los cuales deben ser
diligenciados.
Imagen 22. Inactivar Entidad Administradora del Servicio
Para el Estado, se debe seleccionar de acuerdo a: o suspendida:
la Entidad Administradora del Servicio debe contener tipos de
acciones correctivas para asocirsele un contrato. o Cancelada:
la Entidad Administradora del Servicio no est habilitada para
asociarle
contrato. o Inactivo: la Entidad Administradora del Servicio no
tiene contrato vigente.
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o Activo: la Entidad Administradora del Servicio tiene un
contrato vigente.
Finalmente, se debe dar clic en el botn guardar ( ). Mdulo
Contrato: permite registrar, modificar y consultar la informacin de
los Contratos. Para ingresar informacin de Contrato, previamente
debe estar registrada la Entidad Administradora del Servicio. Para
agregar un contrato, se debe dar clic en el mdulo de Contrato:
Imagen 23. Mdulo Contrato
El sistema muestra la siguiente pantalla, la cual permite
ingresar un nuevo contrato dando
clic en el cono agregar ( ).
Imagen 24. Agregar Contrato
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Diligenciamiento del formulario de Contrato: El Sistema carga el
formulario para diligenciar los campos del contrato, los cuales se
describen a continuacin:
Imagen 25. Formulario Contrato
Entidad Administradora del Servicio: dato obligatorio, para
iniciar el ingreso de la informacin es necesario seleccionar la
Entidad Administradora del Servicio a la cual
va a estar vinculado el contrato. Se debe dar clic en el cono
Buscar ( ). El sistema muestra la siguiente ventana:
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Imagen 26. Consultar Entidad Administradora del Servicio
El sistema permite utilizar los diferentes criterios de bsqueda,
se debe dar clic en el
cono Consultar ( ), posteriormente se selecciona la Entidad
Administradora del
Servicio a la cual est vinculado el contrato, para ello se da
clic en el botn Detalle ( ).
Tipo Contrato: dato obligatorio, seleccionar de la lista
desplegable el tipo de contrato que se est registrando.
Regional: dato obligatorio, seleccionar de la lista desplegable
la regional de ubicacin del Contrato. Este campo se inhabilita si
en el campo Tipo Contrato se ha seleccionado Macro regionales
Macro-Regional: seleccionar de la lista desplegable, la
Macro-Regional del Contrato. Este campo se habilita si en el campo
Tipo Contrato se ha seleccionado Macro regionales.
Nmero Contrato: dato obligatorio, debe ser digitado y
corresponde al nmero adjudicado a dicho Contrato. Este campo no
debe contener caracteres especiales. No debe existir ms de un
contrato con el mismo nmero para la misma Regional.
Objeto Contrato: dato obligatorio, digitar el objeto del
contrato que se est registrando.
Vigencia: dato obligatorio, seleccionar de la lista desplegable
el ao para el cual aplica la vigencia del Contrato.
Fecha Inicio: dato obligatorio, seleccionar la fecha de inicio
del Contrato. El formato de fecha debe ser dd/mm/aaaa.
Fecha Fin: dato obligatorio, seleccionar la fecha de finalizacin
del Contrato. El formato de fecha debe ser dd/mm/aaaa.
Cupos Contratados: dato obligatorio, corresponde al nmero total
de cupos contratados especificados en el Contrato, este dato debe
ser mayor a cero.
Valor del Contrato: dato obligatorio, corresponde al valor total
del Contrato, este dato
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debe ser mayor a uno.
Nmero RP: dato obligatorio, digitar el nmero del Registro
Presupuestal del Contrato.
Regional RP: dato obligatorio, seleccionar de la lista
desplegable.
Vigencia RP: dato obligatorio, seleccionar de la lista
desplegable despegable, la vigencia del Registro Presupuestal del
Contrato.
Nmero Pliza: digitar el nmero de Pliza
Fecha Inicio Pliza: seleccionar del calendario la fecha de
inicio de la pliza del contrato. Esta fecha no debe ser mayor a la
fecha de inicio del contrato.
Fecha Fin Pliza: seleccionar del calendario la fecha de fin de
la pliza del contrato. Esta fecha debe ser mayor a la fecha de
inicio de la pliza.
Imagen 27. Supervisor del Contrato
Tipo Documento del Supervisor: dato obligatorio, seleccionar el
tipo de documento del Supervisor del Contrato.
No. Documento Supervisor: dato obligatorio, digitar el nmero de
documento del Supervisor del Contrato.
Primer Nombre Supervisor: dato obligatorio, digitar el primer
nombre del Supervisor del Contrato.
Segundo Nombre Supervisor: digitar el segundo nombre del
Supervisor del Contrato.
Primer Apellido Supervisor: dato obligatorio, digitar el primer
apellido del Supervisor del Contrato.
Segundo Apellido Supervisor: digitar el segundo apellido del
Supervisor del Contrato.
Tipo Supervisor: seleccionar de la lista desplegable el tipo de
Supervisor para el Contrato que se est diligenciando.
Cargo Supervisor: digitar el cargo del Supervisor del
Contrato.
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Imagen 28. Ordenador del Contrato
Tipo Documento del Ordenador: dato obligatorio, seleccionar el
tipo de documento del Ordenador del Contrato.
No. Documento Ordenador: dato obligatorio, digitar el nmero de
documento del Ordenador del Contrato.
Primer Nombre Ordenador: dato obligatorio, digitar el primer
nombre del Ordenador del Contrato.
Segundo Nombre Ordenador: digitar el segundo nombre del
Ordenador del Contrato.
Primer Apellido Ordenador: dato obligatorio, digitar el primer
apellido del Ordenador del Contrato.
Segundo Apellido Ordenador: digitar el segundo apellido del
Ordenador del Contrato.
Cargo Ordenador: digitar el cargo del Ordenador del
Contrato.
Imagen 29. Interventor del Contrato
Tipo Documento del Interventor: dato obligatorio, seleccionar el
tipo de documento del Interventor del Contrato.
No. Documento Interventor: dato obligatorio, digitar el nmero de
documento del Interventor del Contrato.
Una vez se hayan ingresado correctamente los datos del Contrato,
se debe seleccionar el
botn Guardar ( ). El sistema muestra un mensaje donde indica que
se han guardado correctamente los datos del contrato.
Imagen 30. Alerta informacin guardada
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Modificar un Contrato: Posterior al registro del Contrato, el
sistema permite realizar actualizaciones y modificaciones; para
ello se debe ingresar al mdulo de Contrato y dar clic en el
cono
Consultar ( ), el cual se encuentra en la parte superior derecha
de la pantalla. Si se conoce algn dato del Contrato, se pueden
utilizar los diferentes criterios de bsqueda. Al realizar la
bsqueda, el sistema despliega una lista de Contratos registrados en
el aplicativo, o los que corresponden a los criterios de bsqueda
ingresados.
Imagen 31. Resultado de consulta Contrato
Para seleccionar uno de los Contratos del listado, se debe dar
clic en el botn detalle
( ) de este Contrato. El sistema muestra la informacin del
Contrato seleccionado.
Imagen 32. Informacin del Contrato
En la parte superior derecha aparecen los botones de Consultar,
Agregar, Eliminar y Editar.
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Eliminar Contrato ( ): permite eliminar el Contrato
seleccionado. El sistema no permitir eliminar un contrato si tiene
UDS asociadas.
Editar Contrato ( ): permite editar la informacin del Contrato
seleccionado. El sistema deshabilita los campos: Tipo Contrato,
Regional, Nmero del Contrato, Cupos del Contrato, Valor del
Contrato. Los dems datos pueden ser modificados. Inactivar
Contrato: para inactivar un Contrato se debe ingresar a editar el
Contrato. El sistema habilita los campos Estado, Fecha Estado y
Motivo Estado, los cuales deben ser diligenciados.
Imagen 33. Inactivar Contrato
Asociar servicios al Contrato: Una vez creado el contrato, se le
deben asociar los servicios, para ello se debe ingresar al mdulo
Contrato, se busca el contrato al cual se le van a vincular los
servicios.
Imagen 34. Consultar Contrato
Posteriormente se debe seleccionar el contrato al cual se le van
a agregar servicios dando
clic en el botn Detalle ( ). El sistema carga la informacin del
contrato.
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Imagen 35. Agregar servicio al Contrato
En la parte superior izquierda aparece el botn ir a , se debe
seleccionar la opcin Contrato Servicio. El sistema muestra la
siguiente pantalla:
Imagen 36. Agregar servicio al Contrato
El sistema carga la informacin bsica del Contrato. Para agregar
el servicio se debe dar
clic en el botn agregar ( ) ubicado en la parte superior
izquierda de la pantalla.
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Imagen 37. Agregar servicio al Contrato
El sistema habilita los siguientes campos:
Servicio: dato obligatorio, se debe seleccionar de la lista
desplegable el servicio que se desea agregar al contrato.
Macro-Regional: si aplica, se debe seleccionar de la lista
desplegable la Macro-Regional del servicio.
Valor: dato obligatorio, digitar el valor del servicio que se
desea agregar al contrato. Este valor no puede superar el valor
total del contrato. Se debe tener en cuenta la sumatoria del valor
de los dems servicios agregados al contrato.
Cupos: dato obligatorio, digitar los cupos del servicio que se
desea agregar al contrato. Los cupos no puede superar los cupos
totales del contrato. Se debe tener en cuenta la sumatoria de los
cupos de los dems servicios agregados al contrato.
Fecha inicio del servicio: seleccionar del calendario la fecha
de inicio del servicio.
Fecha final del servicio: seleccionar del calendario la fecha
final del servicio.
Finalmente, se debe dar clic en el botn guardar ( ). Agregar
Otro Si a un contrato: Para agregar un Otro Si se debe ingresar al
mdulo Contrato, se busca el contrato.
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Imagen 38. Consultar Contrato
Posteriormente se debe seleccionar el contrato al cual se le van
a agregar un Otro Si
dando clic en el botn Detalle ( ). El sistema carga la
informacin del contrato.
Imagen 39. Agregar Otro Si al Contrato
En la parte superior izquierda aparece el botn ir a , se debe
seleccionar la opcin Otro Si. El sistema carga la informacin bsica
del Contrato. Para agregar un Otro Si se debe
dar clic en el botn agregar ( ) ubicado en la parte superior
izquierda de la pantalla.
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Imagen 40. Agregar Otro Si al Contrato
El sistema habilita los siguientes campos:
Tipo Otro Si: dato obligatorio, seleccionar de la lista
desplegable si es: o Prrroga: si es una prolongacin en la duracin
del contrato. o Modificacin: si el contrato tiene una modificacin
por cambio en cupos y/o en
valor. o Prrroga y Modificacin: si en el contrato se realiza una
prrroga y tambin una
modificacin.
Valor Otro Si: si el contrato tuvo una adicin en valor, se debe
diligenciar el valor correspondiente a la modificacin. Este campo
se habilita si en el campo Tipo de Otro Si se seleccion Modificacin
o Prrroga y Modificacin.
Cupo de Otro Si: si el contrato tuvo una adicin en cupos, se
debe diligenciar el valor correspondiente a la modificacin. Este
campo se habilita si en el campo Tipo de Otro Si se seleccion
Modificacin o Prrroga y Modificacin.
Descripcin: diligenciar la descripcin del Otro Si.
Fecha inicio Otro Si: si el contrato tuvo una Prrroga o Prrroga
y Modificacin, se debe diligenciar la fecha de inicio del Otro
Si.
Fecha fin Otro Si: si el contrato tuvo una Prrroga o Prrroga y
Modificacin, se debe diligenciar la nueva fecha de terminacin del
contrato. La fecha de prrroga no debe ser inferior a la fecha de
terminacin del Contrato.
Finalmente, se debe dar clic en el botn guardar ( ) Agregar
Cofinanciacin a un contrato: Para agregar Cofinanciacin se debe
ingresar al mdulo Contrato, se busca el contrato.
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Imagen 41. Consultar Contrato
Posteriormente se debe seleccionar el contrato al cual se le van
a agregar Cofinanciacin
dando clic en el botn Detalle ( ). El sistema carga la
informacin del contrato.
Imagen 42. Agregar Cofinanciacin al Contrato
En la parte superior izquierda aparece el botn ir a , se debe
seleccionar la opcin Cofinanciacin. El sistema carga la informacin
bsica del Contrato. Para agregar Cofinanciacin se debe
dar clic en el botn agregar ( ) ubicado en la parte superior
izquierda de la pantalla.
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Imagen 43. Agregar Cofinanciacin al Contrato
El sistema habilita los siguientes campos:
Tipo Documento: dato obligatorio, seleccionar el tipo de
documento del cofinanciador del Contrato.
Nmero Identificacin Entidad Cofinanciadora: dato obligatorio,
digitar el nmero de documento de identificacin de la Entidad
Cofinanciadora.
Tipo Cofinanciacin: dato obligatorio, seleccionar de la lista
desplegable el tipo de Cofinanciacin de acuerdo a: Especie, Dinero,
Especie y Dinero.
Valor: digitar el valor de la cofinanciacin.
Finalmente, se debe dar clic en el botn guardar ( ). Agregar
Adhesin a un contrato: Para agregar Adhesin se debe ingresar al
mdulo Contrato, se busca el contrato.
Imagen 44. Buscar Contrato
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Posteriormente se debe seleccionar el contrato al cual se le van
a agregar la Adhesin
dando clic en el botn Detalle ( ). El sistema carga la
informacin del contrato.
Imagen 45. Agregar Adhesin al Contrato
En la parte superior izquierda aparece el botn ir a , se debe
seleccionar la opcin Adhesin. El sistema carga la informacin bsica
del Contrato. Para agregar Adhesin se debe dar
clic en el botn agregar ( ) ubicado en la parte superior
izquierda de la pantalla.
Imagen 46. Ingresar Informacin de Adhesin al Contrato
El sistema carga la informacin bsica del Contrato. Para agregar
Adhesin se debe dar
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clic en el botn agregar ( ) ubicado en la parte superior
izquierda de la pantalla.
El sistema habilita los siguientes campos:
Tipo de Adhesin: se despliegan las opciones alcalda o
gobernacin.
Concepto Adhesin: se selecciona la opcin de la lista
desplegable
Valor de la Adhesin: ingresar el valor de la adhesin
Valor de Adhesin racin cupo: Ingresar el valor de la racin por
cupo
Cupos: ingresar el nmero de cupos de la adhesin
Fecha Inicio: seleccionar la fecha de inicio de la Adhesin debe
ser dd/mm/aaaa.
Fecha Fin: seleccionar la fecha de finalizacin de la Adhesin el
formato de fecha debe ser dd/mm/aaaa.
Finalmente, se debe dar clic en el botn guardar ( ). Desvincular
o vincular de forma masiva Unidades de Servicio Para Vincular
Unidades de Servicio de forma masiva se debe ubicar en la opcin
Contrato Servicio del mdulo Contratos.
Imagen 47. Consultar Servicios del Contrato
Al dar clic sobre el servicio contratado el aplicativo presentar
la siguiente pantalla, de la cual se selecciona la opcin
Vinculacin/Desvinculacin Masiva de UDS:
Imagen 48. Vincular masivamente UDS del Contrato
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Al dar clic en el botn agregar ( ) el sistema permitir
seleccionar las Unidades de Servicio a vincular. NOTA: la opcin
(**) Unidades sin servicio parametrizado, indica las UDS que an no
cuentan con servicio parametrizado y que por lo tanto no pueden ser
seleccionadas (aparecen inhabilitadas para su seleccin). Despus de
seleccionar las Unidades de Servicio a vincular damos clic en el
botn guardar
Imagen 49. Seleccionar UDS a vincular al Contrato
El sistema muestra un mensaje donde indica que se han guardado
correctamente los datos.
Imagen 50. Informacin Correctamente guardada
Para Desvincular Unidades de Servicio de forma masiva, debe
ubicarse en la opcin Contrato Servicio del mdulo Contratos.
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Imagen 51. Consultar Servicios del Contrato
Al dar clic sobre el servicio contratado el aplicativo presentar
la siguiente pantalla, de la cual se selecciona la opcin
Vinculacin/Desvinculacin Masiva de UDS:
Imagen 52. Desvincular masivamente UDS del Contrato
Al dar clic en el botn agregar ( ) el sistema permitir retirar
la seleccin de las Unidades de Servicio a desvincular dando clic
sobre el recuadro que antecede cada una de ellas
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Imagen 53. Seleccionar UDS a desvincular del Contrato
Al dar clic en el botn guardar el sistema muestra un mensaje
donde indica que se han guardado correctamente los datos.
Imagen 54. Informacin Correctamente Guardada
Inactivacin masiva de Unidades de Servicio Para Inactivar
Unidades de Servicio de forma masiva se debe ubicar en la opcin
Contrato Servicio del mdulo Contratos.
Imagen 55. Servicios asociados al Contrato
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Al dar clic sobre el servicio contratado el aplicativo presentar
la siguiente pantalla, de la cual se selecciona la opcin
Vinculacin/Desvinculacin Masiva de UDS:
Imagen 56. Inactivar masivamente UDS
El aplicativo genera una nueva pantalla sobre la cual se
selecciona una de las Unidades de Servicio y posteriormente da clic
sobre el botn editar, que nos permitir proceder a seleccionar las
UDS a inactivar:
Imagen 57. Seleccionar UDS a Inactivar
El sistema permitir retirar la seleccin de las Unidades de
Servicio a Inactivar dando clic sobre el recuadro que antecede cada
una de ellas. Al dar clic en el botn guardar el sistema regresa a
la pantalla anterior, lo que indica que las Unidades de Servicio
han sido correctamente inactivadas. Mdulo Talento Humano: permite
registrar informacin de los integrantes del grupo de Talento Humano
que presta sus servicios a las UDS. Para ingresar informacin de un
integrante del grupo de Talento Humano, se debe ingresar por el
mdulo de Talento Humano:
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Imagen 58: Mdulo Talento Humano
Una vez se ingresa al mdulo Talento Humano se debe dar clic en
la opcin Agregar
( ) para ingresar la informacin:
Imagen 59: Agregar Talento Humano
Formulario Talento Humano El sistema muestra el formulario de
Talento Humano, cuyos campos se describen a continuacin:
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Imagen 60: Formulario Talento Humano
Tipo Documento: dato obligatorio, seleccionar de la lista
desplegable el tipo de documento correspondiente al integrante del
grupo de Talento Humano que se est registrando.
Nmero Documento: dato obligatorio, digitar el nmero de documento
del integrante del grupo de Talento humano, de acuerdo a:
o C.C. Cdula de ciudadana: debe tener una longitud entre tres y
ocho dgitos y diez y once. Debe ser un valor numrico.
o C.E. Cdula de extranjera: debe tener una longitud entre tres
(3) y (6) seis dgitos. Debe ser un valor numrico.
o PA: Pasaporte: debe tener una longitud de menos de diecisiete
(17) dgitos. Puede ser un valor alfanumrico.
Primer Nombre: dato obligatorio, digitar el primer nombre del
integrante del grupo de Talento Humano.
Segundo Nombre: digitar el segundo nombre del integrante del
grupo de Talento Humano.
Primer Apellido: dato obligatorio, digitar el primer apellido
integrante del grupo de Talento Humano.
Segundo Apellido: digitar el segundo apellido del integrante del
grupo de Talento Humano.
Fecha Expide Documento: seleccionar la fecha de expedicin del
documento del integrante del grupo de Talento Humano.
Departamento Expide Documento: seleccionar de la lista
desplegable el departamento de expedicin del documento del
integrante del grupo de Talento Humano.
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Municipio Expide Documento: seleccionar de la lista desplegable
el municipio correspondiente.
Departamento de residencia: seleccionar de la lista desplegable
el departamento de residencia del integrante del grupo de Talento
Humano.
Municipio de residencia: seleccionar de la lista desplegable el
municipio de residencia del integrante del grupo de Talento
Humano.
Zona Ubicacin: obligatorio, seleccionar si el lugar de
residencia del Talento Humano corresponde a Cabecera o Resto
(rural-Disperso).
Centro Poblado: seleccionar de la lista desplegable. Este campo
se habilita si en el campo Zona de ubicacin se ha seleccionado:
Cabecera.
Comunidad/Localidad: seleccionar de la lista desplegable. Este
campo se habilita si en el campo Zona de ubicacin se ha
seleccionado: Cabecera.
Barrio: seleccionar de la lista desplegable. Este campo se
habilita si en el campo Zona de ubicacin se ha seleccionado:
Cabecera.
Nombre zona resto: dato ingresado por el usuario. Digitar el
nombre de la Zona resto. Este campo se habilita si en el campo Zona
de ubicacin se ha seleccionado: Resto.
Direccin de residencia: seleccionar la zona de ubicacin del
integrante del grupo de Talento Humano (Rural o Urbana).
o Urbana: se debe seleccionar si direccin se encuentra ubicada
en el casco urbano, y diligenciar la informacin correspondiente a
la direccin.
o Rural: se debe seleccionar si la direccin se encuentra ubicada
en el rea rural, y diligenciar la informacin correspondiente a la
direccin.
Nmero de Telfono: dato obligatorio, digitar el nmero telefnico
del integrante del grupo de Talento Humano. Este campo debe tener
siete (7) dgitos.
Nmero Celular: digitar el nmero celular del integrante del grupo
de Talento Humano. Este campo debe tener diez (10) dgitos.
Correo Electrnico: dato obligatorio, digitar el correo
electrnico del integrante del grupo de Talento Humano, debe contar
con el formato adecuado. Ejemplo: [email protected]
Nivel Escolaridad: dato obligatorio, seleccionar de la lista
desplegable el nivel de escolaridad del integrante del grupo de
Talento Humano.
Ttulo Obtenido: dato obligatorio, digitar el ttulo obtenido del
integrante del grupo de Talento Humano.
Estado: este campo est inhabilitado, al crear el integrante del
grupo de Talento Humano el sistema carga este campo con valor
ACTIVO.
Si ahora labora en un CDI Estuvo vinculada anteriormente como
Madre Comunitaria?: seleccionar Si o No. Si en la pregunta anterior
se seleccion Si se habilitan los campos de Detalle Madre
Comunitaria:
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Imagen 61: Detalle Madre Comunitaria
Regional a la que pertenecia: si el integrante del grupo de
Talento Humano que se est registrando trabaj como madre
comunitaria, seleccionar de la lista deplegable la regional a la
cual perteneca.
Centro Zonal al que perteneca: seleccionar de la lista
desplegable el centro zonal al cual perteneca, si el integrante del
grupo de Talento Humano que se est registrando trabaj como madre
comunitaria.
Hogar Comunitario al que perteneca: digitar el nombre del Hogar
Comunitario al que perteneca, si el integrante del grupo de Talento
Humano que se est registrando trabaj como madre comunitaria.
Modalidad a la que perteneca: seleccionar de la lista
desplegable la modalidad a la que perteneca, si el integrante del
grupo de Talento Humano que se est registrando trabaj como madre
comunitaria.
Fecha de Nacimiento: seleccionar la fecha de nacimiento del
integrante del grupo de Talento Humano que se est registrando.
Fecha de ingreso al programa HCB: seleccionar la fecha de
ingreso al programa.
Con cuntos nios contaba el hogar comunitario?: ingresar el nmero
de nios que atenda en el hogar comunitario al cual perteneca.
Una vez diligenciada la informacin del integrante del grupo de
Talento Humano, se debe
dar clic en el cono Guardar ( ) ubicado en la parte superior
derecha de la pantalla. El sistema muestra un mensaje donde indica
que se han guardado correctamente los datos.
Imagen 62. Alerta informacin guardada
Modificar Talento Humano Posterior al registro de la informacin
del integrante del grupo de Talento Humano, el sistema permite
realizar actualizaciones y modificaciones; para ello se debe
ingresar al
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mdulo de Talento Humano y dar clic en el cono Consultar ( ), el
cual se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla. Si
se conoce algn dato del integrante del grupo de Talento Humano, se
pueden utilizar los diferentes criterios de bsqueda. El sistema
permite realizar la bsqueda del integrante del grupo de Talento
Humano por uno o varios criterios. Al realizar la bsqueda, el
sistema despliega una lista con los integrantes del grupo de
Talentos Humanos registrados en el aplicativo, o los que
corresponden a los criterios de bsqueda ingresados.
Imagen 63. Resultado de consulta Talento Humano
Para seleccionar un integrante del grupo de Talento Humano de la
lista, se debe dar clic
en el botn detalle ( ). El sistema muestra la informacin del
integrante del grupo de Talento Humano seleccionado.
Imagen 64. Informacin del Talento Humano
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En la parte superior derecha aparecen los botones de Consultar,
Agregar, Eliminar y Editar.
Eliminar Talento Humano ( ): permite eliminar el integrante del
grupo de Talento Humano seleccionado. El sistema no permitir
eliminar el integrante del grupo de Talento Humano si este se
encuentra vinculado a una UDS.
Editar Talento Humano ( ): permite editar la informacin del
integrante de Talento Humano seleccionado y previamente registrado.
Inactivar Talento Humano: para inactivar un integrante de Talento
Humano se debe ingresar a editar. El sistema habilita los campos
Estado, Fecha de Inactivacin y Motivo de Inactivacin, los cuales
deben ser diligenciados.
Imagen 65. Inactivar Talento Humano
Finalmente, se debe dar clic en el botn guardar ( ), ubicado en
la parte superior derecha de la pantalla. Mdulo UDS: permite
registrar, modificar y consultar la informacin de la Unidad de
Servicio. Para ingresar una UDS, debe estar previamente creado el
responsable de la UDS, esto se realiza a travs del mdulo de Talento
Humano. En el men del Sistema se debe dar clic en el mdulo de
Unidad de Servicio:
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Imagen 66. Mdulo Unidad de Servicio
En el mdulo Unidad de Servicio se debe dar clic en el cono
agregar ( ):
Imagen 67. Agregar Unidad de Servicio
Diligenciamiento del Formulario UDS El aplicativo carga el
formulario de Unidad de Servicio, cuyos campos se describen a
continuacin:
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Imagen 68. Formulario Unidad de Servicio
Macro-Regional: dato calculado por el sistema, de acuerdo al
contrato al que va a estar vinculada la UDS. Al crear la UDS est
inhabilitado.
Regional de la UDS: dato obligatorio, seleccionar de la lista
desplegable la regional de ubicacin de la Unidad de Servicio.
Cdigo de la UDS: dato calculado por el sistema. Este campo est
inhabilitado.
Nombre de la UDS: dato obligatorio, digitar el nombre de la
Unidad de Servicio.
Centro Zonal de la UDS: dato obligatorio, seleccionar de la
lista desplegable el Centro Zonal de ubicacin de la Unidad de
Servicio.
Zona de Ubicacin: dato obligatorio, seleccionar la zona de
ubicacin de la Unidad de Servicio: Cabecera o Resto.
Departamento de UDS: dato obligatorio, seleccionar de la lista
desplegable, corresponde a la Regional seleccionada.
Municipio de UDS: dato obligatorio, seleccionar de la lista
desplegable el municipio de ubicacin de la Unidad de Servicio.
Nombre zona resto: dato ingresado por el usuario. Digitar el
nombre de la Zona resto. Este campo se habilita si en el campo Zona
de ubicacin se ha seleccionado: Resto.
Centro Poblado: seleccionar de la lista desplegable. Este campo
se habilita si en el
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campo Zona de ubicacin se ha seleccionado: Cabecera.
Comunidad/Localidad: seleccionar de la lista desplegable. Este
campo se habilita si en el campo Zona de ubicacin se ha
seleccionado: Cabecera.
Barrio: seleccionar de la lista desplegable. Este campo se
habilita si en el campo Zona de ubicacin se ha seleccionado:
Cabecera.
Direccin de UDS: seleccionar la zona de ubicacin de la Unidad de
Servicio (Rural o Urbana).
o Urbana: se debe seleccionar si la UDS se encuentra ubicada en
el casco urbano, y diligenciar la informacin correspondiente a la
direccin.
o Rural: se debe seleccionar si la UDS se encuentra ubicada en
el rea rural, y diligenciar la informacin correspondiente a la
direccin
Nmero telefnico de la UDS: digitar el nmero telefnico. Este
campo debe tener siete (7) dgitos.
La Infraestructura es Propiedad del ICBF: seleccionar Si o
No.
Cupo Mximo de la UDS: dato obligatorio, digitar el nmero de
cupos de la Unidad de Servicio.
Responsable UDS: dato obligatorio, se debe seleccionar el
Responsable de la UDS registrado previamente en el Sistema. Para
ello se debe dar clic en el botn buscar
( ). El sistema muestra una ventana donde se debe buscar y
seleccionar el Responsable de la Unidad de Servicio.
Imagen 69. Buscar Responsable UDS
Se debe dar clic en el cono Consultar ( ), el cual se encuentra
en la parte superior derecha de la pantalla. El sistema muestra la
informacin del Talento Humano
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registrados previamente, de acuerdo a los criterios de bsqueda.
Para seleccionar el
Responsable de la UDS, se debe dar clic en el botn detalle ( )
el cual se encuentra a la izquierda del listado.
Una vez se hayan ingresado correctamente los datos de la Unidad
de Servicio, se debe
seleccionar el botn Guardar ( ).El sistema muestra un mensaje
donde indica que se han guardado correctamente los datos.
Imagen 70. Alerta informacin guardada
Modificar UDS Posterior al registro de la UDS, el sistema
permite realizar actualizaciones y modificaciones; para ello se
debe ingresar al mdulo de Unidades de Servicio y dar clic en
el cono Consultar ( ), el cual se encuentra en la parte superior
derecha de la pantalla. Si se conoce algn dato de la UDS, se pueden
utilizar los diferentes criterios de bsqueda. Al realizar la
bsqueda, el sistema despliega una lista de UDS registradas en el
aplicativo, o las que corresponden al o los criterios de bsqueda
ingresados.
Imagen 71. Resultado de consulta UDS
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Para seleccionar una de las UDS del listado, se debe dar clic en
el botn detalle ( ) de esta UDS. El sistema muestra la informacin
de la UDS seleccionada.
Imagen 72. Informacin de la UDS
En la parte superior derecha aparecen los botones de Consultar,
Agregar, Eliminar y Editar.
Eliminar UDS ( ): permite eliminar la UDS seleccionada.
Editar UDS ( ): permite editar la informacin de la UDS
seleccionada. Inactivar UDS: para inactivar una UDS se debe
ingresar a editar la UDS. El sistema habilita los campos Estado,
Fecha Estado y Motivo Estado, los cuales deben ser
diligenciados.
Imagen 73. Inactivar UDS
Finalmente se debe dar clic en el botn Guardar ( ).
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Asociar servicios a Unidad de Servicio Una vez creada la UDS, se
le debe asociar el servicio, para ello se debe ingresar al mdulo
Unidades de Servicio, se busca la UDS a la cual se le va a asociar
el servicio.
Imagen 74. Consultar Contrato
Se debe seleccionar la UDS a la cual se le van a asociar el
servicio dando clic en el botn
Detalle ( ). El sistema carga la informacin de la UDS.
Imagen 75. Asociar servicio a la UDS
En la parte superior izquierda aparece el botn ir a , se debe
seleccionar la opcin Servicios por Unidad Servicio.
El sistema carga la informacin bsica de la UDS. Para asociar el
servicio se debe
seleccionar la vigencia actual y dar clic en el botn agregar ( )
ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla. El sistema
carga la informacin bsica de la UDS.
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Para agregar el servicio a la UDS se debe seleccionar de la
lista de chequeo el servicio. Permite seleccionar y asociar varios
servicios:
Imagen 76. Seleccionar servicio
Finalmente, se debe dar clic en el botn guardar ( ). Asociar
Contrato a la Unidad de Servicio: Una vez creada la UDS, se le debe
asociar el contrato, para ello se debe ingresar al mdulo Unidades
de Servicio, se busca la UDS a la cual se le van a asociar el
contrato.
Imagen 77. Consultar Contrato
Posteriormente se debe seleccionar la UDS a la cual se le van a
asociar el contrato dando
clic en el botn Detalle ( ). El sistema carga la informacin de
la UDS.
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Imagen 78. Asociar Contrato a la UDS
En la parte superior izquierda aparece el botn ir a , se debe
seleccionar la opcin Contrato Unidad Servicio. El sistema muestra
la siguiente pantalla:
Imagen 79. Asociar Contrato a la UDS
El sistema carga la informacin bsica de la UDS. Para asociar el
contrato se debe dar
clic en el botn agregar ( ) ubicado en la parte superior
izquierda de la pantalla.
Imagen 80. Asociar Contrato a la UDS
El sistema habilita el campo:
Nmero Contrato: se debe seleccionar el contrato registrado
previamente en el
Sistema. Para ello se debe dar clic en el botn buscar ( ). El
sistema muestra una ventana donde se debe buscar y seleccionar el
contrato.
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Imagen 81. Asociar Contrato a la UDS
El sistema carga el nmero de contrato seleccionado:
Imagen 82. Contrato asociado a la UDS
Finalmente, se debe dar clic en el botn guardar ( ).
Contratos y UDS con el servicio de Bienestarina
Para los contratos y UDS que tienen el servicio de Bienestarina,
se debe diligenciar la informacin correspondiente al punto de
entrega. Para ello se debe realizar lo siguiente: 1. Se busca el
contrato creado previamente y se le agrega el servicio de
Bienestarina por Convenios (ver Agregar servicio al contrato en la
pgina 27):
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Imagen 83. Agregar servicio de Bienestarina al Contrato
2. Se asocia el servicio de Bienestarina por Convenios a la UDS
(ver cmo Asociar servicio a la UDS en la pgina 46):
Imagen 84. Agregar servicio de Bienestarina a la UDS
3. Se asocia el contrato que tiene el servicio de Bienestarina
Por Convenios a la UDS (ver cmo Asociar Contrato a la Unidad de
Servicio en la pgina 47)
Imagen 85. Agregar Contrato a la UDS
4. Una vez asociado el contrato y el servicio se ingresa al
mdulo de Unidad de Servicio,
se selecciona la UDS, en el botn se selecciona
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Contrato Unidad Servicio:
Imagen 86. Contrato Unidad Servicio
El sistema muestra el contrato con el servicio de Bienestarina
por Convenios:
Imagen 87. Contrato por UDS
5. Se da clic en el botn Detalle ( ), el sistema muestra la
siguiente ventana:
Imagen 88. Contrato Bienestarina
Se debe seleccionar Contrato Bienestarina. El sistema carga la
siguiente pantalla:
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Imagen 89. Informacin Bienestarina
Se debe dar clic en el botn Agregar ( ) y diligenciar los
siguientes campos:
Punto Entrega: dato obligatorio, digitar el cdigo del punto de
distribucin de la Bienestarina, el cual aparece en el acta.
Acta Entrega: dato obligatorio, digitar el cdigo consecutivo que
se encuentra en el documento fsico.
Fecha Recibo: seleccionar del calendario la fecha en la que se
recibe la Bienestarina. El formato de la fecha es dd/mm/aaaa.
Periodo Entrega: dato obligatorio, seleccionar el mes
correspondiente.
Cantidad Recibida: dato obligatorio, digitar la cantidad de
Bienestarina recibida. Este dato se registra en kilogramos.
Nmero de Lotes: dato obligatorio, digitar el nmero de Lote, el
cual se encuentra registrado en el Acta.
Saldo En Punto CZ.U.L: dato obligatorio, saldo de Bienestarina
que se encuentra en al punto de entrega.
Finalmente se debe dar clic en el botn Guardar ( ). El sistema
muestra un mensaje indicando que la informacin se ha guardado
correctamente:
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Imagen 90. Informacin guardada correctamente
Vincular o Desvincular de forma masiva Talento Humano Una vez
creada la UDS, se procede a vincular todo el Talento Humano ya
registrado con anterioridad, para ello se debe ingresar al mdulo
Unidades de Servicio, se busca la UDS a la cual se le va a vincular
el Talento Humano.
Imagen 91. Seleccionar Vincular/Desvincular masivamente Talento
Humano
Al seleccionar la Unidad de Servicio se da inicio a la
vinculacin de cada uno de los
integrantes del Talento Humanos, por medio de la opcin de
consulta ( )
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Imagen 92. Vincular Talento Humano Masivamente
Al ingresar cada uno de los integrantes del Talento Humano es
importante indicar el cargo al que ste pertenece
Imagen 93. Seleccionar Cargo del Talento Humano a Vincular
Finalmente se debe dar clic en el botn Guardar ( ). El sistema
muestra un mensaje indicando que la informacin se ha guardado
correctamente:
Imagen 94. Alerta informacin guardada
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Elementos de infraestructura y dotacin Registrar informacin de
infraestructura y dotacin Una vez creada la UDS, se puede registrar
la informacin de la infraestructura y dotacin de la Unidad de
servicio, este proceso se inicia al dar clic en el men principal en
opcin Elementos de infraestructura y dotacin
Se debe dar clic en el botn el sistema visualiza la siguiente
pantalla con los siguientes campos para diligenciar:
Identificador de Tipo de Estructura: es una lista desplegable en
donde se debe
seleccionar si se va a crear un elemento de tipo dotacin o
infraestructura.
Nombre del elemento de la infraestructura: es un campo abierto
para diligenciar el nombre del elemento.
Indicador del estado del elemento: es una lista desplegable en
donde se debe seleccionar el estado del elemento activo o
inactivo.
Descripcin: campo abierto para diligenciar una descripcin del
elemento.
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Despus de realizar el diligenciamiento de estos campos se da
clic en el botn
. El sistema visualizara el siguiente mensaje.
Consultar informacin de infraestructura y dotacin La consulta se
puede realizar por dos campos por el identificador de tipo de
infraestructura que es una lista desplegables en donde se seleccin
dotacin o infraestructura y por el nombre del elemento de la
infraestructura y se da clic en el botn
.
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Detalle informacin de infraestructura y dotacin
Para realizar la consulta detallada se debe dar clic en el botn
el sistema visualiza la
siguiente pantalla.
Edicin informacin de infraestructura y dotacin
Para realizar la edicin se debe dar clic en el botn el sistema
habilita las siguiente pantalla en modo de edicin se realiza la
modificacin.
Se da clic en el botn . El sistema visualiza el siguiente
mensaje
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Eliminar informacin de infraestructura y dotacin
Para realizar la eliminacin se debe dar clic en el botn el
sistema visualiza el siguiente mensaje.
Se da clic en los botones se acuerdo a la accin que se desea
hacer Aceptar la eliminacin del elemento o Cancelar la operacin.
Mdulo Cargue de Archivos
Permite realizar el cargue de un archivo plano con una
estructura previamente
establecida.
El archivo plano que permite ser cargado en este mdulo debe
haber surtido el siguiente
proceso:
- Eliminar filas y columnas vacas - Guardar archivo como csv
(delimitados por coma) - Abrir archivo con bloc de notas - Guardar
Archivo como codificacin Unicode
- El cono del archivo a cargar se muestra de la siguiente
manera:
En el men del Sistema se debe dar clic en el mdulo Cargue
Archivos:
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Imagen 95. Mdulo Cargue de archivos
En el mdulo Cargue Archivo se debe dar clic en el cono agregar (
):
Imagen 96. Cargue de archivos
El sistema carga una pantalla con los siguientes campos:
Modalidad: seleccionar la modalidad de la cual se est reportando
la informacin.
Tipo de estructura: seleccione de la lista el tipo de estructura
del archivo que se est reportando.
Archivo: se debe dar clic en el botn , ubicar el registro que se
desea cargar. Este archivo debe tener formato .csv.
o Ejemplo
1. Dar clic en el botn 2. Ubicar la ruta donde se encuentra el
archivo:
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Imagen 97. Ejemplo Cargue de archivos
3. Seleccionar el archivo (solo formato .csv) y dar clic en
abrir. 4. El sistema muestra el archivo cargado.
Imagen 98. Cargue de archivos exitoso.
Finalmente se debe dar clic en el botn Guardar ( ). Mdulo
Beneficiarios El aplicativo carga el formulario para diligenciar
los campos del Beneficiario, los cuales se describen a continuacin:
En el men del Sistema se debe dar clic en el mdulo
Beneficiarios:
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Imagen 110. Mdulo Beneficiarios
Crear Beneficiario. Permite crear el beneficiario. El
beneficiario debe crearse nicamente si no se encuentra previamente
creado en el sistema. Para crear beneficiario ingrese al mdulo de
Beneficiario y de clic en el botn Agregar
( ) ubicado en la parte superior derecha. El sistema carga el
formulario para ingresar los datos del beneficiario. Los campos se
describen a continuacin:
Imagen 111. Agregar Beneficiario
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Diligenciamiento del Formulario Beneficiario El aplicativo carga
el formulario de Beneficiarios, cuyos campos se describen a
continuacin:
Imagen 112. Formulario Beneficiarios
Tipo de Beneficiario: Campo obligatorio, seleccionar de la lista
desplegable el tipo de beneficiario.
Tipo de Documento de Identidad: Campo obligatorio, seleccionar
el tipo de documento de identidad del beneficiario.
Nmero de Documento de Identidad: Campo obligatorio, ingresar el
nmero de documento del beneficiario.
Departamento de Expedicin del Documento: seleccionar de la lista
desplegable el departamento de expedicin del documento. (No visible
si el Tipo de Beneficiario seleccionado es BENEFICIARIO DIA)
Municipio de Expedicin del Documento: seleccionar de la lista
desplegable el municipio de expedicin del documento. (No visible si
el Tipo de Beneficiario seleccionado es BENEFICIARIO DIA)
Fecha de Expedicin del Documento de Identidad: ingresar o
seleccionar la fecha de expedicin del documento de identidad. Debe
ser menor a la fecha actual.
Motivo por el Cual no Tiene Documento: seleccionar de la lista
desplegable el motivo
-
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por el cual no tiene documento, habilitado cuando en el campo
tipo de documento de identidad seleccion SIN DOCUMENTO. (No visible
si el Tipo de Beneficiario seleccionado es BENEFICIARIO DIA)
Fecha de Recepcin de la Copia Fiscal del Registro Civil del Nio
o Nia: ingresar o seleccionar la fecha de recepcin de la copia