Manual Sipla

7242019 Manual Sipla

httpslidepdfcomreaderfullmanual-sipla 118

Manual para la prevencioacutendel lavado de activos

y inanciacioacuten del terrorismo







Versioacuten

1

2

Noviembrede 2009

Agostode 2013


y inanciacioacuten del terrorismoDireccioacuten de Control Interno

Direccioacuten de Auditoriacutea Interna

Inclusioacuten de controles adicionales alos requeridos por la Circular Externa60 de 2008 de la Superintendencia

Financiera de Colombia

Fecha Actualizacioacuten Responsable

CONTROL DE ACTUALIZACIONES

IacuteNDICE

INTRODUCCIOacuteN1 Marco normativo 11 Marco normativo internacional

12 Marco normativo nacional

2 De983142iniciones

3 Poliacuteticas 31 Poliacuteticas generales 32 Poliacuteticas respecto del riesgo legal 33 Poliacutetica respecto del riesgo reputacional 34 Poliacutetica respecto al riesgo operativo 35 Poliacutetica respecto al riesgo de contagio 36 Poliacutetica relacionada con la divulgacioacuten de la informacioacuten 37 Poliacuteticas aplicables a personas incluidas en listas nacionales o

internacionales vinculantes o no para Colombia 38 Poliacutetica en relacioacuten con la documentacioacuten 39 Lineamientos para la prevencioacuten y resolucioacuten de con983142lictos de

intereacutes 310 Consecuencias que genera el incumplimiento del SIPLA 311 Integracioacuten del SIPLA con el Coacutedigo de Buen Gobierno

Corporativo y el Coacutedigo de Eacutetica y Conducta

4 Funciones y responsabilidades 41 Funciones de la Junta Directiva 42 Funciones del Representante Legal

43 Funciones del O983142icial de Cumplimiento 44 Revisor Fiscal 45 Vicepresidencia Financiera

46 Secretaria General 47 Todos los colaboradores 5 Controles aplicables a la colocacioacuten de valores 51 Colocacioacuten de valores en el mercado primario 511 Colocacioacuten directa de valores 5111 Conocimiento del Inversionis ta

8899

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Aprobado mediante Acta de Junta DirectivaNo 1507 del 15 de agosto de 2013

Energiacutea que transforma - Agosto de 2013






INTRODUCCIOacuteN

El lavado de activos y la 983142inanciacioacuten del terrorismo son criacutemenes con efectos sociales y 983142inapotencialmente devastadores toda vez que pueden desestabilizar sociedades y econEstas redes criminales pueden desarrollar maacutes faacutecilmente sus actividades si cuentan medios y logran in983142iltrarse en el sector real o 983142inanciero

Lo anterior ha dado origen a la aparicioacuten de diferentes normas tanto a nivel mundial conuestro paiacutes aplicables a diferentes sectores de la economiacutea En el caso concreto de EEB lDirectiva ha adoptado y aprobado los controles establecidos en este Manual de conformidla Circular Externa 060 de 2008 de la Superintendencia Financiera de Colombia

Estos controles deben ser incorporados en los procesos subprocesos herramientas y cde EEB con el 983142in de garantizar su pleno cumplimiento

5112 Conocimiento de los inversionis tas catalogados comopersonas puacuteblicamente expuestas5113 Consolidacioacuten electroacutenica de las transacciones en efectivodel inversionista512 Colocacioacuten de valores a traveacutes de entidades vigiladas porla Superintendencia Financiera De Colombia5121 Criterios para la escogencia del intermediario5122 Consolidacioacuten de la informacioacuten de los inversionistas513 Colocacioacuten de valores en el exterior52 Negociacioacuten de valores en el mercado secundario521 Negociacioacuten de valores a traveacutes de entidades vigiladas porla Superintendencia Financiera De Colombia

522 Negociacioacuten directa de valores5221 Conocimiento de los inversionistas en el mercado secundario

Deteccioacuten de operaciones inusuales y determinacioacuten y reporte deperaciones sospechosas

61 Deteccioacuten de operaciones inusuales62 Determinacioacuten y reporte de operaciones sospechosas

Procedimientos de control y reporte

71 Control y registro de transacciones en efectivo72 Reportes721 Reportes internos722 Reportes externos

a Reporte externo de operaciones sospechosasb Reporte de transacciones en efectivo

Atencioacuten de requerimientos de informacioacuten de autoridadesompetentes

Conservacioacuten de documentos relacionados con el sistema integral paraprevencioacuten y control del lavado de activos y 983142inanciacioacuten del terrorismo

0 Infraestructura tecnoloacutegica

nexoentildeales de Alerta

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1 Marco normativo internacional

rupo de Accioacuten Financiera Internacional GAFI

GAFI se encuentra integrado por 29 paiacuteses y dos organizaciones internacionales (la Comisioacutenuropea y el Consejo de Cooperacioacuten del Golfo) Anualmente presenta un informe relacionadoon los esfuerzos que realizan los paiacuteses en relacioacuten con el lavado de activos y la 983142inanciacioacuten delrrorismo

GAFI comprende diferentes organizaciones regionales tales como

AP Grupo Asia Paciacute983142ico

AFIC Grupo de Accioacuten Financiera del CaribeAFISUD Grupo de Accioacuten Financiera de Sudameacuterica del cual es miembro Colombia

GAFI ha elaborado un documento denominado ldquoESTAacuteNDARES INTERNACIONALES SOBREA LUCHA CONTRA EL LAVADO DE ACTIVOS Y EL FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO Y LAROLIFERACIOacuteNrdquo mas conocido como LAS 40 RECOMENDACIONES DEL GAFI

onforme a los paraacutemetros de estas recomendaciones el GAFI revisa el marco institucional lasormas reglamentaciones pautas y otros requisitos relevantes relacionados con la lucha contra

lavado de activos y la 983142inanciacioacuten del terrorismo y los sistemas regulatorios vigentes parasuadir el lavado de dinero y el 983142inanciamiento del terrorismo como tambieacuten la capacidad la

mplementacioacuten y la efectividad de dichos sistemas en los diferentes paiacuteses

omiteacute de Basilea

Comiteacute de Basilea se encuentra formado por los gobernadores de los bancos centrales del G98308510u funcioacuten es la de impulsar estaacutendares internacionales especiales de supervisioacuten En octubree 2001 pro983142irioacute el documento titulado ldquoDebida diligencia con la clientela de los bancosrdquo el cualonstituye marco de referencia para que los supervisores establezcan praacutecticas nacionales y losancos elaboren sus propios programas al respecto

rupo Egmont

s un grupo de Unidades de Inteligencia Financiera Inicioacute labores en 1995 estaacute compuesto por06 unidades de inteligencia 983142inanciera (UIFs) que cumplen con los criterios de intercambio deteligencia 983142inanciera Busca mejorar el apoyo a sus respectivos programas antilavado de dinero

nanciacioacuten del terrorismo y otros delitos 983142inancieros y desarrollar protocolos para compartir la

1 MARCO NORMATIVO

2 D EFINICIONES

informacioacutenGrupo Wolfsberg

El Grupo Wolfsberg es una asociacioacuten de doce bancos mundiales cuyo objetivo es desestaacutendares para los servicios 983142inancieros relacionados con los productos para el conocdel cliente antilavado de activos y poliacuteticas sobre el 983142inanciamiento del terrorismo


bull Estatuto Orgaacutenico del Sistema Financiero (Arts 102 a 105)bull Circular Externa No 60 de 2008 de la Superintendencia Financiera de Colombiabull Ley 67 de 1993 (Convencioacuten de Naciones Unidas contra Traacute983142ico de Estupefacientes)bull Coacutedigo Penal Colombiano (Ley 599 de 2000) artiacuteculos 323 (lavado de activos)

(Administracioacuten de recursos relacionados con actividades terroristas)bull Ley 1453 de 2011 (extincioacuten del dominio)bull Ley 526 de 1999 (Creacioacuten Unidad de Informacioacuten y Anaacutelisis Financiero UIAF)bull Ley 1121 de 2006 por la cual se dictan normas para la prevencioacuten deteccioacuten investig

sancioacuten de la 983142inanciacioacuten del terrorismo y otras disposiciones

Lavado de activos El lavado de activos consiste en un conjunto de muacuteltiples procedimtendientes a ocultar o dar apariencia de legalidad a bienes o fondos producto de activilegales para hacerlos aparentar legiacutetimos

Seguacuten lo establecido por el artiacuteculo 323 del Coacutedigo Penal los delitos fuente del lavaactivos son traacute983142ico de migrantes trata de personas extorsioacuten enriquecimiento iliacutecito seextorsivo rebelioacuten traacute983142ico de armas traacute983142ico de menores de edad 983142inanciacioacuten del terroadministracioacuten de recursos relacionados con actividades terroristas traacute983142ico de drogas t

estupefacientes o sustancias sicotroacutepicas delitos contra el sistema 983142inanciero delitos coadministracioacuten puacuteblica y los vinculados con el producto de delitos ejecutados bajo conpara delinquir

Financiacioacuten del terrorismo El terrorismo se de983142ine como cualquier acto destinado amuerte o lesiones graves a cualquier persona que no participe directamente en una situa





on983142licto armado siendo el propoacutesito intimidar a una poblacioacuten u obligar a un gobierno o a unarganizacioacuten internacional a realizar un acto o abstenerse de hacerlo

terrorismo se 983142inancia a traveacutes de fuentes tanto legiacutetimas como ilegiacutetimas Dentro de lasctividades ilegiacutetimas consideradas como principales fuentes de recursos de los terroristas sencuentran la extorsioacuten el secuestro y el traacute983142ico de drogas En el caso de la 983142inanciacioacuten delrrorismo los donantes pueden no tener conocimiento que sus donaciones han sido desviadas

ara respaldar causas terroristas

or otro lado se han descubierto fuentes legiacutetimas de fondos que brindan recursos a lasrganizaciones terroristas como son las donaciones a organizaciones sin 983142ines de lucro losuspicios de gobiernos extranjeros duentildeos de negocios legales y empleados formales Estasentes son una diferencia clave entre los 983142inancistas de terroristas y las organizaciones criminalesadicionales

IAF Abreviatura de Unidad de Informacioacuten Anaacutelisis Financiero Es una Unidad Administrativaspecial adscrita al Ministerio de Hacienda y Creacutedito Puacuteblico que tiene como objetivo prevenir yetectar posibles operaciones de lavado de activos y 983142inanciacioacuten del terrorismo en diferentesectores de la economiacutea y de manera particular recibir los reportes de operacioacuten sospechosaROS analizarlos y trasladarlos a la Unidad Nacional para la extincioacuten de dominio y contra elvado de activos ndash UNEDLA de la Fiscaliacutea General de la Nacioacuten ndash FGN

STA VINCULANTE Listas de personas o entidades ya sea asociadas con organizacionesrroristas o con actividades delictivas que son de obligatoria veri983142icacioacuten por parte de Colombia

n virtud de tratados internacionales A la fecha de aprobacioacuten de este manual la uacutenica listanculante para Colombia conforme al derecho internacional es la expedida por el Consejo deeguridad de las Naciones Unidas mediante Resolucioacuten No 1267 de 1999

FAC Abreviatura de ldquoOffice of Foreign Assets Controlrdquo que en espantildeol signi983142ica O983142icina deontrol de Activos Extranjeros entidad adscrita al Departamento del Tesoro de los Estadosnidos de Ameacuterica Es la encargada de administrar la denominada lista SDN (Specially Designatedationals) en Colombia maacutes conocida como lista Clinton

AFI Abreviatura de Grupo de Accioacuten Financiera Internacional

AFISUD Abreviatura de Grupo de Accioacuten Financiera Internacional de Sudameacuterica

peracioacuten Inusual es aquella operacioacuten cuya cuantiacutea o caracteriacutesticas no guarda relacioacuten conactividad econoacutemica de inversionistas o accionistas y sobre las cuales EEB no ha encontradoxplicacioacuten o justi983142icacioacuten que considere razonableperacioacuten sospechosa es la operacioacuten inusual que luego de confrontarse con la informacioacuten des inversionistas proveedores 983142irmas contratistas o empleados se determina como sospechosaOS reporte de operacioacuten sospechosa Consiste en informar a la UIAF de cualquier operacioacutenospechosa detectada por una entidad en el formato establecido

PEPrsquos Abreviatura de ldquoPersonas Puacuteblicamente Expuestasrdquo Son personas nacionales o extrque por su per983142il o por las funciones que desempentildean pueden exponer en mayor gradal riesgo del lavado de activos y 983142inanciacioacuten del terrorismo en adelante (LAFT) tales personas que por razoacuten de su cargo manejan recursos puacuteblicos detentan alguacuten grado depuacuteblico o gozan de reconocimiento puacuteblico

Riesgo Reputacional De acuerdo a la Circular Externa No 26 de 2008 de la SuperintenFinanciera es la posibilidad de peacuterdida en que incurre una entidad por desprestigio mala impublicidad negativa cierta o no respecto de la institucioacuten y sus praacutecticas de negocios

causa peacuterdida de clientes disminucioacuten de ingresos o procesos judicialesRiesgo Legal de acuerdo a la Circular Externa No 26 de 2008 de la Superintendencia Finaes la posibilidad de peacuterdida en que incurre una entidad al ser sancionada u obligada a indedantildeos como resultado del incumplimiento de normas o regulaciones y obligaciones contra

El riesgo legal surge tambieacuten como consecuencia de fallas en los contratos y transaccderivadas de actuaciones malintencionadas negligencia o actos involuntarios que afeformalizacioacuten o ejecucioacuten de contratos o transacciones

Riesgo de contagio De acuerdo a la Circular Externa No 26 de 2008 de la SuperintenFinanciera es la posibilidad de peacuterdida que una entidad puede sufrir directa o indirectapor una accioacuten o experiencia de un vinculado

El vinculado es el relacionado o asociado e incluye personas naturales o juriacutedicas queposibilidad de ejercer in983142luencia sobre la entidad

Riesgo operativo De acuerdo a la Circular Externa No 26 de 2008 de la SuperintenFinanciera es la posibilidad de incurrir en peacuterdidas por de983142iciencias fallas o inadecuaen el recurso humano los procesos la tecnologiacutea la infraestructura o por la ocurrenacontecimientos externos Esta de983142inicioacuten incluye el riesgo legal y reputacional asociadosfactores

SIPLA Abreviatura de Sistema Integral para la Prevencioacuten y Control de Lavado de ActivosFinanciacioacuten del Terrorismo

Sentildeales de alerta Son los hechos situaciones eventos cuantiacuteas indicadores cuanty cualitativos razones 983142inancieras y caracteriacutesticas de los inversionistas y accionistas q





sta ONU Lista de personas naturales y entidades preparada y actualizada por el comiteacute creadon virtud de la resolucioacuten No 1267 de 1999 del consejo de seguridad de la ONU cuyo nombre essta consolidada con respecto a Al-Qaeda Osama Bin Laden y los talibanes y otras personasrupos o empresas y entidades asociados con ellos

epoacutesito Centralizado de Valores Entidad especializada que recibe valores inscritos en elegistro Nacional de Valores y Emisores para administrarlos mediante un sistema computarizadoe alta seguridad

ECEVAL Depoacutesito Centralizado de Valores de Colombia SA

epositantes DirectosEntidades facultadas por la regulacioacuten para entregar valores en depoacutesitoDECEVAL o a cualquiera de los depoacutesitos centralizados de valores existentes en Colombia

nversionistaPersona natural o juriacutedica nacional o extranjera que adquiera cualquier tipo dealor emitido por EEB SA ESP en el mercado de capitales

AFT Lavado de activos y 983142inanciacioacuten del terrorismo

roveedor o contratista adjudicatarioPersona natural o juriacutedica a quien la Empresa adjudican proceso de compra o contratacioacuten por solicitud directa puacuteblica especial o privada de ofertas

liente Agentes del sector a los cuales se les debe garantizar el servicio de transmisioacuten denergiacutea eleacutectrica a traveacutes del negocio de transmisioacuten y accionistas en el caso del Portafolioccionario

1 Poliacuteticas generales

a EMPRESA DE ENERGIacuteA DE BOGOTAacute SA ESP (en adelante EEB) con el objeto de implementarn sistema de prevencioacuten de lavado de activos y 983142inanciacioacuten del terrorismo adopta las poliacuteticas

ue se establecen a continuacioacuten

Es obligacioacuten de los funcionarios de EEB tener un comportamiento recto eacutetico y diligente enel cumplimiento de las normas sobre prevencioacuten y control del lavado de activos y 983142inanciacioacutendel terrorismo que la ley las entidades de control y EEB han dispuesto

3POLIacuteTICAS

bull El manual SIPLA es de obligatorio cumplimiento y debe ser de pleno conocimiento pode todos los funcionarios de EEB

bull Es la poliacutetica de EEB dar efectivo apoyo y colaboracioacuten a las autoridades competentde proporcionarles de acuerdo con lo exigido por la ley la informacioacuten que soliciten

bull Todos los funcionarios deben anteponer el cumplimiento de las normas eacuteticas y en maprevencioacuten de riesgo de lavado de activos y financiacioacuten del terrorismo al logro de lascomerciales

bull Todo funcionario que identi983142ique y considere que una operacioacuten puede catalogarsinusual debe informarlo de manera inmediata al superior jeraacuterquico quien de inminformaraacute al O983142icial de Cumplimiento

bull Todos los funcionarios de EEB se obligan a seguir las poliacuteticas internas y a acomportamientos que revelen el estricto cumplimiento de la ley y en especial aquelhacen referencia al lavado de activos y la financiacioacuten del terrorismo

32 Poliacutetica respecto del riesgo legal

EEB daraacute cabal cumplimiento a la legislacioacuten vigente en materia de prevencioacuten y conlavado de activos y financiacioacuten del terrorismo Para atenuar este riesgo la Empresa adeverificacioacuten del cumplimiento de las normas aplicables y adoptaraacute las claacuteusulas contraque considere pertinentes

33 Poliacutetica respecto del riesgo reputacional

EEB evitaraacute incurrir en peacuterdidas por desprestigio mala imagen o publicidad negativa quederivarse de incumplimientos de la normatividad vigente en materia de prevencioacuten y conlavado de activos y financiacioacuten del terrorismo Para este fin la Empresa adoptaraacute un pro

de comunicaciones

34 Poliacutetica respecto al riesgo operativo

EEB al momento de evaluar los controles relacionados con LAFT tomaraacute en consideracefectos operativos de los mismos





5 Poliacutetica respecto al riesgo de contagio

EB estableceraacute procedimientos encaminados a proteger a la empresa de ser utilizada en formarecta es decir a traveacutes de sus administradores y vinculados como instrumento para el LAFT

omo tambieacuten orientados a prevenir el contagio del LAFT desde o haciacutea sus 983142iliales o subsidiarias

6 Poliacutetica relacionada con la divulgacioacuten de la informacioacuten

a divulgacioacuten de la informacioacuten relacionada con el Sistema Integral para la Prevencioacuten y Controlel Lavado de Activos y de la Financiacioacuten del Terrorismo de EEB seraacute suministrada al puacutebliconicamente a traveacutes del Presidente de EEB o quien este funcionario designe

e acuerdo con lo sentildealado en los artiacuteculos 102 a 105 del Estatuto Orgaacutenico del Sistema Financieroinformacioacuten que se reciba maneje o reporte en virtud de lo previsto en tales artiacuteculos y en este

anual estaacute sometida a reserva y soacutelo podraacute ser utilizada para los 983142ines previstos en las normasgales especialmente la relacionada con el reporte de operaciones sospechosas

os funcionarios que en ejercicio de sus funciones o con ocasioacuten de las mismas tenganonocimiento acerca de los reportes internos de operaciones inusuales o de reportes externose operaciones sospechosas estaacuten obligados a mantener estricta con983142idencialidad de estaformacioacuten

7 Poliacuteticas aplicables a personas incluidas en listas nacionales o internacionalesnculantes o no para Colombia

EB implementaraacute los controles para detectar dar el tratamiento legalmente adecuado o reportaras autoridades competentes cuando sea del caso aquellas personas o empresas incluidas en

stas internacionales con el 983142in de atenuar el riesgo legal reputacional operativo y de contagio

8 Poliacutetica en relacioacuten con la documentacioacuten

sistema implementado por EEB para prevenir y controlar el riesgo de lavado de activos ynanciacioacuten del terrorismo consta en documentos y registros que reposaraacuten dentro de los papelese trabajo del O983142icial de Cumplimiento Estos documentos y registros garantizan la integridadportunidad con983142iabilidad y disponibilidad de la informacioacuten alliacute contenida

a documentacioacuten como miacutenimo debe

Contar con un respaldo fiacutesicoContar con requisitos de seguridad de forma tal que se permita su consulta soacutelo por quienesesteacuten autorizadosContar con los criterios y procesos de manejo guarda y conservacioacuten de la misma

39 Lineamientos para la prevencioacuten y resolucioacuten de con983142lictos de intereacutes

Los administradores y colaboradores de EEB se encuentran en una situacioacuten de conflintereacutes cuando deban tomar una decisioacuten o realizar u omitir una accioacuten en razoacuten de sus funy se encuentren en la posibilidad de escoger entre el intereacutes de EEB y su intereacutes propioun tercero de manera que de optar por cualquiera de estos dos uacuteltimos obtendriacutea un in

beneficio pecuniario yo extra-econoacutemico que de otra forma no recibiriacutea desconocienddeber legal contractual estatutario o eacutetico

En EEB se presentaraacute conflicto de intereacutes relacionado con lavado de activos y financiacterrorismo entre otras en las siguientes situaciones

Anaacutelisis de operaciones inusuales y estudio de operaciones sospechosas se entienhay conflicto de intereacutes en el anaacutelisis de operaciones inusuales y en el estudio de operasospechosas cuando eacutestas han sido realizadas por coacutenyuges o compantildeeros permanparientes dentro del segundo grado de consanguinidad segundo de afinidad o primerorespecto de aquellas operaciones en las que la persona encargada de realizar el anaacutelisisalguacuten intereacutes personal o busque el favorecimiento de otra persona

Reportes se entiende que hay conflicto de intereacutes cuando en la toma de decisioacuten de la readel reporte se encuentran involucradas situaciones personales de quien realiza el reportrata de operaciones realizadas por coacutenyuges o compantildeeros permanentes parientes densegundo grado de consanguinidad segundo de afinidad o primero civil

Cuando se enfrente un conflicto de intereacutes o se tenga duda sobre la existencia del mse debe informar por escrito del conflicto al superior jeraacuterquico detallando las circunsque eventualmente lo determinan El superior jeraacuterquico determinaraacute el acaecimiento oconflicto y en caso afirmativo designaraacute al colaborador que deba continuar con el respproceso

Los miembros de Junta Directiva daraacuten a conocer a esta la situacioacuten de con983142licto de iLa Junta determinaraacute el acaecimiento o no del con983142licto y en caso a983142irmativo le soliccorrespondiente miembro que se abstenga de participar en las correspondientes deliberay decisiones





10 Consecuencias que genera el incumplimiento del SIPLA

os funcionarios que incumplan las poliacuteticas y procedimientos contenidos en el presente manualeraacuten sujetos de sanciones laborales seguacuten lo establecido en el reglamento interno de trabajo yemaacutes disposiciones relacionadas

11 Integracioacuten del SIPLA con el Coacutedigo de Buen Gobierno Corporativo y el Coacutedigo detica y Conducta

sistema implementado para prevenir y controlar el riesgo de Lavado de Activos y Financiacioacutenel Terrorismo por la EEB se encuentra integrado con el Coacutedigo de Buen Gobierno de EEB De estarma los controles implementados en el SIPLA deben ser aplicados por todos los colaboradores

e EEB atendiendo los principios de honestidad transparencia responsabilidad y legalidad

siacute mismo el SIPLA que se adopta se encuentra en consonancia con los valores corporativos

ontenidos en el Coacutedigo de Eacutetica y Conducta que orientan la actuacioacuten de todos los colaboradorese EEB

1 Funciones de la Junta Directiva

on funciones de la Junta Directiva de EEB en relacioacuten con el sistema adoptado para prevenir yontrolar el riesgo de Lavado de Activos y Financiacioacuten del Terrorismo

entildealar las poliacuteticas para la prevencioacuten y control de Lavado de Activos y de la Financiacioacuten delerrorismo de conformidad con lo previsto en la normatividad vigente Aprobar el manual SIPLAsiacute como sus actualizaciones Aprobar los mecanismos e instrumentos que compongan el SIPLAe EEB

Designar al O983142icial de Cumplimiento

Pronunciarse respecto de cada uno de los puntos que contengan los informes que presente el

O983142icial de Cumplimiento dejando expresa constancia en la respectiva acta

Pronunciarse sobre los informes presentados por el Revisor Fiscal y hacer seguimiento a lasobservaciones o recomendaciones adoptadas dejando expresa constancia en la respectivaacta

Ordenar los recursos teacutecnicos y humanos necesarios para implementar y mantener enfuncionamiento del sistema adoptado para prevenir y controlar el riesgo de Lavado de Activosy Financiacioacuten del Terrorismo

42 Funciones del Representante Legal

Son funciones del Representante Legal en relacioacuten con el sistema adoptado para precontrolar el riesgo de Lavado de Activos y Financiacioacuten del Terrorismo

Veri983142icar que los procedimientos establecidos desarrollen todas las poliacuteticas establecidajunta directiva u oacutergano que haga sus veces

Proveer los recursos teacutecnicos y humanos necesarios para implementar y mante

funcionamiento el sistema adoptado para prevenir y controlar el riesgo de Lavado de AcFinanciacioacuten del Terrorismo

bull Someter a aprobacioacuten de la Junta Directiva u oacutergano que haga sus veces en coordinacel O983142icial de Cumplimiento el manual de procedimientos del sistema adoptado para py controlar el riesgo de Lavado de Activos y Financiacioacuten del Terrorismo y sus actualiza

bull Prestar efectivo e983142iciente y uportuno de Cumplimiento

43 Funciones del O983142icial de Cumplimiento

Las funciones del O983142icial de Cumplimiento de la Empresa de Energiacutea de Bogotaacute son las sigu

bull Velar por el efectivo e983142iciente y oportuno funcionamiento del sistema adoptado para py controlar el riesgo de Lavado de Activos y Financiacioacuten del Terrorismo

bull Presentar informes escritos semestrales a la Junta Directiva u oacutergano quesus veces en los cuales debe referirse como miacutenimo a los siguientes as

bull Los resultados de la gestioacuten desarrolladabull El cumplimiento que se ha dado en relacioacuten con el enviacuteo de los reportes a las dif

autoridadesbull La efectividad de los mecanismos e instrumentos establecidos en el presente

asiacute como de las medidas adoptadas para corregir las fallas en el sistema adoptadprevenir y controlar el riesgo de Lavado de Activos y Financiacioacuten del Terrorismo

bull Los resultados de los correctivos ordenados por la Junta Directiva u oacutergano que haga subull Los resultados de la colocacioacuten cada vez que 983142inalice la vigencia de la respectiva oferta pbull Un reporte en relacioacuten con el control de Lavado de Activos y Financiacioacuten del Ter

realizado a las transferencias en el mercado secundario si es del caso

4 funciones y responsabilidades





Presentar al Representante Legal o a quien haga sus veces los requerimientos de recursosinformaacuteticos tecnoloacutegicos fiacutesicos y humanos necesarios para el cumplimiento de susfunciones

Promover la adopcioacuten de correctivos del sistema adoptado para prevenir y controlar el riesgode lavado de activos y 983142inanciacioacuten del terrorismo

Evaluar los informes que presente el Revisor Fiscal y adoptar las medidas del caso frente a lasde983142iciencias informadas

Atender y coordinar cualquier requerimiento solicitud o diligencia de autoridad competentejudicial o administrativa en esta materia

Veri983142icar mensualmente a todos los inversionistas vinculados mediante colocacioacuten o

negociacioacuten efectuada directamente por EEB en la lista SDN de la OFAC y en la Lista ONU

Remitir los reportes externos a la Unidad de Informacioacuten y Anaacutelisis Financiero UIAF conformea lo establecido en el numeral 722 de este Manual

ota importante el Director de Auditoriacutea Interna ejerce las funciones del o983142icial de cumplimienton la EEB

4 Revisor Fiscal

on funciones del Revisor Fiscal en relacioacuten con el sistema adoptado para prevenir y controlar elesgo de Lavado de Activos y Financiacioacuten del Terrorismo

Instrumentar los controles que le permitan detectar incumplimientos a las instrucciones quese consagran en el presente Manual Dicha gestioacuten incluye el examen de las funciones quecumplen los administradores y el O983142icial de Cumplimiento en relacioacuten con el SIPLA

Presentar un informe a la Junta Directiva y al O983142icial de Cumplimiento en donde exprese lasconclusiones obtenidas en el proceso de evaluacioacuten del cumplimiento de las normas sobreprevencioacuten y control del Lavado de Activos y Financiacioacuten del Terrorismo

5 Vicepresidencia Financieraevar a cabo el conocimiento de los inversionistas de acuerdo con el numeral 5111 del presenteanual en aquellos casos en los que EEB lleve a cabo colocacioacuten directa de valores

46 Secretariacutea General

Inscribir las enajenaciones en el libro de registro correspondienteEstablecer claacuteusulas contractuales en todos aquellos contratos que EEB suscriba con envigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia para la administracioacuten de las emcolocacioacuten de valores en el mercado primario y negociacioacuten en el mercado secundario

47 Todos los colaboradores

middot Dar pleno cumpliemiento de los procesos establecidos en este Manual

middot Reportar cualquier operacioacuten inusual de que tengo conocimiento a su superior jeraacuterquic





1 Colocacioacuten de valores en el mercado primario

11 Colocacioacuten directa de valores

uando EEB lleve a cabo una colocacioacuten de valores en el mercado primario en forma directa lacepresidencia Financiera deberaacute dar cumplimiento a los requisitos que se sentildealan a continuacioacuten

111 Conocimiento del Inversionista

conocimiento del inversionista comienza desde el momento que una persona natural o juriacutedicaretende adquirir valores emitidos por EEB

ara la vinculacioacuten de un inversionista la persona encargada en la Vicepresidencia Financiera daumplimiento a los siguientes requisitos

Se obtiene de todas las personas que deseen comprar valores de EEB y ser aceptados

omo inversionistas el diligenciamiento del formato de vinculacioacuten que contiene la siguienteformacioacuten

N Vinculacioacuten de persona natural J Vinculacioacuten de persona juriacutedica

5 controles aplicables a la colocacioacuten de valores

descripcioacuten PN PJ

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Nombre y apellidos completos o Razoacuten So cial del inversionista

Identiicacioacuten del tiacutetulo valor que se pretende adquirir

Personas Nacionales nuacutemero de identiicacioacuten NIT ceacutedula de ciudadaniacutea o tarjetade identidad del inversionista

Personas Extranjeras inversionistas nuacutemero de identiicacioacuten ceacutedula deextranjeriacutea pasaporte vigente para titulares de visa de turista o visitante u otra clase

de visa con vigencia inferior a tres (3) meses o carneacute expedido por la Direccioacuten deProtocolo del Ministerio de Relaciones Exteriores para titulares de VisasPreferenciales (diplomaacutetico consular de servicio de organismos internacionales oadministrativo seguacuten el caso y de acuerdo con las nor mas migratorias vigentes)

Nacionales turistas de los paiacuteses miembros de la Comunidad Andina de NacionesNuacutemero de identiicacioacuten documento de identiicacioacuten vaacutelido y vigente en el paiacutesemisor con el cual ingresoacute a Colombia

Descripcioacuten actividad del inversionista - Independiente dependiente cargo queocupa - Actividad econoacutemica principal comercial industrial transporteconstruccioacuten agroindustria servicios inancieros etc acorde con lo establecidoen el coacutedigo internacional CIIU

Nombre direccioacuten fax y teleacutefono de la oicina empresa o negocio donde trabaja elinversionista si aplica Direccioacuten teleacutefono fax y ciudad de la oicina principal y de lasucursal o agencia que actuacutee como inversionista

Identiicacioacuten de los accionistas o asociados que tengan directa o indirectamentemaacutes del 5 del capital social aporte o participacioacuten

Nombre y apellidos completos del representante apoderado y nuacutemero deidentiicacioacuten del inversionista

Direccioacuten y teleacutefono del representante legal

Lugar y fecha de nacimiento del inversionista

Direccioacuten y teleacutefono residencia del inversionista

Ocupacioacuten oicio o profesioacuten del inversionista

Tipo de empresa inversionista privada puacuteblica mixta

Si el inversionista depende de un tercero informacioacuten detallada del tercero

Declaracioacuten de origen de los bienes yo fondos del inversionista seguacuten el caso(puede ser un anexo)





la actividad del inversionista potencial involucra transacciones en moneda extranjera elormulario debe contener espacios para recolectar la siguiente informacioacuten


X X

X X

El tipo de operaciones en moneda extranjera que normalmente realiza elinversionista

Productos inancieros que el inversionista posea en moneda extranjeraespeciicando como miacutenimo tipo de producto identiicacioacuten del productoentidad monto ciudad paiacutes y moneda

n los casos de inversionistas con dependencia econoacutemica de un tercero1 se deberaacute solicitardocumentacioacuten de la(s) persona(s) de quien(es) provenga(n) los recursos utilizados para la

versioacuten

ota importante las personas juriacutedicas de derecho puacuteblico deberaacuten tambieacuten diligenciar elormulario de vinculacioacuten 983142irmando y colocando la huella requerida en el presente manual porarte del representante legal

olicitud de documentos anexos al formato de vinculacioacuten

El proceso de vinculacioacuten de inversionistas incluye ademaacutes del diligenciamiento del formatoe vinculacioacuten la recoleccioacuten de informacioacuten documental que permite a EEB contar conformacioacuten adicional sobre los potenciales inversionistas y facilitar el proceso de veri983142icacioacuten

con983142irmacioacuten de la informacioacuten recibida

ara tal 983142in se solicita a los potenciales inversionistas los siguientes documentos durante elroceso de vinculacioacuten a EEB

De acuerdo a lo establecido en el artiacuteculo 28 del Coacutedigo Civil una persona depende econoacutemicamente de otra cuando secuentra atenida a un solo recurso es decir cuando sus ingresos provienen de una sola fuente y estos son fundamentales para

subsistencia

Anexos a los formularios de vinculacioacuten de personas naturales

bull Fotocopia del documento de identi983142icacioacutenbull Certi983142icado de ingresos y retencionesbull Certi983142icado laboralbull Declaracioacuten de renta de los dos uacuteltimos periacuteodos gravables disponibles o carta de no decbull Certi983142icacioacuten sobre el origen y precedencia de los fondos que va a utilizar en la adquis

los valoresbull Estados 983142inancieros certi983142icados o dictaminados a la fecha del uacuteltimo corte dispomomento de la vinculacioacuten del inversionista cuando aplique

Anexos a los formularios de vinculacioacuten de personas juriacutedicas

bull Certificado de existencia y representacioacuten legal con vigencia no superior a tres expedido por la Caacutemara de Comercio

bull Fotocopia del NITbull Fotocopia del RUTbull Fotocopia del documento de identificacioacuten del representante legalbull Estados financieros certificados o dictaminadosbull Lista de los socios titulares del 5 a maacutes del capital social si esta informacioacuten no co

el certificado de existencia y representacioacuten legal Trataacutendose de entidades de naturasocietaria se adjuntaraacute una lista de los miembros de la junta directiva y oacutergano que hveces en caso que los mismos no constaren en el certificado de existencia y represen

bull Declaracioacuten de renta de los dos uacuteltimos periacuteodos gravables disponibles

Nota importante 1 cuando se actuacutee por intermedio de apoderado para realizar la invdebe exigirse la acreditacioacuten del poder por escrito debidamente firmado y autenticareconocimiento de firma huella y contenido En caso de ser varios beneficiarios estos

estar registrados en el poder y uno de ellos debe firmar este documento

Nota importante 2 siempre que un potencial inversionista no haya allegado oportunamformulario de vinculacioacuten debidamente diligenciado y la totalidad de los anexos requeripodraacute participar en el proceso de adjudicacioacuten de los valores





Verificar el adecuado y completo diligenciamiento del formato de vinculacioacuten asiacute como lantrega de todos los anexos de informacioacuten requeridos

na vez el inversionista ha entregado a EEB el formulario de vinculacioacuten diligenciado asiacute comos soportes documentales requeridos se veri983142ica que el formulario se encuentre completa y

orrectamente diligenciado los soportes completos y la informacioacuten suministrada en el formularioorresponda a la contenida en los soportes

Con983142irmacioacuten de la informacioacuten suministrada en el formulario de vinculacioacuten

revia la vinculacioacuten del inversionista la Vicepresidencia Financiera con983142irma la informacioacutenuministrada por el inversionista dentro de los plazos que se indican a continuacioacuten los cualese contaraacuten a partir de la recepcioacuten de los documentos

ota importante en el evento que la informacioacuten suministrada por un inversionista no pueda seron983142irmada o sea inexacta deberaacute reportarse este hecho al O983142icial de Cumplimiento en formamediata de acuerdo al Numeral 721 del presente Manual

la informacioacuten suministrada por el inversionista es inconsistente el O983142icial de Cumplimientorocederaacute a remitir un reporte de operacioacuten sospechosa (ROS) a la UIAF conforme a lo establecido

n el Numeral 722 del presente Manual

Veri983142icacioacuten en listas

revia la vinculacioacuten a EEB se veri983142ica al inversionista en las correspondientes listas En el eventoe tratarse de una persona juriacutedica deberaacute veri983142icarse tambieacuten a los accionistas miembros denta directiva y representante legal De las veri983142icaciones efectuadas se deja evidencia

NUacuteMERO DE ADQUIRENTES PLAZOHasta 100 adquirentes

De 101 a 200 adquirentes






Maacutes de 5000 adquirentes

5 diacuteas

10 diacuteas

20 diacuteas

30 diacuteas

40 diacuteas

50 diacuteas

60 diacuteas

120 diacuteas

Si se encuentra alguna coincidencia exacta deberaacute detenerse el proceso de vinculainformarse este hecho al O983142icial de Cumplimiento para determinar los pasos a seguir

En el evento que la coincidencia se presente respecto de la Lista ONU el O983142icial de Cumpldeberaacute informar este hecho a la UIAF y al Departamento Administrativo de Seguridad Dentidad que haga sus veces

F Excepciones a la obligacioacuten de diligenciar formato de vinculacioacuten de inversionistas

Los requerimientos de informacioacuten previstos en el presente manual no seraacuten aplicablesiguientes inversionistas

bull Emisores de valores o entidades inscritas en el Registro Nacional de Valores y Emisorebull Entidades sometidas a la inspeccioacuten y vigilancia de la Superintendencia Financierabull Organismos multilateralesbull Entidades puacuteblicas del orden nacional departamental y municipal salvo que se t

empresas industriales y comerciales del Estado sociedades de capital puacuteblico o socide economiacutea mixta que no esteacuten sometidas a la inspeccioacuten y vigilancia por la SuperintenFinanciera

G Actualizacioacuten de la informacioacuten de los inversionistas

La informacioacuten contenida en el formato de vinculacioacuten asiacute como los anexos al formatomantenerse actualizada respecto de los accionistas que posean el 1 o maacutes de las acciocirculacioacuten de EEB

Para tal 983142in se solicitaraacute anualmente al inversionista la actualizacioacuten de su informacioacuten mcomunicacioacuten escrita Una vez la Empresa reciba la informacioacuten se procede a veri983142icla informacioacuten esteacute completa y que sea consistente con el formato de vinculacioacuten Tprocede a con983142irmar la informacioacuten suministrada y a veri983142icar nuevamente que el inversionse encuentre incluido en listas nacionales o internacionales vinculantes o no para Colomcaso de encontrar alguna coincidencia procederaacute en la forma indicada en el literal E Finaprocede a archivar la documentacioacuten en la carpeta del inversionista





Verificacioacuten perioacutedica de los inversionistas en las listas SDN de la OFAC y en la Lista ONU

ensualmente el Oficial de Cumplimiento verifica a todos los inversionistas en las listas nacionalesinternacionales vinculantes o no para Colombia En el evento de encontrar alguna coincidenciaxacta verifica los movimientos que haya tenido el inversionista en el uacuteltimo antildeo para detectarosibles operaciones inusuales Adicionalmente remite un reporte de operacioacuten sospechosa ROSla UIAF de acuerdo a lo establecido en el numeral 722 del presente Manual

n el evento que la coincidencia se presente respecto de la Lista ONU deberaacute informar esteecho al Departamento Administrativo de Seguridad DAS o al entidad que haga sus veces Si laoincidencia se presenta con respecto a alguna otra lista impartiraacute el tratamiento que legalmentedecuado al caso

112 Conocimiento de los inversionistas catalogados como personas puacuteblicamentexpuestas

as PEPs seraacuten identi983142icadas mediante las siguientes preguntas realizadas en el formato denculacioacuten

Maneja recursos puacuteblicos iquestDetenta alguacuten grado de poder puacuteblico iquestGoza de reconocimientouacuteblico

empre que vaya a vincularse un inversionista que deba ser catalogado como PEP una vezumplidos los requisitos para la vinculacioacuten de un inversionista se deberaacuten remitir todos losoportes al Representante Legal para la aprobacioacuten de la vinculacioacuten

113 Consolidacioacuten electroacutenica de transacciones en efectivo del Inversionista

EB consolida mensualmente todas las operaciones en efectivo realizadas por los inversionistason el 983142in de detectar posibles operaciones inusuales y de remitir los respectivos reportes a laAF

12 Criterios para la escogencia del Colocacioacuten de valores a traveacutes de entidades vigiladasor la Superintendencia Financiera De Colombia

empre que EEB lleve a cabo colocacioacuten de valores a traveacutes de entidades vigiladas por la

uperintendencia Financiera corresponde a estas entidades dar aplicacioacuten a su Sistema dedministracioacuten del Riesgo de Lavado de Activos y Financiacioacuten del Terrorismo (SARLAFT) sobrestas operaciones

5121 Criterios para la escogencia del intermediario

bull Previa la colocacioacuten de los valores EEB a traveacutes de la Vicepresidencia Financiera tecuenta los siguientes criterios para la escogencia del (los) intermediario(s) que llevaranla operacioacuten

bull Someter a consideracioacuten de los comiteacutes correspondientes seguacuten la cuantiacutea del contraconformidad con el Estatuo de Contratacioacuten

bull Reunir informacioacuten su983142iciente sobre el intermediario incluyendo si ha sido objeto de s

o intervencioacuten de la autoridad de control por lavado de activos o 983142inanciacioacuten del terparticularmente en lo que tiene que ver con la colocacioacuten de los valores de intereacutes paraasiacute como cualquier otra informacioacuten que permita establecer una relacioacuten con transppara ambas partes

bull Determinar que la entidad tenga controles para prevenir y controlar el lavado de actifinanciacioacuten del terrorismo particularmente en lo que tiene que ver con la colocacioacutenvalores de intereacutes para EEB

bull Documentar las respectivas responsabilidades de cada institucioacuten frente al LAFT

bull Aplicar procedimientos maacutes estrictos para el seguimiento a tales relaciones

bull Asegurarse de que el intermediario cumpla con las medidas de conocimiento delparticularmente en lo que tiene que ver con la colocacioacuten de los valores de intereacutes para

bull Contemplar estos deberes y los procedimientos controles y responsabilidades reqpara su cumplida ejecucioacuten en el correspondiente contrato

5122 Consolidacioacuten de la informacioacuten de los inversionistas

Siempre que una colocacioacuten de valores se lleve a cabo a traveacutes de varias entidades vigilala Superintendencia Financiera EEB debe consolidar la informacioacuten de los inversionistas 983142in EEB designaraacute a uno de los intermediarios participantes en la colocacioacuten para que llevela consolidacioacuten de la informacioacuten de los inversionistas En este caso cada una de las envigiladas que participen en el proceso debe aplicar su SARLAFT sobre estas operaciefectuar en forma individual los reportes establecidos en el Capiacutetulo Deacutecimo Primero delde la Circular Externa No 7 de 1996 (Circular Baacutesica Juriacutedica) de la Superintendencia Finde Colombia





13 Colocacioacuten de valores en el exterior

empre que EEB realice colocacioacuten de valores en el exterior EEB a traveacutes del Oficial deumplimiento o la Gerencia de Planeacioacuten Financiera solicitaraacute a la entidad intermediaria quealice la colocacioacuten una certificacioacuten expedida por el Representante Legal o quien ejerzanciones similares que se ha dado cumplimiento a las normas en materia de prevencioacuten y

ontrol del lavado de activos y la financiacioacuten del terrorismo exigidas en el paiacutes respectivo

2 Negociacioacuten de valores en el mercado secundario

21 Negociacioacuten de valores a traveacutes de entidades vigiladas por la Superintendenciananciera De Colombia

empre que las negociaciones de los valores emitidos por EEB se realicen a traveacutes de entidadesgiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia estas entidades son las encargadas de

plicar su SARLAFT sobre estas operaciones

22 Negociacioacuten directa de valores

221 Conocimiento de los inversionistas en el mercado secundario

n el evento que EEB enajene valores nominativos en forma directa previa la inscripcioacuten de lanajenacioacuten en el libro de registro correspondiente los inversionistas deberaacuten diligenciar elrmato de vinculacioacuten y EEB deberaacute proceder a confirmar los datos suministrados en el mismo

e acuerdo a lo establecido en el numeral 5111 del presente Manual

1 Deteccioacuten de operaciones inusuales

O983142icial de Cumplimiento mensualmente llevaraacute a cabo un seguimiento de todas las operacionesfectuadas por los inversionistas cuando se trate de colocacioacuten directa de valores con el 983142in de

eterminar la existencia de posibles operaciones inusualesn adicioacuten al seguimiento mensual de operaciones siempre que un colaborador de EEB enesarrollo de sus funciones detecte una operacioacuten inusual deberaacute reportar este hecho en formamediata por escrito a su superior jeraacuterquico quien deberaacute ponerla en conocimiento del O983142iciale Cumplimiento conforme a lo establecido en

el Numeral 721 del presente Manual En el Anexo I se presentan algunas sentildeales de aledeben tenerse en cuenta en la deteccioacuten de operaciones inusuales

62 Determinacioacuten y reporte de operaciones sospechosas

Siempre que una operacioacuten inusual no pueda ser debidamente justi983142icada deberaacute ser cata

como sospechosa Esta evaluacioacuten la efectuacutea el O983142icial de Cumplimiento y se realiza estrictabasada en criterios objetivos Toda operacioacuten sospechosa seraacute reportada en forma inmedUIAF mediante el diligenciamiento del formato disentildeado para tal efecto por parte del O983142Cumplimiento

71 Control y registro de transacciones en efectivo

De conformidad con lo dispuesto en el Artiacuteculo 103 del Estatuto Orgaacutenico del Sistema FinaEEB debe dejar constancia de la informacioacuten relativa a transacciones en efectivo reapor los inversionistas cuando se trate de colocacioacuten directa de valores cuyo valor sea superior a diez millones de pesos ($10000000) si es en moneda legal o a cinco mil doacutelalos Estados Unidos de Norteameacuterica (US $5000) o su equivalente en otras monedas stasa representativa del mercado del diacutea en que se realice la operacioacuten El formulario para recaudar la informacioacuten de las transacciones en efectivo debe contenemiacutenimo los siguientes campos

bull La identidad la 983142irma y la direccioacuten de la persona que fiacutesicamente realiza la operacioacutenbull La identidad y la direccioacuten de la persona en nombre de la cual se realiza la transaccioacutenbull La identidad del bene983142iciario o destinatario de la transaccioacuten si la hubierebull La identidad de la cuenta afectada si existebull El tipo de transaccioacuten que se tratabull Identi983142icacioacuten de la entidad en la que se realiza la transaccioacutenbull La fecha lugar hora y monto de la transaccioacuten

6 DETECCIOacuteN DE OPERACIONES INUSUALES Y DETERMINACIOacuteN Y REPORTE DE OPERACIONES

SOSPECHOSAS

7 procedimiento de control y reporte





ota importante las transacciones muacuteltiples en efectivo en moneda legal o extranjera que enu conjunto superen los cincuenta millones de pesos ($50000000) o los cincuenta mil doacutelaresSD50000) o su equivalente en otras monedas deben considerarse como una transaccioacuten

nica siempre que sean realizadas por o en bene983142icio de una misma persona durante el mismoa

2 Reportes

21 Reportes Internos

Reporte interno de operaciones inusuales o sospechosas

empre que un colaborador de EEB en desarrollo de sus funciones detecte una operacioacuten inusualeberaacute reportar este hecho en forma inmediata por escrito a su superior jeraacuterquico quien demediato deberaacute poner en conocimiento de este hecho al O983142icial de Cumplimiento para que se

eacute inicio a la investigacioacuten respectiva

escrito mediante el cual se reporte una transaccioacuten inusual deberaacute contener

Fecha del reporteFuncionario que lo realizaNombre y nuacutemero de identificacioacuten del inversionista relacionadoRazones claras por las cuales la operacioacuten se considera inusualToda la informacioacuten relevante del caso

22 Reportes externos

Reporte externo de operaciones sospechosas

oda operacioacuten determinada como sospechosa seraacute reportada en forma inmediata a la UIAF porarte del O983142icial de Cumplimiento conforme al Anexo II de la Circular Externa No 60 de 2008 deSuperintendencia Financiera de Colombia

Reporte de transacciones en efectivo

uando se presente una emisioacuten y colocacioacuten de valores de EEB en el mercado primario y

sta colocacioacuten la lleve EEB en forma directa una vez 983142inalizado el correspondiente periacuteodo deolocacioacuten se deberaacute remitir a la UIAF el informe sobre las transacciones en efectivo cuyo valorea igual o superior a diez millones de pesos ($10000000) si es en moneda legal o a cinco miloacutelares de los Estados Unidos de Norteameacuterica (USD $5000) o su equivalente en otras monedaseguacuten la tasa representativa del mercado del diacutea en que se realice la operacioacuten

Este reporte seraacute remitido en el formato disentildeado para el efecto por la Superintendencia Finde Colombia (Anexo III de la Circular No 60 de 2008)

Todo requerimiento de informacioacuten por parte de autoridades competentes en mateprevencioacuten y control del lavado de activos y 983142inanciacioacuten del terrorismo seraacute atendido por ede Cumplimiento quien recopilaraacute la informacioacuten necesaria y daraacute respuesta al requeridentro de los teacuterminos establecidos


8 atencioacuten de requerimientos de informacioacuten de autoridades competentes

9 conservacioacuten de documentos relacionados con el sistema integral para

la prevencioacuten y control del lavado de activos y financiacioacuten del terrorismo

Todos los registros y documentos que se generen en desarrollo de las poliacuteticas y procedimcontenidos en el presente Manual deberaacuten cumplir con los criterios de integridad con983142iadisponibilidad cumplimiento efectividad e983142iciencia y con983142idencialidad de la informaccontenida

Con el propoacutesito de garantizar el mayor grado de colaboracioacuten con las autoridades EEconservar los documentos y registros relativos al cumplimiento de las normas sobre prev

y control de lavado de activos y 983142inanciamiento del terrorismo por un teacutermino de cinco antildeLos documentos que soportan la decisioacuten de determinar una operacioacuten como sospechcomo el respectivo reporte son conservados por el O983142icial de Cumplimiento en forma centy cronoloacutegica con las debidas seguridades





10 INFRAESTRUCTURA TECNOLOacuteGICA

EB cuenta con las siguientes herramientas que apoyan la labor del O983142icial de Cumplimiento

Herramienta de World-Check para consultar en listas restrictivas personas naturales y juriacutedicase forma individual a traveacutes de internet

Filtro Sentinel mediante el cual se pueden realizar consultas en lote en listas restrictivas de laase de datos de personas naturales y juriacutedicas a traveacutes de internet

ANEXO I SENtildeALES DE ALERTA

continuacioacuten se enuncian algunas sentildeales de alerta que los colaboradores deben tener enuenta para la deteccioacuten de operaciones inusuales

nversionistas o Accionistas que

Realizan operaciones que no coinciden con su capacidad econoacutemica de acuerdo con lainformacioacuten que reposa en EEB

Suministran informacioacuten falsa de difiacutecil veri983142icacioacuten o insu983142iciente

Operaciones ismultaacuteneas en diferentes cuentas y en las mismas o983142icinas relacionadas con lacompra y venta de tiacutetulos de EEB

Se niegan a revelar informacioacuten sobre su objeto social o demaacutes datos relacionados en elformulario de conocimiento del accionista o inversionista

Presentan un crecimiento desproporcionado en las operaciones del inversionis ta

Presentan cambios frecuentes en la actividad econoacutemica direccioacuten teleacutefono u objeto socialdel inversionista

Desarrollan actividades diferentes a las del objeto social para el cual fue creada la Empresa

Registran el mismo nuacutemero de ceacutedula o NIT de otro inversionista de la EMPRESA DE ENERGIacuteADE BOGOTAacute SA ESP

Registran la misma direccioacuten yo teleacutefono de otro inversionistas con los que no tienen relacioacutenaparente

bull Presentan el teleacutefono desconectado o el nuacutemero telefoacutenico al momento de efectuar la lde veri983142icacioacuten no concuerda con la informacioacuten inicialmente suministrada

bull Diligencian los formularios o formatos con letras ilegible o amantildeada

bull Son renuentes a la actualizacioacuten de informacioacuten

bull Son renuentes a entregar informacioacuten sobre su origen de fondos o patrimonio









Versioacuten

1

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Noviembrede 2009

Agostode 2013








IacuteNDICE



2 De983142iniciones








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INTRODUCCIOacuteN















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293030303030

















rupo Egmont



1 MARCO NORMATIVO

2 D EFINICIONES



















































3POLIacuteTICAS










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4 Revisor Fiscal

























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SOSPECHOSAS








2 Reportes




















































Versioacuten

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Noviembrede 2009

Agostode 2013








IacuteNDICE



2 De983142iniciones








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INTRODUCCIOacuteN















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rupo Egmont



1 MARCO NORMATIVO

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rupo Egmont



1 MARCO NORMATIVO

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2 Reportes




























































4 Revisor Fiscal

























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