Manual Resiplus

ADD Informática Manual de ResiPlus 1. Introducción.............................................................................................122. Aspectos Generales................................................................14

2.1. Básicos...............................................................................................142.2. Pantallas.............................................................................................142.3. Uso de los Desplegables.....................................................................142.4. Uso de las Pestañas............................................................................152.5. Uso de las Fechas Seleccionables......................................................152.6. Uso de las Listas o Tablas...................................................................16

3. Primeros Pasos......................................................................173.1. Empezar a Trabajar con ResiPlus.......................................................173.2. Rellenar los Datos de la Residencia....................................................18

3.2.1. Área General...........................................................................................193.2.1.1. Datos Factura y Direcciones.................................................................193.2.1.2. Cuentas Bancarias...............................................................................203.2.1.3. Datos Remesa Bancaria.......................................................................213.2.2. Área de Farmacia....................................................................................213.2.2.1. Stock Actual.........................................................................................213.2.2.2. Variaciones de Stock............................................................................22

3.3. Datos Generales.................................................................................223.4. Cerrar Sesión......................................................................................23

4. Residentes.............................................................................254.1. Fichas de Residentes..........................................................................25

4.1.1. Área General...........................................................................................264.1.1.1. Datos Familiares...................................................................................264.1.1.2. Evolución Temporal..............................................................................264.1.1.3. Productos.............................................................................................274.1.1.4. Datos Adicionales.................................................................................284.1.1.5. Enseres................................................................................................284.1.1.6. Observaciones......................................................................................294.1.1.7. Enseres Generales................................................................................294.1.1.8. Modificación de Enseres.......................................................................304.1.1.8.1. Introducción......................................................................................304.1.1.8.2. ¿Cómo dar de alta Enseres Generales?.............................................304.1.1.8.3. ¿Cómo hacer que los enseres generales puedan utilizarse en la ficha de un residente concreto?.................................................................................314.1.1.8.4. ¿Cómo añadir enseres particulares al residente?..............................324.1.1.8.5. ¿Cómo confeccionar un parte?..........................................................324.1.1.8.6. ¿Cómo ver el Inventario?...................................................................334.1.2. Área Económica......................................................................................334.1.2.1. Datos Económicos................................................................................334.1.2.2. Facturas y cobros.................................................................................364.1.2.3. Recibos................................................................................................384.1.2.4. OCF......................................................................................................394.1.2.5. Gastos de terceros...............................................................................424.1.2.6. Beneficiario ayuda................................................................................434.1.2.7. Caja......................................................................................................434.1.2.8. Descuentos..........................................................................................444.1.2.8.1. Crear Descuentos..............................................................................444.1.2.8.2. Asignar Descuentos a Residentes.....................................................444.1.2.8.3. Como saldrán en mis facturas...........................................................454.1.2.8.4. Notas.................................................................................................454.1.3. Área de Farmacia....................................................................................454.1.3.1. Stock Actual.........................................................................................464.1.3.2. Variaciones de Stock............................................................................464.1.4. Área Médica............................................................................................464.1.4.1. Patologías, Alergias y Antecedentes.....................................................474.1.4.2. Tratamiento.........................................................................................48

1

4.1.4.3. Informe Médico....................................................................................494.1.4.4. Escalas.................................................................................................494.1.4.5. Seguimiento.........................................................................................504.1.4.6. Datos Médicos......................................................................................514.1.4.7. Valoraciones Geriátricas.......................................................................524.1.4.8. Analíticas..............................................................................................524.1.4.9 Tabla de Diagnóstico en Seguimientos..................................................544.1.4.10. Impresión en Tratamientos................................................................544.1.5. Área de Enfermería.................................................................................554.1.5.1. Controles..............................................................................................554.1.5.2. Seguimiento.........................................................................................574.1.5.3. Controles y Listados de Úlceras............................................................574.1.6. Equipo Interdisciplinar.............................................................................594.1.6.1. Trabajador Social.................................................................................594.1.6.2. Psicólogo..............................................................................................614.1.6.3. Animador Sociocultural........................................................................614.1.6.4. Fisioterapeuta......................................................................................634.1.6.5. Dietista.................................................................................................644.1.6.6. Terapeuta Ocupacional........................................................................654.1.6.7. Supervisoras........................................................................................684.1.7. ¿Cómo se hace?......................................................................................694.1.7.1. ¿Cómo dar de alta un Residente?.........................................................694.1.7.2. ¿Cómo cambiar los datos de un Residente?.........................................704.1.7.3. ¿Cómo se buscan los Residentes?........................................................704.1.7.4. ¿Cómo ordenar los Residentes?...........................................................714.1.7.5. ¿Cómo cambiar la Habitación de un Residente?...................................724.1.7.7. ¿Cómo se da de baja un Residente?.....................................................724.1.7.8. ¿Cómo se elimina un Residente?..........................................................724.1.7.9. ¿Cómo se recupera de baja un Residente?...........................................724.1.7.10. ¿Cómo se dan de alta productos?......................................................734.1.7.11. ¿Cómo se crea una factura manual?..................................................734.1.7.12. ¿Cómo se borra una factura manual o automática?..........................744.1.7.13. ¿Cómo se modifica una factura manual o automática?......................744.1.7.14. ¿Cómo se anula (abona) una factura?................................................744.1.7.15. ¿Cómo se indica que un Residente es beneficiario de ayuda?............754.1.7.16. ¿Cómo generar un nuevo Tratamiento?.............................................764.1.7.17. ¿Cómo modificar un tratamiento existente?.......................................784.1.7.18. ¿Cómo se hace un informe medico?...................................................784.1.7.19. ¿Cómo quitar a un Residente de la Habitación?.................................784.1.7.20. ¿Cómo se introducen los Enseres que trae un Residente en el ingreso?..........................................................................................................................784.1.7.21. ¿Cómo se dan de baja los Enseres de un Residente?.........................804.1.7.22. ¿Cómo se imprime el inventario de baja los Enseres de un Residente?..........................................................................................................................814.1.7.23. ¿Cómo se introducen las Actividades del Equipo Interdisciplinar que realiza un Residente?........................................................................................814.1.7.24. ¿Cómo se envían comunicados desde Seguimientos..........................864.1.7.25. ¿Cómo se dan permisos a Informes....................................................87

4.2. Fichas de Habitaciones.......................................................................884.2.1. Ocupantes...............................................................................................894.2.2. Características........................................................................................894.2.3. ¿Cómo se hace?......................................................................................904.2.3.1. ¿Cómo se crea una Habitación nueva?.................................................904.2.3.2. ¿Cómo se modifican los datos de una Habitación?...............................904.2.3.3. ¿Cómo se borra una Habitación existente?..........................................904.2.4. Extensiones.............................................................................................90

4.3. Lista de Espera...................................................................................934.3.1. ¿Cómo se hace?......................................................................................954.3.1.1. ¿Cómo se da de alta a una persona en la Lista de Espera?..................954.3.1.2. ¿Cómo se da de alta como Residente a una persona de la Lista de Espera?.............................................................................................................95

2

4.3.1.3. ¿Cómo se devuelve a la Lista de Espera a un Residente que se le dio de alta desde la Lista de Espera?...........................................................................954.3.1.4. ¿Como se reserva una plaza a un Residente que está en Lista de Espera?.............................................................................................................954.3.1.5. ¿Cómo se pasa de la Reserva a la Lista de Espera?.............................95

4.4. Etiquetas............................................................................................964.5. Sugerencias y Reclamaciones............................................................96

4.5.1. Registro de Sugerencias y Reclamaciones..............................................974.6. Encuestas de Satisfacción..................................................................99

4.6.1. Encuestas de Satisfacción Configurables................................................994.6.1.1. Introducción.........................................................................................994.6.1.2. Modelos de Encuestas........................................................................1004.6.1.2.1. Crear un Modelos de Encuesta........................................................1014.6.1.2.2. Definir Preguntas............................................................................1014.6.1.2.3. Definir respuestas...........................................................................1044.6.1.2.3.1. Diferencias con Añadir /Quitar respuestas...................................1054.6.1.2.4. Añadir preguntas a nuestros modelos.............................................1064.6.1.2.5. Imprimir..........................................................................................1074.6.1.2.6. Eliminar y dar de baja.....................................................................1074.6.1.3. Introducción de resultados.................................................................1084.6.1.4. Estadísticas........................................................................................1084.6.1.4.1. Tipos de Estadísticas.......................................................................1094.6.1.5. Permisos.............................................................................................1104.6.1.6. Resumen............................................................................................1104.6.1.7. Recomendaciones..............................................................................111

4.7. Reuniones Interdisciplinares.............................................................1114.7.1 Introducción...........................................................................................1114.7.2 Acceso a la pantalla...............................................................................1114.7.3 Como introducir una nueva reunión interdisciplinar...............................1124.7.3.1 Como crear un nuevo plan terapéutico:..............................................1134.7.3.2 Establecer Fecha de Próximo Aviso.....................................................115

4.8. Listados............................................................................................1154.8.1. Producción............................................................................................1204.8.2. Listado de Activos.................................................................................122

4.9. Documentos.....................................................................................1244.10. Visitas de Familiares.......................................................................1244.11. Asambleas de Residentes...............................................................1254.13. Introducción de Controles de Enfermería......................................1274.14. Estancias en Unidades...................................................................1294.15. Escalas propias de Residentes.......................................................132

4.15.1. Introducción........................................................................................1324.15.2. Modelos de escalas propias.................................................................1334.15.2.1. Crear Modelos de escalas................................................................1334.15.2.2. Definir preguntas y respuestas........................................................1334.15.2.3. Añadir las preguntas y las respuestas al modelo de escala..............1344.15.2.4. Definir valoraciones..........................................................................1344.15.2.5. Imprimir...........................................................................................1344.15.2.6. Eliminar y dar de baja......................................................................1354.15.3. Efectuar las escalas a los residentes...................................................1354.15.7. Resumen.............................................................................................137

4.16. Tipos de Incidencias.......................................................................1374.16.1. Introducción........................................................................................1374.16.2. Tipos de Incidencias............................................................................1374.16.3. Incidencias..........................................................................................1394.16.3.1. Introducción.....................................................................................1394.16.3.2. Consultas.........................................................................................1404.16.4. Permisos..............................................................................................140

5. Personal...............................................................................1415.1. Fichas de Personal............................................................................141

3

5.1.1. Datos Bancarios....................................................................................1415.1.2. Datos Laborales....................................................................................1425.1.3. Nóminas................................................................................................1425.1.4. Incidencias............................................................................................1435.1.5. Familiares..............................................................................................1445.1.6. Cursos Formación..................................................................................1445.1.7. Observaciones.......................................................................................1445.1.8. ¿Cómo se hace?....................................................................................1455.1.8.1. ¿Cómo dar de alta un Trabajador?.....................................................1455.1.8.2. ¿Cómo dar de baja un Trabajador?.....................................................1465.1.8.3. ¿Cómo se recupera de baja a un Trabajador?....................................1465.1.8.4. ¿Cómo se elimina un Trabajador?......................................................1465.1.8.5. ¿Cómo cambiar los datos de un Trabajador?......................................146

5.2. Etiquetas..........................................................................................1465.3. Listados............................................................................................1475.4. Documentos.....................................................................................1485.5. Planning...........................................................................................148

5.5.1. Introducción..........................................................................................1485.5.2. Datos Generales....................................................................................1485.5.2.1. Personal: Días Festivos.......................................................................1485.5.2.2. Personal: Franjas Horarias..................................................................1495.5.2.3. Personal: Horas Convenio...................................................................1505.5.2.4. Personal: Incidencias..........................................................................1505.5.2.5. Personal: Puestos Laborales...............................................................1525.5.2.6. Personal: Turnos.................................................................................1535.5.3. Asistente de Planning............................................................................1545.5.3.1. Pantalla Principal: Planning General y Planning Particular..................1555.5.3.2. Planning General................................................................................1555.5.3.2.1. Crear Planning General...................................................................1565.5.3.2.1.1. Seleccionar Puestos.....................................................................1565.5.3.2.1.2. Seleccionar Franjas Horarias........................................................1575.5.3.2.1.3. Definir las necesidades................................................................1585.5.3.2.1.4. Versión Planning...........................................................................1585.5.3.2.2. Modificar Planning General..............................................................1595.5.3.2.2.1. Seleccionar Versión del Planning..................................................1605.5.3.2.2.2. Seleccionar Puestos.....................................................................1605.5.3.2.2.3. Seleccionar Franjas Horarias........................................................1605.5.3.2.2.4. Definir necesidades......................................................................1605.5.3.2.2.5. Planning Versión...........................................................................1615.5.3.2.3. Ver o imprimir Planning General.....................................................1615.5.3.2.3.1Seleccionar versión del Planning....................................................1615.5.3.2.4. Borrar Versión del Planning General................................................1645.5.3.2.4.1. Escoger versión............................................................................1645.5.3.3. Planning Particular.............................................................................1645.5.3.3.1. Modificar Planning Particular...........................................................1655.5.3.3.2. Ver o Imprimir Planning Particular...................................................1665.5.3.3.3. Borrar Puesto del Planning Particular..............................................1665.5.4. Pantalla de Planning..............................................................................1665.5.4.1. Información General del Planning.......................................................1675.5.4.2. Calendario..........................................................................................1675.5.4.2.1. Puestos y Días del mes....................................................................1685.5.4.2.2. Introducir Datos en el Calendario....................................................1685.5.4.2.3. Totales............................................................................................1695.5.4.3. Presencia Franja Horaria....................................................................1715.5.4.4. Necesidad Franja Horaria...................................................................1715.5.4.5.1. Copiar Rango...................................................................................1725.5.4.5.2. Borrar Rango...................................................................................1735.5.4.5.3. Exportar a Excel..............................................................................1745.5.4.6. Planning Particular.............................................................................1745.5.5. Informe Planning Personal.....................................................................175

4

5.5.6. Permisos................................................................................................1775.6. Patrones de Planning........................................................................177

5.6.1. Introducción..........................................................................................1775.6.2. Definición de patrones..........................................................................1775.6.3. Aplicar patrones....................................................................................178

6. Médicos...............................................................................1806.1. Fichas de Médicos............................................................................180

6.1.1. Direcciones...........................................................................................1816.1.2. Horarios.................................................................................................1816.1.3. Observaciones.......................................................................................1816.1.4. ¿Cómo se hace?....................................................................................1816.1.4.1. ¿Cómo dar de alta un Médico?...........................................................1816.1.4.2. ¿Cómo dar de baja un Médico?...........................................................1826.1.4.3. ¿Cómo se recupera de baja a un Médico?..........................................1826.1.4.4. ¿Cómo se elimina un Médico?............................................................1826.1.4.5. ¿Cómo cambiar los datos de un Médico?............................................182

7 Almacén................................................................................1837.1. Introducción:....................................................................................1837.2. Almacenes........................................................................................1837.3. Proveedores.....................................................................................184

7.3.1. La Ventana de Proveedores...................................................................1847.3.1.1. Cómo dar de alta un Proveedor:.........................................................1857.3.1.2. Cómo dar de baja a un Proveedor:.....................................................1857.3.1.3. Cómo se recupera de baja a un Proveedor:........................................1857.3.1.4. Cómo se elimina un Proveedor:..........................................................1867.3.1.5. Cómo modificar los datos de un Proveedor:.......................................1867.3.2. Pestañas en Proveedores:.....................................................................1867.3.2.1 Servicios:.............................................................................................1867.3.2.2. Datos Económicos:.............................................................................1877.3.2.3. Facturas:............................................................................................1877.3.2.4. Evolución Temporal:...........................................................................1897.3.2.5. Calidades:..........................................................................................1907.3.2.6. Precios Artículos:................................................................................1917.3.2.7 Ofertas:...............................................................................................1927.3.2.8. Descuentos:.......................................................................................1937.3.2.9. Observaciones:...................................................................................1937.3.3. Listados de Proveedores:......................................................................193

7.4. Artículos...........................................................................................1957.4.1. La Ventana de Artículos:.......................................................................1957.4.1.1. Nuevo Artículo:...................................................................................1957.4.1.2. Modificar artículos:.............................................................................1977.4.1.3. Eliminar artículos:..............................................................................1977.4.1.4. Altas y Bajas:......................................................................................1977.4.2. Pestañas de la Ventana de Artículos:....................................................1977.4.2.1. Stocks:...............................................................................................1977.4.2.2. Proveedores:......................................................................................1987.4.2.3. Calidades:..........................................................................................1997.4.2.4. Ofertas:..............................................................................................1997.4.2.5. Descuentos:.......................................................................................2007.4.3. Estadísticas:..........................................................................................2007.4.4. Listado de Proveedores:........................................................................201

7.5. ENTRADAS Y SALIDAS:.....................................................................2017.5.1. La Ventana Entradas y Salidas:.............................................................2017.5.1.1. 1ª. Pestaña:........................................................................................2027.5.1.2. Documentos en Creación:..................................................................2027.5.1.3. Propuestas de Pedidos:......................................................................2037.5.1.4. Observaciones/ Detalles:....................................................................2047.5.1.5. Totales:..............................................................................................2047.5.1.6. Albaranes de Regularización:.............................................................2057.5.2. Entradas................................................................................................206

5

7.5.2.1. Todos:................................................................................................2067.5.2.2. Albaranes sin Valorar:........................................................................2067.5.2.3. Albaranes Valorados:.........................................................................2077.5.2.4. Facturas:............................................................................................2087.5.3. Salidas...................................................................................................2097.5.3.1. Albaranes de Salida:...........................................................................2097.5.4. Pedidos:................................................................................................211

7.6. LISTADOS:........................................................................................2127.7. Criterios de Altas en Proveedores....................................................2147.8. Nuevos Listados de Almacén............................................................2147.9. Configuración de la aplicación..........................................................214

8. Medicamentos......................................................................2168.1. Fichas de Medicamentos..................................................................216

8.1.1. Datos Adicionales..................................................................................2168.1.2. Interacción Medicamentos....................................................................2178.1.3. Protocolos Administración.....................................................................2188.1.4. ¿Cómo se hace?...................................................................................2188.1.4.1. ¿Cómo crear un medicamento?..........................................................2188.1.4.2. ¿Cómo se elimina un Medicamento?..................................................2198.1.4.3. ¿Cómo se importan Medicamentos a la Base de Datos de ResiPlus?..219

8.2. Incidencias Stock..............................................................................2208.2.1. ¿Cómo se hace?....................................................................................2218.2.1.1. ¿Cómo se anotan las incidencias en la Administración de Medicamentos?...............................................................................................221

8.3. Variaciones Stock.............................................................................2218.3.1. ¿Cómo se hace?....................................................................................2238.3.1.1. ¿Cómo se da de alta la medicación inicial de un Residente o la que trae del Hospital?...................................................................................................2238.3.1.2. ¿Cómo se da de baja la medicación de un Residente por baja definitiva del mismo?......................................................................................................2258.3.1.3. ¿Cómo se ajusta el stock cuando ha habido un inventario?...............226

8.4. Dispensaciones................................................................................2268.5. Listado de stock de medicamentos..................................................2278.6. Grupos de Vías de Administración....................................................228

8.6.1. Introducción..........................................................................................2288.6.2. Definición de los Grupos de Administración..........................................228

9. Farmacia..............................................................................2319.1. Fichas de Farmacias.........................................................................2319.2. Pedidos.............................................................................................231

9.2.1. ¿Cómo se hace?....................................................................................2329.2.1.1. ¿Cómo se genera un pedido a Farmacia para un Residente?.............2329.2.1.3. ¿Cómo se gestiona la recepción de un pedido?..................................2349.2.1.4. ¿Cómo se borra un pedido?................................................................2359.2.1.5. ¿Cómo se genera un pedido a Farmacia cuando la Residencia tiene un Stock Único?....................................................................................................235

9.3. Ajustar Stock....................................................................................2379.4. Imprimir Recetas en formato del Sistema Nacional de Salud...........237

9.5.0. Introducción..........................................................................................2409.5.1. Ejemplo de proceso de Pedidos de Medicación con los nuevos cambios producidos:.....................................................................................................2409.5.2. Cambios producidos en el Asistente de Pedidos de Farmacia...............2409.5.2.1 Gestionar la recepción de pedidos......................................................2409.5.2.2 Imprimir ‘Relación de medicamentos pendientes de receta:...............2429.5.2.3 Imprimir Relación de Medicamentos a Incluir en Recetas:..................2449.5.3. Cambios producidos en la pantalla de Introducción de Tratamiento.....244

10. Económico..........................................................................24610.1. Liquidación Beneficiarios (solo Comunidad Valenciana).................246

10.1.1. ¿Cómo se hace?..................................................................................24710.1.1.1. ¿Cómo se imprimen los Certificados de Conformidad?.....................247

6

10.1.1.2. ¿Cómo se imprime un Comunicado de Ingreso?...............................24810.1.1.3. ¿Cómo se imprime un Comunicado de Baja?....................................24910.1.1.4. ¿Cómo se imprime un Comunicado de Supra-asistido en Residencia asistida?..........................................................................................................25010.1.1.5. ¿Cómo se imprime el documento de abono?....................................251

10.2. Facturación.....................................................................................25210.3. Recibos y Remesas.........................................................................253

10.3.1. Listado de Recibos emitidos................................................................25410.3.1.1. Introducción.....................................................................................25410.3.1.2. ¿Qué información puedo obtener de él?...........................................25410.3.1.3. ¿Cómo generar el Listado?...............................................................25410.3.1.4. ¿Cómo imprimir o exportar el Listado?.............................................25610.3.1.5. Otras consideraciones......................................................................256

10.4. Contabilidad...................................................................................25610.4.1. Configurar ResiPlus para que realice el enlace contable.....................25710.4.2. Realizar el enlace contable.................................................................25910.4.3. Importar los datos con ContaPlus........................................................26010.4.4. Importar los datos con LOGIC WIN......................................................26110.4.5. Deshacer el enlace contable...............................................................264

10.5. Cuentas..........................................................................................26510.6. Actualizar Cuotas...........................................................................26610.7. Listados de Cuentas.......................................................................26710.8. Enlace Contable de Remesas.........................................................26710.9. Asistente para la Facturación de Llamadas....................................269

10.9.1. Configuración......................................................................................26910.9.1.2. Importación......................................................................................26910.9.1.3. Precio por Paso.................................................................................27010.9.2. Asistente para la facturación de llamadas...........................................27010.9.2.1. Seleccionar Tipo de fichero..............................................................27110.9.2.2. Seleccionar fichero...........................................................................27110.9.2.3. Importar Llamadas...........................................................................27110.9.2.4. Seleccionar llamadas a pasar a OCF.................................................27210.9.2.5. Importar a OCF.................................................................................27210.9.3. Requisitos Previos...............................................................................27310.9.4. Tabla de Campos.................................................................................274

10.10. Facturación Residentes Concertados del Centro de Día de la Comunidad Valenciana............................................................................274

10.10.1. Introducción......................................................................................27410.10.1.1. Nociones Previas............................................................................27410.10.2. Concertados......................................................................................27510.10.3. Asistente de Liquidación de Beneficiarios.........................................27610.10.3.1. Comunicados..................................................................................276

10.11. Facturación Concertados de la Comunidad de Galicia..................27610.11.1. Introducción......................................................................................27610.11.2. Residencia.........................................................................................27610.11.3. Datos Generales: Configuración Conciertos de Galicia......................27710.11.4. Residentes........................................................................................27810.11.4.1. Evolución Temporal........................................................................27810.11.5. Asistente de Facturación...................................................................27910.11.5.1. Generar facturación mensual.........................................................27910.11.5.2. Procesos de facturación para conciertos de públicos y IGAPE.0.....27910.11.5.2.1. Facturación mensual normal.......................................................27910.11.5.2.2. Facturación mensual regulando pensiones.................................28010.11.5.2.3. Regularización de los nuevos precios coste................................28010.11.5.3. Preparación hojas de anexo...........................................................28110.11.6. Entidades..........................................................................................28110.11.7. Resumen...........................................................................................282

10.12. Facturación de Residentes Concertados con la Comunidad de Madrid.....................................................................................................282

10.12.1. Introducción......................................................................................282

7

10.12.2. Residencia.........................................................................................28310.12.3. Datos Generales: Configuración Concierto de Madrid.......................28310.12.3.1. Conciertos......................................................................................28310.12.3.2. Opciones........................................................................................28410.12.4. Residentes........................................................................................28410.12.4.1. Evolución Temporal........................................................................28510.12.5. Asistente de Facturación...................................................................28510.12.5.1. Generar Factura Mensual...............................................................28610.12.5.2. Procesos de Facturación para Conciertos de Financiación Parcial.. 28610.12.5.2.1. Facturación Mensual Normal.......................................................28610.12.5.2.2. Facturación últimos meses del año por adelantado....................28810.12.5.2.3. Facturación Mensual para Residentes con IPC.............................28810.12.5.2.4. Facturación de Regularización de los Nuevos Precios Confirmados.........................................................................................................................28910.12.5.2.5. Ejemplo Anual de proceso de Facturación Parcial.......................28910.12.6. Entidades..........................................................................................29110.12.7. Resumen...........................................................................................292

10.13. Automatización de Cuentas Contables de Residentes..................29210.13.1. Introducción......................................................................................29210.13.2. Configuración....................................................................................29210.13.3. Sincronización contador con el Código del Residente........................293

11. Proceso de facturación, generación de recibos y remesas sin Residentes Beneficiarios de Ayuda............................................296

11.1. Facturación de los Residentes Seleccionados................................30212. Proceso de liquidación, facturación, generación de recibos y remesas con Residentes Beneficiarios de Ayuda (sólo Comunidad Valenciana)..............................................................................308

12.1. Modificaciones en el módulo de concertados de la Comunidad Valenciana...............................................................................................319

12.1.1. Introducción........................................................................................31912.1.2. Cambios en la Pestaña de Concertados..............................................32012.1.3. Cambios en el Asistente de Liquidación de Beneficiarios....................32112.1.4. ¿Qué tengo que hacer cuando me llegue una Resolución?.................32112.1.5. ¿Qué tengo que hacer para imprimir el Certificado de Conformidad antes de tener la Resolución?.........................................................................32112.1.6. ¿Qué hacer para imprimir la Liquidación antes de tener la Resolución definitiva?.......................................................................................................32212.1.7. ¿Cómo generar Liquidaciones Complementarias?...............................32312.1.8. ¿Cómo introducir Resoluciones de otros años?...................................32312.1.9. ¿Cómo dar de baja a un Residente como Concertado?.......................32312.1.10. Diseñador de Plantillas......................................................................32412.1.11. Notas de interés................................................................................324

13. Seguridad...........................................................................32513.1. Gestión Seguridad..........................................................................325

13.1.1. ¿Cómo se hace?..................................................................................32613.1.1.1. ¿Cómo se cambia la contraseña de usuario?....................................32613.1.1.2. ¿Cómo se programa la tarjeta de seguridad?...................................32613.1.1.3. ¿Cómo se identifica al usuario de una tarjeta?.................................32713.1.1.4. ¿Cómo se programa una tarjeta?.....................................................327

13.2. Grupos y Usuarios..........................................................................32813.2.1. Ejemplo: crear el usuario del Médico...................................................330

13.3. Cerrar Sesión..................................................................................33514. Diseñador de Plantillas.......................................................336

14.1. ¿Para qué sirve el Diseñador de Plantillas?....................................33614.2. Ejemplo 1: Datos Generales de un Residente.................................33614.4. Criterios de Selección en el Diseñador de Plantillas.......................35314.5. Definición de parámetros en los Criterios de Selección del Diseñador de Plantillas.............................................................................................35714.6. Mostrar el último registro...............................................................364

8

14.7. ¿Cómo se importa un documento existente de Word?...................36614.8. Anidar Tablas.................................................................................366

14.8.1. ¿Qué es Anidar Tablas?.......................................................................36614.8.2. ¿Como se Anidar Tablas?....................................................................36714.8.3. Criterios de Ordenación.......................................................................36814.8.4. Criterios de Selección..........................................................................368

15. Indicadores de Calidad de la Comunidad Valenciana.............36916. Registro de Acceso.............................................................37417. Programa Herramientas......................................................376

17.1. Copias de seguridad.......................................................................37617.2. Programación de Copias.................................................................378

17.2.1. Nuevo programa de Herramientas......................................................37817.2.2. Nuevas opciones de las copias instantáneas.......................................37917.2.3. Programación de Copias......................................................................37917.2.3.1. Programación de Copias de Seguridad.............................................37917.2.3.2. Configurar la programación..............................................................38017.2.3.2.1. ¿Dónde dejo la copia?...................................................................38017.2.3.2.2. ¿Que copio?...................................................................................38017.2.3.2.3. ¿Cuando hará la copia?.................................................................38117.2.3.2.4. Configuración de Avisos................................................................38117.2.3.3. Resultados.......................................................................................38117.2.4. Mapa del programa.............................................................................381

17.3. Cambios en el programa Herramientas..........................................38217.3.1. Información sobre la versión de ResiPlus en la Copia de Seguridad....38217.3.2. Restauración Total y Parcial................................................................38317.3.3. Selección de empresas........................................................................38317.3.4. Selección de las bases de datos..........................................................38417.3.5. Resumen de las acciones....................................................................386

18.Módulo Gestión Documental.................................................38718.1. Introducción...................................................................................387

18.1.1. Apartados............................................................................................38718.1.3. Apartados Fijos....................................................................................38718.1.4. Edición de apartados...........................................................................38718.1.5. Permisos de apartados........................................................................387

18.2. Documentos y Páginas...................................................................38818.3. Seguridad.......................................................................................388

18.3. 1. Carpetas.............................................................................................38918.3. 2. Grupos y Usuarios..............................................................................389

18.4. Búsqueda.......................................................................................39018.4.1. Tipos...................................................................................................39018.4.2. Resultados..........................................................................................390

18.5. Carga de imágenes........................................................................39018.5.1. Formatos Soportados..........................................................................390

18.6. Detalle............................................................................................39119. Planificador de Tareas.........................................................392

19.1. Introducción...................................................................................39219.2. Introducción de Tipos de Tareas.....................................................39219.3. Crear Categorías............................................................................39319.4. Crear Tipos de Tareas....................................................................394

19.4.1. Introducción de los Datos Generales del Tipos de Tareas...................396Fig.8 Configuración/ Datos Generales/ Tareas: Destinatarios de Tipos de Tareas........................................................................................................................39719.4.2. Introducción de los Datos específicos del Tipos de Tareas..................39819.4.2.1. Permisos Tareas..............................................................................39819.4.2.1.1. ¿Quién puede Ver, Crear y /o Anotar?...........................................39819.4.2.1.2. ¿Quién debe realizar?....................................................................39819.4.2.1.3. Visualizar Permisos.......................................................................39919.4.2.2. Programación Temporal...................................................................40019.4.2.3. Planificación Horaria.........................................................................402

9

19.4.2.4. Grupos..............................................................................................40219.4.2.5. Motivos de no realización.................................................................40319.4.2.6. Tareas Dependientes.......................................................................40419.4.2.7. Permisos Tipos de Tareas.................................................................40619.4.2.8. Datos Generales...............................................................................40719.4.2.9. Observaciones..................................................................................408

19.5. Tareas............................................................................................40819.5.1. Asistente para Tareas..........................................................................40919.5.1.1. Pantalla 1: Seleccionar el Tipo de Tareas.........................................40919.5.1.2. Pantalla 2: Descripción de la Tarea..................................................41019.5.1.3. Pantalla 3: Seleccionar Sobre qué o quién se realiza la Tarea..........41019.5.1.4. Pantalla 4: Seleccionar quién o quienes pueden realizar la tarea y que orden tendrán.................................................................................................41119.5.1.5. Pantalla 5: Establecer la duración de la tarea, así como su tiempo de aviso y su prioridad.........................................................................................41219.5.1.6. Pantalla 6: Generación de Tareas.....................................................41419.5.2. Tareas Dependientes..........................................................................41419.5.2.1. Pantalla 3: Creación de enlaces entre tareas...................................41519.5.2.2. Pantalla 4: Selección sobre quien o quienes.....................................41519.5.2.3. Pantalla 5: Selección quien o quienes pueden realizar la tarea........41619.5.3. Listado de Tareas................................................................................41619.5.4. Tratamiento de Tareas........................................................................41819.5.4.1. Seleccionar Todo..............................................................................41919.5.4.2. Acción..............................................................................................41919.5.4.3. Realizada..........................................................................................42019.5.4.4. Modificar Tarea................................................................................42019.5.4.7. Actualizar.........................................................................................42319.5.4.8. Copiar Tareas...................................................................................42319.5.4.9. Forzar estado...................................................................................42319.5.4.10. Bajas..............................................................................................42419.5.4.11. Información....................................................................................42419.5.5. Filtro....................................................................................................42519.5.5.2. Filtro Temporales.............................................................................42519.5.6. Criterios de búsqueda.........................................................................42619.5.7. Filtros por Tarea..................................................................................42719.5.7.1. Los filtros predefinidos automáticamente........................................42719.5.7.2. Los filtros predefinidos por el usuario...............................................42719.5.8. Estadísticas de Tareas.........................................................................428

19.6. Tipos de Tareas en Residentes.......................................................42919.7. Permisos.........................................................................................43019.8. Resumen........................................................................................430

20. Avisos por correo de Comunicados Pendientes.....................43120.1. Nuevos avisos por correo de comunicados pendientes de lectura. 43120.2. Creación de Comunicados..............................................................43120.3. Configuración del envío de mensajes.............................................43120.4. ¿Cómo recibiré los mensajes?........................................................43220.5. ¿Cómo consultar los comunicados?................................................433

21. Manual de Integración con DAURAT.....................................43421.1. Introducción...................................................................................43421.2. Operaciones disponibles en ResiPlus para la integración con DAURAT...................................................................................................434

21.2.2. Integración Total.................................................................................43421.2.3. Integración Incremental......................................................................434

21.3. Configuración del Ordenador para integrar con DAURAT...............43421.4. Configuración de ResiPlus para integrar con DAURAT....................436

21.4.1. Pestaña de Configuración....................................................................43621.4.2.Pestaña de Información a Integrar.......................................................437

21.5. Pasos a realizar antes de la primera integración............................43721.6. Pasos a realizar la primera integración (Integración Total)............441

10

21.7. Pasos para realizar las integraciones incrementales......................44321.8. Listados..........................................................................................444

21.8.1. Listado de Campos de Residentes que ResiPlus integra con DAURAT. 44521.8.2. Listado de campos de trabajadores que ResiPlus integra con DAURAT.........................................................................................................................44521.8.3.Listado de campos de proveedores que ResiPlus integra con DAURAT.........................................................................................................................44521.8.4. Listado de campos de actividades que ResiPlus integra con DAURAT. 446

21.9. Campos Obligatorios de Actividades..............................................44622. Manual de MARCO...............................................................447

22.1.Introducción....................................................................................44722.2.Elementos.......................................................................................447

22.2.1.Tipos de Elementos..............................................................................44722.2.1.1.Comunicados.....................................................................................44722.2.1.2.Encuestas..........................................................................................44822.2.1.2.1. Preguntas de opción......................................................................44822.2.1.2.2. Preguntas de Selección.................................................................44822.2.1.2.3. Preguntas de Valoración................................................................44922.2.1.2.4. Preguntas de Comentario..............................................................449

22.3.Ventana Principal............................................................................44922.3.1. Árbol de carpetas................................................................................44922.3.2. Lista de Elementos..............................................................................45022.3.3. Panel de Vista Previa...........................................................................45022.3.4.Barra de Herramientas.........................................................................451

22.4.Área de Notificaciones.....................................................................45222.4.1. Notificación de cierre / cambio de usuario..........................................452

23. Podólogo............................................................................45423.1. Introducción...................................................................................45423.2. Seguimiento...................................................................................45423.3. Informes.........................................................................................45523.4. Observaciones................................................................................455

24. Informes Semestrales (Solo para Argentina)........................45624.1. Introducción...................................................................................45624.2. ¿Qué son los informes semestrales?..............................................45624.3. ¿Cómo crearlos?.............................................................................45624.4. ¿Cómo generar seguimiento semestrales?.....................................45724.5. Otras consideraciones....................................................................458

1. Introducción

ResiPlus es un programa informático para la gestión integral de Residencias de la Tercera Edad. Con ResiPlus es posible gestionar de forma más eficiente toda la información referente a los Residentes, Personal, Proveedores, etc de su residencia. Entre las características más destacadas cabe señalar:

Multiusuario: ResiPlus permite que varias personas trabajen simultáneamente. Multiempresa: ResiPlus permite gestionar varios centros desde un solo equipo

informático.

11

Seguridad y Privacidad de la Información: ResiPlus incorpora un sistema de usuarios y de permisos que permite definir totalmente a qué partes del programa puede acceder cada usuario y con qué privilegios. Esto quiere decir que, por ejemplo, al apartado médico puede acceder el médico con plenos privilegios y las enfermeras o auxiliares sólo con permisos de lectura, sin que puedan añadir, modificar o borrar información.

Intuitivo y sencillo de manejar: ResiPlus ha sido desarrollado pensando que toda la información debe estar disponible y accesible rápidamente, sin tener que navegar por un árbol de menús extenso o tener que salir de una pantalla para entrar en otra. El manejo de ResiPlus es muy parecido a Word o Excel.

Gestión Global: ResiPlus incorpora apartados para gestionar los datos de los Residentes, Trabajadores, Proveedores, Almacén, etc.

Diseñador de Plantillas: ResiPlus incorpora un diseñador de documentos que permite que los documentos que usted posee en su residencia sean incorporados dentro de ResiPlus y que éste se encargue de rellenarlos automáticamente. Con esta funcionalidad es posible definir sus propios contratos de ingreso, comunicados al juzgado, normas de régimen interior; incluso listados personalizados.

Listados y estadísticas: ResiPlus incorpora decenas de listados y estadísticas muy prácticas y útiles.

En el presente documento explicamos detalladamente cada una de las características de ResiPlus, así como el manejo de las mismas para el correcto uso y provecho. El manual se encuentra subdividido en capítulos en los que, en cada uno de ellos, se explica detalladamente el funcionamiento y uso de una característica o funcionalidad de ResiPlus. A su vez, cada capítulo se haya organizado en dos grandes bloques: en una primera parte se hace una descripción detallada de las características del programa, se trata pues, de un apartado descriptivo; en una segunda parte, se detalla el cómo se hacen las cosas, esta segunda parte está más orientada a servir de guía paso a paso en los procesos más habituales del programa.

El manual ha sido diseñado de forma que puede ser utilizado simultáneamente por varias personas a la vez. Usted puede decidir imprimir los capítulos correspondientes al área médica, al área administrativa, etc, para que cada usuario pueda de forma independiente comenzar a trabajar con ResiPlus. De todos modos, es evidente que el primer paso a seguir es aprender el área administrativa para poder dar de alta todos los residentes y que el resto de usuarios puedan comenzar con su área específica.

Esperamos que este manual les sirva de gran ayuda para aprender a usar ResiPlus, una herramienta en constante evolución que le permitirá gestionar de forma más eficiente su residencia.

NOTA: El usuario de este manual debe tener en cuenta que debe tener permisos suficientes para poder acceder a los datos y realizar las acciones oportunas. Si el usuario en el proceso de aprendizaje no puede acceder a alguna opción, apartado o sub. apartado señalado en el manual, será debido a una incorrecta configuración de sus permisos.

12

2. Aspectos Generales

2.1. Básicos

Para acceder a cada una de las pantallas de ResiPlus se puede usar el menú o la barra de herramientas al igual que en cualquier programa de Microsoft Office. En la imagen 2.1 puede ver el menú en la parte de arriba y la barra de herramientas que está compuesta de botones y que se encuentra justo debajo del menú.

Imagen 2.1 – Menú y Barra de Herramientas

Con el menú accedemos a todas las pantallas. Para usar el menú podemos utilizar el ratón o el teclado. Si utilizamos el ratón sólo tenemos que pinchar en la opción de menú deseada con el botón izquierdo. Si utilizamos el teclado tenemos que apretar a la tecla ALT, desplazarnos hasta la opción deseada con las flechas del teclado y una vez en ella pulsar la tecla INTRO o bien pulsar la tecla ALT más la letra del nombre de la opción de menú que está subrayada.

Por otro lado con la barra de herramientas accedemos más rápidamente a algunas de las opciones del menú. Para usar la barra de herramientas simplemente tenemos que pinchar encima del botón con el botón izquierdo del ratón.

NOTA Si tiene dudas de para qué sirve un botón, deje el ratón encima de éste durante 1 segundo y observará una información de explicación en amarillo que aparece flotante.

2.2. Pantallas

- Existen asistentes con explicaciones muy claras y sencillas de manejar. Por otro lado observe cuidadosamente las pantallas, ya que en muchas de ellas aparecen textos explicativos del funcionamiento de las mismas.

- En la parte de arriba de la pantalla principal de ResiPlus podemos ver el nombre de la pantalla en la que nos encontramos, esto es útil para saber en todo momento dónde estamos. En la imagen 2.1 podemos ver como pone [Residentes] ya que estamos en la pantalla de Residentes.

- Cuando una pantalla se abre por primera vez puede tardar un tiempo en mostrarse completamente, dependiendo de la pantalla y de la capacidad del ordenador. En la parte inferior de la pantalla verá una indicación del progreso mientras la pantalla se está cargando.

- Dentro de una pantalla el campo que esté seleccionado aparecerá con un color de fondo azul claro.

- Para desplazarnos de un campo a otro dentro de una pantalla hay que usar la tecla TAB o pinchando con el ratón en el campo al que queremos desplazarnos.

2.3. Uso de los Desplegables

En este manual llamaremos desplegables a los elementos de las pantallas en los que se debe elegir una opción o un tipo. Puede ver el aspecto de un desplegable en la imagen 2.2.

Imagen 2.2 – Apariencia de un desplegable

13

Para seleccionar una opción de un desplegable existen varios métodos:

1. Pinchando con el ratón en la flecha que aparece a la izquierda del desplegable para que se muestren las opciones y luego pinchando en la opción deseada.

2. Colocando el cursor del ratón dentro del desplegable y pulsando la flecha de subir o bajar hasta encontrar la opción deseada. También es posible usar las flechas si previamente se ha pinchado con el ratón en la flecha para desplegar.

3. Colocando el cursor del ratón dentro del desplegable y escribiendo la primera letra de la opción deseada. Si existen varias opciones que comienzan por la misma letra y escribimos la inicial nos desplazamos a la primera opción, y luego podemos desplazarnos con las flechas hasta encontrar la opción deseada.

Un aspecto muy importante en la mayoría de los desplegables es que sus opciones pueden ser definidas por el usuario. Para hacer esto colocamos el cursor del ratón dentro del desplegable y pulsamos la tecla INSERT. Si el desplegable permite definir sus opciones, a los pocos segundos se abrirá la pantalla de Datos Generales y veremos el apartado al que hace referencia el desplegable. En esta pantalla podremos introducir las opciones (vea el apartado de Uso de las Listas o tablas). Para que la tecla INSERT permita introducir los datos el desplegable no debe estar desplegado.

NOTA Debido a que algunos apartados dentro de Datos Generales tienen sub. apartados, es conveniente que el usuario se fije en que sub. apartado está.

2.4. Uso de las Pestañas

En este manual llamaremos pestañas a los elementos de las pantallas que permiten seleccionar un apartado o sub. apartado. En la imagen número 2.3 puede ver las pestañas que aparecen en Residentes: la pestaña de Datos Familiares, la Pestaña de Productos, la pestaña de Económico, la pestaña de Médico, etc.

Imagen 2.3 – Ejemplo de pestañas en fichas de Residentes

Para seleccionar un apartado solo hay que pinchar con el botón izquierdo del ratón encima del nombre de la pestaña. Si por ejemplo quiere ir al apartado medico debe pinchar en la pestaña Médico que está a la izquierda de la imagen. Con las pestañas es muy sencillo saber en que apartado estamos porque la pestaña del apartado que estamos viendo aparecerá resaltada con respecto a las demás. Por ejemplo en la imagen 2.3 se aprecia que estamos en el apartado General, sub. apartado Contactos.

2.5. Uso de las Fechas Seleccionables

En este manual llamaremos fecha seleccionable a los elementos que nos permiten seleccionar una fecha, bien sea introduciéndola manualmente o seleccionándola en un calendario. La imagen 2.4 muestra una fecha seleccionable plegada mientras que la imagen 2.5 la muestra desplegada.

14

Imagen 2.4 – Fecha seleccionable plegada Imagen 2.5 – Calendario de la fecha seleccionable

Para seleccionar una fecha si está plegada, tenemos que colocar el cursor con el botón izquierdo del ratón encima del día, el mes o el año y escribir la nueva fecha. Aunque en algunas pantallas verá como el mes aparece con letras, al introducirlo debe ponerlo con números.

Para desplegar una fecha y seleccionarla con el calendario debemos pinchar con el botón izquierdo del ratón encima de la flecha que aparece a la derecha del año (como se hace con los desplegables). Una vez desplegado podemos:

- Seleccionar un día si el mes deseado es el que se nos muestra, para ello sólo hay que pinchar con el botón izquierdo encima del día. Al hacer esto el desplegable se cerrará y ya tendremos la fecha seleccionada.

- Cambiar de mes de dos formas. La primera forma consiste en pinchar con el botón izquierdo del ratón encima de las flechas para incrementar o decrementar el mes. La segunda forma consiste en pinchar con el botón izquierdo del ratón encima del mes (en la imagen 2.5 pinchando encima de la palabra enero) y pinchar de nuevo encima del mes deseado. Una vez seleccionado el mes sólo tenemos que seleccionar un día como hemos explicado anteriormente.

- Cambiar de año pinchando con el botón izquierdo del ratón encima del año (en la imagen 2.5 pinchando encima de 1915) y pinchando nuevamente encima del año deseado. Una vez seleccionado el año sólo tenemos que seleccionar el mes y el día como hemos explicado anteriormente.

Le recomendamos que practique dentro de ResiPlus usando por ejemplo el seleccionable de la fecha de nacimiento que se encuentra en la pantalla de Residentes.

NOTA En todas las fechas seleccionables debe estar activa la casilla de verificación que se encuentra justo a la izquierda del día. Si dicha casilla no está seleccionada aunque haya una fecha seleccionada ResiPlus no la tendrá en cuenta.

2.6. Uso de las Listas o Tablas

En este manual llamaremos lista o tabla a los elementos de las pantallas que muestran la información ordenada por columnas y filas. En la imagen 2.6 pueden ver la tabla (o lista) de Familiares del Residente.

Imagen 2.6 – Tabla o lista de familiares del residente

En una lista o tabla se pueden hacer las siguientes operaciones: añadir una fila, borrar una fila o modificar los datos de una fila.

- Añadir una fila nuevaEn todas las listas o tablas la fila que tiene el asterisco (ver parte izquierda de la imagen 2.6) es una fila nueva disponible para que usted introduzca nuevos datos. Por lo tanto

15

usted sólo tendrá que posicionar el cursor encima de dicha fila (en cualquiera de sus columnas) y podrá rellenarla con datos. Al posicionar el cursor vera como la columna se pone en color azul claro, eso es simplemente para saber más fácilmente en que columna y en que fila nos encontramos.

Realice una prueba, por ejemplo en la lista (tabla) de Direcciones y Teléfonos de Contacto del Médico a la que podrá acceder pinchando en el botón de Médico de la barra de herramientas (es el cuarto botón empezando por la izquierda). Ponga el cursor por ejemplo, en la columna Domicilio en la fila que tiene el asterisco, verá que se pone de color azul. Ahora escriba una dirección y verá como el asterisco desaparece y en su lugar aparece un lápiz, eso es para indicarle que está modificando los datos. También podrá observar como ahora el asterisco está una fila más abajo, con lo cual esa es la fila nueva disponible. Una vez ha introducido su nombre pulse la tecla del TABULADOR y pasará al campo Código Postal y si vuelve a pulsar el TABULADOR se desplazará por todos los campos y cuando llegue al último de la fila (Observaciones en este caso) verá como si vuelve a pulsar pasará a la siguiente fila. Como verá puede usar el TABULADOR para desplazarse pero también las flechas del teclado. Un aspecto muy importante es que los datos introducidos en una lista (o tabla) no se guardan en la base de datos mientras esté el lápiz a la izquierda de la fila, con lo cual, si usted introduce un dato debe desplazarse a otra fila para que el lápiz desaparezca y se graben los datos en la base de datos. Si por ejemplo, quiere cancelar lo que ha escrito en una columna puede hacerlo pulsando la tecla ESC siempre y cuando esté el lápiz, ya que mientras aparezca el lápiz los cambios aún no se han grabado. Si se pulsa la tecla ESC dos veces cancelará los cambios hechos en toda la fila.

- Borrar una filaPara borrar una fila debe seleccionarla primero pinchando con el botón izquierdo del ratón sobre el cuadrado que aparece justo a la izquierda de la primera columna de la fila (donde aparece el lápiz o el asterisco). Si pincha en ese punto cuando no está ni el lápiz ni el asterisco verá como se selecciona toda la fila y en ese momento ya puede borrarla pulsando la tecla SUPRIMIR.En la mayoría de las listas o tablas de ResiPlus cuando elimine una fila aparecerá un mensaje en la pantalla pidiendo su confirmación, sobretodo si se trata de datos importantes o necesarios.

- Modificar los datos de una filaPara modificar los datos de una fila colocamos el cursor con el botón izquierdo del ratón encima de la columna que queramos modificar, observará como aparece el lápiz y podrá cambiar los datos. Igual que anteriormente los datos que ha modificado no se graban en la base de datos mientras aparezca el lápiz con lo cual puede pulsar la tecla ESC para cancelar los cambios. Para que el lápiz desaparezca y los cambios se graben en la base de datos debe cambiar de fila con las flechas del teclado o pinchando en otra fila con el botón izquierdo del ratón.

En una lista o tabla pueden aparecer columnas desplegables o columnas para seleccionar fechas. Su uso ya ha sido comentado anteriormente pero existe una diferencia con respecto a los desplegables. En una lista o tabla nos desplazamos con las flechas (o con la tecla del TABULADOR) con lo cual si en una columna con un desplegable pulsamos la flecha hacia abajo para que nos muestre las opciones lo que haremos será bajar a la fila siguiente. Lo que hay que hacer es pulsar la tecla ENTER para desplegarlo y luego con las flechas del cursor seleccionar la opción deseada.Es posible imprimir el contenido de cualquier lista del programa posicionando el cursor en la primera fila de la lista y pulsando la tecla F12. Automáticamente aparecerá la pantalla de selección de impresoras de Windows para que seleccione el número de copias y la impresora de destino. El usuario debe tener permisos para imprimir, si no los tiene, pulsar la tecla F12 no tendrá ningún efecto.

3. Primeros Pasos

3.1. Empezar a Trabajar con ResiPlus

Para empezar a trabajar con ResiPlus pinche dos veces seguidas con el botón izquierdo del ratón sobre el icono llamado ResiPlus que tiene en su escritorio. Si su ResiPlus está

16

configurado para gestionar varias Residencias se abrirá la pantalla de Empresas (ver imagen 3.1) y si no aparecerá directamente la pantalla de presentación (ver imagen 3.2).

Imagen 3.1 – Pantalla de Empresas

Imagen 3.2 – Pantalla de Presentación

En la pantalla de Empresas aparece la lista de empresas que están configuradas y la que está seleccionada se diferencia de las demás porque tiene activada la casilla de la columna Actual. Si queremos trabajar con la empresa actual cerramos la pantalla de Empresas pinchando con el botón izquierdo del ratón en la cruz que aparece en la esquina superior izquierda. Al cerrarla aparecerá la pantalla de presentación. Si por el contrario queremos trabajar con otra empresa pinchamos con el ratón en el cuadrado que aparece al principio de la fila que corresponda con la empresa con la que queremos trabajar, toda la fila se seleccionará, y entonces pinchamos en el botón Seleccionar empresa. Al seleccionar la nueva empresa nos preguntará si queremos cambiar la empresa activa a lo que responderemos afirmativamente con lo que nos aparecerá la pantalla de presentación.

En la pantalla de presentación debe introducir el nombre de usuario y la contraseña y después debe pinchar con el botón izquierdo del ratón sobre el botón de Aceptar. Por defecto ResiPlus tiene el usuario Administrador cuya contraseña es Admin. El nombre de usuario puede estar en mayúsculas o minúsculas independientemente de cómo se definió, pero la contraseña no, por lo que para entrar con el usuario Administrador deberá poner Admin (la primera en mayúsculas); de lo contrario aparecerá un mensaje diciéndole que la contraseña es incorrecta.

Para aumentar la seguridad si usted introduce un nombre de usuario con o sin contraseña y no Acepta a los pocos segundos el nombre introducido se borrará y tendrá que introducirlo de nuevo.

NOTA Si usted tiene una unidad de tarjetas de seguridad para controlar el acceso a ResiPlus en la pantalla de presentación no tendrá que introducir el nombre de usuario y la contraseña. Para entrar en ResiPlus tendrá que introducir su tarjeta de seguridad en la unidad, el programa la comprobará y si esta autorizado entrará en la pantalla principal de ResiPlus.

3.2. Rellenar los Datos de la Residencia

17

Existe una pantalla llamada Datos Residencia en la que se introducen algunos datos de la Residencia que luego serán utilizados en ResiPlus. Los datos de esta pantalla deben ser introducidos la primera vez que se ejecuta ResiPlus y permanecerán en la base de datos hasta que se modifiquen. Para acceder a la pantalla de Datos Residencia debemos pinchar con el ratón en el botón Datos Residencia de la barra de herramientas de ResiPlus.

El botón para acceder a Datos Residencia es: . En la imagen 3.3 puede ver la pantalla de Datos Residencia.

Imagen 3.3 – Pantalla: Datos Residencia

Como puede ver en la imagen 3.3 en la parte de arriba de la pantalla de Datos Residencia aparecen los datos generales de la Residencia y la parte de abajo está dividida en dos áreas distintas: General y Farmacia. Cada una de estas áreas tiene unos apartados que explicamos a continuación.

Los campos de los datos generales de la Residencia son:

- Residencia que es el nombre comercial de la Residencia- ref. Fiscalía que es el número que aparece en el listado semestral de fiscalía- ref. Asociación que es el número de la Asociación de Residencias - Representante que es el representante legal. Normalmente es el gerente o el director del

centro. Este es el nombre que aparece por defecto en los documentos que se envían a la Administración y que además es el que aparece en las facturas y en los recibos.

- Registro mercantil son los datos que aparecen en el contrato de constitución de la sociedad en el caso de que se trate de una SL.

3.2.1. Área General

El Área General se divide en tres apartados: Datos Factura y Direcciones, Cuentas Bancarias y Datos Remesa Bancaria.

3.2.1.1. Datos Factura y Direcciones

En este apartado se introducen los datos que aparecen en las facturas y también la dirección que aparecerá en los listados de la Residencia. En la siguiente imagen puede ver como es este apartado.

18

Imagen 3.4 – Pantalla: Datos Residencia – Apartado: Datos Factura y Direcciones

A la hora de introducir la dirección pueden darse dos casos:

- Caso 1: su ResiPlus sólo gestiona una Residencia o gestiona varias Residencias que tienen diferente Razón Social. En este caso, en datos factura y en dirección del centro se ponen los mismos datos. La serie se deja vacía.

- Caso 2: su ResiPlus gestiona varias empresas que comparten la misma Razón Social. En este caso para cada Residencia se pone su dirección y una serie para las facturas. La serie es una letra que debe seleccionar del desplegable. La serie aparecerá delante del número de factura. Sin embargo, para los datos de la factura, en todas las Residencias se pone la dirección de la sociedad.

3.2.1.2. Cuentas Bancarias

En este apartado se definen las cuentas bancarias de la Residencia junto a sus correspondientes datos bancarios. En la imagen 3.5 puede ver el aspecto de este apartado.

Imagen 3.5 – Pantalla: Datos Residencia – Apartado: Cuentas Bancarias

3.2.1.3. Datos Remesa Bancaria

19

En este apartado se introducen los datos que son necesarios para la realización de las remesas bancarias. En Nombre del Presentador y Ordenante se pone la Razón Social de la Residencia o el nombre de la Residencia aunque es preferible poner la Razón Social. En el campo CIF y NIF se pone el CIF o el NIF de la Residencia según sea el caso, hay que ponerlo sin puntos ni guiones. El Sufijo es un número que da el propio banco. Si se desconoce el Sufijo hay que poner 000 como en la imagen de ejemplo.

Imagen 3.6 – Pantalla: Datos Residencia – Apartado: Datos Remesa Bancaria

3.2.2. Área de Farmacia

El Área de Farmacia se divide en dos apartados: Stock Actual y Variaciones de Stock.

3.2.2.1. Stock Actual

En este apartado se muestra el stock actual de medicamentos de la Residencia y también se puede ver el stock oculto mediante el desplegable llamado Mostrar Stock. En el apartado 9.3 se explica como se pueden introducir Medicamentos en estos stocks y en el apartado 10.2.1 se explica como se pueden hacer pedidos para el stock de la Residencia.

Imagen 3.7 – Pantalla: Datos Residencia – Apartado: Stock Actual

3.2.2.2. Variaciones de Stock

En este apartado se muestran las variaciones que ha habido en los stocks de la Residencia. Mediante las opciones que aparecen en la parte derecha se pueden buscar las variaciones

20

estableciendo unos criterios de búsqueda. Al establecer los criterios se acotan las variaciones y se muestran en la lista (o tabla). En la imagen 3.8 puede ver el aspecto de este apartado.

Imagen 3.8 – Pantalla: Datos Residencia – Apartado: Variaciones Stock

3.3. Datos Generales

En muchas partes del manual se hace referencia a la pantalla de Datos Generales (menú Configuración) debido a que en esta pantalla se definen todas las opciones de ResiPlus. Como puede ver en la imagen 3.9 las opciones están organizadas por apartados que aparecen en la parte izquierda.

Imagen 3.9 – Pantalla: Datos Generales

Conforme vaya usando la aplicación usted irá cambiando las opciones e introduciendo nuevas pero existen algunas que deben ser introducidas antes de empezar a trabajar. Estas opciones son:

- En el apartado de Contadores debe introducirse el número de la última factura emitida a un Residente antes de la utilización de ResiPlus, para que las siguientes realizadas ya con ResiPlus, sean correlativas a las anteriores existentes. Sin embargo usted no podrá modificar este dato hasta que se cree la primera factura con el programa. Por ello debe seguir los siguientes pasos:

1. Cree un Residente entrando con el menú Residentes en la ficha de Residentes y pinchando con el botón izquierdo del ratón en el botón Nueva Ficha.

2. Vaya al apartado Facturas y Cobros del Área Económica de dicho Residente3. Cree una nueva factura pinchando con el ratón en el botón nueva factura4. Elimine la factura pinchando en el botón Borrar Factura.5. Elimine el Residente que había creado pinchando en el botón Borrar Ficha.

21

6. Vaya a la pantalla de Datos Generales y en la lista del apartado Contadores ponga el número de factura que corresponda. Si estamos en el 2002 verá como pone Facturas2002 y un número, ese número es el que tiene que cambiar por el número de la última factura que haya emitido en el presente año.

- En el apartado Configuración Aplicación recomendamos dejarlo todo como en la imagen 3.10

Imagen 3.10 – Pantalla: Datos Generales – Apartado: Configuración Aplicación

- En el apartado Datos Administración se deben introducir los Datos de la Administración. En la imagen puede ver un ejemplo de estos datos.

Imagen 3.11 – Pantalla: Datos Generales – Apartado: Datos Administración

3.4. Cerrar Sesión

En el menú Seguridad hay una opción que se llama Cerrar Sesión y que sirve para:

- Cambiar de usuario sin tener que cerrar el programa o para- Bloquear el programa para que no pueda ser usado

22

Cuando se usa esta opción primero nos pregunta si estamos seguros de que queremos cerrar la sesión y si respondemos afirmativamente aparece una pantalla para introducir el nuevo usuario y su contraseña. De esta forma nos evitamos tener que salir de ResiPlus y volver a entrar para cambiar de usuario.Con bloquear el programa nos referimos a dejarlo ejecutándose pero sin que ningún usuario no autorizado pueda usarlo.

3.5. Pestaña Informes en Datos Residencia.

Se ha habilitado una nueva pantalla de Informes en Datos Residencia desde donde podemos crear Informes exactamente igual que desde las pestañas correspondientes a cada uno de los profesionales. La diferencia fundamental estriba en el hecho de que desde esta pantalla los informes no dependen o se refieren a residentes.

Aunque ya conocemos el proceso para crear informes, sí es novedoso el hecho de poder asignar permisos por familia de informes.

23

4. Residentes

4.1. Fichas de Residentes

Desde el menú Residentes o desde el botón de la barra de herramientas accedemos a la pantalla de Residentes. En la imagen 4.1 puede ver el aspecto de esta pantalla.

Imagen 4.1 - Pantalla de Residentes

En la pantalla de Residentes vemos las fichas de los Residentes. En la parte de arriba vemos los datos generales del Residente y en la parte de abajo, separados en pestañas, las diferentes áreas y apartados que trata ResiPlus y que se corresponden con los servicios y atenciones prestadas a los Residentes. Las áreas se corresponden con las pestañas que están en vertical en la parte izquierda de la pantalla y que tienen un color verde. Los apartados se corresponden con las pestañas horizontales que tienen un color negro. Simplificando, el modo de operar en esta pantalla consiste en seleccionar o crear una ficha de Residente y modificar los datos de las áreas del residente.

Los Residentes o están en altas o en bajas. Para darlos de baja se tiene que cambiar su estado en la Evolución Temporal del Residente (se explicará más abajo). Para ver los

Residentes que están dados de baja se pincha en el botón Mostrar Bajas . Si el botón esta hundido estamos viendo las bajas y si está normal es que estamos viendo los Residentes dados de alta. Las fichas de los Residentes se pueden ordenar según el código, el nombre o la fecha de ingreso. Y además es posible buscar la ficha de un Residente en concreto.

24

4.1.1. Área General

El Área General está formada por los siguientes apartados: Datos Familiares, Internamiento Judicial, Evolución Temporal, Productos, Datos Adicionales, Enseres y Observaciones. A continuación detallamos todos estos apartados.

4.1.1.1. Datos Familiares

En la siguiente imagen puede ver como es este apartado.

Imagen 4.2 - Apartado: Datos Familiares

En la lista o tabla de arriba se introducen los familiares del Residente, el único campo necesario es el nombre (que contiene nombre y apellidos). La columna parentesco es personalizable mediante la tecla INSERT (ver Uso de los Desplegables). En la lista o tabla de abajo se introducen las direcciones del familiar que está seleccionado en la lista (tabla) de arriba. Para seleccionar un familiar y poder así introducir sus direcciones sólo hay que pinchar con en ratón sobre él. Observe como en la parte de arriba de la lista aparece el nombre del familiar al que corresponden esas direcciones. Es posible introducir varias direcciones para así por ejemplo poner la dirección de la casa del familiar, la del trabajo o la del lugar de vacaciones, etc.

En las direcciones de familiares se ha añadido un nuevo campo denominado Incluir en Etiquetas. Esta nueva columna nos permite de antemano especificar si queremos que una dirección determinada salga en las etiquetas.

4.1.1.2. Evolución Temporal

Este apartado es muy importante porque ResiPlus lo utiliza para, por ejemplo, calcular la facturación de los residentes privados, para calcular el importe de las ayudas de la Administración, o para los pedidos de medicación. En la imagen 4.4 puede ver el apartado de Evolución Temporal.

Imagen 4.4 – Apartado: Evolución Temporal

25

El modo de operar en este apartado es el siguiente:1. Elegimos uno de los estados posibles pinchando con el ratón en uno de los botones

de la izquierda. Los estados disponibles son los siguientes:

a. Residencia: el Residente permanece en la Residenciab. Expulsado: el Residente ha sido expulsado de la Residenciac. Fallecido: el Residente ha fallecidod. Hospital: el Residente ha estado en el Hospital e. Ausente: el Residente no ha estado en la Residencia por algún motivo pero

conserva su habitaciónf. Baja voluntaria: el Residente ha abandonado voluntariamente la Residencia

2. Una vez seleccionado el estado pinchamos con el ratón sobre el día del calendario que queremos cambiar y automáticamente los siguientes días cambiarán también de estado.

3. Opcionalmente podemos introducir en la lista (o tabla) de observaciones alguna aclaración al cambio de estado.

4.1.1.3. Productos

En este apartado de ResiPlus se tratan dos temas: los productos relacionados con la incontinencia del Residente y los productos con visado de inspección (ver imagen 4.5).

Imagen 4.5 - Apartado: Productos

Sobre los productos relacionados con la incontinencia:

1. Si el Residente es incontinente hay que marcar la casilla de verificación Es Incontinente.

2. La Fecha de Alta del P10 corresponde a la fecha de ingreso si el Residente ya era incontinente cuando entro en la Residencia y si no es así es la fecha en la que comenzó a ser incontinente.

3. En el desplegable de Tipo de incontinencia seleccionamos el tipo. Las opciones de este desplegable son personalizables y pueden introducirse pulsando la tecla INSERT (ver Uso de los Desplegables) o desde la pantalla de Datos Generales en el menú Configuración en el apartado denominado Tipos de Incontinencia.

4. Los desplegables de Pañal de Día, Pañal de Noche y Travesero de Cama son personalizables con la tecla INSERT o desde la pantalla de Datos Generales en el menú Configuración en el apartado Categorías y Productos. Para ver cómo se dan de alta nuevos productos vea el siguiente apartado de este manual.

5. Una vez seleccionados los pañales y el travesero hay que introducir en los campos correspondientes el número de unidades que utiliza de cada uno.

Sobre los productos con visado de inspección:

1. Para que los Productos introducidos en la lista (o tabla) aparezcan en el Listado de Productos con Visado de Inspección se debe marcar la casilla de verificación de la columna Imprimir. Si por ejemplo un Residente tarda dos meses en consumir un determinado producto y el producto ya salió en el listado del primer mes se

26

desmarca la casilla de verificación de la columna Imprimir y el producto no sale en el siguiente listado.

2. Al seleccionar el Producto en el desplegable aparece automáticamente la Categoría a la que pertenece.

3. Las columnas Envases y Recetas se refieren al número de Envases y de Recetas que necesita el Residente en un mes. Conviene introducir estos dos datos para que aparezcan en el Listado.

A este apartado le corresponden varios listados. Sobre los productos relacionados con la incontinencia existen dos listados:

- Listado Mensual de Incontinentes. - Listado de Pedido de Materiales.

Sobre los productos con visado de inspección tenemos el Listado de Productos con Visado de Inspección del que ya hemos hablado.

4.1.1.4. Datos Adicionales

En este apartado introduciremos diversos datos referentes al Residente (ver imagen). Los aspectos a tener en cuenta son:

a) El Personal de Referencia es necesario para cumplir con el Indicador número 2 de los Criterios de Calidad de las Residencias en la Comunidad Valenciana. En la lista (o tabla) se pueden introducir varias personas lo cual es útil por si hay una persona de referencia en el turno de mañanas y otra en el turno de tardes. El Personal tiene que estar dado de alta con anterioridad en las fichas de personal.

b) Las felicitaciones son totalmente personalizables y pueden introducirse nuevas presionando la tecla INSERT cuando el cursor esté dentro del desplegable o desde la pantalla Datos Generales en el menú Configuración, apartado Tipos de Felicitaciones. Las felicitaciones pueden repetirse todos los años (cumpleaños, aniversarios de boda, santos, etc.) o sólo una vez (bodas de plata, bodas de oro, etc.). En la columna Cada X años decimos cada cuantos años se da la felicitación, por ejemplo, el cumpleaños sucede cada 1 años; las bodas de plata cada 25 años, etc.

c) En el campo Fecha de las felicitaciones se pone la fecha de nacimiento para la felicitación cumpleaños, la fecha de la boda para el tipo de felicitación boda o bodas de plata o bodas de oro, etc.

Imagen 4.6 - Apartado: Datos Adicionales

A este apartado le corresponden varios listados que se explican en el aparatado 4.8 de este capítulo:

- Listado de Profesionales de Referencia. - Listado de Felicitaciones.

4.1.1.5. Enseres

Este apartado (ver imagen 4.6.1) permite llevar un registro de todos los Enseres, ropas, etc que el Residente trae a la Residencia en el momento del ingreso y durante toda la estancia en la misma. Así mismo, también se permite el control de todos los Enseres que el Residente ha perdido o deteriorado, ya sea por el uso o por cualquier otro motivo. La forma de indicar

27

las entradas y salidas de Enseres del Residente es a través de Partes que son firmados tanto por el Personal de la Residencia como por el Residente o el Familiar. También es posible en cualquier momento imprimir un Inventario de Enseres del Residente donde se nos indica lo que debe tener.

Imagen 4.6.1 – Apartado de Enseres

4.1.1.6. Observaciones

En este apartado podemos introducir cualquier tipo de Observación referente al Residente sobre cualquier aspecto que no se cubre en ningún otro apartado o área. Si se marca la casilla de verificación de Incluir en Listados, el residente aparecerá en los Listados en caso contrario no aparecerá, con lo cual, lo normal es que siempre esté activada. En la siguiente imagen puede ver el aspecto de este apartado.

Imagen 4.7 - Apartado: Observaciones

4.1.1.7. Enseres Generales.

Desde la pestaña Enseres, en Residentes / General, al situarnos sobre la columna Enser y pulsar Insert accedemos a la tabla de Enseres del Residente. Hasta aquí ninguna novedad. Desde esta pantalla, y esto sí es nuevo, podemos acceder, de nuevo pulsando Insert, a la tabla de Enseres Generales.Desde Enseres Generales, todos los enseres que demos de alta estarán disponibles automáticamente en las pantallas de enseres de todos y cada uno de los residentes. Es decir, estarán en la lista desplegable de la columna enseres en la pantalla de Enseres.

28

Observamos también un nuevo botón en la pantalla Enseres del Residente: Importar Enseres Generales. Su función es permitirnos en caso de nuevo ingreso, traer todos los enseres de Enseres Generales hasta los del residente. Es decir, tras pulsar el botón estarán disponibles en la lista desplegable de la celda Enser en la pantalla de Enseres.

4.1.1.8. Modificación de Enseres.

4.1.1.8.1. Introducción.

Se han realizado diferentes cambios en las ventanas relacionadas con Enseres para facilitar la introducción de datos. A continuación vamos a ver la manera de crear un parte con las nuevas modificaciones.

4.1.1.8.2. ¿Cómo dar de alta Enseres Generales?

Para introducir los Enseres Generales podemos seguir dos caminos:1. Acudir al menú Configuración /Datos generales /Enseres Generales2. Pulsar Insert desde la ventana de Enseres Disponibles del ResidenteLas dos opciones nos llevan al mismo apartado. Una vez allí tan sólo debemos ir escribiendo en cada línea el Enser que necesitemos e indicarle (de manera opcional) el sexo del residente al que queremos exportar.

29

Imagen1. Configuración /Datos Generales /Enseres Generales

Si no queremos hacer ninguna distinción de género, tan sólo hay que dejar las dos casillas en blanco o las dos marcadas. Si queremos seleccionar un enser específico para un sexo, debemos activar la casilla correspondiente. Ver en la imagen el ejemplo del enser ‘BRAGAS’.

4.1.1.8.3. ¿Cómo hacer que los enseres generales puedan utilizarse en la ficha de un residente concreto?

Para ello debemos acudir a la ventana de Enseres Disponibles del residente. Se puede acceder a ella desde la ventana de Parte, de dos formas diferentes:1. Pulsando el botón de Importar Enseres Generales2. Pulsando la tecla ‘Insert’ desde el campo ‘Enser’ en la tabla de ‘Enseres del Parte’

Imagen 2. Pestaña de enseres de la Ficha de Residentes

Una vez en la pantalla, si queremos que los enseres generales estén disponibles para el residente, debemos pulsar el botón de ‘Importar Enseres Generales’ y nos volcará automáticamente todos los datos introducidos en la tabla maestra, en función del sexo del residente (si lo tiene introducido) y si los enseres están diferenciados por sexo.

30

Imagen 3: ventana de Enseres Disponibles del residente

4.1.1.8.4. ¿Cómo añadir enseres particulares al residente?

Si queremos introducir un enser particular a un residente, por ejemplo, porque traiga un enser que no es habitual ni común al resto de residentes; por ej.: una cámara de Fotos Canon Eos 3000 o alguna joya… debemos añadir una línea con dicho enser en la ventana de ‘Enseres disponibles del residente’

4.1.1.8.5. ¿Cómo confeccionar un parte?

Para crear un parte nuevo, tenemos que seleccionar en el árbol de la pestaña de ‘Enseres’ la

palabra ‘Parte’ y pulsar el botón de .

Imagen 4. Pestaña de enseres de la Ficha de Residentes

Para introducir los enseres, podemos actuar como hasta ahora, es decir, seleccionando en el campo de Enser con el desplegable, aquel enser que queremos introducir y a continuación poniendo la cantidad de entrada o de salida correspondiente.Otra manera de introducir los enseres es pulsando el botón de ‘Importar Enseres del Residente’ entonces se abre la ventana de ‘Enseres disponibles del residente’. En ella, podemos seleccionar los enseres que queramos que aparezcan en el parte, marcando la

31

casilla y dándole a Aceptar. Automáticamente se pasarán al parte todos aquellos que estén seleccionados. Esta forma de introducir enseres es muy recomendable, sobretodo, a la hora de introducir el parte inicial, ya que entonces se pueden introducir muchos enseres. Luego tan sólo habría que introducir las cantidades en la pestaña de Enseres.

4.1.1.8.6. ¿Cómo ver el Inventario?

Para poder ver el Inventario con un tamaño adecuado hemos introducido un nuevo botón en

la barra de herramientas de la pestaña de ‘Enseres’ . Al pulsarlo se nos previsualiza el Inventario mostrando la cantidad de enseres que tiene el residente.

4.1.2. Área Económica

El Área Económica está formada por los siguientes apartados: Datos Económicos, Facturas y Cobros, Recibos, OCF, Gastos de Terceros, Beneficiario de Ayuda y Caja. El apartado de Beneficiario de Ayuda solamente es válido para la Comunidad Valenciana. A continuación detallamos todos estos apartados.

4.1.2.1. Datos Económicos

En este apartado aparecen los Datos Económicos del Residente. En la imagen 4.8 puede ver este apartado.

Imagen 4.8 – Apartado: Datos Económicos

A continuación detallamos los campos de este apartado.

o Incluir en facturación mensual. Si se marca, las facturas de este Residente se harán automáticamente cuando se realice la facturación mensual. Si por ejemplo, a un Residente no queremos facturarle un mes determinado, en ese mes no le activamos esta casilla.

o Incluir Al Generar Recibos Mensuales. Si se marca el Residente será incluido cuando se realicen los Recibos Mensuales automáticamente.

o Importe Dto. Manutención por dia (IVA incl.) Este campo sirve para que a la hora de facturar a Residentes privados se les pueda incluir un descuento de manutención. Este descuento puede ser diferente para cada Residente. Este campo debe estar a cero en el caso de que no se hagan descuentos por manutención. Para que no sea necesario Residente por Residente especificar el descuento de manutención, es posible especificarlo una sola vez a nivel general en el apartado Económico (Facturación y Contabilidad) de la pantalla Datos Generales del menú Configuración. Al dar de alta a un Residente nuevo éste asumirá el descuento de manutención especificado a nivel general.

o Concepto Factura Privado. Esta opción permite cambiar el concepto de la Factura a un Residente privado de forma personalizada para cada Residente. Si no se especifica y se deja en blanco, ResiPlus asumirá para ese residente el concepto global que se define en el apartado Económico (Facturación y Recibos) de la pantalla Datos Generales del menú Configuración. Si este concepto global tampoco está

32

definido, ResiPlus asumirá un concepto preestablecido que es: Por cuidado, estancia y atenciones.

También es posible especificar en el concepto el mes al que se refiere la Factura y el mes siguiente. Veamos un ejemplo:

Concepto: Por estancia del 7 de %MES% al 7 de %MES+1%

Tecleando este concepto en el apartado mencionado anteriormente en la ficha de un Residente, al facturarle la estancia del mes de Agosto, ResiPlus pondría automáticamente en el concepto de facturación:

Por estancia del 7 de Agosto al 7 de Septiembre.

Como puede observar lo que hace ResiPlus es sustituir %MES% por el mes facturado al que pertenece la factura y %MES+1% por el siguiente mes. Es muy importante que escriba exactamente como aparece aquí los textos %MES% y %MES+1%.

o Cuenta contable. Es el número de la cuenta contable del programa de contabilidad. El número de dígitos de la cuenta contable es como máximo de 12 y debe coincidir con el definido en el programa de contabilidad. Si no se utiliza el enlace contable se puede dejar en blanco.

o Fianza. Es la fianza en euros que deposita el Residente en el ingreso.

o Usuario de Centro de Día. Si se marca está opción quiere decir que el Residente es usuario de Centro de Día. Para ResiPlus si no es usuario de Centro de Día la estancia en hospital o los días en los que está ausente de la Residencia se cobran íntegramente siempre que el Residente no perciba ayudas de la Administración.

o Por Meses o por Días. Sirve para diferenciar si la cuota está establecida por meses o por días. Lo normal es que si no es usuario de Centro de Día se ponga por meses y si lo es por días.

o Cuota en euros. Se puede especificar un tipo de IVA para cada cliente. A la hora de introducir los valores basta con introducir el total, la base o el IVA y ResiPlus calcula los otros dos valores automáticamente.

NOTA Los decimales se introducen con la coma o el punto indistintamente aunque una vez introducidos el programa siempre pone la coma.

o Datos facturas mensuales. Sirve para distinguir si las facturas van a nombre del Residente o a nombre de otra persona u organización. Los campos que aparecen dentro de esta opción (Razón Social, CIF, Domicilio, etc.) sólo deben rellenarse si se elige a nombre de una organización puesto que si las facturas van a nombre del Residente todos esos datos se obtienen de la ficha del Residente. La Cuenta Contable de la Organización es distinta a la del cliente. El porcentaje de participación es el porcentaje de la estancia que paga la organización. Siempre que sea menor del 100% ResiPlus generará dos facturas, una a nombre de la organización y otra a nombre del Residente. El importe resultante ya tiene incluido el IVA y para mayor comodidad se puede introducir el porcentaje o el importe calculándose el otro valor automáticamente. Las facturas a nombre de una organización solo se deben hacer en el caso de que dicha organización necesite tener la factura a su nombre dado que hay muchas organizaciones que no necesitan una factura cuando pagan la estancia de un Residente.

o Forma de pago. Las formas de pago son: por banco, por caja o por transferencia. Por banco, significa que la Residencia hace un recibo (en una remesa de recibos) y lo envía al banco para que este se encargue de cobrar el importe. Si se elige como forma de pago por banco hay que especificar la cuenta bancaria del residente a la que va dirigida el recibo. Por caja, significa que se cobra en la caja de la Residencia y por transferencia significa que la Residencia entrega su número de cuenta para que le ingresen el importe mediante una transferencia a esa cuenta.

NOTA En la cuenta bancaria si se desconoce el campo del dígito de control (el tercero) se debe poner dos asteriscos en su lugar porque este es el formato que espera el banco.

33

o Domicilio, Población y Provincia de los datos bancarios son la dirección, el domicilio y la provincia del banco o caja de ahorros.

o Reparto de recibos. En esta lista o tabla se especifica quien o quienes pagan la parte de la factura que va a nombre del Residente, es decir a quien o quienes van dirigidos los recibos. Si la factura del Residente va a nombre de una organización y esta participa al 100% esta lista estará vacía. El tanto por ciento de participación es con respecto a la parte que paga el Residente, no del total, por lo tanto debe sumar el 100%. La columna Banco Residencia hace referencia a la cuenta de la Residencia en la que se tiene que ingresar el dinero cobrado con los recibos y no se puede dejar vacío. Las cuentas de la Residencia se introducen en la pantalla de Datos Residencia (pestaña de Cuentas Bancarias) a la que se accede desde el botón correspondiente de la barra de herramientas. Las columnas que están a partir de la de Banco Residencia se pueden dejar en blanco.

A continuación vamos a ver varios casos que se pueden dar respecto a las facturas y a los recibos.

Primer caso: la Factura va a nombre del Residente privado y el 100% del importe del Recibo lo paga el Residente. En la imagen siguiente puede ver como quedarían los datos de este apartado.

Imagen 4.9 - Factura a nombre del Residente y el 100% del importe del Recibo a nombre del Residente

Segundo caso: la Factura va a nombre de una Organización que paga íntegramente la cuota mensual, con lo cual la lista de Reparto de Recibos estará vacía sólo en el caso de que al residente no se le cobre ningún gasto extra. En caso de que al residente se le cobre gastos extras, sé será necesario especificar en Reparto de Recibos la forma de pago, porcentaje de participación, etc. En la imagen siguiente puede ver como quedarían los datos de este apartado.

Imagen 4.11 - Factura a nombre de una Organización que paga íntegramente la cuota mensual

Tercer caso: el 60% del importe de la factura va a nombre de la Organización y el 40% al Residente y el Residente quiere un Recibo por toda la cuota. En la imagen siguiente puede ver como quedarían los datos de este apartado.

34

Imagen 4.12 - 60% a nombre de la Organización y un Recibo con el total a nombre del Residente

Cuarto caso: la Factura va a nombre del Residente pero los dos hijos se reparten a medias los Recibos. En la imagen siguiente puede ver como quedarían los datos de este apartado.

Imagen 4.13 - Factura a nombre de la Organización y los hijos se reparten el importe del Recibo

4.1.2.2. Facturas y cobros

Este apartado se divide en facturas, cobros (o pagos) y recibos. En la imagen 4.14 puede ver el aspecto de este apartado, más concretamente en la imagen puede ver la pestaña de Facturas.

Imagen 4.14 – Apartado: Facturas y Cobros – Pestaña: Facturas

o Facturas

En la pestaña de facturas aparecen todas las facturas realizadas automáticamente con ResiPlus y todas las facturas hechas manualmente. Es decir, este apartado contiene un histórico de todas las facturas que se le han hecho al Residente. Lo más importante es la posibilidad de modificar las facturas hechas automáticamente al Residente. Esto es útil por si

35

se necesita introducir un nuevo concepto en la factura, porque en las facturas automáticas sólo consta la estancia y los OCF eventuales y fijos.

Otro aspecto importante es que cuando se trata de la factura mensual de un Residente que es Beneficiario de Ayuda (sólo en la Comunidad Valenciana), debajo del campo Observaciones aparece la aportación de la Consellería y el Total a Pagar por el Usuario.

Los estados posibles de una factura son: Creada y Contabilizada. Una factura está contabilizada cuando se ha pasado al programa de contabilidad mediante el enlace contable de ResiPlus.

NOTA El número de una factura no se puede cambiar, la fecha si pero hay que tener en cuenta que las facturas tienen que estar ordenadas cronológicamente.

o Cobros o pagos

En la pestaña de Cobros (o pagos) aparece una lista en la que se muestra si la factura se ha cobrado (pagado) o no, y el importe que se ha cobrado (o pagado). Ver imagen 4.10.

Imagen 4.15 – Apartado: Facturas y Cobros – Pestaña: Cobros

Para cobrar una factura la seleccionamos en la lista de facturas (parte derecha) y pinchamos encima de la lista de cobras de la factura con el botón derecho del ratón. Aparece un menú contextual con el que podemos cobrar la factura o abonarla según sea una factura normal o de abono. Al seleccionar la opción de Cobrar factura aparece la pantalla de Nuevo Movimiento: cobro factura de Residente (ver imagen 4.16). En la pantalla de Nuevo movimiento seleccionamos la cuenta a la que se le va hacer el ingreso y el importe, por si no se va a cobrar íntegramente.

Imagen 4.16 - Pantalla de Nuevo Movimiento

Si se trata de una factura de abono seleccionaremos la opción Pago factura abono y aparecerá la pantalla de Nuevo Movimiento: pago factura abono Residente. En esta pantalla seleccionamos la cuenta de la que se va a sacar el dinero y el importe.

36

NOTA Las cuentas se dan de alta desde la pantalla Gestión de Cuentas que se encuentra en el menú Económico en la opción Cuentas, Cajas y Bancos. Ver apartado 11.5. de este manual

o Recibos

Y por último en la pestaña de Recibos podemos ver una lista con los recibos asociados a la factura seleccionada siempre y cuando la factura sea automática y se haya hecho un recibo automático posteriormente a esa factura. Hay que tener en cuenta que una Factura puede tener más de un Recibo si en el Reparto de Recibos del Residente hay más de una persona.

Imagen 4.17 – Apartado Facturas y Cobros, Pestaña de Recibos de una Factura

Y por último en la pestaña de Recibos podemos ver una lista con los recibos asociados a la factura seleccionada siempre y cuando la factura sea automática y se haya hecho un recibo automático posteriormente a esa factura. Hay que tener en cuenta que una Factura puede tener más de un Recibo si en el Reparto de Recibos del Residente hay más de una persona.

Para indicar que un Recibo se ha cobrado hay que activar la casilla de la columna de Cobrado en la lista de Recibos.

4.1.2.3. Recibos

En este apartado aparecen todos los recibos del Residente, tanto los realizados manualmente como los automáticos, es decir, contiene un histórico de todos los recibos que se le han hecho al Residente. Como puede ver en la imagen 4.18 este apartado es muy parecido al apartado de Facturas y cobros.

Imagen 4.18 – Apartado: Recibos

Los Recibos manuales se crean pinchando en el botón Nuevo Recibo que es el botón . Al pinchar en ese botón se crea un recibo con la fecha actual al que se añaden las líneas de concepto necesarias. Los recibos creados manualmente también pueden ser incluidos automáticamente en las remesas bancarias.

Los aspectos reseñables de este apartado son:

- Los estados posibles son: Remesado y No Remesado.- Si la casilla de Cobrado está activada significa que el recibo está cobrado. Si está

desactivada es que aún no se ha cobrado.- Al incluir un recibo en una remesa bancaria automáticamente se marca como cobrado y

37

como remesado.- Las líneas de detalle de un recibo se pueden modificar en cualquier momento. - La Persona que firma es para que aparezca esa persona al imprimir el recibo.- Los recibos se pueden borrar en cualquier orden, no como ocurre con las facturas. No se

puede borrar una factura si existe otra creada más recientemente, pero para los recibos el orden no es importante.

4.1.2.4. OCF

En este apartado se introducen Otros Conceptos facturables o gastos extras que se deben incluir en la facturación de los Residentes. Por OCF entendemos cualquier gasto que se incluye en la facturación como extra a la cuota mensual que el Residente paga habitualmente En la imagen 4.19 puede ver como es este apartado.

Imagen 4.19 – Apartado: OCF

Si se marca Facturar OCF en la facturación mensual significa que todos los OCF pendientes de facturar se tendrán en cuenta cuando mensualmente se le facture al Residente. Y si se marca Incluir OCF en la factura mensual significa que los OCF se incluyen en la misma factura donde aparece el concepto de la estancia en la Residencia, es decir, en la misma factura en la que aparece la cuota del Residente. Si no se marca Incluir OCF en la factura mensual, se generará otra factura que incluirá solamente los OCF.

Facturar OCF en Facturación Mensual

Incluir OCF en la Factura Mensual

Resultado

NO NO Los OCF no se facturan automáticamente.NO SI Los OCF no se facturan automáticamente. SI NO Los OCF se facturan automáticamente cada

mes generando una factura independiente adicional a la factura con la cuota mensual.

SI SI Los OCF se facturan automáticamente cada mes y se incluyen en una única factura junto con la cuota mensual.

Los OCF se dividen en OCF eventuales y OCF fijos. Los eventuales son los que se dan en una fecha determinada y cada vez que se dan pueden tener un importe diferente. Los OCF fijos son los que se dan mensualmente y su importe es el mismo durante todos los meses. En los OCF fijos se puede indicar el mes en concreto en el que se debe facturar el OCF.

Fíjese como en el apartado de OCF existen dos seleccionables de fechas que sirven para indicar entre que fechas quiere mostrar los OCF eventuales.

Los OCF se introducen en la pantalla de Datos Generales del menú Configuración en un apartado que se llama Tipos de Otros Conceptos Facturables. A esta pantalla también accedemos si pulsamos la tecla INSERT cuando el cursor está posicionado dentro de la columna Descripción de las tablas de OCF Eventuales y Fijos. Como se ve en la imagen 4.19 correspondiente al apartado Tipos de OCF de la pantalla Datos Generales para cada OCF hay que establecer el %IVA y la cuenta contable si se usa el enlace contable. Es posible establecer un importe por defecto que aparecerá cuando a un Residente en concreto le seleccionemos dicho OCF; de todos modos, es posible modificar este importe para un

38

residente en concreto si así lo deseamos. En esta pantalla también pueden borrarse a no ser que estén incluidos en alguna factura y tampoco se les debería cambiar el importe en este caso.

Imagen 4.19 - Pantalla: Datos Generales – Apartado: Tipos de OCF

La lista (o tabla) de OCF eventuales tiene una columna llamada Facturado para indicar si el OCF ha sido facturado o no y no se puede modificar porque ResiPlus la actualiza cuando se factura el OCF. La lista de los OCF fijos no la tiene porque estos OCF se facturan automáticamente todos los meses.

El botón de Facturar OCF sirve para facturar los OCF si no está marcada la casilla de Facturar OCF en la facturación mensual. Para facturar de está forma hay que pinchar en el botón de Facturar OCF y en la pantalla que se abre hay que seleccionar los OCF que se deseen incluir en la factura y la fecha de la factura. Para seleccionar varios OCF hay que pinchar en el cuadrado que aparece a la izquierda de cada fila mientras se pulsa la tecla CONTROL. Una vez seleccionadas las dos cosas pinchamos en el botón Proceder y se generará la factura correspondiente a dicho OCF y la columna de Facturado de cada OCF seleccionado se marcará automáticamente. En la imagen 4.20 puede ver la pantalla en la que se seleccionan los OCF.

Imagen 4.20 - Pantalla de selección de OCF

ResiPlus permite hacer facturas a nombre del Residente y /o a nombre de una organización (también puede ser una persona física) y por lo tanto es posible decidir, para cada tipo de OCF y por residente a quién se le factura y en qué porcentaje. Para poder hacer el reparto de OCF entre un Residente y una organización a la hora de facturar al Residente pinchamos en el botón Configurar reparto (vea la imagen 4.19). Pulsando ese botón accederemos a la

39

ventana de configuración de reparto de OCF para el Residente en cuestión (vea imagen 4.20.1)

Imagen 4.20.1 - Pantalla de configuración de reparto de OCF

Como puede observar en la imagen de ejemplo (imagen 4.20.1), hemos especificado un reparto de los OCF entre el Residente y la organización. Por un lado, queremos que el FISIO se facture íntegramente al Residente, el SERVICIO COMPLEMENTARIO íntegramente a la organización y el TRANSPORTE al cincuenta por ciento entre el Residente y la organización. Pongamos un ejemplo: imaginemos que en julio el Residente ha tenido los siguientes OCF:

Fecha OCF OCF Importe Facturado al Residente

Facturado a la Organización

05/07/2002 FISIO 50 Euros 50 Euros 0 Euros10/07/2002 SERVICIO

COMPLEMENTARIO120 Euros 0 Euros 120 Euros

15/07/2002 TRANSPORTE 24 Euros 12 Euros 12 Euros20/07/2002 PLUS ASISTENCIA 200 Euros 100 Euros 100 Euros

La tabla superior muestra como los OCF se facturarían en función del reparto que deseemos. Existe un detalle a tener en cuenta, ¿qué sucede si en el reparto de OCF no se especifica un tipo de OCF que hay que facturar en un mes determinado?. Tal es el caso del PLUS ASISTENCIA que como pueden observar en la imagen 4.20.1 no está definido. Bien, bajo este supuesto ResiPlus lo factura al igual que la cuota mensual, teniendo en cuenta el porcentaje que hay que facturar a la organización. Dicho porcentaje se especifica en la pestaña de Datos Económicos en Datos facturas mensuales en ‘% Porcentaje de participación en la factura mensual (vea imagen 4.20.2)

Imagen 4.20.2 – Detalle del apartado Datos Económicos

NOTA: Contabilización de OCF en ContaPlus. ResiPlus permite contabilizar una factura con OCF de forma que cada uno de ellos se contabilice en una cuenta contable diferente. Para ello es imprescindible definir las cuentas contables de los tipos de OCF en el apartado Tipos de OCF de la pantalla Datos Generales del menú Configuración. Para los usuarios que no deseen contabilizar en cuentas independientes cada OCF, deben especificar la cuenta de prestación de servicios (705...) para cada tipo de OCF.

40

4.1.2.5. Gastos de terceros

En este apartado se introducen los Gastos de Terceros de cada Residente. Los Gastos de Terceros son gastos extras que se incluyen en los Recibos pero que no se incluyen en las Facturas. En la imagen 4.21 puede ver el aspecto de este apartado.

Imagen 4.21 – Apartado: Gastos de Terceros

Seguidamente detallamos las opciones de este apartado:

- Incluir gastos de terceros pendientes de cobro en recibo mensual. Si está marcado significa que a la hora de realizar los recibos mensuales, todos los gastos pendientes de cobros se incluirán en el recibo mensual del Residente. En el recibo sólo aparece una línea para todos los gastos de terceros, en esta línea aparece la suma de todos los Gastos de Terceros. Para que el destinatario del recibo pueda conocer la relación de gastos extras que está pagando se puede imprimir una Hoja de gastos desde el Asistente de Recibos. Por otra parte, si no se incluyen los gastos en el recibo, se puede imprimir una nota que sirve como recibo.

- Configurar reparto. Sólo se utiliza cuando se marca Incluir gastos de terceros pendientes de cobro en recibo mensual y sirve para especificar quien tiene que pagar los Gastos de Terceros. Al pinchar este botón se abre la pantalla de Reparto de Gastos de Terceros (ver imagen 4.22). Los gastos que no estén en la lista se reparten como están repartidos los recibos en Datos Económicos. Si por ejemplo en la lista de reparto no ponemos nada y en reparto de recibos de Datos Económicos está un hijo con un porcentaje del 50% y el Residente con el otro 50%, entonces el 50% de los Gastos de Terceros lo pagará el Residente y el otro 50% el hijo. Si se quiere hacer un reparto hay que decir para cada gasto, quien lo paga (familiar o residente) y el porcentaje que paga. Si la factura mensual va a nombre de una organización, la organización también puede ser incluida en el reparto.

Imagen 4.22 – Pantalla: Reparto de Gastos de Terceros

- Imprimir nota. Sirve sólo cuando los gastos de terceros los cobra la Residencia por caja, es decir, no está marcado Incluir gastos de terceros en recibo mensual. Cuando se van a cobrar los gastos seleccionamos de la lista los gastos que queremos cobrar y al pinchar

41

con el ratón en el botón de Imprimir Nota imprimimos una nota de esos gastos. Al pinchar este botón la columna Impreso de los gastos seleccionados se marca, en la columna Cobrado pone el importe de gasto y en la de Fecha de cobro pone la fecha en la que se ha impreso la nota.

- Lista de Gastos de Terceros. La columna Fecha es la fecha del gasto, la columna Descripción es el gasto, la columna Importe es el importe del gasto y la columna de F. Cobrado es cuando se cobra el gasto al residente. Las columnas de pagado es lo que ha pagado la Residencia al que realiza el servicio. Por eso hay un listado de gastos pendientes de la residencia y otro de gastos pendientes de los residentes. Por ejemplo: supongamos un gasto de peluquería de 30 euros, en la columna de Pagado se pueden poner 30 euros indicando que la Residencia a pagado a la peluquera 30 euros.

Los gastos son definibles desde la Pantalla de Datos Generales en el menú Configuración, apartado de Tipos de Gastos de Terceros o pulsando la tecla INSERT estando el cursor posicionado dentro de la columna Descripción.

NOTA Si un recibo contiene gastos de terceros y marcamos como cobrado dicho recibo, ResiPlus marca como cobrado automáticamente todos los gastos de terceros contenidos en dicho recibo. Del mismo modo, si un recibo lo desmarcamos como no cobrado, automáticamente los gastos de terceros contenidos en el recibo dejarán de estar cobrados.

Para agilizar la introducción de gastos y que no sea necesario introducirlos Residente por Residente, en la opción de menú Introducción de Gastos de Terceros dentro del menú Residentes podemos introducir los gastos que se han realizado en un día.

A este apartado le corresponden dos listados que se explican en el apartado 4.8 de este capítulo:

- Listado Gastos de Terceros deuda Residentes- Listado Gastos de Terceros deuda Residencia

4.1.2.6. Beneficiario ayuda

NOTA Este apartado solo se usa en la Comunidad Valenciana

En este apartado se especifica si el Residente es beneficiario de ayuda y en caso de que lo sea los datos de la resolución, tipología, importes, etc. En la imagen 4.23 puede ver como es este apartado.

Imagen 4.23 – Apartado: Beneficiario de Ayuda

En las listas aparece un histórico con los datos de todas las Resoluciones del Residente. También se especifica quién firma el Certificado de Conformidad.

Existe el Listado de Beneficiarios de Ayuda que muestra todos los Residentes que son Beneficiarios de Ayuda.

4.1.2.7. Caja

42

Desde este apartado podemos llevar un control de caja del dinero que dispone la Residencia de cada Residente, anotando las entradas y las salidas con lo que en todo momento sabemos el saldo. A este apartado le corresponde el Listado de Caja que nos permite saber los movimientos de caja de uno o de todos los residentes. En la imagen 4.23.1 puede ver el aspecto de este apartado.

Imagen 4.23.1 – Apartado: Caja

4.1.2.8. Descuentos.

4.1.2.8.1. Crear Descuentos.

Para crear descuentos que luego poder asignar a los residentes es necesario acudir a la tabla de Tipos de Descuento en Datos Generales, desde Configuración/ Datos Generales/ Tipos de Descuento, o pulsar Insert con el cursor parpadeando en la casilla de Descripción en Residentes/ Económico/ Descuentos.

Desde esta tabla creamos el descuento rellenando sus datos, especialmente el importe o porcentaje de descuento, que define los dos tipos de descuento a utilizar.El porcentaje por descuento afecta a la línea de la mensualidad y por ello sólo aparecerá en facturas mensuales. El resto de campos son muy similares a los de Otros Conceptos Facturables (OCF) antes llamados OCF

4.1.2.8.2. Asignar Descuentos a Residentes.

La asignación de Descuentos nos recordará mucho a la de OCF, la pantalla es muy similar.

43

Tipos de Descuento

Línea de descuento por Importe

Línea de descuento por porcentaje

Desde la casilla Descripción podemos desplegar la lista que nos mostrará todos los Descuentos introducidos hasta el momento, para que podamos seleccionar uno. Las columnas de Fecha de Aplicación y Mes determinarán en qué facturas saldrá el descuento, la opción todos los meses afectará a todas las facturas a partir del mes indicado y No Facturar permitirá anular un descuento para todos los meses, puesto que una vez incluido en la primera factura ya no podrá ser modificado.

4.1.2.8.3. Como saldrán en mis facturas.

4.1.2.8.4. Notas.

Los descuentos también pueden ser insertados de forma manual en las facturas, del mismo modo que los OCF con la salvedad de los descuentos por porcentaje que sólo se podrán insertar en facturas con líneas de mensualidad.

Los descuentos por importe pueden, al igual que los OCF ser prorrateados en función de los días de estancia del residente (seleccionando la opción en la tabla de Tipos de Descuentos), sin embargo, los descuentos por porcentaje no pueden ser prorrateados puesto que afectan a la línea de la mensualidad que ya se prorratea con respecto a la Evolución Temporal.

4.1.3. Área de Farmacia

Esta Área de ResiPlus muestra la información del stock de medicamentos de los Residentes. Para que este apartado sea útil se deben utilizar los Pedidos a Farmacia que se crean fácilmente a partir de los tratamientos. Una vez se han realizado los pedidos hay que gestionar la recepción de los medicamentos, lo que creará el stock para cada Residente. Para

44

Línea de descuento por porcentaje

Línea de descuento por Importe

Fecha Aplicación

Meses en que se aplicará

Línea de descuento por porcentaje

Línea de descuento por Importe

consultar como se hacen los Pedidos a Farmacia consulte el apartado 10.2.1. de este manual.

4.1.3.1. Stock Actual

Este apartado detalla el stock actual del Residente (ver imagen 4.24). En la última columna de la lista del stock queda anotada la fecha de la última actualización. Si los datos no están actualizados hay que pinchar con el ratón en el botón Actualizar. Al pincharlo veremos en la parte inferior de la pantalla una barra de progreso, tenga en cuenta que este es un proceso complejo y puede tardar algunos segundos.

Imagen 4.24 – Apartado: Stock Actual

Si en la lista no aparece ningún Medicamento es porque no se ha introducido el stock inicial del Residente y tampoco se ha hecho ningún pedido. En apartados posteriores de este manual se explica como generar pedidos y como introducir el stock inicial de un Residente. Con el botón de Imprimir imprimimos un informe que muestra el stock actual de Medicamentes del Residente. En este informe la última columna aparece en blanco y sirve para introducir a mano las cantidades reales de stock que hay almacenado.

4.1.3.2. Variaciones de Stock

En este apartado se muestran las variaciones que ha habido en el stock del Residente. Las variaciones de stock pueden ser debidas a diferentes causas y es importante anotarlas para que ResiPlus pueda saber en todo momento cuanto stock hay almacenado realmente. Si no se anotan las variaciones ResiPlus asume que los Medicamentes se consumen de acuerdo al tratamientos pero no puede saber si un envase se ha roto o si ha caducado por ejemplo.

Mediante las opciones que aparecen en la parte derecha se pueden buscar las variaciones estableciendo unos criterios de búsqueda. Al establecer los criterios se acotan las variaciones y se muestran en la lista (o tabla). En la imagen 4.25 puede ver el aspecto de este apartado.

Imagen 4.25 – Apartado: Variaciones de Stock

4.1.4. Área Médica

El Área Médica está formada por los siguientes apartados: Patologías, Alergias y Antecedentes, Tratamiento, Urgencias, Valoraciones, Control y Seguimiento y Datos Médicos. A continuación detallamos todos estos apartados.

4.1.4.1. Patologías, Alergias y Antecedentes

45

En este apartado se introducen las Patologías, las Alergias y los Antecedentes del Residente (imagen 4.26). Es importante introducir estos datos porque aparecen en el Parte de Urgencias como veremos más adelante.

Imagen 4.26 - Apartado: Patologías, Alergias y antecedentes

Como se explica a continuación es posible personalizar las distintas Patologías, Alergias o Antecedentes y es recomendable que siempre exista una Patología y una Alergia que se llame No Conocidas y un Antecedente que se llame No Conocidos. De esta manera a los Residentes que no tienen Alergias por ejemplo se le pone No Conocidas en vez de dejar la lista en blanco, lo que puede conducir a un error por pensar que no se han introducido aún las Alergias

Aspectos a tener en cuenta en Patologías:

a) En la lista (tabla) de arriba se introducen las Patologías que padece el Residente. Las Patologías se dan de alta presionando la tecla INSERT cuando el cursor está dentro del desplegable o desde la pantalla de Datos Generales en el menú Configuración en el apartado Patologías y Alergias.

b) En la lista (o tabla) de la Evolución se introduce la evolución de la Patología que se ha seleccionado en la lista de arriba (pinchando sobre ella). Los Estados de las Patologías también se dan de alta presionando la tecla INSERT o desde la pantalla de Datos Generales en el menú Configuración. Para introducir los Estados de las Patologías se selecciona una Patología (pinchando sobre ella) y luego se introducen los estados posibles en la tabla de abajo.

Aspectos a tener en cuenta en Alergias.

a) Se introducen las Alergias en la lista (o tabla). Las opciones de la columna Alergia son definibles y pueden introducirse presionando la tecla INSERT cuando el cursor está dentro del desplegable o desde la pantalla de Datos Generales en el menú Configuración en el apartado de Patologías y Alergias en la pestaña de Alergias.

Aspectos a tener en cuenta en los Antecedentes:

a) Se introducen los Antecedentes en la lista (o tabla). A diferencia de las Patologías y las Alergias en Antecedentes tenemos una columna para introducir la fecha del Antecedente si fuera necesario.

b) Los diferentes Antecedentes son definibles y pueden darse de alta presionando la tecla INSERT cuando el cursor está dentro del desplegable o desde la pantalla de Datos Generales en el menú Configuración en el apartado de Patologías y Alergias en la pestaña de Antecedentes.

En la siguiente imagen puede ver la pantalla de Datos Generales y en ella apreciará dentro del apartado de Patologías y Alergias como se introducen las Patologías. Fíjese como el apartado tiene varias pestañas, una para patologías otra para alergias y otra para los antecedentes.

46

Imagen 4.27 - Pantalla: Datos Generales – Apartado: Patologías y alergias

Si se desea imprimir un listado que haga referencia a la información de este apartado deberá confeccionarse con el Diseñador de Plantillas (ver el capítulo 15 de este manual).

4.1.4.2. Tratamiento

En este apartado se introducen los Tratamientos que ha tenido un Residente guardando un histórico de todos ellos. Para cada Tratamiento se guarda la fecha en la que se ordenó por el médico, el Médico que lo ordenó, el Usuario de ResiPlus que lo ha introducido, la lista de Medicamentos del Tratamiento y una lista de observaciones que contiene aspectos del Tratamiento. En la imagen 4.28 se puede ver cómo es el apartado de Tratamiento.

Imagen 4.28 – Apartado: Tratamiento

A este apartado le corresponden los siguientes listados

- Hoja de Tratamiento. Muestra el Tratamiento y los datos del mismo así como las patologías, las alergias y los antecedentes del Residente. La Hoja de Tratamiento se ve

pinchando en el botón de Imprimir Tratamiento .

- Hoja de Dispensación. Es la hoja que se usa para preparar la medicación del Residente. Tiene un tamaño reducido para que puede colocarse en el dispensario. Se saca

pinchando en el botón de Imprimir Dispensación .

- Hoja de Control de Administración de Fármacos. Esta hoja hace referencia al indicador de calidad número 9 de la Comunidad Valenciana y sirve para anotar que persona prepara y administra la medicación del Residente y también se anotan las incidencias que pueden ocurrir al preparar o administrar la medicación. En el apartado Configuración Aplicación de la pantalla Datos Generales del menú Configuración existe un campo llamado Observaciones para la Hoja de Control de Administración de Fármacos. Lo que se escriba en este campo aparecerá en la Hoja de Control de Administración de Fármacos justo encima del registro de incidencias. Si este campo se deja vacío no aparecerá nada en la Hoja de Control de Administración de Fármacos. La Hoja de Control de Administración de

47

Fármacos se puede ver pinchando en el botón Imprimir Control Administración de

Fármacos .

- Listado de Medicación Actual.

-4.1.4.3. Informe Médico.

En este apartado aparecen los partes de urgencias que se llevan al Hospital cuando el Residente es llevado a Urgencias. ResiPlus guarda un histórico de todos los partes de un Residente. En la imagen siguiente puede ver el aspecto de este apartado.

Imagen 4.29 - Apartado: Informe Médico.

4.1.4.4. Escalas

En este apartado aparecen las distintas escalas o Test que almacena ResiPlus de los Residentes (ver imagen 4.30).

Imagen 4.30 - Apartado: Escalas

Las escalas se dividen en: cognitivas, funcionales, depresivas y varias. Para cada tipo de Escalas existen diferentes test posibles.

Para realizar una escala seguimos los siguientes pasos:

1. Se selecciona el tipo y se pincha en el botón Nuevo Test

2. Se introducen las respuestas en la parte derecha. Los Resultados se calculan automáticamente conforme se van introduciendo las respuestas.

3. Si se desea imprimir un test en blanco para rellenarlo en una hoja en papel hay que pinchar en el nombre de la Valoración y pinchar luego en

el botón de Imprimir Test .

48

Para modificar un test lo seleccionamos en la lista de la izquierda y luego modificamos las

respuestas. Para borrar un test pinchamos con el ratón en el botón Borrar Test .

Los test que aparecen en Varios son los siguientes:

- Beneficiarios Ayuda (Comunidad Valenciana). Es el test que realiza la Administración para Determinar si un Residente debe recibir la ayuda o no.

- Tinetti. Hace referencia al indicador de calidad número 3 de la Comunidad Valenciana que trata de valorar el equilibrio y marcha de un residente.

- Norton. Al igual que el anterior hace referencia al indicador de calidad número 3 de la CV pero ahora en lo referente al riesgo de úlceras por presión.

A este apartado le corresponde el Listado Resumen de Escalas (ver apartado 4.8 de este mismo capítulo).

4.1.4.5. Seguimiento

En este apartado aparecen las órdenes que da el Médico a las enfermeras o auxiliares (ver imagen 4.31). Lo recomendable es que cuando el Médico cambia el Tratamiento de un Residente cree un nuevo Seguimiento para dejar constancia de los cambios. Es muy importante que el Tratamiento y el Seguimiento correspondiente tengan la misma fecha para que aparezcan en el Listado de Actuaciones Médicas. Si un Tratamiento no tiene Seguimiento no aparecerá en este listado.

Para crear un nuevo Seguimiento pinchamos en el botón Nuevo Control , seleccionamos la fecha y el médico e introducimos la descripción. Para impedir que un Seguimiento sea modificado hay que cambiar las opciones del apartado Configuración Aplicación en la pantalla de Datos Generales (menú Configuración). La opción correspondiente está en la parte de abajo y se llama: Permitir modificar la evolución médica de días anteriores. Si esta opción está activada el Seguimiento se podrá modificar y si está desactivada no se podrá. Para que los cambios tengan efecto en la pantalla de Seguimiento hay que pinchar en el

botón de Actualizar .

El botón sirve para cambiar el tamaño de la letra del texto del Seguimiento.

El Seguimiento se puede imprimir pinchando el botón de Imprimir . Es posible imprimir los controles de cada Residente en una hoja. Es decir, un día se puede imprimir el Control correspondiente y mas adelante se puede imprimir un nuevo Control en la misma hoja que el anterior. Para que esto se realice correctamente hay que seleccionar la fecha del primer control que se quiere imprimir. Si es la primera hoja se imprimirá el encabezado donde están los datos del Residente.

Imagen 4.31 - Apartado: Control y Seguimiento

Veamos un ejemplo detallado de cómo se imprime el control y seguimiento. Supongamos que estamos en febrero y que queremos imprimir los tres Controles que tenemos en una hoja

nueva. Al pinchar en el botón Imprimir aparecerá la pantalla de Selección de los seguimientos a imprimir (ver imagen 4.32). En esta pantalla seleccionamos en el desplegable la fecha (en este caso 1 de febrero), marcamos la casilla de Imprimir Encabezado y

49

pinchamos de nuevo en el botón de Imprimir con lo que imprimiremos en una hoja los tres controles de febrero incluyendo el encabezado.

Imagen 4.32 – Pantalla: Selección de los seguimientos a imprimir

Ahora supongamos que el Médico introduce dos nuevos controles y queremos imprimirlos en la misma hoja que los anteriores porque aún queda hueco. Para ello pinchamos en el botón

Imprimir y en la pantalla de Selección de los seguimientos a imprimir seleccionamos la fecha (1 de febrero por ejemplo), seleccionamos los nuevos controles para que se impriman marcando la columna Imprimir de la lista y marcamos la casilla de Dejar Hueco Encabezado porque la hoja ya tiene el encabezado. En la imagen 4.33 puede ver como quedaría esta

pantalla. Luego pinchamos en el botón Imprimir y si hemos colocado bien la hoja en la impresora los nuevos controles se imprimirán a continuación de los antiguos.

Imagen 4.33 – Pantalla: Selección de los seguimientos a imprimir

4.1.4.6. Datos Médicos

En este apartado se guarda un histórico de las analíticas que se le han hecho al Residente (ver imagen 4.34). Para cada analítica se introduce la fecha de solicitud, la fecha de recepción, el tipo de analítica y las observaciones.

En los datos de la seguridad social es muy importante anotar el nombre del médico de la

50

seguridad social del Residente para que aparezcan a la hora de hacer las recetas. Los médicos que aparecen en el desplegable de Médico de la Seguridad Social se dan de alta desde la pantalla de Médicos (vea el capítulo 6 de este manual).

La casilla de Necesita ser movilizado hace referencia al indicador de calidad número 11 de la Comunidad Valenciana. Y la casilla de Precisa valoraciones periódicas del riesgo de úlceras por presión hace referencia al indicador número 10 de la CV.

Imagen 4.34 - Apartado: Datos Médicos

A este apartado le corresponden dos listados que se explican en el apartado 4.8. de este capítulo:

- Listado de Residentes que necesitan ser movilizados. - Listado de Valoraciones periódicas por riesgo de úlceras por presión.

4.1.4.7. Valoraciones Geriátricas

En este apartado se guarda un registro de las Valoraciones Geriátricas que se le realizan al Residente. Las Valoraciones Geriátricas se dividen en los siguientes puntos:

- Exploración Física- Valoración Peso y Talla- Valoración de los Factores de Riesgo- Valoración Nutricional- Promoción de la Salud- Valoración Fármaco terapéutica

4.1.4.8. Analíticas

ResiPlus incorporaba un apartado de analíticas muy sencillo y más destinado a llevar un control administrativo que médico. El médico se veía obligado a introducir los valores de los parámetros que más le interesaban de la analítica en el campo de observaciones, con lo que la consulta posterior o estudio era muy tediosa.

Con la intención de solucionar este apartado y dotarle de la importancia que tiene, lo hemos rediseñado dotándolo de un apartado propio dentro de la pestaña ‘Médico’ en la fichas de residentes. En la Imagen 4.34.1 podemos verlo.

51

Imagen 4.34.1 - Apartado de Analíticas en la pestaña de Médico

Como se puede observar, existen dos sub. apartados: Valores y Gráficas. En el sub. apartado de ‘Valores’ es donde se introducen los resultados numéricos de las analíticas. En el sub. apartado de ‘Gráficas’ podemos hacer gráficas de la evolución de cualquiera de los parámetros de las analíticas realizadas.

Debido a la gran cantidad de parámetros que se pueden solicitar en una analítica, hemos diseñado este apartado de forma que el usuario sea el que decida que parámetros considera adecuados para la población o características de los residentes y de los laboratorios o centros de salud con los que trabaja. Por este motivo, todos los parámetros son definibles por el usuario. Lo primero que debemos hacer es definir los parámetros de las analíticas; para ello pulsaremos el botón de ‘Definir parámetros de analíticas’. Aparecerá la pantalla de la imagen 4.34.2.

Imagen 4.34.2: Pantalla de definición de parámetros de las analíticas.

En esta pantalla aparece una lista donde podemos ir añadiendo los parámetros con los que deseemos trabajar. Aconsejamos que definan los parámetros más utilizados o habituales al principio, y después los menos frecuentes.

La columna ‘Código’ no es modificable y define el código del parámetro que acabamos de crear. Este código es consecutivo. La columna ‘Nombre Parámetro’ describe el nombre del parámetro, por ejemplo, GPT, GOT, etc. La columna ‘Nombre Abreviado Parámetro’ está para tener un nombre corto que es el que se utiliza en la lista de analíticas como nombre de las columnas. La columna ‘Unidad’ especifica la unidad del parámetro.

MUY IMPORTANTE: Sólo es posible definir un máximo de 60 parámetros.

Una vez definidos los parámetros (no es necesario definirlos todos la primera vez) ya estaremos en disposición de introducir las analíticas con los valores y resultados de las mismas. Por último, también existe la posibilidad de hacer gráficas entre fechas de la

52

evolución de cualquier parámetro definido por el usuario. Para ello sólo debemos pinchar en la pestaña ‘Gráficas’, seleccionar de qué parámetro queremos hacer la gráfica y pulsar el botón de ‘Mostrar Gráfica’. Esta gráfica puede ser impresa como es ya habitual en ResiPlus. (Ver Imagen 4.34.3)

Imagen 4.34.3 - Gráfica de la evolución de un residente respecto a un parámetro de una analítica

4.1.4.9 Tabla de Diagnóstico en Seguimientos.

Esta nueva tabla permite alternar, en Diagnóstico, la presentación tradicional en forma de texto, y la nueva en forma de tabla.En esta tabla, tras seleccionar en la primera columna entre Patologías, Alergias y Antecedentes, podemos elegir o insertar valores en Código y Descripción pulsando Insert, con el cursor situado en alguna de las celdas de estas columnas. Esta acción nos llevará hasta Configuración / Datos Generales / Patologías, Alergias y Antecedentes, desde donde podemos seleccionar o insertar valores, o pulsar de nuevo Insert para importar los datos de la base de datos de códigos CIE.

4.1.4.10. Impresión en Tratamientos

Se han habilitado en la pestaña de Tratamientos dos opciones para la impresión (parte superior derecha):

53

No Imprimir Datos Hist. Méd.:Esta opción suprime los datos del historial médico del residente en la impresión del tratamiento cuando está marcada.

No Imprimir Datos Médicos De baja:Al marcar esta casilla la impresión del tratamiento no incluirá los medicamentos cuya “fecha hasta” sea inferior a la fecha de impresión, es decir aquellos medicamentos que ya no están vigentes en el tratamiento.

4.1.5. Área de Enfermería

El Área de Enfermería tiene dos apartados: Controles y Seguimiento. A continuación detallamos todos estos apartados.

4.1.5.1. Controles

En este apartado aparecen diversos controles de enfermería que se le pueden realizar a los Residentes (ver imagen 4.35). Para cada control se introducen los resultados y la fecha de realización del control y para aquellos en los que es posible aparece una gráfica que muestra los resultados, también es importante señalar que para en cada control aparece el usuario de ResiPlus que lo ha creado o que lo ha modificado. Con las opciones que aparecen encima de las listas (o tablas) se especifican los datos almacenados que se quieren mostrar en la lista. Se pueden mostrar los 25 últimos, los 10 últimos o los que se hicieron entre las fechas determinadas.

Imagen 4.35 – Apartado: Controles

En general para introducir los resultados hay que seleccionar un control de la lista de la izquierda pinchando sobre su nombre con el botón izquierdo del ratón. Una vez seleccionado en la parte derecha aparecerá una lista (tabla) con los resultados de ese control y para

introducir uno nuevo hay que pinchar en el botón Nuevo Control que abrirá una pantalla

54

que tendrá una tabla en la que se introducirán los resultados del nuevo control.

Veamos los pasos necesarios para introducir un nuevo control de glucemia:

1. Pinchamos en la lista de controles sobre glucemia. Aparecerá seleccionado como en la siguiente imagen:

Imagen 4.36

2. Pinchamos en el botón Nuevo Control

3. Se abre la pantalla de Controles Enfermería

Imagen 4.37

4. Introducimos los datos del nuevo control.

Para modificar un control lo seleccionamos en la lista de controles y luego modificamos los datos en la tabla de la derecha. Para eliminar un control lo seleccionamos en la lista de controles y luego eliminamos la fila de la tabla de la derecha.

A continuación mencionamos algunos aspectos importantes de cada control.

- Control de acetona: en la columna acetona hay que poner el número de cruces que aparecen en la tira reactiva.

- Caídas: sirve para realizar un registro de caídas del Residente. El lugar de la caída es definible presionando la tecla INSERT estando el cursor dentro del desplegable o de desde la pantalla de Datos Generales en el menú configuración, apartado Datos Enfermería. Existe un listado llamado Listado de Estadísticas de Caídas que muestra gráficamente las estadísticas de las caídas y los lugares en los que se han caído los Residentes.

- Curas: sirve para registrar las curas hechas a un Residente. La columna Origen, la Localización, el Estadio y el Estado Local son personalizables con INSERT o desde la pantalla

55

de Datos Generales apartado Datos Enfermería.

- Glucemia: permite registrar el valor de glucemia del Residente. En la gráfica correspondiente se puede ver la curva de glucemia del Residente.

- Ingesta líquidos, ingesta sólidos e inyectables permiten almacenar esos valores.

- Peso: se recomienda introducir como primer peso el peso ideal del Residente poniendo en observaciones PESO IDEAL y como segundo peso el peso basal del Residente poniendo en observaciones PESO BASAL. Una vez introducidos el peso ideal y el basal ya se pueden introducir el resto de tomas. Recomendamos esto porque para los restantes valores que se introduzcan el tanto por ciento de variación se calcula automáticamente a partir del primer peso introducido, que siguiendo con nuestras recomendaciones será el peso ideal. ResiPlus resalta en dos colores diferentes los controles de peso que difieren un +-5% o un +-10% sobre el peso basal o ideal. Este control hace referencia al indicador de calidad número 7 de la Comunidad Valenciana. Este control muestra una gráfica con el peso del Residente.

- Pulso: sirve para tener constancia de diversas mediciones del pulso del Residente y permite observar las variaciones gráficamente.

- Sintrón: sirve para registrar los controles de Sintrón que se le realizan al Residente.

- Sondas nasogástricas y vesicales: permite registrar la relación de sondas nasogástricas y vesicales aplicadas al Residente.

- Talla: sirve para registrar la altura de los Residentes. Este control y el del peso cumplen con el indicador de calidad número 3 de la Comunidad Valenciana.

- Temperatura y tensión: simplemente comentar que ambos controles pueden mostrar los valores gráficamente.

- Control de Saturación de Oxígeno (SATO2): sirve para medir el nivel de Saturación de Oxígeno.

- Control de Diuresis. Incluye una gráfica.

- Control de Deposiciones. Incluye una gráfica.

- Vacunaciones: sirve para un control de las vacunas que se le han administrado al Residente o que ya tiene desde su infancia.

NOTA En las listas en las que se introducen los resultados de los controles, en las columnas que son fecha y hora, las horas hay que ponerla con dos dígitos. Es decir, si la hora es la 1:05 en la columna hay que poner 01:05.

4.1.5.2. Seguimiento

Este apartado es idéntico al Seguimiento del área Médica que se explica en el apartado 4.1.4.5. por lo que no vamos a entrar en detalles.

4.1.5.3. Controles y Listados de Úlceras.

Desde la pestaña vertical Enfermería, en la pantalla Residentes, tenemos acceso a los Controles de Enfermería . Dentro de estos controles se ha añadido el Control de Úlceras.

Introducción: Para introducir, modificar o eliminar un nuevo control de úlceras, en la pantalla anteriormente citada, nos situamos sobre Úlceras (columna de la izquierda) y pulsamos el botón Nuevo Control.Aparece entonces la pantalla Control de Úlceras del Residente que tengamos seleccionado en ese momento. Al pulsar sobre Nueva Ficha el programa nos permite introducir los datos relacionados con la úlcera.

56

Una vez dada de alta la úlcera, añadimos los distintos controles de curas que se realizan sobre la misma. Con la última cura marcamos la fecha de curación (si no se marca tomará la de hoy) de la úlcera y hacemos clic sobre Mover a Curadas, automáticamente pasa al estado de úlceras dadas de baja o curadas. También es posible tener más de una úlcera dada de alta por residente.

Fecha aparición: que por defecto nos da la fecha de introducción de los datos. Fecha de curación: también coincidente con la fecha actual pero desmarcada por

defecto (recordad que para que la fecha tenga validez ha de estar marcada la casilla que se encuentra a su izquierda).

Código: del control, que puede introducirse a mano o respetar el número que automáticamente le asigna el programa.

Procedencia, Tipo y Localización: son tres campos definibles por el usuario (situándose en ellos y pulsando la tecla Insert), con un pequeño botón a la derecha que permite desplegar una lista, para seleccionar valores que han sido previamente creados. Hacen referencia al lugar, tipo y parte del cuerpo en que se han producido las úlceras.

Escalas Norton: permite introducir los resultados obtenidos en esta escala por el residente, al desplegar la lista de las escalas de Norton previamente introducidas (Enfermería/ Escalas/ Escalas Varias/ Norton) para el residente. Si hay resultados, toma por defecto el último.

Observaciones: permite introducir anotaciones que nos recuerden posteriormente una información determinada para el control.

La tabla de Factores de Riesgo también contiene valores que el usuario puede haber definido anteriormente o en el momento de introducir la úlcera (cursor sobre la casilla y pulsar Insert), en cuyo caso también serán seleccionables desde el menú desplegable que acciona el pequeño botón situado a la derecha de la casilla.

Curas: es una tabla de curas realizadas por residente. Se rellena con la fecha y hora, estadio, tamaño, cultivo, germen, foto, tratamiento y observaciones de la cura. Tanto cultivo como foto son campos que se introducen simplemente marcando (o no) la casilla (clic con el ratón o pulsación de la barra de espacio, si usamos el teclado). La fecha de cura ha de estar contenida entre las de aparición y curación (si esta última está marcada).

El menú de esta pantalla presenta los controles típicos de muchas de las pantallas de ResiPlus, de izquierda a derecha son:Nueva Ficha – Mover a Curadas – Borrar Ficha – Primera Ficha – Ficha Anterior – Ficha Posterior – Última Ficha – Mostrar Úlceras Curadas /Activas – Actualizar – Ordenar Fichas por.. – Orden Ascendente – Orden Descendente.

57

Para dar por curada una úlcera bastará con darle una fecha de curación, marcando la casilla de verificación de la fecha de cura (o dejarla en blanco, en cuyo caso tomará la del sistema), y pulsar el botón Mover a Curadas. Para modificarla, seleccionaremos su ficha y modificaremos o añadiremos los datos que estimemos necesarios.

Para completar este apartado referente a las úlceras hemos introducido un nuevo listado que nos ayude a llevar un control o seguimiento de las mismas. Este listado nos permite obtener:

Estadísticas de Úlceras por Tipo: permite seleccionar por residente, sólo las úlceras activas, y un rango de fechas de la aparición de las mismas. El listado proporciona un gráfica por tipo de úlceras y otra que nos proporciona el porcentaje por tipo y estado.

Estadísticas de Úlceras por Procedencia: también permite seleccionar por residente, sólo las úlceras activas y un rango de fechas de la aparición. Proporciona una gráfica en que podemos comprobar el porcentaje de las úlceras según el lugar en que se han producido (casa, hospital...etc.).

Por último, recordar que también hay disponible un listado de Seguimiento de Úlceras que complementa y completa el anterior.

4.1.6. Equipo Interdisciplinar

4.1.6.1. Trabajador Social

El apartado del T. Social se divide en Datos, Seguimiento y Valoraciones Geriátricas (ver imagen 4.38).

La parte del Seguimiento sirve para que el Trabajador Social pueda anotar cualquier aspecto del Residente que considere importante. Para crear un Seguimiento pinchamos en el botón

Nuevo Seguimiento y rellenamos los campos. Para impedir que un Seguimiento sea modificado hay que cambiar las opciones del apartado Configuración Aplicación en la pantalla de Datos Generales (menú Configuración). La opción correspondiente está en la parte de abajo y se llama: Permitir modificar la evolución del trabajador social de días anteriores. Si esta opción está activada el Seguimiento se podrá modificar y si está desactivada no se podrá. Para que los cambios tengan efecto en la pantalla de Seguimiento

hay que pinchar en el botón de Actualizar . El botón sirve para cambiar el tamaño de la letra de la descripción del Seguimiento. El Seguimiento se puede imprimir pinchando el

botón de Imprimir .

58

En la parte de Datos se guardan algunos datos del Residente que necesita el Trabajador Social. Estos datos se resumen en los siguientes:

- Datos Generales: son algunos datos de interés para el Trabajador Social.

- Dimensión Social: estos datos viene a cumplir con el indicador de calidad número 3 de la Comunidad Valenciana que menciona algunos aspectos del Residente que tienen que ser registrados por el Trabajador Social.

- Ayudas Económicas: en la lista (o tabla) deben aparecer todas las ayudas económicas que recibe el Residente. ResiPlus puede almacenar varias ayudas para cada Residente y de cada una se guarda el tipo, la fecha de solicitud, la fecha en que se concedió, las fechas de duración de la ayuda, el importe y alguna observación. Los tipos de las Ayudas Económicas se definen en la pantalla de Datos Generales (menú configuración) en la pestaña de Ayudas Económicas del apartado Datos Trabajador Social o presionando la tecla INSERT cuando el cursor esta posicionado dentro del desplegable de la columna Tipo de ayuda.

- Coberturas Sanitarias: son los seguros sociales del Residente.

- Ortopedia: almacena las ortopedias que tiene el Residente. Para cada ortopedia se guarda el tipo que es personalizable y la fecha en la que se solicitó por última vez. Los tipos de ortopedias se definen en la pantalla de Datos Generales (menú configuración) en la pestaña de Ortopedia del apartado Datos Trabajador Social o presionando la tecla INSERT cuando el cursor esta posicionado dentro del desplegable de la columna Tipo de ortopedia.

- Pensiones: son las pensiones que percibe el Residente. Para cada pensión se guarda el tipo que es y el importe. Los tipos de las Ayudas Económicas se definen en la pantalla de Datos Generales (menú configuración) en la pestaña de Pensiones del apartado Datos Trabajador Social o presionando la tecla INSERT cuando el cursor esta posicionado dentro del desplegable de la columna Tipo de pensión.

- Incapacidad Legal: son los datos sobre la solicitud y la sentencia de la incapacidad legal del Residente.

- Minusvalía: son los datos referentes a la Calificación de Minusvalía del Residente.

Imagen 4.38 - Apartado Trabajador: Social

Además el Trabajador Social tiene la posibilidad de registrar las Valoraciones Geriátricas que realiza a cada Residente. A este apartado le corresponden tres listados:

- Listado de Ayudas Económicas- Listado de Ortopedias - Listado de Coberturas Sanitarias

4.1.6.2. Psicólogo

En este apartado el Psicólogo puede llevar un histórico de las evaluaciones que realiza a los Residentes. Las evaluaciones disponibles aparecen en la parte izquierda y para realizar una

59

solo tiene que seleccionar el tipo y pinchar con el ratón el botón de Nueva Historia . Una vez hecho esto ya puede rellenar los datos en la parte izquierda. Cada vez que se crea una nueva aparece reflejada en la parte izquierda con lo cual siempre se pueden consultar los resultados anteriores.

El apartado del Psicólogo también tiene un Seguimiento del Residente. Para crear un

Seguimiento pinchamos en el botón Nuevo Seguimiento y rellenamos los campos. Para impedir que un Seguimiento sea modificado hay que cambiar las opciones del apartado Configuración Aplicación en la pantalla de Datos Generales (menú Configuración). La opción correspondiente está en la parte de abajo y se llama: Permitir modificar la evolución psicológica de días anteriores. Si esta opción está activada el Seguimiento se podrá modificar y si está desactivada no se podrá. Para que los cambios tengan efecto en la pantalla de

Seguimiento hay que pinchar en el botón de Actualizar . El botón sirve para cambiar el tamaño de la letra de la descripción del Seguimiento. El Seguimiento se puede imprimir

pinchando el botón de Imprimir .

La parte de Actividades sirve para introducir las Actividades propuestas por el Psicólogo que realiza el Residente. La parte de Valoraciones Geriátricas hace referencia a uno de los Indicadores de Calidad de la Comunidad Valenciana.

Además el Psicólogo tiene la posibilidad de registrar las Valoraciones Geriátricas que realiza a cada Residente. Las Valoraciones Geriátricas del apartado del Psicólogo se dividen en los siguiente puntos:

- Valoración del estado emocional- Valoración de las capacidades cognitivas- Valoración de la adaptación personal- Valoración de incapacidades- Valoración de Trastornos psicológicos

Imagen 4.39 – Apartado: Sicología

4.1.6.3. Animador Sociocultural

En este apartado se almacenan todas las actividades relacionadas con el Animador Social al que llamaremos en adelante TASOC (ver imagen 4.40). Al permitir almacenar las actividades y realizar las estadísticas de las mismas ResiPlus cumple con el indicador de calidad número 13 de la Comunidad Valenciana.

60

Imagen 4.40 - Apartado: Animador Sociocultural

Este apartado se divide en tres partes: Actividades, Datos y Seguimiento.

Los Seguimientos sirven para que el Animador Sociocultural anote cualquier aspecto Residente que sea de su utilidad. Para crear un Seguimiento pinchamos en el botón Nuevo

Seguimiento y rellenamos los campos. Para impedir que un Seguimiento sea modificado hay que cambiar las opciones del apartado Configuración Aplicación en la pantalla de Datos Generales (menú Configuración). La opción correspondiente está en la parte de abajo y se llama: Permitir modificar la evolución del animador socio cultural de días anteriores. Si esta opción está activada el Seguimiento se podrá modificar y si está desactivada no se podrá. Para que los cambios tengan efecto en la pantalla de Seguimiento hay que pinchar en el

botón de Actualizar . El botón sirve para cambiar el tamaño de la letra de la descripción del Seguimiento. El Seguimiento se puede imprimir pinchando el botón de

Imprimir .

En Actividades vemos un registro con todas las actividades que ha realizado el Residente. Para introducir nuevas actividades hay que pinchar con el ratón en el botón Nueva Actividad

con lo que aparece la pantalla de Introducción de Actividades TASOC (ver imagen 4.41). Ahora solo tenemos que añadir una nueva actividad en la Relación de Actividades. Para borrar alguna actividad solo hay que borrar la fila de la lista de actividades. Las actividades son personalizables pulsando la tecla INSERT mientras el cursor esté posicionado dentro del desplegable de la columna Actividad. En el registro de Actividades puede aparecer una H si el Residente ha estado en Hospital, una F si falleció, una A si estuvo ausente, etc.

Imagen 4.41 – Pantalla: Introducción de Actividades TASOC

En la parte de Datos se guardan algunos datos referentes al Residente y que influyen a la hora de realizar las actividades.

61

El Registro de Actividades se puede imprimir si pinchamos el botón de Imprimir de la pestaña de Actividades.

NOTA Para agilizar la introducción de actividades y que no sea necesario introducirlas Residente por Residente, en la opción de menú Introducción de Actividades del TASOC dentro del menú Residentes podemos introducir las actividades que se han realizado en un día.

A este apartado le corresponden dos listados: - Informe Individualizado TASOC - Estadísticas de Actividades del TASOC

4.1.6.4. Fisioterapeuta

En este apartado se almacenan todas las actividades relacionadas con el Fisioterapeuta (ver imagen 4.42). Este apartado se divide en Actividades y Seguimiento.

Imagen 4.42 – Apartado: Fisioterapeuta

En la pestaña de Seguimientos el Fisioterapeuta anota cualquier aspecto del Residente que

sea de su utilidad. Para crear un Seguimiento pinchamos en el botón Nuevo Seguimiento y rellenamos los campos. Para impedir que un Seguimiento sea modificado hay que cambiar las opciones del apartado Configuración Aplicación en la pantalla de Datos Generales (menú Configuración). La opción correspondiente está en la parte de abajo y se llama: Permitir modificar la evolución fisioterapéutica de días anteriores. Si esta opción está activada el Seguimiento se podrá modificar y si está desactivada no se podrá. Para que los cambios

tengan efecto en la pantalla de Seguimiento hay que pinchar en el botón de Actualizar . El

botón sirve para cambiar el tamaño de la letra de la descripción del Seguimiento. El

Seguimiento se puede imprimir pinchando el botón de Imprimir .

En Actividades vemos un registro con todas las actividades fisioterapéuticas que ha realizado el Residente. Para introducir nuevas actividades hay que pinchar con el ratón en el botón

Nueva Actividad con lo que aparece la pantalla de Introducción de Actividades del fisioterapeuta (ver imagen 4.43). Ahora solo tenemos que añadir una nueva actividad en la Relación de Actividades. Para borrar alguna actividad solo hay que borrar la fila de la lista de actividades. Las actividades son personalizables pulsando la tecla INSERT mientras el cursor esté posicionado dentro del desplegable de la columna Actividad. En el registro de Actividades puede aparecer una H si el Residente ha estado en Hospital, una F si falleció, una A si estuvo ausente, etc.

62

Imagen 4.43 – Pantalla: Introducción de Actividades del fisioterapeuta

Al permitir la realización del Seguimiento estamos cumpliendo con el indicador de calidad número 14 de la Comunidad Valenciana. También existe la posibilidad de personalizar las actividades del FISIO.

Este apartado tiene un listado de Estadísticas de Actividades del FISIO que muestra una gráfica con las estadísticas de las actividades realizadas por un determinado Residente o por todos.

NOTA Para agilizar la introducción de actividades y que no sea necesario introducirlas Residente por Residente, en la opción de menú Introducción de Actividades del FISIO dentro del menú Residentes podemos introducir las actividades que se han realizado en un día.

4.1.6.5. Dietista

Este apartado hace referencia a los indicadores de calidad números 6 y 26 de la Comunidad Valenciana. Más concretamente, el indicador número 6 habla de la planificación de la dieta, para lo cual se deben rellenar los datos de la parte izquierda. Y el indicador número 26 hace referencia al sistema que tiene la Residencia para dar soporte personal a las personas que tienen dependencia para comer y por ello se deben rellenar los datos de la parte derecha. En la imagen 4.44 puede ver como es este apartado.

Imagen 4.44 - Apartado: Dietista

Este apartado también incluye un Seguimiento para que el dietista pueda realizar un control y seguimiento escrito de cada uno de los Residentes, incluyendo la posibilidad, al igual que para el resto de figuras del equipo Interdisciplinar, de imprimirlo en un formato estándar

63

como desde el diseñador de plantillas. El funcionamiento del Seguimiento es idéntico a los apartados equivalentes en el resto de profesionales del equipo Interdisciplinar. Referentes a este apartado existen dos listados que se explican en el apartado 4.8. de este capítulo:

1. Listado de Planificación de Dietas 2. Listado de Residentes con Ayudas en las Comidas

4.1.6.6. Terapeuta Ocupacional

En este aparatado el Terapeuta Ocupacional dispone de un registro de las actividades realizadas a cada Residente así como de un seguimiento escrito para cada uno de ellos. En la imagen 4.44.1 se puede observar el aspecto de este apartado.

Imagen 4.44.1 – Apartado del Terapeuta Ocupacional

Como se puede observar en la imagen el Terapeuta Ocupacional dispone de un registro anual de actividades y de un seguimiento escrito donde puede anotar cualquier comentario u observación del Residente en cuestión. Las actividades de terapia ocupacional que un residente realiza se introducen desde dos lugares diferentes: uno de ellos es desde la pestaña de Actividades dentro del apartado de Terapeuta Ocupacional en la ficha del Residente en cuestión (ver imagen 4.44.1). Una vez seleccionado el Residente al que

queremos introducir las actividades pinchamos sobre el botón , apareciendo la pantalla de introducción de actividades (imagen 4.44.2)

Imagen 4.44.2 - Pantalla de introducción de actividades de terapia ocupacional

Como puede observar, automáticamente nos aparece en el desplegable de la derecha el Residente al que le queremos introducir las actividades realizadas. En la lista inferior aparecen las actividades que hasta el momento el Residente a realizado pudiendo por parte del terapeuta añadir más, especificando la fecha, la actividad y cualquier observación adicional. Para añadir una nueva actividad hay que desplazarse a la columna fecha en la

64

línea del asterisco , introducir la fecha y continuar introduciendo la actividad seleccionándola de la lista desplegable.

La relación de tipos de actividades de terapia ocupacional es definible desde la pantalla de Datos Generales en el menú Configuración. Si al desplegar la lista de actividades esta no se despliega o no aparece el tipo de actividad que deseamos introducir, deberemos pulsar la tecla INSERT, apareciéndonos tras unos segundos la pantalla de Datos Generales (ver imagen 4.44.3).

Imagen 4.44.3 – Pantalla de Datos Generales – Apartado de Datos Terapeuta Ocupacional

En esta pantalla es donde se definen los tipos de actividades de terapia ocupacional. El

Terapeuta puede añadir nuevos tipos escribiendo en la línea del asterisco , borrar alguna que ya exista siempre y cuando no exista ningún Residente que la haya realizado o incluso modificar una ya creada y cambiarle el nombre de la actividad o su código. Recomendamos que el código de la actividad sea de un solo número o letra, para que de esta forma se pueda visualizar mejor en el registro de actividades del Residente.

El hecho de poder definir los tipos de actividades da una gran flexibilidad ya que el programa se adapta a las necesidades particulares de cada profesional.

Una vez introducidas las actividades que ha realizado el residente pinchamos el botón de aceptar volviendo a la pantalla del registro de actividades del residente (ver imagen 4.44.1), donde nos aparecerán los códigos de las actividades realizadas en todo el año.

Existe también la posibilidad de introducir todas las actividades realizadas en un día de un grupo de residentes de una manera más rápida y cómoda accediendo al menú Residentes \Introducción de...\Actividades TOCUP (ver imagen 4.44.4). Para ver como se introducen las Actividades desde el menú Introducción de ...\Actividades TOCUP.

Imagen 4.44.4 - Pantalla de Introducción de Actividades del Terapeuta Ocupacional

65

Como puede observarse, se trata de la misma pantalla de la imagen 4.44.2 pero en esta caso se fija la fecha y se van seleccionando los Residentes y las actividades que han realizado de las correspondientes listas desplegables. Una vez pulsado el botón de aceptar, todas las actividades introducidas para una fecha dada de los Residentes seleccionados pasarán a las fichas correspondientes de los mismos.

Por otro lado, el Terapeuta Ocupacional dispone de otra pestaña donde puede introducir el seguimiento escrito de cualquier anotación que desee de cada uno de los residentes. Se trata de la pestaña de Seguimiento (ver imagen 4.44.5).

Imagen 4.44.5 - Pestaña de Seguimiento del Terapeuta Ocupacional

Como puede observarse en la figura, existe un campo Descripción donde de forma totalmente libre se puede escribir lo que se desee. El campo Fecha especifica la fecha para la cual se hizo el seguimiento y el campo Usuario especifica que usuario de ResiPlus creó este seguimiento.

Para crear un nuevo seguimiento pinchamos el botón . Observaremos como el campo Descripción aparece vacío para comenzar a escribir. El campo Fecha pondrá la fecha del día por defecto, aunque es posible cambiarla por la que queramos.

Es posible cambiar el tamaño de la letra, su tipo, etc. pinchando en el botón .

También es posible borrar un seguimiento pinchando en el botón . Es posible que este botón permanezca inhabilitado y no sea posible borrar el seguimiento no modificarlo si la fecha cuando se creó es anterior a la fecha de hoy. Esto es una opción de la que dispone ResiPlus para evitar modificar cosas que se escribieron con anterioridad. De todos modos esto es opcional, existe la posibilidad de permitir modificar los seguimientos de días anteriores. Para hacer esto debemos ir a la pantalla Datos Generales del menú Configuración al apartado Configuración Aplicación (ver imagen 4.44.6).

66

Imagen 4.44.6 – Pantalla de Datos Generales – Apartado Configuración Aplicación

Para terminar con este nuevo apartado, comentar que existe una estadística de las actividades de terapia ocupacional realizadas por los Residentes que se puede utilizar como una fuente de información muy valiosa o para un informe anual de resultados (ver imagen 4.44.7)

Imagen 4.44.7 - Estadística de las actividades de terapia ocupacional

4.1.6.7. Supervisoras

En este aparatado las Supervisoras de la Residencia pueden realizar un Seguimiento de los Residentes. En la imagen 4.44.8 se puede observar el aspecto de este apartado.

67

Imagen 4.44.8 – Apartado: Supervisoras

4.1.7. ¿Cómo se hace?

4.1.7.1. ¿Cómo dar de alta un Residente?

NOTA Es conveniente dar de alta las Habitaciones antes que los Residentes para así poderles asignar una habitación desde el primer momento.

Para dar de alta un Residente pinchamos con el botón izquierdo del ratón en el botón de

Nueva Ficha o pulsamos las teclas (CTRL + F1). Verá que algunos campos se rellenan automáticamente, modifíquelos e introduzca el resto de datos del Residente, para cambiar de campo puede usar la tecla del TABULADOR (el INTRO no) o pinchar con el botón izquierdo del ratón en el campo deseado. En la siguiente imagen pueden verse los datos generales de un Residente.

Imagen 4.45 - Datos generales de la Ficha de un Residente

Más concretamente recomendamos que el campo Código se corresponda con el número de Expediente o el número de Orden del Registro de Altas y Bajas de la Residencia, aunque usted puede poner en código lo que desee (incluso letras). En el Nombre introduciremos el nombre y los apellidos del Residente, el orden es independiente lo que sí que es muy aconsejable es seguir siempre el mismo criterio para que así las búsquedas por nombre sean más eficientes. Si en el DNI se desconoce la letra se puede usar una herramienta para calcularla, dicha herramienta se encuentra en el menú Herramientas y se llama Cálculo Letra NIF. En los campos DNI, Nº Seguridad Social y Nº SIP se pueden usar separadores (puntos, comas o guiones) pero es recomendable usar siempre el mismo criterio en todos los residentes. La Tipología es un desplegable (ver Uso de Desplegables) y sus opciones se pueden personalizar desde Datos Generales en el menú de Configuración, el apartado es Tipologías Beneficiarios Ayuda. La Edad se calcula a partir de la fecha de nacimiento.

Para seleccionar la Habitación hay que pinchar con el ratón en el botón que está a la izquierda del campo Habitación. Al pincharlo se abrirá la pantalla de Asignar Habitación (ver imagen 4.46) desde la cual podrá seleccionar una habitación con el desplegable. Las habitaciones que aparecen en el desplegable son las Habitaciones dadas de alta que tienen plazas libres. Una vez seleccionada en el desplegable pinche en el botón Asignar de la parte superior y el residente ya tendrá una Habitación asignada.

68

Imagen 4.46 – Pantalla de Asignar Habitación

Cuando selecciona una habitación en el desplegable, en la tabla de abajo podrá ver los Residentes que ocupan dicha habitación si los hay, con lo que se evita poner juntos a dos Residentes que no deben estarlo. Si no tenemos ninguna Habitación dada de alta o no tenemos ninguna con plazas libres el desplegable, no mostrará ninguna al desplegarlo, pero podemos pinchar con el ratón en el botón de Nueva Habitación que está a la derecha del desplegable con lo que accederemos a la pantalla de Habitaciones (ver apartado 4.2. de este capítulo) y podremos dar de alta una habitación. Una vez dada de alta en el desplegable si que aparecerá una habitación y podremos asignársela como hemos mencionado anteriormente.

En la parte de la derecha y arriba puede ver dos botones. Estos botones sirven para poner la foto del Residente permitiendo escanear una foto si se dispone de escáner o de una cámara

digital o seleccionando una foto ya existente .

NOTA Para que las fotos estén disponibles en todos los puestos que utilizan ResiPlus los archivos deben estar en el directorio Fotos dentro del directorio ResiPlus /Datos en el ordenador que tiene la base de datos.

Para que los datos introducidos del Residente se almacenen en la base de datos sólo debe moverse de ficha (pinchando con el botón izquierdo del ratón sobre las flechas azules de la barra de herramientas), generar otro nuevo residente o bien salir de la pantalla de residentes.

Lo normal es que cuando se crea un nuevo Residente se introduzcan los familiares del mismo y sus direcciones.

4.1.7.2. ¿Cómo cambiar los datos de un Residente?

Para cambiar los datos de un Residente seleccionamos su ficha bien sea desplazándonos con los botones de la barra de herramientas que tienen flechas o buscando un Residente como explicaremos posteriormente. Cuando estamos en la ficha del Residente que queremos, podemos cambiar cualquier campo. Una vez realizados los cambios para grabar los nuevos datos en la base de datos sólo tenemos que movernos a otra ficha con las flechas de

desplazamiento de primero, anterior, siguiente y último, saliendo de la pantalla, buscando a un Residente, etc. En definitiva si cambiamos a cualquier otra ficha de Residente.

4.1.7.3. ¿Cómo se buscan los Residentes?

Para buscar los residentes existen varios métodos:

a) Pinchando en el botón de Buscar Fichas (CTRL + F2). Al pincharlo veremos la pantalla de Búsqueda de Residentes (ver imagen 4.47).

69

Imagen 4.47 – Pantalla: Búsqueda de Residentes

En la parte izquierda de la pantalla de Búsqueda de Residentes aparecerán todos los Residentes que cumplan los criterios que se seleccionen en la parte derecha. Si pincha en uno de los residentes de la izquierda verá su ficha. Para ver en cualquier momento todos los residentes vacíe todos los criterios de la derecha.

Los criterios sirven para acotar la búsqueda y pueden usarse conjuntamente. En los campos que sean texto (por ejemplo el nombre) puede usar el asterisco. Por ejemplo: si quiere buscar todos los Residentes que tengan Juan en el nombre escriba *Juan* en el campo Nombre de la pantalla de Búsqueda de Residentes.

NOTA Cuando en un criterio escribe el asterisco en la pantalla aparece el símbolo %

b) Usando los campos de la barra de herramientas . En el primer campo acotamos la búsqueda y con el segundo campo seleccionamos un criterio, si seleccionamos por ejemplo Nombre Residente buscaremos los residentes por su nombre. Un ejemplo: si queremos buscar los Residentes cuyo apellido sea Ballesteros en el primer campo escribiremos Ballesteros pulsamos la tecla ENTER para que busque.

Si usamos este método para buscar Residentes en la pantalla de Residentes sólo veremos los Residentes que cumplan la condición de búsqueda. Para volverlos a mostrar todos tenemos que vaciar el primer campo y pulsar la tecla ENTER.

c) Con los botones de navegación . Cada uno de estos botones sirven para desplazarse a la primera ficha, a la anterior, a la siguiente y a la última respectivamente. Como hemos dicho anteriormente si se ha realizado una búsqueda sólo podremos desplazarnos por los Residentes que cumplan la condición de Búsqueda.

4.1.7.4. ¿Cómo ordenar los Residentes?

Para ordenar los Residentes se selecciona un criterio en el desplegable de la barra de herramientas empezando por la derecha y posteriormente se selecciona el orden ascendente

o descendente con los dos botones que están a su derecha . Actualmente los Residente se pueden ordenar por Nombre, por Código o por Fecha de Ingreso. Al seleccionar el criterio y el orden las fichas de Residentes quedan ordenadas siguiendo ese criterio.

70

4.1.7.5. ¿Cómo cambiar la Habitación de un Residente?

Para cambiar la habitación de un Residente primero seleccione su ficha, pinche en el botón de Asignar Habitación y en el desplegable de la pantalla de Asignar Habitación seleccione la nueva habitación y seguidamente pinche el botón Asignar que está arriba.

4.1.7.6. ¿Cómo intercambiar la Habitación de dos Residentes?

Seleccione la ficha de uno de ellos y pinche el botón de Asignar Habitación. En la pantalla de Asignar Habitación deje el desplegable vacío y pinche el botón de Asignar (arriba). Ahora ese Residente no tiene Habitación y la que tenía asignada tiene una plaza libre. En esta situación ya puede cambiarle la Habitación al otro Residente como se describe en el punto anterior y al primero asignarle la Habitación que deja libre el segundo.

Ejemplo: Supongamos que queremos intercambiar las habitaciones de los Residentes Juan y Carlos y que Juan se encuentra en la habitación 10 y Carlos en la 20. Los pasos que debemos asignar son los siguientes:

1. Seleccionamos la ficha de Juan y pinchamos en el botón Asignar habitación2. En la pantalla de Asignar Habitación dejamos el desplegable de la habitación vacío y

pinchamos en el botón de Asignar.3. Seleccionamos la ficha de Carlos y pinchamos en el botón Asignar habitación4. En la pantalla de Asignar Habitación seleccionamos la habitación número 10 (que era

la de Juan) y pinchamos en el botón Asignar.5. Seleccionamos la ficha de Juan y pinchamos en el botón Asignar habitación6. En la pantalla de Asignar Habitación seleccionamos la habitación número 20 (que era

la de Carlos) y pinchamos en el botón Asignar.

4.1.7.7. ¿Cómo se da de baja un Residente?

El hecho de dar de baja un Residente no supone eliminar sus datos sino simplemente al Residente ya no se le tiene en cuenta a la hora de hacer facturas, su plaza en su habitación queda libre, no necesita medicamentos, etc. De esta forma si posteriormente queremos dar de alta de nuevo a dicho Residente disponemos de todos sus datos y no hay que introducirlos de nuevo. Si lo que desea es eliminar un Residente y todos sus datos vea el siguiente apartado del manual.

Para dar de baja a un Residente debemos:1. Elegir un estado que conlleve la baja, es decir, Fallecido, Baja Voluntaria o Expulsado.

2. Pinchar en el calendario el día de la baja.

3. Pinchar con el ratón el botón Mostrar Bajas de la barra de herramientas . Recuerde que cuando dicho botón esta presionado la pantalla de Residentes está mostrando los Residentes que están en bajas y si no lo está muestra los Residentes dados de alta.

4.1.7.8. ¿Cómo se elimina un Residente?

Para eliminar un Residente buscamos su ficha (o nos desplazamos por las fichas hasta encontrarle) y pinchamos con el ratón en el botón Borrar Ficha de la barra de herramientas

. Por motivos obvios ResiPlus no permite eliminar a los Residentes que tienen Factura hechas.

IMPORTANTE Si elimina un Residente perderá sus datos por lo que recomendamos que se le dé de baja para conservar todos sus datos.

4.1.7.9. ¿Cómo se recupera de baja un Residente?

Para recuperar un Residente de baja y ponerlo en alta debemos seguir los siguientes pasos:

1. En la pantalla de Residentes mostramos las bajas (botón Mostrar Bajas de la barra de herramientas) si no están mostrándose las bajas.

2. Buscamos el Residente que queremos o nos desplazamos hasta su ficha.

71

3. Vamos al apartado de la Evolución Temporal

4. Seleccionamos el estado Residencia pinchando con el ratón en el botón Residencia

5. Pinchamos con el ratón sobre el día del calendario en el que se hace efectiva el alta

6. Pinchamos con el ratón en el botón Mostrar Altas de la Barra de Herramientas.

7. Asignarle una habitación

4.1.7.10. ¿Cómo se dan de alta productos?

Desde la pantalla de Datos Generales en el menú configuración vemos el apartado Categorías y Productos (ver imagen 4.49). En ResiPlus los productos están ordenados por Categorías para facilitar la consulta de los mismos.

Imagen 4.49 - Pantalla: Datos Generales – Apartado: Productos

Para dar de alta un producto se deben seguir los siguientes pasos:

1. Se selecciona la Categoría del producto pinchando encima de ella con el ratón. Para crear una Categoría debemos introducir una fila nueva en la lista (o tabla) de Categorías como se explica en el apartado Uso de Listas de este manual.

2. Se introduce el nuevo Producto en la lista de productos de esa Categoría. La columna Código de Producto y Unidades por Envase se puede dejar vacía pero es conveniente rellenarla para poder realizar los pedidos de pañales automáticamente (sobre todo en la Comunidad de Valencia).

4.1.7.11. ¿Cómo se crea una factura manual? 1. Seleccionamos al Residente buscándolo o desplazándonos por las fichas hasta

encontrarlo.

2. En el área Económica vamos al aparatado Facturas y cobros y pinchamos con el ratón en el botón de nueva Factura con lo que creamos una factura en blanco. ResiPlus le asigna un número de factura automáticamente y no se puede cambiar. El estado pone creado por defecto (ahí muestra sí esta creada o sí esta contabilizada). La razón social se pone automáticamente según se haya puesto en el apartado de Datos Económicos.

3. Seleccionamos la fecha de la factura que es por defecto el día en la que se crea pero se puede cambiar siempre y cuando no sea una fecha anterior a la fecha de la última factura.

4. Introducimos el grupo si fuera necesario.

72

5. En la lista de conceptos se ponen los conceptos de la factura. Se pueden poner todos los conceptos que sean necesarios e incluso mezclar los tipos de IVA, también se puede poner la base y luego el IVA o el importe y luego el IVA. Abajo aparece el total de la factura que se calcula automáticamente conforme se van introduciendo los conceptos aunque para que se calcule el total al introducir un nuevo concepto hay que cambiar de fila.

Una vez hecha se puede imprimir.

4.1.7.12. ¿Cómo se borra una factura manual o automática?

1. Seleccionamos al Residente buscándolo o desplazándonos por las fichas hasta encontrarlo.

2. En el área Económica vamos al aparatado Facturas y cobros3. Seleccionamos la factura que queremos borrar y pinchamos en el botón Eliminar.

Sólo se puede borrar la última factura, luego las facturas tienen que ser borradas en orden inverso al de creación, o lo que es mismo, de la factura más reciente a la factura más antigua. El motivo por el cual ResiPlus no deja borrar cualquier factura que no sea la última es por no dejar huecos en la facturación, cosa que es totalmente errónea fiscalmente hablando. Una alternativa al borrado de facturas es la creación de facturas abono para aquellas facturas erróneas.

4.1.7.13. ¿Cómo se modifica una factura manual o automática? 1. Seleccionamos al Residente buscándolo o desplazándonos por las fichas hasta

encontrarlo. 2. En el área Económica vamos al aparatado Facturas y cobros3. Seleccionamos la factura que queremos modificar y directamente sobre la lista de

conceptos modificamos los datos que queramos.

Una factura sólo se puede modificar si no esta contabilizada (ver su estado) o en su defecto si no se ha presentado en el trimestre de IVA correspondiente. Si ya se ha presentado se puede abonar la factura.

4.1.7.14. ¿Cómo se anula (abona) una factura? Una factura se anula haciendo una factura de abono de la misma. Una factura de abono es una factura que anula otra factura. Para anular una factura la seleccionamos y pinchamos

con el ratón en el botón de abono factura lo que crea una factura idéntica a la que se quiere abonar pero con las líneas de detalle con signos negativos. La factura de abono tiene una línea de detalle que es un comentario para diferenciar que se trata de una factura de abono. Se puede abonar solamente una parte de la factura, para ello debemos eliminar las líneas de detalle que están correctamente. En la factura de abono también se pueden añadir más líneas o conceptos.

En la imagen 4.50 puede ver la factura de abono correspondiente a la factura de la imagen 4.51.

Imagen 4.50 – Ejemplo Factura Normal

73

Imagen 4.51 – Ejemplo Factura de Abono

Una factura de abono se puede imprimir pinchando en el botón de Imprimir factura .

4.1.7.15. ¿Cómo se indica que un Residente es beneficiario de ayuda?

Buscamos al Residente o nos desplazamos por las fichas hasta llegar a la suya y una vez en ella vamos al apartado Beneficiario de Ayuda del área Económica. En el apartado de Beneficiario de Ayuda tenemos que hacer los siguientes pasos:

1. Seleccionar quién firma el Certificado de Conformidad. Esto es importante porque según la opción elegida se imprimirá un tipo de Certificado u otro. Si elegimos que el Certificado lo firma el Representante Legal, un familiar o el Guardador de Hecho debemos especificar el nombre de la persona. Si elegimos el Titular del Centro el nombre que aparecerá en el Certificado es el del representante de la Residencia que se encuentra en Datos Residencia.

2. Marcar la casilla de Es Beneficiario de Ayuda y rellenar los datos de la lista (o tabla). La columna imp. FAM es el importe que paga el Residente más el importe que pagan los familiares. La columna imp. Che es el importe que paga la Consellería. La columna Trámite es para especificar quien realiza los trámites y las opciones del desplegable son definibles con la tecla INSERT.

IMPORTANTE 1. Antes de introducir el primer Beneficiario del año hay que cambiar los importes de las Tipologías para que sean los del nuevo año, en la pantalla de Datos Generales del menú Configuración apartado Tipologías Residentes

IMPORTANTE 2 Antes de introducir los datos de una Resolución debe tener actualizada la Evolución Temporal del Residente para que la liquidación sea correcta. Es decir, hay que tener actualizada la fecha de ingreso, si ha estado en Hospital o si se ha dado de baja la fecha de baja.

3. Una vez introducidos todos los datos cambiamos de fila para que se graben y entonces aparece el siguiente mensaje en pantalla:

“Ha dado de alta en el sistema de ayuda de la GV al residente. El Residente debe ser añadido a las liquidaciones mensuales correspondientes y deben ser generadas las facturas de beneficiario pertinentes. ¿Desea realizar este proceso de forma automática ahora?. Si responde negativamente deberá realizarlo usted mismo manualmente.”

Hay que responder que si para que ResiPlus incluya al Residente en las liquidaciones y haga facturas de beneficiario. Si el Residente ya tenia facturas hechas se abonarán automáticamente.

4. Marcar la casilla de Es Beneficiario de Ayuda Complementaria si la tiene. El importe del complemento se pone en la columna imp. Che y ese importe es simplemente la diferencia entre las tipologías. Por lo tanto imp. FAM es siempre cero.

Cuando recibamos una nueva resolución al año siguiente, la debemos añadir a la lista de resoluciones y no modificar los datos de la resolución del año anterior; de esta forma, tendremos un histórico de todas las resoluciones recibidas.

Si se da el caso de que la cantidad introducida de algún importe es errónea y ya se ha efectuado la liquidación, se pueden cambiar las cantidades. Al cambiar las cantidades

74

ResiPlus nos preguntará si queremos recalcular las liquidaciones automáticamente a lo que responderemos que sí. De esta forma ResiPlus cambia las facturas de beneficiario y las hojas de las liquidaciones automáticamente. Sin embargo tenga en cuenta si ya se han presentado las Facturas en el trimestre de IVA correspondiente y si ya se han presentado las hojas de liquidaciones, porque ResiPlus las modificará.

Por supuesto si se modifica la Fecha de Efecto también se debe recalcular la facturación y la liquidación pero igual que en el caso anterior ResiPlus nos pregunta si queremos que él lo haga automáticamente.

Caso especial: Residente con resolución de supra -asistido alojado en una Residencia de asistidos

En Valencia y Castellón:

- Introducir los datos de la resolución de forma normal teniendo en cuenta que la tipología a especificar es la de asistido y el importe a pagar por la Consellería (columna imp. Che) es el que aparece en la hoja de resolución menos la diferencia entre el importe total de la tipología de supra-asistido y el importe total de la tipología de asistido.

- Ejemplo: supongamos que en la hoja de resolución el importe a pagar por la Consellería son 600 euros y además supongamos que el importe total de la tipología de asistido es de 900 euros y el importe total de la tipología de supra -asistido es de 1000 euros. En la columna de tipología se pondría asistido y en la columna del importe a pagar por la Consellería (imp. Che) se pondría 600 – (1000 – 900) = 500.

En Alicante:

- Introducir los datos de la resolución poniendo en la columna de tipología: supra-asistido y en la columna del importe a pagar por la Consellería (columna imp. Che) el que aparece en la hoja de Resolución.

- Cuando se realice la hoja de liquidación automáticamente por la aplicación mediante el Asistente de Liquidaciones tendrá que manualmente incluir en la columna de Motivo de Incidencia la letra S, en la columna de Importe Total Días de Incidencia la diferencia entre el importe de la tipología de supra-asistido menos el importe de la tipología de asistidos y en la columna de Total a Liquidar por la Administración la diferencia entre el importe mensual del beneficiario de ayuda menos el importe total de días de incidencia. Para modificar una hoja de liquidación seguimos los siguientes pasos en el Asistente de Liquidaciones (menú Económico):

1. Seleccionamos Liquidación Mensual y pinchamos en el botón de Siguiente 2. Seleccionamos ver o imprimir una liquidación ya realizada y pinchamos en el botón de

Siguiente 3. Seleccionamos el Mes y pinchamos en el botón Proceder4. En la pestaña de Datos Liquidación cambiamos las columnas que hemos mencionado

anteriormente.

4.1.7.16. ¿Cómo generar un nuevo Tratamiento?

Seleccionamos el Residente buscando su ficha o desplazándonos por las fichas hasta encontrarlo. En el apartado Médico vamos al Tratamiento y pinchamos con el ratón en el

botón Nuevo Tratamiento . Al pinchar el botón de Nuevo Tratamiento aparecerá una pantalla para introducir el tratamiento (ver imagen 4.52). En esta pantalla primero ponemos la fecha de orden, luego seleccionamos un Médico del desplegable (en este desplegable funciona el INSERT) y por último introducimos unas observaciones si son necesarias. En la lista se introducen uno a uno los Medicamentos que tiene el Tratamiento. Si el Residente ya tuviera un Tratamiento esta lista no aparecería vacía y mostraría el Tratamiento actual que sigue el Residente, de esta forma en lugar de introducir todos los Medicamentos de nuevo se modifican los del Tratamiento anterior pudiéndose añadir más o quitar alguno.

75

Imagen 4.52 - Pantalla: Nuevo Tratamiento

Las columnas de la Relación de Medicamentos tienen el siguiente significado:

- Desde: la fecha desde la que el Residente empieza a tomar el Medicamento.

- Hasta: la fecha en la que el Residente deja de tomar el Medicamento. Si se deja vacía el Residente deberá tomar el Medicamento hasta que se elimine (o modifique) en un Tratamiento posterior.

- Medicamento: contiene un desplegable para seleccionar el Medicamento. En este desplegable funciona la tecla INSERT. En el siguiente apartado se explicará como se dan de alta Medicamentos.

- Aplicación: son los días de la semana en los que el Residente debe tomar el Medicamento.

- Variante. Las variantes se seleccionan pinchando en el botón que aparece dentro de la columna de Variante cuando se coloca el cursor dentro de ella. Las diferentes variantes seleccionables son:

o Aplicar Día sí Día Noo Aplicar cada X díaso Aplicar los Días del mes: para especificar que días del mes se debe tomar el

Medicamento.o Si precisao Antes de: para especificar si es por ejemplo antes del desayuno, antes de la

cena, etc. o Después de: igual que el anterior.o Aplicar X días y descansar Y días

- Dosis /Posología. En la columna Día se introducen el total de unidades del Medicamento que se toma el Residente en un día. Las columnas restantes corresponden a unas determinadas horas del día y sirven para introducir cuantas unidades del Medicamento debe tomarse el Residente en esas horas. La primera columna, MA de madrugada en la imagen 10 se corresponde con las 4 de la madrugada. La segunda, DE de desayuno con las 8. La tercera, CO de comida con las 12. La cuarta, Me de Merienda con las 16 horas. La quinta, Ce de cena con las 20 horas. Y la sexta y última columna, No de noche con las 24 horas. Los nombres de las columnas se pueden cambiar desde la pantalla de Datos Generales (menú Configuración) en el apartado Configuración de la Aplicación.

NOTA En la dosis del Medicamento no se ponen fracciones, para indicar por ejemplo que el

76

Residente toma media unidad se debe poner 0’5 y no 1/2.

Para modificar un Medicamento sólo se puede cambiar la fecha en que debe dejar de tomárselo el Residente, la dosis o la aplicación. Para eliminar un Medicamento se selecciona su fila y se pulsa la tecla SUPR que lo que hace es ponerle una fecha en la columna ‘Hasta’ de forma que al no eliminarse de la lista se tiene constancia de que se ha dejado de administrar.

Una vez se han introducido los Medicamentos correctamente y se han realizado los cambios oportunos hay que pinchar con el ratón el botón de Generar Tratamiento. Si hemos modificado algún Medicamento ResiPlus nos preguntará la fecha a partir de la cual van a administrarse los cambios. Ahora si tenemos varios Tratamientos podremos desplazarnos con las flechas para ver todos los Tratamientos del Residente. El Tratamiento que está el primero es el actual y el que está el último es el primer Tratamiento del Residente. Los colores sirven para detectar los cambios entre los Tratamientos: un Medicamento en verde significa que es nuevo, en amarillo significa que se ha modificado, en rojo significa que se ha eliminado del Tratamiento (aunque aparezca en la lista ya no debe ser administrado) y blanco quiere decir que no se ha modificado.

4.1.7.17. ¿Cómo modificar un tratamiento existente?

Para modificar un Tratamiento hay que seleccionarlo y luego pinchar con el ratón en la tecla

de Modificar Tratamiento . Al pinchar dicho botón aparecerá la pantalla de Modificación del Tratamiento y podremos realizar los cambios. Para finalizar pinchamos con el ratón en el botón Modificar Tratamiento. Un Tratamiento sólo puede ser modificado por el usuario que lo creó. También es configurable la opción de impedir incluso al mismo usuario que lo creó modificar un tratamiento de días anteriores. Esta opción es definible en el apartado de Configuración – Datos Generales – Configurar Aplicación.

IMPORTANTE: Sólo se debería modificar un Tratamiento existente si se acaba de crear y se han detectado errores puesto que para el resto de cambios conviene generar un nuevo Tratamiento porque de esta forma se tendrá constancia de los cambios.

4.1.7.18. ¿Cómo se hace un informe medico?

Pinchamos con el botón izquierdo del ratón en el botón de Nuevo Parte de Urgencias y vemos que algunos datos se rellenan automáticamente. Se rellenan manualmente los datos que faltan. En el campo de Estado Actual se introduce el motivo de la Urgencia y en el campo de Observaciones se puede poner cualquier dato interesante. En el desplegable de Familiar hay que seleccionar un Familiar de contacto, pero no es obligatorio.

Una vez introducidos todos los campos pinchamos en el botón de Imprimir Parte de

Urgencias . El documento resultante puede ser impreso o mediante el botón de Exportar Informe del Visualizador puede ser enviado por e-mail al hospital por ejemplo para acelerar el proceso.

4.1.7.19. ¿Cómo quitar a un Residente de la Habitación?

Para quitar la habitación de un Residente primero seleccione su ficha, pinche en el botón de Asignar Habitación. En la pantalla de Asignar Habitación deje vacío el desplegable de la Habitación y seguidamente pinche el botón Asignar que está arriba.

NOTA: Cuando se da de baja a un residente, ResiPlus lo da de baja de la habitación automáticamente

4.1.7.20. ¿Cómo se introducen los Enseres que trae un Residente en el ingreso?

Para introducir los Enseres que un Residente trae en el ingreso tenemos que seguir los pasos siguientes:

1. Asumimos que el residente ya se encuentra dado de alta. Vamos al apartado Enseres del Área General de la ficha del Residente.

77

Imagen 4.52.1 – Apartado de Enseres

2. Pinchamos en el árbol de la izquierda en PARTES y después en el botón de Nuevo Parte . (Ver imagen 1.2). Observaremos como se crea un nuevo parte vacío con fecha de hoy.

Imagen 4.52.2 - Parte de Enseres vacío, preparado para introducir los datos

En la parte derecha de la pantalla aparecen una serie de campos a rellenar:

Fecha: Es la fecha en la que se crea el parte. Por defecto, aparece la fecha de hoy pero podemos cambiarla a cualquier otra fecha.

Usuario: Es un campo que no se puede modificar. Indica el Usuario que ha creado el parte de Enseres.

Firma: Indica si la persona que firma el parte es el Residente o un familiar del mismo. Familiar: En este campo se especifica el Familiar que firma el parte, en caso de que el

campo Firma indique Familiar. Personal: Indica el Trabajador que firma el parte. Observaciones: Es un campo para indicar cualquier observación que se desee. ENSERES DEL RESIDENTE: Es una lista donde se detallan todos los Enseres que se desean

registrar en el parte. Esta lista a su vez se compone de varias columnas. En la columna de Enser debemos seleccionar el Enser que se desee introducir en el parte. El Enser es cualquier objeto que el Residente trae a la Residencia como por ejemplo: ropa, joyas, objetos personales, etc. ResiPlus guarda una lista completa de Enseres de cada uno de los Residentes. Este lista se crea pulsando el botón INSERT estando en la columna de Enser. (ver imagen 4.52.3). En la columna Cantidad Entrada se especifica el número de Enseres que ha traído. Por ejemplo: 1 joya de oro, o dos pantalones vaqueros. En la columna Cantidad Salida se especifica el número de Enseres que se han extraviado, estropeado, llevado, etc. el Residente. Esta es la columna que se ha de rellenar cuando se hagan partes de baja de Enseres. Por último, en la columna Observaciones se puede escribir cualquier observación concreto del Enser en cuestión.

78

Imagen 4.52.3 - Lista de los enseres que cada Residente ha traído a la Residencia

3. Para cada Enser que trae el Residente hay que definirlo en la lista anterior (ver imagen 4.52.3) e introducir la cantidad que trae en la LISTA DE ENSERES. (Ver imagen 4.52.4)

Imagen 4.52.4 - Parte de entrada completado

4. El paso último es imprimir el parte para que sea firmado por el Trabajador y por el

Residente o el Familiar señalados. Para tal efecto se dispone del botón de impresión . Al pulsar este botón aparecerá una pantalla con el parte previsualizado para que podamos ver el resultado antes de imprimirlo.

4.1.7.21. ¿Cómo se dan de baja los Enseres de un Residente?

Hay muchas causas por las que a un Residente se le pueden dar de baja Enseres a lo largo de su estancia en la Residencia: por fallecimiento, por rotura, por pérdida, etc. Cada vez que sucede algo de esto, es necesario hacer un parte de baja de dichos Enseres para haya constancia de este hecho y además poder así llevar un control del inventario de los mismos. Los pasos a seguir son los mismos que los descritos en el apartado anterior de este manual, salvo que en la relación de Enseres del parte, la cantidad que hay que especificar se ha de hacer en la columna de salida, ya que se trata de una baja. (Ver imagen 4.52.5)

79

Imagen 4.52.5 - Muestra un parte de baja de Enseres. Observe como lo que se ha dado de baja es un Falda Marrón por motivos de una rotura

4.1.7.22. ¿Cómo se imprime el inventario de baja los Enseres de un Residente?

Con el tiempo, es interesante poder hacer un inventario para saber que es lo que debería tener el Residente en su haber. Para esto se encuentra la opción de INVENTARIO que puede observar en el árbol que aparece a la izquierda del apartado de Enseres. Pinche en esta opción y observará como se genera una previsualización en el margen derecho del apartado con el inventario de cada uno de los Enseres que el Residente ha traído a la Residencia. (Ver imagen 4.52.6).

Imagen 4.52.6 - Inventario de Enseres del Residente. Los Enseres de los que ya no dispone el Residente aparecen tachados con una línea

Observe en la imagen 4.52.6 como los Enseres de los que ya no dispone el Residente aparecen tachados con una línea y en la columna de inventario aparece un cero. Esta hoja de inventario está diseñada para que pueda servir de control ya que dispone de una columna en blanco llamada Inventario Real que se puede utilizar para apuntar el número real de Enseres del que dispone el Residente, para posteriormente, a través de un parte de regularización, regularizar el stock.

4.1.7.23. ¿Cómo se introducen las Actividades del Equipo Interdisciplinar que realiza un Residente?

Las Actividades que realizan los Residentes se pueden introducir desde la ficha del Residente o mediante la opción Introducción de ... del menú Residentes. Esta última forma es la más cómoda y rápida pero ustedes pueden elegir la que más les agrade. Es muy importante hacer notar que el modo de introducción de actividades es el mismo exactamente para todos los profesionales implicados, dígase Psicólogo, Fisioterapeuta, Terapeuta Ocupacional y Animador Socio Cultural. En consecuencia, para explicar este punto vamos a utilizar al Fisioterapeuta como modelo, pero sepan que el sistema es perfectamente extrapolable al resto de profesionales.

Lo primero que debe hacer el profesional en cuestión es definir las actividades que va a realizar en la Residencia, teniendo en cuenta, como es lógico, el tipo de Residentes, sus

80

necesidades, hábitos, etc. Para ello, accederemos al menú Residentes \Organización de ... (Ver Imagen 4.52.7).

Imagen 4.52.7 - Apartado del programa donde se definen las Actividades que cada Profesional va ha realizar, sus objetivos, los Residentes habituales y el seguimiento de las realizaciones de las mismas

Accediendo a este submenú accederemos a la pantalla donde se definen las actividades, los objetivos generales, residentes habituales y seguimiento de las mismas. (Ver Imagen 4.52.8)

Imagen 4.52.8 - Pantalla donde el Fisioterapeuta organiza las Actividades que va a realizar

Como se puede observar en la imagen 4.52.8, los apartados que han de definirse son:

Código: Cada Actividad que realice un Profesional debe tener un código de cómo máximo dos caracteres (letras y /o números).

Descripción: Cada Actividad debe tener un título o nombre que la identifique unívocamente.

Objetivos Generales: En este apartado se puede explicar de forma genérica que se pretende conseguir con la realización de este tipo de Actividad.

Participantes Habituales: En esta lista se han de introducir los Residentes que habitualmente realizan la Actividad. Es posible que, un día concreto, haya Residentes en la lista que no realicen la Actividad o a la inversa. El motivo de definir esta lista es por

81

mejorar la agilidad de introducción de datos tal como veremos posteriormente. ResiPlus controla automáticamente esta lista, dando de baja a los residentes que dejan de estar definitivamente en la Residencia.

Seguimiento: Es un apartado donde se puede llevar un seguimiento de las distintas veces que se ha realizado la Actividad. Se puede apuntar los objetivos, desarrollo y resultado o evaluación de la realización de la Actividad. (Ver Imagen 4.52.9)

Imagen 4.52.9 - Apartado del seguimiento de Actividades. Aquí se detalla información general acerca de los objetivos, desarrollo y evaluación de la Actividad

En ResiPlus también existe un apartado donde se pueden definir las Actividades y su código solamente (ver Imagen 4.52.10), este apartado se encuentra en la pantalla de Datos Generales dentro del menú Configuración. Por lo tanto es posible utilizar cualquiera de las dos pantallas para introducir los tipos de Actividades, si bien con la de la imagen 4.52.9 es posible introducir más datos y llevar un mejor control.

Imagen 4.52.10 – Pantalla de Datos Generales – Apartado de Datos Fisioterapeuta donde se introducen las Actividades

NOTA: Los ejemplos de la imágenes mostrados hacen referencia al Fisioterapeuta. Para el resto de Profesionales la forma de trabajo es idéntica, salvo que trabajan, como es lógico, con sus propias Actividades.

Una vez definidas las Actividades, ya estamos en disposición de introducir los Residentes que las realizan para cada día que las realicen. Para introducir la realización de las Actividades por parte del Residente se accede al menú Residentes \Introducción de ... Una vez seleccionado el menú, nos aparecerá la pantalla de Introducción de Actividades del

82

Fisioterapeuta que nos permitirá introducir las Actividades realizadas por los Residentes para un día determinado. (Ver Imagen 4.52.11).

Imagen 4.52.11 - Pantalla de Introducción de Actividades al iniciar el proceso.

Como se puede observar en la imagen la pantalla se compone de varios apartados que pasamos a enumerar:

Pestaña de Introducción: Esta pestaña es la que aparece por defecto, y es en ella donde se marcan que Actividades y que Residentes para una fecha dada las han realizado. En la parte de la izquierda aparece un árbol donde aparecen la relación de Actividades definidas por el Profesional, tal como se ha visto en el apartado anterior. Colgando de cada Actividad aparecerán la relación de Residentes que habitualmente la realizan. Si previamente, al crear la Actividad, hemos definido el grupo de Residentes habituales será este grupo el que aparecerá al seleccionar la Actividad en el árbol. Por otro lado, si no hemos definido el grupo, ResiPlus intentará crearlo automáticamente fijándose en el registro de Actividades que ya pueda existir.

Pestaña de Detalles: Esta pestaña contiene una lista con la relación de Actividades y Residentes realizadas para una fecha determinada. (ver Imagen 4.52.12).

Imagen 4.52.12 - Lista donde introducir de forma alternativa las Actividades de los Residentes.

83

Observaciones: En este campo se especifica para cada Residente que haya realizado una determinada Actividad, cualquier comentario o evaluación particular que queramos resaltar.

Fecha de realización de Actividades: Esta fecha indica la fecha en la que se realizaron las Actividades por los distintos Residentes seleccionados.

Una vez visto los campos de que dispone esta pantalla pasaremos a detallar el proceso de introducción de actividades con un ejemplo:

1. Marcamos las Actividades y los Residentes que las han realizado. Como podrá observar puede marcar una Actividad y se marcarán automáticamente todos los Residentes que habitualmente la realizan. Por el contrario, si desmarca una Actividad se desmarcarán todos los Residentes de la misma (ver Imagen 4.52.13). También es posible marcar a unos Residentes y a otros no, ya que es posible que un Residente para un día determinado no realice una Actividad aunque habitualmente la haga.

Imagen 4.52.13 - Detalle de las Actividades y de los Residentes que las han realizado

2. Cuando seleccionamos una Actividad, como ya se ha comentado, aparecerán sólo los Residentes habituales que la realizan. Sin embargo, también es posible añadir Residentes

que habitualmente no la realicen pulsando el botón . Aparecerá una lista de Residentes que podremos añadir a los Residentes que habitualmente realizan la actividad. (Ver Imagen 4.52.14)

Imagen 4.52.14 - Lista de Residentes no habituales que pueden ser incorporados al grupo de los que realizan la Actividad

84

Una vez marcados en le lista de la derecha, los Residentes adicionales que queremos añadir

pincharemos el botón ; con lo que éstos pasarán automáticamente a la lista de Residentes que realizan habitualmente la Actividad. Si nos hemos equivocado y no

queremos añadir ningún Residente adicional podemos pinchar el botón .

3. Otra de las posibilidad que nos brinda el programa es poder quitar a un Residente del grupo de Actividades que realiza habitualmente; para ello, sólo debemos señalarlo y

pulsar el botón .

4. También es posible introducir cualquier comentario u observación referente a la realización de cada Actividad por cada Residente, escribiéndolo en el apartado de observaciones.

5. Por último, especificamos la fecha de la realización de las Actividades y pulsamos el

botón . Este último paso provocará que para cada Actividad y para cada Residente para la fecha especificada se registren dichas actividades en el apartado correspondiente de la ficha del Residente. Además podremos ver el resultado en la pantalla de detalles (Ver Imagen 4.52.15)

Imagen 4.52.15 - Detalle de las actividades que se han registrado automáticamente.

Por último comentar que si nos hemos equivocado en algún Residente, podemos seleccionarlo en el lista de la Imagen 4.52.15 y borrarlo, con lo que eliminaremos el registro de la Actividad concreta para ese Residente.

4.1.7.24. ¿Cómo se envían comunicados desde Seguimientos.

Otra de las novedades es la inclusión en Seguimientos de la opción de enviar los propios Seguimientos a otros profesionales en ResiPlus. Tras crear un Seguimiento dispondremos de dos botones para marcar/ desmarcar todos los posibles destinatarios.

Tras introducir el valor del campo Descripción, si marcamos los usuarios o grupos, copiará para ellos el contenido del Seguimiento y nos permitirá añadir, para cada uno lo que queramos. Si no queremos que reciba el contenido de Descripción, basta con desmarcarlo y escribir en la caja de texto. El icono se vuelve a marcar pero ya no incluye la información de descripción.

85

Relacionado con todo lo anterior tenemos un nuevo listado desde el que podremos consultar el envío de los seguimientos: Comunicados, Órdenes y Peticiones de Profesionales.

La pantalla del listado nos permitirá filtrar los comunicados según quién lo envía, a quién, de qué residentes se trata y a que grupo pertenecen (ver imagen).

Tras la selección obtendremos los resultados presentados de esta forma (coincide con la imagen de selección):

4.1.7.25. ¿Cómo se dan permisos a Informes.

Se han habilitado nuevos permisos en las ventanas de Informes. Estos permisos afectan a la familia de informes seleccionada.Por defecto tendrá todos los permisos el grupo del usuario creador y ninguno el resto de grupos. Esto se puede modificar, tanto los grupos como cada uno de sus usuarios.

86

Qué Profesional envía el comunicado.

A quién se lo envía.

De qué residente/ s se trata.

De qué grupo de residente/ s se trata.

El hecho de asignar permisos a un grupo o usuario no implica necesariamente que pueda trabajar con estos informes. Es necesario tener también permisos en Grupos y Usuarios.

4.2. Fichas de Habitaciones

Desde el menú Residentes o desde el botón de la barra de herramientas accedemos a la pantalla de Habitaciones. En la imagen 4.53 puede ver el aspecto de esta pantalla.

Imagen 4.53 – Pantalla: Habitaciones

En la pantalla de Habitaciones vemos las fichas de las Habitaciones. En la parte de arriba vemos los datos de la Habitación y en la parte de abajo, separados en pestañas, dos apartados referentes a las Habitaciones.

Mediante los botones de arriba podemos crear una nueva habitación, eliminar una existente o desplazarnos por las fichas de Habitaciones (botones de primero, anterior, siguiente y

último ). Al igual que las fichas de Residentes, las de Habitaciones se pueden ordenar y también se puede buscar una habitación en concreto. La forma de ordenar y buscar es similar en esta pantalla y en la de Residentes por lo que no se explicará aquí de nuevo.

87

Para cada habitación tenemos: 1. Código que sirve para identificar a la Habitación. El Código pueden ser letras o números.

2. Nº Plazas que se corresponde con el número de camas de la Habitación.

3. Tipo de Habitación. Los tipos de Habitación son personalizables desde la pantalla de Datos Generales (menú Configuración) apartado Datos Habitaciones o pulsando la tecla INSERT mientras el cursor está posicionado dentro del desplegable.

4. Localización sirve para especificar en que parte de la Residencia se encuentra la Habitación. Las localizaciones posibles son personalizables desde la pantalla de Datos Generales (menú Configuración) apartado Datos Habitaciones o pulsando la tecla INSERT mientras el cursor está posicionado dentro del desplegable. La importancia de este campo radica en el hecho de que es posible hacer los pedidos a Farmacia a aquellos Residentes que comparten una misma localización. Este aspecto es muy útil en Residencias de gran tamaño. La realización de los pedidos a Farmacia se explica en el capítulo 10 de este manual.

5. El Nº de Plazas Ocupadas y el Nº de Plazas Libres no se puede modificar ya que ResiPlus los calcula automáticamente.

A continuación explicamos los dos apartados de la pantalla de Habitaciones, Ocupación y Características.

4.2.1. Ocupantes

Como puede ver en la imagen 4.54 aparece la lista de Residentes que ocupan la Habitación en el caso de que haya alguno. Para cada Residente que ocupa una determinada Habitación se muestra su estado, es decir, si está en la Residencia o si está en Hospital, etc.

Imagen 4.54 – Pantalla: Habitaciones – Apartado: Ocupación

Existe un listado llamado Listado de Ocupación que muestra todas las Habitaciones y sus ocupantes si los hay.

4.2.2. Características

En este apartado se introducen las características de la Habitación y de su mobiliario. Todos los datos son meramente informativos. En la imagen 4.55 puede ver como es este apartado.

88

Imagen 4.55 – Pantalla: Habitaciones – Apartado: Características

4.2.3. ¿Cómo se hace?

4.2.3.1. ¿Cómo se crea una Habitación nueva?

En la pantalla de Habitaciones pinchamos con el ratón en el botón Nueva Ficha que es que está más a la izquierda, entonces se creará una nueva ficha de Habitación. Ahora solo debemos añadir los datos y modificar el número de plazas si fuera necesario.

Desde la pantalla de Habitaciones sólo se pueden ver los ocupantes, la asignación de Residentes a las Habitaciones se realiza desde las fichas de Residentes (pantalla de Residentes).

4.2.3.2. ¿Cómo se modifican los datos de una Habitación?

En la pantalla de Habitaciones nos desplazamos por las fichas hasta encontrar la Habitación que queremos modificar. Para desplazarnos por las fichas utilizamos los botones de Primero,

Anterior, Siguiente y Último . Una vez nos encontramos en la ficha de la Habitación deseada, podemos modificar cualquier dato menos el número de plazas libres, el número de ocupantes y los ocupantes.

Desde la pantalla de Habitaciones sólo se pueden ver los ocupantes, la asignación de Residentes a las Habitaciones se realiza desde las fichas de Residentes (pantalla de Residentes).

4.2.3.3. ¿Cómo se borra una Habitación existente?

En la pantalla de Habitaciones nos desplazamos por las fichas hasta encontrar la Habitación que queremos borrar. Para desplazarnos por las fichas utilizamos los botones de Primero,

Anterior, Siguiente y Último . Una vez nos encontramos en la ficha de la Habitación deseada pinchamos con el ratón en el botón Borrar Ficha con lo que eliminaremos la ficha de esa Habitación si respondemos afirmativamente a la pregunta de confirmación.

4.2.4. Extensiones.

89

Las extensiones se dan de alta dentro del apartado Datos Generales. Una vez abierta la ventana debemos seleccionar la opción Extensiones Telefónicas y añadir, en la tabla, todas las extensiones actuales de la Residencia.

Fig.1 Pantalla de Datos Generales – Extensiones Telefónicas

Para llegar a la pantalla anterior podemos utilizar dos vías de acceso: 1.- Directamente desde la barra de menú de la ventana principal de ResiPlus, seleccionando Configuración, Datos Generales, Extensiones Telefónicas.2.- Desde la barra de herramientas principal de ResiPlus, pulsamos el icono de Habitaciones y desde esa misma ventana, dentro de la pestaña de Extensiones, podemos darlas de alta colocando el cursor dentro de la tabla Extensiones y pulsando la tecla Insert; esto nos llevaría otra vez a la pantalla de la Fig.1.

90

Fig.2 Pantalla de Habitaciones

Para asignar extensiones a cada habitación, debemos ir a la pantalla de habitaciones y dentro de la pestaña de Extensiones, elegir entre las que estén disponibles. (Ver Fig.2). Se consideran disponibles todas aquellas que están dadas de alta y que no han sido asignadas a otra habitación.Si modificamos el número de camas de la habitación en un número superior o inferior al de las extensiones asignadas, el programa nos avisará con un mensaje; siempre que hayan extensiones sin asignar a habitaciones (en el caso de aumentar el número de camas).

Se ha modificado el Asistente para asignar habitaciones, ya que debe tener en cuenta las extensiones. Se han introducido dos campos nuevos: primero un campo desplegable para elegir la extensión y el campo Cama, en el cual se puede teclear dos letra que hagan referencia al tipo de cama. Por ejemplo, poner “SA” si se trata de una cama para Supra -asistidos.

No podemos eliminar habitaciones si tienen asignados residentes.Si a un residente se le da de baja por los motivos: baja voluntaria, expulsado o fallecido se le desasigna automáticamente la cama y la extensión. En cambio, si se va de vacaciones lo adecuado es poner ausente para que mantenga su cama y extensión.

Fig.3 Pantalla para asignar una habitación al residenteDentro del Asistente para asignar habitaciones

91

Dar de alta pulsando aquí la tecla Insert

Pestaña de Extensiones

Campo Extensiones

Campo Cama

ResiPlus admite diferentes posibilidades para contemplar las variaciones o traslados de los residentes. Siempre hay que tener en cuenta que el residente perderá su extensión anterior cuando se traslade a otra habitación. Las opciones que encontramos dentro del Asistente para asignar habitaciones son las siguientes:

4.1 Trasladar a una habitación al residente.Para ello, simplemente hay que seleccionar la habitación y la extensión (siempre que esté dada de alta).

4.2 Intercambiar al residente con otro residente de otra habitación.En este caso debemos seleccionar al residente con el que queremos hacer el intercambio, seleccionando de entre los que aparezcan en el desplegable. No hay que olvidar que ambos residentes perderán sus extensiones y camas.

4.3 Quitar al residente de la habitación.Esta opción se recomienda para cuando se va a dar de baja al residente.

4.4 Cambiar de cama.Se utiliza esta nueva opción para cuando el residente cambia de tipo de cama. Por ejemplo, si lo hemos definido como VA para Válido y SA para supra-asistidos, cuando un residente que es válido pasa a supra -asistido, en el recuadro en blanco que aparece deberemos escribir SA.

4.5 Asignar / cambiar / quitar extensión.En este nuevo apartado hay que introducir la extensión que hay que asignar al residente. Siempre hay que elegir entre las que pertenecen a la habitación donde se encuentra. Si no se elige ninguna, perderá su extensión actual.Debemos utilizar esta posibilidad siempre que hayamos intercambiado a residentes en distintas habitaciones, porque ambos habrán perdido sus extensiones y será aquí dónde las introduciremos de nuevo.

4.6 Ver histórico de cambios de habitación del residente.Aquí aparece el recorrido del residente por las distintas habitaciones. Se han introducido los nuevos campos Cama y Extensión, y la hora junto con la fecha.

4.3. Lista de Espera

Desde el menú Residentes accedemos a la pantalla de Lista de Espera (ver imagen 4.56). Esta pantalla sirve para llevar el control de todas las personas que están interesadas en entrar en la Residencia. En esta pantalla existen cuatro listas de personas: personas en Lista de Espera, personas en Reserva, personas Ingresadas y personas dadas de Baja. Para que en la pantalla se muestre una lista u otra hay que seleccionar una opción en el desplegable de

situación . En la imagen 4.56 en el desplegable de Situación pone Lista de Espera lo que quiere decir que las fichas que se están mostrando son las de las personas que están en la Lista de Espera.

1. La Lista de Espera está formada por personas que han mostrado interés por entrar en la Residencia.

2. La Reserva está formada por las personas que mostraron interés por entrar en la Residencia y ya han decidido que quieren ingresar y por ello han hecho una Reserva.

3. La lista de personas Ingresadas está formada por las personas que estuvieron en la Lista de Espera y que posteriormente ingresaron en la Residencia. Cuando una persona de la Lista de Espera ingresa en la Residencia los datos de la Lista de Espera pasan a la ficha de Residentes y esa persona pasa a la lista de personas Ingresadas.

4. La lista de personas dadas de Baja está formada por personas que estaban en la Lista de Espera pero que posteriormente se dieron de baja de la misma por ejemplo porque ingresaron en otra Residencia. Al pasar a estas personas a la lista de Bajas no se pierden sus datos y ya no se encuentran en la Lista de Espera.

92

Imagen 4.56 – Pantalla: Lista de Espera

La pantalla de lista de espera tiene los siguientes botones en su barra de Herramientas:

- Nueva ficha : sirve para añadir a una persona a la Lista de Espera

- Nuevo ingreso : sirve para dar de alta como Residente a una persona que está en Lista de Espera. Vea el apartado 4.3.1.2. en el que se explica cómo se da de alta como Residente a una persona de la Lista de Espera.

- Reservar Plaza : sirve para confirmar que una persona que está en la Lista de Espera quiere una plaza en la Residencia de forma que se le Reserva una habitación.

- Dar de baja : sirve para dar de baja a las personas de la Lista de Espera. Al dar de baja no se borran los datos de esa persona sino que pasan a la lista de personas dadas de Baja.

- Recuperar a Lista de Espera : permite que un Residente que estuvo en la Lista de Espera de la Residencia vuelva a ella, también sirve para pasar de Reserva a la Lista de Espera.

- Borrar ficha : borra definitivamente a esa persona de la Lista de Espera.

- Primero, Anterior, Siguiente y Último que sirven para desplazarse por las fichas

Esta pantalla también permite realizar búsqueda de personas por nombre, por fecha de solicitud, por fecha prevista de ingreso o por número de camas que necesita. También es posible ordenar las fichas de Habitaciones según el nombre, la fecha de solicitud o la fecha prevista de ingreso.

Para todas las personas de cualquier lista se pueden almacenar los siguientes datos:

- Nombre de la persona- Sexo- Fecha nacimiento- Fecha de solicitud- Fecha prevista de ingreso- Tipología- Tipo de Plaza que puede ser Privada o Concertada siendo concertado cuando

recibe algún tipo de ayuda de la Administración.

93

- Nº de Camas que es el número de plazas que se solicitan. Es útil si por ejemplo los interesados son un matrimonio.

- Fecha de la reserva, fecha de baja y fecha de ingreso se pone sólo cuando cambia la situación de esa persona.

- Observaciones- Lista de Familiares- Lista de Direcciones y Teléfonos de contacto de cada familiar

Referente a esta pantalla existe el Listado Residentes en Lista de Espera que muestra las personas que están en las listas seleccionadas. Este listado es útil cuando se tiene que seleccionar un candidato porque además permite seleccionar el sexo de las personas que deben salir en el listado.

4.3.1. ¿Cómo se hace?

4.3.1.1. ¿Cómo se da de alta a una persona en la Lista de Espera?

Desde el menú Residentes accedemos a la pantalla de Lista de Espera y en el desplegable de

Situación seleccionamos Lista de Espera para ver las fichas de las personas en

Lista de Espera. Una vez en ella pinchamos con el ratón en el botón Nueva Ficha y ya sólo debemos introducir los datos y modificar los que ResiPlus pone por defecto.

4.3.1.2. ¿Cómo se da de alta como Residente a una persona de la Lista de Espera?

Desde el menú Residentes accedemos a la pantalla de Lista de Espera y en el desplegable de

Situación seleccionamos Lista de Espera para ver las fichas de las personas en Lista de Espera. Una vez en ella buscamos a la persona en cuestión desplazándonos por la

fichas con los botones de Primero, Anterior, Siguiente y Último . Cuando ya estamos en la ficha de la persona que queremos ingresar pinchamos en el botón de Nuevo

Ingreso y al responder afirmativamente a la pregunta de confirmación observaremos como esa persona pasa de la Lista de Espera a la lista de Ingresos y también observaremos como esa persona está en las fichas de Residentes. Si la persona no aparece en las fichas de

Residentes debemos pinchar en el botón Actualizar de la pantalla de Residentes.

4.3.1.3. ¿Cómo se devuelve a la Lista de Espera a un Residente que se le dio de alta desde la Lista de Espera?

En la pantalla de Residentes buscamos la ficha de ese Residente y eliminamos su ficha con el

botón Borrar Ficha respondiendo afirmativamente a la pregunta de confirmación. Al hacer esto, el Residente pasa de la lista de Ingresos a la Lista de Espera.

4.3.1.4. ¿Como se reserva una plaza a un Residente que está en Lista de Espera? Desde el menú Residentes accedemos a la pantalla de Lista de Espera y en el desplegable de

Situación seleccionamos Lista de Espera para ver las fichas de las personas en Lista de Espera. Una vez en ella buscamos a la persona en cuestión desplazándonos por la

fichas con los botones de Primero, Anterior, Siguiente y Último . Cuando ya estamos en la ficha de la persona que queremos ingresar pinchamos en el botón de Reservar

Plaza y al responder afirmativamente a la pregunta de Confirmación esa persona pasa a la lista de Reservas.

4.3.1.5. ¿Cómo se pasa de la Reserva a la Lista de Espera?

Desde el menú Residentes accedemos a la pantalla de Lista de Espera y en el desplegable de

Situación seleccionamos Reserva para ver las fichas de las personas en Reserva. Una vez en ella buscamos a la persona en cuestión desplazándonos por la fichas

con los botones de Primero, Anterior, Siguiente y Último . Cuando ya

94

estamos en la ficha de la persona que queremos recuperar pinchamos en el botón de

Recuperar a Lista de Espera y al responder afirmativamente a la pregunta de Confirmación esa persona pasa a la Lista de Espera.

4.4. Etiquetas

Desde el menú Residentes accedemos a la pantalla de Etiquetas en la que podemos imprimir etiquetas con las direcciones de los familiares de los Residentes. Como puede ver en la imagen 4.57 en la pantalla aparece una lista con las direcciones, un desplegable con el que selecciona el tipo de etiqueta, y dos campos para seleccionar la posición de la hoja de etiquetas a partir de la cual se quiere imprimir. Para imprimir las etiquetas seleccionamos las direcciones marcando las casillas de la lista, seleccionamos el tipo de etiqueta y la posición de inicio y pinchamos en el botón de Imprimir.

Imagen 4.57 – Pantalla: Etiquetas

Para que las direcciones de los Residentes, Familiares o Trabajadores aparezcan en las etiquetas deben tener activada la opción de Incluir en Etiquetas.

4.5. Sugerencias y Reclamaciones

Mediante la opción Sugerencia y Reclamaciones del menú Residentes accedemos a la pantalla de Registro de Sugerencias y Reclamaciones. Esta pantalla sirve para introducir las diversas sugerencias y reclamaciones que pueden hacer los Residentes, los Familiares, la Comunidad o los Profesionales de la Residencia.

Como vemos en la imagen 4.58 en la parte de arriba aparecen unas opciones para seleccionar las sugerencias o reclamaciones que queremos ver y en la parte de abajo aparecen la lista de las mismas. Se pueden seleccionar las sugerencias y reclamaciones por su tipo, mostrar las que se introdujeron entre unas fechas determinadas o según el grupo al que pertenecen (Residentes, Familiares, etc.).

95

Imagen 4.58 - Pantalla: Registro de Sugerencias y Reclamaciones

Cumple con el indicador de calidad número 20 de la Comunidad Valenciana que dice que en las Residencias debe haber un registro de las sugerencias y reclamaciones efectuadas por Residentes, Familiares, Comunidad y Profesionales del centro. Para cumplir con el requisito de que debe haber un informe anual del registro de sugerencias y reclamaciones ResiPlus incorpora un listado llamado Estadísticas de Sugerencias y Reclamaciones.

4.5.1. Registro de Sugerencias y Reclamaciones.

ResiPlus, siguiendo con los criterios de calidad de las Normas ISO, tiene un apartado para registrar todas las sugerencias y reclamaciones que se produzcan en las residencias.Para su mayor comodidad, se ha modificado totalmente el Registro de Sugerencias y Reclamaciones. A partir de ahora para cada sugerencia o reclamación crearemos una ficha nueva.

Registro de Sugerencias y Reclamaciones

En la parte superior de la ficha se han situado la barra de controles, en la que aparecen los siguientes: Nuevo, Borrar, Flechas de navegación, Dar de Baja, Mostrar Bajas, y un desplegable para filtrar por sugerencias, reclamaciones y todas las entradas.Debajo de la barra de controles encontramos el campo código (que será el que aparezca en las gráficas), el campo Nombre (donde se denomina cada sugerencia o reclamación), el campo Descripción, que es dónde se tiene que explicar la sugerencia o reclamación y el campo Tipo que es un desplegable para elegir si se trata de una reclamación o una sugerencia.

96

Barra de controles

Pestaña de Casos

Descripción

En la parte inferior se han introducido dos pestañas: una de Casos y otra de Acciones Tomadas. En la primera, Casos, hay que introducir cuándo se produjo la sugerencia o reclamación, quién la llevo a cabo y a qué hace referencia; todo ello en los siguientes campos: Fecha, Pertenece a..., Nombre y Observaciones. Y en la de Acciones encontramos los apartados para incluir todo lo relacionado con las medidas que se toman en relación a esas sugerencias o reclamaciones, en los campos: Fecha, Personal, Acción tomada y Observaciones.

Registro de Sugerencias y Reclamaciones – Pestaña de Acciones Tomadas

Todos los datos existentes anteriormente (a esta actualización, dentro de Sugerencias y Reclamaciones) se grabarán de manera automática en estas nuevas tablas. También se ha modificado el listado de Estadísticas de Sugerencias y Reclamaciones para que tenga en cuenta la nueva disposición de los datos. Se ha añadido una gráfica porcentual y al posibilidad de filtrar por personal.Ahora aparece un listado y una gráfica para las sugerencias y otros para las reclamaciones.

Listado de Estadística de Sugerencias y Reclamaciones

97

Pestaña de Acciones Tomadas

Filtros

4.6. Encuestas de SatisfacciónDesde el menú Residentes accedemos a la pantalla de Introducción de Encuestas de Satisfacción periódica de Residentes y Familiares (ver imagen 4.60). Esta pantalla sirve para introducir los resultados de las Encuestas de Satisfacción realizadas a los Residentes. El indicador de calidad número 19 de la Comunidad Valenciana dice que a los Residentes y a sus Familiares se les ha de efectuar periódicamente una encuesta de satisfacción que incluya como mínimo las siguientes áreas: comida, trato personal, higiene del Residente y de la Residencia, intimidad, relaciones interpersonales, entorno, cuidado de la ropa y objetos personales, autonomía y capacidad de toma de decisiones. Para introducir los resultados hay que crear una nueva fila en la lista e introducir en cada columna el resultado, como puede observar las columnas se corresponden con las áreas mencionadas en el indicador de calidad de la Comunidad Valenciana. Los valores que se deben introducir van de 0 a 5 y son:

0: No sabe o no contesta 1: Muy poco satisfactorio 2: Poco Satisfactorio 3: Normal 4: Satisfactorio 5: Muy satisfactorio

Imagen 4.60 - Pantalla: Introducción de Encuestas de Satisfacción periódica

El botón Imprimir sirve para imprimir un documento generado a partir de una plantilla del Diseñador de Documentos. Dicho documento puede consistir en la hoja de la encuesta que se entrega a los Residentes y Familiares para que lo rellenen.

Existe un Listado de Estadísticas de Encuestas de Satisfacción que muestra gráficamente los resultados de cada una de las áreas de la Encuesta de Satisfacción.

4.6.1. Encuestas de Satisfacción Configurables.

4.6.1.1. Introducción.

Se ha creado un nuevo módulo en ResiPlus que permite a cada residencia configurarse sus propias Encuestas de Satisfacción.Cada vez más, en el sector de la Geriatría, se va introduciendo el tema de la Calidad, y ello implica que se deban realizar Encuestas de Satisfacción a los distintos ámbitos de la residencia, es decir, a los residentes, familiares, trabajadores, entorno social, etc, a el fin de conocer la valoración que ellos poseen de la propia residencia. Por ello, los Usuarios de ResiPlus pueden ya diseñar las Encuestas de Satisfacción a realizar, y van a poder definir todo el proceso de elaboración de las mismas, desde la definición de las preguntas a realizar hasta la elaboración de estadísticas, pasando por la definición de las respuestas, la impresión del formulario y la introducción de los resultados.

98

ResiPlus permite guardar los Modelos de Encuestas ya configurados, así como las preguntas y las respuestas de manera que la elaboración de sucesivas Encuestas de satisfacción resulta muy ágil, porque podemos utilizar preguntas y respuestas ya empleadas en Encuestas anteriores.Para acceder al módulo de Encuestas de Satisfacción configurables debemos ir al Menú de residentes y seleccionar dicha opción (Ver Fig. I).

Fig. I: Ubicación de las Encuestas de Satisfacción Configurables dentro de ResiPlus

4.6.1.2. Modelos de Encuestas.

Si seleccionamos Encuestas de Satisfacción Configurables dentro del Menú de Residentes, se nos abre la primera ventana para diseñar nuestra propia encuesta de Satisfacción. En ella lo que debemos hacer es crear un Modelo de encuesta e introducirle las preguntas y las respuestas que vayan a formar parte de dicho Modelo.Por defecto, todas las residencias tienen introducida en esta ventana ya un modelo de Encuesta de Satisfacción llamado “Encuesta de Satisfacción Portada”, que no se puede eliminar porque hace referencia al anterior modelo de Encuestas de ResiPlus. Si no desean utilizarlo, tan solo deben darlo de baja de la manera habitual del programa, que explicaremos en el apartado 1.6 de este anexo.

Fig. 2 Ventana de Modelos de Encuesta

99

Encuestas de satisfacción

Configurables

Preguntas de la Encuesta

Respuestas de la Encuesta

Barra de Herramientas

Definir Preguntas y Respuestas

AñadirPreguntas

Introducción Estadísticas

Grupo

4.6.1.2.1. Crear un Modelos de Encuesta.

Para ello, debemos pulsar el icono de Nuevo y se nos aparece una ventana como la anterior, para que en primer lugar definamos los datos generales de nuestra Encuesta:

Fecha : Es un campo en el que aparece por defecto la fecha de creación, pero que podemos modificar si desplegamos el calendario. Usuario : Como en el resto del programa, aquí aparece un campo fijo con el nombre del usuario de ResiPlus que ha creado modelo. Descripción : Aquí se debe poner el nombre que queramos que tenga nuestra Encuesta. Es un campo de texto Libre en el que por defecto aparece la siguiente frase: Nuevo Modelo de Encuesta, seguido de la fecha y hora de creación. Como es lógico, cada residencia puede modificar la descripción y denominar al modelo de encuesta como prefiera.

Hay que tener en cuenta, que la descripción que anotemos aparecerá en la impresión del formulario de encuesta.

Grupo : Este campo es un desplegable que cada residencia debe cumplimentar con los términos que más le convenga. Para ello, debe situar el cursor dentro del campo sin que esté desplegado y pulsar la tecla INSERT. Esto nos lleva a Configuración /Datos Generales que es donde se definen las tablas maestra de la aplicación. (Ver Fig.3)

Podemos utilizar este campo, por ejemplo, para indicar, si el modelo de Encuesta pertenece a los residentes, o a los familiares... También se puede utilizar para designar si es un grupo de Encuesta anual o trimestral... etc.

Fig. 3 Configuración / datos generales / grupos de modelos de Encuestas

4.6.1.2.2. Definir Preguntas.

Una vez que hemos establecido los datos generales de nuestro modelo de encuesta, debemos empezar a diseñar las preguntas y respuestas que van a formar parte de él.Para empezar a redactar las preguntas debemos pulsar sobre el botón Preguntas situado en la parte superior derecha de la ventana de Modelos de Encuestas (Ver Fig. 2).Entonces se abre la siguiente pantalla:

100

Fig.4. Encuestas-Preguntas

Como podemos apreciar fácilmente en la Imagen anterior, la pantalla se halla dividida en tres partes bien diferenciadas:

A. Preguntas En esta tabla situada en la parte central superior es donde debemos introducir las preguntas que van a formar parte del cuestionario de la Encuesta.Los campos que aparecen en esta tabla son:

Código : Es un campo de texto de 10 caracteres con el cual podemos codificar, si queremos, de alguna manera a las preguntas que vamos dando de alta.

Tipo : Es un campo desplegable muy importante para el funcionamiento correcto de las encuestas, ya que con él definimos el tipo de pregunta que vamos a realizar, y de esta opción, dependerá a su vez las respuestas que vayamos a utilizar.Hay cuatro tipos de Preguntas:

Numéricas: Hay que poner un valor Mínimo y Máximo a cada pregunta para que los encuestados den una valoración comprendida en ese intervalo.Ej.: “Puntúe del 1 al 10 la atención sanitaria recibida en la Residencia”

Sí /No: La pregunta solo admite las respuesta Sí o No.Ej.: ¿Está a gusto en la residencia?

Texto: Se utiliza para efectuar preguntas abiertas en las cuales dejamos que el encuestado exprese libremente su respuesta.Ej.: ¿Qué mejoraría en la residencia?

Test: Estas preguntas conllevan una respuesta con varias opciones, para que el encuestado seleccione la más apropiada. Estas opciones hay que definirlas previamente.Ej.: ¿Qué actividad le gusta más de las siguientes? (Marque solo una)

Bingo Cine Baile Pregunta : Aquí debemos escribir el enunciado literal de la pregunta tal y

como queremos que aparezca en el formulario. Si en algún momento no vemos en la pantalla el enunciado total de la pregunta, si situamos el cursor sobre ella podemos leerlo completamente.

Título : El título es término breve que introducimos voluntariamente para identificarla pregunta, de manera que cuando vayamos introduciendo los resultados de la encuesta podamos situar de manera ágil cada respuesta a su pregunta correspondiente. Cuando veamos la pestaña de Introducción, retomaremos el tema.

101

Grupos de Preguntas

Preguntas

Respuestas

Añadir /Quitar Respuestas

Por Ej.: a la pregunta ¿La alimentación en el Centro le parece adecuada a las necesidades de los residentes?, le podemos poner el título ALIMENTACIÓN.

Mínimo y Máximo : Estas columnas solo hay que cumplimentarlas cuando el tipo de la pregunta sea numérico. En ellas debemos definir la valoración Mínima y Máxima que le vamos a dar a la pregunta. Los resultados de los encuestados deberán estar comprendidos en ese rango de puntos.

Grupo Preguntas : En este campo aparecerán por defecto el grupo en el que hayamos incluido las preguntas si es que las hemos creado ya dentro de un grupo determinado. Si las preguntas no pertenecen a ningún grupo, podemos crear este y seleccionarlas cada una de las preguntas que vayan a formar parte de él seleccionando el grupo que nos interese en el desplegable. Para ver cómo se crean los grupos, ver el punto siguiente. (B)

B. Grupos de Preguntas Las preguntas podemos agruparlas de la manera que creamos más conveniente, esto nos permite seleccionar las preguntas de una manera más sencilla. Imaginemos por ejemplo que hagamos la encuesta que hagamos, siempre debemos realizar unas preguntas de manera fija alas que podemos introducir dentro de un grupo que se llame General. De esta manera, cada vez que vayamos a diseñar un modelo de Encuesta seleccionaremos todas las del Grupo general y así ya las tenemos incluidas en él.Para crear un Grupo de Preguntas, debemos situarnos sobre la columna de la derecha de la pantalla y pulsar con el botón derecho del ratón. Entonces nos aparece un Menú con las siguientes opciones: (Ver Fig.5)

Fig.5 Menú Grupo Fig. 6 Introducción Nombre Nuevo Grupo

Añadir Grupo: Si la marcamos, se abre una ventana en la que debemos definir el Nuevo Grupo de Preguntas. Por Ej.: General, Higiene, Alimentación...

Renombrar Grupo: Una vez que tenemos creado un Grupo, si seleccionamos a éste en el árbol, podemos cambiarle el nombre si optamos por esta opción.

Borrar Grupo: Elimina el grupo que hemos seleccionado y lo desvincula de las preguntas creadas en él.

Cuando creamos un grupo nuevo la tabla de preguntas nos aparece en blanco para que nosotros introduzcamos las preguntas que van a formar parte de él. Una vez que tengamos preguntas en un grupo, podemos cambiarlas de grupo, modificando el campo Grupo preguntas situado en la tabla de Preguntas.(Ver apartado anterior) C. Respuestas Una vez introducidas las preguntas, tan solo nos queda determinar las posibles respuestas a aquellas preguntas tipo Test. (Si hemos escrito preguntas tipo Test, no podremos cerrar la ventana a menos que hayamos escrito sus posibles respuestas.Para ello debemos seleccionar en la tabla superior la pregunta tipo Test y se nos habilita la tabla inferior para que introduzcamos las respuesta en la línea en blanco.Las respuestas que introduzcamos aquí serán propias de esta pregunta y no estarán disponibles para que las pueda tener otra pregunta.Los campos que aparecen en esta tabla son:

Orden : El número que pongamos aquí corresponde al orden en el que van a aparecer las respuestas en el formulario. Por Ej.: si vamos a incluir las respuestas Baile, Cine y Bingo y les ponemos los siguientes número de orden 3, 1 y 2; en el formulario aparecerá la pregunta con la siguiente estructura:

*¿Qué actividad le gusta más de las siguientes? (Marque solo una)CineBingoBaile

Si lo dejamos en blanco, el campo orden se rellena automáticamente . Respuesta : Aquí hay que introducir la respuesta literalmente, tal y como

queramos que aparezca en la Encuesta. Es una campo de texto libre.

102

Propio : Esta casilla se cumplimenta automáticamente. Si está marcada significa que esta respuesta solo pertenece a esta pregunta en concreto, es decir que no esta disponible para que pueda ser utilizada como contestación de ninguna otra cuestión. Por el contrario, si la casilla está deshabilitada, nos encontraremos ante una respuesta más genérica, que puede estar presente en diferentes preguntas. Para crear este tipo de respuestas debemos pinchar sobre el botón de Añadir /Quitar respuestas Definidas. Esto nos lleva a una ventana que analizaremos más despacio en el apartado 1.3Definir Respuestas.

Si en las preguntas hemos escrito alguna de tipo Sí /No, cuando la seleccionemos veremos como en las respuestas nos aparecen ya definidas esas dos.

Fig.7. Ejemplo de Respuestas

4.6.1.2.3. Definir respuestas.

Para definir las respuestas debemos pinchar sobre el botón de respuestas que aparece en la parte superior derecha de la ventana de Modelos de Encuestas (Ver Fig.2) O bien seleccionar el botón de Añadir /Quitar Respuestas situado en la ventana de preguntas (Ver Fig.4) Ambas ventanas son muy similares; más adelante apreciaremos las diferencias.Si entramos desde la ventana de modelos de Encuestas, se nos asoma la siguiente pantalla:

Fig.8 Definir Respuestas

A simple vista podemos apreciar dos zonas bien distintas: la columna de la izquierda, en la que se definen los Grupos de respuestas (similares a los de preguntas) y el resto de la pantalla que se compone de una tabla donde se dan de alta todas las respuestas.Para definir las respuestas debemos situarnos en la línea en blanco que aparece en la tabla y cumplimentar los siguientes campos, la mayoría de ellos son iguales a los que encontrábamos en la ventana de Preguntas (Ver apartado 1.2.C):

Orden :. Aquí no es obligada su cumplimentación. Sirve para ordenar la aparición de las respuestas en la Encuesta. Se recomienda su utilización en los grupos de Respuestas.

103

Definir Respuestas

Definir Grupos de Preguntas(con botón derecho del ratón)

Respuesta : Es una campo de texto libre en el que hay que escribir las respuestas.

Grupo Respuestas : Es un campo desplegable en el que aparecerán, por defecto, el grupo en el que hayamos incluido las respuestas si es que las hemos creado ya dentro de un grupo determinado. Si las respuestas no pertenecen a ningún grupo, podemos crear éste y seleccionarlas cada una de las respuestas que vayan a formar parte de él, seleccionando el grupo que nos interese en el desplegable. Para ver cómo se crean los grupos, ver el punto siguiente.

Color : ResiPlus permite asignar a cada respuesta un color determinado, de manera que al realizar las estadísticas veamos a simple vista cuales han sido las respuestas empleadas en función de los colores establecidos. Es decir, podemos definir que cada vez que se utilice la respuesta “Bueno”, en las estadísticas se coloreen sus resultados en rosa.Para definir el color, tan solo debemos situarnos en la casilla y entonces se muestra un pequeño recuadro con tres puntos, que debemos pinchar para seleccionar el botón. Ahora hay que hacer clic sobre el color que queramos y darle a Aceptar.

Fig.9 Definir Color para las Respuestas

Existen dos posibilidades a la hora de crear respuestas tipo Test; una de ellas es ir introduciendo las respuestas en la tabla y otra es crear previamente un grupo de respuestas.La finalidad de crear grupos de respuestas es la de obtener una mayor eficacia y rapidez en la elaboración de nuestra encuesta. Se trata de agrupar varias respuestas que suelen incluirse de manera simultánea en una pregunta. (Recordemos que se trata de respuestas para preguntas tipo Test.)Ej. Imaginemos que tenemos que efectuar una Encuesta en la cual, en la mayoría de las preguntas el encuestado debe seleccionar una opción de las siguientes:

٠Bueno ٠Regular ٠Malo

Entonces, para ir más rápido, situamos el ratón en la columna de la derecha de la ventana, donde pone Grupos de Respuestas y pinchamos con el botón derecho del ratón. Ahora nos aparece un menú emergente con las diferentes opciones (Ver apartado 1.2.B de este anexo: Grupos de Preguntas, ya que su funcionamiento es similar).Por ejemplo, en el caso anterior podríamos llamar al grupo: BUENO..MALO

4.6.1.2.3.1. Diferencias con Añadir /Quitar respuestas.

Como hemos dicho con anterioridad, si pinchamos sobre el botón de Añadir /Quitar Respuestas situado en la ventana de preguntas (Ver Fig.4), se nos abre una ventana muy similar a la anterior. La principal diferencia radica en que esta última sirve para seleccionar las respuestas y vincularlas con una pregunta. Por 2ello, tiene una primera columna llamada Seleccionar:

104

Fig.10 Seleccionar Respuestas

Entonces marcamos cada una de las casillas de Seleccionar en las respuestas que nos interesen y le damos al botón de Seleccionar situado en la parte superior izquierda de la ventana.Otra manera de seleccionar respuestas es acudir a la columna de Grupos de Respuestas, seleccionar el grupo que nos interese y con el botón derecho del ratón, escoger la opción de Seleccionar Grupo o de Deseleccionar Grupo y, automáticamente se marcan o desmarcan las respuestas incluidas en él.

Fig.11 Menú Grupo

4.6.1.2.4. Añadir preguntas a nuestros modelos.

Una vez que hemos definido las preguntas y sus posibles respuestas, debemos incluirlas en nuestro Modelo de Encuesta. Para ello, debemos acudir a la pantalla de Modelos de Encuesta (Ver Fig.2) y pulsar sobre el botón de Añadir Preguntas.Entonces aparece una ventana cuyo funcionamiento es similar a la de Seleccionar Respuestas, pero para las preguntas. Es decir, lo único que debemos hacer es Seleccionar Grupo o bien ir seleccionando líneas de Preguntas.Una vez que hemos marcado las preguntas a incluir en la Encuesta, le damos a Seleccionar y nos pasan las preguntas a la pantalla de Modelos de Encuestas.

105

Seleccionar

Casillas de

Selección

Fig. 12 Ventana con Modelo de Encuesta ya definido

Una vez que tenemos las preguntas y las respuestas en la ventana de Modelos de Encuestas, podemos modificar el orden de aparición en el formulario. Para eliminar alguna pregunta de la Encuesta solo hay que seleccionarla y pulsar la tecla SUPR. Para añadir más preguntas volvemos a pulsar el botón de Añadir Preguntas.

4.6.1.2.5. Imprimir.

Para imprimir el formulario de la Encuesta debemos pulsar el botón situado en la Barra de Herramientas y se previsualiza el documento en Word.Al ser Word, se pueden realizar todas las modificaciones de Formato que se deseen.En el aparece un encabezado con los datos de la Residencia , la Descripción de la Encuesta y las preguntas y respuestas que la forman.

Fig.13 Ejemplo de Impresión de una Encuesta Configurable

4.6.1.2.6. Eliminar y dar de baja.

Para eliminar un modelo de encuesta tan solo debemos pinchar sobre el icono . Si un Modelo de Encuesta tiene resultado introducidos, no se puede eliminar.La Encuesta de portada que aparece ya definida tampoco se puede eliminar.

106

Preguntas de la Encuesta

Respuestas de las Preguntas

AñadirPreguntas

En estos casos, si no vamos a utilizar más estos modelos de encuestas podemos darlos de baja y recuperarlos de baja de la manera habitual en ResiPlus, es decir, mediante los iconos

de y de .

4.6.1.3. Introducción de resultados.

Después de diseñar nuestra Encuesta y de pasarla a los encuestados comienza la segunda fase en el proceso de elaboración de las Encuestas, en la cual debemos introducir los resultados de la misma en ResiPlus para luego poder analizarlos a través de diferentes estadísticas.Para ello debemos acudir a la pestaña de Introducción (Ver Fig.2)

Fig.14 Ventana de Introducción de Resultados

Lo primero que hay que hacer es seleccionaren el desplegable el Modelo de Encuesta con el que vamos a trabajar.Una vez seleccionado, hay que cumplimentar una línea con cada una de las respuestas de los encuestados. Para facilitar su introducción, en los encabezados de las columnas aparecen los títulos de las preguntas. En aquellas preguntas en las que no hemos definido el Título, aparecerá el Número de orden. En todo caso, siempre que nos situemos sobre una celda de la tabla, en la parte inferior de la ventana nos aparecerá información con la descripción y el tipo de pregunta. La introducción de datos varía, dependiendo del tipo de pregunta. Por Ej.:. las preguntas tipo Test y tipo Sí /No, se cumplimentan escogiendo la opción del desplegable. (Ver Fig. anterior). Las preguntas numéricas se introducen mediante la escritura del número correspondiente.. Las preguntas tipo Texto se rellenan escribiendo directamente el texto.

El rango de fechas de la parte superior sirve para ver los resultados introducidos en el Modelo de Escala seleccionado durante ese periodo de fechas.

4.6.1.4. Estadísticas.

Después de introducir los resultados de la Encuesta en la ventana de Introducción, ya podemos realizar las Estadísticas que deseemos. Para ello debemos entrar en la pestaña de Estadísticas (Ver Fig.2) y una vez allí, debemos determinar sobre qué queremos realizar las Estadísticas. ResiPlus permite hacerlas a nivel de Modelo de Encuesta y a nivel de Preguntas, según convenga.

107

Elegir Modelo de Encuesta Fechas

Introducir

Seleccionar Respuesta

Título Pregunta

Enunciado Pregunta

La diferencia estriba en que si seleccionamos Modelos de Encuestas, solo se van realizar las estadísticas de los resultados introducidas en ella; sin embargo, si seleccionamos las preguntas, vamos a obtener una estadística para esa pregunta incluyendo los resultados que tenga introducidos para la misma en diferentes Encuestas. Es decir, si la pregunta se ha utilizado en distintos Modelos de Encuesta.Los campos desplegables de Grupos de Modelos de Encuestas y Grupos de Preguntas , si los dejamos en blanco es como si no realizaran ningún filtro y entonces nos aparecen en el árbol, todos los Modelos o todas las preguntas respectivamente.

Fig.15 Ventana de Estadísticas

4.6.1.4.1. Tipos de Estadísticas.

ResiPlus genera dos tipos de estadísticas: Estadística instantáneas : este tipo de estadísticas está pensado para obtener datos

puntuales de un encuesta para unas fechas en concreto. Es decir, si pasamos varias encuesta entre el 31/07/2004 y el 31/07/2005 y queremos ver los resultados obtenidos en esa ellas de manera unificada, haciendo un sumatorio de las preguntas para las diferentes fechas, deberemos utilizar esta opción.Para realizarla tan solo debemos seleccionar la encuesta o la pregunta que queramos. Marcar la casilla de Instantánea y darle a proceder.Entonces se nos abre Excel y vemos las gráficas y las tablas ya realizadas. Ej.:

Fig.16 Ejemplo de Estadística Instantánea

Estadísticas de Seguimiento : Se utiliza para ver la evolución en el tiempo de las respuesta a las preguntas realizadas en las distintas fechas en las que se ha realizado una Encuesta.

108

Modelos de Encuesta Preguntas

Tipos de Estadística

Periodo

Frecuenci

Fig. 17 Ejemplo de Estadísticas de Seguimiento

Para generar una estadística de este tipo, se marca la opción Seguimiento y se determina la Frecuencia.

4.6.1.5. Permisos.

El módulo de Encuestas de Satisfacción Configurables también posee sus permisos correspondientes en Gestión de Grupos Y Usuarios. Los apartados en los que encontramos estos permisos son:

Permisos correspondientes a Configuración/ Datos Generales, se ubican dentro del permiso de Configuración/ Datos generales/ Generales /Grupos de Encuestas

Permisos correspondientes la Creación de Encuestas, los encontramos dentro de los permisos de Residentes /Encuestas de Satisfacción Configurables. Hay un elemento se seguridad específico para cada una de las pestañas: Modelos de Encuesta, Introducción y Estadísticas.

4.6.1.6. Resumen.

Para resumir, vamos a recordar el proceso a seguir en la elaboración de Encuestas de satisfacción Configurables.

4.6.1.7. Recomendaciones.

I. Planificarse bien las preguntas la información que deseamos obtener y estudiar las preguntas a realizar y sus posibles respuestas. Teniendo en cuenta que luego el

109

Definir Modelo de EncuestaDatos Generales

Añadir las Preguntas y Respuestas al Modelo de

Encuesta

Imprimir el Formulario de Encuesta

Introducción de Resultados

Elaboración de EstadísticasInstantánea o Seguimiento

Por Modelo de Encuesta

Por Pregunta

Definir Preguntas y Respuestas

Pasar la Encuesta a los encuestados

programa permite realizar estadísticas sobre las preguntas realizadas en diferentes encuestas, formular las preguntas de manera genérica para poder utilizarlas en varios modelos. Por ejemplo: si lo que queremos saber es si consideran la alimentación adecuada nuestros diferentes públicos , podemos hacer dos cosas:

A) Preguntar a los residentes: ¿Considera que la alimentación del centro es adecuada a sus necesidades? Y preguntar a los familiares: ¿Considera que la alimentación del residente es adecuada a sus necesidades?. Con ambas preguntas queremos conocer lo mismo, pero como están formuladas de manera distinta, no podemos hacer una estadística conjunta de los resultados.

B) Preguntar tanto a residentes como a familiares: ¿Considera que la alimentación del centro es adecuada?, de esta manera, al utilizar una pregunta más genérica, con solo un enunciado podemos realizar diferentes modelos de Encuestas. Esto nos permite una estadística global sobre la apreciación de la alimentación en la residencia.

II. Aunque es lógico pensar que se deben empezar a configurar las preguntas antes que las respuestas, en ResiPlus recomendamos realizar el proceso inverso, es decir, definir las respuestas y después las preguntas; siempre que el tipo de respuesta sea Tipo TEST. El motivo es que para que se quede configurada una pregunta debemos asociarle una respuesta, y si determinamos estas de antemano podemos ir mucho más rápidos en el proceso.Definir respuestas tipo test genéricas, por Ej.: Bien, Mal, Regular, Suficiente, Poco, Una vez a la semana, Una vez al mes, Mucho, ...

III. Utilizar las pantallas de Introducción de preguntas y respuestas maximizadas para poder ver bien las descripciones de las preguntas y respuestas, sobre todo, en el caso de que sean extensas.

IV. Al introducir preguntas y respuestas podemos copiar y pegar si utilizamos las combinaciones de teclas de acceso rápido de Windows, es decir “Control +C” y “Control + V”.

V. No se pueden modificar preguntas ni respuestas si ya están incluidas en un modelo de valoración, por lo cual si intentamos modificarlas y no nos deja, debemos pulsar la tecla “Esc”, para restaurar el valor anterior.

4.7. Reuniones Interdisciplinares

4.7.1 Introducción

Desde esta pantalla se podrán cargar las reuniones interdisciplinares y los planes terapéuticos de cada residente.

4.7.2 Acceso a la pantalla

Desde el menú Residentes o desde el icono en la barra de herramientas podemos acceder a la pantalla de Reuniones Interdisciplinares. En la imagen 1 se muestra el aspecto de dicha pantalla:

110

Imagen 1 – Reuniones Interdisciplinares

4.7.3 Como introducir una nueva reunión interdisciplinar

Para poder crear una nueva reunión interdisciplinar debemos pinchar sobre el botón Nueva Reunión. Después de crearla rellenamos los campos que están a la derecha de la pantalla (Objetivos interdisciplinares, Acuerdos, Conclusiones, Observaciones). En esta pantalla también se podrán introducir los participantes de dicha reunión.

111

4.7.3.1 Como crear un nuevo plan terapéutico:

Tras crear una nueva reunión interdisciplinar podremos crear un plan terapéutico para cada residente. Para hacer esto debemos pinchar en el botón Nuevo Plan Terapéutico. En la imagen 3 se muestra el aspecto de dicha pantalla:

Imagen 3 – Nuevo plan terapéutico

Cuando hayamos creado el plan terapéutico debemos seleccionar al residente. Seguido a esto podemos cargar seguimientos en cada área. En la imagen 4 mostramos como el médico carga un seguimiento que luego se podrá observar en el apartado Visión Global como se muestra en la imagen 5

112

Imagen 4 – Seguimiento Médico

Imagen 5 – Visión Global

También existe la posibilidad de hacer un seguimiento del plan terapéutico del residente, para eso debemos seleccionar la opción Seguimiento Plan. Una vez seleccionada esta opción aparecerá un nuevo campo para llenar llamado “Valoración Consecución Objetivos plan anterior”

113

4.7.3.2 Establecer Fecha de Próximo Aviso

Una vez realizada una nueva reunión o un nuevo plan terapéutico se puede establecer el

aviso para la próxima. Para poder realizar esto se debe pinchar el botón y seleccionar la fecha de aviso. También se puede hacer desde el plan terapéutico como se muestra en la imagen 7

Imagen 7 – Establecer fecha aviso

4.8. Listados

En este apartado del manual comentamos todos los listados referentes a los Residentes. Para

acceder a la pantalla de listados debemos pinchar con el ratón en el botón Listados de la barra de herramientas o también se puede acceder desde la opción Listados del Menú Residentes. La pantalla de Listados muestra en la parte izquierda la lista de listados disponibles y en la parte derecha se muestra el listado seleccionado. Para seleccionar un listado sólo debemos pinchar con el ratón sobre él en la lista y se mostrará automáticamente a menos que necesite algún dato en cuyo caso se seleccionará en la parte derecha inferior. En la imagen 4.61 puede ver como es la pantalla de Listados.

114

Imagen 4.49 – Pantalla: Listados

Pasamos a comentar todos los listados:

- Listado Residentes Activos

Es posible hacer dos tipos de listado de residentes activos. Uno de ellos permite saber los Residentes que están activos en el momento actual. Otro listado permite saber entre dos fechas dadas todos los Residentes que están, o han estado en la Residencia, independientemente de si en estos momentos se encuentran en ella. Para confeccionar el primer listado hay que marcar la opción de Sólo residentes de alta en estos momentos. Para confeccionar el segundo listado hay que desmarcarla. También es posible indicar a ResiPlus que sólo queremos a los Residentes que hayan ingresado en un periodo determinado. Se pueden ordenar los Residentes por el código, por el nombre, por la fecha de ingreso o por la fecha de nacimiento.

- Listados Residentes Bajas

Muestra la lista de Residentes que están en bajas entre unas fechas determinadas lo que permite conocer todas las bajas producidas en un periodo de tiempo. Se puede seleccionar un motivo en concreto o todos los motivos.

- Listado Residentes Lista de Espera

Muestra las personas que están en la lista seleccionada, ya sea la Lista de Espera, la lista de Ingresados, la lista de personas en Reserva o la lista de personas dadas de Baja.- Listado de Felicitaciones

Muestra las felicitaciones de todos los Residentes o de uno, de todos los tipos de felicitaciones o de uno solo y entre que fechas. Por ejemplo este listado se podría imprimir cada mes y dejarlo expuesto en un tablón para conocer de antemano a qué Residentes hay que felicitar.

- Listado Beneficiarios de Ayuda

Muestra todos los Residentes que son Beneficiarios de Ayuda.

- Listado Profesionales de Referencia

Muestra para cada Residente dado de alta quien es su Trabajador de referencia.

115

- Estadísticas de Encuestas Satisfacción

Muestra entre las fechas seleccionadas los resultados de todas las encuestas realizadas entre esas fechas. De cada una de las preguntas de la encuesta muestra una gráfica con la estadística.

- Estadísticas de Sugerencias y Reclamaciones

Muestra unas estadísticas de las sugerencias y reclamaciones introducidas entre unas fechas determinadas. Se puede seleccionar el tipo de sugerencia y /o reclamación que se desea mostrar. La estadística se muestra gráficamente.

- Listado de Ocupación de Habitaciones

Muestra todas las Habitaciones de la Residencia que están dadas de alta en ResiPlus y los Residentes que las ocupan, así como las plazas libres en cada habitación.

- Listado Facturas Emitidas

Muestra un listado con todas las facturas emitidas a los Residentes. ResiPlus también genera un listado de facturas emitidas en el que aparece para cada factura la relación de conceptos facturados y como resumen final, el importe total facturado de cada uno de los conceptos. Este listado permite elegir entre que fechas hacerlo además de si se desea para un solo residente o para todos. Para acceder al listado por conceptos debemos marcar la opción Listado de facturas por conceptos dentro de las opciones del listado de Facturas Emitidas.

- Listado Facturas Pendientes

Muestra las facturas emitidas que aún no están cobradas en su totalidad.

- Listado Modelo 347

Muestra los Residentes a los que se le ha facturado más de 3.005/06 euros (500.000 pesetas) y para cada uno muestra el importe total facturado.

- Listado Facturas para Enlace Contable

Muestra la relación de todas las facturas que se le han hecho a los Residentes y para cada una aparece el asiento contable que hay que hacer.

- Listado de OCF

Muestra para cada Residente o para todos, los OCF que tiene entre unas fechas determinadas.

- Listado de Fiscalía Estado Órdenes Internamiento

Este listado no requiere ningún dato adicional y muestra los Residentes que están en altas y tienen Solicitud de Internamiento y /o Auto de Internamiento. En este listado aparece la Referencia de Fiscalía de la Residencia que tiene que introducirse en la pantalla de Datos Residencia (ver al principio del manual).

- Listado Fiscalía Bajas

Este listado muestra, entre las fechas seleccionadas, aquellos Residentes que tienen Auto de Internamiento pero que están dados de baja.

- Listado Seguridad Social Activos

Este listado muestra todos los Residentes dados de alta en ResiPlus que tienen Seguridad social.

- Listado Seguridad Social Bajas

Este listado muestra todos los Residentes dados de baja en ResiPlus que tienen Seguridad social.

116

- Listado Pedido Mensual Incontinentes

Muestra para el mes seleccionado todos los residentes que son incontinentes. El código sanitario que aparece en este listado es el que aparece en la pantalla de Datos Residencia.

- Listado Pedido Materiales

Muestra el pedido de materiales y para su confección debemos elegir como fecha de inicio la del primer día del mes y como fecha de finalización el último día del mes. Este Listado permite ser modificado mediante la lista que aparece por si se quiere cambiar antes de imprimirlo. El campo número de entregas sirve para decir en cuantas entregas queremos recibir el pedido.

- Listado Productos Visado de Inspección

Muestra un listado con todos los residentes que tiene productos que necesitan Visado de Inspección. Se pueden mostrar todos los productos o mostrar los de una determinada categoría.

- Listado Gastos Terceros Deuda Residentes

Muestra para cada residente los gastos que están pendientes de cobrar por la residencia.

- Listado Gastos Terceros Deuda Residencia

Muestra las deudas que la Residencia para cada gasto de tercero y para cada residente tiene con la persona o empresa que presta el servicio, p. e. La peluquera.

- Listado Actuaciones Médicas

Muestra para un Médico o para todos las actuaciones médicas que han realizado a un Residente o a todos entre las fechas seleccionadas. Si no se activa la casilla de Imprimir Actuaciones Médicas Contiguas el listado sacará una hoja por día. Si se activa la casilla de Imprimir Cambios de Tratamiento en el listado no sólo aparecerá el Control y Seguimiento sino también el Tratamiento correspondiente si lo hay.

- Listado Histórico Medicación

Muestra la evolución de todos los cambios de Tratamiento de cada unos de los medicamentos de un Residente o de todos los Residentes.

- Listado Medicamentos

Muestra la relación de todos los Medicamentos dados de alta en ResiPlus. Se pueden mostrar también solo aquellos Medicamentos que tienen un determinado Principio Activo. En el capítulo 9 de este manual se hablara de cómo introducir Medicamentos.

- Listado de Consumo de Medicación.

Muestra por principios activos y medicamentos el consumo total de medicación de cada uno de los residentes. Es un listado muy útil para saber de qué medicación se consume más o de qué principio activo.

- Listado Medicación Actual

Este listado aparece en la pantalla de Listados y muestra la medicación actual de uno o de todos los Residentes, de un Medicamento o de todos y de un Médico o de todos.

- Listado Resumen Escalas

Muestra la evolución de las Valoraciones de todos los Residentes o de uno seleccionado.

- Listado Residentes que Necesitan Movilización

117

No requiere ningún dato y muestra todos los Residentes que tienen que ser movilizados.

- Estadísticas de Caídas

Muestra gráficamente las estadísticas de las caídas y los lugares en los que se han caído los Residentes con más frecuencia.

- Valoraciones Periódicas por Riesgo de Úlceras por Presión

No requiere ningún dato y muestra los Residentes que precisan valoraciones periódicas del riesgo de úlceras por presión.

- Listado de Ayudas Económicas

Muestra para un Residente, o para todos, las ayudas económicas que percibe. También puede mostrar los Residentes que reciben un tipo de ayuda económica determinado.

- Listado de Ortopedias

Muestra para un Residente en concreto, o para todos, los aparatos ortopédicos que se le han solicitado. También puede mostrar los Residentes que tienen un determinado tipo de ortopedia.

- Listado de Coberturas Sanitarias

Muestra un informe con los Residentes que tienen cobertura sanitaria. También puede mostrar los Residentes que tienen una cobertura sanitaria de un tipo determinado.

- Informe Individualizado TASOC

Muestra para un determinado Residente un informe de las actividades realizadas entre unas fechas determinadas.

- Estadísticas Actividades del TASOC

Muestra una gráfica con las estadísticas de las actividades que ha realizado un Residente o todos ellos por parte del Técnico de Animación Socio-Cultural.

- Estadísticas Actividades del FISIO

Muestra una gráfica con las estadísticas de las actividades realizadas por un determinado Residente o por todos por parte del Fisioterapeuta.

- Estadísticas Actividades del TOCUP

Muestra una gráfica con las estadísticas de las actividades realizadas pos un determinado Residente o por todos por parte del Terapeuta Ocupacional.

- Listado de Planificación de Dietas

Muestra la dieta y otros aspectos importantes para la misma de todos los Residentes,

- Listado de Residentes con Ayuda en las Comidas

Muestra un listado de todos los Residentes que requieren ayuda para comer.

- Listado de Visitas de Familiares

En este listado aparecen el número de visitas realizadas por Residente y por Familiar de cada Residente entre unas fechas dadas, además del número de horas de visita.

- Listado de Estadísticas de Bajas

Con este listado podemos saber, entre unas fechas dadas, cuantas bajas se han producido y por qué motivo. Muestra porcentualmente sobre el total de bajas el porcentaje por cada uno de los motivos: Baja Voluntaria, Fallecido y Expulsado.

118

- Listado de Caja

Este listado está asociado al control de caja de los Residentes y nos permite saber los movimientos de caja de uno o de todos los Residentes.

A continuación vamos a ver los pasos necesarios para generar un listado, por ejemplo el Listado de Residentes Activos:

1. Pinchamos sobre Listado Residentes Activos en la lista de listados con el botón derecho del ratón

2. Seleccionamos el criterio de ordenación3. Seleccionamos la fecha de confección

En todos los listados en los que se debe seleccionar una fecha hay que desplegar el desplegable y seleccionar una fecha. Si no se despliega no se generará el listado.

4.8.1. Producción.

Se ha creado un nuevo listado llamado “Estadísticas de Producción”. En él, podemos obtener los datos de los residentes, en función de su tipología, con su fecha de ingreso, los días de estancia en la residencia, el importe de su factura con IVA y sin IVA y, un total acumulado de estas cantidades sobre los distintos residentes seleccionados.

Para que este listado pueda funcionar es necesario que el residente tenga asignada una tipología en el Histórico de Tipologías y que además tenga aquí su precio actual de facturación. Está base se define en dos nuevas columnas: Cuota por día o Cuota por mes. (Ver Fig. 1)

NOTA: Aunque esta pensado que en un futuro este listado recoja los datos económicos establecidos en los distintos apartados de ResiPlus, de momento si queremos obtener resultados del Informe de Producción, deberemos introducir los datos desde el Histórico de Tipologías.

(Fig. 1 Historia de Tipologías)

La información obtenida en esta estadística tiene actualmente carácter mensual , aunque ya se está analizando la posibilidad de extraer dicha información en función de un intervalo de fechas previamente seleccionado.

Este informe también observa los días de estancia del residente durante el mes elegido, para saber cuantos días ha permanecido dentro de la residencia y cuantos, por ejemplo ha estado en el Hospital.

119

Insertar cuota por día o por mes

Elegir Tipología

ResiPlus contempla la posibilidad de que algunas residencias facturen a los residentes que están en el Hospital, un porcentaje sobre el total de su cuota. Por ejemplo, si el residente es concertado y permanece en el hospital se cobrará el 100% y si es privado se le cobrará el 35%.

Este porcentaje es definido por cada residencia en una tabla maestra ubicada en Configuración \Datos Generales \Porcentajes de estancia por día en Hospital. (Ver Fig.2) El porcentaje que aplicará el listado para un determinado día de hospital, será el que su fecha sea la más cercana a la fecha de estancia en dicho Hospital.

(Fig.2 Configuración \Datos Generales \Porcentaje de estancia por día en hospital)

Por ejemplo , lo que vemos en al Fig.2 es que a los residentes privados, durante los cinco primeros días de estancia en el hospital, se les va a cobrar el 35% del total de su factura y desde el día sexto hasta el trigésimo se le aplicará el 30%. Si la fecha hasta queremos dejarla indeterminada, simplemente deberemos dejarla en blanco y el programa lo asumirá poniendo un cero.

El descuento lo que hará será disminuir proporcionalmente los días de estancia en el hospital.

El listado de Producción se puede obtener en función de la concertación de residentes, es decir, si es privado o concertado, y dentro de este último grupo si es bono, de accesibilidad social o PEI.

A continuación vamos a mostrar una impresión del Listado Producción. Debido a su tamaño y a que está preparado para imprimir en posición horizontal, hemos decidido mostrarlo en dos partes para que puedan observar toda la información que Producción obtiene.(Ver Fig.3 y 4)

120

(Fig. 3 y 4 Listado de Producción)

4.8.2. Listado de Activos.

Se ha modificado el Listado de Residentes Activos de ResiPlus para darle una utilidad mayor. Básicamente las mejoras realizadas consisten en que se han añadido más filtros para la obtención del listado y se han incluido también un totales relacionados con los nuevos filtros.A continuación vamos a ver con más detenimiento estos cambios:

121

Filtros

Cuota por mes o por

día

Total Producción

Estancias Varias

Fig.1 Nuevos Filtros

1. Los nuevos filtros que se han incluido son: (Ver imagen anterior)

Incluir Ausencias y Hospital : Esta casilla, que aparecerá marcada por defecto, indica que en el listado de residentes activos van a aparecerlos residentes que están en las fechas determinadas en el Hospital o Ausentes.

Si desmarcamos esta opción, tan solo nos aparecerán en el listado aquellos residentes que estén físicamente en la residencia porque no se van a incluir ni los ausentes ni los que están en el Hospital. Incluir detalle al volver desde Ausencia u Hospital . Esta casilla sólo se puede marcar

si se ha escogido la opción anterior. En este caso, en el listado nos aparecerá una línea por cada regreso a la residencia después de que el residente haya estado ausente u hospitalizado. En esa línea se reflejará la fecha en la cual ha vuelto del Hospital o de la Ausencia.

Incluir reingresos (desde Baja Voluntaria o Expulsión ). Su funcionamiento es similar a la casilla anterior. Si marcamos ésta, nos aparece una línea indicando la fecha en la que el residente reingresa en la residencia.

2. Los totales que se han incorporado en el listado son:

La media de los residentes activos por día.

La media de días en los que los residentes permanecen en la residencia.

El total de números de reingresos (desde Baja voluntaria o Expulsión)

El total de número de vueltas desde Ausencia

El total de número de vueltas desde Hospital

Todos ellos los obtiene el listado de manera automática en función de los filtros que hayamos determinado y para las fechas seleccionadas.

A continuación, vamos a ver como quedaría la impresión del listado si marcamos todas las opciones:

122

Nuevos Filtros

Fig.2 Listado de Residentes Activos

4.9. Documentos

Para saber como se usan los documentos consulte el capítulo 13 de este manual. En él se explica como se crean las plantillas de documentos y como se pueden usar en ResiPlus.

4.10. Visitas de Familiares

ResiPlus incorpora un registro de las visitas realizadas por los Familiares. En dicho registro se especifica el Residente visitado, el Familiar, la fecha y la hora de entrada, la fecha y la hora de la salida, el número de personas y unas Observaciones.

En la imagen 4.50 puede ver el aspecto de la pantalla de Introducción de Visitas de Familiares a la que se accede desde la opción de menú Introducción de ... del menú Residentes. Por defecto sólo nos muestra las visitas del día.

Imagen 4.50 – Pantalla de Visitas de Familiares

123

Nuevos Totales

Líneas de reingreso y vueltas

Existe un listado de Visitas de Familiares donde aparecen el número de visitas realizadas por Residente y por Familiar de cada Residente entre unas fechas dadas, además del número de horas de visita.

4.11. Asambleas de Residentes

ResiPlus incorpora un registro de Asambleas de Residentes. Para acceder a este apartado vamos a la opción Asambleas del menú Residentes. Como se puede observar en la imagen 4.51 es una pantalla muy simple. Podemos crear tantas asambleas como queremos. En cada una de ellas definimos la fecha y hora, el número de asamblea (consecutivo), los acuerdos y temas tratados, así como la relación de Residentes que han participado y la relación de Profesionales de la Residencia. En el campo Función se puede especificar la función de cada uno de los Residentes asistentes a la asamblea, por ejemplo, presidente, vicepresidente, secretario, vocal, etc. Una vez hecho esto, podemos imprimir un acta para ser firmada por todos los participantes.

Imagen 4.51 – Pantalla de Asambleas de Residentes

Registro de Incidencias de Residencia y de Residentes

En este apartado cualquier Profesional, especialmente las auxiliares, pueden anotar cualquier incidencia que observen tanto a nivel de la Residencia (desperfectos, etc.) como a nivel de los Residentes (incidencias en el turno de la noche, etc.).

Para acceder a este apartado pincharemos en el menú Residentes \Incidencias o en el botón

de la barra de botones . En breves momentos aparecerá una pantalla como la de la imagen 4.52. Es posible que algunas opciones no están disponibles dependiendo de la configuración de permisos que el administrador haya establecido.

124

Imagen 4.52 - Detalle de la pantalla de Registro de Incidencias

Como se puede observar, la pantalla de Registro de Incidencias dispone de dos pestañas: Introducción y Consulta. Tal como su nombre indica, la lista que aparece en la pestaña de introducción es la que se utiliza para dar de alta nuevas incidencias. Los datos que hay que introducir en una incidencia son:

- Fecha / Hora: Hay que indicar la fecha, la hora y minuto de cuando se produjo la incidencia.

- De Quien: Debemos señalar si la incidencia es de un Residente o de la Residencia.- Usuario Destinatario: Tenemos la posibilidad de definir que usuario concreto debe tratar

la incidencia, es decir, a que usuario va dirigida la incidencia.- Grupo Destinatario: Ídem que el anterior, pero dirigido a un grupo.- Descripción: Es un campo de texto muy amplio donde se describe detalladamente la

incidencia.

Hay algunos aspectos importantes a la hora de introducir las incidencias:

1. En la pestaña de introducción de incidencias sólo aparecen las incidencias introducidas en el día de hoy.

2. Por otro lado, si un usuario entra en la pestaña de introducción de incidencias sólo verá las incidencias del día creadas por él y por otros usuarios de su mismo grupo.

3. Un usuario sólo puede modificar y /o borrar las incidencias creadas por él mismo, nunca las de otros usuarios aunque sean del mismo grupo.

4. Si dejamos en blanco el campo fecha, ResiPlus automáticamente pondrá la fecha del día de hoy y la hora del momento.

125

Imagen 4.53 - Detalle de la pestaña de Consulta, donde se pueden parametrizar las consultas y saber cuales han sido las incidencias

Como se puede observar, esta pestaña de consulta de incidencias permite detallar por qué criterios queremos listar las incidencias. Una vez seleccionados los criterios nos aparecerán automáticamente todas las incidencias que cumplan con los criterios especificados.

Esta pestaña presenta los mismos datos que la pestaña de introducción, más dos columnas adicionales que nos muestran el usuario que introdujo la incidencias así como el grupo al que pertenece.

4.13. Introducción de Controles de Enfermería

Para acceder a esta pantalla debemos ir al menú ‘Residentes \Introducción de …\Controles Enfermería’. Aparecerá la pantalla de la Imagen 4.54:

Imagen 4.54 - Nueva pantalla de introducción de controles de enfermería.

Tal como puede observar en la imagen, se distinguen las siguientes partes en la pantalla de introducción de controles de enfermería:

126

Grupo de Residentes: Por defecto, la pantalla muestra todos los residentes dados de alta actualmente en la residencia. Sin embargo, es posible definir tantos cuantos grupos de residentes queramos con la utilidad de agilizar la introducción de datos o con el fin de poder comprobar un subconjunto de los mismos para un control más exhaustivo. Por ejemplo, podríamos definir un grupo de residentes que fueran todos los hipertensos y definir que sólo el control de tensión y pulso aparecieran al seleccionar a este grupo, con lo que la introducción de datos se agiliza aún más.

Controles de fecha: Por defecto, la pantalla muestra todos los controles realizados en fecha de hoy. Sin embargo, también es posible mostrar los controles introducidos en fechas de días anteriores.

Lista de residentes y controles: Es la parte principal de la pantalla. Tiene la apariencia de una hoja de Excel. En las filas aparecen los distintos residentes y en las columnas los distintos controles. Por defecto, aparecen todos los residentes dados de alta en fecha de hoy y todos los controles definidos en el apartado de ‘Enfermería \Controles’ en las fichas de Residentes. El orden de aparición de los controles es alfabético así como el de los residentes. Observe como los controles aparecen con un color de fondo diferente alternativamente para así diferenciarlos mejor.

Leyenda con instrucciones: En la parte inferior de la pantalla aparece una leyenda con unas instrucciones concisas de las teclas a utilizar para la introducción, borrado y cambio de los datos.

Seguidamente vamos a explicar, paso a paso, cómo se introducen controles a los residentes, cómo se modifican y cómo se pueden eliminar controles ya introducidos.

1. ¿ Cómo se introducen controles de enfermería a los residentes ?Debe pinchar con el ratón en la fila del residente al que le quiera introducir los controles. Observe que una vez se encuentra posicionado en una fila y columna de la lista, con solo las teclas del cursos, la tecla ENTER y la tecla del TABULADOR puede moverse por toda la lista sin el uso del ratón, con lo que se agiliza mucho la entrada de datos. Una vez en el residente que deseemos, nos moveremos al control que queramos (podemos utilizar el TABULADOR para cambiar de un control a otro sin pasar por todas y cada una de las columnas). Una vez en el control del que queramos introducir los datos sólo debemos escribir en las columnas solicitadas. Por ejemplo, en el caso de la glucemia, podemos escribir la hora, el valor de la glucemia y alguna observación que queramos. En ningún control es necesario introducir la hora, ya que si no se introduce, ResiPlus pondrá, por defecto, la hora del momento de la introducción del control. Tampoco es necesario introducir la fecha, por que todos los controles se introducen con la fecha que aparece en la esquina superior derecha de la pantalla. Es posible que queramos introducir más de un control de un mismo residente. Para ello, una vez introducido el primer control, pulsaremos la tecla ‘F1’, lo que provocará que justo debajo aparezca una nueva línea en blanco perteneciente al mismo residente, con el fin de poder introducir un nuevo control realizado en una hora diferente.

2. ¿ Cómo se modifican los controles ya introducidos ?Para modificar un control determinado de un residente concreto sólo debemos posicionarnos en la lista en la fila y columna adecuada y proceder a la modificación de cualquiera de los datos de control. Hay que hacer notar, que un usuario sólo puede modificar los controles introducidos por el mismo, nunca podrá modificar los de otros usuarios aunque pertenezcan al mismo grupo.

3. ¿ Cómo se borrar los controles ya introducidos ?Para borrar un control determinado de un residente concreto sólo debemos posicionarnos en la lista en la fila y columna adecuada y pulsar la tecla ‘F4’. Se nos preguntará si realmente debemos proceder con el borrado o no. Observe como al borrar un control la hora desaparece, esto nos indica que realmente el control se ha borrado del residente.

4. ¿ Cómo se pueden definir grupos de residentes ?Como ya se ha explicado los grupos es una opción muy interesante para ahorrar tiempo y para consultar y controlar a grupos de residentes especiales o de riesgo, por ejemplo. La forma de crear grupos es muy sencilla, pinchamos con el ratón en el desplegable ‘Grupo de residentes’ y pulsamos la tecla ‘INSERT’. Aparecerá la pantalla de ‘Grupos de residentes’. (Ver Imagen 4.55).

127

Imagen 4.55 - Pantalla de Grupos de Residentes.

Como puede observar, se trata de una pantalla donde se definen los siguientes campos:

Código: Es un campo que permite especificar un código al grupo de residentes. ResiPlus proporciona uno por defecto que es posible modificar.

Descripción: Es el campo donde se le da un nombre al grupo de residentes. Por ejemplo, grupo hipertensos, grupo diabéticos, etc.

Pestaña Residentes: Es aquí donde se definen los residentes que forman el grupo. Por defecto, cuando creamos un grupo nuevo aparecen todos los residentes dados de alta, después podemos ir borrando todos aquellos que no queramos que formen parte del grupo. Para borrar a un grupo de residentes es posible seleccionar a varios a la vez. También existe la posibilidad de añadir a todos los residentes al grupo pulsando el botón ‘Añadir todos los residentes’.

Pestaña Controles: Es aquí donde se definen para el grupo de residentes en cuestión qué controles queremos que aparezcan y en qué orden. Para hacer que un control sea visible marque la columna ‘Visible’. Para cambiar el orden de aparición del control selecciónelo y con los botones de ‘Arriba’ y ‘Abajo’ desplace el control hasta la posición deseada. (Ver Imagen 4.56)

Imagen 4.56 - Pestaña de ordenación de controles.

4.14. Estancias en Unidades.

128

Se ha habilitado un módulo nuevo en ResiPlus para poder hacer un control y seguimiento de los residentes que se trasladen a una unidad, tanto externa como interna. Por ejemplo, un hospital provincial o una enfermería que estuviera dentro de la residencia. El acceso a estancias en unidades aparecerá en dos lugares distintos de ResiPlus. En primer lugar podemos acceder a él a través del menú principal de ResiPlus, seleccionando Residentes, y una vez abierto el desplegable, seleccionando Estancia en Unidades. (Ver Fig.1)

Fig. 1 Cómo llegar a Estancias en Unidades desde el menú Residentes

Otra manera de llegar a este apartado es a través de la pestaña Médico dentro de la ficha de residentes. Ahí encontramos una nueva pestaña llamada Estancias en Unidades. Más adelante analizaremos con detalle el contenido de esta pestaña.Para dar de alta las distintas unidades, tenemos que abrir la ventana de Estancias en Unidades, tal y como hemos descrito en el apartado anterior. Se trata de introducir las estancias de los residentes desde el punto de vista de la unidad.Al abrir la ventana (Ver Fig.2), vemos que se estructura en dos partes bien diferenciadas. La parte superior contiene una barra de iconos en la que aparecen: Nuevo, Borrar, Flechas de Navegación, Mostrar Bajas y un campo para elegir el criterio de ordenación de las Unidades tanto de manera ascendente, como descendente. Después aparecen los campos Código, que es un campo de libre edición, aunque por defecto aparecen números correlativos.En la línea inferior aparece el campo Nombre, que es un campo libre donde se debe escribir el nombre de la unidad. Por ejemplo, Enfermería, Hospital, Clínica...Seguidamente aparece un desplegable con las opciones interna y externa, es decir, si la unidad se encuentra ubicada dentro de la misma residencia o si se trata de una ajena a la misma. Y un campo de observaciones, que es de texto libre.A la derecha, en la parte superior encontramos una tabla que dice Relación de Servicios. Aquí hay que introducir, mediante la tecla Insert, los distintos servicios que presta la Unidad en la que nos encontramos. Es decir, si se trata de un Hospital, hay que indicar que tiene Cuidados Intensivos, Radiodiagnóstico, Digestivo... Otra manera de establecer estos servicios es en el apartado de Configuración (dentro del menú principal de ResiPlus), Datos Generales, Estancias en Unidades. (Ver Fig.3)

129

Estancias en Unidades

Menú Residentes

Nombre Tipo Relación de Servicios

Fig.2 Ventana de Estancias en Unidades

La parte inferior izquierda de la ventana contiene una tabla para dar de alta, con el botón Nuevo, a los distintos residentes que han estado en una determinada unidad, creándose así un Histórico de estancias. Debemos seleccionar el nombre del residente, pulsando la flecha que aparece debajo de la columna residente, se despliega una tabla con todos ellos. La fecha de ingreso y de baja se introducen automáticamente de la pestaña General.La parte de la derecha tiene cuatro pestañas diferentes cuyo contenido vamos a analizar a continuación:

- General: En ella debemos definir el servicio donde se ha ingresado al residente, hay que elegir entre los que se haya establecido para esa unidad en la parte superior de la ventana de Estancias en Unidades (Ver Fig.2). Luego aparece la fecha de ingreso y la fecha de baja, un campo libre para las observaciones y una casilla de verificación para determinar si durante su permanencia en la unidad ha padecido alguna intervención quirúrgica.Hay que tener en cuenta que cuando a un residente lo trasladamos a una unidad, no se modifica automáticamente su situación en la Evolución temporal. Seguiremos modificándolo como hasta ahora, es decir, seleccionando el color perteneciente a Hospital (si es el caso) y el día en el calendario.

-Diagnóstico al ingreso: Se nos muestra una tabla con los siguientes parámetros: Procedencia, que se despliega y aparecen los términos de patologías, alergias y antecedentes; Código y Descripción que hacen referencia a los términos anteriores.Es dónde se indica el estado o motivo por el cual el residente ha ingresado en esa unidad.- Procedimientos: En esta pestaña hay que detallar los procedimientos que se han llevado a cabo durante la estancia del residente en esa unidad. Se define a través de un Código y de un Procedimiento, que se establecen mediante el uso de la tecla Insert o bien, a través de Configuración, Datos Generales, Estancias en Unidades (la manera de llegar hasta aquí ya la hemos detallado en la página anterior. Ver Fig.3).

130

Ingresar Residentes

Altas de Unidades

Fig.3 Ventana de Datos Generales. Estancias en Unidades

- Diagnóstico a la baja: Esta pestaña es idéntica a la del diagnóstico al ingreso, pero hay que rellenarla cuando el residente finalice su estancia en la unidad.

Como ya avanzamos en la Introducción, también se pueden dar de alta las estancias en unidades desde el apartado Médico. Desde aquí se sigue un enfoque desde el propio residente.

Fig.4 Pestaña de Estancia en Unidades dentro de apartado Médico

La ventana que se abre es prácticamente igual a la que aparece cuando seleccionamos Estancia en Unidades desde el menú de Residentes. La diferencia es que en ella debemos seleccionar la Unidad y no podremos crear unidades. Después encontramos un apartado para indicar el diagnóstico del residente al ingreso en la unidad, uno para indicar los procedimientos que se han llevado a cabo y uno para escribir el diagnóstico médico a la salida de la unidad.

4.15. Escalas propias de Residentes.

4.15.1. Introducción.

Debido a la incesante demanda de incluir en el programa Escalas de Valoración y la dificultad encontrada a la hora de llegar a una unificación de criterios a la hora de valorarlas, ya que dependiendo de los manuales de consulta, no siempre se encontraban los mismos criterios, ResiPlus ha introducido un nuevo módulo para que cada residencia se diseñe sus propias escalas de valoración de residentes.

131

Para dar de alta procedimientos

Para dar de alta servicios

Seleccionar unidades

Este modelo tiene muchos elementos similares al Módulo de Encuestas de Satisfacción Configurables, por lo cual, es posible que hagamos alguna referencia al Anexo de las Encuestas.Para crear nuestro propio modelo de escalas, debemos acceder a la pestaña de Escalas ubicada en la Ficha del Residente. (Recordemos que esta misma pestaña se encuentra en distintos apartados de la Ficha del Residente: Médico, Fisioterapeuta,...)

Fig.1 Ubicación del las Escalas Propias dentro de la Ficha de Residentes

4.15.2. Modelos de escalas propias.

Para poder crear nuestros propios modelos de Escalas debemos acudir a la pestaña de

Escalas, seleccionar Escalas propias (Ver Fig.1) y pinchar el icono de Nuevo .Entonces se no abre un ventana como la de al Fig.2. A simple vista vemos cuatro áreas bien diferenciadas:.Parte superior izquierda: datos generales de la escala..Parte inferior izquierda: aparecen las pregunta o ítem que componen la escala..Parte superior derecha: introducir las valoraciones de la Escala.Parte inferior derecha: se muestran las respuestas a cada pregunta

Fig.2 Ventana de Modelos de Escalas

132

Barra deHerramientas

Preguntas y Respuestas

Valoracione

Añadir Preguntas

Preguntas Respuestas

4.15.2.1. Crear Modelos de escalas.

Cuando llegamos a la pantalla de Modelos de Escalas, debemos pulsar sobre el icono de

crear , para empezar a introducir datos de la nueva Escala.Los campos que aparecen como datos generales son:. Fecha: Por defecto aparece la del día de creación, pero podemos modificarlo desplegando el calendario.. Nombre: Debemos anotar el nombre de la escala que vamos a introducir.. Observaciones: Es un campo de texto libre en el que debemos escribir todas aquellas anotaciones que creamos pertinentes en nuestra Escala.. Usuario: como en el resto del programa este dato es automático y no se puede modificar. Hace referencia al usuario que ha dado de alta el Modelo de Escala.

A continuación, debemos definir las preguntas y las respuestas y dar una valoración a los diferentes resultados de la Escala.

4.15.2.2. Definir preguntas y respuestas.

La manera de definir las preguntas o los ítem que van a formar parte de un Escala Propia, es similar a la forma de definirlas para las Encuestas de satisfacción Configurables. La única diferencia consiste en que a cada una de las posibles respuestas de una pregunta, se le puede dar una valoración, para así, dependiendo de los resultados, poder determinar una valoración del residente. Por Ej.: Podemos decir que todas las respuestas afirmativas a las preguntas valen 2 puntos y todas las negativas valen 1 y determinar cual es el estado del residente en función de la puntuación que ha obtenido.

Fig.3 Ventana para seleccionar Preguntas

El valor Predefinido se debe introducir cuando se den de alta las respuestas, si no lo cumplimentamos, se rellena automáticamente con el cero. Siempre podemos definirlos una vez que hemos añadido las preguntas y las respuestas al modelo de Escala, es decir, en al propia ventana de Modelos de Escalas.

4.15.2.3. Añadir las preguntas y las respuestas al modelo de escala.

El proceso es el mismo al del Modelo de Encuestas.

4.15.2.4. Definir valoraciones.

133

Valor Predefinid

Una vez que ya tenemos definidas las preguntas y las posibles respuestas a cada pregunta, con su puntuación, debemos determinar la valoración general de la Escala, es decir, el resultado que el residente obtiene, en función de la puntuación obtenida en las preguntas para ello hay que cumplimentar la siguiente tabla que aparece en el Modelo de Encuesta (Ver Fig.2)

Fig.4 Resultados y Valoraciones

Como vemos en la imagen anterior, hay que definir en la primera columna, el número hasta el cual va a estar comprendida una valoración. Por Ej.: Entre 0 y 24 puntos, el residente es asistidoEntre 25 y 44 puntos, el residente es disfuncional graveEntre 45 y 64 puntos , el residente es disfuncional leveA partir de 65 puntos, el residente es Normal

4.15.2.5. Imprimir.

Para imprimir la escala propia debemos pulsar el botón situado en la Barra de Herramientas y se previsualiza el documento en Word.Al ser Word, se pueden realizar todas las modificaciones de Formato que se deseen.En el aparece un encabezado con los datos de la Residencia , el nombre de la Escala y las preguntas y respuestas que la forman.Se puede utilizar esta impresión, al igual que la que se obtiene si seleccionamos el nombre de la Escala desde la pestaña Escalas y pulsamos imprimir, para realizarlas a aquellos residentes que, por Ej., estén encamados.

4.15.2.6. Eliminar y dar de baja.

Para eliminar un modelo de Escala, tan solo debemos pinchar sobre el icono . Si un Modelo de Escalas tiene resultado introducidos, no se puede eliminar.En estos casos, si no vamos a utilizar más estos modelos de encuestas podemos darlos de baja y recuperarlos de baja de la manera habitual en ResiPlus, es decir, mediante los iconos

de y de .Si una escala está dada de baja no podemos pasarla a ningún residente, pero si podemos consultar las que se realizaron con fecha anterior a darla de baja.

4.15.3. Efectuar las escalas a los residentes.

Una vez que ya tenemos definida completamente nuestra Escala, hay que cumplimentarla en la Ficha del residente. Para ello hay que trabajar de la misma manera que si trabajáramos con las Escalas ya definidas, puesto que las Escalas propias aparecen en el árbol de Escalas bajo el epígrafe de Escalas propias.

134

Fig. 5 Apariencia de las escalas propias en la pestaña de Escalas

La única diferencia de las Escalas Propias con las Escalas ya definidas, es que al imprimir las Escalas Propias, se realiza a través de un documento de Word. Ej.:

Fig.6 Impresión de la Escala Propia

Permisos.

El acceso a las escalas Propias se define mediante dos niveles de permisos:

Permisos dados desde Gestión Grupos y Usuarios , estos elementos de Seguridad que encontramos dentro de Residentes /Escalas /Escalas Propias, hacen referencia a poder acceder a la Escalas Propias de Manera General. Hay un permiso para poder ver el apartado de Escalas Propias dentro de la pestaña de Escalas, otro para poder trabajar con modelos de Escalas Propias (Crearlas, darlas de baja...) y otro para establecer permisos individuales de acceso para cada una de las Escalas Propias.

Permisos dados desde la propia pestaña de Escalas . Estos permisos son los propios para cada una de las escalas que hayamos definido. Funcionan de manera similar a los permisos de Informes. Para configurar este elemento de seguridad, tan solo debemos seleccionar el nombre de la Escala Propia en la pestaña de Escalas y pulsar el icono de Grupo y Usuarios. Entonces se nos abre la ventana en la cual debemos seleccionar el grupos o usuarios y marcarles los permisos correspondientes.

135

Escalas Propias

Cuestionario de la Escala

Propia

Valoración

Dar Permisos a las Escalas

Propias

Fig.7 Permisos de las Escalas Propias

También encontramos Permisos referentes a los listados relacionados con las Escalas.

Listados.

Al igual que las Escalas ya definidas, las Escalas propias también aparecen en los Listados de ResiPlus relacionados con escalas, que son:

Seguimiento de Escalas Estadísticas de Escalas

Recomendaciones.

Para resumir, vamos a recordar el proceso a seguir en la elaboración de Escalas Propias.

4.15.7. Resumen.

I. En el caso de que queramos que aparezca un campo de observaciones en la Escala, deberemos crear una pregunta tipo Texto llamada Observaciones y añadirla al modelo de Escala.

II. Debido a que las respuestas Tipo Test o Sí /No, pueden repetirse con bastante frecuencia en diferentes Escalas; recomendamos introducir el valor predefinido y el orden una vez que se hayan incluido esas respuestas en la propia Escala. Por Ej.: En una determinada escala la respuesta Sí puede valer 1 punto y en otra, puede valer 2 puntos.

III. Las recomendaciones formuladas en el Anexo III de las Encuestas de Satisfacción Configurables, pueden ser de utilidad en la elaboración de Escalas Propias.

136

Definir Modelo de Escala Datos Generales

Añadir las Preguntas y Respuestas al Modelo de Escalas

Rellenar el cuestionario

Definir Preguntas y Respuestas

Pasar la Escala a los residentes

Ver Listados

4.16. Tipos de Incidencias.

4.16.1. Introducción.

Se ha habilitado en ResiPlus la posibilidad de establecer unos Tipos de Incidencias predefinidos.La finalidad de este cambio es el facilitar la introducción de incidencias de una manera más rápida y su futura adaptación al Pocket PC.A continuación vamos a analizar todos los cambios.

4.16.2. Tipos de Incidencias.

Para definir los tipos de incidencias debemos ir al menú de residentes y dentro de él seleccionar Incidencias y desplegar. También es posible acceder a esta pantalla desde la ventana de Introducción de Incidencias, tal y como vemos en la Imagen 4.

Imagen 1: Acceder a Tipos de Incidencias

Entonces se nos muestra una ventana en la que se deben definir los distintos Tipos de Incidencias.

Imagen 2: Ventana de Tipos de Incidencias

En ella aparece la Barra de Herramientas con los iconos habituales de ResiPlus (nuevo, Búsqueda, Eliminar…) Y tan solo debemos definir los siguientes campos:

Código: Por defecto es un campo auto numérico.Nombre: Es un campo de texto libre con el cual vamos a identificar a Tipo de Incidencia Descripción: Es un campo de texto libre en el que se puede realizar una breve explicación

del Tipo de Incidencia. Esta descripción aparecerá predeterminada en la Introducción de Incidencias.

De Quién: Es un desplegable en el que debemos seleccionar si el Tipo de Incidencia hace referencia a residentes o a la residencia.

Observaciones: Es otro campo de texto libre.

137

Tipos de Incidencias

Destinatario

Avisos a…

Asignación de permisos para poder crear incidencias de este tipo. Si el usuario tiene el permiso de ver puede crear Incidencias utilizando ese tipo predefinido.

Imagen 3: Asignación de permisos para crear incidencias de este tipo.

También hay que definir, los Destinatarios por defecto de esos Tipos de Incidencias, y a quién de esos destinatarios hay que Avisar. Por defecto, en Avisos a… salen marcadas las personas seleccionadas como destinatarios.

4.16.3. Incidencias.

En el apartado de incidencias también se han modificado algunas cuestiones que vamos a ver a continuación:

4.16.3.1. Introducción.

Se ha habilitado un icono de acceso directo a la ventana de Tipos de Incidencias y se ha añadido un campo para seleccionar el día a mostrar.

Fig.4 Ventana de introducción de Incidencias

138

Acceso a Tipos de

Fecha a

Tipo de Incidencia

Se han creado en el registro de incidencias dos nuevas columnas, una para seleccionar el Tipo de Incidencia y otra para mostrar los destinatarios de los Avisos. Si pulsamos la Tecla ‘Insert’ dentro de la columna de Tipos de Incidencias, accedemos a la ventana dónde se dan de alta dichos Tipos.

4.16.3.2. Consultas.

La única modificación que encontramos en la apariencia de la ventana de consulta, es que se ha incluido el campo Tipo de Incidencia para que se pueda filtrar por él.

4.16.4. Permisos.

Si entramos en el apartado de Gestión de Grupos y Usuarios, encontramos en la sección de permisos, algunos cambios en los elementos de seguridad de Incidencias, con respecto a las versiones de ResiPlus anteriores. Vamos a verlos a continuación:

Imagen 5: Elementos de seguridad relacionados con las Incidencias

1. INCIDENCIASDa acceso al apartado de incidencias desde el Menú de residentes o desde el icono de la

barra de herramientas de ResiPlus.2. CONSULTASSi tenemos permisos para ver en consultas, vemos por defecto las incidencias destinadas

a mí o a mi grupo. Si queremos ver las incidencias destinadas a otros grupos, deberemos tener el permiso

en Incidencias de Otros Grupos.3. INTRODUCIÓNEn la ventana de introducción, el permiso de Ver permite acceder a las incidencias

creadas por mí o por mi grupo. El permiso de Crear y Modificar solo hace referencia a las incidencias creadas por mí.

Si quiero ver las incidencias introducidas en otros días, las incidencias creadas por otros grupos e incluso si quiero modificar las incidencias de otros usuarios, debo tener los permisos correspondientes. Estos tres elementos de seguridad se pueden combinar entre sí.

4. TIPOS DE INCIDENCIAEn relación con los Tipos de Incidencias, también se ha creado un elemento de seguridad

que limita el acceso a la ventana de los Tipos.

NOTA: Si no se desea que la aplicación mande avisos de consulta de incidencias, hay que acudir a Configuración /Datos generales /Configuración de la aplicación /General y allí encontramos una casilla que dice “No enviar mensajes de avisos por corro a los usuarios destinatarios de incidencia” y que debemos marcar.

139

5. Personal

5.1. Fichas de Personal

Desde el menú o desde de la barra de herramientas accedemos a la pantalla de Personal. Como puede ver en la imagen 5.1 el aspecto de esta pantalla es muy similar a la de Residentes.

Imagen 5.1 – Pantalla: Personal

En la pantalla de Personal vemos las fichas de los Trabajadores de la Residencia. En la parte de arriba vemos los datos generales del Trabajador y en la parte de abajo, separados en pestañas, los diferentes apartados que trata ResiPlus.

Los Trabajadores al igual que los Residentes están en altas o en bajas. Para ver los

Trabajadores que están dados de baja se pincha en el botón Mostrar Bajas de la barra de herramientas. Si el botón esta hundido estamos viendo las bajas y si está normal es que estamos viendo los Trabajadores dados de alta.

Las fichas de Trabajadores también se pueden ordenar por Nombre, por Código o por Fecha de Ingreso. Y al igual que las de Residentes también se pueden realizar búsquedas.

Si se desean imprimir etiquetas con la dirección de un trabajador hay que marcar el campo Incluir en Etiquetas de la lista de Direcciones y Teléfonos del Trabajador.

La parte de debajo de la pantalla de Personal se divide en apartados. A continuación detallaremos todos los apartados.

5.1.1. Datos Bancarios

En este apartado se introducen los datos bancarios del Trabajador. En primer lugar se escoge la forma de pago que puede ser: por transferencia a cuenta bancaria, por caja o por talón. En segundo lugar se pueden introducir las cuentas bancarias del Trabajador en la lista. Los nombres de las columnas indican el dato que se debe introducir en cada una de ellas. Sólo reseñar que cuando se desconoce el Dígito de Control del número de cuenta hay que poner ** para evitar errores. Es recomendable poner ** antes que un dígito de control erróneo. En la siguiente imagen puede ver como es este apartado.

140

Imagen 5.2 – Apartado: Datos Bancarios

5.1.2. Datos Laborales

En este apartado se introduce la categoría del Trabajador y la evolución temporal de cada uno de sus contratos (ver imagen siguiente).

Imagen 5.3 - Apartado: Datos Laborales

Las categorías profesionales se definen en la pantalla de Datos Generales (menú Configuración) apartado Categorías Laborales. También se pueden introducir mediante la tecla INSERT cuando el cursor está posicionado dentro del desplegable. En la siguiente imagen puede ver el apartado Categorías Laborales de la pantalla de Datos Generales.La columna de la Evolución de los contratos que se llama Avisar terminación contrato se utiliza porque ResiPlus avisa 20 días antes de la finalización de los contratos mandando un mensaje al Administrador. Para que una vez leído el mensaje, este no se vuelva a enviar reiteradamente hay que desactivar la casilla de verificación.

Imagen 5.4 – Pantalla: Datos Generales – Apartado: Categorías Laborales

5.1.3. Nóminas

En este apartado se introducen los datos de las nóminas de los trabajadores. ResiPlus no confecciona nóminas, por lo tanto toda la información que aparece en el apartado de nóminas es meramente informativa.

141

Imagen 5.5 - Apartado: Nóminas

5.1.4. Incidencias.

En este apartado se introducen las vacaciones, permisos e incidencias laborales de los trabajadores (ver imagen siguiente). En la lista (o tabla) se anotan para cada periodo la fecha inicial, la fecha final, el motivo y si se desea alguna observación.

Imagen 5.6 – Apartado: Incidencias

Los motivos se introducen en la pantalla de Datos Generales en el apartado de Motivos Laborales por Vacaciones y permisos. A la pantalla de Datos Generales se accede desde el menú Configuración. En la siguiente imagen puede ver como es el apartado de Incidencias Laborales de la pantalla de Datos Generales.

Imagen 5.7 - Pantalla: Datos Generales – Apartado: Incidencias Laborales

5.1.5. Familiares.

En la siguiente imagen puede ver el aspecto de este apartado. En la lista o tabla de Familiares del Trabajador se introducen los familiares del Trabajador, el único campo necesario es el nombre (que contiene nombre y apellidos). La columna parentesco es personalizable mediante la tecla INSERT.

142

Imagen 5.8 – Apartado: Familiares

5.1.6. Cursos Formación

Este apartado sirve para llevar un registro de la formación y cursos realizados por los trabajadores del centro. Este registro cumple con el indicador número 32 de calidad de la Comunidad Valenciana. En la imagen 5.8.1 puede ver el aspecto de este apartado.

Imagen 5.8.1 – Apartado: Cursos Formación

Tal como se puede observar en la imagen 5.8.1, el registro de Cursos comprende los siguientes datos:

Desde Fecha: fecha en la que comenzó el curso. Hasta Fecha: fecha en la que finalizó el curso. Curso: curso que realizó el trabajador. Los cursos son personalizables (tecla INSERT). Número Horas: número de horas del curso. También se pueden indicar fracciones de

horas. Implantado Por: persona, entidad o empresa formadora que ha impartido el curso. Este

campo es personalizable (tecla INSERT) Observaciones: cualquier observación que desee realizar acerca del resultado del

curso realizado por el trabajador.

Existe un listado llamado Listado de Cursos de Formación en el que se pueden observar los cursos realizados por el personal de la residencia entre dos fecha dadas. En este listado también podemos seleccionar si queremos los cursos de un solo trabajador o de todos, etc.

5.1.7. Observaciones

En este apartado se puede introducir cualquier tipo de observación referente al Trabajador.

143

Imagen 5.9 - Apartado: Observaciones

5.1.8. ¿Cómo se hace?

5.1.8.1. ¿Cómo dar de alta un Trabajador?

Para dar de alta un Trabajador pinchamos con el ratón en el botón de Nueva Ficha o pulsamos las teclas (CTRL + F1). Verá que algunos campos se rellenan automáticamente, modifíquelos e introduzca el resto de datos del Trabajador, para cambiar de campo puede usar la tecla del TABULADOR (el INTRO no) o pinchar con el botón izquierdo del ratón. En la siguiente imagen pueden verse los datos generales de un Trabajador.

Imagen 5.10 - Datos generales de la Ficha de un Trabajador

En el campo Código podemos poner lo que queramos (incluso letras). En el Nombre introduciremos el nombre y los apellidos del Trabajador, el orden es independiente lo que si que es muy aconsejable es seguir siempre el mismo criterio para que así las búsquedas por nombre sean más eficientes. En los campos NIF y Nº Seguridad Social se pueden usar separadores (puntos, comas o guiones) pero es recomendable usar siempre el mismo criterio en todos los Trabajadores, si se desconoce la letra se puede usar una herramienta para calcularla, dicha herramienta se encuentra en el menú Herramientas y se llama Cálculo Letra NIF. La Edad se calcula a partir de la fecha de nacimiento. Introduzca también el Sexo, el Estado Civil, la Fecha de Ingreso y el Lugar de Nacimiento.

Si se activa la casilla de verificación del campo ‘Da soporte en las comidas’ significa que el Trabajador ayuda a dar la comida a los Residentes que tienen dependencia para comer. Este campo cumple con el indicador de calidad número 26 de la Comunidad Valenciana. Existe un listado del personal que da soporte en las comidas.

En la lista (o tabla) de Direcciones y Teléfonos del Trabajador se introducen las direcciones y teléfonos de contacto del Trabajador. Se pueden introducir todas las que sean necesarias.

En la parte de la derecha y arriba puede ver dos botones. Estos botones sirven para poner la foto del Trabajador permitiendo escanear una foto si se dispone de escáner o de una cámara

digital o seleccionando una foto ya existente .

NOTA Para que las fotos estén disponibles en todos los puestos que utilizan ResiPlus los archivos deben estar en el directorio Fotos dentro del directorio ResiPlus \Datos \Fotos en el ordenador que tiene la base de datos.

Para que los datos introducidos del Trabajador se almacenen en la base de datos sólo debe moverse de ficha (pinchando con el botón izquierdo del ratón sobre las flechas azules de la barra de herramientas), generar otro nuevo Trabajador o bien salir de la pantalla de Personal.

144

5.1.8.2. ¿Cómo dar de baja un Trabajador?

Para dar de baja un Trabajador primero nos vamos a su ficha, bien sea buscándolo o desplazándonos por las fichas de todos los trabajadores. Cuando ya estemos en la ficha del

Trabajador al que queremos dar de baja pinchamos con el ratón en el botón Baja . ResiPlus nos pedirá confirmación y si le respondemos afirmativamente el Trabajador pasará a estar en bajas.

5.1.8.3. ¿Cómo se recupera de baja a un Trabajador? Para recuperar de baja un Trabajador primero mostramos las bajas pinchando en el botón

Mostrar Bajas , luego nos vamos a su ficha, bien sea buscándolo o desplazándonos por las fichas de todos los trabajadores. Cuando ya estemos en la ficha del Trabajador al que

queremos dar de alta pinchamos con el ratón en el botón Recuperar baja . ResiPlus nos pedirá confirmación y si le respondemos afirmativamente el Trabajador pasará a estar en altas.

5.1.8.4. ¿Cómo se elimina un Trabajador?

Para eliminar un Trabajador buscamos su ficha (o nos desplazamos por las fichas hasta

encontrarle) y pinchamos con el ratón en el botón Borrar Ficha de la barra de herramientas.

IMPORTANTE Si elimina un Trabajador perderá sus datos por lo que recomendamos que se le de de baja para conservar todos sus datos.

5.1.8.5. ¿Cómo cambiar los datos de un Trabajador?

Para cambiar los datos de un Trabajador seleccionamos su ficha bien sea desplazándonos con los botones de la barra de herramientas que tienen flechas o buscando un Trabajador. Cuando ya estamos en la ficha del Trabajador que queremos, podemos cambiar cualquier campo. Una vez realizados los cambios para grabar los nuevos datos en la base de datos sólo tenemos que movernos a otra ficha con las flechas azules de primero, anterior, siguiente y

último .

5.2. Etiquetas

Desde el menú Personal accedemos a la pantalla de Etiquetas en la que podemos imprimir etiquetas con las direcciones de los Trabajadores. Como puede ver en la imagen 5.12 en la pantalla aparece una lista con las direcciones, un desplegable con el que selecciona el tipo de etiqueta, y dos campos para seleccionar la posición de la hoja de etiquetas a partir de la cual se quiere imprimir. Para imprimir las etiquetas seleccionamos las direcciones marcando las casillas de la lista, seleccionamos el tipo de etiqueta y la posición de inicio y pinchamos en el botón de Imprimir.

145

Imagen 5.12 – Pantalla: Etiquetas

5.3. Listados

En este apartado del manual comentamos todos los listados referentes a los Trabajadores. Para acceder a la pantalla de listados debemos pinchar con el ratón en el botón Listados de la barra de Herramientas o también se puede acceder desde la opción Listados del Menú Personal. La pantalla de Listados muestra en la parte izquierda la lista de listados disponibles y en la parte derecha se muestra el listado seleccionado. Para seleccionar un listado sólo debemos pinchar con el ratón sobre él en la lista y se mostrará automáticamente a menos que necesite algún dato en cuyo caso se seleccionará en la parte derecha. En la imagen 5.13 puede ver como es la pantalla de Listados.

Imagen 5.13 – Pantalla: Listados

Pasamos a comentar todos los listados:

- Listado Comisión Paritaria

146

Muestra la relación de Trabajadores de la Residencia y el tipo de contrato que tiene cada uno de ellos y se envía a la Comisión Paritaria para comprobar si la Residencia cumple con el ratio de personal estipulado por el convenio.

- Listado Datos Generales

Muestra la relación de Trabajadores que hay en el centro, el estado (alta o baja) y sus direcciones.

- Listado Evolución de Contratos

Muestra de cada Trabajador todos los contratos que se le han hecho, ordenados cronológicamente. Se puede especificar un tipo de contrato o mostrarlos todos.

- Listado Vacaciones y Permisos

Muestra todas las incidencias laborales que ha tenido un Trabajador. Se puede hacer de un Trabajador en concreto o de todos.

- Listado Personal de Soporte en Comidas.

Muestra todos los Trabajadores que dan soporte en las comidas. Cumple con el indicador de calidad número 26 de la Comunidad Valenciana.

- Listado Cursos de Formación

Muestra los cursos realizados por el personal de la Residencia entre dos fecha dadas. También podemos seleccionar si queremos los cursos de un solo Trabajador o de todos, etc.

5.4. Documentos

Para saber como se usan los documentos consulte el capítulo 15 de este manual. En él se explica como se crean las plantillas de documentos y como se pueden usar en ResiPlus.

5.5. Planning.

5.5.1. Introducción.

El Planning es un módulo nuevo de ResiPlus que se ha creado para poder realizar detalladamente el calendario laboral del personal, teniendo en cuenta los turnos, las horas de trabajo de los convenios, los días de vacaciones, las horas de nocturnidad, etc.... El Planning se puede obtener de manera general para todos los trabajadores o de manera particular para un determinado puesto.Este módulo se halla ubicado dentro del menú Personal, al que accedemos desde la barra de menús principal del programa.

Fig.1 Ubicación del módulo de Planning

También encontramos elementos pertenecientes al Planning en otros apartados de ResiPlus. Por ejemplo, en Configuración / Datos Generales, en Listados y en Grupos de Usuarios.

147

Personal

Listados

Configuración

Grupos y Usuarios

5.5.2. Datos Generales.

Para empezar a trabajar con el Planning de Personal, lo primero que debemos hacer es definir todos los parámetros que vamos a necesitar para la realización del mismo. Estos valores tales como turnos, franjas horarias, etc... se definen en Configuración / Datos Generales (Ver Fig.1) A continuación vamos a analizar las diferentes pantallas.

5.5.2.1. Personal: Días Festivos.

En esta ventana se establecen los días festivos que durante un año pueden aparecer en el planning. El motivo de incluir los días festivos es que puede ser que la residencia tenga esos días unos requerimientos de personal diferentes a los días hábiles, o que incluso esos días se remuneren al personal de manera distinta a los días laborables.Si los días festivos que vamos a introducir son fijos en la misma fecha todos los años, los introduciremos poniendo el año con la cifra 9999. Ej. : 25/12/9999, Navidad. De esta manera es suficiente con darlos de alta una sola vez en ResiPlus.En le caso de festivos variables, como el Viernes Santo, tendremos que ir introduciéndolo cada año con su fecha correspondiente para que nos aparezca en el planning.Recomendamos hacer esta operación de introducir los días festivos del calendario antes de la creación del planning anual.

Fig.2 Personal: Días Festivos

5.5.2.2. Personal: Franjas Horarias.

En esta ventana se introducen las diferentes franjas horarias que conforman los turnos que aparecerán en los planning.

148

Introducción de los Días Festivos

Fig. 3 Personal: Franjas HorariasLas franjas se definen mediante los campos:

Descripción : Es un campo de texto libre en el que debemos indicar el nombre con el que queremos identificar la franja horaria. Ej. : Mañanas, Tardes. Mañana Partida... Es un campo obligatorio y modificable.

Hora comienzo : En él se establece la hora y los minutos en los que se inicia la franja horaria.

Hora Fin : En él se establece la hora y los minutos en los que se acaba la franja horaria. Horas Nocturnidad : Aquí se determina el número de horas nocturnas existentes en la

franja horaria. Estos datos se deben rellenar en el caso de que la Residencia quiera tratar de manera diferente las horas de nocturnidad, por ejemplo, porque se remuneren de manera distinta a las horas diurnas.

Baja : Sirve para dar una franja horaria de baja. Las franjas horarias se pueden eliminar siempre y cuando no estén relacionadas con un turno. En ese caso hay que marcar la casilla de baja, para no volverlas a utilizar en nuevos planning.

Se pueden crear todas las franjas horarias que se deseen, mientras no coincidan simultáneamente en la hora de inicio y de fin.Al modificar una franja horaria, si ésta aparece en un o más planning, sale un mensaje de confirmación en el que se pregunta si se quiere aplicar ese cambio a todas las versiones. Si afirmamos la pregunta, el numero de horas en los planning es recalculado.No es posible repetir descripciones, a no ser que una de las franjas horarias con la misma descripción esté dada de baja.

5.5.2.3. Personal: Horas Convenio.

En esta ventana se introducen las horas anuales de trabajo, según el convenio correspondiente a cada puesto laboral. Esto nos permitirá luego al elaborar el planning saber si a un empleado le hemos planificado las horas de trabajo que debe realizar, más o menos horas.

Los campos que se definen en esta pantalla son:

Año : Es un campo que viene por defecto con el año vigente. Si queremos modificar el año, sólo hay que moverse con las flechas y avanzar o retroceder hasta situarnos en el año deseado. Se permiten valores entre 2000 y 2100.

Puesto : En él hay que seleccionar, accionando el desplegable, el puesto y categoría introducidos previamente en la ventana de Configuración / Datos Generales/ Personal: Puestos laborales. (Ver apartado 1.4 de este manual)

Los puestos dados de baja no aparecen en la lista desplegable Categoría : Se rellena automáticamente al seleccionar el puesto. Horas convenio : Hay que introducir el número de horas límite que puede trabajar

cada empleado por año, según su convenio. El número de horas debe estar comprendido entre 0 y 5000.

149

Introducción de Franjas Horarias

No puede existir más de un convenio para el mismo puesto y año.NOTA: ResiPlus permite poner distintas horas de convenio para las mismas categorías laborales, para que así, en el caso de que una persona esté contratada a tiempo parcial, indicar su total de horas anuales de trabajo.

Fig.4. Personal: Horas Convenio

5.5.2.4. Personal: Incidencias.

Esta pantalla se utiliza para dar de alta las posibles incidencias que pueden aparecer en los planning. Una incidencia es cualquier motivo por el cual el trabajador modifica su horario o sus horas trabajadas. Ej.: Vacaciones, retrasos, enfermedad, horas extras...

Fig.5 Personal: Incidencias

Para introducir las Incidencias hay que cumplimentar los siguientes campos:

Código : Es un campo obligatorio en el que hay que poner como máximo cinco caracteres. El código que se establece aquí es el que aparece en las casillas del planning. Aconsejamos que sea corto, fácil de recordar o relacionado con la propia descripción de la Incidencia para así introducirlo en el Planning de manera rápida. (Ej. : RE para designar el retraso).

Descripción : es un campo de texto libre en el que debemos indicar el nombre de la incidencia. Aparece vacío por defecto, pero es un campo obligatorio.

Coincide con Horas del Turno : Se utiliza este campo para indicar la relación de horas de incidencia con las horas de turno. Es un campo obligatorio, en el que debemos elegir entre las siguientes opciones:

150

Elegir el año

1. El número de horas de la incidencia lo especifica el usuario, es decir, depende de cada vez que se produzca la incidencia, durará un tiempo u otro. (Aparece marcado por defecto)

2. El número de horas de la incidencia coincide con el número de horas del turno. Esta opción se elige cuando la incidencia coincide con la totalidad del turno.

3. La incidencia no tiene número de horas asociado. En este caso, no se podrá rellenar la casilla de número de horas con una cantidad distinta de cero.

Número Horas : Aquí se puede escribir, si se desea, el número de horas previsto para una incidencia o se puede dejar a cero, que es como aparece por defecto. Esto se puede utilizar por ejemplo, si creamos una incidencia llamada Visita al Médico, y hacemos una previsión de que los trabajadores van a tardar dos horas en llegar. Esta cantidad luego se puede modificar desde la pantalla de planning, cuando vayamos a introducir la incidencia.

Afecta al cómputo de horas trabajadas : Sirve para indicar si la incidencia afecta al cómputo de horas trabajadas y de qué manera. Es también un campo obligatorio con tres opciones:

A. No afecta al cómputo de horas trabajadas implica que la incidencia ni suma ni resta horas al total de horas trabajadas. Es la opción que aparece por defecto.

B. Suma al cómputo de horas trabajadas, es decir, las horas de la incidencia se deben sumar a las ya trabajadas. El trabajador ha hecho horas de más.

C. Resta al cómputo de horas trabajadas, es decir, el trabajador debe horas de trabajo a la Residencia.

Ejemplos:- Las Vacaciones serían una incidencia del

tipo 3.A, es decir, no tiene un número de horas asociado y no afecta al cómputo de horas trabajado.

- Un retraso, sería del tipo 1.C, porque las horas de retraso dependen del trabajador y le restan horas al cómputo general.

- Las horas extra, son del tipo 1.B, porque depende del trabajador y añade horas al computo anual.

Las opciones coinciden con las horas del turno o afecta al computo de horas trabajadas, no se pueden modificar si ya aparece en algún planning.

Color: En esta casilla debemos elegir el color que va a identificar a la incidencia en la pantalla de planning. Es opcional y está vacío por defecto. Para elegir un color hay que pinchar sobre el botón con tres puntos que hay a la derecha de la casilla correspondiente. Una vez pulsado, se abre una ventana en la que aparecen unos colores ya predeterminados, y una opción para configurarlos personalmente. Para elegir un color básico sólo hay que pinchar sobre el recuadro del color deseado y dar a aceptar. Para personalizar colores, debemos elegir la opción de Definir colores personalizados y pinchar sobre el color elegido en el recuadro de la derecha que tiene toda la gama cromática. Después, si queremos dejar ese color grabado en nuestra paleta de colores personalizados debemos pulsar sobre el botón Agregar a los colores personalizados, y luego procederemos, como si de un color básico se tratara.

151

Fig.6. Ventana de color

Observaciones : Es un campo de texto libre. Aparece vacío por defecto y es opcional. Baja : Con esta casilla se dan de baja incidencias que ya no se vayan a utilizar más,

pero que no se pueden eliminar porque ya están siendo utilizadas en algún planning.

No puede haber más de una incidencia de alta con el mismo código y descripción, excepto en el caso de que una de ellas esté dada de baja. En el caso de que estén dadas de baja no se pueden modificar.

5.5.2.5. Personal: Puestos Laborales.

En esta ventana hay que dar de alta los diferentes puestos que van a formar parte del planning. Se pueden seguir dos modos de trabajo:- el primero consiste en definir los puestos laborales mediante el nombre de los trabajadores. Ej. : Ramón Soria (Médico).- el segundo se basaría en utilizar los nombres de los puestos. Ej. : Enfermería 1, Médico 1, etc...

Fig.7. Personal: Puestos Laborales

Es posible utilizar los dos métodos conjuntamente. Por ejemplo podemos poner el nombre de los trabajadores, pero si en algún puesto no existe una persona definitiva asignada a él, como en el caso de que sea cubierto con trabajadores eventuales, podemos poner el nombre de dicho puesto.

Los campos que aparecen en esta pantalla son:

Código : Es un campo obligatorio que aparece vacío por defecto. Se puede modificar mientras no haya sido utilizado en un planning.Si el puesto se selecciona mediante el nombre de un trabajador, se copia automáticamente el mismo código que tenga asignado el trabajador.

152

Colores Básicos

Colores Personalizados

Seleccionar colores personalizados

Descripción : en esta celda debemos anotar el nombre por el cual queremos reconocer el puesto de trabajo. Como ya hemos dicho con anterioridad, podemos escoger un nombre impersonal, Ej. : Enfermería 2, ó bien personalizar los diferentes puestos laborales mediante las personas que los desempeñan. Si elegimos la primera opción tan sólo hay escribir sobre la celda el nombre escogido.Si elegimos la segunda opción hay que cumplimentar primero la siguiente casilla de Personal.

Personal : Este campo es opcional y solo se debe utilizar en el que caso de que queramos personalizar los puestos laborales con los miembros de personal.Para ello hay que pinchar dentro de la celda y cuando se coloree de azul, debemos presionar sobre el botón cuadrado con los tres puntos que aparece a la derecha de dicha celda. Entonces aparece un desplegable con todos los miembros del personal y su categoría (si ésta está definida en la ficha del trabajador).

Categoría Laboral : es un dato que hay que introducir obligatoriamente. Para ello hay que situar el cursor y pinchar para que aparezca el desplegable con las diferentes categorías. Si queremos incluir alguna nueva, pondremos el cursor dentro del campo sin desplegar y pulsaremos la tecla Insert, esto nos llevará a la tabla maestra donde se definen las categorías.En el caso de que seleccionemos a un miembro del personal, la categoría se copiará automáticamente de la que éste tuviera en su ficha.

No se puede hacer ninguna modificación, ni borrar ningún campo si ya pertenece a un planning. Lo que se puede hacer es dar de baja algún puesto.Se permite que un trabajador pueda estar en más de un puesto. Por ejemplo, en el caso de que una misma persona trabaje como Auxiliar por la mañana y como Fisioterapeuta por la tarde.

5.5.2.6. Personal: Turnos.

En este apartado es donde se definen los diferentes turnos que existen en los planning. Un turno está formado a su vez por una o más franjas horarias. Por ejemplo: un turno partido comprendería una franja matutina de 09:00 a 14:00 horas y una vespertina de 17:00 a 20:00 horas.Si creamos un turno, pero no le asociamos ninguna franja horaria, este turno no aparecerá en la pantalla de planning.

Fig.8 Personal: TurnosLos campos que encontramos al definir los turnos son:

Código : Como en casos anteriores, se trata de un dato obligatorio, que aparece vacío por defecto. Puede tener hasta un máximo de cinco caracteres, ya que ese código será el que los identifique en los planning. Puede ser tanto números como letras o una combinación de ambos. Es modificable, excepto en el caso de turnos de baja.

Descripción : es también un campo vacío por defecto y obligatorio. Sirve para dar nombre a cada uno de los distintos turnos. Ej. : Mañana, Tarde, Turno Partido...,

153

Introducir Turnos

Seleccionar las franjas horarias para cada turno

Es un campo que se puede modificar en cualquier momento siempre y cuando el turno no esté dado de baja

Color : Aquí se debe seleccionar los colores que vayan a identificar a los turnos. El empleo de colores es voluntario y su utilización es igual a la de los colores identificativos de las incidencias. (Ver apartado 1.4 de este manual)

NOTA: El color escogido para los turnos prevalece sobre las incidencias en las casillas de planning. Es decir, si hemos escogido un color para reflejar el turno de un trabajador en un día determinado y luego queremos introducir una incidencia ese mismo día, aunque la incidencia este identificada con otro color, éste no se reflejará en el planning, porque la casilla ya está pintada con el color del turno.

Observaciones : Es un campo de texto libre que cada residencia puede utilizar si lo desea, para anotar cualquier indicación referida al turno.

Baja : Se utiliza esta casilla para dar de baja a los diferentes turnos.

No se puede repetir el código, la descripción o el color en diferentes turnos dados de alta.No se puede suprimir un turno si aparece en un planning o si tiene relacionadas franjas horarias.

Una vez definidos los distintos turnos, hay que relacionarlos con las distintas franjas horarias. Para ello seleccionaremos el turno con toda su línea correspondiente hasta que se coloree de azul. En ese momento se activara la tabla inferior denominada Personal Turnos- Franjas Horarias y en ella introduciremos las diferentes franjas horarias para cada uno de los turnos. Las franjas se seleccionan abriendo el desplegable que aparece al pinchar sobre el botón con tres puntos que se muestra a la derecha de la línea cuando dejamos el cursor sobre la línea en blanco de la tabla Franjas Horarias.

5.5.3. Asistente de Planning.

Una vez definidos todos los parámetros que intervienen en la descripción del Planning, vamos a llevar a cabo la elaboración del planning en sí mismo, es decir establecer el calendario de trabajo.Para ello, debemos ir al menú de Personal, dentro de la barra de menús principal de ResiPlus , desplegarlo y seleccionar Planning. (Ver Fig.1)Lo primero que hay que tener en cuenta es que sobre un mismo Planning se pueden crear varias versiones. El motivo de ello es que es muy posible que se elabore el Planning a principios de año, pero que luego sufra diferentes modificaciones en el desarrollo de dicho año. Pensemos, por ejemplo, en que haya nuevas incorporaciones de personal o que se modifiquen las franjas horarias de algunos turnos.En el caso de que la Residencia quiera mantener el histórico del planning, cada vez que lo modifique deberá crear una nueva versión. Si no quiere tener la evolución histórica del planning, simplemente deberá modificar siempre la Versión 1 (Vigente) de dicho Planning que es la que sale por defecto.Se ha creado el concepto de versión vigente, que indica en cada momento cual es la versión que consideramos más correcta, en el caso de que trabajemos con varias versiones.Por defecto al crear un Planning, siempre se creará una versión vigente, pero si hacemos otras versiones del mismo planning y queremos cambiar la versión vigente deberemos hacerlo de manera manualTambién es posible elaborar un Planning general en el que aparezcan varios o todos los puestos de la residencia. Nosotros recomendamos hacer el Planning General por Categorías, es decir hacer un Planning para los Auxiliares, otro para los médicos, etc... aunque esto dependerá en gran medida del tamaño de cada residencia.Una vez establecido el Planning general, es posible hacer modificaciones individualmente a cada puesto a través del Planning Particular. El Planning particular solo es una visión individualizada del Planning general. Es decir, todas las modificaciones que se realicen sobre el Planning particular se reflejarán en el general y viceversa.A continuación vamos a ver todos estas cuestiones detalladamente conforme vamos analizando las diferentes pantallas del Asistente de Planning.

5.5.3.1. Pantalla Principal: Planning General y Planning Particular.

Como vemos en la imagen siguiente, esta primera pantalla del asistente es muy sencilla. Tan sólo hay que escoger entre una de las dos opciones:

Planning General para toda la residencia. Planning Particular para un solo puesto.

154

Fig.9. Seleccionar tipo de Planning

La primera vez que se elabora el calendario hay que escoger la primera opción: Planning General, ya que en ella es donde se definen todos los puestos que van a aparecer en el planning.Una vez elaborado el planning general, ya se puede entrar en la segunda opción para modificar el Planning particular.Ahora vamos a ver los pasos a seguir según cada una de las opciones elegidas.Recordamos que nos podemos mover a través de las diferentes pantallas del asistente pulsando sobre el botón de Siguiente o Atrás. Para salir en cualquier momento del Asistente pincharemos sobre Cancelar.

5.5.3.2. Planning General.

Si hemos elegido la opción de Planning General y hemos pinchado sobre el botón de Siguiente, nos aparecerá la siguiente pantalla:

Fig.10 Seleccionar las opciones de Planning

En ella vemos todas las opciones que podemos realizar sobre el planning General: Crear Planning General: Crea un Nuevo planning general desde cero. Modificar Planning General: Modifica un planning general ya existente o crea una

nueva versión de un planning general usando como base uno que ya existe. Ver o Imprimir Planning General: Permite ver o imprimir un planning general ya

creado. Borrar versión del Planning General: Borra una versión del planning general

155

Escoger opción

SiguienteCancelar

Una vez seleccionada la opción que queramos realizar debemos marcar la flecha de Siguiente.

5.5.3.2.1. Crear Planning General.

Al elegir esta opción se nos muestra la siguiente pantalla en la que debemos determinar para que año y para que categoría laboral queremos realizar el Calendario.Para cambiar de año debemos pinchar sobre las flechas que hay a la derecha del año. Si pulsamos la que apunta hacia arriba subiremos de año, si pinchamos en la que apunta hacia abajo nos desplazaremos a años anteriores. Por defecto aparece el año en curso.Para seleccionar categoría podemos elegirlas todas y entonces la casilla de cualquier categoría deberá estar marcada, o bien podemos elegir una sola categoría seccionándola del desplegable de Categoría Laboral.

Fig.11. Seleccionar año y categoría laboral

5.5.3.2.1.1. Seleccionar Puestos.

En esta pantalla debemos decidir los puestos a los que vamos a elaborar el calendario. Si en la ventana anterior hemos escogido todas las categorías, en ésta aparecerán en azul todas las categorías existentes en la residencia y dependiendo de cada una de ella, en negro, todos los puestos que pertenezcan a cada una de ellas.En el caso de que hubiéramos seleccionado una sola categoría, será ésta la que aparezca con sus correspondientes puestos.

Fig.12. Indicar Puestos Laborales

Todos los puestos aparecen marcados por defecto. Los puestos que estén dados de baja no aparecerán en esta pantalla.

156

Seleccionar Año

Elegir Categoría

Seleccionar puestos o trabajadores

Haciendo clic en la casilla de selección de la categoría se seleccionan o deseleccionan todos los puestos a la vez, y si lo hacemos sobre un solo puesto, es éste el que se selecciona o deselecciona.

5.5.3.2.1.2. Seleccionar Franjas Horarias.

Es en esta ventana donde se determinan las distintas Franjas Horarias que se van a aparecer en el Planning. Se eligen o no, haciendo clic en su caja de selección. Por defecto todas las franjas vienen marcadas.

Fig.13 Seleccionar Franjas Horarias

5.5.3.2.1.3. Definir las necesidades.

ResiPlus contempla la posibilidad de definir necesidades laborales para cada una de las franjas horarias. Es decir, se puede especificar en esta pantalla el número de empleados que debe estar presente en la residencia por cada franja horaria y por cada día. De esta manera al visualizar el Planning podremos observar fácilmente si nos hemos quedados cortos de personal para un día determinado o si por el contrario hemos planificado que un día vengan más trabajadores de los que se necesitan. Los valores para los días festivos tienen preferencia sobre lo marcado los demás días de la semana.Por defecto, para las necesidades aparece el valor cero. Para modificarlo simplemente hay que situar el cursor en el día y la franja horaria deseada y poner la cantidad necesaria.Para agilizar esta operación, recomendamos utilizar la tecla tabulador para ir saltando campos.

157

Seleccionar Franjas Horarias

Poner necesidad

Fig. 14 Definir Necesidades laborales para cada Franja Horaria

Otro aspecto a tener en cuenta en esta ventana es que ResiPlus contempla la posibilidad de indicar desde cuando queremos que se aplique cierta necesidad. Para ello, hay que

pinchar sobre el icono que aparece sobre la columna que hay a la derecha de la imagen, una vez cumplimentadas las casillas de las necesidades y nos aparece la siguiente ventana:

Fig.15 Fecha desde la cual se aplica esta necesidad

Entonces debemos seleccionar en el calendario la fecha desde la cual queremos aplicar la nueva necesidad y pulsar Aceptar.Esto se utiliza, por ejemplo, si en verano aumenta el número de residentes, deberán aumentar las necesidades de personal para esos meses.

5.5.3.2.1.4. Versión Planning.

En esta pantalla aparecen los datos generales identificativos del planning:

Código : Por defecto aparece un código automático que se puede modificar, se pueden emplear tanto números como letras o una combinación de ambos.

Descripción : Es el nombre con el que vamos a reconocer el Planning. Ej. : Planning 2005. Tiene por defecto el valor “Nuevo Planning” seguido del número automático otorgado en el código, pero es modificable.

Tanto el código como la descripción deben estar cumplimentados. Fecha/ Hora Elaboración : Automáticamente sale la fecha y hora vigente. Se puede

cambiar y poner la que se quiera. Versión : No es modificable. En esta pantalla siempre sale con la versión 1. Observaciones : Es un campo de texto libre en el que podemos anotar cualquier dato a

tener en cuenta con la elaboración del planning. Es Vigente : esta casilla indica si la versión es vigente o no. Recordemos que el

concepto de vigente esta pensado para identificar de alguna manera la versión de planning que es más correcta. En el caso de que solo tengamos una versión de planning, está será siempre vigente.

Fig.16 Detalles de la versión de Planning

Si le damos a proceder una vez definidos estos campos, accedemos a la Pantalla de Planning General, que explicaremos más adelante. (Ver apartado 3: Pantallas de Planning)

158

Calendari

Vigente

Fig. 17 Pantalla de Planning

5.5.3.2.2. Modificar Planning General.

Ya hemos visto todas las diferentes pantallas que aparecen en el asistente cuando escogíamos la opción de Crear Planning General en la segunda ventana del asistente. (Ver Fig.10)Ahora vamos a analizar las ventanas que aparecen cuando seleccionamos la opción de Modificar Planning.Esta opción se utiliza para modificar una versión del planning general o para crear una versión del planning general basado en una versión anterior.

5.5.3.2.2.1. Seleccionar Versión del Planning.

Esta ventana muestra los planning existentes para el año seleccionado. Se puede cambiar el año pinchando sobre las flechas.Puede ser que un Planning tenga más de una versión, entonces elegiremos la versión que deseemos modificar, o puede ser que queramos crear una versión nueva en este momento. Para crear una nueva versión debemos hacer clic en la casilla Crear nueva versión de planning.Las versiones que sean vigentes aparecerán reseñadas con la indicación de “vigente”.Tanto si elegimos una opción como otra y le damos a proceder, accedemos a la misma pantalla.La única diferencia entre ellas, es que si modificamos una versión anterior, los datos que dicha versión tenía se perderán en cuanto los modifiquemos y si elegimos crear una versión nueva, mantendremos los datos de la versión de la que hemos partido. Si queremos que la versión que estamos abriendo sea la vigente, deberemos hacer clic en la casilla, automáticamente, la versión que era vigente hasta ese momento dejará de serlo.Todas las asignaciones de turnos establecidas en una versión de planning se copian automáticamente a la nueva versión.

159

Seleccionar Año

Fig.18 Seleccionar versión

5.5.3.2.2.2. Seleccionar Puestos.

En esta pantalla que es la misma que aparece al crear Planning Genera aparecen los puestos que pertenecen a cada categoría laboral. Los puestos que aparecen marcados son los que ya pertenecen al Planning, si queremos seleccionar algún otro puesto que no aparezca, por ejemplo porque sea una nueva incorporación laboral, sólo hay que pinchar en su casilla correspondiente. Del mismo modo hay que operar si queremos deseleccionar un puesto o categoría que aparezca marcado.A diferencia de la pantalla que existe en Crear Planning, aquí si que se muestran los puestos dados de baja, debidamente señalados con la indicación: “DE BAJA”, por si se decide eliminarlos de la versión del Planning.

5.5.3.2.2.3. Seleccionar Franjas Horarias.

Esta ventana es igual a la que existe al Crear el Planning General. Al igual que en la pantalla anterior, los valores que aparecen marcados son los que ya pertenecen al planning. Las que están dadas de baja aparecen identificadas.

5.5.3.2.2.4. Definir necesidades.

5.5.3.2.2.5. Planning Versión.

Esta ventana es similar a la que aparecía cuando creábamos el planning. Si la opción de crear una nueva versión no ha sido marcada, los valores que aquí aparecen son los de la versión seleccionada.Si hemos escogido crear una nueva versión, el campo Fecha/ Hora de Elaboración tiene por defecto la fecha actual. Es modificable. El número de versión es el siguiente a la última versión creada.En ambos casos las observaciones son modificables.Si le damos a proceder, llegamos a la pantalla donde se visualiza el planning.

5.5.3.2.3. Ver o imprimir Planning General.

Como su propio nombre indica, está opción se utiliza para visualizar el Planning o para proceder a su impresión. Vamos a analizar los pasos a seguir en este proceso.

5.5.3.2.3.1Seleccionar versión del Planning.

Aquí debemos seleccionar la versión de planning que debemos ver o imprimir. Al seleccionar la versión marcando la casilla correspondiente y hacer clic en Proceder, la pantalla de Planning General para esta versión se abre en modo de sólo lectura.

160

SeleccionarVersión Planning

Crear nueva versión del Planning

Fig. 19 Seleccione Versión para imprimir

Tan sólo se puede cambiar el mes, para seleccionar el que deseemos imprimir.

Fig. 20 Pantalla de Planning

La pantalla de Planning, debido a su extensión, no se puede imprimir directamente. Para imprimir el Planning, debemos exportarlo primero a Excel. Es requisito poseer Excel 2000 ó superior.

Para ello, hay que accionar el botón y entonces nos aparece una ventana en la que hay que indicar dónde se quiere guardar el archivo que genera la exportación y a partir de que fila y columna se quiere insertar el calendario en la hoja de Planning. También es posible determinar si queremos exportar todos los datos del Planning o sólo alguna de sus partes.

161

Exportar a Excel

Fig. 21.: Exportar Planning

A continuación vamos a explicar más detalladamente esta ventana. (Ver imagen anterior).Existen dos maneras de abrir el documento de Excel:

Si pinchamos sobre el botón con los tres puntos que aparece debajo de la leyenda “Seleccione el documento de Excel donde se ha de exportar el Planning General”, se nos abre otra ventana en la que debemos indicar que documento de Excel que queremos abrir, de los que ya estén creados, para incluir en él los datos del Planning. Por defecto aparece como directorio para dejar el planning “Mis Documentos”, aunque se puede modificar y abrirlo desde cualquier lugar.

Si no pulsamos sobre el botón con los tres puntos y le damos a aceptar directamente nos abre un documento nuevo de Excel con los datos de Planning.

Fig.22. Abrir documento de Excel

Existe la posibilidad de definir a partir de que columna y de que fila queremos que se quede guardado el planning dentro de Excel. Esto permite respetar espacios para encabezados, títulos, etc... Para ello hay que indicar sobre las celdas correspondientes la Columna y la Fila a Empezar.Otra forma más de personalizar la exportación a Excel es a través de las opciones:

- Totales Turnos e Incidencias: Con está opción, además del calendario en sí, se exportan los datos totales sobre los distintos turnos e incidencias. - Presencias y Necesidades: se exportan datos de las necesidades de personal en las distintas franjas horarias y la presencia de los trabajadores en las mismas.- Con colores del planning: se exportan los datos de color del calendario, a nivel de turnos o de incidencias. Si está opción no está marcada, se exportarán los datos de Planning en blanco y negro.

Se pueden seleccionar una, dos o las tres opciones a la vez, según el resultado esperado. Si no se escoge ninguna opción, la exportación será muy básica y constará del calendario exclusivamente en blanco y negro.

NOTA: El destino del documento de Excel, así como su Columna empezar y Fila empezar se quedarán guardados en la base de datos de ResiPlus y cada vez que se vuelva a exportar el Planning saldrán por defecto, aunque siempre se pueden volver a modificar.

162

A Continuación enseñamos dos hojas de Excel, la primera de ellas no tiene ninguna de las tres opciones marcadas y la segunda las tiene todas. De esta manera podrán apreciar las diferencias.

Fig. 23: Exportación básica del planning a Excel

Fig.24 Exportación completa de planning a Excel

5.5.3.2.4. Borrar Versión del Planning General.

Mediante esta opción podemos eliminar aquellas versiones de planning que no queramos mantener.Recordemos que uno de los motivos de que existan versiones de los planning es poder hacer pruebas hasta encontrar el ajuste del calendario definitivo. Para estos casos puede resultar muy útil el borrado de las versiones de planning.NOTA: No se puede eliminar una versión del planning vigente, si el planning tiene más versiones. Esto es debido a que entonces no se mostrarían los datos de ese planning en el Informe de Planning. En este caso, primero debemos cambiar la versión vigente y luego borrar la antigua versión cliente.Si un planning tiene una sola versión, esta será vigente y se puede borrar porque esto implica que no se desea mantener el planning.

163

5.5.3.2.4.1. Escoger versión.

Una vez que hemos pulsado siguiente se nos abre una ventana para elegir la versión que queremos eliminar. Esta pantalla es común a las que aparecen en otras opciones del asistente (Ver Fig.19)Recordamos que se puede modificar el año hasta situarnos en el deseado y luego sólo hay que seleccionar la versión a borrar, marcando dentro de su casilla correspondiente.Una vez elegida, si le damos a proceder, nos saldrá un mensaje de confirmación del borrado en el que nos indicará el número de registros que serán eliminados. No se puede borrar más de una versión a la vez.

5.5.3.3. Planning Particular.

El Planning Particular no es más que una visión del Planning General adaptada a un solo trabajador o puesto laboral. A diferencia con el Planning general que se estructura por meses, aquí la visión del planning Particular es anual.Las modificaciones realizadas sobre el Planning particular de un trabajador o puesto laboral se reflejan simultáneamente en el planning General y viceversa, siempre que estemos hablando de la misma versión del Planning.Muchas de las ventanas que aparecen en la parte del asistente relacionadas con el Planning particular, son muy similares a las del Planning General. A continuación vamos a detallarlas.Las opciones que aparecen en Planning particular son las mismas que en el Planning General a excepción de Crear. No se puede crear un Planning Particular, porque es el mismo que el General del que se ha extraído la información referente a un puesto laboral.

Fig. 25: Opciones del Planning Particular

5.5.3.3.1. Modificar Planning Particular.

Al elegir la opción de modificar el Planning Particular, lo primero que hay que escoger es la versión de Planning General y el puesto que deseamos modificar.Por defecto nos aparecen en el árbol las versiones para el año seleccionado cerradas, pero si pulsamos sobre el signo + que hay a la izquierda de la Versión se nos muestran todos los trabajadores o puestos que están incluidos en esa versión del planning, para que escojamos al que le deseamos modificar el calendario. Una vez que esta desplegado el árbol, el signo + que comentábamos anteriormente se convierte en un signo -.

164

Opciones del Planning Particular

Fig. 26: Seleccionar puesto a modificar dentro de la versión de Planning

Si pinchamos sobre proceder se nos abre la ventana de Planning Particular sobre la que podemos modificar los datos directamente.

Fig. 27: Pantalla del Planning Particular

5.5.3.3.2. Ver o Imprimir Planning Particular.

Si elegimos está opción, la primera ventana que nos aparece es la de seleccionar el puesto laboral, dentro de una versión de planning, que queramos ver o imprimir. Es exactamente igual que en el caso de Modificar Planning Particular. Si pulsamos sobre proceder nos aparece la pantalla de Planning Particular. Al igual que pasaba con el Planning General, las pantallas de Planning General no se pueden imprimir directamente, tan sólo se pueden exportar a Excel.El proceso de exportación a Excel es igual al del Planning General.

5.5.3.3.3. Borrar Puesto del Planning Particular.

A diferencia de la opción de borrar versión que aparecía en la parte del Asistente perteneciente al Planning General, aquí tan sólo podemos eliminar un puesto de una versión del Planning General.

165

Seleccionar Año

Escoger trabajador o puesto laboral

La ventana que aparece para seleccionar el puesto laboral o el trabajador, es igual a los dos apartados anteriores.

5.5.4. Pantalla de Planning.

Las Pantallas de Planning es donde se muestra visualmente el calendario con todos los valores que hemos definido en el asistente y donde se introducen los turnos y las incidencias. También aparecen los totales de las horas trabajadas en cada turno, los totales de horas de cada incidencia, etc... La visualización del Planning General es diferente a la del Planning Particular, ya que el primero tiene un enfoque mensual, mientras que el segundo lo tiene anual.Las pantallas de Planning se pueden estructurar en siete secciones, que vamos a analizar.

Fig.28: Pantalla de Planning General

5.5.4.1. Información General del Planning.

La información general del Planning podemos encontrarla en la parte superior derecha de la pantalla de Planning. Aquí se muestran los detalles del planning que hemos definido a través del asistente: Código, descripción, versión, observaciones, fecha y hora de elaboración, categoría, mes y año.

Fig. 29: Información General del Planning

No se puede modificar esta información, tan sólo es posible cambiar el mes para mostrar el calendario del mes seleccionado.También aparece una línea de Información en la que se reflejan los datos que contiene una casilla del calendario si la seleccionamos. Por ejemplo nos aparece en primer lugar el Turno, identificado con su código y las Horas trabajadas correspondientes a ese turno. En el caso de que en esa casilla esté introducida una incidencia, también aparecerá ésta reflejada con su código y las horas de incidencia, pero en este caso las horas trabajadas se modificarán en caso de que la incidencia afecte al número de horas trabajadas.Ej. : Hemos elegido una casilla en la que se ha introducido el turno Noche, que tiene 8 horas y una incidencia de Retraso de 20 minutos que resta tiempo al total de horas trabajadas. La línea de Información vendría detallada de la siguiente manera:

Turno: N Incidencia: RE Horas Trabajadas: 07:40 Horas de Incidencia: 00:20

166

Información General

Calendari

Presencia Franja Horaria

Necesidades Franjas Horarias

Totales

5.5.4.2. Calendario.

El calendario es la parte del Planning donde se introducen los días en los que van a trabajar los empleados, con que turnos y donde se introducen también las posibles incidencias que sucedan.Como ya hemos comentado con anterioridad, la visualización del calendario de planning General es distinta a la del Planning Particular. A pesar de ello, el funcionamiento es similar. Por este motivo vamos a empezar analizando el Calendario del Planning General y después estudiaremos las peculiaridades del Planning Particular.

Fig.30: Calendario

En el calendario se muestra de izquierda a derecha de la pantalla, los siguientes apartados: puestos, días del mes seleccionado, totales horas, totales por turnos y totales de incidencias.

5.5.4.2.1. Puestos y Días del mes.

Si al crear el Planning con el asistente hemos seleccionado una sola categoría laboral, en el calendario aparecerán los puestos de dicha categoría ordenados alfabéticamente. Si al crearlo hemos seleccionado varias categorías, en el calendario aparecerán los puestos ordenados por orden alfabético, pero agrupados por categorías. Para ello detrás de la descripción de cada puesto aparecerá entre paréntesis la categoría a la que pertenece.Si un puesto se hubiera dado de baja después de crear el Planning, al modificar dicho planning, si no eliminamos dicho puesto en el asistente, aquí aparecerá el nombre del puesto subrayado para identificarlo como baja.Los días del calendario que son domingos están encabezados en color rojo y los días festivos en color amarillo.

5.5.4.2.2. Introducir Datos en el Calendario.

Cuando después de introducir todos los parámetros con el asistente, llegamos por fin a la pantalla de Planning, nos aparecen todas las casillas del calendario en blanco para que nosotros introduzcamos los días en los que va a trabajar cada empleado y con que turno. También podemos introducir las diferentes incidencias que hayan ocurrido (si estamos modificando Planning) o que podamos prever (si estamos creando).Existen varias formas de introducir los datos en el calendario:- La Primera y más rápida consiste en situar el cursor sobre la casilla deseada y teclear el código del turno o de la incidencia a introducir y salir de la celda. Podemos utilizar las flechas de dirección o el tabulador para movernos por las diferentes celdas (como con el programa Excel).- La Segunda, es muy útil en el caso de que no recordemos el código de las incidencias o de los turnos. O en el caso de que queramos modificar la duración de la Incidencia. Consiste en situar el cursor sobre la casilla y hacer doble clic. Entonces se nos abre una pantalla con el menú de Planning selección. Otra forma de abrir esta ventana consiste en situarnos sobre la celda y pulsar la tecla Insert.Para borrar una entrada del calendario, basta con que pulsemos Suprimir en la celda.

167

Días del Puestos

Fig. 31 Planning Selección Turnos

En esta pantalla aparecen los distintos turnos con su código, su descripción y su color (si lo hubiera). Para introducir un turno en la celda correspondiente, hay que seleccionar el turno, para ello hacemos clic sobre el recuadro situado a la izquierda del código y se queda coloreada de azul toda la línea y pinchamos sobre aceptar.Sólo se puede introducir un turno por casilla del calendario.Si lo que queremos introducir es una incidencia, debemos activar la casilla correspondiente haciendo clic sobre el círculo. Esto nos lleva a otra ventana donde tenemos que escoger la incidencia que vayamos a introducir.Además de la relación de incidencias (código, descripción y color), en este cuadro aparecen líneas informativas indicando si la incidencia coincide con las horas del turno y cómo coincide con las horas trabajadasLas incidencias se selecciona de la misma manera que los turnos, pero su peculiaridad reside en que se puede modificar el tiempo de duración de la incidencia.Ej.: si tenemos que introducir un retraso, cambiaremos el tiempo pinchando sobre las flechas, hasta situarnos en el tiempo que realmente haya tardado ese trabajador. Podemos introducir tanto horas como minutos.Sólo se puede introducir una incidencia por celda del calendario.

Fig.32 Planning Selección Incidencias

NOTAS: Es recomendable introducir primero los turnos y después las incidencias. Si queremos

poner un turno en una casilla en la que había una incidencia, hay que borrar la incidencia, introducir el turno y volver a incluir la incidencia.

Si introducimos una incidencia que tiene color, en una casilla en la que ya está introducido un turno con color, el color del turno prevalecerá sobre el de la incidencia. Para indicar que en esa celda hay una incidencia, el código del Turno aparecerá en negrita-subrayado-cursiva. Si quisiéramos ver que incidencia tiene esa celda introducida, podríamos hacer doble clic y abrir la ventana de Planning Selección en la que ya aparece la incidencia seleccionada. Otra manera más sencilla de ver esa información reside en dejar el cursor en la celda y mirar en la línea de información de la pantalla de planning (ver punto 3.1 de este apartado).

168

Seleccionar Turnos o Incidencias

Elegir Turno

Seleccionar Incidencia

Modificar tiempo incidencia

No se puede introducir una incidencia cuyas horas coincide con el tiempo del turno si no hay un turno introducido previamente. El programa avisa en este caso con un mensaje.

Si introducimos un turno donde ya existía uno, el nuevo turno remplazará al antiguo, lo mismo pasa con las incidencias.

ResiPlus permite que un puesto pueda estar en distintos planning. Por ejemplo, el director de la residencia es un médico y su jornada laboral la divide en unas horas para cada una de las categorías. En el caso de que esta residencia elabore un planning por categorías, si ya ha introducido en el planning médico que trabaja el día 15.01.2005 de mañana, si luego vamos al planning de dirección y queremos introducir que el mismo día trabaja como psicólogo con el mismo turno, saldrá un mensaje advirtiéndolo.Este control sólo se efectúa con las versiones vigentes de los diferentes planning, con las distintas versiones que pueda tener un mismo planning no se efectúa.

5.5.4.2.3. Totales.

A la derecha de los días del calendario, si nos movemos con las barras de desplazamiento podemos verlas correctamente, aparecen diferentes columnas con información total de diversos datos.Todos los totales se calculan automáticamente conforme se van dando de entrada los datos sobre las casillas correspondientes a los días de trabajo.

Estos totales podemos agruparlos en tres tipos:

A) Totales generales: Son unas columnas Fijas para todos los Planning. Las columnas que se incluyen son:

Total Días Turno: indica el total de días trabajados en el mes seleccionado para cada puesto. Se considerará como día trabajado a aquel en el que se haya introducido un turno. Si un empleado hace varias horas extras (si ya tenemos definidas las horas extra como una incidencia) en un día en el que no tiene establecido ningún turno, no se considerará como día trabajado, sino como horas extras.

Total Horas: indica el número total de horas trabajadas en cada puesto para el mes en concreto, teniendo en cuenta las posibles incidencias. Es decir a las horas correspondientes por cada turno trabajado se le añadirán o restarán (según hayamos establecido) las horas de incidencia.

Horas Acumuladas: Refleja el total de horas anuales trabajadas. Esta cantidad se compara con la columna de total de Horas convenio. Por lo tanto, la mayor utilidad de esta columna es que cuando planifiquemos el calendario anual para un puesto en concreto, podremos ver fácilmente si hemos planificado más horas de las que pone el convenio, menos o las justas. En cada caso, la celda aparecerá sombreada de un color para ser más identificativo.

ROJO: Cuando las horas acumuladas excede el límite del convenio. (El rojo significa peligro y nos debe poner en alerta en cuanto lo veamos)

AMARILLO: Cuando las horas acumuladas son inferiores a las marcadas en el convenio.

VERDE: Cuando las horas acumuladas coincide con las del convenio. Horas convenio: Aparecen el total de horas anuales que debe trabajar un

empleado según el convenio vigente para ese año. Días Festivos Acumulados: Indica el total de días festivos trabajados durante el

año. Los domingos no se considerarán festivos a no ser que se hayan introducido como tales.

Horas Nocturnidad: Informa sobre el total de horas de nocturnidad trabajadas en el mes vigente.

169

Fig.33 Totales generalesB) Totales de Turnos: El número de columnas que aparecen en está sección es variable y dependerá del número de turnos incluidos en la elaboración del Planning. Por cada uno de los turnos aparecerán dos columnas con los encabezados siguientes:Código del Turno- Días y Código del Turno – HorasEn cada una de ellas se reflejará para cada puesto, en el primer caso el número de días que ha trabajado con ese turno en el mes actual y en el segundo, el número de horas en dicho mes que ha estado trabajando en dicho turno. El total de horas trabajadas en un turno tendrá en cuenta las posibles incidencias.Las casillas que estén en blanco son porque no tienen introducidos en el calendario ningún dato para ese puesto.

Fig.34 Totales de Turnos e de Incidencias

C) Totales de Incidencias: Al igual que lo que pasa con las columnas de los turnos, aquí también nos vamos a encontrar con una serie de columnas, cuyo número dependerá del número de incidencias incluido en la elaboración del planning.Su formato es igual al de los totales de turno:Código de la Incidencia – Días y Código de la Incidencia – HorasSu funcionamiento es también similar.

5.5.4.3. Presencia Franja Horaria.

Este apartado nos permite ver las entradas que vamos introduciendo en el calendario para un día con respecto a cada unas de las franjas horarias. Es una tabla totalmente informativa en la que no podemos ir introduciendo ningún dato. Los datos se modifican de manera automática conforme introducimos valores en el calendario. Está ubicada debajo de la tabla del calendario, de manera que las columnas de los días coinciden en una y otra en la misma posición. Esto facilita visualmente la comparación entre ambas. (Ver Fig.28. Pantalla general de Planning) También tiene en cuenta las necesidades que habíamos determinado para cada franja horaria a la hora de crear el planning, modificando el color de la casilla correspondiente de la siguiente forma:

ROJO: El número de personas presente en la residencia es insuficiente para cubrir con las necesidades.AMARILLO: El número de persona excede a las necesidades.VERDE: El número de personas presentes coincide con las necesidades.

Fig. 35: Presencia Franjas Horarias

Por ejemplo:

1 - La casilla correspondiente al día 1 en la franja nocturna, que aparece en color rojo con el número 1 quiere decir que para el día 1 de este mes hemos introducido que una persona trabajará en la franja horaria Nocturna, pero que aún debemos introducir más personal para trabajar en dicha franja ese mismo día.2 – La celda del domingo día 11, perteneciente a la franja nocturna, nos indica que hemos planificado que dicho día y en dicha franja dos personas trabajen en la residencia y está cantidad es superior a la necesitada.3 – En la casilla del día 26 para la franja horaria Intensiva Tardes, apreciamos que hemos establecido que un trabajador esté en la residencia en esa franja y es justamente la necesidad laboral para esa franja y día.

170

Ejemplo 1 Ejemplo 2 Ejemplo 3

5.5.4.4. Necesidad Franja Horaria.

Esta sección refleja las necesidades laborales por franjas horarias que habíamos establecido en el asistente de planning. Su ubicación se encuentra en la parte inferior de la pantalla de planning, justo debajo de la tabla de Presencia Franjas horarias y coincidiendo con ella en la posición de los días.Es una tabla modificable, es decir que desde aquí podemos cambiar las necesidades previstas con anterioridad. Simplemente hay que escribir en cada casilla y poner el valor deseado.De esta manera, cuando veamos en la tabla de presencia que el color es rojo, podremos mirar aquí en el día y franja correspondiente cuantos trabajadores deberían estar en la residencia y así, teniendo esta tabla y la anterior resulta muy sencillo introducir los turnos en el calendario.

Fig.36 Necesidad Franja Horaria

Como las necesidades y las presencias de las franjas horarias normalmente se ven juntos, las barras de desplazamientos verticales, que se activan cuando por el volumen de información no se puede mostrar todo en la pantalla, están sincronizadas.

5.5.4.5. Barra de Herramientas.

En la Barra de Herramientas, situada en la parte superior izquierda de la pantalla de planning (Ver Fig.28. Pantalla General de Planning). Consta de tres herramientas, empezando de izquierda a derecha encontramos: copiar rango, eliminar y exportar a Excel.

Fig. 37: Barra de Herramientas de Planning

Vamos a analizarlas con más detalle:

5.5.4.5.1. Copiar Rango.

Esta función es muy útil y nos permite copiar rangos ya establecidos de un periodo de tiempo a otro entre el mismo puesto o entre distintos. Entendemos como rango a una selección determinada del calendario de un puesto dado. Esto hace que sea más rápido introducir los turnos para todo el año y evita que debamos introducir día por día todos los valores. Por ejemplo establecemos para un ATS el planning para un mes, y queremos que este patrón se repita para el resto el año.

Cuando pulsamos copiar rango nos aparece la siguiente ventana:

171

Fig. 38: Copiar rango en su propio puesto

En ella podemos apreciar varias secciones:

* La parte superior, podríamos considerarla como informativa, ya que en ella aparecen los datos de Planning (código, descripción, versión y año)* En la parte central encontramos una relación de todos los puestos que se muestran en el planning, simplemente debemos seleccionar el que nos interese, activando su casilla correspondiente.* En la parte inferior encontramos las opciones de copiar rango desde y pegar rango desde.Imaginemos que hemos establecido todos los turnos de un puesto para la primera semana del mes y queremos que ese diseño del calendario se copie al resto del mes. En ese caso, elegiremos en copiar rango desde el día 1 del mes, hasta el 7 del mismo mes y lo pegaremos desde el día siguiente a nuestro rango elegido, es decir, desde el día 8 hasta final de mes.Para cambiar las fechas desde y hasta podemos escribir directamente encima de la casilla y escribir las fechas sobre ellas, o bien podemos pulsar sobre el recuadro que hay a la derecha y desplegar el calendario. La casilla de pegar rango tiene como límite el último día del año.También es posible diseñar un rango y decir que se repita determinado número de veces, por ejemplo, diseñamos un planning para una semana y queremos que esa planificación se repita durante las dos semanas siguientes, entonces en copiar rango establecemos la fecha en la que hemos introducido los datos y en la casilla de Máximo de veces introducimos el 3.La casilla de Máximo de veces y de pegar rango desde están sincronizadas y se calculan automáticamente, introduciendo solo uno de los valores.Una vez seleccionados los rangos, debemos pulsar en aceptar y en el calendario aparecerán ya los datos del nuevo rango.Entre la parte informativa y la parte donde seleccionamos los puestos, encontramos la opción de copiar entre un solo puestos o copiar entre puestos.Se pueden seleccionar más de un puesto.Si seleccionamos la segunda opción, nos surge la siguiente ventana:

172

Información Planning

Seleccionar puesto

Copiar entre puestos

Copiar Desde

Pegar Desde

Máximo de veces

Fig.39: Copiar rango entre puestos

Su funcionamiento es igual al de copiar rangos entre puestos, la única diferencia es que existen dos columnas de puestos, la de la derecha en la que hay que determinar el puesto del cual queremos copiar el rango (puesto de origen) y la de la izquierda en la que hay que seleccionar el puestos al que queremos copiar dicho rango (puesto destino).Esta opción tiene mucha utilidad pues permite, por ejemplo, establecer el planning para un trabajador y copiarle el mismo planning a otro.

5.5.4.5.2. Borrar Rango.

Con esta herramienta podemos eliminar los datos introducidos en el calendario que no

queramos mantener. Si pinchamos sobre el icono , se nos abre una ventana en al que podemos seleccionar el puesto o puestos cuyos datos queremos eliminar y el periodo de tiempo que queremos borrar.

Fig.40 : Borrar rango

5.5.4.5.3. Exportar a Excel.

Esta herramienta ya la hemos explicado al analizar la opción del Asistente de Ver o Imprimir Planning General.

173

Puesto origen Puesto

Destino

Seleccionar rangos

Seleccionar Fecha

Seleccionar Puestos

5.5.4.6. Planning Particular.

Como hemos comentado al principio de explicar la Pantalla de Planning, la pantalla de Planning particular presenta algunas pequeñas diferencias con respecto a la Pantalla del Planning General. Vamos a relacionarlas a continuación.

En primer lugar, hay que indicar que la visión del Planning Particular es anual en lugar de mensual, luego la casilla del calendario, como se trata de un solo puesto, está establecida en función de los meses y de los días de cada mes.Los datos informativos, la introducción de datos y los totales funcionan exactamente igual que en el Planning General, aunque no debemos olvidar que estamos tratando datos de un solo puesto o trabajador.

Al ser una visión anual, también está modificada la apariencia de las tablas que muestran la Presencia Franjas Horarias y la Necesidad franjas Horarias. Ahora encontramos una línea para cada una de las franjas horarias y para cada uno de los meses del año, pero el funcionamiento es igual que para la Pantalla de Planning General.

Otra diferencia con la Pantalla de planning General, es que al copiar rango, ya nos aparece el puesto marcado por defecto y no tenemos la opción de copiar entre puestos. Al borrar rango pasa exactamente lo mismo, aparece el puesto ya marcado y tan sólo hay que escoger la fecha que queremos eliminar.

Fig.41: Pantalla de Planning Particular

5.5.5. Informe Planning Personal.

En Listados de Personal, que se encuentra si desplegamos el Menú de Personal o pinchando directamente sobre el icono de Listados dela Barra de herramientas principal de ResiPlus (Ver Fig.1.), nos encontramos con el Informe de Planning Personal. Este informe nos muestra el total de días y horas trabajados por empleado, el total de días y horas trabajadas en cada turno, el total de días y horas de incidencias, desglosado también para cada una de las incidencias. También muestra el total de días y horas de festivos trabajados y de días y horas de nocturnidad.Este listado se puede sacar para un rango de fechas determinadas. Esto hace que sea de gran utilidad, por ejemplo, para enviarle el listado de horas a la Asesoría y que calcule las nóminas.

174

Meses

Fig.42 Ventana de Informe Planning Personal

La información que muestra el Listado refleja los datos de todas las versiones vigentes que existan de Planning, dentro del rango de fechas que estamos estableciendo. Es decir, que si para un mismo año tenemos varios planning, aquí se sumarán los valores de todos los datos introducidos en ellos.Esto sirve por ejemplo para el caso de que hayamos incluido a un mismo trabajador en dos planning diferentes, porque desempeñe dos puestos laborales diferentes (recepción y administración).Como apreciamos en la imagen anterior, el Listado tiene una serie de Filtros que nos ayudan a acotar la Información según nuestras necesidades. Estos Filtros son:

Puestos : Si pinchamos sobre este botón, se nos abre una ventana en la que debemos seleccionar los puestos que queremos que aparezcan en el Listado. Se seleccionan pinchando directamente en la casilla correspondiente a cada puesto. Es posible seleccionar a la categoría y así heredan el mismo valor los puestos que están incluidos en ella. También se pueden seleccionar todos los puesto si marcamos la casilla de todos.

Fig.43: Seleccionar puestos para el informe Incluir Turnos : Si activamos la casilla, el Informe nos mostrará la información relativa a

los turnos. Incluir Incidencias : Si lo activamos nos incluirá en l Informe los datos pertenecientes a

las Incidencias. Incluir Días Festivos Trabajados : Al igual que en los casos anteriores, si marcamos esta

casilla aparecerá el número de días festivos trabajados.

175

Filtros

Elegir listado

Moverse por las páginas

Imprimir puestos consecutivamente : Si esta casilla está activa la relación de la información de los puestos se muestra consecutivamente, es decir en una misma página puede contener la información de más de un puesto. Si esta casilla está desactivada saldrá una página de informe para cada uno de los puestos.

Fechas : Este filtro de fechas es común a la mayoría de los listados de ResiPlus. Para seleccionar el rango de fechas deseado, tan solo debemos desplegar el calendario y elegir el día desde y el día hasta. También se puede sobrescribir las fechas directamente sobre la misma casilla sin necesidad de abrir el calendario.

A continuación vamos a analizar como aparece estructurados los datos en el Informe:

Fig. 44: Estructura del Informe de Planning Personal

1. Turno: Aparece una línea para cada uno de los Turnos en los que haya trabajado ese empleado, dentro del rango de fechas que hemos introducido. Se incluyen el total de días y de horas trabajadas en cada uno de los turnos, teniendo en cuenta las posibles incidencias. Es decir, que a las horas de cada turno se le sumarán o restarán las incidencias que se hayan producido en él.

Aparece el concepto de Incidencia sin turno para poder reflejar aquellas incidencias que no se produzcan dentro de un turno. Imaginemos que un empleado viene un día en el que no debía trabajar y realiza horas extras.

2. Incidencias: Al igual que en los turnos, aparece una línea para cada una de las diferentes incidencias, con el total de días y de horas trabajadas en cada una de ellas.

3. Días Festivos Trabajados: Refleja el total de días festivos trabajados y el total de horas en el rango de fechas correspondiente.

4. Horas Nocturnidad: Nos indica el total de horas de nocturnidad trabajadas en el periodo establecido.

Esta estructura se repite para cada uno de los puestos.Si no hemos marcado ningún filtro, la única información que aparece por defecto es el total de horas de nocturnidad.

El funcionamiento de este informe es igual al de todos los listados de ResiPlus. En la barra de herramientas encontramos los iconos habituales: el de exportar, el de imprimir... y las flechas para moverse entre las diferentes páginas.

Nota: si al exportar el Informe a Excel, los datos de la Fecha Desde y de la Fecha Hasta, no se ven, tan solo hay que ensanchar la columna correspondiente, ya que es posible que no haya espacio para ver toda la información.

5.5.6. Permisos.

El módulo de Planning también posee sus permisos correspondientes en Gestión de Grupos Y Usuarios. Los apartados en los que encontramos estos permisos son:

Permisos correspondientes a Configuración/ Datos Generales, se ubican dentro del permiso de Configuración/ Datos generales/ Personal (laboral).

Permisos correspondientes al Asistente de Planning, los encontramos dentro de los permisos de Personal/ Planning.

Permisos pertenecientes al Listado; están dentro del aparado de Personal/ Listados/ Listados generales/ Listado Informe Planning Personal.

5.6. Patrones de Planning.

176

1

2

3

4

Nombre

Puesto

5.6.1. Introducción.

Se ha implementado en ResiPlus la utilización de patrones para agilizar la creación y la modificación de planning generales y particulares. El patrón se puede considerar como un modelo o plantilla en la que se define una frecuencia de turnos que luego se puede emplear para establecer todos los planning de manera más rápida. Es algo similar a lo de copiar rango, pero mucho más cómodo ya que el rango modelo (Patrón) se queda disponible para todas las veces que lo queramos utilizar.A continuación, vamos a verlo con más detalles.

5.6.2. Definición de patrones.

El primer paso consiste en crear el patrón. Para ello hay que abrir un planning general o

particular con la opción de modificar y pinchar en el icono “Definiciones de Patrones” . Se abrirá la ventana siguiente:

En la parte superior se encuentra la barra de herramientas usual de ResiPlus (para agregar y borrar fichas, desplazarse entre ellas, y actualizarlas), seguida de la barra de búsqueda rápida y ordenación.En la parte siguiente tenemos los campos descriptivos de los patrones (Código, Nombre y Observaciones) que podemos rellenar a nuestra conveniencia.

Por último se encuentra la definición del patrón, que consiste en una tabla de tipo calendario, cuyas filas y columnas representan semanas y días respectivamente. Un patrón puede contener hasta 52 semanas, lo que corresponde a un año completo.

Vamos a introducir los turnos en las celdas correspondientes seleccionándolos en el desplegable. El patrón puede contener celdas vacías cuando no hay turno, igual que en el planning, pero aquí una celda vacía actúa cómo un agujero, es decir que no afectará al planning en el que se aplicará (no se borrará un turno presente en el planning original).

Debajo de la tabla tenemos un texto informativo sobre el turno de la celda que tiene el enfoque.

5.6.3. Aplicar patrones.

Ahora que tenemos definido el patrón, hay que aplicarlo en el planning. Una vez hayamos abierto el Planning General o Particular deseado con la opción de modificar, pinchamos en el

icono “Aplicar Patrón” y se abrirá la ventana siguiente:

177

Cómo podemos ver, el procedimiento consiste en 4 pasos:1. Seleccionar el patrón en el desplegable.2. Seleccionar el primer día del patrón, se aplicará el patrón a partir del día seleccionado

(los días anteriores no se tendrán en cuenta). Debajo del patrón podemos ver qué día de qué semana hemos seleccionado.

3. Seleccionar los puestos. El patrón sólo se aplicará en los puestos que hayamos marcado en este apartado.

4. Seleccionar las fechas. El patrón se aplicará en el planning solamente entre las fechas seleccionadas (inclusive).

Para proceder, pinche en el botón Aceptar. Antes de aplicar los cambios, deberá contestar afirmativamente al mensaje de confirmación.

178

6. Médicos

6.1. Fichas de Médicos

Desde el cuarto botón de la barra de herramientas accedemos a la pantalla de Médicos. Como puede ver en la imagen 6.1 el aspecto de esta pantalla es muy similar a la de Personal.

Imagen 6.1 – Pantalla: Médicos

En la pantalla de Médicos vemos las fichas de los Médicos de la Residencia. En la parte de arriba vemos los datos generales del Médico y en la parte de abajo, separados en pestañas, los diferentes apartados que trata ResiPlus. Los Médicos al igual que los Trabajadores están en altas o en bajas. Para ver los Médicos que

están dados de baja se pincha en el botón Mostrar Bajas de la barra de herramientas. Si el botón esta hundido estamos viendo las bajas y si está normal es que estamos viendo los Médicos dados de alta.

Las fichas de Médicos se pueden ordenar por Nombre, por Código o por Número de Colegiado. También se pueden realizar búsquedas. Para saber como se ordena y como se busca vea los apartados 4.1.7.3. y 4.1.7.4. del capítulo de Residentes.

La parte de debajo de la pantalla de Médicos se divide en apartados. Los apartados referentes a los Médicos de la Residencia son los siguientes:

o Direcciones o Horarioso Observaciones

A continuación detallaremos todos los apartados.

179

6.1.1. Direcciones

En este apartado se introducen las direcciones y teléfonos de contacto del Médico. Se pueden introducir tantas direcciones y teléfonos como se deseen. En la Imagen 6.2 puede ver el aspecto de este apartado.

Imagen 6.2 – Pantalla: Médicos – Apartado: Direcciones

6.1.2. Horarios

En este apartado se introduce el horario del Médico. En la imagen 6.3 puede ver un ejemplo de un horario.

Imagen 6.3 – Pantalla: Médicos – Apartado: Horarios

6.1.3. Observaciones

En este apartado se puede introducir cualquier tipo de observación referente al Médico. En la imagen 6.4 puede ver como es este apartado.

Imagen 6.4 – Pantalla: Médicos – Apartado: Observaciones

6.1.4. ¿Cómo se hace?

6.1.4.1. ¿Cómo dar de alta un Médico?

Para dar de alta un Médico pinchamos con el ratón en el botón de Nueva Ficha o pulsamos las teclas (CTRL + F1). Verá que algunos campos se rellenan automáticamente, modifíquelos e introduzca el resto de datos del Médico, para cambiar de campo puede usar la

180

tecla del TABULADOR (el INTRO no) o pinchar con el botón izquierdo del ratón. En la siguiente imagen pueden verse los datos generales de un Médico.

Imagen 6.5 - Datos generales de la Ficha de un Trabajador

En el campo Código podemos poner lo que queramos (incluso letras). En el Nombre introduciremos el nombre y los apellidos del Médico, el orden es independiente lo que si que es muy aconsejable es seguir siempre el mismo criterio para que así las búsquedas por nombre sean más eficientes. En los campos NIF y Nº Colegiado (puntos, comas o guiones) pero es recomendable usar siempre el mismo criterio en todos los Médicos

Selecciona de dónde proviene el Médico, es decir, si es de la Seguridad Social, si está en Plantilla, si es un Médico Privado o si es el Médico de la Residencia.

En la parte de la derecha y arriba puede ver dos botones. Estos botones sirven para poner la foto del Médico permitiendo escanear una foto si se dispone de escáner o de una cámara

digital o seleccionando una foto ya existente .

Para que los datos introducidos del Médico se almacenen en la base de datos sólo debe moverse de ficha, generar otro nuevo Médico o bien salir de la pantalla de Médicos.

6.1.4.2. ¿Cómo dar de baja un Médico?

Para dar de baja un Médico primero nos vamos a su ficha, bien sea buscándolo o desplazándonos por las fichas de todos los Médicos. Cuando ya estemos en la ficha del

Médico al que queremos dar de baja pinchamos con el ratón en el botón Baja . ResiPlus nos pedirá confirmación y si le respondemos afirmativamente el Médico pasará a estar en bajas.

6.1.4.3. ¿Cómo se recupera de baja a un Médico? Para dar de alta un Médico primero mostramos las bajas pinchando en el botón Mostrar Bajas

, luego nos vamos a su ficha, bien sea buscándolo o desplazándonos por las fichas de todos los Médicos. Cuando ya estemos en la ficha del Médico al que queremos dar de alta

pinchamos con el ratón en el botón Recuperar baja que es el tercero empezando por la izquierda. ResiPlus nos pedirá confirmación y si le respondemos afirmativamente el Médico pasará a estar en altas.

6.1.4.4. ¿Cómo se elimina un Médico? Para eliminar un Médico buscamos su ficha (o nos desplazamos por las fichas hasta

encontrarle) y pinchamos con el ratón en el botón Borrar Ficha de la barra de herramientas.

IMPORTANTE Si elimina un Médico perderá sus datos por lo que recomendamos que se le de de baja para conservar todos sus datos. Para dar de baja a un Médico consulte el punto ¿Cómo dar de baja un Médico?

6.1.4.5. ¿Cómo cambiar los datos de un Médico?

Para cambiar los datos de un Médico seleccionamos su ficha bien sea desplazándonos con los botones de la barra de herramientas que tienen flechas o buscando un Médico. Cuando ya estamos en la ficha del Médico que queremos, podemos cambiar cualquier campo. Una vez realizados los cambios para grabar los nuevos datos en la base de datos sólo tenemos que movernos a otra ficha con las flechas azules de primero, anterior, siguiente y último.

181

7 Almacén

7.1. Introducción:

Los módulos de Almacén (Almacenes, Artículos, Proveedores y Movimientos de Almacén) nos permiten llevar un registro de todo tipo de artículos, generar los almacenes donde se ubican, controlar las entradas y salidas, pedidos y facturas y; gestionar la información relativa a los proveedores de dichos artículos.

Ubicación del Almacén dentro de ResiPlus

Para un correcto funcionamiento de este módulo hay que tener en cuenta una serie de cuestiones básicas, éstas son:

1. Crear los distintos almacenes en los que ubicar los artículos.

2. Dar de alta los proveedores de aquellos artículos a registrar.

3. Generar familias y los artículos que las forman.

4. Gestionar y registrar entradas en las facturas, albaranes valorados y sin valorar; y las posibles entradas en pedidos.

5. Registrar las salidas de los artículos, por consumo o uso de los mismos, en albaranes de salida.

6. Hacer uso de los listados para llevar un control exhaustivo de nuestro almacenes y sus movimientos.

7.2. Almacenes.

En primer lugar, damos de alta los distintos almacenes. Automáticamente se genera un código que puede ser modificado con contenido numérico, de texto o mixto. Así pues, será suficiente con rellenar código (opcional, aunque recomendamos uno corto, de pocos caracteres), descripción o nombre del almacén y observaciones del mismo.Podemos crear tantos almacenes como sea necesario.

182

Pantalla Almacenes.

La parte inferior de la pantalla muestra una tabla con la información de los productos contenidos en cada uno de los almacenes. Estos datos se introducen desde Artículos, lo veremos más adelante.

7.3. Proveedores.

En segundo lugar, vamos a ver los proveedores que nos suministran los artículos que hemos creado.

7.3.1. La Ventana de Proveedores

Desde el menú Proveedores o desde el botón , de la barra de herramientas, accedemos a la pantalla Proveedores. El aspecto de esta pantalla es muy similar a la de Personal.

Pantalla Proveedores

En la pantalla Proveedores vemos las fichas de los proveedores de la residencia. En la parte de arriba están los datos generales del proveedor y en la parte de bajo, separados en pestañas, los diferentes apartados que contempla ResiPlus para cada proveedor.

183

Generar nuevo almacén

Dar de baja

Código almacén

Los proveedores, al igual que los residentes, están siempre en situación de alta o baja. Para

ver los proveedores que están dados de baja se pincha en el botón Mostrar Bajas de la barra de herramientas. Si el botón esta hundido estamos viendo las bajas y, si su estado es normal, es que estamos viendo los proveedores en Altas.Las fichas de Proveedores se pueden ordenar por Razón Social, por Código de Proveedor, por CIF, o por la Cuenta Contable. Al igual que en las de Residentes, también se pueden realizar búsquedas. Existe un Listado de Datos Generales de Proveedores que muestra los datos de todos los proveedores introducidos en ResiPlus, incluso los dados de baja. Lo veremos más adelante.

7.3.1.1. Cómo dar de alta un Proveedor:

Para dar de alta un proveedor pinchamos con el ratón en el botón de Nueva Ficha (o pulsamos las teclas CTRL + F1). Algunos campos se rellenan automáticamente, los modificamos (en caso de no coincidir con los deseados) e introducimos el resto de datos del proveedor. Para cambiar de campo podemos usar la tecla del Tabulador o pinchar, con el botón izquierdo del ratón, situando el cursor en el campo deseado. En la siguiente imagen pueden verse los datos generales de un proveedor.

Datos generales de la Ficha de un Proveedor

En la lista (o tabla) de Direcciones y Teléfonos del Proveedor se introducen las direcciones y teléfonos de contacto del proveedor. Se pueden introducir todas las que sean necesarias.Para que los datos introducidos del proveedor se almacenen, en la base de datos, sólo debemos movernos de ficha, generar otro nuevo proveedor o bien salir de la pantalla de Proveedores.

7.3.1.2. Cómo dar de baja a un Proveedor:

Para dar de baja a un proveedor, primero nos vamos a su ficha, bien sea buscándolo, o desplazándonos entre las fichas de los Proveedores con las flechas de navegación. Cuando ya estemos en la ficha del Proveedor al que queremos dar de baja, y desde la pestaña Evolución Temporal rellenamos la fecha y motivo (ver punto 8.3.24 ) Los datos del proveedor no se borran, y se quedan almacenados para cualquier consulta. Si más tarde decidimos volverlo a dar de alta, volverá a estar operativo.

7.3.1.3. Cómo se recupera de baja a un Proveedor:

Para recuperar de alta a un proveedor dado de baja, primero mostramos las bajas pinchando

en el botón Mostrar Bajas , luego nos vamos a su ficha, bien sea buscándolo o desplazándonos por las de todos los Proveedores. Cuando ya estemos en la ficha del Proveedor al que queremos dar de alta, en la pestaña de Evolución Temporal rellenamos la fecha de alta siguiente y contestamos afirmativamente al mensaje de confirmación.

184

185

7.3.1.4. Cómo se elimina un Proveedor:

Para eliminar un proveedor, buscamos su ficha (o nos desplazamos por las fichas hasta

encontrarlo) y, pinchamos con el ratón en el botón Borrar Ficha de la barra de herramientas (a la derecha del botón de Buscar Fichas). Si el proveedor tiene facturas creadas tendremos que eliminarlas previamente.

IMPORTANTE Si se elimina un Proveedor, perderemos sus datos por lo que recomendamos que se le dé de baja para conservar toda su información. Para dar de baja a un Proveedor consulte el apartado ¿Cómo dar de baja a un Proveedor?

7.3.1.5. Cómo modificar los datos de un Proveedor:

Para cambiar los datos de un proveedor seleccionamos su ficha, bien sea desplazándonos con los botones de la barra de herramientas o buscando un proveedor en concreto. Cuando ya estamos en la ficha del Proveedor, podemos cambiar la información contenida en cualquier campo. Una vez realizados los cambios, para grabar los nuevos datos en la base de datos, sólo tenemos que movernos a otra ficha con los botones para el cambio de ficha.

7.3.2. Pestañas en Proveedores:

La parte de bajo de la pantalla de Proveedores se divide en apartados asignados a pestañas. Los apartados referentes a los proveedores de la residencia son los siguientes:

o Servicioso Datos Económicoso Facturas o Evolución temporalo Calidadeso Precios de Artículoso Ofertaso Descuentoso Observaciones

A continuación pasamos a detallar cada uno de los apartados:

7.3.2.1 Servicios:

Este apartado sirve para introducir los Servicios que presta un proveedor. En la tabla rellenamos la lista de los Servicios que nos presta. Los Servicios son predefinibles desde la pantalla de Datos Generales (menú Configuración) apartado Servicios de Proveedores. También se puede pulsar la tecla Insert mientras el cursor está posicionado dentro del desplegable Servicio. Cada tipo de servicio tiene asociada una Cuenta Contable de gastos y, es necesario introducirla para hacer el enlace contable correctamente. En la imagen se puede ver el aspecto de Servicios.

Proveedores – Servicios.

186

7.3.2.2. Datos Económicos:

Al seleccionar esta pestaña tendremos acceso a los datos de pago pactados con el proveedor que tengamos seleccionado (el que veamos en la parte superior). Dar de alta estos datos es tan sencillo como rellenar las casillas que aparecen en pantalla:En Forma de Pago sólo será necesario marcar uno de los campos y, en caso de haber seleccionado Por transferencia a cuenta bancaria, también nos resultará de utilidad rellenar los datos bancarios del proveedor en la tabla de cuentas bancarias. La Cuenta Contable es para el enlace con contabilidad (las cuentas suelen empezar por 40 cuando se trata de proveedores y por 41 cuando se trata de acreedores). En Situación se introduce la situación laboral del proveedor, ésta debe seleccionarse en la lista desplegable, que como la gran mayoría es predefinible en Datos Generales y accesible pulsando Insert tras situar el cursor en la casilla.

Proveedores – Datos Económicos

7.3.2.3. Facturas:

En este apartado se introducen los datos de las facturas que recibe la Residencia de parte del proveedor, especialmente las que no deseamos que generen movimientos de almacén. Si deseamos que la factura genere un movimiento de almacén debemos introducirla desde Almacén/ Entradas y Salidas/ Facturas. De las facturas generadas en almacén pasará a esta pestaña sólo la parte económica de cada una. En este sentido el concepto puede ser Factura de Proveedor o Factura de Almacén dependiendo del lugar del programa en el que se hayan creado. A diferencia de las facturas de Residentes, en las de Proveedores sólo se introducen los datos económicos y no el detalle de la factura.

Proveedores – Facturas – Factura

Este apartado tiene tres botones y se divide a su vez en tres sub. apartados que se corresponden con las pestañas Factura, Vencimientos y Pagos. Los botones son:

- Nueva Factura que se utiliza para crear una factura en blanco.

- Eliminar Factura que borra una factura siempre y cuando no tenga pagos asociados.

- Actualizar que sirve para actualizar la lista de las facturas.

En la pestaña Factura se muestran los datos de la factura seleccionada en la lista de la izquierda. De cada Factura se introduce:

187

- Número: de factura del proveedor.- Nº Orden: se utiliza para contabilidad y se asigna consecutivamente conforme se van

recibiendo facturas de proveedores.- F. Factura: es la Fecha de la factura del Proveedor.- F. Recibida: es la Fecha de Recepción de la factura del Proveedor.- Estado: que puede ser Creado o Contabilizada.- Concepto: es una breve descripción del motivo de la factura. Se puede poner, por

ejemplo, un resumen de los artículos o servicios adquiridos mediante la factura. Por defecto su valor hace relación al lugar de creación (Factura almacén o Factura proveedor).

- Servicio: al que se refiere la factura de entre todos los posibles que presta el Proveedor.

- C. C.: es la cuenta contable de gastos a la que va a ir la factura cuando se haga el enlace contable, se pone automáticamente cuando se selecciona Servicio.

- Base, % IVA, IVA y Total: son los importes totales de la factura.- Retención: es la cuantía de la retención de la factura. Hay que poner 0 en caso de que

el proveedor no practique retención.- Recargo Equivalencia: es la cuantía del recargo de equivalencia de la factura.

Existen tres listados, uno que muestra las facturas recibidas, otro que muestra las facturas pendientes y un tercero para los vencimientos de las facturas (ver apartado Listados de Proveedores).

Por otro lado, en la lista de la pestaña Vencimientos se anotan los vencimientos de la factura. Cuando se paga un vencimiento hay que marcar la columna Pagado del mismo. En la imagen se puede ver esta pestaña y un ejemplo de vencimientos.

Proveedores – Facturas – Vencimientos

Existe un listado del vencimiento de facturas llamado Listado Facturas Vencimientos que sirve para realizar una previsión de pagos a proveedores, ya que muestra todos los vencimientos que tendremos que afrontar entre unas fechas determinadas (ver Listados de Proveedores).

Y, por último, la pestaña Pagos (ver imagen). Es como la de cobros de las facturas de Residentes. Cuando se selecciona una factura, pinchamos dentro de la lista de vencimientos con el botón derecho del ratón y en el menú emergente seleccionamos Pago Factura , (nótese que si pulsamos el botón nuevo lo que crearemos será una nueva factura), aparece la pantalla Nuevo Movimiento, en la que seleccionaremos la cuenta de la Residencia e introduciremos el importe. Luego pinchamos en el botón Aceptar y la factura quedará pagada. Si se paga un vencimiento hay que ir a la pestaña Vencimientos y marcar la columna Pagado adicionalmente.

188

Proveedores – Facturas – Pagos – Nuevo Pago

Proveedores – Facturas – Pagos

7.3.2.4. Evolución Temporal:

Esta es una nueva pestaña, que nos permite dar altas y bajas de nuestros proveedores de la misma forma que lo hacíamos en Personal o Residentes.Hay que recordar que el motivo de la baja es requerido, es decir que tenemos que rellenarlo obligatoriamente para poder dar bajas a nuestros proveedores. Este mismo campo, posee la cualidad de guardar los valores y ofrecerlos en forma de lista desplegable para seleccionarlos rápidamente a la hora de dar las bajas. De la misma manera que otros muchos campos en ResiPlus, puede ser predefinido por los usuarios situando el cursor sobre el campo y pulsando Insert o, accediendo desde Configuración / Datos Generales / Motivos Baja Proveedores.

189

Menú del botón derecho del ratón.

Instrucciones para insertar cobros y pagos.

Proveedores – Evolución Temporal

7.3.2.5. Calidades:

Esta nueva pestaña puede resultarnos muy útil para seleccionar el idóneo de entre nuestros proveedores, para cada ocasión y según nuestras necesidades. Cumple con las necesidades de valoración de nuestros proveedores necesarias para cumplir con la ISO 9001.Tenemos a simple vista, tres opciones: Establecer valores generales para un criterio, establecer valores por criterio para cada artículo y establecer una valoración general para el proveedor:

Al establecer valores generales por criterio determinamos, para cada una de las líneas, un criterio de calidad, una unidad para poder mesurarlo y un valor concreto:o El criterio de calidad implica a su vez otros tres campos:

Código del criterio: Podemos introducir el valor que nos parezca más oportuno (siempre que no se repita ni se deje en blanco).

Descripción: Coincidirá con el contenido del Criterio de Calidad. Se trata simplemente de llamar al criterio de una forma que nos permita identificarlo rápidamente.

Valoración Máxima: Este campo actúa como tope para impedir que podamos asignarle, a un artículo, una valoración mayor de la indicada aquí.

o Unidad de Medida: Del artículo, puesto que la calidad del producto puede ser diferente dependiendo del “empaquetado” (por ejemplo puede que las bandejas de ternera de medio kilo sean de excelente calidad, pero que las cajas de 10 Kg. dejen mucho que desear.)

o Valor: Este campo resultará muy útil, puesto que, con él, podemos asignar el valor que introduzcamos a todos los artículos con este criterio de calidad, cambiándolo posteriormente para cada uno en concreto según nuestra conveniencia (en Valores por Criterio y Artículo.)

Proveedores – Calidades – Valores generales por Criterio.

190

Establecer Valores por Criterio y Artículo significa valorar los artículos del proveedor seleccionado (parte superior de la pantalla), según los criterios de calidad establecidos en el punto anterior. Disponemos para ello de los siguientes campos:o Código Artículo: Es el código que otorgamos al artículo.o Artículo: Descripción del artículo en cuestión.o Criterio de Calidad: Nombre del criterio.o Unidad de Medida: Asignada al artículo según su naturaleza.o Valor: Que no podrá superar el máximo establecido en la Valoración Máxima del

propio criterio.

Todas las casillas con lista desplegable actúan según el criterio habitual de ResiPlus, es decir, podremos definir sus valores pulsando Insert, con el cursor situado en la casilla adecuada o, desde Configuración / Datos Generales / Criterios de Calidad, Artículos ó Unidades de Medida, según el caso.

Proveedores – Calidades – Valores por criterio y artículo.

El criterio de ResiPlus es contemplar primero si tenemos valores por criterio y artículo, si no los hay, contempla los valores generales por criterio y, por último, si tampoco tenemos, tendrá en cuenta sólo la Valoración General del Proveedor (cuanto mayor sea esta, también lo será su prioridad en la selección). Esta última valoración es la menos completa pero a la vez la más sencilla, cuanto mayor sea el número también lo será la prioridad para todos los artículos del proveedor.

7.3.2.6. Precios Artículos:

Este apartado de la aplicación está principalmente pensado para la consulta y modificación de los datos que muestra. Éstos son:

Código Artículo: Es el código que otorgamos al artículo (ver Artículos). Descripción Artículo: Su nombre. Unidad de medida: Del artículo. Precio Vigente: Tomado automáticamente de la última factura o albarán valorado del

proveedor que contiene dicho artículo. Fecha Vigente: Del documento mencionado en el campo anterior. Código Proveedor: Código, que asigna el proveedor al artículo. Descripción Proveedor: Nombre que asigna el proveedor al artículo. % IVA: Que soporta el producto.

La mayoría de estos datos los introducimos al dar de alta el propio producto (en Artículos) y asociarlo con su proveedor. Aunque si no se han introducido o relacionado anteriormente con el proveedor, esta pestaña será la adecuada (siempre sin salir de Proveedores), para hacerlo.Si el artículo no está relacionado con el proveedor, al seleccionarlo en un documento de almacén el programa importará automáticamente los datos a esta pantalla.

191

Proveedores – Precios Artículos.

7.3.2.7 Ofertas:

Desde la pestaña Ofertas vemos dos tablas, Ofertas y Descuentos por Oferta: En la tabla Ofertas tenemos los datos de las ofertas:

Fecha: En que recibimos la oferta. Fecha Vigencia: Hasta la que podremos disfrutar de la oferta. Observaciones: Texto que nos permita identificar y diferenciar ésta de otras ofertas. Usuario: Este campo se rellena automáticamente con el nombre del usuario que

introduce la oferta.Una Oferta no es más que un grupo de Descuentos de un proveedor válidos hasta una determinada fecha.

En la tabla inferior, la de Descuentos por Oferta, podemos introducir por cada oferta (cada línea de Ofertas), sus precios, promociones o descuentos por artículos y cantidades:

Código Artículo: De los artículos incluidos en la oferta (código del proveedor). Artículo: A que hace referencia la oferta (descripción del proveedor). De Cantidad: Cantidad a partir de la cual entra en vigencia el precio, promoción o

descuento introducidos (incluida). A Cantidad: cantidad hasta la que es válido el descuento de ese producto (incluida).

Si no introducimos nada el programa entiende que no hay límite. U. Medida: Para las cantidades (del proveedor). Precio: Del artículo por cantidades. Es excluyente respecto al descuento, es decir,

no se pueden rellenar ambos (la promoción también se contempla como un descuento).

Dto.: Porcentaje de descuento sobre el precio del producto (si cumple el rango de cantidades). El precio que toma del producto (para aplicarle el descuento) no es el de la tabla Descuentos sino el indicado en la última compra. En el caso de que queramos modificar el precio vigente del artículo bastará con acudir a Proveedores / Precios de Artículos y modificar o crear el nuevo Precio Vigente especificado por el proveedor. En este último caso el descuento se aplicará sobre el precio modificado.

Promociones: Las promociones son líneas de oferta del tipo 3x2 y se comportan del mismo modo que los descuentos, con la diferencia de que tendremos que definir previamente el nombre y porcentaje de descuento (para este ejemplo bastaría dividir 3/2 y rellenar la columna de descuento con 33,33%). Para realizar esta operación pulsaremos Insert tras situar el cursor en promociones o accederemos desde Configuración/ Datos Generales / Promociones Mercancías. Una vez definida una promoción se podrá seleccionar desde cualquier línea de ofertas desplegando la lista de la propia casilla y eligiendo el nombre de la promoción deseada.

Fecha Vigente: Fecha hasta la que la oferta es válida (incluyendo el día de finalización). Si se rellena en la línea de Ofertas (tanto si se hace previamente o después de haber generado los descuentos) las líneas de Descuentos la tomarán automáticamente.

192

Proveedores - Ofertas

Así cada oferta dispondrá de una o más líneas dependiendo de la cantidad de artículos, precios, unidades o descuentos que posea. Para poder insertar una línea de descuento necesitaremos que el artículo al que haga referencia se encuentre en la pestaña de Precios Artículos, esto ocurrirá si hemos rellenado la pestaña Proveedores en Artículos, tenemos un documento comercial creado que asocie artículo y proveedor, o si se ha rellenado en la misma pestaña de Precios de Artículos.

7.3.2.8. Descuentos:

En Descuentos podemos encontrar la misma tabla de descuentos incluida en Ofertas. La diferencia estriba en que aquí las líneas no están en función de ninguna oferta. Es decir, podemos incluir descuentos o precios por producto y cantidades sin que las líneas de descuentos tengan que estar incluidas en una oferta.

Proveedores - Descuentos

7.3.2.9. Observaciones:

En este apartado se puede introducir cualquier tipo de observación referente al proveedor.

Proveedores – Observaciones

7.3.3. Listados de Proveedores:

En este apartado comentaremos todos los listados referentes a los Proveedores. Para acceder a la pantalla de listados debemos pinchar con el ratón en el botón Listados de la barra de Herramientas, o también se puede acceder desde la opción Listados del menú Proveedores. La pantalla de listados muestra en la parte izquierda la lista de listados disponibles y, en la parte derecha, muestra el listado seleccionado. Para seleccionar un listado sólo debemos pinchar con el ratón sobre él y sobre el botón Previsualizar y se

193

mostrará automáticamente, a menos que necesite algún dato, en cuyo caso, se seleccionará en la parte inferior izquierda. En la imagen se puede ver cómo es la pantalla Listados.

Listados – Datos Generales.

Pasamos a comentar todos los listados:

Listado Datos Generales

Muestra los datos generales de todos los Proveedores. También se pueden mostrar sólo los dados de alta o sólo los dados de baja seleccionando las casillas correspondientes.

Listado Facturas Recibidas

Muestra para un proveedor seleccionado o para todos, la relación de facturas que se han recibido entre unas fechas determinadas. Sirve para saber todo lo que un proveedor nos ha facturado.

Listado Facturas Pendientes

Muestra para un proveedor seleccionado o para todos, la relación de facturas pendientes de pago.

Listado Facturas Vencimiento

Muestra todos los vencimientos a los que se tiene que hacer frente en unas fechas determinadas. Sirve para realizar una previsión de los pagos que se han de efectuar a los proveedores.

Listado de Compras

Muestra para todos o alguno en particular de entre los artículos, y/ o proveedores todas las compras realizadas entre un rango seleccionable de fechas.

194

Parámetros de selección

Botón de Previsualización

7.4. Artículos.

7.4.1. La Ventana de Artículos:

La pantalla Artículos nos permite la creación y gestión de nuestros artículos, los que nos sirven nuestros proveedores, agrupamos en nuestros almacenes y con los que generamos documentos tanto de alta como de baja.La ventana tiene un listado, a la izquierda, de nuestros artículos organizados por familias y subfamilias (también definibles). En la parte de la derecha disponemos de dos líneas de pestañas, la inferior está en función de la superior. En concreto sólo seleccionando la pestaña superior Artículos accederemos a la inferior (Stocks – Proveedores....etc).En la parte superior disponemos de una barra de herramientas común a otras muchas pantallas de ResiPlus, con las funciones de crear, tanto artículos como familias, búsquedas, altas /bajas ...etc.Al abrir Artículos, el programa nos sitúa por defecto en la pestaña de Artículos desde donde Podremos crear, modificar, eliminar o cambiar de estado entre altas y bajas nuestros productos. Para realizar estas operaciones es conveniente haber rellenado anteriormente los apartados de Proveedores y Almacenes. Aunque también para rellenar determinados apartados en Proveedores necesitaremos tener dados de alta algunos artículos.Si tenemos seleccionada una familia en vez de un artículo, la pestaña Artículos se convierte en la pestaña Familias. En ella, a parte de Código, Descripción y Observaciones, podremos definir permisos de lectura por usuarios o grupos de usuarios de la misma manera que lo hacíamos desde Grupos y Usuarios.Estos permisos son muy importantes puesto que si no concedemos permisos a determinados grupos o usuarios, éstos no verán los productos incluidos en la familia en cuestión. Los permisos se heredan de forma diferente según su sentido ascendente o descendente. Por ejemplo: si atendemos a la imagen y eliminamos a un usuario los permisos para bebidas, también le serán eliminados los de Aguas. Sin embargo si más tarde restauramos los de bebidas, esto no le daría permisos sobre Aguas si no confirmamos el mensaje para heredar los permisos a las subfamilias de bebidas.Los permisos pueden ser asignados tanto a grupos como a usuarios.

Artículos

7.4.1.1. Nuevo Artículo:

Para crear un artículo seguiremos los siguientes pasos:

195

Generar familias de artículos

También se pueden generar subfamilias

Permisos

- Marcamos el icono de generar familias (siempre y cuando la familia no exista anteriormente). Automáticamente genera un código interno (para la familia) de tres dígitos que podremos modificar (aunque es recomendable que sean cortos y de nomenclatura uniforme y descriptiva).Introducimos el nombre de la familia y una breve descripción (esta última opcional).Dentro de una familia se pueden generar artículos o subfamilias (automáticamente se generan códigos correlativos de 6 dígitos, por cada subfamilia).

Artículos – Stocks

- Pulsamos sobre Nuevo Artículo mientras la familia a la que pertenecerá está seleccionada.

Y rellenamos los siguientes campos:

CÓDIGO: Crea un código automático de 6 dígitos los tres primeros dígitos corresponden a la familia y otros tres dígitos posteriores al artículo (para una familia de primer nivel). En el caso de familias anidadas tendremos tantos grupos de tres dígitos como familias anidadas.

DESCRIPCIÓN: La que nosotros generemos, corresponde al nombre con el que identificamos el producto.

CODIGO EAN: Corresponde a la numeración del código de barras (actualmente en desuso).

UNIDADES DE MEDIDA: Con Insert se definen, como la mayoría de los desplegables en ResiPlus. Es requerido, es decir, no se puede generar un artículo sin asignarle una unidad de medida. Como un artículo puede darse en diferentes unidades, es recomendable tener esto en cuenta a la hora de asignar la unidad, pues será en esta unidad en la que se calculará el stock de almacén. Desde Configuración / Datos Generales / Unidades de Medida se pueden definir tanto las unidades como sus conversiones. Es importante prestar atención a la hora de definir las conversiones puesto que la posterior modificación de éstas generará diferentes conversiones según si el documento de almacén, en que hayan sido utilizadas, es anterior o posterior a la modificación.

FAMILIA: En este desplegable aparecen todas la familias generadas. La utilidad de este apartado es pasar un artículo o producto de una familia a otra. Por defecto se asignará la familia activa en el momento de creación del artículo. La manera de proceder para cambiar

196

Generar artículos dentro de la

familia creada

Insertar foto del producto

Nueva familia

Nuevo artículo

el artículo de familia es pinchar en el desplegable y seleccionar la familia dónde se quiere insertar, una vez seleccionada, automáticamente el artículo pasa de una familia a otra.

7.4.1.2. Modificar artículos:

Para modificar un artículo, el proceso es tan sencillo como acceder al artículo en cuestión y, cambiar la información contenida en sus campos (Familia, Observaciones... etc.).

7.4.1.3. Eliminar artículos:

La eliminación de un artículo supondrá perder todos sus datos. Una alternativa interesante (y recomendable) podría ser dar de baja el artículo. Para eliminar un artículo se pulsa sobre el

botón Eliminar tras seleccionar el artículo. Para poder eliminar un artículo, es necesario que éste no se haya utilizado en documentos de almacén y que el usuario tenga los permisos necesarios.Para eliminar familias, éstas no deben contener artículos o familias (ni siquiera de baja).

7.4.1.4. Altas y Bajas:

Cambiar un artículo de estado entre Alta y Baja también es un proceso muy sencillo. Tras

seleccionar el artículo, el hecho de pulsar el botón Altas / Bajas cambia de estado el

artículo. Es decir, lo damos de baja si está de alta y viceversa. No confundir con el botón que nos permite cambiar las vistas, viendo sólo los artículos dados de alta (sin pulsar) o sólo los de baja (pulsado).Las familias no se pueden dar de baja.

7.4.2. Pestañas de la Ventana de Artículos:

Al entrar en la ventana de Artículos, el programa selecciona por defecto la pestaña Artículos. Dentro de ésta, encontramos los botones de Insertar Archivo de Foto (seleccionar una foto que ya tenemos) o Escanear una Foto (para importarla desde el escáner). Además, disponemos de otras cinco pestañas que nos permiten controlar la relación de nuestros artículos con:

7.4.2.1. Stocks:

En esta pestaña asignamos el almacén correspondiente a dicho artículo. La aplicación permite que un mismo artículo pertenezca a más de un almacén, pudiéndosele asignar sólo uno de ellos para que sea el seleccionado por defecto.

La columna Código se rellena automáticamente al seleccionar Almacén mediante el menú desplegable, se ha de haber definido en Almacenes previamente.

Al marcar la columna Por Defecto se mantiene el almacén seleccionado para ser asignado por defecto. Después, cuando registremos la entrada o salida del producto, aparecerá el almacén especificado (aunque podremos modificarlo).

En la columna Stock anotamos la cantidad de unidades (en la unidad de medida del artículo, u.m.a.) de ese artículo que hay en el almacén seleccionado, si es que en el momento de dar de alta el artículo ya disponemos de algún stock.

En las columnas Stock Mínimo y Stock Máximo, anotamos las cantidades a partir de las cuales el programa considera el artículo “bajo mínimos” o con “stock máximo superado”. El stock mínimo ha de ser siempre menor que el máximo y no se pueden asignar cantidades negativas a ninguno de los dos.

En caso de no rellenar ninguna línea de Stocks (o no tener ninguna que coincida con el almacén seleccionado en el movimiento,) el primer documento de almacén que genere una entrada o salida en algún almacén rellenaría automáticamente una línea, y marcaría el almacén utilizado como predeterminado. El Stock sería el generado por el documento (positivo o negativo), mientras que el Stock Mínimo sería la cantidad del movimiento (siempre en positivo) y el Stock Máximo el doble del mínimo.

197

Artículos - Stocks

7.4.2.2. Proveedores:

Previamente a la utilización de esta pestaña, hay que dar de alta los proveedores en la ventana de Proveedores del programa. Una vez realizado este paso, seleccionamos del desplegable el proveedor que nos sirve este artículo o producto.

Esta pestaña está muy relacionada con Precios de Artículos en Proveedores, prácticamente ambas contienen los mismos datos y se actualizan mutuamente. La diferencia fundamental entre ambas es que ésta está en función de un solo artículo, con tantas líneas como combinaciones entre proveedores, unidades, precios e IVA; y aquélla está en función de un solo proveedor con tantas líneas como artículos... etc. Las columnas de Precio Vigente y Fecha Vigente, o mejor dicho su variación (desde documentos de almacén) no crearán nuevas líneas sino que las actualizará con los últimos precios y fechas.

Artículos – Proveedores

Código Provee.; Este apartado es importante porque introducimos el código del producto, este código es el propio del proveedor y es la referencia para realizar los pedidos. Si no se introduce manualmente aquí o en Proveedores / Precios de Artículos, entonces el programa lo tomará del primer documento comercial que haga referencia, si se introduce. En caso de no ser introducido en ningún sitio tanto el código como la descripción se harán coincidir con los del artículo.

Descripción Proveedor; Es la descripción o nombre del producto, pero la propia del proveedor. También para la descripción es aplicable lo dicho arriba para el código.

La finalidad de estos dos campos es poder remitirle al proveedor nuestros pedidos utilizando sus códigos y descripciones. Así como rellenar los albaranes o facturas que recibidas de parte del proveedor, sólo tengamos que copiar en ResiPlus.

198

Artículos – Proveedores II

7.4.2.3. Calidades:

Esta pestaña está estrechamente relacionada con el punto 7.3.25. En realidad, nos muestra los datos introducidos en Proveedores/ Calidades, o si todavía no los hemos introducido, nos permite la introducción o modificación de estos datos y su actualización allí.En Artículos / Calidades, disponemos de una sola de las opciones de que disponíamos en Proveedores. Aquí sólo podremos valorar por artículo y proveedor en función de los criterios de calidad que definimos, o definiremos, en Configuración / Datos Generales / Criterios de Calidad de los Artículos, o simplemente pulsando Insert tras situar el cursor en Unidades de Medida.Las calidades utilizan siempre el código y la descripción del artículo.

Artículos – calidades

A parte de estos criterios, al llegar a los documentos o movimientos de almacén, veremos que ResiPlus ofrece también una serie de criterios fijos para los que calcula la valoración automáticamente.

7.4.2.4. Ofertas:

También en esta pantalla encontramos las dos tablas que ya vimos en el punto. El funcionamiento es similar al descrito en aquel punto, aunque, eso sí, en función del artículo y no del proveedor. Esto supone que las dos primeras columnas de Proveedores son sustituidas aquí por la Razón Social del proveedor.

199

Artículos – Ofertas

7.4.2.5. Descuentos:

De la misma manera que en los dos puntos anteriores, en Descuentos encontramos una pantalla análoga a la del punto 8.3.2.8. que también trataba de los descuentos en Proveedores. La única diferencia es que aquí se encuentran en función del artículo y “allí” del proveedor.

Artículos – descuentos

7.4.3. Estadísticas:

La pestaña Estadísticas nos ofrece la posibilidad de conseguir gráficas de ,las entradas o salidas de nuestros artículos en función de su unidad o importe, en varios formatos visuales, entre diferentes períodos de tiempo, y con la unidad temporal que elijamos (grupos de documentos incluidos en el mismo período seleccionado). Todo ello sin salir del módulo de Artículos.Hemos de tener en cuenta que la gráfica depende del artículo o familia seleccionados.

Artículos – Estadísticas

7.4.4. Listado de Proveedores:

200

Selección del intervalo de tiempo

Exportar a otros formatos

Presentación preliminar

Esta pestaña nos permite obtener un informe de un proveedor en concreto, o de todos los proveedores, que nos han servido un determinado artículo en el rango de fechas especificado.

Artículos – Listado Proveedores

7.5. ENTRADAS Y SALIDAS:

Como requisito previo para trabajar en la ventana Entradas y Salidas deben haberse dado de alta los almacenes, generado los artículos y asignado, almacén/ es y proveedor/ es a dichos artículos.

7.5.1. La Ventana Entradas y Salidas:

Desde la ventana Entradas y Salidas podemos gestionar los movimientos de almacén y confeccionar nuestros pedidos con una serie de ayudas que veremos más adelante.En la parte izquierda tenemos un marco con botones que nos permiten seleccionar el tipo de documento desde la categoría a la que pertenecen (Entradas, Salidas, Pedidos y Regularización). Todos muestra la información de todos los documentos (tanto de entradas, como de salidas y pedidos).En la parte superior tenemos la barra de herramientas con los botones: Nuevo, que a su vez contiene una lista desplegable de tipos de documento; Modificar, Confirmar, los botones de desplazamiento entre registros, Eliminar e Imprimir.El botón Nuevo tiene dos funciones, para su correcto uso, hay que seleccionar, bien desde la lista desplegable (del propio botón), bien desde el marco de la izquierda, el tipo de documento elegido. Esta acción cambiará la apariencia del botón Nuevo adecuándolo a nuestra elección. Tras esto, al pulsar el botón, se generará un nuevo documento.Tras crear o modificar el documento hay que validarlo con el botón Aceptar para guardar los cambios.

201

Selección de proveedor/ es

Fechas entre las cuales obtendremos los resultados

Nuevo 1ª Pestaña

Almacén - Entradas y Salidas

7.5.1.1. 1ª. Pestaña:

El nombre de esta pestaña coincide con la de su análogo en la columna de la izquierda o en la lista desplegable del botón Nuevo. Es decir, va variando según nuestra selección. Es una pantalla de consulta desde la que no se pueden introducir ni modificar datos.Las columnas mostradas dependen del tipo de documento seleccionado, y por esto nos detendremos con mayor detalle en cada uno de ellos. El resto de información supone un Nº de Documento (que rellenamos con el proporcionado por el proveedor, o asignamos el nuestro dependiendo del tipo de documento), la fecha y selección del Proveedor o Criterio.Las casillas de Tipo y Usuario se rellenan automáticamente.

Almacén - Entradas y Salidas – Lista Desplegable de Nuevo.

7.5.1.2. Documentos en Creación:

Desde la pestaña Documentos en Creación es desde dónde trabajaremos realmente con nuestros Albaranes y Facturas. Desde aquí introduciremos los datos o los generaremos automáticamente mediante la Conciliación de Pedidos en Albaranes y la Conciliación de Albaranes o Pedidos en Facturas. También desde aquí haremos las modificaciones oportunas.También, en este caso, resulta válido lo considerado para el anterior, es decir, los campos a rellenar en la cabecera son los mismos, al igual que los que se rellenan de forma automática y, también la tabla está en función del tipo de documento de que se trate y, se verá con mayor detalle en el apartado en que explicaremos cada uno de ellos.Los documentos creados pero no aceptados o validados quedarán aquí hasta que pulsemos

sobre Aceptar , esto los “pasará” a la primera pestaña.

202

Tipos de documentos

Tipos de documentos

Lista desplegable del botón Nuevo

Almacén - Entradas y Salidas – Búsqueda de Artículos

7.5.1.3. Propuestas de Pedidos:

Desde esta pestaña introducimos los pedidos y podemos consultar los que ya hemos introducido, pero aún no hemos confirmado y aceptado. Aquí también es válido lo dicho en los dos anteriores apartados: los únicos cambios (a parte de la tabla, que veremos en Pedidos) son: que tenemos dos fechas, la de creación del pedido y la de entrega y, que podemos seleccionar un criterio por el que la aplicación ordenará nuestros proveedores. Eso sí, la decisión de optar por uno u otro siempre será nuestra.

Almacén - Entradas y Salidas – Propuestas de Pedidos

7.5.1.4. Observaciones/ Detalles:

203

Cabecera

Líneas

Búsqueda de Artículos

Observaciones

El campo Observaciones (parte inferior de la pantalla) se muestra en las tres pestañas anteriores, mientras que el de Detalles, que se selecciona mediante las flechas y pulsando en el botón Detalles /Observaciones, aparece sólo en las facturas.Observaciones es un campo de texto, en el que podemos hacer las anotaciones que estimemos oportunas para el documento. Detalles contiene datos que obtendremos de la propia factura del proveedor:

Nº de Orden: es el Nº que otorgamos a la factura. CC. Gastos: la que asignamos para el servicio que nos preste el proveedor. Retención: que nos aplique (si la aplica) el proveedor. Recargo Equivalencia: que nos aplique (si lo aplica) el proveedor. Servicio: que nos presta el proveedor y que previamente hemos dado de alta al crear

el propio proveedor, su cambio alterará la CC de gastos. Fecha Recepción: de la factura.

Almacén - Entradas y Salidas – Observaciones/ Detalles.

7.5.1.5. Totales:

En la parte inferior derecha de la pantalla aparece este cuadro que nos muestra información sobre las facturas y albaranes valorados. La información mostrada coincide con los campos de la tabla que está justo encima, y es de izquierda a derecha:

Base: es el acumulado de bases, con ese tipo de IVA en las líneas superiores o parciales, y simplemente el acumulado en la línea inferior o de totales.

% IVA: por cada una de las líneas parciales. IVA: por cada uno de los tipos de IVA o líneas y en la línea de totales el acumulado de

todos ellos. Total: Es el acumulado de todos los totales del documento.

Es de destacar el hecho de que la línea inferior de totales acumule todos los campos excepto el % de IVA, mientras que tendremos tantas líneas superiores como tipos de IVA en el documento.

204

Cambio entre Observaciones y Detalles Totales

Almacén - Entradas y Salidas – Totales

7.5.1.6. Albaranes de Regularización:

Los Albaranes de Regularización son un tipo especial de albarán capaz de realizar movimientos de salida y entrada con el propósito de ajustar el contenido real de nuestros almacenes al contenido registrado en ResiPlus.

Entradas y Salidas de Almacén – Regularización de Stocks.

Esta pestaña está pensada para ajustar los stocks tras la realización de inventarios de almacén. Por cada línea y artículo tenemos un stock calculado en la unidad de medida del artículo (que sólo podremos ver si tenemos el permiso Gestión de Grupos y Usuarios / Almacenes (Entradas y Salidas) / VER STOCKS ACTUALES). Rellenando la columna Stock Real , ResiPlus realizará las operaciones que sean necesarias para que el nuevo stock coincida con la cantidad especificada.Una vez rellenadas las cantidades reales en stock se marcan aquellas que se quieran regularizar en la columna Regularizar y después se pulsa sobre el botón Regularizar. Las que no hayan sido marcadas para regularizar no realizarán ningún movimiento.Un caso especial es el de las líneas con cantidad 0 que no se marcarán al seleccionar, marcar todas, y tendrán que ser confirmadas manualmente o se marcarán de forma automática al modificar la cantidad (siempre y cuando la nueva sea diferente de 0).

205

Línea inferior de acumulado de totales

Líneas superiores de acumulados por tipos de IVA

Almacén

Líneas de artículos contenidos

Stock en ResiPlus

Stock físico del almacén

Regularizar todas las líneas

Realizar Regularización

Los Albaranes de Regularización, una vez pulsemos el Botón Regularizar, no se pueden eliminar ni anular, la única forma de solventar un nuevo descuadre es hacer otro Albarán de Regularización.

7.5.2. Entradas.

Acceso a Entradas y Salidas de Almacén

Tal y como muestra la imagen, ResiPlus permite anotar las entradas de almacén por medio de Albaranes Sin Valorar, Albaranes Valorados y Facturas. Es decir, se registran todas las entradas de artículos, tanto de albaranes como de facturas (con la excepción de la factura que ha sido conciliada desde un albarán porque el movimiento ya se realizó con éste último).

7.5.2.1. Todos:

La opción Todos es una opción principalmente de consulta, puesto que desde ella podemos ver todos los albaranes, pedidos y facturas (tanto de entrada como de salida y regularización) pero, no podemos introducir ni modificar ninguno de ellos. 7.5.2.2. Albaranes sin Valorar:

Los albaranes sin valorar están pensados para dar entrada a artículos en almacén sin contemplar sus características económicas. Visto de otro modo, permite a un determinado tipo de usuario de ResiPlus gestionar las entradas de productos en almacén, sin que tenga que tener ningún conocimiento de las actividades económicas de la residencia.

Al pulsar sobre Albaranes sin Valorar , la primera pestaña toma el valor Albaranes sin Valorar. Moviéndonos entre ellos con la barra de navegación veremos todos los que hayamos introducido, desde Documentos en Creación, podremos crearlos o modificarlos, mientras que para eliminarlos utilizaremos el botón del aspa roja.Desde esta categoría de documentos desaparece el cuadro de totales, por motivos obvios. Las columnas de la tabla son:

Orden: Nº de línea. Código: del producto. Descripción: del producto, seleccionable pulsando F5 cuando el cursor esté situado

aquí. Cantidad: de unidades.

206

Señalar una de las opciones y marcar Nuevo para registrar entradas.

Botón de acceso a Entradas y Salidas de Almacén.

Unidad: en que recibimos el artículo (UMP). Destino: almacén en el que lo situaremos, cogerá por defecto el valor asignado en

Artículos/ Stocks.

Los albaranes sin valorar pueden ser introducidos de forma manual (pulsando sobre Nuevo) o conciliando pedidos. Para conciliar pedidos necesitamos tener creado el pedido (ver 4.4 Pedidos), situarnos sobre la casilla Descripción del Artículo (siempre desde Albaranes sin Valorar) y pulsar F7. Al hacerlo aparece una pantalla en la que seleccionamos pedidos completos o líneas de los mismos. Este proceso genera un albarán sin valorar que se relaciona con el pedido del que proviene.

Almacén - Entradas y Salidas – Albaranes sin Valorar

Otras opciones disponibles son Crear Artículos, pulsando Insert cuando el cursor esté en las columnas de Código o Descripción y F5 también con el cursor situado en estas columnas, para selección de artículos.

Almacén - Entradas y Salidas – Albaranes sin Valorar- Conciliación de Pedidos

7.5.2.3. Albaranes Valorados:

La única diferencia entre este módulo y el anterior es que, en Albaranes Valorados también se recogen los aspectos económicos de la transacción con nuestro proveedor (aparte del movimiento correspondiente de almacén). Por este último motivo aparece también el cuadro de totales (visto en el punto 8.5.15.). Los procesos de creación (tanto manual como de Conciliación de Pedidos (F7)), modificación y eliminación son iguales, pero ahora hemos de contemplar nuevos campos a rellenar:

207

Orden: Nº. de línea del albarán. Descripción: nombre del artículo del proveedor. Cantidad: de unidades (UMP) del artículo. Unidad: en que medimos el artículo (UMP). Precio: del artículo. Base: sobre la que aplicamos los descuentos y el IVA. % DTO: si se nos aplica. % IVA: repercutido por el proveedor y soportado por nosotros. Total: calculado.

Los cuatro últimos campos se acumulan en el cuadro de totales.

Almacén - Entradas y Salidas – Albaranes Valorados

7.5.2.4. Facturas:

La información contenida en Facturas es muy parecida a la de Albaranes Valorados aunque encontraremos también los detalles que recordaremos del módulo de Proveedores, en el apartado de facturas. Las facturas generadas desde el módulo de Almacén nos realizarán la entrada en el almacén del/ los productos contenidos en el documento. Si queremos generar una factura de servicios, el módulo adecuado sería el de Proveedores desde donde también podemos generar facturas sin que alteren el stock de nuestros almacenes. Las Facturas generadas desde Almacenes actualizan la pestaña de Facturas en Proveedores.También los procesos de creación, eliminación y modificación son los mismos que para el resto de documentos de Almacén.Como novedad respecto a lo que ya hemos visto encontramos en la cabecera el control Sin Detalle que elimina las líneas de las facturas creadas por conciliación (automáticamente, pulsando F6 desde Albaranes o F7 desde Pedidos mientras el cursor se encuentra en Descripción), dejando el acumulado por cada uno de los documentos de origen.Las facturas pueden ser conciliadas desde pedidos o albaranes o creadas directamente.

208

Líneas de los pedidos conciliados

Incidencias de cabecera

Totales

Almacén - Entradas y Salidas – Facturas

7.5.3. Salidas.

Hasta ahora hemos registrado las entradas de artículos que provienen de Facturas, Albaranes Valorados y Albaranes sin Valorar.Ahora registraremos las salidas de esos productos bien para el consumo o para trasladarlos de un almacén a otro.

7.5.3.1. Albaranes de Salida:

Los Albaranes de Salida han sido concebidos para realizar gastos o consumos de nuestros artículos que disminuyan su stock en el almacén. Por ejemplo, si determinado material se extravía, deteriora o elimina, o simplemente se consume y por ello deja de alojarse en un determinado almacén; bastará realizar un Albarán de Salida para que se reste del stock de este almacén.También son el documento adecuado para hacer traspasos de material entre almacenes. Para ello bastará seleccionar el artículo, almacén de origen y de destino. El resultado será la resta de la cantidad del stock de origen y la suma en el destino.

Los pasos a seguir para trabajar con Albaranes de Salida son los siguientes:

Marcamos Salidas situado en la parte inferior de la ventana Marcamos Albaranes y le damos a nuevo.

Almacén - Entradas y Salidas – Albaranes de Salida

209

1. Marcamos la opción Salidas

Almacén - Entradas y Salidas – Albaranes de Salida II

Almacén - Entradas y Salidas – Albaranes de Salida III

Una vez en la pestaña de Documentos en creación, seleccionamos con F5 el artículo o bien escribimos el código del artículo (tanto el propio de ResiPlus como el del proveedor).

Anotamos la cantidad que va a ser consumida. La columna Origen, nos muestra el código del almacén marcado por defecto (en la ventana de artículos), de donde provienen los artículos.

La columna Destino, debe de estar vacía, si queremos anotar que el artículo en cuestión se va a consumir.En el caso de dar una salida a ese artículo con el fin de trasladarlo a otro almacén entonces sí anotaremos en esa columna el almacén destino donde se va a depositar.

Una vez registrados todas las salidas de los artículos seleccionados marcamos aceptar y respondemos afirmativamente a la pregunta que realiza la aplicación.

ResiPlus permite también modificar una salida de artículos ya registrados, el procedimiento es el mismo que para modificar registros de entradas en el almacén.

El funcionamiento de Stocks Bajo Mínimos es análogo, aunque inverso al de Stock Máximo Superado. Nos avisará cuando la cantidad seleccionada para la salida haga que rebasemos el límite del Stock Mínimo. El aviso parpadeará hasta que pulsemos sobre él.

210

2. Marcamos el icono de Albaranes

3. Marcamos icono nuevo

Anotamos el nombre del producto o pulsamos F5 para buscarlo

Podemos variar el almacén establecido por defecto

Destino debe de estar vacío, salvo para trasladar el artículo de un almacén a otro.

Marcar icono de Aceptar una vez finalizado el registro de salida del artículo

7.5.4. Pedidos:

A diferencia de todos los demás documentos que hemos estado viendo, los pedidos no generan ni entradas ni salidas de artículos en almacén. Su utilidad es, más bien, poder ir anotando en el pedido para solicitarlo al proveedor cuando nos parezca oportuno. En este momento marcaremos la casilla Confirmación de las líneas que solicitemos a nuestro proveedor. A partir de la generación de un pedido podemos transformarlo en un albarán o factura automáticamente utilizando la Conciliación de Pedidos desde Albaranes o Facturas (siempre situando el cursor en el campo Descripción y pulsando F7). La conciliación permite crear un albarán o factura a partir de varios pedidos o albaranes.En los pedidos la pestaña de trabajo es Propuestas de Pedidos (lo que en el resto venía a ser Documentos en Creación).

Almacén - Entradas y Salidas – Pedidos

Para rellenar convenientemente una Propuesta de Pedido será necesario elegir uno de los factores de selección del proveedor. El programa entonces utilizará el factor elegido como criterio para hacernos una ordenación de nuestros proveedores para ese artículo. Por ejemplo, al seleccionar el factor Económico buscará entre los precios vigentes de nuestros proveedores y situará el primero a quién nos lo ofrezca más barato y el último a quién nos lo venda más caro. En último lugar la decisión siempre será nuestra.

En cuanto a las líneas:

Orden es el número de línea. Confirmación selecciona nuestra línea entre las que pasarán al Pedido al aceptar la

propuesta. Código y Descripción atienden a los criterios del proveedor y nos permiten al tener el

cursor situado en una de estas dos casillas seleccionar un artículo con F5 o crearlo con Insert. También y como novedad se pueden consultar los artículos que se encuentran por debajo de su stock mínimo con F6.

Cantidad Calculada es el resultado del cálculo de las unidades que serían necesarias para llenar todo lo posible nuestro almacén sin superar el Stock Máximo.

Cantidad Solicitada es la cantidad que pedimos y se rellena automáticamente con la Cantidad Calculada menos la pendiente de recibir, podemos modificarla.

Cantidad Pendiente es la cantidad del artículo incluida en pedidos que aún no han sido conciliados. En caso de que se recepcionen manualmente (sin conciliar) existe una columna en los pedidos que permite anular líneas para que no queden permanentemente pendientes.

UMA es la unidad de medida del artículo. Factor de selección: permite especificar un factor diferente para cada una de las líneas.

Recordemos que también se puede seleccionar en la cabecera para todas las líneas. Proveedor: Al pinchar sobre el botón de esta casilla obtendremos una lista de todos los

proveedores que nos sirven ese artículo ordenado según el factor o criterio seleccionado.

Este es un buen momento para recordar aquellos criterios de calidad por artículo a los que asignábamos valores desde las pestañas de Calidades de Proveedores y Artículos. Si desde aquí seleccionamos el factor Calidad, los proveedores serán ordenados por estos criterios.

211

Factores de selección de proveedores

Casilla de confirmación de la línea

Selección de proveedores según los criterios de calidad previamente definidos.

Cantidad solicitada (UMP): Representa el mismo valor que la UMA pero en la unidad de medida del proveedor en vez de en la del artículo.

UMP: Es la unidad de medida del proveedor para este artículo. Fecha de entrega: Prevista, también seleccionable por línea, o desde la cabecera para

todas las líneas. Confirmado por: se rellena automáticamente con el nombre del usuario que ha

confirmado la línea.

Por último nombrar el aviso de Stock Máximo Superado que parpadeará en la parte inferior derecha de la pantalla en el momento que la cantidad solicitada para un artículo fuese a superar este limite que definimos en Almacenes / Stock.

7.6. LISTADOS:

Accediendo desde el botón desde la pantalla principal de ResiPlus encontramos los listados. Desde la columna de la izquierda buscamos Listados de Almacén y encontraremos estos listados:

Listado Existencias Sin Valorar

Muestra todos aquellos artículos que no están valorados, informando de la familia a la que pertenece, el código, la unidad de medida y el stock actual de ese artículo. Toda esta información la clasifica por Almacenes.

Listado Existencias Valorados

Muestra todos aquellas Familias y Artículos que están valorados, indicando el stock y el precio. La referencia del precio se obtiene de la fecha de la última compra, es decir, el precio que aparece es el de la última compra, por tanto la valoración que realiza ResiPlus del stock de los artículos valorados se obtiene del precio de la última compra.

Respecto de este apartado de Valoración del Stock pueden haber muchas clases de valoración, la opción utilizada es el del precio de la última compra. Este apartado es relativamente novedoso por lo que las posteriores mejoras de este módulo se realizará en función de las recomendaciones que las propias residencias nos comenten.

212

Aviso de stock máximo superado

Listado de Artículos Bajo Mínimos

Con este listado obtenemos todos aquellos artículos cuyo stock actual es igual o inferior al stock mínimo marcado. Es el que se utiliza para realizar los pedidos a proveedores. Está explicado con mas detalle en el apartado anterior.

Listado de Movimientos

Nos permite ver los movimientos de almacén entre un rango de fechas seleccionable por tipos de movimientos, almacenes o familias de artículos.

Listado de Albaranes Pendientes de Facturar

Nos permite filtrar, dentro de un rango de fechas seleccionables, según el estado de los albaranes de todos los proveedores o algunos en concreto.

Listado de Pedidos

Nos proporciona un listado de todos los pedidos o sólo de los seleccionados dentro de un rango de fechas.

Listado de Pedidos Pendientes

Ofrece una lista de pedidos, con o sin líneas, de pedido dentro de un rango de fechas, seleccionando por proveedores y /o estado de los pedidos.

Incidencias de Almacén

Tras seleccionar Proveedores, Artículos y Tipos de Incidencias por fechas devuelve las incidencias organizadas por incidencias o proveedores.

Listados.

7.7. Criterios de Altas en Proveedores.

Se ha añadido a la pantalla de Criterios de Alta en Proveedores la columna Tipo de Certificado, definible en Datos Generales (pulsando Insert).En la pantalla anterior se han añadido, también, una serie casillas: Tener implantado un sistema de calidad comprobado, sin certificar. Evaluación positiva de muestras de producto.

213

Opciones de selección

Árbol de listados

Presentación preliminar

Producto certificado. Compromiso de someterse al sistema de la empresa. Otros casos a justificar.También aparecen estos campos en el Diseñador de plantillas.

Criterios de Alta de los Proveedores.

7.8. Nuevos Listados de Almacén.

Se han añadido los siguientes listados: a. Listado de familias y subfamilias: ordenadas por código y mostrando

información de la familia y observaciones.b. Listado de artículos: seleccionables por estado de alta o baja y familias que

muestra la información del artículo y de cada uno de sus proveedores.c. Entradas y Salidas de Artículos: con filtros por tipos de movimientos,

proveedores, artículos, familias y fechas; y datos (cantidades, fechas etc...) de los documentos que los contienen.

Listado de Entradas y Salidas de Artículos.

7.9. Configuración de la aplicación.

Se ha añadido a Configuración/ Datos Generales/ Configuración de la Aplicación/ Almacenes la opción de permitir o no el Stock Negativo y los albaranes que lo generarían.Se han ajustado las pestañas superiores de la ventana de Entradas y Salidas para que se muestren sólo las pestañas necesarias según la opción seleccionada. Se ha añadido también, la posibilidad de introducir en las propuestas de pedidos una segunda confirmación, configurable desde Configuración/ Datos Generales/ Configuración de la Aplicación/ Almacenes. Incluyendo también un permiso para esta posibilidad.Además, se ha añadido un botón a la propuesta para que sea enviado un aviso por correo electrónico solicitando la segunda confirmación a otro departamento. La dirección de correo se configura en Configuración/ Datos Generales/ Configuración de la Aplicación/ Almacenes.

214

Almacén en Configuración Aplicación de Datos Generales.

215

8. Medicamentos

8.1. Fichas de Medicamentos

Desde el menú o desde el botón Medicamentos de la barra de herramientas accedemos a la pantalla de Medicamentos (ver imagen 8.1).

Imagen 8.1 – Pantalla: Medicamentos

En la pantalla de Medicamentos vemos las fichas de los Medicamentos. Como en todas las pantallas que muestran fichas en ResiPlus en la parte de arriba vemos los datos generales del Medicamento y en la parte de abajo, separados en pestañas, los diferentes apartados. Las fichas de Medicamentos se pueden ordenar por el Nombre Comercial, por el Código de Barras o por el Código Nacional. También se pueden realizar búsquedas de Medicamentos. Es posible importar Medicamentos a la base de datos de ResiPlus. Para realizar este paso hemos preparado una base de datos con más de 21.000 Medicamentos en la que ya se encuentran definidos datos como el código nacional, nombre comercial, principio activo, etc. Para ver como se pueden importar los Medicamentos consulte el punto 8.1.4.3. ¿Cómo se importan Medicamentos a la Base de Datos de ResiPlus?.

Existe un Listado de Medicamentos que muestra todos los Medicamentos dados de alta en ResiPlus o también se pueden mostrar sólo los que son de un determinado Principio Activo. La parte de debajo de la pantalla de Medicamentos se divide en apartados. Los apartados referentes a los Medicamentos son:

o Datos Adicionaleso Interacción Medicamentoso Protocolo Administración

8.1.1. Datos Adicionales

En este apartado se introducen unos datos adicionales del Medicamento (ver imagen 8.2).

216

Imagen 8.2 – Pantalla: Medicamentos – Apartado: Datos Adicionales

Es importante poner correctamente el Nombre del Envase y el Nombre de la Unidad para que los listados aparezcan correctamente, por ejemplo X pastillas o X ampollas. Ambos campos son definibles con la tecla INSERT o desde la pantalla de Datos Generales (menú configuración) apartado Principios Activos en las pestañas de Nombres de Unidades o Nombres de Envases.

Los Nombres de unidades podrían ser: comprimido, gota, ampolla, inyectable y unidad. Y nombres de envases podrían ser: bote, caja, tubo y envase. En las imágenes 8.3 y 8.4 puede ver como podrían quedar estas pestañas de Datos Generales.

Imagen 8.3 – Pantalla: Datos Generales – Apartado: Principios Activos – Pestaña: Nombres Envases

Imagen 8.4 – Pantalla: Datos Generales – Apartado: Principios Activos – Pestaña: Nombres Unidades

También es importante el número de unidades por envase para que ResiPlus calcule correctamente el stock del Medicamento. Si se trata de una pomada o de un colirio por ejemplo, el número de unidades por envase no se puede conocer, pero conviene realizar una aproximación o un estudio si fuera necesario para conocer este valor. Es recomendable realizar la aproximación a la baja para no quedarse sin stock.

8.1.2. Interacción Medicamentos

217

En este apartado se introducen los Principios Activos y los Medicamentos que son incompatibles. Para ello solamente hay que añadir las filas a la lista. De cada Principio Activo incompatible o de cada Medicamento Incompatible se puede añadir alguna Observación. En la imagen 8.5 puede ver el aspecto de este apartado.

Imagen 8.5 – Pantalla: Medicamentos – Apartado: Interacción Medicamentos

Es importante introducir las incompatibilidades entre los Medicamentos para que a la hora de confeccionar los Tratamientos ResiPlus avise si existen dos Medicamentos de los Residentes.

8.1.3. Protocolos Administración

Este apartado sirve para introducir el Protocolo de Administración del Medicamento (ver imagen 8.6). Los campos que se pueden poner son:

- Definición del procedimiento- Objetivos del mismo- Material Necesario- Pasos a seguir (cronológicamente)- Precauciones y Observaciones

Imagen 8.6 – Pantalla: Medicamentos – Apartado: Protocolo Administración

El Protocolo de Administración se puede imprimir pinchando en el botón Imprimir Protocolo de Administración.

8.1.4. ¿Cómo se hace?

8.1.4.1. ¿Cómo crear un medicamento?

Para crear un Medicamento pinchamos con el ratón en el botón de Nuevo Medicamento de la pantalla de Medicamentos con lo que creamos una nueva ficha. Ahora se introducen los datos del Medicamento:

- Código Nacional: es el código nacional del Medicamento que aparece en la caja (6 dígitos).

- Código de barras si se conoce.- Nombre Comercial: es el nombre del Medicamento. Es importante ponerlo correctamente

porque es el nombre que aparece en los pedidos a farmacias. Es muy conveniente poner Nombre + dosis que tiene + unidades y usar abreviaturas, por ejemplo: ASPIRINA 500 MG 30 COMP.

218

- Cabe en dispensario. Si está activado el Medicamento acabará en la Hoja de Dispensación.

- Necesita frío: si está activado significa que el Medicamento debe estar en una nevera.- No incluir en recetas de la seguridad social. Si está activado el Medicamento no

aparecerá en el listado de recetas necesarias.- Nombre genérico. Las opciones del desplegable se pueden personalizar posicionando el

cursor dentro del desplegable y pulsando la tecla INSERT o desde la pantalla de Datos Generales (menú Configuración) apartado de Principios Activos. Es muy importante ponerlo porque se utiliza en para relacionar Medicamentos y para los pedidos a farmacias. Si un Medicamento contiene varios principios activos conviene crear una fila nueva que contenga todos esos principios activos.

- Vía de Administración. Las opciones del desplegable son personalizables.- Datos Adicionales. - Interacción. - Protocolo de Administración.

NOTA Cuando un Medicamento está en un Tratamiento ya no se le puede cambiar el Nombre Comercial.

8.1.4.2. ¿Cómo se elimina un Medicamento?

En la pantalla de Medicamentos buscamos el Medicamento en cuestión o nos desplazamos por las fichas hasta encontrarlo. Cuando ya estemos en su ficha pinchamos con el ratón en el botón Borrar Ficha que lo borrará siempre y cuando el Medicamento no esté dentro de un Tratamiento actual. Si esto ocurre ResiPlus mostrará un mensaje para avisarnos de cual es el Residente que toma el Medicamento.

8.1.4.3. ¿Cómo se importan Medicamentos a la Base de Datos de ResiPlus?

Para importar los Medicamentos se deben seguir los siguientes pasos:1. Accedemos a las fichas de medicamentos y pinchamos el botón de importar

Medicamentos (Ver figura 1.1)2. Aparecerá la pantalla de importación de Medicamentos. (Ver figura 8.6.1)

Figura 8.6.1. - Pantalla de Importación de Medicamentos

3. En la lista que aparece seleccione uno o más Medicamentos que desee incorporar en ResiPlus. Debido a que la lista es muy grande, puede buscar de forma más rápida el Medicamento deseado, tecleando en la caja de texto de búsqueda por nombre comercial las primeras letras del nombre del Medicamento.

4. Una vez seleccionados los Medicamentos pinche en el botón de Importar. Comenzará el proceso de importación comunicándole el proceso en la barra de progreso inferior de la pantalla principal.

5. Una vez finalizado el proceso salga de la pantalla para volver a la ficha de

Medicamentos pulsado el botón .

219

6. Se puede comprobar si la importación ha sido correcta, buscando el la ficha de Medicamentos el /los Medicamento /s recién importado /s.

NOTA: Es posible que usted seleccione un Medicamento para importar que ya exista en la base de datos de ResiPlus. En este caso, ResiPlus avisará de este hecho una vez comenzado el proceso de importación, no volviendo a importar el Medicamento por segunda vez.

NOTA: Si usted está usando la opción multiempresa dentro de ResiPlus, deberá efectuar la importación de los Medicamento en todas y cada una de las empresas definidas.

NOTA: No recomendamos la incorporación de ResiPlus de todos los Medicamentos existentes debido al tamaño de dicha base de Medicamentos y a que, en geriatría, no se usan ni mucho menos todos los Medicamentos descritos.

8.2. Incidencias Stock

Mediante la opción Incidencias Stock del menú Medicamentos accedemos al Asistente de Incidencias en la Administración de Medicamentos. En la imagen 8.7 mostramos la primera pantalla de este Asistente.

Imagen 8.7 – Asistente Incidencias Stock

Este asistente, como su propio nombre indica, sirve para anotar las incidencias que ha habido en la administración de los Medicamentos. Por incidencia entendemos tanto el hecho de que el Residente no se haya tomado el Medicamento (o se haya tomado una dosis diferente a la pautada) como el hecho de que el Medicamento se haya desperdiciado por algún motivo. Al anotar estas incidencias se consiguen dos objetivos:

- Llevar un registro de las dosis no administradas a los Residentes especificando la causa o la razón y

- que el stock de Medicamentos de ResiPlus se acerque mucho al stock real puesto que ResiPlus siempre asume que los Medicamentos se consumen de acuerdo con lo pautado en los Tratamientos.

Mediante este asistente ResiPlus cumple con el indicador de calidad número 3 de la Comunidad Valenciana que hace referencia a la administración de Medicamentos y menciona que se deben anotar las incidencias que se dan en la administración de los mismos.

Los tipos de incidencias que se pueden anotar mediante el asistente son:

- El Residente se ha negado a tomar el Medicamento- El Medicamento se ha tirado a la basura- Al Residente se le ha encontrado el Medicamento escondido y se suponía que se lo había

tomado- El Residente se ha tomado parte de la dosis pero no completa- Al Residente se le ha administrado dosis adicional- Al Residente se le ha administrado un medicamento eventual- El Residente no se ha tomado el Medicamento

220

Cuando se anota una incidencia se elige el Residente, el Medicamento y el número de unidades de Medicamento afectadas por la incidencia.

La relación de incidencias de un Residente se puede ver en el apartado Variaciones de Stock del Área de Farmacia de la ficha del Residente.

8.2.1. ¿Cómo se hace?

8.2.1.1. ¿Cómo se anotan las incidencias en la Administración de Medicamentos?

Las incidencias se anotan mediante el Asistente para Incidencias en la Administración de Medicamentos que se encuentra en el menú Medicamentos opción incidencias de Stock. En la primera pantalla del asistente seleccionamos el Residente que ha producido la incidencia y la fecha de la misma (ver imagen 9.8). Una vez seleccionadas la fecha y el Residente

pinchamos en el botón de Siguiente y en la siguiente pantalla (ver imagen 8.9) seleccionamos el tipo de incidencia y volvemos a pinchar en Siguiente.

Imagen 8.8 – Asistente Incidencias Stock

Independientemente del tipo de incidencia seleccionado aparecerá una pantalla como la de la imagen 8.7 en la que seleccionaremos el medicamento, introduciremos la cantidad de Medicamento afectada y si queremos también podremos introducir alguna observación.

Imagen 8.9 – Asistente Incidencias Stock

Una vez que tengamos todos los campos pinchamos con el ratón en el botón Proceder y la incidencia quedará anotada.

8.3. Variaciones Stock

Con la opción variaciones de stock del menú Medicamentos abrimos el Asistente para Variaciones de Stock de Medicamentos que sirve para realizar variaciones en los stocks, tanto de los Residentes como de la Residencia. En la imagen 8.10 puede ver la primera pantalla del asistente.

221

Imagen 8.10 – Asistente Variaciones de Stock

En ResiPlus existen tres tipos de stock:

- El stock del Residente que es el stock de Medicamentos que tiene el Residente. Cuando un Residente ingresa en la Residencia es muy posible que lleve consigo algún Medicamento (stock inicial) y posteriormente la Residencia realiza pedidos de Medicamentos para ese Residente.

- El stock de la Residencia que es el conjunto de Medicamentos que tiene la Residencia y que no pertenecen a un Residente en particular sino que están disponibles para todos. Suelen ser los medicamentos que no necesitan receta médica, por ejemplo, el betadine, etc.

- El stock oculto que es un stock formado por aquellos Medicamentos que ya no pertenecen a ningún Residente porque por ejemplo el Residente ha fallecido y que para que no sean desperdiciados no se han tirado a la basura.

Por defecto ResiPlus asume que cada Residente tiene un stock de Medicamentos. Para hacer que ResiPlus tenga en cuenta un stock único para todos los Residentes hay que activar la opción Stock de Medicamentos único en el apartado Configuración Aplicación de la Pantalla de Datos Generales del menú Configuración. Si la Residencia trabaja con stock único el registro de incidencias de administración de fármacos afecta al stock de la Residencia y no al stock de Medicamentos del Residente, ya que bajo este supuesto, cada Residente no tiene un stock individualizado de Medicamentos. Además, el registro de Variaciones de stock se realiza en el apartado de la Residencia y no en el del Residente.Los stocks sólo se pueden modificar mediante el Asistente de Variaciones y el de Incidencias o realizando un pedido a Farmacia (vea capítulo 10). Para las pequeñas variaciones del stock de un Residente producidas por incidencias en la preparación y /o administración del medicamento se utiliza el Asistente de Incidencias de Stock y cuando se trata de variaciones que incluyen varios medicamentos a la vez se utiliza el Asistente de Variaciones de Stock.

Los motivos por los que se puede variar el stock de un Residente son:

- Para introducir el stock inicial en el ingreso del residente, que puede estar formado por los Medicamentos que el Residente trae de su casa o de otra residencia.

- Para introducir Medicación que ha traído del hospital.- Porque el Residente ha causado baja definitiva en la Residencia. Cuando esto

sucede sus Medicamentos se pueden pasar a otro Residente, a algún stock de la Residencia, a una Organización o incluso se pueden tirar a la basura. Todas estas opciones están permitidas en ResiPlus.

- Por ajustes debidos a la realización de un inventario de su stock de Medicamentos.

Tanto el stock de la Residencia como el stock oculto se pueden variar para introducir su stock inicial, para traspasar o desechar Medicamentos o por ajustes debidos a la realización de un inventario. Para introducir las variaciones simplemente hay que seguir las instrucciones que aparecen en las diversas pantallas del asistente. La relación de variaciones realizadas en el stock de un Residente se puede ver en el apartado Variaciones de stock del Área de Farmacia de la ficha del Residente. Y la relación de

222

variaciones realizadas en los stocks de la Residencia se puede ver en la pantalla de Datos Residencia (vea el capítulo 3 de este manual).

223

8.3.1. ¿Cómo se hace?

8.3.1.1. ¿Cómo se da de alta la medicación inicial de un Residente o la que trae del Hospital?

Para dar de alta la medicación inicial de un Residente se usa el Asistente de Variaciones de Stock que se encuentra dentro del menú Medicamentos. En la imagen 8.11 puede ver el aspecto del asistente.

Imagen 8.11 – Asistente Variaciones de Stock

Una vez dentro del asistente seleccionamos la primera opción y pinchamos con el ratón en la

flecha que va hacia la izquierda para ir a la siguiente pantalla . Ahora seleccionamos el Residente y la fecha y la hora como en la imagen 8.10.

Imagen 8.12 – Asistente Variaciones de Stock

En la siguiente pantalla elegimos el motivo por el cual queremos variar el stock del Residente y seleccionaríamos:

- Para introducir el stock inicial ó- Para introducir en su stock la medicación que ha traído del hospital

En ambos casos aparece la siguiente pantalla del asistente nos muestra una lista (o tabla) en la que podemos añadir los Medicamentos (ver imagen 8.13).

224

Imagen 8.13 – Asistente Variaciones de Stock

Para introducir los Medicamentos en la lista pinchamos con el ratón en el botón que aparece cuando el cursor se posiciona dentro de la columna Medicamento y rellenamos los datos que se nos piden por pantalla (ver imagen 8.14), es decir el nombre del Medicamento, el número de cajas completas y el número de pastillas sueltas. Una vez rellenados estos datos pinchamos con el ratón en el botón Aceptar.

Imagen 8.14 – Pantalla: Variación de Stock de Medicamentos

Ahora ya tenemos el Medicamento en la lista y repetimos para todos los Medicamentos. Cuando ya tenemos todos los Medicamentos pinchamos con el ratón en el botón Proceder.

Una vez introducidos si vamos al área de Farmacia del Residente podremos ver como si

actualizamos su stock actual con el botón de Actualizar ahora ya contendrá los Medicamentos que hemos introducido (ver imagen 8.15).

Imagen 8.15 – Área: Farmacia – Apartado: Stock Actual

Si la Residencia trabaja con un Stock único de Medicamentos al introducir los Medicamentos nuevos ResiPlus los moverá directamente al Stock único de la Residencia.

225

8.3.1.2. ¿Cómo se da de baja la medicación de un Residente por baja definitiva del mismo?

Para dar de baja la medicación de un Residente por baja definitiva se usa el Asistente de Variaciones de Stock que se encuentra dentro del menú Medicamentos. En la imagen 8.11 puede ver el aspecto de este asistente. Una vez dentro del asistente seleccionamos la

primera opción y pinchamos con el ratón en el botón de Siguiente para ir a la siguiente pantalla. Ahora seleccionamos el Residente y la fecha y la hora como en la imagen 8.12.

En la siguiente pantalla seleccionamos el motivo de la variación que en este caso es porque el Residente ha causado baja definitiva. Al pasar a la siguiente pantalla vemos una lista (o tabla) que muestra el stock actual del Residente (ver imagen 8.16).

Imagen 8.16 – Asistente Variaciones de Stock

Vemos como una columna de la lista es el destino del Medicamento y que por defecto es la Basura. Para cambiar el destino hay que pinchar en el botón con los tres puntos que aparece en la columna de destino cuando el cursor está en ella. Al pinchar dicho botón aparece la pantalla de selección de destino en la que seleccionaremos el destino del Medicamento. Se debe especificar un destino para cada Medicamento. En la siguiente imagen podemos ver el aspecto de la pantalla de Selección de destino.

Imagen 8.17 – Pantalla: Destino del Medicamento

Los destinos posibles son los siguientes:

- A la basura - Al stock de la Residencia si los Medicamentos del Residente pasan a formar parte

del stock de la Residencia.- A una organización- Al stock de un Residente si los Medicamentos pasan a formar parte del stock de

otro Residente. Si se elige esta opción hay que seleccionar el Residente.- Al stock oculto de la Residencia

Una vez se han especificado los destinos de los Medicamentos pinchamos en el botón Proceder para que los cambios se hagan efectivos. Si los destinos han sido el stock de la

226

Residencia, el de otro /s Residente o el stock oculto, estos stocks se modifican automáticamente.

8.3.1.3. ¿Cómo se ajusta el stock cuando ha habido un inventario?

Para ajustar el stock cuando ha habido un inventario se usa el Asistente de Variaciones de Stock que se encuentra dentro del menú Medicamentos. En la imagen 9.10 puede verse el aspecto de este asistente. Una vez dentro del asistente seleccionamos la primera opción deseada según queramos ajustar el stock de la Residencia, el stock de un Residente o el

stock oculto de la Residencia. Luego pinchamos con el ratón en el botón para ir a la siguiente pantalla.

Si modificamos el stock de un Residente en la siguiente pantalla tendremos que seleccionar el Residente y la fecha y hora de la modificación y en la pantalla de selección del motivo elegiremos la opción: Por ajustes debido a la realización de inventario de stock de medicamentos. Ahora ya podremos cambiar el stock de los Medicamentos del Residente cambiando las cantidades que sean erróneas. Estas cantidades son las que ResiPlus calcula automáticamente pero puede ser que no coincidan con el stock real si no se ha llevado un control de incidencias exacto. Para cambiar las cantidades pinchamos con el ratón en el botón que aparece dentro de la columna Medicamento o en la columna Stock Real cuando el cursor se encuentra dentro de la misma. Cuando ya tenemos introducidas todas las cantidades pinchamos en el botón Proceder y ya tendremos cambiado el stock del Residente.

Por otro lado si lo que estamos modificando es el stock de la Residencia o el stock oculto en la siguiente pantalla seleccionaremos el motivo que en este caso es por motivos de Inventario. En ambos casos aparecerá una pantalla del asistente que mostrará el stock actual en la que deberemos introducir las cantidades reales pinchando en el botón que aparece al posicionar el cursor en la columna de Medicamento o en la de Stock Real. Cuando ya tenemos todos los cambios pinchamos en el botón Proceder para que los cambios tengan efecto.

8.4. Dispensaciones

Mediante la opción Dispensaciones del menú Medicamentos accedemos a la pantalla de Dispensaciones (ver imagen 8.18). Esta pantalla junto con otra que veremos a continuación sirve para preparar la Medicación en los dispensarios más fácilmente.

Imagen 8.18 – Pantalla: Dispensaciones

Para generar la dispensación seguimos los siguientes pasos:- Seleccionamos la semana para la que queremos generar la dispensación

pinchando con el ratón en el día de comienzo.- Seleccionamos si queremos dispensar a todos los Residentes o a unos en

concreto. - Pinchamos en el botón Generar- Respondemos afirmativamente a la pregunta de confirmación - Aparece la pantalla de Resultado de las Dispensaciones tras un proceso de

cálculo que puede llevar unos minutos (imagen 8.19)

227

Imagen 8.19 – Pantalla: Resultado de las Dispensaciones

- Seleccionamos al Residente al que vamos a prepararle el dispensario - Seleccionamos Medicamento por Medicamento- Cada vez que se selecciona un Medicamento la pantalla muestra lo que hay que

poner en el dispensario en función del tratamiento actual

8.5. Listado de stock de medicamentos.

Este listado pretende proporcionar una lista en que podemos relacionar medicamentos y residentes. Permite seleccionar por residente, por medicamento o por ambos. También incluye la opción de Sumarizar, así como incluir o no el stock oculto y el de la residencia. Incorpora, por último, la posibilidad de ajustar el stock desde la misma pantalla.Para conseguir un stock general de medicamentos marcaremos todas las casillas, con la salvedad de que no queramos que aparezca el stock, bien de la residencia o bien oculto. En este caso bastará con desmarcar la casilla de estos stocks (ambos o sólo uno de ellos). Para obtener un listado de un residente, desmarcaremos De Todos los Residentes, seleccionando en el menú desplegable el residente elegido y, el mismo proceso en Medicamentos, nos permitirá seleccionar por un determinado fármaco.La opción Sumarizado permite, al marcarla, ocultar la información del stock al que pertenece el medicamento.

228

A destacar el botón Ajustar Stock Ahora, que nos actualizará el Stock en el momento. Este proceso puede ser lento y costoso porque contempla muchas incidencias, movimientos, tratamientos...etc. Por esto mismo no debe extrañarnos que consuma un buen periodo de tiempo dependiendo del volumen que tengan nuestros datos y el tiempo que haga que no hemos ejecutado ningún proceso que lo actualice (pedidos, actualización de stock etc..).

8.6. Grupos de Vías de Administración.

8.6.1. Introducción.

La administración de medicamentos a los residentes es una de las tareas que conlleva una mayor organización dentro de las residencias. Las diferentes vías de administración de los fármacos hacen que no toda la medicación se pueda suministrar ni al mismo tiempo ni por las mismas personas. Por ello, ResiPlus ha establecido la posibilidad de que cada Residencia establezca, si así le interesa, diferentes grupos de Vías de Administración, para poder sacarlos en distintos documentos impresos y, de esta manera facilitar la preparación en la dispensación de los medicamentos.

8.6.2. Definición de los Grupos de Administración.

A partir de ahora, en Configuración \Datos Generales vamos a encontrar en la ventana de principios activos, una pestaña llamada Grupos de Vías de Administración. En ella podemos definir tantos grupos de vía de administración como queramos y dentro de cada grupo podemos introducir las distintas Vías de Administración. (Ver Fig.1)

229

(Fig.1 Configuración \ Datos Generales \ Principios Activos \ Grupos de Vías de Administración)

Por ejemplo podemos crear un Grupo llamado inyectables y en el incluir la vía Intramuscular, Transdérmica....O bien crear el grupo ATS e incluir ahí las diferentes vías que por su complejidad no las pueden suministrar, por ejemplo los auxiliares.No se pueden eliminar Vías de Administración si están dadas de alta en algún medicamento, en algún tratamiento o si pertenecen a algún Grupo de Vías de Administración. Asimismo no se pueden eliminar Grupos de Vías de Administración si tienen Vías incluidas en ellos.(NOTA: La columna de código de unificación de momento no es necesario rellenarla porque su funcionalidad no está actualmente operativa. Su objetivo es en un futuro utilizarse en la unificación de centros para poder efectuar estadísticas).Uno de los objetivos principales de definir los Grupos de Vías de Administración es la posibilidad de filtrar el Listado de Medicación actual por este parámetro y de esta formar podemos, por ejemplo un listado con los residentes a los que hay que suministrar inyectables o a los que hay que poner pomadas.

(Fig.2 Listado de Medicación Actual)

Existe otra posibilidad de organizar las vías de Administración. A través de Configuración \Datos Generales \Configuración de la Aplicación, podemos establecer dos Grupos de Vías de administración. Por definición aparecen marcadas como Orales y No orales, pero cada residencia debe elegir el grupo de Vías de Administración que quiera incluir en este apartado.La finalidad de esta última selección es que al hacer la impresión del tratamiento podamos agrupar los medicamentos por los Grupos de Vías de Administración que más nos interesen. Aparte de estos los dos definidos en este apartado, aparecen por defecto dos grupos más en

230

Definir Grupos de Vías de Administración

Incluir las Vías en el Grupo seleccionado

Filtrar por Grupos de Vías de Administración

Vía de Administración

la Hoja de Impresión de tratamiento que son: “Si precisa...” y “Otros”. En el si precisa aparecerá la medicación que hayamos marcado la variante “Si precisa...”, independientemente de la Vía de Administración que tenga dicho medicamento, y en “Otros” se incluirá el resto de medicamentos que no han aparecido en los Grupos anteriores.(Ver Fig.3)

(Fig. 3 Impresión de la Hoja de Tratamiento)

Si queremos que la impresión de las Hojas de Tratamiento nos salgan de la manera habitual sin separar los medicamentos por Grupos de Vías e Administración, simplemente en Configuración \Datos Generales \Configuración de la Aplicación, en el apartado de Grupo de Vías de Administración Orales y No Orales no hay que seleccionar nada.

231

Grupos de Vías definidos en Configuración Aplicación

Grupo “Si Precisa”

Grupo Otros

9. Farmacia

9.1. Fichas de Farmacias

Las Farmacias son necesarias en ResiPlus cuando se quieren realizar pedidos automáticos de Medicamentos. Las fichas de Farmacias están disponibles en la pantalla de Farmacias a la que se accede desde el menú Farmacias.

Imagen 9.1 – Pantalla de Farmacias

Al igual que ocurre con las fichas de Residentes o de Personal, las fichas de Farmacias se pueden ordenar, en este caso por nombre, por Código, por Representante o por Persona de Contacto. De la misma forma también es posible realizar búsquedas.

De cada Farmacia se guardan los siguientes datos:

- Código que es alfanumérico- Nombre de la Farmacia- Persona de Contacto- Representante- Teléfono del Representante- Dirección, Código Postal, Población y Provincia- Teléfonos y Fax de la Farmacia- Dirección de correo electrónico y dirección de la página web de la Farmacia

Para dar de alta una Farmacia pinchamos con el ratón en el botón Nueva Ficha. Cuando ya tenemos una ficha nueva podemos modificar los datos que aparecen por defecto e introducir los restantes.

9.2. Pedidos

Mediante la opción pedidos del menú Farmacia accedemos al Asistente de Pedidos que se utiliza para realizar pedidos a Farmacia, gestionar su recepción, imprimirlos, imprimir las recetas y para borrar pedidos existentes.

Los pedidos a Farmacia sirven para realizar los pedidos de medicación a las diversas Farmacias con las que trabaja la Residencia. Los pedidos se confeccionan automáticamente calculándose a partir del stock de Medicamentos de los Residentes y de sus Tratamientos.

El proceso de realizar un pedido consiste básicamente en su confección y en su posterior recepción cuando se reciben los Medicamentos. Ambos procesos son muy sencillos y se realizan mediante asistentes que indican en cada paso lo que hay que hacer.

232

9.2.1. ¿Cómo se hace?

9.2.1.1. ¿Cómo se genera un pedido a Farmacia para un Residente?

Para realizar un pedido usamos el Asistente de Pedidos a Farmacias al que se accede desde la opción Pedidos desde el menú Farmacia. En la imagen 10.2 puede ver el aspecto del asistente.

Imagen 9.2 – Asistente de Pedidos a Farmacias

Una vez dentro del Asistente de Pedidos seleccionamos la opción de Generar un nuevo

pedido de medicamentos y pinchamos en el botón Siguiente para ir a la siguiente pantalla. Ahora seleccionamos la opción de pedido automático para que ResiPlus calcule las necesidades de Medicamentos. En la siguiente pantalla seleccionamos una fecha de cálculo, una Farmacia para realizar el pedido y el Residente o Residentes para los cuales queremos realizar el pedido. Es posible generar el pedido de farmacia a determinados Residentes según la localización en la que se encuentran en la Residencia. En la imagen 9.3 puede ver el aspecto de esta pantalla.

Imagen 9.3 – Asistente de Pedidos a Farmacias

La fecha de cálculo especifica hasta cuando queremos asegurarnos que tenemos medicación suficiente sin realizar otro pedido, por defecto la fecha es a una semana vista desde la fecha actual. La Farmacia a la que se le hace el pedido se puede cambiar posteriormente pero de momento hay que seleccionar una para poder continuar. Cuando ya tenemos seleccionadas todas las opciones pinchamos en el botón Proceder. Al pinchar en Proceder, ResiPlus nos realiza una pregunta a la que responderemos que Si y entonces generará el pedido automáticamente. Este proceso puede tardar unos minutos por lo cual en la parte inferior de la pantalla aparece una barra de progreso de todo el proceso. Cuando finalicen los cálculos aparecerá la pantalla de Confección del pedido en la que veremos una lista con los medicamentos que se incluyen en el pedido (ver Imagen 9.4).

233

Imagen 9.4 – Pantalla: Confección de un nuevo Pedido a Farmacias

En esta pantalla observamos que aparece la fecha de cálculo y la fecha de confección del pedido. También podemos ver un campo llamado Nº Pedido que está vacío ya que posteriormente se rellenará automáticamente. El campo Observaciones es para introducir observaciones destinadas al personal de la Residencia y el campo Observaciones Farmacia es para introducir observaciones destinadas al personal de la Farmacia. Las observaciones para la Farmacia aparecen reflejadas en el pedido. También vemos una lista en la que están todos los medicamentos que van a entrar en el pedido porque su stock no es suficiente para cubrir las necesidades. La primera columna de la lista muestra el número de envases necesarios que ResiPlus ha calculado. La segunda muestra los que se van a pedir, se puede cambiar. La columna del medicamento y la del destinatario no se pueden cambiar. En la columna de envases pendientes aparecen el número de envases que están pendientes de recibir porque ya se pidieron en un pedido anterior. Por último, si la casilla de la última columna está activada el medicamento entrará en el pedido y si está desactivada no entrará. Si se desea también se pueden añadir más medicamentos al pedido añadiendo nuevas filas a la lista (o tabla). Por supuesto si de un medicamento se solicitan cero envases dicho medicamento no aparece en el pedido.

Lo importante de esta pantalla es el hecho de que ResiPlus realiza un cálculo con el stock actual y el consumo que se espera hasta la fecha de cálculo que se introdujo en el asistente y el resultado de ese cálculo aparece en la columna de Nº de Envases Calculados. El Nº de Envases Solicitados puede no coincidir con el Nº de Envases Calculados porque se tiene en cuenta si en un pedido anterior al que estamos confeccionando hemos pedido ese mismo medicamento y aún no lo hemos recibido; en este caso, el Nº de Envases Solicitados es el Nº de Envases Calculados menos en Nº de Envases pendientes de recibir. De todas formas ResiPlus siempre permite cambiar el número de envases solicitados para que el usuario pida los que quiera y como hemos mencionado anteriormente se pueden añadir o eliminar medicamentos al pedido.

Los motivos por el que ResiPlus puede llegar a hacer una propuesta no ajustada a la realidad al 100% son muy variados, pero uno fundamental es el no llevar un control por parte de la Residencia del Stock de medicación apuntando las incidencias y las variaciones de stock diariamente. Este motivo es muy frecuente y bastante lógico ya que un control así supondría mucho esfuerzo por parte del personal de la Residencia, en consecuencia, ResiPlus realiza una propuesta que usted puede modificar. La gran ventaja de utilizar ResiPlus es el hecho de que el calculo del consumo teniendo en cuenta todos los cambios de medicación de todos los residentes los realiza automáticamente y de forma mucho más exacta que manualmente.Cuando ya tenemos el pedido confeccionado pinchamos en el botón Generar Pedido que tras un mensaje de confirmación nos devuelve al asistente de pedidos. Ahora se debería imprimir el pedido para poder enviarlo a la Farmacia y se debería imprimir la relación de medicamentos para confeccionar las recetas.

234

Para imprimir el pedido pinchamos en la flecha que va hacia la izquierda para volver a la primera pantalla del asistente y seleccionamos Imprimir hoja pedido a Farmacia. En la siguiente pantalla seleccionamos el pedido (pinchando sobre él) y pinchamos en Proceder con lo que aparecerá la pantalla del visualizador y veremos el pedido. Desde el visualizador podemos imprimir el pedido o exportarlo para poder enviarlo por e-mail a la Farmacia.Para imprimir la relación de medicamentos para confeccionar las recetas vamos a la primera pantalla del asistente y seleccionamos la opción Imprimir relación medicamentos para confeccionar recetas. En la siguiente pantalla seleccionamos el pedido pinchando sobre él y una vez seleccionado pinchamos en el botón Proceder con lo que aparecerá la pantalla del visualizador desde la que podremos imprimir la relación de medicamentos para cada Médico.

9.2.1.2. ¿Cómo se genera un pedido a Farmacia para el stock de la Residencia?

Los pasos para realizar un pedido a Farmacia para el stock de la Residencia es muy similar a los pasos que se dan en el pedido para Residentes. La única diferencia es que a la hora de confeccionar el pedido y poner el destino de los medicamentos debemos seleccionar a la Residencia en la pantalla de Selección de Destinatario (ver imagen 9.5).

Imagen 9.5 - Pantalla: Selección de Destinatario del Medicamento para el Pedido

Tanto si se ha elegido realizar un pedido manual como si se ha elegido un pedido automático, solo hay que añadir los medicamentos en la relación indicándoles que el destino es la Residencia. 9.2.1.3. ¿Cómo se gestiona la recepción de un pedido?

Abrimos el Asistente para Pedidos a Farmacias que se encuentra dentro del menú Farmacia en la opción Pedidos. Seleccionamos la opción Gestionar la Recepción de pedidos y

pinchamos con el ratón en el botón Siguiente para ir a la siguiente pantalla del asistente. Seleccionamos el pedido de la lista (o tabla) pinchando con el ratón sobre él y luego pinchamos en el botón Proceder. Aparece la pantalla de Recepción de Pedido (ver imagen 9.6).

235

Imagen 9.6 – Pantalla: Recepción de pedido de farmacia

En la pantalla de Recepción tenemos en la parte de arriba los datos del pedido: número, fechas, observaciones, medicamentos pedidos. Y en la parte de abajo la relación de medicamentos recibidos junto con la fecha de recepción y dos botones (Aceptar todos y Anular todos). Para indicar que los Medicamentos solicitados han sido recibidos deben aparecer en la lista (o tabla) de abajo. En el ejemplo de la imagen para indicar que ALIVIOMA 30 CAPS ha sido recibido lo seleccionaríamos de la lista de arriba pinchando sobre él y luego lo añadiríamos en la lista de abajo. En la columna de Num. Envases Recibidos pondríamos el número de envases que hemos recibido realmente de la farmacia. Como hemos seleccionado ALIVIOMAS 30 CAPS en el desplegable de la columna Medicamento nos aparece el ALIVIOMAS y todos los Medicamentos que tienen su mismo principio activo.

Para no tener que introducir los Medicamentos uno a uno podemos pinchar en el botón ACEPTAR TODOS que rellenará la relación de medicamentos recibidos asumiendo que se han recibido todos los envases pedidos. Sin embargo podemos Aceptar todos y luego modificar los datos de la relación de medicamentos recibidos por si no los hemos recibido todos, lo cual es más rápido que introducirlos uno a uno. El botón de anular todos sirve para borrar toda la relación de medicamentos recibidos.

Una vez ya tenemos la relación de medicamentos recibidos pinchamos en el botón de Actualizar Stocks con lo que ya hemos terminado todo el proceso de recepción. Al Actualizar los stocks podemos observar como la casilla de verificación de la última columna de la relación de medicamentos recibidos está activada para indicar que ese Medicamento ya se introdujo en el stock correspondiente. Si ya hemos terminado podemos cerrar esta pantalla y el asistente y si vamos a uno de los Residentes para el que habíamos pedido algo veremos como su stock actual ha aumentado si es que lo hemos recibido.

Si por algún motivo recibimos algún medicamento una vez se han actualizado los stock podemos volver a la pantalla de Recepción de pedidos a través del asistente y realizar el cambio en la relación de medicamentos recibidos. Luego hay que Actualizar los stocks nuevamente para que los cambios tengan efecto. Del mismo modo si queremos modificar los datos de la recepción de un Medicamento podemos modificarlo en la relación de medicamentos, incluso eliminarlo, pero siempre hay que Actualizar los stocks para que los cambios queden reflejados.

9.2.1.4. ¿Cómo se borra un pedido?

Para borrar un pedido usamos el Asistente de Pedidos a Farmacias al que se accede desde la opción Pedidos desde el menú Farmacia. Una vez se ha abierto el asistente seleccionamos la opción Borrar Pedidos ya realizados y en la siguiente pantalla seleccionamos el pedido y pinchamos en el botón Proceder.

IMPORTANTE si ya se ha hecho la recepción de un pedido, éste ya no se puede borrar.

236

9.2.1.5. ¿Cómo se genera un pedido a Farmacia cuando la Residencia tiene un Stock Único?

Es posible hacer pedidos a Farmacia considerando que el Stock de Medicamentos es global a toda la Residencia. Como ya sabe, el módulo de Farmacia dentro de ResiPlus fue diseñado pensando en las Residencias que tienen la medicación organizada para cada Residente, de forma que cada Residente tiene su propio Stock de Medicamentos. Existe otra forma muy extendida que consiste en agrupar toda la medicación en un único Stock y dispensar a cada Residente su medicación cogiendo el Medicamento de este almacén único. Pues bien, ResiPlus es capaz de hacer un pedido a Farmacia teniendo en cuenta el Stock global y no uno particular para cada Residente.

Los pasos a seguir para generar un pedido de este tipo son los siguientes:

1. El primer paso imprescindible es comunicar a ResiPlus que debe hacer los pedidos a farmacia de esta forma, para ello, basta con activar la opción adecuada en el apartado Configuración Aplicación de la pantalla de Datos Generales dentro del menú Configuración tal como se puede observar en la figura 9.6.1:

Imagen 9.6.1 - Opción que hay que marcar para hacer pedidos a farmacia con stock único.

Si esta opción no se marca, ResiPlus considerará que cada Residente tiene su propio Stock de Medicamentos a la hora de hacer el pedido de Medicamentos a Farmacia.

2. El siguiente paso consiste en generar el pedido a Farmacia. Los pasos para hacer el pedido a farmacia se hayan detallados en los apartados anteriores de este manual, con lo que no se explicarán de nuevo.

3. En la pantalla de propuesta de pedido de medicación a farmacia tal como aparece en la figura 9.6.2:

Imagen 9.6.2 - Pantalla de Confección de pedidos a Farmacia

237

Como se puede observar en este ejemplo, el destinatario de toda la medicación es el Stock de la Residencia. ResiPlus genera una propuesta de pedido; esto significa, que usted puede a voluntad cambiar el número de envases que ResiPlus propone para ser solicitados, añadir Medicamentos que ResiPlus no ha calculado o incluso eliminar del pedido alguno que no sea realmente necesario.

Los motivos por el que ResiPlus puede llegar a hacer una propuesta no ajustada a la realidad al 100% son muy variados, pero uno fundamental es el no llevar un control por parte de la Residencia del Stock de medicación apuntando las incidencias y las variaciones de stock diariamente. Este motivo es muy frecuente y bastante lógico ya que un control así supondría mucho esfuerzo por parte del personal de la Residencia, en consecuencia, ResiPlus realiza una propuesta que usted puede modificar. La gran ventaja de utilizar ResiPlus es el hecho de que el calculo del consumo teniendo en cuenta todos los cambios de medicación de todos los residentes los realiza automáticamente y de forma mucho más exacta que manualmente.

Teniendo en cuenta lo dicho anteriormente, le recomendamos que previamente a la generación de un pedido a Farmacia, borre el stock de Medicamentos de la Residencia completamente, para que ResiPlus al hacer el pedido no tenga en cuenta un Stock que lo más probable es que esté desfasado y no sea real. De esta forma, la propuesta que genera ResiPlus coincide exactamente con las necesidades de consumo de medicación de los Residentes seleccionados y para el periodo de tiempo establecido. Para borrar el Stock de medicación de la Residencia debe ir a la pantalla de Datos de la Residencia a través del icono

, (Ver imagen 9.6.3).

Imagen 9.6.3 - Borrado total del stock de medicamentos de la residencia previo a la generación de un pedido a farmacia.

9.3. Ajustar Stock

La tercera opción del menú Farmacias sirve para Ajustar el Stock. Como ResiPlus realiza los cálculos del stock a partir de la fecha y hora del sistema, esta opción permite introducir una nueva fecha y hora como base para realizar todos los cálculos. De esta forma podemos reajustar el stock a esa fecha y hora si por algún motivo la fecha y la hora del sistema son incorrectas.

9.4. Imprimir Recetas en formato del Sistema Nacional de Salud

ResiPlus incorpora la posibilidad de imprimir las recetas de los pedidos de farmacia que realicemos. Para poder imprimir las recetas de un pedido a farmacia primero, como es obvio, ha de realizarse este pedido. El pedido puede ser manual o automático, para ambos casos, es posible imprimir las recetas.

NOTA: Sólo es posible imprimir recetas en el caso de que el stock de la residencia se lleve por residentes. No es posible, por el momento, si el stock está unificado.

Seguidamente vamos a explicar como se realiza la impresión de recetas. Partimos del hecho de que disponemos de un pedido a farmacia recién generado. Para imprimir las recetas de este pedido seguiremos los siguientes pasos:

238

1. Pinchamos en el menú ‘Farmacia \Pedidos’. Aparecerá el Asistente de Pedidos a Farmacia. (Ver Imagen 9.6.4). Seleccionamos la opción de ‘Imprimir Recetas’ y pinchamos en el botón ‘Siguiente’.

Imagen 9.6.4 - Pantalla del Asistente de Pedidos a Farmacia

2. Seleccionamos el pedido del que queramos imprimir las recetas y pinchamos en el botón ‘Siguiente’. (Ver Imagen 9.6.5)

Imagen 9.6.5 - Pantalla de selección de pedidos a farmacia.

3. Al pulsar ‘Siguiente’, ResiPlus, tras unos segundos de cálculos, nos mostrará una pantalla donde se nos permitirá elegir a quien deseamos imprimir las recetas, así como se nos informará de si algún residente no se le pueden imprimir porque falten datos imprescindibles para poderlas confeccionar. (Ver Imagen 9.6.6)

239

Imagen 9.6.6 - Pantalla de selección de residentes y de incidencias.

4. Como puede observar en la imagen anterior, existe un árbol en la parte superior donde se muestran los médicos que van a firmar las recetas. Colgando de ellos, todos los residentes a los que se les va a confeccionar al menos una receta y, colgando de cada residente, los medicamentos de los que hay que hacer recetas. Usted puede decidir completamente a quién le desea realizar recetas y de qué. En la parte inferior aparece una lista de incidencias, en las que aparece el nombre del residente y el motivo por el que no se le pueden imprimir las recetas.

Hay dos motivos típicos: porque el residente no tenga definido ni el Nº de Seg. Social ni el Nº de SIP o porque el residente no tenga definido que médico es el que le firma las recetas. El médico que firma las recetas de un residente es un nuevo campo introducido en la ficha de residentes en el apartado ‘Médico \Datos Generales’. Este médico puede ser el médico de la residencia o el médico de la Seguridad Social.Si se da alguna incidencia, podemos optar por imprimir todas las recetas de los residentes menos aquellos con incidencia, subsanar la incidencia y después volver al asistente para imprimir las recetas que falten.Una vez seleccionados los residentes a los que imprimir las recetas pinchamos el botón de ‘Proceder’. Aparecerán todas las recetas previsualizadas. (Ver Imagen 9.6.7)

Imagen 9.6.7 - Previsualización de las recetas a imprimir.

240

Hay algunas consideraciones a tener en cuenta en este apartado de impresión de recetas:

1. ResiPlus imprimir el Nº SIP por defecto, y si éste no se conoce imprime el Nº Seguridad Social. Si ambos no están definidos, se produce una incidencia que ResiPlus detecta y la comunica al usuario.

2. ResiPlus permite imprimir recetas de pensionistas (rojas) y de activos (verdes). Los residentes deben tener definida su Situación Laboral en el apartado ‘General \Datos Adicionales’. ResiPlus solicitará a la hora de imprimir las recetas el color correspondiente dependiendo de la Situación Laboral de los residentes que aparecen el en pedido a farmacia. Si la situación laboral de un residente está en blanco, ResiPlus considerará que es pensionista y le imprimirá la receta roja. Si la situación laboral es ‘Trabajador’ imprimirá la receta verde.

ResiPlus necesita para imprimir las recetas a un residente, saber qué médico las debe firmar, para ello se ha añadido un nuevo campo en el apartado ‘Médico \Datos Médicos’ denominado ‘Médico que firma las recetas donde se ha de especificar.

9.5. MODIFICACIONES EN EL ASISTENTE DE PEDIDOS A FARMACIA

9.5.0. Introducción

Se han producido una serie de modificaciones en el asistente de pedidos de farmacia para poder llevar un mejor control de las recetas. Esto es especialmente útil para todas aquellas residencias que tengan stock por residente y cuyo médico no pueda firmar las recetas.

Las modificaciones nos permitirán controlar las recetas que ya tenemos y las que están pendientes de ser recibidas.

Esta nueva funcionalidad también puede sernos de utilidad para reducir el gasto de farmacia, ya que vamos a poder solicitar a la farmacia únicamente aquellos medicamentos de los cuales disponemos de las recetas.

Para todas aquellas residencias que no quieran llevar esta gestión de recetas, podrán seguir utilizando el modulo de pedidos de farmacia de la manera habitual.

9.5.1. Ejemplo de proceso de Pedidos de Medicación con los nuevos cambios producidos:

1. Generar el pedido de farmacia de manera habitual con el Asistente. Revisarlo y Aceptarlo.2. Solicitar las recetas al Centro de Salud con el ‘Listado de Medicamentos a Incluir en recetas’.3. Recepcionar las recetas en el apartado de Gestionar la recepción de Pedidos.4. Generar la ‘Relación de medicamentos solicitados con receta’, desde la misma ventana de

Gestionar la recepción de Pedidos y entregárselo a la farmacia.5. Nos llegan los medicamentos y los recepcionamos.Nota: En cualquier momento podemos consultamos la Relación de medicamentos pendientes de receta.

9.5.2. Cambios producidos en el Asistente de Pedidos de Farmacia.

A continuación, vamos ver todos los cambios producidos en:

9.5.2.1 Gestionar la recepción de pedidos.Se ha añadido un filtro para seleccionar si queremos ver los medicamentos pedidos para un

residente o para Todos.1. Se han subido un poco el campo ‘Fecha de recepción’ y los botones de ‘Aceptar Todos y

‘Anular Todos’.Al campo Fecha de recepción se le ha habilitado dos opciones: Aceptar con Fecha y Aceptar sin

Fecha. La primera de ella sirve para activar la fecha de recepción del medicamento cada vez que pasamos líneas de medicamento a la tabla inferior y si marcamos la segunda opción, no se incluye la fecha de recepción del medicamento al pasar las líneas a la tabla de medicamentos aceptados.

241

En la tabla de ‘Relación de Medicamentos recibidos para el destinatario’ se han añadido los siguientes campos:

2. Receta: es una casilla que debemos activar si ya tenemos la receta de medicamento seleccionado.

3. Fecha de marcado: Es una fecha que se marca de forma automática, indicando la fecha en la que hemos activado la casilla de receta.

4. Fecha de receta: En este campo podemos anotar la fecha que aparece en la receta.5. Observaciones: Es un campo de texto libre.A la derecha de la tabla de ‘Relación de Medicamentos recibidos para el destinatario’, se han

ubicado dos botones: ‘Marcar recetas a todos’. ‘Desmarcar recetas a Todos’ (6). Estos dos botones sirven para hacer el proceso de manera automática para todos los medicamentos.

En la parte inferior de la pantalla se ha habilitado un filtro de fechas (7) en el cual podemos seleccionar la fecha de marcado de recetas, que nos permitirá imprimir un listado con toda aquella medicación para la cual tenemos recetas y llevárselo a la farmacia para que nos sirva dicha relación de medicamentos.

Imagen 1: Ventana de Recepción de Pedidos de Farmacia

Aclaración de Conceptos: Aceptar: Acción que consiste en pasar una línea de medicamentos de la tabla de

“Relación de Residentes con los respectivos medicamentos incluidos en el pedido de farmacia” a la tabla inferior llamada “Relación de medicamentos aceptados para el residente …”

Recepcionar Recetas: Marcar el check de “Receta” con una determinada fecha de marcado en las líneas aceptadas.

Recepcionar Medicamentos: Poner la fecha de recepción en las líneas aceptadas. Actualizar stock: Solo se actualiza el stock, si pulsamos el botón correspondiente, para

aquellas líneas aceptadas con fecha de recepción.

242

1

6

432

7

5 8

Nota: La principal diferencia entre este listado llamado ‘Relación de medicamentos solicitados con receta’ y el tradicional listado de ‘Relación de Medicamentos solicitados a farmacia’, es que en el primero solo le solicitamos a la farmacia aquellos medicamentos del pedido de los cuales ya disponemos la receta

Imagen 2: Relación de Medicamentos solicitados con receta.

9.5.2.2 Imprimir ‘Relación de medicamentos pendientes de receta:

Esta nueva opción que se ha habilitado en el asistente (8) nos permite obtener un listado que refleja todos aquellos medicamentos de los cuales no tenemos todavía la receta. Para generar este listado podemos seleccionar un solo pedido o hacer una selección múltiple.

243

Imagen 3: Asistente de Pedidos de Farmacia

El listado nos muestra para cada pedido seleccionado una relación de los medicamentos por cada uno de los médicos que debe confeccionar recetas. De esta manera, fácilmente podemos llevar a cada uno de los médicos del Centro de Salud la lista de las recetas pendientes.

Imagen 4: Relación de Medicamentos Pendientes de Receta

La información que muestra el nuevo listado es la siguiente: Nº de Seguridad Social Nº SIP Residente Fecha de Nacimiento Posología: este campo se rellenará con el número de dosis que el residente tiene en su

tratamiento para cada toma horaria. Si para una determinada toma no tiene dosis pautada, saldrá cero. Ej.: 0-2-0-1-0-2.

244

Las posologías de pauta especial se muestran como ‘Pauta especial (X) al día’ y ‘Si precisa’

Patología: este campo se va a tomar de cada una de las líneas de medicamentos pautadas en el tratamiento. (Ver Cambios producidos en la pantalla de Introducción de Tratamiento)

Fecha Desde Nº Recetas Pendiente Medicamento

9.5.2.3 Imprimir Relación de Medicamentos a Incluir en Recetas:

En este listado se han añadido los siguientes campos nuevos, siguiendo con las modificaciones incluidas en el listado anteriormente comentado.

Posología Patología Fecha Desde

Imagen 5: Relación de Medicamentos para Incluir en Recetas

9.5.3. Cambios producidos en la pantalla de Introducción de Tratamiento.

Se ha añadido por cada línea de medicamento un campo para seleccionar la patología a la cual se destina el consumo de dicha medicación.

Es un campo desplegable en el que tan solo se muestran las patologías del propio residente.La finalidad de este nuevo campo es poder realizar el Listado de ‘Relación de medicamentos

pendientes de receta’; por lo cual es opcional su utilización.

245

Imagen 5: Ventana de Tratamiento

246

10. Económico

10.1. Liquidación Beneficiarios (solo Comunidad Valenciana)

Para realizar la Liquidación de Beneficiarios de Ayuda de la Comunidad Valenciana así como todas las operaciones relacionadas con la misma (imprimir Certificados de Conformidad por ejemplo) ResiPlus cuenta con el Asistente para Liquidaciones de Beneficiarios de Ayudas al que se accede desde la opción Liquidación Beneficiarios que se encuentra en el menú Económico.

Imagen 10.1 - Asistente para Liquidaciones

Las opciones del Asistente de Liquidaciones son las siguientes:

a) Liquidación Mensual. Sirve para generar, imprimir (o ver), borrar y recalcular una Liquidación. El proceso de generación de la liquidación mensual se explicará en el capítulo 13 de este manual. Recalcular una liquidación sirve para modificarla una vez realizada, si por ejemplo ha ingresado un nuevo Residente y la liquidación ya estaba hecha o si por ejemplo un Residente no tenia actualizada la Evolución Temporal antes de hacer la liquidación y había pasado unos días en el hospital.

b) Liquidación Complementaria. Esta opción permite realizar las mismas operaciones que la opción anterior, pero para liquidaciones complementarias que son las presentadas cuando algún beneficiario de ayuda cambia su tipología debido a un empeoramiento en su estado.

NOTA Debido a cómo se realiza el proceso de liquidación en Alicante en las Residencias de asistidos con Residentes que tienen Resolución de supra-asistidos, si se procede a Recalcular una liquidación, debe tenerse en cuenta que hay que actualizar los datos de la misma, incluyendo una S en la columna de Motivo de Incidencia, así como poner en la columna de Importe Total Días de Incidencia la diferencia entre el importe de la tipología de supra-asistido menos el importe de la tipología de asistidos y en la columna de Total a Liquidar por la Administración la diferencia entre el importe mensual del beneficiario de ayuda menos el importe total de días de incidencia. Para más información vea el apartado Beneficiario de Ayuda del Área Económica y más concretamente el Caso especial: Residente con resolución de supra-asistido alojado en una Residencia de asistidos.

c) Imprimir los Certificados de Conformidad. Se explica a continuación. d) Imprimir los Comunicados. Existen tres tipos de comunicados: de Ingreso, de Baja y de Supra-asistido en Residencia Asistida. Mediante esta opción podemos imprimir estos comunicados para presentarlos en Consellería junto con su hoja de presentación (hoja adjunto remito) correspondiente. En un apartado posterior se explica como se imprimen estos comunicados. e) Imprimir los Documentos de Abono. El Documento de Abono es una hoja que firma el familiar o el Residente indicando si el Residente tiene que darle dinero a la Residencia o

247

viceversa en función del importe que el Residente ha estado pagando a la Residencia durante los meses anteriores a la llegada de la Resolución. Para que este documento muestre las cantidades correctamente, las facturas realizadas a dichos Residentes como privados deben estar cobradas porque si no ResiPlus desconoce cuanto ha pagado cada Residente. En un apartado posterior se explica como se imprime este documento.

10.1.1. ¿Cómo se hace?

10.1.1.1. ¿Cómo se imprimen los Certificados de Conformidad?

Abrimos el Asistente de Liquidaciones de Beneficiarios de Ayuda mediante la opción Liquidación Beneficiarios del menú Económico (imagen 10.2).

Imagen 10.2 - Asistente para Liquidaciones

Seleccionamos Certificados de Conformidad y pinchamos el botón de Siguiente . En la siguiente pantalla elegimos los meses entre los cuales queremos imprimir los Certificados (ver imagen 10.3). Si ponemos el mismo mes de comienzo que el mes de final, la fecha que aparecerá en el certificado será la Fecha de Firma y si distintos meses, la fecha que aparecerá será la del último día de cada mes seleccionado. Esto permite imprimir varios meses a la vez por si por ejemplo los familiares no pueden ir a firmarlos todos los meses y se quieren sacar varios meses por adelantado y también para poder imprimir los Certificados de los primeros meses cuando aún no tenían las resoluciones de los beneficiarios de ayuda.

Imagen 10.3 - Asistente para Liquidaciones

248

Una vez seleccionados los meses pinchamos en el botón de Siguiente y en la pantalla seleccionamos los Residentes de los que se quieren imprimir los Certificados (ver imagen 10.4) y pinchamos en el botón de Proceder. Al Proceder imprime los Certificados directamente por la impresora, no por pantalla. Si hay algún Residente beneficiario de ayuda que ha causado baja se puede activar la casilla de Añadir los Residentes que están dados de baja para que también se impriman sus Certificados de Conformidad.

Imagen 10.4 - Asistente para Liquidaciones

10.1.1.2. ¿Cómo se imprime un Comunicado de Ingreso?

Abrimos el Asistente de Liquidaciones de Beneficiarios de Ayuda mediante la opción Liquidación Beneficiarios del menú Económico. Seleccionamos la opción Comunicados y

pinchamos con el ratón en el botón de Siguiente . Aparece la pantalla de la imagen 10.5 en la que seleccionamos Comunicado de Ingreso y luego pinchamos en el botón Siguiente

de nuevo.

Imagen 10.5 - Asistente para Liquidaciones

En la siguiente pantalla (ver imagen 10.6) debemos seleccionar el o los Residentes de los cuales queremos imprimir el Comunicado de Ingreso activando la casilla de la columna Imprimir de la Relación de Residentes. Si se activa la casilla de Añadir a la relación de Residentes los dados de baja, la relación los mostrará lo cual es útil si el Residente ya no se encuentra en la residencia. La fecha de la Firma es la fecha que aparece en el comunicado. La opción de Imprimir hoja adjunto remito sirve para indicar si se debe imprimir o no la hoja de presentación.

249

Imagen 10.6 - Asistente para Liquidaciones

Una vez seleccionados los Residentes como se ha dicho anteriormente hay que pinchar con el ratón en el botón de Proceder con lo que directamente imprimiremos los comunicados por la impresora.

10.1.1.3. ¿Cómo se imprime un Comunicado de Baja?

Abrimos el Asistente de Liquidaciones de Beneficiarios de Ayuda mediante la opción Liquidación Beneficiarios del menú Económico. Seleccionamos la opción Comunicados y

pinchamos con el ratón en el botón de Siguiente . Aparece la pantalla de la imagen 10.7

en la que seleccionamos Comunicado de Baja y luego pinchamos en el botón Siguiente de nuevo.

Imagen 10.7 - Asistente para Liquidaciones

En la siguiente pantalla (ver imagen 10.8) debemos seleccionar el o los Residentes de los cuales queremos imprimir el Comunicado de Baja activando la casilla de la columna Imprimir de la Relación de Residentes. La fecha de la Firma es la fecha que aparece en el comunicado. La opción de Imprimir hoja adjunto remito sirve para indicar si se debe imprimir o no la hoja de presentación.

250

Imagen 10.8 - Asistente para Liquidaciones

Una vez seleccionados los Residentes como se ha dicho anteriormente hay que pinchar con el ratón en el botón de Proceder con lo que directamente imprimiremos los comunicados por la impresora.

10.1.1.4. ¿Cómo se imprime un Comunicado de Supra-asistido en Residencia asistida?

Abrimos el Asistente de Liquidaciones de Beneficiarios de Ayuda mediante la opción Liquidación Beneficiarios del menú Económico. Seleccionamos la opción Comunicados y

pinchamos con el ratón en el botón de Siguiente . Aparece la pantalla de la imagen 10.9 en la que seleccionamos Comunicado de Supra-asistido en Residencia asistida y luego

pinchamos en el botón Siguiente de nuevo.

Imagen 10.9 - Asistente para Liquidaciones

En la siguiente pantalla (ver imagen 10.10) debemos seleccionar el o los Residentes de los cuales queremos imprimir el comunicado activando la casilla de la columna Imprimir de la Relación de Residentes. La fecha de la Firma es la fecha que aparece en el comunicado. La opción de Imprimir hoja adjunto remito sirve para indicar si se debe imprimir o no la hoja de presentación.

251

Imagen 10.10 - Asistente para Liquidaciones

Una vez seleccionados los Residentes como se ha dicho anteriormente hay que pinchar con el ratón en el botón de Proceder con lo que directamente imprimiremos los comunicados por la impresora.

10.1.1.5. ¿Cómo se imprime el documento de abono?

Abrimos el Asistente de Liquidaciones de Beneficiarios de Ayuda (ver imagen 10.11) mediante la opción Liquidación Beneficiarios del menú Económico.

Imagen 10.11 - Asistente para Liquidaciones

Seleccionamos la opción Documentos de abono y pinchamos con el ratón en el botón de

Siguiente . Aparece la pantalla de la imagen 10.12.

252

Imagen 11.12 - Asistente para Liquidaciones

Adora debemos seleccionar el o los Residentes de los cuales queremos imprimir el Documento de abono activando la casilla de la columna Imprimir de la Relación de Residentes. También debemos seleccionar a una persona en la columna Deudor de la relación de Residentes. El Deudor es la persona que va a pagar a la Residencia o la que se le va a devolver el dinero según sea el caso.

Una vez seleccionados los Residentes y sus correspondientes deudores pinchamos en el botón Proceder con lo que directamente imprimiremos los documentos por la impresora.

10.2. Facturación

Para la facturación ResiPlus cuenta con un Asistente de facturación al que se accede desde el menú Económico en la opción Facturación.

Imagen 11.13 - Asistente de Facturación

Como puede verse en la imagen las opciones de este asistente son las siguientes:

a) Generar facturación mensual. Sirve para generar las facturas automáticas mensuales de los Residentes. El proceso de facturación mensual se explicara en los capítulos 12 y 13 de este manual.

b) Gestionar cobros, imprimir facturas, etc. Con esta opción primero seleccionamos una facturación mensual creada con anterioridad y luego si pinchamos con el ratón en el botón Proceder podemos ver las facturas correspondientes de todos los Residentes correspondientes a esa facturación mensual. Dichas facturas pueden ser impresas o

253

cobradas sin tener que ir buscándolas por las fichas de los Residentes. Para imprimir una factura la seleccionamos y pinchamos con el ratón en el botón de Imprimir Factura. Si queremos imprimir todas las facturas pinchamos en Imprimir Facturación. Y si queremos cobrar la factura o pagarla si es el caso de un abono vamos a la pestaña correspondiente y actuamos como se explica en el apartado 4.1.2.2. de Facturas y Cobros del área Económica.

c) Borrar las facturas de una facturación mensual. Con está opción podemos borrar todas las facturas correspondientes a una facturación mensual. Sin embargo esta opción tiene limitaciones, puesto que no es posible borrar facturas si existen facturas posteriores o si están contabilizadas con el enlace contable por ejemplo. De todas formas usted puede intentar realizar el borrado y ResiPlus le indicará si es posible o no, para ello seleccione el mes que quiere borrar y pinche con el ratón en el botón de Proceder.

d) Generar Factura de OCF Eventuales. Como su nombre indica está opción permite generar una factura de los OCF eventuales de un Residente en concreto. Una vez seleccionado el Residente, debemos seleccionar de la lista los OCF que queremos facturar y pinchar en el botón Proceder. Para seleccionar varios OCF a la vez hay que mantener pulsada la tecla CONTROL mientras se pincha en el cuadrado que hay delante de cada fila que queremos seleccionar.

NOTA ResiPlus sólo generará las facturas de aquellos Residentes que tengan activada la casilla de Incluir en Facturación mensual que se encuentra en el apartado Datos Económicos del Área Económica.

10.3. Recibos y Remesas

Para gestionar los recibos y las remesas mensuales ResiPlus cuenta con un Asistente para Recibos al que se accede desde la opción Recibos dentro del menú Económico. En la imagen siguiente puede ver la primera pantalla de este asistente.

Imagen 10.14 - Asistente para Recibos

Desde el Asistente para Recibos se pueden realizar los siguientes procesos:

a) Generar Recibos Mensuales. Sirve para generar automáticamente los recibos mensuales de los Residentes.

b) Imprimir Recibos. Mediante está opción podemos imprimir los recibos de un Residente o de todos, para ello seleccionamos un Residente o todos y luego seleccionamos la fecha de los Recibos. Una vez hecho esto, en la siguiente pantalla nos aparecen los recibos correspondientes en la que podemos seleccionar los que queremos imprimir. Para imprimirlos pinchamos con el ratón en el botón Proceder.

c) Borrar Recibos. Esta opción se utiliza para borras los recibos de los Residentes que seleccionemos. Su funcionamiento es similar a la opción de imprimir por lo que no entraremos en detalles.

254

d) Remesas Bancarias. Mediante está opción podemos generar las remesas bancarias, imprimir o borrar una existente y generar el disquete que se envía al banco.

10.3.1. Listado de Recibos emitidos.

10.3.1.1. Introducción.

Se ha creado un nuevo Listado en ResiPlus en el que se puede obtener una relación de los recibos emitidos. Para acceder a él, debemos elegir dentro del Menú de Residentes, la opción de Listados y luego seleccionar ‘Recibos Emitidos’ en el árbol de la izquierda, que muestra la relación de listados disponibles para el usuario de ResiPlus.

Otra manera más rápida de obtener este listado es pulsar sobre el icono de Listados que hay en la barra de Herramientas del programa y una vez allí, seleccionarlo en el árbol.

10.3.1.2. ¿Qué información puedo obtener de él?

El Listado de recibos emitidos muestra una relación de todos aquellos recibos que hemos generado con el programa, en función de unos filtros o parámetros que nosotros hemos seleccionado previamente.Podemos obtener los siguientes datos a través de este listado:1. Nombre de todas aquellas personas a las que les hemos generado un recibo, pueden ser

tanto residentes como a familiares o a organizaciones.2. Números de los recibos y sus cantidades3. Estado de los recibos (remesado, devuelto…)4. Se puede saber si un recibo devuelto ha generado uno nuevo y viceversa, es decir, si un

recibo viene de un recibo devuelto.5. Se puede obtener la información de los recibos contenidos en una o en más de una

remesa.6. Totales de los importes y del nº de recibos seleccionados para la creación de listados7. Se pueden consultar todos los recibos relacionados con uno o varios residentes8. y un largo etc.… de posibilidades.

10.3.1.3. ¿Cómo generar el Listado?

Una vez que hemos seleccionado el Listado de Recibos Emitidos, debemos configurar con los diferentes criterios de selección aquellas opciones que nos interesen para obtener la información adecuada.Los distintos filtros que nos encontramos son:

Imagen 1. Filtros del ListadoCada vez que pinchamos en uno de los filtros, se nos abre una ventana similar a la que mostramos a continuación:

255

Imagen 2. Ventana del filtro de RemesasTodas ellas tienen una estructura en forma de árbol y hay que seleccionar los datos que queremos que aparezcan en el listado, marcando las casillas correspondientes. Por ejemplo, en la imagen anterior, si deseamos que aparezcan los recibos pertenecientes a la remesa de febrero y marzo, haremos un clic en sus casillas de verificación.Se pueden marcar diferentes opciones en cada uno de los distintos filtros para que actúen de manera simultánea. Es decir, siguiendo con el ejemplo anterior, si ahora solo queremos ver los recibos pertenecientes a un grupo de residentes generados en las remesas de febrero y marzo, marcaremos en el árbol de ‘Seleccione Grupos de residentes’ aquel grupo que nos interese.Además de los filtros de selección anteriores, también tenemos dos casillas de fechas para determinar el periodo del cual queremos obtener datos.

NOTA: Si hacemos uso del filtro de remesas, como ya tienen fechas determinadas, se desactiva el filtro de fechas.

Una vez marcados todos los criterios de selección, hay que pulsar sobre ‘Previsualizar’ para obtener a la izquierda el Listado. Los campos que nos aparecen en él son:

Nº de recibo Fecha Cliente Estado del recibo Forma de pago Importe en euros Fecha de creación del Listado Los datos de la residencia

Además de toda esta información también obtenemos unos totales sobre los recibos que aparecen en el listado, tanto por estado, como por importe. Estos totales aparecen en la última página del Listado.

256

Imagen 3. Listado de Recibos Emitidos

10.3.1.4. ¿Cómo imprimir o exportar el Listado?

Una vez previsualizado el Listado, si queremos imprimirlo, hay que pulsar sobre el icono de

y si queremos a exportarlo a otros programas, como por ejemplo Word o Excel, habrá que

marcar el icono .

10.3.1.5. Otras consideraciones.

Recordamos que para que puedan ver y generar el listado deben tener el permiso correspondiente dentro del apartado de Gestión de Grupos y Usuarios.El elemento de seguridad lo podemos encontrar en Residentes /Listados /Listados de Facturación/ Listado de Recibos emitidos.

10.4. Contabilidad

Las facturas de los Clientes y Proveedores así como los cobros y pagos de dichas facturas pueden enlazarse con la Contabilidad general de la Residencia si esta se realiza con ContaPlus o con LOGIC WIN. Para poder realizar este enlace se deben configurar algunos datos en ResiPlus.

Mediante la opción Contabilidad del menú Económico podemos realizar el enlace contable y también deshacerlo. Con ambos programas contables la forma de realizar el enlace es similar y consta de dos pasos:

1. Seleccionar en ResiPlus las facturas que se quieren pasar al programa de contabilidad y crear el enlace contable. Al realizar en enlace contable ResiPlus genera dos ficheros de texto con los datos que necesita el programa de contabilidad.

2. Entrar en el programa de contabilidad e importar los datos de esos dos ficheros. Si este proceso se realiza correctamente el programa de contabilidad creará los asientos correspondientes.

A continuación detallaremos ambos pasos pero antes explicaremos como se configura ResiPlus para que pueda realizar el enlace. Para el segundo paso distinguiremos entre un programa de contabilidad y el otro.

257

10.4.1. Configurar ResiPlus para que realice el enlace contable

Estos son los pasos que se deben seguir para que ResiPlus pueda realizar correctamente el enlace contable:

1. Ir a la pantalla de Datos Generales del menú Configuración2. En el apartado Económico (facturación y contabilidad) definir los tipos de IVA

posibles. Ver imagen 10.15

Imagen 10.15 – Pantalla: Datos Generales – Apartado Económico

3. En la siguiente tabla mostramos un ejemplo de cómo se pueden definir los tipos de IVA. Tenga en cuenta que los números de cuentas pueden variar en cada Residencia y que además el número de dígitos de las cuentas bancarias viene definido por el programa de contabilidad.

% IVA Descripción

Cta. IVA Ventas Descripción Cta. IVA Ventas

Cta. IVA Compras

Descripción Cta. IVA Compras

0 IVA 0% 4770000000 IVA Repercutido 0% 4720000000 IVA Soportado 0%4 IVA 4% 4770000004 IVA Repercutido 4% 4720000004 IVA Soportado 4%7 IVA 7% 4770000007 IVA Repercutido 7% 4720000007 IVA Soportado 7%

16 IVA 16% 4770000016 IVA Repercutido 16% 4720000016 IVA Soportado 16%

Cuenta IVA Ventas es la cuenta contable del IVA repercutido. Suelen empezar por 477.

Cuenta IVA Compras es la cuenta contable del IVA soportado. Suelen empezar por 472.

IMPORTANTE Las descripciones de las Cuentas se pasan automáticamente al programa de contabilidad. No hace falta definirlas previamente en el programa de contabilidad.

4. Ir a la pestaña de Cuentas Generales del apartado Económico de Datos Generales. En la siguiente imagen puede ver los campos que tiene esta pestaña.

258

Imagen 10.16 – Pantalla: Datos Generales – Apartado: Económico – Pestaña: Cuentas Contables

5. La Cuenta Contable de Prestación de Servicios suele ser la 7050000001. El número de dígitos debe coincidir con el definido en el programa de contabilidad. En esta cuenta se contabiliza lo que ingresa la Residencia por parte de los Residentes.

6. La Cuenta Contable de Subvenciones Oficiales suele ser la 7400000001. El número de dígitos debe coincidir con el definido en el programa de contabilidad. En esta cuenta se contabiliza lo que ingresa la Residencia por parte de las Ayudas de la Administración.

7. La Cuenta Contable de Retención de Proveedores y Acreedores suele ser la 4751000001. El número de dígitos debe coincidir con el definido en el programa de contabilidad.

8. Ir a la pestaña de Enlace Contabilidad del apartado Económico de Datos Generales. En la siguiente imagen puede ver los campos que tiene esta pestaña.

Imagen 10.17 – Pantalla: Datos Generales – Apartado: Económico – Pestaña: Enlace Contabilidad

9. Especificar con que programa de contabilidad se quiere hacer el enlace: ContaPlus o Logic Win.

10. Especificar en que directorio se van a depositar los archivos del enlace. Recomendamos poner C:\Tmp como en la imagen 10.17 y crear esa carpeta en el disco duro si no lo está ya.

11. Especificar el nombre de los ficheros. Poner para el archivo de Diario /Movimientos “XDiario.txt” y para el archivo sub. cuentas /Plan Cuentas “XSubCta.txt” (ver imagen 10.17).

12. En la ficha de cada Residente debe especificarse la cuenta contable de cada Residente. La cuenta contable del Residente se encuentra en el apartado Datos Económicos del Área Económica.

13. En la ficha de cada Proveedor especificar la cuenta contable de cada Proveedor. La cuenta contable del Proveedor se encuentra en el apartado Servicios de la ficha del Proveedor.

14. En la pantalla de Gestión de Cuentas definir las cuentas contables para llevar el control de los pagos y los cobros de las facturas de Residentes y Proveedores. A la pantalla de Gestión de Cuentas se accede desde el menú Económico, opción Cuentas, sub. opción Cajas y Bancos. En la siguiente imagen puede ver la pantalla de

259

Gestión de Cuentas y en la parte de arriba a la derecha puede ver el campo Cuenta Contable. En el apartado 5 de este capítulo se explica como se usa esta pantalla.

Imagen 10.18 - Pantalla: Gestión de Cuentas

NOTA Estos pasos no se deben realizar cada vez que se realiza el enlace contable porque ResiPlus los almacena y los tiene siempre presentes.

10.4.2. Realizar el enlace contable

Una vez configurado ResiPlus y sus cuentas contables debemos seguir los siguientes pasos para realizar el enlace contable:

1. Abrimos la pantalla de Enlace Contabilidad mediante la opción Contabilidad /Enlace Contabilidad del menú Económico. En la parte de arriba de esta pantalla aparece el nombre del programa con el que se va a realizar el enlace contable.

Imagen 10.19 – Pantalla: Enlace Contabilidad

La pantalla de Enlace Contabilidad tiene tres pestañas. En cada una de ellas se pueden mostrar todas las facturas o sólo las pendientes de ser contabilizadas. Además existe la posibilidad de mostrar las facturas realizadas entre unas fechas determinadas.

En cada pestaña hay que seleccionar que facturas se desean contabilizar marcando la columna Contabilizar. También se pueden marcar todas a la vez pinchando en el

260

botón Marcar todas o se pueden desmarcar todas las facturas con el botón Desmarcar Todas.

2. Seleccionar en cada pestaña las facturas que se quieren pasar al programa de contabilidad. Lo común es marcar todas las facturas de todas las pestañas pinchando en el botón Marcar Todas de cada pestaña.

3. Una vez seleccionadas las facturas pinchamos en el botón Contabilizar

4. Responder afirmativamente a la pregunta de confirmación con lo que ResiPlus creará los dos ficheros del enlace. En la parte inferior de la pantalla verá una barra de progreso para indicarle como va el proceso.

5. Cuando acaba el proceso si ha habido algún error lo muestra en una pantalla. Generalmente los errores son debidos a que falta algún número de cuenta contable. En cualquier caso, siempre que hay un error hay que deshacer el enlace contable y volver a realizar todos los pasos anteriores. En el apartado 4.5. de este capítulo se explica como se deshace el enlace contable.

6. Si no ha habido ningún error podemos pasar a importar los datos desde el programa de contabilidad, ya sea ContaPlus o LOGIC WIN.

10.4.3. Importar los datos con ContaPlus

A continuación detallamos los pasos necesarios para importar los datos de ResiPlus con el programa ContaPlus:

1. Entramos en ContaPlus2. Con el menú principal vamos a Financiera /Opciones de Diario /Utilidades de

Asiento /Exportación e importación. Aparece la pantalla de Exportación:

Imagen 10.20 – Pantalla ContaPlus: Exportación – Importación

3. Seleccionamos Proceso Importación de asientos y Tipo fichero ASCII.

4. En Diario escribimos “C:\Tmp\XDiario.txt” y en sub. cuenta “C:\Tmp\XSubXta.txt” como está en la imagen 11.20.

5. Pinchar en el botón Aceptar. ContaPlus lee los ficheros y los analiza

6. Los asientos correctos aparecen en la tabla de asientos que pueden ser importados y los incorrectos en la tabla de asientos no válidos.

261

7. Si aparece algún asiento incorrecto debemos anotarnos el motivo o pinchar en el botón Incorrectos para imprimir una lista con los asientos incorrectos. Luego pinchamos en el botón Salir para cancelar la importación sin contabilizar nada, ni siquiera los asientos correctos. Volvemos a ResiPlus, deshacemos el enlace (ver apartado 4.5. de este capítulo), corregimos el error en ResiPlus y volvemos a crear el enlace contable (ver apartado 4.2. de este capítulo). Entonces repetimos los pasos anteriores para volver a importar los datos.

8. Si no hay ningún error pinchamos en el botón Importar y entonces ContaPlus nos muestra el mensaje de Asientos Importados al Diario.

9. Pinchamos en el botón de Salir

10. Podemos comprobar que los asientos se han pasado al Diario desde Financiera /Opciones de Diario /Listado de Diario, en la pantalla que se muestra pinchamos en Aceptar y elegimos mostrar por pantalla.

10.4.4. Importar los datos con LOGIC WIN

A continuación detallamos los pasos necesarios para importar los datos de ResiPlus al programa LOGIC WIN:

1. Entramos en LOGIC WIN

2. En el menú vamos a Administrador aplicación /Accesorios /Importar desde

Imagen 10.21 – Pantalla LOGIC WIN: Principal

3. Se abre la pantalla de Importar en la que seleccionaremos Importar Ficheros formato ASCII y pincharemos en el botón Aceptar.

Imagen 10.22 – Pantalla LOGIC WIN: Importar

262

4. En la pantalla de importación de ficharos ASCII sólo debemos seleccionar Movimientos y Plan Cuentas + Clientes. Para ello seleccionamos Movimientos y pinchamos en el botón Archivo Origen y en C:\Tmp debemos seleccionar XDiario y luego pinchar en el botón Abrir. Luego seleccionamos Plan Cuentas + Clientes, pinchamos en el botón Archivo Origen y en C:\Tmp seleccionamos XSubCta y pinchamos en el botón Abrir.

Imagen 10.22 – Pantalla LOGIC WIN: Importación de ficheros ASCII

5. El resto de opciones de la pantalla de Importación ficheros ASCII se dejan como están por defecto. La pantalla debe quedar como en la imagen 11.23. Luego pinchamos en el botón Aceptar con lo que LOGIC WIN iniciará la importación.

Imagen 10.23 – Pantalla LOGIC WIN: Importación de ficheros ASCII

6. Si no hay ningún error aparece la pantalla de Asignación Empresas Destino en la que debemos seleccionar la empresa destino. Una vez seleccionadas pinchamos en el botón Terminar.

263

Imagen 10.24 – Pantalla LOGIC WIN: Asignación Empresas Destino

7. Aparece la pantalla de Importación Datos Contables que nos muestra el número de asientos correctos y el número de asientos incorrectos.

Imagen 10.25 – Pantalla LOGIC WIN: Importación Datos Contables

8. Es probable que haya incidencias y que aparezca la pantalla de Incidencias importación (imagen 11.26). Si esto ocurre pinchamos sobre el botón aceptar de esta pantalla, aparecerá la pantalla de Enviar a (imagen 11.27) en la que pincharemos en Aceptar para ver las incidencias.

Imagen 10.26 – Pantalla LOGIC WIN: Incidencias Importación

264

Imagen 10.27 – Pantalla LOGIC WIN: Enviar a

9. Al pinchar en Aceptar en la pantalla de Enviar estamos enviando las incidencias a la pantalla, es decir, las estamos mostrando. Si todas las incidencias están aceptadas podemos ir a Operativa Contable /Asientos Contable s /Consulta de asientos para ver todos los asientos que se ha hecho. Si hay alguna incidencia que no ha sido aceptada por LOGIC WIN es porque hay algún error. Si esto ocurre hay que deshacer el enlace contable de la factura errónea en ResiPlus (no de todo, sólo la factura errónea), corregir el error y luego volver a crear el enlace pero solo para la factura errónea. Después repetimos los pasos en LOGIC WIN para importar los nuevos datos.

10.4.5. Deshacer el enlace contable

Para deshacer un enlace contable se deben seguir los siguientes pasos:

1. Abrimos la pantalla de Deshacer Enlace Contabilidad mediante la opción Contabilidad /Deshacer Enlace del menú Económico.

Imagen 10.28– Pantalla: Deshacer Enlace Contabilidad

La pantalla de Deshacer Enlace Contabilidad es muy similar a la pantalla de Enlace de Contabilidad y tiene las mismas pestañas y botones, pero se utiliza para Deshacer el enlace contable.

2. Seleccionar las mismas fechas que se seleccionaron al hacer el enlace contable que queremos desenlazar.

3. Marcar todas las facturas de todas las pestañas pinchando en el botón Marcar Todas

de cada pestaña. Si lo que queremos es descontabilizar una factura en concreto o

265

algunas, solamente debemos desmarcar todas y marcar la columna de Deshacer sólo a las facturas que queremos descontabilizar.

4. Una vez marcadas todas las facturas pinchamos en el botón Deshacer Contabilidad

5. Responder afirmativamente a la pregunta de confirmación. En la parte inferior de la pantalla verá una barra de progreso para indicarle como va el proceso.

6. Cuando acaba el proceso aparece un mensaje diciendo que las facturas han sido descontabilizadas.

10.5. Cuentas

Mediante la opción Cuentas y Bancos del submenú Cuentas del menú Económico accedemos a la pantalla de Gestión de Cajas y Bancos que sirve para gestionar las fichas de las cuentas de la Residencia. En la imagen 11.29 puede ver como es esta pantalla.

Imagen 10.29 - Pantalla: Gestión de Cuentas

Las fichas de las cuentas contienen los datos de la cuenta y el tipo (caja o bancaria) y también contienen los movimientos que se han realizado. Se pueden ordenar por su descripción y también se pueden buscar.

Las cuentas al igual que los Residentes están en altas o en bajas. Para ver las cuentas que

están dadas de baja se pincha en el botón Mostrar Bajas de la barra de herramientas. Si el botón esta hundido estamos viendo las bajas y si está normal es que estamos viendo las cuentas dadas de alta.

Es conveniente crear una cuenta de caja y tantas cuentas de banco como cuentas bancarias tenga la Residencia. Para crear una cuenta pinchamos en el botón Nueva Ficha y rellenamos los datos. Si se elige una cuenta de banco, los bancos que salen en el desplegable son los que están definidos en la pantalla de Datos Residencia en la pestaña de Cuentas Bancarias (vea el apartado 3.2. de este manual). Al seleccionar un banco los datos bancarios se rellenan automáticamente.

Mediante la relación de movimientos de cada cuenta se puede llevar el control de los cobros realizados a los Residentes, de los pagos realizados a los proveedores, de los saldos de las cuentas y de los movimientos realizados con otras cuentas. Para ello pinchamos con el botón derecho del ratón encima de la lista y seleccionamos una opción del menú que aparece. Las opciones son:

- Cobro factura Residente- Cobro anticipo Residente- Cobro abono Proveedor- Ingreso Vario

266

- Pago factura Proveedor- Pago entrega a Cuenta Proveedor- Pago abono Residente- Pago Vario- Movimiento entre cuentas

Al seleccionar una opción aparece la pantalla de Nuevo Movimiento en la que seleccionaremos los campos y el importe y una vez seleccionado todo pinchamos en el botón Aceptar para que se realice el movimiento.

10.6. Actualizar Cuotas

La opción Actualizar Cuotas del menú Económico se utiliza a final de año para incrementar o decrementar las cuotas que pagan los Residentes para el nuevo año.

Imagen 10.30 - Pantalla: Actualizar Cuotas

Como puede ver en la imagen 10.30 los campos de la pantalla son:

- Porcentaje de variación que indica el porcentaje en el que van a variar las cuotas. Si se pone negativo se decrementarán.

- Porcentaje de IVA a aplicar por si algún año cambia el tipo de IVA.- Relación de residentes que muestra todos los Residentes y si son beneficiarios se

marca la columna Bono. Las columnas Base y Total muestran la base y el total de la cuota actual. Si la columna Grabar está activada significa que se aplica la variación para ese Residente y se graba el cambio. En las columnas Nueva Base y Nuevo Total aparece el nuevo importe cuando se pincha en el botón Actualizar.

Para incrementar las cuotas hay que hacer los siguientes pasos:- Introducimos el porcentaje de variación- Pinchamos en el botón Actualizar para actualizar la cuota a todos los Residentes- Seleccionamos los Residentes a los que no queremos modificar la cuota

desmarcando la columna Grabar- Redondeamos las cuotas si queremos. También se pueden modificar si fuera

necesario.- Pinchamos en el botón Grabar para que las cuotas se graben en las fichas de los

Residentes.

267

10.7. Listados de Cuentas En este apartado del manual comentamos todos los listados referentes a las Cuentas de la Residencia dadas de alta en ResiPlus. Para acceder a la pantalla de listados debemos pinchar con el ratón en el botón Listados de la barra de Herramientas o también se puede acceder desde la opción Listados de Cuentas en el submenú Cuentas del Menú Económico. La pantalla de Listados muestra en la parte izquierda la lista de listados disponibles y en la parte derecha se muestra el listado seleccionado. Para seleccionar un listado sólo debemos pinchar con el ratón sobre él en la lista y se mostrará automáticamente a menos que necesite algún dato en cuyo caso se seleccionará en la parte derecha. En la imagen 11.31 puede ver como es la pantalla de Listados.

Imagen 10.31 – Pantalla: Listados

Pasamos a comentar todos los listados:

- Listado General de CuentasMuestra todas las cuentas de la Residencia incluyendo el tipo y si se trata de una cuenta bancaria los datos bancarios de la misma.

- Listado de ExtractosMuestra todos los movimientos que se han realizado en una cuenta o en todas entre unas fechas determinadas.

- Listado de SaldosMuestra para cada cuenta el saldo actual. Al final del listado muestra el saldo total de todas las cuentas.

10.8. Enlace Contable de Remesas.

En esta versión hemos añadido en Económico / Contabilidad / Enlace de Contabilidad, la posibilidad de enlazar contablemente (con ContaPlus o LOGIC WIN) las remesas introducidas en ResiPlus:

268

La nueva pestaña Remesas tiene un funcionamiento similar a las anteriores, ya existentes: Mostrar contabilizadas/ no contabilizadas, seleccionar rango de fechas y marcar o desmarcar la opción Contabilizar en todas las líneas.

Nota Importante: Hay que tener en cuenta que anteriormente al enlace tenemos que ir a Residencia / Cuentas Bancarias e introducir, si no lo están ya, la/ las cuentas contables correspondientes, para que el enlace funcione correctamente.

269

10.9. Asistente para la Facturación de Llamadas.

El nuevo módulo de facturación de llamadas telefónicas nos va a permitir facturar las llamadas de nuestros residentes automáticamente. Para poder utilizarlo, necesitaremos que el software de nuestra centralita genere un fichero en un formato soportado (por el momento DBF) para que ResiPlus pueda importarlo, gestionarlo y devolvernos sus resultados en forma de OCF eventuales que podamos facturar. Ante cualquier duda sobre el fichero generado por su centralita y las posibilidades de importación por parte de ResiPlus, por favor, pónganse en contacto con nuestro Servicio Técnico. Gracias.

10.9.1. Configuración.

Para configurar la importación y facturación de las llamadas iremos a Configuración / Datos Generales / Importación de llamadas telefónicas.

10.9.1.1. General

Desde aquí seleccionamos el tipo de fichero a importar y el tipo de OCF que le corresponde.

10.9.1.2. Importación.

Aquí indicamos la ruta en que se encuentra el fichero a importar.

270

General

Tipo de archivo a Importar

OCF Seleccionado

Importación de llamadas

10.9.1.3. Precio por Paso.

Aquí se especifica el precio por paso al que luego se aplicará el IVA indicado en el tipo de OCF definido en función de la fecha indicada. El criterio para seleccionar la tarifa vigente es utilizar el importe de la línea de fecha igual o anterior más próxima a la de la llamada.

10.9.2. Asistente para la facturación de llamadas.

Accederemos al asistente mediante el menú Económico de la pantalla principal de ResiPlus.

10.9.2.1. Seleccionar Tipo de fichero.

271

Importación DBF

Ruta en que se encuentra el

fichero

Precio Paso

Fecha de Vigencia

Precio de la Base

Asistente para Facturación de

Llamadas

10.9.2.2. Seleccionar fichero.

Saldrá por defecto el seleccionado en Datos Generales

10.9.2.3. Importar Llamadas.

272

Tipo de archivo a Importar

Ruta en que se encuentra el

fichero

Barra de progreso de la importación

10.9.2.4. Seleccionar llamadas a pasar a OCF.

Las llamadas también pueden ser importadas a la tabla de llamadas sin que generen OCF, para esto marcaremos la columna Nº Facturar.

10.9.2.5. Importar a OCF.

273

Llamadas Importadas

Extensiones

Pasos

Seleccionar el tipo de vista de la tabla.

Filtro por rango de fechas

Llamadas

Resultados de la importación de llamadas:

10.9.3. Requisitos Previos.

Para poder facturar llamadas hay que tener en cuenta una serie de requisitos previos que necesariamente han de haber sido cumplidos:

Por supuesto, los residentes han de tener asignadas extensiones, y por lo tanto habitaciones, en las fechas de las llamadas. Es decir, en el histórico de cambio de habitaciones (en el Asistente para Asignar Habitaciones) debe constar qué residente tenía asignada esa extensión en esa fecha para facturarle el OCF.

274

Llamadas que pasarán a

OCF

Pasar a OCF

Fecha de la llamada

Nombre del OCF

Base de las llamadas

IVA del OCF

Teléfono destinatario de la llamada

Incluir los OCF al generar la facturación

Incluir los OCF en la factura mensual

También es necesario haber definidos los pasos indicados en el punto 1 (configuración en Datos Generales) antes de utilizar el asistente, si no es así, no pasaremos de la primera pantalla en este último.

10.9.4. Tabla de Campos.

Para que ResiPlus pueda importar las llamadas es necesario que el fichero de origen cumpla con dos requisitos: que los campos necesarios estén, y que tengan los siguientes nombres:

Nombre campo DescripciónEXT ExtensiónDIAINI Fecha de InicioHORAINI Hora de InicioNUMERO Número de

TeléfonoPASOS Pasos Consumidos

Si el fichero que genera nuestra centralita no cumple estas condiciones podemos modificar los nombres de los campos para luego exportar a DBF (Base de Datos IV).

10.10. Facturación Residentes Concertados del Centro de Día de la Comunidad Valenciana.

10.10.1. Introducción.

Se ha habilitado, en ResiPlus, la posibilidad de facturar a los residentes Bonos de Centro de Día de la Comunidad Valenciana.Para ello se ha efectuado una serie de modificaciones que afectan, principalmente, a la pestaña de Concertados en la Ficha de Residentes y al Asistente de Liquidación de Beneficiarios de Ayuda.A continuación, vamos a ver una serie de nociones previas que hay que tener en cuenta a la hora de realizar la facturación de Bonos de Centro de Día.

10.10.1.1. Nociones Previas.

A. En la facturación de este concierto se tiene en cuenta los días festivos, para facturar aquellos meses en los que se haya producido algún tipo de incidencia.Hay q diferenciar si se tratan de festivos nacionales, autonómicos o locales. Sólo serán subvencionados por la Generalitat Valenciana los festivos locales; ya que se considera que un residente concertado de Centro de Día no acude a la residencia ni los fines de semana (sábados y domingos), ni los festivos nacionales o autonómicos.Los meses en los que no existan incidencias se facturarán por el total de la cuota.Para configurar los días festivos debemos acudir a Configuración /Datos Generales y definir allí los días no laborables y el carácter de la festividad.

275

Fig.1 Configuración/ Datos Generales/ Días Festivos

Para dar de alta los días festivos variables, aquellos que cambian de día en función del año, (Ej.: Viernes Santo) habrá que introducir el día correspondiente a cada año en la tabla. Ej.:

25/03/2005 Viernes Santo14/04/2006 Viernes Santo

Para dar de alta los Festivos Fijos, es decir, aquellos que caen el mismo día cada año, deberemos poner el día y el mes, seguido del año 9999, para que se aplique a todos los años. Ej.:

25/12/9999 Navidad

B. Los días de Hospital y Ausencia se consideraran, a efectos de facturación, como días de estancia.

C. El día de fallecimiento y el de expulsión, también se interpreta, a la hora de facturar, como días de estancia.

D. El proceso de Liquidación y de Facturación es similar al de los residentes subvencionados por la Consellería en cualquier otra modalidad de Concierto (Bono, Accesibilidad…). Las pequeñas diferencias que existan, vamos a analizarlas a continuación.

10.10.2. Concertados.

El funcionamiento de la pestaña de concertados no ha variado respecto a los Bonos Residentes; simplemente se ha añadido la casilla para determinar si se trata de residente Bono de Centro de Día.Ahora se permite introducir la línea en concertados sin poner la Tipología. Para ello, basta con poner en la casilla “Importe”, la suma de la aportación del usuario y de la aportación de Consellería.

276

Fig.2 Pestaña de Concertados

Lo único que hay que tener en cuenta es que los usuarios de Bono de Centro de Día no pueden tener firmado el Certificado de Conformidad por el Titular del Centro, ya que se presupone que son residentes válidos.

10.10.3. Asistente de Liquidación de Beneficiarios.

El Asistente de Liquidación de Beneficiarios de Ayudas se ha de utilizar de la manera habitual. Tan sólo hay que tener presente que al añadir este nuevo concierto de Centro de Día, se ha creado una Liquidación específica para ellos, a la que podemos acceder si marcamos dicha opción.

Fig. 3 Hoja de Liquidación

10.10.3.1. Comunicados.

Se ha habilitado el Comunicado de Renuncia Expresa de la Ayuda dentro del apartado de Comunicados, en el Asistente de Liquidación. Este Comunicado de Renuncia es exclusivo de los Bonos Centro de Día y se debe cumplimentar en aquellos casos en los que el residente beneficiario de dicho bono o su familia manifiesten de forma expresa su deseo de no regresar a mismo centro.A los usuarios de Centro de Día no se les puede imprimir el Comunicado de Supra-asistido en residencias asistidas, ya que residentes con esta tipología no pueden acogerse a este tipo de ayudas.

277

El resto de documentación es común a los demás Conciertos.

10.11. Facturación Concertados de la Comunidad de Galicia.

10.11.1. Introducción.

Se ha modificado ResiPlus para adaptarlo a las necesidades de las Residencias pertenecientes a la Comunidad Autónoma de Galicia, que tengan residentes concertados con dicha comunidad. De esta manera, podrán efectuar la facturación correspondiente a la subvención Pública, Plan IGAPE y Centro de Día.Esta modificación afecta principalmente al Asistente de Facturación y a la pestaña de Concertados de la Ficha del Residente. También se han producido modificaciones en Datos de Residencia y en Configuración/ Datos Generales y se ha creado un nuevo apartado llamado Entidades.A continuación vamos a analizar todos los cambios producidos en el programa, así como los diferentes procesos de facturación que se pueden producir en los Conciertos con la Comunidad Autónoma de Galicia.

10.11.2. Residencia.

En primer lugar, para adaptar el programa a la facturación de Galicia, debemos entrar en el apartado de Residencia y escoger la opción de Comunidad de Galicia.Importante: Para que la configuración del programa surta efecto es necesario cerrar ResiPlus y volver a entrar.

10.11.3. Datos Generales: Configuración Conciertos de Galicia.

Si entramos en Configuración/ Datos generales podemos apreciar que aparece un nuevo apartado llamado Configuración Concierto de Galicia. En él, debemos de dar de alta los diferentes conciertos que tengamos pactados con la Xunta de Galicia y las características de cada concierto.

Fig.1 Configuración /Datos Generales /Configuración Conciertos Galicia

Los campos que hay que introducir para dar de alta los conciertos son:

Título del concierto : Es un campo de texto obligatorio en el que hay que poner el nombre del Concierto de la Comunidad de Galicia al que nos suscribamos.

Financiación : es un campo desplegable en el que debemos escoger si el tipo de financiación del concierto en cuestión es Público o IGAPE.

Serie Factura Comunidad : en esta columna se puede definir una serie de facturas para las que se realicen a nombre de la Comunidad de Galicia en cada uno de los conciertos. La utilización de una serie de facturas para cada uno de los conciertos es totalmente opcional.

278

Serie Factura Privadas : aquí debemos anotar, si es que así lo desea la residencia, la serie que identifique las facturas privadas que se la hagan a los residentes pertenecientes a un concierto.

Una vez dados de alta los datos los conciertos, si seleccionamos la línea en la que aparece cada uno de ellos, se nos activa la parte inferior de la ventana, en la que debemos introducir los datos pertenecientes a la Evolución de los Conciertos.

Los datos a introducir son: Fecha de efecto : fecha a partir de la cual tiene validez el concierto con un determinado

precio. Ausencia : es el porcentaje que se usa para determinar el coste Estancia en caso de

ausencia. Por defecto, aparece marcado el 30%. Estancia Residente : es el porcentaje que se usa para determinar la aportación del

residente en función de su pensión. Por defecto, aparece marcado el 75%. Ausencia Residente : es el porcentaje que se usa para determinar la aportación del

residente en función de su pensión en caso de ausencia. Por defecto, aparece marcado el 40%.

Máximo Días Ausencia : es la cantidad máxima de días al año que puede estar ausente un residente concertado de manera voluntaria. Por defecto 42.

Una vez dados de alta estos valores, si seleccionamos la línea en la que aparece cada uno de ellos, se nos activa la parte inferior de la ventana, en la que debemos introducir los datos pertenecientes a los precios de las tipologías.

Los datos a introducir son: Tipología: es la tipología de lo cual se quiere relacionar un coste. Coste Estancia Día: es el coste de estancia por día.

10.11.4. Residentes.

Una vez introducidos los datos de los diferentes conciertos en Configuración /Datos generales debemos acudir a la ficha del residente para darlo de alta como residente concertado con la Comunidad autónoma de Galicia.Para ello debemos seleccionar el apartado económico de la ficha del residente y dentro de él, la pestaña de Concertados. Una vez allí, nos encontramos con la siguiente ventana:

Fig.2 Pestaña de Concertados

Como apreciamos en la imagen anterior, esta pantalla es muy sencilla y en ella sólo debemos introducir la fecha de efecto, que es la fecha en la que el residente pasa a ser concertado, seleccionar en el desplegable el concierto en el que se va a incluir el residente y, si está casado /a, marcar si es responsable del matrimonio y seleccionar el /la cónyuge en el desplegable correspondiente.Al final existe un campo de texto que es para anotar las observaciones que se deseen.

Nota: Sólo uno de los cónyuges puede ser el Responsable.

Para cada registro de la tabla de arriba debemos seleccionar la fila y seleccionar la pensión correspondiente (pueden haber varias) en la tabla de abajo. Las pensiones se introducen en la pestaña Datos del Trabajador Social.

Si a un residente concertado le adjudicaran un nuevo concierto deberíamos incluir una nueva línea con los nuevos datos.

279

10.11.4.1. Evolución Temporal.

La facturación de los clientes concertados con la facturación de Galicia, está íntimamente relacionada con la evolución temporal de los residentes, ya que no se paga igual por ejemplo los días que el residente ha estado en la residencia y los días en los que ha estado ingresado en el Hospital o Ausente.

Fig.3 Evolución Temporal

10.11.5. Asistente de Facturación.

Nota: Antes de facturar debemos acudir al apartado de Entidades.

El asistente de facturación lo encontramos dentro del apartado económico, en el menú principal de ResiPlus o bien pulsando directamente sobre su icono correspondiente.Una vez que lo seleccionamos vemos que en la primera pantalla aparecen distintas opciones:

Generar Facturación Mensual Gestionar cobros, imprimir facturas, etc... Borrar Facturas Generar Facturas de Otros Conceptos Facturables Eventuales Imprimir Números de Hojas Anexos

La mayoría de las opciones son exactamente iguales a la facturación de residentes no concertados. Se ha añadido una opción para preimprimir las hojas de anexos con números. Además, la opción de Generar Facturación Mensual ha sufrido alguna modificación. A continuación vamos a analizar detalladamente estos cambios.

10.11.5.1. Generar facturación mensual.

Al escoger esta opción, se nos aparece otra ventana en la que debemos elegir si queremos Facturar a la Comunidad de Galicia o a los Residentes Privados.Si seleccionamos Facturar Residentes Privados, nos encontramos con las pantallas de siempre y el proceso es el habitual, es decir, no se han producido cambios.Pero si optamos por Facturar Comunidad de Galicia nos surge una nueva ventana.Nota: Antes de facturar debemos acudir al apartado de Entidades

280

Fig.4.Asistente de Facturación

En ella, podemos apreciar todas las posibles variables que hay que tener en cuenta en los distintos procesos de facturación a la Comunidad de Galicia.Lo primero que debemos hacer cuando llegamos a esta pantalla es seleccionar del desplegable el concierto que vamos a facturar.

10.11.5.2. Procesos de facturación para conciertos de públicos y IGAPE.0

A continuación vamos a analizar cada una de las variables que nos podemos encontrar en los diferentes procesos de facturación de Concertados con Financiación Público y IGAPE.

10.11.5.2.1. Facturación mensual normal.

Una vez seleccionado el concierto, el mes, la fecha de factura y el año, solo debemos dar a siguiente y se nos abre una ventana con un listado de residentes, en el que debemos escoger los residentes a los que queramos incluir en la factura de la comunidad y generarles una factura privada.

Fig.5. Asistente de FacturaciónUna vez seleccionados, sólo debemos dar al botón de proceder y se nos abre una ventana de Gestión de Facturaciones Mensuales en la que podemos ver, modificar, cobrar... las distintas facturas que hayamos originado. Por defecto se nos abrirá la ventana con la primera factura de la facturación.

281

Elegir concierto

Opciones

Fechas

Proceder

Fig.6 Asistente de Facturación

10.11.5.2.2. Facturación mensual regulando pensiones.Cuando se marca esta opción se regula las facturas desde enero hasta el mes anterior al que estamos facturando. Al generar las facturas, las diferencias encontradas en estos meses se suman a la aportación del residente en la factura del mes que estamos facturando.

Anteriormente se debe entrar las nuevas pensiones para cada residente en la pestaña del trabajador social (añadiendo un registro nuevo) y añadir una nueva línea en la pestaña de Concertados para escoger la pensión nueva, manteniendo los datos referentes al matrimonio. La fecha de efecto puede ser el día 1 del mes en que se recibe la nueva pensión.

10.11.5.2.3. Regularización de los nuevos precios coste.Con éste opción se regula facturas de la comunidad ya realizadas.Se genera una factura nueva por mes regulado con la diferencia entre la factura calculada con los precios antiguos y la con los precios indicadas en pantalla de baja de la opción.

Después de regular las facturas anteriores, se tiene que introducir estos precios nuevos en un registro nuevo en Configuración - Datos Generales / Configuración Comunidad Galicia. Así, en el mes que estamos se puede facturar con los nuevos precios.

Esta opción no se puede marcar a la vez con la de regular pensiones. Si en febrero se quiere regular las pensiones y la factura de enero se tiene que realizar en el siguiente orden:

- Se regula la factura de enero con los nuevos precios de tipología.- Se añade un registro nuevo en la evolución del concierto introduciendo los nuevos

precios.- Se factura el mes de febrero regulando las pensiones introducidos en febrero.

10.11.5.3. Preparación hojas de anexo.

Con la opción en la pantalla principal del asistente de facturación se puede imprimir hojas de anexos con sólo el Prefijo y la numeración. Esta funcionalidad es imprescindible porque los listados no llevan la numeración.

282

SeleccionarFactura

Fig.7 Imprimir Números de Hojas Anexos

10.11.6. Entidades.

Se ha creado un nuevo apartado dentro del menú económico llamado Entidades. En él debemos dar de alta los datos de la Comunidad de Galicia, previamente a la realización de facturaciones, y también podemos ver y modificar fácilmente todas las facturas realizadas a la Comunidad de Galicia y a los residentes concertados con ella.

Fig.8 EntidadesComo apreciamos en la imagen anterior, esta pantalla se estructura en tres partes bien diferenciadas. En la parte superior encontramos todos los datos generales a la Comunidad de Galicia. Aquí hay que introducir la razón social, el domicilio, el CIF y el número de cuenta que aparecerán en las facturas.En la parte de la izquierda nos aparece un árbol con todas las facturas que se han realizado en un año para cada uno de los conciertos con la Comunidad. En el árbol aparece la factura de la Comunidad y dependiendo de ella las facturas privadas de los residentes.Si seleccionamos cualquiera de las facturas que aparecen en el árbol, se muestran en la parte derecha de la pantalla. Incluso se pueden gestionar los cobros e incluso los recibos en caso de las facturas a residentes.

Las facturas del árbol también se pueden eliminar, si pulsamos el icono e imprimir si

seleccionamos .

283

SeleccionarFacturas

Generar Facturas

En el caso de las Facturas de la Comunidad, debemos resaltar una nueva opción para facturar a los residentes que aparecen en dicha factura desde esta pantalla, para aquellos casos en los no les hayamos generado la factura privada. Para ello debemos seleccionar la línea de la factura de la Comunidad donde aparece el residente y pulsar sobre Generar Factura Privada.

10.11.7. Resumen.

Para empezar a trabajar con la Facturación de la Comunidad de Galicia, hay que seguir los siguientes pasos:

10.12. Facturación de Residentes Concertados con la Comunidad de Madrid.

10.12.1. Introducción.

Se ha modificado ResiPlus para adaptarlo a las necesidades de las Residencias pertenecientes a la Comunidad Autónoma de Madrid, que tengan residentes concertados con dicha comunidad. De esta manera, podrán efectuar la facturación correspondiente tanto a los conciertos de Financiación Total, como a los de Financiación Parcial que tengan con la Comunidad de Madrid.Esta modificación afecta principalmente al Asistente de Facturación y a la pestaña de Concertados de la Ficha del Residente. También se han producido modificaciones en Datos de Residencia y en Configuración/ Datos Generales y se ha creado un nuevo apartado llamado Entidades.A continuación, vamos a analizar todos los cambios producidos en el programa, así como los diferentes procesos de facturación que se pueden producir en los Conciertos con la Comunidad Autónoma de Madrid.

10.12.2. Residencia.

En primer lugar para adaptar el programa a la facturación de Madrid, debemos entrar en el apartado de Residencia y escoger la opción de Comunidad de Madrid.Importante: Para que la configuración del programa surta efecto es necesario cerrar ResiPlus y volver a entrar.

284

Marcar Comunidad de Galicia en Residencia

Introducir los Convenios en Configuración Facturación de Galicia

Introducir Datos de la Comunidad en Entidades

Introducir Datos en Residentes/ Concertados

Facturar con el Asistente

10.12.3. Datos Generales: Configuración Concierto de Madrid.

Si entramos en Configuración/ Datos generales podemos apreciar que aparece un nuevo apartado llamado Configuración Concierto de Madrid. En él, debemos de dar de alta los diferentes conciertos que tengamos pactados con la Comunidad de Madrid y las características de cada concierto, en la pestaña de Conciertos, y configurar algunas cuestiones en la pestaña de Opciones.

Fig.1 Configuración Conciertos Madrid

10.12.3.1. Conciertos.

Los campos que hay que introducir para dar de alta los conciertos son:

Título del concierto : Es un campo de texto obligatorio en el que hay que poner el nombre del Concierto de la Comunidad de Madrid al que nos suscribamos.

Financiación : es un campo desplegable en el que debemos escoger si el tipo de financiación del concierto en cuestión es total o parcial. Es decir, si según el concierto la Comunidad de Madrid sufraga el importe íntegro de la cuota, deberemos elegir Financiación total. Si por el contrario, la Comunidad de Madrid se hace cargo tan solo de una parte de la plaza y el resto lo paga el residente, estaremos hablando de Financiación Parcial.

Nº de Plazas : en él tenemos que anotar el total de plazas que la Comunidad de Madrid nos vaya a subvencionar por cada concierto.Los tres campos anteriores suelen estar definidos en el contrato que firmamos con la Comunidad de Madrid.

Desde Ocupación : Si esta columna está marcada, no se facturará a la Comunidad los días previos a la primera ocupación de la plaza.

Serie Facturas Comunidad : en esta columna se puede definir una serie de facturas para las que se realicen a nombre de la Comunidad de Madrid en cada uno de los conciertos. La utilización de una serie de facturas para cada uno de los conciertos es totalmente opcional.

Serie Facturas Privadas : aquí debemos anotar, si es que así lo desea la residencia, la serie que identifique las facturas privadas que se la hagan a los residentes pertenecientes a un concierto.

Una vez dados de alta los datos los conciertos, si seleccionamos la línea en la que aparece cada uno de ellos, se nos activa la parte inferior de la ventana, en la que debemos introducir los datos pertenecientes a la evolución de los Conciertos. Esta tabla varía en función del tipo de concierto, es decir para la financiación parcial se activarán unos campos diferentes a los de financiación total. Vamos a verlos más despacio.

285

Conciertos Opciones

Financiación Parcial: los datos a introducir son: Fecha de efecto: fecha a partir de la cual tiene validez el concierto con un determinado

precio. Precio Plaza Mes: Indica el precio mensual marcado por la Comunidad para una plaza. Tipo reserva: es el porcentaje que paga la Comunidad sobre el total del precio mensual

de la plaza que se paga cuando la plaza no está ocupada. Por defecto, aparece marcado el 45%.

Aportación Mínima residente: es la cantidad mínima que paga el residente.

Financiación Total: los datos a introducir son: Fecha de efecto: fecha a partir de la cual tiene validez el concierto con un

determinado precio. Precio Plaza Día no ocupado: Indica el precio que paga diariamente la

Comunidad por los días que la plaza no está ocupada. Precio Plaza Día ocupado: Indica el precio que paga diariamente la

Comunidad por los días que la plaza está ocupada.

10.12.3.2. Opciones.

En esta pestaña nos encontramos con dos casillas que nos permiten configurar dos cuestiones a la hora de facturar a la Comunidad de Madrid.

A) Contar día de regreso de Hospital /Ausencia como Residencia. Si está marcada está opción, el día de regreso a la residencia después de haber estado ausente o en el hospital, no se factura a precio de reserva, sino a precio de plaza ocupada.

B) No generar facturas de otros conceptos facturables al generar la factura de la Comunidad.

Si seleccionamos está casilla, cuando generemos la factura a la Comunidad, no se generara la factura de otros conceptos facturables. Esto esta especialmente indicado para aquellas residencias que facturen a los residentes como privados a primeros de mes; lo cual le genera una factura de OCF del mes anterior, para que no les vuelva a generar otra factura de otros conceptos facturables cuando se factura a la Comunidad.Sólo funcionará con aquellos residentes que tengan desmarcado el check de incluir otros conceptos facturables en la factura mensual.

10.12.4. Residentes.

Una vez introducidos los datos de los diferentes conciertos en Configuración /Datos generales debemos acudir a la ficha del residente para darlo de alta como residente concertado con la Comunidad autónoma de Madrid.Para ello debemos seleccionar el apartado económico de la ficha del residente y dentro de él, la pestaña de Concertados. Una vez allí, nos encontramos con la siguiente ventana.

Fig.2 Pestaña de concertados

Como apreciamos en la imagen anterior, esta pantalla es muy sencilla y en ella sólo debemos introducir:

la fecha de efecto, que es la fecha en la que el residente pasa a ser concertado, el concierto en el que se va a incluir el residente, que se selecciona en el desplegable la plaza adjudicada a dicho concierto que va a ocupar y

286

la cuota mensual que deberá pagar el residente. En el caso de Financiación Total, la cuota será 0.

El Tipo de financiación se cumplimentará de manera automática al seleccionar el concierto.Al final de la tabla existe un campo de texto que es para anotar las observaciones que se deseen.El número de plaza viene asignado en el contrato y el programa avisa para no dejar que dos residentes se ingresen con el mismo concierto y la misma plaza, simultáneamente.Si a un residente concertado le adjudicaran un nuevo concierto deberíamos incluir una nueva línea con los nuevos datos.Si por algún casual un residente dejara de ser concertado, deberíamos introducir una línea nueva en la que apareciera solamente la fecha, considerándose ésta, la fecha a partir de la cual deja de surtir efecto el concierto para dicho residente.

10.12.4.1. Evolución Temporal.

La facturación de los clientes concertados con la facturación de Madrid, está íntimamente relacionada con la evolución temporal de los residentes, ya que no se paga igual por ejemplo los días que el residente ha estado en la residencia y los días en los que ha estado ingresado en el Hospital. Por ello, se ha hecho una pequeña modificación en la pestaña de Evolución Temporal, para adecuarla a las necesidades de las Residencias madrileñas. El cambio consiste en la inclusión de una nueva columna en la tabla de la evolución temporal, llamada “Comunicar”, que si la desactivamos, no se tiene en cuenta este estado de

la evolución temporal al realizar la facturación de los concertados de Madrid.

Fig.3 Evolución Temporal

10.12.5. Asistente de Facturación.

Nota: Antes de facturar debemos acudir al apartado de Entidades.

El asistente de facturación lo encontramos dentro del apartado económico, en el menú principal de ResiPlus o bien pulsando directamente sobre su icono correspondiente.Una vez que lo seleccionamos vemos que en la primera pantalla aparecen distintas opciones:

Generar Facturación Mensual Gestionar cobros, imprimir facturas, etc... Borrar Facturas Generar Facturas de Otros Conceptos Facturables Eventuales

La mayoría de las opciones son exactamente iguales a la facturación de residentes no concertados. La que mayor modificación ha sufrido es la opción de Generar Facturación

Mensual y es la que vamos a analizar detalladamente.

10.12.5.1. Generar Factura Mensual.

Al escoger esta opción, nos aparece otra ventana en la que debemos elegir si queremos Facturar a la Comunidad de Madrid o a los Residentes Privados.Si seleccionamos Facturar Residentes Privados, nos encontramos con las pantallas de

siempre y el proceso es el habitual, es decir, no se han producido cambios.Pero si optamos por Facturar Comunidad de Madrid nos surge una nueva ventana.(Nota: Antes de facturar debemos acudir al apartado de Entidades)

287

Comunicar

Fig.4.Asistente de FacturaciónEn ella, podemos apreciar todas las posibles variables que hay que tener en cuenta en los distintos procesos de facturación a la Comunidad de Madrid, estas opciones se adaptan de manera diferentes a los procesos de Financiación Parcial y a los de Financiación Total.Por ello, lo primero que debemos hacer cuando llegamos a esta pantalla es seleccionar en el desplegable el concierto que vamos a facturar.

10.12.5.2. Procesos de Facturación para Conciertos de Financiación Parcial.

A continuación, vamos a analizar cada una de las variables que nos podemos encontrar en el los diferentes procesos de facturación de Concertados con Financiación Parcial.

10.12.5.2.1. Facturación Mensual Normal.

ResiPlus contempla dos posibles modos de realizar la facturación, para que cada residencia trabaje de la manera a la que está acostumbrada. Y para ello, existen dos opciones

principales:

Facturar a residentes , permite generar una factura privada a los residentes concertados a primeros de mes. Una vez seleccionado el concierto, el mes, la fecha de factura y el año, solo debemos dar a “Siguiente” y se nos abre una ventana con un listado de residentes, en el que debemos escoger los residentes a los que queramos realizar la factura por anticipado.

288

Elegir concierto

Opciones

Fechas

Proceder

Fig.5. Asistente de Facturación

Una vez seleccionados, sólo debemos dar al botón de “Proceder” y se nos abre una ventana de Gestión de Facturaciones Mensuales en la que podemos ver, modificar, cobrar... las distintas facturas que hayamos originado. Por defecto se nos abrirá la ventana con la primera factura de la facturación.Abajo a la izquierda nos aparece, al igual que ocurre con la facturación de residentes no concertados, una sumatoria del total de las facturas realizadas.Si queremos ver la factura de la comunidad, debemos seleccionar la primera línea del árbol.

Fig.6 Asistente de Facturación

Dentro de la opción de Facturar sólo a los residentes, encontramos una opción llamada: “No considerar los días de reserva a partir de mañana”.Este check se ha introducido para aquellas residencias que quieran facturar por anticipado al residente y el día de la factura, dicho residente estaba ausente o en el hospital. En esos casos, si no se marca el check, la factura del mes contempla que el residente no está en la residencia en todo el mes. Entonces si se marca este check, se cuenta al día siguiente de la fecha de facturación como en residencia. Nota: Para que funcione esta opción, la fecha de factura debe coincidir con la fecha actual.

Facturar a la Comunidad y Facturar Residentes . Esta opción está pensada para realizar la factura a la comunidad de Madrid a finales de mes y automáticamente, regular también la facturación privada de los residentes concertados, si ésta se ha llevado a cabo a principios del mes, para tener en cuenta los posibles cambios producidos en la evolución temporal.

Si la facturación privada a los concertados no se ha producido a primeros de mes, porque la residencia factura a la comunidad y a los residentes a la vez, con está opción se realizarán los dos procesos simultáneamente.Es la manera más sencilla de facturar y este proceso es obligatorio realizarlo porque es la manera de realizar la factura de la Comunidad.Para ello hay que seleccionar la opción de Facturar a la Comunidad y residentes, después de haber seleccionado el convenio y las fechas a aplicar y darle a Siguiente. Entonces aparecerá la misma ventana que en el caso anterior, pero aquí, no podemos desmarcar a los residentes, aparecen todos marcados por defecto, ya que todos se deben incluir en la factura de la Comunidad.Si le damos a Proceder, en la ventana de Gestión de Facturaciones Mensuales, nos aparecerá la primera la factura de la Comunidad y posteriormente, todas las facturas privadas de los residentes concertados.

289

Seleccionar

Factura

Fig.7 Asistente de Facturación

Está sería la manera más sencilla de facturar, pero en los Conciertos con la Comunidad hay que tener en cuenta una serie de procesos que se producen en diferentes épocas del año, y que complican el sistema de facturación habitual. Por ejemplo: cuando la Comunidad indica que se anticipen las facturas los últimos meses del año, o cuando hay que tener en cuenta la subida del IPC.A continuación, vamos a ver cuales son las opciones del asistente que permiten facturar en dichas situaciones.

10.12.5.2.2. Facturación últimos meses del año por adelantado.

A menudo, la Comunidad de Madrid, en los últimos meses del año, indica a todas las residencias que presenten una factura anticipada de los meses que restan hasta final de año, para así adaptar las facturas a sus presupuestos.En este caso, las residencias deben seleccionar la opción de Facturar por adelantado. Entonces deben elegir en el mes, el primero que se debe facturar y en el campo hasta poner el último mes que se haya de adelantar, generalmente diciembre.Si le damos a Siguiente aparece el listado con los residentes y si pulsamos sobre proceder nos genera una factura similar para todos los meses que vayamos a adelantar.Como en la ventana de Gestión de Facturaciones Mensuales sólo se puede mostrar la facturación correspondiente a un mes, al dar a proceder el programa nos llevará al apartado de Entidades en el que podemos apreciar conjuntamente todas las facturaciones que acabamos de generar.Estas facturas que hemos adelantado, debemos regularizarlas al facturar la Comunidad en el siguiente mes después de los anticipados, (habitualmente enero). Esto es debido a que al hacerlas por adelantado no se ha tenido en cuenta los cambios producidos en la evolución temporal, ni las altas o bajas del concierto.Para ello, simplemente deberemos marcar las opciones de Facturar a la Comunidad y Residentes y Regularizar Facturas Adelantadas.

10.12.5.2.3. Facturación Mensual para Residentes con IPC.

Este caso se suele aplicar cuando la residencia quiere aplicar la subida de IPC a los residentes los meses previos a la confirmación del Nuevo Precio de la Plaza de concertados.Es una función de ResiPlus totalmente opcional, ya que hay residencias que no aplican la subida de IPC hasta que éste está confirmado.Si elegimos facturar a los residentes, se nos activa la opción de Facturar IPC al residente. Si no la marcamos haremos la factura privada de los concertados en la fecha que nosotros indiquemos.Pero si la marcamos, se nos abre un recuadro en el que debemos incluir el porcentaje del IPC previsto para incluir en las cuotas del residente.Lo mismo ocurre si no facturamos por adelantado a los residentes, y entonces hay que seleccionar Facturar a la Comunidad y residentes y la opción de Facturar IPC al residente.Luego procederemos de la manera habitual, pulsando siguiente y después proceder.Un caso especial es que a finales de febrero, cuando ya se ha publicado el IPC, se debe regularizar el mes de enero, con la opción de Regularizar IPC de enero, ya que como todavía en este mes no se conoce el IPC previsto no se ha facturado con incremento de IPC.

290

10.12.5.2.4. Facturación de Regularización de los Nuevos Precios Confirmados.

En el mes en el que por fin la Comunidad de Madrid confirma el nuevo precio de la plaza, debemos seleccionar Facturar a la Comunidad y Residentes, Facturar con IPC al residente y marcar la opción de Regularización de Nuevos Precios Confirmados. Entonces nos aparecerá un recuadro en el que debemos indicar el nuevo precio plaza establecido por la Comunidad.De esta manera, el mes que estamos facturando saldrá correcto con los nuevos datos, pero si queremos que los nuevos precios se apliquen también a las facturaciones de los meses sucesivos, deberemos añadir una línea en la Evolución del Concierto, en Configuración/ Datos Generales, en la que se incluya el Nuevo Precio Plaza.Para terminar con este proceso tan sólo quedaría Ir a la pestaña de concertados, dentro de Residentes y añadir una nueva línea al concierto indicando la nueva cuota.

10.12.5.2.5. Ejemplo Anual de proceso de Facturación Parcial.

En el siguiente ejemplo, vamos a analizar a una residencia que factura a los residentes a primeros de mes y a la Comunidad de Madrid a finales de mes. Vamos a ver cuáles son las opciones del asistente a elegir en cada una de las situaciones posibles, según un orden cronológico.

01- enero Facturar sólo a los residentes

31-enero Facturar a la Comunidad de Madrid el mes de enero Regularizar la facturas anticipadas de la comunidad de Madrid de noviembre y diciembre, en el caso de que se hubieran anticipado las facturas en esos meses en al año anterior.

01-febrero Facturar sólo a residentes. Facturar IPC al residente.

28-febrero Facturar a la Comunidad y Residentes. Facturar IPC al residente Regularizar IPC de enero.

01-marzo Facturar sólo a residentes. Facturar IPC al residente

31-marzo Facturar a la Comunidad y Residentes. Facturar IPC al residente

Resto de meses hasta tener el precio confirmado de plaza igual a marzo.Imaginemos que la confirmación de la plaza llega en abril, entonces debemos:

01-abril Facturar sólo a residentes. Facturar IPC al residente.

30-abril Facturar a la Comunidad y Residentes. Facturar IPC al residente Regularizar nuevos precios confirmados

Actualizar cuotas de los residentes, en el menú económico Introducir la evolución del concierto con el nuevo precio de Plaza en

Configuración/ Datos generales

01-mayo Facturar residentes

31-mayo Facturar a la Comunidad de Madrid

Resto de meses como mayo hasta que la Comunidad de Madrid nos comunique el adelantamiento de facturas

01-noviembre Facturar sólo a residentes

15-noviembre Facturar a la Comunidad y residentes. Facturar por adelantado los meses de noviembre y diciembre.

291

30-noviembre Facturar sólo a residentes (para regularizar su evolución temporal)

01-diciembre Facturar sólo a residentes

30-diciembre Facturar sólo a residentes

10.12.5.3. Procesos de Facturación para conciertos de Financiación Total.

En los casos de Financiación Total, la facturación es mucho más sencilla porque no hay que generar facturas privadas a los residentes, excepto en el caso de que tengan OCF.Cuando tratamos de facturar un concierto de Financiación Total, las opciones que nos aparecen en el asistente se reducen a las siguientes:

Fig.8. Asistente de Facturación

Facturar a la Comunidad y Residentes . Esto genera la factura a la comunidad de Madrid y las facturas privadas generadas por OCF.

Facturar por Adelantado . Se emplea en el caso de que la Comunidad quiere que se anticipen facturas antes de final de año.

Regularización Facturas Adelantadas . Se emplea para regularizar a primeros de año las facturas que se han adelantado en el año anterior a la Comunidad de Madrid. Esta opción y la anterior tiene el mismo comportamiento que en los procesos de facturación de Conciertos con Financiación Parcial

Regularización de nuevos Precios Confirmados . Esta opción es similar a la Financiación Parcial; la única diferencia es que al marcarla se nos muestran dos recuadros en los que hay que poner el nuevo precio de plaza no ocupada por día y el nuevo precio de la plaza ocupada por día.

Una vez seleccionadas las opciones necesarias, debemos pulsar sobre siguiente y nos lleva al listado de residentes incluidos en la facturación y luego al pinchar sobre proceder, ya nos genera la factura de la Comunidad y alguna factura privada en caso de que hubiera OCF.

10.12.6. Entidades.

Se ha creado un nuevo apartado dentro del menú económico llamado Entidades. En él debemos dar de alta los datos de la Comunidad de Madrid, previamente a la realización de facturaciones, y también podemos ver y modificar fácilmente todas las facturas realizadas a la Comunidad de Madrid y a los residentes concertados con ella.

292

Opciones

Fig.9 Entidades

Como apreciamos en la imagen anterior, esta pantalla se estructura en tres partes bien diferenciadas. En la parte superior encontramos todos los datos generales a la Comunidad de Madrid. Aquí hay que introducir la razón social, el domicilio, el CIF y el número de cuenta que aparecerán en las facturas.En la parte de la izquierda nos aparece un árbol con todas las facturas que se han realizado en un año para cada uno de los conciertos con la Comunidad. En caso de financiación parcial, aparece la factura de la Comunidad y dependiendo de ella las facturas privadas de los residentes.Si seleccionamos cualquiera de las facturas que aparecen en el árbol, se muestran en la parte derecha de la pantalla. Incluso se pueden gestionar los cobros y los recibos en caso de las facturas a residentes.

Las facturas del árbol también se pueden eliminar, si pulsamos el icono e imprimir si

seleccionamos .

En el caso de las Facturas de la Comunidad, debemos resaltar una nueva opción para facturar a los residentes que aparecen en dicha factura desde esta pantalla, para aquellos casos en los no les hayamos generado la factura privada. Para ello debemos seleccionar la línea de la factura de la Comunidad donde aparece el residente y pulsar sobre Generar Factura Privada.

10.12.7. Resumen.

Para empezar a trabajar con la Facturación de la Comunidad de Madrid, hay que seguir los siguientes pasos:

293

SeleccionarFacturas

Generar Facturas

Marcar Comunidad de Madrid en Residencia

Introducir los Convenios en Configuración Facturación de Madrid

10.13. Automatización de Cuentas Contables de Residentes.

10.13.1. Introducción.

Podremos configurar desde Datos Generales, Económico, la Automatización de las Cuentas Contables de los Residentes.

10.13.2. Configuración.

En el apartado Nº de dígitos de... configuraremos la cantidad de dígitos que tendrá la cuenta contable del Residente. En el campo Cuenta Contable deberemos introducir los dígitos que ocupará la Cuenta Contable. En el campo Libre podremos introducir los dígitos que aparecerán hasta completar el Total CC y en el campo Contador deberemos poner la cantidad de dígitos que tendrá nuestro Contador.

Deberemos tener en cuenta que como máximo el Total CC admitirá 12 dígitos.En el recuadro de debajo configuraremos el formato de la Cuenta Contable.

294

Introducir Datos de la Comunidad en Entidades

Introducir Datos en Residentes/ Concertados

Facturar con el Asistente

Una vez configurado el formato cuando creemos un nuevo Residente, en la pestaña Económico, Datos Económicos, pestaña Contabilidad, veremos introducida automáticamente la Cuenta Contable Cliente.

10.13.3. Sincronización contador con el Código del Residente.

Es posible Sincronizar el campo Contador con el Código de Cliente, para esto deberemos seleccionar la opción con el mismo nombre.Deberemos tener en cuenta que si el Código de Cliente tiene mas de 2 dígitos habrá que modificar en el apartado Nº de dígitos de... Contador, la cantidad de dígitos que tuviese, si no lo hiciéramos nos aparecería un mensaje informando que la misma es inferior a la necesaria. Podremos ver la cantidad de dígitos que tiene el código de Residente en la opción Contador.

295

Veremos que el campo ID Libre tendrá la cantidad de dígitos que hayamos configurado más arriba, y también deberemos corregirlo borrando uno de los números.

296

Al seleccionar la opción Sincronizar... cuando creemos un nuevo Residente en el campo Cuenta Contable Cliente veremos que termina con el mismo número que el código del Residente.

297

11. Proceso de facturación, generación de recibos y remesas sin Residentes Beneficiarios de Ayuda

En este punto del manual explicaremos los pasos para realizar la facturación, generar los recibos y generar las remesas bancarias. Para realizar todo este proceso se usan los Asistentes de facturación y de recibos. Si en algún punto del proceso faltase algún dato y el proceso no hubiera terminado correctamente recomendamos borrar lo realizado, introducir el dato y volver a comenzar.

Hay que tener en cuenta que no se pueden borrar facturas si existen recibos de las mismas y que no se pueden borrar recibos si están remesados. También es importante saber que las facturas no se pueden borrar si ya han sido contabilizadas en el programa de Contabilidad mediante el enlace contable.

El orden que vamos a seguir es el siguiente: 1º Generar la facturación mensual, 2º Generar los recibos mensuales y 3º Generar las remesas bancarias. A continuación detallamos todos los pasos.

1º Generar la facturación mensual

1. Abrimos el Asistente de facturación desde la opción Facturación del menú Económico.

Imagen 11.1 - Asistente de Facturación

2. Seleccionamos la opción Facturación mensual y pinchamos con el ratón en el botón

Siguiente .

3. En la siguiente pantalla seleccionamos Facturar a Residentes Privados y pinchamos

en el botón Siguiente .

298

Imagen 11.2 - Asistente de Facturación

4. En la siguiente pantalla hay que seleccionar el mes y el año que se va a facturar y la fecha de las facturas. En el apartado Mes debe especificar el mes que quiere facturar. ResiPus permite facturar a mes anticipado o a mes vencido. También debe seleccionar la fecha con la que se crearán las facturas. Tiene que tener en cuenta que la fecha elegida no debe romper el orden cronológico de las facturas, es decir, si la última factura realizada es de fecha 23/04/2002, no debe seleccionar una fecha anterior a ésta, sino igual o más reciente.

Imagen 11.3 - Asistente de Facturación

5. Una vez seleccionado el mes y la fecha de las facturas pinchamos con el ratón en el botón Proceder. En este momento el programa genera las facturas automáticamente en función de los datos introducidos en las fichas de los Residentes. En parte inferior de la pantalla podemos ver una barra de progreso que nos indica el progreso del proceso.

6. Cuando el proceso acaba aparece la pantalla de Gestión de Facturaciones mensuales en la que podremos revisar las facturas que ha generado ResiPlus. En la lista de la izquierda aparecen las facturas y en la parte derecha el detalle de la factura seleccionada en la lista.

299

Imagen 11.4 – Pantalla: Gestión de Facturas Mensuales

7. Ahora es posible imprimir todas las facturas (botón de Imprimir Facturación) o imprimir sólo las seleccionadas (botón Imprimir Factura). Para seleccionar varias facturas de la lista hay que pinchar con el ratón en cada una de ellas mientras se mantiene pulsada la tecla CONTROL. También es posible modificar los conceptos de una factura e incluso los importes si fuera necesario.

8. Cerramos la pantalla de Gestión de Facturas Mensuales

9. Cerramos el Asistente de Facturación

10. Podemos ir a las fichas de los Residentes para comprobar que las facturas se han generado correctamente en el apartado Facturas y Cobros del Área Económica.

NOTA Al generar la primera facturación con ResiPlus las facturas comenzarán su numeración con el número 1. Si usted ya tiene facturas hechas puede indicarle a ResiPlus que comience por el siguiente número de factura que tenga. Para ello debe cambiar el número de facturas realizadas en la pantalla de Datos Generales (menú Configuración) en el apartado Contadores

2º Generar los recibos mensuales

1. Abrimos el Asistente de recibos desde la opción Recibos del menú Económico.

Imagen 11.5 - Asistente de Recibos

2. Seleccionamos la opción Generar Recibos Mensuales y pinchamos con el ratón en el

botón Siguiente .

300

3. En la siguiente pantalla seleccionamos el mes y el año del que queremos generar los recibos, la fecha de los recibos y se debe especificar la fecha hasta la cual se deben incluir los gastos de terceros pendientes de ser cobrados en el recibo del Residente. Si por ejemplo estamos en enero, generaremos los recibos de febrero y en la fecha de los recibos pondremos principio de febrero. En Tipo de Residentes seleccionamos a todos los Residentes.

Imagen 11.6 - Asistente de Recibos

4. Una vez seleccionado el mes, la fecha y los tipos de Residentes pinchamos con el

ratón en el botón Siguiente .

5. En la siguiente pantalla nos aparecen para cada Residente las facturas que tiene hechas para el mes seleccionado. Si los recibos de un Residente se reparten por ejemplo entre los familiares aquí también aparecerán los familiares. Si el Residente tenía gastos pendientes también se generará un recibo de los mismos. Si no queremos hacer algún recibo de alguna factura podemos desmarcarlo pinchando con el ratón sobre el la casilla de verificación que está delante de la factura. Y si por ejemplo no queremos hacer recibos de un Residente, pinchamos con el ratón sobre la casilla de verificación que está delante de su nombre.

Imagen 11.7 -Asistente de Recibos

6. Una vez seleccionadas las facturas pinchamos con el ratón en el botón Proceder para que ResiPlus generé automáticamente los recibos aunque primero nos pedirá confirmación. En la parte inferior de la pantalla aparece una barra de progreso para informarnos de cómo va el proceso.

301

7. Cuando acaba el proceso, si se ha realizado correctamente aparece el siguiente mensaje en pantalla: “Se han generado correctamente los recibos de todas las facturas y residentes seleccionados. Seguidamente puede imprimirlos y/ o generar una remesa bancaria.”. Si ha habido algún error aparece una pantalla en la que nos dice cual es el error.

NOTA Si ocurre algún error es muy probable que sea debido a que falta algún dato sobre el reparto de recibos en el apartado Datos Económicos del Residente. Si es el caso sólo debemos corregir el error y luego volver al Asistente de Recibos para generarlos otra vez, aunque ResiPlus sólo generará los que han fallado en el primer intento.

8. Cerramos el Asistente de Recibos

9. Podemos ir a las fichas de los Residentes para comprobar que los recibos se han generado correctamente en el apartado Recibos del Área Económica.

3º Generar las remesas bancarias

IMPORTANTE: Siempre que se genera una remesa se incluyen todos los recibos que aún no han sido incluidos en ninguna remesa, aunque sean de meses anteriores.

1. Abrimos el Asistente de recibos desde la opción Recibos del menú Económico.

Imagen 11.8 - Asistente de Recibos

2. Seleccionamos la opción Generar Recibos Mensuales y pinchamos con el ratón en el

botón Siguiente .

3. En la siguiente pantalla seleccionamos la opción Generar Remesa Bancaria de

Recibos y pinchamos con el ratón en el botón Siguiente .

302

Imagen 11.9 - Asistente de Recibos

4. En la siguiente pantalla debemos seleccionar la cuenta bancaria de la Residencia en la que se va a hacer el ingreso. Las cuentas bancarias se dan de alta en la pantalla Datos Residencia aunque también se pueden dar de alta si posicionamos el cursor dentro del desplegable y pulsamos la tecla INSERT. La Fecha de confección suele ser la del último día del mes actual. La Fecha de cargo es la fecha en la que el banco va a cobrar la remesa. Debido a restricciones en el sistema bancario la fecha de cargo no puede ser superior a 7 días la fecha de confección. En el campo Observaciones podemos poner cualquier aclaración. Si se marca la opción de Incluir recibos pendientes de cobro de remesas anteriores entonces dichos recibos se incluirán en esta remesa.

Imagen 11.10 - Asistente de Recibos

5. Una vez seleccionada la cuenta y las fechas pinchamos en el botón Siguiente .

6. En la siguiente pantalla nos aparecen para cada Residente los recibos que tiene hechos. Si los recibos de un Residente se reparten por ejemplo entre los familiares aquí también aparecerán los familiares. Si hay algún recibo que no queremos remesar aún podemos desmarcarlo pinchando con el ratón sobre la casilla de verificación que está delante del recibo. Y si por ejemplo no queremos remesar los recibos de un Residente en concreto pinchamos con el ratón sobre la casilla de verificación que está delante de su nombre.

7. Una vez seleccionadas los recibos pinchamos con el ratón en el botón Proceder. ResiPlus nos pedirá confirmación y al responderle afirmativamente generará la

303

remesa. En la parte inferior de la pantalla aparece una barra de progreso para informarnos de cómo va el proceso.

8. Al finalizar nos pregunta si queremos imprimir la relación de recibos de la remesa, es recomendable imprimirlo para poder comprobar la remesa.

9. Luego nos pregunta si queremos generar el disquete de la remesa para el banco. Este es el disquete que se lleva al banco para que cobre la remesa aunque según el banco existe la posibilidad de mandar el contenido del disquete por MODEM a través de unos programas proporcionados por los bancos. Antes de responder afirmativamente hay que poner un disquete en la disquetera.

10. Ahora ya podemos cerrar el Asistente de Recibos.

Con este último paso finalizamos el proceso de facturación y generación de recibos y remesas.

11.1. Facturación de los Residentes Seleccionados

ResiPlus permite realizar la facturación mensual de unos Residentes en concreto, sin tener que hacer la facturación de los restantes. Esto significa que podemos facturar a un grupo de Residentes privados, por ejemplo, el día uno del mes dejando al resto pendientes de ser facturados; posteriormente otro día podemos facturar al resto con otra fecha de factura diferente. Otro aspecto significativo es que ResiPlus nos permite facturar a un Residente que acaba de ingresar en la Residencia habiendo ya realizado la facturación mensual a todos los residentes. Bajo este supuesto, ResiPlus calcula automáticamente el importe de la factura teniendo en cuenta los días del mes desde la fecha de ingreso hasta final de mes.

Para explicar como se puede facturar a unos Residentes en concreto vamos a utilizar un ejemplo. Vamos a suponer que queremos facturar a todos nuestros Residentes privados con fecha uno de mes, mientras que tenemos otro Residente que nos solicita la factura con fecha 7 de mes. Los pasos a seguir son los siguientes:

1. Facturamos a todos los residentes menos a Aurora Pérez Pérez.

Imagen 11.11 - Ejecutamos el Asistente para Facturación

304

Imagen 11.12 - Seleccionamos facturar a Residentes privados

Imagen 11.13 - Seleccionamos el mes que desea facturar y la fecha de factura

Imagen 11.14 - Seleccionamos a todos los Residentes menos a Aurora Pérez que es el Residente que facturaremos el 7 de Septiembre

305

Imagen 11.15 - Como se puede observar, no se ha generado la factura de Aurora Pérez y sí del resto

2. Llegados a este punto, ya hemos realizado la facturación de todos los Residentes menos de Aurora Pérez. Como se puede observar en la figura 11.15, ella no aparece.

3. Pasados 7 días, podemos facturar a Aurora Pérez con fecha de factura 7-Sep-2002. Para hacerlo seguimos los mismos pasos que en los apartados anteriores, tal como se muestra en las siguientes imágenes:

Imagen 11.16 - Seleccionamos la fecha 7/sep/2002 para la factura a generar a Aurora Pérez

306

Imagen 11.17 - Como se puede observar sólo aparece Aurora Pérez ya que es la única pendiente de facturar

Imagen 11.18 - Se puede observar la factura recién creada a Aurora Pérez, con fecha 7/Sep/2002

NOTA Es posible generar facturas de Residentes concertados o facturas manuales o de OCF entre la facturación de todos los Residentes y la factura realizada a Aurora Pérez. En este supuesto, si decidiéramos borrar la facturación del mes de septiembre no lo permitiría ya que existirían facturas intermedias que no pertenecen a la facturación mensual.

Imaginemos que llegado a este punto, ingresa un Residente nuevo el día 10/Sep/2002. Es posible facturarle el mes de Septiembre sólo los días desde su ingreso hasta final de mes. Supongamos que el Residente se llama Ana García Aguado, seguidamente se muestran los pasos a realizar:

1. Primero se da de alta al residente. Para ello debe acceder al menú Residentes y generar la ficha de Ana García Aguado.

2. En segundo lugar accedemos al Asistente de Facturación tal como se ha detallado en los pasos anteriores.

307

Imagen 11.19 - Seleccionamos facturar el mes de Septiembre con fecha 10/sep/2002 que la fecha de ingreso del nuevo Residente

Imagen 11.20 - Como puede observar el Residente pendiente de ser facturar es el que acaba de ingresar

308

Imagen 11.21 - Como puede observar sólo se le facturan los 21 días del mes de septiembre

309

12. Proceso de liquidación, facturación, generación de recibos y remesas con Residentes Beneficiarios de Ayuda (sólo Comunidad Valenciana)

En este punto del manual explicaremos los pasos para realizar la liquidación, la facturación y la generación de los recibos y las remesas bancarias. Para realizar todo este proceso se usan los Asistentes de facturación, de recibos y de liquidación. Si en algún punto del proceso faltase algún dato y el proceso no hubiera terminado correctamente recomendamos borrar lo realizado, introducir el dato y volver a comenzar.

Hay que tener en cuenta que no se pueden borrar facturas si existen recibos de las mismas o si ya se ha hecho la liquidación y que no se pueden borrar recibos si están remesados. También es importante saber que las facturas no se pueden borrar si ya han sido contabilizadas en el programa de Contabilidad mediante el enlace contable.

Para explicar todo el proceso lo separaremos en dos: antes de la llegada de la primera Resolución y después de la llegada de la primera Resolución. Antes de la llegada de la primera Resolución a todos los Residentes se les factura como Privados y tras la primera Resolución a los Residentes que sean Beneficiarios se les facturará como Beneficiarios y al resto como Privados. A estos últimos además hay que realizarles la liquidación.

Los pasos necesarios para realizar la facturación mensual y la generación de recibos y remesas antes de la llegada de la primera Resolución se encuentran descritos en el capítulo 12 de este manual por lo que no lo repetiremos aquí.

Los pasos necesarios para realizar la liquidación, la facturación y la generación de recibos y remesas después de la llegada de la primera resolución son los siguientes:

1º Introducimos los datos de las Resoluciones2º Realizar la liquidación de Beneficiarios3º Realizar la facturación mensual de los Beneficiarios4º Realizar la facturación de los Residentes Privados5º Generar todos los recibos del mes6º Generar la remesa mensual

Todos estos pasos los explicamos detalladamente a continuación.

1º Introducimos los datos de las Resoluciones

Este paso solo se realiza una vez cuando llegan las Resoluciones.

Para cada Residente con Resolución introducimos los datos de esta en el apartado Beneficiario de ayuda del Área Económica. En el punto ¿Cómo se indica que un Residente es beneficiario de ayuda? del apartado 4.1.7.15. de este manual se explica como hacer esto.

Cada vez que se introducen los datos de una Resolución ResiPlus nos realiza la siguiente pregunta:

“Ha dado de alta en el sistema de ayuda de la GV al residente. El Residente debe ser añadido a las liquidaciones mensuales correspondientes y deben ser generadas las facturas de beneficiario pertinentes. ¿Desea realizar este proceso de forma automática ahora?. Si responde negativamente deberá realizarlo usted mismo manualmente.”

Hay que responder afirmativamente para que ResiPlus incluya al Residente en las liquidaciones y le haga facturas de beneficiario. Si el Residente ya tenia facturas hechas se abonarán automáticamente en una única factura de abono. Al finalizar este proceso nos muestra una pantalla con las acciones realizadas. Es conveniente imprimir las acciones (botón de Imprimir) para luego poder comprobar que se han generado las facturas de beneficiario de los meses anteriores y que se ha generado la factura de abono de las facturas antiguas.

Este es un buen momento para imprimir el Documento de Abono para saber si la Residencia tiene que devolverle dinero al Residente o si por el contrario es el Residente el que debe pagarle más a la Residencia.

310

2º Realizar la liquidación de Beneficiarios

NOTA Los procesos de liquidación normal y de liquidación complementaria son idénticos por lo que solo explicaremos el normal

1. Asumimos que los Residentes Beneficiarios de Ayuda ya tienen todos sus datos correctamente introducidos en su ficha (paso anterior).

2. Abrimos el Asistente para la liquidación de Beneficiarios mediante la opción Liquidación Beneficiarios del menú Económico.

Imagen 12.1 - Asistente para Liquidaciones de Beneficiarios

3. Seleccionamos la opción Liquidación Mensual (o Complementaria según la que

queremos hacer) y pinchamos con el ratón en el botón Siguiente que es el que tiene dibujada la flecha hacia la derecha.

4. En la siguiente pantalla seleccionamos la opción Generar una nueva liquidación y

pinchamos en el botón Siguiente .

Imagen 12.2 - Asistente para Liquidaciones de Beneficiarios

5. En la siguiente pantalla seleccionamos el mes para el cual queremos realizar la

311

liquidación. La Fecha de la Firma es la fecha que aparecerá en la hoja de liquidación. La fecha de la firma suele ser la del último día del mes en curso o la del primer día del mes siguiente.

Imagen 12.3 - Asistente para Liquidaciones de Beneficiarios

6. Una vez seleccionados el mes y la fecha de firma pinchamos con el ratón en el botón Proceder que realizará la liquidación y nos mostrará un mensaje cuando finalice.

7. Ahora podemos ver la Hoja de la liquidación e imprimirla en la pantalla que aparece cuando acaba el proceso. Esta pantalla tiene dos apartados: Datos Liquidación y Previsualización.

En el apartado de Datos Liquidación vemos los datos de la liquidación de cada Residente en una lista o tabla. Los datos de la liquidación se podrían cambiar si fuera necesario si por ejemplo las incidencias no estaban actualizadas en la Evolución Temporal de un Residente.

Imagen 12.4 – Pantalla: Hoja de Liquidación – Apartado: Datos Liquidación

En el apartado de Previsualización vemos el aspecto de la Hoja de Liquidación

312

confeccionada con los datos del apartado Datos Liquidación y también podemos ver la Hoja de Presentación. Podemos imprimir estas hojas pinchando en el botón Imprimir.

Imagen 12.5 – Pantalla: Hoja de Liquidación – Apartado: Previsualización Hoja Presentación

Imagen 12.6 – Pantalla: Hoja de Liquidación – Apartado: Previsualización Hoja Liquidación

8. Cerramos la pantalla de la Hoja de Liquidación

9. Cerramos el Asistente para liquidaciones

3º Realizar la facturación de Beneficiarios

1. Abrimos el Asistente de facturación desde la opción Facturación del menú Económico.

313

Imagen 12.7 - Asistente de Facturación

2. Seleccionamos la opción Facturación mensual y pinchamos con el ratón en el botón

Siguiente .

3. En la siguiente pantalla seleccionamos Facturar a Residentes Beneficiarios de ayuda

y pinchamos en el botón Siguiente .

Imagen 12.8 - Asistente de Facturación

4. En la siguiente pantalla hay que seleccionar la liquidación de la cual se quiere generar la nueva facturación mensual así como la fecha de las facturas que se van a crear. Normalmente la fecha de las facturas será la del último día del mes en curso, es decir, si estamos en mayo, haremos las facturas de mayo y la fecha de las facturas será 31 de mayo.

314

Imagen 12.9 - Asistente de Facturación

5. Una vez seleccionada la liquidación pinchamos con el ratón en el botón Proceder. Tras pedirnos confirmación el programa realizará las facturas automáticamente.

6. Cuando el proceso acaba aparece la pantalla de Gestión de Facturaciones mensuales en la que podremos revisar las facturas que ha generado ResiPlus. En la lista de la izquierda aparecen las facturas y en la parte derecha el detalle de la factura seleccionada en la lista.

Imagen 12.10 – Pantalla: Gestión de Facturas Mensuales

7. Ahora es posible imprimir todas las facturas (botón de Imprimir Facturación) o imprimir sólo las seleccionadas (botón Imprimir Factura). Para seleccionar varias facturas de la lista hay que pinchar con el ratón en cada una de ellas mientras se mantiene pulsada la tecla CONTROL.

8. Cerramos la pantalla de Gestión de Facturas Mensuales

9. Cerramos el Asistente de Facturación

315

4º Realizar la facturación de los Residentes Privados

1. Abrimos el Asistente de facturación desde la opción Facturación del menú Económico.

Imagen 12.11 - Asistente de Facturación

11. Seleccionamos la opción Facturación mensual y pinchamos con el ratón en el botón

Siguiente .

12. En la siguiente pantalla seleccionamos Facturar a Residentes Privados y pinchamos

en el botón Siguiente .

Imagen 12.12 - Asistente de Facturación

13. En la siguiente pantalla hay que seleccionar el mes y el año que se va a facturar y la fecha de las facturas. En general si estamos en mayo por ejemplo facturaremos junio y la fecha de la factura será principio de junio, es decir, facturamos un mes por anticipado. También es posible facturar a mes vencido si éste es su caso.

316

Imagen 12.13 - Asistente de Facturación

14. Una vez seleccionado el mes y la fecha de las facturas pinchamos con el ratón en el botón Proceder. En este momento el programa genera las facturas automáticamente y en la parte inferior de la pantalla podemos ver una barra de progreso que nos indica el progreso del proceso.

15. Cuando el proceso acaba aparece la pantalla de Gestión de Facturaciones mensuales en la que podremos revisar las facturas que ha generado ResiPlus. En la lista de la izquierda aparecen las facturas y en la parte derecha el detalle de la factura seleccionada en la lista.

Imagen 12.14 - Pantalla Gestión de Facturas Mensuales

16. Ahora es posible imprimir todas las facturas (botón de Imprimir Facturación) o imprimir sólo las seleccionadas (botón Imprimir Factura). Para seleccionar varias facturas de la lista hay que pinchar con el ratón en cada una de ellas mientras se mantiene pulsada la tecla CONTROL. También es posible modificar los conceptos de una factura e incluso los importes si fuera necesario.

317

17. Cerramos la pantalla de Gestión de Facturas Mensuales

18. Cerramos el Asistente de Facturación

5º Generar todos los recibos del mes

1. Abrimos el Asistente de recibos desde la opción Recibos del menú Económico.

Imagen 12.15 - Asistente de Recibos

2. Seleccionamos la opción Generar Recibos Mensuales y pinchamos con el ratón en el

botón Siguiente .

3. En la siguiente pantalla seleccionamos el mes y el año del que queremos generar los recibos, la fecha de los recibos y se debe especificar la fecha hasta la cual se deben incluir los gastos de terceros pendientes de ser cobrados en el recibo del Residente. Si por ejemplo estamos en enero, generaremos los recibos de febrero y en la fecha de los recibos pondremos principio de febrero. En Tipo de Residentes seleccionamos a todos los Residentes.

Imagen 12.16 - Asistente de Recibos

4. Una vez seleccionado el mes, la fecha y los tipos de Residentes pinchamos con el

ratón en el botón Siguiente .

318

5. En la siguiente pantalla nos aparecen para cada Residente las facturas que tiene hechas para el mes seleccionado. Si los recibos de un Residente se reparten por ejemplo entre los familiares aquí también aparecerán los familiares. Si el Residente tenía gastos pendientes también se generará un recibo de los mismos. Si no queremos hacer algún recibo de alguna factura podemos desmarcarlo pinchando con el ratón sobre el la casilla de verificación que está delante de la factura. Y si por ejemplo no queremos hacer recibos de un Residente pues pinchamos con el ratón sobre la casilla de verificación que está delante de su nombre.

Imagen 12.17 - Asistente de Recibos

6. Una vez seleccionadas las facturas pinchamos con el ratón en el botón Proceder para que ResiPlus generé automáticamente los recibos aunque primero nos pedirá confirmación. En la parte inferior de la pantalla aparece una barra de progreso para informarnos de cómo va el proceso.

7. Cuando acaba el proceso, si se ha realizado correctamente aparece el siguiente mensaje en pantalla: “Se han generado correctamente los recibos de todas las facturas y residentes seleccionados. Seguidamente puede imprimirlos y /o generar una remesa bancaria.”. Si ha habido algún error aparece una pantalla en la que nos dice cual es el error.

NOTA Si ocurre algún error es muy probable que sea debido a que falta algún dato sobre el reparto de recibos en el apartado Datos Económicos del Residente. Si es el caso sólo debemos corregir el error y luego volver al Asistente de Recibos para generarlos otra vez, aunque ResiPlus sólo generará los que han fallado en el primer intento.

8. Cerramos el Asistente de Recibos

9. Podemos ir a las fichas de los Residentes para comprobar que los recibos se han generado correctamente en el apartado Recibos del Área Económica.

6º Generar la remesa mensual

IMPORTANTE: Siempre que se genera una remesa se incluyen todos los recibos que aún no han sido incluidos en ninguna remesa, aunque sean de meses anteriores.

1. Abrimos el Asistente de recibos desde la opción Recibos del menú Económico.

319

Imagen 12.18 - Asistente de Recibos

2. Seleccionamos la opción Generar Recibos Mensuales y pinchamos con el ratón en el

botón Siguiente .

3. En la siguiente pantalla seleccionamos la opción Generar Remesa Bancaria de

Recibos y pinchamos con el ratón en el botón Siguiente .

Imagen 12.19 - Asistente de Recibos

4. En la siguiente pantalla debemos seleccionar la cuenta bancaria de la Residencia en la que se va a hacer el ingreso. Las cuentas bancarias se dan de alta en la pantalla Datos Residencia aunque también se pueden dar de alta si posicionamos el cursor dentro del desplegable y pulsamos la tecla INSERT. La Fecha de confección suele ser la del último día del mes actual. La Fecha de cargo es la fecha en la que el banco va a cobrar la remesa. Debido a restricciones en el sistema bancario la fecha de cargo no puede ser superior a 7 días la fecha de confección. En el campo Observaciones podemos poner cualquier aclaración. Si se marca la opción de Incluir recibos pendientes de cobro de remesas anteriores entonces dichos recibos se incluirán en esta remesa.

320

Imagen 12.20 - Asistente de Recibos

5. Una vez seleccionada la cuenta y las fechas pinchamos en el botón Siguiente .

6. En la siguiente pantalla nos aparecen para cada Residente los recibos que tiene hechos. Si los recibos de un Residente se reparten por ejemplo entre los familiares aquí también aparecerán los familiares. Si hay algún recibo que no queremos remesar aún podemos desmarcarlo pinchando con el ratón sobre el la casilla de verificación que está delante del recibo. Y si por ejemplo no queremos remesar los recibos de un Residente en concreto pinchamos con el ratón sobre la casilla de verificación que está delante de su nombre.

7. Una vez seleccionadas los recibos pinchamos con el ratón en el botón Proceder. ResiPlus nos pedirá confirmación y al responderle afirmativamente generará la remesa. En la parte inferior de la pantalla aparece una barra de progreso para informarnos de cómo va el proceso.

8. Al finalizar nos pregunta si queremos imprimir la relación de recibos de la remesa, es recomendable imprimirlo para poder comprobar la remesa.

9. Luego nos pregunta si queremos generar el disquete de la remesa para el banco. Este es el disquete que se lleva al banco para que cobre la remesa. Si se responde afirmativamente hay que poner un disquete en la disquetera.

10. Ahora ya podemos cerrar el Asistente de Recibos.

Con esto concluye el proceso de liquidación, facturación, generación de recibos y remesas con Residentes Beneficiarios de Ayuda.

12.1. Modificaciones en el módulo de concertados de la Comunidad Valenciana.

12.1.1. Introducción.

Dos son los motivos fundamentales que nos han llevado a modificar el módulo de Facturación de residentes concertados en la Comunidad Valenciana.Por una parte, preparar el programa para la futura facturación de la modalidad de Bono Respiro y, por otra, mejorar el funcionamiento de los conciertos de la Comunidad Valenciana y hacer mucho más sencilla la introducción de datos por parte del usuario.

A continuación, vamos a ver cuáles han sido los principales cambios efectuados:

321

12.1.2. Cambios en la Pestaña de Concertados.Se ha cambiado totalmente el diseño de la pestaña ‘Concertados’ para adecuarlo a la nueva funcionalidad. Se ha tratado de facilitar la introducción de datos de los residentes subvencionados, dando siempre la información de la situación en la que se encuentra el residente en relación con el concierto con la Comunidad.Hemos tenido en cuenta que la mayoría de las residencias con residentes concertados, realizan acciones sobre ellos antes de tener la ratificación de los conciertos, o incluso, después de haber finalizado el año de vigencia del mismo; por lo que ResiPlus permite ahora el efectuar dichas acciones sin necesidad de tener que modificar las fechas del sistema, etc...Ahora, con un simple vistazo a la pantalla, podemos saber en qué situación se encuentra la resolución de nuestro residente. Para ello se ha habilitado un cuadro en la parte superior izquierda de la pantalla que indica si el residente se considera como privado o si ya pertenece a algún tipo de concierto.También se ha añadido en la parte superior derecha una tabla en la que se muestra todas las acciones que se pueden realizar, partiendo de los datos de que disponemos. Cada vez que podamos ir haciendo una acción, se iluminará su línea correspondiente.

Fig.1 Nueva pestaña de Concertados

Se ha estructurado la introducción de datos, en función de las acciones que dichos datos permiten realizar. Para ello, la tabla donde se anotan los datos se ha estructurado en cinco bloques, dependiendo de las acciones que permiten efectuar.

Bloque ‘A’: Está formado por los siguientes campos:

*Fecha Efecto: Es el día a partir del cual se aplicará la resolución. *Tipo: Es la modalidad de concierto al que se adhiere el residente.

Rellenando estos datos, tenemos la suficiente información para poder imprimir los Certificados de Conformidad.

Bloque ‘B’: Está constituido por los tres campos siguientes:

*Importe €: Es la totalidad del precio de la plaza del concertado. Debe ser la suma de la aportación de la Consellería y la aportación del residente.*Imp. Usuario €: Es la parte de la estancia que debe pagar el residente.*Imp. Ayuda €: Es la cantidad que debe aportar la Generalitat por subvencionar la estancia de dicho residente.

Con este bloque debidamente cumplimentado, junto con el bloque anterior, ya es posible imprimir liquidaciones provisionales.

Bloque ‘C’: Constituido por:

*Nº Expediente.*Fecha Resolución.*Nº Resolución.

322

Situación del residente Acciones realizables

Estos tres campos vienen reflejados en la hoja de resolución /ratificación del residente concertado.Otros campos que aparecen en esta tabla son:

* La Tipología es un campo no obligatorio, su función es rellenar automáticamente los valores de los importes predefinidos por cada tipología en la línea de Concertados * la Fecha de Trámite: Fecha en la que se inicia el trámite para obtener la resolución del concierto.* Quién tramita: Aquí es donde se deja constancia de la persona u organismo que se va a encargar de tramitar la solicitud ante la Consellería. Este campo se puede definir mediante la utilización de la tecla ‘Insert’.

12.1.3. Cambios en el Asistente de Liquidación de Beneficiarios.

En el Asistente de Liquidación de Beneficiarios también se han producido unos pequeños cambios:En primer lugar, se ha movido la opción de Certificados de Conformidad dentro de Comunicados.En segundo lugar, se ha creado una nueva opción llamada Liquidación Provisional. Esta opción permite generar e imprimir un tipo especial de liquidaciones rellenando los bloques A +B de la tabla de concertados, sin tener resolución todavía.

12.1.4. ¿Qué tengo que hacer cuando me llegue una Resolución?

Cuando nos llegue por fin la esperada resolución de los residentes concertados, tan solo deberemos rellenar o completar todos los campos correspondientes a los Bloques A +B +C con los datos que aparecen en la Resolución /Ratificación.Si hemos introducido previamente algún campo de manera provisional, ahora será el momento cumplimentarlo con los datos definitivos.Una vez cumplimentados todos los datos, al cambiar de línea o al intentar movernos de pestaña, nos saldrá un mensaje de confirmación para realizar todo el proceso de manera automática al seleccionar el ‘Sí’.El programa generará las liquidaciones y generará las facturas pertinentes en cada caso. Y en el recuadro aparecerá que el residente es BONO RESIDENCIA, ACCESIBILIDAD SOCIAL,...

Nota: Recomendamos siempre seleccionar el ‘Sí’ en el aviso que sale después de introducir toda una línea de concierto. Ya que si seleccionamos la opción ‘No’, tendremos que recalcular de manera manual todas y cada una de las resoluciones.

12.1.5. ¿Qué tengo que hacer para imprimir el Certificado de Conformidad antes de tener la Resolución?

Simplemente se rellenan los campos comprendidos en el bloque A.

Fig.2 Datos para imprimir Certificado de Conformidad

Entonces, acudimos al Asistente de Liquidación y dentro de la Opción ‘Comunicados’, podremos imprimir el Certificado de Conformidad.

323

Fig.3 Opción Comunicados

12.1.6. ¿Qué hacer para imprimir la Liquidación antes de tener la Resolución definitiva?

Para poder imprimir una Liquidación, de manera provisional, debemos cumplimentar los Bloques A + B.

Fig.4 Datos para imprimir las Liquidaciones Provisionales

Después acudimos al Asistente de Liquidación y seleccionamos la opción de Liquidación Provisional. Si es la primera Liquidación provisional que hacemos, deberemos generarla, y si ya teníamos creada la liquidación provisional para ese mes, tan solo deberemos recalcularla.

Fig.5 Opción Liquidación Provisional

324

Impresión de Certificados de Conformidad

12.1.7. ¿Cómo generar Liquidaciones Complementarias?

Consideramos Liquidación Complementaria a la que se produce cuando un residente, que ya es concertado, recibe una nueva resolución del mismo tipo de Concierto y ambas tienen al menos un día en el que coinciden. Suele deberse a la modificación de algún dato, por ejemplo, porque fuera un residente válido con un importe y ahora pase a ser un residente asistido con otro importe.En ese caso, tan sólo hay que introducir una nueva línea en concertados con los datos de la nueva resolución y ResiPlus genera las facturas por la diferencia de forma automática. Si las liquidaciones ya hubiesen sido entregadas, habrá que presentar ante Consellería las complementarias.Cada vez que se añade una línea, anula a la anterior en el periodo en el que coinciden, periodo para el cual, se generan las Liquidaciones complementarias. A partir de la fecha en la que ya no coinciden, las liquidaciones solo tendrán en cuenta los datos introducidos en la nueva resolución.

Ejemplo: Si ya he generado la liquidación de mayo y me llega una resolución complementaria con fecha de efecto 01/03/06; la fecha de fin de bono del concierto anterior va a ser 30/05/2006, porque ya han sido presentadas las liquidaciones. En este caso, habrá que presentar ante Consellería las liquidaciones Complementarias correspondientes a marzo, abril y mayo y, a partir de junio, la Liquidación Mensual con el nuevo importe. También se van a crear unas nuevas facturas por el importe de la diferencia entre ambas resoluciones y a partir del mes de junio, se efectuarán las facturas basándose en el importe de la última línea introducida.

Fig. 6 Datos para introducir Liquidaciones Complementarias

12.1.8. ¿Cómo introducir Resoluciones de otros años?

Para introducir resoluciones de otros años, hay que completar la línea de concertados con los datos correspondientes al año que nos interesa. Al ser un año distinto al actual, no se reflejarán las acciones que podemos realizar sobre él en el cuadro de acciones, ya que solo afecta al año actual.Para efectuar alguna acción sobre años diferentes al actual, tendremos que acudir al Asistente de Liquidación de Beneficiarios de Ayuda, porque no se recalculan de manera automática desde la tabla de concertados.

12.1.9. ¿Cómo dar de baja a un Residente como Concertado?

ResiPlus da de baja automáticamente al residente como concertado el último día del año, ya que se marca por defecto está fecha como Fin de bono.Si lo que pretendemos es dar de baja a un residente como concertado de manera expresa, hay que recorrer la tabla de concertados hasta llegar al campo Fin de Bono y marcar la fecha adecuada, fecha de fin incluida. Si se trata de una renuncia expresa del residente, deberemos rellenar el campo Fecha de renuncia y, por defecto, la fecha de fin de bono se equiparara a la anterior.Después deberemos recalcular las liquidaciones y las facturas correspondientes manualmente para evitar confusiones. Si nos hemos equivocado introduciendo una línea por error, podemos eliminar la línea, pero ello produciría la exclusión del residente de las liquidaciones de manera automática. Si las

325

facturas que tuviese el residente fueran las últimas, al borrar la línea las borrará también, pero si tuviera facturas posteriores, no se borrarán de manera automática.

12.1.10. Diseñador de Plantillas.

Se ha modificado el Diseñador de Plantillas para que en él aparezcan los últimos cambios producidos en la Pestaña de Concertados.Debido a la eliminación de la tabla de ‘Ayuda Complementaria’ en la nueva pestaña de Concertados, ya no se deben realizar nuevas plantillas utilizando dichos campos. Éstos, se han quedado obsoletos y tan sólo se mantienen para aquellas plantillas realizadas anteriormente, con los datos antiguos. Tampoco funcionarán las plantillas creadas con estos campos para datos introducidos después del cambio de la pestaña.

Fig.7 Diseñador de Plantillas

12.1.11. Notas de interés.

Cuando llegue el día 1 de enero de cada año, todos los residentes que habían sido concertados pasarán a ser privados de forma automática.

Ya es posible configurar el Tipo de IVA a aplicar a los residentes concertados dentro del apartado Configuración /Datos Generales /Económico (Facturación y Contabilidad)

Se ha habilitado un campo en Residencia /Datos Factura y Direcciones para dar de alta una serie de facturas para las facturas de Concierto.

A la hora de imprimir liquidaciones de años anteriores, hay que tener en cuenta que todos los residentes aparecen con el mismo tipo de concierto en todos los años. Si algún residente tuvo un concierto distinto en diferentes años, hay que cambiar el tipo a mano en la pestaña de concertados y poner el correcto en el año indicado. Esto es debido a la anterior estructura interna de los datos relacionados con los residentes.

La fecha del Bloqueo económico o el estado ‘Contabilizado’ en las facturas, impide los procesos de recálculo de manera automática.

326

Tabla vigente

Tabla obsoleta

13. Seguridad

13.1. Gestión Seguridad

Mediante la opción Gestión Seguridad del menú Económico accedemos al Asistente de Seguridad de ResiPlus que nos permite realizar las siguientes operaciones:

- Cambiar la contraseña del usuario,- Programar la tarjeta de seguridad,- Identificar al propietario de la tarjeta de seguridad y- Programar la tarjeta de seguridad con información de un usuario

Un usuario es cualquier persona que trabaja con ResiPlus. La contraseña de un usuario se usa para entrar dentro de ResiPlus y sólo se utiliza en la pantalla de presentación y en la de inicio de sesión.

En la imagen 13.1 puede ver el aspecto del Asistente de Seguridad. Su uso se explica en el apartado 1.1. de este capítulo.

Imagen 13.1 - Asistente de Seguridad

Sólo los usuarios autorizados pueden entrar en el Asistente de Seguridad, de esta forma se evita que las contraseñas o las configuraciones de las tarjetas de seguridad puedan ser modificadas por cualquier usuario.

327

13.1.1. ¿Cómo se hace?

13.1.1.1. ¿Cómo se cambia la contraseña de usuario?

El usuario en cuestión debe entrar en el Asistente de Seguridad con la opción Gestión Seguridad del menú Seguridad. Si no está autorizado no podrá entrar en este asistente. En la primera pantalla del asistente (ver imagen 13.1) seleccionamos la opción Cambiar

Contraseña y pinchamos con el ratón en el botón de Siguiente . En la siguiente pantalla (ver imagen 13.2) debemos introducir una vez la contraseña antigua y dos veces la nueva y luego pinchar en el botón Proceder.

Imagen 13.2 - Asistente de Seguridad

13.1.1.2. ¿Cómo se programa la tarjeta de seguridad?

Entramos con un usuario autorizado en el Asistente de Seguridad con la opción Gestión Seguridad del menú Seguridad. En la primera pantalla del asistente (ver imagen 13.1) seleccionamos la opción Programar su tarjeta de Seguridad y pinchamos con el ratón en el

botón de Siguiente . Cuando aparece la siguiente pantalla (ver imagen 13.3) activamos la unidad de tarjetas, metemos la tarjeta y luego pinchamos en el botón Proceder que grabara los datos del usuario en la tarjeta.

Imagen 13.3 - Asistente de Seguridad

328

13.1.1.3. ¿Cómo se identifica al usuario de una tarjeta?

Entramos con un usuario autorizado en el Asistente de Seguridad con la opción Gestión Seguridad del menú Seguridad. En la primera pantalla del asistente (ver imagen 13.1) seleccionamos la opción Identificar al Propietario de la tarjeta de seguridad y pinchamos en

el botón de Siguiente . Cuando aparece la siguiente pantalla (ver imagen 13.4) activamos la unidad de tarjetas e introducimos la tarjeta de seguridad. Cuando este lista pinchamos en el botón Proceder y entonces aparecen los datos del usuario.

Imagen 13.4 - Asistente de Seguridad

13.1.1.4. ¿Cómo se programa una tarjeta?

Entramos con un usuario autorizado en el Asistente de Seguridad con la opción Gestión Seguridad del menú Seguridad. En la primera pantalla del asistente (ver imagen 13.1) seleccionamos la opción Programar la tarjeta de seguridad con la información de un usuario y

pinchamos en el botón de Siguiente . En la siguiente pantalla (ver imagen 13.5) seleccionamos un usuario, activamos la unidad de tarjetas, introducimos la tarjeta y pinchamos en el botón Proceder.

Imagen 13.5 - Asistente de Seguridad

329

13.2. Grupos y Usuarios

Mediante la opción Grupos y Usuarios del menú Seguridad accedemos a la pantalla de Gestión de grupos de usuarios y sus permisos (ver imagen 13.6). Con esta pantalla se gestionan los usuarios y los grupos de usuarios de ResiPlus. En la parte izquierda aparecen todos los grupos y los usuarios dados de alta. Se pueden crear, eliminar o dar de baja con los botones de Nuevo Grupo, Nuevo Usuario, Dar Baja Usuario y Borrar Grupo o Usuario. Además también podemos usar el botón Mostrar Usuarios de Baja para ver los usuarios que están dados de baja. En la parte derecha arriba aparece la información del grupo si se ha seleccionado un grupo (imagen 13.6) o la información de un usuario si se ha seleccionado un usuario (imagen 13.7). Para mostrar los usuarios que pertenecen a un grupo pinchamos con el ratón encima del nombre del grupo. Y en la parte derecha abajo aparecen los elementos de Seguridad de ResiPlus que se corresponden con pantallas, apartados, listados o asistentes.

Los grupos de usuarios se crean para que un conjunto de usuarios compartan los mismos permisos. Para crear un usuario dentro de un grupo primero pinchamos en el nombre del grupo y luego en el botón Nuevo Usuario. Para crear un grupo pinchamos directamente en el botón Nuevo Grupo. Para borrar o dar de baja un usuario lo seleccionamos pinchando sobre su nombre y luego pinchamos en el botón de Borrar o en el de Dar de Baja.

Imagen 13.6 – Pantalla: Gestión de grupos de usuarios y sus permisos

330

Imagen 13.6 – Pantalla: Gestión de grupos de usuarios y sus permisos

Cada usuario o grupo tiene activados unos permisos u otros para cada elemento de seguridad. Dichos permisos pueden ser Ver, Añadir, Modificar, Borrar e Imprimir y su significado para el apartado de Seguimiento de Enfermería por ejemplo sería:

- Si el permiso de Ver está activado el usuario o grupo de usuarios puede ver los Seguimientos

- Si el permiso de Añadir está activado el usuario o grupo de usuarios puede añadir Seguimientos

- Si el permiso de Modificar está activado el usuario o grupo de usuarios puede modificar un Seguimiento existente

- Si el permiso de Borrar está activado el usuario o grupo puede borrar un Seguimiento existente

- Si el permiso de Imprimir está activado el usuario o grupo puede Imprimir los Seguimientos

Para cada listado los únicos permisos posibles son Ver e Imprimir y su significado es el siguiente:

- Si el permiso de Ver está activado el usuario o grupo de usuarios puede ver el listado por pantalla

- Si el permiso de Imprimir está activado el usuario o grupo puede Imprimir el listado

Los elementos de seguridad están organizados en forma de árbol, de forma que algunos tienen elementos hijos relacionados, como por ejemplo el elemento de seguridad de Farmacias que tiene dos hijos, Ajuste Stock y Asistente de Pedidos. Si asignamos unos permisos al elemento padre, los hijos pueden heredar directamente esos permisos, de esta forma agilizamos el proceso de asignar permisos, porque podemos asignarlos sólo a los elementos padres y luego en los hijos que sean necesarios podemos modificar algún permiso.

A continuación mencionamos algunos detalles a tener en cuenta en ciertos elementos de seguridad:

- En el elemento de seguridad de Asistente Seguridad al Administrador se le deberían activar los permisos de Ver y Añadir y el resto de usuarios solo deberían tener activado el permiso de Ver.

- En el elemento de seguridad Configuración /Datos Generales /Especiales /Contadores sólo deberían tener permisos el Administrador y el usuario encargado de la facturación.

- Ningún usuario debería tener activado ningún permiso para el elemento de seguridad Configuración /Elementos de Seguridad, ni si quiera el Administrador.

331

- El elemento de seguridad Configuración /Empresas hace referencia a la creación de empresas y sólo el Administrador debe tener permisos.

- En el elemento de seguridad Configuración /Puesto sólo el Administrador debe tener permisos.

- El elemento de seguridad Farmacia hace referencia a las fichas de Farmacias y sólo el Administrador debe tener permisos.

- En el elemento de seguridad Farmacia /Asistente de Pedidos sólo deberían tener permisos los usuarios que se encargan de realizar pedidos.

- El elemento de seguridad Grupos y Usuarios hace referencia a la pantalla de Gestión de Grupos y Usuarios y sólo el Administrador debe tener permisos.

- El elemento de seguridad Residentes /Reuniones Interdisciplinares hace referencia a la pantalla de Reuniones Interdisciplinares y todos los usuarios deberían tener permisos.

- Para todos los elementos de seguridad relacionados con los asistentes de facturación, de recibos o liquidación, sólo los usuarios encargados de realizar esas tareas deberían tener permisos, el resto no.

13.2.1. Ejemplo: crear el usuario del Médico

En este ejemplo vamos a crear el usuario del Médico asignándole los permisos necesarios a cada elemento de seguridad para que sólo tenga acceso a los apartados que le corresponden. Los pasos son los siguientes:

1º Creamos el grupo y el usuario

1. Entramos en ResiPlus con un usuario que tenga permisos para el elemento de seguridad Grupos y Usuarios

2. Vamos a la pantalla de Gestión de grupos de usuarios y sus permisos.

Imagen 13.7 – Pantalla: Gestión de grupos de usuarios y sus permisos

3. Pinchamos en el botón Nuevo Grupo y en la parte derecha cambiamos la descripción por defecto para que ponga Médicos.

332

Imagen 13.8 – Pantalla: Gestión de grupos de usuarios y sus permisos

4. Una vez tenemos creado el grupo Médicos vamos a crear al usuario Médico, para ello pinchamos en la lista de la izquierda sobre el grupo Médicos y pinchamos en el botón Nuevo Usuario. En la parte de la derecha cambiamos los datos por defecto e introducimos la contraseña que será por ejemplo MEDICO. El campo Código puede ser cualquier cosa, el campo Nombre, apellidos es para poner el nombre y los apellidos del usuario, el desplegable de Personal sirve para seleccionar un Trabajador de la Residencia y que se rellene el nombre y apellidos según la ficha del Trabajador, los campos Nombre Usuario y Contraseña son el nombre de usuario y la contraseña que usará para entrar en ResiPlus y por último el campo Observaciones sirve para anotar cualquier aspecto referente al usuario.

Imagen 13.8 – Pantalla: Gestión de grupos de usuarios y sus permisos

2º Cambiamos los permisos del grupo Médicos:

Por defecto, cuando se crea un usuario o un grupo este tiene todos los permisos. La forma más fácil y rápida para asignar los permisos es:

333

1º Para aquellos elementos a los que no deba tener permisos le quitamos el permiso Ver diciéndole que aplique los cambios a todos los elementos relacionados, con lo automáticamente se le quietarán todos los permisos restantes, puesto que si no puede ver no puede añadir, ni modificar, ni borrar, ni imprimir. Si el elemento tiene elementos hijos se heredaran los permisos del padre.

2º Modificar los permisos de aquellos elementos a los que deba tener algún permiso pero no todos. Ya sean elementos padres o elementos hijos

Cómo estamos dándole permisos al grupo Médico, lo lógico es darle todos los permisos a aquellos apartados en los que tiene que introducir datos (por ejemplo el apartado Médico de las Fichas de residentes) y darle sólo permisos de Ver e Imprimir a aquellos apartados a los que accede sólo para ver la información (por ejemplo la Evolución Temporal de un Residente). Por lo tanto no tendrá permisos para ver las fichas de Almacenes, de Artículos, de Cuentas, de Farmacias, de Personal ni de Proveedores. Tampoco tendrá permisos para los apartados Económicos y de Seguridad (Grupos y Usuarios). Concretando:

1. A los siguientes elementos de seguridad les quitamos el permiso de Ver, para ellos pinchamos encima de cada elemento y en la lista de permisos le desactivamos Ver, y cuando nos pregunte si queremos aplicar los cambios a los elementos de seguridad relacionados le respondemos afirmativamente. Como puede ver estos elementos se corresponden a los apartados a los que el Médico no debe tener acceso.

- Almacenes- Artículos- Cuentas - Económico- Farmacia- Grupos y Usuarios

- Habitaciones- Médicos- Personal - Proveedores- Residencia- Listas de Espera

2. Al elemento de seguridad Asistente de Seguridad le dejamos sólo el permiso de Imprimir. A los elementos de seguridad Habitaciones y Medicamentos.

3. Para Configuración /Datos Generales le quitamos el permiso Ver a los elementos de seguridad Económicos, Especiales, Generales y Personal. En Configuración /Datos Generales /Farmacia dejamos sólo el permiso de Ver y quitamos los demás. Y para el resto de elementos hijos de Configuración /Datos Generales dejamos todos los permisos.

4. Respecto a los elementos de Seguridad de Configuración le ponemos todos los permisos a Datos Enfermería, Fisioterapeuta, Médicos, Técnico Animador Socio Cultural y Trabajador Social. Le ponemos sólo el permiso de Ver a Configuración /Farmacia y a todos los elementos restantes relacionados con la configuración les quitamos todos los permisos.

5. Respecto a los elementos de Seguridad referentes le ponemos todos los permisos a Médicos, Reuniones Interdisciplinares. Le dejamos el permiso de Ver a Datos Generales, Enfermería y Equipo Multidisciplinar y a todos los restantes elementos relacionados con Residentes les quitamos todos los permisos.

Cambiamos los permisos al usuario Médico:

Una vez definidos los permisos de grupo Médicos puede que sea necesario cambiar alguno sólo para el Médico que acabamos de crear, como por ejemplo, que dicho Médico tenga todos los permisos del apartado del Dietista. Para ello seleccionamos al usuario Médico del grupo Médicos y en Residentes /Equipo Multidisciplinar /Dietista le marcamos todos los permisos.

Otra nueva funcionalidad que nos resultará muy útil es la ventana de Grupos y Usuarios, accesible desde Seguridad / Grupos y Usuarios o directamente desde su icono en la barra de

herramientas .

334

Al pulsar sobre este botón iremos directamente hasta esta ventana, en la que encontraremos dos pestañas sobre la lista de grupos y usuarios y otras tres al seleccionar un usuario (dos en el caso de un grupo).

Desde Por Grupos y Usuarios podemos (de izquierda a derecha) crear nuevos grupos y usuarios, clonarlos, dar de baja/ alta, ver los que estén de alta/ baja y eliminar.

Desde Configuración podremos:o Activar el Control de Claves para:

Cambiar la contraseña del usuario al cabo de los días seleccionados. Limitar la longitud mínima de las contraseñas. Bloquear el acceso tras un número de intentos fallidos.

o Especificar la empresa con la que trabajaremos, su ruta y tipo.

Las pestañas de la parte derecha dependen de si tenemos seleccionado un grupo o un usuario. En el primer caso, la tercera de las pestañas desaparece puesto que los grupos no tienen acceso. Los datos del grupo son iguales que los de usuario, pero más reducidos y, los permisos funcionan de la misma manera que los de usuario con excepción de que un usuario nuevo heredará los permisos de su grupo (pudiendo ser modificados después).En cuanto a los usuarios, en la pestaña Datos de Usuario podremos introducir:

Código: que identificará al usuario. Grupo: al que pertenece. Nombre y Apellidos. Nombre de Usuario: en ResiPlus.

335

Contraseña: de acceso a ResiPlus. Observaciones: en el caso de querer introducir algún comentario. Idiomas: del interfaz y de las impresiones. Fecha del último cambio clave: realizado sobre sus permisos o datos.

La pestaña de Permisos es desde donde asignaremos, marcando o desmarcando las casillas correspondientes, las autorizaciones para realizar, o no, diferentes acciones en las distintas pantallas del programa.En la parte izquierda tenemos las categorías a las que es posible asignar permisos, si tienen un signo “+” a su izquierda contienen a su vez otras categorías que pueden ser abiertas haciendo clic sobre el signo. Al modificar los permisos de una categoría que incluya otras, el programa nos preguntará si queremos que las subcategorías hereden o no estos permisos.Desde esta pantalla podemos usar F11 para expandir o contraer toda la lista o F12 para imprimirla.Por último, los diferentes permisos que pueden ser asignados son (de izquierda a derecha): Ver, Añadir, Modificar, Eliminar e Imprimir.

La última de las pestañas es Acceso y sólo está disponible para usuarios. Desde ella podemos asignar a cada usuario la base o bases de datos a las que puede acceder. Simplemente hay que seleccionar el nombre y pulsar sobre las fechas para pasar la base de una columna a otra.

336

Nota Importante: Para evitar que un usuario que ya no utiliza ResiPlus salga en la lista no resulta nada conveniente eliminarlo, puesto que en este caso las líneas de Seguridad / Registro de Acceso ya no contemplarán el nombre de ese usuario, aunque sí las acciones que realizó. Resulta conveniente, entonces, dar de baja los usuarios que ya no vayan a utilizar ResiPlus para poder comprobar en el futuro qué acciones realizaron.

13.3. Cerrar Sesión

Vea el apartado 4 del capítulo 3.

337

14. Diseñador de Plantillas

14.1. ¿Para qué sirve el Diseñador de Plantillas?

El Diseñador de Plantillas es una herramienta de ResiPlus que permite realizar plantillas de documentos que contengan datos que se encuentran disponibles dentro de la aplicación. El Diseñador de Plantillas utiliza Microsoft Word para confeccionar las plantillas con lo que los documentos generados a partir de las plantillas también son documentos de Word.

El Diseñador de Plantilla le permite tener cualquier tipo de documento o listado que no se encuentre predefinido en ResiPlus. Para ello, básicamente deberá:

a. Confeccionar una plantilla con el Diseñadorb. Asignarle a la plantilla un tipo de documentaciónc. Usar la plantilla para generar los documentos

Si su Residencia ya dispone de documentos en Word o plantillas puede importarlas y seguir usándolas con ResiPlus. En el apartado de ¿Cómo se importa un documento Word existente? le explicaremos como se importan sus plantillas o documentos antiguos.

El uso del Diseñador de Plantilla puede ser complicado y por ello en este manual nos vamos a centrar en dos ejemplos que explicaremos paso a paso a modo de tutorial. Tenga en cuenta que pese a la dificultad inicial en el aprendizaje de la herramienta, el uso de una plantilla creada mediante el Diseñador de Documentos requiere mucho menos tiempo que la confección de documentos manualmente.

NOTA El Diseñador de Plantillas requiere que Microsoft Word esté instalado y funcione correctamente. Las versiones de Microsoft Word soportadas son: Word 97, Word 2000 y Word XP.

14.2. Ejemplo 1: Datos Generales de un Residente

Este ejemplo muestra el proceso de creación y uso de una plantilla que contiene algunos de los datos más importantes de un Residente. En este ejemplo crearemos la plantilla añadiendo los campos necesarios, a continuación crearemos el tipo de documentación y por último usaremos la plantilla para crear un documento de Word con los datos del Residente. El aspecto final de dicho documento de Word puede apreciarse a continuación.

Imagen 14.1

338

Para crear la plantilla en el Diseñador de Plantillas

1. En ResiPlus pinche con el ratón en el botón del Diseñador de Plantillas de la barra de herramientas. El botón es el que tiene dibujadas las letras A, B y C.

2. Vera la pantalla del Diseñador de Plantillas como aparece en la imagen. La parte derecha sirve para añadir los campos a la plantilla y en la parte izquierda puede ver el Word. Observe como los botones de la parte superior izquierda están deshabilitados, esto es debido a que no hay ningún documento de Word abierto.

Imagen 14.2 - Diseñador de Plantillas sin ningún documento abierto

3. En el Word (parte derecha) cree un nuevo documento pinchando en el botón de la hoja en blanco o mediante el menú Archivo con la opción Nuevo. Al hacer esto observará como se habilitan algunos de los botones de la parte superior izquierda.

339

Imagen 14.3 - Diseñador de Plantillas con un documento nuevo

Para añadir los campos a la plantilla:

1. En el documento de Word escriba en una línea la palabra NOMBRE

Imagen 1.4 - Diseñador de Plantillas4

2. Pinche con el ratón en el botón Elegir Campo que es el que está justo en la esquina

340

izquierda de la pantalla. Al pinchar aparece la pantalla de Selección de campo.

Imagen 14.5 - Pantalla: Selección de campo sin desplegar

3. Pinche con el ratón encima de Residente para mostrar los campos disponibles referentes a Residentes. Al hacer esto podrá ver como todos los datos que almacena ResiPlus referentes a los Residentes pueden ser utilizados en una plantilla del Diseñador.

Imagen 14.6 – Pantalla: Selección de campo con Residente desplegado

4. Busque en la lista de campos el Nombre del Residente y pinche con el ratón encima de él para seleccionarlo. Los campos están ordenados alfabéticamente. Una vez tiene el campo nombre seleccionado pinche en el botón Añadir Campos. Al añadir el campo el documento de Word queda como en la imagen siguiente.

341

Imagen 14.7 – Diseñador de Plantillas

5. Repita este proceso para insertar el número de DNI, el número de Seguridad Social y la foto del Residente. En la imagen siguiente verá como debe quedar el documento de Word.

Imagen 14.8 – Diseñador de Plantillas

6. Guarde el documento pinchando en el botón Guardar del Word o desde el menú Archivo del Word en la opción Guardar. Debe guardar el documento de Word en el directorio Plantillas del directorio Datos de ResiPlus. En la mayoría de Residencias deberá guardarlo en: C:\Archivos de Programa \ADD Informática \ResiPlus \Datos \Plantillas. Para este ejemplo guárdelo con el nombre Ejemplo1.

7. Cierre el Diseñador de Plantillas.

Para crear un tipo de documentación:

342

1. Entre el Datos Generales del menú Configuración.

2. En la pantalla de Datos Generales pinche con el ratón en el apartado Documentación.

Imagen 14.9 – Pantalla: Datos Generales – Apartado: Documentación

3. En la lista o tabla de Tipos de Documentación introduzca una nueva fila. En la columna Documentación ponga EJEMPLOS y en la columna Pertenece A seleccione Residentes.

4. Pinche con el ratón encima de la fila que ha creado en el paso anterior. Verá como al pinchar sobre ella se habilita la lista (o tabla) de Plantillas Asociadas al Tipo de Documentación. Ahora en la lista de Plantillas debe introducir una nueva fila para indicar la plantilla que pertenece al tipo de documentación de EJEMPLOS.

5. En la columna Plantilla de la nueva fila debe poner Ejemplo1.doc o si lo prefiere pinchando en el botón de los tres puntos puede seleccionar el archivo con el ratón sin tener que escribir el nombre. El botón de los tres puntos aparece cuando se posiciona el cursor dentro de la columna.

Imagen 14.10 – Pantalla: Datos Generales – Apartado: Documentación

6. Cierre la pantalla de Datos Generales

Para usar la plantilla:

1. Abra el Asistente para la impresión de Documentos que se encuentra en el menú Residentes, opción Documentación.

343

Imagen 14.11 - Asistente para Impresión de Documentos

2. En la primera pantalla del asistente seleccione en el desplegable de Tipo de Documentación Ejemplos y en la lista de Plantillas Asociadas seleccione Ejemplo1.doc.

Imagen 14.12 - Asistente para Impresión de Documentos

3. Pinche con el Ratón en el botón de Siguiente que es el de la flecha negra que va hacia la derecha.

4. Seleccione un Residente

Imagen 14.13 - Asistente para Impresión de Documentos

344

5. Pinche con el Ratón en el botón de Siguiente que es el de la flecha negra que va hacia la derecha.

6. Seleccione la opción de sólo previsualizar los documentos y pinche con el ratón en el botón Proceder.

Imagen 14.14 - Asistente para Impresión de Documentos

7. Se abrirá el Word con el documento resultante. Como ve la plantilla se ha rellenado con los datos del Residente que ha seleccionado. Una vez en el Word puede modificar el documento para por ejemplo hacerlo más vistoso, puede también imprimirlo o puede guardarlo.

Imagen 14.15

345

14.3. Ejemplo 2: Listado de Residentes Incontinentes

Este ejemplo muestra el proceso de creación y uso de una plantilla que generará un documento de Word con un listado de Residentes Incontinentes. En este ejemplo crearemos la plantilla añadiendo una lista de Residentes, estableceremos el criterio de selección para que sólo aparezcan los Residentes incontinentes, estableceremos el criterio de ordenación de la lista, crearemos el tipo de documentación y por último usaremos la plantilla para crear el documento de Word. El aspecto final de dicho documento de Word puede apreciarse a continuación.

Imagen 14.16

Para crear la plantilla en el Diseñador de Plantillas

1 En ResiPlus pinche con el ratón en el botón del Diseñador de Plantillas de la barra de herramientas. El botón es el que tiene dibujadas las letras A, B y C.

2 Verá la pantalla del Diseñador de Plantillas como aparece en la imagen. La parte derecha sirve para añadir los campos a la plantilla y en la parte izquierda puede ver el Word. Observe como los botones de la parte superior izquierda están deshabilitados, esto es debido a que no hay ningún documento de Word abierto.

346

Imagen 14.17 - Diseñador de Plantillas sin ningún documento abierto

3 En el Word (parte derecha) cree un nuevo documento pinchando en el botón de la hoja en blanco o mediante el menú Archivo con la opción Nuevo. Al hacer esto observará como se habilitan algunos de los botones de la parte superior izquierda.

Imagen 14.18 - Diseñador de Plantillas con un documento nuevo

Para añadir la lista a la plantilla:

1. En el documento de Word escriba el titulo del listado, por ejemplo: LISTADO DE RESIDENTES INCONTINENTES

347

Imagen 14.19 - Diseñador de Plantillas

2. Pinche con el ratón en el botón Elegir Campo que es el que está justo en la esquina izquierda de la pantalla. Al pinchar aparece la pantalla de Selección de campo.

Imagen 14.20 – Pantalla: Selección de campo sin desplegar

3. Pinche con el ratón encima de Residente para mostrar los campos disponibles referentes a Residentes. Al hacer esto podrá ver como todos los datos que almacena ResiPlus referentes a los Residentes pueden ser utilizados en una plantilla del Diseñador.

348

Imagen 14.21 – Pantalla: Selección de campo

4. Ahora debe seleccionar de la lista los campos que quiere que aparezcan en el listado, que en nuestro ejemplo serán Nombre, DNI /NIF y Número de la Seguridad Social. Debe seleccionar todos los campos a la vez además de la palabra RESIDENTE como se muestra en la siguiente imagen. Para seleccionar todos los campos a la vez debe pinchar en cada uno de ellos con la tecla de CONTROL pulsada.

Imagen 14.21 – Pantalla: Selección de campo

5. Cuando ya los tenga todos seleccionados pinche en el botón de Añadir Campos y verá como en el documento de Word se ha creado una tabla como en la imagen siguiente.

349

Imagen 14.22

6. Ahora puede cambiar el orden de las columnas de la tabla y cambiar el ancho de las mismas.

Imagen 14.23

350

Para establecer el criterio de selección:

1. Pinche con el ratón encima de RESIDENTES en la lista de campos de la izquierda y luego pinche en el botón de Criterios de Selección que es el botón de los prismáticos. Se abrirá la pantalla de Criterios de Selección.

Imagen 14.24 – Pantalla: Criterios de Selección

2. En la lista o tabla de Criterios de Selección añada uno nuevo. En la columna campo pinche en el botón de los tres puntos que aparece al posicionar el cursor dentro de la columna y seleccione el campo Es Incontinente referente a RESIDENTES. En el desplegable de la columna Operador selección el operador “=”. Y en la columna valor escriba Sí. Cuando haya acabado pinche en el botón Aceptar. Con esto establecemos el criterio de selección que en nuestro ejemplo consiste en mostrar sólo aquellos Residentes que tienen en el campo Es Incontinente el valor Sí, es decir, los Residentes que son incontinentes.

Imagen 14.25 – Pantalla: Criterios de Selección

Para establecer el criterio de ordenación:

1. Pinche con el ratón encima de RESIDENTES en la lista de campos de la izquierda y luego pinche en el botón de Criterios de Ordenación. Se abrirá la pantalla de Criterios de Ordenación.

Imagen 14.26 – Pantalla: Criterios de Ordenación

351

2. En el primer desplegable, Ordenar en 1º lugar por, seleccione el campo Nombre con lo que nuestro listado se ordenará por el Nombre de los Residentes.

Imagen 14.27 – Pantalla: Criterios de Ordenación

Para guardar la plantilla:

2. Pinche con el ratón en el botón Guardar del Word o desde el menú Archivo del Word en la opción Guardar. Debe guardar el documento de Word en el directorio Plantillas del directorio Datos de ResiPlus. En la mayoría de Residencias deberá guardarlo en: C:\Archivos de Programa \ADD Informática \ResiPlus \Datos \Plantillas. Para este ejemplo guárdelo con el nombre Listado de Incontinentes.doc.

3. Cierre el Diseñador de Plantillas.

Para crear un tipo de documentación:

1. Entre el Datos Generales del menú Configuración.

2. En la pantalla de Datos Generales pinche con el ratón en el apartado Documentación.

Imagen 14.28 - Pantalla: Datos Generales – Apartado: Documentación

3. En la lista o tabla de Tipos de Documentación introduzca una nueva fila. En la columna Documentación ponga LISTADOS y en la columna Pertenece A seleccione Residentes.

4. Pinche con el ratón encima de la fila que ha creado en el paso anterior. Verá como al pinchar sobre ella se habilita la lista (o tabla) de Plantillas Asociadas al Tipo de Documentación. Ahora en la lista de Plantillas debe introducir una nueva fila para indicar la plantilla que pertenece al tipo de documentación de LISTADOS.

5. En la columna Plantilla de la nueva fila debe poner Listado de Incontinentes.doc o si lo prefiere pinchando en el botón de los tres puntos puede seleccionar el archivo con

352

el ratón sin tener que escribir el nombre. El botón de los tres puntos aparece cuando se posiciona el cursor dentro de la columna.

Imagen 14.29 - Pantalla: Datos Generales – Apartado: Documentación

6. Cierre la pantalla de Datos Generales

Para usar la plantilla:

1. Abra el Asistente para la impresión de Documentos que se encuentra en el menú Residentes, opción Documentación.

Imagen 14.30 - Asistente para Impresión de Documentos

2. En la primera pantalla del asistente seleccione en el desplegable de Tipo de Documentación LISTADOS y en la lista de Plantillas Asociadas seleccione Listado de Incontinentes.doc.

353

Imagen 14.31 - Asistente para Impresión de Documentos

3. Pinche con el Ratón en el botón de Siguiente .

4. Seleccione la opción de sólo previsualizar los documentos y pinche con el ratón en el botón Proceder.

Imagen 14.32 - Asistente para Impresión de Documentos

5. Se abrirá el Word con el documento resultante. Como ve la tabla de la plantilla se ha rellenado con los datos de los Residentes que son incontinentes y los muestra ordenados alfabéticamente según el nombre. Una vez en el Word puede modificar el documento para por ejemplo hacerlo más vistoso, puede también imprimirlo o puede guardarlo.

354

Imagen 14.33

14.4. Criterios de Selección en el Diseñador de Plantillas

Para entender para que sirven los Criterios de Selección vamos a ver un ejemplo detallado de una plantilla que nos permita saber una relación de Residentes que posean una cierta patología, en este ejemplo, la diabetes. Para conseguir esto, vamos a generar una plantilla con una tabla en la que aparezcan ciertos datos de Residentes (código, nombre, edad y fotografía); además estableceremos un Criterio de Selección que nos permita especificar que sólo queremos a los Residentes datos de alta y que sean diabéticos.

Los pasos a seguir son los siguientes:

1. Abrimos el Diseñador de Plantillas de Documentos y generamos una plantilla en blanco y vacía, pinchando en el botón de Nuevo. (Ver Imagen 14.34)

355

Imagen 14.34 - Pantalla del Diseñador de Plantillas de Documentos, con una plantilla en blanco

2. Pinchamos dentro del documento de Word que nos aparece en blanco, el lugar donde deseemos que ResiPlus coloque la tabla de Residentes. Seguidamente pinchamos el

botón Elegir Campo . Nos aparecerá la pantalla de Selección de Campos. Pinchamos en el nodo Residentes y aparecerán todos los campos. Manteniendo pulsada la tecla CONTROL, seleccionamos los campos que queremos que aparezcan como columnas de la tabla; estos son: código, edad, fotografía y el nombre. (Ver Imagen 14.35)

Imagen 14.35 - Detalle de la pantalla de selección de campos

3. Seguidamente pinchamos en el botón Añadir Campos que aparece en la esquina superior derecha. ResiPlus, automáticamente generará una tabla con los campos seleccionados.

356

(Ver Imagen 14.36)

Imagen 14.36 - Estado del Diseñador recién introducida la tabla de residentes con los campos seleccionados

4. Observe como en el árbol de la izquierda aparece la tabla de residentes (N # RESIDENTE) y colgando de ella las columnas de las que se compone (Código, Edad, Fotografía, Nombre). El orden de las columnas es estrictamente alfabético; este orden es posible cambiarlo moviendo las columnas de igual manera que se hace en Word. Seguidamente vamos a definir dos criterios de selección; uno para que aparezcan sólo los residentes dados de alta y otro sólo los residentes con la patología diabetes. Para ello pinchamos en

el botón de Criterios de Selección ; aparecerá la pantalla de Criterios de Selección (Ver Imagen 14.37)

Imagen 14.37 - Pantalla de Criterios de Selección

5. La pantalla de Criterios de Selección muestra una lista donde podemos especificar tantos criterios como queramos. Cada criterio de selección especifica una condición que deben

357

cumplir los Residentes para que aparezcan en la tabla de la Imagen 15.36. En nuestro ejemplo, tenemos dos condiciones:

Una, sólo queremos los residentes dados de alta.Para especificar esta condición debemos poner en la columna ‘OP.’ el valor ‘Y’.

Después pincharemos en el botón , para seleccionar el campo ‘De Baja’ de la ventana de Selección de Campos (Ver Imagen 14.38).

Imagen 14.38 - Selección del campo que establecerá la condición del criterio de selección

Seguidamente en la columna ‘Operador’ seleccionaremos ‘=’. (Ver Imagen 14.39)

Imagen 14.39 - Selección del operador ‘=’

Por último, en la columna ‘Valor’ escribiremos la palabra ‘No’. Con este último paso, hemos construido la condición que necesitamos. (Ver Imagen 14.40)

358

Imagen 14.40 - Detalle de la condición ‘Sólo residentes datos de alta’ o lo que es lo mismo ‘Residentes de baja igual a No’

Dos, sólo queremos los residentes que sean diabéticos.Los pasos a seguir para establecer la siguiente condición son idénticos a los de la condición anterior, salvo que ahora hay que seleccionar la Patología de la tabla de PATOLOGIAS en la pantalla de Selección de Campos. La pantalla de Criterios de Selección presentaría después de seguir los pasos, el siguiente aspecto:

Imagen 14.41 - Detalle de los criterios de selección que hay que definir para el ejemplo propuesto

6. Una vez establecidos los criterios de selección, pinchamos en el botón ‘Aceptar’. Volveremos a la pantalla del diseñador de plantillas; una vez de vuelta, podemos ya guardar nuestra plantilla, dándole un nombre como ‘Listado de Residentes Diabéticos’, en el directorio ‘Plantillas’ dentro del ordenador servidor.

14.5. Definición de parámetros en los Criterios de Selección del Diseñador de Plantillas

Para entender el gran abanico de posibilidades que permite la utilización de parámetros vamos a ver un ejemplo detallado de una plantilla que nos permita saber una relación de Residentes que posean una cierta patología que, en el momento de la impresión del listado, ResiPlus nos solicitará. Para conseguir esto, vamos a generar una plantilla con una tabla en la que aparezcan ciertos datos de Residentes (código, nombre, edad y fotografía); además estableceremos un criterio de selección que nos permita especificar que sólo queremos a los Residentes datos de alta y que posean una patología que, en el momento de la impresión, especificaremos.

Los pasos a seguir son los siguientes:

359

1. Abrimos el Diseñador de Plantillas de Documentos y generamos una plantilla en blanco y vacía, pinchando en el botón de Nuevo. (Ver Imagen 14.42)

Imagen 14.42 - Pantalla del Diseñador de Plantillas de Documentos, con una plantilla en blanco

2. Pinchamos dentro del documento de Word que nos aparece en blanco, el lugar donde deseemos que ResiPlus coloque la tabla de residentes. Seguidamente pinchamos el

botón Elegir Campo . Nos aparecerá la pantalla de Selección de Campos. Pinchamos en el nodo Residentes y aparecerán todos los campos. Manteniendo pulsada la tecla CONTROL, seleccionamos los campos que queremos que aparezcan como columnas de la tabla; estos son: código, edad, fotografía y el nombre. (Ver Imagen 14.43)

360

Imagen 14.43 - Detalle de la pantalla de selección de campos

3. Seguidamente pinchamos en el botón ‘Añadir Campos’ que aparece en la esquina superior derecha. ResiPlus, automáticamente generará una tabla con los campos seleccionados. (Ver Imagen 14.44)

Imagen 14.44 - Estado del Diseñador recién introducida la tabla de residentes con los campos seleccionados

4. Observe como en el árbol de la izquierda aparece la tabla de residentes (N# RESIDENTE) y colgando de ella las columnas de las que se compone (Código, Edad, Fotografía, Nombre). El orden de las columnas es estrictamente alfabético; este orden es posible cambiarlo moviendo las columnas de igual manera que se hace en Word. Seguidamente vamos a definir dos criterios de selección; uno para que aparezcan sólo los Residentes dados de alta y otro sólo los residentes que posean una determinada

patología. Para ello pinchamos en el botón de Criterios de Selección ; aparecerá la pantalla de Criterios de Selección (Ver Imagen 14.45)

Imagen 14.45 - Pantalla de Criterios de Selección.

5. La pantalla de ‘Criterios de Selección’ muestra una lista donde podemos especificar tantos criterios como queramos. Cada criterio de selección especifica una condición que

361

deben cumplir los residentes para que aparezcan en la tabla de la Imagen 14.44. En nuestro ejemplo, tenemos dos condiciones:

Una, sólo queremos los residentes dados de alta.Para especificar esta condición debemos poner en la columna ‘OP.’ el valor ‘Y’.

Después pincharemos en el botón , para seleccionar el campo ‘De Baja’ de la ventana de ‘Selección de Campos’ (Ver Imagen 14.46).

Imagen 14.46 - Selección del campo que establecerá la condición del criterio de selección

Seguidamente en la columna ‘Operador’ seleccionaremos ‘=’. (Ver Imagen 14.47)

Imagen 14.47 - Selección del operador ‘=’

Por último, en la columna ‘Valor’ escribiremos la palabra ‘No’. Con este último paso, hemos construido la condición que necesitamos. (Ver Imagen 14.48)

362

Imagen 14.48 - Detalle de la condición ‘Sólo residentes datos de alta’ o lo que es lo mismo ‘Residentes de baja igual a No’

Dos, sólo queremos los residentes que padezcan una determinada patología, que especificaremos a ResiPlus en el momento de la impresión del listado. Para ello, definiremos un parámetro con nombre que llamaremos ‘? Patología’, colocando dicho nombre de parámetro en la columna ‘Valor’. Los parámetros con nombre se definen con un interrogante ‘?’ seguido de una fecha o palabra. Por ejemplo: ‘?Patología’, ‘?Desde Fecha’, ‘?Hasta Fecha’, etc.Los pasos a seguir para establecer la siguiente condición son idénticos a los de la condición anterior, salvo que ahora hay que seleccionar la Patología de la tabla de PATOLOGIAS en la pantalla de ‘Selección de Campos’. La pantalla de ‘Criterios de Selección’ presentaría después de seguir los pasos, el siguiente aspecto:

Imagen 14.49 - Detalle de los criterios de selección que hay que definir para el ejemplo propuesto

6. Una vez establecidos los criterios de selección, pinchamos en el botón Aceptar. Volveremos a la pantalla del diseñador de plantillas; una vez de vuelta, podemos ya guardar nuestra plantilla, dándole un nombre como Listado de Residentes de Una Patología, en el directorio Plantillas dentro del ordenador servidor.

7. Seguidamente definimos un Tipo de Documentación para la plantilla recién creada, entrando en el menú Configuración \Datos Generales \Documentación. Una vez dentro de este apartado, definiremos un nombre para el Tipo de Documentación y después la asignaremos la plantilla recién creada. Ver Imagen 14.50

363

Imagen 14.50 - Definición de un Tipo de Documentación y de las plantillas asociadas

8. Los pasos realizados hasta el momento sólo se deben realizar una sola vez, con el objetivo de diseñar la plantilla. Una vez diseñada la plantilla, sólo necesitaremos utilizarla las veces que queramos, haciendo que ResiPlus nos rellene el listado con los datos que necesitamos. Para imprimir la plantilla con el listado de Residentes, iremos al menú Residentes \Documentación donde nos aparecerá el Asistente de Impresión de Documentos. Siguiendo los pasos que nos solicita el asistente llegaremos a un punto donde ResiPlus nos solicitará el valor del parámetro que definimos en la Plantilla, en nuestro ejemplo, del parámetro ? Patología. Ver Imagen 1.10.

Una vez introducidos los valores de los parámetros, pinchamos en el botón ‘X’ para que ResiPlus continúe generando el listado.

Imagen 14.51 - Asignación de valores a parámetros en el momento de la impresión de documentos

9. Como se puede observar en la Imagen 14.51, le estamos diciendo a ResiPlus que queremos un listado de Residentes que tengan como enfermedad la Diabetes. ResiPlus, generará un listado de residentes diabéticos. Podríamos haber indicado otra enfermedad, entonces ResiPlus actuaría en consecuencia mostrando los Residentes que padecen la enfermedad que queramos. Como se puede observar, esta nueva funcionalidad es muy potente permitiéndonos tener una única plantilla definida que nos sirve para muchos listados diferentes.

10. Seguidamente se muestra el resultado del listado.

364

Imagen 14.52 - Listado de Residentes con Diabetes

14.6. Mostrar el último registro

El Diseñador de Plantillas permite imprimir documentos que contengan el último registro de una tabla, como por ejemplo un documento en el que nos aparezcan los últimos controles de enfermería y las últimas escalas médicas (Barthel, Lawton, etc.) realizadas a un Residente. Estos documentos los podríamos utilizar cuando hiciéramos una Valoración Geriátrica Integral como un documento resumen con la información que nos conviene valorar según nuestra necesidad. Vamos a ver un ejemplo de cómo se haría para que en un documento apareciera el último peso tomado al residente. Para el resto de parámetros (escalas, etc.) se haría de la misma forma.

Los pasos a seguir son los siguientes:

1. Construimos una plantilla muy sencilla en la que aparezca el nombre del residente. Ver Imagen 14.53.

2. Seguidamente, introduciremos el campo Peso de la tabla de Controles de Peso.

Para ello, pulsaremos el botón de Elegir Campo . Nos aparecerá la pantalla de Selección de Campos. Pinchamos en el nodo Residentes y seguidamente en el nodo Control Peso. Pinchamos dos veces seguidas sobre el campo Peso. Veremos como aparece en la plantilla el campo ‘Peso’ en la posición adecuada. (Ver Imagen 14.54)

365

Imagen 14.53 - Plantilla básica con el nombre del residente

Imagen 14.54 - Pantalla de Selección de Campos

3. Repetimos este proceso para el campo Fecha /Hora del Control Peso. El resultado final se muestra en la Imagen 14.55

Imagen 14.55 - Resultado final de la Plantilla de Ejemplo

4. El siguiente y último paso consiste en pinchar en el árbol de la izquierda del Diseñador el nodo llamado 1# CONTROL PESO. Veremos como al seleccionarlo

se activa el botón de Criterios de Ordenación . Pinchamos en este botón y aparecerá la ventana de ‘Criterios de Ordenación. (Ver Imagen 14.56).

366

Imagen 14.56 - Pantalla de Criterios de Ordenación

5. Seleccionamos el campo Fecha /Hora y le indicamos a ResiPlus que ordene de la Z a la A (en orden descendente). Después pulsamos el botón ACEPTAR. Con este último paso, estamos indicando a ResiPlus que ordene todos los pesos del residente por fecha y hora en orden descendente, con lo que los primeros pesos serán los más recientes, con lo que obtendremos el primer peso más reciente, o lo que es lo mismo, el último peso realizado al residente.

14.7. ¿Cómo se importa un documento existente de Word?

Si su Residencia ya posee un documento hecho en Word puede importarlo y usarlo como una plantilla de documentos de ResiPlus. De esta forma puede seguir usando sus documentos anteriores pero ahora de una forma más automática porque ResiPlus rellenará los campos automáticamente con los datos de su base de datos.

Para importar un documento existente debe seguir los siguientes pasos:

1. Copiar el documento de Word al directorio Plantillas de ResiPlus. Este directorio suele estar en C:\Archivos de Programa \ADD Informática \ResiPlus \Datos \Plantillas. Para copiar su documento a este directorio puede abrirlo con el Word y luego usando la opción Guardar Como del menú Archivo, guardarlo en el directorio Plantillas de ResiPlus.

2. En ResiPlus pinche con el ratón en el botón del Diseñador de Plantillas de la barra de herramientas. El botón es el que tiene dibujadas las letras A, B y C.

3. Verá la pantalla del Diseñador de Plantillas. En el Word (parte derecha) abra el documento del directorio Plantillas de ResiPlus que acaba de grabar en el paso anterior.

4. Al abrir el documento un mensaje le indicará que el documento no es una plantilla reconocida por el Diseñador de Plantillas y le preguntará si desea transformar el documento a una plantilla válida. Hay que responder que Si.

5. Ahora ya tiene su documento en el Diseñador de Plantilla y puede modificarlo o añadir campos de ResiPlus. Una vez lo ha modificado y ha añadido los campos necesarios debe guardarlo, crear un tipo de documentación y ya podrá disponer de su documento como si se tratase de cualquier otra plantilla de ResiPlus. Para saber cómo se añaden los campos, cómo se crea el tipo de documentación o como se usa una plantilla consulte el Ejemplo 1 de este mismo apartado.

14.8. Anidar Tablas.

14.8.1. ¿Qué es Anidar Tablas?

Anidar tablas supone poner una de ellas en función de la otra, o lo que es lo mismo, mostrar tantos valores de una segunda tabla como coincidan con un valor concreto de la primera.Quizá un ejemplo nos permita ver mejor la potencia de esta novedad para el Diseñador de Plantillas: A partir de esta versión, podremos insertar en nuestras plantillas una tabla de dos columnas que nos muestre, en la columna izquierda, el nombre de nuestros residentes y en la de la derecha tantas líneas como patologías, o alergias padezca (por poner un ejemplo).

367

En la práctica, esto supone que podremos elegir, en el árbol de Selección de Campos del Diseñador, dos tablas simultáneamente, siempre y cuando una se encuentre “dentro” de la otra.

Imagen 1. Selección de campos

14.8.2. ¿Como se Anidar Tablas?

Para anidar tablas, los campos y tablas se seleccionan de igual manera que antes, (seleccionando tanto los campos como el nombre de la tabla a la que pertenecen) utilizando la tecla Control para ir añadiendo elementos hasta un máximo de dos nombres de tablas, con sus campos correspondientes. Los campos seleccionados presentan un fondo de color azul.

Siguiendo con los ejemplos expuestos en el punto anterior, anidar las tablas de Residentes y Patologías, o las de Familiares y Direcciones, supone crear una única tabla con tantas líneas por cada residente como patologías padezca y tantos residentes como padezcan alguna patología; o, en el segundo caso, tantas líneas por familiar como direcciones tenga este y tantos familiares como tengamos con direcciones introducidas.

Imagen 2 y 3. Seleccionar campos sueltos y para diseñar una tabla

368

Tabla de primer nivel

Campos de la primera tabla

Tabla de segundo nivel

Campos de la segunda tabla

Icono de tabla

Iconos de campo

Selección de una tabla

Selección de campos sueltos

Este ejemplo devolverá una tabla de todos los familiares con todas las direcciones que tengamos de cada uno de ellos.

Imagen 4. Seleccionar dos tablas anidadas.

14.8.3. Criterios de Ordenación.

Para aplicar los criterios de ordenación a las tablas anidadas deberemos seguir los pasos habituales a la hora de utilizar estos criterios, pero teniendo en cuenta una serie de cuestiones:

1. Los criterios de ordenación sólo se pueden establecer desde la tabla principal. En el ejemplo que vemos en la Imagen 4, la tabla principal sería PERSONAL.

2. Recomendamos definir los criterios de ordenación al acabar de diseñar la plantilla. Si los determinamos y luego modificamos el orden de las columnas habrá que definir la ordenación otra vez.

3. Recomendamos que en la primera columna aparezca el campo por el cual queremos obtener el listado. Es decir, si un listado con RESIDENTES Y PATOLOGÍAS queremos extraerlo en función de las patologías, deberemos situar éstas en la primera columna.

4. Se ha establecido que los registros de la primera columna que tengan los mismos datos no se repitan para que resulte más sencillo visualmente el listado. Es decir, en el mismo ejemplo anterior, las patologías sólo aparecerían una vez y según cada una de ellas, todos los residentes incluidos en cada una de ellas.

14.8.4. Criterios de Selección.

Los criterios de selección, a diferencia de los de ordenación, han de definirse para cada una de las tablas por separado. El funcionamiento es igual al de las tablas sin anidar.

369

Selección de dos tablas anidadas

1ª Tabla.

2ª Tabla

15. Indicadores de Calidad de la Comunidad Valenciana

En este capítulo explicaremos someramente cómo ResiPlus da soporte a los Indicadores de Calidad de la Comunidad Valenciana. Existen 33 indicadores de los cuales algunos de ellos no tienen aplicación informática.

Paulatinamente se irán confeccionando nuevos anexos al presente manual con los que iremos explicando más detalladamente el funcionamiento de los indicadores en ResiPlus. Esto es debido a que en el momento de la confección de este manual ya hay residencias que están siendo evaluadas y que nos están proporcionando valiosa información que nos permite ir adaptando ResiPlus a las necesidades que en estos momentos se están requiriendo.

INDICADOR Nº 1.-

ResiPlus da soporte al indicador Nº 1 a través del diseñador de plantillas de documentos. Debéis diseñar una plantilla en la que aparezca toda la información que requiere el indicador Nº 1. Después debéis asignarla a un tipo de documentación (normalmente a la documentación al ingreso); de esta forma, cuando imprimáis la documentación al ingreso ResiPlus también imprimirá la plantilla correspondiente a la información que se solicita en el indicador Nº 1.

INDICADOR Nº 2.-

En la ficha de residentes en el apartado ‘General \Datos Adicionales’ existe una nueva tabla llamada ‘Personal de Referencia al Ingreso’ donde se ha de especificar residente por residente el o los profesionales de referencia asignados. El indicador hace referencia a un solo profesional; nosotros hemos entendido que sería más versátil poder especificar más de uno, principalmente por motivos de horarios de trabajo. El listado que requiere el indicador se encuentra en ‘Listados de Residentes \Listado Profesionales de Referencia’.

INDICADOR Nº 3.-

Para poder implementar este indicador ResiPlus ha añadido las siguientes opciones:1. Nueva valoración de Tinneti y de Norton en la ficha de Residentes en el apartado

‘Médico \Valoraciones \Escalas Varias’. El funcionamiento es idéntico al resto de escalas.

2. Nuevo control de la Talla en la ficha de Residentes en el apartado ‘Enfermería \Controles \Talla’. El funcionamiento es idéntico al resto de controles. Existe la posibilidad de hacer gráficas.

3. Se han añadido todas las valoraciones de la Dimensión Social en la ficha de Residentes en el apartado ‘Equipo Interdisciplinar \Trabajador Social \Datos \Dimensión Social’.

INDICADOR Nº 4 y 5.-

Ambos indicadores se han implementado en ResiPlus a través de una nueva opción llamada ‘Reuniones Interdisciplinares’ que se encuentra en el menú principal en ‘Residentes \Reuniones Interdisciplinares’.

INDICADOR Nº 6.-

Con motivo de este indicador ResiPlus ha incorporado un nuevo apartado para el Dietista. Este apartado se encuentra en la ficha de los Residentes en ‘Equipo Interdisciplinar \Dietista’. En este apartado es donde se deben especificar los datos como preferencias, alergias, etc.

370

para confeccionar el listado de planificación y preparación de dietas que se haya en ‘Listados de Residentes \Listado de Planificación de Dietas’.

INDICADOR Nº 7.-

Para poder realizar una valoración del riesgo nutricional, ResiPlus ha incorporado uno de los métodos de valoración de riesgo que aparecen en el indicador. En la ficha de los Residentes en apartado ‘Enfermería \Controles \Peso’ hemos añadido una columna ‘% Variación’. Esta columna indica la variación de peso con respecto al peso basal (la primera medición del peso al ingresar en la residencia); ResiPlus calcula este valor automáticamente.

INDICADOR Nº 8.-

En este indicador ResiPlus tiene poco que aportar, salvo que a través de diseñador de plantillas se puede definir una en la que se especifique y se documente los criterios que requiere el indicador que se cumplan. De todos modos, estamos abiertos a cualquier sugerencia o mejora, sobre todo en lo referente al control de caducidades.

INDICADOR Nº 9.-

Para implementar este indicador ResiPlus ha añadido a su sistema de control de cambios de tratamiento un nuevo impreso que se debe imprimir cada vez que el médico cambie la medicación. Este impreso se imprime desde el apartado ‘Médico \Tratamiento’ en la ficha de los Residentes.Por otro lado, el registro de dosis no administradas se puede llevar apuntando las incidencias en la Hoja de Control de Preparación y Administración de Fármacos o bien mediante el Asistente de Incidencias en la Administración de Medicamentos que se encuentra en el menú ‘Medicamentos \Incidencias Medicamentos’.

INDICADOR Nº 10.-

ResiPlus da soporte a este indicador mediante la nueva valoración de Norton que ya se ha comentado en el Indicador Nº 3 y con la confección de un listado que nos indica que resistentes necesitan periódicamente ser evaluados. El listado se encuentra en ‘Listados de Residentes \Valoraciones periódicas por riesgo de úlceras por presión’. Para que un residente aparezca en este listado debemos señalarlo en su ficha en el apartado ‘Medico \Datos Médicos’.

INDICADOR Nº 11.-

Este indicador requiere un listado con la relación de todos los residentes que requieren ser movilizados. Este listado se encuentra en ‘Listados de Residentes \Listado Residentes que necesitan movilización’. Para que un residente aparezca en este listado debemos señalarlo en su ficha en el apartado ‘Médico \Datos Médicos’.

INDICADOR Nº 12.-

ResiPlus da soporte a este indicador mediante un registro de caídas por residente. Cada vez que se produce una caída, ésta debe ser registrada en la ficha del residente en el apartado ‘Enfermería \Controles \Caídas’.Adicionalmente, ResiPlus incorpora una estadística para la cuantificación de las caídas y su posterior estudio por zonas. Esta gráfica se encuentra en ‘Listados de Residentes \Estadísticas de caídas’.

INDICADOR Nº 13.-

371

Este indicador se haya implementado en ResiPlus en la ficha de los Residentes en el apartado de ‘Equipo Interdisciplinar \Animador Socio Cultural’. En este apartado se pueden especificar las actividades que el residente ha realizado.Por otro lado, ResiPlus dispone de una estadística que nos indica el % de actividades que realiza un residente o el conjunto de los mismos. Esta estadística se encuentra en ‘Listados de Residentes \Estadísticas de actividades del TASOC’.

INDICADOR Nº 14.-

Este indicador se haya implementado en ResiPlus en la ficha de los Residentes en el apartado de ‘Equipo Interdisciplinar \Fisioterapeuta’. En este apartado se pueden especificar las actividades que el residente ha realizado.Por otro lado, ResiPlus dispone de una estadística que nos indica el % de actividades que realiza un residente o el conjunto de los mismos. Esta estadística se encuentra en ‘Listados de Residentes \Estadísticas de actividades del Fisioterapeuta’.

INDICADOR Nº 15.-

Este indicador se refiere a una serie de protocolos que debe disponer la Residencia de forma escrita y documentada. Ya que los protocolos son particulares de cada centro, ResiPlus no los incorpora, pero si es posible diseñarlos o incluso importarlos si ya están realizados con el Diseñador de Plantillas de Documentos.

INDICADOR Nº 16.-

Con el uso de ResiPlus mucha de la información diaria se encuentra alojada dentro de nuestra aplicación. Garantizar que el acceso a la misma esté restringido sólo a las personas autorizadas fue, desde el primer momento, una pieza clave en el desarrollo de nuestro producto. El sistema de seguridad y de permisos de acceso que implementa ResiPlus cumple con el criterio de preservación de la confidencialidad que impone este indicador.

INDICADOR Nº 17.-

No existe soporte para este indicador en ResiPlus. Estamos abiertos a cualquier sugerencia acerca de este indicador y su posible aplicación informática.

INDICADOR Nº 18.-

No existe soporte para este indicador en ResiPlus. Estamos abiertos a cualquier sugerencia acerca de este indicador y su posible aplicación informática.

INDICADOR Nº 19.-

Para este indicador ResiPlus incorpora un nuevo apartado que se encuentra en el menú principal en ‘Residentes \Encuestas Satisfacción’. En este apartado se introducen los resultados de las encuestas de forma totalmente anónima. Por otro lado, la hoja a rellenar por el encuestado puede diseñarse con el Diseñador de Plantillas de Documentos.Adicionalmente, hemos introducido una estadística para el estudio y valoración de las encuestas. La estadística es accesible desde ‘Listados de Residentes \Estadísticas de Encuestas de Satisfacción’.

INDICADOR Nº 20.-

ResiPlus dispone de un nuevo apartado donde se puede n introducir las sugerencias y /o reclamaciones planteadas por los residentes, familiares, personal y comunidad. Este apartado se encuentra en el menú ‘Residentes \Sugerencias y Reclamaciones’.Para la evaluación posterior de los datos ResiPlus ha añadido una gráfica estadística y parametrizada que se encuentra en ‘Listados de Residentes \Estadísticas de Sugerencias y Reclamaciones’.

372

INDICADOR Nº 21.-

No existe soporte para este indicador en ResiPlus. Estamos abiertos a cualquier sugerencia acerca de este indicador y su posible aplicación informática.

INDICADOR Nº 22.-

ResiPlus da soporte a este indicador a través del diseñador de plantillas de documentos. Cada residencia puede a su gusto diseñarse un registro de las diferentes actividades que se han realizado con la familia. Se puede apreciar un posible modelo en la documentación que se entregó por parte de AERTE en la última reunión sobre indicadores que se realizó. De todos modos, estamos abiertos a cualquier sugerencia acerca de este indicador y su posible aplicación informática.

INDICADOR Nº 23.-

No existe soporte para este indicador en ResiPlus. Estamos abiertos a cualquier sugerencia acerca de este indicador y su posible aplicación informática.

INDICADOR Nº 24.-

ResiPlus da soporte a este indicador a través del registro de Asambleas de Residentes. Para acceder a este apartado pinchamos en el menú Residentes \Asambleas.

INDICADOR Nº 25.-

ResiPlus da soporte a este indicador a través de la información que se registro en el apartado de Equipo Interdisciplinar \Animador Sociocultural en la ficha de los residentes. Además, para el estudio anual se ha incorporado una estadística gráfica de actividades que se encuentra en Listados de Residentes \Estadísticas de Actividades del TASOC.

INDICADOR Nº 26.-

ResiPlus da soporte a este indicador mediante una nueva pestaña añadida al Equipo Interdisciplinar que se denomina Dietista, añadida a la ficha de los residentes. Por otro lado, se han incorporado un listado adicional en Listados de Residentes \Listado de Residentes que necesitan ayuda en las comidas; y en Listados de Personal \Listado Personal Soporte en las Comidas.

INDICADOR Nº 27.-

No existe soporte para este indicador en ResiPlus. Estamos abiertos a cualquier sugerencia acerca de este indicador y su posible aplicación informática.

INDICADOR Nº 28.-

No existe soporte para este indicador en ResiPlus. Estamos abiertos a cualquier sugerencia acerca de este indicador y su posible aplicación informática.

INDICADOR Nº 29.-

Este indicador se refiere a protocolos. Los protocolos no son estándar, luego cada residencia puede crearse los suyos y ser perfectamente válidos. En consecuencia, ResiPlus no los incorpora pero si que se requiere por parte del indicador la constancia escrita de dicho

373

protocolo. En esto sí que ResiPlus puede dar soporte incorporándolos al diseñador de Plantillas de documentos.INDICADOR Nº 30.-

No existe soporte para este indicador en ResiPlus. Estamos abiertos a cualquier sugerencia acerca de este indicador y su posible aplicación informática.

INDICADOR Nº 31.-

ResiPlus da soporte a este indicador a través de la nueva opción dentro del menú Residentes de Reuniones Interdisciplinares. Dentro de esta opción existe la posibilidad de tener un histórico de todas las reuniones Interdisciplinares realzadas y de los temas tratados en cada una de ellas, así como de la impresión de las actas firmadas por todos los asistentes.

INDICADOR Nº 32.-

No existe soporte para este indicador en ResiPlus. Estamos abiertos a cualquier sugerencia acerca de este indicador y su posible aplicación informática.

INDICADOR Nº 33.-

Este indicador nos indica que debe existir un dossier con toda la información del residente. ResiPlus da soporte a este indicador dado que cualquier información almacenada electrónicamente puede ser impresa con listados e informes específicos o bien a través del diseñador de plantillas de documentos. Por otro lado, no hay que olvidar que el soporte informático que ofrece ResiPlus nos permite acceder a la información de manera mucho más eficiente y rápida desde cualquier lugar y por cualquier profesional que si se hiciera por el método tradicional de las carpetas y papeles escritos.

374

16. Registro de Acceso

Con esta funcionalidad ResiPlus cumple con unos de los principales requisitos que obliga la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD). Es imprescindible un registro de todos los accesos efectuados por los usuarios de ResiPlus, indicando usuario que ha accedido, la fecha y la hora, el apartado accedido, etc.

El registro se realiza automáticamente cada vez que un usuario realiza una operación sobre ResiPlus. Por ejemplo, si un usuario consulta la ficha de un residente, añade un familiar, borra una patología, etc. ResiPlus almacena dicho acceso en una base de datos diferente a la de la residencia, en el servidor.

Existe una pantalla donde podemos consultar el registro de acceso de usuarios. Para acceder a dicha pantalla debemos ir al menú ‘Seguridad \ Registro Acceso’. (Ver Imagen 16.1).

NOTA: Si la opción ‘Registro Acceso’ no aparece en el menú ‘Seguridad’ debe configurar adecuadamente los permisos en ‘Grupos y Usuarios \ Registro Acceso Usuarios’. Además, la base de datos de registro de acceso debe existir en el servidor. Si no está instalada, no aparecerá el submenú ‘Registro Acceso’ dentro del menú ‘Seguridad’.

Imagen 16.1 - Detalle de la pantalla de consulta del Registro de Acceso de Usuarios

Como se puede observar en la imagen anterior, la pantalla de consulta del registro de acceso se compone de las siguientes partes:

Base Datos Registro: En este campo se ha de especificar la ruta donde se encuentra la base de datos que almacena el registro de acceso de usuarios. Por defecto, aparecerá la base de datos que se encuentra en el servidor en el directorio ‘Datos \Registro Acceso’. Es posible seleccionar otra base de datos que contenga el registro de acceso de usuarios; esta utilidad se puede utilizar para consultar copias de seguridad de la base de datos del registro de usuarios, ya que el tamaño de la misma puede llegar a ser con el tiempo muy grande.

Todos los puestos: Marque esta opción si desea que se muestren los registros de acceso de todos los ordenadores de la red. Bajo esta opción existe un desplegable que nos permite seleccionar si queremos los registros de acceso de un puesto determinado.

375

Todos los usuarios: Marque esta opción si desea que se muestren los registro de acceso de todos los usuarios. Bajo esta opción, existe un desplegable que nos permite seleccionar si queremos los registros de acceso de un usuario determinado.

Desde Fecha: Indique la fecha y hora a partir de la cual mostrar los registros de acceso. Por defecto, indica el día de hoy a las 00:00 horas.

Hasta Fecha: Indique la fecha y la hora hasta la cual mostrar los registros de acceso. Por defecto, indica el día de hoy a las 29:59 horas.

De Cualquier Fichero: Marque esta opción si desea que se muestre el registro de acceso de cualquier apartado de ResiPlus. Para ver sólo los registros de un apartado concreto, seleccione del desplegable inferior el apartado que desee. Adicionalmente, si desea mostrar los accesos no sólo a un apartado concreto sino a cualquier apartado dentro del mismo, marque la opción ‘Incluir Ficheros Relacionados’.

Descripción Registro Accedido: Escriba aquí cualquier cadena de texto que desee buscar en los registros de acceso. Por ejemplo, ResiPlus indica el nombre del residente al que se accede cuando se consulta una ficha; podemos escribir en este apartado su nombre entre ‘%’ para encontrar todos los registros de acceso de un residente determinado. Ejemplo: %Juan Pérez %

Tipo de acceso: Indique el tipo de acceso que desea consultar. Por ejemplo, si desea saber sólo los registros de acceso que tienen que ver con altas en las fichas de los residentes marque la opción ‘Sólo Añadir’.

Lista del resultado de la consulta: En la lista inferior de la pantalla aparecerán los registros de acceso que cumplan los criterios elegidos. Para que esta lista se actualice debe seleccionar los criterios de consulta y después pulsar el botón ‘Consultar’. Ya que la información almacenada en el registro de acceso es muy densa, puede que tarde algunos segundos la consulta que haya elegido.

376

17. Programa Herramientas.

17.1. Copias de seguridad.

El hecho de haber migrado las bases de datos del programa desde Access a SQL Server ha variado la forma de hacer las copias de seguridad. Es muy importante seguir las instrucciones puesto que el método antiguo de copiar y pegar NO FUNCIONA, con lo que aunque hayamos copiado la carpeta, esta copia NO CONTIENE TODOS NUESTROS DATOS.Para realizar la copia adecuadamente hemos desarrollado una herramienta apropiada al funcionamiento de nuestras nuevas bases de datos. Los pasos a seguir son los siguientes:

1. Doble clic sobre el icono Herramientas que generó ResiPlus en nuestro escritorio en el momento de su instalación. Si lo hemos eliminado podremos acceder desde Inicio / Programas / ResiPlus.

2. En la pantalla de Inicio de Sesión seleccionamos Acceso Total y como contraseña introducimos “Admin” y hacemos clic sobre Aceptar.

3. En la siguiente pantalla dejamos seleccionado “Hacer copia de seguridad” y click sobre Siguiente.

377

4. En esta pantalla elegiremos la ruta donde guardaremos nuestra copia, pulsando sobre el icono de la derecha accederemos a la pantalla de elección de directorio.

Aquí seleccionamos la ruta y creamos la carpeta de destino si es que no existe todavía (con Nueva Carpeta). Aceptamos, lo que nos devolverá a la pantalla anterior y, una vez allí, Procedemos.

4. Observamos ahora como copia nuestros archivos y, una vez concluido el proceso obtendremos un mensaje indicándonos su finalización. Ya podemos salir, nuestra copia ya se ha realizado.

378

5. Por último, algunas recomendaciones: Es conveniente grabar los archivos generados por el proceso de copia en un

formato externo (CDS, Zip..etc.) En caso de utilizar CDS reescribibles (CD-RW), es conveniente usar más de uno y

alternarlos, puesto que el extravío o avería de alguno de ellos puede echar al traste nuestras prevenciones.

Si utilizamos CD-R con Multisesión no es conveniente hacer más de 12 a 15 sesiones.

Los archivos generados por el proceso de copia de seguridad, no está de más mantenerlos un tiempo en su carpeta de destino o crear subcarpetas nuevas para cada copia (para distinguirlas más fácilmente). Toda precaución es poca ante la amenaza de pérdida de trabajo.

Es conveniente sacar estas copias diariamente. Si no es posible, al menos una o dos veces a la semana, dependiendo del volumen de información que introduzcamos o modifiquemos diariamente.

Antes de realizar cualquier acción que implique reinstalar/ actualizar el sistema operativo o formatear el SERVIDOR (el ordenador con el SQL Server y las bases de datos) es aconsejable que nos llaméis para aconsejaros sobre los pasos a seguir.

17.2. Programación de Copias.

17.2.1. Nuevo programa de Herramientas.

Las diferencias principales, de cara al usuario, del nuevo programa de Herramientas son: una nueva interfaz (aspecto de la pantalla), nuevas opciones para la copia instantánea y la posibilidad de programar las copias de seguridad desde el servidor.Al margen de esto, tanto el acceso como el resto de opciones, incluida la copia manual, permanecen inalteradas.Para entrar por primera vez al programa habremos de introducir la contraseña: “Admin”, más tarde ésta podrá ser configurada.

379

Hacer copia instantán

Pantalla de selección de la operación a realizar.

17.2.2. Nuevas opciones de las copias instantáneas.

La opción Hacer copia de seguridad ahora también ha sufrido modificaciones, básicamente se han habilitado nuevas opciones:

Configuración de copia instantánea.

Las novedades en esta pantalla consisten en poder especificar qué queremos que se incluya en la copia y de qué empresa (sólo útil en caso de disponer de varias empresas creadas en la aplicación). 17.2.3. Programación de Copias.

El hecho de poder programar copias nos va a permitir evitar olvidos o descuidos, aumentando así la tranquilidad proporcionada por un sistema de copias automatizado que se encarga de velar por la seguridad de nuestros datos. Podremos especificar al programa de copias que saque una copia de seguridad diariamente y la copie en una determinada carpeta. También podremos pedirle que mantenga un número determinado de copias sobrescribiendo las antiguas cuando este número sea superado, o que saque la copia los miércoles y sábados de cada semana, por poner algunos ejemplos.Recordar, una vez más la conveniencia de almacenar la copia en un medio externo (CD, DAT... etc.), o mejor aún, en ambos: carpeta del disco duro primero, para posteriormente copiar a un medio externo (al menos algunas de las copias).

17.2.3.1. Programación de Copias de Seguridad.

380

Cambiar la contraseña para acceder al programa de Herramientas desde este equipo.

Compactar las Bases de Datos

Restaurar una copia

Borrar una copia ya realizada.

¿Dónde se guardará la copia?

Crear programaciones para automatizar las copias (sólo en Servidor)

Selección en caso de multiempresa

¿Qué quiero incluir en la copia?

Comentario descriptivo, para identificar posteriormente la copia

La pantalla de Edición de Programaciones, sólo disponible en el equipo servidor, nos permite elegir la acción a realizar con la programación: Crear, Modificar, Borrar y ver Log (resultados de cada copia).La opción de Modificar trabaja sobre la misma pantalla de creación que veremos más adelante, y Borrar y ver Log requieren seleccionar una programación y pulsar en Siguiente.

Pantalla de Edición de Programaciones

17.2.3.2. Configurar la programación.

La pantalla de programación nos permite configurar la copia para que se ajuste a nuestras necesidades. Una vez rellena, pulsando Aceptar quedarán grabados nuestra configuración.

Pantalla de Configuración de Copias.

17.2.3.2.1. ¿Dónde dejo la copia?

La copia se almacenará en la ruta especificada en Destino con el nombre correspondiente a la fecha y hora de la copia como se puede ver en Descripción (es configurable).

Para especificar una ruta diferente bastará con pulsar sobre el botón

17.2.3.2.2. ¿Que copio?

El contenido de la copia se puede seleccionar marcando o desmarcando las casillas del apartado ¿Qué incluye esta copia?.La BD General incluye los datos de nuestros residentes, personal, proveedores..., el resto, los diferentes complementos: Documentos, Plantillas (incluidas en la carpeta del mismo

381

Eliminar Programación

Nueva Programación

Modificar Programación

Cambiar el lugar de almacenamiento

Ruta en que se guardará

Cuando se realizará la copia

¿Qué vamos a copiar?

Descripción del tipo de copia

Configuración de los avisos

Nº de copias que se guardarán

Ver el registro de incidencias de las copias de una

nombre), Registro de Acceso, Informes, Tareas (nuevo módulo que aparecerá en breve) y las Fotos. Las opciones marcadas entrarán en la copia.

17.2.3.2.3. ¿Cuando hará la copia?

En Programación podemos encontrar la información del momento en qué se realizará la copia. Día o días de la semana, hora y número de copias que guardará. Este último parámetro hace referencia al número de copias por programación que guardará el programa, sobrescribiendo las más antiguas al superar esa cifra. Es decir, en el caso del ejemplo, guardará cinco copias y cuando llegue a la sexta se borrará la primera para copiar la última.Hay que tener en cuenta que, en el caso de tener varios tipos de copia definidos y que se almacenen en la misma carpeta cada programación respetará de forma individual el número máximo de copias a almacenar.

17.2.3.2.4. Configuración de Avisos.

Los avisos o Notificaciones se enviarán a las direcciones de correo incluidas en la columna E-mail con un texto indicando el resultado, en Observaciones podemos anotar algún recordatorio (no se envía). Podemos seleccionar enviar aciertos, errores o ambos, marcando, o no, sus opciones en la parte inferior.

17.2.3.3. Resultados.

Los resultados obtenidos por nuestras copias se pueden consultar en esta ventana. Desde Programación de Copias, el botón Ver Log nos llevará hasta ella.

Ventana de Log o Resultados.

En Tipo aparecerá Acierto o Error según el resultado, Fecha muestra el momento de la copia, y Log un texto indicativo del acierto o error.

17.2.4. Mapa del programa.

382

Acierto o Error.

Fecha de cada copia.

Hacer una copia de seguridad ahora

HERRAMIENTAS.NET

Restaurar una copia

Borrar una copia

Compactar BD

Cambiar clave de acceso

Descripción del resultado (Log).

Programaciones

Opciones disponibles sólo en el Servidor.

17.3. Cambios en el programa Herramientas.

17.3.1. Información sobre la versión de ResiPlus en la Copia de Seguridad.

A partir de esta versión, el programa de Herramientas incluirá información sobre la versión de ResiPlus en las copias de seguridad que genere. Podremos ver dicha versión cuando seleccionemos la opción de restaurar una copia de seguridad, en la columna Versión ResiPlus del Historial de Copias.

383

Ver Log.Borrar Programación

Modificar una Programaci

Nueva Programación

Fig. 1: Versión de ResiPlus en la copiaNota: aquellas copias que se hayan realizado con el programa de Herramientas antiguo no incluyen esa información, por lo que no aparecerá la versión en el Historial de Copias.

17.3.2. Restauración Total y Parcial.

Después de haber seleccionado la copia que deseamos restaurar, el programa nos mostrará el siguiente mensaje:

Fig. 2: Mensaje sobre el tipo de restauración

Es posible seleccionar la opción de restaurar el contenido completo de la copia de seguridad, o bien de restaurar solamente una parte. La opción más habitual corresponde a la restauración total, pero hay situaciones en las que nos puede interesar restaurar una parte, cómo por ejemplo si la copia incluye varias empresas y no queremos restaurarlas todas, o si la copia incluye bases de datos que no queremos restaurar (General, Informes, Documentos, Tareas, o Registro de Acceso).

Nota: el mensaje no se mostrará si se detecta que la copia de seguridad no incluye las mismas empresas que las existentes en el servidor, ya sea por el número de empresas o porque las bases de datos no coinciden. En este caso el programa mostrará directamente la misma pantalla que si hubiéramos optado por hacer una restauración parcial.

17.3.3. Selección de empresas

En esta pantalla podremos seleccionar las empresas de origen (incluidas en la copia de seguridad y que deseamos restaurar) y las de destino (existentes en el servidor y que van a ser reemplazadas).

384

Como podemos apreciar en la siguiente imagen, en la parte izquierda de la tabla de empresas tenemos el código y el nombre de las empresas de origen, y en la parte derecha el código y el nombre de las empresas de destino.

Fig. 3: Empresas por restaurar

Nota: es posible que no aparezca el nombre de las empresas de la copia de seguridad y que sólo aparezca el código. Es debido a que en versiones anteriores del programa de Herramientas no se guardaba esa información en las copias.

17.3.4. Selección de las bases de datos.

En la última pantalla de restauración, podremos seleccionar aquellas bases de datos que estén incluidas en la copia de seguridad y que deseemos restaurar. Las bases de datos que no estén incluidas en la copia aparecerán sin marcar y deshabilitadas. Por defecto, la base de datos de usuarios está desmarcada y las demás marcadas. Si la copia de seguridad contiene archivos de plantillas y /o fotos, estos siempre se restaurarán en las carpetas correspondientes.

385

Fig. 4: Bases de datos por restaurarLa base de datos de Usuarios contiene los Grupos y Usuarios de las empresas, además de la configuración de las empresas.

La base de datos de Informes contiene los informes y tipos de informes de una empresa.

La base de datos de Documentos contiene los datos introducidos en el apartado de Gestión Documental de una empresa.

La base de datos de Tareas contiene los datos introducidos en el apartado del Planificador de Tareas de una empresa.

La base de datos General contiene todos los demás datos de la empresa.Si marcamos Usuarios, nos saldrá el siguiente mensaje:

Fig. 5: Mensaje al seleccionar Usuarios

El mensaje advierte de la precaución que debemos de tener a la hora de restaurar la base de datos de Usuarios. En un servidor en el que están instaladas varias empresas, hay que tener en cuenta que la base de datos de Usuarios es común para todas las empresas. Si por ejemplo hemos realizado una copia de seguridad en un centro mono empresa, es decir con una única empresa instalada, y deseamos restaurarla en un servidor multiempresa (como una central que contiene varios centros), no se debe de restaurar la base de datos de Usuarios porque la copia de seguridad no incluye los usuarios de las demás empresas del servidor.

Nota: disponemos de una herramienta para los casos en los que deseamos unificar varias empresas en un servidor central y necesitamos que se vayan añadiendo los usuarios de cada una de las empresas en la base de datos de Usuarios del servidor. Para realizar dicho proceso es necesario que contacte previamente con nuestro departamento comercial.

17.3.5. Resumen de las acciones.

Después de validar la ruta de la carpeta dónde se va a restaurar la copia de seguridad y de hacer clic en Proceder, el programa de Herramientas nos mostrará un resumen de las acciones que se van a realizar en la restauración.

386

Fig. 6: Resumen antes de restaurar

Para iniciar la restauración, contestamos afirmativamente. Si en caso contrario deseamos cancelarla, contestamos negativamente y tendremos la posibilidad de volver a configurar el tipo de restauración o de salir del programa.

387

18.Módulo Gestión Documental.

18.1. Introducción.

Este módulo permite el almacenamiento de imágenes dentro de la base de datos. Está orientado al almacenamiento de documentación escaneada por los usuarios, de forma que toda la información esté centralizada, y se puedan aplicar criterios de seguridad, como en el resto de apartados de ResiPlus. La procedencia de las imágenes puede ser: ficheros, escáner o cámara de fotos digital.

18.1.1. Apartados.

La forma en que se organiza la documentación es el típico árbol de carpetas de Windows, en el que creamos apartados y depositamos los documentos. Estos documentos tienen, a su vez páginas, y a cada página le podemos asociar una imagen.

19.1.2. Categorías

Las categorías son apartados que están directamente debajo de Documentación y se utilizan principalmente para las búsquedas.

18.1.3. Apartados Fijos.

Los apartados son completamente definibles. Sin embargo, hay tres apartados fijos que siempre tendremos, que son: Residentes, Personal y Proveedores. Estos apartados siempre son visibles y no se pueden eliminar ni renombrar, pero colgando de cada uno de ellos se puede crear una estructura de apartados diferente. Estos tres apartados están en función de un único elemento (residente, trabajador o proveedor). Al cambiar de residente, por ejemplo, veríamos los documentos del nuevo residente. En los apartados definidos por el usuario ( y que no cuelgan de los fijos ) no hay ninguna asociación con otra entidad, de forma que lo que se ve en cada momento es todo lo que hay.

18.1.4. Edición de apartados.

Es posible renombrar los apartados. Se hace pinchando una segunda vez en el nombre del apartado.También es posible arrastrar carpetas. Para hacerlo se pulsa el botón izquierdo del ratón sobre el elemento a mover, arrastrándolo sin soltar hasta su destino. Hay ciertas restricciones a la hora de arrastrar:No se puede arrastrar un apartado a uno de sus hijos.No se puede arrastrar un apartado cuando no se cumplen los criterios de seguridad (ver apartado de seguridad).Los apartados definidos que cuelgan de algún fijo sólo se podrán mover dentro de la estructura del árbol que cuelga del apartado fijo.Los apartados definidos que no cuelgan de fijos se pueden mover a cualquier apartado definido que no cuelgue de un fijo.

18.1.5. Permisos de apartados.

Cada apartado tiene unos permisos de seguridad por usuario y /o grupo de usuarios. Los permisos se aplican tanto al propio apartado como a su contenido. Para ver los permisos se pincha con el botón derecho sobre el apartado, en el menú emergente se pincha en Seguridad, y aparece un formulario en el que se muestran los permisos para ese apartado.

388

Gestión Documental

18.2. Documentos y Páginas.

Los documentos se visualizan como franjas horizontales en las que se muestra imagen, información de autor, fecha de creación , descripción y número de página. La imagen es una versión reducida de la primera página. Para ver las paginas que contiene cada documento se pincha en la pestaña de Páginas, estando seleccionado el documento en cuestión.Las páginas tienen un aspecto similar a los documentos. Se puede ver la imagen en modo detallado pinchando en la pestaña de Vista Detallada. Estando en modo detallado se puede hacer Zoom de la imagen, y se puede tener una vista reducida con la que uno puede moverse por la imagen (Visor a escala).Los documentos contienen páginas y éstas, a su vez, contienen imágenes y sus vistas detalladas y datos.

18.3. Seguridad.

Los permisos se asignan a las carpetas, no a los documentos individuales.Al crear la carpeta, por defecto se concede acceso total al usuario creador y al resto nada.

Se distingue entre los permisos de la carpeta y los permisos para poder modificar los permisos anteriores:

Los permisos sobre la carpeta se controlan desde una ventana de asignación en la que aparecen grupos/ usuarios y permisos. A esta ventana se accede al pinchar con botón derecho sobre la carpeta y seleccionar Seguridad.

La capacidad o posibilidad de modificar los permisos de las carpetas se controla desde Grupos y Usuarios/ Gestión Documental.

389

Páginas

Cargar

Vista Documentos

Apartados

Búsqueda

Detall

Datos de cada

página:Usuario,

Fecha, Núm. de Págs.. y

Descripción.

Categoría

Hay 3 carpetas especiales dentro del árbol que cuelgan directamente de la raíz. Son Residentes, Proveedores y Personal. Son especiales en cuanto que son fijas y aparecerán en todas las residencias (no se pueden borrar). Los permisos de los usuarios sobre estas carpetas son los mismos que tienen sobre Gestión Documental en Grupos y Usuarios. Sus permisos no son modificables desde botón derecho->Seguridad.Movimiento de carpetas. El usuario debe tener permiso de borrar en la carpeta de origen (la que vamos a arrastrar) y de creación en la de destino. Los permisos de la carpeta en si se conservan. Es posible que haya usuarios que ya no tengan visible la carpeta al moverla si la rama de destino no es visible para ellos. He comprobado que eso sucede también en el explorador de Windows.Movimiento de documentos: El usuario que haga el movimiento no puede mejorar sus permisos sobre el documento. Además debe tener permiso de borrar en origen y de crear en destino.Cuando en la ventana de asignación de permisos se produce un cambio en los permisos de una carpeta, se le preguntará al usuario si quiere aplicar el cambio sólo a esa carpeta o a todo lo que cuelga de ella. Si se responde que a todo lo que esta por debajo, se aplica no sólo el cambio que se ha hecho, sino que también se aplican los permisos de la carpeta padre sobre los hijos.Los permisos de Grupos y Usuarios son globales sobre toda la funcionalidad, y por tanto actuarán limitando los permisos que se tengan sobre todas las carpetas definidas. De esta forma si, por ejemplo, queremos que un usuario no pueda borrar documentos en ninguna carpeta, lo podemos hacer desde este elemento de seguridad.Cuando se produce un cambio de los permisos en una carpeta para el usuario actual, el cambio no se refleja inmediatamente en el estado de los botones. Hay que cambiar de carpeta o actualizar.

18.3. 1. Carpetas.

Significado de los permisos de las carpetas: VER: si se deniega el permiso, la carpeta y todo lo que cuelga de ella (incluido

subcarpetas) no se ven. Si un usuario se quita el permiso a si mismo, el cambio no se aplica hasta que actualizamos.

CREAR: creación de documentos., páginas. o carpetas MODIFICAR: modificación de documentos. o páginas. BORRAR: permite eliminar documentos., páginas. o carpetas. Para poder eliminar

una carpeta esta debe estar completamente vacía.

18.3. 2. Grupos y Usuarios.

Significado de los permisos de Grupos y Usuarios: VER: si se deniega, cuando el usuario intenta ver los permisos de una carpeta sale

una advertencia. MODIF: modificación de permisos.

390

Grupo

Permiso

Usuario

18.4. Búsqueda.

Las búsquedas se realizan sobre los documentos (no sobre las páginas).Se realizan dentro de cada categoría, que son los apartados que cuelgan directamente desde el nodo raíz (Documentación) en un primer nivel.Existen tres campos sobre los que se pueden realizar las búsquedas: autor, fecha y descripción (campos de los documentos). Las búsquedas no se realizan sobre el texto escaneado.

18.4.1. Tipos.

Para el autor y descripción las condiciones que se pueden aplicar son: “Contiene”, ”Empieza por” y “Es igual”.Para la fecha las condiciones son “mayor que”,”menor que”, “igual que” y “entre fechas”.Para las categorías asociadas a elementos (residentes, personal y proveedores), las búsquedas se realizan para todos los elementos.

18.4.2. Resultados.

Al mostrar los resultados de la búsqueda se presentan los documentos encontrados, con la ruta dentro del árbol donde se encuentran y el elemento al que pertenecen (si están en función de alguno).Al mostrar los resultados de una búsqueda, cada documento mostrado estará habilitado o no para edición, en función de los permisos particulares del apartado al que pertenezca.

18.5. Carga de imágenes.

Para asociar una imagen a una página se hace a través del formulario de “Carga de Imagen”. Dentro de este formulario se muestra la información de la página, la cual es editable. Además nos permite cargar imágenes desde fichero y desde escáner. También muestra información correspondiente a la imagen como es la resolución y numero de bits por píxel. También aquí encontramos un botón Recomendaciones que nos aconsejará sobre las opciones más adecuadas para conseguir una relación correcta entre calidad y tamaño.

18.5.1. Formatos Soportados.

Podemos cargar imágenes guardadas en disco en distintos formatos: *.cmp; *.jpg; *.jff; *.jtf; *.bmp; *.tif; *.tga; *.pcx; *.cal; *.mac; *.mac; *.img; *.msp; *.wpg; *.wpg; *.ras; *.pct; *.pcd; *.eps; *.wmf . O bien podemos conectar directamente con un escáner o cámara digital y realizar una captura de imagen que pasará directamente a la zona de visualización.Tras cargar la imagen en pantalla hay que grabarla para que se almacene dentro de la base de datos. La imagen no se guarda en archivos externos, sino dentro de la propia base de datos con lo cual tenemos garantizado el acceso seguro a nuestra información usando el

391

Categorí

Autor

Fecha

Busca

Descripción

mecanismo de seguridad de ResiPlus. La imagen podemos guardarla en formato JPG con el consiguiente ahorro de espacio.

18.6. Detalle. Al visualizar una imagen en la pestaña de detalle de página disponemos de cierta funcionalidad para ver detalles de la imagen. Por un lado, disponemos de los botones + y – que nos permiten realizar un zoom de la imagen, además podemos marcar con el ratón el área de la imagen que queremos ver con detalle. Si pulsamos con el botón izquierdo y mantenemos pulsado se dibuja un rectángulo que recogerá el área que queremos ampliar. También disponemos de una ventana de visualización útil para movernos por imágenes grandes. Esta ventana nos muestra una imagen a escala de la original y un pequeño cuadrado que es la porción que actualmente se esta mostrando. Si movemos dicho cuadrado se observa que mostramos la zona de la imagen por la que nos movemos.

392

Guardar

Abrir

Zoom

Capturar

Visor a Escala

Vista Detallada

Detalle de la

Página

Datos de la página

Seleccionar cámara o escáner

Info. De PáginaApartado

Vista Previa

Datos de imagen

Recomendaciones

19. Planificador de Tareas.

19.1. Introducción.

El planificador de tareas es un módulo nuevo de ResiPlus que se ha creado para poder anotar todas las tareas que se deben llevar a cabo en la Residencia y controlar su ejecución.Las tareas pueden ser de cualquier tipo, desde tareas relacionadas con residentes (cambios posturales, vacunaciones, visitas a hospital, etc.), tareas relacionadas con el mantenimiento de la residencia (reparaciones, etc.), tareas relacionadas con personal (renovación de contratos, entrevistas, etc.) hasta tareas relacionadas con proveedores.Lo más importante es que ResiPlus permite definir todos estos tipos de tareas de una forma totalmente configurable y adaptable a cada centro.Además, el planificador permite que cada profesional del centro gestione su propia agenda, gestionando sus propias tareas, y permite la programación de tareas entre distintos profesionales, lo que mejora la comunicación entre ellos.También posibilita llevar un control de tiempos sobre las tareas efectuadas, para poder estudiar las cargas de trabajo y establecer mejor las labores a realizar por los trabajadores.Se puede acceder al Planificador de Tareas a través del menú principal de ResiPlus, desplegando la opción Planificador, siempre y cuando se tengan los permisos correspondientes en Grupos y Usuarios. Una vez allí nos aparecen las dos opciones: Tareas, en la cual generaremos las tareas y Tipos de Tareas, en ella se definen las diferentes clases de tareas.

Fig.1 Ubicación del Planificador dentro de ResiPlus

Otra manera de acceder es pulsando directamente sobre sus iconos correspondientes dentro de la barra de herramientas.

Este es el icono para Tareas y el de Tipos de Tareas es .

19.2. Introducción de Tipos de Tareas.

El Tipo de Tarea es la estructura que cada residencia establece para definir las Tareas que se realizan de manera repetitiva. Estas Tareas las definimos de antemano para que cada vez que tengamos que generarlas, no tengamos que introducir los mismos datos. Vendría a ser como una plantilla o una preconfiguración de la Tarea.

También es posible generar tareas sin haberlas planificado previamente mediante un Tipo de Tarea. Son las llamadas Tareas Libres. Se generan directamente, sin diseño previo y es aconsejable utilizarlas cuando haya que realizar una tarea puntual.

Lo primero que debemos realizar cuando vayamos a usar el Planificador de Tareas es definir los Tipos de Tareas que vamos a llevar a cabo en la Residencia. Aquí estableceremos muchas variables como sobre qué /quién se va a efectuar la tarea, quién va a realizarla, quién va a poder modificarla, cuándo se va a hacer...

A continuación vamos a ir analizando todos estos parámetros que se van presentando en diferentes apartados y pestañas dentro de la ventana principal de Tipos de Tareas.

393

Tareas y Tipos de Tareas

Planificador de Tareas

Barra de

Fig.2 Ventana principal de Tipos de Tareas

Lo primero que nos encontramos al visualizar la pantalla de Tipos de Tareas es que ésta se estructura en dos partes bien diferenciadas.La primera, la de la izquierda es similar a otros apartados de ResiPlus, por ejemplo Artículos dentro de Almacén. En ella aparece el árbol con todas las Categorías y Tipos de Tareas que hayamos creado y la barra de herramientas con la que crearemos, buscaremos, eliminaremos, etc...las categorías y tipos de tareas.En la segunda, la de la derecha aparecen diferentes campos y pestañas que nos permitirán definir el Tipo de Tarea.

19.3. Crear Categorías.

Las Categorías de Tareas son grupos en los que podemos incluir diferentes Tipos de Tareas que tengan algo en común. Cada residencia definirá las Categorías o Subcategorías como más le interese. La creación de diferentes Categorías, permite luego hacer una búsqueda rápida de los Tipos de Tareas.Ej.: Todos los Tipos de Tareas sobre las actividades del Fisioterapeuta, se pueden englobar en la Categoría de Actividades Fisio; o todos los Tipos de Tareas que sean revisar extintores, aparatos de aire acondicionados, ascensores, etc... se pueden englobar en una Categoría llamada Revisiones, que pertenezca a otra llamada por ejemplo Mantenimiento.

Para crear Categorías de Tareas debemos pinchar el primer icono que aparece dentro de la ventana de Tipos de Tareas y entonces nos aparecen dos campos de texto (Ver Figura 3):- Descripción: en el aparece por defecto “Nueva Categoría”, pero podemos sobrescribirlo y designar la categoría con el nombre que consideremos oportuno.- Observaciones: Es un campo de texto libre en el cual se pueden anotar algunas observaciones relacionadas con la Categoría.Se pueden introducir todas las Categorías y Subcategorías que se deseen. Para crear una Categoría seleccionaremos Todos y pincharemos en el icono de Nueva categoría. Para crear una Subcategoría colocaremos el cursor sobre la categoría principal o madre y cuando se haya coloreado de azul, pincharemos el mismo icono.

Fig. 3 Crear nuevas Categorías

394

Descripción

Nueva Categoría

Categorías y Tipos de Tareas

Observaciones

Se pueden eliminar categorías, siempre y cuando no tengan tipos de tareas asociados. Para

ello hay que seleccionar la categoría y accionar el icono . Una vez pulsado siempre nos aparecerá un mensaje de confirmación.Las categorías se pueden mover de lugar dentro del árbol aparece a la izquierda en la ventana principal de Tipos de Tareas. Para ello hay que hacer clic sobre una de ellas y arrastrar la categoría elegida dentro de otra categoría manteniendo el botón izquierdo del ratón pulsado.

19.4. Crear Tipos de Tareas.

Para dar de alta los distintos Tipos de Tareas, hay que seleccionar la Categoría a la que

queramos que pertenezca el tipo de tarea y pinchar el botón . Podemos crear todos los tipos de Tareas que queramos.

Una vez creados los tipos de tareas, podemos trasladarlos de unas categorías a otras dentro del árbol que aparece a la izquierda en la ventana principal de Tipos de Tareas. Para ello hay que hacer clic sobre uno de ellos y arrastrar el tipo de tarea o categoría elegido a la otra categoría manteniendo el botón izquierdo del ratón pulsado.

El icono de los Tipos de Tareas que aparecen en el árbol pueden ser de dos colores. Si el símbolo de verificación es de color rojo, se trata de un tipo de tarea normal, si es de color verde, estaremos delante de una tarea principal que tiene una o más tareas dependientes. (Ver apartado 3.2.6 Tareas Dependientes)

Fig.4 Ventana principal de Tipos de TareasTambién es posible buscar y seleccionar Categorías de tareas accionando el siguiente botón

, y aparece una ventana con todos los Tipos de Tareas ordenados por Categorías. En la parte de la derecha existen cuatro campos que nos ayudan a filtrar rápidamente según el nombre del Tipo de Tarea, de la Categoría, la Prioridad o en función de Sobre qué o quién se realiza la tarea (Ver figura 5). Se puede elegir un solo filtro o más de uno.

395

Árbol de Tipos de Tareas

HerramientasDatos Generales

Pestañas para

configurar Tipos de Tareas

Fig. 5 Búsqueda de Tipos de Tareas

Otro de los iconos que nos aparecen en la barra de herramientas de esta ventana es el de

clonar . Se utiliza para clonar Tipos de Tareas; imaginemos que queremos realizar la misma tarea sobre diferentes grupos o dentro de distintas categorías, entonces utilizaremos este botón que hará una copia exacta del Tipo de Tarea seleccionado. Lógicamente, se pueden producir alguna modificación sobre la tarea clonada con respecto de la de origen, si es que lo deseamos, entrando en las diferentes pestañas que analizaremos más adelante y variando algún dato.Los otros botones de la barra de herramientas son :

Dar de Baja. Sirve par dar de baja tipos de Tareas que no vayamos a utilizar de momento, pero que no queramos o podamos eliminar. Si estamos dentro de la ventana de tipos de tareas dadas de baja, este mismo icono lo utilizaremos para recuperar bajas, es decir para volver a pasar a activos los Tipos de tareas dados de baja.

Mostrar Bajas. Se emplea para ver los tipos de tareas que se han dado de baja.

Eliminar. Sólo se pueden eliminar los Tipos de Tareas o las Categorías que no tengan tareas creadas sobre ellos. En ese caso, sólo podemos darlos de baja.

Actualizar. Se utiliza para refrescar la información procesada en ResiPlus.

19.4.1. Introducción de los Datos Generales del Tipos de Tareas.

Cuando elegimos el icono de crear nuevo Tipo de Tarea, rápidamente se nos muestra en la parte derecha de la ventana dos partes bien diferenciadas. (ver Fig.4)

En la parte superior aparecen unos campos para introducir los datos generales del tipo de tarea (ver Fig.6) y en la parte inferior se encuentran una serie de pestañas que se utilizan para configurar más detalladamente los tipos de tareas.

Fig.6 Parte superior derecha de la Ventana de Tipos de TareasA continuación vamos a analizar los diferentes apartados pertenecientes a los datos generales:

396

Resultado de la

búsqueda

Filtros

Descripción

Sobre qué /quién

Prioridad

Opciones

1. Descripción: es un campo de texto libre en el que debemos escribir el nombre del tipo de tarea.

2. Sobre qué /quién: es un campo desplegable en el que podemos escoger los sectores sobre los cuales se van a efectuar las tareas. Para ello es necesario pulsar el icono que aparece a la derecha del campo. Entonces se nos abre una ventana en la que aparecen (ver Fig.7):

a. unos destinatarios de los tipos de tareas ya establecidos como son: residentes, habitaciones, personal, etc., estos aparecerán siempre identificados con un cuadrado azul a la izquierda. No pueden eliminarse porque están creados por el programa.

b. unas actividades, que son las que están definidas en organización de actividades de los distintos profesionales, para que se puedan introducir como tareas desde esta sección de ResiPlus. Se identifican rápidamente porque el recuadro de la derecha es de color gris y porque aparece delante del nombre de la actividad, las iniciales del profesional que las ha introducido. Se pueden eliminar desde la ventana de organización de actividades.

c. unos destinatarios definibles por cada residencia. Para crearlos hay que situar el cursor dentro del recuadro correspondiente al campo “sobre qué /quién” y pulsar la tecla Insert. Ello nos lleva a Configuración, Datos Generales, Tareas: Destinatarios de Tipos de Tareas, donde escribiremos los receptores de los Tipos de tareas. Igualmente deberemos acudir a esta pantalla cuando queramos darlos de baja. (Ver Fig.8)

Fig.7 Seleccione sobre qué o quién se realizará la tarea

3. Prioridad: se utiliza para establecer los criterios de prioridad que necesitemos para cada Tipo de Tarea, por ejemplo: alta, normal o baja, o urgente y poco urgente, etc... es un campo definible mediante la tecla Insert, y como ya hemos dicho en otras ocasiones, esto nos lleva a la ventana de Configuración/ Datos Generales. Por defecto en ResiPlus aparece ya creadas las prioridades: urgente y normal.

397

Destinatarios predefinidos

Actividades

Destinatarios Definibles

Fig.8 Configuración/ Datos Generales/ Tareas: Destinatarios de Tipos de Tareas

Debajo de los campos analizados anteriormente, encontramos tres opciones (ver Fig.5):1.- Marcar la tarea como realizada cuando TODOS los usuarios que la deban realizar, la hayan realizado. Si desmarcamos esta casilla, en el caso de que hayamos indicado que varios usuarios deben realizar la tarea, nos bastará con indicar que la ha efectuado uno solo para que la dé como realizada.

2.- Grupal (genera una única tarea conjunta entre todos los “sobre qué /quién”). Si activamos el recuadro, en el tipo de tareas que hayamos elegido, por ejemplo, una que se realice sobre diferentes residentes, se creara una sola tarea para todos los residentes simultáneamente. Si por el contrario lo desactivamos, se generará un tarea para cada uno de los residentes.

3.- Dar de baja las tareas, cuando “sobre qué /quién” se realiza la tarea, se da de baja. Es decir, que aparezcan identificadas las tareas creadas si el receptor de las mismas ya no está activo. En este caso, si la tarea creada tiene como destinatario único al que se ha dado de baja, aparecerá de color gris en el Listado de Tareas y pondrá en estado baja. Si la tarea fuese grupal, aparecería entre paréntesis el nombre del destinatario que se ha dado de baja. Las tareas no se borran automáticamente, porque puede ser que en un momento el destinatario esté dado de baja y no vayamos a realizar la tarea sobre él, pero puede ser que se dé de alta a los pocos días y podamos retomar la tarea modificándola.

19.4.2. Introducción de los Datos específicos del Tipos de Tareas.

La introducción de estos datos se realiza en la parte inferior derecha de la ventana principal de Tipos de Tareas (ver Fig.4). Ahí se encuentran una serie de pestañas que se utilizan para configurar más detalladamente los tipos de tareas (ver Fig. 9).A continuación vamos a detallar cada una de las pestañas.

(Fig.9 Parte inferior derecha de la Ventana de Tipos de Tareas)

398

Destinatarios

19.4.2.1. Permisos Tareas.

Esta pestaña en la que se establecen los permisos relacionados con la creación y modificación de las Tareas, que se ubican en la ventana principal de Tareas (Ver Fig.24), se desglosa a su vez en tres sub apartados:

19.4.2.1.1. ¿Quién puede Ver, Crear y /o Anotar?

En esta sección, similar a otras de ResiPlus en las que definimos permisos, debemos asignar para cada usuario o grupo de usuario los permisos pertinentes para cada tarea que queramos elaborar.Los permisos que podemos definir aquí son:

1. Ver: permite ver las tareas creadas en la ventana principal de Tareas. Es necesario tener este permiso si queremos tener alguno de los siguientes. Si elegimos otro permiso sin marcar el de ver, éste se creará por defecto.

2. Crear: con él podemos originar tareas mediante el asistente.3. Anotar: EL usuario que tenga este permiso podrá anotar la tarea como finalizada una

vez terminada o como pendiente de realizar.4. Reasignar: Permite que cambiemos las personas que deben realizar la tarea.

19.4.2.1.2. ¿Quién debe realizar?

En esta sub. pestaña se establecen quién o quiénes deben realizar la tarea. Vemos que aparecen dos columnas. En la de la derecha están los grupos y usuarios definidos en ResiPlus. Para ver los usuarios solo hay que pinchar con el ratón encima de un grupo y se despliega el árbol con todos ellos. Una vez abierto, seleccionamos con el cursor el usuario deseado y pulsamos el botón “>>”. De esta manera pasa automáticamente a la segunda columna. Si queremos elegir a otro usuario deberemos poner la conjunción deseada, es decir si ahora queremos que la tarea la realicen entre dos personas, marcaremos “Y “, y si queremos que la hagan uno de los dos, pondremos “O”.

También es posible elegir a más de un usuario simultáneamente, manteniendo la tecla control pulsada mientras hacemos la selección. En este caso los usuarios aparecerán dentro de un paréntesis y ello les dará prioridad sobre los demás usuarios. Si hemos determinado previamente “Marcar la tarea como realizada cuando TODOS los usuarios que la deban realizar, la hayan realizado”, está se dará por realizada cuando se cumplan las distintas condiciones que vamos a analizar con los siguientes ejemplos:

Juan Y Pedro: la tarea se dará por realizada cuando la concluyan ambos. Juan O Pedro: el requisito en este caso es que la realice uno de los dos. (Juan O Pedro) Y Raquel: en este caso lo deben realizar o Juan o Pedro junto con

Raquel.

(Fig.10 Quién debe realizar)

399

Elección de los Grupos y

usuarios

Usuarios elegidos

Botones para pasar de una columna a la otra

Encima de la columna de los usuarios seleccionados encontramos dos botones:

Deshacer: Elimina la última orden dada, es decir, la última selección de usuarios.

Eliminar: Borra todos los usuarios seleccionados.

NOTA: El Planificador de Tareas está en establecido en función de los usuarios; por lo que todos los trabajadores de la residencia que se quieran incluir en la planificación y generación de las tareas, deberán ser dados de alta como usuarios de ResiPlus, independientemente de que estén incluidos en las fichas de personal o no.

19.4.2.1.3. Visualizar Permisos.

Este apartado es meramente informativo y en él se visualizan los permisos que tiene cada usuario en función de la tarea. Aparece en un esquema todos los que tienen permisos para ver, crear, anotar y realizar.

(Fig.11 Visualizar Permisos)

19.4.2.2. Programación Temporal.

En esta sección debemos definir cuando queremos planificar las tareas. Podemos programarlas de manera diaria, semanal, mensual, anual o libre. Seguidamente vamos a analizarlas:

Frecuencia diaria : Tenemos tres opciones, programarla cada x minutos, cada x horas o cada x días. Cada una de ellas tiene unas limitaciones. La primera es de 1440 minutos, la segunda de 72 horas y la tercera de 90 días. Sólo podemos escoger una opción.

Frecuencia semanal : Aquí podemos determinar los días de la semana que queremos que se efectúe la tarea e incluso que se repita cada X semanas. Existe el límite de repetir cada 50 semanas. Para seleccionar el día de la semana sólo debemos marcar con el ratón en los recuadros correspondientes. (Ver Fig.12)

También es posible programar una tarea para dentro de varias semanas sin determinar los días en que se ha de realizar, porque aún se desconocen. En ese caso, en la casilla que aparece número de tareas sin definir, colocaremos el número de tareas que queremos hacer.

Ej.: Queremos realizar un control de peso tres veces cada dos semanas a varios residentes, pero no sabemos que día se van a hacer. Entonces pondremos repetir cada 2 semanas y en número de tareas sin definir escribiremos 3.

Cuando generemos esta tarea con el Asistente de tareas, aparecerán dichas tareas en el Listado de Tareas con un color verde para indicarnos que están indeterminadas y se mostrarán todos los días de esa semana hasta que las modifiquemos y les marquemos una fecha concreta o hasta que las demos por realizadas.

400

(Fig.12 Programación temporal. Frecuencia semanal)

Frecuencia Mensual : Como podemos ver en la Fig.13 esta ventana es similar a sus predecesoras. En frecuencia mensual podemos optar por realizar la tarea cada X meses, siendo el máximo número permitido 24 meses. En este caso, nosotros marcaremos una fecha de inicio y de fin en el Asistente de tareas, cuando tratemos de generarla y la tarea nos aparecerá, en color verde, durante todos los días en el rango de fechas que le hayamos marcado; hasta que la demos por realizada o le pongamos una fecha definitiva a su ejecución.

(Fig.13 Programación temporal. Frecuencia mensual)

Otra posibilidad es que elijamos un día en concreto cada uno o cada varios meses, entonces la tarea creada sólo aparecerá ese día en la pantalla principal de Tareas (Ver Fig.24)

Y la tercera posibilidad en este tipo de programación es que escojamos entre el primer, segundo, tercero,... día de la semana, día del fin de semana, lunes, martes ,etc... de cada uno o varios meses.

NOTA: Si por ejemplo marcamos el cuarto día del fin de semana, el programa contará los días pertenecientes a los fines de semana y elegirá el que haga cuatro.

401

Tareas sin definir

(Fig.14 Calendario)

Frecuencia Anual : Con este tipo de frecuencia también nos encontramos distintas opciones.

Podemos elegir un mes determinado, por ejemplo agosto, en ese caso según la fecha de inicio y de fin que pongamos en el Asistente de tareas, se mostrará la tarea. Es decir si la fecha de inicio es del día 3 hasta el día 15, esa tarea aparecerá como pendiente de realizar, en color verde, durante todos esos días si es que no de se da como realizada antes.

Otra opción es escoger cada cierto día, de un mes en concreto. Por ejemplo: cada 13 de febrero.

Y la última variable de este tipo de programación consiste en elegir el primer, segundo... día de la semana o del fin de semana, etc... de un mes determinado. Por ejemplo: efectuar una tarea el segundo miércoles de junio.

Frecuencia Libre : Aquí no definimos ninguna programación temporal. Esta frecuencia se utiliza cuando definimos tareas, pero desconocemos cuando se van a producir. En este caso se definiría la programación cuando fuéramos a generar la tarea con el Asistente de Tareas.

19.4.2.3. Planificación Horaria.

En esta pestaña definimos el intervalo de horas en las que deseamos que se realice la tarea. Tenemos dos campos, uno con la hora de inicio y otro con la hora de fin. Podemos escribir tantos rangos de horas como veces se deba realizar la tarea a lo largo del día.

Imaginemos que planificamos hacer un control de glucosa y que lo vamos a hacer cada 15 minutos entre las 9 horas y las 10 horas de la mañana. Aquí, en esta pestaña es dónde tendríamos que poner la franja horaria comprendida entre las 9 y las 10 para realizar los controles.

Fig.15 Pestaña de Planificación Horaria

402

14 de agosto, cuarto día del fin de semana

Escribir hora de inicio y

de fin

19.4.2.4. Grupos.

En esta ventana seleccionamos individualmente a los destinatarios de nuestra tarea. Sólo aparecen los pertenecientes al grupo que hayamos escogido en el apartado Sobre quién /qué (Ver 3.1: Introducción de los datos generales del Tipo de Tarea).

Fig. 16 Ventana de Grupos

Podemos elegir a uno, a varios o a todos los miembros de dicho grupo, seleccionado con el ratón el recuadro que hay a la izquierda de cada destinatario.En el caso de que hayamos elegido en Sobre quién /qué una Actividad o un destinatario definido por nosotros, esta ventana aparecerá en blanco. Esto es debido a que los residentes que forman parte de las actividades varían constantemente. Cuando vayamos a generar la tarea con el Asistente de Tareas, nos aparecerán los residentes incluidos en la organización de esa actividad en el momento actual.

19.4.2.5. Motivos de no realización.

En este apartado anotamos los posibles motivos por los cuales una tarea no se puede llevar a cabo. Como vemos en la Fig. 17, los motivos se definen a través de un código y un campo de texto que es la descripción.

Existen dos tipos de motivos:

Motivos particulares de cada uno de los tipos de tareas. Estos se establecen poniendo el cursor en la fila en blanco y escribiendo directamente el código y la descripción. Un ejemplo de motivo particular para un tipo de tarea concreta, podría ser el estado febril del residente que imposibilita que se le pueda vacunar.

Motivos generales para todo tipo de tareas. Son aquellos que son comunes para varios tipos de tareas. Se definen poniendo el cursor en la fila y pulsando la tecla Insert. Esto nos lleva a la ventana de Configuración, Datos Generales, Tareas: Motivos de tareas no realizadas.Estos motivos sólo se pueden introducir si tenemos el permiso correspondiente para este apartado dentro de Grupos y Usuarios.

403

Elegir Destinatarios

(Fig.17 Ventana de Motivos)

Los motivos no se puede dar de baja si han sido asignados a alguna de las tareas no realizadas. Lo que si que se pueden es modificar.

(Fig. 18 Configuración/ Datos Generales/ Tareas: Motivos de Tareas no realizadas)

19.4.2.6. Tareas Dependientes.

ResiPlus contempla la posibilidad de generar tareas dependientes, esto es, tareas individuales que se generan simultáneamente porque la realización de una conlleva la creación de la otra. Por ejemplo, cuando vayamos a ingresar a un residente, queremos que dos días antes del ingreso previsto se avise al director y que diez días después de dicho ingreso el médico y el psicólogo le hagan una valoración geriátrica.

404

Definir motivos generales

Definir motivos particulares

(Fig.19 Tareas Dependientes)

Para poder realizar estas tareas, primero hay que definirlas individualmente y relacionarlas entre sí, de manera que una sea la tarea principal y otras sean las dependientes.

Aquí en esta pestaña (ver Fig. 19) es donde se enlazan entre si, las diferentes tareas. En el campo donde pone crear debemos elegir la tarea que queramos que sea subordinada, para seleccionarla debemos pinchar sobre la flecha de la derecha y entonces se despliegan todas los tipos de tareas definidos y podemos elegirla.

En el campo al mismo tiempo que, hay que escoger la tarea que vaya a ser la principal, de la misma manera que hemos explicado con anterioridad.

Si queremos que las dos tarea se realicen en el mismo tiempo tenemos que pulsar el botón de la flecha para que pasen a la parte inferior de la pestaña de Tareas Dependientes y se queden registradas.

Si queremos que se efectúen con una separación temporal, debemos marcar sobre el botón del reloj y se nos abre una ventana con dos partes diferenciadas:

En la superior debemos establecer el comienzo de la tarea subordinada en relación con la principal. ResiPlus admite diferentes opciones, se pueden crear las tareas dependientes con anterioridad o posterioridad a la tarea principal y en función de distintas medidas de tiempo: minutos, horas, días, semanas... (Ver Fig.20)

En la parte inferior debemos establecer el tiempo durante el cual el tipo de tarea secundario podrá generar tareas, es decir, partiendo de la tarea principal si ponemos cuatro días, la tarea subordinada se generará en el periodo comprendido a los cuatro días posteriores a la principal, siempre y cuando se cumplan los requisitos propios de dicha tarea.

(Fig.20 Establecer la duración de la tarea)

405

Elegir tarea secundaria

Reloj

Elegir tarea principal

Antes o después

Elegir la relación temporal

Podemos marcar tantas tareas dependientes como deseemos y para que se queden grabadas hay que seleccionar el botón con la fecha para que pasen a la parte inferior de la pestaña de Tareas Dependientes. (Ver Fig.21). Este apartado es una especie de resumen de la relación de dependencia entre los distintos tipos de tareas. En la primera columna nos aparecen unos números que nos indican el orden de la relación, en la segunda aparece la Tarea Dependiente, en la tercera se muestra la relación temporal entre la principal y la dependiente y en la cuarta se ve cuál es el tipo de tarea origen.

Lo que no se debe poner es una tarea marcada como dependiente respecto de una principal, que a su vez tenga como tarea dependiente la tarea principal u otra tarea dependiente que tenga como subordinada suya a la tarea principal establecida en primer lugar, porque esto crearía un bucle infinito y provocaría errores.

(Fig.21 Tareas Dependientes)

Podemos eliminar la relación entre las Tareas Dependientes, para ello debemos seleccionar la línea que queremos anular y cuando se ilumine en color azul pulsamos sobre el icono de Eliminar o bien pulsando la tecla Supr.

Ejemplo de Tipo de Tareas Dependiente:

Queremos planificar que se le ponga una medicación a un residente el día 15 de cada mes, y que al miércoles siguiente se le haga un análisis de sangre a las 8 de la mañana y una prueba de glucosa tres horas después del análisis.

Para ello, lo primero que hay que hacer es diseñar los tres Tipos de Tareas y su relación:Poner la medicación al residente será un tipo de tarea con programación mensual para el día 15 de cada mes.Hacer el análisis se sangre tiene una programación semanal para el miércoles.Efectuar la prueba de glucosa sería un tipo de tarea diaria que se realiza cada tres horas.

Como la tarea que se genera la primera y de la que dependen las demás es Poner la medicación, será la que consideremos como tarea principal. Entonces debemos seleccionarla e ir a la pestaña de tareas dependientes para establecer la relación.Una vez allí, debemos crear Hacer análisis de sangre al mismo tiempo que Poner medicación y con un periodo para generar tareas de una semana (para que se realice el primer miércoles que se produzca en los siete días siguientes a la tarea principal).Después, en la misma pantalla de tareas dependientes del tipo de tarea principal, debemos crear Hacer prueba de glucosa 3 horas después de Hacer análisis de sangre y no hay que poner nada en el periodo en el cual se podrán generar tareas, ya que solo se va a generar una vez.De esta manera ya tendríamos diseñado todo el proceso y tan sólo faltaría generar las tareas con el Asistente de Tareas. (Ver apartado 4.1 de este manual)

19.4.2.7. Permisos Tipos de Tareas.

406

Resumen de Tareas Dependientes

Añadir la nueva relación

Esta pestaña es prácticamente idéntica a la del apartado 3.2.1. La funcionalidad es la misma, pero aquí los permisos hacen referencia a los Tipos de Tareas, no a las Tareas en sí. Por ejemplo, un usuario puede tener permisos en Tipos de Tareas para poder definirlas, pero puede no tener permisos en Tareas y de esta forma no podría generarlas o viceversa, no puede definirlas, pero podría crearlas.

(Fig.22 Permisos de Tipos de Tareas)

Son tres los permisos relacionados con los Tipos de Tareas:

1. Ver: Nos permite ver el Tipo de Tarea para el cual nos han dado este permiso.

2. Modificar: posibilita la modificación de las características con las que se ha definido el Tipo de Tarea.

3. Borrar: hace que podamos eliminar el tipo de tarea.

Por defecto, la persona que crea el tipo de tarea tiene todos estos permisos y para quepueda crear es necesario que posea este permiso dentro del apartado principal de permisos en Grupos y Usuarios.

19.4.2.8. Datos Generales.

En esta pestaña que vemos a continuación, se establecen dos criterios de carácter general: el de avisar con antelación y el de la duración aproximada de realización de la tarea.

407

Grupos y Usuarios

Permisos

Modificación tiempo estimado

Avisar por correo

(Fig.23 Datos Generales)

Hay dos maneras de avisar con antelación a quién debe llevar a cabo la ejecución de la tarea.

Podemos crear un aviso por correo, y en ese caso marcaremos la casilla correspondiente y escribiremos los días, horas o minutos previos en los que queremos que nos avise. De esta forma enviará un correo interno a través del sistema de mensajería interno en ResiPlus a la persona que deba realizar la tarea.

Si no marcamos el recuadro de Avisar por correo, el programa nos avisará con el margen de tiempo establecido de la misma forma que la opción anterior, coloreando de naranja la tarea generada que nos aparece en el Listado de tareas. (Ver Fig.24)

En esta ventana vemos un botón en el que pone Modificación de tiempo estimado de las tareas creadas. Su finalidad reside en que una vez observado el tiempo real en el que realizamos una tarea, si vemos que existe una diferencia notable con el tiempo que nosotros habíamos estimado para su realización, podemos modificar la duración del tiempo estimado no sólo para las futuras tareas que planifiquemos (ello se haría marcando la duración estimada en las casillas de días y horas, minutos y segundos), sino también para las que ya hemos planificado, pero todavía no hemos realizado. Ej.: hemos previsto una duración de quince minutos para los cambios posturales y ya hemos generado todas las tareas de cambios posturales para los siguientes tres meses con el Asistente de Tareas. Pero después de realizar los cambios durante una semana, nos hemos dado cuenta de que no tardamos quince minutos, sino diez.Entonces debemos pulsar este botón que nos abre una nueva ventana en la que debemos indicar la duración estimada y el rango de fechas en el que queremos modificar esa duración.

Fig.23.Bis Modificación de la duración estimada

19.4.2.9. Observaciones.

En esta última ventana de Tipos de Tareas, nos encontramos un gran campo de texto de libre edición, en el que podemos anotar todas las particularidades de los Tipos de Tareas que no hayamos podido explicar en ninguno de los apartados posteriores. Por ejemplo: tenemos una tipo de tarea definido que es “Vacunación Gripe”, para la realización de la cual se debe comprobar que el residente no padezca un proceso febril; esta indicación se pude anotar en observaciones.

19.5. Tareas.

Una vez definidos los diferentes Tipos de Tareas, hay que generarlas en la ventana principal de Tareas. Para acceder a ella debemos seguir las instrucciones citadas previamente en este manual. (Ver apartado 0. Introducción).

En un primer análisis visual de la pantalla vemos que está estructurada en dos partes bien diferenciadas: la parte superior en la que existen barras de herramientas, campos de selección, casillas para marcar, etc...y un amplia parte inferior en la que se nos mostrarán las

408

tareas generadas según unos criterios que establezcamos para obtener la información necesaria.

(Fig.24 Ventana Principal de Tareas)

Vamos a analizar con detenimiento todos y cada uno de los apartados de esta ventana.

19.5.1. Asistente para Tareas.

Con el Asistente para Tareas generamos las tareas que ya tenemos definidas con anterioridad en la Ventana de Tipos de Tareas (Ver punto 3.2 de este manual). Para acceder al asistente debemos marcar el primer icono de la barra de herramientas de tareas o bien pulsar la tecla de función F1.

(Fig.25 Barra de Herramientas de Tareas)

Entonces se despliega el Asistente en el que van apareciendo sucesivas ventanas. En muchas de ellas podemos modificar las características que habíamos definido para los Tipos de Tareas. De esta manera, el Planificador de Tareas se convierte en una herramienta muy flexible. Imaginemos que hemos definido un Tipo de Tarea, pero si cada vez que la vayamos a generar hay que variar algún dato porque por ejemplo la planificación temporal queremos que sea distinta o porque la van a realizar usuarios diferentes a los ya marcados, no es necesario crear un nuevo Tipo de Tarea, sino que desde el Asistente podemos modificarlo directamente.Incluso podemos lanzar aquí tareas que no estén preconfiguradas en un Tipo de Tarea, son las llamadas Tareas Libres y se utilizan para generar tareas puntuales.

409

Barra de Herramientas

Filtros por Tareas

Listado de Tareas

Filtros prede-finidos

Criterios de Búsqueda

Estadísticas

Filtros temporales

Asistente de Tareas

A continuación vamos a estudiar cada una de las ventanas del Asistente y ver sus peculiaridades.

19.5.1.1. Pantalla 1: Seleccionar el Tipo de Tareas.

(Fig.26 Seleccionar el Tipo de Tarea)

Aquí debemos seleccionar la tarea que queremos generar. Sólo nos aparecerán aquellas que hayan sido creadas por nosotros o en las que nos hayan dado el permiso específico. Las seleccionamos con el ratón y cuando se colorean en azul ya podemos pulsar sobre el botón Siguiente para avanzar a la segunda ventana.

La parte inferior es común a todas las ventanas del Asistente.: encontramos a la derecha el botón de cancelar, que si lo pulsamos nos cierra el asistente; y al su lado aparecen dos flechas, una para retroceder en las ventanas y otra para avanzar y un cuarto botón, que es el de generar, que sólo se activa al llegar a la última pantalla del Asistente.

También encontramos una casilla para marcar el Tipo de Tarea Libre. Si la activamos generaremos una tarea puntual que no esté definida en los Tipos de Tarea, sino que la vamos a definir mediante los apartados del Asistente. Esta opción es útil para cuando queremos crear una tarea que no vayamos a generar con frecuencia, porque los datos que utilicemos para definirla no se quedan grabados, a diferencia de cuando se definen en Tipos de Tareas.

19.5.1.2. Pantalla 2: Descripción de la Tarea.

Esta ventana contiene tres campos:

Descripción de la Tarea. Es el nombre de la Tarea. Por defecto aparece la misma descripción que hemos definido en Tipos de Tareas, pero se puede modificar.

Descripción del Filtro: En este campo podemos poner una palabra o texto a elegir que nos identifique esta tarea para luego poder filtrar por este concepto y encontrar las tareas que buscamos. Por defecto, si no ponemos nada, ResiPlus creara un filtro predefinido con los datos básicos de la tarea, como son: fecha y hora de creación, usuario y descripción de la tarea. Ej.:05/jul/2004 08:44:41 Tarea creada por laura - Ingresar al residente

Observaciones: Es en este campo donde se reflejan las observaciones que anotamos en la última pestaña de Tipos de Tareas. También es posible modificarlas en el Asistente.

410

Tipo de Tarea Libre

Siguiente

Seleccionar Tareas

Cancelar

Tarea

19.5.1.3. Pantalla 3: Seleccionar Sobre qué o quién se realiza la Tarea.

La información que aparece en está ventana (ver Fig.27) es casi idéntica a la que aparecía en la pestaña de Grupos cuando definíamos los Tipos de Tareas. La diferencia es que cuando establecíamos un tipo de Tarea partiendo desde una de las actividades de los profesionales, en la pestaña de grupos no aparecía nada, y aquí si que aparecen, por defecto, todos los residentes que están introducidos en la Organización de Actividades.

Como en el resto del Asistente nos aparecerán marcados, en principio, los destinatario definidos en el Tipo de Tarea, pero es posible su modificación. Pulsando sobre los recuadros que hay a la derecha de cada uno de los destinatarios se activan y volviendo a pulsar se deseleccionan.

También existe la posibilidad de seleccionar a los destinatarios dados de baja, para ello hay que marcar la casilla Incluir dados de Baja.

En esta pantalla, si elegimos un tipo de tarea libre, aparece en la parte superior como posible destinatario, el usuario que está trabajando en esos momentos con ResiPlus. Esto está pensado para que podamos ponernos tareas puntuales a nosotros mismos.

(Fig.27 Seleccionar sobre qué o quiénes se realiza la tarea)

19.5.1.4. Pantalla 4: Seleccionar quién o quienes pueden realizar la tarea y que orden tendrán.

Como su antecesora, esta pantalla tiene su origen en una ventana de Tipos de Tareas, concretamente en la de sub. pestaña Quién debe realizar, perteneciente a Permisos de Tareas (Ver Fig.10). Existen unas pequeñas diferencias que a continuación vamos a indicar.

(Fig.28 Seleccionar quién o quiénes pueden realizar una tarea y que orden tendrán)

411

Incluir dados

de Baja

Elegir Destinatario

Destinatarios

Usuarios

Elegidos

Restaurar

En la parte superior de la columna donde aparecen los grupos y usuarios, encontramos un campo desplegable en el que vemos el nombre de cada uno de los destinatarios de manera individual y el término Todos. Este campo hace posible que los realizadores de la tarea puedan ser los mismos para todos los destinatarios, en ese caso marcaremos Todos y elegiremos quién o quiénes deben realizar, o que para cada uno sean distintos; en este caso elegiremos para cada nombre de destinatario, los usuarios que deseemos. Para ver como se elige quién debe realizar la tarea.

Otra de las novedades de esta ventana, con respecto a la que aparece en Tipos de Tareas, es el botón de Restaurar. Este botón se utiliza cuando hayamos elegido realizadores distintos para cada destinatario, pero cambiemos de opinión y queremos poner los mismos a todos; entonces marcamos Todos en el campo desplegable, elegimos los usuarios y pulsamos sobre Restaurar. Así se establece el valor actual a todos los sobre qué /quién.

19.5.1.5. Pantalla 5: Establecer la duración de la tarea, así como su tiempo de aviso y su prioridad.

En esta ventana debemos configurar el intervalo temporal durante el cual queremos que se desarrolle la tarea. Puede variar desde unas horas hasta varios años. También podemos definir las horas a las que hay que realizar la tarea, su prioridad y configurar los avisos.Esta es una de las pantallas más complejas de todo el planificador de Tareas, ya que en ella existen múltiples matices en función del Tipo de Tarea que hayamos definido previamente.

(Fig.29 Establecer la duración de la tarea, así como su tiempo de aviso y su prioridad)

Vamos a detallar cada uno de los apartados de esta ventana:1. Establecer el periodo durante el que se generará la Tarea .

Se determinan a través de dos campos de fecha: Fecha Hora Inicio y Fecha Hora Fin. Ambos son dos típicos campos de fecha de ResiPlus en los que es posible elegir la fecha bien desplegando el calendario, o bien rescribiendo directamente sobre la fecha u hora, o bien utilizando las flecha para subir o bajar en los meses, años, etc...

La Fecha Hora Inicio que aparece por defecto es la actual del ordenador incrementada en 5 minutos. Este ligero desfase permite generar la tarea en ese espacio de tiempo porque el programa está diseñado para que no permita generar tareas con fecha inferior a la actual. Si por cualquier causa tardáramos en generar la tarea y ya hubieran pasado más de esos cinco minutos, ResiPlus avisaría.La Fecha Hora Fin que aparece por defecto es la de el día actual a las 23:59; a excepción de las tareas libres que se generan puntualmente y en las que aparece este campo deshabilitado.

Otras cuestiones que hay observar son:

412

Planificación Horaria

Establecer periodo durante el que se generará la tarea

PrioridadEstablecer

Avisos

Generar

Indicador del tipo de programación

Número de tareas

En los Tipo de tareas semanales indefinidas hay que tener en cuenta que si la tarea la creamos con fecha de inicio el día actual, entonces la primera tarea empezará el mismo día de su creación. Y si la fecha de fin coincide con una semana en la que generará tareas entonces la fecha final de la tarea coincidirá con la fecha de fin.

Ej.: Para tarea semanal indefinida cada semana, con Fecha desde: 01/07/04 y Fecha hasta:15/07/04. El resultado será el siguiente:

- Una tarea indefinida desde el 01/07/04 hasta 04/07/04

- Otra tarea indefinida desde el 05/07/04 hasta 11/07/04

- Y la última tarea indefinida desde el 12/07/04 hasta el 15/07/04.

Con la programación temporal cada x meses, el día de la fecha inicial y el día de la fecha final sirve para mostrar la tarea en ese rango de días. Ejemplo: una tarea cada 1 mes, fecha hora inicio 15/08/04 y fecha hora fin 18/10/04, generará 3 tareas indefinidas: una en agosto, otra en septiembre y otra en octubre. Pero se mostrarán en verde (en el listado de tareas) sólo entre los días 15 y 18 de su mes correspondiente.

Si el día de la fecha de inicio es igual al día de la fecha fin entonces el intervalo en el que aparecerá la tarea en ese mes será de ese día únicamente y por tanto no aparecerá en verde porque no será indefinida al solo poder realizarse un único día.

Con la programación temporal anual para un mes determinado, por defecto aparece como Fecha de Inicio y de Fin la del día 1 de ese mes. Si esto no se modifica la tarea sólo aparece ese día, pero si se cambia, la tarea aparecerá como indefinida entre esos días determinados.

Con las tareas libres, la fecha de fin aparece desactivada. Y en la fecha y hora que marquemos como inicio, será cuando se genere la tarea.

2. Establecer la Planificación Horaria

En el asistente de tareas se debe especificar la planificación horaria en todos los Tipos de Tareas exceptuando cuando el patrón es cada x minutos o cada x horas o cuando el Tipo de Tarea es Libre.

Esta tabla es exactamente igual a la de la pestaña que lleva su mismo nombre en Tipos de Tareas, y lo que se escriba en ella es lo que por defecto aparece en ésta del Asistente. Desde aquí es posible su modificación.

Hay que tener en cuenta que según la planificación horaria que establezcamos, la tarea se podrá generar o no. Por ejemplo, si creamos una tarea para hoy y son las once de la mañana, no podremos hacer la tarea si en la planificación hemos escrito que se realice entre las ocho y las nueve de la mañana.3. Establecer Avisos

En esta pantalla podemos establecer el que ResiPlus nos informe con una antelación determinada que debemos realizar la tarea. El funcionamiento es igual que en la pestaña de Datos Adicionales en Tipos de Tareas. Las dos posibilidades que existen es que nos avise por correo o sin correo.4. Establecer la prioridad

Es posible desde aquí introducir por primera vez la prioridad o modificar la ya establecida la definir el Tipo de Tarea.

5. Marcar la tarea como realizada cuando TODOS los usuarios que la deban realizar, la hayan realizado

También es posible desde aquí marcar está opción por primera vez o desmarcarla en el caso de que la hubiéramos marcado al establecer las condiciones en Tipos de Tarea.

6. Número de Tareas

413

Indica el número de tareas que se van a generar con los parámetro que hemos establecidos. El recuadro cambiará de color dependiendo del número de tareas generadas.El color verde se emplea cuando el número de tareas generadas se sitúan entre 1 y 500.El color amarillo indica que las tareas a generar se sitúan entre 501 y 1000.El color rojo muestra que van a ser generadas más de 1001 tareas.

7. Indicador del Tipo de Programación

Si dejamos el cursor sobre el icono nos aparece una leyenda en la que se nos informa del tipo de programación temporal que tiene dicha tarea.

19.5.1.6. Pantalla 6: Generación de Tareas.

A esta última ventana del Asistente llegamos después de pulsar Generar en la pantalla anterior. Esta ventana es un apartado de confirmación en el que podemos volver atrás si pulsamos Cancelar o podemos avanzar y entonces generamos las tareas, si marcamos Aceptar.

(Fig.30 Pantalla de Generación de Tareas)

Otra opción que tiene esta pantalla es la de Ver Informe. Si pulsamos sobre ella nos aparece una ventana mostrando un informe con los de la tarea /s generada /s. (Ver Fig.31)

(Fig.31 Información Tareas)

En primer lugar sale el nombre de la tarea y el número de tareas generadas. A continuación, el nombre del destinatario y el número de tareas generadas para cada destinatario y en las líneas siguientes aparece la fecha, la franja horaria en la que se debe realizar y los usuarios encargados de ejecutar la tarea.

Este formato se repite para cada uno de los destinatarios de la tarea. A excepción de las tareas marcadas como grupales en las que se generan las tareas para todos los destinatarios simultáneamente.

414

19.5.2. Tareas Dependientes.

En los apartados anteriores hemos visto las distintas ventanas que aparecen en el Asistente de Tareas. Algunas de estas pantallas son comunes a las tareas normales y a las dependientes, pero otras no. A continuación vamos a analizar las ventanas exclusivas de las tareas dependientes a través de un ejemplo. De esta forma vemos de una manera práctica la generación de estas tareas.

ResiPlus está preparado para planificar y generar varias tareas a la vez, es decir, que la realización de una implique la ejecución de otras. En nuestro ejemplo, queremos planificar una tarea sobre la lista de espera. Imaginemos que en nuestra residencia sabemos de antemano cuando va a ingresar un residente y queremos que se mande un aviso al Director del Centro dos días antes de realizar el ingreso y queremos que el médico y el psicólogo le hagan una valoración geriátrica una semana después de su ingreso.

Las pantallas del Asistente que son comunes a las tareas normales y a las dependientes son:

1. Las pantallas 1 y la 2. en ellas hemos de elegir un tipo de tarea. (Ver Fig.26 ). Recordamos que la tarea principal aparece señalada en color verde.

2. Las pantallas 5 y 6, en las que se establecer la duración de la tarea y se muestra el informe.

Existe una pantalla que es exclusiva de las tareas dependientes y en las demás ventanas son muy similares , pero tienen alguna peculiaridad que vamos a analizar a continuación:

19.5.2.1. Pantalla 3: Creación de enlaces entre tareas.

Una vez seleccionado el tipo de tarea en las dos pantallas anteriores, nos aparece esta ventana que es semejante a la pestaña de Tareas Dependientes de Tipos de Tareas. En ella, podemos modificar las relaciones entre las tareas dependientes (se realiza de la misma manera que en Tipos de Tareas) o bien podemos mantener la relación ya creada, si la hemos definido en Tipos de Tareas, si pulsamos la tecla de avance.

Fig.32 Creación de enlaces entre tareas

19.5.2.2. Pantalla 4: Selección sobre quien o quienes.

En esta ventana debemos de seleccionar los destinatarios de nuestras tareas. Existe la posibilidad de definirlos para cada una de las diferentes tipos de tareas por separado, en el caso de que esto no lo hubiéramos hecho desde el apartado de Tipos de Tareas.Para ello debemos pulsar sobre la flecha que aparece a la derecha del recuadro superior y entonces se abre un desplegable con la relación de las tareas dependientes. Entonces debemos escoger para cada una los sobre qué o quién debe realizarse.

415

Crear nueva relación de dependenci

a

Fig.33 Seleccionar sobre qué o quiénes

19.5.2.3. Pantalla 5: Selección quien o quienes pueden realizar la tarea.

En ella seleccionamos quién o quiénes deben realizar la tarea. A diferencia de esta pantalla con la de las tareas sencillas, aquí encontramos dos campos desplegables.El primero lo utilizamos para seleccionar cada una de las tareas dependientes y el segundo para elegir a cada uno de los destinatarios o para Todos. Es decir, que podemos definir quién realiza cada una de las tareas dependientes para cada destinatario por separado o para todos a la vez.

Fig.34 Seleccionar quién o quiénes pueden realizar la tarea

También aparece el botón de Restaurar. Con él lo que conseguimos restaurar el valor actual para todos los destinatarios. Por ejemplo: Tenemos una tarea con tres destinatarios: A, B y C. Al acceder a esta pantalla nos sale por defecto la opción de Todos, si la marcamos los realizadores de la tarea serán los mismos para los tres. Si ahora cambiamos de opinión y queremos que al destinatario B le realice la tarea una persona distinta a los demás, sólo lo elegiremos a él en el desplegable y lo modificaremos. Si después cambiamos de opinión y queremos que la tarea la realicen los mismos para Todos, seleccionaremos a Todos en el desplegable y marcaremos el botón de Restaurar.

El resto de pantallas del Asistente de Tareas es común para las tareas sencillas y para las tareas dependientes.

19.5.3. Listado de Tareas.

416

Relación de Tareas

Dependientes.

Desplegables para elegir cada una de las tareas

Destinatarios

Restaurar

Una vez generadas las tareas, aparecen detalladas en un listado, sobre él deberemos realizar las acciones pertinentes para terminar de establecer toda la información relativa a las tareas. Es aquí desde donde deberemos indicar, por ejemplo, si la tarea ha sido realizada o no.A continuación vamos a detallar toda la información que aparecen en el listado. Como el listado es muy amplio vamos a dividirlo en tres imágenes y así visualizar mejor las diferentes columnas.

Fig.35 Listado de Tareas I

Todas las columnas que aparecen en este sector del Listado vienen rellenadas automáticamente cuando se genera la tarea.NOTA: Cuando en el Listado no veamos toda la información de una celda porque no hay suficiente espacio, situaremos el cursor unos instantes sobre dicha celda y nos aparecerá un recuadro amarillo mostrándonos toda la información.Si dejamos el cursor dentro del listado y pulsamos la tecla Enter, se nos muestra otra línea más para cada una de las tareas, en la que aparecen las observaciones. Si volvemos a dar a la tecla Enter, esta segunda línea se vuelve a ocultar y nos aparece le listado en su manera habitual.

Fig.36 Listado de Tareas II

417

Hora de inicio y de fin

Fecha

Sobre qué tipo

Quién debe realizar

Descripción

Realizada porEstado

Destinatarios

En esta sección del Listado aparece la columna Estado. Dicha columna hace referencia a la situación en la que se encuentra la tarea. Los diferentes estados son:

Creada Realizada No realizada Expirada Anulada

En la columna realizada aparecerán los realizadores de la tarea una vez que la hayan marcado como realizada. Más adelante veremos cómo se indica esta acción. (Ver apartado 4.4 del manual)

En la última sección del listado observamos las siguientes columnas:

1. Prioridad. Aparecerá por defecto si hemos establecido una prioridad al planificar la tarea.

2. Duración estimada: es el tiempo que nosotros hemos previsto que durará la realización de la tarea mientras la planificábamos.

Duración Real: Hay que escribir sobre esta columna y la siguiente el tiempo real que hemos empleado para la realización de la tarea. En la columna de la izquierda indicaremos las horas y en la de la derecha los minutos. De esta manera veremos a simple vista si se producen variaciones entre el tiempo calculado y el tiempo real.

Fig.37 Listado de Tareas III

19.5.4. Tratamiento de Tareas.

Después de generar las Tareas y de su aparición en el listado, podemos ejercer una serie de modificaciones sobre ellas, desde cambiar algún dato hasta posponerla. Se puede realizar estos cambios bien desde la barra de herramientas de tareas

o bien desde un menú emergente que se nos muestra al pinchar en el botón derecho del ratón sobre el listado de Tareas.

418

Duración Real

Duración Estimada

Prioridad

Vamos a comenzar explicando los diferentes iconos de la barra de herramientas.El primer icono hace referencia al Asistente de Tareas ya explicado con anterioridad.

19.5.4.1. Seleccionar Todo.

Esta herramienta se emplea para seleccionar todo lo que nos aparece en pantalla dentro del listado de tareas. Es decir todas las tareas que vemos en el listado. De esta manera podemos ejercer acciones sobre todas simultáneamente.Si queremos elegir varias tareas tenemos dos opciones: una es ir eligiendo una a una y para ello debemos pinchar con el ratón sobre el recuadro gris que hay a la izquierda de cada fila o bien seleccionando todas y luego desmarcando las que no nos interesen.

19.5.4.2. Acción.

Este botón se activa cuando tenemos seleccionada una o varias tareas. Si lo seleccionamos

aparece una ventana llamada Modificación de Tareas, que consta de una barra de herramientas y una pestaña de Registrar Acciones. (Ver Fig.38).

En la barra de herramientas encontramos el botón de aceptar, con el que se verifican los datos, el de cancelar, con el que se cancelan los cambios. Las flechas de desplazamiento para movernos entre las distintas acciones. Estas flechas se activan cuando tenemos seleccionadas más de una tarea.A la izquierda de las flechas nos aparece una casilla en la que pone Anotar. Esto refleja si tenemos permiso o no para dar como realizada la tarea. Si la casilla tiene el circulo de color verde es que si poseemos los permisos necesarios, si es roja, lo contrario.

En la pestaña de Registrar Acción, lo primero que encontramos el campo Acción, que es un desplegable con dos opciones: Realizada o No Realizada. Debemos seleccionar a los usuarios realizadores de la tarea y decir si la han realizado o no. Si la tarea la ha realizado un usuario que no estaba programado, hay que activar la casilla de Mostrar todos los Usuarios y así aparecen todos y procedemos de la misma manera.

Si hemos marcado la tarea como no realizada hay que seleccionar en la parte inferior de la pestaña el motivo por el cual no se ha podido realizar: motivo general o específico del tipo de tarea. Si no hay ningún motivo definido, elegimos general y pulsando la tecla Insert desde el campo motivo, acudimos a Configuración, Datos Generales, Tareas Motivos de Tareas no Realizadas, para poder definirlas en la tabla maestra.

En la parte inferior existe un campo de texto libre llamado observaciones.

419

Menú

Fig.38 Ventana de Acción

19.5.4.3. Realizada.

Esta herramienta es un acceso rápido para dar instantáneamente por realizada la tarea por aquellos usuarios definidos para efectuarla, que son los que aparecen en el listado de tareas en la columna quién debe realizar.

19.5.4.4. Modificar Tarea.

El icono nos abre la ventana de Modificación de Tareas. A través de ella podemos efectuar cambios sobres las tareas generadas.Esta ventana consta de una barra de herramientas y cuatro pestañas, algunas de las cuales se dividen a su vez en sub. pestañas.La barra de herramientas es similar a la ventana de Acción. La única diferencia es que encontramos a la derecha el botón Modificar, que hace referencia a dicho permiso. Su funcionamiento es igual al de anotar.

Vamos a estudiar los diferentes apartados de esta ventana: General:

Podemos modificar la fecha y la hora de inicio y fin. También es posible modificar la Descripción de la Tarea.

420

Usuario

Acción

Observaciones

Permisos

Barra de herramientas

Motivo de no realización

Fig.39 Ventana de Modificación de Tareas

Desde la sub. pestaña General se puede cambiar las Observaciones, Forzar como laVerificación de todos los realizadores, la Prioridad, la Duración Real y las Fechas de preaviso y de fin real.En la otra sub. pestaña, debemos seleccionar sobre qué o quién se realiza la tarea. Es una ventana calcada a otras ya vistas. Ej.: pestaña de Grupos cuando definíamos los Tipos de Tareas.

Reasignar:

Esta sección permite cambiar los usuarios que deben realizar la tarea, por ejemplo si hemos generado ya tareas que debe efectuar un determinado auxiliar y éste se pone enfermo y no puede realizarlas durante un tiempo, podemos indicar aquí que sea otro auxiliar el que tenga que realizarlas.La ventana está dividida en dos zonas: la parte superior es igual a la pestaña de General y la parte inferior ya la hemos comentado otras veces, por ejemplo al analizar la pantalla del Asistente de Tareas que hacía referencia a Seleccionar quién o quiénes pueden realizar la tarea.

Posponer:

Esta pestaña solo puede utilizarse si al tarea está expirada y es imprescindible poseer el permiso de Anotar. Con la acción de posponer indicamos que la tarea no podemos realizarla por algún motivo y que la realizaremos en otro momento.

En primer lugar lo que debemos hacer es seleccionar el motivo por el cual no podemos realizar la tarea, que puede ser particular de dicho tipo de tarea o general. Si no hay ningún general establecido con la tecla Insert podríamos definirlo dentro de Configuración.Después de seleccionar el motivo hay que pulsar el botón de Posponer tarea y nos aparece un recuadro en el que hay que introducir el número de tareas a crear. La finalidad de este recuadro es que puede darse el caso de que al no poder generar la tarea el día que estaba planificaba, se generen otras tareas anexas. Ej.: Tenemos contratado un vehículo de transporte para que nos traslade a los residentes un día a la semana al centro de salud, si posponemos esta tarea y la hacemos al día siguiente, tendremos que generar tareas nuevas como localizar un medio de transporte.Una vez hecho esto podemos ya indicar el día y hora en los que queremos generar cada una de las nuevas tareas.

421

Fechas y Horade inicio

FechasForzar verificación

Fig.40 Posponer

Historial de Acciones por Tarea:

Esta es una pantalla de consulta. En la parte superior de esta ventana es común a sus antecesoras. En la parte inferior encontramos un histórico de las acciones que se han efectuado sobre esa tarea y quién la ha llevado a cabo.

NOTA: Una vez realizada la tarea no se puede modificar, tan solo se puede consultar la pestaña que hace referencia al Historial de Acciones.

Fig.41 Historial

19.5.4.5. Eliminar.

422

Motiv

Posponer

El botón de Eliminar nos posibilita borrar la tarea o tareas que tengamos seleccionadas en el Listado de Tareas. Siempre que lo activemos nos saldrá un mensaje de verificación.

19.5.4.6. Imprimir.

Cuando pulsamos sobre el icono de la impresora se previsualiza, como en la mayoría de apartados de ResiPlus, el Listado de Tareas. La impresión consta de una página inicial en la que nos indica los criterios que hemos establecido para obtener la Información del Listado y el listado propiamente dicho.

A la derecha del botón de imprimir, encontramos una flecha que activa un desplegable. En él podemos elegir dos modelos de impresión, uno en el que sólo nos salen las tareas del listado que estén pendientes de realizar y en el otro un listado personalizado por residente.

La finalidad de obtener el listado personalizado de los residentes es para poder imprimir las tareas que se deben realizar sobre un solo residente en concreto durante el periodo que establezcamos.

Por ejemplo, queremos enseñarles a los familiares todas las tareas que se han llevado a cabo sobre el residente durante una semana.

Par que funcione este listado, debemos de marcar primero en Criterios de Búsqueda el residente que nos interese, la fecha en los Filtros Temporales y si quisiéramos acotar más el listado personalizado, sólo deberíamos escoger más criterios.

19.5.4.7. Actualizar.

En esta barra de Herramientas nos encontramos una muy frecuente a lo largo de todo el

programa, la de Actualizar . Ella permite refrescar la información procesada. También se puede accionar esta herramienta pulsando la tecla de función F10.

19.5.4.8. Copiar Tareas.

La opción de Copiar Tarea no la encontramos en la barra de herramientas, sino en el menú que aparece cuando pulsamos el botón derecho del ratón sobre el Listado de tareas. (Ver apartado 4.4)Si seleccionamos Copiar Tarea , la tarea o tareas seleccionadas son copiadas automáticamente.

19.5.4.9. Forzar estado.

Esta acción permite cambiar el estado de una tarea sin tener ningún criterio en consideración. Tan sólo es necesario tener permiso para modificar la tarea. De esta manera, una tarea expirada se puede dar como realizada.Los estados a los que se puede forzar una tarea son:

Pendiente de realizar(expirada o creada) Realizada No realizada Anulada

Siempre que tengamos seleccionadas varias tareas, nos aparecerá una ventana en la que nos indica a que tareas hemos podido forzar el estado ( en verde) y a cuales no (en rojo). Si no hemos podido efectuar el cambio es porque no tenemos el permiso adecuado.

423

Mostrar opciones

También existe la posibilidad de seleccionar las tareas canceladas o seleccionar las correctas. Estas opciones nos remiten al Listado de Tareas, pero señalándonos las tareas que les hayamos indicado.Si no queremos seleccionar ninguna de las tareas simplemente tenemos que pulsar sobre Salir o bien cerrando la ventana con el aspa.

Fig.42 Resultados

19.5.4.10. Bajas.

Existe la posibilidad de dar de Baja a las Tareas. Esta función está diseñada para cuando el destinatario de la tarea, por cualquier motivo no está, pero no queremos anular la tarea porque el puede regresar y entonces podemos realizarla. Ej.: un residente que se ingresa en el Hospital y luego vuelve a la residencia.En este caso seleccionaremos la tarea en el Listado y le damos a Bajas, Dar de Bajas. Entonces la tarea nos aparece coloreada con un fondo de color gris en el Listado para que podamos identificarla rápidamente.Para dar de alta la tarea de nuevo, debemos elegir del menú emergente la opción Bajas, Recuperar de Bajas. Y aparecería en el Listado con su color habitual.

19.5.4.11. Información.

La ventana de información es similar a la del Asistente de Tareas. Pero aquí se hace un análisis muy detallado del estado actual de la tarea. Los datos que nos aparece en esta pantalla son: fecha, descripción, usuario, horas de inicio y fin, realizadores, destinatarios, estado, patrón de tiempos ...

En el caso de que tuviéramos seleccionadas varias tareas, podríamos ver la información de cada una de ellas moviéndonos con las flechas de cambio de registros.

Fig.43 Información de Tareas

424

Salir

Seleccionar cancelados o

Movernos entre las distintas tareas

19.5.5. Filtro.

Una vez generada las tareas tenemos mucha información que debemos extraer para poder trabajar sobre ella. ResiPlus ha establecido varios mecanismos para facilitar la búsqueda de esa información y hacer más operativo el Planificador de Tareas.Los filtros son unos criterios establecidos para facilitar la búsqueda de las tareas. ResiPlus ya tiene unos predefinidos, que pueden activarse o desactivarse según las necesidades del usuario, unos filtros temporales y otros que son de libre creación.

19.5.5.1. Filtro predefinido.

Los encontramos justo encima del Listado de Tareas.

Estos cuatro filtros se activan si pinchamos sobre la casilla de verificación y aparece la V; si volvemos a pinchar y aparecen en blanco es que se ha desactivado el filtro. Cada uno filtrará las tareas según indica su descripción.Por defecto cuando entramos en Tareas nos aparece marcado el primer Filtro, Tareas que debo realizar. Cuando desmarquemos todas las casillas no aparecerá ninguna tarea.En el Listado aparecerán las tareas que cumplan los requisitos de los Filtros marcados.Un súper usuario podrá ver todas las tareas siempre q tenga activado el filtro: Tareas que superviso.NOTA: Los filtros agregan su selección al resultado, es decir, cuando marquemos las que realizo y las que realiza mi grupo quiere decir que aparecerán las tareas que cumplan esos dos requisitos.

19.5.5.2. Filtro Temporales.

Están situados a la derecha de los anteriores.

Los filtros temporales pueden funcionar de dos maneras:1. Con filtros temporales establecidos por la residencia. Para ello, hay que pulsar la tecla Insert sobre el campo de Franja horaria y ello nos lleva a Configuración, Datos generales, Franjas horarias. Por ejemplo podemos definir los turnos de mañana, tarde o noche de la residencia con sus horarios correspondientes.

2. Seleccionando las fechas y las horas por las que queremos filtrar las tareas. El campo de la fecha es un calendario desplegable en el que marcamos la fecha deseada. Y la hora se puede modificar sobrescribiéndola o moviéndonos con las flechas.Es posible poner una fecha hasta inferior a la fecha desde. Si hacemos esta selección nos aparecerán todas las tareas, excepto las comprendidas dentro del intervalo lógico de fechas. Ej.: si ponemos en el mismo día pero con hora desde 11.00 hasta hora 08.00 , nos sacará todas las tareas que no se realicen en ese día entre las 08.00 y las 11.00, es decir aparecerán las de las 17.00 ó las 07.00 horas.

En el listado nos aparecerán todas las tarea cuyos tiempo de inicio, de fin o de aviso esté comprendidos entre las franjas temporales establecidas.

425

Calendario

Definible con Insert

19.5.6. Criterios de búsqueda.

Encontramos esta pestaña al lado de la de tareas (Ver Fig.44). Con los criterios de búsqueda lo que podemos conseguir es que nos seleccione las tareas según una serie de parámetros ya existentes. La combinación entre estos distintos parámetros podemos dejarla guardada estableciéndolo como filtros propios.Por ejemplo podemos crear un filtro con los criterios de búsqueda adecuados que me determine que tareas deben realizar las auxiliares de la primera planta con carácter urgente sobre cuatro residentes en concreto.A continuación vamos a ver cuáles son los criterios de búsqueda:

Fig.44 Criterios de Búsqueda

Como podemos observar en la imagen anterior, criterios de búsqueda se divide en tres partes bien diferenciadas:En la parte superior encontramos los filtros predefinidos y temporales ya vistos. En la parte central aparecen una serie de sub. pestañas y a la derecha hay una columna con otra serie de parámetros de búsqueda.

Las pestañas existentes en los Criterios de Búsqueda hacen referencia a los apartados propios de los Tipos de Tareas, y son de apariencia y funcionamiento similar a las que aparecen en el Asistente de Tareas o en Tipos de Tareas.Todos los criterios de búsqueda están estructurados en forma de árbol. Para desplegar todos

los elementos del mismo podemos pulsar sobre el botón de Contraer /Expandir.

Los valores marcados con su correspondiente casilla de verificación serán aquellos de los cuales queramos obtener la información.

Las pestañas que nos encontramos son: Tipos de Tareas. Para seleccionar las tareas que queramos que aparezcan en el listado. Sobre qué o quién se realiza la tarea. Para determinar los destinatarios. Quién debe realizar. Quién ha realizado la Tarea. Quién no ha realizado la Tarea. En este apartado existe una sub. pestaña para indicar

los motivos de la no realización.

Existen otros parámetros de Búsqueda, que aparecen a la derecha de la pantalla. Son los siguientes:

426

Pestañas

Criterios de Búsqueda

OtrosFiltros

Contraer /Expandir

Tareas realizadas por usuarios no previstos. Incluir dados de baja. Este criterio y el anterior se activa o desactiva mediante la casilla

de verificación. Todas las Prioridades. Todos los Estados. Al igual que el anterior criterio, éste es un campo desplegable.

Existe un término para cada uno de los estados en los que se puede encontrar la tarea, y existe el filtro Pendientes de realizar, que engloba a los estado creada y expirada.

Otro ejemplo de las búsquedas que podemos hacer es: seleccionar todas las tareas urgentes pendientes de realizar de cierto residente, en una semana en concreto. Para ello, en la pestaña de sobre qué o quién seleccionamos al residente en cuestión, después en el desplegable de prioridad marcamos urgente y en el de estado elegimos pendientes de realizar. Para terminar, en los filtros temporales deberemos determinar la semana que nos interesa.

Si queremos eliminar todos los criterios de búsqueda que hemos seleccionado, deberemos

pulsar sobre el icono , que se encuentra en la barra de herramientas de filtros. (Ver Fig.44). Cuando tengamos algún criterio de búsqueda activado, este icono cambiará de color y se pondrá amarillo. Es entonces cuando podemos borrarlos.

19.5.7. Filtros por Tarea.

Los Filtros de tareas los encontramos en la parte superior de la ventana de Tareas. Es como una prolongación de la barra de herramientas. Su funcionalidad reside en que se pone una descripción o nomenclatura al filtro para luego poder buscar todas las tareas creadas bajo dicho filtro.Existen dos tipos de Filtros en este apartado:

19.5.7.1. Los filtros predefinidos automáticamente.

Son aquellos establecidos por la misma aplicación y que constan de los datos básicos de la tarea, como son: fecha y hora de creación, usuario y descripción de la tarea.Ej.:05/jul/2004 08:44:41 Tarea creada por laura - Ingresar al residente

En el caso de que se trate de una tarea pospuesta o de una copia también lo indica.

Fig.45 Filtros de Tareas

19.5.7.2. Los filtros predefinidos por el usuario.

Estos los define voluntariamente el usuario en la segunda pantalla del Asistente de Tareas o bien mediante la definición de los criterios de búsqueda.

Para establecerlos con los criterios de búsqueda hay que seguir los siguientes pasos:

Ir señalando en criterios de búsqueda aquellos valores por los que queramos obtener la información. Inmediatamente sale el resultado de nuestra búsqueda en el listado de tareas, con lo que sólo debemos cambiarnos de pestaña.

Si queremos dejar grabados esos criterios en un filtro, deberemos pulsar sobre el icono

de nuevo Filtro , escribir el nombre deseado y pulsar sobre el icono de Guardar filtro

427

Nuevo Filtro

Borrar criterios de Búsqueda

Guardar Filtro

Borrar FiltroActivar /Desactivar

. De esta manera cada vez que queramos listar las tareas que tengan esos mismos criterios, tan solo deberemos ir a la lista deplegable de filtros y seleccionarlo.

El botón de Activar / Desactivar filtro sirve para lo que su propia descripción indica. Si lo pinchamos una vez desactiva el filtro que tengamos seleccionado y si lo volvemos a marcar, nos aparecen de nuevo las tareas con el filtro aplicado.Para eliminar un filtro que tengamos guardado hay que pulsar sobre el icono correspondiente

. Si se trata de un filtro predefinido por el usuario nos saldrá un mensaje de confirmación preguntando si queremos borrar el filtro. Pero si se trata de uno automático, nos preguntará además si queremos borrar las tareas.

19.5.8. Estadísticas de Tareas.

Es un documento en el que se ofrece información de las tareas que en cada momento dado tengamos en el listado, con información sobre las desviaciones entre el tiempo estimado y el tiempo real para la realización de la tarea, así como valores de los tiempos medios. La finalidad de este listado es observar las desviaciones entre el tiempo estimado previamente y el tiempo real. Ello nos permite planificar tareas sucesivas con una estimación temporal más correcta.En el listado aparecen por separado las tareas grupales de las que no lo son.Para acceder a Estadísticas hay que seleccionar la pestaña con el mismo nombre que se encuentra en la parte inferior izquierda de la ventana principal de Tareas.Vamos a analizar la información que nos facilita La Estadística con el siguiente ejemplo:Hemos sacado en el listado todas las tareas de cambio postural lateral derecho que se realiza en un día a tres residentes. Se trata de un cambio que se realiza cada dos Horas entre las ocho de la mañana y las diez de la noche. La duración que hemos estimado inicialmente es de cinco minutos para cada cambio postural.Después de anotar lo tiempos reales que hemos tardado en efectuar la tarea, observamos con la Estadística que:

1. El tiempo máximo real de realización de la tarea cambio postural lateral derecho ha sido de 12 minutos. 2. El tiempo mínimo real de realización de la tarea cambio postural lateral derecho ha sido de 0 minutos.3. El tiempo medio real de realización de la tarea cambio postural lateral derecho ha sido de 3 minutos.

428

31 2

Resumen para un

residente

Resumen para el

grupo de residentes

Resumen para cada tarea del residente

5

Resumen totaltareas y grupos

4

Fig.46 Estadística de Tareas

4.El total de horas que se han empleado realmente para la realización de la tarea.Justo encima de estas cifras encontramos otras cantidades que hacen también referencia a los tiempos máximos, mínimos, etc..., pero en función de los tiempos estimados.

5. El número total de tareas realizadas sobre los residentes es de 28.

Esta estructura se repite a lo largo de todo el listado. En primer lugar, vemos que sale en la línea de residentes a modo de resumen, pero luego aparece la misma información en función de cada uno de los residentes del Listado y con líneas para cada una de las tareas que se ejecutan sobre él.Si hubiera algún otro grupo de sobre qué / quién , por ejemplo personal, pasaría lo mismo, habrían dos primeras líneas de información general sobre ese grupo de destinatarios y luego dos líneas para cada uno de los miembros de personal que aparezcan en el listado y para cada una de las tareas.Al final de todo el listado vuelve a aparecer los tiempos estimado y reales, pero en este caso es un resumen global de todo el Listado, es decir de toda las tareas que se han realizado sobre los distintos grupos de destinatarios.

19.6. Tipos de Tareas en Residentes.

El control de tiempo estimado se puede llevar también desde la propia ficha del residente. El objetivo es, después de haber controlado tiempos en la realización de la tarea, colocar a cada residente, si así lo quiere la residencia, el tiempo estimado para la duración del Tipo de Tarea. Esto se debe a que una misma tarea ejercida sobre dos residentes puede tener una duración muy distinta, dependiendo de las características de cada uno de ellos.Por ejemplo, Bañar a un residente supra -asistido dura más que bañar a un asistido.Los tipos de Tareas aparece dentro del Apartado General de la Ficha de Residentes y en una pestaña con el mismo nombre.

Fig. 47 Tipos de Tareas en Residentes

Como vemos en la imagen anterior, el funcionamiento de esta pantalla es muy sencillo. Tan solo tiene dos botones:

1. Añadir Tipos de Tareas. Pulsando sobre este icono se nos muestra una pantalla en la que aparecen todas las tareas en las que el sobre qué / quién sea residentes o alguna actividad de los diferentes profesionales.Simplemente hay que ir marcando los diferentes tipos de tareas pinchando sobre las casillas para que aparezca ésta como activada.Esto hace que lo que hemos marcado aparezca en el listado de tiempo estimado por tipos de tareas y es aquí donde podemos modificar la duración estimada, seleccionando la casilla correspondiente y sobrescribiendo directamente en el listado. Este nuevo tiempo estimado se aplicará a todas las futuras tareas que generemos sobre estos tipos de tareas para este residente.Si el residente ya tuviera generadas tareas de este tipo, pero que todavía no se han realizado, ni pospuesto, ni expiradas. En ese caso, el programa avisará de que ya existen tareas generadas y preguntará si deseamos modificar su tiempo estimado. Si le indicamos que sí, nos aparecerá un cuadro para indicar desde que fecha hasta que fecha queremos aplicar los cambios.

429

En el caso de las tareas grupales, no podemos colocar un tiempo estimado por residente, ya que su cumplimiento se hace a nivel de todo el grupo.

2. Eliminar Tipos de Tareas. Que borra la estimación de los tipos de tareas que tengamos seleccionada en ese momento.

19.7. Permisos.

El módulo de Planificador de Tareas también posee sus permisos correspondientes en Gestión de Grupos Y Usuarios. Los apartados en los que encontramos estos permisos son:

Permisos correspondientes a Configuración/ Datos Generales, se ubican dentro del permiso de Configuración/ Datos generales/ Generales/ Planificador de Tareas.

Permisos correspondientes a las pantallas de Tareas y Tipos de Tareas, los encontramos dentro de los permisos de Planificador.

Permisos pertenecientes al Residente; están dentro del aparado de Residente/ Datos generales/ Tiempo estimado de tiempo de Tareas.

19.8. Resumen.

20. Avisos por correo de Comunicados Pendientes.

20.1. Nuevos avisos por correo de comunicados pendientes de lectura.

Se ha creado una nueva funcionalidad que nos permitirá recibir avisos, por correo interno, de que tenemos comunicados (creados desde los seguimientos y destinados a nosotros) pendientes de lectura.No recibiremos un correo por cada comunicado que nos envíen, sino que la función del correo será avisarnos cuando haya alguno (uno o más), y no volveremos a recibir mensajes hasta que este sea marcado como leído y alguien genere nuevos comunicados que nos tengan como destinatarios.

20.2. Creación de Comunicados.

Los comunicados tienen la función de comunicar a los distintos grupos de profesionales.Para crear un comunicado es preciso acudir a una de las pestañas de Seguimiento que hay en cada uno de los apartados de los profesionales. Debajo de los campos propios del seguimiento existen otros con el nombre de un grupo de profesionales a la izquierda y una pequeña casilla a marcar para enviarlos a los diferentes grupos de profesionales. Estos campos pueden ser rellenados escribiendo directamente sobre ellos, marcando Enviar o

430

GENERAR LA TAREA CON EL

ASISTENTE

CONFIGURAR EL TIPO DE TAREA

TAREAS FRECUENTES

GENERAR LA TAREA CON EL

ASISTENTE

TAREASPUNTUALES

Dependientes

Sencillas

OPCIONES

pulsando el botón Enviar a Todos. En las dos últimas opciones se rellenan los campos automáticamente con el contenidos de Descripción o Diagnóstico (en el caso del médico).

20.3. Configuración del envío de mensajes.

La configuración de los mensajes desde Configuración/ Datos Generales/ Avisos Comunicados Profesionales nos permitirá determinar quién va a recibir los avisos por correo de comunicados pendientes de revisar, según nuestro gusto o necesidad.Por defecto la configuración se realiza según los siguientes criterios. Hay que cumplir ambos para recibir los avisos:

Recibirán los avisos todos aquellos usuarios de ResiPlus que tengan permisos asignados para poder ver e imprimir la pestaña de seguimientos del grupo de profesionales destinatario del comunicado, y además...

Los usuarios potencialmente receptores han de tener permiso para ver el listado de Comunicados, Órdenes y peticiones de Profesionales.

431

Contenido de cada

comunicado

Enviar a cada grupo de

profesionales

Descripción o

Diagnóstico

Enviar a Todos o No

Enviar a Nadie

Grupos de profesionales a los que se destinan los comunicados

Grupo de profesionales destinatarios

del comunicado

Activar o desactivar el aviso a todos los

destinatarios

Fecha del Seguimiento

Profesionales y grupos que recibirán el

aviso

Avisos Comunicados Profesionales

Restaurar Valores por

Defecto

Para cada grupo de profesionales destinatarios del comunicado podemos elegir los grupos o profesionales a los que se avisará de que ese comunicado está pendiente de leer en el listado. Si el usuario no tiene los permisos adecuados se quedará marcado pero en color rojo dando un mensaje de advertencia, este usuario no recibirá avisos hasta que tenga los permisos correspondientes. Al marcar un grupo se marcarán también todos los usuarios que estén contenidos, aunque luego pueden ser marcados o desmarcados de forma individual. Sin embargo, al desmarcar un grupo no se desmarcan automáticamente los usuarios contenidos. Esto es porque marcar o desmarcar un grupo sirve también para indicar al programa si debe o no mandar avisos a los nuevos usuarios que se creen en cada grupo.Por otro lado tenemos la opción de marcar o desmarcar AVISAR que desactiva todos los avisos pero conserva nuestra configuración, de tal manera que al volver a marcarlo se reanudan los avisos tal y como estaban.Por último, disponemos de un botón que restaura la configuración por defecto, que, recordamos, avisa a todos aquellos usuarios que tienen permiso de ver e imprimir en la pestaña de Seguimientos del profesional destinatario del comunicado y, a la vez, permisos de ver el listado de Comunicados, Órdenes y Peticiones de Profesionales.

20.4. ¿Cómo recibiré los mensajes?

La recepción de los mensajes de aviso es similar a la de otros mensajes de aviso de la aplicación como los de finalización de contratos de personal o los avisos de los Planes Personalizados de Reuniones Interdisciplinares.El texto reza simplemente que tenemos comunicados pendientes de leer en el listado de Comunicados, Órdenes y Peticiones de Profesionales.

20.5. ¿Cómo consultar los comunicados?

Los comunicados a los que se refieren los avisos se consultan en el apartado de Listados, en concreto en el listado de Comunicados, Órdenes y Peticiones de Profesionales donde deberemos seleccionar un rango de fechas y un grupo destinatarios de comunicados.

432

433

Comunicados seleccionados

Profesionales destinatarios

del comunicado.

Rango de fechas

seleccionado

21. Manual de Integración con DAURAT.

21.1. Introducción.

Para realizar la integración de datos entre ResiPlus y la Consellería de Bienestar Social de la Generalitat Valenciana mediante DAURAT hemos añadido algunos elementos a la aplicación de ResiPlus. Dichos elementos son los siguientes:

- Un nuevo apartado dentro de Datos Generales (menú Configuración) llamado Integración de Centros CV. en el que configuraremos las opciones de la integración y estableceremos las equivalencias entre los datos de ResiPlus y los códigos predefinidos de la Consellería.

- Tres nuevas pantallas a las que se accede desde el menú Configuración / Herramientas / Integración de Centros CV. con las que: a) realizaremos la propia integración, b) podremos actualizar los NIF de los residentes y de los trabajadores, y c) podremos consultar los historiales almacenados en DAURAT

- Además debido a las necesidades de la Consellería hemos añadido nuevos campos de datos en residentes, personal, proveedores y actividades. Al final de este manual puede ver unos listados con todos los campos que se han añadido.

21.2. Operaciones disponibles en ResiPlus para la integración con DAURAT.

21.2.1. Obtención de codificadores.

Esta operación sirve para obtener los codificadores definidos por la Consellería para las diversas entidades existentes en DAURAT que son:

actividades, carácter de las plazas, categorías laborales, frecuencias de las actividades, jornadas laborales, motivos de bajas, poblaciones, servicios de proveedores, situaciones laborales, situaciones legales, tipos de atención, tipologías de residentes, titulaciones de trabajadores.

21.2.2. Integración Total.

Esta es la operación con la que inicialmente se integran los datos de la residencia. Sólo se realiza la primera vez porque cuando sea necesario modificar o actualizar los datos de la Consellería se realizarán mediante Integraciones Incrementales.

21.2.3. Integración Incremental.

Esta es la operación con la que se modifican o actualizan los datos de la residencia que tiene la Consellería. Antes de poder realizar esta operación es necesario haber realizado correctamente una Integración Total.

21.3. Configuración del Ordenador para integrar con DAURAT.

Antes de poder realizar la integración deberemos instalar los certificados de seguridad de la Generalitat Valenciana. Para ello seguimos los siguientes pasos:

434

1. Desde el Internet Explorer accedemos a la página web de la Generalitat que es www.gva.es

2. Dentro de la página web de la Generalitat pulsaremos sobre la imagen siguiente:

3. Al pinchar en la imagen anterior navegaremos a otra página en la que pulsaremos sobre la imagen siguiente:

4. Aparecerá otra página web en la que se nos explica como instalar los certificados. En

principio solo es necesario instalar los certificados: Certificado Root CA Certificado CA GVA. El tercero que se menciona no seria necesario. Pulsar sobre la siguiente imagen y seguir el proceso que a continuación se explica (en la pagina web también se explica claramente).

5. Como muestra la imagen anterior pulsamos sobre Certificado Root CA. Si el sistema nos hace una pregunta similar a la siguiente pulsaremos sobre abrir (o ejecutar)

435

6. Aparecerá una pantalla similar a la siguiente en la que pulsaremos Instalar Certificado y seguiremos el asistente pulsando siempre siguiente hasta que salga finalizar. Si aparece una advertencia de seguridad pulsaremos en Si y cuando volvamos a la pantalla de la imagen la cerramos desde el aspa.

7. Pulsamos sobre Certificado CA GVA y como antes si el sistema nos hace una

pregunta como la del paso 5 pulsaremos sobre abrir (o ejecutar) y en la pantalla del certificado pulsaremos de nuevo Instalar Certificado y realizaremos los mismos pasos que antes.

Una vez instalado el certificado de seguridad ya se puede acceder a DAURAT bien a través de la pagina web de la Consellería: https://daurat.bsocial.gva.es o bien a través de ResiPlus y sus procesos de integración.

21.4. Configuración de ResiPlus para integrar con DAURAT.

Antes de poder realizar la integración deberemos configurar ResiPlus, para ello accedemos al apartado Integración de Centros CV. de Datos Generales dentro del menú Configuración. Las dos primeras pestañas de este apartado contienen la configuración de DAURAT:

21.4.1. Pestaña de Configuración.

Contiene los datos de los servicios de DAURAT en la Consellería y los datos de identificación de la Residencia.Los datos de los servicios son los siguientes:

URL Servicio Petición Codificadores: https://daurat.bsocial.gva.es/daurat/dauratws/ServicioCodificadores?WSDLURL Servicio Integración: https://daurat.bsocial.gva.es/daurat/dauratws/IntegracionCentros?WSDLTime out de los Servicios: 500000Tamaño de los paquetes en bytes: 512000Realizada Integración Total del Centro: desmarcado*

(*) NOTA: Aquellos centros que ya hayan introducido información en DAURAT a través de la aplicación WEB proporcionada por Consellería y quieran mantenerla pueden optar por marcar la opción de Integración Total realizada para que se envíen solo los cambios que se detecten respecto a lo introducido en ResiPlus.

Los datos de identificación de la Residencia se componen del nombre de usuario y la contraseña que fueron proporcionados por la Consellería.

436

21.4.2.Pestaña de Información a Integrar.

En esta pestaña se establecen si se enviarán o no a la Consellería los datos que contiene ResiPlus pero que son opcionales para DAURAT.

21.5. Pasos a realizar antes de la primera integración.

1) Configurar el ordenador como se explica en el apartado ‘Configuración del ordenador para integrar con DAURAT’.

2) Configurar ResiPlus como se explica en el apartado ‘Configuración de ResiPlus para integrar con DAURAT’.

3) Revisar la información relativa a Residentes:

a. Comprobar los NIF de los residentes y de los trabajadores de ResiPlus para que sean correctos porque DAURAT los valida en cada integración y si por ejemplo la letra no es correcta nos devolverá un mensaje de error. El formato correcto de los NIF es XXXXXXXXL siendo X un número y L la letra correspondiente a ese número. Para facilitar esta tarea hemos creado en ResiPlus una nueva pantalla en la que podemos modificar más ágilmente los NIF de los residentes y de los trabajadores. A esta pantalla se accede desde el menú Configuración / Herramientas / Integración de Centros CV. / Actualizar NIF.

b. Recorrer las fichas de todos los residentes (altas y bajas). Sólo si el residente ha sido beneficiario de ayuda en años anteriores y ha solicitado ser Beneficiario de Ayuda para el año actual pero aún no se ha recibido la Resolución entonces hay que crear una nueva línea de beneficiario cumplimentando los siguientes datos: Fecha Efecto, Tipo, Fecha Trámite, Quien tramita. Si el residente se encuentra en cualquier otra situación no hay que hacer nada.

437

c. Revisar que los campos obligatorios que se envían a DAURAT referentes a Residentes estén bien especificados (Ver lista de campos al final de este documento).

4) Recorrer todas las fichas de los proveedores y poner una fecha de alta aproximada en la pestaña de Evolución Temporal. Revisar que los campos obligatorios que se envían a DAURAT estén bien especificados (Ver lista de campos al final de este documento). Solo se enviará información de aquellos proveedores que ofrezcan servicios de catering o lavandería al centro. Si ya disponen de lavandería en el centro no será necesario cumplimentar la información.

5) Recorrer todas las fichas de personal y revisar que su evolución temporal sea la correcta. Revisar que los campos obligatorios que se envían a DAURAT estén bien especificados (Ver lista de campos al final de este documento). Recomendamos revisar las fichas de personal que están de baja para comprobar que tienen correctamente asignada una fecha de baja y un motivo.

6) Revisar que la información relativa a las actividades de Fisioterapeuta, Psicólogo, TASOC y TOC tienen toda la información requerida. Ver lista de campos obligatorios al final de este documento.

438

7) Entrar en el apartado Integración de Centros CV. en Datos Generales y marcar o desmarcar las opciones que indican que datos opcionales para DAURAT se envían a la Consellería y cuales no se envían. Los datos opcionales de trabajador Horas Semanales y Horas Nocturnas Semanales es un dato que se envía en los informes del Anexo XV, por ello recomendamos que se marquen estos campos para enviar la información.

8) Si por alguna razón no se desea enviar información de un determinado residente hay que desmarcar el campo ‘Enviar a la Administración Pública’ que está en la pestaña Observaciones del apartado General de la ficha del residente.

9) Al igual que el paso anterior, tanto en Personal como en Proveedores, existe el campo ‘Enviar a la Administración Pública’ dentro de la pestaña de Observaciones que permite no enviar datos de ese trabajador o de ese proveedor a la Consellería.

439

10) Obtener los codificadores de la Consellería. Para ello accedemos a la pantalla de Integración desde el menú Configuración / Herramientas / Integración de Centros CV. y pulsamos a la izquierda sobre la tercera opción que se llama Obtener Codificadores. Después pulsamos el botón Iniciar que está a la derecha y esperamos a que el proceso termine correctamente.

11) Entrar en cada pestaña del apartado Integración de Centros CV. de Datos Generales y establecer las equivalencias entre los datos definidos en ResiPlus y los codificadores de la Consellería.

440

21.6. Pasos a realizar la primera integración (Integración Total)

1) Entrar en la pantalla de Integración de Centros CV. desde el menú Configuración / Herramientas / Integración de Centros CV. / Integración

2) Pulsar sobre la primera opción: Integración Total.

3) Pulsar sobre el botón Iniciar.

4) Es posible que al iniciar el proceso aparezca un mensaje diciendo que no todas las equivalencias están establecidas (ver imagen siguiente). Eso es porque no todos los datos de ResiPlus tienen la equivalencia asignada con los codificadores de la Consellería. Si esto sucede hay que establecer las equivalencias que faltan en el apartado Integración de Centros CV. de Datos Generales y luego hay que repetir estos pasos desde el principio.

5) Si las equivalencias están establecidas veremos como ResiPlus empieza a procesar los datos de los residentes, trabajadores, proveedores y actividades. Si ResiPlus no puede añadir

441

alguna operación por falta de algún dato mostrara un mensaje avisándolo en la pestaña información (ver imagen siguiente).

Cuando esto suceda podemos ver en la pestaña de Avisos y Errores una relación con los datos que faltan para que sea más fácil su identificación y se puedan solucionar los errores más fácilmente (ver imagen).

6) Si no falta ningún dato ResiPlus conectará con los servidores de la Consellería y enviará la integración. Si la integración se realiza correctamente veremos los resultados en la pantalla (ver imagen siguiente) y ya habremos terminado el proceso. Y si observamos algún error podremos ver en la pestaña de Avisos y Errores el mensaje de error que nos ha devuelto DAURAT y tendremos que corregirlo. Una vez

442

corregido el error volveremos a repetir estos pasos para intentar de nuevo la Integración Total.

7) Tras realizar la integración total hay que hacer inmediatamente después una integración incremental. Para ello seguir los pasos del siguiente apartado.

21.7. Pasos para realizar las integraciones incrementales.

1) Entrar en la pantalla de Integración de Centros CV. desde el menú Configuración / Herramientas / Integración de Centros CV. / Integración

2) Pulsar sobre la segunda opción: Integración Incremental.

3) Pulsar sobre el botón Iniciar.

4) Al igual que con la Integración Total es posible que nos aparezca un mensaje diciendo que no todas las equivalencias están establecidas. Si esto sucede hay que establecer las equivalencias que faltan en el apartado Integración de Centros CV. de Datos Generales y luego hay que repetir estos pasos desde el principio.

5) Si las equivalencias están establecidas veremos como ResiPlus empieza a procesar los datos de los residentes, trabajadores, proveedores y actividades. Si ResiPlus no puede añadir alguna operación por falta de algún dato mostrara un mensaje avisándolo en la pestaña información (ver imagen siguiente).

443

Cuando esto suceda podemos ver en la pestaña de Avisos y Errores una relación con los datos que faltan para que sea más fácil su identificación y se puedan solucionar los errores más fácilmente

6) Si no falta ningún dato ResiPlus conectará con los servidores de la Consellería y enviará la integración. Si la integración incremental se realiza correctamente veremos los resultados en la pantalla (ver imagen siguiente) y ya habremos terminado el proceso. Y si observamos algún error podremos ver en la pestaña de Avisos y Errores el mensaje de error que nos ha devuelto DAURAT y tendremos que corregirlo. Una vez corregido el error volveremos a repetir estos pasos para intentar de nuevo la Integración Incremental.

21.8. Listados.

444

21.8.1. Listado de Campos de Residentes que ResiPlus integra con DAURAT.

CampoObligatori

oEstá en ...

NIF SI

Ficha del ResidenteNº de Seguridad Social SINombre y Apellidos SIFecha de Nacimiento SIDirección NO Ficha del Residente – Datos Generales – Datos

Adicionales – Direcciones y Teléfonos del Residente

Código Postal NOMunicipio (codificado) NOProvincia (codificado) NOTipo de Residente (codificado) SI Ficha del Residente – TipologíaCarácter de la plaza que ocupa (codificado)

SI Ficha del Residente – Datos Generales – Datos Adicionales – Otros

Datos del bono (concesión y fecha de efecto)

SI Ficha del Residente – Económico – Concertados

Situación Legal (codificado) NO Ficha del Residente – Trabajador Social – Datos de Incapacidad Legal

Cuota NO Ficha del Residente – Económico – Datos EconómicosFianza NO

Nº del Libro de Registro SI Ficha del Residente – Datos Generales – Datos Adicionales – Otros - Datos del Libro de RegistroObservaciones del Libro de Registro NO

Nombre del Tutor SI / NO Ficha del Residente – Trabajador Social – Datos de Incapacidad Legal

NOTA: los campos señalados como codificados necesitan que se establezca una equivalencia entre los codificadores de la Consellería y los de ResiPlus. Esta equivalencia se realiza desde la pantalla de Datos Generales, apartado de Integración de Centros de la CV.

NOTA: el campo Nombre del Tutor sólo es obligatorio cuando el residente posee Resolución Judicial de Incapacidad.

21.8.2. Listado de campos de trabajadores que ResiPlus integra con DAURAT.

CampoObligatori

oEstá en ...

NIF SI

Ficha del Trabajador

Nº de Seguridad Social SINombre y Apellidos SIDirección NOCódigo Postal NOMunicipio (codificado) NOProvincia (codificado) NOEs sustituto NOAños de Experiencia NO

Ficha del Trabajador – Datos Laborales

Tipo de atención (codificado) SITitulación (codificado) SICategoría Laboral (codificado) SISituación Laboral (codificado) SIHoras Semanales SIHoras Nocturnas Semanales NOTipo de Jornada Laboral (codificado) NO

NOTA: los campos señalados como codificados necesitan que se establezca una equivalencia entre los codificadores de la Consellería y los de ResiPlus. Esta equivalencia se realiza desde la pantalla de Datos Generales, apartado de Integración de Centros de la CV.

21.8.3.Listado de campos de proveedores que ResiPlus integra con DAURAT.

CampoObligatori

oEstá en ...

CIF SI Ficha del Proveedor

445

Razón Social SIDirección NOCódigo Postal NOMunicipio (codificado) NOProvincia (codificado) NOAños de Experiencia NOSituación (codificado) SI

Ficha del Proveedor – ServiciosServicios prestados (codificado) SI

NOTA: sólo se integrará la información referente a proveedores de lavandería y de catering.

NOTA: los campos señalados como codificados necesitan que se establezca una equivalencia entre los codificadores de la Consellería y los de ResiPlus. Esta equivalencia se realiza desde la pantalla de Datos Generales, apartado de Integración de Centros de la CV.

21.8.4. Listado de campos de actividades que ResiPlus integra con DAURAT.

CampoObligatori

oEstá en ...

Código de la Actividad (codificado) SI

Residentes – Organización de Actividades de cada profesional

NIF del Responsable SIFrecuencia (codificado) SIHoras SIFecha de Asistencia SISe ha realizado valoración SI

NOTA: los campos señalados como codificados necesitan que se establezca una equivalencia entre los codificadores de la Consellería y los de ResiPlus. Esta equivalencia se realiza desde la pantalla de Datos Generales, apartado de Integración de Centros de la CV.

21.9. Campos Obligatorios de Actividades.

Campo Obligatorio Está en...Código de la Actividad (codificado)

SI Residentes- Organización de Actividades de cada profesional.

NIF del Responsable SIFrecuencia SI

Fecha de Asistencia SI Residentes- Introducción de Actividades de cada profesional.

Se ha realizado Valoración

SI Residentes – Introducción de Actividades de cada profesional. Este campo es un valor booleano que se establece a Verdadero cuando se rellena el campo de observaciones de la asistencia a la actividad. Si el campo está vacío el valor que se envía es Falso.

446

22. Manual de MARCO.

22.1.Introducción.

ResiPlus Marco es el resultado del esfuerzo por desarrollar una aplicación informática encaminada a mantener una comunicación permanente y fluida entre ADD Informática y el usuario final de ResiPlus. Nace como fruto de las peticiones y sugerencias recogidas a lo largo de estos años tanto de la dirección como de los profesionales de los distintos centros.

Como puntos a destacar de la funcionalidad aportada por esta aplicación cabe reseñar:

Envío de cualquier tipo de documentación formativa, de soporte o comercial relacionada con ResiPlus, con ADD Informática o el sector geriátrico.

Realización de encuestas a los usuarios finales para escuchar mejor su opinión y necesidades. Queremos que sean nuestros clientes los que decidan qué y cómo mejorar ResiPlus y en nuestros servicios para que día a día les permita y facilite la consecución de sus tareas y procedimientos.

Esperamos que les sea de utilidad esta aplicación y cumpla sus expectativas.

22.2.Elementos.

Los elementos son mensajes que envía ADD Informática a los usuarios finales de ResiPlus a través de la aplicación ResiPlus Marco. Algunas características de los elementos son:

Como veremos más adelante, hay varios tipos, como pueden ser los comunicados y las encuestas.

Soporta varios lenguajes: recibirá el elemento en el lenguaje que tiene configurado para su sesión en ResiPlus.

Permiten adjuntar información: manuales, avisos de actualización, vídeo tutoriales, imágenes, etc.

Van destinados a usuarios de determinadas áreas de ResiPlus. Por ejemplo, si usted es usuario de el área económica, recibirá comunicados, encuestas, etc. acerca de esa área.

22.2.1.Tipos de Elementos.

22.2.1.1.Comunicados.

Son elementos de características similares al correo electrónico. ADD Informática le enviará a través de esta vía documentación, formación sobre características de ResiPlus, avisos de actualización o noticias de interés.

447

22.2.1.2.Encuestas.

Son elementos de formato similar a una encuesta tradicional. ADD Informática desea conocer su opinión anónima y confidencial acerca de diversas áreas de ResiPlus, nuestros servicios u otros componentes.

Para ello, ponemos en uso varios tipos de pregunta, cada una de las mismas con un diseño diferente:

22.2.1.2.1. Preguntas de opción

Entre varias opciones disponibles, puede elegir sólo una de ellas. Un ejemplo sería una pregunta con respuestas Sí / No.

22.2.1.2.2. Preguntas de Selección.

Similar a la anterior, pero puede elegir cero o más opciones. Un ejemplo sería una pregunta acerca de qué áreas de ResiPlus utiliza.

448

22.2.1.2.3. Preguntas de Valoración.

Puede valorar varias opciones, puntuándolas según importancia o interés.

22.2.1.2.4. Preguntas de Comentario.

Dispone de un campo de texto donde puede escribir su opinión o respuesta.

22.3.Ventana Principal.

La ventana principal de ResiPlus Marco es el lugar donde usted puede ver y gestionar los comunicados y encuestas que ha recibido. Está compuesta por cuatro zonas de interacción con el usuario.

22.3.1. Árbol de carpetas.

El árbol de carpetas se encuentra en la zona superior izquierda de ResiPlus Marco. Contiene una carpeta, denominada “raíz”, por cada uno de los tipos de elementos: comunicados y encuestas.

A su vez, para cada una de estas carpetas raíz, existe uno o más “filtros”. Un filtro es una vista en base a un criterio del contenido de la carpeta raíz. Para mayor comprensión, a continuación se muestra una relación de carpetas raíz y sus filtros:

449

22.3.2. Lista de Elementos.

La lista de elementos se encuentra en la zona superior derecha de ResiPlus Marco. Contiene el listado de elementos según el apartado seleccionado el árbol de carpetas. Sólo muestra los elementos que van destinados a usted, es decir, no verá los comunicados, encuestas, etc. que hayan podido recibir otros usuarios de ResiPlus.

La lista puede ordenarse de forma ascendente o descendente según el remitente, el asunto o la fecha de recepción. Tiene las siguientes columnas:

22.3.3. Panel de Vista Previa.

El área de visualización se encuentra en la zona inferior de ResiPlus Marco. Permite interactuar con el elemento seleccionado en la lista, ya sea respondiendo a una encuesta o visualizando los archivos adjuntos. Además, muestra los usuarios de su centro que han recibido también el elemento, así como el asunto y la fecha de recepción del mismo.

Si el comunicado o encuesta lleva archivos adjuntos, aparecerá una pestaña denominada “Archivos Adjuntos”.

450

Haciendo clic en ella puede acceder a la lista de archivos. Para abrir uno de ellos puede hacer clic en el icono “Ver” o doble clic en la línea del elemento en la lista.

Puede abrir tantos adjuntos como desee a la vez, abriéndose cada uno de ellos en una pestaña independiente. Haciendo clic sobre la pestaña con el botón derecho del ratón, se le abrirá un menú contextual donde puede optar entre guardar el adjunto a un directorio del disco, o cerrar la pestaña.

22.3.4.Barra de Herramientas.

La barra de herramientas se encuentra en la zona superior de la ventana principal. Desde ella puede acceder a:

451

- Refrescar lista de elementos: sirve para actualizar la lista de elementos.- Eliminar elemento: elimina el elemento seleccionado en la lista. Esta opción sólo está

disponible si tiene un elemento seleccionado. Para seleccionar un elemento, haga clic encima del elemento a seleccionar en la lista de elementos.

- Criterios de búsqueda / Buscar: esta opción le permite buscar un comunicado o encuesta con cierto contenido.

Para ello, en el cuadro de texto debe introducir uno o más criterios de búsqueda, y a continuación hacer clic en el icono de buscar. Aparecerá en el árbol de carpetas una carpeta nombrada “Búsqueda”. Si hace clic en ella aparecerá en la lista de elementos aquellos que se ajustan a su criterio de búsqueda, tanto comunicados como encuestas.

- Ayuda: muestra la ayuda de ResiPlus Marco.

22.4.Área de Notificaciones.

Al arrancar ResiPlus Marco, se sitúa el icono en la zona de notificación de Windows. Esta zona se encuentra a la derecha de su barra de tareas de Windows, junto con el reloj del sistema.

Desde el icono puede acceder a ResiPlus Marco, deshabilitar las notificaciones o cerrar la misma. Para ello, debe de hacer clic en el botón derecho del ratón sobre el icono, donde se le mostrará el siguiente menú:

Además, recibirá a través de una notificación avisos sobre nuevos comunicados o encuestas al igual que aquellos que tenga pendientes de responder.

22.4.1. Notificación de cierre / cambio de usuario.

Aunque cierre ResiPlus, ResiPlus Marco permanece abierta con su sesión de usuario durante un tiempo para que pueda seguir trabajando con ella, por ejemplo, rellenar una encuesta. Para evitar que la privacidad de sus comunicados y encuestas al igual que sus preferencias se vean comprometidas por otros usuarios, pasado un tiempo prudencial desde el cierre de ResiPlus, establecido en 10 minutos, se le mostrará una ventana informándole que se va a

452

proceder al cierre automático de la aplicación. Dicha ventana, tiene un contador de un minuto que indica el tiempo del que dispone para finalizar el trabajo que esté realizando antes de que se cierre ResiPlus Marco.

Si desea continuar trabajando, no tiene mas que volver a iniciar sesión con su nombre de usuario, desapareciendo el mensaje y pudiendo continuar con su actividad.

Por el contrario, si desea cerrar ResiPlus Marco, pulse el botón “Cerrar ahora” o espere el intervalo de tiempo.

Recuerde que aún contando con esta medida, en todo momento puede cerrarla de forma inmediata accediendo a través del área de notificaciones, y haciendo clic en la opción “Cerrar”, siendo ésta la opción más recomendada.

453

23. Podólogo.

23.1. Introducción.

Se ha habilitado en ResiPlus la figura de un nuevo profesional: el Podólogo. Para acceder a él, debemos entrar en la pestaña correspondiente dentro de la Ficha del residente. El podólogo contiene los siguientes subapartados: Seguimiento, Informes y Observaciones, cuyo funcionamiento vamos a detallar a continuación.

23.2. Seguimiento.

El seguimiento es el documento dónde el podólogo debe introducir las anotaciones relativas al residente cada vez que éste vaya a su consulta. Mediante el seguimiento también se puede enviar Comunicados, Órdenes y Peticiones al resto de profesionales de la residencia.

Para crear un nuevo Control y Seguimiento pinchamos en el botón Nuevo , seleccionamos la fecha e introducimos la descripción. Para impedir que un Seguimiento sea modificado hay que cambiar las opciones del apartado Configuración Aplicación en la pantalla de Datos Generales (menú Configuración). La opción correspondiente está en la parte de abajo y se llama: Permitir modificar el seguimiento del podólogo de días anteriores. Si esta opción está activada el Seguimiento se podrá modificar y si está desactivada no se podrá. Para que los cambios tengan efecto en la pantalla de Seguimiento hay que pinchar en el botón de

Actualizar .

El botón sirve para cambiar el tamaño de la letra del texto del Seguimiento.

El Seguimiento se puede imprimir pinchando el botón de Imprimir . Pueden ver el modo correcto de imprimir los seguimientos en el apartado 4.1.4.5. Control y seguimiento del Manual.

Imagen1. Seguimiento

A través del seguimiento es posible enviar los propios Seguimientos a otros profesionales en ResiPlus. Tras crear un Seguimiento dispondremos de dos botones para marcar/ desmarcar todos los posibles destinatarios.

Tras introducir el valor del campo Descripción, si marcamos los usuarios o grupos, copiará para ellos el contenido del Seguimiento y nos permitirá añadir, para cada uno lo que queramos. Si no queremos que reciba el contenido de Descripción, basta con desmarcarlo y escribir en la caja de texto. El icono se vuelve a marcar pero ya no incluye la información de descripción.

454

Imagen 2. Seguimiento

Relacionado con todo lo anterior tenemos un listado desde el que podremos consultar el envío de los seguimientos: Comunicados, Órdenes y Peticiones de Profesionales.

Imagen 3. Listado de Comunicados, Órdenes y Peticiones de Profesionales

La pantalla del listado nos permitirá filtrar los comunicados según quién lo envía, a quién, de qué residentes se trata y a que grupo pertenecen.

23.3. Informes.

Se ha habilitado la pantalla de Informes en Podólogo, desde donde podemos crear Informes exactamente igual que desde las pestañas correspondientes a cada uno de los profesionales.

23.4. Observaciones.

En este apartado podemos introducir cualquier tipo de Observación referente al Residente sobre cualquier aspecto que sea de interés. Es un campo de texto libre.

455

24. Informes Semestrales (Solo para Argentina)

24.1. Introducción.

Se ha modificado ResiPlus para facilitar la elaboración de los Informes Semestrales y el Listado de Seguimiento de Semestrales que deben efectuar los diferentes profesionales de Argentina.

24.2. ¿Qué son los informes semestrales?

En Argentina, los distintos profesionales deben elaborar un tipo informe llamado ‘Semestral’ que deben presentar ante las autoridades sanitarias del PAMI en caso de inspección. Generalmente, la información de dicho informe apenas varía entre una vez y otra, así que debe de ser fácilmente “clonable”, es decir, que se pueda “copiar y pegar” a uno nuevo. Además, el informe una vez creado (y modificado por primera vez), ya no se debe de poder modificar o eliminar.

24.3. ¿Cómo crearlos?

Para crear los informes semestrales, las residencias deben crear una plantilla, con el Diseñador de Plantillas de ResiPlus, para cada uno de los profesionales que trabajan en la residencia. Para ver el funcionamiento del Diseñador hay que acudir al apartado 15 del manual de ResiPlus que trata sobre este módulo del programa.Después hay que entrar en cada una de las pestaña de Informes de los profesionales, crear un Tipo de Informe Semestral y vincularlo con la plantilla adecuada, tal y como muestra la siguiente imagen.

Imagen1. Ventana de Nuevo Tipo de Informe

La segunda fase del proceso consiste en ir a Configuración/Datos generales/Semestrales y establecer el Tipo de Informe que nosotros hemos creado para que se convierta en semestral. Esta parte es muy importante, ya que solo aquel informe que hayamos determinado como semestral, quedará bloqueado en cuanto se genere y no se podrá ni modificar, ni eliminar; a diferencia del resto de tipos de informes.Para seleccionar cuál va a ser el Informe Semestral de cada profesional, debemos seleccionar en los desplegables los tipos de informes adecuados.

456

Imagen 2.Configuración/Datos Generales/Semestrales

Para terminar el proceso, tan solo quedaría generar el informe, seleccionando el Tipo de

Informe y pinchando sobre el icono de nuevo , en las pestañas de Informes.Si el Informe Semestral que queremos sacar debe ser prácticamente igual al generado anteriormente, tenemos la opción de clonar Informes, que se activa seleccionando el Tipo de

Informe y pinchando sobre el icono de clonar . Esta acción es equivalente a copiar y pegar el contenido del Word. Una vez clonado el documento, siempre se le pueden añadir los cambios antes de guardar.

24.4. ¿Cómo generar seguimiento semestrales?

El Listado de Seguimientos de Semestrales nos muestra una relación de todos los residentes con la información de las fechas en las que se les ha generado el Informe semestral por cada uno de los Profesionales. Para generarlo hay que acudir al menú de residentes y seleccionar Listados o bien pinchar el

icono de acceso directo de la barra de herramientas de ResiPlus . Pinchar en el árbol donde pone Seguimiento de Semestrales, seleccionar las fechas y darle a Previsualizar.

Imagen 3. Listado de Seguimiento de Semestrales

457

24.5. Otras consideraciones.

Para poder trabajar con los Semestrales, hay que tener permisos para acceder a Configuración /Datos generales /Semestrales y para generar el Listado. Ambos permisos se dan de alta en Grupos y Usuarios.Además también se tendrán que tener los permisos adecuados en cada una de las pestañas de Informes correspondientes.

458