-
MANUAL PROSEDUR KERJA
1GFMAS
JABATAN AKAUNTAN NEGARA
MALAYSIA
MODUL
LMS –External Loan
(LMS EL)
KEMASKINI PADA SEPTEMBER 2017
KERAJAAN MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS
MODUL LOAN MANAGEMENT SYSTEM –
EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE (LMS-ELA)
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
-
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS
MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM – EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE
(LMS-ELA)
SENARAI ISI KANDUNGAN
BIL. NO. RUJUKAN
DOKUMEN TAJUK DOKUMEN MUKA SURAT
1. SINGKATAN SINGKATAN MPK iGFMAS 5 - 9
2.
MPK LMS ELA-01
PENGELUARAN BAYARAN BAGI PINJAMAN KOMPUTER & TELEFON
PINTAR
10 – 18
3.
MPK LMS ELA-02
PENYEDIAAN PENGESAHAN BAKI PINJAMAN KOMPUTER & TELEFON
PINTAR BAGI PENYELESAIAN AWAL PINJAMAN
4.
MPK LMS ELA-03
PROSES PENYELESAIAN PENUH / SEPARA PEMBIAYAAN KOMPUTER &
TELEFON PINTAR
5.
MPK LMS ELA-04
BAYARAN BALIK LEBIHAN (REFUND) PINJAMAN KOMPUTER & TELEFON
PINTAR
26 – 28
6.
MPK LMS ELA-05
NOTIS TUNTUTAN / PERINGATAN TUNGGAKAN ANSURAN BAYARAN PINJAMAN
KOMPUTER & TELEFON PINTAR
29 – 31
7. MPK LMS ELA-06 PENGAMBILALIHAN PINJAMAN KOMPUTER &
TELEFON PINTAR 32 – 40
8.
MPK LMS ELA-07
SERAH ALIH PINJAMAN KOMPUTER & TELEFON PINTAR KE KERAJAAN
NEGERI ATAU BADAN BERKANUN
41 – 43
9.
MPK LMS ELA-08
PENYEDIAAN PENGESAHAN BAKI PINJAMAN KENDERAAN PERSEKUTUAN BAGI
PENYELESAIAN AWAL PINJAMAN
44 – 46
10.
MPK LMS ELA-09
PROSES PENYELESAIAN PENUH / SEPARA PINJAMAN KENDERAAN
PERSEKUTUAN
47 – 50
11.
MPK LMS ELA-10
BAYARAN BALIK LEBIHAN (REFUND) PINJAMAN KENDERAAN
PERSEKUTUAN
51 – 54
12.
MPK LMS ELA-11
NOTIS TUNTUTAN/PERINGATAN TUNGGAKAN ANSURAN BAYARAN PINJAMAN
KENDERAAN PERSEKUTUAN
55 – 57
13. MPK LMS ELA-12 PENGAMBILALIHAN PINJAMAN KENDERAAN
PERSEKUTUAN 58 – 65
14.
MPK LMS ELA-13
SERAH ALIH PINJAMAN KENDERAAN PERSEKUTUAN KE KERAJAAN NEGERI
ATAU BADAN BERKANUN
66 – 69
15.
MPK LMS ELA-14
PEWUJUDAN KONTRAK TANPA BAYARAN – PENDAHULUAN DIRI BAYARAN
TERLEBIH EMOLUMEN AP327B (A0461107)
70 – 77
19 – 21
22 – 25
2
-
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS
MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM – EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE
(LMS-ELA)
BIL. NO. RUJUKAN
DOKUMEN TAJUK DOKUMEN MUKA SURAT
16.
MPK LMS ELA-15
PENGELUARAN BAYARAN PENDAHULUAN DIRI - PERBELANJAAN DI BAWAH
AP55 (A0461104), PERBELANJAAN DI BAWAH AP59 (A0461105) DAN
KEHILANGAN WANG AWAM AP322 (A0461106)
78 – 86
17.
MPK LMS ELA-16
PENGELUARAN BAYARAN PENDAHULUAN DIRI KOD PENDAHULUAN DIRI
TUNGGAKAN CARUMAN KWSP (A0461102) DAN BAYARAN BIL HOSPITAL
KAKITANGAN KERAJAAN (A0461103)
87 – 93
18. MPK LMS ELA-17 PENGELUARAN BAYARAN PENDAHULUAN PELBAGAI
(A0461201) 94 – 100
19.
MPK LMS ELA-18
PROSES MEMBUAT PELARASAN AKAUN PENDAHULUAN DIRI PERBELANJAAN DI
BAWAH AP55 (A0461104), PERBELANJAAN DI BAWAH AP59 (A0461105) DAN
KEHILANGAN WANG AWAM AP322 (A0461106)
101 - 103
20.
MPK LMS ELA-19
PROSES MEMBUAT PELARASAN AKAUN PENDAHULUAN PELBAGAI
(A0461201)
104 – 106
21.
MPK LMS ELA-20
PENYEDIAAN PENGESAHAN BAKI PENDAHULUAN BAGI PENYELESAIAN
AWAL
107 – 109
22. MPK LMS ELA-21 PROSES PENYELESAIAN PENUH / SEPARA
PENDAHULUAN 110 - 113
23.
MPK LMS ELA-22
NOTIS TUNTUTAN / PERINGATAN TUNGGAKAN BAYARAN PENDAHULUAN
114 – 116
24. MPK LMS ELA-23 PROSES ARAHAN POTONGAN GAJI (AUTO SCHEDULED
JOB) 117 - 120
25.
MPK LMS ELA-24
PROSES PENILAIAN DAN MENGAKAUNKAN PENJEJASAN NILAI PINJAMAN
KAKITANGAN DAN PENDAHULUAN
121 – 124
26.
MPK LMS ELA-25
PROSES MENGAKAUNKAN PENJEJASAN NILAI PINJAMAN KAKITANGAN DAN
PENDAHULUAN
125 – 128
27.
MPK LMS ELA-26
PROSES MENGAKAUNKAN PELARASAN SEMULA PENJEJASAN NILAI PINJAMAN
KAKITANGAN DAN PENDAHULUAN
129 – 131
28.
MPK LMS ELA-27
PROSES HAPUS KIRA AKAUN PINJAMAN KAKITANGAN DAN PENDAHULUAN
TERTUNGGAK
132 -135
3
-
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS
MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM – EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE
(LMS-ELA)
BIL. NO. RUJUKAN
DOKUMEN TAJUK DOKUMEN MUKA SURAT
29. MPK LMS ELA-28 KEMAS KINI KONTRAK 136 - 142
30. MPK LMS ELA-29 PENGURUSAN LAPORAN 143 - 145
31.
MPK LMS ELA-30
PENGELUARAN BAYARAN PENDAHULUAN DIRI - PENGANGKUTAN &
PERBELANJAAN SARA HIDUP (A0461101)
146 - 148
32.
MPK LMS ELA-31
PROSES MEMBUAT PELARASAN AKAUN PENDAHULUAN DIRI - PENGANGKUTAN
& PERBELANJAAN SARA HIDUP DALAM NEGERI (A0461101)
149 - 151
33.
MPK LMS ELA-32
TERIMAAN BAYARAN BALIK PINJAMAN KAKITANGAN DAN PENDAHULUAN -
PROSES PENGELUARAN RESIT
152 -154
4
-
SINGKATAN MPK IGFMAS
ABT Akaun Belum Terima
ABC Activity-Based Costing
ADP / AUC Aset Dalam Pembinaan (Asset Under Construction)
ANM Akauntan Negara Malaysia
AO Pejabat Perakaunan (Bahagian Akaun Kementerian / JANM Negeri
/ Cawangan)
AP Arahan Pembayaran / Authorised Personnel / Arahan
Perbendaharaan (redundant)
APG Arahan Potongan Gaji
APK / SI Arahan Pengurangan Kuantiti Bekalan dan Perkhidmatan
(Stop Instruction)
APP Pengguna Aplikasi
AR Account Receivable
BA Bahagian Akaun Kementerian
BB Baucar Bayaran
BKP Bahagian Khidmat Perunding, Jabatan Akauntan Negara
Malaysia
BNM Bank Negara Malaysia
BP Business Partner
BPAD Bahagian Pengurusan Audit Dalam, Jabatan Akauntan Negara
Malaysia
BPOPA Bahagian Perkhidmatan Operasi Pusat dan Agensi, Jabatan
Akauntan Negara Malaysia
BPOPP Bahagian Pengurusan Operasi Pejabat Perakaunan, Jabatan
Akauntan Negara Malaysia
BPPP Bahagian Pembangunan Perakaunan dan Pengurusan, Jabatan
Akauntan Negara Malaysia
BPTM Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat, Jabatan Akauntan
Negara Malaysia
BPD Borang Pergerakan Dokumen
BW / BI Business Warehouse / Business Intelligence
BWTD Bahagian Pengurusan Wang Tak Dituntut, Jabatan Akauntan
Negara Malaysia
5
-
SINGKATAN MPK IGFMAS
CA Certified Authority
CAA Carta Akaun Akruan
CM Cash Management
COGSTR Certified under the Goods and Service Tax (Relief) Order
2014 – Sijil Pelepasan GST
CPC Certificate of Practical Completion
CTL Cek Tak Laku
DO Nota Pesanan Penghantaran (Delivery Order)
DTB Desktop Banking
EC Laporan Penyata Pendapatan
ECC Enterprise Central Component
Ee Kumpulan Pekerja (Employee Group)
EeSubgroup Sub Kumpulan Pekerja (Employee Subgroup)
EFT Electronic Fund Transfer
EG Electronic Government
eP ePerolehan
GPKI Government Public Key Infrastructure
GTS Government Travel System
HCM Human Capital Management
HO Ibu Pejabat
HR Human Resource
HRMIS Human Resource Management Information System
iA Innovation Associates Consulting Sdn Bhd. Juga dikenali
sebagai System Integrator (SI)
ICU Unit Penyelarasan Pelaksanaan, JPM
6
-
SINGKATAN MPK IGFMAS
IPN Institut Perakaunan Negara, Jabatan Akauntan Negara
Malaysia
Jab Jabatan
JANM Neg Jabatan Akauntan Negara Malaysia Negeri
JANM Neg / Caw Jabatan Akauntan Negara Malaysia Negeri /
Cawangan
JKKPP Jawatankuasa Kerja Perakaunan Pengurusan
JKP Jawatankuasa Pemandu Akruan
JKPPA Jawatankuasa Pelaksanaan Perakaunan Akruan Kementerian
JSM Job Schedule Management
KA Desktop Banking
Kem Kementerian
KEW.8 Borang Penyata Perubahan Gaji
KEW. 320 / SG20 Borang Perubahan Gaji
KEW310E Borang Wujud / Batal / Kemas kini Akaun Pukal
KEW310 Borang Wujud Akaun Pukal
KEW311 Borang Kemas Kini Akaun Pukal
KGT Kenaikan Gaji Tahunan
KnowA Knowledge Article
KP Kad Pengenalan
KWSP Kumpulan Wang Simpanan Pekerja
LA AO Local Admin - Pejabat Perakaunan
LHDN Lembaga Hasil Dalam Negeri
LoA Limit of Amount
LPC Sijil Gaji Akhir
7
-
SINGKATAN MPK IGFMAS
LTH Laporan Terimaan Harian / Lembaga Tabung Haji
(redundant)
LUH Laporan Urus niaga Harian
MM Material Management
MP Manual Pengguna iGFMAS
MPKA Mesyuarat Pengarah dan Ketua Akauntan
MyCost Sistem Pengkosan Kerajaan Persekutuan
NPB / GRN Nota Penerimaan Bekalan dan Perkhidmatan (Goods /
Services Received Notes)
NPP / FRN Nota Pelaksanaan Perkhidmatan (Fulfillment Receipt
Notes)
OTC One Time Customer
PAT Penutupan Akhir Tahun
PBH Kementerian
PC Borang Penyata Perubahan Gaji
PCB Borang Perubahan Gaji
Penyedia Pegawai diberi kuasa sebagai Penyedia
Peraku I Pegawai diberi kuasa sebagai Peraku I
Peraku II Pegawai diberi kuasa sebagai Peraku II
PERKESO Pertubuhan Keselamatan Sosial
PK / PO Pesanan Kerajaan Bekalan dan Perkhidmatan (Purchase
Order)
PP Pejabat Pemungut
PPPA Pasukan Pelaksanaan Perakaunan Akruan, Jabatan Akauntan
Negara Malaysia
Pre DME Pre Data Medium Exchange
PTJ Pusat Tanggungjawab
RA Registration Authority
8
-
SINGKATAN MPK IGFMAS
SA Sub Admin
SAP System Application and Product
SAPGUI SAP Graphical User Interface
SBP Sistem Bayaran Pukal
SFTP Secured File Transfer Protocol
SOLMAN Solution Manager
SPA Sistem Pengurusan Aset
SST Surat Setuju Terima
TK / CO Tanggungan Kontrak Kerajaan Bekalan dan Perkhidmatan
(Contract Order)
TJ (K) / CW Tanggungan Kontrak Kerajaan Kerja (Contract Work
Order)
TP1 Personal Tax Waive Able Claims
TT Telegraphic Transfer
USB Universal Serial Bus
VO Perubahan Tanggungan Kontrak
WebI Web Intelligence
WO Inden Kerja / Pesanan Kerja (Work Order)
WJP Wang Jaminan Pelaksanaan
WPUA Waran Perjalanan Udara Awam
iGFMAS Integrated Government Financial Management and Accounting
System
iSPLN Integrated Sistem Perakaunan Luar Negeri
9
-
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM –
EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE (LMS-ELA)
TAJUK : PENGELUARAN BAYARAN BAGI PINJAMAN KOMPUTER & TELEFON
PINTAR
RUJUKAN DOKUMEN : MPK LMS ELA-01 MUKA SURAT : 1/9
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
1
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan untuk memberi panduan tatacara
melaksanakan proses pengeluaran pinjaman
komputer & telefon pintar kepada peminjam.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunakan oleh Kementerian / Jabatan bagi memproses
pengeluaran pinjaman komputer &
telefon pintar kepada peminjam.
3.0 TERMINOLOGI
BIL. TERMA PENERANGAN
1. Auto sistem Sistem memproses / menghantar maklumat secara
auto
2. AP Arahan Pembayaran
3. BDP Buku Daftar Pinjaman
4. BP Business Partner
5. BPP Buku Perkhidmatan Pegawai
6. Cash Flow Jadual Bayaran Balik Pinjaman / Pendahuluan
7. HCM Human Capital Management
8. HR Human Resource
9. LMS Loans Management System
10. PTJ Pusat Tanggungjawab
11. UGAT Unit Gaji Angkatan Tentera
10
-
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM –
EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE (LMS-ELA)
TAJUK : PENGELUARAN BAYARAN BAGI PINJAMAN KOMPUTER & TELEFON
PINTAR
RUJUKAN DOKUMEN : MPK LMS ELA-01 MUKA SURAT : 2/9
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
2
4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
BIL. TINDAKAN TANGGUNGJAWAB CARTA ALIRAN
1.
2.
Terima dokumen pinjaman komputer & telefon pintar yang telah
diluluskan beserta dokumen sokongan berkaitan dari PTJ. Semak dan
pastikan dokumen yang dikepilkan lengkap dan tepat: • Borang
Permohonan Pinjaman
Komputer & Telefon Pintar (Smartphones) Bagi Pegawai
Perkhidmatan Awam (Kew. 317 - Pind. 1/2011)
• Dokumen Perjanjian Untuk Skim Pinjaman Komputer / Telefon
Pintar (Smartphones) Perkhidmatan Awam yang telah dimatikan setem
(Kew. 318 - Pind. 1/2011)
• Borang Pinjaman / Pinjaman Harta (Kew. 322)
• Surat Kelulusan dan Tawaran Pinjaman dan Memorandum
Penerimaan
• Salinan kad pengenalan
• Slip gaji terkini
• Sebutharga yang disahkan oleh pembekal
• Salinan penyata / buku akaun bank
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
11
-
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM –
EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE (LMS-ELA)
TAJUK : PENGELUARAN BAYARAN BAGI PINJAMAN KOMPUTER & TELEFON
PINTAR
RUJUKAN DOKUMEN : MPK LMS ELA-01 MUKA SURAT : 3/9
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
3
BIL. TINDAKAN TANGGUNGJAWAB CARTA ALIRAN
3.
4.
5.
6.
Wujud Rekod Peminjam (BP)
Semak melalui T-Code: BP sama ada butiran peminjam (Business
Partner - BP) telah wujud di Modul Loans Management System (LMS)
dengan menggunakan Search Term 1 untuk nombor MyKad / Nombor
Tentera atau Search Term 2 untuk nombor gaji. Tentukan kategori BP
sama ada HR atau UGAT sekiranya BP belum wujud dengan mengambil
tindakan berikut:
i) HR, kunci masuk nombor MyKad / No. Gaji bagi membolehkan
maklumat peminjam ditarik dari sistem HCM; atau jika
ii) UGAT, kunci masuk nombor Tentera secara manual untuk
wujudkan nombor BP.
Kemaskini maklumat BP melalui T-Code: ZULM103 jika BP telah
wujud tetapi terdapat perbezaan dengan rekod di sistem HCM.
Sekiranya tiada perbezaan, terus ke para 7. Cetak Notifikasi
Perbezaan Maklumat Peminjam Di LMS dan HCM melalui T-Code: ZFLM107.
Notifikasi Perbezaan Maklumat Peminjam Di LMS dan HCM perlu
dihantar segera ke Unit Gaji Pejabat Perakaunan bagi mengemaskini
maklumat asas peminjam di sistem HCM.
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
12
-
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM –
EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE (LMS-ELA)
TAJUK : PENGELUARAN BAYARAN BAGI PINJAMAN KOMPUTER & TELEFON
PINTAR
RUJUKAN DOKUMEN : MPK LMS ELA-01 MUKA SURAT : 4/9
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
4
BIL. TINDAKAN TANGGUNGJAWAB CARTA ALIRAN
7.
8.
9.
Wujud Rekod Pinjaman (Kontrak)
Wujud kontrak melalui T-Code: ZULM101. (Rujuk MP LM1-002 Kontrak
dan Pengeluaran - Ada Bayaran) Kunci masuk maklumat yang
diperlukan. (Rujuk MP LM1-002 Kontrak dan Pengeluaran - Ada
Bayaran) Sistem secara auto akan menjalankan proses semak syarat
kelayakan pinjaman. Semakan kelayakan:
i. Tiada pinjaman dari produk kod yang sama berkuatkuasa/masih
berbaki. Sekiranya tidak mematuhi syarat kelayakan, pop-up mesej
akan memaparkan ‘anda masih di dalam tempoh tangguh dari pinjaman
terdahulu’.
ii. Tarikh akhir pinjaman tidak melebihi tarikh persaraan.
Sekiranya tidak mematuhi syarat kelayakan, pop-up mesej akan
memaparkan ‘tempoh pinjaman melebihi tarikh pencen, sila kurangkan
tempoh pinjaman’.
iii. Tempoh untuk permohonan bukan kali pertama (dikira bermula
dari tarikh kelulusan pinjaman sebelum ini) adalah 3 tahun.
Sekiranya tidak mematuhi syarat kelayakan, pop-up mesej akan
memaparkan ‘anda masih di dalam tempoh tangguh dari pinjaman
terdahulu’.
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Auto sistem
13
-
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM –
EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE (LMS-ELA)
TAJUK : PENGELUARAN BAYARAN BAGI PINJAMAN KOMPUTER & TELEFON
PINTAR
RUJUKAN DOKUMEN : MPK LMS ELA-01 MUKA SURAT : 5/9
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
5
BIL. TINDAKAN TANGGUNGJAWAB CARTA ALIRAN
10.
11.
12.
13.
14.
Jika syarat kelayakan di para 9 tidak dipatuhi, sediakan 3
salinan Surat Penolakan Permohonan untuk:
• PTJ; • Peminjam; dan • Fail.
Bagi yang memenuhi kelayakan, teruskan dengan proses kerja
seterusnya. Kunci masuk maklumat dokumen sokongan berdasarkan
senarai semak melalui T-Code: ZULM101. (Rujuk MP LM1-002 Kontrak
dan Pengeluaran - Ada Bayaran) Semak melalui T-Code: FNV3 ketepatan
maklumat kontrak (amaun, kadar faedah, tempoh, tarikh mula/tarikh
akhir, ansuran, maklumat peminjam, Cash Flow). Proses Perakuan
Semak dan buat perakuan I melalui T-Code: SBWP. (Rujuk MP
LM1-020 Peraku / Pengesahan) Semak dan buat perakuan II melalui
T-Code: SBWP. (Rujuk MP LM1-020 Peraku / Pengesahan) Abaikan para
15-17 sekiranya pengeluaran pinjaman diluluskan.
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia
(Bahagian Akaun Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Peraku I (Bahagian Akaun
Kementerian)
Peraku II (Bahagian Akaun
Kementerian)
14
-
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM –
EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE (LMS-ELA)
TAJUK : PENGELUARAN BAYARAN BAGI PINJAMAN KOMPUTER & TELEFON
PINTAR
RUJUKAN DOKUMEN : MPK LMS ELA-01 MUKA SURAT : 6/9
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
6
BIL. TINDAKAN TANGGUNGJAWAB CARTA ALIRAN
15.
16.
17.
18.
Kuiri atau Penolakan
Kunci masuk sebab kuiri atau penolakan sekiranya perakuan I dan
II tidak dibuat dan maklumkan kepada Penyedia. Semak inbox di
T-Code: SBWP untuk tindakan kemaskini atau pembatalan kontrak.
Kemaskini maklumat kontrak atau membuat pembatalan kontrak.
Sekiranya kontrak dibatalkan, cetak 3 salinan Surat Makluman
Penolakan Pembiayaan melalui T-Code: ZFLM105 untuk:
• PTJ; • Peminjam; dan • Fail.
Cetak dokumen berikut untuk simpanan fail bagi pengeluaran
pinjaman yang diluluskan: i) Arahan Bayaran melalui T-Code:
ZFLM202. (Rujuk MP LM1-002 Kontrak dan
Pengeluaran – Ada Bayaran) ii) Senarai Semak melalui T-Code:
ZFLM103. (Rujuk MP LM1-002 Kontrak dan Pengeluaran – Ada
Bayaran)
Peraku I / II (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
15
-
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM –
EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE (LMS-ELA)
TAJUK : PENGELUARAN BAYARAN BAGI PINJAMAN KOMPUTER & TELEFON
PINTAR
RUJUKAN DOKUMEN : MPK LMS ELA-01 MUKA SURAT : 7/9
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
7
BIL. TINDAKAN TANGGUNGJAWAB CARTA ALIRAN
19. 20. 21. 22.
Cetak 3 salinan Surat Pemberitahuan Pengeluaran Pinjaman melalui
T-Code: ZFLM106 untuk:
• PTJ; • Peminjam; dan • Fail.
Hantar surat yang berkaitan kepada PTJ dan Peminjam:
i) Kes syarat kelayakan pinjaman tidak dipatuhi • Surat
Penolakan Permohonan atau;
ii) Kes pengeluaran bayaran tidak diluluskan • Surat Makluman
Penolakan
Pembiayaan atau;
iii) Kes pengeluaran bayaran diluluskan • Surat Pemberitahuan
Pengeluaran
Pinjaman
Failkan salinan surat beserta dokumen asal permohonan. Rekod
maklumat pinjaman yang dibuat dalam Buku Daftar Pinjaman dan Buku
Perkhidmatan Pegawai.
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (PTJ)
16
-
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM –
EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE (LMS-ELA)
TAJUK : PENGELUARAN BAYARAN BAGI PINJAMAN KOMPUTER & TELEFON
PINTAR
RUJUKAN DOKUMEN : MPK LMS ELA-01 MUKA SURAT : 8/9
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
8
5.0 NOTA PENTING
5.1 Seorang kakitangan Kerajaan hanya layak untuk membuat satu
pinjaman komputer & telefon
pintar dalam satu tempoh masa. Pinjaman kali kedua dan
seterusnya adalah selepas tempoh tiga
(3) tahun dari tarikh kelulusan pinjaman pertama atau
sebelumnya.
5.2 Tempoh tamat pinjaman tidak boleh melebihi tarikh persaraan
peminjam.
5.3 Sekiranya terdapat perbezaan maklumat gaji, Notifikasi
Perubahan Maklumat Peminjam perlu
dihantar segera ke Unit Gaji Pejabat Perakaunan bagi
mengemaskini maklumat asas peminjam di
sistem HCM.
5.4 Bayaran balik pinjaman akan dikutip melalui potongan gaji.
Rujuk Proses Kerja MPK – LMS
ELA 23: Proses Arahan Potongan Gaji
5.5 Arahan potongan gaji akan bermula dari Modul LMS dan
sebarang kunci masuk kod potongan gaji
selain dari Modul LMS tidak dibenarkan. Kod Potongan Gaji bagi
pinjaman komputer & telefon
pintar adalah 5800.
5.6 Sebarang urusan berkaitan pinjaman mestilah menggunakan
Nombor Kontrak sebagai rujukan.
5.7 PTJ bertanggungjawab untuk menyelenggara Buku Daftar
Pinjaman.
5.8 Bahagian Akaun Kementerian bertanggungjawab untuk membuat
naziran secara berkala bagi
menyemak penyelenggaraan Buku Daftar Pinjaman memastikan ia
lengkap dan dikemaskini.
5.9 Proses arahan pembayaran (disbursement) pinjaman melalui
T-Code: FNV5 melibatkan catatan
perakaunan seperti berikut:
DT Pinjaman
KT Pendahuluan dan Pinjaman (Due)
5.10 Pengeluaran pembayaran (run payment) kepada akaun bank
peminjam melalui T-Code: F110
dibuat melalui modul AP dan melibatkan catatan perakaunan
seperti berikut:
DT Pendahuluan dan Pinjaman (Due)
KT Bank
17
-
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM –
EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE (LMS-ELA)
TAJUK : PENGELUARAN BAYARAN BAGI PINJAMAN KOMPUTER & TELEFON
PINTAR
RUJUKAN DOKUMEN : MPK LMS ELA-01 MUKA SURAT : 9/9
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
9
6.0 LAMPIRAN
6.1 Senarai Borang
6.1.1 Borang Permohonan Pinjaman Komputer & Telefon Pintar
(Smartphones) Bagi Pegawai
Perkhidmatan Awam (Kew. 317 - Pind. 1/2011)
6.1.2 Dokumen Perjanjian Untuk Skim Pinjaman Komputer/Telefon
Pintar (Smartphones)
Perkhidmatan Awam yang telah dimatikan setem (Kew. 318 - Pind.
1/2011)
6.1.3 Borang Pinjaman/Pinjaman Harta (Kew. 322)
7.0 RUJUKAN / PEKELILING
7.1 WP 9.1 Peraturan-Peraturan Dan Syarat-Syarat Mengenai Skim
Pembiayaan Komputer Dan
Telefon Pintar (Smartphones) Bagi Anggota Perkhidmatan Awam
7.2 Manual Pengguna (MP) iGFMAS - Modul Loan Management System –
ELA
7.2.1 MP LM1-002 Kontrak dan Pengeluaran - Ada Bayaran
7.2.1 MP LM1-020 Peraku / Pengesahan
7.3 Manual Prosedur Kerja (MPK) - Modul Loan Management System –
ELA
7.3.1 MPK LMS ELA-23 : Proses Arahan Potongan Gaji
18
-
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM –
EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE (LMS-ELA)
TAJUK : PENYEDIAAN PENGESAHAN BAKI PINJAMAN KOMPUTER &
TELEFON PINTAR BAGI
PENYELESAIAN AWAL PINJAMAN
RUJUKAN DOKUMEN : MPK LMS ELA-02 MUKA SURAT : 1/3
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
1
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan untuk memberi panduan tatacara penyediaan
pengesahan baki pinjaman
komputer & telefon pintar bagi tujuan penyelesaian awal oleh
peminjam.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunakan oleh Kementerian / Jabatan bagi
menyediakan pengesahan baki pinjaman
komputer & telefon pintar bagi tujuan penyelesaian awal oleh
peminjam.
3.0 TERMINOLOGI
BIL. TERMA PENERANGAN
1. PTJ Pusat Tanggunjawab
19
-
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM –
EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE (LMS-ELA)
TAJUK : PENYEDIAAN PENGESAHAN BAKI PINJAMAN KOMPUTER &
TELEFON PINTAR BAGI
PENYELESAIAN AWAL PINJAMAN
RUJUKAN DOKUMEN : MPK LMS ELA-02 MUKA SURAT : 2/3
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
2
4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
BIL. TINDAKAN TANGGUNGJAWAB CARTA ALIRAN
1.
2.
3.
4.
5.
Terima permohonan pertanyaan baki bagi tujuan penyelesaian awal
pinjaman komputer & telefon pintar melalui PTJ. Larikan
simulasi (activate) program penyelesaian penuh melalui T-Code:
FN8X. (Rujuk MP LM1-008 Penyelesaian Penuh) Kunci masuk medan Due
On dengan tarikh terakhir bulan penyelesaian penuh yang dijangka
akan dibuat. Contoh: Permohonan dibuat pada 15 Jun 2017. Jika
bayaran dijangka akan dibuat pada 10 Julai 2017, medan Due On perlu
diisi dengan tarikh 31 Julai 2017. Kemaskini kontrak melalui
T-Code: FNV2 sekiranya melibatkan peminjam yang bercuti tanpa gaji.
(Rujuk MPK LMS ELA-28: Kemas kini Kontra) Cetak 3 salinan Surat
Pengesahan Baki melalui T-Code: ZFLM101 dan hantar kepada:
PTJ
Peminjam; dan
Fail.
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
20
-
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM –
EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE (LMS-ELA)
TAJUK : PENYEDIAAN PENGESAHAN BAKI PINJAMAN KOMPUTER &
TELEFON PINTAR BAGI
PENYELESAIAN AWAL PINJAMAN
RUJUKAN DOKUMEN : MPK LMS ELA-02 MUKA SURAT : 3/3
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
3
5.0 NOTA PENTING
Sekiranya bayaran penyelesaian awal tidak dibuat sebelum tarikh
yang ditetapkan seperti yang dikunci
masuk di medan Due On, potongan gaji akan terus berlaku.
Peminjam perlu mengemukakan semula
permohonan pertanyaan baki sekiranya masih ingin membuat
penyelesaian awal.
6.0 LAMPIRAN
Tiada
7.0 RUJUKAN / PEKELILING
7.1 WP 9.1 Peraturan-Peraturan Dan Syarat-Syarat Mengenai Skim
Pembiayaan Komputer Dan
Telefon Pintar (Smartphones) Bagi Anggota Perkhidmatan Awam
7.2 Manual Pengguna (MP) Modul Loans Management System - ELA
7.2.1 MP LM1-008 Penyelesaian Penuh
7.3 Manual Prosedur Kerja (MPK) iGFMAS Modul Loans Management
System - ELA
7.3.1 MPK LMS ELA-28: Kemas kini Kontra
21
-
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM –
EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE (LMS-ELA)
TAJUK : PROSES PENYELESAIAN PENUH / SEPARA PEMBIAYAAN KOMPUTER
& TELEFON PINTAR
RUJUKAN DOKUMEN : MPK LMS ELA-03 MUKA SURAT : 1/4
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan untuk memberi panduan tatacara proses
penyelesaian penuh/separa pinjaman komputer
& telefon pintar oleh peminjam.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunakan oleh Kementerian / Jabatan bagi memproses
penyelesaian penuh/separa pinjaman
komputer & telefon pintar oleh peminjam / Kerajaan Negeri /
Badan Berkanun.
3.0 TERMINOLOGI
BIL. TERMA PENERANGAN
1. AR Account Receivable
2. BDP Buku Daftar Pinjaman
3. BPP Buku Perkhidmatan Pegawai
4. LMS Loans Management System
5. PTJ Pusat Tanggungjawab
22
-
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM –
EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE (LMS-ELA)
TAJUK : PROSES PENYELESAIAN PENUH / SEPARA PEMBIAYAAN KOMPUTER
& TELEFON PINTAR
RUJUKAN DOKUMEN : MPK LMS ELA-03 MUKA SURAT : 2/4
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
BIL. TINDAKAN TANGGUNGJAWAB CARTA ALIRAN
1.
2.
3.
4.
5.
Terima dokumen bayaran balik penyelesaian penuh/separa pinjaman
komputer & telefon pintar daripada peminjam atau Kerajaan
Negeri / Badan Berkanun. • Bank draf, cek, wang pos, slip EFT
atau
tunai. • Surat Pengesahan Baki dari Bahagian
Akaun Kementerian. • Emel pengesahan pembayaran dari bank
(sekiranya ada). Di Modul AR: Laksanakan proses penerimaan.
(Rujuk MPK – LMS ELA 32: Terimaan Bayaran Balik Pinjaman Kakitangan
Dan Pendahuluan (Proses Pengeluaran Resit) Di Modul LMS: Jana
Senarai Terimaan Bayaran Pinjaman/Pendahuluan secara harian melalui
T-Code: ZRLM106. (Rujuk MP LM1-008 Penyelesaian Penuh atau MP
LM1-009 Penyelesaian Separa) Hapus simulasi (yang dibuat di MPK –
LMS ELA 02) melalui T-Code: FN8X. Nota: Proses ini perlu dilakukan
bagi mengelakkan implikasi potongan gaji sekaligus ke atas
perbezaan amaun bayaran penyelesaian. Post jumlah bayaran
penyelesaian sebenar yang dibuat oleh peminjam melalui T-Code:
FN8X. (Rujuk MP LM1-008 Penyelesaian Penuh atau MP LM1-009
Penyelesaian Separa) Nota: Pilihan jenis penyelesaian penuh atau
separa perlu dibuat.
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian / PTJ)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian / PTJ)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
23
-
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM –
EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE (LMS-ELA)
TAJUK : PROSES PENYELESAIAN PENUH / SEPARA PEMBIAYAAN KOMPUTER
& TELEFON PINTAR
RUJUKAN DOKUMEN : MPK LMS ELA-03 MUKA SURAT : 3/4
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
BIL. TINDAKAN TANGGUNGJAWAB CARTA ALIRAN
6.
7.
8.
9.
10.
Laksana proses offsetting melalui T-Code: FZNB bagi memastikan
baki pinjaman dikemaskini. (Rujuk MP LM1-007 Offsetting)
Semak baki pinjaman di Penyata Lejer Individu melalui T-Code:
ZRLM101 sama ada berbaki kosong atau masih berbaki. Abaikan para 8
sekiranya baki pinjaman berbaki kosong dan terus ke para 9. Rujuk
MPK LMS ELA-04: Bayaran Balik Lebihan Pinjaman Komputer &
Telefon Pintar sekiranya akaun berbaki kredit dan rujuk MPK LMS
ELA-05: Notis Tuntutan Tunggakan Ansuran Bayaran Pinjaman Komputer
& Telefon Pintar sekiranya akaun masih berbaki debit. Cetak 3
salinan Surat Makluman Bayaran Penuh melalui T-Code: ZFLM108 atau
Surat Makluman Bayaran Separa melalui T-Code: ZFLM112 dan hantar
kepada:
• PTJ / Kerajaan Negeri/Badan Berkanun • Peminjam • Fail
Kemas kini maklumat penyelesaian penuh / separa pinjaman dalam
Buku Daftar Pinjaman dan Buku Perkhidmatan Pegawai.
Penyedia
(Bahagian Akaun Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia Bahagian Akaun
Kementerian
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
24
-
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM –
EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE (LMS-ELA)
TAJUK : PROSES PENYELESAIAN PENUH / SEPARA PEMBIAYAAN KOMPUTER
& TELEFON PINTAR
RUJUKAN DOKUMEN : MPK LMS ELA-03 MUKA SURAT : 4/4
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
5.0 NOTA PENTING
5.1 Surat Pengesahan Baki terkini dari Bahagian Akaun diperlukan
untuk memastikan baki hutang
pinjaman adalah kemaskini.
5.2 PTJ bertanggungjawab mengemaskini Buku Daftar Pinjaman
sebaik penyelesaian penuh dibuat
oleh peminjam.
5.3 Bahagian Akaun Kementerian bertanggungjawab untuk membuat
naziran secara berkala bagi
menyemak penyelenggaraan Buku Daftar Pinjaman yang lengkap dan
dikemaskini.
5.4 Bayaran secara tunai hanya boleh dibuat dengan amaun sen
yang dibundarkan ke sen yang lebih
besar dan bukan ke sen yang lebih kecil. (Contoh: Baki pinjaman
RM112.81, bayaran tunai perlu
dibundarkan ke RM112.85).
6.0 LAMPIRAN
Tiada
7.0 RUJUKAN / PEKELILING
7.1 WP 9.1 Peraturan-Peraturan Dan Syarat-Syarat Mengenai Skim
Pembiayaan Komputer & Telefon
Pintar (Smartphones) Bagi Anggota Perkhidmatan Awam
7.2 Manual Pengguna (MP) iGFMAS Modul Loans Management System –
ELA
7.2.1 MP LM1-007 Offsetting
7.2.2 MP LM1-008 Penyelesaian Penuh
7.2.3 MP LM1-009 Penyelesaian Separa
7.3 Manual Prosedur Kerja (MPK) iGFMAS Modul Loans Management
System – ELA
7.3.1 MPK LMS ELA-04 Bayaran Balik Lebihan Pinjaman Komputer
& Telefon Pintar
7.3.2 MPK LMS ELA-05 Notis Tuntutan Tunggakan Ansuran Bayaran
Pinjaman Komputer & Telefon Pintar
7.3.3 MPK LMS ELA-32 Terimaan Bayaran Balik Pinjaman Kakitangan
Dan Pendahuluan (Proses Pengeluaran Resit)
25
-
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM –
EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE (LMS-ELA)
TAJUK : BAYARAN BALIK LEBIHAN (REFUND) PINJAMAN KOMPUTER &
TELEFON PINTAR
RUJUKAN DOKUMEN : MPK LMS EL-04 MUKA SURAT : 1/3
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
1
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan untuk memberi panduan tatacara proses
membuat bayaran balik lebihan pinjaman
komputer & telefon pintar kepada peminjam.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunakan oleh Kementerian / Jabatan bagi membuat
bayaran balik lebihan pinjaman komputer
& telefon pintar oleh peminjam.
3.0 TERMINOLOGI
BIL. TERMA PENERANGAN
1. PTJ Pusat Tanggungjawab
26
-
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM –
EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE (LMS-ELA)
TAJUK : BAYARAN BALIK LEBIHAN (REFUND) PINJAMAN KOMPUTER &
TELEFON PINTAR
RUJUKAN DOKUMEN : MPK LMS EL-04 MUKA SURAT : 2/3
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
2
4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
BIL. TINDAKAN TANGGUNGJAWAB CARTA ALIRAN
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Jana Laporan Senarai Bayaran Balik Lebihan melalui T-Code:
ZRLM114 sebelum 15hb. (Rujuk MP LM1-008 Payoff - Penyelesaian
Penuh)
Semak lejer individu melalui T-Code: ZRLM101 bagi mengesahkan
baki pinjaman telah diselesaikan sepenuhnya sama ada dengan
penyelesaian awal atau tamat tempoh potongan, pastikan juga tiada
tunggakan bayaran balik. Larikan program pulangan bayaran balik
melalui T-Code: FZNB. (Rujuk MP LM1-007 Offsetting) Proses Perakuan
Semak dan buat perakuan I melalui T-Code: SBWP. (Rujuk MP LM1-020
Peraku / Pengesahan) Semak dan buat perakuan II melalui T-Code:
SBWP. (Rujuk MP LM1-020 Peraku / Pengesahan) Abaikan para 6-7
sekiranya tiada kuiri. Kuiri Kunci masuk sebab kuiri sekiranya
perakuan I dan II tidak dibuat dan maklumkan kepada Penyedia. Semak
inbox di T-Code: SBWP untuk tindakan kemaskini.
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Peraku I (Bahagian Akaun
Kementerian)
Peraku II (Bahagian Akaun
Kementerian)
Peraku I / II (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
27
-
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM –
EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE (LMS-ELA)
TAJUK : BAYARAN BALIK LEBIHAN (REFUND) PINJAMAN KOMPUTER &
TELEFON PINTAR
RUJUKAN DOKUMEN : MPK LMS EL-04 MUKA SURAT : 3/3
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
3
BIL. TINDAKAN TANGGUNGJAWAB CARTA ALIRAN
8.
9.
Cetak Arahan Bayaran melalui T-Code: ZFLM202 bagi refund yang
diluluskan untuk simpanan fail. (Rujuk MP LM1-002 Kontrak dan
Pengeluaran – Ada Bayaran) Sedia surat makluman refund dan hantar
kepada peminjam dan PTJ.
Penyedia
(Bahagian Akaun Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
5.0 NOTA PENTING
5.1 Bahagian Akaun Kementerian perlu mengesahkan peminjam
mempunyai baki kredit dengan semakan
di sistem melalui Laporan Senarai Bayaran Balik Lebihan.
5.2 Pengeluaran pembayaran (run payment) kepada akaun bank
peminjam melalui T-Code: F110 dibuat
melalui modul AP.
6.0 LAMPIRAN
Tiada
7.0 RUJUKAN / PEKELILING
7.1 WP 9.1 Peraturan-Peraturan Dan Syarat-Syarat Mengenai Skim
Pembiayaan Komputer & telefon
Pintar (Smartphones) Bagi Anggota Perkhidmatan Awam
7.2 Manual Pengguna (MP) iGFMAS Modul Loan Management System –
ELA
7.2.1 MP LM1-002 Kontrak dan Pengeluaran – Ada Bayaran
7.2.2 MP LM1-007 Offsetting
7.2.3 MP LM1-008 Payoff - Penyelesaian Penuh
7.2.4 MP LM1-020 Peraku / Pengesahan
28
-
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM –
EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE (LMS-ELA)
TAJUK : NOTIS TUNTUTAN / PERINGATAN TUNGGAKAN ANSURAN BAYARAN
PINJAMAN KOMPUTER &
TELEFON PINTAR
RUJUKAN DOKUMEN : MPK LMS ELA-05 MUKA SURAT : 1/3
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
1
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan untuk memberi panduan tatacara proses
pengeluaran notis tuntutan / peringatan
tunggakan ansuran bayaran pinjaman komputer & telefon pintar
kepada peminjam.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunakan oleh Kementerian / Jabatan bagi
mengeluarkan notis tuntutan / peringatan tunggakan
ansuran bayaran pinjaman komputer & telefon pintar oleh
peminjam.
3.0 TERMINOLOGI
BIL. TERMA PENERANGAN
1. LMS Loans Management System
2. PTJ Pusat Tanggungjawab
29
-
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM –
EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE (LMS-ELA)
TAJUK : NOTIS TUNTUTAN / PERINGATAN TUNGGAKAN ANSURAN BAYARAN
PINJAMAN KOMPUTER &
TELEFON PINTAR
RUJUKAN DOKUMEN : MPK LMS ELA-05 MUKA SURAT : 2/3
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
2
4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
BIL. TINDAKAN TANGGUNGJAWAB CARTA ALIRAN
1.
2.
3.
4.
5.
Jana Laporan Kontrak Tertunggak melalui T-Code: ZRLM105 sebelum
10hb. (Rujuk MP LM1-019 Laporan, Surat dan Penyelenggaraan)
Semak kedudukan tunggakan dan baki pinjaman di Penyata Lejer
Individu melalui T-Code: ZRLM101. Pastikan jumlah post due adalah
betul.
Cetak 3 salinan Surat Tuntutan / Surat Peringatan Tunggakan
melalui T-Code: ZFLM111 untuk:
• PTJ; • Peminjam; dan • Fail.
(Rujuk MP LM1-022 Tunggakan) Tuntutan akan dibuat ke atas jumlah
tunggakan atau keseluruhan baki (sekiranya peminjam tidak dalam
perkhidmatan / meninggal dunia). Hantar Surat Tuntutan / Surat
Peringatan Tunggakan dan Laporan Kontrak Tertunggak kepada PTJ dan
surat berkaitan kepada peminjam. Failkan salinan surat dan Laporan
Kontrak Tertunggak.
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
30
-
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM –
EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE (LMS-ELA)
TAJUK : NOTIS TUNTUTAN / PERINGATAN TUNGGAKAN ANSURAN BAYARAN
PINJAMAN KOMPUTER &
TELEFON PINTAR
RUJUKAN DOKUMEN : MPK LMS ELA-05 MUKA SURAT : 3/3
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
3
5.0 NOTA PENTING
5.1 Bahagian Akaun Kementerian hendaklah memastikan PTJ membuat
tindakan pemantauan ke atas
tuntutan bagi memastikan tunggakan dapat dikutip.
5.2 Bahagian Akaun Kementerian hendaklah mengemukakan surat
tuntutan / peringatan secara berkala
kepada PTJ bagi memastikan kes bertunggakan tidak terbiar dan
berlarutan.
5.3 PTJ hendaklah memantau kes akaun pembiayaan komputer &
telefon pintar yang bertunggakan.
Punca tunggakan hendaklah dicatatkan dalam Buku Daftar
Pinjaman.
5.4 Status pengeluaran Surat Tuntutan / Peringatan Tunggakan
akan dikemas kini di dalam Laporan
Kontrak Tertunggak semasa cetak surat dibuat.
5.5 Bagi kes peminjam yang berpindah perkhidmatan ke Kerajaan
Negeri atau Badan Berkanun, tindakan
serah alih pinjaman hendaklah dilakukan.
5.6 Bagi kes peminjam yang tidak lagi dalam perkhidmatan atau
meninggal dunia, rujuk kes ke pejabat
Penasihat Undang-Undang selepas tindakan 3 kali surat peringatan
oleh PTJ.
6.0 LAMPIRAN
Tiada
7.0 RUJUKAN / PEKELILING
7.1 WP 9.1 Peraturan-Peraturan Dan Syarat-Syarat Mengenai Skim
Pembiayaan Komputer Dan Telefon
Pintar (Smartphones) Bagi Anggota Perkhidmatan Awam
7.2 Manual Pengguna (MP) iGFMAS Modul Loan Management System -
ELA
7.2.1 MP LM1-019 Laporan, Surat dan Penyelenggaraan
7.2.2 MP LM1-022 Tunggakan
31
-
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM –
EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE (LMS-ELA)
TAJUK : PENGAMBILALIHAN PINJAMAN KOMPUTER & TELEFON
PINTAR
RUJUKAN DOKUMEN : MPK LMS ELA-06 MUKA SURAT : 1/9
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan untuk memberi panduan tatacara proses
pengambilalihan pinjaman komputer &
telefon pintar dari Kerajaan Negeri atau Badan Berkanun.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunakan oleh Kementerian/Jabatan bagi
pengambilalihan pinjaman komputer & telefon
pintar dari Kerajaan Negeri atau Badan Berkanun.
3.0 TERMINOLOGI
BIL. TERMA PENERANGAN
1. Auto sistem Sistem memproses/menghantar maklumat secara
auto
2. BDP Buku Daftar Peminjam
3. BPP Buku Perkhidmatan Pegawai
4. BP Business Partner
5. Cash Flow Jadual Bayaran Balik Pinjaman/Pendahuluan
6. HCM Human Capital Management
7. HR Human Resource
8. LMS Loans Management System
9. PTJ Pusat Tanggungjawab
10. UGAT Unit Gaji Angkatan Tentera
32
-
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM –
EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE (LMS-ELA)
TAJUK : PENGAMBILALIHAN PINJAMAN KOMPUTER & TELEFON
PINTAR
RUJUKAN DOKUMEN : MPK LMS ELA-06 MUKA SURAT : 2/9
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
BIL. TINDAKAN TANGGUNGJAWAB CARTA ALIRAN
1.
2.
3.
4.
Terima surat permohonan pengambilalihan pinjaman komputer &
telefon pintar dari Kerajaan Negeri/Badan Berkanun / PTJ (pegawai
bertukar perkhidmatan dari Kerajaan Negeri / Badan Berkanun ke
Kerajaan Persekutuan). Semak semua dokumen sokongan seperti berikut
disertakan dengan lengkap; • Surat dari Kerajaan Negeri / Badan
Berkanun • Sijil Gaji Akhir • Slip Gaji terakhir di Kerajaan
Negeri/Badan
Berkanun • Surat penempatan / lapor diri
Dapatkan maklumat Nombor Gaji dari PTJ.
Wujud Rekod Peminjam (BP)
Semak melalui T-Code: BP sama ada butiran peminjam (Business
Partner - BP) telah wujud di Modul Loans Management System (LMS)
dengan menggunakan Search Term 1 untuk nombor MyKad / Nombor
Tentera atau Search Term 2 untuk nombor gaji.
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia
(Bahagian Akaun Kementerian)
33
-
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM –
EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE (LMS-ELA)
TAJUK : PENGAMBILALIHAN PINJAMAN KOMPUTER & TELEFON
PINTAR
RUJUKAN DOKUMEN : MPK LMS ELA-06 MUKA SURAT : 3/9
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
BIL. TINDAKAN TANGGUNGJAWAB CARTA ALIRAN
5.
6.
7.
8.
Tentukan kategori BP sama ada HR atau UGAT sekiranya BP belum
wujud, dengan mengambil tindakan berikut:
i) HR, kunci masuk nombor MyKad / No. Gaji bagi membolehkan
maklumat peminjam ditarik dari sistem HCM; atau jika
ii) UGAT, kunci masuk nombor Tentera secara manual untuk
wujudkan nombor BP.
Kemas kini maklumat BP melalui T-Code: ZULM103 jika BP telah
wujud tetapi terdapat perbezaan dengan rekod di sistem HCM.
Sekiranya tiada perbezaan, terus ke para 8.
Cetak Notifikasi Perbezaan Maklumat Peminjam Di LMS dan HCM
melalui T-Code: ZFLM107. Notifikasi Perbezaan Maklumat Peminjam Di
LMS dan HCM perlu dihantar segera ke Unit Gaji Pejabat Perakaunan
bagi mengemaskini maklumat asas peminjam di sistem HCM. Wujud Rekod
Pendahuluan (Kontrak) Wujud kontrak melalui T-Code: ZULM101 [Rujuk
MP LM1-003 Kontrak dan Pengeluaran – Kepada Pihak ke-3 (Pinjaman
Ambil Alih)]
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia
(Bahagian Akaun Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
34
-
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM –
EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE (LMS-ELA)
TAJUK : PENGAMBILALIHAN PINJAMAN KOMPUTER & TELEFON
PINTAR
RUJUKAN DOKUMEN : MPK LMS ELA-06 MUKA SURAT : 4/9
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
BIL. TINDAKAN TANGGUNGJAWAB CARTA ALIRAN
9.
10.
11.
Kunci masuk maklumat yang diperlukan. [Rujuk MP LM1-003 Kontrak
dan Pengeluaran – Kepada Pihak ke-3 (Pinjaman Ambil Alih)] Pastikan
checkbox Pinjaman Ambil Alih ditanda pada box Bayaran Kepada Pihak
Ke-3 (FNV5: Drawing). Sistem secara auto akan menjalankan proses
semak kelayakan pemohon.
i. Tiada pinjaman dari produk kod yang sama berkuatkuasa / masih
berbaki. Sekiranya tidak mematuhi syarat kelayakan, pop-up mesej
akan memaparkan ‘anda masih di dalam tempoh tangguh dari pinjaman
terdahulu’.
ii. Tarikh akhir pinjaman tidak melebihi tarikh persaraan.
Sekiranya tidak mematuhi syarat kelayakan, pop-up mesej akan
memaparkan ‘tempoh pinjaman melebihi tarikh pencen, sila kurangkan
tempoh pinjaman’.
iii. Pinjaman dari produk kod yang sama berkuatkuasa / masih
berbaki akan memaparkan pop up mesej ‘Peminjam mempunyai kontrak
yang masih aktif. Sila pastikan kontrak sedia ada diselesaikan
sebelum mewujudkan kontrak baru’
Jika syarat kelayakan di para 10 tidak dipatuhi, sediakan 4
salinan Surat Penolakan Permohonan untuk:
• PTJ • Kerajaan Negeri / Badan Berkanun • Peminjam; dan
Fail.
Bagi permohonan yang memenuhi kelayakan, teruskan dengan proses
kerja seterusnya.
Penyedia
(Bahagian Akaun Kementerian)
Auto Sistem
Penyedia
(Bahagian Akaun Kementerian)
35
-
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM –
EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE (LMS-ELA)
TAJUK : PENGAMBILALIHAN PINJAMAN KOMPUTER & TELEFON
PINTAR
RUJUKAN DOKUMEN : MPK LMS ELA-06 MUKA SURAT : 5/9
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
BIL. TINDAKAN TANGGUNGJAWAB CARTA ALIRAN
12.
13.
14.
15.
16.
17.
Kunci masuk maklumat dokumen sokongan berdasarkan senarai semak
melalui T-Code: ZULM101. [Rujuk MP LM1-003 Kontrak dan Pengeluaran
– Kepada Pihak ke-3 (Pinjaman Ambil Alih)] Kemas kini maklumat
penerima bayaran melalui T-Code: FNV5 di tab Drawings. [Rujuk MP
LM1-003 Kontrak dan Pengeluaran – Kepada Pihak ke-3 (Pinjaman Ambil
Alih)] Semak melalui T-Code: FNV3 ketepatan maklumat kontrak
(amaun, kadar faedah, tempoh, tarikh mula / tarikh akhir, ansuran,
maklumat peminjam, Cash Flow). Proses Perakuan Semak dan buat
perakuan I melalui T-Code: SBWP. [Rujuk MP LM1-020 Peraku /
Pengesahan] Semak dan buat perakuan II melalui T-Code: SBWP. (Rujuk
MP LM1-020 Peraku / Pengesahan) (Abaikan para 17-19 sekiranya
pengeluaran pendahuluan diluluskan.) Kuiri atau Penolakan Kunci
masuk sebab kuiri atau penolakan sekiranya perakuan I dan II tidak
dibuat dan maklumkan kepada Penyedia.
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Peraku I (Bahagian Akaun
Kementerian)
Peraku II (Bahagian Akaun
Kementerian)
Peraku I / II (Bahagian Akaun
Kementerian)
36
-
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM –
EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE (LMS-ELA)
TAJUK : PENGAMBILALIHAN PINJAMAN KOMPUTER & TELEFON
PINTAR
RUJUKAN DOKUMEN : MPK LMS ELA-06 MUKA SURAT : 6/9
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
BIL. TINDAKAN TANGGUNGJAWAB CARTA ALIRAN
18.
19.
20.
Semak inbox di T-Code: SBWP untuk tindakan kemas kini atau
pembatalan kontrak. Kemas kini maklumat kontrak atau membuat
pembatalan kontrak. Sekiranya kontrak dibatalkan, cetak 4 salinan
Surat Makluman Penolakan Pembiayaan melalui T-Code: ZFLM105
untuk:
• PTJ
• Kerajaan Negeri / Badan Berkanun;
• Pegawai; dan
• Fail.
Cetak dokumen berikut untuk simpanan fail bagi pengeluaran
pembiayaan yang diluluskan:
i. Arahan Bayaran melalui T-Code: ZFLM202. (Rujuk MP LM1-002
Kontrak dan Pengeluaran – Ada Bayaran)
ii. Senarai Semak melalui T-Code: ZFLM103. [Rujuk MP LM1-003
Kontrak dan Pengeluaran – Kepada Pihak ke-3 (Pinjaman Ambil
Alih]
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
37
-
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM –
EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE (LMS-ELA)
TAJUK : PENGAMBILALIHAN PINJAMAN KOMPUTER & TELEFON
PINTAR
RUJUKAN DOKUMEN : MPK LMS ELA-06 MUKA SURAT : 7/9
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
BIL. TINDAKAN TANGGUNGJAWAB CARTA ALIRAN
21.
22.
23.
24.
Cetak 3 salinan Surat Pemberitahuan Pengeluaran Pembiayaan
melalui T-Code: ZFLM106 untuk:
• PTJ • Kerajaan Negeri / Badan Berkanun; • Pegawai; dan •
Fail.
Hantar surat yang berkaitan kepada PTJ, Kerajaan Negeri / Badan
Berkanun dan Pegawai:
a. Kes syarat kelayakan pembiayaan tidak dipatuhi • Surat
Penolakan Permohonan atau;
b. Kes pengeluaran bayaran tidak diluluskan • Surat Makluman
Penolakan
Pembiayaan atau;
c. Kes pengeluaran bayaran diluluskan • Surat Pemberitahuan
Pengeluaran
Pembiayaan Failkan salinan surat beserta dokumen asal
permohonan. Rekod maklumat pendahuluan yang dibuat dalam Buku
Daftar Pinjaman dan Buku Perkhidmatan Pegawai.
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian / PTJ)
Penyedia (PTJ)
38
-
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM –
EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE (LMS-ELA)
TAJUK : PENGAMBILALIHAN PINJAMAN KOMPUTER & TELEFON
PINTAR
RUJUKAN DOKUMEN : MPK LMS ELA-06 MUKA SURAT : 8/9
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
5.0 NOTA PENTING
5.1 Seorang kakitangan Kerajaan hanya layak untuk membuat satu
pinjaman komputer & telefon pintar
dalam satu tempoh masa. Pinjaman kali kedua dan seterusnya
adalah selepas tempoh tiga (3) tahun
dari tarikh kelulusan pinjaman pertama atau sebelumnya.
5.2 Tarikh akhir pinjaman tidak boleh melebihi tarikh persaraan
peminjam.
5.3 Sekiranya terdapat perubahan maklumat gaji, Notifikasi
Perbezaan Maklumat Peminjam perlu dihantar
segera ke Unit Gaji bagi mengemaskini maklumat asas peminjam di
sistem HR.
5.4 PTJ bertanggungjawab untuk menyelenggara Buku Daftar
Pinjaman.
5.5 Bahagian Akaun Kementerian bertanggungjawab untuk membuat
naziran secara berkala bagi
menyemak penyelenggaraan Buku Daftar Pinjaman memastikan ia
lengkap dan dikemas kini.
5.6 Proses arahan pembayaran (disbursement) pinjaman melalui
T-Code: FNV5 melibatkan catatan
perakaunan seperti berikut:
DT Pinjaman
KT Pendahuluan dan Pinjaman (Due)
5.7 Pengeluaran pembayaran (run payment) kepada akaun bank
peminjam melalui T-Code: F110 dibuat
melalui modul AP dan melibatkan catatan perakaunan seperti
berikut:
DT Pendahuluan dan Pinjaman (Due)
KT Bank
6.0 LAMPIRAN
Tiada
39
-
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM –
EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE (LMS-ELA)
TAJUK : PENGAMBILALIHAN PINJAMAN KOMPUTER & TELEFON
PINTAR
RUJUKAN DOKUMEN : MPK LMS ELA-06 MUKA SURAT : 9/9
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
7.0 RUJUKAN / PEKELILING
7.1 WP 9.1 Peraturan-Peraturan Dan Syarat-Syarat Mengenai Skim
Pembiayaan Komputer Dan Telefon
Pintar (Smartphones) Bagi Anggota Perkhidmatan Awam
7.2 Manual Pengguna (MP) iGFMAS Modul Loan Management Systems -
ELA
7.2.1 MP LM1-002 Kontrak dan Pengeluaran – Ada Bayaran
7.2.2 MP LM1-003 Kontrak dan Pengeluaran – Kepada Pihak ke-3
(Pinjaman Ambil Alih)
7.2.3 MP LM1-020 Peraku / Pengesahan
40
-
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM –
EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE (LMS-ELA)
TAJUK : SERAH ALIH PINJAMAN KOMPUTER & TELEFON PINTAR KE
KERAJAAN NEGERI ATAU BADAN
BERKANUN
RUJUKAN DOKUMEN : MPK LMS ELA-07 MUKA SURAT : 1/3
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan untuk memberi panduan tata cara proses
serah alih pinjaman komputer & telefon pintar
kepada Kerajaan Negeri atau Badan Berkanun.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunakan oleh Kementerian / Jabatan bagi serah
alih pinjaman komputer & telefon pintar ke
Kerajaan Negeri atau Badan Berkanun.
3.0 TERMINOLOGI
BIL. TERMA PENERANGAN
1. BDP Buku Daftar Pinjaman
2. BPP Buku Perkhidmatan Pegawai
3. LMS Loans Management System
4. PTJ Pusat Tanggungjawab
41
-
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM –
EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE (LMS-ELA)
TAJUK : SERAH ALIH PINJAMAN KOMPUTER & TELEFON PINTAR KE
KERAJAAN NEGERI ATAU BADAN
BERKANUN
RUJUKAN DOKUMEN : MPK LMS ELA-07 MUKA SURAT : 2/3
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
BIL. TINDAKAN TANGGUNGJAWAB CARTA ALIRAN
1.
2.
3.
4.
5.
Terima Surat pertanyaan baki dari Kerajaan Negeri / Badan
Berkanun atau maklumat perpindahan pegawai ke Kerajaan Negeri /
Badan Berkanun melalui PTJ. Semak semua dokumen sokongan seperti
berikut disertakan dengan lengkap;
• Sijil Gaji Akhir dari PTJ
• Surat penempatan ke Kerajaan Negeri / Badan Berkanun
• Slip Gaji terakhir di PTJ
Sediakan surat pengesahan baki pembiayaan komputer & telefon
pintar. (Rujuk MPK LMS ELA-02 : Penyediaan Pengesahan Baki Pinjaman
Komputer Dan Telefon Pintar Bagi Penyelesaian Awal Pinjaman)
Laksanakan proses penerimaan bayaran penyelesaian dari Kerajaan
Negeri / Badan Berkanun. (Rujuk MPK LMS ELA-03 : Proses
Penyelesaian Penuh / Separa Pinjaman Komputer & Telefon Pintar)
Kemas kini maklumat penyelesaian penuh pinjaman dalam Buku Daftar
Pinjaman dan Buku Perkhidmatan Pegawai.
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (PTJ)
42
-
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM –
EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE (LMS-ELA)
TAJUK : SERAH ALIH PINJAMAN KOMPUTER & TELEFON PINTAR KE
KERAJAAN NEGERI ATAU BADAN
BERKANUN
RUJUKAN DOKUMEN : MPK LMS ELA-07 MUKA SURAT : 3/3
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
5.0 NOTA PENTING
5.1 PTJ perlu memantau kes pertukaran perkhidmatan pegawai dan
memaklumkan kepada Bahagian
Akaun Kementerian segera bagi tujuan permohonan serah alih
pinjaman kepada Kerajaan Negeri /
Badan Berkanun.
5.2 PTJ perlu mencatatkan maklumat pertukaran pegawai di dalam
Buku Daftar Pinjaman dan Buku
Perkhidmatan pegawai.
5.3 PTJ bertanggungjawab mengemaskini Buku Daftar Pinjaman
sebaik bayaran penyelesaian diterima
dari Kerajaan Negeri / Badan Berkanun.
5.4 Bahagian Akaun Kementerian bertanggungjawab untuk membuat
naziran secara berkala bagi
menyemak penyelenggaraan Buku Daftar Pinjaman yang lengkap dan
dikemas kini.
6.0 LAMPIRAN
Tiada
7.0 RUJUKAN / PEKELILING
7.1 WP 9.1 Peraturan-Peraturan Dan Syarat-Syarat Mengenai Skim
Pembiayaan Komputer Dan Telefon
Pintar (Smartphones) Bagi Anggota Perkhidmatan Awam
7.2 Manual Prosedur Kerja (MPK) iGFMAS Modul Loans Management
System - ELA
7.2.1 MPK LMS ELA-02 : Penyediaan Pengesahan Baki Pinjaman
Komputer Dan Telefon Pintar Bagi Penyelesaian Awal Pinjaman
7.2.2 MPK LMS ELA-03 : Proses Penyelesaian Penuh / Separa
Pinjaman Komputer & Telefon Pintar
43
-
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM –
EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE (LMS-ELA)
TAJUK : PENYEDIAAN PENGESAHAN BAKI PINJAMAN KENDERAAN
PERSEKUTUAN BAGI
PENYELESAIAN AWAL PINJAMAN
RUJUKAN DOKUMEN : MPK LMS ELA-08 MUKA SURAT : 1/3
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
1
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan untuk memberi panduan tatacara penyediaan
pengesahan baki pinjaman
kenderaan Persekutuan bagi tujuan penyelesaian awal oleh
peminjam.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunakan oleh Kementerian / Jabatan bagi
menyediakan pengesahan baki pinjaman
kenderaan Persekutuan bagi tujuan penyelesaian awal oleh
peminjam.
3.0 TERMINOLOGI
BIL. TERMA PENERANGAN
1. PTJ Pusat Tanggunjawab
44
-
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM –
EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE (LMS-ELA)
TAJUK : PENYEDIAAN PENGESAHAN BAKI PINJAMAN KENDERAAN
PERSEKUTUAN BAGI
PENYELESAIAN AWAL PINJAMAN
RUJUKAN DOKUMEN : MPK LMS ELA-08 MUKA SURAT : 2/3
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
BIL. TINDAKAN TANGGUNGJAWAB CARTA ALIRAN
1.
2.
3.
4.
5.
Terima permohonan pertanyaan baki bagi tujuan penyelesaian awal
pinjaman kenderaan melalui PTJ. Larikan simulasi (activate) program
penyelesaian penuh melalui T-Code: FN8X. (Rujuk MP LM1-008
Penyelesaian Penuh) Kunci masuk medan Due On dengan tarikh terakhir
bulan penyelesaian penuh yang dijangka akan dibuat. Contoh:
Permohonan dibuat pada 15 Jun 2017. Jika bayaran dijangka akan
dibuat pada 10 Julai 2017, medan Due On perlu diisi dengan tarikh
31 Julai 2017. Kemas kini kontrak melalui T-Code: FNV2 sekiranya
melibatkan peminjam yang bercuti tanpa gaji. (Rujuk MPK LMS ELA-28
Kemaskini Kontrak) Cetak 3 salinan Surat Pengesahan Baki melalui
T-Code: ZFLM101 dan hantar kepada:
PTJ
Peminjam; dan
Fail
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
45
-
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM –
EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE (LMS-ELA)
TAJUK : PENYEDIAAN PENGESAHAN BAKI PINJAMAN KENDERAAN
PERSEKUTUAN BAGI
PENYELESAIAN AWAL PINJAMAN
RUJUKAN DOKUMEN : MPK LMS ELA-08 MUKA SURAT : 3/3
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
5.0 NOTA PENTING
Sekiranya bayaran penyelesaian awal tidak dibuat sebelum tarikh
yang ditetapkan seperti yang dikunci
masuk di medan Due On, potongan gaji akan terus berlaku.
Peminjam perlu mengemukakan semula
permohonan pertanyaan baki sekiranya masih ingin membuat
penyelesaian awal.
6.0 LAMPIRAN
Tiada
7.0 RUJUKAN / PEKELILING
7.1 WP 9.2 Skim Pinjaman Kenderaan Bagi Pegawai Perkhidmatan
Awam Am Dan Persekutuan,
Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Dan Pegawai Perkhidmatan Pasukan
Polis
7.2 WP 9.3 Skim Pinjaman Al Bai’ Bithaman ‘Ajil Bagi Pegawai
Perkhidmatan Awam Am Dan
Persekutuan, Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Dan Pegawai
Perkhidmatan Pasukan Polis
7.3 Manual Pengguna (MP) iGFMAS Modul Loan Management System -
ELA
7.3.1 Rujuk MP LM1-008 Penyelesaian Penuh
7.4 Manual Pengguna (MP) iGFMAS Modul Loan Management System -
ELA
7.4.1 MPK LMS ELA-28 Kemas kini Kontrak
46
-
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM –
EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE (LMS-ELA)
TAJUK : PROSES PENYELESAIAN PENUH / SEPARA PINJAMAN KENDERAAN
PERSEKUTUAN
RUJUKAN DOKUMEN : MPK LMS ELA-09 MUKA SURAT : 1/4
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan untuk memberi panduan tatacara proses
penyelesaian penuh / separa pinjaman
kenderaan Persekutuan oleh peminjam.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunakan oleh Kementerian/Jabatan bagi memproses
penyelesaian penuh/separa
pinjaman kenderaan Persekutuan oleh peminjam/Kerajaan
Negeri/Badan Berkanun.
3.0 TERMINOLOGI
BIL. TERMA PENERANGAN
1. AR Account Receivable
2. BDP Buku Daftar Pinjaman
3. BPP Buku Perkhidmatan Pegawai
4. LMS Loans Management System
5. PTJ Pusat Tanggungjawab
47
-
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM –
EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE (LMS-ELA)
TAJUK : PROSES PENYELESAIAN PENUH / SEPARA PINJAMAN KENDERAAN
PERSEKUTUAN
RUJUKAN DOKUMEN : MPK LMS ELA-09 MUKA SURAT : 2/4
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
BIL. TINDAKAN TANGGUNGJAWAB CARTA ALIRAN
1.
2.
3.
4.
5.
Terima dokumen bayaran balik penyelesaian penuh / separa
pinjaman kenderaan Persekutuan daripada peminjam atau Kerajaan
Negeri/Badan Berkanun. • Bank draf, cek, wang pos, slip EFT
atau
tunai. • Surat Pengesahan Baki dari Bahagian
Akaun Kementerian. • Emel pengesahan pembayaran dari bank
(sekiranya ada). Di Modul AR: Laksanakan proses penerimaan.
[Rujuk MPK LMS ELA-32 Terimaan Bayaran Balik Pinjaman Kakitangan
Dan Pendahuluan (Proses Pengeluaran Resit)] Di Modul LMS: Jana
Senarai Terimaan Bayaran Pinjaman / Pendahuluan secara harian
melalui T-Code: ZRLM106. (Rujuk MP LM1-008 Penyelesaian Penuh atau
MP LM1-009 Penyelesaian Separa) Hapus simulasi (yang dibuat di MPK
– LMS ELA 08) melalui T-Code: FN8X. Nota: Proses ini perlu
dilakukan bagi mengelakkan implikasi potongan gaji sekaligus ke
atas perbezaan amaun bayaran penyelesaian. Post jumlah bayaran
penyelesaian sebenar yang dibuat oleh peminjam melalui T-Code:
FN8X. (Rujuk MP LM1-008 Penyelesaian Penuh atau MP LM1-009
Penyelesaian Separa) Nota: Pilihan jenis penyelesaian penuh atau
separa perlu dibuat.
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian / PTJ)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian / PTJ)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
48
-
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM –
EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE (LMS-ELA)
TAJUK : PROSES PENYELESAIAN PENUH / SEPARA PINJAMAN KENDERAAN
PERSEKUTUAN
RUJUKAN DOKUMEN : MPK LMS ELA-09 MUKA SURAT : 3/4
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
BIL. TINDAKAN TANGGUNGJAWAB CARTA ALIRAN
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Laksana proses offsetting melalui T-Code: FZNB bagi memastikan
baki pinjaman dikemas kini. (Rujuk Manual Pengguna LMS - ELA: MP
LM1-007 Offsetting)
Semak baki pinjaman di Penyata Lejer Individu melalui T-Code:
ZRLM101 sama ada berbaki kosong atau masih berbaki. Abaikan para 8
sekiranya baki pinjaman berbaki kosong dan terus ke para 9. Rujuk
MPK LMS ELA-10: Bayaran Balik Lebihan Pinjaman Kenderaan
Persekutuan sekiranya akaun berbaki kredit dan rujuk MPK LMS
ELA-11: Notis Tuntutan Tunggakan Ansuran Bayaran Pinjaman Kenderaan
Pesekutuan sekiranya akaun masih berbaki debit. Cetak 3 salinan
Surat Makluman Bayaran Penuh melalui T-Code: ZFLM108 atau Surat
Makluman Bayaran Separa melalui T-Code: ZFLM112 dan hantar
kepada:
• PTJ / Kerajaan Negeri / Badan Berkanun
• Peminjam • Fail
Bagi penyelesaian penuh pinjaman, cetak 3 salinan Surat Serah
Hak Milik melalui T-Code: ZFLM104 dan hantar kepada:
• PTJ • Peminjam • Fail
Kemas kini maklumat penyelesaian penuh / separa pembiayaan dalam
Buku Daftar Pinjaman dan Buku Perkhidmatan Pegawai.
Penyedia
(Bahagian Akaun Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
49
-
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM –
EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE (LMS-ELA)
TAJUK : PROSES PENYELESAIAN PENUH / SEPARA PINJAMAN KENDERAAN
PERSEKUTUAN
RUJUKAN DOKUMEN : MPK LMS ELA-09 MUKA SURAT : 4/4
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
5.0 NOTA PENTING
5.1 Surat Pengesahan Baki terkini dari Bahagian Akaun diperlukan
untuk memastikan baki hutang
pinjaman adalah kemas kini.
5.2 PTJ bertanggungjawab mengemaskini Buku Daftar Pinjaman
sebaik penyelesaian penuh dibuat
oleh peminjam.
5.3 Bahagian Akaun Kementerian bertanggungjawab untuk membuat
naziran secara berkala bagi
menyemak penyelenggaraan Buku Daftar Pinjaman yang lengkap dan
dikemas kini.
5.4 Bayaran secara tunai hanya boleh dibuat dengan amaun sen
yang dibundarkan ke sen yang lebih
besar dan bukan ke sen yang lebih kecil. (Contoh: Baki pinjaman
RM112.81, bayaran tunai perlu
dibundarkan ke RM112.85).
6.0 LAMPIRAN
Tiada
7.0 RUJUKAN / PEKELILING
7.1 WP 9.2 Skim Pinjaman Kenderaan Bagi Pegawai Perkhidmatan
Awam Am Dan Persekutuan,
Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Dan Pegawai Perkhidmatan Pasukan
Polis
7.2 WP 9.3 Skim Pembiayaan Al Bai’ Bithaman ‘Ajil Bagi Pegawai
Perkhidmatan Awam Am Dan
Persekutuan, Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Dan Pegawai
Perkhidmatan Pasukan Polis
7.3 Manual Pengguna (MP) iGFMAS Modul Loans Management System -
ELA
7.3.1 MP LM1-007 Offsetting
7.3.2 MP LM1-008 Penyelesaian Penuh
7.3.3 MP LM1-009 Penyelesaian Separa
7.4 Manual Prosedur Kerja (MPK) iGFMAS Modul Loans Management
System - ELA
7.4.1 MPK LMS ELA-10: Bayaran Balik Lebihan Pinjaman Kenderaan
Persekutuan
7.4.2 MPK LMS ELA-11: Notis Tuntutan Tunggakan Ansuran Bayaran
Pinjaman Kenderaan Pesekutuan
7.4.3 MPK LMS ELA-32 Terimaan Bayaran Balik Pinjaman Kakitangan
Dan Pendahuluan (Proses Pengeluaran Resit)]
50
-
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM –
EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE (LMS-ELA)
TAJUK : BAYARAN BALIK LEBIHAN (REFUND) PINJAMAN KENDERAAN
PERSEKUTUAN
RUJUKAN DOKUMEN : MPK LMS ELA-10 MUKA SURAT : 1/4
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan untuk memberi panduan tata cara proses
membuat bayaran balik lebihan pinjaman
kenderaan Persekutuan kepada peminjam.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunakan oleh Kementerian / Jabatan bagi membuat
bayaran balik lebihan pinjaman kenderaan
Persekutuan oleh peminjam.
3.0 TERMINOLOGI
BIL. TERMA PENERANGAN
1. PTJ Pusat Tanggungjawab
51
-
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM –
EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE (LMS-ELA)
TAJUK : BAYARAN BALIK LEBIHAN (REFUND) PINJAMAN KENDERAAN
PERSEKUTUAN
RUJUKAN DOKUMEN : MPK LMS ELA-10 MUKA SURAT : 2/4
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
BIL. TINDAKAN TANGGUNGJAWAB CARTA ALIRAN
1.
2.
3.
4.
5.
Jana Laporan Senarai Bayaran Balik Lebihan melalui T-Code:
ZRLM114 sebelum 15hb. (Rujuk MP-LM1-008 Penyelesaian Penuh)
Semak lejar individu melalui T-Code: ZRLM101 bagi mengesahkan
baki pembiayaan telah diselesaikan sepenuhnya sama ada dengan
penyelesaian awal atau tamat tempoh potongan, pastikan juga tiada
tunggakan bayaran balik. Larikan program pulangan bayaran balik
melalui T-Code: FZNB. (Rujuk MP LM1-007 Offsetting)
Proses Perakuan Semak dan buat perakuan I melalui T-Code: SBWP.
(Rujuk MP LM1-020 Peraku / Pengesahan) Semak dan buat perakuan II
melalui T-Code: SBWP. (Rujuk MP LM1-020 Peraku / Pengesahan)
Abaikan para 6-7 sekiranya tiada kuiri.
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Peraku I (Bahagian Akaun
Kementerian)
Peraku II (Bahagian Akaun
Kementerian)
52
-
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM –
EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE (LMS-ELA)
TAJUK : BAYARAN BALIK LEBIHAN (REFUND) PINJAMAN KENDERAAN
PERSEKUTUAN
RUJUKAN DOKUMEN : MPK LMS ELA-10 MUKA SURAT : 3/4
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
BIL. TINDAKAN TANGGUNGJAWAB CARTA ALIRAN
6.
7.
8.
9.
Kuiri Kunci masuk sebab kuiri sekiranya perakuan I dan II tidak
dibuat dan maklumkan kepada Penyedia. Semak inbox di T-Code: SBWP
untuk tindakan kemaskini. Cetak Arahan Bayaran melalui T-Code:
ZFLM202 bagi refund yang diluluskan untuk simpanan fail. (Rujuk MP
LM1-002 Kontrak dan Pengeluaran – Ada Bayaran) Sedia dan hantar
surat makluman refund kepada peminjam dan PTJ.
Peraku I / II (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
5.0 NOTA PENTING
5.1 Bahagian Akaun Kementerian perlu mengesahkan peminjam
mempunyai baki kredit dengan semakan di
sistem melalui Laporan Senarai Bayaran Balik Lebihan.
5.2 Pengeluaran pembayaran (run payment) kepada akaun bank
peminjam melalui T-Code: F110 dibuat
melalui modul AP.
6.0 LAMPIRAN
Tiada
53
-
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM –
EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE (LMS-ELA)
TAJUK : BAYARAN BALIK LEBIHAN (REFUND) PINJAMAN KENDERAAN
PERSEKUTUAN
RUJUKAN DOKUMEN : MPK LMS ELA-10 MUKA SURAT : 4/4
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
7.0 RUJUKAN / PEKELILING
7.1 WP 9.2 Skim Pinjaman Kenderaan Bagi Pegawai Perkhidmatan
Awam Am Dan Persekutuan, Pegawai
Perkhidmatan Pendidikan Dan Pegawai Perkhidmatan Pasukan
Polis
7.2 WP 9.3 Skim Pembiayaan Al Bai’ Bithaman ‘Ajil Bagi Pegawai
Perkhidmatan Awam Am Dan
Persekutuan, Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Dan Pegawai
Perkhidmatan Pasukan Polis
7.3 Manual Pengguna (MP) iGFMAS Modul Loans Management System -
ELA
7.3.1 MP LM1-002 Kontrak dan Pengeluaran – Ada Bayaran
7.3.2 MP LM1-007 Offsetting
7.3.3 MP LM1-008 Penyelesaian Penuh
7.3.4 MP LM1-020 Peraku / Pengesahan
54
-
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM –
EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE (LMS-ELA)
TAJUK : NOTIS TUNTUTAN / PERINGATAN TUNGGAKAN ANSURAN BAYARAN
PINJAMAN KENDERAAN
PERSEKUTUAN
RUJUKAN DOKUMEN : MPK LMS ELA-11 MUKA SURAT : 1/3
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan untuk memberi panduan tatacara proses
pengeluaran notis tuntutan / peringatan
tunggakan ansuran bayaran pinjaman kenderaan Persekutuan kepada
peminjam.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunakan Kementerian / Jabatan bagi mengeluarkan
notis tuntutan / peringatan tunggakan
ansuran bayaran pinjaman kenderaan Persekutuan oleh
peminjam.
3.0 TERMINOLOGI
BIL. TERMA PENERANGAN
1. LMS Loans Management System
2. PTJ Pusat Tanggungjawab
55
-
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM –
EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE (LMS-ELA)
TAJUK : NOTIS TUNTUTAN / PERINGATAN TUNGGAKAN ANSURAN BAYARAN
PINJAMAN KENDERAAN
PERSEKUTUAN
RUJUKAN DOKUMEN : MPK LMS ELA-11 MUKA SURAT : 2/3
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
BIL. TINDAKAN TANGGUNGJAWAB CARTA ALIRAN
1.
2.
3.
4.
5.
Jana Laporan Kontrak Tertunggak melalui T-Code: ZRLM105 sebelum
10hb. (Rujuk MP LM1-019 Laporan, Surat dan Penyelenggaraan)
Semak kedudukan tunggakan dan baki pinjaman di Penyata Lejer
Individu melalui T-Code: ZRLM101. Pastikan jumlah post due adalah
betul. Cetak 3 salinan Surat Tuntutan / Surat Peringatan Tunggakan
melalui T-Code: ZFLM111 untuk:
• PTJ; • Peminjam; dan • Fail.
Rujuk MP LM1-022 Tunggakan. Tuntutan akan dibuat ke atas jumlah
tunggakan atau keseluruhan baki (sekiranya peminjam tidak dalam
perkhidmatan / meninggal dunia). Hantar Surat Tuntutan / Surat
Peringatan Tunggakan dan Laporan Kontrak Tertunggak kepada PTJ dan
surat berkaitan kepada peminjam. Failkan salinan surat dan Laporan
Kontrak Tertunggak.
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
56
-
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM –
EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE (LMS-ELA)
TAJUK : NOTIS TUNTUTAN / PERINGATAN TUNGGAKAN ANSURAN BAYARAN
PINJAMAN KENDERAAN
PERSEKUTUAN
RUJUKAN DOKUMEN : MPK LMS ELA-11 MUKA SURAT : 3/3
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
5.0 NOTA PENTING
5.1 Bahagian Akaun Kementerian hendaklah memastikan PTJ membuat
tindakan pemantauan ke atas
tuntutan bagi memastikan tunggakan dapat dikutip.
5.2 Bahagian Akaun Kementerian hendaklah mengemukakan surat
tuntutan / peringatan secara berkala
kepada PTJ bagi memastikan kes bertunggakan tidak terbiar dan
berlarutan.
5.3 PTJ hendaklah memantau kes akaun pembiayaan kenderaan
Persekutuan yang bertunggakan. Punca
tunggakan hendaklah dicatatkan dalam Buku Daftar Pinjaman.
5.4 Status pengeluaran Surat Tuntutan / Peringatan Tunggakan
akan dikemas kini di dalam Laporan Kontrak
Tertunggak semasa cetak surat dibuat.
5.5 Bagi kes peminjam yang berpindah perkhidmatan ke Kerajaan
Negeri atau Badan Berkanun, tindakan
serah alih pinjaman hendaklah dilakukan.
5.6 Bagi kes peminjam yang tidak lagi dalam perkhidmatan atau
meninggal dunia, rujuk kes ke pejabat
Penasihat Undang-Undang selepas tindakan 3 kali surat peringatan
oleh PTJ.
6.0 LAMPIRAN
Tiada
7.0 RUJUKAN / PEKELILING
7.1 WP 9.2 Skim Pinjaman Kenderaan Bagi Pegawai Perkhidmatan
Awam Am Dan Persekutuan, Pegawai
Perkhidmatan Pendidikan Dan Pegawai Perkhidmatan Pasukan
Polis
7.2 WP 9.3 Skim Pembiayaan Al Bai’ Bithaman ‘Ajil Bagi Pegawai
Perkhidmatan Awam Am Dan Persekutuan,
Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Dan Pegawai Perkhidmatan Pasukan
Polis
7.3 Manual Pengguna (MP) iGFMAS Modul Loans Management System –
ELA
7.3.1 MP LM1-019 Laporan, Surat dan Penyelenggaraan
7.3.2 MP LM1-022 Tunggakan
57
-
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM –
EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE (LMS-ELA)
TAJUK : PENGAMBILALIHAN PINJAMAN KENDERAAN PERSEKUTUAN
RUJUKAN DOKUMEN : MPK LMS ELA-12 MUKA SURAT : 1/8
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan untuk memberi panduan tatacara proses
pengambilalihan pinjaman kenderaan
Persekutuan dari Kerajaan Negeri atau Badan Berkanun.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunakan oleh Kementerian / Jabatan bagi
pengambilalihan pinjaman kenderaan
Persekutuan dari Kerajaan Negeri atau Badan Berkanun.
3.0 TERMINOLOGI
BIL. TERMA PENERANGAN
1. Auto sistem Sistem memproses/menghantar maklumat secara
auto
2. BDP Buku Daftar Peminjam
3. BPP Buku Perkhidmatan Pegawai
4. BP Business Partner
5. Cash Flow Jadual Bayaran Balik Pinjaman/Pendahuluan
6. HCM Human Capital Management
7. HR Human Resource
8. LMS Loans Management System
9. PTJ Pusat Tanggungjawab
10. UGAT Unit Gaji Angkatan Tentera
58
-
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM –
EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE (LMS-ELA)
TAJUK : PENGAMBILALIHAN PINJAMAN KENDERAAN PERSEKUTUAN
RUJUKAN DOKUMEN : MPK LMS ELA-12 MUKA SURAT : 2/8
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
BIL. TINDAKAN TANGGUNGJAWAB CARTA ALIRAN
1.
2.
3.
4.
Terima surat permohonan pengambilalihan pinjaman kenderaan
Persekutuan dari Kerajaan Negeri / Badan Berkanun/PTJ (pegawai
bertukar perkhidmatan dari Kerajaan Negeri / Badan Berkanun ke
Kerajaan Persekutuan). Semak semua dokumen sokongan seperti berikut
disertakan dengan lengkap; • Surat dari Kerajaan Negeri / Badan
Berkanun • Sijil Gaji Akhir • Slip Gaji terakhir di Kerajaan
Negeri/Badan
Berkanun • Surat penempatan / lapor diri
Dapatkan maklumat Nombor Gaji dari PTJ.
Wujud Rekod Peminjam (BP) Semak melalui T-Code: BP sama ada
butiran peminjam (Business Partner - BP) telah wujud di Modul Loans
Management System (LMS) dengan menggunakan Search Term 1 untuk
nombor MyKad / Nombor Tentera atau Search Term 2 untuk nombor
gaji.
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
59
-
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM –
EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE (LMS-ELA)
TAJUK : PENGAMBILALIHAN PINJAMAN KENDERAAN PERSEKUTUAN
RUJUKAN DOKUMEN : MPK LMS ELA-12 MUKA SURAT : 3/8
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
BIL. TINDAKAN TANGGUNGJAWAB CARTA ALIRAN
5.
6.
7.
8.
9.
Tentukan kategori BP sama ada HR atau UGAT sekiranya BP belum
wujud, dengan mengambil tindakan berikut:
i) HR, kunci masuk nombor MyKad / No. Gaji bagi membolehkan
maklumat peminjam ditarik dari sistem HCM; atau jika
ii) UGAT, kunci masuk nombor Tentera secara manual untuk
wujudkan nombor BP.
Kemaskini maklumat BP melalui T-Code: ZULM103 jika BP telah
wujud tetapi terdapat perbezaan dengan rekod di sistem HCM.
Sekiranya tiada perbezaan, terus ke para 8. Cetak Notifikasi
Perbezaan Maklumat Peminjam Di LMS dan HCM melalui T-Code: ZFLM107.
Notifikasi Perbezaan Maklumat Peminjam Di LMS dan HCM perlu
dihantar segera ke Unit Gaji Pejabat Perakaunan bagi mengemaskini
maklumat asas peminjam di sistem HCM. Wujud Rekod Pendahuluan
(Kontrak) Wujud kontrak melalui T-Code: ZULM101. [Rujuk MP LM1-003
Kontrak dan Pengeluaran – Kepada Pihak ke-3 (Pinjaman Ambil Alih)]
Kunci masuk maklumat yang diperlukan. [Rujuk MP LM1-003 Kontrak dan
Pengeluaran – Kepada Pihak ke-3 (Pinjaman Ambil Alih)] Pastikan
checkbox Pinjaman Ambil Alih ditanda pada box Bayaran Kepada Pihak
Ke-3 (FNV5: Drawing).
Penyedia
(Bahagian Akaun Kementerian)
Penyedia
(Bahagian Akaun Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
60
-
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM –
EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE (LMS-ELA)
TAJUK : PENGAMBILALIHAN PINJAMAN KENDERAAN PERSEKUTUAN
RUJUKAN DOKUMEN : MPK LMS ELA-12 MUKA SURAT : 4/8
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
BIL. TINDAKAN TANGGUNGJAWAB CARTA ALIRAN
10.
11.
12.
13.
Sistem secara auto akan menjalankan proses semak kelayakan
pemohon.
i. Tarikh akhir pinjaman tidak melebihi tarikh persaraan.
Sekiranya tidak mematuhi syarat kelayakan, pop-up mesej akan
memaparkan ‘tempoh pinjaman melebihi tarikh pencen, sila kurangkan
tempoh pinjaman’.
ii. Pinjaman dari produk kod yang sama berkuatkuasa / masih
berbaki akan memaparkan pop up mesej ‘Peminjam mempunyai kontrak
yang masih aktif. Sila pastikan kontrak sedia ada diselesaikan
sebelum mewujudkan kontrak baru’
Jika syarat kelayakan di para 10 tidak dipatuhi, sediakan 4
salinan Surat Penolakan Permohonan untuk:
• PTJ • Kerajaan Negeri/Badan Berkanun • Peminjam; dan •
Fail.
Bagi permohonan yang memenuhi kelayakan, teruskan dengan proses
kerja seterusnya. Kunci masuk maklumat dokumen sokongan berdasarkan
senarai semak melalui T-Code: ZULM101. [Rujuk MP LM1-003 Kontrak
dan Pengeluaran – Kepada Pihak ke-3 (Pinjaman Ambil Alih)]
Kemaskini maklumat penerima bayaran melalui T-Code: FNV5 di tab
Drawings. [Rujuk MP LM1-003 Kontrak dan Pengeluaran – Kepada Pihak
ke-3 (Pinjaman Ambil Alih)]
Auto Sistem
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
Penyedia (Bahagian Akaun
Kementerian)
61
-
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM –
EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE (LMS-ELA)
TAJUK : PENGAMBILALIHAN PINJAMAN KENDERAAN PERSEKUTUAN
RUJUKAN DOKUMEN : MPK LMS ELA-12 MUKA SURAT : 5/8
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
BIL. TINDAKAN TANGGUNGJAWAB CARTA ALIRAN
14.
15.
16.
17.
18.
19.
Semak melalui T-Code: FN(V3 ketepatan maklumat kontrak (amaun,
kadar faedah, tempoh, tarikh mula / tarikh akhir, ansuran, maklumat
peminjam, Cash Flow).
Proses Perakuan Semak dan buat perakuan I melalui T-Code: SBWP.
(Rujuk Manual Pengguna LMS-ELA : MP LM1-020 Peraku /
Pengesahan)
Semak dan buat perakuan II melalui T-Code: SBWP. (Rujuk Manual
Pengguna LMS-ELA : MP LM1-020 Peraku / Pengesahan) (Abaikan