MANUAL PROCESO GIFT CARD.pdf

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Estación Eloy Alfaro Telf.: (593) 023992100 Quilotoa S/N y Sangay Sector Chimbacalle www.ferrocarrilesdelecuador.gob.ec

Quito - Ecuador

FERROCARRILES DEL ECUADOR - EMPRESA PÚBLICA

MANUAL DE PROCEDIMIENTO TARJETAS DE REGALO

TREN ECUADOR

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INTRODUCCIÓN

El personal de ventas y atención al cliente cuenta con tres procesos para el manejo de las Gift Card:

Información, Compra y Canje.

A continuación se detalla cada uno de estos procesos:

1. Información Gift Card

2. Compra Gift Card

3. Canje Gift Card

I. INFORMACIÓN GIFT CARD (TARJETA DE REGALO)

Con la tarjeta de Regalo se puede:

- Viajar en cualquier ruta excursión a nivel nacional.

o Puede ser utilizada como pago completo, abono (restando saldo), dependiendo del

valor de la tarjeta y/o ruta elegida.

- Opciones de la Tarjetas de Regalo

o U$ 25.00 dólares

o U$ 50.00 dólares

o Las tarjetas no son recargables, no existen otros valores y no puede ser cambiada

por dinero

- Consulta de saldo

- Tienen validez de 6 meses a partir de la activación de la Gift Card.

- Puede ser adquiridas en los siguientes locales:

o Fybeca y Paco (Ciudades Quito, Guayaquil y Cuenca)

o Estaciones de Tren Ecuador (Otavalo, Ibarra, Chimbacalle, Ambato, Riobamba,

Alausí, Durán)

o Puntos de Venta de Tren Ecuador (Quinde, Malecón)

o Islas de Ministerio de Turismo (Quito: Condado Shopping y Quicentro, Guayaquil:

Mall del Sol y San Marino; Manta: Paseo Shopping. Cuenca: Mall del Río )

o Call Center

o Canal de Ventas Institucionales

Restricciones para las Gift Card:

- La tarjeta de Regalo es propiedad de FEEP, quien podrá retirar al beneficiario en cualquier

momento.

- El usuario es responsable de la correcta utilización de la Gift Card

- FEEP, no se hace responsable por pérdida, hurto o vencimiento de la tarjeta Regalo

Método de Utilización

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- El cliente tendrá la facultad de auto utilizar o regalarla como es el objetivo de la tarjeta.

- Los productos comprados con la tarjeta regalo, están sujetos a las condiciones de venta y

reservas de FEEP

- Una vez utilizada la tarjeta regalo en su totalidad, el establecimiento perforará (banda

magnética) la tarjeta regalo.

- El saldo disponible en la tarjeta regalo es la diferencia entre el saldo anterior al momento

de realizar una compra y el importe de esa última.

II. COMPRA GIFT CARD

Cada punto de venta contará con tarjetas de regalo para la comercialización; mismas que

tendrán numeración para cada filial.

El asistente de tesorería llevará el control y administración de las mismas.

- Filial Centro: Lucía Viteri

- Filial Norte: Patricia Pijal

- Filial Sur: Francisco Analuisa

- Filial Litoral: Kerlín Moreira

Sin embargo las tarjetas de regalo estarán en los diferentes puntos de venta de FEEP (personal

asignado responsable y custodio):

- Estación Chimbacalle: Lucía Viteri

- El Quinde: Germania Herrera

- Estación Ambato: Angélica Villa

- Estación Ibarra: Patricia Pijal

- Estación Otavalo: Rosita Bonilla

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- Estación Riobamba: Francisco Analuisa

- Estación Alausí: Evelyn López

- Estación Durán: Kerlín Moreira

- Malecón: María Daniela Carrillo

Operatividad Financiera- Comercial

Financiera

- El ejecutivo debe ingresar al Sistema Olympo, a:

- A continuación registrará los espacios que el sistema solicita: cliente, fecha, recepción de

pago (efectivo, depósito, transferencia, tarjeta de crédito), tarjeta vendida (valor tarjeta,

cantidad de tarjetas vendidas, serie de las tarjetas (16 dígitos), numeración tarjetas (de 3 a

5 dígitos), cuenta contable.

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- Imprimir el recibo de cobro

- Cierre de caja con respaldos (recibo de cobro firmado, voucher de activación, respaldo pago)

Comercial

- Activación tarjeta en Datafast (genera voucher)

- Entrega de tarjeta regalo activada a cliente y recibo de cobro.

Forma de

pago

(Efectivo,

transferencia,

tarjeta

crédito,

depósito)

Descripción

tarjeta

adquirida

Cuenta

contable

($25 y $50)

Recibo

cobro

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Nota:

- En este proceso ninguna acción es realizada en el Sistema FEVE, ni se emite factura.

- Se emite un solo cierre de la caja del día (facturas y recibos de cobro)

- El call center, enviará el reporte para activación con corte 17h00 de lunes a viernes (o último

día laborable), es decir, el cierre que se entrega es el resumen del día mismo que constará

en el FTP.

Cierre

caja

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- El cliente podrá retirar sus tarjetas en 72 horas laborables (ventas call center).

- El responsable de la estación recibe la valija, y cuando cliente retire (cédula de identidad,

puede ser autorizada, respaldo pago) solicita la activación de las tarjetas a Grace Castro e-

mail: [email protected]

- En el caso de los puntos de venta que no disponen de Datafast deberán enviar el reporte

para activación con corte 16h00 de lunes a viernes (o último día laborable), es decir, el

cierre que se entrega es el resumen del día mismo que será enviado a Grace Castro e-mail:

[email protected]

- El cliente tendrá activada sus tarjetas en 24 horas laborables (Estaciones que no disponen

de Datafast).

III. CANJE GIFT CARD

Se refiere a la reservación de la salida, proceso regular al de una venta en excursión. Así

tenemos:

Comercial:

- Verificación del saldo de la tarjeta regalo (Datafast)

- Proceso de reserva FEVE (Verificar espacios en ruta, fecha, hora, número de pax e indicar

tiempo límite).

- Al recibir el importe total, se genera el cobro con la Gift Card.

- La confirmación en FEVE deberá constar la forma de pago Gift Card, y en observaciones el

resumen de los pagos efectuados:

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Financiero:

- Realizar la facturación normal, y en el campo de forma de cobro se elige la tarjeta que

corresponda al 8% ó 0%

- Genera Cierre de caja al final del día (facturas, respaldos de pago, controles internos, cierre)

Nota:

- El proceso de venta se rige a las condiciones de ventas y reservas de FEEP.

- Las tarjetas que tienen 8% se las distingue porque en la parte posterior describe la página

web palabras “www.trenecuador.com” y las de 0% tienen el espacio en blanco. Adicional se

puede consultar en el archivo Gift Card.

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Nota: para verificar el establecimiento en el que fue vendida y activada la tarjeta se debe

ingresar a la página web www.regaloplus.com; de acuerdo a los siguiente pasos:

Aplica

comisión.

8 %

Aplica

comisión.

0 %

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Click

Ingresar

Información

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IV. RECOMENDACIONES Y OBSERVACIONES

Ingreso en

Transacciones

tarjetas

Ingreso

número de

tarjeta

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- El ejecutivo que cobró por la tarjeta, tiene la responsabilidad de activarla. En caso de recibir

una tarjeta sin activación debe revisar en el archivo Gift Card y direccionar al cliente (No

puede activar tarjeta sino recibe pago).

- En caso de compra, no aplica descuento a promociones (como suscripciones comercio,

universo)

- En caso de canje, aplica descuento a promociones (no descuento sobre descuento) como

suscripciones.

- Tarjeta aplica para pago de penalidades.

- Adjunto se halla el manual de uso de las tarjetas de regalo (Pos).