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Curso Bsico de Peachtree
Peachtree 2012
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PEACHTREE 2012
MATERIAL DE SEMINARIO
NIVEL BASICO
INDICE
INTRODUCCION
..........................................................................................
3
COMO CREAR UNA NUEVA COMPAIA
................................................. 4
ESTABLECIMIENTO DE UNA NUEVA COMPAIA
............................................ 4
INFORMACIN DE LA COMPAIA
......................................................................
4
SELECCIN DEL CATALOGO DE CUENTAS:
..................................................... 5
SELECCIN DEL METODO CONTABLE
..............................................................
6
SELECCIN DEL METODO DE POSTEO
..............................................................
6
PERIODOS CONTABLES:
........................................................................................
7
PERIODO FISCAL
.....................................................................................................
8
FINALIZACIN DEL PROCESO:
............................................................................
8
MODULO DE MAYOR GENERAL
..............................................................
9
MANTENIMIENTO DEL CATALOGO DE CUENTAS
........................................ 10 Descripcin de los
iconos de la barra de herramientas
.............................................. 10
Campos
....................................................................................................................
11 Ingresando saldos iniciales de mayor
general............................................................
12
Ventana de saldos iniciales de mayor general
........................................................... 12
MODULO DE CLIENTES (MAINTAIN)
................................................... 14
MANTENIMIENTO DE CLIENTES
.......................................................................
14 Entrada desde el men principal
...............................................................................
14
INGRESANDO INFORMACIN PREDETERMINADA DE CLIENTES ............
14
CAMPOS
....................................................................................................................
16 Pestaa General
........................................................................................................
17
Pestaa de Direcciones
.............................................................................................
18 Pestaa de historial del cliente
..................................................................................
19
Pestaa de Informacin predeterminada para ventas
................................................. 20 Pestaa de
Terminos y Crditos
................................................................................
21
INGRESANDO SALDOS INICIALES DE CLIENTES
.......................................... 22 Para colocar los
balances inciales de los clientes:
.................................................... 22
MODULO DE PROOVEDORES (MAINTAIN)
.......................................... 23
MANTENIMIENTO DE PROVEEDORES
.............................................................
23
INFORMACION PREDETERMINADA
.................................................................
23
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Peachtree 2012
2
Ventana de Vendor Defaults
.....................................................................................
24
VENTANA DE MATENIMIENTO DE PROVEEDORES
...................................... 25
CAMPOS
....................................................................................................................
26 Pestaa General
........................................................................................................
26 Pestaa de Direcciones
.............................................................................................
27
Pestaa de historial del cliente
..................................................................................
27 Pestaa Purchase Defaults
........................................................................................
28
Pestaa de Terminos y Crditos
................................................................................
28
INGRESANDO SALDOS INICIALES DE PROOVEDORES
................................ 30 Para colocar los balances
inciales de los proovedores:
............................................. 30
MODULO DE INVENTARIO (MAINTAIN) .. Error! Marcador no
definido.
CREAR UN PRODUCTO EN EL INVENTARIO
................................................... 32 Barra de
Herramientas del Inventario
.......................................................................
36
MANTENIMIENTO DE PRECIOS DE VENTA
..................................................... 37
MODULO DE CREACIN DE IMPUESTOS (MAINTAIN) .....................
37 Ingresando a la Pantalla de Impuestos
......................................................................
38
MODULO CUENTAS POR COBRAR (TASK)
........................................... 41 Modulos de Cuentas
por Cobrar
...............................................................................
41
MENU DE TAREAS DE CUENTAS POR
COBRAR.............................................. 42 Ingresando
facturas de clientes
.................................................................................
42 Ingresando Notas de Crditos a clientes
....................................................................
45
Ingresando recibos de pago de clientes .......................
Error! Marcador no definido. Ingresando pagos al contado
.....................................................................................
47
MODULO CUENTAS POR PAGAR (TASK)
.............................................. 48 Modulos de
Cuentas por Pagar
.................................................................................
48
MENU DE TAREAS DE CUENTAS POR
PAGAR................................................. 48
Ingresando facturas de proovedores
..........................................................................
49 Ingresando Notas de Crditos a proovedores
............................................................ 51
Ingresando Pagos a Proveedores
...............................................................................
52
AJUSTE DE INVENTARIO (TASK)
........................................................... 54
INGRESANDO ASIENTOS DE DIARIO
................................................... 56
CONCILIACIN
BANCARIA.....................................................................
58
ACCOUNT RECONCILIATION
.............................................................................
58 La ventana de Account Reconciliation
......................................................................
59 Ajustes por Cargos Bancarios /
Adjust......................................................................
60
CAMBIANDO EL PERIODO CONTABLE
................................................ 61
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INTRODUCCION
Ingresar los datos de una nueva compaa en Peachtree es muy fcil,
para
ayudarlo al establecimiento de una nueva compaa, Peachtree
provee una Gua
para establecer una compaa/New company setup wizard. Para
acceder a la
Gua para establecer una nueva compaa/New company setup wizard,
hay
dos formas de hacerlo; El primer mtodo es seleccionar Establecer
una nueva
compaa/Setup a new company, desde la Ventana de inicio/Star
screen. Si otra
compaa esta abierta, usted recibir el siguiente mensaje Quieres
mantenter
(nombre de la compaa) abierta?/Do you want to keep (Company
name) open?.
Haga clic sobre el botn yes para mantener la compaa existente
abierta y abrir
otra compaa o crear una nueva o clic en no para cerrar la compaa
abierta y
continuar con el proceso.
El segundo es seleccionar desde la barra de men, el titular de
Archivo/File, y
hacer clic sobre la opcin de Nueva compaa/New Company.
Iniciar compaa Existente
Crear nueva
Compaa
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4
COMO CREAR UNA NUEVA COMPAIA
ESTABLECIMIENTO DE UNA NUEVA COMPAIA
Usted solo necesitar ingresar un mnimo de informacin para
establecer una
nueva compaa en Peachtree. Esta informacin incluye el Catalogo
de cuentas, el
mtodo de contabilidad, el mtodo de posteo y el periodo
contable.
Esta es la primera ventana del proceso de establecimiento de una
nueva compaa.
Ella lista las reas que tendr que configurar durante el avance
de esta gua.
Lea la informacin introductoria dentro de esta ventana y haga
clic sobre el botn
de Siguiente/Next, para continuar con el establecimiento de su
nueva compaa.
INFORMACIN DE LA COMPAIA
Para el establecimiento de su nueva compaa, usted deber ingresar
el nombre de la
compaa/Company name, direccin/adress, nmero telefnico/telephone,
nmero de
fax/fax y tipo de negocio/business type.
Nombre y direccin de la empresa.
Tipo de empresa.
Mtodo contable (Recibido o Devengado)
Periodos contables.
Ao fiscal.
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TIPS: Una vez haya creado la nueva compaa, usted podr acceder a
ella desde la barra de men,
en el titular de mantenimiento/maintain, haciendo clic sobre la
opcin de informacin de la
compaa/company information, cada vez que necesite revisar o
actualizar la informacin de su
compaa.
SELECCIN DEL CATALOGO DE CUENTA:
Usted puede ver en pantalla el catalogo de cuentas de cada una
de las compaas
que usted tiene dentro del sistema, de manera tal que usted
pueda seleccionar el
que ms se el asemeje y adaptarlo a la nueva compaa que est por
crear.
Hay cuatro opciones para seleccionar el codificador de cuentas
para la compaa
que se est creando: (una quinta opcin para versiones premium en
adelante)
Utilice una de las compaas de ejemplo que empareje de cerca a su
compaa
/Use a sample type that closely matches your company.
Copiar la configuracin de una compaa existente en Peachtree
Accounting/Copy Settings From an existing Peachtree Accounting
company.
Convertir una compaa de otro programa de contabilidad/Convert a
company
from another acconting program.
Confeccionar su propia compaa/Build your own company.
Consolidar compaas existentes en Peachtree/Consolidate existing
Peachtree
Accounting companies.
Usar la codificacin de una empresa de ejemplo en Peachtree
Consolidar empresas existentes en Peachtree
Usar la codificacin de una
empresa creada en Peachtree
Crear nuestra propio
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6
TIPS: Si usted est utilizando Quicken, One Write Plus, o
Peachtree DOS, usted puede convertir su
codificador de cuentas existente en los programas antes
mencionados a la nueva compaa que est
creando.
SELECCIN DEL METODO CONTABLE
Peachtree Accounting requiere que usted seleccione un mtodo
contable. Usted puede escoger entre el mtodo de Recibido/Cash o
Devengado/Accrual.
El mtodo de Recibido/Cash, registra los ingresos cuando se
recibe el dinero y
los gastos cuando se pagan. El mtodo Devengado/Accrual, registra
los ingresos
cuando se devengan y los gastos cuando son incurridos. Ante tal
circunstancia,
usted debe consultar con su contador antes de escoger uno de los
dos mtodos. Advertencia: No es posible cambiar el mtodo contable
despus de haber terminado de crear la
compaa.
SELECCIN DEL METODO DE POSTEO
Peachtree permite que usted escoja uno de los tres mtodos de
posteo, Tiempo
real/Real time, Temporal/Batch o SmartPosting (aplica solo para
las versiones
Quantum)
Cuando usted utiliza el mtodo de Tiempo real/Real time, las
transacciones
actualizarn el mayor general cuando usted las haya salvado. Si
usted escoge el
mtodo de Posteo temporal/Batch posting, usted tendr que postear
los diarios
para poder actualizar el mayor general y cuando se utiliza el
mtodo de posteo
SmartPosting las transacciones son salvadas en un temporal,
luego el servicio
SmartPosting las postea automticamente al mayor general, esto le
permite trabajar
a varios usuarios a la vez en el mismo modulo sin crear
conflictos al momento de
salvar una transaccin.
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Tiempo real y SmartPosting postea actualizando el mayor general
cada vez que
sea ingresada una transaccin, cuando usted revise los reportes
en Peachtree
siempre reflejar la situacin financiera actual de la empresa.
Por esta razn
Peachtree recomienda la utilizacin del mtodo de Tiempo real. (En
caso de
versiones que no sean Quantum) y SmartPosting en caso de
versiones Quantum.
PERIODOS CONTABLES:
En la ventana de perodos contables usted le indica al sistema el
perodo fiscal que
usted utiliza y el mes en que usted va a iniciar los registros
contables; usted puede
introducirle al sistema un perodo especial si as lo
necesita.
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PERIODO FISCAL
En esta ventana usted escoge cul es el primer mes y en que ao
van a comenzar
los registros.
FINALIZACIN DEL PROCESO:
Seleccione Fin Finish para crear su nueva compaa y abrir
Peachtree Complete
Accounting. El siguiente paso es configurar el Checklist que ser
desplegado
en la pantalla. Seleccione close para saltarse ese paso. Luego
usted recibir un
mensaje explicndole como retornar al Checklist ms adelante.
SeleccioneClose para continuar en el escritorio de
Peachtree.
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MODULO DE MAYOR GENERAL
El mayor general est compuesto por una lista de cuentas
utilizadas para registrar
las actividades que realiza su empresa. Esta lista, conocida
como Catalogo de
cuentas/Chart of account, mantiene el registro de la informacin
contable que
posteriormente ser utilizada para obtener los estados
financieros, como es el caso
del Balance General y el Estado de Resultado.
El trabajo de ingresar diariamente las transacciones es
realizado bajo la utilizacin
de los mdulos que encontramos en el men de Tareas (Task). Estas
transacciones
son organizadas y preparadas en diarios/journals, los cuales son
guardados o
posteados/post, en el mayor general. La interaccin entre el
Mayor
general/General ledger, y el resto de los mdulos en Peachtree se
ilustra a
continuacin:
Cuentas por
Cobrar
Cuentas por
Pagar
Inventario Planillas
Mayor
General
Diario
General
Diarios
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MANTENIMIENTO DEL CATALOGO DE CUENTAS
(MAINTAIN CHART OF ACCOUNT)
La ventana de mantenimiento del catalogo de cuentas es utilizada
para ingresar
nuevas cuentas, editar cuentas existentes, saldos inciales
(Beijing balances), y para
preparar presupuestos (budged).
Descripcin de los iconos de la barra de herramientas
Cerrar/Close: Este botn fundamentalmente cierra la ventana sin
salvar y
mantiene el trabajo que ha sido registrado desde el ltimo que
fue salvado.
Nueva/New: Cuando usted est trabajando con el mantenimiento de
esta
ventana, este botn despejar los campos para entrar una nueva
informacin.
Lista/List: Usted puede utilizar esta opcin para ver las cuentas
creadas y los
detalles,
Salvar/Save: Este botn salva la informacin que ha sido entrada
en los
campos, tales como nmero, descripcin y tipo de cuenta.
Salvar y Nueva/Save & New: Este icono le permite a usted
salvar la
informacin introducida y poder crear otra cuenta dejando en
blanco el campo
del Account ID y Description
Borrar/Delete: Este botn se utiliza para borrar informacin de
los campos de
mantenimiento de cuentas. Solamente podr eliminar o borrar una
cuenta
cuando sta no ha tenido actividad.
Cambiar/Change ID: Este icono nos permite cambiar el ID de la
cuenta.
Reportes/Reports: Utilice este icono para acceder de manera
rpida a los
siguientes reportes: Account reconciliation, Account register,
Account Variance
Chart of account, General journal y General ledger.
Ayuda/Help: Este botn le da informacin especfica de la presente
ventana.
No obstante, solo se encuentra disponible en el idioma
ingls.
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11
Campos
Nmero de Identificacin/Account ID: Este campo se utiliza para
colocar el
nmero de identificacin o cdigo de la cuenta, mirar la lista de
las cuentas y el
Tipo de cuenta (Acoount Type). Este campo permite solamente 15
caracteres
alfanumricos.
Cuenta Inactiva/Inactive: Esta condicin se utiliza para las
cuentas que son de
ttulo o comentario que no van a acumular transacciones. Si una
cuenta est
inactiva y se le desea postear alguna transaccin, el sistema le
advertir si
desea continuar con el registro.
Descripcin/Description: Se utiliza para describir cmo se va a
titular la
cuenta, cuyo nombre aparecer en la impresin de los reportes.
Este campo se
limita a 30 caracteres alfanumricos para titular la cuenta.
Categora de cuenta/Account Type: Este campo se usa para
determinar la clase
de cuenta que utiliza el sistema, y este grupo en conjunto
aparecer en los
estados financieros. A continuacin presentamos los diferentes
tipos de cuenta
que se utilizan en Peachtree: Cash Efectivo 1000
Accounts Receivable Cuentas Por Cobrar 1000
Inventory Inventario de Mercanca 1000
Fixed Assets Propiedad, Planta y Equipos 1000
Accumulated Depreciation Depreciacin Acumulada 1000
Other Current Assets Otros Activos Corrientes 1000
Other Assets Otros Activos 1000
Accounts Payable Cuentas Por Pagar 2000
Other Current Liabilities Otros Pasivos Corrientes. 2000
Long Term Liabilities Pasivo a Largo Plazo 2000
Equity-Get Close Ganancia o Prdida del Perodo 3000
Equity-Doesnt Close Capital Social Pagado/Autorizado 3000
Equity-Retained Earnings Utilidades Retenidas 3000
Income Ingresos 4000
Cost of Sales Costo de las Ventas 5000
Expenses Gastos 6000
Saldos Iniciales/Beginning Balances: Cuando de un clic a este
botn de
dilogo, se le desplegarn todas las cuentas del sistema para
introducir los
saldos iniciales.
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12
Periodo Historico/Period History: Aqu se nos presenta los
totales de los
dbitos, crditos, el saldo del mes y el saldo a la fecha. Los
datos aqu
presentados son mensuales.
Ingresando saldos iniciales de mayor general
(Entering account beginning balances)
Para ingresar saldos iniciales, haga clic sobre el botn de
saldos
iniciales/beginning balances, en la ventana de mantenimiento de
cuentas; luego
seleccione el periodo contable al cual ingresar o ajustar los
saldos desde la
ventana de seleccin de periodos/select period.
Ventana de saldos iniciales de mayor general
La ventana de saldos inciales de mayor general muestra el cdigo,
nombre y tipo
de cuenta de cada una de las cuentas de mayor general.
Dependiendo del tipo de
cada cuenta, las entradas se harn en la columna de Activos,
Gastos/Assets,
Expenses o en la columna de Pasivos, Capital,
Ingresos/Liabilities, Equity,
Income.
Peachtree indicar cual columna deber utilizar, haciendo que una
de las columnas
quede inhabilitada. En ambas columnas deber colocar cifras
positivas, a menos
que la cifra a ingresar sea opuesta al balance natural de la
cuenta; en este caso la
cifra ser precedida de signo negativo.
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Como se muestra a continuacin:
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14
MODULO DE CLIENTES (MAINTAIN)
MANTENIMIENTO DE CLIENTES
(Maintain customer/prospects)
Entrada desde el men principal
Una vez que usted ha configurado el mdulo de cuentas por cobrar
con respecto a
las cuentas contables que, predeterminadas, van a afectar tanto
al auxiliar como al
mayor general, usted proceder con el siguiente paso para crear
los clientes, junto
con toda su informacin general como por ejemplo: cuenta
afectada, contacto en el
cliente, direccin, telfono, saldos inciales, etc.
INGRESANDO INFORMACIN PREDETERMINADA DE CLIENTES
(Entering default information for customer)
Antes de comenzar a utilizar las diferentes ventanas que
componen los mdulos
de cuentas por cobrar, se debe configurar el sistema de manera
tal que,
automticamente, despliegue las cuentas contables, los trminos de
pago
generalmente aplicados a los clientes, mtodos de pago, cargos
aplicados por
morosidad, etc.
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Para ingresar a Informacin Predeterminada Default Information,
damos un
Clic al men de Mantenimiento Mantein, y luego podemos bajar con
el cursor
del teclado o del mouse hasta Default Information y,
automticamente, se
despliega una barra en la que seleccionamos con un "Clic"
Customers.
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16
Al ingresar a mantenimiento de clientes aparecer una ventana
como la que
observamos a continuacin y donde trabajaremos todo lo
concerniente a los
clientes.
CAMPOS
Cdigos de Clientes (Customer ID): A cada cliente se le asigna un
cdigo
de cliente UNICO, que solo podr ser utilizado por ese cliente
solamente.
Este campo solo permite la utilizacin de 20 caracteres
alfanumricos.
Nombre de Clientes (Name): En este campo se ingresa el nombre de
la
compaa o persona de su cliente. Esta informacin ser impresa en
los
estados de cuenta y facturas.
Clientes Prospectos o futuros (Prospect): La cartera de
clientes
prospectos es habilitada al dar un Clic en esa casilla. Sin
embargo, no crea
an un cuadro de antigedad de saldos por cobrar, pero si le crea
un
auxiliar de cuentas por cobrar. Un cliente prospecto puede
convertirse en
un cliente regular cuando es involucrado en la confeccin de una
factura.
Clientes Inactivos (Inactive): Usted puede ingresar
transacciones a
clientes inactivos, pero usted es advertido de su actual status
inactivo.
Para convertir un cliente inactivo en uno activo, solo remueva
el gancho de
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la casilla. Los clientes inactivos son eliminados cuando se
utiliza la opcin
Purge, cuando se hace el cierre fiscal del perodo.
Pestaa General
Contacto (Contact): En este campo ingresamos el nombre de la
persona
encargada de nuestra cuenta o se puede dejar en blanco.
Nmero de Cuenta (Account Number): Ingresar el nmero de la
cuenta
del provedor.
Direccin, apartado postal y ciudad (Address, Country,): Ingrese
la
direccin completa del cliente o informacin relacionada con la
direccin,
(apartado postal y ciudad.)
Tipo de Cliente (Customer Type): Este campo es de uso opcional,
y se
utiliza con el propsito de agrupar o clasificar a los clientes
para que
posteriormente se reflejen dentro de los reportes.
Telfonos, Fax y Direccin electrnica (Telephone, Fax, E-Mail):
Usted
puede ingresar dos nmeros de telfono, un nmero de fax y la
direccin
electrnica de nuestros clientes. Cada campo soporta veinte
caracteres
alfanumricos solamente.
E-Mail: Es importante introducir el E-Mail del cliente,
Peachtree le permite
enviar facturas, estado de cuentas o cualquier otro informe de
Peachtree al
cliente via E-Mail.
Pestaa de contacts
(Conactos)
En esta pestaa usted podr ingresar todas las personas con las
cuales usted
se contacta.
Campos
Contact name (nombre del contacto): En este campo usted
ingresara el
nombre del contacto.
Company name (nombre de la compaa): Ingrese el nombre de la
compaa donde el contacto labora.
Job title (Cargo): Usted podr ingresar el cargo que desempea
dicho
contacto en la empresa.
Telephone 1 y 2 (telfono): En este campo usted ingresara los
telfonos
directos del contacto.
E-mail: Ingresar el correo electrnico del contacto.
Gender (Sexo): En este campo usted ingresara el sexo de la
persona donde
(male) es masculino y (female) es femenino
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Pestaa de Direcciones
(Addresses)
Un cliente puede tener varias direcciones, Peachtree permite
registrar hasta 20
direcciones por cliente con el propsito de enviarle la mercanca
a la direccin que
as lo desee el cliente.
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Pestaa de historial del cliente
(History tab)
La ventana History nos ayuda a conocer el histrico de nuestro
cliente, como por
ejemplo: el acumulado mes por mes de las ventas (Sales) y de los
pagos efectuados
(Cash) y, a la izquierda de la ventana, muestra desde qu fecha
es cliente nuestro,
la ltima fecha en que se le emiti una factura, el monto de esa
factura, la fecha del
ltimo pago efectuado por ellos y el monto pagado y, por ltimo,
nos muestra la
fecha del ltimo estado de cuenta que se le emiti. Esta
informacin es generada
automticamente por el sistema y se actualiza al momento de
postear una
transaccin relacionada con el cliente.
En esta pestaa esta la opcin para introducir los saldos inciales
de los clientes
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Pestaa de Informacin predeterminada para ventas
(Sales Info)
Representante de Ventas (Sales Rep): Usted puede seleccionar
un
representante de ventas para cada cliente, seleccionndolo desde
la lupita.
Cuenta del mayor (GL Sales Acct): Ingresar la cuenta del mayor
(Ingreso)
de uso especial para este cliente, con el objeto de que cuando
se le facture se
afecte esta cuenta de manera predeterminada.
Va de Embarque (Ship Via): Puede seleccionar cualquiera de las
vas de
embarque que se encuentran en lista, cuando se despliega la
flecha. Puede
crear y adecuarlos a sus necesidades. De igual forma usted podr
seleccionar
uno diferente estando en el mdulo de facturacin.
Niveles de precios (Pricing Levels): El programa le da la
facilidad de
predeterminar los distintos precios, segn el cliente. Seleccione
el nivel de
precio predeterminado en el inventario desplegando la lista (la
flechita hacia
bajo).
Este nivel de precio puede ser cambiado en cualquier momento o
al momento
de efectuar una transaccin que involucre una venta por el mdulo
de Sales
Invoicing.
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Pestaa de Terminos y Crditos
(Terms and Credit)
Trminos de Pago (Terms): Los trminos de pago son configurados
al
momento de instalar el programa. Para cambiar los trminos de
manera
individual, haga un Clic en el botn de Terms, luego haga otro
Clic en la
casilla de Use Standard Terms y se desbloquearn las opciones
de
configuracin, y entonces usted podr establecer sus trminos de
manera
individual.
C.O.D: Quiere decir que el cliente pagar de inmediato cuando el
bien o el
servicio se haya recibido efectivamente.
Prepaid: Quiere decir que el cliente debe pagar por el bien o
servicio antes de
haberlo recibido.
Due in number of days: Vencimiento en un nmero de das: Este es
un
mtodo muy utilizado. Seleccionando el vencimiento en nmero de
das
concede el crdito a su cliente. Cuando usted selecciona esta
opcin, debe
especificar cundo se vencer el pago neto (en nmero de das)
Due on day of next month: Seleccione esta opcin cuando los pagos
de los
clientes deben ser recibidos cada mes y a una misma fecha.
Due at end of month: Seleccione esta opcin cuando los pagos de
sus clientes
deben ser recibidos al final de cada mes.
Net Due in Days: Cuando usted selecciona el trmino de
vencimiento en
nmero de das, debe ingresar el nmero de das despus de emitida la
factura.
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22
Discount in: Ingrese el nmero de das, a partir de la fecha de la
factura, en los
que el cliente puede para pagar su factura con descuento.
Discount %: Para pagos con descuentos, ingrese el porcentaje
permitido.
Credit Limit: Ingrese el lmite de crdito permitido, segn la
poltica de la
empresa. El sistema trae predeterminado un lmite de B/.
2,500.00.
INGRESANDO SALDOS INICIALES DE CLIENTES
(Entering beginning balance for customers)
Los Balances Inciales de los Clientes solo se registran una sola
vez:
Para colocar los balances inciales de los clientes:
Luego de haber creado y salvado al cliente, se dirige con el
cursor a Beginning
Balances que aparece en la pestaa de History y con un clic
ingresa a la
ventana que se observa en la parte de arriba de la hoja.
En la pantalla, el sistema habilita los campos para que sean
llenados por usted.
o Invoice Number: Nmero de la factura o facturas
o Date: Fecha de la factura, mes /da/ao.
o Purchase Order Number: Nmero de la orden de compra que origin
la
factura.
o Amount: Monto de la factura
o A/R Account: Cuenta contable de cuentas por cobrar que se
acreditara al
recibir el pago.
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MODULO DE PROOVEDORES (MAINTAIN)
MANTENIMIENTO DE PROVEEDORES
El mdulo de cuentas por pagar al igual que el mdulo de cuentas
por cobrar,
mantiene un registro auxiliar de todos los proveedores que son
registrados; para
tal efecto, lo primero que debemos lograr es disear un listado
de todos los
proveedores con que tenemos crdito, establecer sus saldos
inciales, informacin
general, cuenta contable que se afecta dependiendo de la
transaccin (gasto,
compras, suministro, etc.). Para ingresar a la ventana de
vendors, seleccionamos
vendors desde el men de mantenimiento mantain.
INFORMACION PREDETERMINADA
Antes de iniciar el uso de las diferentes ventanas que componen
los mdulos de
cuentas por pagar, se debe configurar el sistema de manera tal
que,
automticamente despliegue las cuentas contables, los trminos de
pago de los
proveedores, etc. Para ingresar a Informacin Predeterminada
Default
information, damos un Clic al men de Mantenimiento Mantein y
luego
bajarnos con el cursor del teclado o del mouse hasta Default
Information y,
automticamente, se despliega un pequeo men en el que
seleccionamos con un
Clic Vendors
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24
Ventana de Vendor Defaults
La informacin predeterminada para los trminos de pago "payment
terms", se
explica en la siguiente imagen:
C.O.D: Quiere decir que el pago se debe hacer inmediatamente
cuando el bien
o el servicio se ha recibido satisfactoriamente.
Prepaid/Prepago: Cuando el pago al proveedor debe hacerse antes
de haber
recibido el bien o servicio.
Due in number of days/Vencimiento en nmeros de das: Este es un
mtodo
muy utilizado. Cuando usted selecciona esta opcin, el proveedor
especifica
(en nmero de das) cuando se vence el pago neto.
Due on day of next month/Vencimiento en una fecha del prximo
mes:
Seleccione esta opcin cuando los pagos al proveedor deben ser
cancelados
cada mes y en una misma fecha.
Due at end of month/Vencimiento al final del mes: Cuando los
pagos al
proveedor deben ser cancelados al final de cada mes.
Net Due in Days/Vencimiento Neto en das: Cuando usted selecciona
l
termino de vencimiento en nmeros de das usted ingresa l numero
de das
despus de recibida la factura del proveedor.
Discount in: Ingrese el nmero de das posterior a la fecha de la
factura en la
cual el proveedor le ofrece un descuento.
Discount %: Para pagos con descuentos, ingrese el porcentaje
ofrecido.
Credit Limit: Ingrese l limite de crdito permitido por el
proveedor.
GL Purchase Account: Seleccione la cuenta del mayor
(Compras),
normalmente utilizada al momento de recibir una factura.
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GL Discount Account: Seleccione la cuenta del mayor (Descuentos
en
Compras), normalmente utilizada al momento de recibir un
descuento en la
compra.
VENTANA DE MATENIMIENTO DE PROVEEDORES
La ventana para mantenimiento de proveedores se explica en la
siguiente imagen:
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CAMPOS
Cdigo del Proveedor/Vendor ID: El cdigo del proveedor es un
cdigo
alfanumrico UNICO para cada proveedor. Este cdigo es utilizado
en las
diferentes ventanas de cuentas por pagar y en los reportes. Un
cdigo de
proveedor puede extenderse hasta no ms de 20 caracteres.
Nombre del Proveedor/Name: Ingrese el nombre completo del
proveedor.
Este nombre es el que el sistema utilizar para imprimir en los
cheques. Este
espacio tiene capacidad hasta 30 caracteres.
Inactivo/Inactive: Si usted tiene en sus planes eliminar
aquellos
proveedores que no va a utilizar ms, solo marque con un clic en
su casilla y
el sistema lo inactiva, de manera tal que al cierre del perodo
fiscal, los
proveedores inactivos sean eliminados del sistema. Si un
proveedor ha sido
inactivado y es utilizado en la ventana de compras o de cheques,
ser
desplegado un mensaje de error, advirtindole que ha utilizado
un
proveedor inactivo y que es una operacin ilegal.
Pestaa General
Contacto/Contact: Ingrese el nombre de la persona con quien hace
contacto
donde el proveedor.
Nmero de Cuenta/Account#: Ingrese el nmero de cuenta que el
proveedor le
ha asignado a su compaa.
Direccin, Telfonos, etc./Address, City, ST, Zip, Country,
Telephone 1 y 2,
Fax: En estos campos y en este mismo orden ingresamos la
direccin, apartado
postal, ciudad, telfonos 1 y 2 y el nmero de fax.
Tipo de Proveedor/Vendor Type: Este es un campo opcional que
agrupa a
proveedores con caractersticas similares, con el propsito de
mantener una
clasificacin en los reportes.
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Pestaa de Direcciones
(Addresses)
Un proveedor puede tener varias direcciones, Peachtree permite
registrar hasta 20
direcciones por proveedor.
Pestaa de historial del cliente
(History tab)
En esta ventana se muestra el historial mensual de compras y
desembolsos
realizados al proveedor. Esta informacin se registra
automticamente por el
sistema; slo basta con entrar a la ventana de History y
observaremos el
movimiento. Adems, nos detalla desde cuando son sus clientes,
ltima factura de
compra, ltimo pago, etc.
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Pestaa Purchase Defaults
Cuenta Compras/Purchase Acct: Esta es la cuenta del mayor que se
afectar al
utilizar este proveedor en las ventanas de compras o pagos. Los
proveedores
no necesariamente son siempre por compras, tambin pueden serlo
por gastos
acumulados, suministros, servicios pblicos, etc.
Impuesto/Tax ID #: En este campo colocamos las siglas del
I.T.B.M. si las
compras a este proveedor son gravadas con este impuesto. Este
rengln es
para referencia, nicamente.
Mtodo de Envo/Ship Via: Aqu escogemos el mtodo ms comnmente
utilizado al recibir las compras. Si usted no tiene ningn
mtodo
predeterminado en el mdulo de inventario, puede dejar este campo
en blanco.
Trminos de Pago/Terms: Ingrese los trminos de pago que usted ha
acordado
con su proveedor. Para poder establecer el trmino de pago
personalizado,
quite el gancho en Use Standard Terms Box y quedar libre para
poder
predeterminar sus propios trminos de pago.
Pestaa de Terminos y Crditos
(Terms and Credit)
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Trminos de Pago (Terms): Los trminos de pago son configurados
al
momento de instalar el programa. Para cambiar los trminos de
manera
individual, haga un Clic en el botn de Terms, luego haga otro
Clic en la
casilla de Use Standard Terms y se desbloquearn las opciones
de
configuracin, y entonces usted podr establecer sus trminos de
manera
individual.
C.O.D: Quiere decir que al proveedor se le pagar de inmediato
cuando el bien
o el servicio se haya recibido efectivamente.
Prepaid: Quiere decir que al proveedor se le debe pagar por el
bien o servicio
antes de haberlo recibido.
Due in number of days: Vencimiento en un nmero de das: Este es
un
mtodo muy utilizado. Seleccionando el vencimiento en nmero de
das que
concede el crdito por parte del proovedor. Cuando usted
selecciona esta
opcin, debe especificar cundo se vencer el pago neto (en nmero
de das)
Due on day of next month: Seleccione esta opcin cuando los pagos
al
proovedor deben ser recibidos cada mes y a una misma fecha.
Due at end of month: Seleccione esta opcin cuando los pagos a
los
proveedores deben ser recibidos al final de cada mes.
Net Due in Days: Cuando usted selecciona el trmino de
vencimiento en
nmero de das, debe ingresar el nmero de das despus de emitida la
factura.
Pestaa de Seguros
(Isnsurance)
Insurance (Seguros): En esta pestaa de la ventana de
Mantenimiento de
Proveedores, se configura la informacin del seguro que tenga
con
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proveedores. Usted puede configurar la informacin del seguro
de
compensacin para los trabajadores, la responsabilidad general,
paraguas, y
el seguro de automvil. Para cada tipo de seguro, usted puede
rastrear el
nmero de pliza, fecha de vencimiento, y el nombre de la compaa
de
seguros. Tambin puede introducir una nota.
INGRESANDO SALDOS INICIALES DE PROOVEDORES
(Entering beginning balance for vendors)
Los Balances Inciales de los proovedores solo se registran una
sola vez:
Para colocar los balances inciales de los proovedores:
Luego de haber creado y salvado al proovedor, se dirige con el
cursor a
Beginning Balances que aparece en la pestaa de History y con un
clic
ingresa a la ventana que se observa en la parte de arriba de la
hoja.
En la pantalla, el sistema habilita los campos para que sean
llenados por usted.
o Invoice Number: Nmero de la factura o facturas
o Date: Fecha de la factura, mes /da/ao.
o Purchase Order Number: Nmero de la orden de compra que origin
la
factura.
o Amount: Monto de la factura
o A/R Account: Cuenta contable de cuentas por pagar que se
acreditara al
realizar el pago el pago.
MODULO DE INVENTARIO (MAINTAIN)
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El mdulo de inventario le permite a usted registrar informacin
importante sobre
sus productos en inventario, costos de venta, tipo de productos,
precios de venta,
etc. Cuando un producto de inventario es creado, usted puede
establecer las
cuentas contables que sern afectadas y actualizarlas cuando un
producto en
particular es comprado o vendido.
An cuando sea una compaa de servicio, se pueden utilizar algunas
de las
caractersticas del mdulo de inventario. Por ejemplo, se pueden
utilizar hasta seis
tipos de productos de inventario: slo descripcin, servicio, mano
de obra,
productos terminados, etc.
El programa tiene hasta tres mtodos de costeo del inventario:
FIFO (Primero que
Entra, Primero que Sale) LIFO (Ultimo que Entra, Primero que
Sale) AVERAGE
(Costo Promedio. Se pueden realizar ajustes en el inventario
afectando
directamente la contabilidad, ajustando las cuentas del
inventario y las de costo de
bienes producidos.
Existe una variedad de reportes que pueden organizar y
monitorear el inventario,
los mismos son:
Listado de Productos Ensamblados Assembly Lists
Diario de Costos de los Bienes Producidos Cost of Goods
Journal
Listado de Productos o Artculos Item List
Listado de Productos para toma fsica de inventario Physical
Inventory List
Reporte de Rentabilidad en el Inventario Inventory Profitability
Report
Reporte de Valuacin del Inventario Inventory Valuation
Report
Diario de Ajustes de Productos Ensamblados Assemblies Adjustment
Journal
Diario de Ajustes del Inventario Inventory Adjustment
Journal
Listado Maestro de Productos Item Master List
Listado de Precios de los Productos Item Price List
Reporte de Status de los productos Inventory Stock Status
Report
Reporte de Actividad por Unidad Inventory Unit Activity
Report
Reporte de Costos de los productos Item Costing Report
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CREAR UN PRODUCTO EN EL INVENTARIO
Para crear un producto o artculo en inventario seleccione desde
el men de
Mantenimiento Maintain Artculo de Inventario "Inventory
Items".
La informacin que se despliega en la opcin de Inventory Items se
divide en
cuatro ventanas. Las cuatro reas de informacin incluidas en el
mantenimiento
del inventario son descritas en la siguiente figura.
-
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Cdigo de Artculo/Item ID: El cdigo de artculo es nico para cada
producto.
Este campo puede contener hasta 20 caracteres alfanumricos El
programa
ordena el listado de cdigo de artculos alfabticamente o
numricamente.
Descripcin/Description: La descripcin puede contener hasta 30
caracteres
alfanumricos.
Inactivo/Inactive: Marque un clic en esta casilla si quiere
inhabilitar algn
producto de inventario. Usted puede vender un producto inactivo
pero es
advertido sobre la condicin actual del producto, el sistema le
pregunta si usted
desea continuar con la operacin. Para convertir un producto
inactivo en uno
activo, slo tiene que remover el gancho de la casilla. Un
producto inactivo
puede ser purgado con las siguientes condiciones: no tener
balances iniciales,
cantidades en Stock cero (0).
Clase de Producto/Item Class: Hay capacidad para ocho clases de
productos de
inventarios. Cada producto que se crea debe estar amparado por
uno de los
ocho Item Class, por obligacin. A continuacin se describe cada
uno de
ellos:
o Stock Item: Esta es la clase tradicional de los productos de
inventario,
donde las cantidades, costos, proveedores, nivel mnimo en
bodega, niveles
de precios, etc., son registrados.
o Master Stock Item: Con esta clase de producto de inventario es
posible
crear subproductos combinando atributos primarios Primary
Atributes
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con atributos secundarios Secondary Atributes, Ej: Un atributo
primario seria
Color y un atributo secundario seria Tamao.
o Non-stock item: Este es un producto que no est en bodega.
Las
cantidades, descripciones y precios unitarios son impresos en
las facturas.
Pero las cantidades en existencia no son contabilizadas.
o Description only: Este tipo de producto es utilizado cuando
solo se quiere
imprimir la descripcin del producto para la venta. Este tipo de
producto
no mantiene registro de las cantidades en existencia, costos o
precios de
venta; solamente descripciones.
o Service: Este tipo de item es igual a los productos que no
estn en
existencia. Es un item que mantiene un costo y un ingreso, pero
que no
est en existencia. Este tipo de item puede ser utilizado para
registrar los
honorarios por servicios que usted brinda.
o Labor: Este tipo de item es igual a los productos que no estn
en
existencia. Es un item que mantiene un costo y un ingreso, pero
que no
est en existencia. Este tipo de item puede ser utilizado para
registrar las
horas de mano de obra cargadas a un servicio que se brinda.
o Assembly: Un producto en conversin consiste en dos o ms
productos de
inventario que son agrupados y vendidos como una sola unidad.
Para crear
un producto en conversin, utilice la barra Bill of Materials,
para definir
que componentes (productos de inventario) formarn parte del
producto
terminado. Este tipo de inventario acumula los costos,
cantidades en
bodega y niveles de existencia para productos en conversin.
o Activity Item: Son utilizados para indicar cuanto tiempo se ha
consumido o
gastado en un servicio brindado al cliente, para proyectos o
trabajos
administrativos para uso interno.
o Charge Item: Son gastos o costos incurridos por un empleado o
proveedor
cuando los recursos de la empresa son utilizados por un cliente
o proyecto.
Descripcin Detallada/Description: En esta casilla usted puede
ingresar dos
descripciones por artculo. Usted puede ingresar una para las
ventas y otra
para las compras. La descripcin de ventas se reflejar en las
Cotizaciones o
Pedidos "Quotes/Sales Orders" y Facturas "Sales Invoicing"
hechas a los
clientes. La descripcin de las compras se reflejar en las
Ordenes de Compra
"Purchase Orders" y en la ventana de Compras/Recibo de
Inventario
Purchase/Receive Inventory. Usted puede utilizar hasta 160
caracteres para
cada descripcin.
Precios de Venta/Sales Price: Ingrese los precios de venta que
sern
desplegados en sus cotizaciones, facturas y pedidos. Tiene hasta
diez (10)
niveles de precios.
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I.T.B.M./Item Tax Type: Este campo define si el producto
comprado y vendido
est sujeto a retencin del Impuesto de Transferencias de Bienes
Muebles
(I.T.B.M.). Escoja desde la lupa el I.T.B.M. si el producto est
sujeto a retencin
y pago del impuesto.
Ultimo Costo Unitario/Last Unit Cost: Este campo representa el
ltimo costo
asociado con este artculo. Cada compra, pago o ajuste
(incluyendo los
balances iniciales), son registrados por artculo y el ltimo
costo es actualizado.
Mtodo de Costeo/Cost Method: Seleccione uno de estos tres mtodos
de
costos, desplegando la lista de la casilla, Costos Promedio
Average Cost,
Primero que Entra Primero que Sale FIFO, Ultimo que Entra
Primero que
Sale LIFO. Los
No. de Serie/UPS/SKU: Ingrese en este campo el cdigo universal
del producto
UPS el cual codificar la barra del producto.
Tipo de Producto/Item Type: Este campo es de uso opcional y nos
sirve para
agrupar o clasificar productos de inventario que se vern
reflejados en los
reportes, este campo es un poco limitado y tiene solo hasta ocho
caracteres.
Localizacin/Location: El campo de localizacin describe donde
esta
fsicamente ubicado un producto del inventario. Usted puede
ingresar hasta 10
caracteres alfanumricos. Usted puede ver esta informacin en
reportes de
inventario
Sistema de Medidas/Unit/Measure: Este campo nos dice como se
vende el
producto Ej.: Por unidad, cajas, docenas, barriles, libras,
onzas, horas, etc. Este
campo puede ser impreso en la factura de venta, si as se desea.
El mtodo de
costeo no puede ser cambiado despus que el producto de
inventario ha sido
salvado.
Mnimo en Bodega/Minium Stock: Es la cantidad mnima de productos
que
deben estar en bodega. Cuando un producto determinado llega a
ese lmite el
sistema le indica que debe re abastecer ese producto porque ha
llegado al lmite
mnimo establecido.
Cantidad a Re Ordenar/Reorder Quantity: La cantidad a re-ordenar
es la
cantidad que normalmente se vuelve a pedir cuando se alcanza el
mnimo
requerido en bodega.
Proveedor Preferido/Preferred Vendor ID: Seleccione el cdigo del
proveedor
al cual se acostumbra comprar el producto.
Saldos Iniciales/Beginning Balances: Seleccione este icono con
un clic para
ingresar los saldos iniciales del inventario. El monto total del
saldo inicial debe
coincidir con el mismo monto registrado en el balance inicial
del mayor
general. Los balances iniciales pueden ser actualizados hasta
que el perodo
fiscal sea cerrado. A continuacin, la ventana para registrar el
Saldo Inicial del
Inventario "Inventory Beginning Balances":
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1. Cdigo de Producto/Item ID: Seleccione el producto desde la
lista que se
muestra abajo para ingresar su respectivo saldo.
2. Quantity Unit Cost: Ingrese la cantidad y el costo unitario
en estos dos campos.
El sistema calcular automticamente el valor total "Total
Cost".
Barra de Herramientas del Inventario
Cerrar/Close: Seleccione este icono para cerrar la ventana en
que actualmente
trabaja.
Lista/List: Esta opcin le permite observar un listado de todo su
inventario
incluyendo el cdigo del producto, la descripcin, el tipo de tem,
precio de
venta y ultimo costo.
Salvar/Save: Seleccione Save para salvar los cambios hechos en
productos de
inventario.
Borrar/Delete: Se utiliza para borrar los registros en que ha
trabajado.
Cambio de Cdigo/Change ID: Utilice este icono cuando usted
quiere cambiar
el cdigo del producto.
Nuevo Item/New: Seleccione New cuando desea limpiar la ventana
de
mantenimiento y agregar un nuevo producto.
Nota/Note: Se utiliza para adicionar informacin sobre un
producto de
inventario.
Reportes/Report: Esta opcin se utiliza para acceder a reportes
de inventario
sin tener que salir del mantenimiento de los mismos.
Ayuda/Help: Seleccione ayuda para que el sistema le suministre
los tpicos
relacionados con la ventana en uso.
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MANTENIMIENTO DE PRECIOS DE VENTA
Utilice esta ventana para cambiar los precios de venta de los
productos "Maintain
Item Prices - Filter Selection", ya sea por unidad o por rango;
usted puede
seleccionarlos segn su necesidad y puede ser por cdigos, tipo de
artculo, por
proveedor, por localizacin, por costo, o por clase de
artculo.
Usted puede re-calcular los precios de venta de los artculos,
basado en
porcentajes aplicados a los precios de venta o al ltimo costo
unitario o
simplemente, los puede cambiar manualmente presionando el icono
de Recalc.
MODULO DE CREACIN DE IMPUESTOS (MAINTAIN) Creation of Taxes
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En la siguiente figura se muestra la opcin que usted debe
escoger en el men de
barras para la creacin de impuestos/sale taxes.
Ingresando a la Pantalla de Impuestos Sales Taxes
En esta ventana escogemos la opcin Set up a new sales tax para
indicar que
estamos creando un nuevo impuesto.
En esta ventana indicamos el porcentaje (%) del impuesto
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Codigo/*Sales tax agency ID: Dentro de este campo usted va a
colocar los que es el
codigo/ID del impuesto que va ha crear (Ejm: ITBMS.)
Descripcin/Sales tax agency name: Usted va a poner la descripcin
del impuesto
(que no sea mas largo de 30 caracteres).Impuesto por Pagar del
Mayor
General/*Selecta n account to track sales taxes: Esta va ha ser
la cuenta contable
del mayor general que va ha acumular el ITBMS
Sep Up Sales Tax
En esta ventana se nos indica que hemos incorporado con xito un
impuesto para
las ventas y que podemos dar un clic para finalizar para
guardar, el impuesto
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sobre las ventas el cual puede ser cargado en las facturas,
cotizaciones y otras
formas.
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MODULO CUENTAS POR COBRAR (TASK)
Modulos de Cuentas por Cobrar
Los mdulos de cuentas por cobrar estn comprendidos por siete
ventanas que
son:
1. Cotizacin/Quotes: Muchas veces los clientes o clientes
prospectos
requieren informacin sobre los precios de bienes o servicios que
nuestra
compaa ofrece y, por tal motivo, el sistema ofrece esta ventaja.
Las
cotizaciones no afectan de ninguna manera al mayor general y
pueden
llegar a convertirse en rdenes de ventas o facturas en cualquier
momento.
Para entrar a la ventana de cotizacin, seleccione en el men
principal
TASKS y luego QUOTES/SALES ORDERS.
2. Pedido/Sales Orders: Las rdenes de Venta o Pedidos son
utilizadas
cuando un cliente acepta comprar o recibir un bien o servicio,
el cual no se
le va a enviar inmediatamente. Usando la ventana de sales
orders, los
productos en inventario se pueden descargar del inventario,
hasta que se
haga efectiva la factura y, al igual que la cotizacin, el
Pedido/Sales
Orders se puede convertir en factura. Para ingresar a la ventana
de Orden
de Venta/Sales Orders, seleccione TASK en el men principal y
luego
seleccione QUOTES/SALES ORDER.
3. Venta y Facturacin/Sales/Invoicing: Use el Sales/Invoicing
para ingresar
las facturas de los clientes, tambin es utilizado para descargar
del
inventario los productos o servicios que han sido ingresados en
las Ordenes
de Venta o Cotizaciones. Las facturas son posteadas
(registradas) en el
mayor general, diario de ventas y el auxiliar de cuentas por
cobrar. Para
entrar a la ventana de facturacin, seleccione TASK en el men
principal
y luego seleccione SALES/INVOICING, o seleccione
SALES/INVOICING desde la barra de navegacin en SALES.
4. Envios/Shipments: Utilice esta ventana para dar entrada y
para corregir los
envos de los clientes, vendedores, o empleados. Usted puede
utilizar la
ventana de los envos para incorporar la informacin del envo de
sus
paquetes.
5. Pagos Recibidos/Receipts: Cuando un cliente hace un pago, el
monto
pagado por l es ingresado en la ventana de Receipts. Las ventas
al
contado tambin son ingresadas en la ventana de Receipts. Para
ingresar
los pagos efectuados por los clientes seleccione RECEIPTS en el
men
TASK o seleccione RECEIPTS desde la barra de navegacin en
SALES.
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6. Cargos Financieros por Morosidad/Finance Charge: La opcin de
cargos
por morosidad calcula y aplica los cargos a los clientes, segn
como usted lo
haya configurado en la ventana de Default
Information/Customers.
MENU DE TAREAS DE CUENTAS POR COBRAR
Ingresando facturas de clientes
(Entering sales invoicing)
La ventana de Facturacin es explicada como sigue:
Cdigo de Cliente/Customer ID: En este campo ingresamos el cdigo
del
cliente que recibir la factura. Despus de seleccionar el cdigo
de cliente, el
nombre, lugar de entrega y otros campos sern desplegados
automticamente.
Nmero de Factura/Invoice Number: El nmero de la factura es
capturado
por el operador y debe ser consecutivo; generalmente es
preimpreso en las
imprentas y el sistema solo se encarga de llenar los espacios e
imprimir el
mismo nmero de la factura ya preimpreso, para el control del
sistema.
Fecha/Date: Ingrese en este rengln la fecha de la factura.
Cotizacin/ Ordenes de Venta
Facturacin
Envos
Recibos de pago
Cargos financieros
Registro de depsitos
Notas de crdito (clientes)
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Cdigo de Cliente/Customer ID: En este campo ingresamos el cdigo
del
cliente que recibir la factura. Despus de seleccionar el cdigo
de cliente, el
nombre, lugar de entrega y otros campos sern desplegados
automticamente.
Nmero de Factura/Invoice Number: El nmero de la factura es
capturado
por el operador y debe ser consecutivo; generalmente es
preimpreso en las
imprentas y el sistema solo se encarga de llenar los espacios e
imprimir el
mismo nmero de la factura ya preimpreso, para el control del
sistema.
Fecha/Date: Ingrese en este rengln la fecha de la factura.
Ship to: En este campo se detalla la direccin a la cual se
enviar el producto,
el cual tiene a su disposicin varios campos para otras
direcciones alternas a la
principal.
Customers P.O: En este campo se puede ingresar el nmero de la
Orden de
Compra que nos envi el cliente.
Ship Via: Este campo tiene un listado de mtodos de envo, pero
usted puede
editar y reemplazarlos por otros que usted necesite
utilizar.
Displayed Terms: Los trminos de pagos que se muestran en este
campo son
los que se predeterminan cuando creamos los clientes. El campo
de trminos
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de pago es solo informacin adicional y no tiene como propsito el
clculo
inmediato del descuento.
Representante de Ventas/Sales Rep ID: Desplegando la lupa,
seleccione en
esta casilla el representante de ventas. Los clientes que tienen
su representante
de ventas asignado previamente, cuando fue creado, se les
desplegar
automticamente en este campo.
Cantidad/Quantity: Ingrese el nmero de productos a ser incluidos
en la
factura. Si los clientes estn recibiendo un servicio o unos
productos que no
estn en stock, este campo se puede dejar en blanco.
Producto/Item: Seleccione el producto de inventario que debe ser
incluido en
la factura del cliente. Si el cliente est ordenando un producto
no registrado en
el inventario, este campo se quedar en blanco.
Descripcin/Description: Si la factura es para un producto no
registrado en el
inventario, ingrese la descripcin del producto en este campo.
Regularmente
los productos de inventario son desplegados automticamente, por
la
descripcin que traen predeterminada del mantenimiento del
inventario de
productos. Este campo tiene capacidad para soportar hasta de 160
caracteres.
Cuenta del Mayor General/GL Account: En este campo se despliega
la cuenta
de ventas del mayor general la cual ha sido predeterminada en
el
mantenimiento de productos de Inventario. Esta cuenta puede ser
cambiada si
el crdito debiera ser aplicado a otra cuenta. Si no se
selecciona un producto
de inventario, entonces aparecer la cuenta predeterminada del
cliente. Las
facturas afectan directamente al mayor general y principalmente
al auxiliar de
cuentas por cobrar.
Precio Unitario/Unit Price: El precio unitario es el precio ya
predeterminado
en el mantenimiento del inventario. Para los productos de
inventario
regulares, el precio unitario es uno de los cinco niveles de
precios
preestablecidos en el mantenimiento de productos del inventario.
Si no se le
asigna un precio de venta al producto, entonces el precio ser
B/. 0.00. Si una
cotizacin es ingresada con un producto no registrado en el
inventario, este
campo quedar en blanco y el precio unitario o total podr ser
ingresado de
manera manual.
Impuesto/Tax: En este campo aparecer el impuesto que se le
ha
predeterminado a los productos y que en nuestro caso es el
I.T.B.M.
Monto/Amount: Este campo es el resultado de la multiplicacin del
valor en el
campo de cantidad por el precio unitario. Si la factura est
compuesta por
productos no registrados en inventario, el precio total de la
lnea de producto
podr ser ingresada manualmente en el campo de monto/amount.
Job: Ingrese la distribucin del Job en este campo. Ingresos y
Gastos
aparecen en los reportes del Job.
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Cuenta por Cobrar/AR Account: Seleccione la cuenta del mayor
general para
cuentas por cobrar. Este campo se predetermina con la cuenta que
se utiliz
con el cliente anterior.
Cdigo del Impuesto de Venta/Sales Tax Code: El impuesto de
Transferencias
Bienes Muebles (I.T.B.M.) es desplegado automticamente en este
campo. Si
no se encuentra predeterminado se dirige a la lupa, lo
selecciona y presiona
enter o un doble clic para seleccionarlo.
I.T.B.M./Sales Tax: En este campo se despliega el importe del
impuesto total
reconocido en todos los productos de inventario.
Cargo de Flete/Freight Amount: Ingrese en este campo cualquier
cargo de flete
aplicable a la transaccin.
Ingresando Notas de Crditos a clientes
(Credit memo)
Para abrir esta ventana, seleccionamos la opcin de nota de
crdito Credit Memo
desde el men de tareas Task.
Utilice la ventana de Nota de Crdito o Credit Memo para ingresar
aquellas
devoluciones de mercanca o crditos aplicados a la cuenta del
cliente.
Usted puede aplicar una nota de crdito a una factura de venta
existente o
aplicarlo directamente al saldo del cliente.
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Ingresando recibos de pago de clientes
(Entering receipts for customer)
La ventana de Depsitos se explica a continuacin:
Fecha del Depsito/Deposit ticket ID: Utilice este campo para
colocar la fecha
en que se realiz el depsito. El sistema despliega la fecha
calendario
corriente.
Cdigo de Cliente o (Proveedores)/Customers ID (Vendors ID):
Seleccione
el cliente al que se le aplica el pago desde la lupa, despus de
haber
seleccionado el cliente, el nombre y direccin sern llenados
automticamente.
Los reembolsos de dinero por parte de los proveedores, son
registrados al
seleccionar Vendor ID, desplegando la flecha hacia abajo y
mediante la lupa se
escoge el proveedor.
Referencia/Reference: El campo de referencia se utiliza para
identificar un
pago o abono del cliente y puede ser un nmero de cheque, # de
recibo u otra
referencia.
Fecha/Date: Esta es la fecha en la que se hizo el pago o
abono.
Cantidad Depositada/Receipt Amount: La cantidad depositada
despliega el
total corriente y todos los pagos que han sido aplicados a las
facturas. Usted
no puede accesar a este campo.
Mtodo de Pago/Paymets Method: Seleccione uno de los mtodos,
previamente incluidos en la lista, con solo desplegar la
flecha.
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Cuenta de Efectivo/Cash Account: Seleccione, desde la lupa, la
cuenta de
efectivo o banco que se debita por el monto del pago, abono o
depsito.
Saldo/Balance: En el campo "Balance" se muestra el saldo
corriente de la
cuenta seleccionada. Despus que un depsito o cheque ha sido
posteado en
el mayor general, este balance es actualizado
automticamente.
Ingresando pagos al contado
Para registrar pagos al contado debemos de confeccionar la
factura, al confeccionar
esta accesamos a la opcin Amount Paid Sales, nos aparecer la
ventana de
Receive Payment, introducimos los datos y damos un OK, luego le
damos un Save
a Sale Invocing. Si observamos en el reporte Customers Ledger
podremos
percatarnos que Peachtree ha cargado un dbito y un crdito a este
cliente.
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MODULO CUENTAS POR PAGAR (TASK) Modulos de Cuentas por Pagar
El modulo de Cuentas por Pagar tiene nueve ventanas que son:
Seleccione Orden de Compra/Select for purchase order: Esta
ventana le deja
elegir un nmero de criterios que se determinen qu artculos del
inventario
aparecen en las rdenes de compra que usted desea crear.
Orden de Compra/Purchase Order: Esta ventana es utilizada para
ingresar e
imprimir las rdenes de compra para los productos de inventario
y
suministros ordenados a nuestros proveedores.
Compras - Recibo de Inventario/Purchase - Receive Inventory: La
ventana de
compras y recibo de inventario nos permite alimentar el
inventario, llevar el
registro 0auxiliar del proveedor y tambin nos sirve para hacer
los registros de
los prstamos y otras obligaciones por pagar, etc.
Cuentas/Bills: La opcin de las cuentas est disponible en el men
de las
tareas de Peachtree este le permite incorporar y pagar cuentas
de proveedores.
Seleccin de Pagos/Select for Payment: Despus de ingresar las
compras y
pasivos, utilice esta opcin para seleccionar el proveedor al que
desea pagarle.
MENU DE TAREAS DE CUENTAS POR PAGAR
Contado y Cheques/Payments: Utilice esta ventana para registrar
todos los
desembolsos por medio de cheques y aquellos desembolsos que
estn
vinculados con la cuenta de banco, (cheques, notas de dbito,
reembolsos de
caja menuda, etc.)
Seleccione Orden de Compra
Orden de Compra
Compras / recibos de Inventario.
Cuentas
Seleccin de Pagos
Cheque Individuales
Cheques Viajeros
Transmita Pago Electrnico
Nota de Crdito / Proveedores
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Cheques viajeros/Write checks: La ventana de cheques viajeros es
una versin
simplificada de la ventana de los pagos/payment. Los cheques
Viajeros
permite que usted incorpore rpidamente la informacin del cheque
sin tener
que hacer distribuciones individuales del lnea-artculo.
Notas de Credito/Vendor credit memo: Esta ventana le permitir
aplicar una
nota de crdito o devolucin de mercanca de cualquier
proveedor.
Ingresando facturas de proovedores
(Entering Purchase/Receive Inventory)
La ventana de Facturacin es explicada como sigue: La ventana de
Compras/Recibo de Inventario Purchase/Receive Inventory es
utilizada para registrar las facturas de los proveedores y el
inventario que recibimos de los suplidores
y proveedores.
Cdigo de Proveedor/Vendor ID: En este campo ingresamos el cdigo
del
proveedor. Despus de seleccionar el cdigo de proveedor, el
nombre, lugar
de entrega y otros campos sern desplegados automticamente.
Nmero de Factura/Invoice #: Registre el nmero de factura del
proveedor.
Fecha/Date: Ingrese la fecha de la factura.
Esperando por la factura del Proveedor/Waiting on Bill from
Vendor: Si
recibimos los productos de inventario sin la factura del
proveedor, marque con
un clic en esta casilla. Esto permite el registro contable y que
el inventario sea
actualizado. Las cuentas por pagar no sern actualizadas hasta
que no
remueva el ganchito de esta casilla.
Ship to: En este campo se detalla la direccin en la cual se
recibir el producto,
tiene varios campos adicionales para otras direcciones alternas
a la principal.
Trminos de Pago/Displayed Terms: Los trminos de pagos que se
muestran
Cdigo de Proveedor/Vendor ID: En este campo ingresamos el cdigo
del
proveedor. Despus de seleccionar el cdigo de proveedor, el
nombre, lugar
de entrega y otros campos sern desplegados automticamente.
Nmero de Factura/Invoice #: Registre el nmero de factura del
proveedor.
Fecha/Date: Ingrese la fecha de la factura.
Esperando por la factura del Proveedor/Waiting on Bill from
Vendor: Si
recibimos los productos de inventario sin la factura del
proveedor, marque con
un clic en esta casilla. Esto permite el registro contable y que
el inventario sea
actualizado. Las cuentas por pagar no sern actualizadas hasta
que no
remueva el ganchito de esta casilla.
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Ship to: En este campo se detalla la direccin en la cual se
recibir el producto,
tiene varios campos adicionales para otras direcciones alternas
a la principal.
Trminos de Pago/Displayed Terms: Los trminos de pagos que se
muestran
en este campo son los que se predeterminan cuando creamos los
proveedores.
El campo de trminos de pago es solo para informacin adicional y
no tiene
como propsito el clculo de descuento inmediato. Para cambiar los
trminos
de pago marque con un clic en el botn al extremo derecho de la
casilla.
Cdigo de Cuenta por pagar/AP Account: En este campo esta la
cuenta de
pasivo. Esta cuenta viene predeterminada segn Default
Information, esta
cuenta puede ser reemplazada con solo dirigirse a la lupa y
escoger otra
cuenta.
Cantidad/Quantity: Ingrese la cantidad de productos que se
compran segn
detalla la factura del proveedor.
Producto/Item: Seleccione el producto de inventario que se compr
segn la
factura del proveedor.
Descripcin/Description: Si la factura de compra tiene un
producto no
registrado en el inventario, ingrese su descripcin en este
campo.
Regularmente, los productos de inventario son desplegados
automticamente
segn la descripcin que traen predeterminada en el mantenimiento
del
inventario de productos. Este campo tiene capacidad para
soportar hasta de
160 caracteres.
Cuenta del Mayor General/GL Account: En este campo se despliega
la cuenta
de compras del mayor general la cual ha sido predeterminada en
el
mantenimiento de productos de Inventario. La cuenta puede ser
cambiada si
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el crdito debe ser aplicado a otra cuenta. Si no se selecciona
un producto de
inventario, entonces aparecer la cuenta predeterminada del
proveedor.
Precio Unitario/Unit Price: El precio unitario predeterminado es
tomado del
ltimo costo unitario por el cual se compr el producto la ltima
vez, sto
dependiendo del mtodo de inventario que se haya establecido.
Monto/Amount: En este campo aparece el resultado de la
multiplicacin del
valor en el campo de cantidad por el precio unitario. Si la
factura est
compuesta por productos no registrados en inventario, el precio
total de la
lnea de producto puede ser ingresada en el campo de
monto/amount.
Job: Registre la distribucin del Job en este campo. Ingresos y
Gastos
aparecen en los reportes del Job, cuando la cotizacin se
convierte en factura.
Ingresando Notas de Crditos a proovedores
(Vendor Credit memo)
Para acceder a esta ventana seleccione la opcin de Notas de
Crdito o Vendor
Credit Memo, desde el men de Tareas Task.
Utilice la ventana de Nota de Crdito o Vendor Credit Memo para
ingresar
aquellas devoluciones de mercanca o crditos aplicados a la
cuenta del proveedor.
Usted puede aplicar una nota de crdito a una factura de compra
existente o
aplicarlo directamente al saldo del proveedor.
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Ingresando Pagos a Proveedores
(Select for Payment)
Cuando usted selecciona la opcin Select for Payment desde el men
de Tareas.
Use esta ventana para seleccionar un filtro para el pago de
facturas de
proveedores, segn el criterio o poltica de la empresa para los
pagos.
La ventana de Pagos Payments, es utilizada para registrar
compras en efectivo
y desembolsos que no corresponden a facturas de los proveedores.
Es tambin
utilizada para aplicar pagos a facturas de proveedores, que han
sido registradas
en la ventana de Compras Purchase/Receive Inventory. Cuando el
proveedor
ha sido seleccionado, todas las facturas pendientes son
desplegadas. Las
facturas pueden ser seleccionadas para ser pagadas completamente
o pueden
tener pagos aplicados en contra de ellas, como pagos parciales.
Los pre-pagos
tambin pueden ser aplicados a las facturas.
Proveedor/Vendor: Seleccione el proveedor desde la lupa en
Vendor ID.
Para efectuar el pago. Para aquellos proveedores que no se
encuentran en la
lista, pasamos a la casilla de Proveedor que se encuentra en
blanco e
ingresamos el nombre de la persona o compaa a la que se le
aplica el pago.
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Pago a la orden de/Pay to the Order of: La informacin de esta
casilla fue
predeterminada desde el mantenimiento de los proveedores, pero
usted puede
cambiarla con un clic en el botn de la flecha e ingresar
direccin y nombre del
beneficiario del cheque, slo si no se ha escogido al proveedor;
esta
informacin ser impresa en el cheque.
Nmero de cheque/Check Number: Si usted est ingresando un cheque
que
est escrito a mano o previamente impreso, ingrese el nmero de
cheque en
esta casilla. Si usted va ha imprimir los cheques por el sistema
Peachtree,
deje este campo en blanco y el sistema asignar el nmero de
cheque cuando el
cheque es impreso.
Fecha/Date: Ingrese la fecha que debe ser impresa en el cheque,
si el cheque es
escrito a mano o previamente impreso, digite la fecha que
aparece en el
cheque.
Memo: Informacin que se imprime en el cheque. El campo de memo
soporta
hasta 30 caracteres solamente.
Cuenta de Efectivo/Cash Account: Esta es la cuenta del mayor que
se va
afectar con el desembolso. Esta cuenta puede ser cambiada si es
necesario. El
balance corriente de la cuenta de banco se muestra bajo esta
casilla. Este
campo es actualizado cuando los cheques son Posteados o pasados
al mayor.
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Si este campo es desplegado con los signos? ? ? pulse un clic en
el botn Recalc
para actualizar el saldo del banco.
Cantidad/Quantity: Cuando se compran productos que permanecen
en
stock, ingrese la cantidad que se compra en este campo. El
nmero
ingresado en este campo es multiplicado por el valor que aparece
en precio
unitario: el resultado es automticamente desplegado en el campo
de monto o
Amount. Este campo es opcional para otros productos que no estn
en
inventario.
Producto/Item: Seleccione un producto de inventario desde el
campo de Item,
la descripcin se despliega automticamente, ya que fue
previamente
configurada en la ventana de mantenimiento de Inventario.
Utilice este
rengln al ingresar una compra al contado.
Descripcin/Description: Despus de seleccionar un producto de
inventario,
la descripcin se despliega automticamente. Cuando ingresamos una
compra
de un producto que no est en inventario, escriba la descripcin
del producto o
servicio en este campo.
Cuenta del Mayor/GL Account: Esta es la cuenta del mayor que
usted va ha
debitar, cuando la compra es posteada. Si usted selecciona un
producto de
inventario, la cuenta que le aparece predeterminada, fue
originalmente
configurada cuando fue creado el producto Item, en el men de
mantenimiento de productos de inventario. Usted puede cambiar
esta cuenta
si es necesario.
Precio Unitario/Unit Price: El precio unitario que aparece es el
ltimo precio
por el cual se compr este producto, en otras palabras es el
ltimo costo. El
precio unitario puede ser cambiado a un monto diferente, si es
necesario. Este
campo es opcional para otros productos que no estn en
inventario.
Monto/Amount: Este campo es el resultado de la multiplicacin de
la cantidad
Quantity por el valor del precio unitario Unit Price. La
cantidad que
aparece en este campo puede modificarse.
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AJUSTE DE INVENTARIO (TASK)
Hay dos tipos de ajustes en el inventario; aquellos que aumentan
las unidades y
los que disminuyen las cantidades en existencia. Para
incrementar las cantidades
en existencia, ingresamos las cantidades con signo positivo y
tambin le incluimos
el costo unitario. Para disminuir las cantidades en existencia,
ingresamos las
cantidades con signo negativo y el sistema calcula
automticamente los costos
segn el mtodo de costo que se le asign a ese producto.
Los ajustes en el inventario afectan la cuenta de inventario de
mercanca en el
mayor general y en la mayora de los casos, la cuenta de costo de
la mercanca
vendida o una cuenta de gasto. Normalmente todas estas cuentas
terminan con
saldo dbito.
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INGRESANDO ASIENTOS DE DIARIO (Entering a general journal
transaction)
La ventana asientos de diario es esencialmente una tabla en la
cual usted ingresar
transacciones a cuentas especficas del mayor general,
distribuyendo las cifras
entre debitos/debits y crditos/credits. Antes de salvar/save la
transaccin,
el total de debitos debe ser equivalente al total de
crditos.
Para ingresar un asiento de diario, seleccione la opcin de
Asiento de
diario/General jounal entry desde el men de Tareas/Task o
seleccione
General Jounal Entry desde General Ledger en la barra de
navegacin.
Fecha/Date: Ingrese la fecha de la transaccin seleccionando en
el calendario el
da y mes de la transaccin.
Referencia/Reference: Ingrese una referencia, la cual solo
soporta hasta 20
caracteres alfanumricos. El nmero de referencia puede ser
utilizado para
identificar los tipos de asientos que se reflejan en los
reportes.
Reversar Transacciones/Reverse Transaction: Verifique esta
casilla para que
una transaccin sea reversada automticamente (los montos dbito y
crdito)
al primer da del prximo perodo contable.
Cuenta de mayor general/GL Account: Seleccione una cuenta del
mayor
general desde la lupa . Ambos, dbito y crdito pueden colocarse
primero.
Descripcin/Description: Ingrese en este espacio la explicacin de
la
transaccin, la cual cuenta con espacio suficiente.
Cantidad/Amount: Ingrese el monto que deba ser debitada o
acreditada.
Asegrese que ha ingresado las cantidades en la columna
correcta.
Peachtree automticamente aumenta o disminuye el balance de la
cuenta,
dependiendo del tipo de cuenta que es afectada. Los signos
negativos no son
necesarios.
Job: Un Job puede ser asociado con esta transaccin. Ingrese o
seleccione un
Job ID, si aplica. Refirase al capitulo de Job Cost para mas
informacin.
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Total Fuera de Balance/Out of Balance: Despus de ingresar una
cantidad
en la columna dbito o crdito, el campo de fuera de balance Out
of Balance,
muestra la diferencia entre los dbitos y crditos y, antes de
salvar el registro,
debe aparecer cero ($0.00) en este campo.
Asientos de Diario Recurrentes/Recur: Este icono es utilizado
para copiar
asientos de diarios dentro de uno o ms perodos, seleccione con
un clic
Recur. Los asientos recurrentes pueden ser cambiados, borrados o
editados
en el periodo corriente o en periodos futuros.
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58
CONCILIACIN BANCARIA
ACCOUNT RECONCILIATION
Desde el men deTareas/Task, seleccione la opcin de
conciliacin
Bancaria/Account Reconciliation. Peachtree permite reconciliar
aquellas cuentas
de efectivo y bancos del Mayor General contra el estado de
cuenta bancaria
mensualmente.
Normalmente, usted podr reconciliar aquellas cuentas de banco y
efectivo, como:
cuentas de caja menuda, banco y tarjetas de crdito. Usted puede
reconciliar
sistemticamente las cuentas por cada periodo, permitindole a
usted detectar
fcilmente errores bancarios, conciliando en tiempo real los
datos en Peachtree, e
identificando posibles actividades fraudulentas. Los campos de
inters acerca de
la ventana de conciliacin bancaria se describen a
continuacin:
Fecha del estado de cuenta/Statement date: Ingrese en este campo
la fecha de
corte del estado de cuenta bancario. Este campo de fecha es
utilizado como
referencia solamente.
Estado/Status: Seleccione esta casilla para indicar que la
transaccin listada
aparece tambin en el estado de cuenta bancario. Esto indicara
que la
transaccin a completado el ciclo de compensacin y la eliminara
del listado de
transacciones cuando cambie de periodo contable, dejando solo
aquellas
transacciones que no hayan sido marcadas en el campo de
estado.
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Peachtree 2012
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Ingresos por inetereses/Interest income: Ingrese en este campo
un solo monto
de ingresos por intereses, fecha y cdigo de cuenta de mayor
general aplicada
para registrar este monto. Para ingresar en forma detallada
varios ingresos por
intereses, hgalo desde el botn de Ajuste/Ajust.
Cargos por servicios/Service charge: Ingrese en este campo un
solo monto de
cargos por servicios bancarios, fecha y cdigo de cuenta del
mayor general
aplicada para registrar este monto. Para ingresar en forma
detallada varios
cargos por servicios bancarios, hgalo desde el botn de
Ajuste/Ajust.
Saldo bancario al corte/Statement ending balance: Ingrese en
este campo el
saldo bancario a la fecha de corte mostrado en el estado de
cuenta bancario.
Diferencia por conciliar/Unconcilied diference: Despliega la
diferencia por
conciliar del saldo bancario al corte, menos cheques en
circulacin, mas
depsitos en transito. Cuando todas las transacciones listadas en
el estado de
cuenta bancario son ingresadas y cotejadas en Peachtree y las
transacciones en
circulacin hayan quedado pendientes para el siguiente periodo,
este valor
debe ser igual a cero.
La ventana de Account Reconciliation
Dentro de la ventana de la Conciliacin Bancaria en Peachtree
encontramos
Account to Reconcile/Cuenta de la Reconciliacin: Aqu podemos
ver
todas las cuentas de la empresa y para el caso de la Conciliacin
Bancaria
debemos de escoger la cuenta del Banco con que estamos
conciliando.
Show: En Show podemos determinar si queremos ver solo el listado
de los
cheques, listado de depsitos o ambos.
Status/Estado del ck o deposito: Podemos observar si el cheque o
deposito
ya ha sido marcado, esto nos indica si el mismo esta en
circulacin. Al hacer
clic en Status podemos ver en orden todos lo cheque y depsitos
que han
sido conciliados con el banco y los que se encuentran en
circulacin.
Beginning Transactions: Esta opcin se utiliza una sola vez, pues
en ella se
registran los cheques en circulacin y depsitos en transito de la
conciliacin
anterior. Una vez que estos sean registrados esta opcin no se
usara ms.
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Ajustes por Cargos Bancarios / Adjust
En el Modulo de Reconciliacin Bancaria, Peachtree introduce un
icono en la Barra
de Men de la Ventana de Reconciliacin Bancaria /Account
Reconciliation
Este icono nos permite ir al Diario General/General Journal y
efectuar los ajustes
por los cargos bancarios que aparecen en el Estado de Cuenta del
banco y no han
registrado en nuestros libros.
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Peachtree 2012
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CAMBIANDO EL PERIODO CONTABLE (Change the current period)
Desde el men de Tareas/Task, seleccione la opcin de
Sistemas/System,
seleccionando la opcin de Cambio de periodo contable/Change
accounting
period desde el submen.
Usted puede cambiar el periodo contable hacia meses posteriores
o meses
anteriores, sin importar en que periodo fiscal este situado;
actualizando los saldos
de mayor general al periodo corriente.
Peachtree seleccionar el periodo en el cual se postearn las
transacciones basado en la
fecha de la transaccin. Usted podr ingresar transacciones a
periodos futuros, ms no a
periodos anteriores al corriente.
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62
REPORTES
Sage Peachtree proporciona numerosos informes de todas las reas
del sistema y se
accede desde el icono de Report (reportes) en los diferentes
centros de navegacin de
Peachtree. Al seleccionar un reporte o un formulario de informes
por rea, Ejm: Account
Receivable Customers and Sales (cuentas por cobrar de clientes y
ventas), el sistema
mostrara una breve descripcin de cada informe, el informe puede
ser personalizado en
una variedad de formas, para cambiar la informacin presentada, o
el aspecto del
informe haga doble clic en unos de los informes y permita que el
reporte se ejecute.
La barra de herramientas en la parte superior de los reportes
ofrece varias opciones
para personalizar el informe.
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63
Cerrar (Close): Cerrar la pantalla corriente.
Borrar (Delete): Borra informes personalizados, formas y grupos
de reportes.
(Nota: Los informes estndares de Peachtreee no se pueden
eliminar).
Grupo (group): abre las ventanas en grupos de informes, esta
funcin consta de uno o ms
informes de una o ms reas informe. Imprimir (Print): Selecciones
esta opcin para hacer impresin de los reportes.
Mostrar (Display): Con esta opcin usted podr visualizar el
reporte seleccionado.
Opciones (Options): abre las ventanas de filtrado en el que se
puede ajustar la
informacin que desea ver en el informe. Nota: Las siguientes dos
opciones no estn disponibles en la seccin de estados
financieros.
Columnas (Columns): Usted con esta opcin podr personalizar su
reporte modificando las
columnas que desea