Manual para sistema de informacion

Anexo N° 2. MANUAL DE USUARIO PARA EL SISTEMA DE

INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN DE PLANIFICACIÓN Y

ESTRUCTURA

MANUAL DE USUARIO PARA EL SISTEMA DE

INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN DE PLANIFICACIÓN Y

ESTRUCTURA DE OBRAS CIVILES EN LA DIRECCIÓN DE

DESARROLLO URBANÍSTICO DE LA ALCALDÍA DEL

MUNICIPIO SIMÓN BOLÍVAR, BARCELONA ESTADO

ANZOÁTEGUI, 2.014

Versión 1.0

Arriojas Sabino María Katiusca

C.I.: 19.840.319

1

ÍNDICE GENERAL

Pag.

Índice General………………………………………………………………....... 2

Índice de Figuras……………………………………………………………....... 3

Índice de Tablas…………………………………………………………………. 4

Introducción……………………………………………………………………... 5

MANUAL DE USUARIO PARA EL SISTEMA DE INFORMACIÓN

Requerimiento del Sistema………………………………………………………. 6

Opciones del Sistema…………………………………………………………….. 8

Selección de posibles fallas y posibles soluciones……………………………….. 36

Especificaciones del sistema……………………………………………………... 37

Recomendaciones de uso……………………………………………………….... 39

2

ÍNDICE DE FIGURAS

Pag.

Figura 1. Pantalla de Inicio del Sistema…………………………………………. 8

Figura 2. Pantalla de inicio de sesión para acceder al sistema…………………... 9

Figura 3. Pantalla de error de usuario o contraseña……………………………... 10

Figura 4. Pantalla de opciones del sistema para generar informes……………… 11

Figura 5. Pantalla para el informe del permiso de obra menor………………….. 12

Figura 6. Pantalla para el informe del permiso de obra mayor………………….. 14

Figura 7. Pantalla para el informe del permiso habitabilidad…………………… 16

Figura 8. Pantalla para el informe de constancia de habitabilidad………………. 17

Figura 9. Pantalla para el informe de variables urbanas………………………… 19

Figura 10. Pantalla para el informe de anteproyecto……………………………. 20

Figura 11. Pantalla para el informe de resellado de planos……………………... 22

Figura 12. Pantalla para el informe de ejidos……………………………………. 23

Figura 13. Pantalla para la opción de generar reportes………………………… 24

Figura 14. Pantalla para generar el reporte mensual…………………………….. 26

Figura 15. Pantalla para generar el reporte del primer trimestre………………... 27

Figura 16. Pantalla para generar el reporte del segundo trimestre………………. 28

Figura 17. Pantalla para generar el reporte del tercer trimestre…………………. 30

Figura 18 Pantalla para generar el reporte del cuarto trimestre…………………. 31

Figura 19. Pantalla para generar el reporte anual………………………………... 32

Figura 20. Pantalla para la opción de configuración de usuario……………….... 34

Figura 21. Pantalla para la opción de gestionar mi cuenta………………………. 35

3

ÍNDICE DE TABLAS

Pag.

Tabla 1 Fallas y Soluciones del sistema……………………………………......... 36

4

INTRODUCCIÓN

El presente manual pretende transmitir la estructura, concepto e información

básica del Sistema de Información para la Gestión de Planificación y Estructura de

obras civiles en la Dirección de Desarrollo Urbanístico de la Alcaldía del Municipio

Simón Bolívar, con la finalidad de que conociendo su funcionamiento, los usuarios lo

puedan utilizar de manera óptima y efectiva. Por lo mencionado, es de suma

importancia, leer el manual que se detalla a continuación antes y durante el manejo

del sistema de información.

El manual comienza explicando el ingreso al sistema, para luego ir explicando

cada uno de los módulos e interfaz que conforma el sistema de información y todas

sus funciones.

5

MANUAL DE USUARIO PARA EL SISTEMA DE

INFORMACIÓN

REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA

En esta sección se nombran las recomendaciones de hardware y software que

los diseñadores del sistema aconsejan que sean implementados en todas las

computadoras donde se manejará el sistema de información para la Gestión de

Planificación y Estructura de Obras Civiles en la Dirección de Desarrollo Urbanístico

de la Alcaldía del Municipio Simón Bolívar, con la finalidad de optimizar el

funcionamiento de este Departamento y se lleve a cabo un sistema de gestión

automatizado y seguro.

Entre los Requerimientos Mínimos del sistema están:

Para el Hardware:

PC, Teclado y Mouse

Monitor 15”

Memoria RAM de 512 MB

Disco Duro 80GB

Procesador Pentium IV

Para el Software:

Sistema Operativo Windows XP, service pack 3

6

Entre los Requerimientos Recomendados del sistema están:

Para el Hardware:

PC, Teclado y Mouse

Monitor 17”

Memoria RAM de 1GB o más

Disco Duro 160GB

Procesador Pentium Dual Core o superior

Para el Software:

Sistema Operativo Windows XP, service pack 3

7

OPCIONES DEL SISTEMA

La automatización del sistema de información para la Gestión de Planificación

y Estructura de Obras Civiles en la Dirección de Desarrollo Urbanístico de la

Alcaldía del Municipio Simón Bolívar, consta de una serie de opciones de fácil

entendimiento para los operadores del mismo, con la finalidad de permitirles a los

usuarios autorizados realizar los controles del Departamento de Planificación y

Estructura de manera fácil, correcta y rápida.

A continuación se muestra las pantallas del sistema propuesto y se especifica

el uso y utilidad de cada una de sus opciones.

En la Figura 1. se muestra el logo de esta Institución, su nombre y la

respectiva bienvenida al sistema de información del Departamento de Planificación y

Estructura, el cual permite a los usuarios del sistema tener certeza del programa al

que están ingresando, finalizando con un botón de acceso denominado “Entrar” el

cual le permite al operador acceder a la siguiente pantalla del sistema.

Figura 1. Pantalla de Inicio del Sistema 8

La siguiente pantalla del sistema que se muestra a continuación, consta de la

validación del usuario, donde especifica lo que debe hacer el operador para poder

acceder al sistema.

En la Figura 2 se muestra el usuario autorizado, este debe escribir en el cuadro

de texto ubicado junto a “Usuario” el nombre del mismo, según fue registrado con

anticipación y debajo de éste su respectiva clave denominada como “Contraseña”.

Para acceder a la siguiente pantalla y hacer uso del sistema debemos seleccionar la

opción de “Aceptar”, de querer cancelar la operación y salir del sistema

seleccionamos la opción “Salir”

Figura 2. Pantalla de inicio de sesión para acceder al sistema

De presentarse algún error en la validación del usuario se muestra un aviso de

alerta, como se visualiza en la siguiente pantalla, notificando que la contraseña y/o

usuario escrito no son los correctos, esto permite ofrecerle al sistema seguridad y

resguardo en las operaciones y evitar que cualquier persona no autorizada ingrese a

dicho sistema.

9

En la Figura 3 se muestra la pantalla que arroja el sistema en dado caso que la

contraseña o usuario es incorrecto. Una vez notificada la incorrecta validación de

usuario, se debe seleccionar el botón de acceso denominado “Aceptar”, que le

permite al operador retroceder a la pantalla de validación para corregir su nombre y/o

contraseña.

Figura 3. Pantalla de error de usuario o contraseña

Al ingresar al sistema como usuario autorizado se muestra las Opciones del

Sistema, las cuales consta de dos botones de acceso denominados “Generar

Informes”, “Generar Reportes” y “Configuración del Usuario, cada una de estas da

ingreso a diferentes funciones fundamentales para un sistema de control en el

Departamento de Panificación y Estructura.

En la Figura 4 se muestra la opción de “Generar Informes” en donde se

pueden acceder a los diferentes informes que se van a generar en el sistema, como lo

son; Permiso de Obra Menor, Permiso de Obra Mayor, Permiso de Habitabilidad,

Constancia de Habitabilidad, Variables Urbanas, Anteproyecto, Resellado de Planos

y Ejidos. El botón “Salir” permite al usuario abandonar el sistema y el botón “Atrás”

permite retroceder a la pantalla anterior.

10

Figura 4. Pantalla de opciones del sistema para generar informes.

Para especificar las funciones que contiene el acceso del botón de comando

“Permiso de Obra Menor”, se muestra la siguiente pantalla:

En la Figura 5 se muestra la pantalla del informe para los permisos de Obra

Menor, del cual se tienen que llenar los diferentes campos para el almacenamiento de

información en la base de datos, es obligatorio llenar el campo “DDU” debido a que

este es el campo clave, este constan del botón “Incluir” el cual permite almacenar la

información ingresa en los campo, el botón “Consultar” le permite consultar los

informes ingresados colocando el “DDU” del permiso que se quiere consultar, al

igual que con los botones “Modificar” y “Eliminar”, también incluye los botones de

“Imprimir”, “Limpiar” para borra en los campos y “Atrás” para retroceder a la

11

pantalla anterior. El usuario estándar autorizado no puede eliminar el informe,

mientras que el usuario administrador autorizado puede ejecutar todas las funciones.

Figura 5. Pantalla para el informe del permiso de obra menor

12

Para especificar las funciones que contiene el acceso del botón de comando

“Permiso de Obra Mayor”, se muestra la siguiente pantalla:

En la Figura 6 se muestra la pantalla del informe para los permisos de Obra

Mayor, el cual al igual que en el informe anterior, se tienen que llenar los diferentes

campos para el almacenamiento de información en la base de datos, es obligatorio

llenar el campo “DDU” debido a que este es el campo clave, este constan del botón

“Incluir” el cual permite almacenar la información ingresa en los campo, el botón

“Consultar” le permite consultar los informes ingresados colocando el “DDU” del

permiso que se quiere consultar, al igual que con los botones “Modificar” y

“Eliminar”, también incluye los botones de “Imprimir”, “Limpiar” para borra en los

campos y “Atrás” para retroceder a la pantalla anterior. El usuario estándar autorizado

no puede eliminar el informe, mientras que el usuario administrador autorizado puede

ejecutar todas las funciones.

13

Figura 6. Pantalla para el informe del permiso de obra mayor

14

Para especificar las funciones que contiene el acceso del botón de comando

“Permiso de Habitabilidad”, se muestra la siguiente pantalla:

En la Figura 7 se muestra la pantalla del informe para los permisos de

habitabilidad, el cual al igual que en el informe anterior, se tienen que llenar los

diferentes campos para el almacenamiento de información en la base de datos, es

obligatorio llenar el campo “DDU” debido a que este es el campo clave, este constan

del botón “Incluir” el cual permite almacenar la información ingresa en los campo, el

botón “Consultar” le permite consultar los informes ingresados colocando el “DDU”

del permiso que se quiere consultar, al igual que con los botones “Modificar” y

“Eliminar” también incluye los botones de “Imprimir”, “Limpiar” para borra en los

campos y “Atrás” para retroceder a la pantalla anterior. El usuario estándar autorizado

no puede eliminar el informe, mientras que el usuario administrador autorizado puede

ejecutar todas las funciones.

15

Figura 7. Pantalla para el informe del permiso habitabilidad

Para especificar las funciones que contiene el acceso del botón de comando

“Constancia de Habitabilidad”, se muestra la siguiente pantalla:

En la Figura 8 se muestra la pantalla del informe para la constancia de

habitabilidad, el cual al igual que en el informe anterior, se tienen que llenar los

16

diferentes campos para el almacenamiento de información en la base de datos, es

obligatorio llenar el campo “DDU” debido a que este es el campo clave, este constan

del botón “Incluir” el cual permite almacenar la información ingresa en los campo, el

botón “Consultar” le permite consultar los informes ingresados colocando el “DDU”

del permiso que se quiere consultar, al igual que con los botones “Modificar” y

“Eliminar” también incluye los botones de “Imprimir”, “Limpiar” para borra en los

campos y “Atrás” para retroceder a la pantalla anterior. El usuario estándar autorizado

no puede eliminar el informe, mientras que el usuario administrador autorizado puede

ejecutar todas las funciones.

Figura 8. Pantalla para el informe de constancia de habitabilidad17

Para especificar las funciones que contiene el acceso del botón de comando

“Variables Urbanas”, se muestra la siguiente pantalla:

En la Figura 9 se muestra la pantalla del informe de variables urbanas, el cual

al igual que en el informe anterior, se tienen que llenar los diferentes campos para el

almacenamiento de información en la base de datos, es obligatorio llenar el campo

“DDU” debido a que este es el campo clave, este constan del botón “Incluir” el cual

permite almacenar la información ingresa en los campo, el botón “Consultar” le

permite consultar los informes ingresados colocando el “DDU” del permiso que se

quiere consultar, al igual que con los botones “Modificar” y “Eliminar” también

incluye los botones de “Imprimir”, “Limpiar” para borra en los campos y “Atrás”

para retroceder a la pantalla anterior. El usuario estándar autorizado no puede

eliminar el informe, mientras que el usuario administrador autorizado puede ejecutar

todas las funciones.

18

Figura 9. Pantalla para el informe de variables urbanas

Para especificar las funciones que contiene el acceso del botón de comando

“Anteproyecto”, se muestra la siguiente pantalla:

En la Figura 10 se muestra la pantalla del informe de anteproyecto, el cual al

igual que en el informe anterior, se tienen que llenar los diferentes campos para el

19

almacenamiento de información en la base de datos, es obligatorio llenar el campo

“DDU” debido a que este es el campo clave, este constan del botón “Incluir” el cual

permite almacenar la información ingresa en los campo, el botón “Consultar” le

permite consultar los informes ingresados colocando el “DDU” del permiso que se

quiere consultar, al igual que con los botones “Modificar” y “Eliminar” también

incluye los botones de “Imprimir”, “Limpiar” para borra en los campos y “Atrás”

para retroceder a la pantalla anterior. El usuario estándar autorizado no puede

eliminar el informe, mientras que el usuario administrador autorizado puede ejecutar

todas las funciones.

Figura 10. Pantalla para el informe de anteproyecto20

Para especificar las funciones que contiene el acceso del botón de comando

“Resellado de Planos”, se muestra la siguiente pantalla:

En la Figura 11 se muestra la pantalla del informe de resellado de planos, el

cual al igual que en el informe anterior, se tienen que llenar los diferentes campos

para el almacenamiento de información en la base de datos, es obligatorio llenar el

campo “DDU” debido a que este es el campo clave, este constan del botón “Incluir”

el cual permite almacenar la información ingresa en los campo, el botón “Consultar”

le permite consultar los informes ingresados colocando el “DDU” del permiso que se

quiere consultar, al igual que con los botones “Modificar” y “Eliminar” también

incluye los botones de “Imprimir”, “Limpiar” para borra en los campos y “Atrás”

para retroceder a la pantalla anterior. El usuario estándar autorizado no puede

eliminar el informe, mientras que el usuario administrador autorizado puede ejecutar

todas las funciones.

21

Figura 11. Pantalla para el informe de resellado de planos

Para especificar las funciones que contiene el acceso del botón de comando

“Ejidos”, se muestra la siguiente pantalla:

En la Figura 12 se muestra la pantalla del informe de ejidos, el cual al igual

que en el informe anterior, se tienen que llenar los diferentes campos para el

almacenamiento de información en la base de datos, es obligatorio llenar el campo

“DDU” debido a que este es el campo clave, este constan del botón “Incluir” el cual 22

permite almacenar la información ingresa en los campo, el botón “Consultar” le

permite consultar los informes ingresados colocando el “DDU” del permiso que se

quiere consultar, al igual que con los botones “Modificar” y “Eliminar” también

incluye los botones de “Imprimir”, “Limpiar” para borra en los campos y “Atrás”

para retroceder a la pantalla anterior. El usuario estándar autorizado no puede

eliminar el informe, mientras que el usuario administrador autorizado puede ejecutar

todas las funciones.

Figura 12. Pantalla para el informe de ejidos

23

Para especificar las funciones que contiene el acceso del botón de comando

“Generar Reportes”, que se encuentran dentro de las opciones del sistema, se muestra

la siguiente pantalla:

En la Figura 13 se muestra la pantalla de los diferentes Reportes que se

realizan en el Departamento de Planificación y Estructura, este consta los botones de

acceso denominados; “Reporte Mensual”, los reportes trimestrales, “Primer

Trimestre”, “Segundo Trimestre”, “Tercer Trimestre” y “Cuarto Trimestre”, así como

el último reporte dominando “Reporte Anual”, cada una de estas da ingreso a

diferentes funciones fundamentales del sistema para generar los diferentes reportes

manejados dentro de dicho Departamento. El botón “Salir” permite al usuario

abandonar el sistema y el botón “Atrás” permite retroceder a la pantalla anterior.

Figura 13. Pantalla para la opción de generar reportes

24

Para especificar las funciones que contiene el acceso del botón de comando

“Reporte Mensual”, se muestra la siguiente pantalla:

En la Figura 14 se muestra la pantalla de los campos que se deben de ingresar

para poder hacer una consulta de los informes almacenados dentro de la base de datos

y generar el informe mensual, entre ellos se tiene que ingresar el Mes y Año del

reporte y seleccionar el botón “Aceptar”, en él se observará la cantidad de los

diferentes informes que se encuentran almacenados y un espacio para colocar las

Observaciones de cada uno de los informes según el criterio del personal que genera

el reporte. Para cancelar del sistema se deberá seleccionar el botón de acceso “Salir”,

para retroceder a la pantalla anterior se selecciona el botón de acceso “Volver Atrás”

y para hacer impresión del reporte se selecciona el botón “Imprimir”.

25

Figura 14. Pantalla para generar el reporte mensual

Para especificar las funciones que contiene el acceso del botón de comando

“Primer Trimestre” que se encuentra dentro de las opciones de generar reportes, se

muestra la siguiente pantalla:

En la Figura 15 se muestra la pantalla de los campos que se deben de ingresar

para poder hacer una consulta de los informes almacenados dentro de la base de datos

y generar el informe del primer trimestre que comprende los meses de Enero, Febrero

y Marzo, en ello se tiene que ingresar el Año del reporte y colocar las Metas

26

Programadas de cada uno de los informes y seleccionar el botón “Aceptar”, en él se

observará la cantidad de los diferentes informes que se encuentran almacenados y un

espacio para colocar los objetivos de cada uno de los informes según el criterio del

personal que genera el reporte. Para cancelar del sistema se deberá seleccionar el

botón de acceso “Salir”, para retroceder a la pantalla anterior se selecciona el botón

de acceso “Atrás” y para hacer impresión del reporte se selecciona el botón

“Imprimir”.

Figura 15. Pantalla para generar el reporte del primer trimestre

Para especificar las funciones que contiene el acceso del botón de comando

“Segundo Trimestre” que se encuentra dentro de las opciones de generar reportes, se

muestra la siguiente pantalla:

27

En la Figura 16 se muestra la pantalla de los campos que se deben de ingresar

para poder hacer una consulta de los informes almacenados dentro de la base de datos

y generar el informe del segundo trimestre que comprende los meses de Abril, Mayo

y Junio, en ello se tiene que ingresar el Año del reporte y colocar las Metas

Programadas de cada uno de los informes y seleccionar el botón “Aceptar”, en él se

observará la cantidad de los diferentes informes que se encuentran almacenados y un

espacio para colocar los objetivos de cada uno de los informes según el criterio del

personal que genera el reporte. Para cancelar del sistema se deberá seleccionar el

botón de acceso “Salir”, para retroceder a la pantalla anterior se selecciona el botón

de acceso “Atrás” y para hacer impresión del reporte se selecciona el botón

“Imprimir”.

Figura 16. Pantalla para generar el reporte del segundo trimestre

28

Para especificar las funciones que contiene el acceso del botón de comando

“Tercer Trimestre” que se encuentra dentro de las opciones de generar reportes, se

muestra la siguiente pantalla:

En la Figura 17 se muestra la pantalla de los campos que se deben de ingresar

para poder hacer una consulta de los informes almacenados dentro de la base de datos

y generar el informe del tercer trimestre que comprende los meses de Julio, Agosto y

Septiembre, en ello se tiene que ingresar el Año del reporte y colocar las Metas

Programadas de cada uno de los informes y seleccionar el botón “Aceptar”, en él se

observará la cantidad de los diferentes informes que se encuentran almacenados y un

espacio para colocar los objetivos de cada uno de los informes según el criterio del

personal que genera el reporte. Para cancelar del sistema se deberá seleccionar el

botón de acceso “Salir”, para retroceder a la pantalla anterior se selecciona el botón

de acceso “Atrás” y para hacer impresión del reporte se selecciona el botón

“Imprimir”.

29

Figura 17. Pantalla para generar el reporte del tercer trimestre

Para especificar las funciones que contiene el acceso del botón de comando

“Cuarto Trimestre” que se encuentra dentro de las opciones de generar reportes, se

muestra la siguiente pantalla:

En la Figura 18 se muestra la pantalla de los campos que se deben de ingresar

para poder hacer una consulta de los informes almacenados dentro de la base de datos

y generar el informe del cuarto trimestre que comprende los meses de Octubre,

Noviembre y Diciembre, en ello se tiene que ingresar el Año del reporte y colocar las

Metas Programadas de cada uno de los informes y seleccionar el botón “Aceptar”, en

él se observará la cantidad de los diferentes informes que se encuentran almacenados

30

y un espacio para colocar los objetivos de cada uno de los informes según el criterio

del personal que genera el reporte. Para cancelar del sistema se deberá seleccionar el

botón de acceso “Salir”, para retroceder a la pantalla anterior se selecciona el botón

de acceso “Atrás” y para hacer impresión del reporte se selecciona el botón

“Imprimir”.

Figura 18 Pantalla para generar el reporte del cuarto trimestre

Para especificar las funciones que contiene el acceso del botón de comando

“Reporte Anual”, se muestra la siguiente pantalla:

31

En la Figura 19 se muestra la pantalla de los campos que se deben de ingresar

para poder hacer una consulta de los informes almacenados dentro de la base de datos

y generar el informe anual que comprende todos los meses, en ello se tiene que

ingresar el Año del reporte y colocar las Metas Programadas de cada uno de los

informes y seleccionar el botón “Aceptar”, en él se observará la cantidad de los

diferentes informes que se encuentran almacenados y un espacio para colocar los

objetivos de cada uno de los informes según el criterio del personal que genera el

reporte. Para cancelar del sistema se deberá seleccionar el botón de acceso “Salir”,

para retroceder a la pantalla anterior se selecciona el botón de acceso “Atrás” y para

hacer impresión del reporte se selecciona el botón “Imprimir”.

Figura 19. Pantalla para generar el reporte anual

32

Existen dos tipos de usuarios, el administrador y el estándar. El usuario

administrador podrá ejercer todas las funciones para la gestión del usuario, mientras

que el usuario estándar solo podrá modificar su misma cuenta.

Para especificar las funciones que contiene el acceso del botón de comando

“Configuración del Usuario”, se muestra la siguiente pantalla:

En la Figura 20 se muestra la pantalla para la opción “Configuración de

Usuario”, el cual se tienen que llenar los diferentes campos para el almacenamiento

de información en la base de datos, es obligatorio llenar el campo “Cedula” debido a

que este es el campo clave, este constan del botón “Incluir” el cual permite almacenar

la información ingresa en los campo, el botón “Consultar” le permitirá consultar los

usuarios ingresados colocando la “Cédula” del usuario a consultar, al igual que con

los botones “Modificar” y “Eliminar”, también incluye el botón “Limpiar” para borra

en los campos, “Atrás” para retroceder a la pantalla anterior y “Salir” para abandonar

el sistema.

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Figura 20. Pantalla para la opción de configuración de usuario

Para especificar las funciones que contiene el acceso del botón de comando

“Gestionar mi Cuenta”, se muestra la siguiente pantalla:

En la Figura 21 se muestra la pantalla para la opción “Gestionar mi Cuenta”,

el cual se tienen solo el botón “Modificar” para que el usuario pueda hacer cualquier

modificación en su cuenta, también incluye el botón “Limpiar” para borra en los

campos, “Atrás” para retroceder a la pantalla anterior y “Salir” para abandonar el

sistema.

34

Figura 21. Pantalla para la opción de gestionar mi cuenta

35

SELECCIÓN DE POSIBLES FALLAS Y POSIBLES SOLUCIONES

Como en todo procesos automatizado la mala implementación y manipulación

del sistema puede conllevar a una serie de errores que interfiere con el buen

funcionamiento del mismo, pero como este sistema puede tener una serie de errores,

también se establece una sección de posibles soluciones la cual se aconseja que sean

tomadas en cuenta para optimizar el funcionamiento del mismo y beneficiar las

actividades de este sistema.

En la tabla 1 se muestra las posibles fallas y soluciones del sistema.

Tabla 1 Fallas y Soluciones del sistema.

POSIBLES FALLAS POSIBLES SOLUCIONES

No cumplimiento de los requerimientos del sistema.

Estricto cumplimiento de los requerimientos mínimos o recomendados del sistema, lo que permitirá que el software sea implementado bajo las condiciones necesarias para su optimo funcionamiento.

Sobrecarga de información almacenada en la computadora donde se procesa el sistema de información para la gestión de planificación y estructura de obra civiles.

Establecer una o varias computadoras solo y únicamente al uso del sistema de información, lo que permitirá que dichas maquinas no se sobrecarguen de información y permita que el funcionamiento del sistema sea rápido y confiable.

Manipulación del sistema por personas inexpertas, es decir, el personal que labora dentro del Departamento de Planificación y Estructura deberá conocer con exactitud cómo se maneja el sistema.

Adiestrar al personal del Departamento, en cuanto al correcto manejo del sistema de información, con la finalidad de permitir que el mismo sea usado correctamente y evitar fallas de manipulación del sistema.

Implementar el sistema en una sola computadora.

Instalación del sistema de información en dos o más computadoras con la finalidad de evitar descontrolar el proceso si una de las maquinas se llegase a dañar.

36

ESPECIFICACIONES DEL SISTEMA

El sistema de información para la Gestión de Planificación y Estructura de

Obras Civiles en la Dirección de Desarrollo Urbanístico de la Alcaldía del Municipio

Simón Bolívar, es un método de ayuda para las actividades operacionales de la

misma, lo que permite suministrar un proceso automatizado que lleve a cabo las

funciones de registro de información.

Las especificaciones del sistema se enfocan al sistema para controlar la

información que se procesa dentro del Departamento de Planificación y Estructura, lo

que maneja una secuencia de información que permite llevar a cabo dicho proceso de

manera fácil y controlable.

En primer lugar en el sistema se establece una sección de validación de

usuario lo que permite proporcionar seguridad al proceso, donde las personas

autorizadas para manejar el sistema deben tener una clave general o personalizada

registrada en un gestor de base de datos que les permita a los trabajadores del

Departamento entrar y manejar el sistema de manera segura, evitando que personas

ajenas ingresen al proceso y lo dañen.

Una vez validado el usuario se procede a visualizar las opciones del sistema,

donde el usuario puede Generar Informes, Generar Reportes y acceder a la

Configuración del usuario. En cada una de estas opciones se puede acceder a otras

funciones del sistema.

La Generación de Informes le permite al usuario autorizado ingresar,

consultar, modificar, eliminar e imprimir de manera más fácil y segura a los

37

diferentes informes manejados dentro del Departamento de Planificación y

Estructura.

La opción de Generar Reportes permite hacer una consulta de los informes

almacenados en la base de datos, los reportes son: Mensuales, Trimestrales y

Anuales.

Y en la opción de Configuraciones del usuario, el usuario administrador

autorizado puede incluir usuarios para que sean validados en el sistema, modificar,

consultar y eliminar los usuarios que se encuentren almacenados en la base de datos.

El usuario estándar autorizado solo puede modificar su misma cuenta del sistema, no

puede eliminar ni su mismo usuario, ni el de otros a diferencia del usuario

administrador autorizado.

Con todas estas opciones del sistema, el personal que laboran en dicho

Departamento puede agilizar la gestión de los informes manejados dentro del mismo

y tener un almacenamiento seguro y sistematizado.

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RECOMENDACIONES DE USO

Para este aspecto de gran importancia se establece aspectos de seguridad y uso

del sistema lo que conllevara al correcto funcionamiento del proceso establecido y

optimizar las funciones del Departamento de Planificación y Estructura.

Ante las recomendaciones de uso del sistema de información para la Gestión

de Planificación y Estructura de Obras Civiles en la Dirección de Desarrollo

Urbanístico de la Alcaldía del Municipio Simón Bolívar, se plantea los siguientes

aspectos:

Seguimiento de los requerimientos del sistema.

Correcta manipulación del sistema de información.

Adiestramiento al personal operador.

Exclusividad de aplicaciones.

Amplificación en la instalación del sistema.

Implantar claves de seguridad a los usuarios manejadores del sistema.

Correcto funcionamiento de las opciones establecidas en el sistema.

Correcto registro de datos e información al sistema.

Actualización y mantenimiento continúo del sistema.

Registrar y guardar todas las operaciones realizadas continuamente.

Realizar resguardos periódicos de las operaciones del sistema.

Consultar el manual de uso o programadores del sistema ante cualquier duda.

No manipular los códigos fuentes del sistema.

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