Manual No Min a Windows

Manual de UsuarioNmina Windows

Junio 2011

Calidad y Documentacin

Direccin: Urb. Los Palos Grandes, Av. Francisco de Miranda, Torre Mene Grande, Piso 3, Oficina 3-1 y 3-2. Caracas 1062, Venezuela Copyright 1994 Informtica Glac ISBN 980-07-3031-1 Queda hecho el depsito legal Reservados todos los derechos. Windows es marca registrada de Microsoft Corporation en EE.UU. y otros pases. Otros productos y compaas mencionadas en este documento son marcas de sus respectivos propietarios.

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Manual de Usuario - Nmina Windows 28 de Junio de 2011


IMPORTANTEAntes de instalar este programa, deber leer cuidadosamente los trminos y condiciones de este contrato. El solicitar su activacin significa la total aceptacin de los trminos especificados por GALAC SOFTWARE. Si no est de acuerdo, deber ser desinstalado del computador.

Contrato de Licencia de Uso y Garanta Limitada de Programas Contrato de Pliza de Asistencia y ServiciosEntre GALAC SOFTWARE Y EL CLIENTE ms adelante identificados, se ha resuelto suscribir el presente contrato de Contrato de Licencia de Uso, Garanta Limitada de Programas y Pliza de Asistencia y Servicios el cual estar regido por los siguientes trminos: PRIMERA: DEFINICIONES: En el presente contrato, los trminos utilizados tienen los siguientes significados: a. GALAC SOFTWARE, es Infotax, Informtica Tributaria s.a., sociedad annima inscrita en el Registro Mercantil V de la Circunscripcin Judicial del Distrito Federal y del Estado Miranda, bajo el Nmero 99, Tomo 118A-Qto, domiciliada en Caracas, representada en este acto por su Director Vicente Tinoco, venezolano, mayor de edad, de este domicilio y titular de la cdula de identidad N 4.082.671. GALAC SOFTWARE es titular de los derechos de autor, conexos y similares, sobre los programas de computacin de marca Glac Software. LICENCIA DE USO, tal como se usa en este contrato es el permiso que otorga GALAC SOFTWARE al CLIENTE para utilizar LOS PROGRAMAS identificados en la FACTURA relacionada con este contrato. EL PROGRAMA o LOS PROGRAMAS, tal como su usan en este contrato, significan los soportes lgicos de los computadores o software desarrollados por GALAC SOFTWARE, o cuyos derechos lo han cedido o licenciado sus autores. PROGRAMA MONOUSUARIO es UN PROGRAMA que slo puede ser utilizado por un (1) USUARIO a la vez. Si uno lo est utilizando y otro necesita utilizarlo, entonces el primero debe dejar de utilizarlo. PROGRAMA MULTIUSUARIO es UN PROGRAMA que puede ser utilizado por varios USUARIOS a la vez en cualquier mdulo y para cualquier contribuyente, compaa o empresa. PROGRAMA MULTIACCESO es UN PROGRAMA que puede ser utilizado por varios USUARIOS a la vez en el mismo mdulo pero en contribuyentes, compaas o empresas diferentes. EL CLIENTE es la persona natural o jurdica identificada en la FACTURA emitida por GALAC SOFTWARE que soporta la compra de la LICENCIA DE USO de LOS PROGRAMAS, siempre y cuando realice el acto de "Registrarse como usuario en www.galac.com". EL USUARIO, es cualquier persona natural que utilice LOS PROGRAMAS bajo la autorizacin o consentimiento de EL CLIENTE. LAS MARCAS, tal como se usa en este contrato, significan los signos distintivos de productos o servicios, de la exclusiva propiedad de GALAC SOFTWARE, y han sido solicitadas para registro en la Repblica Bolvariana de Venezuela, o son usadas por GALAC SOFTWARE, mediante autorizacin de su titular. LA GARANTIA LIMITADA , tal y como se usa en el presente contrato, significa las obligaciones especiales que asume GALAC SOFTWARE frente al CIENTE de conformidad con las clusulas de este contrato. FACTURA, tal y como se usa en el presente contrato, significa el documento emitido por GALAC SOFTWARE de acuerdo a la normativa legal vigente por la leyes de Venezuela para la emisin de facturas, donde consten LOS PROGRAMAS adquiridos por EL CLIENTE. POLIZA DE ASISTENCIA Y SERVICIO: Es el contrato mediante el cual se extiende por un (1) ao la validez de la clusula NOVENA del presente contrato, siempre y cuando EL CLIENTE cancele el precio a tal efecto determine GALAC SOFTWARE para este servicio.

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Calidad y Documentacin m. La frase: "Registrarse como usuario en www.galac.com" significa conectarse con la direccin electrnica www.galac.com e indicar verazmente los datos que all se solicitan en la seccin: PGINA DE REGISTRO DE USUARIOS GALAC SOFTWARE.COM SEGUNDA: GALAC SOFTWARE manifiesta expresamente que, con este programa no se suministran los llamados Sistemas Operativos, los cuales deben haber sido adquiridos legalmente por EL CLIENTE sin que GALAC SOFTWARE, asuma responsabilidad alguna por el funcionamiento de dicho sistema operativo ya bien sea en computadores personales ni en Redes de computadores. EL CLIENTE manifiesta expresamente que al instalar, copiar, solicitar la activacin permanente y/o de otra forma usar la LICENCIA DE USO de LOS PROGRAMAS est de acuerdo en quedar obligado por las clusulas de este contrato. En caso de no estar de acuerdo con los trminos del presente contrato, EL CLIENTE no puede usar o copiar el programa de computacin, y debe rpidamente ponerse en contacto con GALAC SOFTWARE para obtener instrucciones sobre la devolucin de los productos no utilizados y el reembolso del importe pagado. Igualmente el CLIENTE declara conocer el alcance de los trminos y definiciones establecidos en la clusula PRIMERA del presente contrato. TERCERA: EL CLIENTE se compromete a: 1. "Registrarse como usuario en www.galac.com"a dentro de los treinta (30) das continuos siguientes a la fecha de compra indicada en la FACTURA de adquisicin de la LICENCIA DE USO de LOS PROGRAMAS. No permitir, ni efectuar copias de este programa o del manual de instrucciones, o del material adicional recibido; No ceder, expresa o tcitamente, el presente contrato, o la LICENCIA DE USO de LOS PROGRAMAS o impresos que a el se refieren; a no usar las MARCAS de los productos o servicios relacionados con el contrato; siendo entendido que cualquier violacin a lo anterior, dar lugar al ejercicio de las acciones penales, civiles o administrativas que consagre la ley en favor de GALAC SOFTWARE. Pagar cualquier servicio tcnico asociado con el mantenimiento de LOS PROGRAMAS. GALAC SOFTWARE facturar estos servicios en la oportunidad en que se produzcan..

2. 3.

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CUARTA: EL CLIENTE que autorice o permita copias no autorizadas del programa o del material impreso que se acompaa, ser solidariamente responsable por los daos y perjuicios que dicha conducta pueda ocasionar, y por cualquier clase de reclamos judiciales o extrajudiciales y daos que puedan llegar como resultado de la copia no autorizada del programa o del material impreso que los acompaa, o del empaque del mismo, o de la reventa no autorizada, y reembolsar a GALAC SOFTWARE, todas las sumas que esta sociedad haya tenido que pagar en relacin con dichas reclamaciones o perjuicios, incluyendo honorarios de abogado y costa del proceso o procesos, si hubiere lugar a ello. QUINTA: El precio pagado por el producto materia del presente contrato comprende para EL CLIENTE: 5. El derecho, no exclusivo que GALAC SOFTWARE otorga a EL CLIENTE por medio del presente contrato a usar la LICENCIA DE USO de LOS PROGRAMAS en un computador personal o en un servidor de redes. La compraventa del diskette o diskettes o CD que quedarn en poder de EL CLIENTE. La compraventa del material impreso que acompaa al producto; el cual quedar en poder de EL CLIENTE sin que ello implique cesin de derechos intelectuales.

6. 7.

SEXTA: Este contrato entrar en vigencia desde la fecha de la adquisicin que se indique en la FACTURA y continuar vigente por tiempo indefinido, con excepcin de aquellas clusulas en donde se limiten algunas garantas por un lapso definido de tiempo. Sin perjuicio de lo estipulado en el prrafo anterior, el trmino para reposicin de la LICENCIA DE USO de LOS PROGRAMAS con cargo a GALAC SOFTWARE, estar vigente hasta la fecha de vencimiento de la garanta. SEPTIMA: Las partes pueden dar por terminado el presente contrato por mutuo consentimiento o mediante aviso escrito enviado por correo electrnico a la direcciones registradas al momento de "Registrarse como usuario en www.galac.com" por con lo menos treinta (30) das, de anticipacin a la fecha en que este contrato o alguna de sus clusulas deba ser terminado. Adems GALAC SOFTWARE, podr darlo por Pg.4 Manual de Usuario - Nmina Windows 28 de Junio de 2011

Calidad y Documentacin terminado con justa causa, en los casos de ley y cuando EL CLIENTE reproduzca indebidamente la LICENCIA DE USO de LOS PROGRAMAS o anexos materia del presente contrato o no pueda demostrar que posee Licencias Originales de los Sistemas Operativos que soportan su computador Personal o su o el Sistema Operativo para el manejo de su red de Computadores. En todos los casos de la terminacin del contrato por decisin unilateral y sin justa causa por parte de EL CLIENTE, GALAC SOFTWARE, no tendr obligacin de reintegrar suma alguna al usuario. OCTAVA: El CLIENTE puede solicitar el reintegro del dinero cancelado en la FACTURA que soporta la adquisicin del PROGRAMA dentro de los treinta (30) das calendario siguientes a su adquisicin siempre y cuando manifieste por escrito su intencin, devuelva a GALAC SOFTWARE el original de la FACTURA y demuestre a satisfaccin de GALAC SOFTWARE que LOS PROGRAMAS han sido desinstalados de sus computadores. En caso afirmativo GALAC SOFTWARE proceder al reintegro del precio pagado por LOS PROGRAMAS dentro de los treinta (30) das calendario siguientes a la recepcin de la notificacin NOVENA: GALAC SOFTWARE garantiza por un perodo de un (1) ao contado a partir de la emisin de la FACTURA que soporta la adquisicin de la LICENCIA DE USO de LOS PROGRAMAS o de la POLIZA DE ASISTENCIA Y SERVICIOS que: 1. 2. Suministrar al CLIENTE atencin telefnica o va e-mail en forma limitada para aclarar dudas en la utilizacin del PROGRAMA. Informar al CLIENTE sobre cualquier correccin, cambios y nuevas versiones que se produzcan en la LICENCIA DE USO de LOS PROGRAMAS. La notificacin se efectuar enviando un correo electrnico a la direccin que indique al momento de "Registrarse como usuario en www.galac.com". GALAC SOFTWARE no ser responsable en caso que por cualquier causa dicho correo electrnico no haya podido ser entregado. Pondr a disposicin de EL CLIENTE en la pgina Web www.galac.com todas las mejoras que se produzcan en LOS PROGRAMAS adquiridos, incluyendo el cambio de plataforma de ambiente DOS al ambiente WINDOWS. Este servicio no tendr costo siempre y cuando el CLIENTE lo obtenga va Internet. GALAC SOFTWARE podr suministrar las nuevas versiones durante el lapso especificado por otros medios y en este caso el CLIENTE se compromete a cancelar el precio que establezca GALAC SOFTWARE por este servicio, ms los gastos de envo o el servicio de instalacin computado en horas tcnicas de servicio segn sea el caso. EL CLIENTE cancelar estos servicios, de contado, en la oportunidad de su prestacin. Cualquier servicio tcnico asociado con el mantenimiento de este programa ser con costo a cargo de EL CLIENTE. GALAC SOFTWARE facturar estos servicios en la oportunidad en que se produzcan. Para obtener las mejoras de LOS PROGRAMAS, EL CLIENTE es responsable de: a. Comunicarse va internet con el servicio en la pgina Web www.galac.com b. Copiar las nuevas versiones de los PROGRAMAS y c. Solicitar a GALAC SOFTWARE, en caso de ser necesario, las claves necesarias para activar las nuevas versiones de sus PROGRAMAS.

3.

DECIMA: Con excepcin de lo sealado en la clusula anterior, GALAC SOFTWARE, no ofrece garantas explcitas o implcitas, ni asume responsabilidad alguna por cualquier dao o perjuicio, de cualquier ndole, que pueda sufrir EL CLIENTE, incluyendo daos y perjuicios o imposibilidad de utilizar este PROGRAMA. GALAC SOFTWARE no ser responsable por los daos y perjuicios ocasionados a EL CLIENTE a terceras personas no autorizadas en virtud de las infracciones en contra de sus derechos patrimoniales sobre el programa y por la contravencin de las estipulaciones del contrato de licencia. Asimismo GALAC SOFTWARE no asume responsabilidad alguna y as lo reconoce explcitamente y solidariamente EL CLIENTE, por las infracciones, delitos, infracciones y delitos tributarios que pudiera cometer EL CLIENTE y/o SUS USUARIOS mediante el uso de este programa, en grado de autor o coautor. Esta declaracin tambin se hace extensiva a los cmplices o encubridores de EL CLIENTE en las mencionadas infracciones o delitos. EL CLIENTE y GALAC SOFTWARE, manifiestan que conocen que este producto no est normalizado por Entidades Pblicas Gubernamentales (Ministerio de Finanzas, Seniat, Ministerio del Trabajo u otros relaciones o afines) y que en todo caso, la responsabilidad de GALAC SOFTWARE, slo asciende al monto del valor pagado por CLIENTE al adquirir el programa.


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Calidad y Documentacin En la mxima medida permitida por la legislacin aplicable, GALAC SOFTWARE renuncia a todas las dems garantas, expresas o tcitas incluyendo entre otras, garantas implcitas de comercio e idoneidad para un determinado fin con respecto al programa de computacin, as como de los materiales escritos adjuntos al mismo. La presente garanta limitada le concede a EL CLIENTE derechos legales especficos y podrn competirle otros que varan segn el estado o territorio. En la medida mxima permitida por la legislacin aplicable, GALAC SOFTWARE no se responsabilizarn de daos (incluyendo entre otros, daos directos o indirectos por lesiones a las personas, lucro cesante, interrupcin de actividad comercial, prdida de informacin comercial o cualquier otra prdida pecuniaria) que derive del uso o incapacidad de usar el programa de computacin, incluso si GALAC SOFTWARE ha sido informado de la posibilidad de dichos daos. En cualquier caso, toda la responsabilidad de GALAC SOFTWARE en virtud de cualquier estipulacin de este contrato de licencia se limitar a la cantidad efectivamente pagada por EL CLIENTE por la licencia del programa. De no acatar los lineamientos estipulados el riesgo total en cuanto al rendimiento del programa de computacin, en caso de estar defectuoso, EL CLIENTE (y no GALAC SOFTWARE) asumir el costo total de los servicios, reparaciones o correcciones necesarios. GALAC SOFTWARE no garantiza que las funciones contenidas en el programa de computacin pueden satisfacer sus requisitos o que la operacin del programa de computacin sea de forma ininterrumpida o que est libre de errores, o que los defectos del programa de computacin sern corregidos. DECIMA PRIMERA: El presente contrato est regido por la Leyes de la Repblica de Venezuela y no podr ser modificado por terceros, a menos que medie comunicacin escrita, suscrita por el representante legal de GALAC SOFTWARE. En Testimonio de lo anterior, EL CLIENTE firma este contrato en la Ciudad de Caracas en cuyos tribunales se domicilia el presente contrato.

ANEXO AL CONTRATO DE LICENCIA DE USO OPCION DE ARRENDAMIENTO CON OPCION A COMPRAPRIMERA: OBJETO DEL CONRATO: EL USUARIO ha optado por adquirir EL PROGRAMA de acuerdo a un plan de Arrendamiento con opcin a compra detallado en la FACTURA. A travs de este Plan EL PROGRAMA se puede adquirir con el ltimo pago realizado, conforme al contrato de licenciamiento que se firmar entre EL USUARIO y GALAC SOFTWARE. SEGUNDA: LOS PAGOS Los pagos correspondientes al canon de arrendamiento especificados en la FACTURA debern realizarse dentro de los cinco (5) das siguientes a su vencimiento sin que medie aviso de cobro, siendo responsabilidad de EL USUARIO conocer las fechas de vencimiento de sus pagos y realizarlos oportunamente. GALAC SOFTWARE se reserva el derecho de incluir un cargo por servicios de BsF 40 (cuarenta bolvares fuertes con 00/100) por los cheques devueltos, adicionalmente a los dems montos y recursos a los que tiene derecho conforme a las leyes aplicables. EL USUARIO pagar a la Compaa todos los costos en que sta incurra para cobrarle cualquier monto vencido, incluyendo costas judiciales y honorarios de abogados; sin embargo, si los cargos anteriormente mencionados exceden la tasa que se aplique de acuerdo con la ley en vigor, dichos cobros se calcularn de manera tal que no excedan la tasa legalmente permitida. EL USUARIO reconoce, declara y acepta que el documento denominado FACTURA es prueba fehaciente y suficiente de la relacin comercial y del convenio de Arrendamiento con opcin a compra y que esta declaracin es suficiente para darle al documento el valor estipulado en el Cdigo de Comercio de la Repblica Bolivariana de Venezuela.

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Calidad y Documentacin TERCERA: SUSPENSIN DEL SERVICIO En el caso de que no se haya satisfecho la obligacin dentro del periodo de tiempo establecido en la clusula anterior, EL USUARIO autoriza a GALAC SOFTWARE a suspender la continuidad del servicio, y cualquier perjuicio que por ese concepto resulte para con EL USUARIO sern de su cargo y cuenta, exonerando GALAC SOFTWARE de cualquier accin, indemnizacin, prdida, dao, lucro cesante o dao emergente. CUARTA: TERMINACION DEL ARRENDAMIENTO El convenio de Arrendamiento con opcin a compra terminar por 1. Acuerdo mutuo de las partes, siempre y cuando, y previo a su terminacin, EL USUARIO satisfaga la totalidad de los pagos que estn pendientes a la fecha de la terminacin, los cargos y costos por concepto de trmites administrativos y/o judiciales para el cobro de las obligaciones, los intereses y tasas por mora. Por no pago de EL USUARIO de dos o ms cuotas, sin que medie previo el aviso que GALAC SOFTWARE le remita un aviso sobre la suspensin del servicio y terminacin del contrato de Arrendamiento con opcin a compra. No ser necesario que se constituya en mora a EL USUARIO y/o que se haga requerimiento notaria o judicial para que la constitucin en mora de EL USUARIO opere de pleno derecho y GALAC SOFTWARE est autorizada para que haga uso de la clusula de solucin de controversias establecida en este documento. Por vencimiento del Arrendamiento con opcin a compra siempre que se haya pagado y satisfecho todas las obligaciones monetarias que estuvieren pendientes de pago. Por terminacin del acuerdo de Licencia de Uso conforme a las formas de terminacin que se haya especificado en el mismo, siempre y cuando se hayan satisfecho todas las obligaciones monetarias que estuvieren pendientes de pago.

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3. 4.

QUINTA: El presente es una anexo al CONTRATO DE ADESIN: LICENCIA DE USO Y GARANTIA LIMITADA DE PROGRAMAS, contrato regido por la Leyes de la Repblica de Bolivariana de Venezuela y no podr ser modificado por terceros, incluyendo distribuidores, representantes de ventas o usuarios, a menos que medie comunicacin escrita, suscrita por el representante legal de GALAC SOFTWARE. En Testimonio de lo anterior, el USUARIO firma este anexo en la Ciudad de Caracas en cuyos tribunales se domicilia el presente contrato.


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ndice1. 2. 3. Introduccin ................................................................................................................... 12 Configuracin ................................................................................................................ 13 Aspectos Generales ....................................................................................................... 15 3.1 Nomenclatura ......................................................................................................... 15 3.2 Entrar al Sistema .................................................................................................... 15 3.3 Seguridad ................................................................................................................ 16 3.4 Salir del Sistema ..................................................................................................... 17 3.5 Interface Grfica ..................................................................................................... 17 3.5.1 rea de Men .................................................................................................. 17 3.5.2 Herramientas Grficas ..................................................................................... 18 3.6 Manejo de Mdulos y Opciones del Men ............................................................ 19 3.7 Mensaje de Ayuda .................................................................................................. 21 3.8 Descripcin del Men G......................................................................................... 21 3.8.1 Acerca de ......................................................................................................... 22 3.8.2 Glac Software ................................................................................................ 22 3.8.3 Escoger Empresa ............................................................................................. 22 3.8.4 Activar Modo Avanzado ................................................................................. 22 3.8.5 Administre su Licencia................................................................................ 23 3.8.6 Configuracin de Impresin ............................................................................ 23 3.8.6.1 Impresin Grfica ............................................................................................ 23 3.8.6.2 Impresin Modo Texto .................................................................................... 26 3.8.7 Configuracin de Respaldo ............................................................................. 26 3.8.8 Salir ................................................................................................................. 27 3.9 Copiar y Pegar ........................................................................................................ 27 3.10 Teclas de Acceso Rpido ....................................................................................... 27 3.10.1 Teclas de Funciones ........................................................................................ 27 3.10.2 Teclas Especficas ........................................................................................... 28 4. Primeros Pasos .............................................................................................................. 29 4.1 Insertar Tipo de Nmina......................................................................................... 36 4.2 Escoger Compaa .................................................................................................. 38 4.3 Insertar Trabajador ................................................................................................. 38 4.4 Insertar Conceptos .................................................................................................. 46 4.5 Ingresar AD Personal ............................................................................................. 48 4.6 Ingresar AD Nmina .............................................................................................. 49 4.7 Calcular Nmina..................................................................................................... 50 4.8 Pasar al Histrico.................................................................................................... 52 4.9 Solicitar Informes ................................................................................................... 53 4.9.1 Informes .......................................................................................................... 53 4.9.2 Informes Varios ............................................................................................... 61 4.9.3 Informes de Provisiones .................................................................................. 67 4.10 Consultar Histricos de Nmina ............................................................................ 71 4.11 Generar Nminas Especiales .................................................................................. 71 4.12 Generar Nmina de Tickets Alimentacin ............................................................. 73 4.13 Generar Archivos Planos ........................................................................................ 75 4.14 Eliminar Compaa................................................................................................. 76Pg.8 Manual de Usuario - Nmina Windows 28 de Junio de 2011


4.15 Modificar Niveles de Departamentos ..................................................................... 77 Gacetas de Ley .............................................................................................................. 80 5.1 Gacetas ................................................................................................................... 80 5.2 Unidad Tributaria ................................................................................................... 80 5.3 C.I.I.U. (Clasificacin Industrial Internacional Uniforme) ................................... 80 5.4 Salario Mnimo ....................................................................................................... 81 6. Tablas del Sistema ......................................................................................................... 82 6.1 Ciudad .................................................................................................................... 82 6.2 Bancos .................................................................................................................... 82 6.3 Departamentos ........................................................................................................ 82 6.4 Conceptos Fijos ...................................................................................................... 83 6.5 Distribucin de Monedas........................................................................................ 84 6.6 Calendario Perpetuo ............................................................................................... 85 6.7 Campos / Funciones ............................................................................................... 85 6.8 Pas ......................................................................................................................... 85 6.9 Moneda ................................................................................................................... 86 6.10 Moneda Local ......................................................................................................... 86 6.11 Cargos ..................................................................................................................... 86 6.12 Etiquetas Office ...................................................................................................... 87 7. Tablas L.O.T.................................................................................................................. 89 7.1 Intereses Sobre Prestaciones .................................................................................. 89 7.2 Antigedad ............................................................................................................. 89 7.3 Antigedad 108 ...................................................................................................... 90 7.4 Utilidades................................................................................................................ 90 7.5 Vacaciones Ley Vigente ......................................................................................... 91 7.6 Vacaciones Ley Derogada ...................................................................................... 91 7.7 Preaviso .................................................................................................................. 92 7.8 Ocupacin OCEPRE (Oficina Nacional de Presupuesto) ..................................... 92 8. Personalizar Sistema...................................................................................................... 94 8.1 Parmetros Generales ............................................................................................. 94 8.1.1 Datos Generales............................................................................................... 94 8.1.2 Datos para clculos.......................................................................................... 95 8.1.3 Recibos / Informes .......................................................................................... 95 8.2 Parmetros Compaas ........................................................................................... 95 Pestaa Nmina ............................................................................................................ 96 8.2.1 Envos de informacin de archivos planos ...................................................... 96 8.2.2 Recibos de pagos ............................................................................................. 97 8.2.3 Tickets Alimentacin ...................................................................................... 96 8.2.4 Clculos ........................................................................................................... 97 8.2.5 Artculo 133 LOT Eficacia Atpica .............................................................. 97 8.2.6 Caja de Ahorro ................................................................................................ 97 Pestaa Auxiliar Laboral .............................................................................................. 98 8.2.7 Das Adicionales Artculo 108 ........................................................................ 98 8.2.8 Das Adicionales Artculo 665 ........................................................................ 99 8.2.9 Clculo de Intereses ........................................................................................ 99 8.2.10 Preaviso Artculo 125 ...................................................................................... 99 Pestaa Opciones ........................................................................................................ 100 5.Manual de Usuario - Nmina Windows 28 de Junio de 2011 Pg.9


8.2.11 Configuracin de avisos ................................................................................ 100 8.2.12 Configuracin de Tiempo.............................................................................. 100 8.2.13 Sistema de Autoliquidacin del S.S.O. ......................................................... 100 Pestaa Clculo prestaciones ...................................................................................... 100 8.3 Texto Final ........................................................................................................... 101 9. Organismos Pblicos ................................................................................................... 102 9.1 Declaracin Trimestral ......................................................................................... 102 9.1.1 Generar Archivo Plano MINPPTRASS ........................................................ 102 9.2 Declaracin de Utilidades .................................................................................... 103 9.3 Calendario S.S.O. ................................................................................................. 104 9.4 Seguro Social ........................................................................................................ 104 9.4.1 Generar Archivo Plano SANE ...................................................................... 104 9.5 Banavih ................................................................................................................. 105 9.5.1 Generar Archivo Plano BANAVIH FAOV Ver. 2.0 .................................... 105 10. Datos del Trabajador ................................................................................................... 106 10.1 Cambiar Status ..................................................................................................... 108 10.2 Aumento de Sueldo .............................................................................................. 108 10.3 Aumento de Sueldo por Importacin ................................................................... 109 10.4 Prestamos.............................................................................................................. 111 10.5 Caja de Ahorro ..................................................................................................... 112 10.5.1 Movimientos de Caja de Ahorros.................................................................. 112 10.5.2 Saldos ............................................................................................................ 112 10.6 Informes................................................................................................................ 113 10.7 Cartas .................................................................................................................... 114 10.7.1 Carta de Trabajo ............................................................................................ 114 10.7.2 Carta de Vacaciones ...................................................................................... 114 10.7.3 Carta de Despido ........................................................................................... 114 10.7.4 Carta de Acumulado R.P.V.H. ...................................................................... 114 11. Prestaciones e Intereses ............................................................................................... 115 11.1 Anticipos .............................................................................................................. 115 11.2 Historia Pago Intereses ......................................................................................... 115 11.3 Generar archivo plano de Historia de Pago de Intereses desde el Auxiliar Laboral .............................................................................................................................. 116 12. L.O.P.C.Y.M.A.T. (Ley Orgnica de Prevencin, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo) ....................................................................................................................... 118 12.1 Notificacin de Accidentes .................................................................................. 118 12.2 Naturaleza Lesin ................................................................................................. 120 12.3 Ubicacin Lesin .................................................................................................. 120 12.4 Ocupacin ............................................................................................................. 120 12.5 Agente Material .................................................................................................... 121 12.6 Tipo de Accidente ................................................................................................ 121 13. Mantenimiento............................................................................................................. 122 13.1 Respaldar .............................................................................................................. 122 13.2 Restaurar ............................................................................................................... 123 13.3 Conversin de Datos ............................................................................................ 124 13.4 Lotes ..................................................................................................................... 126 14. Vacaciones................................................................................................................... 127Pg.10 Manual de Usuario - Nmina Windows 28 de Junio de 2011


14.1 Solicitud y Adelantos de Vacaciones ................................................................... 127 14.1.1 Individual (por trabajador) ............................................................................ 127 14.1.2 Generar .......................................................................................................... 128 14.2 Insertar Vacaciones .............................................................................................. 129 14.2.1 Generar Vacaciones Individual ..................................................................... 129 14.2.2 Generar Vacaciones Colectivas ..................................................................... 131 14.3 Generar archivo plano de Vacaciones desde el Auxiliar Laboral ........................ 132 15. Clculo de Utilidades por Nmina .............................................................................. 134 16. Clculo de Utilidades por Auxiliar laboral.................................................................. 136 16.1 Generar archivo plano de Utilidades desde el Auxiliar Laboral .......................... 140 17. Liquidacin .................................................................................................................. 142 18. Clculos ....................................................................................................................... 151 18.1 Monto del Salario Mnimo Vigente...................................................................... 151 18.2 Clculo del Salario de Cotizacin del S.S.O. ....................................................... 151 18.3 Clculo del Seguro Social Obligatorio (S.S.O.) ................................................... 152 18.4 Clculo del valor de una Hora Extra Diurna ........................................................ 152 18.5 Clculo del Salario de Jornada Nocturna o Bono Nocturno ................................ 154 18.6 Clculo del Valor de una Hora Extra Nocturna .................................................. 155 18.7 Calculo de Retencin de Ley de Poltica Habitacional (L.P.H.) .......................... 155 18.8 Salario a Utilizar para Calcular las Vacaciones ................................................... 156


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1.

IntroduccinEl presente manual tiene como objetivo fundamental brindarle al usuario del Sistema de Nmina las instrucciones bsicas para su uso, es decir, de ste obtendr las indicaciones necesarias para el correcto manejo del programa y por ende la obtencin ptima de resultados. El sistema est diseado para ofrecerle mxima rapidez y exactitud en la elaboracin de sus Nminas. Cabe destacar que el manual est dirigido exclusivamente a la orientacin funcional del sistema, es decir, los procedimientos a seguir en la utilizacin del mismo, constituyendo una gua para crear y trabajar Nmina y no hace referencia en lo absoluto a la instruccin de la normativa legal. Este sistema ha sido elaborado por un equipo multidisciplinario de especialistas de Glac Software y su diseo est orientado para ofrecerle mxima rapidez y exactitud en las operaciones de nmina de su empresa. El Manual del Usuario es una gua de consejos prcticos que le permite obtener un mayor rendimiento en el uso de su sistema.

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2.

ConfiguracinEl sistema de nmina, efecta operaciones de clculos, las cuales para su correcto funcionamiento requieren que ciertas opciones de la configuracin regional de Windows se encuentren con los valores adecuados. Para consultar y de ser necesario hacer los cambios, vaya al el botn de inicio de Windows y seleccione la opcin Configuracin Panel de Control y luego de la ventana que aparece haga doble clic en el icono Configuracin regional.

Figura 1.

Icono Configuracin regional en el Panel de Control.

En la primera pestaa que aparece activada Configuracin regional verifique que el valor sea Espaol (Venezuela).

Figura 2.

Ventana Configuracin regional.

Luego haga clic en el botn Personalizar seguidamente seleccione la pestaa Nmero y all verifique y modifique si es necesario los valores de las siguientes opciones: Smbolo decimal: . (punto). Nmero de dgitos decimales: 2 (dos). Smbolo de separacin de miles: , (coma). Separador de listas: , (coma).


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Figura 3.

Pestaa Nmero de la ventana Configuracin regional.

Haga clic en la pestaa Moneda y all verifique y modifique si es necesario los valores de las siguientes opciones: Smbolo de moneda: Bs. (bolvares). Smbolo decimal: . (punto). Nmero de dgitos decimales: 2 (dos). Smbolo de separacin de miles: , (coma). Nmero de dgitos en grupos: 3 (tres).

Figura 4.

Pestaa Moneda de la ventana Configuracin regional.

Pg.14



3.

Aspectos GeneralesA continuacin se presenta toda la informacin necesaria para utilizar el sistema. Lea esta seccin para conocer las caractersticas generales de las ventanas y mens, adems de informacin que puede serle til.

3.1

Nomenclatura

Cuando un texto aparece escrito en este tipo de letra, es un comando, tecla o texto que aparece en su computador. Cuando aparece Usuario insertar indica que debe acceder a las opciones indicadas, desde la barra de men. Cuando el texto aparece entre se refiere a una tecla que se encuentra en su teclado. Por ejemplo , se refiere a la tecla que se encuentra en la parte superior de su teclado identificada con F6. Ejemplo: Usuario (es un men), , (las teclas), NMINA (es el comando que se escribe para ingresar al sistema) En este manual significa lo mismo , y . En su teclado aparecen de una forma u otra dependiendo de si est en Espaol o en Ingls.

3.2

Entrar al Sistema

Despus de instalar el sistema se cre automticamente un acceso directo del sistema, para ejecutar el sistema haga doble clic en el icono de acceso directo. A continuacin obtendr la pantalla de presentacin del sistema. Haga clic en el botn de continuar para entrar al sistema. El sistema le solicitar el Nombre del usuario y la Clave (password), coloque como nombre la palabra JEFE y como clave JEFE, si usted no ha creado su clave de seguridad.

Figura 5.

Ventana de Acceso al Programa


Pg.15


3.3

Seguridad

El sistema contiene varias funcionalidades de seguridad, una de ellas es permitir que cada uno de los usuarios del sistema tenga una clave personal y un nivel de acceso definido segn sus funciones. Tambin permite personalizar el acceso de los usuarios a las diferentes Empresas que se hayan definido en el sistema. Los niveles de acceso son establecidos por el supervisor del sistema. Para entrar por primera vez al sistema utilice tanto para usuario como para clave la palabra: JEFE Usted puede acceder la opcin de seguridad o configuracin de usuario, seleccionando del Men Principal la opcin Mens Seguridad estando en el men Seguridad seleccione Usuario Insertar. Se mostrar la siguiente ventana.

Figura 6.

Ventana Insertar Usuario.

-

Nombre (Login): ingrese en nombre o login del usuario que va a insertar. Es Supervisor: active si el usuario es supervisor. Nombre y Apellido: indique el nombre y el apellido del usuario. Cargo: ingrese le cargo del usuario. E-mail: indique una direccin de e-mail para este usuario.

Para seleccionar el nivel de acceso para este usuario active los diferentes mdulos en la lista, para acelerar el proceso puede ayudarse con los botones ubicados en la parte derecha de la lista. Una vez terminado el proceso de activacin de los mdulos presione o el botn Grabar. A continuacin le aparecer una ventana solicitando que ingrese el password del usuario y la confirmacin del mismo.

Figura 7.

Ventana Insertar Usuario

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3.4

Salir del Sistema

Una vez concluidas las operaciones con el sistema y estando posicionado en el del mismo, escoger del men principal la opcin G Salir o presionar Ctrl. Q. El sistema pedir confirmacin con relacin a la salida, enviando el siguiente mensaje:

Figura 8.

Ventana salir del sistema.

Si presiona la tecla N, el sistema le retornar a la pantalla principal. Si por el contrario presiona la letra S o Y sale del sistema y le enva al escritorio (desktop) de Windows.

3.5

Interface Grfica

Esta rea es la presentacin en pantalla (parte superior izquierda) de los submens correspondientes al men en el que usted se encuentre posicionado.

3.5.1

rea de Men

Este trmino hace referencia a la parte superior de la pantalla del sistema donde se presenta una serie de opciones.

Figura 9.

Ventana Men Principal.


Pg.17


3.5.2

Herramientas Grficas

El sistema de Nmina como la mayora de las aplicaciones bajo Windows tiene objetos grficos que permiten realizar la operaciones bsicas de manipulacin de datos. Entre estas herramientas tenemos las siguientes: Cajas de texto: permite ingresar determinados tipo de dato, tanto texto como numrico.

Figura 10.

Ejemplos de cajas de texto

Lista desplegable: estas listas ofrecen un nmero limitado de opciones de las cuales se debe seleccionar al menos una de ellas.

Figura 11.

Ejemplo de Lista desplegable.

Lista de seleccin mltiple: Esta herramienta presenta una o varias opciones de las cuales se pueden activar desde ninguna hasta todas.

Figura 12.

Ejemplo de Lista de seleccin mltiple.

Lista de seleccin simple: Esta lista de seleccin presenta dos o ms opciones de las cuales se debe seleccionar solo una y siempre aparecer por defecto una de ellas activada.

Figura 13.

Ejemplo de lista de seleccin simple.

Botn de accin especifica: Estos botones ejecutan una accin especifica que generalmente estn asociada a los datos presentados junto a ellos, es decir, si estamos

Pg.18



en una insercin de datos, lo botones permitirn guardar los datos ingresados o por el contrario, salir de la ventana sin insertar la informacin.

Figura 14.

Ejemplo de botones

Fichas y sus pestaas: En algunos casos la insercin, modificacin o consulta de datos se presenta clasificada u ordenada en fichas a las cuales se accede haciendo clic en las pestaas que asoman y las cuales dan nombre a estas fichas.Pestaas

Figura 15.

Ejemplo de Pestaas

Herramienta de fecha: Cuando el dato solicitado es de tipo fecha, aparece esta herramienta, que permite seleccionar ms fcilmente la fecha deseada. Si se desea introducir los datos por teclado, solo se debe hacer clic la caja de texto y teclear la fecha. Para moverse a cada uno de los datos que componen la fecha (da, mes y ao) presione . (punto).

Figura 16.

Ejemplo de Herramienta fecha

3.6

Manejo de Mdulos y Opciones del Men

Los Mdulos fundamentales del sistema, que se encuentra en el rea del Men Principal son: G, Compaa, Tipo de Nmina, Definicin de Conceptos, Nmina, AD Nmina, AD Personal, Trabajador, Prestamos, Anticipos, Diseador, y Mens. Para acceder a las opciones que se despliegan de cada uno de los Mdulos o mens, haga clic con el ratn en el men deseado y seleccione la opcin, o presione la tecla + la letra subrayada del ttulo del men. Tambin puede utilizar las teclas direccionales para posicionarse en la opcin deseada y luego presionar la tecla , y as acceder, automticamente, la opcin.


Pg.19


Las teclas direccionales se encuentran identificadas en su teclado por los siguientes smbolos y le permite moverse hacia la izquierda, derecha, arriba y abajo respectivamente. Al pasar de un Mdulo a otro, o a un submen usted podr apreciar las diferentes opciones que ofrece cada uno de ellos. Por ejemplo: En los mdulos u opciones del Men Principal, aparecen entre otras, las opciones Consultar, Insertar, Modificar, Listar, y Eliminar, las cuales permiten manipular estos conceptos, fundamentales en el manejo del sistema. En la prxima seccin del manual estas opciones se explican ms ampliamente.

Figura 17.

Ejemplo de Opciones de Men

Consultar El proceso de consulta est presente en todos los mdulos de entrada de datos. La consulta conduce a un dato especfico donde usted se podr desplazar dentro de esta opcin, con los botones anterior y siguiente, permitindole guiarse fcilmente hasta obtener la informacin deseada. Si se coloca algn dato errado o simplemente se solicita un registro no incluido, el sistema le presentar el siguiente mensaje:

Figura 18.

Mensaje de Advertencia de Consultar.

Insertar Esta opcin es la que permite la inclusin y registro de todos los datos del sistema. El sistema presenta de forma automtica la pantalla solicitada, con todos los campos vacos o con el valor por defecto (por Ej. las fechas aparecen con la fecha del da actual). Para pasar de un campo al siguiente presione o haga clic en el prximo campo y para ir al campo anterior presione + . Una vez que haya colocado todos los datos presione la tecla para grabarlos o haga clic en el botn grabar. Este proceso se efectuar tantas veces como registros se desee incluir. Nota: Cuando decimos grabar significa que el sistema almacena la informacin en el archivo de la base de datos en su disco duro.

Pg.20



Modificar Para realizar una modificacin de datos contenidos en el sistema, ubquese y seleccione el registro a modificar, de forma anloga a la opcin Consultar. Es imprescindible que presione la tecla o haga doble clic para acceder a l, una vez que lo haya ubicado. A partir de all, el cursor se posicionar en cada uno de los campos susceptibles de ser modificados, permitiendo realizar los respectivos cambios. Cuando haya finalizado, presione la tecla para grabar o haga clic en el botn Grabar, para guardar dichos cambios o en caso contrario. Eliminar Para ejecutar esta opcin ubquese y seleccione el registro a eliminar (de forma anloga a la opcin Modificar o Consultar), una vez que lo tenga ubicado presione la tecla para acceder a l, y luego la tecla para eliminarlo. El sistema solicita la confirmacin del proceso, enviando el siguiente mensaje:

Figura 19.

Ventana de confirmacin para eliminar registro.

Al responder afirmativamente, el sistema proceder. Nota: Una vez eliminada la informacin no puede ser recuperada pues al eliminar, borra la informacin de la base de datos donde previamente se haba grabado.

3.7

Mensaje de Ayuda

El mensaje de ayuda consiste en un comunicado de forma escrita que se presenta ocasionalmente en pantalla, con la finalidad de advertir y orientar sobre la accin a ejecutar.

Figura 20.

Ventana de ejemplo de mensaje de ayuda.

3.8

Descripcin del Men G

Este men contiene, de forma general, informacin del sistema, as como opciones de configuracin:


Pg.21


Figura 21.

Men G desplegado

3.8.1

Acerca de

Presenta una pantalla que muestra informacin general sobre el sistema de Nmina, su versin y sus autores.

3.8.2

Glac Software

Empresa dedicada al desarrollo e implantacin de sistemas Computarizados, fundamentalmente en el rea fiscal, financiera, administrativa y contable. En esta seccin tambin se presenta una pantalla de Informacin de la Empresa as como una lista de los productos Glac.

3.8.3

Escoger Empresa

Permite escoger la empresa con la cual se va a trabajar.

3.8.4

Activar Modo Avanzado

Esta es una funcin especial que le dara acceso a otros procesos en los mens opciones que slo podrn ser utilizadas con una instruccin especfica. La mala utilizacin de cualquiera de estas opciones puede causar daos irreversibles en las bases de datos. Estas opciones son por lo general, de uso reservado para el usuario del sistema y su acceso debe ser restringido, pues en algunos casos puede causar DAOS IRREVERSIBLES a los datos registrados en el sistema. Si requieres utilizarlos y no est familiarizado con estas opciones le recomendamos que se comunique con el Departamento de Soporte Tcnico de Glac Software. De igual manera, es apropiado que al momento de usar cualquiera de las opciones se encuentre presente alguien con conocimientos tcnicos o el supervisor de la red (si es el caso). Para tener acceso a las opciones especiales usted debe entrar al sistema con clave de acceso total, ir al Men G seleccione la opcin Activar Modo Avanzado, y aceptar el mensaje que aparece.

Pg.22



Figura 22.

Men Activar modo Avanzado.

3.8.5

Administre su Licencia

En esta seccin se muestra una ventana con dos opciones: la primera permite visualizar el Contrato de Licencia de Usuario (CLU) y la segunda con la que se puede Desinstalar Licencia. El proceso de Desinstalar Licencia elimina la proteccin de este computador para que la misma sea colocada en otro computador. Solo aparece en usuario adicional de multiusuario o en Demo.

3.8.6

Configuracin de Impresin

En el submen Configuracin de Impresin encontrar diferentes opciones para optimizar y personalizar a sus necesidades las opciones de impresin. Estas opciones estn clasificadas en dos grandes grupo: Impresin Grafica e Impresin Texto.

3.8.6.1 Impresin GrficaEsta configuracin aplica a todos aquellos reporte en modo grfico. Esta configuracin contiene las siguientes pestaas: Pestaa Impresora Especificar calidad de impresin: si se activa esta opcin es posible configurar el siguiente parmetro llamado Calidad de la impresin. Calidad de impresin: Los valores disponibles para configurar son: Borrador, Alta, Baja y Normal. Lo cual le indica a la impresora la calidad grafica de los reportes. Escoger Impresora al imprimir: Al activar esta opcin, cada vez que se mande a imprimir cualquier informe grfico, el sistema abrir la ventana de Windows Imprimir Donde puede indicar, entre otras cosas, la impresora a usar. Ver figura 16


Pg.23


Figura 23.

Ventana Configuracin de Impresin Impresoras

Pestaa Reportes. Imprimir Fecha de Emisin: active si desea que en los informes se indique la fecha y hora de emisin en que fue impreso. Imprimir Nro. de Pgina: active si desea que las hojas de los informes sean numeradas. Ver Figura 22.

Figura 24.

Ventana Configuracin de Impresora Reportes

Pestaa Mrgenes Generales (a usar en este Equipo) Esta opcin le permite configurar los mrgenes al imprimir los reportes que emite el sistema (excepto planillas y formatos especiales). Es muy til cuando se requiere ajustar los mrgenes en impresoras, que tiene un rea de impresin reducida, lo cual hace que los informes salgan incompletos o recortados en la parte superior o izquierda. Tambin es de utilidad cuando los reportes se imprimen en papel con membrete o se van a empastar lo cual requiere que la informacin se empiece a imprimir mas abajo o mas a la derecha.

Pg.24



Los reportes que utilizan Mrgenes Generales, tomaran la configuracin que usted aqu asigne al momento de prepararse para Mostrar o Imprimir. Esta configuracin aplica solo para este computador. Cada usuario tiene su propia configuracin, es decir, al cambiarlo solo se aplica al Usuario Actual. Ver Figura 23

Figura 25.

Ventana Configuracin de Impresora. Mrgenes

Pestaa Mrgenes Especiales (aplicables a los Reportes) La configuracin de Mrgenes Especiales le permite para el reporte que seleccione, asignar las propiedades de Mrgenes, Orientacin de Pgina y Tamao de Papel que usted considere necesarias para la correcta impresin de su impresora. Las modificaciones aqu realizadas aplicaran para el reporte, lo cual significa que todos los usuarios que acceden al sistema tambin lo imprimirn con la configuracin que usted haya designado.

Figura 26.

Ventana Configuracin de Impresin. Mrgenes Especiales


Pg.25


3.8.6.2 Impresin Modo TextoEscoja primero la pestaa Ver Impresora Actual, para que el sistema le indique cual es la impresora que tiene predeterminada, si no corresponde con la que usted utiliza, solicite la opcin de Cambiar Impresora Actual. En la pestaa Escoger Impresoras y ubique su impresora y modelo predeterminada. Nota: En el manual de usuario de su impresora puede obtener informacin con que otro modelo es compatible en el caso de que no aparezca en la lista que le muestra el sistema.

Figura 27.

Ventana Configuracin de Impresin Modo Texto(DOS)

3.8.7

Configuracin de Respaldo

El software Glac permite ser configurado de forma que realice peridicamente respaldo de los datos. Para hacer los cambios necesarios de acuerdo a sus necesidades active modo avanzado desde al men G Activar Modo Avanzado y acepte el mensaje de advertencia. Luego vaya de nuevo al men G Configuracin de Respaldo y en la ventana que aparece modifique las siguientes opciones: - Respaldar Automticamente la informacin de la Base de Datos?: si est activa el sistema har respaldo automtico de toda la informacin ingresada al sistema. - Ejecutar Respaldo cada __ das(s): en este parmetro se indica cada cuantos das se realizar el respaldo automtico. - Ruta del respaldo automtico. puede seleccionar cualquier directorio disponible en su PC (incluyendo unidades lgicas). Ver Figura 26

Pg.26



Ruta de Ejemplo

Figura 28.

Ventana Configuracin del Respaldo.

3.8.8

Salir

Esta opcin le permite salir del Sistema.

3.9

Copiar y Pegar

El sistema tiene las facilidades del ambiente Windows. Por lo tanto en cualquier campo numrico o alfanumrico Ud. puede marcar el texto, presionar el botn derecho del Mouse y tendr acceso a las opciones de deshacer (undo), cortar (cut), copiar (copy), pegar (paste), borrar (delete) y seleccionar todo (select all).

Figura 29.

Ejemplo del Men Copiar y Pegar

Estas opciones tienen la facilidad de copiar informacin de un campo a otro tal y como Ud. Trabaja en el ambiente Windows.

3.10 Teclas de Acceso Rpido3.10.1 Teclas de FuncionesF2: utilizada en las operaciones de bsqueda, permite ir al registro inmediato anterior al actual. Cuando se est modificando un registro permite grabar los cambio e inmediatamente ir al registro anterior para tambin ser modificado. F3: utilizada en las operaciones de bsqueda, , permite ir al registro inmediato siguiente al actual. Cuando se est modificando un registro permite grabar los cambio e inmediatamente ir al registro siguiente para tambin ser modificado.


Pg.27


F6: es la tecla funcional de la accin. Se utiliza para grabar un registro, eliminarlo, imprimir un reporte y una vez que realiza cualquiera de estas acciones sale de la subpantalla (volver a la pantalla anterior). F7: le permite escoger, desde la pantalla principal, la Empresa con el cual se desea trabajar. F10: permite el acceso al men horizontal ubicado en la parte superior de la pantalla.

3.10.2 Teclas EspecficasCtrl: ubicada en la parte inferior izquierda y derecha del teclado. Presionndola sola no realiza ningn proceso, conjuntamente con otra tecla si realiza acciones especficas. Ejemplo: Ctrl. + Q: permite salir del sistema. Ctrl. + Home: en la opcin listar, coloca el cursor en la primera lnea de la primera pgina del listado. Ctrl. + End: en la opcin listar, coloca el cursor en la ltima lnea de la ltima pgina del listado. Ctrl. + C: copia un trozo de texto en un rea de texto. Ctrl. + V: pega un trozo de texto en un rea de texto, previamente copiado o cortado. Esc: ubicada en la parte superior izquierda de su teclado, le permite salir de las ventanas y del sistema. *: permite realizar bsquedas. Delete: suprimir, borrar. End: (Fin). En un campo: Coloca el cursor al final del texto o nmero que se est ingresando. Home: (inicio). En un campo: Coloca el cursor al inicio del texto o nmero que se est ingresando. Tab: avanza al siguiente campo cuando se estn insertando o modificando datos en una subpantalla. Shift Tab: retrocede al campo anterior cuando se estn insertando o modificando datos en una subpantalla.

Pg.28



4.

Primeros PasosPara empezar a trabajar con el sistema de NMINA debe seguir los siguientes pasos. A continuacin presentamos el ciclo general con el que usted podr comenzar a trabajar con su programa Nmina.

1.- Instale su Programa

Listo!!!

2.- Cree la Compaa

9 .- Respalde sus datos

3.- Inserte el tipo de Nmina

8.- Solicite los Informes

4.- Parametrice su Programa

7.- Calcule la Nmina

5.- Inserte los Trabajadores

6.- Inserte los conceptos de asignacin y deduccin


Pg.29


Crear Compaa

Una caracterstica importante del sistema de NMINA es que permite al usuario trabajar con tantas compaas como desee, es decir, es multicompaa. Para crear un compaa, usted debe seguir los siguientes pasos: Desde el escoja al men Compaa Insertar el sistema le mostrar la siguiente ventana.

Figura 30.

Ventana Insertar Compaa.

-

Razn Social: introduzca la razn social (nombre) de la compaa. Cdigo: este campo es automtico lo genera el sistema. R.I.F indique el nmero de R.I.F de la compaa. N.I.L indique el nmero de Nmero de Identificacin Laboral (N.I.L.) de la compaa. - Maneja clculos de Nmina: desmarque esta opcin si desea emplear el sistema slo como un auxiliar de personal. - Da / Mes de cierre: indique el da y mes de cierre fiscal de la compaa.

Pg.30



Pestaa Datos Generales

Figura 31.

Pestaa Datos Generales.

Seccin Datos de Registro de la Compaa - Tipo de Empresa: seleccione el tipo de empresa que maneja, lo valores disponibles son: Sector Privado y Sector Pblico. - Riesgos IVSS: seleccione de la lista desplegable el riesgo de la empresa segn su tipo. Los valores disponible son: Mnimo, Medio y Mximo. - N Cuenta Nmina: indique el nmero de cuenta de la nmina. - N Cuenta R.P.V.H. y N Contrato R.P.V.H.: indique el nmero de la cuenta donde se realiza el aporte patronal al Rgimen Prestacional de Vivienda y Hbitat R.P.V.H. asi como el nmero de contrato asociado. Seccin Nros. / Cdigos Afiliacin - N I.V.S.S.: indique el nmero patronal asignado por el Seguro Social. - Fideicomiso: ingrese el cdigo para el fideicomiso. - I.N.C.E: ingrese el cdigo para el Instituto Nacional de Cooperacin Educativa I.N.C.E. - R.P.V.H.: ingrese el cdigo para el Rgimen Prestacional de Vivienda y Hbitat R.P.V.H. Seccin Porcentajes de Aportes - Porcentaje de Aportes Patronal y Empleados: el sistema muestra los porcentajes que exige la Ley, mas usted puede cambiar los valores segn sea el caso de la empresa a insertar para los siguientes valores: o Seguro Social Obligatorio (I.V.S.S.) o R.P de Vivienda y Hbitat (R.P.V.H.) o Rgimen P. de empleo. o Instituto Nacional de Cooperacin Educativa - I.N.C.E. Seccin Programa de Alimentacin - Otorga beneficio del Programa de Alimentacin: active esta opcin si aplica.


Pg.31


- A travs de: seleccione de la lista la opcin que maneja para el programa de alimentacin. Los valores disponibles son: No Aplica, Comedor, Ticket de Alimentacin y Tarjeta Electrnica. Seccin Otros Datos - Cdigo C.I.I.U: ingrese el cdigo de C.I.I.U a la cual pertenece la compaa. - Da de pago obreros: Indique si en su caso maneja nmina de obreros, el da de la semana en que se realizar el pago en la nmina de tipo Obreros. Pestaa Registro/ Rep. Legal

Figura 32.

Pestaa Registro/Rep legal.

Seccin Datos Registro Mercantil - Registro Mercantil: ingrese el registro mercantil de la compaa. - N de Registro: ingrese el nmero del registro mercantil de la compaa. - Tomo: ingrese el nmero de tomo donde fue guardado el registro mercantil de la compaa. - Fecha de Registro: ingrese la fecha del registro mercantil. Seccin Datos Representante Legal - Nombre: indique el nombre del representante legal de la compaa. - N de CI: indique el nmero de cdula del representante legal de la compaa. - Cargo: indique el cargo del representante legal de la compaa.

Pg.32



Pestaa Direccin

Figura 33.

Pestaa Direccin.

-

Direccin: ingrese la direccin legal de la compaa. Estado: ingrese el estado donde est ubicada la compaa. Localidad: ingrese la localidad donde est ubicada la compaa. Municipio: ingrese el municipio donde est ubicada la compaa. Parroquia: ingrese el parroquia donde est ubicada la compaa. Ciudad: ingrese la ciudad donde est ubicada la compaa. Aptdo./Zona Postal: ingrese el apartado y cdigo postal de la compaa. Telfono: ingrese los nmeros telefnicos de la compaa. Fax: ingrese el nmero de fax de la compaa. E-mail: ingrese la direccin de correo electrnico de la compaa. Pas: este dato viene indicado en el sistema automticamente, no puede ser modificado.

Pestaa Minpptrass (Ministerio del Trabajo)

Figura 34.

Pestaa Minpptrass.

- Cdigo Identificacin: indique el nmero de identificacin ante el Ministerio del Trabajo.Manual de Usuario - Nmina Windows 28 de Junio de 2011 Pg.33


-

Fecha fundacin: seleccione la fecha de fundacin de la compaa. Capital Pagado: ingrese el capital pagado. Nombre Anterior: ingrese el nombre anterior. Direccin Anterior: ingrese la direccin anterior. Nmero del Establecimiento: ingrese el nmero del establecimiento. Horas Semanales Trabajadas: indique el nmero de horas semanales trabajadas. Turnos Diarios Trabajados: indique los turnos laborables. Nmero de la empresa: ingrese el nmero de la empresa. Es sucursal: seleccione si es sucursal. Nombre del dueo: ingrese el nombre del dueo. Siglas: ingrese las siglas de la compaa si existen. Cdigo sucursal: indique el cdigo de sucursal si aplica en su caso.

Pestaa Niveles Dpto.

Figura 35.

Pestaa Niveles Dpto.

Seccin Niveles de Estructura Jerrquica - Ingrese los niveles de departamentos de la compaa. Nota: como se muestra en la pantalla, solo los nombres de los niveles pueden ser modificados una vez creada la compaa. Debe seguir los parmetros mostrados en pantalla para el cdigo de la compaa. - Longitud mxima del cdigo. - Longitud actual del cdigo. - Estructura actual del cdigo. - Usa Ceros (0) a la Derecha: active esta opcin si desea que el cdigo del nivel sea rellenado con ceros a la derecha despus del nmero indicado ejm: 2500000000000 Pestaa Contabilizacin Si usted requiere contabilizar sus operaciones en el sistema debe activar la opcin Usar contabilizacin y a continuacin configurar la Longitud y nombre de los niveles de cuenta a fin de definir la estructura que tendrn sus cuentas contables.Pg.34 Manual de Usuario - Nmina Windows 28 de Junio de 2011


Figura 36.

Pestaa Contabilizacin.

Pestaa de Contrato/Firmante En esta pestaa se deben indicar los datos de las personas autorizadas a firmar documentos como cartas de trabajo y/o de fideicomiso. En este caso debe indicarse el Nombre, Nmero de C.I. y Cargo de la(s) personas firmantes.

Figura 37.

Pestaa de Contrato/Firmante.

Pestaa Seguridad Aqu usted puede determinar cules usuarios tendrn acceso a trabajar con esa compaa, si Todos o algunos de ellos.


Pg.35


Figura 38.

Pestaa Seguridad

Luego de ingresar todos los datos solicitados presione o el botn Grabar, le aparecer el siguiente mensaje.

Figura 39.

Ventana de advertencia.

4.1

Insertar Tipo de Nmina

Esto quiere decir que el sistema le pedir la informacin o los datos para la primera nmina. Indique los datos de la primera nmina con la cual usted desea trabajar.

Figura 40.

Ventana insertar nmina.

- Nombre: indique el nombre de la nmina.

Pg.36



- Tipo de Contrato: el tipo de contrato para la nmina que va a insertar siempre ser Ley Orgnica del Trabajo. Pestaa Datos Bsicos. Seccin Patrn de Generacin Periodos de pago - Generacin: seleccione de la lista desplegable la opcin para la cual va a generar la nmina. - Ao/mes Inicio: seleccione la fecha de inicio de la nmina. - Asignar Lunes por: seleccione de la lista la opcin que usted maneja, para efecto del nmero de lunes que entran en el clculo de retencin de SSO. Esta opcin nicamente estar activa si el tipo de Generacin es Quincenal y los valores disponibles son: Totales del mes y Habidos entre Fechas. Seccin Tipo de Jornada / Duracin - Jornada: seleccione de la lista la jornada de trabajo asociada a la nmina que va a insertar. Los valores disponibles son: Lunes a Viernes o Lunes a Sbados. - Diurna: indique el nmero de horas de la jornada diurna. - Nocturna: indique el nmero de horas de la jornada nocturna. - Sabatina: indique el nmero de horas de la jornada sabatina. Nota: Recuerde que el sistema muestra los valores que usualmente se indican para la duracin de la jornada diaria y los cuales estn basados en la Ley. - Medio Tiempo: indique el nmero de horas de la jornada de medio tiempo. - Descripcin del horario de trabajo: introduzca una breve descripcin. Seccin Otras caractersticas - En esta fecha de calcularn prestaciones?: permite indicar cual ser la nmina de fin de mes para el clculo de prestaciones, nicamente se activar cuando el tipo generacin sea catorcenal. - Nmero de das entre periodos: este campo es automtico depende de la opcin que escoja en la lista desplegable Generacin Ej. si escoge en Generacin la opcin semanal este campo toma el valor de 7. - Contar semanas por das de inicio: active esta opcin si desea llevar el control de las semanas por das de inicio. nicamente estar disponible para tipos de generacin de nominas semanales. Pestaa Seguridad Aqu usted puede determinar cules usuarios tendrn acceso a trabajar con esta nmina, si Todos o algunos de ellos.

Figura 41.Manual de Usuario - Nmina Windows 28 de Junio de 2011

Pestaa Seguridad.Pg.37


4.2

Escoger Compaa

Para escoger una compaa presione o valla al seleccione el men Compaa Escoger, el sistema le mostrar la siguiente ventana.

Figura 42.

Ventana Escoger Compaa.

- Razn Social: indique el nombre de la compaa con la cual usted va a trabajar o presione * , para que el sistema le muestre la lista de todas las existentes. - Tipo de Nmina: indique el nombre de la NMINA con la cual desea usted trabajar o presione * para que el sistema le muestre la lista de las existentes. Luego presione el botn Escoger.

4.3

Insertar Trabajador

El mdulo de trabajador tiene como finalidad agrupar todos los datos de los trabajadores que laboran en su compaa segn el tipo de nmina al cual pertenecen. Nota: Los trabajadores no podrn ser eliminados si con anterioridad se incluyeron en una nmina ya pasada al histrico (Ver Generar Nmina), solo se le podr cambiar su status a retirado. Ver Trabajador Cambiar Status en el . Para insertar los trabajadores vaya al seleccione el men Trabajador Insertar el sistema mostrar la siguiente ventana.

Pg.38



Figura 43.

Ventana Insertar Trabajador.

-

Cdigo: este campo es automtico, lo genera el sistema. Apellidos: indique los apellidos del trabajador. Nombres: indique los nombres del trabajador. Cdula Identidad: indique el nmero de cdula del trabajador. N R.I.F: ingrese un nmero de RIF si lo amerita. N de Asegurado: ingrese el nmero de asegurado del trabajador que est insertando - Categora: de la lista desplegable escoja la categora a la cual pertenece el usuario que est insertando. Los valores disponibles son: Obrero, Empleado, Propietario, Gerente Director, Familiar NR, Aprendices, Jornada Inferior Normal y Con Discapacidad. Seccin Fechas Nacimiento/Ingreso - Nacimiento: indique la fecha de nacimiento del trabajador. Este campo es muy importante ya que por medio de ella se calcula la edad del trabajador y si no la incluye al momento de ser calculadas las deducciones de ahorro habitacional y seguro social pueden no salir o contener datos errados, pues ambas deducciones dependen de la edad del trabajador. - Ingreso: indique la fecha de ingreso del trabajador a la compaa. - Edad: este campo es automtico lo genera el sistema dependiendo de la fecha de nacimiento del trabajador que ingrese. Seccin Salarios - Mensual: cuando el tipo de nmina es quincenal o mensual se debe indicar el salario mensual que va a percibir el trabajador.


Pg.39


- Diarios: cuando el tipo de nmina es semanal o catorcenal se debe indicar el salario diario que va a percibir el trabajador. - Promedio: ingrese el salario promedio de trabajador. - Salario Cotizacin S.S.O. (Seguro Social Obligatorio), Salario Cotizacin L.R.P.E. (Ley del Rgimen Prestacional de Empleo): es calculado por el sistema y depender del sueldo mensual que ingrese en el campo mensual. Pestaa Personales

Figura 44.

Pestaa Datos Personales.

-

Sexo: seleccione de la lista el tipo de sexo del trabajador. Zurdo S/N: active la opcin si el trabajador es zurdo. Estado Civil: seleccione de la lista el estado civil del trabajador. Nivel Educativo: seleccione de la lista desplegable el nivel educativo del trabajador. Grado Aprobado: ingrese el grado aprobado dependiendo del nivel que utilice en la lista Nivel Educativo. Inicio Profesin: seleccione la fecha de inicio de profesin del trabajador. Cdigo Ocupacin: presione 1 para buscar el cdigo de profesin en una lista. Centro Asistencial: indique el cdigo del centro asistencial asignado al empleado de acuerdo a su tarjeta de S.S.O. Grupo sanguneo: seleccione el Tipo de sangre del trabajador de las opciones: A, B, AB y O. Y el Factor de las opciones: Positivo o Negativo. Libreta militar: debe indicar el nmero del documento. Pas Origen: indique el pas de origen del trabajador. Entidad Federal: indique la entidad federal de procedencia del trabajador. Ciudad: indique la ciudad donde curs estudios el trabajador. Municipio: indique el municipio de procedencia del trabajador. Parroquia: indique el municipio donde curs estudios el trabajador. Direccin Habitacin: indique la direccin de habitacin actual del trabajador. Telfonos: ingrese el nmero telefnico del trabajador. E-mail: ingrese una direccin de correo electrnico del trabajador.

1

Ingrese un asterisco (*) luego presione la tecla Enter Manual de Usuario - Nmina Windows 28 de Junio de 2011

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Pestaa Laborales

Figura 45.

Pestaa Datos Laborales.

- Departamento: Seleccione el departamento al cual pertenecer el trabajador que est cargando en el programa. - Cargo: indique el cargo del trabajador. Nota: El sistema solo trae creado el departamento 99 y el cargo UNICO, para usar ms opciones estas deben ingresarse desde el men Tablas de Sistema a travs de las opciones Departamentos Insertar y/o Cargos Insertar segn sea el caso. Recuerde que los cargos se crean para cada nmina. - Recibe Ticket Alimentacin: active, si el trabajador recibe este beneficio. - Forma de pago: se pueden indicar las siguientes opciones: Valor fijo por das hbiles o Porcentaje sobre salario. - Valor actual Ticket Alimentacin: ingrese el valor del cesta ticket. - Valor anterior ticket alimentacin: este valor es usado nicamente cuando hay cambio de U.T. (Unidad Tributaria) y los Ticket Alimentacin se calculan en base a un valor fijo utilizando el valor de la U.T. - Tipo de Contrato: seleccione de la lista el tipo de contrato para el trabajador. Las opciones disponibles son: Por tiempo Indeterminado, Por tiempo Determinado y por Obra Terminada. - Fecha Fin: en los casos de contrato de tipo Por tiempo Determinado o Por Obra Terminada, debe indicarse la fecha de finalizacin. - Fecha de Retiro/Traslado: permite indicar la fecha de retiro, cuando sea el caso. - Tipo de Traslado: permite indicar el tipo de traslado, cuando sea el caso. - Motivo de Retiro: permite indicar el motivo del retiro, cuando sea el caso. - Origen/destino traslado: cuando un trabajador es trasladador a otra nomina o compaa el sistema muestra la informacin del traslado (compaa y nmina origen del traslado). - Jornada de Trabajo: seleccione la jornada de trabajo que aplicar para el trabajador. Las opciones disponibles son: Lunes a Viernes y Lunes a Sbado. - Turno de trabajo: seleccione el turno de trabajo que aplicar para el trabajador. El sistema presenta hasta 3 turnos como opciones disponibles. - N horas diurnas: ingrese el nmero de horas diurnas que aplicarn para el trabajador. - N horas nocturnas: ingrese el nmero de horas nocturnas que aplicarn para el trabajador.


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- N horas sabatinas: ingrese el nmero de horas sabatinas que aplicarn para el trabajador. - N horas mixta: ingrese el nmero de horas mixtas que aplicarn para el trabajador. - N horas bono Sb/Dom.: ingrese el nmero de horas para el bono nocturno de sbados y domingos. - Da Libre: nicamente cuando la jornada laboral es de lunes a sbado, puede indicarse cual as el da libre, lo cual permitir un adecuado clculo de vacaciones y de adelanto de vacaciones.

Figura 46.

Detalle de Da libre en pestaa Datos Laborales.

Pestaa Pago / Retenciones

Figura 47.

Pestaa Pagos / Retenciones.

- Forma de Cobro: seleccione de la lista desplegable la opcin por la cual que el trabajador cobrar. Las opciones disponibles son: Depsito, Efectivo o Cheque. - Nombre del Banco: En el caso en que la Forma de Cobro es Depsito debe Seleccionar la entidad bancaria por la cual el trabajador cobrar. Si el banco no aparece listado deber ingresarlo desde el men Tablas de Sistema a travs de la opcin Bancos Insertar. - Tipo de Cuenta: en el caso de Forma de Cobro Depsito tambin debe seleccionar el tipo de cuenta, las opciones son Ahorro, Corriente o F.A.L. - Nro. Cta. de Depsito: ingrese el nmero de cuenta del banco donde se depositar el pago del trabajador. Solo para la Forma de Cobro Depsito. Recuerde que debe ingresar el nmero de cuenta completo que contiene 20 dgitos. - Cheque a Nombre: en los casos en que la Forma de Cobro es Cheque indique a nombre de quien ira dicho documento. Nota: recuerde que si se selecciona en Forma de Cobro la opcin Efectivo o la opcin Cheque, los campos Nombre del Banco, Tipo de Cuenta, Nro. Cta. de Deposito. - Caja Ahorro (Porc / Monto): seleccione de la lista desplegable la opcin que usted maneja para el concepto de caja de ahorro, e ingrese el valor correspondiente en cada caso: % o Bolvar fuerte. - Cotiza SSO por esta empresa: active esta opcin, si cotiza S.S.O. en la empresa.Pg.42 Manual de Usuario - Nmina Windows 28 de Junio de 2011


- Porcentaje I.S.L.R: ingrese el porcentaje para el impuesto sobre la renta. Tilde slo so el trabajador supera el lmite de edad (Masc. = 60 / Fem. = 55) y seguir cotizando: las opciones disponibles para tildar son, S.S.O., R.P.E. y R.P.V.H. El sistema verificar la edad del trabajador y en caso de no cumplir con el lmite establecido mostrar el siguiente mensaje y desactivar la opcin

Figura 48.

Mensaje de advertencia para trabajadores que no tienen la edad requerida por el S.S.O.

- Depsito de Antigedad: seleccione de la lista desplegable la opcin para el depsito de antigedad, los valores disponibles son: Fideicomiso Individual, Fondo de Prestaciones y Contabilidad de la Empresa. - Cta. Depsito: indique un nmero de cuenta para el depsito de prestacin para el trabajador, este campo se habilita si toma la opcin Fideicomiso Individual en la lista desplegable. - Cuenta: en este dato debe indicar el tipo de cuenta bancaria, las opciones disponible son: Ahorro y Corriente. - Devenga Salario Variable: active si el trabajador devenga algn salario variable - Porc. excluible Art. 133 L.O.T.: ingrese el monto del porcentaje. - Frecuencia de cobro: Seleccione de las opciones disponibles. - Acumulado RPVH: en este dato debe indicarse el saldo inicial que tiene el trabajador en el banco, en caso de que exista. - Gener Prestaciones?: esta opcin nicamente se muestra en modo avanzado, y permite indicar al sistema si el trabajador ya recibi prestaciones. - Ha recibido Tickets Alimentacin?: al igual que la anterior permite indicar al sistema si el trabajador no ha recibido nunca ticket de alimentacin desde su fecha de ingreso. Pestaa Prestaciones

Figura 49.

Pestaa Prestaciones.


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- Fecha de corte: ingrese la fecha de corte para iniciar el proceso con esta versin del sistema de nmina. Seccin Antigedad - Das antigedad Art. 108: indique los das de antigedad para este trabajador. - Monto das de antigedad: ingrese el monto de das de antigedad para este trabajador. Seccin Das Adicionales - Das adicionales Art. 108: ingrese los das de antigedad segn el Art.108 - Monto das adicionales: ingrese el monto de das adicionales. Seccin Intereses - Capitalizados: ingrese el monto de intereses capitalizados por este trabajador hasta la fecha de corte. - Ganados al corte: ingrese el monto de los intereses ganados hasta la fecha de corte. - Fecha ultima vacacin cancelada: ingrese la fecha de la ltima vacacin cancelada para este trabajador. - Monto Anticipos Otorgados: En caso de haber dado anticipos de prestaciones, indique el monto de los mismos. Pestaa Cargar Familiar Ingrese los datos de carga familiar del trabajador que est ingresando. Esta informacin es importante indicarla para casos como el beneficio de Guardera, entre otros.

Figura 50.

Pestaa Cargar Familiar.

Pestaa Hist. Sueldo Ingrese los datos del histrico de sueldo que ha tenido el trabajador.

Figura 51.

Pestaa Hist. Sueldo.

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Pestaa P. Inactividad. Ingrese los datos de los periodos de inactividad que ha tenido el trabajador.

Figura 52.

Pestaa P. Inactividad.

Pestaa S. Autoliquidacin S.S.O. Ingrese los datos de los periodos de inactividad que ha tenido el trabajador. Seccin Datos para SANE - Situacin SANE: ingrese los das de antigedad segn el Art.108 Seccin Datos para Ingreso TIUNA - Tipo de Trabajador: Corresponde a la relacin laboral que exista entre el trabajador y el Empleador. Los valores disponibles son: Medio Tiempo, Pasante, Conserje, Adolescente y Aprendiz, Domsticos, Rural, Urbano, y A Destajo. - Ocupacin OCEPRE: est relacionado con el oficio o funcin que desempea el trabajador dentro de la Empresa o con el Empleador (Domsticos), los cuales son los manejados por la OCEPRE (Oficina Central de Presupuesto). - Condicin TIUNA: Corresponde al estatus en que se encuentra el trabajador, las opciones disponibles son: Normal, Pensionado o Jubilado. Seccin Datos para Egreso TIUNA - Tipo de Egreso: Corresponde al tipo de egreso o motivo del fin de la relacin laboral. Las opciones disponibles son: Jubilacin, Despido Injustificado, Despido Justificado, Fallecimiento, Nunca labor en la Empresa, Renuncia, Terminacin de Contrato, Transaccin Laboral o Traslado a otra Empresa. Esta opcin nicamente est disponible en Modo Avanzado, y cambia automticamente cuando es modificado el estatus del trabajador.

Figura 53.Manual de Usuario - Nmina Windows 28 de Junio de 2011

Pestaa P. Inactividad.Pg.45


Una vez que haya cargado todos los datos solicitados en las diferentes pestaas presione o el botn Grabar. Pestaa Sector Pblico En los casos de que el tipo de empresa es Sector Pblico, se muestra la siguiente pestaa:

Figura 54.

Pestaa Sector Pblico.

- Tipo de Personal: Corresponde a la relacin laboral que exista entre el trabajador y el Empleador. Los valores disponibles son: Docente, Administrativo, Gerente y Otros. - Prima de jerarqua: dependiendo del tipo de personal, puede indicar el valor de este dato. - Compensacin: en los casos en que el tipo de personal es Gerente o Administrativo, puede indicar el valor de la Compensacin. - Adems indique los siguientes datos: Grado, Paso. - N de expediente: indique el nmero asociado al expediente del trabajador. - Fecha Ingreso Adm. Pblica: indique la fecha en que el empleado ingreso. - Cotiza IPASME: active esta opcin si el empleado cotiza en el IPASME. - Aporta Pensin de Jubilacin: active esta opcin si el empleado hace aportes a la pensin de jubilacin. -

4.4

Insertar Conceptos

Los conceptos de asignaciones y deducciones constituyen aquellos elementos que se definen basados en una interpretacin de la Ley Orgnica del Trabajo y de la Contratacin Colectiva vigente para la empresa en cuestin, siendo la base de todo el movimiento de la nmina. Las asignaciones son todas aquellas percepciones que el trabajador recibir en el perodo de pago como por ejemplo: sueldos, horas extras, bono subsidio, etc., mientras las deducciones son todas aquellas partidas que sern restadas de la remuneracin bruta percibida por el trabajador como: S.S.O., R.P.E., R.P.V.H., etc. Dentro del sistema de Nmina, usted encontrar los Conceptos Genricos los cuales se dividen en peridicos y temporales.

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Los conceptos peridicos son aquellos que permanecen en el tiempo y estn basados bsicamente por los mandatos de alguna Ley o acuerdo contractual. Los conceptos temporales no tienen una periodicidad fija, sino que pueden aplicar en una nmina, varias nminas o durante un perodo especfico. Para insertar los conceptos vaya al seleccione el men Definicin de Conceptos Insertar. El sistema le mostrar la siguiente ventana.

Figura 55.

Ventana Insertar Conceptos

- Cdigo: ingrese el cdigo del concepto. - Descripcin: ingrese la descripcin de concepto. - Formula: seleccione de la lista desplegable si el concepto usa formula bsica o avanzada. - Aplica para Caja de Ahorros: active si el concepto aplica para caja de ahorro. - Tipo: seleccione de la lista que tipo de concepto es: Asignacin, Deduccin, Aporte Patronal, o Informativo. - Aplica en: seleccione de la lista desplegable a que opcin aplica el concepto: Ad Nmina, Ad personal o Prstamos. - Base de clculo: indique que el clculo es en base a: Monto, Das, Hora Diurna, Hora Nocturna o Nro. De Items. Solo en los casos en que la base del clculo es: Das, Hora Diurna o Hora Nocturna debe indicarse adems los siguientes datos: - Salario a emplear: indique si el salario a emplear es el Bsico o el Integral. - Aplica porcentaje: si se va a emplear un porcentaje de la base del clculo tilde esta opcin e indique el valor del %. - Valor: si se va a emplear un monto fijo para la base del clculo indique el valor en este dato.Manual de Usuario - Nmina Windows 28 de Junio de 2011 Pg.47


Seccin Se utiliza para calcular Active las opciones para las cuales el concepto es acumulativo.

Figura 56.

rea de datos Se utiliza para calcular.

Pestaa Frmula. - Botn Ver Formula: Si se indic el tipo de Frmula es bsica este botn permite visualizar en el rea inferior (pestaa Frmula) el detalle de la frmula establecida para el concepto la cual puede ser modificable. - Si el tipo de formula es avanzada, esta podr ser creada a travs de los operado

Manual No Min a Windows

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tal y como se usa en

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