MANUAL MUTU - teknikkimia.usu.ac.idteknikkimia.usu.ac.id/images/FOLDER2/1-00-Manual-Mutu.pdfGUGUS KENDALI MUTU DEPARTEMEN TEKNIK KIMIA FAKULTAS TEKNIK ... Dalam upaya melaksanakan

MANUAL MUTU

GUGUS KENDALI MUTU

DEPARTEMEN TEKNIK KIMIA

FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

SEPTEMBER 2018

Nomor Dokumen : MM-GKM-TK-FT-1-00

Tanggal Terbit Edisi 1 : 15 September 2008

Tanggal Terbit Edisi 2 : 10 November 2011

Tanggal Terbit Edisi 3 : 10 November 2015

Status Revisi : 05

Direvisi Oleh : Tim GKM Departemen Teknik Kimia

FT USU

Diperiksa dan Disetujui Oleh : Ketua Tim GKM Departemen

Teknik Kimia FT USU

Disahkan Oleh : Ir. Seri Maulina, M.Si, Ph.D

Dekan Fakultas Teknik USU

GUGUS KENDALI MUTU DEPARTEMEN TEKNIK KIMIA FAKULTAS TEKNIK

No. Dokumen : MM-GKM-TK-FT-1-00 Revisi : 02 Tanggal terbit : 03 September 2018 Halaman : 1 - 29

MANUAL MUTU

Dokumen ini milik Departemen Teknik Kimia Universitas Sumatera Utara. Dilarang memperbanyak atau menggunakan informasi di dalamnya untuk keperluan komersial atau yang lainnya

tanpa persetujuan pemilik dokumen ini.

LEMBARAN PENGESAHAN

Disiapkan

Oleh

Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal

Maya Sarah S.T., M.T., Ph.D., IPM Ketua GKM

Erni Misran S.T., M.T., Ph.D. Sekretaris GKM

Okta Bani, S.T., M.T Anggota

Disahkan

Oleh

Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal

Ir. Seri Maulina, M.Si, Ph.D Dekan



MANUAL MUTU



DAFTAR DISTRIBUSI

No. Penerima Personil Tanda Tangan Tanggal

1 Fungsionaris

Departemen

Teknik Kimia USU

Ketua Departemen

Sekretaris Departemen

2 Tata Usaha

Departemen KTU

3

Kepala Laboratorium

Ka. Lab. Kimia Analisa

Ka. Lab. Kimia Fisika

Ka. Lab. Kimia Organik

Ka. Lab. Mikrobiologi

Ka. Lab. Operasi Teknik Kimia

Ka. Lab. Proses Industri Kimia

Ka. Lab. Penelitian

4 Koordinator Bidang

Koordinator Kerja Praktek

Koordinator Skripsi

Koordinator Perancangan Pabrik



MANUAL MUTU



CATATAN PERUBAHAN

Revisi

ke-

Tanggal Halaman Paragraf Alasan Disahkan Oleh Fungsi/

Jabatan

Tanda

Tangan

1 3-12-

2007

1, 11-16,

24-27 -

Kesalahan

penomoran

dan nama

dokumen

Dr. Ir.

Armansyah

Ginting, M.Eng

Dekan

FT USU

2 13-09-

2017 1-30 -

Penggantian:

Logo USU

Dekan FT

USU

Ir. Seri Maulina,

M.Si, Ph.D

Dekan

FT USU



MANUAL MUTU



1. PENDAHULUAN

Dalam upaya melaksanakan kebijakan normatif yang diputuskan pada tingkat universitas,

Pimpinan Departemen Teknik Kimia (DTK) USU melaksanakan kebijakan operasional yang

pada dasarnya merupakan suatu transfomasi kelembagaan guna meningkatkan kemampuan

institusi untuk menjawab tantangan yang berkembang di masyarakat secara tepat dan cepat.

Transformasi kelembagaan diarahkan untuk mewujudkan academic excellence, kesejahteraan,

dan kepeloporan dalam masyarakat. Selain itu, penyempurnaan kelembagaan dilakukan dengan

tujuan utama untuk menjamin tercapainya sasaran-sasaran yang telah digariskan, melalui

penerapan prinsip-prinsip good corporate governance. Proses peralihan ini dilaksanakan melalui

proses transisi secara baik dan benar, yang dilandasi dengan kesadaran kehidupan berkomunitas

yang kuat, dan dengan upaya yang berkelanjutan untuk menyelaraskan aspirasi tentang masa

depan. Sehingga, berbagai hambatan dalam proses transformasi kelembagaan ini diharapkan

dapat berjalan sesuai dengan yang direncanakan.

Secara singkat, Pimpinan DTK USU telah melaksanakan upaya-upaya untuk menumbuhkan

organisasi yang sehat, berdasarkan kebijakan normatif serta kebijakan umum pengembangan

USU, seperti yang didefinisikan DIKTI dalam Higher Education Long Term-Strategy (HELTS)

2003-2010 (a healthy organization is characterized by its ability to flourish academic freedom,

highly value innovation and creativity. empower individuals to share knowledge and work), agar

kegiatan-kegiatan Tri Dharma Perguruan Tinggi dapat terlaksana dengan baik, sesuai dengan

harapan.

Kebijakan normatif yang telah diturunkan pada tingkat universitas, semuanya searah dengan

strategi jangka panjang pengembangan departemen yang telah digariskan oleh Dirjen DIKTI,

yang menekankan pentingnya otonomi institusi yang berlandaskan kepada akuntabilitas,

evaluasi, dan akreditasi serta bermuara pada tujuan akhir peningkatan kualitas secara

berkelanjutan, untuk menghasilkan lulusan, ilmu pengetahuan, teknologi, dan tata nilai seperti

yang diharapkan stakeholders, serta memperoleh akreditasi secara internasional, dengan

landasan operasional suatu organisasi yang sehat.

Dengan demikian, untuk menjamin terlaksananya kebijakan normatif dan kebijakan umum

pengembangan departemen, maka perlu disusun Program Gugus Kendali Mutu (GKM) DTK

USU yang sejalan dengan Program Sistem Gugus Jaminan Mutu Fakultas Teknik dan Program

Sistem Manajemen Mutu USU yang memberikan Penjaminan Mutu (Quality Assurance) dan

Pengendalian Mutu (Quality Control), yang akan menjadi rambu-rambu operasional bagi seluruh

sivitas akademika DTK USU dalam melaksanakan tugasnya.

1.1 PENGERTIAN

Buku Manual Sistem Program Gugus Kendali Mutu DTK USU yang selanjutnya disebut Manual

Mutu (MM) merupakan kerangka dasar yang digunakan oleh Departemen Teknik Kimia

Universitas Sumatera Utara dalam menyusun dan menerapkan Sistem Manajemen Mutu tingkat

departemen. Pengertian mutu secara umum adalah kesesuaian dengan standar (Crosby, 1986),



MANUAL MUTU



kesesuaian dengan harapan stakeholder (Green, 1994), atau pemenuhan janji yang telah

diberikan. Mutu pendidikan di DTK USU dimengerti sebagai pencapaian tujuan pendidikan dan

kompetensi lulusan yang telah ditetapkan sesuai rencana strategis dan standar akademik.

Pencapaian tujuan ini menyangkut aspek masukan, proses, dan keluaran serta nilai dan derajat

kebaikan, keutamaan, dan kesempurnaan.

Mutu Pendidikan di DTK USU bersifat proaktif dalam arti bahwa lulusan DTK USU mampu

secara terus-menerus menyesuaikan diri dengan perkembangan ilmu dan teknologi serta realitas

sosial-budaya yang terus berkembang secara dinamis. Mutu pendidikan di DTK USU juga

mencakup aspek pelayanan administratif, sarana, prasarana, organisasi dan manajemen yang

dapat memenuhi harapan sivitas akademika dan masyarakat (baik orang tua mahasiswa,

pengguna lulusan, maupun masyarakat luas).

Sistem penjaminan mutu akademik di DTK USU dirancang dan dilaksanakan untuk dapat

menjamin mutu gelar akademik yang diberikan. Hal ini berarti bahwa sistem penjaminan mutu

harus dapat menjamin bahwa lulusan akan memiliki kompetensi yang ditetapkan dalam

Spesifikasi Program Studi. Dengan demikian departemen juga menjamin mahasiswa akan

memperoleh pengalaman belajar seperti yang dijanjikan di dalam spesifikasi program studi.

1.2 TUJUAN SMM DTK USU

Sistem Manajemen Mutu (SMM) akademik di DTK USU dilaksanakan secara terpadu pada

tingkat program studi serta unit penunjang lainnya, sesuai Buku Pedoman Sistem Kendali Mutu

DTK USU, yang di dalamnya berisi Kebijakan Mutu, Organisasi, tanggung jawab dan

wewenang, Manual Mutu Akademik, serta Manual Prosedur. Sebagai pendukung, pada tingkat

Program Studi dirumuskan kompetensi lulusan dan spesifikasi Program Studi serta dilakukan

evaluasi diri.

Menggunakan instrumen tersebut di atas, SMM DTK USU dirancang dengan tujuan:

1. Membantu pencapaian Visi dan Misi DTK USU yang mendukung pencapaian Visi dan

Misi USU.

2. Menjamin kepatuhan seluruh staf DTK USU dalam penjaminan mutu pendidikan,

penelitian, dan pelayanan pada masyarakat.

3. Menjamin kepastian bahwa lulusan DTK USU memiliki kompetensi yang sesuai

dengan standar yang ditetapkan.

4. Menjamin kepastian bahwa setiap mahasiswa mendapat pengalaman belajar sesuai

dengan spesifikasi departemen yang ditetapkan.

5. Menjamin relevansi antara program pendidikan dan tuntutan/kebutuhan stakeholders.

6. Memfasilitasi dan mengoordinasikan tindakan perbaikan mutu berkelanjutan di DTK

USU.



MANUAL MUTU



1.3 RUANG LINGKUP PENERAPAN

Ruang lingkup proses penerapan Sistem Manajemen Mutu di DTK USU meliputi semua

program studi di bawahnya serta bagian yang mendukung proses realisasinya, yang meliputi

Bidang Tata Usaha, Laboratorium, Penelitian, Kerja Praktik, Tugas Akhir,

Perpustakaan/Publikasi, Kurikulum, dan Kerjasama.

1.4 VISI DAN MISI DEPARTEMEN TEKNIK KIMIA USU

Dalam menyelenggarakan kegiatan akademik, DTK USU mempunyai visi dan misi sebagai

berikut:

Visi: “Menjadi Program Studi Teknik Kimia yang unggul dalam bidang

teknologi proses dan riset berbasis potensi lokal serta mampu bersaing

dalam tataran global”

Misi: 1. Membangun atmosfer akademis yang kondusif dalam proses

pembelajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat untuk

pengembangan kepribadian yang berwawasan technopreneurship.

2. Menyelenggarakan Pendidikan Tinggi Teknik Kimia berdasarkan

kurikulum berbasis kompetensi untuk menghasilkan lulusan yang

mampu bersaing dalam tataran global.

3. Mengembangkan riset dan budaya meneliti yang berorientasi kepada

masalah-masalah teknologi proses dan pengolahan sumber daya alam

terutama berbasis potensi lokal secara berkelanjutan bagi kesejahteraan

masyarakat.

4. Memberikan pelayanan untuk pemecahan permasalahan nyata di

masyarakat terutama yang terkait pada teknologi proses berbasis potensi

lokal.

5. Memperkuat dan memperluas jejaring nasional dan internasional untuk

meningkatkan aktivitas Tri Dharma PT.

1.5 STRUKTUR ORGANISASI

DTK USU mempunyai struktur organisasi seperti yang disajikan pada Gambar 1.1.

GUGUS KENDALI MUTU PROGRAM STUDI TEKNIK KIMIA FAKULTAS TEKNIK


MANUAL MUTU

Dokumen ini milik Departemen Teknik Kimia Universitas Sumatera Utara. Dilarang memperbanyak atau menggunakan informasi di dalamnya untuk keperluan komersial atau yang lainnya tanpa persetujuan pemilik dokumen ini.

Gambar 1.1 Struktur Organisasi Program Studi Teknik Kimia USU



MANUAL MUTU

Dokumen ini milik Departemen Teknik Kimia Universitas Sumatera Utara. Dilarang memperbanyak atau menggunakan informasi di dalamnya untuk keperluan komersial atau yang lainnya tanpa persetujuan

pemilik dokumen ini.

2. KEBIJAKAN MUTU (QUALITY POLICY) PROGRAM STUDI TEKNIK KIMIA

USU

2.1 KEBIJAKAN UMUM

2.1.1 Departemen Teknik Kimia (DTK) USU didirikan dengan mengemban tugas antara lain:

a. Menyiapkan peserta didik menjadi anggota masyarakat yang bermoral, yang memiliki

kemampuan akademik, profesi, dan vokasi yang dapat menerapkan, mengembangkan,

dan/atau memperkaya khasanah ilmu pengetahuan, teknologi dan/atau kesenian.

b. Mengembangkan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan dan teknologi, khususnya

yang berbasis kerjasama industri dalam arti luas, serta mengupayakan penggunaannya

untuk meningkatkan taraf kehidupan masyarakat.

c. Mencapai keunggulan kompetitif melalui prinsip pengelolaan sumber daya alam

sesuai dengan azas pengelolaan yang profesional.

d. Meningkatkan kualitas secara berkelanjutan untuk menempati posisi unggul dalam

persaingan dan kerjasama global.

e. Memberikan pelayanan kepada dunia industri dan masyarakat dalam menyelesaikan

permasalahan yang ada.

2.1.2 Departemen Teknik Kimia (DTK) USU mensyaratkan pengelolaan pendidikan yang

senantiasa melakukan peningkatan mutu secara berkesinambungan. Peningkatan mutu ini

dilakukan dengan selalu menjaga terpeliharanya siklus pengelolaan pendidikan tinggi

yang lengkap dan sesuai dengan harapan stakeholders.

2.1.3 Pengembangan program pendidikan hendaknya mengacu pada rencana strategis DTK

yang mendukung rencana strategis USU dan selalu disertai dengan inovasi terhadap

metoda dan substansi pembelajaran serta peningkatan infrastruktur, perangkat lunak dan

perangkat keras yang diperlukan. Pengembangan dalam jangka menengah dan panjang

diarahkan untuk menjadi trend setter di tingkat nasional dan memberikan kontribusi pada

standar akademik program sejenis di tingkat nasional dan regional.

2.1.4 Pelaksanaan pendidikan di lingkungan DTK USU dirancang dengan mempertimbangkan

pergeseran paradigma pendidikan yang semula lebih fokus pada pengajaran oleh dosen

(teacher centered learning) ke fokus pada pembelajaran oleh mahasiswa (student

centered learning). Porsi pembelajaran yang berbasis pada penelitian hendaknya

ditingkatkan secara berkelanjutan.

2.1.5 Evaluasi terhadap program pembelajaran harus dilakukan secara sistematik, terstruktur,

periodik, dan berkesinambungan dengan menggunakan alat ukur yang dapat diterima

masyarakat.

2.1.6 Peningkatan mutu pendidikan di DTK USU didasarkan pada kebijakan pengembangan

proses pembelajaran yaitu, antara lain:

a. Materi pembelajaran lebih didekatkan dengan persoalan nyata, melatih identifikasi

persoalan, dan strategi penyelesaian;



MANUAL MUTU



b. Integrasi antar disiplin ilmu yang saling mendukung untuk pemahaman dan

implementasinya;

c. Dorongan pemanfaatan optimal teknologi informasi dan komunikasi yang tersedia

dan akan tersedia;

d. Berbagai inovasi yang membuka akses peningkatan kreativitas.

2.1.7 Berdasarkan berbagai pertimbangan yang telah disebutkan di atas maka kebijakan mutu

(quality policy) Departemen Teknik Kimia Universitas Sumatera Utara dinyatakan

sebagai berikut:

DTK USU melaksanakan usaha perbaikan mutu secara terus

menerus dalam bidang rekayasa proses kimia dalam mendukung

industri proses melalui kegiatan pendidikan, penelitian, dan

pelayanan pada masyarakat hingga mencapai standar mutu dan

kepuasan stakeholder.

2.2 TUJUAN MUTU

Untuk mendeskripsikan tujuan mutu perlu disiapkan pedoman komponen mutu yang perlu

dipertimbangkan seperti yang ditampilkan pada Tabel 2.1.



MANUAL MUTU



Tabel 2.1 Komponen Mutu yang Harus Dipertimbangkan

• Mahasiswa

• Sumber Daya

(Dosen, Tenaga

Pendukung,

Sarana dan

Prasarana)

• Regulasi

• Penyediaan Sumber

Daya (Dosen, Tenaga

Pendukung, Sarana dan

Prasarana)

• Pendataan Mahasiswa

Baru

• Proses Belajar

Mengajar (Perkuliahan,

Praktikum, Penelitian,

Kerja Praktik, Tugas

Akhir)

• Proses Evaluasi (Ujian,

Seminar, Sidang

Sarjana, Dosen, dan

Tenaga Pendukung)

• Disain Pengembangan

(Peningkatan

Kompetensi Dosen dan

Tenaga Pendukung,

Pengukuran Kepuasan

Pelanggan, Perbaikan

Sistem)

• Lulusan

• Hasil

Penelitian

• Karya Ilmiah

• Jasa

Konsultasi

• Jasa Pelayanan

Perpustakaan

• DIKTI

• Pasar kerja (industri

dan sektor publik

lainnya)

• Masyarakat (orang

tua mahasiswa)

• Sekolah Menengah,

Perguruan Tinggi

Lain.

2.3 STANDAR MUTU

Untuk penyusunan manual mutu (dokumen level 1), manual prosedur mutu (dokumen level 2),

instruksi kerja dan standar (dokumen level 3), dan formulir-formulir (dokumen level 4) pada

tingkat Program Studi, yang selanjutnya disebut “organisasi”. Pada bagian berikut ini

disampaikan garis-garis besar pedoman untuk beberapa parameter (input, proses, output,

stakeholders).

OUTPUT

REALISASI

PRODUK

(PROSES)

INPUT STAKEHOLDERS



MANUAL MUTU



2.3.1 Parameter Masukan (INPUT):

• Mahasiswa Organisasi mengikuti kebijakan universitas dalam hal proses

rekrutmen mahasiswa secara keseluruhan (pendaftaran,

penyeleksian, dan pendaftaran ulang) melalui jalur Seleksi Nasional

Masuk Perguruan Tinggi Negeri (SNMPTN), Seleksi Bersama

Masuk Perguruan Tinggi Negeri (SBMPTN), dan Seleksi Masuk

Mandiri (SMM).

• Sumber Daya Sumber Daya yang dimiliki Organisasi adalah:

1. Dosen

Organisasi mengikuti kebijakan universitas dalam hal

menentukan kriteria (kualifikasi dan kompetensi) dosen yang

akan memberikan proses perkuliahan di Organisasi.

2. Tenaga Pendukung

Organisasi mengikuti kebijakan universitas dalam hal

menentukan kriteria (kualifikasi dan kompetensi) tenaga

pendukung yang akan membantu kelancaran proses perkuliahan

di Organisasi.

3. Sarana dan Prasarana

Organisasi mengidentifikasi dan mentabulasi sarana dan

prasarana yang dibutuhkan dalam proses perkuliahan.

2.3.2 Parameter Realisasi Produk (PROSES):

• Penyediaan

Sumber Daya

Proses penyediaan sumber daya yang dilakukan oleh Organisasi

adalah sebagai berikut:

1. Dosen

Organisasi mengikuti kebijakan universitas dalam hal sistem

penerimaan dosen yang memiliki kompetensi (attitude,

knowledge, dan skill) dan pengalaman sesuai dengan kualifikasi

yang dibutuhkan.

Kondisi Organisasi pada saat ini:

• Komposisi dosen:

- 27,59% S2 dan 72,41% S3.

- 3,45% Tenaga Pengajar, 3,45% Asisten ahli, 17,24%

Lektor, 48,28% Lektor Kepala, dan 27,59% Guru besar

- 3,45% memiliki pengalaman mengajar < 10 tahun dan

96,55% memiliki pengalaman mengajar > 10 tahun.

• Rasio antara dosen dengan mahasiswa adalah 1:20



MANUAL MUTU



• Penyediaan

Sumber Daya

(Lanjutan)

• Tugas Pokok dan Beban Pengajaran ditentukan oleh Program

Studi dengan mempertimbangkan latar belakang dan

distribusi bidang keahlian dari masing-masing dosen.

• Semua (100 %) dosen menjadi penyaji/pemakalah dalam

seminar nasional dan internasional

• Sebanyak 93,10% dosen menjadi pembimbing akademik.

2. Tenaga Pendukung

Organisasi mengikuti kebijakan universitas dalam hal sistem

penerimaan tenaga pendukung yang memiliki kompetensi

(attitude, knowledge, dan skill) dan pengalaman sesuai dengan

kualifikasi yang dibutuhkan. Pada saat ini, Organisasi mempunyai

komposisi tenaga pendukung yang berjumlah 6 (enam) orang

dengan latar belakang pendidikan SLTA adalah 50% dan S1

adalah 50%.

3. Sarana dan Prasarana

Organisasi mengikuti kebijakan universitas dalam hal penyediaan

sarana dan prasarana yang bertujuan untuk mempromosikan

efisiensi mutu dalam proses perkuliahan mahasiswa. Organisasi

melakukan perawatan sarana dan prasarana yang dimiliki

tersebut.

Pada saat ini, Organisasi mempunyai sarana dan prasarana

berupa:

- Gedung kuliah : 627 m2

- Ruang laboratorium : 1022,22 m2

- Ruang kerja dosen : 266 m2

- Ruang perpustakaan : 38,5 m2

- Sarana pendukung proses belajar mengajar terdiri dari: 8

LCD projector, 3 PC dan 2 laptop untuk administrasi, 2 PC

untuk Ketua dan Sekretaris Departemen, 3 PC untuk

pendukung kegiatan dosen dan departemen, dan white board

di setiap ruang kuliah.

Organisasi melakukan inventarisasi kebutuhan berbagai fasilitas

yang dibutuhkan dan mengajukan permohonan ke tingkat

fakultas guna menunjang:

• Penyediaan berbagai perlengkapan seperti LCD Projector,

alat tulis kantor (ATK), bahan/peralatan laboratorium,

jaringan internet, dan perpustakaan (buku teks, buku, jurnal,

dan prosiding).



MANUAL MUTU



• Penyediaan

Sumber Daya

(Lanjutan)

• Pengembangan sistem untuk menghasilkan buku teks, modul,

dan lain sebagainya.

Proses penyediaan sarana dan prasarana yang dilakukan

Organisasi tertuang dalam Manual Prosedur Penyediaan

Prasarana/Sarana (MP-GKM-TK-FT-5-04).

• Pendataan

Mahasiswa Baru

Organisasi menerima mahasiswa baru yang telah dinyatakan lulus

pada Organisasi, beserta data (umur, jender, agama, asal daerah,

hambatan fisik, nilai UN, penghasilan orang tua, dan profil sosio-

ekonomi mahasiswa) mengenai mahasiswa tersebut.

• Proses

Pembelajaran

Proses Pembelajaran yang terdapat di Organisasi adalah:

1. Perkuliahan

Organisasi mengatur suatu sistem yang efisien dan bermutu tinggi

untuk kegiatan pengajaran, yaitu dengan mensyaratkan adanya

rencana mengajar, persiapan mengajar, pembuatan bahan ajar,

dan penggunaan metoda belajar yang partisipatori (andragogy

system). Proses perkuliahan ini diatur dalam Manual Prosedur

Perkuliahan (MP-GKM- TK-FT-6-03).

2. Praktikum


untuk kegiatan praktikum yang merupakan sarana bagi

mahasiswa untuk mendapatkan keterampilan menggunakan

peralatan laboratorium secara langsung dan mandiri. Prosedur

yang diatur meliputi penerimaan asisten baru (MP-GKM-TK-FT-

6-13), penerimaan praktikan (MP-GKM-TK-FT-6-14),

pelaksanaan praktikum (MP-GKM-TK-FT-6-15), dan penulisan

laporan (MP-GKM-TK-FT-6-16). Keempat prosedur tersebut

berlaku umum untuk semua teaching laboratory (Laboratorium

Kimia Analisa, Kimia Fisika, Kimia Organik, Mikrobiologi,

Operasi Teknik Kimia, dan Proses Industri Kimia).

3. Kuliah Praktik Industri


untuk kegiatan kuliah praktik industri yang menjadi kesempatan

pertama untuk melihat kenyataan lapangan dan pengalaman

pertama di dunia kerja. Kegiatan kuliah praktik industri yang

diselenggarakan oleh Organisasi didasarkan pada prosedur yang

mengatur persyaratan, pelaksanaan, dan pelaporan, serta seminar

(MP-GKM-TK-FT-6-17).

4. Tugas Rancangan Pabrik




MANUAL MUTU



• Proses Belajar

Mengajar

(Lanjutan)

untuk kegiatan tugas rancangan pabrik yang merupakan capstone

bidang ilmu teknik kimia. Kegiatan tugas rancangan pabrik yang


mengatur persyaratan, pelaksanaan, dan pelaporan, serta seminar


5. Penelitian


untuk kegiatan penelitian yang merupakan sarana bagi mahasiswa

untuk meneliti suatu topik tertentu yang menarik minat

mahasiswa. Hasil penelitian kemudian diolah dan dianalisis untuk

mendapatkan suatu kesimpulan dan pengembangan.

Penyelenggaraan penelitian didasarkan pada suatu prosedur yang

sistematis mulai dari penentuan judul hingga pelaporan serta

presentasi/seminar (MP-GKM-TK-FT-6-18, 19, 20).

6. Skripsi


untuk kegiatan penulisan skripsi yang merupakan hasil kegiatan

penelitian mahasiswa. Kegiatan penulisan skripsi yang


mengatur persyaratan dan pelaksanaan penulisan skripsi (MP-

GKM-TK-FT-6-06).

• Proses Evaluasi

Organisasi harus mengukur dan mengevaluasi kinerja proses

pembelajaran dan kinerja staf (dosen dan tenaga pendukung) secara

sistematis yang sejalan dengan evaluasi kriteria kinerja proses yang

bersangkutan.

Proses Evaluasi yang dilakukan Organisasi bertujuan untuk melihat

sejauh mana kemajuan mahasiswa dalam proses pembelajaran,

meliputi perkuliahan (ujian), kegiatan penelitian dan kerja praktek

(seminar), dan sidang sarjana (tugas akhir), serta untuk melihat

kinerja dosen dan tenaga pendukung di lingkungan organisasi.

1. Ujian

Organisasi merancang suatu sistem yang efektif dalam hal

penyelenggaraan ujian yang mengatur kode etik pengawas dan

petugas yang memperbanyak naskah soal. Ujian mahasiswa

dilaksanakan dua kali pada setiap semester yaitu UTS (Ujian

Tengah Semester) dan UAS (Ujian Akhir Semester) yang diatur

dalam MP-GKM-TK-FT-6-04.

2. Seminar Penelitian




MANUAL MUTU



• Proses Evaluasi

(Lanjutan)

penyelenggaraan seminar yang mengatur tata cara dan

persyaratannya. Dalam konteks penelitian, seminar dilaksanakan

dua kali yaitu Seminar Proposal Penelitian dan Seminar Hasil

Penelitian yang diatur bersamaan dalam Prosedur Pelaksanaan

Penelitian (MP-GKM-TK-FT-6-19).

3. Seminar Kerja Praktek


penyelenggaraan seminar hasil kuliah praktik industri yang

mengatur tata cara dan persyaratannya. Seminar hasil kuliah

praktik industri diatur bersamaan dalam Prosedur Kerja Praktek


4. Sidang Sarjana


penyelenggaraan sidang sarjana yang mengatur tata cara dan

persyaratannya. Sidang sarjana diatur bersamaan dalam Prosedur

Sidang Sarjana (MP-GKM-TK-FT-6-21). Berdasarkan hasil

sidang sarjana maka akan diputuskan mengenai kelulusan

mahasiswa yang disampaikan dalam yudisium (MP-GKM-TK-

FT-6-07).

5. Evaluasi Dosen dan Tenaga Pendukung


penyelenggaraan penilaian kinerja seluruh stafnya (MP-GKM-

TK-FT-6-19).

• Disain

Pengembangan

Disain Pengembangan yang dilakukan Organisasi adalah:

1. Peningkatan Kompetensi Dosen dan Tenaga Pendukung

• Organisasi mengembangkan dan mempertahankan dosen

dan tenaga pendukung yang berkualitas tinggi dengan secara

jelas mendefinisikan tanggung jawab mereka, dan dengan

evaluasi kinerja secara teratur.

• Organisasi mengembangkan kapasitas ilmu para dosen dan

tenaga pendukung sehingga terus mampu mengikuti

perubahan pada masing-masing disiplin akademik.

• Organisasi merancang suatu sistem yang efektif dalam hal

penyelenggaraan Peningkatan Kompetensi Dosen dan

Tenaga Pendukung ini dalam (MP-GKM-TK-FT-5-03).

2. Pengukuran Kepuasan Pelanggan

Organisasi mengembangkan suatu metoda yang terukur untuk

mengetahui kepuasan pelanggan terhadap kinerja Organisasi

secara keseluruhan. Pengukuran kepuasan pelanggan dapat



MANUAL MUTU



• Disain

Pengembangan

(Lanjutan)

dilakukan melalui penyebaran kuesioner yang kemudian

ditabulasi. Informasi balikan yang diperoleh dapat dimanfaatkan

sebagai upaya perbaikan sistem.

Melalui kuesioner, Organisasi juga dapat mengumpulkan statistik

informasi tentang keluhan pelanggan (yang didapat dari dalam

atau luar organisasi, dari audit internal atau eksternal, dan dari

kelanjutan infiormasi lain yang diserahkan untuk analisa dan

perbaikan organisasi). Keluhan tersebut kemudian ditindaklanjuti

dengan koreksi/perbaikan dengan cara yang efisien. Langkah

yang diambil ditulis dalam handbook.

Prosedur mutu pengukuran kepuasan pelanggan tertuang dalam

MP-GKM-TK-FT-4-01; sedangkan mekanisme survei yang

dilakukan tertuang dalam MP-GKM-TK-FT-6-10.

3. Perbaikan Sistem

Organisasi melakukan peninjuan sistem secara terus menerus

untuk mengevaluasi dan memperbaiki kinerja sistem. Dalam hal

ini, organisasi melakukan perbaikan sistem yang meliputi:

a. Visi, Misi, Tujuan, dan Rencana Kerja

• Organisasi mendefinisikan visi dan misinya dengan jelas

sehingga dapat menjadi pedoman dalam membangun

tujuan dan rencana kerja.

• Organisasi secara periodik mengevaluasi dan

memperbaiki rencana kerjanya sehingga tetap konsisten

dan relevan dengan perubahan-perubahan.

b. Administrasi dan Manajemen

• Organisasi mendisain struktur administrasi dan

manajemen yang konsisten dengan tujuan dan rencana

kerja.

• Organisasi secara jelas menentukan otoritas dan uraian

kerja dari semua personil.

• Organisasi membangun suatu sistem informasi yang

dipakai dalam operasi, perencanaan, dan pembuatan

keputusan.

• Organisasi menyiapkan suatu sistem pendukung untuk

administrasi, operasi teknis, dan manajemen budjet,

pendanaan, dan asset.

c. Pengembangan Material Bahan Ajar

Organisasi dapat membangun suatu kebijakan dan rencana

kerja yang jelas untuk:



MANUAL MUTU



• Disain

Pengembangan

(Lanjutan)

• Mempromosikan pengembangan material untuk dipakai

dalam ruang kelas dan untuk belajar mandiri.

• Membangun pusat teknologi pendidikan yang dapat

menyediakan berbagai pelayanan.

• Mendukung penelitian dan pembuatan material baru

yang cocok untuk kegiatan kelas dan belajar mandiri.

• Mengorganisir pelatihan-pelatihan untuk pembuatan

material pendidikan.

d. Pengembangan Kurikulum

Organisasi mengembangkan suatu kurikulum yang

konsisten dengan kebutuhan akademik dan profesional.

Kurikulum dimaksud dievaluasi secara teratur, termonitor

secara efisien, dan terevisi untuk menjaga agar tetap sesuai

dengan segala perubahan/ perkembangan. Prosedur

dimaksud tertuang dalam Manual Prosedur Pengembangan

Kurikulum (MP-GKM-TK-FT-6-09).

e. Kegiatan Kemahasiswaaan

Organisasi mendukung rencana kegiatan mahasiswa yang

menunjang pengembangan kemampuan mereka baik untuk

kegiatan akademik dan non-akademik. Terdapat wadah

himpunan mahasiswa pada Organisasi yakni HIMATEK

(Himpunan Mahasiswa Teknik Kimia). Kreativitas

mahasiswa juga didukung dengan sosialisasi berbagai

kegiatan lomba/hibah (untuk penelitian, penulisan karya

ilmiah, dan pengabdian pada masyarakat) serta pameran di

bawah bimbingan dosen.

f. Kegiatan Kerjasama

Organisasi merancang suatu sistem yang bertujuan untuk

memanfaatkan kompetensi yang dimiliki oleh dosen dengan

menggalang kerjasama dengan berbagai pihak (MP-GKM-

TK-FT-6-22). Kerjasama dimaksud meliputi: kerjasama

penelitian, kerjasama peningkatan SDM di bidang teknik

kimia, kerjasama pengabdian kepada masyarakat, dan

kerjasama konsultasi bidang teknik kimia.

g. Sistem Mutu

• Organisasi mendefinisikan suatu sistem mutu dalam

bentuk struktur organisasi dari semua bagian yang

relevan.

• Organisasi menyiapkan manual mutu yang menjelaskan

tentang kebijakan, cakupan, proses operasional,

kegiatan, dan faktor-faktor yang didefinisikan dalam



MANUAL MUTU



• Disain

Pengembangan

(Lanjutan)

buku Manual ini. Manual ini meliputi manual mutu,

manual prosedur, dan dokumen pendukung lainnya yang

berkaitan dengan sistem mutu. Manual tersebut harus

dipahami oleh semua personil dan dijadikan sebagai

pedoman untuk audit internal maupun eksternal (BAN

PT, ISO, dls).

• Organisasi membangun sebuah unit penjaminan mutu

(QA) atau menunjuk sekelompok staf yang bertanggung

jawab dalam memlihara sistem mutu.

h. Audit Internal dan Eksternal

• Organisasi mengembangkan sistem audit mutu internal

dan mekasime pengauditannya. Proses ini termasuk

pengembangan personil audit, pembangunan rencana

audit, dan persiapan laporan audit. Laporan ini dipakai

sebagai pedoman tindakan perbaikan/peningkatan.

Langkah-langkah yang diambil dijadikan sebagai

handbook.

• Organisasi mengembangkan suatu sistem mutu yang

kondusif terhadap audit eksternal, dan harus

mendokumentasikan laporan audit eksternal untuk

dipakai sebagai bahan tindakan perbaikan.

2.3.3 Parameter Keluaran (OUTPUT):

• Lulusan (Alumni) Organisasi menyiapkan suatu sistem pendataan lulusan yang baru

menyelesaikan studinya (fresh graduate) serta penelusuran lulusan/

alumni yang sebelumnya tidak terdata secara administrasi. Hasil

pendataan dan penelusuran disimpan dalam buku Data Alumni yang

di-update secara berkala. Organisasi juga memprakarsai

terbentuknya ikatan alumni. Hubungan yang baik dengan alumni

dapat dikembangkan untuk kemajuan organisasi.

• Hasil Penelitian Organisasi mengembangkan database untuk penelitian yang dapat

diinformasikan kepada masyarakat. Hasil penelitian didiseminasikan

melalui jalur yang dapat diterima secara nasional dan luar negeri.

Organisasi juga mengembangkan sitem yang mampu menyediakan

ilmu baru untuk mendukung perkembangan sosial dan ekonomi

negara.

Organisasi dapat membangun suatu kebijakan dan rencana kerja

dan melaksanakan penggabungan hasil penelitian untuk kegiatan

pembelajaran.



MANUAL MUTU



• Jasa Konsultasi Organisasi mengembangkan suatu sistem untuk memanfaatkan

kompetensi yang dimiliki dosen serta utilisasi laboratorium dengan

memberikan jasa konsultasi.

• Jasa Pelayanan

Perpustakaan

Organisasi secara terbuka memberikan pelayanan perpustakaan bagi

perorangan ataupun institusi di luar organisasi.

2.3.4 Parameter STAKEHOLDER:

KEPUASAN

• Pengukuran dan

Evaluasi Kinerja

Proses Pembelajaran

Organisasi secara berkala dan sistematis mengukur dan

mengevaluasi kinerja proses pembelajaran sejalan dengan

evaluasi kriteria kinerja proses tersebut.

• Evaluasi Sistem

Manajemen Penelitian

Organisasi harus membangun suatu prosedur evaluasi

pelaksanaan penelitian dan melaksanakan evaluasi secara terus-

menerus terhadap kebijakan penelitian, pendukung penelitian,

kegiatan promosi, dan rencana kegiatan penelitian.

• Evaluasi Sistem

Provisi Pelayanan

Organisasi harus mengevaluasi sistem pengadaan pelayanan

akademik/pelatihan secara teratur.

3. SISTEM MANAJEMEN MUTU

3.1 KETENTUAN UMUM

Departemen/Program Studi dalam buku ini diistilahkan dengan “Organisasi”.

Organisasi menentukan, mendokumentasikan, dan memelihara Sistem Manajemen Mutu

untuk memastikan bahwa seluruh aktivitas yang dilakukan serta hasilnya memenuhi

persyaratan yang ditentukan. Sistem Manajemen Mutu disesuaikan dengan jenis usaha

(bisnis) organisasi, dengan memperhatikan unsur-unsur persyaratan standar yang berlaku.

3.2 SISTEM DOKUMENTASI

Sistem dokumentasi terdiri dari tingkatan-tingkatan sebagai berikut:

TINGKAT I:

Manual Mutu (MM), yang menyatakan kebijakan umum organisasi terhadap aktivitas

operasional yang dilakukan yang harus memenuhi persyaratan sistem penjaminan



MANUAL MUTU



mutu, misalnya ISO 9001: 2000 dan merupakan pedoman bagi penyusunan

dokumentasi tingkat di bawahnya serta aktivitas operasional organisasi.

TINGKAT II:

Manual Prosedur (MP), merupakan dokumen yang menguraikan isi MM menjadi

kegiatan-kegiatan operasional yang dilakukan pada Departemen. Daftar dokumen MP

yang dibutuhkan dapat dilihat pada Buku Manual Prosedur Implementasi

Departemen.

TINGKAT III:

Instruksi Kerja (IK), merupakan acuan kerja bagi setiap personil di departemen yang

berisi penjabaran suatu kegiatan yang ada di dokumen TINGKAT II, menjadi

aktivitas-aktivitas yang lebih detil.

TINGKAT IV:

Record, adalah dokumen yang menunjukkan bukti dari suatu kegiatan telah

dilakukan. Record bisa berupa borang (form) atau log-book.

4. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN

4.1 PEMENUHAN PERSYARATAN PELANGGAN (STAKEHOLDER)

Dalam rangka selalu memenuhi persyaratan stakeholder (baik yang dinyatakan maupun tidak),

serta untuk mengukur kinerja Sistem Manajemen Mutu (SMM) DTK USU dari sisi persepsi

stakeholder, maka departemen melakukan pemantauan kepuasan stakeholder dengan cara

memberikan kuesioner untuk mengetahui persepsi/tingkat kepuasan pelanggan. Secara lebih

detil pemantauan kepuasan pelanggan dapat dijabarkan dalam Manual Prosedur Pengukuran

Kepuasan Pelanggan (MP-GKM-TK-FT-4-01).

4.2 PERENCANAAN

4.2.1 Proses Usaha

Manajemen menetapkan proses bisnis perguruan tinggi dan interaksinya dalam satu

diagram, sehingga terlihat komponen INPUT, PROSES, OUTPUT, dan

STAKEHOLDERS (PERSYARATAN maupun KEPUASAN PELANGGAN). Manajemen

juga menjamin tersedianya sumber daya informasi yang dibutuhkan agar proses usaha

dapat berjalan sesuai perencanaan termasuk Sumber Daya Manusia yang kompeten dan

efektif. Setiap bidang yang terlibat dalam proses usaha menetapkan Sasaran Mutunya

masing-masing yang selalu dipantau, diukur, dan dianalisa untuk selalu melakukan

penyempurnaan terhadap kinerja masing-masing proses usaha tersebut. Aktivitas yang

dilakukan pada setiap proses usaha direncanakan dan didokumentasikan dalam bentuk

Manual Mutu, Prosedur Mutu, dan Instruksi Kerja.



MANUAL MUTU



4.2.2 Organisasi

Manajemen menetapkan tanggung jawab, wewenang, dan persyaratan kerja serta

hubungan antar personil untuk masing-masing personil yang mengelola, melaksanakan,

dan memverifikasi pekerjaan yang mempengaruhi mutu guna menjamin agar proses

usaha dapat beroperasi secara efektif serta untuk mencapai sekaligus meningkatkan

kepuasan pelanggan. Selengkapnya job description dapat dilihat di bagian SDM.

4.3 KOMUNIKASI

Pelaksanaan komunikasi internal antar fungsi/petugas dalam rangka pelaksanaan SMM serta

untuk mengkomunikasikan keefektifannya dilakukan melalui:

a. Rapat Tinjauan Manajemen,

b. Memorandum, dan

c. Papan Pengumuman.

Manajemen Perguran Tinggi mengkomunikasikan dan mensosialisasikan:

a. Visi,

b. Misi,

c. Kebijakan Mutu, dan

d. Sasaran Mutu.

Sedangkan untuk meningkatkan kesadaran dan keterlibatan semua staf dalam pengembangan

dan penerapan SMM DTK USU, maka Sasaran Mutu dan hasil pencapaiannya dari tiap-tiap

bidang akan selalu dikomunikasikan dalam Laporan Sasaran Mutu yang dibuat tiga bulan sekali.

Secara lebih rinci, bagaimana komunikasi internal dan stakeholder dapat dijelaskan dalam

Manual Prosedur Komunikasi (MP-GKM-TK-FT-4-02).

4.4 EFEKTIVITAS SISTEM MANAJEMEN

4.4.1 Audit Mutu Internal

Manajemen menjamin dilaksanakannya Audit Mutu Internal sebagai aspek fundamental

di dalam pemeliharaan dan penyempurnaan sistem manajemen. Audit Mutu Internal

dilaksanakan secara terencana dan efektif.

4.4.2 Management Representative

Ketua Departemen menunjuk salah seorang personil sebagai Management Representative

(MR) dalam penerapan SMM DTK USU. Organisasi SMM DTK USU diperlihatkan

dalam Manual Prosedur Implementasi SMM DTK USU.

Manajemen Representatif mengkoordinir serta memiliki tanggung jawab dan wewenang

keseluruhan untuk memastikan agar penerapan Sistem Mutu dilaksanakan dengan efektif

dan memenuhi persyaratan standar. MR berkewajiban untuk meningkatkan kesadaran

akan pentingnya persyaratan pelanggan untuk mencapai dan meningkatkan kepuasan



MANUAL MUTU



pelanggan kepada seluruh personil yang ada di departemen serta melaporkan kepada

Ketua Departemen tentang kinerja SMM yang dipimpinnya

4.4.3 Tinjauan Manajemen

Tinjauan Manajemen dilakukan untuk menilai keefektivan sistem mutu; operasinya

dijadwalkan minimal satu kali dalam satu tahun.

Dalam rapat tinjauan manajemen dapat dibicarakan apakah dianggap perlu mengadakan

perubahan dalam:

a. Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu,

b. Prosedur mutu dan operasional departemen

untuk memenuhi kebutuhan saat ini dan kebutuhan kemudian.

Agenda dalam rapat tinjauan manajemen antara lain bisa meliputi:

a. Pencapaian dan Performance Sasaran Proses serta Kesesuaian Produk,

b. Status Tindakan Perbaikan dan Pencegahan,

c. Perubahan yang dapat mempengaruhi Sistem Manajemen Mutu,

d. Rekomendasi untuk Improvement,

e. Perubahan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu,

f. Hasil Audit Mutu Internal,

g. Keluhan Pelanggan,

h. Tindak lanjut dari rapat tinjauan manajemen yang sebelumnya.

Tinjauan Manajemen harus menentukan langkah-langkah menuju perbaikan sistem mutu,

terutama dalam kaitannya dengan persyaratan pelanggan dan kebutuhan akan sumber

daya.

Di luar jadwal yang ditentukan, sewaktu-waktu dapat diadakan Tinjauan Manajemen bila

dijumpai masalah yang, perlu diselesaikan dengan segera.

Secara lebih rinci, mekanisme Rapat Tinjauan manajemen dapat dijelaskan dalam

Manual Prosedur Rapat Tinjauan Manajemen (MP-GKM-TK-FT-4-03).

4.5 KOMITMEN TERHADAP PERBAIKAN BERKELANJUTAN

Manajemen akan selalu meninjau keaktifan SMM DTK USU dengan maksud agar

penyempurnaan secara terus menerus pada semua aktifitasnya dapat terus dilakukan, dengan:

1 Melakukan pengawasan dan pengukuran, serta menganalisis kinerja proses dan mutu hasil

proses sebagaimana ditetapkan dalam Sasaran Mutu setiap bidang. Pengawasan,

pengukuran, dan analisis untuk mempebaiki kualitas keluaran dan pelayanan yang bisa

diberikan kepada pelanggan.

2 Melakukan evaluasi secara periodik untuk mengetahui tingkat pencapaian Kebijakan Mutu

serta Sasaran Mutu Departemen. Disamping pencapaian, kesesuaian dari Kebijakan Mutu

dan Sasaran Mutu yang ditetapkan akan selalu ditinjau kesesuaiannya dengan kemampuan



MANUAL MUTU



dan kondisi departemen serta tuntutan pasar.

3 Melakukan audit secara berkala untuk mengetahui konsistensi dari implementasi sistem

mutu yang telah ditetapkan berdasarkan persyaratan stándar serta untuk memastikan

bahwa sistem manajemen mutu yang diterapkan telah ditinjau kefektivannya.

4 Melakukan tinjauan terhadap tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan yang telah

dilakukan.

Semua kegiatan untuk melakukan perbaikan dan penyempurnaan terhadap proses (continual

improvement), baik yang sudah maupun akan dilakukan, dibahas dalam rapat Tinjauan

Manajemen.

5. SUMBER DAYA

5.1 KETENTUAN UMUM

Pengelolaan sumber daya manusia secara terus menerus dan berkelanjutan dikembangkan dan

disempurnakan, terutama berkaitan dengan pengendalian dan peningkatan kompetensi

karyawan/dosen sesuai dengan persyaratan tugas (job requirement) yang ditetapkan dalam

rangka untuk mencapai sasaran departemen.

Aktivitas pengelolaan SDM didasarkan pada visi, misi, sasaran, dan persyaratan tugas.

Uraian tugas dan tanggung jawab (job description) dosen dan tenaga pendukung di DTK USU

dijabarkan sesuai dengan fungsi-fungsi yang ada di dalam organisasi dan menjelaskan tentang:

jabatan, kedudukan dalam organisasi, tugas-tugas dan wewenang.

Sumber daya manusia yang memadai bagi operasi departemen diidentifikasikan sesuai

kompetensi yang diperlukan atas dasar pendidikan yang sesuai, pelatihan, keterampilan, dan

pengalaman.

Untuk menjamin diperolehnya SDM yang sesuai dengan kompetensi yang diperlukan, maka

penerimaan karyawan/dosen di departemen dilakukan dengan mengacu pada Manual Prosedur

Penerimaan Karyawan dan Dosen (MP-GKM-TK-FT-5-01). Pada intinya Organisasi hanya

menerima Karyawan dan Dosen setelah mengikuti proses penerimaan yang diselenggarakan

pada tingkat universitas.

5.2 PENILAIAN KINERJA

Proses ini digunakan sebagai pedoman untuk mengevaluasi kinerja dosen/karyawan, guna

memenuhi tuntutan sub-deskripsi untuk meningkatkan kemampuan dan keterampilan masing-

masing dosen/karyawan.

Pedoman mengenai penilaian kinerja ini selanjutnya dapat dijelaskan secara detil dalam Manual

Prosedur Penilaian Kinerja (MP-GKM-TK-FT-5-02).



MANUAL MUTU



5.3 PELATIHAN

Kompetensi bagi semua personil diidentifikasi secara berkala dengan pelatihan-pelatihan.

Pelatihan diperlukan diadakan sedemikian sehingga dapat dipastikan bahwa persyaratan

operasional sistem yang ditentukan dapat dipenuhi dan dipertahankan.

Program pelaksanaan pelatihan yang dibutuhkan kemudian disusun, dan setelah selesai

dilaksanakan dievaluasi kefektivannya. Manajemen departemen harus memastikan bahwa

seluruh personil menyadari akan pentingnya peran/aktivitas mereka termasuk bagaimana peran

meraka untuk ikut menyumbang tercapainya Sasaran Mutu Departemen.

Record yang sesuai mengenai pendidikan, pengalaman, pelatihan, dan kualifikasi personil

disimpan.

Pedoman mengenai pelatihan ini selanjutnya dijelaskan secara detil dalam Manual Prosedur

Pelatihan (MP-GKM-TK-FT-5-03).

5.4 PRASARANA DAN LINGKUNGAN KERJA

Manajemen departemen mengidentifikasi, menyediakan, dan merawat sarana pendukung proses

penyediaan jasa yang dibutuhkan, baik yang berupa perangkat keras maupun perangkat lunak.

Departemen mengidentifikasi dan mengelola lingkungan kerja untuk aspek yang berpengaruh

pada faktor manusia agar memenuhi syarat-syarat proses penyediaan jasa.

Aktivitas-aktivitas yang dilakukan di departemen untuk mendukung kegiatan operasi

departemen dan untuk tetap menjaga terciptanya lingkungan kerja yang baik dapat dilakukan

dengan mengacu pada Manual Prosedur Penyediaan Prasarana (MP-GKM-TK-FT-5-04).

6. MANAJEMEN PROSES

Untuk mencapai sasaran mutu, DTK USU menetapkan proses usaha dan interelasinya. Ketua

Departemen, Sekretaris Departemen, dan Koordinator Bidang bertanggung jawab terhadap

pengelolaan dan pengendalian setiap proses usaha yang ada, serta melakukan pengukuran atas

pencapaian kinerjanya untuk secara terus menerus dan berkelanjutan melakukan upaya-upaya

perbaikan/peningkatan kinerjanya.

Penyediaan dan pemenuhan sumberdaya manusia yang handal dalam upaya meningkatkan

kompetensi setiap karyawan melalui pembinaan/pelatihan bertujuan untuk menjamin mutu kerja

dan hasil kerja sesuai dengan yang disyaratkan.

Proses usaha atau kegiatan operasional yang terkait dengan proses akademik di DTK USU

meliputi:



MANUAL MUTU



No. MANUAL PROSEDUR DOKUMEN

1. Prosedur Implementasi SMM MP-GKM-TK-FT-3-00

2. Prosedur Mutu Pengendalian Dokumen MP-GKM-TK-FT-3-01

3. Prosedur Pengendalian Record MP-GKM-TK-FT-3-02

4. Prosedur Mutu Pengukuran Kepuasan Pelanggan MP-GKM-TK-FT-4-01

5. Prosedur Mutu Komunikasi MP-GKM-TK-FT-4-02

6. Prosedur Rapat Tinjauan Manajemen MP-GKM-TK-FT-4-03

7. Prosedur Mutu Penerimaan Karyawan/Dosen MP-GKM-TK-FT-5-01

8. Prosedur Mutu Penilaian Kinerja MP-GKM-TK-FT-5-02

9. Prosedur Mutu Pelatihan MP-GKM-TK-FT-5-03

10. Prosedur Mutu Penyediaan Prasarana/Sarana MP-GKM-TK-FT-5-04

11. Prosedur Pendataan Mahasiswa Baru MP-GKM-TK-FT-6-01

12. Prosedur Perwalian MP-GKM-TK-FT-6-02

13. Prosedur Perkuliahan MP-GKM-TK-FT-6-03

14. Prosedur Ujian (UTS/UAS) MP-GKM-TK-FT-6-04

15. Prosedur Pembuatan Kartu Hasil Studi dan Pengambilan

Transkrip MP-GKM-TK-FT-6-05

16. Prosedur Skripsi MP-GKM-TK-FT-6-06

17. Prosedur Yudisium MP-GKM-TK-FT-6-07

18. Prosedur Pendataan Alumni MP-GKM-TK-FT-6-08

19. Prosedur Pengembangan Kurikulum MP-GKM-TK-FT-6-09

20. Prosedur Survei Kepuasan Pelanggan MP-GKM-TK-FT-6-10

21. Prosedur Surat Menyurat MP-GKM-TK-FT-6-12

22. Prosedur Penerimaan Asisten Baru MP-GKM-TK-FT-6-13

23. Prosedur Penerimaan Praktikan MP-GKM-TK-FT-6-14

24. Prosedur Pelaksanaan Praktikum MP-GKM-TK-FT-6-15

25. Prosedur Penulisan Laporan Praktikum MP-GKM-TK-FT-6-16

26. Prosedur Kerja Praktek MP-GKM-TK-FT-6-17

27 Prosedur Seminar Proposal Penelitian MP-GKM-TK-FT-6-18

28. Prosedur Penelitian MP-GKM-TK-FT-6-19

29. Prosedur Seminal Hasil Penelitian MP-GKM-TK-FT-6-20

30. Prosedur Sidang Sarjana MP-GKM-TK-FT-6-21

31. Prosedur Pengelolaan Kerjasama MP-GKM-TK-FT-6-22

32. Prosedur Pengelolaan Gudang Bahan Kimia MP-GKM-TK-FT-6-23

33. Prosedur Audit Mutu Internal MP-GKM-TK-FT-6-24

34. Prosedur Tindakan Korektif MP-GKM-TK-FT-6-25

35. Prosedur Tindakan Preventif MP-GKM-TK-FT-6-26

36. Prosedur Pengendalian Ketidaksesuaian MP-GKM-TK-FT-6-27

37. Prosedur Pengelolaan Perpustakaan MP-GKM-TK-FT-6-28



MANUAL MUTU



DAFTAR RUJUKAN

1. UU No. 20/2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional.

2. Peraturan Pemerintah No. 16 Tahun 2014 tentang Statuta USU.

3. Higher Education Long Term Strategy, 2003.

4. Keputusan Majelis Wali Amanat No. 01/SK/MWi/2005 tentang Anggaran Rumah

Tangga Universitas Sumatera Utara

5. Konsep Kebijakan Akademik tahun 2005

6. Konsep Standar Akademik tahun 2005

7. Rencana Strategis Universitas Sumatera Utara 2005-2010

8. Pedoman Penjamin Mutu DIKTI tahun 2016

9. ISO 9001:2015

10. V. Gaspersz, ISO 9001: 2000 and Continual Quality Improvement, Gramedia Pustaka

Utama, Cetakan ke 3, 2003

11. Tim Satgas QA USU, Laporan Hasil Benchmarking QA ke: Univ. Malaya, Univ.

Kebangsaan Malaysia, Chulalongkorn University (Bangkok), IPB (Bogor), November

2005.



MANUAL MUTU



DAFTAR PENYUSUN

BUKU MANUAL MUTU

DEPARTEMEN TEKNIK KIMIA USU

1. Maya Sarah S.T., M.T., Ph.D., IPM Ketua

2. Erni Misran S.T., M.T., Ph.D. Sekretaris

3. Okta Bani, S.T., M.T Anggota

MANUAL MUTU - teknikkimia.usu.ac.idteknikkimia.usu.ac.id/images/FOLDER2/1-00-Manual-Mutu.pdfGUGUS KENDALI MUTU DEPARTEMEN TEKNIK KIMIA FAKULTAS TEKNIK ... Dalam upaya melaksanakan

Documents