MONICA 8.5
MONICA:es un conjunto de programas que le permitirn
realizar:Facturacin.- Crea facturas, lleva el control de stas,
obtiene totales de ventas porclientes, por fechas, por item, por
vendedor. Permite versatilidad en la impresin defacturas (forma
pre-impresa, hoja simple/media pg.). Permite realizar estimados,
ascomo la facilidad de imprimir las facturas y estimados en ingls
y/o castellano. Puederealizar devoluciones. Cuando hace una factura
el inventario automticamente quedaactualizado.Inventario. - Ud.
puede llevar el control de los items de su inventario:
asignandocdigos, conociendo en cualquier momento el precio, el
costo, y la cantidad disponiblede un determinado item. As mismo
tiene la capacidad de determinar el movimiento deitems para un
perodo determinado (Cunto se vendi, montos, etc.). Determina
elcosto de su inventario. Lleva el kardex de los
productos.Clientes.- Ud. puede determinar mediante el auxilio de
MONICA cuales han sido susventas por clientes, cuales son sus
mejores clientes, cuanto les ha vendido y cuandoCuentas por cobrar
(Cartera).- Permite manejar las ventas al crdito que realiza consus
clientes: Vencimiento de facturas, Cargos financieros, puede
obtener los estadosde cuenta por cada cliente. Cierre de periodos
que le permite determinar cuanto ledebe cada uno de sus
clientes.Cuentas por pagar.- Maneja las compras a sus suplidores,
MONICA le permite realizarcotizaciones (Averiguacin del precio de
un producto) y luego realizar la orden decompra (Formalizar la
compra del producto). Ud. puede saber cuanto le debe a
unabastecedor, si la compra fue al crdito, cuando se vence la
factura, etc.Cheques.- Lleva un control preciso de los montos
girados, los cheques que han sidocobrados, aquellos que faltan ser
cobrados, montos totales para un perodo.Asimismo Ud. puede imprimir
directamente los cheques con total seguridad (montos ennmeros y en
letras), utilizando formato preimpreso y numeracin dada
porcomputador. Tam bin puede obtener un reporte de reconciliacin
bancaria. Permitesaber cual es su saldo. Ud. puede tener desde una
ms Ctas. Ctes. La impresin decheques puede ser en
Castellano/Ingls.
Libro Diario. Registra las actividades de la empresa mediante
asientos contables(Mtodo de la partida doble). Lo cual involucra un
plan contable (Cuentas) que esprcticamente ilimitado, con cdigos de
hasta 14 caracteres y multinivel. MONICA leproporciona una tabla de
cuentas para la mayora de pases del habla hispana. Ud.puede as
mismo modificar estas cuentas de acuerdo a la modalidad del
negocio.Anlisis de Cuentas. Le permite al contador analizar en
cualquier momento lasdiferentes cuentas que conforman el plan
contable de la empresa y de esta maneradeterminar la situacin de la
empresa. La transferencia de asientos del 'Libro diario' allibro
'Mayor' se hace automticamente.Reportes Contables. El Contador
tiene a su alcance y en cualquier momento el LibroDiario, Reporte
de Anlisis de cuentas, y el Balance de Comprobacin, El
BalanceGeneral de la empresa, el Estado de Ganancias y Prdidas.
MONICA perm ite obtenerestos reportes en form a interactiva, es
decir, tan pronto Ud. ingresa un asiento en ellibro diario, se vera
reflejado inmediatamente en los reportes, no es necesario el
cierrede un perodo para poder tener los reportes, as mismo, Ud.
tiene acceso a reporteshistricos ya que no existe lmite en el nmero
de perodos que puede tener en sucomputador (la limitacin viene dada
por la rapidez y capacida d de procesamiento desu computador).
As mismo MONICA le ofrece una gran versatilidad en el manejo de
la informacin yaque tiene pantallas intuitivas que no necesitan
mayor explicacin en los cuales nonecesita grandes conocimientos en
computacin de los que probablemente ya tiene.MONICA le permite
tener hasta 99 empresas en su computador y puede trabajar comopunto
de venta.Si Ud. ha realizado una factura en forma manuscrita,
entonces Ud. puede realizarlo ensu computador utilizando a MONICA
sin mayores problemas. La mayor parte de lasopciones son auto
explicativas.No se preocupe si Ud. comete un error al utilizar a
MONICA, ya que puede sercorregido sin mayores contratiempos, sea
que realiza una nueva factura, un asientocontable, etc.Adiciones a
esta versinEstas son los cambios y adiciones en MONICA 8.5-
Reportes ahora pueden ser enviados por el internet- Reportes pueden
ser emitidos en diferentes formatos: Excel, PDF, Word- Precios de
los productos pueden tener hasta 4 decimales - Al Facturar,
cantidades a vender pueden tener hasta 4 decimales, al igual que
enestimados, ordenes de compra, cotizaciones- El numeral del
contador en los 3 tipos de facturas (recibo, tickets, facturas)
puedentener valores asignados por el usuario (de 1 en adelante)-
Cdigo de los productos pueden ser hasta 22 dgitos.- Transferencia
desde Excel de una lista de productos ahora incluye mayor cantidad
deparmetros (cdigo de categora, utilidad, etc.)- Ahora puede
incluir prefijo en el numeral de la factura- Contabilidad
automtica.- Si Ud. realiza una factura, cheque, pago, etc. es
reflejadaautomticamente en el libro mayor con su respectivo asiento
contable, as mismo serefleja inmediatamente en los reportes del
Balance, Ganancias y prdidas, etc.- Programa ha sido ajustado a la
mayora de requerimientos de los organismos deimpuestos de cada pas.
Por ejemplo la DIAN de Colombia, requiere que la facturatenga el
impuesto de retencin adicional al impto. de ventas. O en Uruguay se
requiere2 tipos diferentes de impuestos.- Los formatos de impresin
han sido mejorados para mayor facilidad del usuario.- La impresin
de cheques permite una mayor flexibilidad al poder utilizar
prcticamentecualquier tipo de impresora: Matricial, laser deskjet.-
Se han agregado mayor formatos en las listas de etiquetas de los
productos (ahorainclusive puede imprimir el logo de su empresa en
las etiquetas de los productos).- Definicin de listas equivalentes
al facturar.- El modulo de punto de venta ha sido mejorado
notablemente (reportes, forma detrabajo, etc.), ahora puede tener
cierre de caja por turnos y con clave de acceso si lodesea. En
versin de red, ahora puede determinar cuales estaciones trabajaran
enpunto de red y cuales trabajaran en facturacin regular.- Sistema
de seguridad ha sido mejorado. Ahora puede definir indefinido nmero
deusuarios con diferentes niveles de acceso a procedimientos muy
especficos. Ud. debe ingresar a PARAMETROS a fin de definir
parmetros bsicos: nombre de suempresa, moneda, etc.En PARAMETROS
Ud. solamente necesita revisar el botn correspondiente aGENERALES,
ya que los otros botones pueden ser trabajados posteriormente y
notienen vital importancia cuando se esta empezando a trabajar con
el programa. En laseccin de GENERALES revisar el botn
correspondiente al nombre de su empresa, lamoneda a utilizar y el
formato de fecha. En general se recomienda revisar cada uno delos
botones de esta seccin, estos botones son autoexplicativos.La
mayora de las pantallas tienen una ayuda, presionando botn F1 en su
teclado lemostrara en pantalla una explicacin de la funcin de cada
opcin.Como empezar a trabajar con MONICASi Ud. tiene necesidad de
em pezar a realizar facturas inmediatamente, entonces puedeir
directamente a realizar facturas. MONICA le da la posibilidad de
crear clientesmientras hace una factura, asimismo puede ingresar
productos cuando esta haciendouna factura, cotizacin, compra, etc.
(siempre que tenga la clave de acceso pararealizarlo se encuentre
deshabilitada la clave general - ver parmetros). Normalmente se
deben ingresar los clientes y proveedores, es decir ir al mdulo
declientes-proveedores y comenzar a ingresar la lista de sus
clientes y proveedores. Noes necesario ingresar cada detalle de
cada cliente proveedor ya que esto se puede irhaciendo en la medida
en que se vayan obteniendo mayores detalles.Luego el siguiente paso
es ingresar el inventario al computador (Ver captulo deinventario).
Igualmente no es necesario ingresar cada detalle del tem,
simplementeingresar el cdigo una descripcin, categora y sus
respectivos precios, luego segn sevaya obteniendo mayor detalle de
los productos, entonces el tem puede seractualizado.Si desea
solamente manejar la parte contable, lea directamente el captulo
decontabilidad , esta seccin es independiente de los otros mdulos,
es decir cualquiertransaccin que se realiza en MONICA (factura,
compra, dbito, crdito, etc.) debe seringresada manualmente en la
parte contable. Esta seccin esta dirigida a la personacon conocim
ientos contables: un profesional contable por ejemplo. Antes de
usar elmdulo de contabilidad se aconseja revisar conceptos bsicos
de contabilidad. Sinembargo no se preocupe, Ud. aun puede usar el
resto de mdulos (facturas, inventario,compras, etc.) y
posteriormente actualizar su contabilidad en el momento en que
loconsidere oportuno.Aunque muchas de las opciones son
autoexplicativas, la mejor manera de aprenderMONICA es explorar ,
es decir, presionar los botones para ver que ocurre , recuerdeque
Ud. puede reversar casi todos los procesos, por ejemplo trate de
efectuar unafactura, un cheque, etc. y luego elimnelo.Inclusive Ud.
le recomendamos aperturar una empresa de "pruebas" en la cual
puederealizar todos los estudios y anlisis que desee para saber los
alcances y lgicamentelas limitaciones que Monica puede ofrecerle en
su negocio (ver opcin de Otraempresa, dentro de Parmetros) de esta
manera Ud. tiene a su disposicin unaempresa en la que puede jugar
con el program a (MONICA le permite aperturar hasta99 empresas
independientes entre s).FACTURACINIntroduccin a la FacturacinEste
mdulo le perm ite realizar las facturas prcticamente a cualquier
formato que serequiere en su pas. Por ejemplo puede realizar
facturas con impuesto, sin impuesto,aplicar el impuesto a un
producto o a varios, diferentes impuestos para
diferentesproductos.As mismo puede averiguar fcilmente el precio de
un producto, para un cliente enparticular la estadstica de ventas.
Igualmente puede definir hasta tres diferentes tiposde facturas.
Por ejemplo en Per se utiliza la factura y el recibo, en el
Salvador lafactura de crdito fiscal y boleta de venta. Cada una de
estas facturas puede tener un formato y forma de facturar que
difieren. Con Monica se pueden establecer estos tiposde formatos y
procedimientos de pagos (pueden diferir inclusive en
diferentesimpuestos). Para un procedimiento detallado acerca de
como definir estos tipos deformatos vea la opcin de parmetros .En
este captulo se muestra los procedimientos para crear facturas,
modificarlas yeliminarlas, tambin puede realizar devoluciones,
facturas en lotes y reportes varios.Cuando realiza una factura, sta
es automticam ente actualizada en el inventario y enel m dulo de
cuentas por cobrar. As mismo el movimiento de los productos
seregistran en el kardex y quedan actualizadas las cantidades
disponibles en almacn.Tambin tiene la posibilidad de emitir
automticamente el respectivo asiento contable silo desea.Cuando Ud.
ingresa al mdulo de facturacin se muestra la lista de facturas
emitidas(ver figura nro. 3.1). Desde esta pantalla Ud. puede
realizar las funciones de crear,modificar, eliminar, etc. las
diferentes facturas.Debe anotarse que una factura, en general se
refiere a un documento de compra-ventade mercadera, en algunos
pases se refiere como ticket de venta, recibo, facturacambiaria de
compra-venta, etc.
Ingresar nuevas facturasDel men principal presionar facturas,
luego se muestra la pantalla general de facturas,de all presionar
el botn de crear, despus de algunos segundos se muestra lapantalla
para crear las facturas (ver figura 3.2). En esta pantalla se
muestran losdiferentes campos, los cuales deben ser completados a
fin de salvar en el disco de sucomputador la factura en pantalla.
Para saltar de campo en campo, puede utilizar latecla de ENTER, el
tabulador. Tambin puede utilizar el ratn para ir de un campo aotro,
a continuacin se explican los principales campos:Figura 3.2 Ingreso
de una factura Factura nro.. Tipear el nro. de la factura que
desea, MONICA sin embargo ya lepresenta un nro. el cual es
consecutivo (en algunos casos este nro. no se puedecambiar ya que
ha sido deshabilitada la funcin de renumerar facturas, en opcin
deParmetros esta opcin puede ser nuevamente activada).Vendido a.-
En este campo ingresar el cdigo de su cliente y luego presionar
ENTER,si el cdigo del cliente no se encuentra entonces presionar
buscar lo cual le muestrauna serie de selecciones, entre ellas
crear un nuevo cliente, seleccionar la opcincorrespondiente y hacer
un doble clic sobre esta opcin presionar ENTER.Enviado a.- En este
campo puede ingresar otra direccin diferente a la de su cliente,por
ejemplo si la entrega de la mercadera se va a realizar en otra
direccin. Ud. puedeutilizar el bot n de Buscar que se encuentra en
dicho recuadro para localizar unadireccin en particular que pudiera
pertenecer a otra empresa (un embarcador porejemplo).Reg. Tributo.-
Aqu puede ingresar el registro tributario del cliente. Normalmente
estevalor se extrae del registro del cliente cuando fue creado (Por
ejemplo el RUT en Chile,el NIT en Colombia, RUC en Per, etc.). De
acuerdo al pas que haya elegido en lugarde Reg. Tributo. puede
aparecer el equivalente (por ejemplo RIF en Espaa). Existe
laposibilidad de que Ud. solamente ingrese el nro. de Registro
Tribut. sin necesidad deingresar el cdigo del cliente, vea la opcin
de preferencias dentro de facturas, en elmodulo de
parmetros.Enviar.- Indicar la forma de envo de la mercadera. Aqu
Ud. puede poner por ejemploPor Correo , , Su Almacn , etcAlmacn.en
la flecha que marca hacia abajo para ver las diferentes
formasPago.- Hacer un clicde pago que tiene el cliente para
cancelar la factura, normalmente la transaccin es enefectivo, pero
puede ser cambiada a cualquier otro tipo.Vender.- Se refiere al
vendedor que esta realizando la venta de la mercadera, enalgunas
ventas no es necesario especificar el vendedor, por lo tanto puede
dejarlo enblanco.Su refer.- Ingresar cualquier conjunto de
caracteres que permita identificar elrequerimiento que ha hecho su
cliente, este campo puede ser dejado en blanco. Porejemplo si su
cliente le hizo un requerimiento por escrito (una orden de compra)
y vienecon una referencia entonces ese Nro. puede ser ingresado en
este campo.Fecha.- La fecha en que se realiza la venta, esta fecha
no puede ser mayor a 10 dasde la fecha del computador (la fecha de
hoy), as mismo no puede ser una fechaanterior a un perodo de
cierre.La mayora de campos son autoexplicativos, sin embargo
algunos de ellos merecenalgn comentario, por ejemplo si Ud. ha
especificado que el precio del producto este basado en un
porcentaje sobre su costo (Ver opcin de Parmetros) entonces ste
semostrara sobre la columna de % el cual le indica el porcentaje de
incremento sobre elcosto que se ha aplicado.Para ingresar un
producto del inventario, hacer un clic en la columna de cd. Artculo
ytipear el cdigo del item, si el producto es encontrado en el
archivo del inventario,entonces se le mostrara la descripcin. Si el
artculo es nuevo, Ud. puede crear estenuevo item sin salir del
proceso de realizar una factura, simplemente presionar el botnde
Crea prod. (Crea producto) y llenar los campos que se muestran en
el computador.Cuando Ud. termina de ingresar los productos de la
factura, en la parte inferiorizquierda de su pantalla se muestran
los campos de pago (ingresar la cantidad acancelar, si es al crdito
dejar en cero este campo), la referencia (una brevedel pago,
ejemplo Pago cheque nro. xxxxdescripcin), y la fecha de vencimiento
(estafecha no debe ser menor que la fecha de la factura).Una vez
realizado el ingreso de los productos, Ud. puede presionar uno de
estosbotones.Guarda, imprime.- Le permite salvar la factura en el
disco duro, es decir, ingresar lafactura al sistema e imprimirla.
Tenga en cuenta que hasta que no salve la factura,sta no se
encuentra en el sistema (solamente esta en pantalla, si apaga
sucomputador por ejemplo, esta informacin se pierde). Cuando la
factura ha sidosalvada se genera al menos un registro en el mdulo
de cuentas por cobrar.Guardar.- Es igual que el botn descrito
anteriormente pero no imprime la factura,utilizar este caso cuando
solamente desea grabar la informacin en el computador
yposteriormente quiera imprimir.Retornar.- Le permite salir de esta
pantalla. Utilizarla cuando ya no desea ingresar masfacturas y
desea retornar al men general de facturacin.Botones en facturacin.-
cuando esta realizando una factura, se muestran la columnade
botones en el lado izquierdo de la pantalla (ver figura 3.2), que
le pueden ayudar enla elaboracin del documento. Algunos de estos
botones pueden ser bloqueados paraque no puedan ser usados por
otros usuarios. Estos botones tienen el siguiente uso:Crear
producto.- Tambin se activa presionando F2 en su teclado. Le
permite crear unproducto en el inventario, esta funcin es til si no
desea salir del proceso defacturacin. Esta funcin solamente puede
estar activa si el programa no tiene clave deacceso. El
procedimiento de crear un producto esta detallado en el capitulo
deinventarios.Ver producto.- Se activa tambin presionando F3. Se
tiene que seleccionarpreviamente un producto para usar esta funcin.
Le permite ver y comparar precios.Por ejemplo si desea saber cual
fue el ultimo precio que le ofreci a un cliente en dichoproducto.
Lista de productos.- Se activa con F4. Le muestra una lista de
productos la cualpuede ser ordenada en forma alfabtica o por
cdigo.Descuento.- Seleccione un producto de los productos que ha
ingresado y luegopresione este botn para aplicar un descuento
porcentual. El descuento solamente seaplica a un producto.
Adicionalmente este descuento puede ser impreso en la
factura.Comentario.- Seleccione una lnea en blanco en la factura
(simplemente haga un clicen una lnea en blanco) y luego presione el
botn de comentario. Debe m ostrarse unrecuadro para ingresar hasta
4 lneas de comentarios. Tiene la opcin de crearcomentarios
repetidos. Por ejemplo si tiene que usar un comentario como
Repuestooriginal despus de cada lnea, es preferible crear el
comentario y solamenteseleccionarlo de la lista cada vez que sea
necesario.Insertar/Eliminar fila.- Estos botones, que se activan
tambin con F8 y F9respectivamente se usan para eliminar lneas (o
productos) que por error se haningresado. O si desea ingresar una
lnea de comentario un nuevo producto.Nro. de serie.- Este botn
permite ingresar el nmero de serie de algn producto. Porejemplo si
Ud. esta vendiendo 5 unidades de un modelo de telfono celular,
presioneeste botn para incluir una lista de los nmeros de serie de
dichos productos. Estafuncin es til para identificar mas adelante
si un producto ha sido vendido por suempresa. Por ejemplo si el
cliente desea retornar un telfono celular algunas semanasdespus y
no tiene la factura, con el nmero de serie Ud. puede identificar la
factura yrealizar los ajustes necesarios. Para ubicar el producto
por numero de seriesimplemente usar el botn de buscar (
ver).Cliente.- Tam bin se activa presionando tecla F12, le presenta
una lista de facturaspara el cliente que se ha seleccionado.Pagos
previos.- Este botn le muestra una relacin de pagos que se hayan
realizadopara un cliente determinado. Solamente se muestran los
pagos que estn abiertos. Porejemplo Ud. le puede ofrecer una
computadora a un cliente en cuatro pagos y altrmino de dichos pagos
Ud. entrega la computadora y hace la factura. Cada vez quesu
cliente realiza un pago, Ud. lo registra en Cuentas por cobrar. Al
registrar elltimopago, Ud. retorna a crear una factura y al
presionar este botn se muestran todos lospagos. De all seleccionar
el pago ( pagos) que desea aplicar a dicha factura. Tambinpuede
usar este botn para aplicar crditos o devoluciones que haya
realizado para sucliente.Existen procedimientos de ayuda cuando Ud.
realiza por ejemplo una factura, estosprocedimientos son para
ayudar al usuario en la elaboracin de la factura y pueden
serdeshabilitados (Vea la opcin de parmetros), ya que en algunos
casos no sonnecesarios. Estos procedimientos son:Creacin rpida de
productos.- Cuando se esta facturando y Ud. no tiene el productoen
su inventario, solamente tiene que ingresar el cdigo del producto y
luego "Enter", siel producto no se encuentra en los archivos se
muestra una pantalla para crear elproducto en forma rpida (se
ingresa solamente descripcin, precio y costo). Columnas de orden.-
en algunos casos es necesario ordenar los productos por
algunacolumna, por ejemplo por cdigo, por descripcin por
cantidad.Bsqueda incremental.- Cuando esta ingresando un producto
se muestrainmediatamente una tabla de cdigos cercanos de productos,
Ud. puede elegirproductos de esta tabla si utiliza la tecla del
tabulador (Tiene el smbolo --->|) y luegousa las flechas de
subir y bajar puede utilizar el ratn.Modificar FacturasPara
modificar una factura, simplemente hacer un clic sobre la factura
que se deseamodificar en la pantalla general de facturacin ( ver
figura 3.1). Luego presionar elbotn de modificar, all se muestra un
recuadro con el nro. de factura a imprimir.Presionar en ese
recuadro Aceptar y luego se muestra la factura a modificar.
Elproceso de modificar una factura es igual a realizar una nueva
factura (ver figura 3.2).Es decir realizar los cambios que sean
necesarios, por ejemplo para especificar uncliente diferente,
simplemente tipear en el campo de cdigo de cliente el
cdigocorrespondiente presionar el botn de buscar.Asimismo si desea
cambiar un item de la factura. Simplemente retipear sobre el
valorcorrespondiente, una nueva cantidad un nuevo precio. Debe
tener en cuenta quecuando se modifica una factura, se actualiza el
kardex del inventario ya que estnentrando y saliendo productos del
inventario.Cuando se modifica la factura, se puede cambiar
prcticamente cualquier valorpreviamente ingresado. Ud. puede usar
el botn de "pagos previos" para ver si elcliente tiene algn crdito
abierto y puede ser aplicado a la factura.Eliminar FacturasDe la
pantalla del men de facturacin (Ver figura 3.1) seleccionar el botn
de eliminar.Luego ingresar el Nro. de la factura (se muestra un
nmero que previamente puede serseleccionado mediante el
ratn).Presionar aceptar y despus se muestra una pantalla de
confirmacin para laeliminacin. Se debe anotar que la eliminacin de
una factura no puede ser realizada sise encuentra dentro de un
perodo que ha sido cerrado. As mismo ver la seccin dereportes para
tener una relacin de facturas eliminadas, es decir, si por ejemplo
Ud.elimin una factura y desea saber despus de algn tiempo que
facturas han sidoeliminadas del sistema, entonces ingresar a la
seccin de reportes para obtener unarelacin de facturas que han sido
eliminadas.Si el m dulo de facturacin esta conectado al mdulo de
contabilidad, el asientocontable asociado a dicha factura es
automticamente eliminado.Devoluciones-Crditos Cuando un cliente
quiere realizar una devolucin de un producto, por alguna
razn:producto daado, producto incompleto, etc. entonces Ud. puede
realizar unadevolucin de mercadera. Para ello simplemente hacer un
clic sobre la pestaa deDevoluciones(ver figura 3.1) en la pantalla
general de la facturacin. Despus dealgunos segundos se muestra la
pantalla con la lista de devoluciones (ver figura 3.4).
Elprocedimiento para crear, modificar y/o eliminar una devolucin es
similar a realizar unafactura, por ello si Ud. sabe como realizar
una factura, entonces no va a tener ningnproblema al manejar una
devolucin.Cuando se realiza una devolucin, esta se registra en la
seccin de cuentas por cobrar,como un crdito. Si se le ha asignado
un pago entonces se registra un pago tambin enlas cuentas por
cobrar. Los productos pueden ser regresados al inventario a
discrecindel operador (MONICA le pregunta si desea retornar los
productos a su almacn).Igualmente sobre estas devoluciones, Ud.
puede realizar anotaciones por cadadevolucin, ordenarlas de acuerdo
a las fechas de emisin, por cliente, por trminos,etc. As mismo los
productos que se retornan al inventario quedan registrados en
elkardex.Una devolucin puede ser aplicado a una factura. Por
ejemplo si el cliente retornaalgn producto, Ud. genera la devolucin
y despus le puede indicar al cliente quedicha devolucin se aplica a
una futura compra. Cuando realiza la factura para esecliente
presione el botn de pagos previos y se debe mostrar el monto de
dichadevolucin (siempre que la devolucin haya este aun abierta y se
haya creado conpago cero, es decir no se ledevolvi dinero en la
devolucin).
23Facturas en lotesEsta opcin le permite emitir automticamente
un grupo de facturas similares (Ver lafigura 3.5). Por ejemplo si
su empresa tiene que facturar cada fin de mes por serviciode
mantenimiento de equipos de oficina, por la misma cantidad a un
grupo de clientes ysiempre por la misma cantidad, entonces esta
opcin es ideal. El proceso para realizaruna facturacin es el
siguiente.Definir una Factura Gral.- Ud. debe definir un estimado
en la seccin de estimados(del Men general elegir estimados y crear
un estimado, no importa el nombre delcliente ya que este ser
cambiado por cada cliente). Este nro. de estimado contiene elmodelo
general de la factura que se va a emitir a cada cliente. El nro. de
este estim adodebe ser incluido en este botn.Adicionar un cliente.-
Le permite incluir un cliente en el grupo al cual se le emitir
lasfacturas. Especificar el cdigo presionar la tecla buscar para
ubicar el cliente de lalista general de clientes. Eliminar un
cliente.- Le permite eliminar un cliente del grupo de clientes, por
ej emplocuando el cliente ha dejado de utilizar el servicio,
entonces utilizar esta opcin paraeliminarlo del grupo.Ver grupo.-
Le permite ver en pantalla u obtener un listado de los clientes a
los cualesse les va em itir las facturas. Los clientes que
semuestran marcados con un asterisco *son los que pertenecen al
grupo a los cuales se emite la factura.Iniciar proceso.- Cuando se
ha definido la factura y el grupo de clientes entoncespresionar
este botn en el cual se le muestra una ventana solicitando si
existe ya unpago por adelantado y la fecha que debe mostrarse en
las facturas. El proceso defacturacin por lotes puede tomar algunos
segundos varias horas dependiendo de lacantidad de clientes a los
cuales tiene que emitir esta factura.Reportes variosLa pestaa de
reportes se utiliza para emitir inform es impresos de las
facturasrealizadas. Ud. puede obtener las ventas por fechas, por
clientes, por vendedor. Losimpuestos que se van a pagar por
concepto de ventas, por productos.Cualquiera de los reportes que se
utilizan en esta opcin tiene la facilidad de serconvertidos en
formato PDF, en formato Excel, en formato Word. Asimismo tienen
lafacilidad de ser enviados por correo internet. Una pantalla tpica
para obtener unreporte se muestra en la figura nro. 3.8 Figura 3.8
Pantalla para reportes.Los principales reportes que se pueden
obtener son:Por fechas.- Muestra las ventas que se han realizado
para un perodo determinado, porejemplo puede obtener el total de
ventas para el da de ayer, para una semana paraun mes.Ventas por
clientes.- Muestra los totales de ventas que se obtienen para un
cliente enparticular (o todos los clientes).Reporte de impuestos
por ventas.- Este informe discrimina los diferentes impuestosque
haya cobrado en sus facturas. Es muy til para cumplir las
regulaciones deimpuestos en su pas.Libro de Ventas.- Este es un
reporte que indica el total de ventas menos los crditosque se hayan
emitido. Este reporte generalmente se trata de adecuar a los
reportes delibro de ventas que requiere la oficina de impuestos de
su pas.Enlace a la contabilidadEl modulo de facturacin esta
enlazado con la contabilidad de tal manera que al emitiruna
factura, automticamente emite su correspondiente asiento contable.
Es necesario, sin embargo, definir exactamente de que manera se va
a generar el asiento contable.Es decir que cuentas contables sern
afectadas al realizar una factura.Por ejemplo si Ud. esta usando el
almacn, entonces al vender un producto, elinventario queda
afectado. Si esta recibiendo dinero en la facturacin, quizs
deseeafectar la cuenta de caja general ( caja chica como le conoce
contablemente enalgunos pases).Para definir el enlace a la
contabilidad debe definir el asiento contable automtico. Paraello
vea la seccin de Cuentas de enlace en el captulo de ContabilidadUna
vez que ha definido el enlace contable entre la facturacin y la
contabilidad,solamente tiene que emitir la respectiva factura.
Monica, se encarga automticamentede generar el asiento respectivo.
Igualmente si modifica la factura, el asiento contabletambin
refleja este cambio. Por ejemplo si realiza una factura y unos
minutos despus(o das despus) tiene que aumentar algunos productos
adicionales a la factura, laadicin de dichos productos se refleja
en el asiento asociado para esta factura.Asimismo, si elimina una
factura, el asiento respectivo tambin es eliminado de loslibros
contables.ESTIMADOS / PROFORMASIntroduccin a estimadosEl mdulo de
estimados es usado para cotizar precios a un cliente. Un estimado,
quetambin es llamado proforma, es til para enviarle al potencial
cliente el costo de unaventa. Recuerde que una factura es un
documento legal y contable, y en el cual elcliente adquiere
productos de se negocio.El estimado no es un documento contable, y
m ayormente es para uso interno de sunegocio.Por ejemplo si su
negocio vende artculos electrodomsticos, puede usar esta opcinpara
estimarle a su cliente el costo de 1 cafetera, 1 radio y una
tostadora. De estamanera si el cliente decide adquirir dichos
productos unos das despus, Ud. solamentetiene que convertir dicho
estimado en factura, sin tener que retipear la factura, ni
tenerrecalcular los precios de venta que le haba ofrecido a dicho
cliente en das anteriores.Se recomienda usar esta opcin antes de
realizar una factura. Solamente cuando elcliente por ejemplo ha
visto el estimado y esta de acuerdo en cerrar la venta, entoncesUd.
puede transferir dicho estimado en una factura de compra-venta.En
esta seccin al igual que en facturas, Ud. puede crear, modificar,
imprimir losestimados. Inclusive puede cambiar el nombre del
documento de impresin (por ejemplo en lugar de estimados a
"proforma"). Asimismo tiene la opcin de generar ymanejar reportes
de dichos estim ados.Puede enviar los estimados por el correo
internet a sus clientes. Igualmente si sucomputador tiene
fax-Modem, puede enviar directamente por fax desde su computadorel
estimado a su cliente. Vea la figura 3.15 que muestra una lista
tpica de estimadosemitidos.
Figura 3.15 Lista de estimadosCrear EstimadosLa opcin de crear y
m odificar estimados es similar a realizar una factura, vea
elcapitulo de ingresar nuevas facturas , para aprender el
procedimiento de crear unnuevo estimado. Recuerde que un estimado
no es un documento contable y por lo tanto puede sermodificado las
veces que sea. Los estim ados le permiten realizar un contacto
inicialcon su cliente.La botones que se muestran en la forma de
crear estimados son autoexplicativos ytienen la misma funcin que al
hacer una factura. Un botn interesante de mencionar yque no se
encuentra en la facturacin es la posibilidad de im portar un
estimado desdeuna lista de texto o una lista de Excel.Por ejemplo,
su cliente puede haberle solicitado que le cotice (o que le haga
unaproforma), de una lista de productos. Algunas veces dichas
listas son un tanto extensasy su potencial cliente puede haberle
enviado dicha lista va correo internet en una listade texto una
lista de Excel.Para evitar volver a tipear los cdigos de los
productos, simplemente cargar la lista enel folder de Monica (puede
ser cualquier otro folder) y luego en la pantalla de creacinde
estimados presionar botnImportar de...,esto le permitir ver la
siguiente pantallaen la cual debe especificar donde se encuentra la
lista a importar.ReportesEn la pestaa de reportes puede obtener
informes por cliente, por fechas, porproductos, etc. Estos reportes
le permitirn realizar un anlisis ms eficiente de susclientes.Por
ejemplo puede tener un reporte de estimados realizados para un
periododeterminado para un cliente en particular para un
producto.INVENTARIOIntroduccin al inventarioEsta opcin le permite
manejar todo lo relativo a los productos del inventario:
Crearnuevos productos, modificarlos, eliminarlos, crear
cotizaciones, rdenes de compra,manejar el kardex, etc. De la
pantalla principal de MONICA (ver figura 3.1) hacer un clicen
Inventario el cual, despus de algunos segundos, le muestra la
pantalla general delinventario (ver figura 4.1). Desde esta
pantalla Ud. puede crear nuevos productos a seringresados al
inventario, modificarlos, cambiar precios, etc. Tambin puede
ordenar losproductos por categora, por suplidor, etc. simplemente
hacer un clic en la flecha queesta situada junto a seleccione
orden. As mismo tambin puede manejar el kardex delproducto,
realizar cotizaciones, rdenes de compras para sus suplidores, y
reportesvarios. Figura 4.1 Pantalla de inventariosCrear nuevos
productosUtilizar esta opcin para crear un nuevo artculo item.
Tambin puede crear el artculocuando esta realizando una factura, un
estim ado, una orden de compra, una co tizacin(el procedimiento es
el mismo). Vea la figura 4.3 para una explicacin de los
campos.Figura 4.3 Ingreso de un nuev o producto al inventarioDel
men del inventario (ver figura 4.1) hacer un clic en
crear prod.el cual le muestrala pantalla para ingresar un nuevo
producto, la mayora de los campos sonautoexplicativos, sin embargo
se puede agregar las siguientes observaciones:Cdigo sugerido.-
MONICA le proporciona un cdigo numrico al item artculo queesta
creando sin embargo Ud. puede cambiar este nmero y utilizar el que
desea. Porejemplo si esta ingresando repuestos de automviles, quizs
es mas til ingresar elcdigo del fabricante de la pieza, algunas
veces el producto puede tener un cdigo debarras, si tiene un lector
de cdigo de barras, Ud. puede utilizarlo ya que MONICApuede leer
este nmero al momento de hacer una factura.Cant. Mnima.- Se refiere
a la cantidad mnima que puede tener en el almacn, una vezllegado a
este lmite, es el momento de reordenar el producto a su
suplidor.Precio de venta.- Monica le permite definir hasta 4
precios de venta para un m ismoproducto. Por ejemplo si Ud. esta
vendiendo telfonos celulares, puede definir unprecio de venta al
publico, un segundo precio de venta para promocin del producto,
untercer precio para venta al por mayor, etc. El precio de venta
puede ser calculado en funcin del costo y el margen de ganancia que
Ud. puede definir. Por ejemplo si Ud.compra el producto a 100 y
quiere obtener un margen de 20% entonces ingresar en elcampo de
costo 100 y en el campo de utilidad 20 (recuerde que puede tener 4
precios,por ello tiene 4 posibles mrgenes que puede aplicar). El
precio de venta serautomticamente calculado en 120.Asimismo, si Ud.
decir vender con el precio de 160, y no desea calcular su margen
deganancia, simplem ente ingresar el costo y el precio de venta.
Monica calculaautomticamente su margen de ganancia.Si Ud. esta
usando la caracterstica de impuesto ya incluido en el precio,
lametodologa es la misma, pero el precio ahora se calcula teniendo
en cuenta elimpuesto que se esta aplicando al producto.Una vez
completado los campos correspondiente hacer clic en Aceptar el cual
le grabala informacin en el disco duro de su computador y se
encuentra listo para utilizar esteitem en los diferentes mdulos de
MONICA: facturacin, estimados, etc.Solamentelos campos de cdigo,
descripcin y categora son necesarios par inscribir elproducto en
los archivos,los otros campos son opcionales y pueden ser
actualizadosposteriormente con el botn de modificar del men de
inventarios.En la siguiente pestaa, se m uestran detalles
adicionales u opcionales que pueden serde m ucha ayuda en el manejo
de su negocio, igualmente dichos campos sonautoexplicativos. Alguno
de estos campos son:Categora.- Este campo se refiere a una
clasificacin de los productos en su inventario,por ejemplo, si Ud.
vende artculos electrodomsticos entonces puede clasificarloscomo
Televisores, radios, equipos de video, computadores, etc. para ello
simplementehacer un clic en Buscar y all se le presenta la
posibilidad de elegir una categora crear una categora
diferente.Comentario.- Ud. puede hacer cualquier comentario
pertinente al producto en estas treslneas, sin embargo se puede
adicionar ms notas con el botn de notas, el cual esilimitado.Imagen
del producto esta en.- Si desea asociar una imagen con el producto,
entoncesindicar el subdirectorio y el nombre de la imagen. La
imagen deber ser en formato.BMP (Bit MaP, es un formato de alm
acenamiento que utiliza el computador almomento de digitalizar una
figura). Para tener la imagen de un producto en MONICAUd. necesita
tener un digitalizador o , el cual es un equipo que se conecta a
suescnercomputador y le permite transferir la imagen de cualquier
catlogo fotografa a sucomputador. Un digitalizador escnerporttil
puede ser ms que suficiente paraobtener la im agen que necesita.
Prcticamente todos los digitalizadores le ofrecen laposibilidad de
grabar la imagen en formato .BMP. Ajustar su digitalizador a
unaresolucin adecuada (generalmente 300 DPI es suficiente). La
imagen no debe sermayor a 600 kilobytes a fin de que pueda ser
manejada por MONICA. Una vezdigitalizada la figura, simplemente
especificar el subdirectorio en que se encuentra estaimagen, por
ejemplo c:\archivo\imagen.bmp tambin puede hacer un clic en el botn
debuscar si desea navegar por su computador y ubicar la imagen.
Para un entendimiento mas adecuado de digitalizacin de imgenes lea
el manual del digitalizador que vieneadjunto cuando compra el
equipo correspondiente.Expiracin del producto.- Este cam po es til
si esta trabajando con productos quetienen fecha de expiracin. Por
ejemplo en una farmacia, la mayora de las medicinastiene una fecha
de expiracin por ley. Si su negocio no maneja productos con fecha
deexpiracin, simplemente no usar este campo, dejarlo en
blanco.Productos equivalentes.- En algunos casos cuando esta
facturando, quizs no tiene unproducto en el almacn, puede ofrecerle
a su cliente un producto equivalente de la listaque puede definirla
aqu. Por ejemplo si vende productos electrnicos de una marca,quizs
puede definir productos genricos de otra marca. Al facturar (o
hacer unestimado) Ud. puede hacer doble clic en la descripcin de
este producto y se mostrarala lista equivalente.Modificar /
eliminar productosPara modificar un producto del inventario de la
pantalla general del inventario (verfigura nro. 4.1) presionar
Modifica y luego ingresar el cdigo del producto ( tam binpuede
hacer un clic sobre el producto a modificar y luego presionar
Modifica). Luego semuestra una pantalla para realizar la
correspondiente modificacin. Se puedenmodificar todos los cam pos
excepto el cdigo del producto, el costo y la cantidad enalmacn.Por
ejemplo si desea cambiar la descripcin simplemente mover el cursor
a este campoy realizar el cambio deseado. Ver figura 4.3 en la que
se muestra la pantalla deproductos.Ud. puede cambiar por ejemplo
nuevos precios, un proveedor diferente, una nuevaimagen, cdigos
contables que han sido cambiados, etc.Asimismo si desea eliminar un
producto del inventario, igualmente debe presionar elbotn de
Eliminar (ver figura nro. 4.1). Sin embargo la eliminacin de un
productosolamente se puede dar si no existen productos en el
almacn, es decir se tiene uninventario cero, para dicho producto.Si
desea eliminar dicho producto del alm acn aun teniendo productos,
debe ir a lafuncin de Kardex y retirar las unidades
correspondientes del producto hasta tener ceroproductos y solamente
despus se puede elim inar el producto del inventario.Cuando elimina
un producto, se muestra la pantalla de dicho producto y si esta
deacuerdo en eliminarlo presionar "Aceptar,y le pide confirmacin de
su seleccin.Despus de elim inar un producto, ya no puede volver a
usarlo. Si lo desea usar tieneque reingresarlo nuevamente. KARDEXEl
Kardex sirve para mantener un control de los items que entran y
salen del almacn,MONICA mantiene un control por cada uno de los
productos que se ingresan alinventario. Cada vez que se ingresan un
nuevo artculo al inventario MONICAautomticamente abre un nuevo
registro para ese producto, es decir no es necesariorealizar ningn
tipo de procedimiento por parte del usuario.Para ingresar a ver el
kardex para un producto, simplemente de la pantalla del men(Ver
figura 3.1) presionar la hoja de Kardex el cual le muestra la
pantalla del kardex, enesta pantalla debe ingresar el cdigo de un
producto para poder ver el movimiento quese ha registrado para ese
producto. Ver figura 4.9Ud. puede recibir/retirar mercadera para un
producto a travs de esta pantalla.Simplemente hacer clic en
Recibir/Retirar y completar el cuadro que se m uestra. Lacantidad
que se ingresa ser actualizada automticamente en el inventario.Ver
figura 4.9 Kardex del inventario EtiquetasEste procedimiento le
permite imprimir una variedad de etiquetas para sus productosdel
inventario.La facilidad de imprimir etiquetas es que puede manejar
ms eficientemente losproductos de su almacn. Por ejemplo Ud. puede
crear etiquetas de todos losproductos que ingresan a su almacn,Y
despus al m omento de facturarlo, simplemente se puede fijar en el
cdigo delproducto y tipearlo en la pantalla de facturacin y
automticamente tendr el preciodefinido. Si esta usando una pistola
lectora de barras y sus etiquetas han sido impresascon cdigo de
barras entonces la labor de facturacin es muy simple de realizar
(muysimilar a la que se realiza por ejemplo en un gran supermercado
en la cual el productoes automticamente ledo tambin por un lector
de cdigo de barras pero estacionario).Las etiquetas pueden
imprimirse en casi cualquier tipo de impresora. Se recomiendausar
impresora laser impresora de inyeccin de tinta. Ud. puede usar una
impresoramatricial ( de martillo, las que traen el papel
perforado), pero la calidad de impresindel cdigo de barras no ser
muy buena y probablemente el lector de cdigo de barrastendr mucha
dificultad en reconocer y leer el producto.En la figura 4.11 se
puede ver una explicacin detallada de la pantalla de las
etiquetas.Figura 4.11 Pantalla de etiquetasAl seleccionar el tipo
de cdigo de barras se recomienda usar el que estapredeterminado
(cdigo 128), prcticamente cualquier tipo de lector de cdigo
debarras acepta este formato (tanto con productos etiquetados en
Latinoamrica, comoproductos etiquetados por fabricantes de Estados
Unidos como Europeos). Para lectorade cdigo de barras se recomiendo
un lector de buena calidad (ejemplo de rayos laser, puede usar
tambin de rayos infrarrojos, aunque son mas econmicos,
algunosmodelos baratos tienen dificultad en reconocer fcilmente un
cdigo de barras).Enlace con la contabilidadCuando realiza la venta
de un producto, Ud. puede asociar cuentas contables a unproducto en
particular al realizar una venta. Por ejemplo si Ud. hace una
factura a sucliente, automticamente se genera el asiento contable,
segn lo que corresponde enlas cuentas de enlace.Sin embargo si ha
especificado cuentas de enlace en particular para un producto,
entonces puede detallar particularmente el movimiento en dicho
asiento automtico.Si Ud. om ite las cuentas de enlace para el
articulo, simplemente se usa la cuentas deenlace que se han
especificado en el modulo contable, vea el capitulo de cuentas
deenlace de la contabilidad.Se recomienda utilizar estas cuentas de
enlace solamente si quiere tener un detalle demovimiento para uno
varios productos. Por ejemplo si tiene en almacn 300productos, pero
necesita llevar un detalle contable de sus 10 mas
importantesproductos (los que mas movimiento tiene) entonces
especificar en esta pantalla (verfigura 4.12) las respectivas
cuentas contables.El resto de productos de su almacn solamente son
afectados contablemente a travsde un asiento automtico general.
Figura 4.12 Enlace de cuentas para un producto.ORDENES DE
COMPRASIntroduccin a las comprasLas ordenes de compra son
documentos que se envan al suplidor en la cual seconfirma la compra
de los productos (Ver figura 4.14)Una orden de compra es muy
similar en procedimiento a una factura a un cliente , esdecir se
realiza una lista de productos a comprar y se lo enva al suplidor.
En algunoscasos no es necesario realizar una orden de compra, ya
que algunos suplidorespueden aceptar su compra, con una simple
llamada telefnica.Sin embargo es aconsejable siempre tener un
registro de los productos que se vancomprando y a que suplidor se
esta comprando. Generalmente cuando el suplidor esuna fabrica
distribuidor de mayor envergadura, la nica manera de realizar
unacompra formal es enviando una orden de compra por parte de su
empresa.Figura 4.14 Lista de rdenes de compra
Crear rdenes de compraUtilizar esta seccin para ordenar compras
a sus suplidores. Para ingresar a estaopcin, del men general de
inventarios (Ver figura 4.1) hacer un clic en Compras elcual le
muestra la pantalla de compras. El procedimiento para realizar una
compra esigual al de hacer una factura. Ud. puede crear, modificar
eliminar una orden decompra. Las compras no afectan al inventario,
a menos que haga el procedimiento derecibir la mercadera. Es decir
despus de haber enviado la orden de compra a susuplidor, ste le
enviar su pedido con su respectiva factura.En este punto Ud. tiene
la opcin de ingresar la mercadera artculo por articulo, perocomo
tiene una orden de compra, esto puede hacerlo automticamente,
simplementepresionar Recibir, luego identificar la compra,
verifique las cantidades y preciosrecibidos, luego presionar el
botn de Aceptar. Este proceso automticamente procesalos artculos
del inventario.
KARDEXEl Kardex sirve para mantener un control de los items que
entran y salen del almacn,MONICA mantiene un control por cada uno
de los productos que se ingresan alinventario. Cada vez que se
ingresan un nuevo artculo al inventario MONICAautomticamente abre
un nuevo registro para ese producto, es decir no es
necesariorealizar ningn tipo de procedimiento por parte del
usuario.Para ingresar a ver el kardex para un producto, simplemente
de la pantalla del men(Ver figura 3.1) presionar la hoja de Kardex
el cual le muestra la pantalla del kardex, enesta pantalla debe
ingresar el cdigo de un producto para poder ver el movimiento quese
ha registrado para ese producto. Ver figura 4.9Ud. puede
recibir/retirar mercadera para un producto a travs de esta
pantalla.Simplemente hacer clic en Recibir/Retirar y completar el
cuadro que se m uestra. Lacantidad que se ingresa ser actualizada
automticamente en el inventario.Ver figura 4.9 Kardex del
inventario EtiquetasEste procedimiento le permite imprimir una
variedad de etiquetas para sus productosdel inventario.La facilidad
de imprimir etiquetas es que puede manejar ms eficientemente
losproductos de su almacn. Por ejemplo Ud. puede crear etiquetas de
todos losproductos que ingresan a su almacn,Y despus al m omento de
facturarlo, simplemente se puede fijar en el cdigo delproducto y
tipearlo en la pantalla de facturacin y automticamente tendr el
preciodefinido. Si esta usando una pistola lectora de barras y sus
etiquetas han sido impresascon cdigo de barras entonces la labor de
facturacin es muy simple de realizar (muysimilar a la que se
realiza por ejemplo en un gran supermercado en la cual el
productoes automticamente ledo tambin por un lector de cdigo de
barras pero estacionario).Las etiquetas pueden imprimirse en casi
cualquier tipo de impresora. Se recomiendausar impresora laser
impresora de inyeccin de tinta. Ud. puede usar una
impresoramatricial ( de martillo, las que traen el papel
perforado), pero la calidad de impresindel cdigo de barras no ser
muy buena y probablemente el lector de cdigo de barrastendr mucha
dificultad en reconocer y leer el producto. En la figura 4.11 se
puede ver una explicacin detallada de la pantalla de las
etiquetas.Figura 4.11 Pantalla de etiquetasAl seleccionar el tipo
de cdigo de barras se recomienda usar el que estapredeterminado
(cdigo 128), prcticamente cualquier tipo de lector de cdigo
debarras acepta este formato (tanto con productos etiquetados en
Latinoamrica, comoproductos etiquetados por fabricantes de Estados
Unidos como Europeos). Para lectorade cdigo de barras se recomiendo
un lector de buena calidad (ejemplo de rayos laser, puede usar
tambin de rayos infrarrojos, aunque son mas econmicos,
algunosmodelos baratos tienen dificultad en reconocer fcilmente un
cdigo de barras).Enlace con la contabilidadCuando realiza la venta
de un producto, Ud. puede asociar cuentas contables a unproducto en
particular al realizar una venta. Por ejemplo si Ud. hace una
factura a sucliente, automticamente se genera el asiento contable,
segn lo que corresponde enlas cuentas de enlace.Sin embargo si ha
especificado cuentas de enlace en particular para un
producto,entonces puede detallar particularmente el movimiento en
dicho asiento automtico.Si Ud. om ite las cuentas de enlace para el
articulo, simplemente se usa la cuentas deenlace que se han
especificado en el modulo contable, vea el capitulo de cuentas
deenlace de la contabilidad.Se recomienda utilizar estas cuentas de
enlace solamente si quiere tener un detalle demovimiento para uno
varios productos. Por ejemplo si tiene en almacn 300productos, pero
necesita llevar un detalle contable de sus 10 mas
importantesproductos (los que mas movimiento tiene) entonces
especificar en esta pantalla (verfigura 4.12) las respectivas
cuentas contables.El resto de productos de su almacn solamente son
afectados contablemente a travsde un asiento automtico general.
Figura 4.12 Enlace de cuentas para un producto.ORDENES DE
COMPRASIntroduccin a las comprasLas ordenes de compra son
documentos que se envan al suplidor en la cual seconfirma la compra
de los productos (Ver figura 4.14)Una orden de compra es muy
similar en procedimiento a una factura a un cliente , esdecir se
realiza una lista de productos a comprar y se lo enva al suplidor.
En algunoscasos no es necesario realizar una orden de compra, ya
que algunos suplidorespueden aceptar su compra, con una simple
llamada telefnica.Sin embargo es aconsejable siempre tener un
registro de los productos que se vancomprando y a que suplidor se
esta comprando. Generalmente cuando el suplidor es una fabrica
distribuidor de mayor envergadura, la nica manera de realizar
unacompra formal es enviando una orden de compra por parte de su
empresa.Figura 4.14 Lista de rdenes de compraCrear rdenes de
compraUtilizar esta seccin para ordenar compras a sus suplidores.
Para ingresar a estaopcin, del men general de inventarios (Ver
figura 4.1) hacer un clic en Compras elcual le muestra la pantalla
de compras. El procedimiento para realizar una compra esigual al de
hacer una factura. Ud. puede crear, modificar eliminar una orden
decompra. Las compras no afectan al inventario, a menos que haga el
procedimiento derecibir la mercadera. Es decir despus de haber
enviado la orden de compra a susuplidor, ste le enviar su pedido
con su respectiva factura.En este punto Ud. tiene la opcin de
ingresar la mercadera artculo por articulo, perocomo tiene una
orden de compra, esto puede hacerlo automticamente,
simplementepresionar Recibir, luego identificar la compra,
verifique las cantidades y precios recibidos, luego presionar el
botn de Aceptar. Este proceso automticamente procesalos artculos
del inventario.Asimismo Ud. puede hacer anotaciones a estas
compras, Las anotaciones puedenilimitadamente. Por ejemplo Ud.
puede anotar: Esta compra debe serextendersedescargada con mucho
cuidado, contiene materialfrgil,En Julio 25 llamaron de laoficina
del suplidor para informar que no tienen el producto xxx hasta la
siguiente....., etc. En la figuraSemana4.15, puede ver una
explicacin mas detallada de lainformacin requerida para crear una
orden de compra.Figura 4.15 Crear una orden de compraModificar /
eliminar ordenes de compraLa opcin de modificar le permite realizar
cambios a compras ya creadas. Por ejemplo,si Ud. debe adicionar un
producto a una orden de compra, puede usar esta opcin.
Simplemente identificar la orden de compra de la lista
correspondiente ( ver figura 4.14)y presionar el botn de modificar.
El procedimiento para modificarlo es el m ismo que seusa para crear
una orden de com pra.Asimismo si desea eliminar una orden de com
pra, simplemente seleccionar de la listade rdenes de compra,
presionar el botn de eliminar. Debe anotarse que una ordencompra
que ya ha sido recibida, es decir, cuyos productos ya han sido
ingresados alinventario, no puede ser modificada, ni tampoco
eliminada, esto, debido a que losproductos correspondientes a esta
orden compra ya han sido registrados en elalmacn.Recibir
productosEsta opcin se utiliza para dar entrada de sus productos en
el inventario, sin necesidadde tipear nuevamente los productos en
el inventario.Cuando Ud. Realiza una orden de compra al suplidor,
ste le enva despus dealgunos das la mercadera solicitada, es
entonces cuando debe usar el botn de recibirmercadera. Simplemente
de la lista de la lista de compras (ver figura 4.14), seleccionarla
compra y presionarrecibir, y se muestra la pantalla de la figura
4.16.Figura 4.16 Recibir una compra para ingresarlo al
inventario
COTIZACIONESCrear cotizacionesEsta opcin le permite realizar
requerimientos a su suplidor para que le estimen preciossobre
mercadera que intenta comprar. Por ejemplo Ud. puede solicitar que
le estimenprecios a algn suplidor en el extranjero. MONICA le
permite imprimir esta cotizacinen ingles. Una cotizacin no afecta
el inventario. El procedimiento para realizar unacotizacin es igual
a realizar una factura, vea el capitulo de facturacin para poder
veren detalle el procedimiento de realizar una cotizacin. Figura
4.17 m uestra la pantallade creacin de una cotizacinAsimismo las
cotizaciones, pueden ser duplicadas, modificadas, eliminadas.
Tambinpueden ser convertidas automticamente en rdenes de compra. La
diferencia con unaorden de compra es que sta ltima es una
confirmacin de la compra de los items,adems la orden de compra
afecta el mdulo de cuentas por pagar.Para convertir una cotizacin
en una orden de compra simplemente hacer un clic enConvertir, luego
se le muestra una pantalla con los totales para esta cotizacin
ysolicita un pago si es que esta realizando un pago al momento de
colocar la orden consu suplidor. Si el abastecedor le esta dando
trminos (es decir crdito) y no solicitapago alguno, entonces Ud.
puede dejar estos campos en blanco. Luego presionaraceptar. Y la
cotizacin se conviene en una orden de compra. Ud. puede imprimir
estaorden de compra cuando ingresa a la seccin de Compras.
Modificar / eliminar cotizacionesPara modificar una cotizacin,
de la lista de cotizaciones (ver figura 4.18),
simplementeseleccionar la cotizacin requerida y presionar botn de
modificar. El procedimiento demodificar una cotizacin es similar a
crear una cotizacin . Si desea por ejemploeliminar un producto de
la cotizacin, simplemente presionar botn de eliminar fila.As mismo,
si desea adicionar un comentario dentro de la cotizacin,
simplementepresionar comentario.Asimismo para eliminar la
cotizacin, simplemente de la lista de cotizaciones seselecciona la
cotizacin (haciendo un clic sobre dicha lista, por supuesto puede
usaropciones de clasificar por fecha, por suplidor, etc. para
facilitar la ubicacin de lacotizacin, si tiene un gran numero de
cotizaciones ya realizadas) y se presionar elbotn de eliminar.
Reportes del inventarioEstos reportes le permiten manejar la
informacin del almacn, las compras y lascotizaciones a los
suplidores. Todos los reportes tienen posibilidad de ser enviados
aun formato Excel, Word PDF. Asimismo tiene la facilidad de enviar
estos reportes vainternet.Aunque la mayora de estos botones para
obtener reportes son autoexplicativos, lamejor manera de saber lo
que ofrece los reportes es ejecutarlos con su propiainformacin del
inventario, y obtenerlos en pantalla. Cuando un reporte se muestra
enpantalla, es exactamente igual a como se imprimir en su
impresora.En esta seccin Ud. puede obtener por ejemplo listas de
precios usando diferentescriterios. Tambin puede obtener
movimientos de items del inventario, kardex delinventario, compras,
etc.En la Figura 4.18 se muestra un ejemplo para obtener el reporte
de la lista de preciosde su inventario. Todos los botones tienen
esta caracterstica. CUENTAS POR COBRARIntroduccin a cuentas por
cobrarEsta seccin tambin es conocida como cartera. Este mdulo le
permite llevar uncontrol de las ventas al crdito, pagos, dbitos y
crditos que tiene con sus clientes.Para ingresar a esta seccin,
simplemente presionar el botn de Cuentas por cobrardesde el men
principal (Ver figura nro. 5.1).Las cuentas por cobrar registran
los documentos, es decir las transacciones de ventas,pagos, etc.
por ejemplo, cuando Ud. realiza una factura, se registra un
documento querepresenta esta venta (cada documento tiene un nmero
nico asignado por MONICA),si tiene un pago asignado a esta factura,
entonces se genera otro documento quecierra una factura un debito.
Si realiza una devolucin, entonces se genera undocumento en cuentas
por cobrar que refleja esta transaccin. En la figura 5.1 puedever
una explicacin de los campos que se muestran en pantalla.Figura
nro. 5.1 Pantalla principal cuentas por cobrar Pagos /
crditosCuando selecciona esta opcin, Ud. puede realizar los pagos
para un solo cliente(opcin de Ingresar crdito a u cliente), ver
figura 5.2. pagar por cada factura (opcinde Registrar pagos por
nro. de factura) ver figura 5.3. Si elige la primera opcin, en
estapantalla registra los pagos que pueda realizar su cliente,
sobre facturas dbitos quetenga pendientes con su empresa. Por
ejemplo si Ud. vendi al crdito y su cliente leenva el pago,
entonces utilizar esta opcin para registrar dicho pago. Simplemente
delmen general de cuentas por cobrar hacer clic en Pagos / Crditos.
y llenar los datosque se muestran en pantalla. MONICA procede a
generar un documento por este pago.Asimismo Ud. puede generar un
crdito en esta misma pantalla, por ejemplo a vecessu cliente puede
realizarle un adelanto de dinero a su cuenta, entonces Ud.
puederegistrar esta entrada en esta seccin. O tam bin puede generar
un crdito cuando, porejemplo, el cliente recibi mercadera
defectuosa.Si decide registrar los pagos por nro. de factura, al
elegir dicha opcin, se muestra unapantalla en la que ingresa
directamente las facturas, y en la penltima columna seindica el
pago que se esta recibiendo con la ultima columna como referencia
(las otrascolumnas son referencias no m odificables referentes a
dicha factura). Por ejemplo siUd. va a registrar un pago para la
factura nro. 1312, simplemente ingresar dicho nro. enla primera
columna de la tabla luego en la penltima colum na se muestra el
pago quedebe realizar, all confirmar o corregir el pago que se esta
recibiendo y en la referenciapuede ser algo como cheque nro.,
efectivo, transferencia nro. acb, etc. y assucesivamente con las
siguientes facturas luego presionar aceptar para procesardichas
facturas. Si tiene varias facturas para un mismo cliente, puede
utilizar el botnde seleccionar cliente a fin de que el computador
busque todas las facturas abiertaspara un mismo cliente.Compras /
dbitosEn esta seccin Ud. puede generar un dbito para el cliente,
por ejemplo gastos detransporte de la mercadera a su almacn. Tambin
puede registrar alguna compra querealiza su cliente, sobre
mercadera que no pertenece al inventario, por ejemplo equipode
oficina que esta rematando, o ventas ocasionales. Para ingresar un
dbitosimplemente hacer un clic en el botn de Compras / Dbitos el
cual le muestra unbotn para llenar los datos pertinentes. La fecha
de vencimiento es determinada porUd. sin embargo se le muestra una
fecha predeterminada. As mismo tiene la opcin deimprimir un
comprobante de pago para el cliente sobre la transaccin
realizada.Eliminacin de pagos/comprasAlgunas veces debido a errores
de tipo cambio tipo ltimo momento es necesarioeliminar un documento
en el modulo de cuentas por cobrar, simplemente use estebotn y
confirme la elim inacin, luego puede proceder a realizar un nuevo
documentopara correccin. Debe tener en cuenta sin embargo que
algunos documentos a no pueden ser eliminados, esto se debe a que a
veces estos documentos ya han sidoaplicados para cerrar ciertos
dbitos y/ crditos.Estados de cuentas del clienteCon MONICA Ud.
puede obtener el estado de cuenta de su cliente en
cualquiermomento. El estado de cta. es un resumen de las deudas que
le tiene su cliente y lospagos realizados. Para obtener un estado
de cuenta debe seleccionarse un clienteprimero. Este documento le m
uestra la relacin de crditos y dbitos (facturas, pagos,etc.). Puede
ser impreso en ingles o castellano. Adicionalmente el estado de
cuentarecalcula el balance del cliente y cierra crditos que se han
encontrado sin aplicar.La figura 5.3 muestra en detalle, los
diferentes campos y su explicacin Consultas variasUd. puede ver un
detalle del documento simplemente presionando la tecla Verdocumento
el cual le m ostrara un detalle del documento en referencia. Por
ejemplo eldetalle de un documento le puede mostrar, si el docum
ento esta cerrado (es decir si hasido pagado) aun se encuentra
abierta, as mismo nos dice que documentos se hancancelado.Cerrar el
perodoEsta opcin se utiliza para calcular los balances de los
clientes y generar los estadosde cuenta. Debe hacerse notar que una
vez cerrado un perodo, estos documentos yano pueden ser cambiados.
Esto se extiende para la facturacin.Para cerrar el perodo
simplemente seleccionar la seccin correspondiente (ver figura5.4)
se muestra la pantalla de cerrar el periodo, en el cual debe
especificar la fecha decierre. Ud. puede realizar tantos cierres
como desee, sin embargo es recomendablerealizarlo cada fin de
mes.Una vez obtenido los estados de cuentas, estos son enviados a
sus clientes los cualesremitirn sus respectivos pagos (con una
porcin del estado de cta.) luego estos pagosse ingresan al mdulo de
Ctas. por cobrar y quedaran reflejados en el siguiente estadode
Ctas. que se rem iten a los clientes. Si Ud. ha especificado un
cargo por interscuando se cre un cliente, entonces MONICA utilizar
este porcentaje para aplicarlo alas deudas vencidas y no
canceladas.Por ejemplo si Ud. registr un pago con fecha de hoy da,
entonces el cierre debe serrealizado con fecha de hoy da. Ver
figura 5.4 en el que se muestra un ejemplo decierre de perodo. Si
algn cliente tiene definido un inters por atraso de pago
alvencimiento, se calcula hasta la fecha de cierre. Figura 5.4
Cierre de los estados de cuenta de los clientes.Reportes de Cuentas
por cobrarEn la seccin de reportes varios Ud. puede obtener los
resmenes de pagos de susclientes, las facturas pagadas, reportes de
facturas vencidas a 30, 60 das. Tambinpuede consultar reporte de la
comisin de vendedores, etc. Por ejemplo si desea unestado de cuenta
interino, es decir provisional, puede utilizar el bot n de Estado
deno. La mayora de los botones son autoexplicativos.cta. InteriLa
mejor manera de ver la efectividad y utilidad del reporte es
ejecutar un reporte deprueba para verlo en pantalla, sin tener la
necesidad de realizar una impresin.CUENTAS POR PAGARIntroduccin a
cuentas por pagarEste mdulo le permite manejar las compras que
realiza a sus suplidores abastecedores, por ejemplo cuando compra
al crdito, Ud. puede registrar estascompras en estas pantallas, as
como los pagos los cuales pueden ser parciales totales. Tambin
puede saber cuales son las deudas que tiene por proveedor,
lasdeudas que estn por vencer, los balances que tiene por cada
suplidor. Ver figura 6.1en la cual se muestra la pantalla
principal.Este mdulo esta conectado con las compras (Ver el mdulo
de inventario), porejemplo, cuando realiza una compra a su
suplidor, sta queda registrada en lascuentas por cobrar. Cada
registro que se hace en las Ctas. por cobrar representa
undocumento. MONICA asigna un nro. de documento a cada transaccin
que realiza, porejemplo si ingresa un pago, entonces se registra
como un nro. de documento (el cuales nico), as mismo si realiza un
dbito un crdito.Los docum entos en pantalla pueden ser ordenados
por suplidor, por fechas, seleccionar solamente dbitos, crditos,
pagos, etc. simplemente hacer un clic enSeleccione orden y elegir
el tipo de ordenamiento que desea realizar.Figura 6.1 Lista de
cuentas por pagar Pagos crditosUtilizar esta seccin para ingresar
pagos que realiza a sus distribuidores, simplementedel men de Ctas
por cobrar, hace un clic en Pagos/Cr y luego llenar el cuadro que
semuestra en pantalla. Previo a realizar este proceso es necesario
seleccionar unaempresa o suplidor a la cual se va a aplicar el pago
crdito. Ver figura 6.2 en la quese muestra un ejemplo de ingreso de
un pago a un suplidor.Dbitos / ComprasCuando Ud. realiza una compra
a un suplidor, Ud. puede hacer una orden de compra tambin puede
registrar la compra directamente en esta pantalla. Asimismo
puedeingresar un dbito, por ejemplo un pago por transporte de
mercadera que le hayarealizado su suplidor, la compra de muebles de
oficina, es decir transacciones quenormalmente no involucran al
inventario. Cuando ingresa una deuda Ud. debe ingresarla fecha de
vencimiento, despus de esa fecha se comienzan a generar intereses
sobreesa deuda (el porcentaje aplicado viene del inters que se
especific cuando cre alsuplidor). Cierre del perodoEsta opcin le
permite calcular los balances finales de sus suplidores, es decir,
sabercuanto le debe a cada distribuidor, adicionalmente obtiene los
estados de cta. por cadadistribuidor, es decir, una relacin de
pagos y compras realizados para cad distribuidosdesde el inicio del
negocio desde el ltimo cierre realizado.Para realizar un cierre de
periodo, indicar la fecha a la cual se quiere realizar el
cierre.Esta fecha no debe ser menos a la ltima transaccin que
realizo en este modulo. Unavez cerrada las transacciones, estas ya
no pueden ser modificadas, por lo tanto serecomienda realizar una
copia de respaldo de los archivos.Reportes de Cuentas por pagarLa
pantalla de reportes le perm ite una variedad de informes. Por
ejemplo tiene elreporte de Resumen de pagos, que le permite ver los
pagos realizados a sus suplidoresen un perodo de fechas
(adicionalmente tiene otra informacin como el nro. decompras y el
saldo pendiente a su suplidor).Otro reporte importante de mencionar
es el Balance a los proveedores, en la cual seresumen los saldos
que su negocio tiene con sus suplidores, as como otros
datosinteresantes como, la ltima compra realizada a su suplidor, el
crdito que le tieneasignado, etc.Igualmente todos estos reportes
permiten ser enviados a un archivo Excel por ejemplodonde pueden
ser agrupados y/o trabajados segn el propio particular modo de
unnegocio. Tambin estos informes pueden ser emitidos en formato
Word ser enviadosva internet para su anlisis respectivo por el
contador u otra persona pertinente en elnegocio.CUENTAS
CORRIENTESIntroduccin a las Cuentas CorrientesEste mdulo le permite
realizar los cheques de su empresa. Aqu Ud. puede emitir,modificar
e inclusive imprimir los cheques de la cuenta corriente de su
empresa.MONICA le puede llevar hasta 100 diferentes cuentas
corrientes. Para elegir la opcinde cuentas corrientes simplemente
elegir el botn de cuentas corrientes de la pantallaprincipal de
MONICA (Ver figura 6). Despus de algunos segundos se le muestra
lapantalla de las cuentas corrientes, en la cual tiene diferentes
opciones a elegir. Verfigura 7.1.Cuando Ud. instala MONICA, sta
viene ya pre-definida con una cuenta corriente.Ingresar a la seccin
Varios del men a fin de modificar los valores pre-establecidos dela
chequera (el balance con el cual se inicia la cuenta, y la
numeracin de cheques). Figura 7.1 Pantalla de cheques.Abrir una
nueva Cuenta CorrienteDe la pantalla de la cuenta corriente (ver
figura 7.1) hacer un clic en Varios, se presentala pantalla
mostrada en la figura 7.2 y de all presionar el botn de Crea Cta.
luegollenar los datos que se le solicitan en esta pantalla.
Bsicamente ingresar el nro. de sucta. cte., una descripcin Gral. de
la cta. (Ejemplo Pago de salarios, gastos de oficina,etc.) y la
numeracin para los cheques.As m ismo si esta enlazando esta cuenta
con el mdulo de contabilidad ingresar endicha pantalla el cdigo de
la cuenta corriente (generalmente es una cuenta del activo).El
especificar el cdigo de la cuenta es opcional. Ud. aun puede emitir
cheques si noingresa el cdigo de cuenta, sin embargo no se generan
los asientos contablesrespectivos. Luego presionar Adicionar y
confirmar la creacin de estos cheques, despus de locual ya tiene
disponible la nueva cta. para emitir cheques. Para activar esta
chequerasimplemente salir al men principal y luego retornar,
eligiendo esta nueva cuenta.Figura 7.2 Pantalla varios - Ctas.
Ctes.Crear ChequesDe la pantalla general de los cheques (Ver figura
7.1) en el cual se muestra la figura deun cheque simplemente
presionar el botn que dice Nuevo, lo cual indica que va ahacer un
nuevo cheque y luego llenar los campos correspondientes: Fecha,
cantidad yel cdigo del beneficiario del cheque, si no lo sabe
tipear LISTA y dar ENTER, luegoelegir al beneficiario de la lista
crear uno nuevo. Despus de haber seleccionado albeneficiario, el
cursor salta al campo de Referencia, ingresar el motivo por el cual
seemite el cheque, por ejemplo Limpieza de oficina,Compra de
maquinaria,etc. Acontinuacin se le muestra una clasificacin de este
cheque, es decir, agrupar los cheques por tipo de gasto, Ud. puede
seleccionar algunos de los que se muestran en lalista o adicionar
los suyos.Finalmente despus de haber ingresado la informacin de
este cheque, presione elbotn de Aceptar, el cual le pide
confirmacin del nuevo cheque que va ingresar. Si Ud.confirma,
entonces el nuevo cheque es ingresado y se muestra en la parte
inferior(debajo del cheque) indicando aceptacin, opcionalmente
MONICA le pregunta sidesea imprimir este cheque (Si tiene formato
pre-impreso de cheques, Ud. puedeajustar la impresin de cheques,
para ello ir Formatos, dentro de Parmetros de lapantalla principal
de MONICA) . Para ingresar un nuevo cheque, presionar Nuevo
yrepetir la operacin que se acaba de describir. Si desea modificar
un cheque,simplemente seleccionar el cheque con el ratn de la lista
que se muestra debajo delcheque. Cada cheque tiene un nmero de
transaccin, la cual es utilizada comoreferencia para la modificacin
de estos cheques.Depsitos / retiros de la cuenta corrienteUtilizar
esta seccin para hacer depsitos en su cuenta corriente (ver figura
7.3, lista dedepsitos y retiros), ocasionalmente tambin puede
retirar dinero sin tener que utilizarla chequera, por ejemplo la
mayora de bancos cargan una cantidad fija pormantenimiento de
cuenta. De la pantalla de cheques (Ver figura 7.1), hacer un
clicsobre la hoja de Depsitos / Retiros, la cual le muestra la
pantalla correspondiente, losbotones son autoexplicativos y las
pantallas pueden ser llenados sin dificultad.Figura 7.3, lista de
depsitos y retiros Consultar chequesUd. puede realizar diferentes
consultas a los cheques que realiza, para ello,simplemente hacer un
clic sobre la hoja de Consulta Chequera de la pantalla decuentas
corrientes (Ver figura 7.1) la cual le muestra una pantalla con los
chequesemitidos. Ud. puede hacer consultas usando diferentes
criterios. Trate de probar losdiferentes botones que se muestran a
fin de poder ver los alcances de estas opciones.Cheques
cobradosAlgunos bancos ofrecen el servicio de envo de sus cheques
cobrados cuando recibesu estado de cuenta de fin de mes. Ud. puede
registrar con MONICA los cheques quehan sido cobrados y de esta
manera controlar su cuenta mas eficientem ente. En lafigura 7.4 se
muestra un ejemplo de cheques a registrar como cobrados,
simplementecambiar la letra de N (No ha sido cobrado) a S (Si esta
cobrado). Ud. en cualquiermomento puede realizar un reporte de los
cheques que faltan cobr ar, los que estncobrados ambos.Figura 7.4
Cheques Cobrados Impresin de chequesLos cheques pueden ser impresos
en formas especiales, es decir Ud. puede solicitarde su banco,
cheques especialmente diseados para salida por computadora.
Paraajustar la impresin a cheques preimpresos ingresar a la opcin
de Formatos dentro deParmetros de la pantalla principal de MONICA.
En esta seccin Ud. puede modificarpor ejemplo en que parte se debe
imprimir la fecha, la descripcin del cheque, etc.Debe notarse que
la posicin en la impresin de cheques puede ser cambiado a unformato
pre-impreso de sus cheques. Para cambiar la posicin de impresin en
loscheques (fecha, monto, nombre del beneficiario, etc.) ver la
opcin de Tablas dentro deParmetros.Por ejemplo si Ud. utiliza una
impresora matricial, la posicin de impresin no es lamisma que si
utiliza una impresora de inyeccin de tinta.Reconciliar la Cuenta
corrienteEste proceso consiste en comparar el estado de su cta.cte.
que le reporta su banco,con el control que Ud. esta llevando en
MONICA. Para realizar un reporte dereconciliacin, simplemente
ingresar a la hoja de Varios dentro de la pantalla deCheques (ver
figura 7.1) y hacer un clic en Reconciliacin.En la pantalla que se
presenta ingresar el balance inicial que le reporta su banco
(stacantidad debe venir impresa en el estado de cuentas) y luego
las fechas en las queesta haciendo la reconciliacin, en este caso
debe coincidir con las fechas del estadode cuenta de su banco. Ver
figura 19 que muestra la pantalla para obtener un reportede
reconciliacinNormalmente una reconciliacin bancaria debe coincidir
con la que le proporciona subanco, pero a veces existen
diferencias, MONICA le puede mostrar la cantidad en quese presenta
la diferencia en el reporte, normalmente si existe una diferencia,
estas sedeben a los cargos por mantenimiento de cuenta, o cargos
adicionales por chequessobregirados, intereses bancarios,
etc.Asimismo en esta misma pantalla, se pueden obtener otra
variedad de reportes, porejemplo cheques por empresa, cheques por
fechas, etc.
Inters.-Este el cargo que se aplica a clientes atrasados morosos
sobre facturas alcrdito que han sido vencidas (es decir aun no han
sido canceladas despus de lafecha de vencimiento). En el caso del
suplidor es el cargo que le aplica a su empresaen caso de no pagar
a tiempo Este es un porcentaje que puede variar depas en pas.Por
ejemplo cuando crea un cliente, Ud. le puede aplicar un inters de
14%, lo cualsignifica que se le cargara un 14 % del total de una
factura al final de cada mes si no hacancelado la factura al
momento del vencimiento. Esto se aplica solamente a las ventasal
crdito. Este cargo por inters se calcula cuando realiza un cierre
de perodo (enCtas por cobrar Ctas por pagar), tambin se muestra
este inters cuando obtiene elestado de cta. del
cliente/suplidor.Notas.- Ud. puede realizar anotaciones pertinentes
para este cliente, ya sea solamentetres lneas, anotaciones
adicionales (prcticamente ilimitadas). Por ejemplo puedeanotar En
Julio 14, visitamos la empresa para hablar con el se orVsquez
paradiscutir precios de exportacin.......etc.Figura 8.2 Creacin de
una empresa
Modificar empresasEl proceso de modificacin de una empresa es
similar a crearlo, simplemente identificarla empresa que desea
cambiar (Ver figura 8.2), para ello puede utilizar los botones
deBuscar ordenar que le permitirn realizar una bsqueda mas
eficiente de los registrosdentro del archivo. Luego proceder a
realizar la modificacin que considere necesaria,por ejemplo un
cambio de direccin, condiciones de ventas, Vendedor asignado
alcliente / proveedor, etc.Enlace en la contabilidadUd. puede
asignar un cdigo contable a un cliente en particular (o a un
suplidor). Porejemplo Cuando hace facturas, quizs desea tener
asignados cuentas contables a susclientes ms importantes. Entonces,
en este caso puede asignar una cuenta contable adichos clientes.El
resto de clientes pueden usar las cuentas de enlace genricas cuando
se realiza lafacturacin, o dems transacciones definidas en las
cuentas de enlace. Cuando noespecifica una cuenta de enlace para un
cliente (o suplidor), simplemente se usa lascuentas genricas que se
especifican en las cuentas de enlace del modulo
decontabilidad.Lgicamente, si no especifica una cuenta en la
definicin del cliente suplidor, ytampoco especifica cuentas de
enlace en el modulo contable, entonces no se genera elasiento
contable correspondiente para dicho cliente.
PUNTO DE VENTAIntroduccin al punto de ventaEl punto de venta,
tambin conocido como un sistema POS (Point of sale), se definecomo
una venta rpida, de bajo monto y generalmente al contado. Por
ejemplo la ventade caramelos, revistas, bebidas, etc. en los cuales
no justifican una factura en detalle(en pagina completa), y
minimizar el tiempo de espera al cliente.
Usualmente, en casos como estos, se utiliza una impresora de
punto de venta, derollo de papel. Monica permite trabajar el
computador como un sistema de punto deventa, es decir de atencin
rpida al cliente.Su computador puede transformarse en un punto de
venta, en la que es esencial unaatencin rpida al cliente. Por
ejemplo, un supermercado es un caso tpico de punto deventa: la
atencin al cliente debe ser rpida, generalmente no excede de un
montosignificativo y usualmente las transacciones son en efectivo,
tarjeta de crdito yocasionalmente cheques.Un sistema POS ( punto de
venta) generalmente tiene los siguientes dispositivosconectados al
computador:- una impresora de rollo de papel, es simplemente una
impresora ms pequea (40columnas menos)- Una gaveta de dinero,
tambin se le conoce como cajn monedero. Permite guardarde una
manera segura el dinero producto de la venta.- Un lector de cdigo
de barras, a fin de agilizar el proceso de ventas. Casi
cualquierproducto tiene una etiqueta que incluye el cdigo de
barras. El lector de cdigo debarras permite el ingreso automtico
del artculo en el program a a fin de agilizar laventa.- Una
pantalla de pedestal, el cual permite visualizar al cliente el
monto de la venta queesta registrando la operadora cajera.Un
sistema de POS generalmente se instala en el mostrador del negocio
y debe estarlista para poder facturar. Monica permite cambiar el
procedimiento del program a pa rapoder trabajar en modo de punto de
venta.Vea la opcin de parmetros que permite cambiar el programa com
o punto de venta. Elprocedimiento de operar un punto es el
siguiente:1) El operador ingresa al programa Monica, luego procede
a iniciar el turno abrir Caja2.- Se realizan las operaciones
diarias de venta: facturacin, devoluciones, impresinde facturas,
etc.3.- Al trmino de sus actividades diarias, el operador cajero
cierra su turno procedea cerrar cajaEste proceso se vuelve a
repetir al da siguiente, simplemente el operador siguientevuelve a
proceder a repetir su turno, por ejemplo en una estacin de servicio
de
gasolina, en la que generalmente se trabaja 16 o 24 horas, es
decir varios operadoresmanejan la caja.En la figura 9.1 Se muestra
la pantalla de punto de venta. Es necesario realizar el iniciode
turno de otra manera no se puede usar el modulo de facturacin. Al
iniciar el turno,generalmente se asigna una cantidad pequea en
efectivo al cajero(a), ya queprobablemente tiene que dar algn
cambio a los primeros compradores queprobablemente no van a pagar
el monto exacto de la compra.Figura 9.1 Lista de facturas en punto
de ventaAbrir CajaEste procedimiento consiste en iniciar el turno
de un cajero cajera, es decir lapersona responsable de manejar el
computador. En la figura 9.2 se muestra la pantallade "iniciar
turno" abrir la caja.
Si su negocio, por ejemplo, maneja diferentes horarios de
trabajo, entonces esrecomendable asignar un turno diferente para
cada operador. De esta maneraSolamente una persona se hace
responsable de la administracin de las ventas en elcomputador.
Tambin en estos casos es recomendable asignar una clave
deseguridad, de tal manera que cada operador sea la unida persona
que pueda acceder alas diferentes funciones del programa.
Cerrar CajaEste procedimiento consiste en culminar las
operaciones de venta, obtener el reportede ventas para dicho turno
y permitir que el siguiente operador pueda aperturar la cajapara el
siguiente turno.
Por ejemplo, en su negocio Ud. puede indicar que la vendedora
xxx trabaje en cajadesde las 8 am hasta las 12 del m edioda. Y
partir del medioda, el vendedor yyy, tomacontrol de la caja.
Entonces la vendedora XXX, a las 8 am, prende el computador,ingresa
a Monica, luego al modulo de facturas e inicia el turno.Luego a las
12 del medioda, realiza el cierre de caja (ver figura 9.3), el cual
indica el finde sus operaciones. En el cierre de caja se obtiene el
reporte de cierre, que algunoscasos tambin es conocido como
"arqueo" de la caja.Reportes de cierreAdicionalmente a los reportes
de facturacin regular, Monica le muestra reportes decierre de caja,
que le permiten tener un control ms detallado del dinero que
reciben loscajeros. Vea la figura 9.4 que le muestra un detalle de
la pantalla de cierres de caja.
Tambin en la pestaa de reportes se muestran reportes adicionales
para punto deventa los cuales muestran una lista de ventas
clasificadas por vendedor por ejemplo,por cliente,
etc.CONTABILIDADIntroduccin a la ContabilidadLa Contabilidad se
define como la planificacin, conservacin, anlisis e interpretacinde
las actividades econmico-financieras para un negocio. Cualquier
transaccin quepuede ser expresada en trminos monetarios deber ser
registrada en los 'libroscontables'.En caso de que Ud. no tenga
conocimientos contables, se recomienda realizar unarevisin de la
terminologa contable a fin de poder entender con mayor claridad las
secciones siguientes: Asientos contables, la partida doble, libro
diario, libro mayor, elplan de Cuentas contables, etc. A
continuacin se da una breve explicacin deContabilidad bsica y como
se realiza en MONICA.Para registrar las transacciones en la empresa
se usa el mtodo de 'doble entrada', partida doble , es decir se
registra hacia donde va el dinero (Dbitos) y de donde vieneel
dinero (Crditos), esta doble entrada o 'asiento' siempre debe ser
igual, por ejemplosi Ud. vende un producto, recibe dinero por la
mercadera que entrega. La mercaderase dirige al cliente (dbito) y
viene de ventas (crdito).Para registrar las transacciones se
utilizan 'libros' contables, el Libro diario por ejemploregistra
las transacciones diarias que ocurren en la empresa: ventas,
compras,devoluciones, pagos de alquiler, gastos de oficina, etc.
Estas transacciones asientosse registran utilizando las cuentas
contables las cuales identifican la fuente u origen deldinero, por
ejemplo 'Cuentas Corrientes' identifica la cuenta corriente de la
empresa,'Caja' identifica el dinero que tiene la empresa en
efectivo.Las Cuentas Contables han sido estandarizadas por cada
pas, y conforman lo que sellama el 'Sistema Contable', 'Plan
Contable', 'Tabla de cuentas', 'Libro de cuentas', etc.cada cuenta
es codificada y tiene clasificaciones y sub-clasificaciones (
sub-niveles)que hacen mas fcil el uso y manejo de la contabilidad.
MONICA le ofrece lacontabilidad legal que se usa en su pasEn una
empresa cualquier cosa de valor que posea la empresa se llama
Activo, porejemplo Ctas. Ctes. , inventarios, propiedades, etc...
Cualquier cantidad que el negociodeba se llama Pasivo, por ejemplo
deudas por prstamo al banco, alquileres atrasados,etc... El valor
del derecho del propietario, su inversin en el negocio, se conoce
comoCapital o patrimonio.La ecuacin que muestra la relacin entre
los activos y el patrimonio de una empresase conoce como la ecuacin
de la contabilidad, la cual se expresa as:ACTIVOS = PASIVOS +
CAPITALLa marcha de un negocio se c