Manual Microsoft Project 2007 Bsico
CONTENIDO
INTRODUCCIN
..................................................................................................................
6 Descripcin del Microsoft Office Project Standard 2007
...................................................... 7 Control de
la programacin y las finanzas de los proyectos
.............................................. 7 Comunicacin y
presentacin de la informacin de los proyectos
.................................... 8 Productividad al instante
..................................................................................................
10 Lo Nuevo
..............................................................................................................................
11 Planear eficazmente todos los tipos de trabajo
.................................................................
11 Administrar recursos de manera ms efectiva
..................................................................
12 Obtener visibilidad y conocimientos
................................................................................
13 Comunicarse y colaborar fcilmente
................................................................................
14 Mejoras de Microsoft Office Project 2007
...........................................................................
16 Microsoft Project Standard
...............................................................................................
17 Instrucciones paso a paso y controles
...........................................................................
17 Programar y realizar seguimientos de tareas
................................................................ 17
Ver informacin de proyecto
........................................................................................
17 Integrarse con otros
productos......................................................................................
18 Administrar un proyecto de colaboracin
....................................................................
18 Colaborar como integrante del equipo
.........................................................................
18 Administrar documentos y problemas
..........................................................................
19 Administrar un proyecto de colaboracin
....................................................................
19 Personalizar Microsoft Project y Microsoft Project Server
.......................................... 19 Microsoft Project
Professional
.........................................................................................
19 Administracin de recursos de empresa
.......................................................................
20 Personalizacin de la empresa
......................................................................................
20 Especificaciones de Microsoft Project
.................................................................................
21 Plantillas incluidas en Microsoft Project
..............................................................................
22 Plantilla Construccin comercial
.................................................................................
22 Plantilla Ingeniera
.......................................................................................................
22 Plantilla Mudanza de casa
...........................................................................................
22 Plantilla Implantacin de infraestructuras
..................................................................
22 Plantilla Implantacin corporativa de Microsoft Office
............................................... 22 Plantilla
Implantacin de Microsoft Windows
............................................................. 23
Plantilla Desarrollo de la aplicacin MSF
..................................................................
23 Plantilla Nuevo negocio
..............................................................................................
23 Plantilla Nuevo producto
............................................................................................
23 Plantilla Mudanza de la oficina
..................................................................................
23 Plantilla Oficina de proyectos
.....................................................................................
23 Plantilla Construccin residencial
...............................................................................
23 Plantilla Desarrollo de software
..................................................................................
23 Qu es la administracin de proyectos?
..............................................................................
24 Tringulo del
proyecto..........................................................................................................
24 La estrategia del proyecto
.....................................................................................................
25 En qu ayuda Microsoft Project?
........................................................................................
25 Planear el proyecto
...............................................................................................................
26 Realizar el seguimiento del
proyecto....................................................................................
27 Comunicar el
plan.................................................................................................................
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Autor: Ramn Moreno Malav
Colaborar con el
equipo........................................................................................................
27 Ver la informacin necesaria
................................................................................................
28 10 beneficios para usar Microsoft Office Project Standard 2007.
........................................ 29 Activar Microsoft
Project 2007
............................................................................................
30 Ventana Principal del MS-Project
........................................................................................
31 Barra de Ttulo.
.................................................................................................................
32 Barra de Mens.
................................................................................................................
32 Cuadro del men Control
.............................................................................................
33 Las Barras de
Herramientas..............................................................................................
33 Barra de herramientas Estndar
....................................................................................
34 Barra Formato.
..............................................................................................................
35 Barra de Vistas
.................................................................................................................
36 Barra de entrada
................................................................................................................
37 Barra de estado
.................................................................................................................
37 Las Barras de Desplazamiento.
........................................................................................
38 Barra de divisin
...............................................................................................................
38 Barra de divisin horizontal
.....................................................................................
39 Barra de divisin Vertical
.........................................................................................
39 Lista de Tareas y el rea del Diagrama
Gantt..................................................................
39 Botn Seleccionar todo
.................................................................................................
40 Escala Temporal.
..........................................................................................................
40 Ttulo de campo
............................................................................................................
41 Ttulo de fila
.................................................................................................................
41 Crear un proyecto
.................................................................................................................
42 Guardar Archivos
.............................................................................................................
42 Guardar archivos de Microsoft Project 2002 con una versin
anterior ........................ 42 Guardar el proyecto actual
............................................................................................
43 Guardar una copia de seguridad del
plan......................................................................
43 Guardar un proyecto como una plantilla
......................................................................
44 Guardar un proyecto con el formato de base de datos de Microsoft
Project ................ 45 Cerrar un archivo de proyecto
..............................................................................................
46 Abrir un proyecto existente
..................................................................................................
46 Introducir fecha de Inicio o fecha de Fin del
Proyecto.........................................................
47 Informacin del proyecto (cuadro de dilogo)
.................................................................
48 El Ttulo, Administrador y notas del proyecto
.....................................................................
50 Qu son los
calendarios?.....................................................................................................
51 Qu son los calendarios base?
........................................................................................
51 Qu es el calendario del proyecto?
.................................................................................
52 Qu es un calendario de recursos?
..................................................................................
53 Qu es un calendario de tareas?
......................................................................................
54 Interrelacin entre los calendarios del proyecto, recursos y
tareas? ............................... 54 Establecer los Horarios
del Proyecto
....................................................................................
55 Establecer Das libres en el Proyecto
...................................................................................
57 Opciones del MS-PROJECT
................................................................................................
59 Ficha Vista
........................................................................................................................
60 Ficha General
....................................................................................................................
62 Ficha Edicin
....................................................................................................................
64 Ficha Calendario
...............................................................................................................
65 Ficha Programacin
..........................................................................................................
67 [email protected] Pgina 2 de 141
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Autor: Ramn Moreno Malav
Ficha Clculo
....................................................................................................................
69 Ficha
Ortografa................................................................................................................
72 Ficha Colaborar
................................................................................................................
73 Ficha Guardar
...................................................................................................................
74 Ficha Interfaz
....................................................................................................................
76 Ficha Seguridad
................................................................................................................
78 Ingresar actividades
..............................................................................................................
79 Esquematizar actividades
.................................................................................................
80 Dependencia entre tareas en un proyecto
.........................................................................
81 Crear dependencias de tareas
........................................................................................
82 Aplicar Vnculos Comienzo a Comienzo
.....................................................................
83 Aplicar tiempo de Adelanto o de Retraso entre tareas
................................................. 84 Aplicar
vnculos automticos (Fin Comienzo)
.......................................................... 85
Recursos
...............................................................................................................................
87 Recursos de
trabajo...........................................................................................................
87 Recursos materiales
..........................................................................................................
88 Informacin de recursos en el plan
...............................................................................
88 Organizar y agrupar recursos
........................................................................................
89 Asignar un recurso
............................................................................................................
90 Asignarle recursos a las tareas del proyecto
.....................................................................
92 Hoja de recursos
...................................................................................................................
94 Administracin de costos
.....................................................................................................
95 Campos de la hoja de tareas
.............................................................................................
95 Asignacin de Recursos a todo el proyecto
......................................................................
98 Costos Fijos
....................................................................................................................
100 Activar Vista Hoja de tareas
.......................................................................................
100 Aplicar Tabla de costos a la Vista Hoja de tareas.
..................................................... 100 Costos
variables a los recursos
.......................................................................................
102 Aplicacin de tasas variables
......................................................................................
102 Asignacin de tablas de Tasas de costos
........................................................................
104 Crear tasa de costos de recursos
.................................................................................
105 Aplicar tasa de costos de recursos a una tarea
............................................................ 106
Duraciones del proyecto
.....................................................................................................
107 Duraciones PERT
...........................................................................................................
108 Activar barra Anlisis PERT
......................................................................................
108 Hoja de entradas
PERT...............................................................................................
109 Establecer Pesos
PERT...........................................................................................
109 Activar Hoja de entradas PERT
.............................................................................
110 Duracin Optimista
............................................................................................
110 Duracin
Esperada..............................................................................................
110 Duracin Pesimista
.............................................................................................
110 Vistas
..................................................................................................................................
114 Hoja de tareas
.................................................................................................................
114 Vistas de grficas y diagramas (Diagrama de Gantt)
..................................................... 115 Diagrama
de
red..............................................................................................................
116 Vistas de formularios (Formulario de tareas)
.................................................................
117 Estilo de barra de la Vista Diagrama de Gantt
............................................................... 118
Personalizar Vista Diagrama de
Gantt............................................................................
122 Eliminar Elemento del Diagrama Gantt
.....................................................................
122 [email protected] Pgina 3 de 141
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Autor: Ramn Moreno Malav
Insertar un nuevo elemento en el Diagrama de Gantt
................................................ 122 Definir el
nuevo elemento en el Diagrama de Gantt
.................................................. 123 Agregar
elementos al Diagrama de
Gantt...................................................................
123 Agregar Texto a las barra del Diagrama de Gantt
...................................................... 124 Aplicar
Cuadrcula al Diagrama de Gantt
..................................................................
124 Aplicar Formato al texto de la lista de tareas del Diagrama de
Gantt ........................ 126 Cambiar Escala temporal del
Diagrama de Gantt
...................................................... 127 Cambiar
ubicacin del Periodo no laborable del Diagrama de Gantt
....................... 128 Hito del proyecto
................................................................................................................
129 Agregar Hitos sin duracin al Proyecto
..........................................................................
129 Desvincular Hito de las tareas del proyecto
...................................................................
130 Desvincular tareas del proyecto del
Hito........................................................................
131 Delimitaciones del project 2007
.........................................................................................
132 Delimitaciones flexibles
.................................................................................................
132 Delimitaciones inflexibles
..............................................................................................
132 Otros tipos de delimitaciones
.........................................................................................
132 Configuracin de delimitaciones
....................................................................................
133 Delimitaciones y dependencias entre tareas
...................................................................
133 Aplicar delimitacin a un Hito
...................................................................................
133 Agregar Hitos con duracin al Proyecto
........................................................................
134 Asignar recursos al Hito con duracin
...........................................................................
135 Lneas de
base.....................................................................................................................
136 Cundo debo crear una lnea de base y cmo?
............................................................. 136
Qu informacin se guarda en una lnea de base?
........................................................ 137 Cul es
la diferencia entre una lnea de base y un plan provisional?
........................... 137 Para qu me servir una lnea de
base?.........................................................................
138 Guardar Lnea de base
....................................................................................................
139 Borrar Lnea de base
.......................................................................................................
140 Lneas de progreso
..............................................................................................................
141 Mtodos de seguimiento
.....................................................................................................
143 Qu opcin debera utilizar para seguir el progreso?
................................................... 143 A qu nivel
de detalle debe realizarse el seguimiento?
................................................ 143 Qu mtodos de
seguimiento se pueden utilizar?
......................................................... 144 Cul
es el mejor mtodo para llevar el seguimiento de un proyecto?
.......................... 144 Puede integrarse el seguimiento con
Microsoft Outlook? ............................................ 144
Barra de herramientas Seguimiento
............................................................................
145 Ejecutar o actualizar tareas
.........................................................................................
146 Descripcin del cuadro Actualizar tareas
............................................................... 147
Campos de informacin de tarea
........................................................................
147 Ejecutar o actualizar otras tareas
................................................................................
148 Filtros
..................................................................................................................................
149 Filtros de tareas y recursos
.............................................................................................
149 Aplicar filtro al proyecto
............................................................................................
149 Informes
..............................................................................................................................
150 Informes visuales
............................................................................................................
152 Uso de tareas
...............................................................................................................
152 Uso de recursos
...........................................................................................................
152 Uso de la asignacin
...................................................................................................
152 Resumen de tareas, del recurso y de la asignacin
..................................................... 153
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Autor: Ramn Moreno Malav
Ver Informes Visuales
................................................................................................
153 Detalles
.......................................................................................................................
154 Fichas de plantillas de informes
.................................................................................
154 Botones de comandos
.................................................................................................
154 Utilizar Informes Project
............................................................................................
155 Agregar un Encabezado de pgina (Logotipo)
............................................................... 157
Agregar un Encabezado de pgina (Titulo)
....................................................................
158
[email protected]
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Manual Microsoft Project 2007 Bsico
Autor: Ramn Moreno Malav
INTRODUCCINEl trabajo de administrar proyectos es un arte
antiguo y honorable. Alrededor del ao 2600 A.C. los egipcios
construyeron la gran pirmide del rey Khufu. El historiador griego
Herodoto proclamaba que 400.000 hombres trabajaron durante 20 aos
para construir esta estructura. Aunque esos nmeros son puestos hoy
en duda, no se cuestiona la enormidad del proyecto. El Gnesis dice
que la Torre de Babel no se complet debido a que Dios hizo
imposible la comunicacin entre los constructores. Este proyecto es
de particular importancia puesto que establece el precedente
histrico de la prctica siempre popular de citar la intervencin
divina para justificar los fracasos. Los proyectos modernos
arrancan desde la construccin de un centro comercial suburbano
hasta poner un hombre en la luna; son impresionantemente grandes,
complejos y costosos. Completar dichos proyectos a tiempo y dentro
del presupuesto no es tarea fcil. En particular, veremos que los
problemas complicados surgen al programar proyectos que con
frecuencia son estructurados mediante la interdependencia de las
actividades. Normalmente, alguna de las actividades no pueden
realizarse antes de que se hayan terminado otras. Es posible que en
el trabajo con proyectos se abarquen miles de tales relaciones de
dependencias, por lo que no es sorprendente que los administradores
busquen mtodos efectivos de anlisis.Ramn Moreno Malav Informtica
Computacin Sistemas
[email protected]
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Autor: Ramn Moreno Malav
Descripcin del Microsoft Office Project Standard 2007Microsoft
Office Project Standard 2007 ofrece unas slidas herramientas de
administracin de proyectos con la dosis adecuada de funcionalidad,
potencial y flexibilidad, con el fin de administrar los proyectos
con mayor eficacia y eficiencia. Podr mantenerse informado y
controlar el trabajo, la programacin y las finanzas del proyecto,
mantener la sintona entre los equipos de proyecto y mejorar la
productividad gracias a la integracin con los conocidos programas
del sistema Microsoft Office, las eficaces opciones de elaboracin
de informes, el planeamiento asistido y las herramientas
flexibles.
Control de la programacin y las finanzas de los proyectos
Realice un seguimiento y un anlisis eficaz de los proyectos con
una mayor compresin de la programacin y la repercusin de los
cambios. Aproveche las ventajas de un mayor control financiero y de
anlisis ms exhaustivos. Seguimiento del origen de las incidencias.
Determine rpidamente los factores que afectan a las fechas de las
tareas y realice fcilmente un seguimiento del origen de las
incidencias para mejorar la posibilidad de conocer las etapas del
proyecto. Los controladores de tareas le ayudan a determinar el
factor (como dependencia de tareas, limitaciones de calendario,
fecha de programacin o perodo vacacional) que marca la fecha de
inicio de la tarea, de manera que se puede seguir una cadena de
factores hasta llegar a la causa inicial de un retraso determinado.
Ver la repercusin de un cambio. Office Project 2007 resaltar
automticamente todos los elementos afectados como resultado del
ltimo cambio realizado. Ahora, con la caracterstica Cambiar
resaltado se ofrece una mejor comprensin de la repercusin de las
opciones elegidas. Experimentacin con escenarios hipotticos. Haga y
deshaga cambios en las vistas, los datos y las opciones con
Anulacin de nivel mltiple. Tambin se pueden deshacer acciones o
conjuntos de acciones de macros, de manera que se pueden probar e
invertir escenarios hipotticos con el fin de comprender totalmente
las implicaciones de cada opcin al realizar cambios de alcance.
Con Anulacin de nivel mltiple se puede experimentar de forma
segura con distintos escenarios hipotticos "Y si".
[email protected]
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Facilidad de control de las finanzas. Con el campo de
presupuesto, puede asignar presupuestos a proyectos y programas. El
nuevo tipo de recurso "Costo" mejora la estimacin y el seguimiento
de los costos. Otras mejoras financieras son el aumento de campos
predefinidos, como el cdigo de costo, correlacionados con los
campos financieros registrados en los sistemas de contabilidad de
proyectos. Seguimiento y anlisis flexibles de los proyectos.
Calcule y realice el seguimiento de las principales variables
exclusivas de su proyecto definiendo campos personalizados basados
en frmulas. Los indicadores grficos pueden avisarle cuando se
cumplen condiciones especficas.
Comunicacin y presentacin de la informacin de los proyectos
Mejore la organizacin de los proyectos y de los usuarios gracias
a la gran capacidad de programacin de Office Project Standard 2007.
Notifique y comunique fcilmente la informacin en varios formatos
segn las necesidades de los participantes. Aprovechamiento de los
grficos y los diagramas. La funcin Informes visuales utiliza
Microsoft Office Excel y Microsoft Office Visio Professional para
generar tablas dinmicas, grficos y diagramas basados en datos de
Project. Se pueden definir fcilmente plantillas personalizadas para
informes y compartirlas con otros usuarios de Project.
La funcin Informes visuales permite crear plantillas en Excel o
Visio Professional. Ver imagen ampliada.
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Manual Microsoft Project 2007 Bsico
Autor: Ramn Moreno Malav
Agregue resaltados visuales. Puede cambiar el color de fondo de
las celdas o las filas con Resaltado de fondo de celda. Sombree las
celdas, de forma similar a como se realiza en Excel, para
transmitir un significado adicional.
Resaltado del fondo de las celdas.
Uso de las vistas mejoradas. Con las nuevas mejoras en la
interfaz del calendario y la adicin de barras de Gantt
tridimensionales, se pueden crear informes visualmente ms
impactantes. Uso compartido de la informacin. Comparta y administre
documentos relacionados con los proyectos utilizando las reas de
trabajo de Microsoft Windows SharePoint Services (requiere
Microsoft Windows Server 2003 o posterior), que estn integradas en
el panel Tareas de la Gua de proyectos.
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Productividad al instante
Office Project 2007 contribuye a organizar mejor el trabajo y
permite al personal garantizar que los proyectos se entreguen a
tiempo y sin sobrepasar el presupuesto. Gua de proyectos. Controle
rpidamente el proceso de administracin de proyectos con la Gua de
proyectos, un asistente interactivo y pormenorizado que ayuda a
definir proyectos, administrar tareas y recursos, realizar el
seguimiento del estado y comunicar la informacin de los
proyectos.
La Vista de Gantt con el panel Tareas de la Gua de proyectos
mostrado a la izquierda.
Obtencin de ayuda cuando se necesita. Consulte en la ayuda en
lnea incorporada los temas de formacin, artculos, plantillas y
recursos ms recientes. Aproveche la asistencia instantnea y
pertinente mientras trabaja gracias a las etiquetas inteligentes,
que le avisan de las alternativas cuando se realizan cambios en el
planeamiento. Ahorro de tiempo con las plantillas. Inicie los
proyectos rellenados previamente con una plantilla para ahorrar
tiempo. Cree sus propias plantillas personalizadas, utilice una de
las mltiples plantillas nuevas y avanzadas de Office Project
Standard 2007, o bien, descargue plantillas desde Microsoft Office
Online en Internet.
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Autor: Ramn Moreno Malav
Lo NuevoPlanear eficazmente todos los tipos de trabajoPlanee
eficazmente todos los tipos de trabajo desde simples proyectos a
grandes programas. Un aspecto clave de la administracin es el
control financiero que proporciona la nueva versin. Propague los
procedimientos recomendados para el trabajo del proyecto con las
plantillas de empresa para mejorar el proceso de administracin de
proyectos en toda la organizacin. Adems de los proyectos activos,
ahora puede ver las actividades antes de su iniciacin como
propuestas y despus de completarse el proyecto como planes de
actividad. Las nuevas y mejoradas caractersticas incluyen:
Administrar varios subproyectos como un nico objeto Project
Professional le permite administrar fcilmente varios subproyectos
como un nico objeto. Esto significa que ahora puede generar
indicadores clave de rendimiento y anlisis a travs de varios
subproyectos. Importar listas de tareas de Project de Microsoft
Windows SharePoint Services 3.0 Si desea capturar una idea de un
proyecto, puede usar Windows SharePoint Services 3.0 para comenzar
a crear la lista de tareas del proyecto. Posteriormente puede
importar la lista de tareas del proyecto a Project Web Access o
convertirla en un plan de proyecto completo. Crear y administrar
propuestas de proyecto Project Web Access ahora incluye propuestas,
que le permiten iniciar un nuevo proyecto en el Web. Las propuestas
proporcionarn un mejor anlisis de alto nivel y le permitirn aplicar
los procesos de negocio para realizar el seguimiento de proyectos
potenciales y evaluar los escenarios ms optimistas y ms pesimistas
antes de la aprobacin.
Plan para actividades posteriores a la finalizacin de un
proyecto Project Web Access admite planes de actividades, que le
ayudan a administrar las actividades que suelen ser posteriores a
la finalizacin de un proyecto. Identificar a propietarios
especficos para cada asignacin de tareas Al identificar a los
propietarios de asignacin, las personas que no son los recursos
asignados pueden proporcionar actualizaciones de estado en un
trabajo o asignacin de recursos materiales. Realizar el seguimiento
del presupuesto del proyecto El seguimiento del presupuesto permite
a Project admitir el mtodo con el que muchas organizaciones asignan
sus presupuestos para especificar la cantidad de recursos y dinero
que cada proyecto o programa debera utilizar. Deshacer y rehacer
varios cambios Revierta la serie de cambios ms recientes
deshacindolos en vistas, datos y opciones con Deshacer de varios
niveles. Con esta funcionalidad, tambin puede deshacer acciones o
conjuntos de acciones desde macros o aplicaciones de terceros.
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Administrar recursos de manera ms efectiva
La solucin EPM ofrece nuevas caractersticas que le ayudan a
asignar de forma eficaz diferentes tipos de recursos a tareas del
proyecto. Las nuevas caractersticas incluyen: Asignar recursos de
costo en varias tareas y proyectos Los recursos de costo le
permiten supervisar con ms precisin los aspectos financieros y
sincronizar el proyecto con los datos de los sistemas de
contabilidad. Para cada tarea, puede asignar varios costos
arbitrarios (no basados en ningn tiempo de trabajo) y usar campos
personalizados para especificar un tipo de costo o cdigo
financiero.
Desarrollar planes de recursos de alto nivel Los planes de
recursos proporcionan informacin sobre la asignacin de recursos de
alto nivel cuando no existen asignaciones de recursos detalladas;
por ejemplo, en los proyectos propuestos y previstos, los proyectos
de slo tareas, y en los proyectos cuyas asignaciones no reflejan
con precisin la distribucin de recursos.
Asignar trabajo a equipos completos de recursos Los recursos del
equipo permiten que el trabajo se asigne a un equipo completo en
lugar de a un recurso individual. Cualquier integrante del equipo
puede aceptar la asignacin y el tiempo del informe en l.
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Obtener visibilidad y conocimientos
Visibilidad significa que puede encontrar, analizar e informar
fcilmente de todos los tipos de informacin sobre los proyectos. La
nueva versin presenta caractersticas que le ayudan a obtener
visibilidad para las entregas, las dependencias, los controladores
de programacin y los cambios en datos del proyecto. Las nuevas
caractersticas incluyen: Compartir una lista de las entregas del
proyecto Las entregas se publican como una lista de SharePoint de
fechas confirmadas a las que otros jefes de proyectos pueden
vincular sus proyectos o tareas.
Identificar factores que afectan a las programaciones de tareas
Los controladores de tareas muestran los factores que afectan a la
fecha de comienzo de una tarea. Algunos ejemplos de posibles
controladores son predecesoras, delimitaciones y excepciones de
calendario. Basta con hacer clic en estos controladores para
vincularse a la informacin relevante.
Mostrar el impacto de los cambios Active el resaltado de cambios
para ayudar a identificar el impacto de cada cambio sobre el plan
del proyecto.
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Crear grficos y diagramas de los datos del proyecto Use Excel y
Visio para crear grficos y diagramas basados en datos de Project
mediante la caracterstica Informes visuales. Puede usar fcilmente
plantillas predefinidas o definir plantillas de informe
personalizadas y compartirlas con otros usuarios de Project. Crear
informes ms efectivos visualmente con mejoras de calendario y
barras de Gantt en 3D Con las mejoras en la vista Calendario y la
adicin de barras de Gantt en 3D, puede crear informes an ms
efectivos visualmente.
Comunicarse y colaborar fcilmente
La solucin EPM mejora el uso compartido de la informacin y la
coordinacin entre los equipos del proyecto para conseguir una mejor
participacin, creacin de informes de progreso y colaboracin.
Project proporciona una mayor coordinacin entre los equipos
mediante sus notificaciones automatizadas, integracin con otros
programas y acceso al portal Web, que permite a los usuarios ver,
actualizar y analizar fcilmente la informacin del proyecto. La
integracin de Office Project Server 2007 con Windows SharePoint
Services 3.0 le permite almacenar centralmente, vincular y
compartir problemas, riesgos y documentos relacionados con el
proyecto para un seguimiento de colaboracin. Las caractersticas
nuevas y mejoradas incluyen: Resaltar datos especficos con el
sombreado de celdas El resaltado de celdas de fondo permite
sombrear las celdas, de manera similar al sombreado de celdas en
Excel, para transmitir un significado adicional.
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Realizar el seguimiento de los documentos e informacin
relacionados con el proyecto usando los sitios del espacio de
trabajo del proyecto La integracin de Project Server y Windows
SharePoint Services 3.0 permite a los equipos administrar y
realizar el seguimiento centralmente los documentos e informacin
relacionados con el proyecto. Crear informes sobre tareas desde el
calendario de Outlook o la carpeta Tareas Los integrantes del
equipo pueden ver e informar del progreso de las tareas
directamente desde la carpeta de Tareas de Outlook o desde el
calendario de Outlook. Realizar el seguimiento de tareas
administrativas y que no pertenecen al proyecto usando partes de
horas Los partes de horas proporcionan la base para esta informacin
en Project, pero tambin van ms all al servir como entrada para los
sistemas financieros y para analizar el progreso. Los usuarios
pueden crear informes sobre a qu dedican el tiempo en actividades
del proyecto y de las que no pertenecen a l especificando sus horas
con relacin a las tareas del proyecto, tareas de resumen y tareas
administrativas que no pertenecen al proyecto. Realizar el
seguimiento del estado de la tarea independientemente de las horas
de trabajo reales Al realizar el seguimiento del estado de la
tarea, los integrantes del equipo pueden crear informes sobre el
esfuerzo de sus asignaciones de tareas de forma separada de sus
horas de trabajo reales.
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Mejoras de Microsoft Office Project 2007
Copiar imagen en el asistente de Office Microsoft Project Edicin
Standard 2007 y Microsoft Project Edicin Professional 2007
proporcionan esta opcin para facilitar sobremanera la muestra de
datos de proyecto como imagen esttica en otras aplicaciones de
Microsoft Office System, como Microsoft Office PowerPoint 2003. La
opcin Copiar imagen en el asistente de Office se encuentra en la
barra de herramientas Anlisis. Imprimir una vista como informe
Imprimir una vista como se desee es una caracterstica que se ha
mejorado y simplificado en Project Edicin Standard 2003 y Project
Edicin Professional 2007. Ahora, un asistente le ayudar a imprimir
una vista como informe. Lo encontrar en el panel de tareas Informe
de la Gua de proyectos. Tipos de reserva de recursos Para
especificar asignaciones de recursos segn se propongan (por
ejemplo, en proyectos que an estn en la fase de propuesta) o se
comprometan, puede asignar tipos de reserva para estos recursos en
Project Edicin Professional 2007. Un nuevo campo de recursos
contiene los tipos de reserva (comprometida o propuesta) que pueden
aplicarse a todas las asignaciones de un recurso en el proyecto.
Los tipos de reserva tambin se usan en Microsoft Office Project Web
Access 2007, donde un jefe de recurso puede proveer de personal a
los proyectos mediante la nueva funcin Generar equipo o bien
evaluar la capacidad en contraste con la demanda mediante el grfico
Disponibilidad de recursos. Varias cualificaciones para los
recursos Project Edicin Professional 2003 proporciona campos Valor
mltiple de recursos de empresa (VMRE) que permiten incluir
conjuntos de cualificaciones de recurso adicionales. Puede usar
estos campos en las vistas de recursos para mantener un inventario
de cualificaciones de los recursos de empresa, mediante la
caracterstica de generacin de equipos, con objeto de buscar
recursos con varias cualificaciones y en el Asistente para la
sustitucin de recursos o el Modelador de la cartera de proyectos,
tener en cuenta las diferentes cualificaciones de cada recursos.
Bloquear informacin de lnea de base En Project Edicin Professional
2003, es posible evitar que otros sobrescriban la informacin de
lnea de base. en la pgina Administracin de Project Web Access 2007,
un administrador del servidor puede especificar quin puede y no
puede guardar una lnea de base en Project Edicin Professional 2003.
Complementos de modelo de objetos componentes (COM) instalados Los
complementos de modelo de objetos de componentes (COM) que se
enumeran a continuacin, y que previamente estaban disponibles
mediante descarga, se instalan ahora automticamente con Project
Edicin Standard 2003 y Project Edicin Professional 2007:
Asistente para diagramas EDT de Visio Asistente para informes
XML Comparar versiones de un proyecto Convertidor de moneda euro
Utilidad de actualizacin de bases de datos
El Asistente para diagramas EDT de Visio y el Asistente para
informes XML se encuentran en la barra de herramientas Anlisis. Los
otros complementos COM disponen de sus propias barras de
herramientas independientes.
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Manual Microsoft Project 2007 Bsico
Autor: Ramn Moreno Malav
Microsoft Project StandardMicrosoft Project Standard contiene
las funciones esenciales para admitir la administracin de proyectos
a nivel de grupo de trabajo: Programacin de tareas Administracin de
recursos Seguimiento, informes Colaboracin de equipo Personalizacin
y flexibilidad.
Instrucciones paso a paso y controles Instrucciones de la Gua de
proyectos Las instrucciones y controles, como las de un asistente,
siempre estn a mano en la seccin izquierda para ayudarle a crear un
proyecto nuevo, administrar tareas y recursos, especificar y
cambiar el perodo laborable, realizar seguimientos del proyecto y
realizar informes del mismo. Etiquetas inteligentes Se pueden
recibir comentarios y obtener consejos sobre acciones alternativas
mientras se eliminan nombres de tareas o recursos y se cambian
asignaciones de recursos, fechas de comienzo y finalizacin, as como
trabajo, unidades o duraciones. Men Colaborar Se puede obtener
acceso fcilmente a las pginas y funciones de Microsoft Project
Server directamente desde Microsoft Project.
Programar y realizar seguimientos de tareas Asignar recursos En
el cuadro de dilogo Asignar recursos, busque y filtre los recursos
adecuados y trace su disponibilidad. Seguimiento de datos reales
Puede utilizar la fecha de estado para ver el progreso de forma ms
eficaz. Puede reducir el nmero de pasos a la hora de escribir datos
reales, especialmente cuando escriba un porcentaje completado o un
porcentaje de trabajo completado. Reprogramar el trabajo restante
Cuando se reprograma el trabajo restante, las delimitaciones se
mantienen tal y como se establecieron en principio. Puede elegir la
fecha de reprogramacin que desee. Varias lneas de base Puede
configurar hasta 11 lneas de base en un slo proyecto. Resumen de
datos de lnea de base Puede controlar cmo se resumen los datos de
lnea de base en las tareas de resumen. Mejoras en el valor
acumulado El conjunto de valor acumulado ahora incorpora el ndice
de Rendimiento de la Programacin (IRP), el ndice de Rendimiento
para Completar (IRPC), el ndice de Rendimiento de Costos (IRC), el
porcentaje de Variacin de Costo (%VC) y el Porcentaje de Variacin
de la Programacin (PVP). Puede elegir de entre las 11 lneas de base
que se utilizan para calcular datos de valor acumulado.
Ver informacin de proyecto Vista de Diagrama de red Puede
agrupar tareas y mostrar indicadores grficos. Vistas de usos Puede
agrupar asignaciones, resumir informacin agrupada de fase temporal
en las vistas de usos e incluir los totales cuando imprima las
vistas de usos. Escalas temporales Puede mostrar tres escalas
temporales en el Diagrama de Gantt y en otras vistas de grficos y
usos.
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Manual Microsoft Project 2007 Bsico Integrarse con otros
productos
Autor: Ramn Moreno Malav
Importar y exportar a Microsoft Excel Puede importar datos
fcilmente a Microsoft Excel y exportar datos a Excel as como a
otros tipos de archivos compatibles. Plantilla Lista de tareas de
Excel Los jefes de proyecto pueden utilizar la nueva plantilla
Lista de tareas de Excel para comenzar las listas de tareas. A
continuacin, pueden importar este archivo con formato Excel a
Microsoft Project fcilmente sin tener que crear equivalencias entre
campos. Microsoft Outlook Puede importar una lista de tareas de
Microsoft Outlook a Microsoft Project fcilmente.
Administrar un proyecto de colaboracin Partes de horas
simplificados Puede estandarizar el formato del nuevo parte de
horas coordinado en Microsoft Project Web Access para elegir cmo
prefiere que se le informe sobre las horas y para simplificar la
comunicacin para los integrantes del equipo. Pgina Transacciones
del jefe Puede revisar, agrupar y filtrar las actualizaciones
resumidas y las solicitudes de tareas con Microsoft Project Server
mediante la pgina Transacciones del jefe de Microsoft Project Web
Access. Varios administradores Permite que varios jefes de proyecto
realicen el seguimiento de tareas y recursos de un slo proyecto.
Listas de tareas Puede crear y administrar una nica lista de tareas
con Microsoft Project Server a travs de la pgina de tareas de
Microsoft Project Web Access y abrir dicha lista en Microsoft
Project. Comentarios de recursos Recopile un historial exhaustivo
de los comentarios de recursos, compilados a partir de las notas de
tareas de Microsoft Project.
Colaborar como integrante del equipo Comandos Puede utilizar las
instrucciones y controles de la seccin izquierda relacionadas con
el asistente para recibir ayuda a la hora de administrar listas de
tareas, delegar tareas, realizar informes y ver la informacin del
proyecto. Pgina de transacciones Puede administrar notificaciones y
avisos con Microsoft Project Server a travs de la pgina
Transacciones de Access en Microsoft Project Web Access. Ver
mejoras Los integrantes del equipo y otros participantes que
utilicen Microsoft Project Web Access pueden guardar una vista con
grupos o filtros. Tambin pueden agrupar por varias jerarquas,
aplicar colores a grupos, mostrar divisiones en las vistas de Gantt
y usar Autofiltros adicionales. Cambiar indicadores Los indicadores
aparecen cuando los datos de un campo han cambiado desde la ltima
actualizacin. Actualizar a los jefes de proyecto Cuando trabajen en
varios proyectos, los integrantes del equipo pueden enviar
actualizaciones de tareas por separado para cada proyecto.
Delegacin de tareas Puede utilizar las mejoras en el rea de
delegacin de tareas para la seleccin y la notificacin de tareas.
Integracin de Outlook Puede actualizar las vistas y los informes de
estado de Microsoft Project Server desde Outlook. Puede incluir
elementos Web en los escritorios digitales de Outlook.
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Manual Microsoft Project 2007 Bsico Administrar documentos y
problemas
Autor: Ramn Moreno Malav
Administracin de documentos Implantada con Microsoft SharePoint
Team Services, la biblioteca de documentos es una valiosa ubicacin
de almacenamiento de Microsoft Project Server para documentos
generados a lo largo del proyecto. Puede obtener acceso a la
biblioteca de documentos a travs de la pgina Documentos de
Microsoft Project Web Access. Seguimiento de problemas Puede
definir problemas, asignar propiedad, realizar un seguimiento del
progreso, registrar resoluciones y crear informes relacionados y
almacenarlo todo en Microsoft Project Server. Puede obtener acceso
al seguimiento de problemas a travs de la pgina Problemas de
Microsoft Project Web Access.
Administrar un proyecto de colaboracin Administracin La
administracin de Microsoft Project Server es ms flexible, con
funcionalidad, vistas, funciones y permisos adicionales. Equilibrio
de carga Se incluye una configuracin de servidores muy sofisticada
que abarca varios servidores.
Personalizar Microsoft Project y Microsoft Project Server
Controles Microsoft ActiveX para Microsoft Project Server Los
controles ActiveX para Microsoft Project Server proporcionan
mejores interfaces de programacin y ms oportunidades para extender
y personalizar Microsoft Project Web Access. Proveedor de DB OLE El
proveedor DB OLE de Microsoft Project tambin contiene mejoras:
datos de fase temporal, tablas adicionales y propiedades ms
extensas para pginas de acceso a datos. Formato XML Ahora se puede
utilizar el formato XML como formato de archivo para importar,
exportar y guardar archivos.
Microsoft Project ProfessionalCon Microsoft Project
Professional, la administracin de proyectos se puede dividir entre
varios departamentos y grupos de una corporacin u otro tipo de
empresa, mediante capacidades de informacin, anlisis y
administracin de recursos de gran eficacia. Adems de las funciones
de Microsoft Project Standard, con Microsoft Project Professional,
podr: Estandarizar y personalizar el uso de Microsoft Project para
adaptarlo a la manera especfica de trabajar de una empresa. Toda la
informacin se rene, organiza y se comunica coherentemente en toda
la organizacin, para as proporcionar una visin exacta de todos los
proyectos. Analizar el rendimiento de proyectos y la utilizacin de
recursos mediante datos estandarizados de todos los proyectos.
Mediante una clara visibilidad de los proyectos de la empresa, se
podrn tomar decisiones con fundamento segn las prioridades e
iniciativas de la misma. Obtener acceso, asignar y distribuir
recursos para compartir los numerosos recursos y cualificaciones
disponibles por toda la empresa. Se proporciona informacin
actualizada sobre la disponibilidad y la utilizacin de miles de
recursos en una empresa. Se puede sacar el mximo partido de los
recursos informativos de la empresa mediante la eleccin de varios
servidores de Microsoft Project, para distintos conjuntos de
proyectos y recursos de empresa.
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Manual Microsoft Project 2007 Bsico Administracin de recursos de
empresa
Autor: Ramn Moreno Malav
Recursos de empresa Los jefes de proyecto, jefes de recursos y
otros participantes autorizados pueden ver todas las asignaciones
de recursos de la empresa. Esto proporciona informacin exacta
respecto a la disponibilidad de recursos. Los recursos se pueden
desproteger, modificar y proteger de nuevo. Asistente para la
sustitucin de recursos Esta funcin analiza las cualificaciones que
necesita un proyecto, incluidas las de los recursos genricos, las
empareja con las cualificaciones que poseen los recursos de la
empresa y determina la disponibilidad de los mismos. As se crea un
equipo optimizado para las asignaciones del proyecto. Generar
equipo desde la empresa Puede buscar recursos por toda la empresa
que tengan las cualificaciones apropiadas as como la disponibilidad
para trabajar en el proyecto. Puede filtrar y consultar la base de
datos de recursos para ajustar el proyecto con los recursos
apropiados. Grficos de disponibilidad Los grficos de disponibilidad
de recursos permiten a los jefes de proyecto identificar rpidamente
cundo y por qu se produce una infraasignacin o sobreasignacin de
recursos.
Personalizacin de la empresa Plantilla de la informacin global
de empresa Los campos, calendarios, vistas y mdulos adaptados, as
como otros elementos coherentes de Microsoft Project se aplican a
todos los proyectos de la empresa mediante la plantilla de la
informacin global de la empresa. Las plantillas de los proyectos
individuales tambin estn disponible en la base de datos de la
empresa. Campos personalizados de empresa El administrador del
proyecto de la organizacin puede utilizar campos personalizados de
empresa para crear frmulas, esquemas y listas de seleccin (por
ejemplo, para los cdigos de cualificacin). Los esfuerzos realizados
para la administracin del proyecto se pueden adaptar a los procesos
especficos de la organizacin. Definir escenarios hipotticos Puede
utilizar el Modelador de la cartera de proyectos para crear varias
versiones de un mismo plan y as poder comparar, analizar y
experimentar con las distintas versiones.
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Manual Microsoft Project 2007 Bsico
Autor: Ramn Moreno Malav
Especificaciones de Microsoft ProjectLas especificaciones y los
lmites siguientes son los admitidos al usar Microsoft Office
Project 2007 en Microsoft Windows 2000 Professional SP3 o Windows
XP, aunque los lmites y la velocidad de ejecucin real dependern de
la configuracin del equipo utilizado. Pueden producirse errores de
memoria insuficiente antes de alcanzar los lmites reseados.
AtributoTareas por archivo de proyecto Recursos por proyecto
Unidades de recurso por asignacin Fechas de disponibilidad de
recursos Dependencias de tareas por archivo de proyecto
Predecesoras por tarea Sucesoras por tarea Niveles de esquema por
proyecto Proyectos consolidados Archivos de proyecto abiertos por
proyecto consolidado Ventanas abiertas Calendarios base Excepciones
de calendario por calendario Tareas imprimibles en el calendario
mensual Tablas de tasas para diferentes escalas y tasas de pago
Tasas variables por tabla de tasas para aumentos y reducc Valor de
costo en un campo de moneda Valor de trabajo Valores de trabajo de
asignacin para: Asignaciones de trabajo Asignaciones de material
variables Asignaciones de material fijas Celdas y barras de Gantt a
las que se puede aplicar formato direct. Porcentaje del intervalo
de ajuste de la escala de impres. Texto del encabezado de pgina
Texto del pie de pgina Texto de la leyenda de pgina Ancho del
cuadro de texto de la leyenda de pgina Criterios de filtro por
filtro Criterios de filtro por Autofiltro Fecha ms temprana
permitida para el clculo ltima fecha permitida para el clculo
Selecciones discontinuas en una vista de hoja Lneas de base
Caracteres en un campo de texto Caracteres en un campo de cdigo de
esquema Valor y caracteres en un campo Valor mltiple de recursos de
emp. Dgitos en un campo numrico
Mximoun milln un milln 60.000.000 unidades 100 sin lmite sin
lmite sin lmite 65.535 998 998 50 sin lmite 1.400 4.000 cinco por
recurso 25 999.999.999.999,99 1.666.666.667 horas 999.999.999
minutos 999.999.999 unidades 60.000.000 unidades 64.000 entre 10% y
500% cinco lneas tres lneas tres lneas 12,7 centmetros (5 pulg.) 40
dos por columna 1 de enero de 1984 31 de diciembre de 2049 9 11 255
255 255 valores de 255 caracteres c/u 999.999.999.999,99
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Manual Microsoft Project 2007 BsicoPlantilla Construccin
comercial Plantilla Ingeniera Plantilla Mudanza de casa Plantilla
Implantacin de infraestructuras Plantilla Implantacin corporativa
de Microsoft Office Plantilla Implantacin de Microsoft Windows
Plantilla Desarrollo de la aplicacin MSF Plantilla Nuevo negocio
Plantilla Nuevo producto Plantilla Mudanza de la oficina Plantilla
Oficina de proyectos Plantilla Construccin residencial Plantilla
Desarrollo de software
Autor: Ramn Moreno Malav
Plantillas incluidas en Microsoft Project
Plantilla Construccin comercial Los constructores comerciales,
incluidas las empresas auxiliares generales y los subcontratistas
especializados, pueden beneficiarse de la aplicacin de las tcnicas
de administracin de proyectos para controlar sus operaciones. La
gama de proyectos puede abarcar desde pequeos quioscos hasta
supermercados gigantes, grandes centros comerciales y edificios
especializados, como hoteles, hospitales y aeropuertos. El proceso
utilizado para la construccin comercial es metdico y est
relativamente normalizado para amplias categoras de estructuras.
Este proceso de construccin se modela fcilmente mediante la
programacin de un mtodo de ruta crtica. La siguiente afirmacin es
fundamental: la programacin es un modelo del plan del constructor
para el proyecto. Esta plantilla incluye las tareas bsicas
necesarias para construir un centro comercial de varias plantas y
muestra las relaciones entre dichas tareas. Puede utilizar la
plantilla de forma rigurosa como una herramienta de formacin o como
gua para el desarrollo de programaciones personalizadas de los
proyectos, o bien, modificarla y utilizarla como base para la
programacin inicial de un proyecto. Plantilla Ingeniera El proceso
tcnico de transformar una oportunidad de negocio en una instalacin
que se pueda construir se denomina frecuentemente fase de ingeniera
de un proyecto. La disposicin y los vnculos de las actividades
necesarias para realizar un diseo de ingeniera tienen una forma
estndar. El objetivo de esta plantilla es identificar las
actividades normales necesarias para conseguir un proyecto de
ingeniera efectivo y vincularlas en un formato de programacin
tpico. Puede utilizar esta programacin de forma rigurosa como una
herramienta de formacin, o bien, modificarla y utilizarla como base
para la programacin inicial de un proyecto. Plantilla Mudanza de
casa El objetivo de esta plantilla es identificar y relacionar las
actividades necesarias para realizar una mudanza. La plantilla se
ha diseado para centrarse en los pasos necesarios para realizar con
eficacia un traslado de domicilio. Plantilla Implantacin de
infraestructuras El objetivo de esta plantilla es identificar y
relacionar las actividades necesarias para la vida til total del
proyecto de un proceso de desarrollo de infraestructuras. La
plantilla se ha diseado para centrarse en los pasos y procesos
necesarios para iniciar, disear y desarrollar satisfactoriamente
una infraestructura nueva. Plantilla Implantacin corporativa de
Microsoft Office El objetivo de esta plantilla es identificar y
relacionar las actividades necesarias para la vida til total del
proyecto relacionado con el proceso de implantacin de un software
en trminos de instalacin (por ejemplo, Microsoft Project, Microsoft
Office Suite XP o Microsoft Exchange). La plantilla se ha diseado
para centrarse en los pasos y procesos necesarios para iniciar,
disear e implantar satisfactoriamente un nuevo software.
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Manual Microsoft Project 2007 Bsico
Autor: Ramn Moreno Malav
Plantilla Implantacin de Microsoft Windows El objetivo de esta
plantilla es identificar y relacionar las actividades necesarias
para la vida til total del proyecto relacionado con el proceso de
implantacin de un software en trminos de instalacin (por ejemplo,
Microsoft Project, Microsoft Office Suite XP o Microsoft Exchange).
La plantilla se ha diseado para centrarse en los pasos y procesos
necesarios para iniciar, disear e implantar satisfactoriamente un
nuevo software. Plantilla Desarrollo de la aplicacin MSF La
plantilla Desarrollo de la aplicacin Microsoft Solutions Framework
(MSF) se basa en el modelo del proceso para desarrollo de
aplicaciones (Process Model for Application Development), que es un
componente clave de MSF. Este modelo flexible se ha utilizado
satisfactoriamente en la industria del software para mejorar el
control del proyecto, reducir los riesgos al mnimo, mejorar la
calidad del producto y aumentar la velocidad del desarrollo. El
modelo del proceso se desarrolla como parte del curso Principios de
desarrollo de aplicaciones (Principles of Application Development)
de Microsoft. La plantilla se ha diseado como ayuda en la aplicacin
del modelo del proceso en situaciones prcticas; sin embargo, no
sustituye al propio curso. Plantilla Nuevo negocio En esta
plantilla, el proceso de desarrollar una oportunidad empresarial en
un nuevo negocio de operaciones se divide en tareas y se programa
siguiendo una secuencia lgica. La plantilla se puede personalizar
para utilizarla en una amplia gama de situaciones de negocio
especficas. Plantilla Nuevo producto El desarrollo de nuevos
productos requiere un enfoque disciplinado. Esta disciplina procede
de la generacin de datos confiables y de su revisin en puntos
regulares de decisin para reafirmar el compromiso de la organizacin
con el desarrollo continuado del nuevo producto. Esta plantilla se
ha diseado para proporcionar el marco para el desarrollo de un
nuevo producto utilizando un enfoque disciplinado que debe aumentar
su probabilidad de xito. Plantilla Mudanza de la oficina El
objetivo de esta plantilla es identificar y relacionar las
actividades necesarias para realizar una mudanza. La plantilla se
ha diseado para centrarse en los pasos necesarios para realizar con
eficacia un traslado de oficina. Plantilla Oficina de proyectos El
objetivo de esta plantilla es identificar y relacionar las
actividades necesarias para la vida til total del proyecto
relacionado con la conceptuacin, desarrollo y creacin de una
oficina de proyectos. La plantilla se ha diseado para centrarse en
los pasos y procesos necesarios para iniciar, controlar y
establecer satisfactoriamente la oficina de proyectos de una
organizacin. Plantilla Construccin residencial Los pequeos
constructores de viviendas, incluidos los contratistas generales y
los subcontratistas especializados, pueden beneficiarse de la
aplicacin de las tcnicas de administracin de proyectos para
controlar sus operaciones. El proceso que los constructores
utilizan para la construccin residencial es metdico y est
relativamente normalizado. Este proceso de construccin, ya sea para
una vivienda unifamiliar de una planta o para un grupo de
apartamentos, se modela fcilmente mediante la programacin de un
mtodo de ruta crtica. La siguiente afirmacin es fundamental: la
programacin es un modelo del plan del constructor para el proyecto.
Esta plantilla incluye las tareas bsicas necesarias para construir
una vivienda unifamiliar y las relaciones lgicas entre dichas
tareas. Se puede utilizar de forma rigurosa como una herramienta de
formacin o para el desarrollo de programaciones personalizadas de
los proyectos, o bien, modificarla y utilizarla como base para la
programacin inicial de un proyecto. Plantilla Desarrollo de
software El objetivo de esta plantilla es identificar y relacionar
las actividades necesarias para la vida til del proyecto de un
proceso de desarrollo de software. La plantilla se ha diseado para
centrarse en los pasos y procesos necesarios para iniciar
satisfactoriamente un proceso de desarrollo de software. Puede
utilizar la plantilla tal cual est diseada, o modificarla para un
desarrollo recurrente.
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Manual Microsoft Project 2007 Bsico
Autor: Ramn Moreno Malav
Qu es la administracin de proyectos?Se denomina administracin de
proyectos al proceso de planeacin, organizacin y administracin de
tareas y recursos para cumplir un objetivo definido, normalmente
con unas limitaciones de tiempo, recursos o costo. Un plan de
proyecto puede ser sencillo, por ejemplo, una lista de tareas y sus
fechas de comienzo y de fin escritas en un bloc de notas. O bien
puede ser complejo, por ejemplo, miles de tareas y de recursos
interdependientes con un presupuesto de un milln de dlares. Sea
simple o complejo, un proyecto siempre consta de cuatro fases
principales: Crear el plan Administrar recursos Realizar el
seguimiento del proyecto Cerrar el proyecto
Cuanto ms satisfactorias sean estas fases, mayor ser la
posibilidad de xito del proyecto.
Tringulo del proyectoSi se pudiera prever el futuro de un
proyecto... En cierto modo puede, si comprende los tres factores
que conforman cada proyecto: Tiempo: El tiempo para completar el
proyecto tal y como aparece reflejado en la programacin del
proyecto. Dinero: El presupuesto del proyecto, basado en el costo
de los recursos, es decir, el personal, el equipamiento y los
materiales necesarios para realizar las tareas. mbito: Los
objetivos y las tareas del proyecto, as como el trabajo necesario
para realizarlos.
Este tro de tiempo, dinero y mbito forman el tringulo del
proyecto. Al ajustar uno de estos elementos se ven afectados los
otros dos. Aunque los tres elementos son importantes, normalmente
uno de ellos tendr ms influencia en el proyecto. La relacin entre
estos elementos difiere de un proyecto a otro y determina la clase
de problemas que encontrar y las soluciones que puede poner en
prctica. Si sabe dnde se encuentran las limitaciones y dnde la
flexibilidad le resultar ms fcil planear y administrar el
proyecto.
[email protected]
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Manual Microsoft Project 2007 Bsico
Autor: Ramn Moreno Malav
La estrategia del proyectoAntes de considerar las tareas del
proyecto o los recursos que va a necesitar, debe preparar la
estrategia. La estrategia del proyecto le ayuda a crear el panorama
general del proyecto, de manera que tanto usted como otros
participantes sepan claramente la direccin que va a tomar. Rena o
desarrolle los datos siguientes:
Objetivos. Los objetivos y resultados del proyecto deben
entenderse claramente. Suposiciones. Si realiza alguna suposicin
que apoye los objetivos y el resultado con xito del proyecto,
necesita especificar estas suposiciones por adelantado.
Limitaciones. Los factores restrictivos o limitaciones del proyecto
deben estar muy claros. La identificacin de las limitaciones y
restricciones puede ayudarle a planear las contingencias para
posibles problemas. mbito. El mbito define las tareas y los
resultados del proyecto.
Esta informacin le ayudar a usted y a otras personas a entender
el proyecto. Tambin puede resultarle eficaz cuando necesite
responder a los cambios que podran ocurrir una vez comenzado el
proyecto.
En qu ayuda Microsoft Project?Como jefe del proyecto, tiene que
estar al corriente de numerosos detalles a la vez que no pierde de
vista el objetivo final del proyecto. En qu ayuda Microsoft
Project? En primer lugar, Microsoft Project almacena los detalles
del proyecto en la base de datos. A continuacin, Microsoft Project
utiliza esta informacin para calcular y mantener la programacin y
los costos, creando as el plan de proyecto. Cuanta ms informacin
proporcione, ms exacto ser el plan. Microsoft Project coloca la
informacin que se define y la que calcula en campos que contienen
tipos de informacin especficos, como nombres o duraciones de
tareas. En Microsoft Project, generalmente cada campo aparece en
una columna. Como si se tratara de una hoja de clculo, Microsoft
Project muestra los resultados de los clculos inmediatamente.
Cuando haya especificado toda la informacin de las tareas, podr
averiguar las fechas tope de comienzo y de fin de las tareas, los
requisitos de recursos y la fecha de finalizacin del proyecto.
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Manual Microsoft Project 2007 Bsico
Autor: Ramn Moreno Malav
Planear el proyectoA medida que va creando el plan del proyecto,
Microsoft Project calcula y crea una programacin de trabajo basada
en la informacin que se proporciona sobre las tareas se han de
realizar, las personas que trabajan en ellas, el equipamiento y
suministros utilizados para llevarlos a cabo y los costos
ocasionados. Cuando se crea un plan del proyecto, se definen los
siguientes tipos de informacin:
Tareas: Actividad con una fecha de Comienzo y fecha de Fin.
Todos los proyectos se componen de Tareas Duracin: Perodo total de
tiempo de trabajo activo que es necesario para completar una tarea.
Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo
hasta el fin de una tarea, definido en el calendario del proyecto y
del recurso. La Duracin transcurrida es la cantidad de tiempo que
necesita una tarea para finalizar, contando 24 horas diarias, 7 das
por semana, incluidos los das no laborables y los festivos. En la
duracin transcurrida se pueden especificar minutos, horas, das y
semanas. Dependencias: Naturaleza de la relacin entre dos tareas
vinculadas. Las tareas se vinculan definiendo una dependencia entre
sus fechas de comienzo y de fin. Por ejemplo, la tarea Contactar
servicios de restauracin debe finalizar antes de que comience la
tarea Determinar mens. Microsoft Project dispone de cuatro tipos de
dependencias entre tareas: Recursos: Personas, equipamiento y
material que se utilizan para completar las tareas de un proyecto.
Costos: Costo total programado de una tarea, recurso o asignacin, o
de todo el proyecto. En ocasiones se denomina costo actual. En
Microsoft Project, los costos previstos se denominan normalmente
"presupuesto".
Con esta informacin, Microsoft Project puede calcular la
programacin, los costos y la carga de trabajo de los recursos.
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Manual Microsoft Project 2007 Bsico
Autor: Ramn Moreno Malav
Realizar el seguimiento del proyectoDespus de crear un plan del
proyecto, hay que administrar y realizar el seguimiento del mismo.
Mediante la revisin peridica del progreso del proyecto, puede
realizar los cambios necesarios para mantener el proyecto dentro de
la programacin y del presupuesto. Cuando administra un proyecto,
puede utilizar funciones como: Campos personalizados para
identificar informacin especfica. Vistas y tablas para mostrar la
informacin exacta que desee revisar. Filtros y grupos para
centrarse en la informacin que requiere su atencin.
Puede escribir el progreso real de las tareas, comparar la
informacin real con el plan original y ver cmo est distribuida la
carga de trabajo de los recursos. As podr evitar posibles problemas
de manera eficiente.
Comunicar el planDespus de crear el plan del proyecto y durante
la fase de administracin, es posible que necesite comunicar
informacin del proyecto a otras personas, por ejemplo, a los
participantes o a las personas a las que haya asignado que realicen
el trabajo. Para comunicarse, puede utilizar funciones como:
Impresin y generacin de informes para presentar informacin del
proyecto en papel a otras personas. Publicar en HTML o guardar un
plan de proyecto en un servidor Web para que otros puedan tener
acceso a la informacin del proyecto en un sitio Web. Microsoft
Project Server o un sistema de correo electrnico para comunicar
informacin del proyecto a otras personas.
Colaborar con el equipoPuede coordinar y automatizar los
esfuerzos de seguimiento y de comunicacin con los recursos del
proyecto mediante la colaboracin del equipo en lnea que puede
utilizar para conectarse y comunicarse electrnicamente con los
recursos. Tambin puede incorporar la informacin actualizada al
proyecto, lo que facilita mantener el plan al da. Hay dos mtodos de
colaboracin en lnea para Microsoft Project. Microsoft Project
Server y el componente Web, Microsoft Project Web Access, son
productos complementarios de Microsoft Project que puede utilizar
para una colaboracin en lnea ms completa entre los integrantes del
equipo, los jefes de proyecto y otros participantes.
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Manual Microsoft Project 2007 Bsico
Autor: Ramn Moreno Malav
Con Microsoft Project Server y Microsoft Project Web Access, los
integrantes del equipo pueden ver su propia lista de tareas e el
proyecto en su totalidad. Pueden crear tareas nuevas para el plan
del proyecto y delegar tareas en otras personas. Como jefe del
proyecto, podr recibir actualizaciones de las tareas e informes de
estado en formato de texto. Los participantes pueden obtener acceso
a la informacin del proyecto y revisar el panorama general. Correo
electrnico: Si los requisitos para la colaboracin de equipo son
sencillos, puede utilizar el sistema existente de correo electrnico
de 32 bits compatible con MAPI para intercambiar informacin bsica
sobre las tareas y el estado con los integrantes del equipo. Una
vez conectados electrnicamente, usted y su equipo pueden utilizar
mensajes de correo electrnico especiales que genera Microsoft
Project para asignar tareas, enviar actualizaciones de tareas y
enviar informes de estado en formato de texto.
Ver la informacin necesariaHoy, su inters se centra en las
fechas lmite. Maana, en los costos. La base de datos del proyecto
contiene gran cantidad de informacin, pero en un momento dado slo
necesita una parte de la misma. Para tener acceso a la informacin,
utilice las herramientas siguientes: Vistas, que presentan un
subconjunto de informacin del proyecto en un formato fcil de
interpretar. Por ejemplo, el Diagrama de Gantt muestra informacin
bsica de tareas en columnas y un grfico de barras. Tablas, que
definen las columnas mostradas. Filtros, que permiten centrarse en
tareas o recursos especficos.
Como los canales de televisin, cada vista presenta una clase de
informacin diferente. Las tablas y los filtros ajustan la
informacin. As como el cambio de canales no significa su
eliminacin, el cambio de vistas, tablas o filtros puede ocultar
informacin, pero no la elimina. Seguir estando en la base de datos
y seguir actualizndose. Tambin puede agrupar y ordenar la
informacin para ver la informacin del proyecto clasificada u
ordenada de una manera determinada.
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Manual Microsoft Project 2007 Bsico 200
Autor: Ramn Moreno Malav
10 beneficios para usar Microsoft Office Project Standard 200
2007.Con el paso de los aos, Microsoft Office Project se ha
convertido en la herramienta principal de administracin de
proyectos para quienes pretenden lograr un impacto en el trabajo,
siendo capaces de mejorar la planificacin, la administracin y la
comunicacin de sus proyectos. Microsoft Office Project Microsoft
Standard 2007 le brinda slidas herramientas de administracin de
proyectos con la adecuada combinacin de funcionalidad, potencia y
flexibilidad, que le permite permiten administrar sus desde su PC.
Las principales razones para utilizar Project par Standard 2007
incluyen:Estimaciones reales de tiempos. Establecer estimaciones
reales con sus equipos de trabajos, los administradores de
proyectos y sus clientes a menudo dependen como se estimen los
calendarios, los recursos necesarios y los dependen presupuestos.
Project Standard 2007 no solo lo ayuda a administrar los procesos
construccin de calendarios y previsin de gastos sino que tambin lo
ayuda a entender como los cambios y los retrasos en reas especficas
los afectan al proyecto en su totalidad. Planificacin y
administracin guiadas. La gua de Project, un interactivo asistente
de planificacin paso por paso, lo ayuda rpidamente a administrar
los procesos del proyecto. Con la gua de Project, puede fcilmente
establecer nuevos proyectos, administrar tareas y recursos, seguir
calendarios y reportar informacin de los proyectos, para lograr
productividad productivid rpidamente. Seguimiento y reporte sobre
sus proyectos. Optimizar la exactitud y la puntualidad de los
reportes de sus xactitud proyectos, eligiendo de reportes
personalizados y listos para usar. Generando reportes claros puede
mejorar la informacin sobre so el status del proyecto para su
equipo y su administracin; mientras realiza un seguimiento de la
performance a travs de una base de clculos mltiple y una direccin
especfica. Mejor asignacin de recursos. Con Project Standard 2007,
puede asignar tareas a sus recursos fcilmente y ajustar , como son
asignadas para resolver conflictos y superposiciones. Esto le
brinda un mayor control y flexibilidad en el manejo de conflictos
recursos, calendarios de proyectos y costos. Presentacin efectiva
de informacin de proyecto. Los administradores de proyectos pueden
presentar informacin en una gran variedad de formatos de manera
fcil y rpida. Mediante un nuevo asistente, es posible dar formato e
ran imprimir calendarios en una sola pgina. Tambin es posible
exportar datos del proyecto a Microsoft Word para documentos
formales, a Microsoft Excel para grficos personalizados o planillas
de clculo, a Microsoft PowerPoint para presentaciones o ra a
Microsoft Visio para realizar diagramas. Integracin de datos sin
problemas. Project Standard 2007 est totalmente integrado con los
dems programas de Microsoft Office System. Con unos pocos atajos de
teclado, es posible convertir una lista de tareas existente en
Microsoft Office Of Excel y Microsoft Office Outlook en una
planificacin de proyecto. Los recursos tambin pueden ser
adicionados a los proyectos desde Microsoft Active Directory un
servicio de directorio de la libreta de direcciones de Microsoft
Exchange Server. Utilidad mejorada. Una interfase optimizada para
el usuario, uniforme con Microsoft Office 2007 Editions, hace ms
Microsoft fcil la comprensin de Project Standard 2007 y el acceso
funcional a las herramientas necesarias. Barras de tareas, mens y
dems caractersticas permiten dominar rpidamente los fundamentos de
la administracin de pro proyectos an siendo un usuario novato de
Project Standard. Asistencia inmediata. Project Standard 2007
brinda una slida asistencia tanto para usuarios novatos como para
experimentados. Project Standard 2007 incluye un potente motor de
bsqueda para la ayuda, smart tags y asistentes. Esto es uda,
optimizable mediante una conexin a Internet para acceder a cursos
de entrenamiento, plantillas, artculos y ms. Personalizacin. Un
amplio rango de caractersticas personalizables convierten a Project
Standard 2007 en un programa a al medida que resuelve las
necesidades especficas de cada proyecto. Elija de una lista los
campos personalizables que pueden ser se parte del cronograma de su
proyecto. Adems es posible modificar barras de tareas, formulas,
indicadores grficos y reportes. gr Para una mayor flexibilidad, los
mdulos adicionales para el formato de archivos Extensible Markup
Language (XML), el Microsoft Visual Basic para aplicaciones (VBA) y
el Component Object Model (COM) facilitan la coparticipacin de
datos y la creacin de soluciones personalizadas. Una amplia
comunidad de usuarios y proveedores de soluciones. Microsoft Office
Project tiene una amplia comunidad de usuarios y cientos de
proveedores independientes altamente calificados que se
especializan en soluciones personalizadas, mdulos adicionales,
consultara y entrenamiento en linea. A travs de estos grupos de
usuarios y proveedores de soluciones, es posible aprovechar al
mximo la inversin realizada en Project 2007.
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Manual Microsoft Project 2007 Bsico
Autor: Ramn Moreno Malav
Activar Microsoft Project 20071. Haga clic en el men Inicio de
la barra de tarea del Windows
2. Haga clic en la opcin Todos los Programas
3. Haga clic en el icono del Microsoft Project
Se presentar en la pantalla el cuadro de identificacin del
MS-Project.
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Manual Microsoft Project 2007 Bsico
Autor: Ramn Moreno Malav
Ventana Principal del MS-ProjectEn la parte superior se
encuentran la barra de ttulo y las barras de herramientas. A la
izquierda se encuentra la barra de vistas. En el centro se
encuentra la vista del Diagrama de Gantt dividida verticalmente por
una lnea. A la derecha de la lnea se encuentra el Grfico de Gantt
con la Escala Temporal arriba y las barras de desplazamiento a la
derecha y a la izquierda del mismo. A la izquierda de la lnea se
encuentra la tabla de tareas que se muestra como una tabla de Excel
donde cada columna tiene un nombre, y cada fila representa una
tarea.1 11 2 3 4 12
13
7 5 9
10 8
6
1.- Barra de Ttulo 2.- Barra Men 3.- Barra Estndar 4.- Barra
Formato 5.- Barra de Vistas 6.- Barra de Estado 7.- Lista de Tareas
8.- Barra Desplazamientos Lista de Tareas 9.- Diagrama Gantt 10.-
Barras Desplazamientos Diagrama Gantt 11.- Botones Minimizar,
Restaurar, Maximizar 12.- Barra de Frmulas 13.- Escala Temporal
Diagrama Gantt
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Manual Microsoft Project 2007 Bsico 200
Autor: Ramn Moreno Malav
Barra de Ttulo.Muestra el nombre de la Aplicacin (Microsoft
Project) y el nombre del proyecto activo. A la derecha se
encuentran los botones de minimizar, maximizar y cerrar la
ventana.
Barra de Mens.
La barra de mens se utiliza para seleccionar mens y comandos con
el fin de realizar acciones en Project. Es posible agregar,
eliminar y modificar los mens de la barra de mens y los comandos de
los mens. Tambin es posible crear barras de mens personalizadas que
mostrar. La barra de mens aparece bajo la barra de ttulo en la
ventana de Project.
Cuando se selecciona un nombre de men en la barra de mens, se
muestra un men que contiene una lista de los comandos relacionados
con l. Para seleccionar un nombre de men en la barra de mens, haga
clic en l o presione ALT+ la letra subrayada del nombre. Los
comandos que aparecen en los mens pueden cambiar segn la vista en
que se encuentre y las acciones que haya realizado en Project. Los
nombres de los comandos seguidos de puntos suspensivos muestran un
cuadro de dilogo. Los nombres de los comandos seguidos de una
flecha muestran un men en cascada que contiene una lista de
comandos relacionados. Algunos nombres de comando van seguidos de
una combinacin de teclas que se puede utilizar para seguidos
ejecutar ese comando rpidamente. Para buscar un comando que no
aparece, haga clic en las flechas que se encuentran al final del
men o haga doble clic en el nombre del men. El men se ampliar para
mostrar ms comandos. ampliar
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Manual Microsoft Project 2007 BsicoCuadro del men Control
Autor: Ramn Moreno Malav
El cuadro del men Control est situado en la esquina superior
izquierda de la ventana de Project y en la esquina superior
izquierda de todas las ventanas de archivo de proyecto. Cuando se
hace clic en el cuadro del men Control, se muestra el men Control
de la ventana activa. Use el men Control para modificar el tamao,
cerrar y manipular de cualquier otra manera la ventana.Men
Control
En una ventana de proyecto maximizada, el cuadro del men Control
aparece a la izquierda de la barra de mens. En los dems casos,
aparecer en la esquina superior izquierda de la ventana. El cuadro
del men Control de Project aparece a la izquierda de la barra de
ttulo del programa. El cuadro del men Control y sus comandos de men
funcionan en Project. Por ejemplo, si hace clic en el comando
Cerrar del men Control de Project, se cerrar Project y todos los
dems proyectos y ventanas abiertos. Haga doble clic en el cuadro
del men Control para cerrar la ventana. Si hace doble clic en el
cuadro del men Control de Project, se cerrar el programa. Cada
ventana abierta en Project incluye un cuadro del men Control que
aparecer cuando se active dicha ventana. Para mostrar el men
Control de Project, haga clic en el cuadro del men Control o
presione ALT+BARRA ESPACIADORA. Para mostrar el men Control de la
ventana activa, haga clic en el cuadro de men Control o presione
ALT+SIGNO MENOS.
Las Barras de Herramientas.
Muestra los botones que permiten utilizar las diferentes
opciones de Microsoft Project, de una manera ms rpida. Por defecto
se muestran la Barra de Formato y la Barra Estndar. La Barra de
herramientas Estndar permite iniciar las tareas ms comunes tales
como crear una nueva tarea, cortar, copiar y pegar texto y guardar
un archivo. La Barra de Herramientas de FormatoNota: Si desea
personalizar la barra de herramientas y ver todas las que estn
disponibles, haga clic en el men Ver, seleccione Barras de
Herramientas y luego Personalizar.
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Manual Microsoft Project 2007 Bsico 200 Barra de herramientas
Estndar
Autor: Ramn Moreno Malav
La barra de herramientas Estndar proporciona las herramientas
utilizadas con ms frecuencia, que pueden utilizarse para llevar a
cabo un amplio abanico de tareas comunes de administracin de
proyectos.Icono NombreNuevo Abrir Guardar Buscar Imprimir Vista
preliminar Ortografa Cortar Copiar Pegar Copiar formato Deshacer
Insertar Hipervnculo ipervnculo Vincular tareas Desvincular tareas
Dividir tarea
ParaAbrir un nuevo archivo de proyecto. Mostrar el cuadro de
dilogo Abrir, que permite abrir un archivo de , proyecto existente.
Guardar los cambios efectuados en el archivo de proyecto activo.
Buscar archivos, pginas Web y elementos de Outlook basndose en los
criterios de bsqueda especificados. Imprimir la vista activa del
proyecto actual. Mostrar cmo ser el aspecto, una vez impresa, de
cada pgina de la vista activa. La barra de estado situada en la
parte inferior de la pantalla indica el nmero de la pgina actual y
el nmero total de pginas. Revisar la ortografa del texto del
proyecto. Eliminar la seleccin y colocarla en el Portapapeles.
Copiar la seleccin y colocarla en el Portapapeles. Pegar el
contenido del Portapapeles en el punto de insercin. Copiar el
formato de los campos seleccionados y aplicarlo a los campos
especificados por el usuario. Deshacer el efecto del ltimo comando
que se haya ejecutado (si es posible) o eliminar los ltimos datos
que se hayan escrito. Mostrar el cuadro de dilogo Insertar
hipervnculo, que permite asociar hipervnculo un hipervnculo a la
tarea o al recurso actual. nadas Vincular las tareas seleccionadas
con una dependencia de fin a comienzo. Desvincular las tareas
seleccionadas. Dividir una tarea. El puntero se transforma en un
puntero de divisin , que puede situar en la barra de tareas que
desee dividir. Arrastre la barra de tareas hacia la derecha para
dividir la tarea. Mostrar la informacin de las tareas, recursos o
asignaciones que el usuario pueda modificar. Mostrar la ficha Notas
del cuadro de dilogo Informacin de la tarea, recurso o asignacin,
en la que el usuario puede escribir una nota relativa a la tarea,
el recurso o la asignacin. Mostrar el cuadro de dilogo Asignar
recursos que permite agregar, recursos, cambiar y quitar
asignaciones de recursos. Mostrar el nombre de la agrupacin
aplicada a la ventana activa as como una lista de las agrupaciones
disponibles para la vista. Mostrar un incremento de tiempo menor en
la escala temporal. Mostrar un incremento de tiempo mayor en la
escala temporal. Mostrar el rea de la vista Diagrama de Gantt que
contenga la barra correspondiente a la tarea seleccionada. Copiar
la informacin seleccionada como una imagen o un archivo de imagen
.gif. Mostrar el Ayudante de Office.
Informacin Notas Asignar recursos Agrupar por Acercar Alejar Ir
a la tarea seleccionada Copiar imagen Ayuda de Ms Project s
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Manual Microsoft Project 2007 Bsico 200
Autor: Ramn Moreno Malav
Barra Formato. La barra de herramientas Formato proporciona
herramientas para cambiar el aspecto del texto en las vistas.
Icono
NombreAnular sangra Sangra Mostrar subtareas Ocultar s