Universidad Técnica Nacional Centro de Formación Pedagógica y Tecnología Educativa Área de Tecnología Educativa y Producción de Recursos Didácticos Manual LibreOffice Calc- Parte II Empleo de fórmulas en LibreOffice Calc La barra de fórmulas es un elemento fundamental de la hoja de cálculo de LibreOffice Calc. En las celdas de la hoja de cálculo, es posible introducir distintos tipos de datos o fórmulas. Cuando se está posicionado en una celda y se introducen datos en ella se puede apreciar que estos datos aparecen en dos lugares: • en la celda activa y en la Barra de Fórmulas
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Manual LibreOffice Calc- Parte II
Empleo de fórmulas en LibreOffice Calc
La barra de fórmulas es un elemento fundamental de la hoja de cálculo de
LibreOffice Calc.
En las celdas de la hoja de cálculo, es posible introducir distintos tipos de
datos o fórmulas.
Cuando se está posicionado en una celda y se introducen datos en ella se
puede apreciar que estos datos aparecen en dos lugares:
• en la celda activa y en la Barra de Fórmulas
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Dentro de la barra de fórmulas hay 3 iconos:
1. Asistente de funciones: Este icono activa el asistente para funciones,
este permite utilizar funciones matemáticas de diferente índole dentro
de las celdas de la hoja de cálculo.
2. Aplicar: Es el botón con la marca de verificar de la barra de fórmulas,
al hacer clic sobre él se valida el valor introducido en la celda.
3. Rechazar: Este icono, restaura el contenido de la celda a su valor
inicial. De este modo no se introducen los datos y la celda seguirá con
el valor que tenía. Al pulsar el icono “Rechazar” la celda activa seguirá
siendo la misma y no se produce ningún cambio.
Presionando la tecla F2 se activa la barra de fórmulas y se cambia la celda a modo
de edición de esta manera se pueden introducir nuevos datos.
Fórmulas
Función promedio
La función promedio resulta de gran utilidad a la hora de calcular la media
aritmética de una serie de números.
La función se debe introducir de la siguiente forma: =PROMEDIO(n1;n2;…n).
De este modo si se tienen los siguientes números: 1,2,4,6 en las celdas A1, A2,
A3 y A4 respectivamente y se aplica la función promedio:
=PROMEDIO(A1:A4)
Se debe obtener como resultado: 3.2
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Como siempre que se utilizan fórmulas y funciones se pueden introducir los
valores absolutos, es decir, no hacer referencia a las celdas, pero con esto
se estaría perdiendo la flexibilidad a la hora de utilizar la hoja de cálculo.
Cualquier otra fórmula que se aplique a una celda en LibreOffice Calc lleva
el mismo formato que el promedio, así por ejemplo si se desea realizar la
suma de A1, A2, A3 y A4 se debe hacer de la siguiente forma:
=SUMA(A1:A4)
En el asistente de funciones podemos encontrar varias fórmulas que se
pueden utilizar solo debe presionar en el símbolo indicado.
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Errores de LibreOffice Calc Es fácil que a lo largo de la sesión de trabajo con Calc se cometan errores
al escribir una fórmula, sobre todo si se utilizan funciones, cuya sintaxis es
más compleja. Por ello Calc proporciona información de ayuda para
corregir los errores.
• En la línea de estado muestra una descripción del error.
• En la celda aparece el número del código de error.
• En un cuadro de diálogo, puede incluso brindar información precisa de
cómo solucionar el error.
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En la siguiente tabla se muestra los mensajes de error que pueden
aparecer más comúnmente:
Código
de error
Mensaje Explicación Ejemplo
#Nombre? El nombre no
es válido
Hay caracteres que no
corresponden en la formula
=A1+Aa
#DIV/0!
División por
cero
División por cero u otro cálculo
cuyo resultado causa
desbordamiento del intervalo
de valores definido
=A1/0
Err:502 El argumento
no es válido
El argumento no es válido ya
que no se puede sacar la raíz
a un número negativo.
=Raiz(-4)
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#Valor! El tipo de
datos es
incorrecto
=PROBABILIDAD
(A1;A2;A3
Err:501 Carácter no
valido
Un carácter de la formula no
es válido
=PROBABILIDAD
(A1,A2,A3,A4)
En este caso la
coma no
corresponde.
Err:509 Falta un
operador
Falta un operador en la
formula
=(5+4)8
Err:508 Colocación
de paréntesis
Falta un paréntesis en la
formula
=(5+4)*8)
Err:510 Falta una
variable
Cuando aparecen dos
operadores juntos
=5+*8
Err:511 Falta una
variable
La función necesita más
variables de las especificadas
=PROMEDIO(A1;
A2;)
Err:522 Referencia
circular
La fórmula hace referencia de
forma directa o indirecta a la
celda donde se está
posicionado.
Se está situado
en la celda E6 y
se agrega la
siguiente
formula:
=A1+E6
#REF! Referencia
no válida
No se ha podido determinar la
fila, columna u hoja a la que se
hace referencia.
=1+#REF!$15
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Trabajar con la hoja de cálculo
Insertar columnas, filas y celdas
En ciertas ocasiones puede que le interese que el rango que se ha copiado
o cortado en el portapapeles no sustituya a un conjunto de celdas en el
destino (como ocurre con el comando pegar), sino que se
desea desplazar estos datos hasta que "dejen hueco" para la selección.
Para llevar a cabo esta operación, se debe colocar el cursor en el lugar en
el que se desea insertar la selección y seguidamente se puede hacer una
de estas dos operaciones:
• Seleccionar desde el menú Hoja, el comando Insertar Celdas...
• Presionar el botón derecho del ratón, con lo que se despliega un
menú contextual, en el que se debe seleccionar la opción Insertar...
Tras realizar esto, aparecerá la ventana Insertar celdas:
En esta ventana se debe elegir la opción que más convenga y se debe
presionar clic en Aceptar.
Para insertar una fila o una columna se debe realizar lo siguiente:
✓ Posicionarse sobre una la letra de la columna o el número de la fila.
✓ Presionar clic en el menú Hoja, luego clic en el comando Insertar
Fila o Insertar Columna según aparezca y seleccionar el lugar.
También se puede seleccionar la fila o la columna y presionar clic
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derecho, del menú contextual que aparece se debe seleccionar la
opción insertar fila o columna dependiendo de donde se esté
posicionado.
Menú Hoja
Menú contextual
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Eliminar filas, columnas y cedas En cualquier momento puede surgir la necesidad de borrar alguno de los
datos que se han introducido.
Existe una diferencia fundamental entre borrar datos y borrar filas o
columnas. La diferencia estriba en que cuando se elimina un dato
(pulsando la tecla “suprimir”) el contenido de la celda desaparece, pero
la fila y columna que contienen a esa celda se mantiene.
En ocasiones, esto no será suficiente ya que se podría estar necesitando
eliminar una fila o columna completa sin que quede un “hueco” vacío.
Para ello se tiene la opción:
✓ Eliminar
Si se desea eliminar una o varias filas se deben seguir los siguientes
pasos:
o Seleccionarlas haciendo clic sobre su número
o Pulsar el botón derecho del ratón
o Elegir la opción Eliminar filas
Del mismo modo, para borrar una o varias columnas:
✓ Se deben seleccionar las columnas haciendo clic sobre su letra
✓ Pulsar el botón derecho del ratón
✓ Elegir la opción Eliminar columnas
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Como alternativa al botón derecho del ratón encontrará en la barra de
menú Hoja -> Eliminar celdas, que elimina la fila o columna que se tenga
seleccionada.
Pegado especial
Más adelante se podrá notar que una celda, aparte de contener datos
(números, texto, fechas, fórmulas,...) dispone de una serie de propiedades
y características que conforman el formato de la misma, como pueden ser:
apariencia del número o texto, alineación, fuente utilizada, color de
fondo,...
Cuando se utiliza el comando pegar, tras haber realizado un copiar o
cortar, la información pegada se refiere tanto a los datos como a los
diversos formatos aplicados a la celda o celdas copiadas.
Para llevar a cabo esta operación se deben seguir los siguientes pasos:
➢ En primer lugar seleccionar la celda o rango que se desea copiar o
cortar.
➢ Seguidamente se debe utilizar el comando Copiar (Recuerde que
esta operación la puede llevar a cabo desde el menú Editar o desde
el menú contextual o bien pulsando el botón correspondiente en la
barra de herramientas).
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➢ A continuación, se debe situar el cursor en la celda de destino y
seleccionar el comando Pegado Especial, para ello se puede hacer
lo siguiente:
o Seleccionar desde el menú Editar, el comando Pegado
Especial...
o Presionar el botón derecho del ratón, y en el menú contextual
que se despliega seleccionar la opción Pegado Especial...
Una vez realizada esta operación, aparece el cuadro de diálogo
de Pegado especial
Se puede observar que existen una serie de opciones. Seguidamente se
comenta el efecto que producirá cada una de ellas. Ya que aún no se han
tratado los aspectos de formato de celdas, que se verán en unidades
posteriores.
Los significados de cada opción es el siguiente:
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Ignorar celdas vacías: no pega las celdas en blanco que existieran
en el área de origen en el área de pegado. Es decir, si en el área de
origen se han seleccionado celdas que estuvieran en blanco,
cuando se realiza el pegado con esta opción, el contenido de las
celdas de la zona de pegado que se corresponda con las celdas en
blanco, será respetado.
Transponer: Cambia la orientación de los datos copiados al ser
pegados, es decir las filas se convierten en columnas y las columnas
en filas.
Enlace: este botón realiza una copia vinculada del rango de origen
en la zona de destino. Básicamente lo que hace es introducir en las
celdas de destino la referencia a la celda de origen que le
corresponde, de modo que si se modifica un valor en la celda de
origen, se modificará en la de destino.
Selección: Permite marcar los recuadros necesarios para filtrar qué
tipo de datos se desea copiar.
Operaciones: permiten realizar operaciones entre rangos de una
forma muy fácil.
Opciones:
➢ Desplazar celdas: se definen las opciones de desplazamiento de las
celdas al pegar la selección
Desplazar contenidos entre hojas
En ocasiones, es necesario mover datos de una hoja de cálculo a otra, o
bien, copiarlos, para evitar la tarea de volver a introducirlos.
Esta operación se puede llevar a cabo desde la opción del menú Hoja,
seleccionar el comando Mover o copiar hoja.
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Al seleccionar esta función aparecerá un cuadro de diálogo que ofrece
las siguientes posibilidades de desplazamiento:
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➢ Primero aparece lo que desea hacer si mover o copiar.
➢ Luego se debe indicar la ubicación donde se desea mover. En este
caso se tiene la posibilidad de copiar los datos de la hoja de cálculo
a un nuevo documento o bien, desplazarlo dentro del archivo actual
a otra hoja.
➢ Si se elige esta última opción se debe especificar “Insertar antes”, a
cuál de las hojas de cálculo existentes se desea desplazar los datos.
➢ Dentro de esta opción, se puede mover los datos al final de la hoja
en la que se encuentra actualmente, seleccionando la opción “-
desplazar a la última posición-”.
➢ Por último, se puede cambiar el Nombre y se presiona clic
en Aceptar.
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Referencias
El uso de referencias es muy útil cuando se trabaja con programas como
LibreOffice Calc. Estas se pueden hacer en una misma hoja, en varias hojas
o en varios documentos de LibreOffice Calc.
Las referencias son enlaces a un lugar o celda en la hoja de trabajo. Por
ejemplo, en la función =SUMA(A1;B1) se está haciendo una referencia en
la que se va a efectuar la suma del contenido de la celda A1 y el
contenido de la celda B1. Por lo tanto, el resultado de esta función
dependerá de las celdas A1 y B1; estas son celdas de referencia para la
función.
El concepto de referencias resulta importante comprenderlo
especialmente para poder aplicar adecuadamente el copiado y pegado
de celdas que utilizan referencias. A continuación, se explicarán los tipos
de referencia que existen, para luego analizar algunos ejemplos de la
acción de pegado y copiado de este tipo de referencia.
Referencias relativas
Las referencias relativas son útiles porque permiten agilizar cálculos similares
entre filas y columnas. Para ejemplificar cómo funcionan las referencias
relativas, observe la siguiente explicación:
En las columnas A y B se han introducido diversos valores. En la columna C
se quiere realizar la suma de los valores de A y B en cada fila. Para esto en
C1 se introduce la fórmula =A1+B1:
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Utilizando el cursor de relleno, se realizará un copiado de la fórmula y se
aplicarán las referencias relativas en las demás celdas. Para esto, posicione
el cursor en la esquina derecha de la celda C1 hasta que el puntero se
convierta en una cruz negra. Pulse clic y arrastre hasta la celda C4.
Observe el resultado:
Si se observan las fórmulas aplicadas a cada celda, se notará que la suma
se realizó en cada una, según los datos de cada fila:
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Por lo tanto, en las referencias relativas, los argumentos de las filas y
columnas cambian si se copia la fórmula en otra celda, es decir se adapta
automáticamente.
Para ver las f{fórmulas de las celdas debe seguir los siguientes pasos: ir al
menú Herramientas, Opciones, LibreOffice Calc, Ver y seleccionar del
bloque Mostrar la opción Fórmulas.
Referencias absolutas Este tipo de referencia se utiliza cuando no se desea que LibreOffice Calc
cambie las referencias de las celdas al copiar fórmulas en otras filas o
columnas. Por lo tanto, las referencias de filas y columnas no cambian si se
copia la fórmula a otra celda, las referencias a las celdas de la fórmula son
fijas.
Para convertir una referencia en absoluta, se debe incluir el signo de $
antes de la letra y antes del número de celda. Por ejemplo $A$1 para fijar
la referencia a la celda A1.
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Si se realiza el copiado de celda C1 y se pega en las celdas C2 hasta C6,
se observa que las referencias no cambian, siguen siendo A1 y B1:
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Referencias mixtas
La referencia mixta permite la combinación de las relativas y las absolutas.
Por ejemplo, es posible establecer que las filas sean relativas y las columnas
absolutas o viceversa.
Por ejemplo: $A1+$B1 o A$1+B$1 o $A$1+B1
En este último caso se mantiene la celda A1 y se van cambiando las celdas
de la columna B.
Vinculos Al margen de hacer referencia al contenido de una celda en otra (por
ejemplo, se puede determinar que en la celda B6 se incluya el valor de la
celda A2 con tan solo introducir la expresión =A2), se puede también
apuntar al contenido de otras hojas dentro del mismo libro, o incluso a libros
distintos al activo.
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A continuación, se puede apreciar las partes de una fórmula con
referencias externas que utiliza una ruta de acceso y un nombre de archivo