Manual Fertilizanes 2014 Final Sb
Oct 12, 2015
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PROGRAMA COSECHA SEGURA
MANUAL FERTILIZANTES 2014.
Guatemala, Enero de 2014.
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Manual Fertilizantes 2014. Pgina 1
INDICE 1. Introduccin ..................................................................................................................................................................... 3
2. Base legal ........................................................................................................................................................................ 4
3. Objetivos del Manual Fertilizantes 2014. .................................................................................................................... 4
4. mbito de aplicacin ....................................................................................................................................................... 4
5. Autoridad que aprueba ................................................................................................................................................... 5
6. Instruccin del Comit Tcnico ...................................................................................................................................... 5
7. Unidades a las que aplica el presente manual .......................................................................................................... 5
8. Objetivos del Proyecto Fertilizantes para Uso Agrcola 2014 ................................................................................... 6
General .............................................................................................................................................................................. 6
Especficos: ....................................................................................................................................................................... 6
9. ESTRATEGIAS DE OPERACIN DEL PROYECTO FERTILIZANTES PARA USO AGRCOLA 2014 ........... 6
10. Procesos y Procedimientos para Implementar El Proyecto Fertilizantes para Uso Agrcola 2014. ................. 7
10.1 Contratacin de los proveedores adjudicados .................................................................................................... 7
10.2 Definicin de beneficiarios para el Proyecto Fertilizantes para Uso Agrcola 2014 ..................................... 7
10.3 Procedimiento para el ajuste de beneficiarios ................................................................................................ 8
10.4 Complemento de la bases de datos, por ausencia de beneficiarios ........................................................... 10
10.5 Orden de inicio a Proveedores de recepcin en las bodegas regionales .................................................... 10
10.6 Recepcin de los fertilizantes en bodegas regionales ................................................................................... 10
10.7 Lugar de recepcin: .............................................................................................................................................. 10
10.8 Responsable de la recepcin ............................................................................................................................. 12
10.9 Procedimiento de recepcin ................................................................................................................................ 12
10.10 Documentos de recepcin ................................................................................................................................ 12
10.11 Despacho de bodegas regionales a puntos de distribucin para beneficiarios ........................................ 13
10.11.1 Autorizacin de despacho ......................................................................................................................... 13
10.11.2 Responsable del despacho ....................................................................................................................... 14
10.11.3 Faltantes en bodegas y/o en puntos de distribucin .............................................................................. 14
10.11.4 Documentos de envo a punto de distribucin: ...................................................................................... 15
10.11.5 Responsable de la recepcin en el punto de distribucin ..................................................................... 15
10.12 Procedimiento de recepcin del fertilizante en los puntos de distribucin ................................................. 15
10.13 Entrega del fertilizante a los beneficiarios...................................................................................................... 15
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10.13.1 Logstica del punto de distribucin. ........................................................................................................... 16
10.13.2 Convocatoria. .............................................................................................................................................. 16
10.13.3 Recurso humano que presta servicios para la entrega ........................................................................ 17
10.13.4 Procedimiento de entrega del fertilizante a los beneficiarios ................................................................ 17
10.14 Manejo de saldos ................................................................................................................................................ 18
10.14.1 Manejo de saldos en puntos de distribucin. .......................................................................................... 18
10.14.2 Saldos en bodega regional. ...................................................................................................................... 19
10.14.3 Traslados entre bodegas regionales ....................................................................................................... 19
10.15 Cierre y liquidacin de bodegas. ...................................................................................................................... 19
11. Verificacin de la calidad de los fertilizantes .......................................................................................................... 21
12. Manejo de sacos en mal estado ................................................................................................................................ 21
13. Atencin a solicitudes recibidas para el 2014. ....................................................................................................... 21
13.1 Solicitudes recibidas en FONADES y MAGA .................................................................................................. 22
13.2 Asignacin de cantidades de beneficiarios ...................................................................................................... 22
14. Seguridad en bodegas regionales y puntos de distribucin ................................................................................ 22
14.1 Seguridad en Bodegas Regionales .................................................................................................................... 22
14.2 Seguridad en Puntos de Distribucin ................................................................................................................. 23
15. Documentos de respaldo............................................................................................................................................ 24
16. Casos no previstos. ..................................................................................................................................................... 24
17. Glosario de Trminos: ................................................................................................................................................. 24
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1. Introduccin
El apoyo del Estado a los agricultores a travs de los fertilizantes y el acompaamiento tcnico que
se facilita por el Ministerio de Agricultura, Ganadera y Alimentacin, MAGA, representa una enorme
contribucin al desarrollo de sus unidades productivas, principalmente para asegurar la produccin
de alimentos requerida por su ncleo familiar.
El MAGA, promueve la seguridad alimentaria a travs del Programa Cosecha Segura; este programa
tiene como finalidad mejorar la produccin de subsistencia e infrasubsistencia mediante la dotacin
de fertilizante para uso agrcola.
Mediante el Acuerdo Ministerial No. 05-2014, El MAGA traslada al Fideicomiso Fondo Nacional de
Desarrollo, FONADES, los recursos asignados dentro del Presupuesto de Ingresos y Egresos del
MAGA para el ejercicio fiscal dos mil catorce, para la Ejecucin del Proyecto Fertilizantes 2014.
Los criterios que deben cumplir los beneficiarios del Proyecto Fertilizantes para Uso Agrcola 2014,
son:
Pertenecer a la poblacin vulnerable a la pobreza y pobreza extrema del pas.
Pertenecer a los grupos de agricultores de subsistencia o infra subsistencia
Que utilice predominantemente mano de obra familiar
Que se identifique con su documento personal de identificacin, DPI.
Otros beneficiarios que no representan ms de un 5% de los beneficiarios directos del Proyecto
Fertilizantes 2014, son:
a) Productores agrcolas dentro de la Cuenca del Lago de Atitln en el Departamento de Solol y
b) Productores agrcolas participantes en los Centros de Aprendizaje para el Desarrollo Rural.
Se dispondr de una dotacin de un (1) saco de fertilizante por beneficiario, de las frmulas
adquiridas, de acuerdo a las estrategias de operacin del Proyecto.
El Proyecto Fertilizantes para Uso Agrcola 2014, se enmarca en el Programa Cosecha Segura del
Ministerio de Agricultura, Ganadera y Alimentacin, MAGA y tiene contemplada una cobertura
mayor o igual a 1,500,000 beneficiarios.
El Manual Fertilizantes 2014, contiene los procesos y procedimientos bsicos que rigen el manejo
para la ejecucin del Proyecto Fertilizantes para Uso Agrcola 2014 y constituye una gua normativa
de los procedimientos que debern seguirse para la ejecucin del mismo.
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2. Base legal
Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala.
Ley del Organismo Ejecutivo, Decreto No. 114-97 del Congreso de la Repblica.
Ley Orgnica del Presupuesto, Decreto No. 101-97 del Congreso de la Repblica.
Reglamento de la Ley Orgnica del Presupuesto, Acuerdo Gubernativo No. 540-2013.
Reglamento Orgnico Interno del Ministerio de Agricultura, Ganadera y Alimentacin, Acuerdo
Gubernativo No. 338-2010.
Acuerdo Gubernativo No. 448-2006, que acuerda la creacin del Fideicomiso Fondo Nacional de
Desarrollo, FONADES. Dicho Acuerdo Gubernativo ha sido modificado mediante los Acuerdos
Gubernativos Nos. 92-2009, 50-2011, 35-2012, 43-2012, 54-2012 y 116-2013.
Escritura de Constitutiva del Fideicomiso Fondo Nacional de Desarrollo FONADES, nmero 388
de fecha 29 de noviembre de 2006 y sus respectivas modificaciones por medio de las Escrituras
Pblicas nmeros: 280 de fecha 28 de octubre de dos mil nueve, nmero 120 de fecha 16 de
septiembre de 2011, nmero 39 de fecha 27 de marzo de 2012; y 90 de fecha 24 de junio de
2013.
Acuerdo Ministerial No. 05-2014 del Ministerio de Agricultura, Ganadera y Alimentacin, MAGA,
de fecha 8 de enero de 2014.
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3. Objetivos del Manual Fertilizantes 2014.
Los objetivos del manual, son los siguientes:
Describir en forma clara y sencilla los procedimientos que se llevarn a cabo, dentro de
FONADES, en el Proyecto Fertilizantes para Uso Agrcola 2014
Orientar a las diferentes gerencias y unidades del FONADES y a todos los involucrados, en
cuanto a las actividades y responsabilidades a llevar a cabo para la ejecucin del Proyecto.
4. mbito de aplicacin
El presente documento es de aplicacin general para el Fondo Nacional de Desarrollo; las
dependencias relacionadas del Ministerio de Agricultura, Ganadera y Alimentacin, MAGA; a
proveedores de bienes, productos o servicios y servir como medio de consulta para instituciones,
colaboradores y proveedoras de servicios relacionadas con el Proyecto Fertilizantes para Uso
Agrcola 2014.
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5. Autoridad que aprueba
Compete al Comit Tcnico del Fideicomiso Fondo Nacional de Desarrollo, FONADES, la
aprobacin del presente manual, mediante la resolucin correspondiente.
6. Instruccin del Comit Tcnico
Se instruye a la Direccin Ejecutiva de FONADES para que a travs de sus gerencias y unidades
den a conocer el presente Manual a los involucrados para que lleven a cabo los procesos y
procedimientos en la Implementacin del Proyecto Fertilizantes para Uso Agrcola 2014, tal como lo
describe el presente manual en el Numeral 10 y se aplique conforme a lo establecido.
7. Unidades a las que aplica el presente manual
Las unidades que intervienen directa e indirectamente en el Proyecto Fertilizantes para Uso Agrcola
2014, son:
A. Por FONADES:
Direccin Ejecutiva
Gerencia Desarrollo Econmico Rural
o Unidad de liquidaciones de contratos.
Gerencia de Infraestructura Productiva
Gerencia de Planificacin
Gerencia de Tecnologa de Informacin
o Unidad de Informtica.
o Unidad de soporte y capacitacin.
Gerencia Administrativa Financiera
o Unidad de Administracin Financiera, UDAF
o Unidad de Adquisiciones y Contrataciones
o Coordinacin y Administracin
o Coordinacin de Almacn.
Gerencia de Recursos Humanos
Unidad de Auditora Interna
Unidad de Asesora Jurdica
Unidad de Comunicacin social e Informacin Pblica
B. Por el -MAGA-:
Viceministerio de Sanidad Agropecuaria y Regulaciones, VISAR
Viceministerio de Desarrollo Econmico Rural, VIDER
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Administracin General
Direccin de Coordinacin Regional y Extensin Rural, DICORER
o Subdireccin de Sedes Departamentales
Jefes de sedes departamentales
o Subdireccin de Extensin Rural
Direccin de Sanidad Vegetal, DSV del VISAR
o Departamento de Registro y Control de Insumos Agrcolas.
8. Objetivos del Proyecto Fertilizantes para Uso Agrcola 2014
General
Contribuir a la mejora de la seguridad alimentaria, a la disminucin de los ndices de pobreza y
pobreza extrema y al desarrollo rural a travs del apoyo al Programa Cosecha Segura del Ministerio
de Agricultura, Ganadera y Alimentacin, MAGA.
Especficos:
Proveer de fertilizante a una base mnima de 1,500,000 beneficiarios, agricultores que dependen
de la produccin agrcola, identificados en pobreza y pobreza extrema, calificados en las
condiciones de subsistencia y/o infra subsistencia; agricultores dentro de la Cuenca del Lago de
Atitln y beneficiarios de los Centros de Aprendizaje para el Desarrollo, Rural, CADER.
Acompaar a los agricultores en pobreza y pobreza extrema en actividades de asistencia tcnica
en la produccin agrcola
Apoyar a la economa del agricultor de subsistencia e infra subsistencia
Dar cobertura a todos los municipios del pas (los 334 legalmente constituidos en el momento de
la Licitacin del Proyecto Fertilizantes para Uso Agrcola 2014).
9. ESTRATEGIAS DE OPERACIN DEL PROYECTO FERTILIZANTES PARA USO AGRCOLA
2014
El Proyecto Fertilizantes para Uso Agrcola 2014, es ejecutado por el Fideicomiso Fondo Nacional
de Desarrollo, FONADES
Entrega directa del fertilizante a los beneficiarios, segn frmula adquirida para el municipio
respectivo
Dotacin de un (1) saco de fertilizante por beneficiario
Almacenamiento de fertilizante en bodegas regionales bajo control del recurso humano que
presta servicios para el FONADES, bajo la supervisin de los responsables del proyecto
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Entrega del fertilizante en los puntos de distribucin a beneficiarios, bajo la responsabilidad del
extensionista local
Presencia del recurso humano que presta servicios para FONADES en todos los municipios del
pas, efectuando tareas de distribucin de fertilizante
Fortalecer los Centros de Aprendizaje para el Desarrollo Rural, CADER con el aporte de
fertilizantes para el desarrollo de los cultivos de los integrantes de los centros de aprendizaje para
el Desarrollo Rural
Sistematizacin de los procedimientos de generacin de la base de datos de beneficiarios,
recepcin, distribucin y entrega del fertilizante, por parte de la Gerencia de Tecnologa de la
Informacin
Incrementar la base de datos de beneficiarios en base a la demanda de los mismos y a la
disponibilidad presupuestaria para la adquisicin de fertilizantes.
10. Procesos y Procedimientos para Implementar El Proyecto Fertilizantes para Uso Agrcola
2014.
Los procedimientos a implementarse en el Proyecto Fertilizantes para Uso Agrcola 2014, inician a
partir de la adjudicacin del Proyecto al proveedor o a los proveedores de los 4 lotes, segn las
bases de licitacin Adquisicin de Fertilizantes para Uso Agrcola, 2014, publicada en el Portal
Guatecompras, NOG 3088200. Estos procesos y procedimientos son los siguientes:
10.1 Contratacin de los proveedores adjudicados
Con base en la SECCIN CUARTA (IV). CONDICIONES GENERALES Y ESPECIALES DEL
CONTRATO, especificado en las bases de licitacin Adquisicin de Fertilizantes para Uso Agrcola
2014, publicada en el Portal Guatecompras, NOG 3088200, la Unidad de Asesora Jurdica de
FONADES, inmediatamente a la adjudicacin del proceso, procede a la elaboracin del contrato o
contratos para la Adquisicin de Fertilizantes para Uso Agrcola 2014, en coordinacin con El
Crdito Hipotecario Nacional de Guatemala quien acta en su calidad de fiduciario del Fideicomiso
Fondo Nacional de Desarrollo FONADES.
10.2 Definicin de beneficiarios para el Proyecto Fertilizantes para Uso Agrcola 2014
La base inicial para la definicin de beneficiarios del Proyecto Fertilizantes para Uso Agrcola 2014,
lo constituye la base de datos de beneficiarios de los aos 2012 y 2013; para el ao 2012, la base de
beneficiarios fue de alrededor de 900,000 y para el 2013, fue de 1,300,000. Para el 2014, la base
ser de un mnimo de 1,500,000, la cual deber ser ajustada a los requerimientos del 2014, segn
las asignaciones para cada municipio.
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10.3 Procedimiento para el ajuste de beneficiarios
El procedimiento de ajuste del nmero de beneficiarios deber ser el siguiente:
1. Al extensionista de cada municipio se le entregar la base de datos de beneficiarios de
fertilizantes del ao 2013, la cual deber ser ajustada a la cantidad de beneficiarios asignada
para el Proyecto Fertilizantes para Uso Agrcola 2014, para dicho municipio.
a) En los casos, que en un municipio exista mayor cantidad de beneficiarios de lo asignado
para el 2014, deber ajustarse el listado al nmero de beneficiarios correspondiente al
municipio.
b) En los casos, que en un municipio exista menor cantidad de beneficiarios de lo asignado
para el 2014, deber ajustarse el nmero de beneficiarios agregando el faltante con
agricultores que cumplan con los criterios de ajuste de beneficiarios que se presentan en el
siguiente numeral.
2. Los criterios para el ajuste de la base de datos de beneficiarios son:
A.- Agricultores en pobreza y pobreza extrema de los diferentes municipios del pas:
Que pertenece a la poblacin vulnerable a la pobreza y pobreza extrema
Que pertenece a los grupos de agricultores de subsistencia o infra subsistencia
Que utiliza predominantemente mano de obra familiar
Que se identifica con su documento personal de identificacin, DPI.
B.- Agricultores propuestos por agrupaciones, instituciones y/o asociaciones de productores:
Que pertenece a la poblacin vulnerable a la pobreza y pobreza extrema
Que pertenece a los grupos de agricultores de subsistencia o infra subsistencia
Que utiliza predominantemente mano de obra familiar
Que se identifica con su documento personal de identificacin, DPI.
Para este grupo, aunque la solicitud o gestin se haya hecho por una institucin o agrupacin, los
beneficiarios debern ajustarse a los criterios de calificacin antes descritos y debern incluirse
como beneficiarios de manera personal.
C.- Pertenece a un Centro de Aprendizaje para el Desarrollo Rural, CADER. Este grupo, de
preferencia debe cumplir con los criterios de calificacin definidos en las literales A y B y debe ser
propuesto por un extensionista local del MAGA, dando fe de que es miembro de un CADER.
3. Con base en los criterios de calificacin definidos, el extensionista realizar el ajuste de los
beneficiarios en su respectivo municipio con el visto bueno del Supervisor departamental, para lo
cual deber:
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a) Convocar, de ser necesario, a reuniones con lderes municipales y departamentales
b) Visitar comunidades y realizar reuniones con representantes de agrupaciones e
instituciones, cuando lo considere necesario, para garantizar que los beneficiarios cumplan
con los criterios de calificacin
c) Coordinar con el Jefe de sede departamental y extensionistas del MAGA
d) Gestionar, cuando lo considere necesario para el ajuste de los beneficiarios, el apoyo de
representantes de otras entidades del Estado.
4. La cantidad de beneficiarios asignada a cada municipio depender de los siguientes aspectos:
a) Registro de fertilizantes entregados en el 2013 al Municipio
b) Nmero de familias por municipio de la Repblica de Guatemala, segn el Instituto
Nacional de Estadstica, INE, Proyeccin de la Poblacin 2011.
c) Ubicacin del municipio dentro de la clasificacin de la Secretara de Seguridad
Alimentaria y Nutricional, SESAN, dentro de los ndices de vulnerabilidad a la inseguridad
alimentaria y nutricional, IVISAN
d) Demanda de integrantes de Centros de Aprendizaje para el Desarrollo Rural, CADER
e) Demanda de beneficiarios de diferentes grupos organizados de productores agrcolas del
ao 2013, 2014.
Para los beneficiarios de los CADER, como de los grupos organizados de productores, se ha
asignado en las bases de licitacin del Proyecto Fertilizantes para Uso Agrcola 2014, cantidades a
cada bodega regional bajo la modalidad de Grupos CADER-PAFFEC.
Cambios de cantidades asignadas a cada municipio, podrn ser realizados a solicitud del Supervisor
departamental siguiendo los siguientes pasos:
Supervisor departamental presenta la solicitud y justificacin del cambio, a la Comisin de
Anlisis de re asignacin de cantidades de fertilizante, designada por la Direccin Ejecutiva
Comisin de anlisis revisa la propuesta y presenta dictamen a la Direccin Ejecutiva para
fundamentar la aprobacin o desaprobacin de la solicitud
Si se aprueba la solicitud, la Gerencia de Tecnologa de Informacin procede a la realizacin
de los cambios
La Gerencia Tecnologa de la Informacin, oficializar la base de datos a las gerencias
Desarrollo Econmico Rural y Planificacin, cuando sea requerida por estas.
La integracin y manejo de esta base de datos de beneficiarios es responsabilidad de la Gerencia de
Tecnologa de Informacin.
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10.4 Complemento de la bases de datos, por ausencia de beneficiarios
En los casos en que por alguna razn, la entrega del fertilizante a los beneficiarios, correspondiente
al municipio no se complete, el extensionista, con el visto bueno del Supervisor departamental
deber elaborar un complemento de la base de datos de beneficiarios a nivel del municipio, de
manera que se entregue el total de fertilizante disponible en cada bodega regional, siempre y cuando
cumplan con los requisitos establecidos en el presente manual 2014.
Si no se tiene requerimiento a nivel del municipio, podr tomarse en cuenta las solicitudes recibidas
en las oficinas de FONADES.
El responsable de actualizar esta base de datos en el municipio, es el extensionista de cada
municipio, utilizando las herramientas provistas por la Gerencia de Tecnologa de Informacin.
10.5 Orden de inicio a Proveedores de recepcin en las bodegas regionales
El inicio de la recepcin del fertilizante en las bodegas regionales se realizar mediante una orden de
inicio emitida, al Proveedor, por la Direccin Ejecutiva. De esta manera el inicio de la recepcin del
fertilizante en las 35 bodegas regionales no deber ser, necesariamente, en la misma fecha para
todas.
La fecha de la orden de inicio corresponder con el da uno, del total de los das de contratacin
para dicha bodega.
10.6 Recepcin de los fertilizantes en bodegas regionales
La recepcin de los fertilizantes en bodegas regionales deber ser responsabilidad del Administrador
de bodega regional, bajo la coordinacin y supervisin del Coordinador de Almacn de la Unidad de
Administracin de la Gerencia Administrativo - Financiera, de FONADES.
10.7 Lugar de recepcin:
Las 35 bodegas regionales en donde se recibir el fertilizante, se distribuyen en cuatro lotes, de
acuerdo a lo que se presenta en el siguiente cuadro.
BODEGAS REGIONALES POR LOTE, JURISDICCIN MUNICIPAL
Y CANTIDAD DE FERTILIZANTE
LOTE Bodega Jurisdiccin municipal Total qq
Lote 1 Occidente
1 Cunn 52,000
2 San Cristbal Totonicapn 62,800
3 Solol 61,850
4 Ixchigun 23,500
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5 Quetzaltenango 50,700
6 Huehuetenango 86,350
7 La Democracia 25,000
8 Soloma 32,300
Total Lote 1 394,500
Lote 2
9 Escuintla 34,500
10 Chiquimulilla 14,430
11 Jalpatagua 20,050
12 Patulul 55,400
13 Mazatenango 56,100
14 San Sebastin 41,500
15 Coatepeque 37,300
16 Malacatn 24,400
17 San Marcos 73,200
Total Lote 2 356,880
Lote 3
18 Mixco Norte* 32,930
19 Amatitln 29,300
20 San Lucas Sacatepquez 29,600
21 Chimaltenango 42,150
22 Tecpn Guatemala 55,200
23 Santa Cruz del Quich 66,500
24 Guastatoya 24,700
25 Barberena 41,100
26 Salam 37,800
Total Lote 3 359,280
Lote 4
27 El Progreso 74,640
28 Chiquimula 54,850
29 Teculutn 31,900
30 Morales 23,850
31 Poptn 14,000
32 San Benito 27,200
33 Tactic 68,200
34 Cobn 66,700
35 Raxruh 28,000
Total Lote 4 389,340
Total general 1,500,000
* La bodega Mixco Norte, se ubica al Norte del Municipio de Mixco en el trayecto desde final de la Calzada San
Juan, Ciudad Guatemala a la poblacin de San Juan Sacatepquez.
NOTA: Cualquier adquisicin adicional ser aprobada y comunicada por el Comit Tcnico y la
Direccin Ejecutiva.
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10.8 Responsable de la recepcin
El responsable de la recepcin es el Administrador de bodega regional designado. En caso de
ausencia del Administrador de bodega regional, deber ser el auxiliar de bodega designado a la
misma, quien asumir la responsabilidad por la recepcin en la bodega regional. En caso no se
tenga la presencia del Administrador de bodega regional, ni del auxiliar de bodega, deber ser el
Coordinador de Almacn, quien designar al responsable de la recepcin.
10.9 Procedimiento de recepcin
El procedimiento de recepcin es el siguiente:
1. Transportista de la empresa proveedora presenta a la bodega regional orden de envo, con las
indicaciones de cantidades de sacos totales y desglosados por tipo de fertilizante
2. El responsable de la recepcin verifica la concordancia entre lo consignado en el envo y el
producto recibido
3. El responsable de la recepcin ingresa al sistema de inventario las cantidades y tipo de
fertilizante recibido
4. Al finalizar el procedimiento de ingreso a bodega de cada envo, se genera una constancia de
ingreso y copia de la misma, el original se entrega al transportista en forma impresa y la copia a
bodega regional, indicando, la cantidad de fertilizante recibido; consigna los sacos en mal estado
o que no llenan las especificaciones (si se da el caso) y son devueltos al proveedor para su
reposicin, hasta completar la cantidad correspondiente a la bodega
5. Al completarse el total de sacos de fertilizante correspondiente a la bodega regional, el
Administrador de bodega regional, con un representante del proveedor debidamente acreditado,
emiten el acta final de recepcin del fertilizante, correspondiente a la bodega.
El Administrador de bodega regional es el responsable del inventario de fertilizante existente en
bodega.
10.10 Documentos de recepcin
Los documentos de recepcin son los siguientes:
Orden de envo del proveedor (generado por el proveedor). Esta debe ser presentada en original
y copia a bodega regional. El original regresa al proveedor y la copia corresponde a la bodega
regional. Los datos mnimos que debe consignar la orden de envo son los siguientes:
o Cantidad de sacos por tipo de fertilizante (sacos de 45.36Kg de fertilizante)
o Total de sacos consignados en el envo.
o Firma y sello como constancia de recibido, en el envo, por parte del Administrador de
bodega regional o Auxiliar de bodega regional. Debe anotarse el nombre y apellidos
completos y numero de DPI de quien firma.
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Constancia de Ingreso de Fertilizantes a bodega regional, debe ser emitida por el Administrador
de Bodega Regional en original y copia, que se distribuirn as:
o original Proveedor,
o copia FONADES.
Acta final de recepcin. (Autorizada por la Contralora General de Cuentas) elaborada en original
y 2 copias, que se distribuirn as (generado por FONADES):
o Original, FONADES, Unidad de Coordinacin de Administracin (Coordinador de
almacn)
o Copia, proveedor (trmite de pago)
o Copia, FONADES, Administracin Bodega Regional.
Dictamen tcnico. Al completarse la recepcin en bodega regional, de acuerdo a la cantidad
asignada a la bodega, el Coordinador de Almacn, con base en los documentos de recepcin y a
la evidencia que le presente el Administrador de bodega regional (si amerita), redactar el
dictamen tcnico por bodega en el que ratifica lo recepcionado en la misma.
10.11 Despacho de bodegas regionales a puntos de distribucin para beneficiarios
El despacho a los puntos de distribucin se realizar por el proveedor en acuerdo con las Gerencia
de Tecnologa de Informacin, Gerencia Desarrollo Econmico Rural, Gerencia Planificacin,
Gerencia Infraestructura Productiva y Gerencia Administrativo - Financiera.
Para realizar el despacho a los puntos de distribucin, deben considerarse los siguientes aspectos:
10.11.1 Autorizacin de despacho
Todas las autorizaciones de despacho de las bodegas regionales a los puntos de distribucin en los
municipios debern ser emitidas por el Coordinador de Almacn, en base a los cronogramas de
entrega a beneficiarios, proporcionados por la Gerencia de Planificacin; dichas autorizaciones
debern ser enviadas al Administrador de bodega regional por medio electrnico o por medio escrito.
En caso de ausencia del Administrador de bodega regional, las autorizaciones debern ser dadas
por quien designe el Coordinador de Almacn.
El Administrador de bodega regional, o designado, debe confirmar de inmediato la recepcin de la
orden de autorizacin emitida por el Coordinador de Almacn.
NOTA: El Administrador de bodega regional NO est autorizado a realizar ningn despacho a puntos
de distribucin, sin la autorizacin del Coordinador de Almacn.
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De existir modificaciones en las cantidades asignadas originalmente a la bodega regional, el Gerente
de Tecnologa de Informacin, notifica al Coordinador de Almacn, para que proceda a instruir a los
Administradores de bodegas regionales.
10.11.2 Responsable del despacho
El responsable de efectuar todos los despachos de las bodegas regionales a los puntos de
distribucin a beneficiarios, es el Administrador de bodega regional, mismos que debern hacerse
previa autorizacin del Coordinador de Almacn.
En los casos en donde se detecte problemas derivados de reclamos o protestas de los beneficiarios
o poblacin inconforme con el Proyecto, el Administrador de bodega regional suspender de
inmediato los traslados.
10.11.3 Faltantes en bodegas y/o en puntos de distribucin
En casos de faltantes, hurto y robo de sacos de fertilizantes en bodegas y/o en puntos de
distribucin, deber efectuarse el conteo de existencias de fertilizante y determinar la cantidad de
sacos que falten o hayan sido hurtados o robados, dicho procedimiento deber ser efectuado por
parte del personal que presta servicios tcnicos y profesionales al FONADES, sin demora alguna,
quien conozca el hecho en el ejercicio de sus funciones, o quienes por disposicin de la ley, de la
autoridad o por un acto jurdico tuviere a su cargo el manejo, la administracin, el cuidado o control
de bienes, productos o intereses que sean propiedad del Fideicomiso Fondo Nacional de Desarrollo,
FONADES y al finalizar la distribucin a los beneficiarios, deber proceder de la siguiente manera:
1. Faccionar acta administrativa plasmando cualquier anomala que se detecte.
2. Formular denuncia de los hechos ante el Ministerio Pblico, remitindola juntamente con la
ratificacin respectiva de la misma, en un plazo no mayor de veinte das a la Direccin Ejecutiva
del Fideicomiso Fondo Nacional de Desarrollo, FONADES, por lo que deber tomarse en
consideracin que dicho procedimiento es de carcter obligatorio para quien interponga la
denuncia.
3. El Supervisor departamental deber acompaar al extensionista y/o al Administrador de Bodega
Regional en la elaboracin de un informe circunstanciado el cual deber estar firmado por ambos
y adjuntar todos los documentos de soporte que hagan constar que se cumpli a cabalidad con el
procedimiento legal sealado en el presente numeral, remitindolo en un plazo no mayor de
veinte das a la Direccin Ejecutiva del Fideicomiso Fondo Nacional de Desarrollo, FONADES.
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10.11.4 Documentos de envo a punto de distribucin:
Constancia de traslado de fertilizante a punto de distribucin. El original de la constancia para el
Administrador de bodega regional; copia al piloto responsable del traslado al punto de
distribucin;
Constancia de Ingreso de Fertilizantes a punto de distribucin. El original a extensionista que
recibe el fertilizante en punto de distribucin; copia al piloto responsable del traslado al punto de
distribucin;
Dictamen tcnico por bodega regional. Al concluir los traslados a los puntos de distribucin, el
Coordinador de Almacn, con base a la integracin de despachos por municipio, realizado por el
Administrador de bodega regional y en las constancias de traslado a los puntos de distribucin,
emitir un dictamen tcnico de los traslados realizados, por bodega regional.
10.11.5 Responsable de la recepcin en el punto de distribucin
El responsable directo de la recepcin y custodia del fertilizante en el punto de distribucin es el
extensionista del municipio. En su defecto, deber ser el Supervisor departamental o un
extensionista, correspondiente a otro municipio del Departamento, designado por el Supervisor
departamental de FONADES.
10.12 Procedimiento de recepcin del fertilizante en los puntos de distribucin
El procedimiento de recepcin es el siguiente:
Transportista presenta al extensionista, constancia de ingreso de fertilizantes a punto de
distribucin emitida por el Administrador de bodega regional, con las indicaciones de cantidades
de sacos totales y desglosados por tipo de fertilizante.
El extensionista en el punto de distribucin verifica la concordancia entre lo consignado en la
constancia de Ingreso de Fertilizantes a punto de distribucin y el producto recibido.
Al momento de recibir el fertilizante el extensionista, (extensionista designado o supervisor
departamental) firma de recibido la constancia de ingreso de fertilizantes a punto de distribucin,
de la cual entrega duplicado al transportista, en donde consta la cantidad de fertilizante recibido
total y desglosado por tipos.
10.13 Entrega del fertilizante a los beneficiarios.
El responsable directo del evento de entrega de fertilizantes en cada punto de distribucin en el
municipio, es el extensionista del municipio. En su defecto, deber ser el Supervisor departamental
o un extensionista correspondiente a otro municipio del Departamento, designado por el Supervisor
departamental, quien asumir la responsabilidad.
Para la entrega del fertilizante a los beneficiarios, se realizan las siguientes acciones:
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10.13.1 Logstica del punto de distribucin.
El extensionista es el responsable de verificar las condiciones fsicas de logstica y acceso del punto
de distribucin a los beneficiarios de su municipio, los cuales deben ser como mnimo:
a) espacio fsico para colocar el producto y condiciones mnimas de almacenamiento
b) que el producto no permanezca a la intemperie, con riesgo de prdida o dao
c) condiciones adecuadas de acceso del transporte
d) espacio adecuado para la entrega del producto
e) que existan los servicios bsicos y principalmente de energa elctrica
f) coordinar la seguridad del evento en punto de distribucin.
Los puntos seleccionados por el extensionista debern ser comunicados al Supervisor
departamental; estos puntos deben responder a los lineamientos emanados en este documento.
El Supervisor departamental, velar porque se cumplan las especificaciones mnimas establecidas.
La responsable de brindar el apoyo logstico a los puntos de distribucin es la Unidad de
Administracin a requerimiento de la Gerencia Infraestructura Productiva y Supervisores
Departamentales.
10.13.2 Convocatoria.
El responsable de coordinar y organizar la convocatoria de entrega de los fertilizantes en el municipio
es el extensionista, apoyado por el Supervisor departamental, con base en la planificacin que
emana de la Gerencia de Planificacin, quien estar coordinando estrechamente con el Coordinador
de Almacn y la Gerencia de Tecnologa de Informacin, quien tiene la base de datos oficial de
beneficiarios.
El procedimiento a llevar a cabo es el siguiente:
Gerencia de Planificacin y Gerencia de Tecnologa de la Informacin confirman a:
Supervisor(es), el cronograma de entregas para los municipios de cada bodega regional
Supervisor notifica a extensionistas para que emita las boletas de convocatoria
Extensionista imprime las boletas de convocatoria para cada beneficiario
Extensionista entrega convocatoria a cada beneficiario
Beneficiario se da por enterado de la fecha y lugar de entrega del fertilizante.
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10.13.3 Recurso humano que presta servicios para la entrega
El Supervisor departamental coordinar las actividades de los extensionistas que prestarn servicios
para la entrega de fertilizantes en cada punto de distribucin de los municipios del pas.
El responsable directo del evento de entrega de fertilizantes en cada punto de distribucin ser el
extensionista. En caso de ausencia de algn extensionista, el Supervisor departamental asumir la
responsabilidad o asignar a un extensionista de otro municipio del Departamento para que lleve a
cabo la actividad.
En el punto de distribucin se podr contar con la participacin de los extensionistas de la Direccin
de Coordinacin Rural y Extensin Rural (DICORER), del MAGA, correspondientes al municipio y/o
de otros municipios vecinos. Este representante del mismo, integrar la mesa de entrega de los
fertilizantes en el punto de distribucin y firmar la boleta de entrega de cada uno de los
beneficiarios.
En ausencia del representante de la DICORER, podr hacerlo un representante de la Municipalidad
Local, de una institucin pblica, un miembro representante de un concejo comunitario de desarrollo,
COCODE, u otro representante de FONADES.
La Gerencia de Tecnologa de Informacin ser responsable de asignar oportunamente el equipo
informtico necesario, el soporte tcnico y las bases de datos de beneficiarios del municipio, para la
ejecucin de la entrega en cada punto de distribucin.
10.13.4 Procedimiento de entrega del fertilizante a los beneficiarios
La entrega de los fertilizantes en el punto de distribucin de cada municipio, se realizar por una
mesa de entrega formada por un operador de FONADES, un extensionista de FONADES y un
extensionista de la Direccin de Coordinacin Regional y Extensin Rural, DICORER, del MAGA o
de otras instituciones pblicas. La falta de alguno de estos podr ser suplida por la designacin de
un suplente por el Supervisor departamental.
El procedimiento de entrega deber ser el siguiente:
El beneficiario en el punto de distribucin presenta original y copia de su Documento Personal
de Identificacin DPI- y boleta de convocatoria
Operador de FONADES (extensionista o personal designado):
o Recibe del beneficiario la copia del DPI y la boleta de convocatoria.
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o Constata que el beneficiario se presenta personalmente, procesa los datos del
documento de identificacin mediante el equipo instalado, registra egreso del saco de
fertilizante del sistema de Krdex.
o Firman la boleta de convocatoria (Copia de FONADES) y la traslada junto con copia del
DPI a los dems integrantes de la mesa de entrega.
o Se parte la boleta de convocatoria, en dos,
o Devuelven a beneficiario su DPI original y la parte correspondiente de la boleta de
convocatoria con el sello de entregado.
o Se engrapa la parte de la boleta de convocatoria firmada por la mesa de entrega a la
copia del DPI
o Autorizan la entrega del fertilizante al beneficiario
Beneficiario:
o Se presenta a la mesa de entrega con la boleta de convocatoria, con original y copia
del DPI.
o Se registra egreso del fertilizante mediante el control del lector de cdigo de barras
o Retira su fertilizante.
Al finalizar la entrega, del da o final, de los fertilizantes en el punto de distribucin se realiza
un cuadre de lo actuado por parte de los integrantes de la mesa de entrega:
o Se confronta la informacin documental con la documentacin de soporte
o Se deja constancia de lo actuado y
o La documentacin queda a cargo del extensionista local o designado.
10.14 Manejo de saldos
Para el manejo de saldos, se seguirn los siguientes pasos:
10.14.1 Manejo de saldos en puntos de distribucin.
En caso exista algn saldo, quedar bajo custodia del responsable directo del evento: extensionista
o persona designada para el efecto, quien realizar el procedimiento de entrega en un perodo que
no exceda de 8 das hbiles a partir de la fecha de entrega en el punto de distribucin.
Pasado el perodo establecido y si hay existencia de fertilizante, este deber ser retornado a la
bodega regional, con la autorizacin del Supervisor departamental y avalado por el Coordinador de
Almacn, faccionando para el efecto la respectiva constancia de retorno de fertilizante del punto de
distribucin a bodega regional.
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10.14.2 Saldos en bodega regional.
Cuando de la totalidad de beneficiarios convocados a los puntos de distribucin, no se presenten
algunos a retirar su fertilizante y generen saldos en bodega regional; se proceder de la siguiente
manera:
El Supervisor departamental enva solicitud a FONADES para ampliar la asignacin municipal
designando nuevos beneficiarios
La Direccin Ejecutiva, designa una comisin para que evale y le proponga los cambios que
considere necesarios
Direccin Ejecutiva aprueba o desaprueba
Gerencia de Tecnologa de Informacin modifica la asignacin municipal para que luego sean
ingresados a la base de datos de nuevos beneficiarios por los extensionistas.
Se podrn tomar en cuenta las solicitudes recibidas en FONADES.
Las cantidades asignadas a los municipios se obtendrn mediante propuesta del Supervisor
departamental y con la autorizacin de la Direccin Ejecutiva.
10.14.3 Traslados entre bodegas regionales
Los traslados entre bodegas regionales; se realizarn nicamente cuando una bodega regional ya no
cuente con saldo fsico de fertilizante y se necesite cumplir con un despacho en un punto de
distribucin que le compete. Para efectuar dicho traslado, los beneficiarios deben llenar la
constancia de responsabilidad; en la cual se comprometen a cooperar con transporte y elemento(s)
de seguridad, para poder realizar el traslado del fertilizante desde la bodega regional que enva,
hacia la bodega regional destino y a contribuir en el cumplimiento de la entrega a los beneficiarios.
En caso de algn percance, los beneficiarios debern ser los responsables del fertilizante trasladado.
Al cumplir con el requerimiento descrito en prrafo anterior, se analizara y autorizar por parte de
Direccin Ejecutiva, y se validaran de forma electrnica, por parte del Coordinador de Almacn,
quien instruir a los administradores de las bodegas regionales respectivas, para el traslado.
10.15 Cierre y liquidacin de bodegas.
Se proceder a realizar el cierre y liquidacin de las bodegas regionales, bajo las siguientes
condiciones:
Que se haya entregado a los beneficiarios la totalidad de sacos de fertilizante asignado a
la bodega regional.
Que se haya realizado el traslado de saldos a otras bodegas regionales.
Venza el plazo de entrega.
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Por circunstancias de seguridad,
Condiciones climticas o
Por alguna otra eventualidad
a) El Administrador de bodega regional ejecutar el proceso de cierre y liquidacin de su
bodega, para ello deber elaborar un acta administrativa de cierre con la comparecencia de
uno o ms auxiliares de bodega, correspondientes a la misma bodega regional, debiendo
adjuntar los siguientes documentos:
Informe de ingresos y egresos a la bodega regional (generado por el Sistema de Krdex).
Copia del acta de recepcin final de fertilizantes.
Copia de rdenes de envo recibidas en la bodega regional, emitidas por la empresa
proveedora
Original Constancias de traslado a punto de distribucin emitidas por la bodega regional
Original de Constancias de traslado entre bodegas regionales, enviadas
Copia de Constancia de traslado entre bodegas regionales recibidas, si las hubiere.
Copia de Informe (s) circunstanciado (s) de novedades ocurridas durante el perodo de
vigencia de la bodega regional, que fueron remitidos a la Unidad de Asesora Jurdica, si
hubieron.
b) El Administrador de bodega regional proceder a elaborar el informe completo dirigido al
Coordinador de Almacn con copia al Supervisor departamental, adjuntando lo descrito en el
inciso anterior.
c) El Coordinador de Almacn revisa toda la informacin y procede a entregar el finiquito al
Administrador de bodega regional, quedando bajo su responsabilidad y resguardo toda la
documentacin respectiva.
d) Toda la documentacin de soporte generada en el proceso de cierre y liquidacin de la
bodega regional, deber ser enviada a la Coordinacin de Almacn.
e) Persistencia de sacos en mal estado o no retirados. En los casos en que persistan sacos en
mal estado o no retirados, se consignar en el acta de cierre, constancia de su existencia con
la presencia de representantes de la Auditora Interna y cuando lo amerite, con presencia de
representantes de la Asesora Jurdica para el descargo respectivo a la bodega
f) Los sacos que persistan como saldos, luego del cierre y liquidacin de la bodega regional
sern entregados a una entidad o personas que cumplan con fines similares a los del
Proyecto fertilizantes, siguiendo el procedimiento establecido en el numeral 12. Manejo de
sacos en mal estado.
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11. Verificacin de la calidad de los fertilizantes
El FONADES efectuar la verificacin de calidad de los fertilizantes que se han adquirido mediante
muestreo en plantas formuladoras y bodegas regionales seleccionadas; se deber extraer la muestra
de fertilizantes para los anlisis, del nmero de sacos necesarios, calculado en base a lo que
establece la norma COGUANOR NOG 44 006. Este muestreo para verificacin de la calidad deber
efectuarse por el proveedor que el FONADES contrate para dichos servicios.
Los anlisis deben realizarse por un laboratorio de reconocido prestigio en la especialidad, presentar
los resultados de los anlisis en el perodo entre la recepcin de los fertilizantes en bodegas
regionales y entrega de los fertilizantes a los beneficiarios; estos deben cumplir con los
requerimientos tcnicos bsicos que exige la Comisin Guatemalteca de Normas, COGUANOR, en
materia de anlisis de fertilizantes.
La verificacin de la calidad de los fertilizantes se apoyar en la supervisin de las reas de
envasado de las plantas proveedoras con la designacin de supervisores. Estos supervisores
debern ser designados por las gerencias tcnicas del FONADES: Desarrollo Econmico Rural,
Infraestructura Productiva y Planificacin.
12. Manejo de sacos en mal estado
Los sacos que sufrieron daos por la manipulacin en el almacenamiento, en el procedimiento de
entrega, los que hayan sido utilizados en el muestreo de calidad y/o que se considere que no
puedan ser entregados a los beneficiarios por el deterioro en el procedimiento de muestreo, debern
ser concentrados en las bodegas regionales y mediante propuesta del Supervisor departamental
podrn ser entregados a una entidad o personas que cumplan con fines similares a los del Proyecto
fertilizantes, previa autorizacin escrita por parte del Director Ejecutivo, para lo cual se documentar
de todo lo actuado.
En casos en que persistan sacos en mal estado, se actuar conforme a lo establecido en el tem
10.15, literal e, del presente manual.
13. Atencin a solicitudes recibidas para el 2014.
Durante la entrega de fertilizantes en el ao 2014 se ha considerado la posibilidad que beneficiarios
que cumplen con el perfil (numeral 10.3, inciso A), puedan ser tomadas en cuenta, a travs de sus
solicitudes presentadas directamente al FONADES y MAGA. Esto se podr atender mediante las
cantidades consideradas en las bases de licitacin en la categora de Grupos CADER-PAFFEC.
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Para este caso ser ser el Comit Tcnico el responsable de aprobar las cantidades a ser asignadas
en respuesta a estas solicitudes.
13.1 Solicitudes recibidas en FONADES y MAGA
Las personas que de diferente forma han ejercido su derecho de peticin en FONADES o
directamente al MAGA podrn ser tomadas en cuenta siempre y cuando cumplan con todos los
requisitos establecidos para los beneficiarios en el presente manual y se tenga la existencia
disponible.
13.2 Asignacin de cantidades de beneficiarios
Segn la disponibilidad de fertilizantes en las bodegas regionales, se podrn atender las solicitudes
recibidas, para lo cual, la Comit Tcnico aprobar dichas asignaciones.
Los criterios para asignar cantidades a estas solicitudes son los siguientes:
- Que hayan presentado solicitud de nuevos beneficiarios en las oficinas de FONADES.
- Que sus representantes se acrediten ante FONADES
- Presentar toda la informacin que FONADES requiera.
- Presentar una base de datos de las personas a ser beneficiadas en formato especificado por
la Gerencia de Tecnologa de Informacin y
- Que cumplan con los requisitos establecidos del perfil del beneficiario (tem 10.3).
13.3. Puntos de distribucin y entrega a beneficiarios
Los puntos de distribucin debern ser los mismos que se han establecido en cada uno de los
municipios. Las entregas estarn a cargo de los responsables a nivel municipal, de los eventos de
entrega (extensionistas) y se seguirn todos los pasos establecidos en el numeral 10.13.4, Entrega
de fertilizante a los beneficiarios y todos sus incisos.
14. Seguridad en bodegas regionales y puntos de distribucin
El FONADES velar por la seguridad tanto de las personas como de los bienes en las bodegas
regionales y en los puntos de distribucin de los fertilizantes.
14.1 Seguridad en Bodegas Regionales
Los Agentes de seguridad contratados debern presentarse debidamente identificados, en cada una
de las treinta y cinco (35) bodegas regionales cuando el Supervisor de seguridad designado de
parte del Director Ejecutivo le emita la orden de inicio del servicio al proveedor de servicios de
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seguridad que se contrate, esto segn el cronograma de distribucin de fertilizantes a las bodegas
regionales.
Los agentes de seguridad mantendrn presencia las 24 horas en cada bodega regional, hasta la
liquidacin de la bodega regional o hasta la vigencia del perodo contratado.
Los agentes de seguridad estn bajo la supervisin del Supervisor de seguridad de FONADES, no
obstante, seguirn los lineamientos que el Administrador de la bodega regional les asigne.
El proveedor de servicios de seguridad contratado, queda obligado a presentar semanalmente el
informe de novedades al Director Ejecutivo.
En caso de existir alguna novedad, el proveedor de servicios de seguridad deber presentar un
informe circunstanciado dirigido a la Direccin Ejecutiva, el cual deber de incluir las acciones
tomadas por el agente de seguridad, as como copia de las denuncias ante las autoridades
competentes (Ministerio Pblico MP-, Polica Nacional Civil PNC-); el informe deber llevar el visto
bueno del Supervisor Regional y General del Proveedor de Servicios de Seguridad y deber ser
remitido va electrnica y escrita en un perodo no mayor a cinco (5) das posteriores a la novedad.
Al momento del vencimiento del plazo de los servicios del proveedor de servicios de seguridad en la
bodega regional, se levantar un acta administrativa de finalizacin y aceptacin de los servicios de
seguridad, la cual deber de ser firmada por el Supervisor Regional y General del proveedor de
servicios de seguridad y por el Administrador de la bodega regional.
14.2 Seguridad en Puntos de Distribucin
En Cada punto de distribucin se presentarn los agentes de seguridad debidamente identificados,
segn el cronograma de entrega en los puntos de distribucin. Los agentes llegarn el da que inicie
el traslado del fertilizante y se retiran despus de finalizada la entrega a los beneficiarios, segn
cronograma de entrega.
En caso de existir alguna novedad en los puntos de distribucin, el Proveedor de Servicios de
Seguridad deber presentar un informe circunstanciado dirigido a la Direccin Ejecutiva, el cual
deber de incluir las acciones tomadas por el agente, as como copia de las denuncias ante las
autoridades competentes (Ministerio Pblico MP-, Polica Nacional Civil PNC-); el informe deber
llevar el visto bueno del Supervisor Regional y General del Proveedor de Servicios de Seguridad y
deber ser remitido va electrnica y escrita en un perodo no mayor a cinco (5) das posteriores de
la novedad.
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El proveedor de servicios de seguridad contratado, queda obligado a presentar semanalmente el
informe de novedades al Director Ejecutivo de FONADES, que incluye los puntos de distribucin
atendidos durante la semana.
Al momento del vencimiento del plazo de los servicios del proveedor de servicios de seguridad, se
levantar un acta administrativa de finalizacin y aceptacin de los servicios de seguridad, la cual
deber de ser firmada por un representante del proveedor de servicios de seguridad y por el
extensionista o supervisor departamental correspondiente.
15. Documentos de respaldo
Las formas y guas de presentacin de datos y registros, que se consideren necesarias, debern ser
gestionadas ante las unidades correspondientes: Auditora Interna, Unidad de Asesora Jurdica,
Gerencia Administrativo Financiera, Gerencia de Tecnologa de Informacin, Gerencia Desarrollo
Econmico Rural y Gerencia de Planificacin en base a los requerimientos del Proyecto. Estos
documentos de respaldo son: formatos de registros, formatos de constancias y otros que se
consideren necesarios, dentro de los diferentes procedimientos del Manual Fertilizantes 2014.
Las actas y krdex, que se mencionan en El Manual, son documentos autorizados por la Contralora
General de Cuentas de la Repblica.
16. Casos no previstos.
Los casos o situaciones no previstas en este manual, debern ser resueltos por el Comit Tcnico
conforme al marco legal del Fideicomiso FONADES.
17. Glosario de Trminos:
Constancia de ingreso de fertilizantes a bodega: Es el formato en el que se consigna el registro
de recepcin de los fertilizantes en la bodega regional. Comparecen en la misma el administrador de
bodega regional y un representante del proveedor. Tambin lo puede hacer uno o ms auxiliares de
bodega.
Constancia de Cierre y Liquidacin: Es el formato en el que se consigna el cierre de la bodega
regional. Comparecen en la misma el administrador de bodega regional y uno o ms auxiliares de
bodega.
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Administrador de bodega regional: Responsable de la administracin de la bodega a nivel
departamental o regional
Agricultor de subsistencia: Agricultores que cubren las necesidades familiares de alimento,
trabajando pequeas parcelas
Agricultor de infrasubsistencia: Agricultores que cubren las necesidades familiares de alimento,
trabajando pequeas parcelas y complementan con la compra en el mercado, gracias a los ingresos
generados por su fuerza de trabajo.
Auxiliar de Bodega: Responsable de apoyar al administrador de bodega regional
Beneficiario: Es el agricultor calificado en base a los criterios definidos en el manual para recibir un
saco de fertilizante.
Bodega Regional: Infraestructura para el almacenamiento temporal del fertilizante adquirido por el
Proyecto Fertilizantes para Uso Agrcola 2014, ubicada estratgicamente a nivel nacional (35
bodegas regionales)
CADER: Centro de Aprendizaje para el Desarrollo Rural
Comit Tcnico: rgano mximo de autoridad del Fideicomiso Fondo Nacional de Desarrollo,
FONADES
Coordinador de Almacn: Responsable de la administracin de las bodegas a nivel nacional
DICORER: Direccin de Coordinacin Regional y Extensin Rural (Direccin perteneciente al
Ministerio de Agricultura, Ganadera y Alimentacin, MAGA, dependiente del Viceministerio de
Desarrollo Econmico Rural, VIDER)
Dictamen: Es un juicio desarrollado o comunicado respecto a alguna cuestin de carcter tcnico o
legal. El trmino no tiene una utilizacin demasiado frecuente en el lenguaje cotidiano, sino que est
ms asociado al mbito judicial o legislativo. El juicio est formado por un sujeto (el concepto de
objeto del juicio), un predicado (el concepto que se aplica al sujeto) y la cpula (lo que establece si lo
pensado es propio o no del objeto del juicio). El ser humano es malo es un ejemplo de juicio,
donde ser humano es el sujeto, malo es el predicado y es es la cpula.
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Director Ejecutivo: Es la mxima autoridad en la gestin y direccin administrativa del Fideicomiso
Fondo Nacional de Desarrollo, FONADES y Secretario del Comit Tcnico del Fideicomiso Fondo
Nacional del Desarrollo, FONADES. (Artculo 5 del Reglamento de Funcionamiento del Comit Tcnico del Fideicomiso Fondo Nacional del Desarrollo, FONADES).
Dosis de aplicacin: Masa o volumen de fertilizante o nutriente, aportado para una unidad de
superficie cultivada
Extensionista: Es el responsable de coordinar, dirigir, supervisar, apoyar, todas las actividades que
el FONADES ejecuta en el municipio.
Extensionista del MAGA: es un extensionista perteneciente a la DICORER.
Fideicomisario: El Estado de Guatemala.
Fideicomitente: Es el Estado de Guatemala a travs del Ministerio de Agricultura Ganadera y
Alimentacin MAGA-.
Fiduciario: El Crdito Hipotecario Nacional de Guatemala CHN -.
Fertilizante: Es todo producto orgnico o inorgnico, natural o sinttico, que aplicado al suelo o al
follaje de las plantas, les suministra nutrientes. Al fertilizante se le llama abono
Fertilizantes simples: Formados por un solo compuesto qumico y pueden tener uno o ms
nutrientes.
Frmula de fertilizante: Fraccin expresada como porcentaje en masa del contenido respectivo de
cada uno de los nutrientes de un fertilizante compuesto, en orden siguiente: Nitrgeno (como N
elemental); Fsforo (como (P2 O5), Potasio (como K2O); nutrientes secundarios: Calcio (como CaO);
Magnesio (como MgO); Azufre (como S elemental) y micronutrientes, especificando la forma en que
se presenta cada elemento.
Fertilizante qumico o complejo. Fertilizantes compuesto obtenido por reaccin qumica y que
tiene contenidos declarables de al menos 2 nutrientes primarios. Fertilizante qumico.
Fertilizante compuesto. Fertilizantes con un contenido garantizado de al menos dos de los
nutrientes. Fertilizante fsico.
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Informe Circunstanciado: Consiste en un texto o una declaracin que describe las cualidades de
un hecho y de los eventos que lo rodean.
Informe Final: Es la descripcin escrita, de las caractersticas y circunstancias de un suceso o
asunto.
Informe de novedades: Consiste en un texto o una declaracin que describe las cualidades de un
hecho y de los eventos que lo rodean.
Jefe de sede departamental: Es el responsable principal del Ministerio de Agricultura, Ganadera y
Alimentacin, MAGA, en el Departamento.
MAGA: Ministerio de Agricultura, Ganadera y Alimentacin.
Macronutrientes: Incluye a los nutrientes primarios (nitrgeno, fsforo y potasio) y a los secundarios
(calcio, magnesio y azufre)
Mezclas fsicas o blends: Surgen de la combinacin fsica de dos o ms fertilizantes simples.
Tambin se les denomina mezclas fsicas secas.
Operador de FONADES: es un digitalizador, que opera la base de datos de beneficiarios en cada
punto de distribucin e integra la mesa de entrega de los fertilizantes. Puede ser un trabajador
contratado para la funcin o ejercerla un extensionista al que se le instruy para el manejo de la base
de datos.
Orden de inicio: Es la notificacin del FONADES, al proveedor adjudicado, aprobando el inicio de
actividades; es emitida por el Director Ejecutivo
Punto de distribucin: Es la locacin habilitada para la distribucin de los fertilizantes a nivel del
municipio. Uno o ms puntos de distribucin por municipio.
Segregacin: La segregacin de los fertilizantes se da cuando los grnulos individuales difieren en
propiedades fsicas, resultado de las acciones mecnicas causadas durante los procedimientos de
transporte y almacenamiento (carga, descarga, estiba, transporte, trasiego) especialmente en
mezclas fsicas.
Supervisor departamental: es la persona nombrada por el FONADES, como supervisor
departamental, asignado a un departamento del pas.
